P-04 Ejecución actividades de validación y verificación

Ejecución de Actividades de
Validación y/o Verificación
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Modificado por:  Gestoría de Calidad
 16-06-2016
Revisado por:
 Director
 16-06-2016
Aprobado por:
 Director
 16-06-2016
Descripción del cambio
Se modifica los puntos 6.5.6 nota 1 inciso a), b) y c),
6.5.7, 6.5.8 y 6.6. Se elimina la utilización del PRT-01 y
se agreda la metodología INTE/DN 03
Cambio de versión 14 a 15.
Se elimina en el punto 6.5.6 en la nota 1, en el inciso b)
lo relacionado a que la verificación de la
implementación del PAC, se hará en las validaciones y/o
verificaciones de seguimiento del próximo año; se
incluye como nuevo en ese mismo inciso, que se debe
hacer la verificación de la implementación del PAC por
parte del equipo, una vez enviada la información por la
organización.
Cambio de versión 15 a 16.
Se incluyen como nuevos los formularios F-47 Datos de
medición de campo y F-68 Verificación de cálculos de
Biomasa, Carbono fijado y CO2 removido
Cambio de versión 16 a 17.
Aprobado
Responsable
Director
Gestoría de Calidad
Director
Gestoría de Calidad
Director
Gestoría de Calidad
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos en la implementación de las actividades de validación y/o
verificación que se realizan a nuestros clientes, con el fin de evaluar el cumplimiento y la
eficacia de la información presentada por el cliente.
2. ALCANCE
Aplica al proceso de ejecución in situ de las actividades de validación y/o verificación para
Organizaciones y/o Proyectos de GEI, en proceso de solicitud inicial, ampliación del alcance,
seguimiento anual y renovación de la Declaración de Validación y/o Verificación.
3. DEFINICIONES
EARTH-UCN: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono
Neutro.
Cliente: Organización ó Proponente del proyecto que solicita la validación o la verificación.
Alcance de validación y/ verificación: Ámbito que cubre la validación y/o verificación
contra una determinada norma y sus distintos elementos: Sistema de gestión, procesos y
ubicación geográfica.
Acción dirigida: actividad o iniciativa específica no organizada como un proyecto de GEI,
implementada por una organización para reducir o prevenir las emisiones directas o
indirectas de GEI, o aumentar las remociones de GEI.
Criterios: política, procedimiento o requisito usado como referencia frente al cual se
compara la evidencia.
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Sistema de información sobre gases efecto invernadero: políticas, procesos y
procedimientos para establecer, gestionar y mantener información sobre los GEI.
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Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencial no deseable.
Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situación no deseable.
Validación: comprobación de que las metas proyectadas que plantea un plan de proyecto
de reducción y/o remoción de GEI en su etapa de planificación son posibles de lograr.
Verificación: comprobación de que los datos e información de una organización o proyecto
de GEI implementados sean correctos.
Equipo de validación y/o verificación: uno o más validadores y/o verificadores que llevan
a cabo una validación y/o verificación con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Validador: persona o personas competentes e independientes con la responsabilidad de
llevar a cabo la validación e informar de sus resultados.
Verificador: persona o personas competentes e independientes con la responsabilidad de
llevar a cabo la verificación e informar sobre el proceso de verificación.
Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo de
validación y/o verificación.
Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades de manera idónea para ejecutar sus funciones.
Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de validación
y/o verificación a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad.
GEI: gases de efecto invernadero, componente gaseoso de la atmósfera, tanto natural como
antropogénico, que absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas dentro del
espectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la Tierra, la atmósfera y las
nubes.
Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO 14065
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Gases de efecto invernadero — Requisitos para los organismos que realizan la validación y
la verificación de los gases de efecto invernadero (E-11).
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1. Documentos Internos
F-03 Control de asistencia
F-05 Retroalimentación sobre los miembros del equipo validador y/o verificador según
categoría
F-07 Plan para actividades de validación y/o verificación in situ.
F-08 Informe
F-10 Solicitud de actividades de validación y/o verificación
F-28 Revisión Independiente.
F-43 Presentación del Plan de Acciones Correctivas y Verificación por parte de la
EARTH-UCN
F-44 Selección del equipo Validador/Verificador
F-40 Declaratoria de Verificación Carbono Neutro
F-41 Declaratoria de Validación o Verificación de Proyecto de Reducción o Remoción
de GEI
F-45 Declaratoria de Verificación de Inventarios de GEI.
F-46 Evaluación de la eficacia de la estrategia de minimización de riesgo de no
detección de discrepancias sustanciales.
F-47 Datos de medición de campo
F-64 Certificado C-Neutro
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F-65 Certificado de Inventario
F-66 Certificado de Proyecto
F-68 Verificación de cálculos de Biomasa, Carbono fijado y CO2 removido
P-03 Proceso de planificación de actividades de validación y/o verificación.
P-11 Composición y funcionamiento del Comité Evaluador de la Conformidad.
P-13 Procedimiento de sanción, retiro y reducción del alcance de la Declaración de
Validación y/o Verificación.
P-15 Procedimiento para la minimización del riesgo de no detección de discrepancias
sustanciales en actividades de validación y/o verificación.
P-17 Procedimiento para hechos detectados después de la actividad de validación y/o
verificación.
R-02 Reglamento para el uso de marca de conformidad para gases efecto
invernadero.
4.2. Documentos Externos
E-03 INTE-ISO 14064-1 Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificación con
orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las
emociones y remociones de GEI
E-04 INTE-ISO 14064-2 Gases Efecto Invernadero Parte 2: Especificación con
orientación a nivel de proyecto, para la cuantificación, el seguimiento, y el informe de
la reducción de emisiones o el aumento de remociones de GEI.
E-05 INTE-ISO 14064-3 Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificación con
orientación a la validación y verificación de las declaraciones sobre GEI.
E-11 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero.
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E-18 INTE 12-01-06:2011 Norma Nacional para demostrar la C- neutralidad.
Requisitos.
E-30 INTE/DN 03: 2016 Metodología para la cuantificación y reporte de remociones de
gases de efecto invernadero producto de actividades forestales.
5. RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento.
La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente:

Dirección DU: [DU]

Gestoría de Calidad: [GC]

Líder de equipo: [LE]
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Actividades a seguir por el LE durante la implementación de la actividad de validación y/o
verificación in situ.
6.1. Reunión de apertura
6.1.1 Como parte de las actividades programadas en el F-07 Plan para actividades de validación
y/o verificación in situ, el LE, el resto de su equipo y funcionarios de la organización
(incluyendo a la alta dirección y a los miembros que la misma designe) se reúnen en una
sala acondicionada para operar la actividad de manera cómoda e iniciar con la reunión de
apertura.
6.1.2 La reunión de apertura tiene como objetivo presentar de manera resumida por el LE la forma
en cómo se desarrollará la actividad, presentándose y presentando a los integrantes del
equipo validador y/o verificador y sus competencias, así como los criterios y acuerdos para
llevar a cabo la actividad, según su alcance, el LE deberá pasar el F-03 Control de
asistencia. Mostrará los canales de comunicación y las necesidades de información y datos
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para conducir el proceso. Explicará el F-07 Plan para actividades de validación y/o
verificación in situ, incluyendo la programación de actividades, solicitará la presencia de las
personas de la organización requeridas en cada etapa del proceso de V/V. El LE acuerda,
el nivel de aseguramiento, objetivos, criterios, alcance y la importancia relativa de los errores
(materialidad), explica el plan de VV y de muestreo de datos, refiriéndose al tamaño de la
muestra según el análisis de riesgo considerando el P-15 Procedimiento para la
minimización del riesgo de no detección de discrepancias sustanciales en actividades de
validación y/o verificación. Explica la razón de evaluación de los controles y datos del
sistema de información sobre gases efecto invernadero que presenta el cliente.
6.1.3 En caso de que el cliente requiera la evaluación de acciones de reducción, remoción y/o
proyectos específicos de reducción y/o remoción, el LE debe considerarlo y explicar el
procedimiento que efectuará. La organización deberá tener a disposición la información
correspondiente a acciones dirigidas como parte del inventario. Dentro de esa información,
el LE se cerciora de que la información previamente revisada, pueda ser evidenciada en el
sitio, y que es debidamente controlada por la organización, sobre todo cuando la acción se
efectúa fuera de los límites geográficos de la organización.
6.1.4 La duración de esta actividad es administrada por del LE, la cual es producto de la
evaluación del riesgo. El LE lidera el proceso, dirige y delega al personal de su equipo,
buscando optimizar sus funciones y tiempo, según su competencia.
6.2. Realización de la actividad de validación y/o verificación in situ
6.2.1 Después de realizada la reunión de apertura en la cual el LE ha acordado todo lo descrito en
el F-07 Plan para actividades de validación y/o verificación in situ, se procede a la
implementación del mismo según el cronograma establecido en dicho plan. El LE solicita al
representante de la Organización o Proponente del Proyecto efectuar una descripción de los
procesos que efectúa.
6.2.2 En caso de tratarse de una verificación de inventario ó C-Neutralidad de una organización,
se realiza una visitación al sitio con representantes de la organización para que expliquen
sus procesos e indiquen las razones de consumo de combustibles y de otras fuentes de
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emisión de GEI en la operación, de igual forma se realiza una visita al sitio cuando se trata
de una validación y/o verificación para proyectos de aumentos de remoción y/o reducción de
emisiones de GEI. Una vez implementada y concluida la reunión de apertura y entendidos
los procesos involucrados en la misma, el LE junto con su equipo regresan a cotejar la
información de los informes con el cumplimiento de procedimientos y disponibilidad de
datos.
Nota 1: para el caso de validaciones y/o verificaciones de carbono en campo, ya sea de
acciones dirigidas o Proyectos de remoción de GEI, se debe utilizar la metodología INTE/DN
03: 2016 Metodología para la cuantificación y reporte de remociones de gases de
efecto invernadero producto de actividades forestales.
Nota 2: para dejar evidencia de los datos y cálculos tomados en campo se deben utilizar los
formularios F-47 Datos de medición de campo y F-68 Verificación de cálculos de Biomasa,
Carbono fijado y CO2 removido
6.2.3 El equipo validador y/o verificador se dirige a las áreas designadas y a las personas
indicadas para implementar el plan de muestreo, obtener datos y conocer procedimientos
que le permitan evaluar objetivamente la funcionalidad del sistema de información sobre
gases efecto invernadero del cliente, su robustez y la calidad de la información y sus
controles; para ello, se apoyan en entrevistas, revisión documental, observación directa de
las actividades de la Organización o Proyecto de GEI y verificación in situ.
6.2.4 Es probable que algunos clientes mantengan la información centralizada, lo cual favorece la
actividad de VV, para lo cual el LE debe asegurase de tener acceso a la información y de
contar con las personas de la organización que manejan la gestión.
El F-07 Plan para actividades de validación y/o verificación in situ elaborado según la
evaluación del riesgo, permitirá al LE y su equipo concentrarse en la evaluación de aquellas
situaciones de mayor riesgo de generar discrepancias sustanciales en la declaratoria a
evaluar. Enfatizando en las mayores fuentes de emisión, y en aquellos aspectos más
significativos según la evaluación del riesgo, el equipo validador y/o verificador examina
datos e información que le permitan generar evidencia.
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Cuando las evidencias disponibles indican que los objetivos no son alcanzables, el LE debe
informarlo a la organización para determinar las acciones apropiadas a seguir. Estas
acciones pueden ser la modificación del plan (F-07) o bien la suspensión de la actividad de
validación y/o verificación.
Nota 1: Si durante la implementación de la actividad de validación y/o verificación in situ, el
LE determina que debe realizar ajustes de fondo al F-07 Plan para actividades de validación
y/o verificación in situ, esto debe quedar documentado en el F-08 Informe. Lo anterior podría
darse como parte de la evaluación de riesgo de no detección de discrepancias sustanciales,
y dichos ajustes podrían ser:
a)
Incrementar plan de muestreo, por detección de nuevas fuentes de riesgos.
b) Ajuste en el alcance; por una errónea clasificación y/o interpretación de las fuentes
de emisión y/o remoción, ó en los límites de la organización.
c) Ajustes en el nivel de aseguramiento; esto por falta de evidencia detallada en datos
de información de GEI proporcionados para apoyar la declaración de GEI.
6.2.5 Los miembros del equipo deben comunicarse según lo acuerde el LE para intercambiar
información, evaluar el progreso de la actividad de validación y/o verificación y reasignar las
tareas cuando sea necesario. De la misma manera, el LE debe comunicar a la persona
designada por el cliente, según quede establecido, el progreso de la actividad de validación
y/o verificación o cualquier inquietud al respecto.
6.3 Generación de hallazgos y preparación del informe
6.3.1 El equipo validador y/o verificador debe reunirse en privado antes de la reunión de cierre
para discutir los hallazgos y formular las conclusiones.
Nota 1:
a) Los hallazgos pueden indicar tanto conformidad, como no conformidad o pueden
identificar una oportunidad de mejora y deben anotarse como tales en el F-08 Informe.
Sólo la información que es verificable puede constituir evidencia de la actividad de
validación y/o verificación.
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b) Para generar los hallazgos de una validación y/o verificación en inventarios de GEI, CNeutralidad y/o Proyectos de GEI, se debe realizar la evaluación del sistema de
información sobre los GEI y sus controles.
6.3.2 Con base en los hallazgos (conformidad, no conformidad y oportunidades de mejora), el LE
utilizando los criterios de las normas, el alcance, el aseguramiento acordado, y los aportes
de su equipo, debe generar el F-08 Informe para presentarlo en la reunión de cierre.
Nota 1:
a) El LE junto con su equipo debe tomar en cuenta los anexos de la norma INTE-ISO
14064-3 como guía o consideraciones importantes para elaborar el F-08 Informe:
i.
Para la conclusión considerar como guía el anexo A.2.9.1.1, inciso e, puntos
del 1 al 5.
ii.
Para la redacción de una declaración preliminar de V/V basada en el nivel de
aseguramiento, se debe considerar como guía el anexo A.2.3.2 (incluyendo
ejemplos 1 y 2) y cuando a juicio del validador/verificador es una declaración
desfavorable considerar el anexo A.2.9.3
iii.
Para la declaración preliminar de V/V considerar los anexos A.2.9.1.3 y
A.2.9.1.4
iv.
Para incluir salvedades en declaraciones de V/V considerar como guía el
anexo A.2.9.2 (Del anexo A.2.9.2.1 al A.2.9.2.4 inclusive)
b) Este informe debe ser preciso, conciso, claro y describir si la Declaratoria de GEI del
cliente
presenta o no discrepancias sustanciales y, por tanto, puede emitir una
Declaración de Validación y/o Verificación de tercera parte, según corresponda.
6.4. Reunión de cierre
6.4.1 Una vez finalizada la actividad de validación y/o verificación in situ, se realiza la reunión de
cierre con la presencia del equipo validador y/o verificador, la alta dirección de la
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organización y de los miembros que ésta designe. Esta reunión es presidida por el LE y
deberá pasar el F-03 Control de asistencia.
6.4.2 En la reunión de cierre el LE debe presentar los hallazgos (conformidad, no conformidad y
oportunidades de mejora) y conclusiones de la actividad de validación y/o verificación.
Todas las observaciones deben quedar plasmadas en el F-08 Informe.
Nota 1: el LE puede solicitar a los miembros del equipo, que presenten los hallazgos
encontrados según tareas asignadas y temas específicos que le competen a cada miembro.
6.4.3 Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la actividad de validación y/o
verificación in situ y/o a las conclusiones obtenidas entre el equipo validador y/o verificador y
el auditado, deberían discutirse y si es posible resolverse. Si no resolvieran las divergencias
debe registrarse como tales en el F-08 Informe.
Nota 1: para cuando se presente una opinión divergente, estas deberán ser tratadas por el
Comité Evaluador de la Conformidad (P-11 Composición y funcionamiento del Comité
Evaluador de la Conformidad), para lo cual se cuenta con 20 días hábiles después de
recibido el informe para darle respuesta al cliente. Si el Comité Evaluador de la Conformidad
acepta la opinión divergente, Gestoría de Calidad deberá informar al cliente y se elimina la
no conformidad. Ahora bien, si el Comité rechaza la opinión divergente, se le informa al
cliente para que presente el plan de acciones correctivas que conciernen a esas no
conformidades. El Comité puede solicitar información adicional al cliente o al equipo
validador/verificador. Lo anterior aplica tanto para validaciones y/o verificaciones iniciales
como de seguimiento.
6.5 Actividades posteriores a la realización de la actividad de validación y/o
verificación in situ.
6.5.1 El LE debe remitir el F-08 Informe a Gestoría de Calidad, en un plazo de 4 días hábiles
después de la reunión de cierre, junto con los registros F-03 Control de asistencia y el F-46
Evaluación de la eficacia de la estrategia de minimización de riesgo de no detección de
discrepancias sustanciales. Además debe entregar toda la documentación que se generé de
las actividades de validación y/o verificación (Registros, fotos, lista de chequeo, notas
digitales, evidencias de soporte, documentación aportada por el cliente, etc.).
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Nota 1: Gestoría de Calidad enviará el F-08 Informe a la Dirección de la EARTH-UCN para
una revisión final; dado el caso que se deban realizar cambios a consecuencia de la
revisión, Gestoría de Calidad se lo remitirá al Líder del equipo para las correcciones y/o
aclaraciones en el F-08 Informe; el Líder del equipo debe remitir nuevamente el F-08
Informe a Gestoría de Calidad para continuar con el proceso. Lo anterior aplica tanto para
validaciones y/o verificaciones iniciales como de seguimiento. El proceso de revisión y
aclaraciones puede tardar 5 días hábiles.
Nota 2: Él LE podría generar una declaración preliminar con los hallazgos de la actividad,
tomando en cuenta de que se podrían presentar hechos posteriores que podrían modificar la
declaración preliminar, en este caso se debe proceder según el P-17 Procedimiento para
hechos detectados después de la validación y/o verificación.
6.5.2 Gestoría de Calidad debe enviar el F-08 Informe al cliente en un plazo de 4 días hábiles
después de finalizada la revisión, junto con el F-43 Presentación del Plan de Acciones
Correctivas y Verificación por parte de la EARTH-UCN y el F-05 Retroalimentación sobre
los miembros del equipo validador y/o verificador según categoría, para el respectivo registro
por parte del cliente.
Nota 1:
a) El cliente deberá remitir firmado el F-08 Informe, para tener evidencia de la aprobación
por parte del cliente en cuanto a todo lo que se describe en el informe.
b) Para las no conformidades detectadas y aceptadas, el cliente deberá presentar en los
10 días hábiles siguientes de recibido el F-08 Informe, el plan de acciones correctivas
como indica el F-43 Presentación del Plan de Acciones Correctivas y Verificación por
parte de la EARTH-UCN, en formato digital en Microsoft Word.
c) Una vez resueltas las no conformidades con opinión divergente, por parte del Comité
Evaluador de la Conformidad, el cliente deberá entregar en los próximos 10 días
hábiles el otro F-43 Presentación del Plan de Acciones Correctivas y Verificación por
parte de la EARTH-UCN para las no conformidades con opinión divergente, cuando
estas no han sido aceptadas por parte del comité.
d)
Para validaciones y/o verificaciones iniciales y de ampliación, si transcurrido el plazo
establecido el cliente no ha presentado lo solicitado, se procede al archivo definitivo
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del expediente. Para el caso de validaciones y/o verificaciones de seguimiento y redeclaraciones, se procede según P-13 Procedimiento de sanción, retiro y reducción
del alcance de la Declaración de Validación y/o Verificación.
6.5.3 Gestoría de Calidad, en un plazo de 3 días hábiles, envía el F-43 Presentación del Plan de
Acciones Correctivas y Verificación por parte de la EARTH-UCN presentado por el cliente al
LE, para su respectivo estudio.
Nota 1: el análisis del plan de acciones correctivas, es revisado por el LE, con el apoyo de
su equipo validador/verificador según corresponda.
6.5.4 Él LE deberá enviar a Gestoría de Calidad la revisión del F-43 Presentación del Plan de
Acciones Correctivas y Verificación por parte de la EARTH-UCN, en un plazo de 5 días
hábiles.
6.5.5 Si se requieren ajustes al plan de acciones correctivas, Gestoría de Calidad remite al cliente,
en los siguientes 3 días hábiles, el F-43 Presentación del Plan de Acciones Correctivas y
Verificación por parte de la EARTH-UCN. El cliente tiene un plazo de 10 días hábiles para
subsanar los ajustes solicitados.
Nota 1:
a) El plan de acciones correctivas puede ser presentado por el cliente como máximo en
3 ocasiones; agotadas estas, se procede al archivo definitivo del expediente en
validaciones y/o verificaciones iniciales y de ampliación; en el caso de validaciones
y/o verificaciones de seguimiento y re-declaraciones se procede según P-13
Procedimiento de sanción, retiro y reducción del alcance de la Declaración de
Validación y/o Verificación.
b) Se cuenta con un máximo de 3 oportunidades para realizar el estudio del plan de
acciones correctivas. En caso que sea requerido, después del segundo estudio del
PAC, es posible realizar una reunión entre el Equipo Validador y/o Verificador y el
Cliente, para efectos de comunicar mejor las razones de rechazo del plan.
6.5.6 En caso de aceptación del plan de acciones correctivas propuesto, Gestoría de Calidad, en
los siguientes 3 días hábiles, informa al cliente mediante una nota formal la aceptación del
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plan de acciones correctivas e informa la fecha máxima para la implementación de acciones
correctivas.
Nota 1:
a) Para una validación y/o verificación inicial y de ampliación, el plazo máximo de
implementación de acciones correctivas es de 60 días hábiles a partir de la fecha en
que se aprueba la totalidad del plan propuesto por el Equipo Validador/Verificador.
Para este caso, el cliente debe enviar evidencia de la implementación del PAC al
finalizar el plazo otorgado y el equipo validador/verificador debe realizar la
verificación documental de que todas las acciones correctivas propuestas fueron
subsanadas, o bien, si es necesario se realiza una visita in situ, esto último en caso
de que la evidencia no sea suficiente para avalar la Declaratoria de validación y/o
verificación. Lo anterior queda a criterio del equipo validador/verificador cuando
realice la revisión de las acciones correctivas implementadas.
b) Para el caso de una validación y/o verificación de seguimiento, el plazo máximo es
de 40 días hábiles; finalizado el plazo, la Organización debe enviar evidencia de la
implementación del PAC. De igual forma el equipo validador/verificador debe realizar
la verificación documental de que todas las acciones correctivas propuestas fueron
subsanadas, o bien, si es necesario se realiza una visita in situ, esto último en caso
de que la evidencia no sea suficiente para avalar la Declaratoria de validación y/o
verificación. Lo anterior queda a criterio del equipo validador/verificador cuando
realice la revisión de las acciones correctivas implementadas.
c) Para el caso de una validación y/o verificación de renovación, el plazo máximo es de
40 días hábiles; finalizado el plazo, la Organización debe enviar evidencia de la
implementación del PAC. El equipo validador/verificador debe realizar la verificación
documental de que todas las acciones correctivas propuestas fueron subsanadas, o
bien, si es necesario se realiza una visita in situ, esto último en caso de que la
evidencia no sea suficiente para avalar la Declaratoria de validación y/o verificación.
Lo anterior queda a criterio del equipo validador/verificador cuando realice la revisión
de las acciones correctivas implementadas.
Nota 2:
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i.
Si el cliente comunica la implementación del PAC antes de la fecha límite informada,
y al realizar el estudio de la evidencia de la implementación de las acciones
correctivas, se determina que no hubo una adecuada implementación, el cliente
puede utilizar el plazo restante para la implementación de las acciones.
ii.
En los casos a), b) y c) se podría dar una prorroga de tiempo, si y solo si, existe
alguna complicación de cumplimiento sobre alguna acción propuesta que sea de
criterio técnico imposible de cumplir en el plazo otorgado. Lo anterior deberá ser
analizado y aprobado por el equipo validador/verificador.
6.5.7 Cuando el cliente envié la evidencia de la implementación del PAC a Gestoría de Calidad;
GC cuenta con 3 días hábiles para enviarle dicha evidencia al LE junto con el F-43
Presentación del Plan de Acciones Correctivas y Verificación por parte de la EARTH-UCN,
esto para que él LE realice la verificación documental de la información aportada por el
cliente.
6.5.8 Él LE cuenta con 5 días hábiles para entregar el F-43 Presentación del Plan de Acciones
Correctivas y Verificación por parte de la EARTH-UCN sobre la comprobación de las
acciones correctivas.
Nota 1:
a) En caso de que se requiera hacer la verificación in situ del PAC, Gestoría de Calidad
cuenta con 3 días hábiles para notificarle al cliente mediante una carta e informar las
no conformidades que se estarán revisando.
b) La verificación in situ de la implementación del PAC, debe realizarla él LE y en caso
de ser necesario se utilizará un experto técnico.
6.5.9 En caso de que no se tenga que hacer visita in situ y que toda la evidencia de la
implementación del PAC este bien, Gestoría de calidad envía al cliente, en los siguientes 3
días hábiles el F-43 Presentación del Plan de Acciones Correctivas y Verificación por parte
de la EARTH-UCN sobre la comprobación de las acciones correctivas.
6.5.10 Finalizada la etapa de la implementación y revisión de las acciones correctivas y si fuera el
caso, la actividad de validación y/o verificación in situ de las mismas, se continúa con el
proceso de revisión independiente y toma de decisión sobre la Declaración de Validación y/o
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Verificación por parte del Revisor Independiente. Gestoría de Calidad cuenta con 3 días
hábiles para pasarle toda la información al Revisor Independiente.
6.6 Proceso de Revisión Independiente
6.6.1 La Dirección realiza la revisión independiente en el F-28 Revisión independiente,
confirmando que todas las actividades de validación y/o verificación han sido completadas,
concluye si la declaración sobre los GEI está libre o no de discrepancias sustanciales y que
las actividades de verificación proporcionan el nivel de aseguramiento acordado al comienzo
del proceso de validación y/o verificación. La Dirección cuenta con 10 días hábiles para
realizar dicha revisión.
Nota 1: El Revisor Independiente deberá verificar la evidencia de la implementación de las
acciones correctivas y si lo considera necesario puede solicitar que se realice una visita in
situ. Esto último en caso de que la evidencia no sea suficiente para avalar la Declaratoria de
validación y/o verificación, o bien podrá solicitar cierta información que crea pertinente.
6.6.2 Gestoría de Calidad cuenta con 3 días hábiles para comunicarle al cliente que cuenta con la
declaración respectiva, y que le estará remitiendo dicho documento una vez cancelado el
monto acordado.
Nota 1:
a) Se le debe remitir al cliente la declaración de validación y/o verificación y el
certificado según corresponda:
1) F-45 Declaratoria de Verificación de Inventario de GEI y F-65 Certificado de
Inventario
2) F-40 Declaratoria de Verificación Carbono Neutro y F-64 Certificado C-Neutro
3) F-41 Declaratoria de Validación o Verificación de Proyecto de Reducción o
Remoción de GEI y F-66 Certificado de Proyecto
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6.7 Seguimiento y Renovación
6.7.1 La Declaratoria de Validación y/o Verificación inicial se otorga desde la fecha en que se toma
la decisión por parte del Revisor Independiente, por un periodo de 3 años para
Organizaciones C-Neutro, y está sujeta a validaciones y/o verificaciones anuales de
seguimiento; para el caso de Proyectos se otorga por un periodo de 5 años y está sujeta a
validaciones y/o verificaciones de seguimiento cada 2,5 años.
La Declaratoria de Verificación de Inventario se otorga con una validez de un año a partir
del momento que se extiende dicha Declaratoria.
Nota 1:
a) Para el caso de Organizaciones C-Neutro, la verificación de seguimiento se debe
ejecutar cada año, justo a partir de la fecha en la que se realizó la Verificación inicial,
y deberá ser tramitada con 1 mes de anticipación a cumplir dicha fecha. Para el caso
de Proyectos, la validación y/o verificación de seguimiento se debe ejecutar cada 2.5
años, justo a partir de la fecha en la que se realizó la validación y/o verificación
inicial, y deberá ser tramitada con 1 mes de anticipación a cumplir dicha fecha.
b) En el caso que la Organización y/o Proyecto necesite más tiempo para tramitar la
validación y/o verificación de seguimiento, deberá enviar una carta formal a la
Dirección de la EARTH-UCN, solicitando una ampliación de tiempo con la
justificación respectiva y una propuesta del plazo requerido. La Dirección analizará el
caso bajo el criterio de considerar justificaciones, cuando se traten de aspectos
técnicos y/o cambios que afectan la operación de la Organización y/o Proyecto y que
por tal motivo no es posible el envió de la información. Se le notificará a la empresa
mediante una carta formal la decisión tomada por la Dirección y el plazo otorgado.
c) La Declaración de Validación y/o Verificación se otorga siempre que se demuestre
que el cliente cumple con los requisitos de las normas y demás criterios de
evaluación establecidos por la EARTH-UCN.
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6.7.2 Las actividades de validación y/o verificación de seguimiento, incluyen como mínimo la
revisión de:
a) Auditoría interna y revisión por la Dirección.
b) Revisión sobre la implementación de las acciones correctivas, identificadas durante
la actividad de validación y/o verificación anterior.
c) Verificación de acciones correctivas generadas por validaciones y/o verificaciones
especiales.
d) La eficacia del sistema de información sobre los GEI con sus controles en relación
con el logro de los objetivos de la Organización ó Proyecto de GEI.
e) El progreso de las actividades planificadas y dirigidas a la mejora continúa.
f) La continuidad en el control operativo.
g) La revisión de cualquier cambio.
h) La utilización de uso de marca y/o cualquier otra referencia
Nota 1: para la revisión del adecuado uso de marca, el LE deberá basarse en el R-02
Reglamento para el uso de marca de conformidad para gases efecto invernadero.
6.7.3 Una renovación de validación y/o verificación, consiste en realizar nuevamente el proceso
completo de validación y/o verificación.
Nota 1: la validación y/o verificación de seguimiento y la renovación de la declaración, debe
seguir las etapas del proceso de planificación, evaluación del riesgo y ejecución de las
actividades de validación y/o verificación, descritos en los procedimientos P-03, P-15 y P04.
6.8 Ampliación del alcance de la Declaración de Validación y/o Verificación
6.8.1 El cliente puede solicitar la ampliación del alcance de su Declaración de Validación y/o
Verificación y debe hacerlo por medio del F-10 Solicitud de actividades de validación y/o
verificación y se procede según el P-03 Proceso de planificación de actividades de
validación y/o verificación.
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Nota 1: la solicitud de ampliación del alcance se debe hacer en conjunto con la validación
y/o verificación de seguimiento y si fuera el caso con la re-declaración, y su solicitud se debe
hacer con 1 meses de anticipación.
6.9 Actividades de validaciones y/o verificaciones especiales
6.9.1 La EARTH-UCN podrá realizar validaciones y/o verificaciones especiales notificadas con
poco tiempo de antelación, de una declaración sobre los GEI previamente validada y/o
verificada, en respuesta a quejas o hechos hallados después de la declaración de validación
y/o verificación.
Nota 1: para tramitar una queja o un hecho hallado después de una declaratoria de
validación y/o verificación, el interesado, debe dirigir una carta formal firmada a la Dirección
de la EARTH-UCN, indicando el asunto en especifico. Se debe adjuntar fotos, videos ó
documentos que muestren evidencia sobre la situación denunciada.
6.9.2 La Dirección revisa la queja o hecho hallado junto con la evidencia, y analizar si procede o
no la validación o verificación especial. Para analizar si procede o no, deberá considerar si
afecta sustancialmente la Declaración de Validación y/o Verificación, tomando en cuenta los
siguientes aspectos:
1) Si la queja o hecho se posiciona dentro del alcance de la Declaración
2) Si afecta de manera significativa la declaración de GEI de la organización y/o
proyecto
3) Si requiere visitación al sitio o revisión documental
4) Si procede o no con la queja o hecho
Nota 1: La Dirección cuenta con 2 días hábiles para definir si procede o no la validación y /o
verificación especial, y deberá notificar al responsable que presento la acción sobre la
decisión tomada.
6.9.3 Si la queja o hecho hallado procede, la Dirección junto con la Gestoría de Calidad deberán
seleccionar un equipo Validador/verificador utilizando el F-44 Selección del equipo
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Validador/Verificador, tomando en cuenta que el equipo seleccionado, debe cumplir con la
competencia requerida para atender la validación o verificación especial. Se cuenta con 2
días hábiles para seleccionar el equipo y notificar al mismo sobre su participación.
Nota 1: se debe tener especial cuidado al seleccionar a los miembros del equipo de
validación o de verificación, ya que el cliente no va a tener la oportunidad de objetar.
Nota 2: Los miembros del equipo cuentan con 2 días hábiles para comunicar los siguientes
aspectos:
a) Si tienen disponibilidad para participar en la validación y/o verificación.
b) Si tienen familiaridad con el cliente a validar y/o verificar.
c) Si en el pasado han tenido relación laboral ó han brindado servicios profesionales al
cliente en cuestión, en los últimos 2 años.
Lo anterior se solicita con el objetivo de manejar el riesgo a la imparcialidad y evitar un
potencial conflicto de interés, en las actividades de validación y/o verificación.
6.9.4 Gestoría de Calidad le remitirá toda la evidencia al LE y la Dirección deberá tener una
reunión con el LE antes de la actividad de visitación in situ (si se requiere), esto con el
objetivo de explicarle las condiciones bajo las cuales se debe desarrollar dicha actividad. La
reunión puede ser vía telefónica, video conferencia o presencial.
Nota 1: el objetivo de una validación y/o verificación especial verificar la veracidad de la
queja o hecho hallado por el cual se está haciendo la denuncia, para lo cual se podría visitar
el sitio si es necesario.
Nota 2: el LE deberá guiarse en el último F-07 Plan para la actividad de validación y/o
verificación aplicado al cliente, y deberá realizar los ajustes en cuanto al cronograma de
actividades para desarrollarlo en la validación y/o verificación especial.
6.9.5 Gestoría de Calidad notificará por adelantado al cliente o a la parte responsable las
condiciones bajo las cuales va a llevarse a cabo la validación y/o verificación especial. Se
debe notificar 3 días hábiles antes de la actividad in situ.
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6.9.6 LE deberá hacer una reunión de apertura y explicar el objetivo de la validación y/o
verificación especial, además deberá mostrar la evidencia presentada por la persona que
realizo la queja o hecho hallado y proceder a realizar la implementación de la actividad.
6.9.7 Al finalizar la actividad in situ el LE debe hacer la reunión de cierre, con el responsable en la
Organización y/o con representante de la alta gerencia, y dar su conclusión con respecto a
lo verificado. Deberá emitir el F-08 Informe el cual especifique los hallazgos encontrados. El
LE cuenta con 2 días hábiles para remitir el informe a Gestoría de Calidad.
Nota 1: Si el equipo validador/verificador confirma la veracidad de la queja o hecho hallado,
el cliente deberá cancelar a la EARTH-UCN todos los costos en los que se incurrió para el
desarrollo de la actividad de validación y/o verificación especial; en caso contrario, será la
EARTH-UCN la que cubra los costos.
Nota 2: Si se confirma la veracidad de la queja o hecho hallado, la Dirección deberá
determinar si la queja o hecho hallado puede ser considerado como una falta, situación que
deberá ser tramitada al Comité de Evaluación de la Conformidad (P-11 Composición y
funcionamiento del Comité Evaluador de la Conformidad) para ser tratado mediante el
procedimiento P-13 Procedimiento de sanción, retiro o reducción del alcance de la
Declaración de Validación y/o Verificación. Además deberá informar a la Organización o
Proponerte del Proyecto que se le someterá a un proceso de sanción y las consecuencias
que esto podría generar. De igual forma se debe continuar con el proceso de la Validación
y/o Verificación especial.
6.9.8 Gestoría de Calidad remitirá el F-08 Informe al cliente; y en caso de que se generaran no
conformidades, el cliente deberá hacer el F-43 Presentación de las acciones correctivas y
contará con un plazo de 5 días hábiles para remitir el plan de acciones correctivas.
Nota 1: una vez aprobado el plan de acciones correctivas por el equipo validador/verificador,
será el LE quien determine el plazo con el que cuenta el cliente para la implementación de
las acciones correctivas, esto porque por criterio técnico no puede definirse un plazo sin
antes conocer la situación.
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Nota 2: Finalizado el plazo para la implementación de las acciones correctivas, el cliente
deberá remitir a Gestoría de Calidad la evidencia de dichas acciones. La verificación in situ
de las mismas se efectuará en la próxima validación y/o verificación de seguimiento.
7. ANEXOS
N/A
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