Grupo de Mejora de la Delegación

ANEXO III
PREMIOS A LAS MEJORES PRÁCTICAS
MEMORIA
DATOS GENERALES
Denominación del órgano: Grupo de Mejora de la Delegación Territorial de la
Junta de Castilla y León en Burgos.
Nombre de la Práctica: Desarrollo sostenible.
DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA
El Grupo de Mejora de la Delegación Territorial de la Junta de Castilla y León
en Burgos participa en el proceso de mejora continúa en el funcionamiento de
la Administración Pública de Castilla y León en el ámbito de la Delegación
Territorial de la Junta de Castilla y León en Burgos.
En el Plan de Acción 2009 del Grupo de Mejora se recogía como cuarto
objetivo específico el Apoyo al Desarrollo Sostenible.
En cumplimiento de dicho Plan se estableció por el Grupo de Mejora un
completo sistema de gestión medioambiental a través de cinco etapas:
1ª.- Compromiso de la dirección
2ª.- Revisión de las prácticas medioambientales llevadas a cabo hasta
entonces.
3ª.- Establecer un plan de acción
4ª.- Establecer una política medioambiental
5ª.- Puesta en marcha y autoevaluación
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De esta forma, una vez cumplidas las dos primeras fases, se establecieron
cuatro líneas de acción, Gestión de Residuos, Gestión de la Energía, Gestión
del Agua y Reducción de Emisiones Atmosféricas.
Cada una de estas líneas se concreta en una serie de actuaciones con un
responsable, un seguimiento y un registro.
Con esta práctica se pretende que todos los trabajadores de la Delegación
Territorial tomen conciencia de la importancia que tiene el dar un buen uso a
las instalaciones y a los medios materiales de los que disponen para realizar
todas sus tareas diarias. Se trata de optimizar su manejo de manera que el
empleado de la Delegación Territorial consiga a través de pequeñas acciones
unos hábitos de trabajo más adecuados al medio ambiente y también de
ahorro dada la importancia que esto tiene en la actual situación de crisis en la
nos encontramos y con el propósito de que sirva para aprender a no
derrochar lo que no tenemos y lo que no es nuestro.
El objetivo que se pretende lograr es economizar recursos cuidando nuestro
medio ambiente, para ello se ha redifundido las diferentes actuaciones
integradas en las Líneas de Acción para ser realizadas por todos los empleados
de la Delegación Territorial, las cuales se han hecho llegar de forma
comprensible para su puesta en práctica, a través de diversos modos de
difusión como el correo electrónico o el pegado de carteles.
Se trata de lograr su cumplimiento consiguiendo la implicación y colaboración
de todos los Servicios, Departamentos o Gerencias Territoriales de ésta
Delegación insistiendo en la adopción de dichas medidas.
Estas acciones podrían resumirse en:
• Imprimir a doble cara todos los documentos que se generen, para
ello se ha solicitado al servicio de informática su colaboración.
• Imprimir, siempre que sea posible, a modo borrador.
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• Realizar las fotocopias también a doble cara.
• Utilizar para las comunicaciones, siempre que sea posible, el correo
electrónico.
• Contribuir al reciclado de los residuos propios.
• Usar tipos de letra que consuman menos toner (tipo Spring-Eco-Sans),
se ha solicitado al servicio de informática su instalación en los
ordenadores personales.
• No imprimir ni fotocopiar en color, salvo que sea realmente
imprescindible.
• Intentar el apagado automático de ordenadores a la media hora de
no estar siendo utilizados, se ha solicitado al servicio de informática la
instalación de dicha opción.
• Se está insistiendo en el uso de impresoras en red, usando las
impresoras individuales solamente en casos imprescindibles o en
documentos de una sola cara en una sola página. En todas aquellas
máquinas multifunción que lo permitan se deberá habilitar la función
de escáner, para lo que los Secretarios Técnicos deberán contactar
con los servicios informáticos.
• Utilizar racionalmente la iluminación y la climatización.
• No derrochar agua, algunas de las cisternas instaladas tienen el
sistema de doble pulsador, intentando usar habitualmente el que
consume menos caudal de agua.
Para lograr el objetivo de Reducir la generación de residuos de papel
mediante reducción del consumo y reciclado se ha propuesto tener en
cuenta las siguientes reglas:
• Usar la papelera del puesto de trabajo exclusivamente para papel y
cartón.
• Cuando se generen residuos de plástico o metal habría que
depositarlos en cajas o contenedores que se habilitarán para ello en
zonas comunes.
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• Cuando
se
generen
residuos
orgánicos
responsabilizarse
de
depositarlos en los contenedores adecuados.
• Se
está
intentando
lograr
el
compromiso
de
las
empresas
encargadas de la limpieza de cada uno de los edificios de ésta
Delegación
de
depositar
los
residuos
de
papel
y
los
de
plástico/metal… en los contenedores adecuados.
Por ello, el Grupo de Mejora, como promotor de ésta iniciativa, ha solicitado
colaboración para el cumplimiento de éstos objetivos y ha propuesto la
presentación de sugerencias a los empleados. Con esta práctica se espera
contribuir al desarrollo sostenible que ha de ser una aspiración permanente de
todas las Administraciones Públicas.
Además se entiende como mejora la satisfacción de los empleados al ver los
resultados positivos que se han ido consiguiendo durante el año 2010. Esto
anima al empleado a seguir realizándolas para que se pueda avanzar y llegar
a realizar otras en el futuro.
Supone también mejora para los ciudadanos, porque la Administración está
intentando ahorrar recursos, para canalizarlos a través de otras acciones que
redunden en beneficio de los mismos a quien se podrá orientar y dirigir para
que las pongan en práctica contribuyendo también al desarrollo sostenible.
Esto hace que aumente la satisfacción del ciudadano con respecto a los
servicios que se le prestan así como a una mejora de la imagen de la
Administración.
Se trata de una práctica además de necesaria, factible, aunque necesite al
principio de concienciación, con un impacto positivo tanto en empleados
públicos como en los ciudadanos, y que es extrapolable a todos los órganos
de la Administración autonómica así como a otras administraciones.
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No se ha realizado ningún estudio acerca del coste de poner en
funcionamiento la práctica, pero se ha de entender que este coste es mínimo
al usarse exclusivamente recursos de los que ya dispone la propia Delegación
Territorial, sin acudir a colaboración externa.
La práctica contiene un sistema de seguimiento trimestral por parte de las
diferentes unidades de la Delegación Territorial responsables de la gestión del
gasto. Los resultados hasta ahora determinan un impacto muy positivo tanto
en la reducción de costes como en el ahorro de suministros.
ENFOQUE
El Grupo de Mejora de la Delegación Territorial de la Junta de Castilla y León
en Burgos tiene como Misión Participar en el proceso de mejora continúa en el
funcionamiento de la Administración Pública de Castilla y León en el ámbito
de la Delegación Territorial de Burgos.
Para desarrollar la práctica se han seguido los procesos establecidos por el
Grupo de Mejora de la Delegación Territorial de Burgos.
Aunque el contenido de ésta práctica no se puede decir que sea novedoso, si
lo son el ánimo y el esfuerzo que supone llevarla a cabo en la Delegación
Territorial de Burgos y en la Junta de Castilla y León pues, hasta ahora, no se
había hecho ninguna declaración de intenciones en éste sentido. De ahí la
razón de que para realizarla se ha estado a la escucha de todos los afectados
y se ha buscado la colaboración de todos los servicios.
Se puede entender que deriva de un aprendizaje basado en la actitud de
mejora permanente. La dinámica se sintetiza en detectar problemas, proponer
soluciones, aplicarlas y evaluar los resultados.
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Dada la fase inicial en la que está, todavía no se han hecho comparaciones
internamente pero nos consta que otros órganos están orientando sus
comportamientos y actitudes por ésta vía del ahorro energético.
Grado de dificultad: Medio-bajo. La dificultad está en intentar comprender
que debemos cambiar nuestra forma de trabajar en algunos aspectos
orientándola a principios más acordes con el medio ambiente y hacerlo ver en
todos los Servicios y Gerencias de la Delegación Territorial de Burgos.
Resistencias con que se ha encontrado: La disposición de los trabajadores
públicos ha sido buena desde el principio aunque se han tenido que eliminar
comportamientos habituales para sustituirlos por otros más acordes con la
filosofía de la práctica. La dificultad, si se ha dado, ha sido por la utilización de
medios técnicos más eficaces en el trabajo.
DESPLIEGUE
La práctica hace referencia a las áreas gestión de los recursos públicos,
desarrollo sostenible y compromiso y satisfacción del empleado público.
Desde el Grupo de Mejora se ha logrado la total implicación del Delegado
Territorial y del Secretario Territorial.
Asimismo se ha solicitado y conseguido la implicación de todos los Servicios,
Departamentos y Gerencias Territoriales de la Delegación Territorial de la Junta
de Castilla y León en Burgos. El hecho de que la mayor parte de los Secretarios
Técnicos formen parte del Grupo de Mejora ha contribuido de manera muy
positiva en este despliegue.
La difusión de las medidas a tomar se ha realizado mediante el empleo de
carteles y el correo electrónico.
Pero sin duda, la mayor contribución al despliegue ha sido la propia actitud de
los empleados públicos que han ido adoptando las medidas y con su ejemplo
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las han ido difundiendo en su práctica laboral diaria, creando un clima de
mayor concienciación y posibilidad de reducir nuestro impacto a través de
pequeños cambios en nuestra actividad laboral.
Se ha de destacar el impacto favorable para el despliegue de estas medidas
que ha supuesto el Programa 3R incluido en el Plan Estratégico de
Modernización de la Administración de Castilla y León, en concreto la Guía de
Ahorro y Eficiencia Energética elaborada por el Ente Regional de la Energía de
Castilla y León y la Implantación de Puntos Limpios Administrativos.
En este sentido se ha de remarcar que a través de una propuesta del propio
Grupo de Mejora de la Delegación Territorial se han realizado acciones de
difusión de la Guía de Ahorro y Eficiencia Energética por medio de
“pantallazos” puntuales, que han alcanzado a todo el personal de la Junta de
Castilla y León.
RESULTADOS
Aunque la práctica se encuentra aún en fase inicial y de desarrollo los
resultados que se han obtenido en éste corto plazo de tiempo están siendo
aceptables y esperanzadores.
Hemos reducido el consumo de papel en un porcentaje interesante aunque
insuficiente, todavía es necesario un esfuerzo añadido en éste sentido. Es
conveniente ir caminando cada da vez más hacia una administración
electrónica que reduciría el considerable impacto ambiental que supone el
consumo y a veces derroche de papel. Se tendría que estudiar éste tema en
la Junta de Castilla y León de manera comprometida y haciéndolo de una
forma consciente e inteligente pensando que para mañana ya es tarde,
comprometiéndose en la utilización de recursos técnicos en éste sentido.
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CONSUMOS
18 . 0 0 0 €
16 . 0 0 0 €
14 . 0 0 0 €
12 . 0 0 0 €
10 . 0 0 0 €
PR IM ER T R I M EST R E
8 .0 0 0 €
SEG U N D O Y T ER C ER T R IM EST R E
6 .0 0 0 €
4 .0 0 0 €
2 .0 0 0 €
0 €
C ON SU M O
PA PEL
C O N SU M O
T O N ER
LU Z
C O N SU M O D E
GA S/ G A SO IL
El consumo de toner también ha disminuido ya que se está imprimiendo en
blanco y negro y utilizando letra que gasta menos.
Como se puede apreciar en el gráfico el gasto de luz aumenta en
determinados meses, puede deberse a varias causas que estamos tratando de
analizar como el mal uso de la calefacción, aire acondicionado, incremento
del coste del suministro y quizás una instalación no del todo adecuada ni
eficiente energéticamente y por tanto mejorable.
Una vez se haya avanzado en la aplicación de la práctica, esperamos
comprobar que la mejora obtenida sea apreciable. Así mismo se espera que
la aplicación de la práctica suponga una mejora cualitativa y cuantitativa en
el funcionamiento de la organización, incidiendo directamente en la
satisfacción del empleado público y en la del ciudadano.
UTILIDAD PARA OTROS ÓRGANOS
La puesta en práctica de las medidas exige un nivel alto de compromiso en la
dirección y en los empleados, pero no ofrece niveles especiales de dificultad ni
conlleva costes adicionales, por lo que es fácilmente aplicable por otros
órganos.
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Se entiende que esta práctica es trasladable en su totalidad y puede ser de
utilidad para todas las Delegaciones Territoriales y los órganos centrales de la
Junta de Castilla y León, así como en las dependencias de las distintas
administraciones públicas territoriales o institucionales.
Las medidas pueden llevarlas a cabo también todo tipo de empresas y los
ciudadanos tanto a nivel particular como en su relación con la administración.
La concienciación que se produce en todos los empleados a través de la
aplicación de las medidas hace que estos pasen a tener un mayor
compromiso de respeto al medio ambiente y de reducción de consumos, y
trasladen este tipo de comportamientos a su vida personal, familiar y social,
convirtiéndose en agentes del cambio.
ADECUACIÓN AL MODELO EUROPEO DE EXCELENCIA
El Modelo Europeo de Excelencia EFQM es el modelo de gestión de la calidad
adoptado por la Junta de Castilla y León.
En este sentido toda la actividad desarrollada por el Grupo de Mejora de la
Delegación Territorial de Burgos está penetrada por la filosofía del modelo
desde la definición de su Misión, Visión y Valores y los Principios Éticos.
La excelencia supone la mejora de los resultados en la dirección adecuada, y
la práctica expuesta encuentra su correspondencia con sus conceptos
fundamentales como son la orientación hacia resultados, la orientación al
cliente, el liderazgo y la coherencia, la gestión por procesos y hechos, el
desarrollo e implicación de las personas, el proceso continuo de aprendizaje y
mejora,
la
responsabilidad
social
de
la
organización,
y
una
menor
correspondencia con el desarrollo de alianzas.
En este supuesto, tal y como se ha descrito en anteriores apartados de esta
Memoria, se han usado los criterios agentes del Modelo EFQM a través de una
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buena gestión del liderazgo, una planificación y desarrollo adecuado de la
estrategia para poner en práctica las medidas, una interactuación con las
personas mediante el sistema de toma decisiones del Grupo de Mejora y la
información y puesta en práctica de las medidas por todo el personal, la
optimización de recursos ya a disposición de la administración para realizar el
Plan y el uso de un sistema de gestión por procesos para implantarlo.
La utilización de estos criterios agentes ha llevado a cumplimentar los criterios
resultado:
- Resultados en las personas: Una mayor concienciación del impacto de
nuestra actividad diaria en el medio ambiente y la posibilidad de reducir
ese impacto ahorrando costes, lo que redunda en una mayor satisfacción
y mejora del clima laboral y una predisposición hacia nuevas técnicas de
trabajo como la administración electrónica.
- Resultados en los usuarios: Mediante una mejor administración de los
recursos públicos y una mejor prestación de servicios a los ciudadanos. Lo
que lleva a una mejora en la imagen de la actividad administrativa y de
los empleados públicos.
- Resultados en el entorno: Este criterio es el fundamento del Plan de
Desarrollo Sostenible. Todas las medidas puestas en práctica contribuyen
a la reducción de consumos y de nuestro impacto, y cobran un efecto
multiplicador a través de los comportamientos de los empleados en su
entorno privado y a través de su ejemplo en otras organizaciones públicas
o privadas.
- Resultados Clave en la Organización: Este Plan de Desarrollo Sostenible
cumple con las premisas establecidas por la Junta de Castilla y León en su
Plan Estratégico de Modernización de la Administración de Castilla y
León, especialmente a las establecidas en su Estrategia 5ª “Una
Administración Responsable”. Contribuye además de una forma muy
favorable en el esfuerzo de contención del gasto en el que está inmersa y
en la gestión eficiente, eficaz y sostenible de los recursos.
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