APROBADO: 3 2 1 0 Documento Inicial Lulia Paulina

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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0
Documento
Inicial
Lulia Paulina
Fuentes Sánchez
REV No.
DESCRIPCIÒN
ELABORÓ
Comité
de
SIGUG
REVISÓ
Carlos A.
Robles Julio
15-09-11
APROBÓ
FECHA
APROBADO: ____________________
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CONTENIDO
1. OBJETO........................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................... 3
3. GENERALIDADES ........................................................................................................ 3
4. ELABORACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL DOCUMENTO........................................... 3
4.1. MEMBRETE ............................................................................................................... 4
4.1.1. Encabezado ............................................................................................................. 4
4.1.2. Pie de página............................................................................................................ 5
4.2. USO DEL MEMBRETE ............................................................................................... 6
4.2.1. Uso del membrete con encabezado central .............................................................. 6
4.2.2. Uso del membrete con encabezado justificado a la izquierda. .................................. 6
4.2.3. Uso del membrete para documentos de uso interno. ................................................ 7
4.3. USO DEL PIE DE PÁGINA ......................................................................................... 7
4.3.1. Pie de página para documentos cuyo destino sea externo. ...................................... 7
4.3.2. Pie de página para documentos con destino interno................................................. 8
5. PORTADA..................................................................................................................... 8
6. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS ............................................................................................ 9
7. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS ...................... 10
8. TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................ 11
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
1. OBJETO
Establecer las pautas para la elaboración y normalización de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira “SIGUG”.
2. ALCANCE
Aplica para la elaboración de todos los documentos del sistema. Inicia con la identificación
de la necesidad de elaboración del documento, hasta la verificación y adecuación con los
lineamientos de la presente guía, ya sea en la sede principal, en las extensiones o en
cualquier proyecto de la Universidad de La Guajira.
Los documentos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la
Universidad de La Guajira “SIGUG” pueden surgir del resultado de una auditoria, del
funcionamiento diario de la institución o de la necesidad de implementar un documento
para normalizar algún proceso.
3. GENERALIDADES
El comité del Sistema Integrado de Gestión o el Representante de La Dirección, a través
del Proceso de Soporte al Sistema Integrado de Gestión, establecen las directrices para
lograr un apropiado control para la normalización y elaboración de los documentos del
“SIGUG” y su función será velar por el conocimiento, entendimiento y aplicación de las
mismas.
Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la
Universidad de La Guajira “SIGUG” se elaboran conforme a las directrices dadas en esta
guía.
Es responsabilidad de quien elabora o modifica un documento:
1. Verificar que éste sea coherente con los procesos que se ejecutan,
2. Escribir exactamente cómo se realizan las actividades. Y,
3. Hacer seguimiento al documento hasta su implementación,
Es responsabilidad de quien revisa un documento:
1. Verificar la forma del documento de acuerdo a lo establecido en la presente guía. Y,
2. Verificar que el contenido técnico sea correcto.
4. ELABORACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL DOCUMENTO
Partiendo de la aceptación por el Líder del proceso o la dependencia, se prepara el
documento. Éste debe ser preparado por el personal autorizado e involucrado
directamente en la actividad a ser normalizada o por especialistas internos o externos de
la universidad, según sea la complejidad del documento.
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Para la elaboración de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes elementos
como mínimo:
1.
2.
3.
4.
5.
Tamaño de papel. Carta u oficio,
Clase de papel. Bond Estándar Blanco,
Márgenes. Superior: 3 cm, Inferior: 3 cm, Lateral izquierdo: 4 cm, Lateral derecho 2 cm,
Paquete Microsoft Office o similares. Y,
Tipo de letra Arial para todo tipo de documentos.
Nota 1. Los márgenes deberán especificarse teniendo en cuenta las normas de Icontec
última versión o actualización.
Nota 2. Cuando se desee imprimir por ambas caras el documento se deberá tener en
cuenta que los márgenes deben establecerse equitativamente con la misma dimensión,
es decir, 3 cm por cada uno de los lados: superior como inferior e izquierdo como
derecho.
4.1. MEMBRETE
4.1.1. Encabezado
Haciendo uso de la función insertar encabezado del procesador de textos paquete
Microsoft office o similares a 0,5 cm de la parte superior de la hoja del documento, tal
como aprecia en la presente guía, se utiliza un encabezado en todas las páginas del
documentos, llámese procedimientos, documentos comerciales, instructivos, formatos o
en el que aplique. Dicho encabezado debe estar compuesto por el logo Institucional de la
Universidad de La Guajira, cuyas medidas están especificadas en el manual de imagen
corporativo de la institución.
Para la elaboración y normalización de los documentos de la Universidad de La Guajira, el
encabezado se presenta de dos tipos:
Uno que debe estar compuesto por el logo Institucional de la Universidad de La Guajira,
tal como aparece en la figura, debe ir centrado proporcionalmente de acuerdo a los
márgenes preestablecidos para la hoja, debajo de éste se debe escribir el nombre del
documento así: GUÍA PARA LA NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, en mayúscula
sostenida, centrado, en negrilla color de fuente gris al 50%, escrito en letra tipo Arial 10
puntos.
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El otro tipo de encabezado, está compuesto por dos (2) recuadros como se muestra en el
siguiente esquema y que a diferencia del aquí mostrado y para efectos visuales, no tendrá
bordes:
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GUÍA PARA LA NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
En la primera columna, al lado izquierdo, se ubica el logo de la Universidad de La Guajira.
La columna al lado derecho de la hoja le corresponde las medidas ajustadas a las del
documento en general, en esta se escribe el nombre del documento así: GUÍA PARA LA
NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, en mayúscula sostenida, centrado, en negrilla
color de fuente gris al 50%, en letra tipo Arial 10 puntos, para este caso.
4.1.2. Pie de página
En la parte inferior de la página a 0,5 cm del borde inferior de la hoja, mediante la función
insertar pie de página, se usa una tabla de dos (2) columnas, que a diferencia de la aquí
mostrada y para efectos visuales, no tendrá bordes.
En el primer cuadro se debe escribir el código del documento, alineado a la izquierda, en
mayúscula sostenida sin negrilla, por ejemplo AD-I-XX, donde AD se refiere al código del
proceso, para este caso Gestión Documental, la I, se refiere al tipo de documento
(procedimiento, instructivo, formato o documento) para este caso Instructivo o guía y XX
representa el número consecutivo del documento, para el caso de este documento 01, los
códigos de los documentos se pueden consultar en la TABLA 1. DESIGNACIÓN DE
CÓDIGOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS, en el procedimiento
obligatorio para el control de documentos y registros, este código se debe escribir en letra
tipo arial 8 puntos, en fuente de color gris al 50%.
La segunda columna o cuadro derecho del pie de página está dividida en dos filas
uniformes. En la primera fila en letra tipo Arial 10 puntos, en fuente de color gris al 50%
alineado a la derecha, se debe usar la función “Página X de Y” del procesador de textos
Paquete Microsoft Office o similares, para garantizar el conteo automático de números de
páginas del documento. Donde “X”, representa el número de la página actual y “Y” el
número total de páginas contenidas en el cuerpo del documento. Y,
Debajo de éste, en la otra fila del cuadro inferior derecho, y en letra tipo Arial 6 puntos, en
fuente de color gris al 50%, alineado a la derecha se debe escribir el número de revisión
el mes y año de ésta, es decir, para este caso “REV. X de SEP/YY”, donde REV., es la
abreviatura de revisión, la cual se debe escribir en mayúscula sostenida y termina en
punto, “X” indica el número de la revisión actual del documento, “SEP/” representa las tres
primeras letras del mes en que fue hecha la revisión, la cual se debe escribir en
mayúscula sostenida para este caso septiembre, y “YY” representa los dos últimos dígitos
el año de la misma para este caso 2011.
Nota. 3. Para el caso de los registros (formatos), el encabezado, pie de página y su
contenido tiene configuración similar, pero incluyendo los datos que correspondan al
formato, tales como nombre, código, número de páginas y revisión con su fecha de
aprobación.
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La digitación del cuerpo del documento se debe realizar en letra tipo Arial, en lo posible a
11 puntos, en interlineado sencillo, y entre párrafos a doble espacio, teniendo en cuenta
que:
Aquellos documentos superiores a ochenta (80) páginas, se deberán escribir
opcionalmente en interlineados de 1.5 cm, en letra tipo Arial 12 puntos, y entre párrafos a
doble espacio, para facilitar la lectura de éstos.
NOTA 4. Aquellos documentos que requieran ser perforados, argollados o en su defecto,
empastados, deben conservar los siguientes márgenes. Superior: 3 cm, Inferior: 3 cm,
Lateral izquierdo: 4 cm, Lateral derecho 2 cm.
4.2. USO DEL MEMBRETE
4.2.1. Uso del membrete con encabezado central
Se debe utilizar el membrete con encabezado central en:
1. Todas las hojas preliminares del cuerpo de los documentos. Las páginas preliminares
están compuestas por las hojas iniciales del cuerpo del documento y comprenden
desde la portada hasta la tabla de contenido, tabla de cuadros o gráficos si las hay
dentro del contenido de éste.
2. Los demás documentos, elementos o insignias que se determinen o establezcan en el
manual de imagen corporativa de la Universidad de La Guajira.
4.2.2. Uso del membrete con encabezado justificado a la izquierda.
Se debe utilizar el membrete con encabezado justificado a la izquierda en:
1. Todos los documentos Institucionales como: manuales, libros, acuerdos, estatutos,
reglamentaciones legales, entre otros documentos generales de la Universidad de La
Guajira, a partir de la introducción, presentación o prólogo de los mismos. Se
exceptúan del membrete justificado a la izquierda las páginas preliminares del cuerpo
del documento.
2. La elaboración y normalización de procedimientos instructivos y guías, a diferencia de
los documentos, se debe utilizar el membrete con encabezado justificado a la izquierda
en todas las páginas de estos, se exceptúan de llevar membrete justificado a la
izquierda las páginas preliminares desde la portada hasta la tabla de contenido.
Para la elaboración y normalización de los formatos. El encabezado, pie de página y su
contenido deberán realizarse de acuerdo a las necesidades y utilidad del mismo,
conservando, el logo institucional, identificación del formato que incluya el nombre que
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describa claramente el formato. Se sugiere que los formatos se realicen o elaboren
prioritariamente en el programa Microsoft Excel del Paquete Microsoft Office o similares.
En los formatos se debe identificar la responsabilidad de quien lo elaboró, quien revisó y
quien aprobó.
Los formatos de registro deben llevar la leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO” para
indicar que dicho formato es administrado de acuerdo a lo establecido en el Sistema
Integrado de Gestión.
3. En los demás documentos, elementos o insignias que se determinen o establezcan en
el manual de imagen corporativa de la Universidad de La Guajira.
4.2.3. Uso del membrete para documentos cuyo destino sea interno.
Se deberá usar el siguiente membrete prediseñado en los documentos comerciales como:
circulares, cartas, comunicados y además, los informes, planes de acción entre otros
documentos que elaboren las diferentes dependencias teniendo en cuenta que los
mismos sean para gestionarse dentro de las instalaciones de la Universidad de La
Guajira, sus extensiones y proyectos que emprenda la institución.
El membrete debe contener en el lado izquierdo el logo institucional, y, por el lado
derecho tal como se aprecia en la imagen debe ir la identificación de la dependencia que
elabora el documento, además del slogan del programa institucional.
De la misma manera deberá usarse el pie de página preestablecido.
4.3. USO DEL PIE DE PÁGINA
4.3.1. Pie de página para documentos cuyo destino sea externo.
Se debe usar el siguiente pie de página con las mismas características del descrito en el
siguiente recuadro como se muestra en el esquema y que a diferencia del aquí mostrado
y para efectos visuales, no tendrá bordes, en los documentos que se elaboren para los
diferentes destinatarios, personas naturales o jurídicas de carácter público o privada del
orden local, territorial, nacional, regional, e internacional de la institución entre otros
documentos generales de la Universidad de La Guajira en:
1. Los documentos comerciales, circulares, memorandos, comunicados, cartas, oficios,
certificaciones académicas y laborales, edictos, y demás documentos resultantes de la
operación de los procesos en los que aplique.
2. Los demás documentos que se determinen o establezcan en el manual de imagen
corporativa de la Universidad de La Guajira.
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Km. 5 Vía Maicao - Riohacha La Guajira
www.uniguajira.edu.co - PBX (057)7282729 Apartado Aéreo 172
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Nota. 5. Los documentos como manuales, procedimientos, instructivos, guías, formatos y
demás documentos del SIGUG dispuestos en la página WEB de la Universidad de La
Guajira, deberán ir identificados con la leyenda en marca de agua COPIA NO
CONTROLADA. Los cuales estarán dispuestos a manera de consulta e información.
Los documentos identificados con la leyenda en marca de agua DOCUMENTO
CONTROLADO para el caso de los formatos y COPIA CONTROLADA para el caso de los
demás documentos del SIGUG irán identificados de esta manera con el fin de controlar su
versión, actualización y distribución de los mismos. Para mayor comprensión remítase al
procedimiento para el control de documentos y registros.
4.3.2. Pie de página para documentos con destino interno.
Se debe usar el siguiente pie de página con las mismas características del descrito en el
anterior, como se muestra en el esquema y que a diferencia del aquí mostrado y para
efectos visuales, no tendrá bordes, para los documentos que se elaboren producto de las
actividades operativas de los procesos, dependencias y puestos de trabajo, dentro de las
instalaciones de la Universidad de La Guajira, incluidas las extensiones o proyectos de la
universidad. Pero como son para uso interno no es necesario que se identifiquen la
dirección, página Web y el conmutador de la institución.
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Nota. 6. Se recomienda realizar e imprimir los documentos de origen internos producto de
las actividades administrativas y operativas con el membrete fuente color gris para
optimizar y economizar los niveles de tinta.
Nota. 7. Cuando se desee imprimir documentos en hojas previamente membretadas, no
es necesario realizar membrete y pie de página. Basta con determinar los márgenes
establecidos en el literal 4 de la presente guía, o la que se ajuste al documento.
5. PORTADA
5.1. PORTADA PARA DOCUMENTOS
Todos los documentos de la Universidad de La Guajira, debe contener una portada como
tal donde se identifique el nombre del documento.
5.2. PORTADA PARA PROCEDIMIENTO, INSTRUCTIVOS Y GUIAS
Todos los procedimientos, instructivos y guías de la Universidad de La Guajira, debe
contener una portada como se muestra en el esquema así:
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Haciendo uso de la función insertar tabla opción cinco (5) filas por seis (6) columnas del
procesador de textos paquete Microsoft office o similares para dibujar la tabla respectiva
con el borde externo en doble línea, las líneas internas deberán ir en sencilla tal como
aparece en la imagen la cual debe contener la siguiente información:
En la primera columna se debe escribir la REV N°., donde REV significa revisión y N°
equivale al número de la versión del documento; el número de versiones anotadas no
debe superar las cuatro versiones.
En la segunda
documento.
columna se deben describir las modificaciones que se realicen al
En la tercera columna se debe escribir el nombre del funcionario que elabora o realiza las
modificaciones del documento.
En la cuarta columna se debe escribirse el organismo que revisa el para este caso el
comité del SIGUG.
En la quinta columna se debe escribir el nombre del representante legal quien es el que
aprueba los documentos de la institución como máxima autoridad.
En la sexta y última columna se debe anotar la fecha de la aprobación del documento.
3
2
1
0
REV N°.
Documento
Inicial
DESCRIPCIÓN
Edwin
Cardeño P.
ELABORÓ
Comité del
SIGUG
REVISÓ
Carlos A.
Robles Julio
APROBÓ
28-03-10
FECHA
6. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para
identificar apartes de un tema específico. Su tratamiento debe ser el siguiente:
 Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija centrado y en
negrita, letra tipo arial 12 puntos. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO. La
escritura del cuerpo o texto del documento se debe iniciar aparte a doble espacio.
 Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números o
dígitos, se escribirán con mayúscula fija alineado o justificada a la izquierda y en negrita,
letra tipo arial al mismo número de puntos establecidos para la digitación del cuerpo o
texto del documento. Ejemplo: 3.1. SERVICIOS A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA.
La escritura del cuerpo o texto del documento se debe iniciar aparte a doble espacio.
 Los subtítulos precedidos de tres números, separados por punto se escribirán en
mayúscula inicial negrita con punto final, letra tipo arial al mismo número de puntos
establecidos para la digitación del cuerpo o texto del documento Ejemplo: 3.1.1.
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Servicios de atención odontológica. La escritura del cuerpo o texto del documento se
debe iniciar punto aparte a doble espacio.
 Los subtítulos precedidos de cuatro números o más, separados por punto se escribirán
en mayúscula inicial sin negrita con punto final. Ejemplo: 3.1.1.1. procedimiento para la
prestación de servicios odontológica. La escritura del cuerpo o texto del documento se
debe iniciar a punto seguido del subtitulo.
 Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica
elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.
 Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.
7. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS
Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
 El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan las reglas de
acentuación. Ejemplos: Álvaro, África, Úrsula.
 En las palabras que empiezan con un dígrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu sólo se
escribirá con mayúscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada.
 Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades,
organismos y partidos políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos:
Consejo Académico, Universidad de La Guajira, Instituto de Ciencias de la Educación, la
Real Academia de Historias. Obsérvese que los artículos y las preposiciones se escriben
con minúsculas.
 La primera palabra del título de cualquier obra se escribe con mayúscula. Sobra decir
que si el título contiene un nombre propio, éste también llevará mayúscula inicial.
Ejemplos: La marquesa de Yolombó, La casa de las dos palmas, Cien años de soledad.
 En las colecciones y en las publicaciones periódicas se escriben con mayúscula los
sustantivos y los adjetivos que forman el título. Ejemplos: Revista de Ingenierías
Universidad de La Guajira, Biblioteca de Autores Españoles.
 Los nombres de las disciplinas científicas, en cuanto tales, se escriben con mayúscula
inicial. Ejemplos: Biología, Física, Química.
 Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolución, ordenanza y sus similares son
sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minúsculas. Ejemplos: acuerdo
10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se
consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayúscula inicial. Ejemplos: el
peso de la Ley, la Libertad es el valor más preciado.
 Los nombres de los días de la semana, de las estaciones del año y de los meses se
escriben con minúscula. Sólo llevarán mayúscula inicial los nombres de los meses
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cuando se alude a hechos históricos. Ejemplo: 12 de Octubre, día del descubrimiento de
América.
 En algunos casos se usa mayúscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes
dentro del documento.
Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía
de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista
separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de La Guajira
se sugiere no utilizar la sangría.
8. TABLA DE CONTENIDO
Haciendo uso de la función referencia tabla de contenido, del procesador de textos
paquete Microsoft office o similares se inserta tabla de contenido de manera automática
en el documento, llámese procedimientos, documentos generales, instructivos, guías, etc.
En estas páginas se debe mostrar el numeral, el título y la página correspondiente al
contenido del documento, con el fin de facilitar su consulta. La tabla de contenido debe
estar presidida de la palabra CONTENIDO, en mayúscula sostenida, centrado, en negrilla
y en letra tipo Arial 12.
Previamente haciendo uso de la ventana inicio, luego estilo del procesador de textos
paquete Microsoft office o similares se debe clasificar los títulos, “titulo 1” para los titulo
centrados, “titulo 2” para subtítulos, títulos de tercer orden y de cuarto orden respectivo.
Una vez aplicada esta función a los diferentes títulos se desplaza a la página donde se
desee ubicar la tabla de contenido.
Una vez allí haciendo uso de la ventana referencias elija tabla de contenido del
procesador de textos paquete Microsoft office o similares, seleccione la deseada y
automáticamente se genera la tabla de contenido del documento. Luego selecciónela y
ajuste.
En caso que se requiera modificar o corregir el documento se debe actualizar los campos
nuevamente, valiéndose de la herramienta ya explicada.
La tabla de contenido la debe llevar el documento que tenga más de 3 páginas de
contenido en el cuerpo del documento. La introducción es opcional y, al igual que la tabla
de contenido, la puede llevar el documento que tenga más de 3 páginas en el cuerpo del
documento con el fin de introducir al lector a la comprensión de la estructura del mismo.
Para la normalización de todos los documentos se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
 Para aquellos documentos que tengan más de tres páginas, sin incluir la portada, se le
elaborará una tabla de contenido automática tal como se explicó en el ítem 6.
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 Los títulos de primer y segundo orden, deben ir en negrilla y mayúscula sostenida, luego
a doble espacio se escribe el texto.
 Los títulos de tercer orden deben ir en negrilla y mayúscula inicial, a doble espacio se
debe comenzar a escribir el texto.
 Los títulos de cuarto orden deben escribirse en mayúscula inicial sin negrilla; luego a
punto (.) o dos puntos (:) seguidos se escribe el texto en la misma línea.
 El uso de viñetas será exclusivo para textos que conformen listas y para textos de
carácter explicativo; el uso de letras es conveniente más no necesario.
 Todos los textos serán alineados y justificación de acuerdo con su nivel y justificados.
Todos los responsables de procesos y directores o coordinadores de proyectos, son
responsables de la aplicación de esta guía.
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