IR028 - Documentos

PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
CÓDIGO
ASFT09
FORMATO
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
VERSIÓN
1
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
PROCESO:
Gestión Del Procedimiento Administrativo
OBJETIVO:
Decidir sobre situaciones de presunto incumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud
mediante el desarrollo del procedimiento administrativo establecido en la ley, con el propósito de reducir las
infracciones en el Sistema.
CAUSAS
RIESGO
DESCRIPCIÓN
CONSECUENCIAS POTENCIALES
• Baja calidad en los
• Caducidad de la potestad administrativa
Imposibilidad
de
abrir sancionatoria
informes y traslados de
de
la
SNS.
investigaciones, demoras en • Procesos disciplinarios a los funcionarios.
solicitudes de investigación
apertura
de
las • Inoportunidad en la apertura y desarrollo de las
a esta Delegada, sin realizar Deficiencias en la la
apertura
de
las investigaciones, reprocesos
previamente inspección y investigaciones.
por devoluciones a las áreas investigaciones frente a las necesidades del Sistema
vigilancia y sin pruebas
remitentes
cuando
se General de Seguridad Social en salud, sus actores y los
suficientes para soportar las
ciudadanos.
requiere.
investigaciones.
• Pérdida de imagen institucional
• Crisis del Sistema General
de Seguridad Social en Salud
lo que genera traslado
• Caducidad de la potestad administrativa
masivo de tutelas y PQR
sancionatoria
de
la
SNS.
Incumplimiento
de
los
para
investigación.
• Procesos disciplinarios a los funcionarios.
términos previstos en la ley
• La empresa de Servicios
• Inoportunidad en la apertura y desarrollo de las
Retraso en el trámite del
procedimiento
Postales 4-72 presenta
investigaciones frente a las necesidades del Sistema
de los expedientes
administrativo sancionatorio
retraso en el envío de los
General de Seguridad Social en salud, sus actores y los
por el gran volumen de
documentos y de soportes
ciudadanos.
investigaciones en curso.
de entrega de las guías.
•
Pérdida
de
imagen
institucional
• Poco personal, que genera
• Mal clima laboral
sobrecarga
laboral
y
retrasos en la gestión.
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• Fallas en el sistema de
correspondencia (entregan
documentos físicos hasta 30
días después de las fechas
de radicación en el sistema
o
no
llegan).
• Ausencia de sistemas de
alerta de términos, en
especial de caducidad.
• Deficiente sistema de
notificación.
• Retraso del Grupo de
Notificaciones en la entrega
de los actos administrativos
debidamente notificados.
• Expedientes incompletos
que fueron trasladados a
esta
Delegada
como
consecuencia
de
la
reestructuración de la SNS.
• Inexistencia de base de
datos de consulta jurídica.
• Sistema de información
(SIAD
Y
SUPERCOR)
ineficiente y desactualizado
• Utilización de bases de
datos en archivos Excel para
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la asignación, control y
entrega de los expedientes,
lo cual disminuye la
seguridad de la información.
• Demoras en la numeración
y registro en el SIAD de los
actos administrativos lo que
puede generar duplicidad de
actos.
• Requerimientos complejos
por parte de los Organismos
de
Control,
Corte
Constitucional y
Jueces,
otorgando términos cortos
para dar respuesta a estos.
• Cambio constante de los
funcionarios de la entidad
que dificulta la continuidad
en el desarrollo de las de las
funciones.
• Exceso de solicitudes de
investigación de los usuarios
del SGSSS, sin priorizar los
asuntos más relevantes
• Desconocimiento de los
usuarios del alcance de las
competencias de la SNS.
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• Ausencia de comunicación
estratégica entre las áreas.
• Trámites innecesarios que
no permiten la fluidez en las
actuaciones administrativas.
• Incoherencia entre la
ubicación
física
y
la
ubicación en el SIAD de los
expedientes.
• Falta de coordinación
entre el grupo de secretaría
de la Delegada con los
demás grupos de ésta.
• Deficiente información
frente a la solicitud de
aperturas de investigación.
• Falta de implementos
(archivadores, cajas, etc)
que
permitan
la
organización y salvaguarda
de
los
documentos
relacionados
con
las
investigaciones
administrativas.
• Falta de espacio físico para
archivo de expedientes lo
que implica riesgo de
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Falta de organización y
Extravío
de seguridad en el proceso de
expedientes
o archivo de los expedientes, lo
documentos obrantes que genera perdida o el
en estos.
archivo equivocado de un
documento.
• Retraso en el trámite de los expedientes.
• Caducidad de la potestad administrativa
sancionatoria
de
la
SNS.
• Investigaciones disciplinarias a los funcionarios.
• Filtración de información o robo de documentación.
• Pérdida de imagen institucional
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pérdida de los mismos.
•
Insumos
(carpetas,
ganchos,
papel,
tinta)
insuficientes para conformar
expedientes.
• Falta de implementación
del expediente electrónico.
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