Manual de Funciones 2016

República Dominicana
Ministerio de Defensa
Programa de
Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas
“Gran General Restaurador Gregorio Luperón”
Manual de Funciones
2016
Índice
PECPFFAA
Santo Domingo, DN
Noviembre, 2015
Documento
Institucional
2-2015
Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas
“Gran General Restaurador Gregorio Luperón”
Manual de Funciones
Pág.
Introducción
3
Organigrama
4
Capítulo I1.1
1.2
1.3
1.4
Capítulo II2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Capítulo III3.1
3.2
3.3
Capítulo IV4.1
4.2
4.3
4.4
Capítulo V5.1
5.2
Capítulo VI6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
Puestos de Gestión
5
Director (a)
Sub-Director (a) Administrativo (a)
Sub-Director (a) Académico (a)
Encargado (a) de Contabilidad
5
6
8
9
Puestos de asistencia y asesoría Directiva
11
Asesor (a) Jurídico (a)
Auditor (a) Interno (a)
Encargado (a) de Relaciones Públicas
Encargado (a) de Enlaces Internacionales e
Interinstitucionales
Ayudante y/o Asistente del/de la director (a)
11
12
13
15
Puestos de Gestión Administrativa
17
Encargado (a) de la Sección de Personal
Encargado (a) de Informática
Encargado (a) de Almacén y Suministros
17
18
19
Puestos de Gestión Académica
21
Encargado (a) de Becas Nacionales e Internacionales
Encargado (a) de la Sección de Currículum y Evaluaciones
Encargado(a) de Planes y Programas
Encargado (a) de Estadísticas
21
22
23
24
Puestos de Gestión Financiera
25
Encargado (a) de Compras
Encargado (a) de Presupuesto y Nómina
25
26
Puestos comunes
27
Recepcionista
Fotógrafo
Secretaria
Digitador(a)
Encargado (a) de la Sección de Correspondencia y Archivo
Mensajero
Camarero (a)
Encargado (a) de Conserjería
27
28
28
29
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31
32
33
16
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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas
“Gran General Restaurador Gregorio Luperón”
Manual de Funciones
Introducción
El Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas
“Gran General Restaurador Gregorio Luperón”(PECPFFAA) es una institución de
Educación y Capacitación Profesional que requiere, además de un Reglamento Interno
como marco normativo de regulación de procesos, un Manual de Funciones dondese
especifique el alcance de las instancias y puestos que la componen. El propósito de
este documento es garantizar el cumplimiento de los deberes y responsabilidades de
todo el personal.
La estructura organizativa se centra en 4 puestos de gestión, una Dirección, dos
Sub-Direcciones (Administrativa y Académica) y un Departamento de Contabilidad. Con
fines de garantizar la calidad de los servicios y la ejecución adecuada de los procesos,
existen 23 puestos de ejecución, los cuales se describen en este manual dentro de la
instancia correspondiente.En sentido general, los puestos deben ser designados
considerándose las categorías estipuladas en la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas
No. 139-13, de fecha 13 de septiembre 2013.
Con las especificaciones de las funciones, los servicios, los procesos y las
actividades se desarrollarán en el marco ético y moral que corresponda a los
lineamientos del ámbito militar. Por consiguiente, la aplicación de las estipulaciones
contempladas en este manual, garantizan espacios laborales armónicos, donde
prevalezca la disciplina, la cooperación y la justa aplicación de los Derechos
Humanos.En consecuencia, su implementación diaria coadyuva al fortalecimiento y la
calidad institucional.
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AYUDANTE
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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas
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Capítulo I
Puestos de Gestión
1.1
Director (a)
La Dirección del Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas
Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” es responsable ante el
Ministro de Defensa de crear estrategias para realizar acuerdos interinstitucionales y de
facilitar el acceso a las ofertas académicas de diferentes instituciones educativas a los
fines de contribuir con la educación y capacitación profesional de los miembros de las
Fuerzas Armadas, en estrecha coordinación con los estamentos educativos al más alto
nivel del país.
Especificaciones del puesto:
El Director del PECPFFAA será un Oficial General o Almirante, Coronel o Capitán de
Navío de las Fuerzas Armadas, en servicio activo permanente, designado por el
Ministro de Defensa.
Sus funciones y deberes son:
a. Desarrollar
políticas
que
permitan
optimizar
los
recursos
disponibles,
canalizándolos hacia un uso racional y acorde con las necesidades
profesionales de las instituciones armadas.
b. Garantizar las coordinaciones académicas y dirigir las políticas en su nivel de
ejecución, previa directriz del Ministro de Defensa.
c. Diseñar programas complementarios que permitan la capacitación integral de los
miembros de las Fuerzas Armadas y asegurar un desarrollo profesional
dinámico.
d. Ser responsable de la consecución de los objetivos trazados por el alto mando
Militar, en cuanto a Capacitación y Educación se refiere.
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e. Coordinar con las diferentes instituciones militares y dependencias del Ministerio
de Defensa, todo lo relativo a los programas académicos correspondientes a
cada ciclo de la Pasantía Militar.
f. Verificar que los programas y proyectos de estudios estén dirigidos a todo el
personal de las Fuerzas Armadas para un mayor provecho y desenvolvimiento
en la sociedad.
g. Garantizar la emisión de las certificaciones y diplomas correspondientes de los
programas de capacitación impartidos.
1.2
Sub-Director (a) Administrativo (a)
La Subdirección Administrativa tiene bajo su responsabilidad, la Sección Recursos
Humanos, de Correspondencias Archivo, Informática, Almacén y Suministros, por lo
que debe velar por el buen funcionamiento de cada una de ellas.
Especificaciones del puesto:
El (la) Sub-Director(a) Administrativo(a) del PECPFFAA será un(a) Oficial Superior de
las Fuerzas Armadas, en servicio activo,Diplomado de Estado Mayor, designado por el
Ministro de Defensa.
Sus funciones y deberes son:
a. Asumir la responsabilidad del Señor Director en caso de ausencia del mismo.
b. Velar porque se pongan en ejecución las directrices y políticas emanadas de la
Dirección, mediante la supervisión de los diferentes programas y proyectos.
c. Velar por la disciplina y el cumplimiento de los horarios de todo el personal del
Programa.
d. Supervisar todas las actividades que se realizan en el Programa y mantener
informado al Señor Director sobre las mismas.
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e. Coordinar con los diferentes Departamentos y Secciones del Programa, para
realizar aquellas actividades que tiendan a estimular el desarrollo académico del
Programa.
f. Velar porque todo el personal que ingrese al Programa, tenga su tarjeta de
personal actualizada.
g. Verificar que todas las correspondencias estén correctamente tramitadas,
numeradas y archivadas.
h. Llevar una tarjeta abierta de mantenimiento a cada uno de los vehículos del
Programa.
i. Comunicar por escrito al Señor Director cuando se observan anomalías en
cualquiera de las áreas.
j.
Autorizar y supervisar la administración del consumo de abastecimiento,
recursos y personal, así como también lo concerniente a la transportación.
k. Mantener un control en cuanto al consumo y distribución de la energía eléctrica.
l. Supervisar la aplicación de mecanismos para evitar consumo innecesario de
electricidad. (Velar que, al finalizar las labores, estén debidamente apagados los
acondicionadores de aires, además de las luces, los Equipos de Cómputos, así
como también otros Dispositivos Eléctricos).
m. Elaborar un informe mensual al Señor Director sobre el funcionamiento de las
instalaciones eléctricas y sanitarias.
n. Exigirun informe mensual de las diferentes actividades realizadas en las
secciones bajo su mando (En especial, las secciones de Personal y
Transportación).
o. Supervisar el buen estado de los vehículos asignados al programa.
p. Ofrecer el apoyo logístico a todas las actividades académicas programadas.
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1.3
Sub-Director (a) Académico (a)
La Subdirección Académica tiene bajo su responsabilidad las Secciones de Estadística,
Becas Nacionales e Internacionales, Currículum y Evaluación, Planes y Programas, así
como la planificación y desarrollo de las actividades de la Pasantía Militar, por lo que
debe velar por el buen funcionamiento de cada una de ellas, ya sea de forma individual
y conjunta.
Especificaciones del puesto:
El (la) Sub-Director(a) Académico(a) del PECPFFAA será un(a) Oficial Superior de las
Fuerzas Armadas, en servicio activo, Diplomado de Estado Mayor, designado por el
Ministro de Defensa.
Sus funciones y deberes son:
a. Supervisar las coordinaciones generales de las relaciones inter-Institucionales, a
través de los enlaces con las instituciones de educación superior y otros
organismos de educación.
b. Organizar todas las conferencias que se imparten a través del Programa,
debiendo para
tales fines coordinar con las
Divisiones y
Secciones
correspondientes.
c. Planificar y programar los recursos educativos.
d. Administrar los recursos de capacitación profesional en estrecha coordinación
con la Sub-Dirección Administrativa.
e. Mantener un registro actualizado de los estudiantes y pasantes que estén bajo la
supervisión del Programa, con sus datos personales y su desenvolvimiento
académico.
f. Aplicar los lineamientos generales establecidos por la Dirección para la
obtención de opciones educativas.
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g. Mantener relaciones abiertas con los diferentes organismos educativos tanto
nacionales como internacionales.
h. Realizar supervisiones sorpresivas y periódicas a los estudiantes y pasantes que
estén bajo la responsabilidad del Programa.
i. Coordinar todas las actividades concernientes a los oficiales que están
realizando la pasantía militar.
j.
Elaborar informes periódicos a la Dirección sobre el rendimiento académico de
los estudiantes.
k. Dar seguimiento a las novedades que presenten los estudiantes.
l. Elaborar informes trimestrales de las evaluaciones que realizan los pasantes.
m. Supervisar la confección de las documentaciones requeridas, así como los
materiales de apoyo para cursantes y docentes, las certificaciones y los
diplomas de los programas de capacitación impartidos.
1.4
Encargado (a) de contabilidad
El Departamento de Contabilidad es un puesto de Gestión que depende directamente
del Director y está, conforme al organigrama vigente, en el mismo nivel que los Subdirectores. Es el centro de las operaciones financieras del PECPFFAA. Administra las
partidas presupuestarias establecidas en el Presupuesto Anual. Controla gastos,
realiza las cotizaciones requeridas por el Director y desarrolla la programación de
nóminas y pagos a suplidores, pagos relacionados a los acuerdos becarios entre otros
requerimientos del puesto. Para el desempeño de sus funciones, tiene bajo su mando a
los Encargados de las Secciones de Presupuesto, Nómina y Compras.
Especificaciones del puesto:
El (la) Encargado(a) de Contabilidad del PECPFFAA será un(a) Oficial de las Fuerzas
Armadas, graduado de Licenciado en Contabilidad, designado por el Ministro de
Defensa, dependiente del Director del PECPFFAA.
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Sus funciones y deberes son:
a) Asesorar al Director del PECPFFAA en todo lo relativo a la formulación de las
políticas en el área presupuestaria y financiera.
b) Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Sistema de
Contabilidad de nuestras Fuerzas Armadas.
c) Llevar el control apropiado en los registros de los libros, cuentas, activos,
pasivos y documentos relacionados con la Actividad Presupuestaria que
representa.
d) Presentar al Director de manera periódica, un detalle presupuestario de las
ejecuciones realizadas.
e) Llevar un control estricto de los gastos, facturas, y compromisos del
PECPFFAA, remitiendo un informe de los mismos de manera mensual.
f)
Requerir de cada uno de los departamentos la lista de necesidades y elaborar
en el mes de agosto de cada año el anteproyecto de presupuesto del año fiscal
siguiente.
g) Elaborar antes del día 10 de cada mes las nóminas de sueldos, especialismos,
viáticos y raciones, combustibles y otras que por su carácter rutinario deben ser
remitidas a tiempo a la Contraloría General de la República
h) Remitir toda documentación una vez elaborada y justificada, al Encargado de
Auditoría Interna del PECPFFAA para su debida revisión y comprobación.
i)
Mantener actualizado los registros de las operaciones contables.
j)
Realizar, por la vía correspondiente, todos los libramientos autorizados.
k) Procesar y tramitar al Contralor General de la República vía Ministerio de
Defensa, las solicitudes de cambio de registro de firma del titular, cuando fuere
necesario.
l)
Garantizar que las nóminas y los trámites de pago electrónico se realicen
conforme a los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la
República.
m) Velar por la fiel ejecución del presupuesto asignado, acorde con los
lineamientos de la Dirección General de Presupuesto.
n) Confeccionar las nóminas y tramitar el pago electrónico.
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Capítulo II
Puestos de asistencia y asesoría Directiva
2.1
Asesor (a) Jurídico (a)
Especificaciones del puesto:
El(la) Asesor(a) Legal del PECPFFAA será un (a) Oficial de las Fuerzas Armadas, en
servicio activo, graduado de Licenciado o Doctor en Derecho, reconocido por las Leyes
Dominicanas, dependiente directo del Director del PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a. Asesorar al Director del Programa en todos los asuntos jurídicos.
b. Realizar las investigaciones que le hayan sido ordenadas por la Dirección del
Programa.
c. Emitir la opinión jurídica correspondiente, en aquellos casos que le sea
requerida.
d. Elaborar los contratos de trabajo del personal civil asignado al Programa y
cualquier otro contrato requerido.
e. Confeccionar los convenios de colaboración académica con las diferentes
instituciones educativas.
f. Disponer de un archivo de los acuerdos, convenios, tratados, protocolos y
resoluciones de organismos nacionales e internacionales que se relacione con el
quehacer del PECPFFAA.
2.2 Auditor (a) Interno (a)
Especificaciones del Puesto:
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El Encargado (a) de la auditoría interna del PECPFFAA, será un Oficial delas Fuerzas
Armadas, en servicio activo, graduado de Licenciado en Contabilidad, y habilitado
como Contador Público Autorizado (CPA), designado por el Ministro de Defensa,
dependiente del Director del PECPFFA.
Sus funciones y deberes son:
a) Examinar, fiscalizar y supervisar las operaciones administrativas y financieras de
la ejecución presupuestaria a la cual está asignado.
b) Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el sistema de
contabilidad del Ministerio de Defensa.
c) Auditar todos los expedientes concernientes a la adquisición de bienes y
servicios, ya sea vía presupuesto y/o de fondos internos, antes de ser firmado
por el Director, debiendo para tales fines estampar un sello que diga "Auditora
Interna" y encima del mismo su firma.
d) Realizar arqueos selectivos a las propiedades existentes en el almacén.
e) Revisar, analizar y auditar los informes de ejecución presupuestaria, elaborado
por el Departamento de Contabilidad.
f) Cooperar con el Departamento de Contabilidad en la elaboración del
anteproyecto de presupuesto anual.
g) Revisar los libramientos de (Sueldos, especialismos, viáticos, raciones,
combustibles y gastos).
h) Fiscalizar todos los pedidos al momento de ser recibidos por el Encargado de
Almacén y Suministro, de manera que proceda a determinar si la cantidad y
calidad de los artículos está acorde con lo especificado en la orden de compras.
i) Establecer los mecanismos de control necesario para el registro de todas las
operaciones contable del PECPFFAA.
j) Velar por el buen funcionamiento de los controles internos y sugerir la inclusión
de otros si fuese necesario.
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k) Realizar un inventario semestral a las propiedades del PECPFFAA, o cuando la
superioridad lo considere de lugar.
l) Revisar las órdenes de compras y verificar que estas se realicen acorde al
sistema de compras y contrataciones públicas.
m) Verificar las órdenes de compras y demás documentos relativos a la adquisición
de materiales, equipos y/o servicios, antes de ser firmados por el Director, de
manera que cualquier error pueda ser corregido previa a la firma.
n) Preparar el Plan Anual de auditoría del PECPFFAA, con las actividades
financieras a realizar y su cronograma.
o) Asegurarse de que las recomendaciones sugeridas por la auditoria anual
realizada por la Comisión de Auditores Internos del Ministerio de Defensa, sean
corregidas e implementada por el auditor interno del PECPFFAA.
2.3 Encargado (a) de Relaciones Públicas
Especificaciones del Puesto:
El (la) Encargado(a) de Relaciones Públicas del PECPFFAA será un(a) Miembro de las
Fuerzas Armadas, en servicio activo, o un(a) civil especialista en el área, dependiente
directo del Director del PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a) Proyectar la imagen del Programa de Educación y Capacitación Profesional de
las Fuerzas Armadas y de su quehacer a través de medios de comunicación y
las redes sociales, previa anuencia de las instancias Superiores.
b) Convocar y difundir a través de los medios de comunicación pertinentes, las
actividades que desarrolle el PECPFFAA tanto interna como externa.
c) Mantener al día un álbum de fotos físico y digital conjuntamente con archivos
de videos y grabaciones de interés del PECPFFAA.
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d) Mantener una base de datos actualizada sobre todas las actividades, visitas y
proceso realizados en el Departamento.
e) Clasificar y valorar las evidencias fotográficas de las memorias del PECPFFAA,
a fin de que correspondan con los lineamientos institucionales.
f)
Mantener actualizada la galería de Directores del PECPFFAA.
g) Seleccionar con suficiente tiempo de antelación, en coordinación con la
Dirección del PECPFFAA, las áreas que sean necesarias para el desarrollo de
cualquier evento de carácter oficial del mismo.
h) Atender las personalidades que visitan de manera oficial a este Programa de
Educación.
i)
Supervisar el cumplimiento de todos los detalles requeridos para el buen
desenvolvimiento de cada evento.
j)
Cubrir los eventos elaborando notas de prensa y coordinando con el fotógrafo
las gráficas del mismo previa difusión oficial delPECPFFAA.
k) Remitir al Encargado(a) de Informática, vía Sub-Director Administrativo una
reseña y fotos de las actividades realizadas para su publicación en la página
web del PECPFFAA.
l)
Facilitar entrevistas, fotos y otros materiales a los medios de comunicación que
lo requieran previa autorización de la Dirección.
m) Representar al Programa en encuentros de comunicación.
n) Coordinar la agenda de actividades del Director con el Ayudante
(Participación
en
reuniones,
entrevistas,
encuentros,
entre
otras
actividades).
o) Organizar y coordinar los preparativos relacionados con el desarrollo de
eventos propios del PECPFFAA.
p) Apoyar las actividades relativas a los eventos académicos realizados por la
institución (talleres, seminarios, cursos, entre otros), siempre que sea
requerido.
q)
Rendir mensualmente las memorias de Relaciones Públicas, incluyendo los
detalles relacionados con el Programa.
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2.4 Encargado (a) de Enlaces Internacionales e Interinstitucionales
Especificaciones del Puesto:
El (la) Encargado(a) de Relaciones Internacionales del PECPFFAA será un especialista
en esta área, dependiente del Director del PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a) Mantener una relación directa con organismos internacionales a los fines de
consolidar las relaciones interinstitucionales.
b) Desarrollar un historial sobre los aspectos relacionados con los Convenios,
Acuerdos, memorándums de entendimiento, resoluciones, publicaciones y
actos.
c) Coordinar la cooperación académica con organismos internacionales para
alcanzar un mejor desarrollo profesional.
d) Mantener una base de datos al día, relacionada con personas y/o Instituciones
internacionales, en la que se incluyan informaciones de carácter académico, de
interés para el PECPFFAA.
e) Establecer y mantener una amplia y efectiva comunicación con entidades y
organismos internacionales académicos.
f)
Proponer los obsequios, medallas y otros presentes que deban ser
otorgados a organismos internacionales o a sus respectivos representantes
en eventos que el PECPFFAA participe.
g) Realizar todas las actividades o participar en todos los eventos designados
por la superioridad.
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h) Elaborar
mensualmente
las
memorias
de
actividades
sobre
su
Departamento para presentarla al Director.
i)
Dar seguimiento a las directrices emanadas por la Dirección para la
coordinación estrecha de relaciones con estas dependencias.
j)
Mantener comunicación permanente con otras instituciones educativas,
públicas o privadas.
2.5 Ayudante y/o Asistente del/ director (a)
Especificaciones del Puesto:
El Ayudante deldirector (a) del será un Oficial de las Fuerzas Armadas, en servicio
activo permanente, dependiente del Director del PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a. Manejar las correspondencias de la Dirección.
b. Llevar el control de la caja chica, de acuerdo con el sistema de contabilidad de
las Fuerzas Armadas.
c. Canalizar todas las solicitudes de audiencias.
d. Coordinar con el Encargado de Relaciones Públicas y Protocolo la agenda de
eventos y actividades del Director.
e. Canalizar ante los departamentos correspondientes las instrucciones de carácter
general emanadas del Director.
f. Garantizar la organización de las propiedades y documentos del despacho del
Director.
g. Velar por la organización del archivo general del Programa, debiendo llevar un
cronológico al día de la correspondencia que se tramiten.
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h. Informar al Director de todos los mensajes, llamadas telefónicas, visitas,
comunicaciones y llevar una relación de las mismas.
i. Supervisar los libros registro de las correspondencias recibidas y enviadas.
j.
Mantener la seguridad de las correspondencias de carácter clasificado.
k. Disponer de una lista actualizada de teléfonos, direcciones y datos personales
de los integrantes de estePrograma.
l. Controlar las áreas de la Dirección (Despacho, Área de Espera, Área de
Archivos, Equipos, Muebles, Pantry y demás áreas asignadas), garantizando el
orden, la organización y la limpieza.
m. Procurar el abastecimiento de los artículos utilizados por la dirección para los
asuntos personales del Director, así como para las atenciones de los visitantes.
n. Supervisar el personal del servicio de camarería de la Dirección.
o. Controlar el mensajero.
Capítulo III
Puestos de Gestión Administrativa
3.1
Encargado (a) de la Sección de Personal
Especificaciones del puesto:
El (la) Encargado(a) de la Sección de personal del PECPFFAA será un Oficial de las
Fuerzas Armadas,dependiente de la Subdirección Administrativa para el desempeño de
esas funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Llevar un control estricto de la asistencia y puntualidad del personal de planta.
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b. Llevar un registro de los datos personales del personal de planta asignado a
este Programa.
c. Tramitar las acciones correspondientes, en cuanto a nombramientos, traslados,
sanciones, jubilaciones, conclusión de contratos y promociones.
d. Velar porque los informes de tardanzas, ausencias y permisos del Personal de
Planta sean remitidos a tiempo a los Encargados de áreas y coordinar las
acciones correspondientes.
e. Suministrar mensualmente a la Sección de Contabilidad, un listado del personal
de planta para la comprobación y elaboración de la Nómina de pago.
f. Llevar un control de los permisos, licencias médicas, vacaciones, comisiones y
servicios del personal del Programa.
g. Realizar los procesos de inducción al nuevo personal designado a la institución.
h. Supervisar que cada personal esté capacitado y orientado sobre la función que
desempeña.
i. Formar parte del equipo que realiza evaluaciones de desempeño del personal
administrativo cuando sea requerido por los superiores.
3.2
Encargado (a) de Informática
Especificaciones del puesto:
El Encargado(a) de la Sección de Informática del PECPFFAA será un miembro de las
Fuerzas Armadas, bajo la dependencia del Sub-director Administrativo para el
desempeño de esas funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Velar por el buen funcionamiento físico y operacional de todos los recursos
informáticos de este Programa de Educación.
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b. Crear o actualizar las políticas de los sistemas operativos y controlador de
dominios que eviten la divulgación, duplicación, modificación, destrucción,
pérdida, mal uso, robo y acceso no autorizado de las informaciones digitales.
c. Sugerir o actualizar las normas y programas de estudio que permita el uso
adecuado de los recursos tecnológicos.
d. Coordinar a través de la Sub-Dirección Académica cursos de actualización y
adiestramiento al personal, de los recursos informáticos con que cuenta este
PECPFFAA.
e. Velar por las actualizaciones y buen funcionamiento de la Pagina Web del
PECPFFAA.
f. Preparar un informe semestral detallado de los recursos computacionales y sus
especificaciones.
g. Evaluar, preparar y confeccionar la ejecución de nuevos proyectos en el área de
la informática a nivel de equipamiento y aplicaciones que permitan mantener a la
vanguardia, el quehacer del PECPFFAA., incluyendo los cursos virtuales.
3.3
Encargado (a) deAlmacén y Suministros
Especificaciones del puesto:
El Encargado(a) de la Sección de Almacén y Suministros del PECPFFAA será un
Oficial de las Fuerzas Armadas, bajo la dependencia del Sub-director Administrativo
para el desempeño de esas funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Sistema de
Contabilidad del Ministerio de Defensa.
b. Procesar, controlar y distribuir de forma racional los bienes, equipos, materiales
y servicios, que sirvan de soporte logístico al quehacer del PECPFFAA.
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c. Llevar el Tarjetero de Control de Propiedades, a fin de mantener un estricto
control de las mismas.
d. Revisar todos y cada uno de los pedidos al momento de ser recibidos en el
almacén de manera conjunta con el Auditor del PECPFFAA., debiendo
determinar si la cantidad y calidad de los artículos está acorde con lo
especificado en la orden de compras.
e. Ejecutar, basado en el procedimiento de control de propiedades y registro, tanto
de manera interna, como en la Sección de Propiedades del Ministerio de
Defensa, para un mejor control y protección de las mismas.
f. Realizar evaluaciones periódicas en el sistema de Almacén y Suministros, para
recomendar mejoras si fuese necesario.
g. Realizar un inventario semestral a las propiedades del PECPFFAA., o cuando la
superioridad lo considere de lugar.
h. Preparar y firmar los formularios de pedidos y los presentará al Director del
PECPFFAA., para aprobación.
i. Despachar los pedidos de propiedades con previa aprobación del Director.
j.
Llevar un adecuado almacenamiento de los materiales tomando medidas de
mantenimiento, seguridad y protección necesarias.
k. Establecer controles de los pedidos, la frecuencia con que se hacen y la
cantidad solicitada, por cada una de las instancias del PECPFFAA.
l. Coordinar con elEncargado (a) de Almacén del Ministerio de Defensa la
actualización de los cargos de bienes muebles y equipos del PECPFFAA.
m. Realizar periódicamente la revisión de los materiales y equipos, a fin de
constatar que su existencia se corresponda con el tarjetero y que estén en buen
estado.
n. Gestionar el descargo de los materiales y equipos que se encuentran fuera de
servicio por exceso de uso.
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Capítulo IV
Puestos de Gestión Académica
4.1
Encargado (a) de Becas Nacionales e Internacionales
Especificaciones del Puesto:
El (la) Encargado(a) de la Sección de Becas Nacionales e Internacionales del
PECPFFAA será un miembro de las Fuerzas Armadas, bajo la dependencia del Subdirector Académico para el desempeño de sus funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Llevar el registro y control de los expedientes del personal que es beneficiado
mediante acuerdos interinstitucionales, así como los que son favorecidos con la
ayuda económica.
b. Solicitar periódicamente al enlace de las universidades e institutos con las que
poseemos acuerdos un listado con las calificaciones obtenidas por el personal
beneficiado.
c. Requerir periódicamente al personal favorecido con la ayuda económica un
comprobante, tanto de pago como de calificaciones.
d. Emitir un informe mensual al Sub-Director Académico indicando la cantidad del
personal beneficiado durante el mes, así como la deserción o baja académica si
la hubiere.
e. Asistir al Sub-director Académico en lo concerniente a la firma de acuerdos
interinstitucionales nacionales e internacionales.
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4.2
Encargado (a) de la Sección de Currículum y Evaluaciones
Especificaciones del Puesto:
El Encargado(a) de la Sección de Currículum y Evaluaciones PECPFFAA será un
miembro de las Fuerzas Armadas, bajo la dependencia del Sub-director Académico
para el desempeño de esas funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Llevar un registro del control del personal seleccionado por las instituciones con
la finalidad de realizar cursos.
b. Recibir de la Sub-Dirección Académica los expedientes con los candidatos
seleccionados por las diferentes instituciones de las Fuerzas Armadas
designados para realizar los distintos cursos.
c. Contactar al Departamento de Personal de la institución a la que pertenezca el
personal seleccionado, a fin de obtener sus números de contacto para iniciar los
trámites correspondientes.
d. Llenar el formulario de control con la finalidad de obtener las informaciones
pertinentes.
e. Suministrar al escribiente del PECPFFAA., el formulario del beneficiario
debidamente lleno y con todos sus anexos con la finalidad de realizar el informe
de salida en el caso que dicho estudio sea en el exterior.
f. Suministrar al departamento de estadísticas el formulario debidamente
completado y con todos sus anexos con la finalidad de actualizar la base de
datos.
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4.3
Encargado(a) de Planes y Programas
Especificaciones del Puesto:
El Encargado(a) de la Sección de Planes y Programas PECPFFAA será un Oficial de
las Fuerzas Armadas, bajo la dependencia del Sub-director Académico para el
desempeño de esas funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Coordinar y diseñar el calendario académico, con un mínimo de treinta (30) días
de antelación al inicio del primer semestre del año académico próximo, o cuando
este le sea requerido.
b. Informar al Sub-Director (a) Académico (a) sobre el desenvolvimiento de los
planes y programas, a fin de que sean realizados los ajustes necesarios.
c. Realizar coordinaciones con los Encargados de las diferentes áreas de
estePrograma para la preparación de los planes y programas.
d. Mantener un archivo con el contenido de los programas actualizados de cada
Curso.
e. Desarrollar nuevos programas de estudio, conjuntamente con el Sub-Director(a)
Académico.
f. Mantener en archivo una copia actualizada de los planes de estudios
académicos.
g. Coordinar con las diferentes academias la incorporación de los nuevos oficiales
a la pasantía Militar.
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h. Planificar, organizar y coordinar todo los planes y eventos con relación a la
pasantía militar.
4.4
Encargado (a) de Estadísticas
Especificaciones del puesto:
El (la) Encargado(a) de la Sección de Estadística del PECPFFAA será un miembro de
las Fuerzas Armadas, bajo la dependencia del Sub-director Académico para el
desempeño de sus funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Suministrar todos los datos estadísticos al Subdirector Académico del
PECPFFAA.
b. Incluir todo lo relacionado con los miembros de las diferentes instituciones
militares que se encuentren estudiando en el exterior.
c. Hacer mensualmente un listado con los nombres del personal militar de las
diferentes instituciones castrenses que culminan sus estudios en el exterior,
además de una estadística numérica.
d. Emitir un informe mensual sobre las actividades realizadas por este
departamento el último día de cada mes.
e. Actualizar todas las estadísticas de los programas académicos de la institución.
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Capítulo V-Puestos de Gestión Financiera
5.1
Encargado (a) de Compras
Especificaciones del Puesto:
El Encargado(a) de Compras del PECPFFAA, será unMiembro del Ministerio de
Defensa en servicio activo, dependiente directo del Encargado(a) del Departamento de
Contabilidad del PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a) Velar por el cumplimiento de los procedimientos en la ley 340-06 sobre Compras
y Contrataciones Públicas.
b) Solicitar las cotizaciones de los bienes y servicios, materiales y equipos que se
necesiten adquirir para uso del PECPFFAA.
c) Asegurarse que las compras que realice del PECPFFAA, cumplan las normas y
requisitos vigentes.
d) Obtener la aprobación del Director para la adquisición de bienes y servicios.
e) Verificar que los bienes y servicios adquiridos en el mercado local, lleguen
intactos en el tiempo estimado y tengan la calidad requerida y los precios acorde
con el mercado local.
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f) Mantener relaciones comerciales con personas físicas o
jurídicas
en
representación del Director del PECPFFAA.
5.2
Encargado (a) de Presupuesto y Nómina
Especificaciones del puesto:
El Encargado(a) de Presupuesto del PECPFFAA, será unMiembro del Ministerio de
Defensa en servicio activo, dependiente directo del Encargado del Departamento de
Contabilidad del PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a) Preparar el anteproyecto de presupuesto de gastos del PECPFFAA.
b) Velar por el fiel cumplimiento de los controles establecidos para la Ejecución
presupuestaria.
c) Asesorar al Director y al Contador acerca de la ejecución presupuestaria de
la institución.
d) Mantener informado al Director y al Contador sobre la ejecución
Presupuestaria en las diferentes actividades económicas de la institución.
e) Asegurar que el anteproyecto de presupuesto se elabore y se tramite en el
tiempo previsto.
f) Asegurar que la ejecución presupuestaria se lleve a cabo cumpliendo con las
normas vigentes de la Dirección General de Presupuestos (DIGEPRES).
g) Velar porque los fondos presupuestarios sean aplicados para los fines que
fueron aprobados.
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h) Mantener
comunicación
permanente
con
la
Dirección
General
de
Presupuesto, a fin de tratar las modificaciones presupuestarias trimestrales.
Capítulo VI-Puestos comunes
6.1
Recepcionista
Especificaciones del puesto:
El Recepcionista del PECPFA será un miembro de las Fuerzas Armadas, en servicio
activo, o un especialista en el área, dependiente directo del Sub-Director(a)
Administrativa.
Sus funciones y deberes son:
a. Recibir y orientar a los visitantes sobre la ubicación de las diferentes oficinas y
funcionarios de la entidad.
b. Operar la central telefónica para recibir, realizar y transferir llamadas a las diferentes
unidades de la Institución.
c. Llevar control de los visitantes y entregar la identificación correspondiente.
d. Llevar registro y control del número de llamadas de larga distancia que entran y
salen de la institución.
e. Velar porque la central telefónica se conserve en buen estado y reportar cualquier
avería observada.
f. Ofrecer informaciones diversas a los visitantes previa autorización.
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g. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas
conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
h. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
6.2
Fotógrafo
Especificaciones del puesto:
El Fotógrafo del PECPFFAA será un Miembro de las Fuerzas Armadas, en servicio
activo permanente, o en retiro o un civil especialista en el área, dependiente directo del
Encargado(a) de Relaciones Públicas del PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a. Tomar fotografías de diferentes actividades, tales como: charlas, cursos,
inauguraciones, ruedas de prensa y otros eventos realizados en la institución.
b. Realizar el revelado y copiado de los rollos de películas.
c. Llevar registro de las fotografías de los eventos realizados por la institución.
d. Solicitar materiales y equipos necesarios para la realización de su trabajo.
e. Dar mantenimiento y buen uso a los equipos fotográficos.
f. Realizar ampliaciones de fotografías en el laboratorio.
g. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
h. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
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6.3
Secretaria
Especificaciones del puesto:
La Secretaria será un miembro de las Fuerzas Armadas, en servicio activo, o un
especialista en el área, bajo la dependencia del departamento asignado para el
desempeño de esas funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Recibir, registrar y distribuir la correspondencia de su superior.
b. Redactar comunicaciones que les sean encomendadas por su superior
inmediato.
c. Digitar documentos variados, tales como: cartas, oficios, folletos, circulares,
informes.
d. Recibir, atender visitantes y dar informaciones, previa autorización.
e. Tomar dictados en reuniones a solicitud de su superior y transcribirlos
f. Llevar agenda de reuniones y citas de su superior.
g. Realizar y recibir llamadas telefónicas.
h. Velar por la organización del archivo del área.
i. Solicitar material de oficina y controlar su uso.
j.
Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
k. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
6.4 Digitador(a)
Especificaciones del puesto:
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ElDigitador(a) será un miembro de las Fuerzas Armadas, en servicio activo, o un
especialista en el área, bajo la dependencia del departamento asignado para el
desempeño de esas funciones.
Sus funciones y deberes son:
a. Recibir documentos para su digitación y procesamiento.
b. Revisar los datos procesados y aplicar correcciones.
c. Controlar la calidad de los datos procesados.
d. Archivar los datos y documentos digitados, de acuerdo al sistema establecido.
e. Llevar registro y control de los documentos recibidos y del orden asignado para
su digitación.
f. Imprimir los trabajos digitados, según instrucciones.
g. Solicitar material gastable según necesidades.
h. Reportar fallas existentes en el equipo.
i. Informar a su superior sobre las necesidades de material gastable.
j.
Velar por el mantenimiento y limpieza de los equipos bajo su responsabilidad.
k. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
l. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
6.5Encargado (a) de la Sección de Correspondencia y Archivo
Especificaciones del puesto:
El Encargado(a) de la Sección de Correspondencia y Archivo será un miembro de las
Fuerzas Armadas, en servicio activo, o un especialista en el área, bajo la dependencia
del departamento asignado para el desempeño de esas funciones.
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Sus funciones y deberes son:
a) Llevar el control de entrada y salida de la correspondencia, así como de sus
archivos.
b) Clasificar y archivar la correspondencia en las carpetas correspondientes.
c) Mantener actualizados los archivos.
d) Guardar la confidencialidad de la correspondencia.
e) Distribuir la correspondencia emitida por la Dirección del PECPFFAA., a los
distintos departamentos, tanto internos como externos.
f) Recibir, clasificar, y registrar documentos.
g) Archivar documentos de acuerdo al sistema establecido.
h) Desglosar, clasificar, fechar, numerar y preparar documentos a ser archivados.
i) Llevar registro y control de documentos recibidos y prestados.
j) Numerar, codificar y archivar documentos según sistema establecido.
k) Velar por la actualización y organización de los archivos de la institución.
l) Localizar en el archivo cualquier documento o información que le sea requerido,
previa autorización.
m) Movilizar el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas.
n) Participar en la realización de inventarios físicos.
o) Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
p) Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
6.6Mensajero
Especificaciones del puesto:
El Mensajero(a) del PECPFFAA será un miembro de las Fuerzas Armadas, en servicio
activo, o un especialista en el área, dependiente directo del Ayudante del Director(a).
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Sus funciones y deberes son:
a. Recibir y organizar los documentos y materiales a ser distribuidos tanto dentro
como fuera del PECPFFAA.
b. Distribuir correspondencia, circulares, boletines, telegramas y documentos
diversos, en las diferentes unidades de la Institución.
c. Colaborar en la realización de labores sencillas de oficina tales como: operar
máquina fotocopiadora, compaginar y grapar documentos.
d. Recibir la correspondencia de la sección de escribientes para su distribución.
e. Requerir la firma de los expedientes y documentos que sean llevados a las
diferentes unidades de la institución o instituciones vinculadas a las actividades
del PECPFFAA (acuse de recibo).
f. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
g. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
h. Entregar acuse de recibo al encargado de la instancia correspondiente para
fines de archivo.
6.7Camarero (a)
Especificaciones del puesto:
El Camarero(a) del PECPFFAA será un miembro de las Fuerzas Armadas, o un
profesional en el área, dependiente directo del (de la) Ayudante del (de la) Director(a).
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Sus funciones y deberes son:
a. Ofrecer brindis a funcionarios y visitantes de la institución.
b. Informar a su superior de la necesidad de reponer bebidas, alimentos y
utensilios para el buen desempeño de sus funciones.
c. Recoger los utensilios de los salones luego de los eventos.
d. Velar por la higiene y limpieza de los utensilios utilizados en los brindis.
e. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
f. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
6.8Encargado (a) de Conserjería
Especificaciones del puesto:
ElEncargado(a) de Conserjería del PECPFFAA será un miembro de las Fuerzas
Armadas en servicio activo, dependiente directo del Sub-DirectorAdministrativo del
PECPFFAA.
Sus funciones y deberes son:
a. Barrer y limpiar el área asignada.
b. Limpiar paredes, puertas, ventanas, baños y otros.
c. Trasladar mobiliarios, equipos y materiales de oficina según instrucciones.
d. Limpiar alfombras y mobiliarios de oficina.
e. Lavar los utensilios de cocina.
f. Limpiar, regar, podar y ordenar plantas ornamentales.
g. Aplicar abonos a las plantas según instrucciones.
h. Recoger y botar basura.
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Manual de Funciones
i. Colaborar en las labores de abrir y cerrar las Oficinas.
j.
Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
k. Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
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