manual del operador logístico

MANUAL DEL OPERADOR LOGÍSTICO
1.
Material de examen
Cada estudiante recibirá, tanto en primera como en la segunda
sesión, un cuadernillo, una hoja de respuestas y una hoja de
operaciones, empacados en una bolsa plástica sellada.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
2.
Empaque del material de examen
El material de examen va empacado así:
••Los cuadernillos están organizados por salón.
••El conjunto de paquetes por salón, que conforman el sitio de
aplicación, van empacados en tulas de seguridad.
••Las tulas de seguridad se encuentran debidamente selladas, con
precintos de seguridad, cada precinto lo identifica un número único.
••De la capacidad del sitio de aplicación, dependerá la cantidad de tulas
de seguridad que se envíen.
••Las tulas van empacadas en cajas de cartón, cada una identificada
con un rótulo donde se encuentra los datos del sitio de aplicación, la
Control:
1a. Sesión
sesión de examen y la cantidad de cajas que van por sitio de aplicación.
••La primera caja, de cada sitio y para cada sesión, esta identificada con
2a. Sesión
una cinta amarilla, en esta caja se incluyó la tula de seguridad para
hojas de respuestas, la caja de cartón para empacar la tula de hojas de
respuestas y los precintos de seguridad (sellos) para cerrar las tulas
cuando finalice la sesión de examen.
••La tula de seguridad para hojas de respuestas y la caja para empacar ésta tula, se encuentran identificada con los siguiente rótulos
adhesivos:
1
3.
Programas a aplicar
Los siguientes son los programas que el ICFES aplicará en dos sesiones
••AC2011-1 = Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior
SABER 11 y PRE SABER
••VG2011-1 = Validación del Bachillerato Académico en un solo
Examen General.
Tenga en cuenta que se envían cajas identificadas con el material para
AC y VG.
En el cuadro de aplicación se específica si el sitio tiene material para AC
o VG.
4.
Recibos y materiales para el manejo del material de examen
en cada sesión
El material de examen le será entregado en cada sesión, con una bolsa
plástica que contiene lo siguiente:
••Recibos
--Entrega y recolección de material.
--Recolección de cuadernillos de ausentes.
--Control de la devolución de hojas de respuestas.
--Control de horario de entrega y Recepción de material de examen.
--Para la devolución de los kits de dactiloscopistas y los kits
tiflológicos
Control:
1a. Sesión
••Materiales
2a. Sesión
--Cuatro (4) cartones, para el empaque de hojas de respuestas de
ausentes y para hojas de respuestas de presentes.
--Bandas de caucho.
--Precintos de seguridad (sellos).
5.
Hora de entrega y recolección del material de examen
La aplicación consta de dos sesiones de examen, cada una con una duración de 4 horas 30 minutos, los horarios a cumplir en cada
sesión son los siguientes:
ACTIVIDADES
2
I SESIÓN
II SESIÓN
Entrega del material
Citación de los estudiantes
Hora aproximada de inicio de la prueba
Hora aproximada de finalización de la prueba
6:00 a 6:30 a.m.
7:00 a.m.
7:30 a.m.
12:00 m.
12:00 m. a 12:30 p.m.
1:30 p.m.
2:00 p.m.
6:30 p.m.
Hora aproximada de conteo de material de
examen, empaque y entrega al Operador
logístico
11:30 a.m. a 12:30 p.m.
6:00 a 7:00 p.m.
6.
El día de la aplicación
Operador logístico
El día del examen:
••Tenga en cuenta su presentación personal, la cual debe ser acorde
con el trabajo que va a realizar.
••Preséntese en el sitio de aplicación a las 6:00 a.m. Recuerde que de
su puntualidad depende que se cumpla el principio de simultaneidad
en la aplicación de los exámenes.
••Porte la credencial que lo identifica como Operador logístico.
7.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Entrega del material de examen al Delegado ICFES
Operador logístico:
••Preséntese con el material de examen, en oficina disponible en stio de
aplicación para el Delegado de ICFES.
••Solicítele confirmar, en el rótulo de cada caja, el nombre del sitio de
aplicación.
••Esté atento a entregar el material de examen cuando el Delegado del
ICFES se lo solicite. Este momento será cuando el sitio se encuentre
listo para la aplicación: en primera sesión entre 6:30 a 6:45 a.m. y en
segunda sesión entre 12:45 a 1:00 p.m.
••Una vez el Delegado del ICFES le solicite el material de examen,
entréguele el recibo de entrega y recolección de material, él revisará:
Control:
1a. Sesión
--Sesión de examen.
--Ciudad.
--Nombre del sitio de aplicación.
--Cantidad de tulas recibidas.
--Número de sello de cada tula
2a. Sesión
••Cuando el Delegado del ICFES lo solicite, proceda a romper los sellos de las tulas.
Delegado ICFES
Procederá a:
••Organizar los paquetes de cuadernillos para que los coordinadores los
cuenten.
••Diligenciar el recibo de entrega y recolección de material, sólo después
de que los coordinadores de salones lo han contado, luego proceda a
consignar la siguiente información:
--Cantidad de tulas recibidas.
--Cantidad de cuadernillos recibidos.
--Nombre del Delegado ICFES.
--Firma del Delegado ICFES.
El Delegado del ICFES guardará una copia del recibo de entrega y
recolección de material y devolverá al Operador logístico el original de
éste recibo con las demás copias.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
El material de examen es retirado por los coordinadores, sólo hasta cuando los estudiantes estén ubicados en los salones. Por lo
anterior el Operador logístico debe permanecer en la oficina del Delegado custodiando el material.
3
8.
Entrada de los examinandos al sitio de aplicación
La entrada de los examinandos al sitio de aplicación se realiza: En primera
sesión 7:00 a.m. y segunda sesión 1:30 p.m.
Cuando los estudiantes están ingresando al sitio de aplicación, usted
debe estar en la oficina del Delegado del ICFES, respondiendo por la
seguridad del material de examen, en tanto el Delegado resuelve asuntos
relacionados con la citación de examen o con documentos de identidad.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
9.
Cuadernillos de ausentes
Delegado del ICFES y Operador logístico
La seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la aplicación. Por esta razón, los cuadernillos de
ausentes no deben permanecer en los salones de examen, treinta (30) minutos después de iniciada cada sesión, el Delegado del ICFES le
solicitará a los coordinadores de salones recoger este material, para lo cual el Operador logístico le facilitará las tulas vacías, las mismas
donde venían empacados los cuadernillos de examén.
Luego, en presencia del Operador logístico, el Delegado del ICFES debe:
••Recibir los cuadernillos y contarlos.
••Relacionar la cantidad por salón en el formato recolección de
cuadernillos de ausentes.
••Ordenar los paquetes de cuadernillos de ausentes, de acuerdo a la
nomenclatura de los salones y consérvelos por salón.
••Abrir cada cuadernillo y retirar la hoja de respuestas.
••Contar las hojas de respuestas desempacadas y la cantidad de
cuadernillos; si los totales no coinciden, revisará nuevamente los
cuadernillos y localizará la hoja de respuestas faltante.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Operador logístico
Debe:
••Contar los cuadernillos de ausentes.
••Contar las hojas de respuestas de ausentes.
••Entregarle al Delegado del ICFES dos cartones para el empaque las hojas de respuestas.
••Facilitar al Delegado del ICFES una tula vacía, en las que venían empacados los cuadernillos, para empacar los cuadernillos y hojas
de respuestas de ausentes.
Delegado del ICFES
Debe
••Empacar las hojas de respuestas de ausentes, colocar los cartones
encima y debajo del paquete de hojas de respuestas y procederá
a guardarlas en una bolsa plástica, asegurándolas con bandas de
caucho, sólo si el paquete es grande, de lo contrario asegurará el
paquete con cinta pegante.
••Guardar los cuadernillos y las hojas de respuestas de ausentes en la
tula que le suministró el Operador Logístico.
••Solicitar al Operador logístico colocar el precinto de seguridad a la
tula y verificar que quede bien cerrada.
••Relacionar el número del sello en el formato de recolección de
cuadernillos de ausentes y solicitar al Operador logístico que le firme
el recibo.
4
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Precinto de seguridad
A partir de este momento los cuadernillos de ausentes quedan bajo custodia del Representante del Operador Logístico.
10. Control de copia
Operador logístico
Este atento a apoyar al Delegado, en cualquier situación que
se presente durante la aplicación del examen, recuerde que la
seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la
aplicación.
Control:
Control:
1a.
1a. Sesión
Sesión
2a.
2a. Sesión
Sesión
11. Recibo del material de examen
Operador logístico
Tenga en cuenta lo siguiente:
••Entregue al Delegado del ICFES, la tula que contiene los cuadernillos
y las hojas de respuestas de ausentes,
solicítele confrontar el número del sello de la tula con el
que aparece en el Formato Recolección de Cuadernillos
de Ausentes y que le firme el recibido, conserve usted
una copia y entréguele la otra al Delegado.
••Organice las tulas de seguridad, para que en la medida que
vaya recibiendo los paquetes de cuadernillos, después de su
conteo, los pueda ir guardando en la tula correspondiente.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Delegado del ICFES y Operador logístico
En la medida que lleguen los coordinadores de salones o de sitio, con el
material de examen de los salones que van finalizando la sesión:
••El Delegado del ICFES cuenta los cuadernillos, incluyendo los
cuadernillos de ausentes en cada paquete, de inmediato entrega el
paquete de cuadernillos completos al Operador logístico para que
los cuente. La suma debe ser igual a la cantidad de cuadernillos
entregados en cada salón. Esta información se verifica con el rótulo
que acompaña cada paquete de cuadernillos, luego el Operador
logístico procede a guardar los paquetes de cuadernillos en las tulas
donde venían empacados.
Control:
••El Delegado del ICFES cuenta el paquete de hojas de respuestas, de
1a. Sesión
inmediato le entrega el paquete con el acta de sesión al Operador
logístico, para que las cuente, la suma debe ser igual a la cantidad de
2a. Sesión
presentes de cada salón, esta información se verifica en el Acta de
Sesión que acompaña este material.
••Logístico devuelve el paquete de hojas de respuestas al Delegado del
ICFES, finalizada la entrega del material de examen, él las organizará y empacará en la tula identificada para las hojas de respuestas.
5
Operador logístico:
Tenga en cuenta que por ningún motivo debe quedar en el sitio o en las manos de un examinando material de examen; si esto
llega a suceder, usted debe reportarlo de inmediato al Coordinador Logístico.
12. Organización de las hojas de respuestas
Delegado del ICFES
Las hojas de respuestas son la razón de ser del examen, de ellas
depende el procesamiento de los resultados de cada uno de los
usuarios. Por esto, todas deben ir empacadas en la tula identificada para
hojas de respuestas, organizadas por el Delegado del ICFES de acuerdo
con las siguientes instrucciones:
••Ordenar los paquetes de hojas de respuestas, según la nomenclatura
de los salones.
••Sacar las hojas de respuestas de cada paquete.
••Organizar en un solo paquete las hojas de respuestas de presentes.
••Organizar otro paquete con las Actas de Sesión.
••Colocar las Actas de Sesión en una bolsa plástica, dejándola encima
del paquete de hojas de respuestas.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Delegado del ICFES y Operador logístico
••El Delegado del ICFES le entrega las hojas de respuestas y las actas
de sesión al Operador logístico, inmediatamente el Operador logístico
guarda este material en la tula de seguridad y procede a sellarla con
un precinto de seguridad.
••El Delegado del ICFES le entrega las hojas de respuestas y las actas
de sesión al Operador Logístico, quien, inmediatamente guarda este
material en la tula de seguridad y procede a sellarla, con un precinto
de seguridad.
••En la última sesión el Delegado del ICFES incluye, además, los Listados
de registro de asistencia e Identificación debidamente organizados en
la tula de hojas de respuestas.
••El Delegado del ICFES diligencia el formato para el control de hojas de
respuestas, relacionando el total de presentes, ausentes y anulados,
esta suma debe ser igual al total de citados en el sitio de aplicación.
Luego el Delegado del ICFES y Operador logístico firman este recibo
y cada uno conserva una copia.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Operador logístico
Tenga presente que:
••El ICFES no autoriza recibir ninguna hoja de respuestas que haya salido del salón.
••El ICFES no autoriza empacar hojas de respuestas, en sesión de examen diferente a la que se está realizando.
••Si esto llegará a suceder de inmediato debe avisarle al Coordinador logístico.
••Coloque encima de las hojas de respuestas de presentes y ausentes, el paquete que contiene las hojas de respuestas correspondiente
a casos especiales.
••Coloque encima y debajo del paquete de hojas de respuestas de presentes, ausentes y casos especiales, los cartones entregados
por la compañía contratada y asegure el paquete con bandas de caucho.
••Proteja el paquete de hojas de respuestas con la bolsa plástica que el ICFES le entregó.
AUSENTES
I SESIÓN
AC-2011-1
CASOS
ESPECIALES
AUSENTES
PRESENTES
II SESIÓN
I SESIÓN
AC-2011-1
AC-2011-1
I SESIÓN
Utilice una tula para cada programa (AC o VG)
6
CASOS
ESPECIALES
PRESENTES
II SESIÓN
II SESIÓN
AC-2011-1
AC-2011-1
Utilice una tula para cada programa (AC o VG).
Empaque en la última sesión los listados de Registro
de asistencia e identificación
13. Empaque de los cuadernillos de examen
Representante del Operador Logístico
Tenga presente:
••Empacar los cuadernillos en las tulas de seguridad, teniendo en cuenta
la nomenclatura de los salones, recuerde que antes debe haberlos
contado.
••Sellar las tulas con los precintos de seguridad.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
14. Entrega del material de examen por parte del Delegado del
ICFES al Operador logístico
Delegado ICFES
Debe:
••Verificar que el Operador logístico haya empacado los cuadernillos en
las tulas de seguridad.
••Revisar que los sellos de seguridad puestos en cada tula, queden
correctamente cerrados.
••Supervisar que la tula que contiene las hojas de respuestas de
presentes y ausentes y las actas de sesión, este debidamente sellada.
En la última sesión, revisar que estén incluidos los listados “registro
de asistencia e identificación.
••Relacionar en el recibo de entrega y recolección de material la
información correspondiente a la devolución de este material así:
--Cantidad de tulas devueltas (se incluye la tula de hojas de
respuestas).
--Cantidad de cuadernillos devueltos.
--Cantidad de hojas de respuestas devueltas.
--Número del sello de la tula de hojas de respuestas.
--Número de los sellos de las tulas de los cuadernillos.
--Nombre del Delegado que devuelve.
--Firma del Delegado que devuelve.
--Nombre de quien recibe por la compañía contratada.
--Firma de quien recibe por la compañía contratada.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
El Delegado del ICFES conserva una copia del Recibo de entrega y recolección de material y entrega la otra al Operador Logístico.
15. Diligenciamiento de la planilla de control y observaciones
Representante del Operador Logístico:
En esta planilla, usted debe registrar los horarios en los cuales se entrega
el material de examen y a la hora que se recibe cuando finaliza cada
sesión de examen.
Finalizada la última sesión del examen y realizados los registros de
horario, firman la planilla el Delegado y el Operador logístico, luego,
le entrega una copia el Delegado del ICFES y la otra la conserva
para entregarla al Coordinador logístico. Diligenciamiento del Recibo de
Recepción del Material de dactiloscopistas y material tiflológico.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
7
16. Diligenciamiento del Recibo de Recepción del Material de
dactiloscopistas y material tiflológico
Representante del Operador Logístico
EL ICFES entregó a los delegados que tienen asignados dactiloscopistas y/o discapacitados invidentes, el siguiente material:
••KIT para dactiloscopistas (Huellero, lupa y bayetilla)
••KIT Tiflológicos (Materiales de apoyo para invidentes)
Estos equipos tienen un valor importante, por lo cual, el ICFES
ha considerado que este material regrese el día de la aplicación.
Finalizada la aplicación solicite al Delegado del ICFES la devolución de
este material.
En los sitios de aplicación, donde no se nombró dactiloscopistas, el
ICFES entregó a los delegados un huellero y una bayetilla, material que
igualmente debe solicitarle al Delegado.
Una vez reciba éste material, firme el formato “Recolección kits
Dactiloscopista y Tiflológico” y solicite al delegado del ICFES su firma,
entréguele una copia del recibo y usted conserve la otra.
Si el Delegado no devuelve el kit tiflológico o el de Dactiloscopista, haga
la anotación en la casilla de observaciones de este mismo formato, firme
y solicite al Delegado del ICFES su firma, entréguele una copia del recibo
y usted conserve la otra.
17.
Control:
1a. Sesión
2a. Sesión
Entrega de los documentos soportes de la aplicación al
Operador logístico
Representante del Operador Logístico
Para los procesos posteriores, es fundamental que usted entregue junto con el material de examen los siguientes documentos:
••Recibos
I SESIÓN
II SESIÓN
--Entrega y Recolección de Material.
--Recolección de Cuadernillos Ausentes.
--Control de la devolución de hojas de respuestas
--Control de horario de entrega y Recepción de
--Material de Examen.
••Material para Dactiloscopia
--Copia del Recibido de los kit de dactiloscopistas
--Copia del Recibo del recibido de los kit Tiflológicos
El ICFES agradece su apoyo,
dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas
8