DIRECTIVA N° Ob3 - 2009-0SCEIPRE

DIRECTIVA N° Ob3 - 2009-0SCEIPRE
PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIA CION DE DOCUMENTOS EN EL
ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL
ESTADO - OSCE
Con tar con el procedimiento para la correcta foliaci6n de los documentos
archivisticos, estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliaci6n
uniforme y sistematica de los documentos generados en el OSCE.
La foliaci6n de los documentos sera un requisito indispensable
transferencias documentales en los diferentes niveles de archivo.
para las
2. 1. Lograr que los Archivos de Gesti6n y los Archivos Perifericos del OSCE
realicen una correcta foliaci6n de su acervo documental.
2.2. Establecer como actividad necesaria y obligatoria en el proceso de
organizaci6n documental, especificamente en los trabajos de ordenamiento
documental.
2.3. Permitir mediante la foliaci6n, la ubicaci6n y localizaci6n de los
documentos archivisticos de manera eficaz y eficiente, logrando con ello
conocer· la informaci6n requerida en forma oportuna, garantizando la
integridad y seguridad de la documentaci6n.
2.4. Asegurar el uso de los dos principios archivisticos: el principio de orden
original y el principio de procedencia.
2.5. Garantizar la transparencia y el acceso a la informaci6n publica en la
gesti6n institucional, de manera rapida y oportuna, sirviendo de respaldo
tecnico legal, y asimismo como un acto de fe y responsabilidad de los
productores documentales.
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Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizaci6n de Gesti6n del Estado.
Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Naci6n.
Decreto Ley N° 19414, Ley de Defens a, Conservaci6n e Incremento del
Patrimonio Documental de la Naci6n.
Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley No. 19414.
Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley No. 25323.
Decreto Supremo N° 005-93-JUS, modificatoria del Decreto Supremo N°
008-92-JUS.
Decreto Supremo N° 043-2003PCM, Texto Unico Ordenado de la Ley N°
27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Informaci6n Publica.
Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley N° 27806.
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Decreto Supremo N° 011-2006-ED, Reglamento de la Ley N° 28296.
Resoluci6n Jefatural N° 073-85-AGNIJ, Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos.
Resoluci6n Jefatural N° 173-86-AGNIJ, Directivas del Sistema Nacional de
Archivos.
Resoluci6n Jefatural N° 076-2008-AGNIJ, Reglamento de Aplicaci6n de
Sanciones Administrativas par infracciones en contra del Patrimonio
Documental Archivistico y Cultural de la Naci6n.
Directiva N° 005-2008-AGNIDNDAAI.
Normas para la Foliaci6n de
Documentos Archivisticos en los Archivos Integrantes del Sistema Nacional
de Archivos.
La foliaci6n es una acci6n administrativa u operaci6n que consiste en numerar
o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas 0 folios, de todo
documento archivistico 0 unidad documental recibida ylo generada por una
unidad organica, instituci6n 0 entidad.
•
La documentaci6n archivistica a foliarse, previamente debera estar
clasificada y ordenada, respetando los dos principios archivisticos; el
Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original.
• Se deberan foliar todas las piezas documentales, sean estas conformantes
de series documentales simples 0 unidades documentales simples
(Resoluciones, Acuerdos, Oficios, Circulares, etc.), en este caso la foliaci6n
se realizara de manera independiente por tomo, legajo 0 carpeta, y en
series documentates compuestas (Contratos, Legajos de Personal,
Documentos Contables, Expedientes, etc.), la foliaci6n se realizara a cada
uno de los documentos que conforman la unidad documental 0 expediente,.
\ -;, en el caso de que se formara mas de una unidad de conservaci6n, la
foliaci6n se ejecutara de forma tal que la segunda sera la continuaci6n de la
primera.
• La documentaci6n archivistica a foliarse previa mente debera estar
depurada ylo seleccionada, es decir que, toda aquel/a documentaci6n no
archivistica 0 aquel/a que no forme parte de un archivo, tales como fol/etos,
boletines,
revistas, tripticos,
dipticos, folios en blanco y otras
reproducciones de apoyo, no sera objeto de foliaci6n.
• Es importante considerar el uso de materiales convenientes, cuya
implicancia hacia el soporte en papel no perjudique, ni altere su valor
informativo ylo legal.
• Las unidades documentales, no deberan exceder de doscientos (200) folios,
siempre y cuando el volumen documental 10 permita, en caso contrario,
podra dividirse en funci6n de la cantidad de folios, pero siempre formando
un solo texto, manteniendose su unidad de informaci6n.
• La foliaci6n se realizara antes de cualquier proceso de descripci6n,
encuadernaci6n 0 proceso reprogratico.
VI.
PROCEDIMIENTOS
6.1. DE LA FOL/AC/ON
La foliaci6n se efectuara en numeros an!Jbigos, y se iniciara con el primer
escrito que presente el interesa do, con el documento que genere el
funcionario competente, 6 cuando la gesti6n se inicie por otra instituci6n. No
se debera utilizar a continuaci6n de la numeraci6n para cada folio, letras del
abecedario 6 cifras como 1 1B, 1Bis, 6 los terminos "bis" 0 "tris".
0
,
1. La numeraci6n que se Ie asigne a cada folio, debera ser consecutiva, es
decir, sin omitir ni repetir numeros.
• Para el caso especifico de la foliaci6n, se utilizara un sello
estandarizado (Anexo 1), en el angulo superior derecho de la cara
recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. EI sello
consta de dos casilleros:
-/ EI casillero izquierdo, consigna el nombre de la instituci6n y la
denominaci6n de la unidad organica que efectua la foliaci6n.
-/ EI casillero derecho, consigna el numero de folios en cifras
arabigas.
2. La foliaci6n se realizara de adelante hacia el final, de tal manera que la
primera hoja del escrito y demas hojas seran foliadas en forma
correlativa, segun se vayan acumulando los documentos, escritos y
demas actuaciones. Estos deberan estar debidamente foliados y por
estricto orden cronol6gico, formando con todos ellos un solo cuerpo.
3. EI numero asignado a cada folio deb era escribirse de manera legible, sin
enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos,
membretes, sellos originales, etc.
4. AI realizar la tarea de foliar, se debe evitar escribir con trazo fuerte, ya
que se puede causar danG al soporte.
1. Toda la documentaci6n en soporte papel, es decir las hojas Miles
que contengan escritos, dibujos y otro tipo de informaci6n.
2. Las hojas de tramite 0 de ruta que esten numeradas, fechadas y
contengan disposiciones debidamente firmadas por los funcionarios
competentes.
3. Los proyectos de resoluciones u o tro s, que obren como
antecedentes,
siempre
que
esten
visados
0
contengan
observaciones escritas en los mismos.
4. Cuando las unidades documentales, contengan documentos en
distintos soportes al papel, como por ejemplo: Casetes, discos
digitales CO's, disquetes, videos, audios, etc., deberan numerarse
con una hoja lIamada, "Hoja de Testigo 0 Referencia Cruzada"
(Anexo 2), anotandose en esta hoja su respectivo numero de folio, 10
que permitira dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, de esta manera, poder realizar la
correspondiente referencia cruzada, en el caso de que se opte por
separar este material. La hoja de Testigo 0 Referencia Cruzada,
debera contener la siguiente informaci6n: Fondo, Secci6n, Sub
Secci6n, Serie, Sub serie, fecha, numero de folio; ademas de otras
caracterfsticas que se consideren relevantes como el tamano, los
colores, el titulo, el asunto, y otros datos.
5. Los documentos que se encuentren anexos a uno principal, tales
como pIanos, mapas, dibujos, fotograffas, negativos, impresos cuyas
caracterfsticas tanto internas como externas (formato y tamano)
impliquen un trato especial ylo se encuentren doblados 0 en
condiciones poco favorables para su estado de conservaci6n, de la
misma manera, se podra optar por separar este material,
numerandose en un solo folio y dejandose constancia con la "hoja de
Testigo 0 Referencia Cruzada" de su existencia dentro de la unidad
documental a la que pertenecen.
6. Los documentos que se encuentren sueltos (fotograffas, pIanos,
mapas, etc.), es decir archivos con caracterfsticas particulares, como
por ejemplo los Archivos Fotograticos, seran foliados en la cara
vuelta 0 folio vuelta, correspondifmdole un numero consecutivo para
cada una de ellas. Si una 0 mas fotograffas se encuentran adheridas
a una hoja, a esta se Ie escribira su respectivo numero de folio (folio
recto). EI detalle de la informaci6n con respeto al numero ylo
cantidad de fotograffas debera figurar en el instrumento descriptivo.
7. Cuando los documentos en formato pequeno, por ejemplo los
documentos contables como recibos de pago, facturas, 6rdenes de
compra, vouchers, etc., se encuentren adheridos a una hoja, a esta
Ie correspondera su respectivo numero de folio (folio recto), asf
mismo la informaci6n detallada se mencionara en el instrumento
descriptivo.
1. Las hojas, fojas 0 folios sueltos, tota/mente en blanco, adheridos,
cosidos 0 empastados que se encuentren en tomos 0 legajos, es
decir que no contengan informaci6n en recto ni vuelto, no deberan
separarse en el caso de que estos cumplan una funci6n de
preservaci6n y conservaci6n como aislamiento de manifestaci6n de
deterioro biol6gico, protecci6n de fotograffas, dibujos, grabados u
otros 0 para evitar la migraci6n por corrosi6n de tintas al contacto u
otros agentes agresores y contaminantes.
2. Las unidades documentales que se generan empastadas, foliadas
ylo paginadas de fabrica, como son los libros principales, auxiliares y
tomos con tables, asf como los libros 0 cuadernos que sirven de
registro de correspondencia. En estos casos se respetara yaceptara
su foliaci6n original bajo la supervisi6n y control de la dependencia
generadora 0 receptora, anotandose el detalle de la cantidad de
folios que contenga en el instrumento de descripci6n.
3. No se deberan foliar documentos en soportes distintos al papel ylo
documentaci6n no convencional como, casetes, discos digitales CD's, disquetes, videos, etc.
4. No se foliara el reverso 0 la cara vuelta de las hojas ya foliadas.
1. La rectificaci6n es una tarea administrativa mediante la cual al
detectarse errores en la foliaci6n de un documento 0 en la unidad
documental, se procedera a su respectiva correcci6n.
2. Cuando los errores en la foliaci6n se detecten en documentos 0
expedientes generados por el OSCE, la foliaci6n sera rectificada por la
unidad organica que gener6 el error.
AI haberse constatado el error en el documento 0 expediente, se debera
rectificar la foliaci6n tachando la anterior con dos lineas oblicuas
cruzadas y a continuaci6n se efectuara la foliaci6n correcta, ademas de
colocarle el termino "Vale", firm a, nombres, apellidos y el cargo de la
persona 0 trabajador encargado de la gesti6n documentaria.
3. Cuando los errores en la foliaci6n se detecten en expedientes
procedentes de otras instituciones 0 entidades, se procedera de la
siguiente manera:
• Si el documento 0 expediente tiene "Prioridad especial 0 Urgente",
se agregara al documento 0 expediente una constancia (Anexo 3), la
cual se incluira al final del documento 0 expediente senalando los
errores detectados en la foliaci6n, el trabajador quien realiz6 la
rectificaci6n incluira en esta constancia sus nombres, apellidos y el
cargo. Esta constancia sera foliada y se continuara sin rectificar ylo
anular la anterior.
• En caso contrario, se devolvera dicho documento 0 expediente a la
instituci6n 0 entidad para que regularice su foliaci6n.
4. La foliaci6n rectificada, sera anulada mediante:
• Una raya oblicua, evitando los tachones ylo borrones, y
• La correcta foliaci6n debajo del sello foliador.
• Colocar el termino "Vale"
• A continuaci6n firm a, nombres y apellidos, y cargo del trabajador
responsable de la gesti6n documentaria.
1. La acumulaci6n de .documentos 0 expedientes, es una tarea
administrativa por la cual se adicionan 0 se juntan uno 0 mas
documentos 0 expedientes sobre un mismo asunto, que guarden
afinidad 0 relacionados entre sf, para ser resueltos en una sola
resoluci6n 0 fa 110, a fin de evitar resoluciones contradictorias.
2. Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados)
no continuaran su foliatura, por 10 tanto mantendran su numeraci6n,
dejandose una constancia que indique "OOCUMENTO 0 EXPEOIENTE
ACUMULAOO" (Anexo 4) en la cual se debera indicar su agregaci6n y la
cantidad de fojas acumulados, segun 10 estipula el Art. 152.2 de la Ley
N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3. En el caso de expedientes que son ingresados por mesa de partes 0
tramite documentario, y este escrito se refiera a un expediente en
tramite, debera registrarse en el sistema, agregandose posteriormente al
expediente que Ie dio origen. Efectuado esto, se dara el mismo numero
de expediente (que no es 10 mismo al numero de foliaci6n) en este caso
segun otorgado al primero y a todos los tramites conexos que fuesen
acumulandose al original.
4. En caso que el nuevo documento a expediente ingresado tenga fecha
anterior al primero que dio inicio al tramite administrativo, se respetara el
orden de lIegada de dichos expedientes a documentos.
5. La persona a trabajador responsable de la gesti6n documentaria de la
Oficina a dependencia que efectua la acumulaci6n, tiene la obligaci6n
de colocar una aclaraci6n en la caratula a inicio de cada documento a
expediente acumulado, agregando una hoja al inicio de cada uno de
ellos que indique "DOCUMENTO 0 EXPEDIENTE ACUMULADO"
(Anexo 4), el cual tambien se foliara, incluyendo las disposiciones que
ordenan la acumulaci6n (memo, oficio, etc.), dicha constancia incluira la
cantidad de fojas acumuladas ylo de que folio a que folio se acumula, la
firma, nombres y apellidos, y cargo de la persona a trabajador
responsable de dicha gesti6n.
1. EI desglose, es una tarea administrativa, que consiste en segregar a
retirar momentaneamente uno a mas documentos ylo fojas, que forman
parte de un expediente.
2. Se procedera al desglose, s610si existe un pedido formal par parte de la
jefatura de la unidad organica competente, en cuyo caso se reemplazara
can una copia autenticada de la misma la que quedara en lugar del
documento a de los documentos desglosados, y el solicitante rea/izara
un documento denominado "CONSTANCIA DE DESGLOSE" (Anexo 5),
indicando clara mente el tipo documental a desglosar, asunto, fecha del
documento, foja(s) a retirar, el motivo y destino del desglose.
3. No sera factible de desglosamiento cuando el documento a expediente
tenga una ca/ificaci6n de reservado a que comprometa la gesti6n
instituciona/, administrativa e inclusive las que traten asuntos de estado
y que tengan que ver can los intereses de la Naci6n, en este caso se
otorgara copia autenticada del mismo siempre y cuando sea autorizado
par la maxima autoridad de la instituci6n administrativa.
4. La "CONSTANCIA DE DESGLOSE", tambien sera foliada y anexada al
final del expediente can el corre/ativo que Ie corresponda. Esta
"CONSTANCIA DE DESGLOSE" no podra ser usada para otros fines.
1. EI contenido de un documento ylo expediente en tramite a terminado, es
intangible, es decir que no puede introducirse enmendaduras,
alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos. De
rea/izarse alguna modificaci6n, esta debera haber sido hecha mediante
autorizaci6n escrita del personal reglamentariamente autorizado para
ella, a de los funcionarios competentes correspondientes. Dicha
autorizaci6n debera ser insertada en el expediente dejando constancia
detallada y expresa de las modificaciones ylo alteraciones que se
hubieran producido y la justificaci6n fundamentada de las mismas.
2. Si un documento a expediente se extraviara, la unidad organica tiene la
obligaci6n,
bajo
responsabilidad,
de
reconstruir
el
mismo,
independientemente si aun el interesado se encuentre en autos de 10
acontecido. Esta reconstrucci6n se efectuara dentro de los tres dfas
siguientes,
expediente
VII.
de la perdida. Si en el transcurso
de la tramitaci6n
apareciera, sera reemplazado por el rehecho.
el
DEFINIC/ONES
1. C/asificaci6n de Documentos: Operaci6n A rchivistica, que consiste en el
establecimiento
de las categorias
y grupos que ref/ejan la estructura
jerarquica,
organica ylo funcional (fondo, secci6n, serie, asunto ylo tipo
documental) de la instituci6n productora ylo receptora de la documentaci6n
archivistica.
2. Foja: Hoja de papel, sobre todo de un documento
oficial y usa do
mayormente en la terminologia juridica ylo de derecho
3. Foliar: Acci6n de numerar 0 enumerar hojas.
4. Folio: Cada documento tiene un numero que 10 identifica y diferencia de los
documentos similares. Generalmente aparece en la parte superior de una
hoja de un documento. Esta numeraci6n individual recibe el nombre de foja
u hoja.
5. Foliaci6n: Acci6n y efecto de foliar. Serie numerada de los folios de un
escrito 0 de un impreso. Operaci6n incluida en ·,os trabajos de ordenaci6n
que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada uno de
los que conforman la unidad documental.
6. Folio Recto: Primera cara de un folio u hoja y a la cual se Ie enumera para
identificar su foliaci6n. Tambien es lIamado cara recta.
7. Folio Vuelta: Segunda cara de un folio u hoja y a la cual a efectos de esta
norma no se Ie escribira numero alguno, salvo casos excepcionales.
Tambien lIamado cara vuelta.
B. Hoja de Testigo 0 Referencia: A efectos de esta norma la hoja de testigo 0
referencia cruzada, es un documento que permitira el cruce de informaci6n,
para aquellos casos especiales, donde el soporte 0 la informaci6n requiera
un trato especial. Este documento contendra informaci6n
vital para la
identificaci6n
del documento original, como: fondo, secci6n, subsecci6n,
serie, subserie, folio, ano, observaciones,
tamano, colores, titulo, asunto,
observaciones, etc.
9. Ordenaci6n de Documentos: Operaci6n Archivistica realizada dentro del
proceso de organizaci6n, que consiste en establecer, secuencias naturales
cronol6gicas, alfabeticas ylo numericas, dentro de los grupos definidos en
la c1asificaci6n.
10. Principio de Procedencia: Principio
Basico
y fundamental
de la
Archivistica
que establece
que los documentos
producidos
por una
instituci6n u organismo no deben mezclarse con los de otros. Esto quiere
decir que no deberan mezclarse los fondos documentales
archivisticos de
una instituci6n ylo entidad con otra.
11. Principio de Orden Original: Principio Basico y fundamental
de la
Archivistica
que establece que los documentos
de archivo deberan ser
conservados de acuerdo al orden que Ie dio la instituci6n, organismo 0 area
productora,
esto quiere decir que esta debe reflejar sus actividades
reguladas por las normas de procedimientos
(MOF, ROF, etc.).
12. Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental que
puede estar constituido por un s610 documento (documento simple) 0 por
varios que formen un expediente (documento compuesto).