Metadatador-MU-01r02

Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario
Proyecto METADATACIÓN DE ACTIVOS
DIGITALES DE ARCHIVOS
Autor: Sv. Informática - SGT
Versión: 01.02
Fecha: 29/07/2009
METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS
Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario
Hoja de Control de Modificaciones
Hoja de Control de Modificaciones
Título
METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE
ARCHIVOS
Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de
Usuario
Versión
01.02
Realizado
Sv. Informática - SGT
Fecha
30/06/2009
CONTROL DE VERSIONES
Versión
Descripción / Motivo versión
Fecha de presentación
01.00
Versión inicial
30/06/2009
01.01
Plasmación de las correcciones
realizadas en la versión 1.1 de la
herramienta
(Versión no existente)
01.02
Plasmación de las modificaciones y
correcciones realizadas en la versión
1.2 de la herramienta
29/07/2009
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METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS
Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario
Manual de Usuario
1. Objeto del Documento
El objeto del presente documento es ofrecer a los usuarios de la Herramienta de apoyo a la metadatación de
activos digitales de Archivos un manual que le permita su correcto manejo y resolver de forma autónoma sus posibles
dudas.
2. Manual de usuario
2.1.
Consideraciones previas
La Consejería de Cultura a través del Servicio de Archivos está promoviendo un ambicioso Plan de
Reproducción Digital de documentos de Archivos, con vistas a su difusión a través del Banco Andaluz de
Imágenes de Documentos de Archivo (Proyecto BAiDA). La digitalización de los documentos debe venir
acompañada de un conjunto de información (metadatos) que permitan una búsqueda y localización ágil y
efectiva de los mismos. Para ello, en las distintas contrataciones se proporciona el esquema de datos exigido;
en un intento de facilitar estas labores se ha desarrollado esta básica herramienta de apoyo a la
metadatación.
Esta herramienta consta de un único fichero, metadatador.mdb, una base de datos MS Access 2003
en la que se han incorporado un conjunto de formularios; se advierte que únicamente ha sido probada sobre
equipos con sistema operativo Windows XP.
2.2.
Pantalla Principal
La intención de la pantalla principal de la herramienta es proporcionar un rápido acceso a las distintas
opciones de trabajo existente; también ofrece información sobre la versión en uso de la herramienta.
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Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario
Manual de Usuario
Botón
Acción que realiza
Da acceso a la pantalla de “Mantenimiento de
Vocabularios Controlados”.
Da acceso a la pantalla de “Mantenimiento de Activos
Digitales”.
Cierra la herramienta.
Cierra la pantalla, permitiendo el acceso a la base de
datos access sobre la que se ha desarrollado la
herramienta. Esta opción debe utilizarse únicamente para
actividades de mantenimiento.
2.3.
Mantenimiento de Vocabularios Controlados
Esta pantalla permite el mantenimiento de aquellos vocabularios controlados que son utilizados para
completar el contenido de diversos elementos o campos de metadatos. Estos campos aparecen en las
distintas pantallas como listas desplegables o como listas de elementos seleccionables, pero no permiten la
introducción de valores no incluidos en el vocabulario controlado. Para algunos elementos, la herramienta
proporciona un conjunto de valores ya determinados, cuyo texto no puede ser modificado; los valores
introducidos por el usuario son siempre modificables.
El mantenimiento de estos vocabularios se realiza de acuerdo con la siguiente secuencia:
-
Seleccionar el elemento de metadatado en cuyo vocabulario queremos realizar alguna actuación de
mantenimiento (adición de un nuevo valor, modificación de un valor existente o eliminación de un valor).
-
La pantalla mostrará:
o
Un campo descriptivo del elemento de metadatado.
o
La lista de los valores existentes en el vocabulario del elemento seleccionado. Esta lista de
valores incluye el propio valor e indica si el valor es utilizado como valor por defecto dentro del
vocabulario y si es o no modificable por el usuario.
o
Un campo de texto para la introducción de un nuevo valor
o
Una casilla de verificación para indicar el uso del nuevo valor como valor por defecto.
o
El botón para realizar la adición del nuevo valor.
o
El botón “Eliminar valor”, para el borrado de valores existentes.
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Manual de Usuario
-
Para añadir un nuevo valor, lo introducimos en el campo texto, indicamos si es o no valor por defecto y
pulsamos el botón “Añadir valor”. Se comprueba que dicho valor no exista ya y, en caso correcto, se
añade a la lista; de ya existir se proporciona un mensaje de advertencia.
-
Para modificar un valor existente, hacemos un doble-click sobre el mismo en la lista de valores. Esta
acción traslada el valor al campo de texto y su carácter de valor por defecto a la casilla de verificación
correspondiente; también muestra el botón “Modificar valor”, que nos permite salvar los nuevos datos
introducidos en el valor seleccionado. Si pulsamos el botón “Añadir valor” generaremos un nuevo valor
con los datos introducidos.
-
Para eliminar un valor, debemos seleccionarlo en la lista y pulsar el botón “Eliminar valor”. La acción se
llevará a cabo siempre que dicho valor no haya sido usado en la metadatación de un activo; en ese caso
se nos informa con un mensaje de advertencia.
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Botón
Acción que realiza
Añade nuevo valor al vocabulario controlado de un
elemento de metadatación.
Modifica un valor existente (su texto o su consideración
de valor por defecto).
Elimina un valor existente.
Cierra la pantalla, volviendo a la pantalla principal de la
herramienta.
2.4.
Mantenimiento de Activos Digitales
2.4.1.
Listado de Activos Digitales
Esta pantalla nos ofrece un listado de los activos digitales que ya hayan sido grabados en la base de
datos; por cada uno de ellos nos muestra el archivo en el que se custodia el documento original, la signatura
del mismo y el inicio de su título. Junto a este listado nos muestra botones de acción que nos permitirán añadir
un nuevo activo y modificar o eliminar los activos existentes.
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Botón
Acción que realiza
Da acceso a la pantalla de creación de un activo digital.
Nos introduce en la pantalla de modificación de un activo
existente.
Elimina un activo digital existente, con un mensaje de
confirmación previo.
Cierra la pantalla, volviendo a la pantalla principal de la
herramienta.
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2.4.2.
Ficha de Activo Digital
La opción de crear un nuevo activo digital nos conduce a la ficha del activo, que nos permite introducir
aquellos metadatos del activo que tienen un valor único. Una vez rellenos estos valores, el botón de “Añadir
activo” nos permite grabar un nuevo activo con los valores introducidos; una vez creado se nos presentan tanto
la opción de introducir metadatos con valores múltiples como la opción de vinculación de ficheros o binarios
digitales.
-
El campo “Activo id.” se rellena de forma automática con el identificador del activo digital que se crea.
-
Los campos “Archivo” y “Naturaleza” son de vocabulario controlado; el botón “Mantenimiento de
Vocabulario” nos da acceso a la pantalla de mantenimiento de los mismos. Estos campos pueden
aparecer rellenos si en su correspondiente vocabulario existe un valor marcado como valor por defecto.
-
Los campos de tipo fecha (“Cobertura temporal”, inicial y final, y “Fecha de Digitalización”) deben ser
cumplimentados con el formato aaaammdd; permite la introducción parcial de los mismos (aaaa o
aaamm) y tanto los años como los meses o días deberán completarse con el dígito “0” en caso de ser
necesario, para ajustarse a este formato.
-
La herramienta realiza diversas comprobaciones antes de la creación del activo e informa al usuario si se
detecta que algún campo obligatorio, para la herramienta, no está relleno o lo está con un contenido
incorrecto. En las diversas contrataciones que utilicen esta herramienta se pueden exigir campos
adicionales como obligatorios; estos elementos no son comprobados por la herramienta pero lo serán en
el momento de la recepción definitiva de los datos por el órgano contratante.
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Una vez creado el activo o cuando accedemos a esta pantalla a través de la opción de “Modificar
activo”, se nos muestran en la misma los valores correspondientes al activo y un conjunto distinto de botones
de acción.
Botón
Acción que realiza
Modifica los datos del activo digital en el que nos
encontremos, una vez efectuadas las comprobaciones de
contenido usuales.
Crea un nuevo activo digital a partir de los datos
existentes en pantalla; se presupone que hemos
cambiado alguno de los datos básicos que identifican el
activo (Archivo y/o signatura).
Respecto a los metadatos de valores múltiples,
únicamente se crean aquellos que vengan dados por su
carácter de “valores por defecto” para cada uno de estos
campos.
Crea un nuevo activo digital a partir de los datos
existentes en pantalla; se presupone que hemos
cambiado alguno de los datos básicos que identifican el
activo (Archivo y/o signatura).
Realiza una copia de los valores que el activo previo
tenía en los metadatos de valores múltiples.
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Da acceso a la pantalla de “Vinculación de Binarios”
En el caso de los campos que permitan valores múltiples, para cada uno de ellos se ofrece una lista
desplegable que nos permite seleccionar los valores existentes en el vocabulario controlado correspondiente;
el botón de “Añadir valor” nos permite crear la vinculación entre el activo y el valor, que se muestra en una lista
con los valores seleccionados. Los valores de esta lista pueden ser eliminados con el botón correspondiente.
2.4.3.
Vinculación de ficheros (o binarios digitales)
Esta pantalla nos muestra inicialmente un listado de aquellos ficheros que están vinculados al activo
digital y nos da la oportunidad de seleccionar una carpeta o directorio de donde podamos seleccionar nuevos
ficheros.
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Una vez seleccionada una determinada ruta, el sistema selecciona aquellos ficheros (de imágenes
únicas –JPG, TIF, DJVU- o de imágenes múltiples –PDF, DJVU-) que son admisibles para su vinculación. Las
listas que nos muestran estos ficheros permiten la selección múltiple y van acompañados de los
correspondientes botones que inician el proceso de vinculación. No se permite la vinculación con un activo
digital de dos ficheros que tengan el mismo nombre.
NOTA: En la lista de ficheros de imágenes únicas, también se muestran los ficheros con extensión TIF, para
aquellos casos en los que en el proceso de digitalización únicamente se hubieran generado estos ficheros, que
por su tamaño son considerados ficheros máster. La creación de activos digitales a partir de estos ficheros
supondrá la generación automática de ficheros JPG a partir de estos originales.
NOTA: Dado que en los trabajos de reproducción que se han realizado se han utilizado ficheros DJVU tanto
para contener una única imagen como imágenes múltiples, estos ficheros DJVU aparecerán en las dos listas y
el usuario deberá discriminar el tipo adecuado en cada ocasión.
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En el listado de ficheros vinculados se nos muestran de forma consecutiva la relación de ficheros de
imágenes simples y de imágenes múltiples existentes; cada una de estas relaciones contiene su propia
ordenación. Es posible modificar este orden mediante los botones de “Adelantar” o “Atrasar” ficheros. También
contamos con el botón de “Eliminar fichero”, que supone la desvinculación del mismo y la reordenación de los
restantes.
2.5.
Mantenimiento de la herramienta
2.5.1.
Copias de seguridad
Se aconseja encarecidamente realizar una copia de seguridad diaria de la base de datos en la que se
soporta esta herramienta, el fichero “metadatador.mdb”, asegurándonos siempre que el archivo no se
encuentre en uso en el momento de la copia. También es recomendable conservar de forma ordenada varias
de estas copias, por ejemplo, una por cada semana de trabajo y las copias diarias de la última semana. Estas
copias deben realizarse sobre un soporte extraíble o sobre un sistema distinto del que se usa para el trabajo.
2.5.2.
Remisión de datos
Para cada contrato específico, se indicará el ritmo de remisión de datos que debe cumplirse. Por
defecto, es conveniente remitir una copia de la base de datos tras los primeros días de trabajo de forma que
pueda comprobarse el uso correcto de la misma por el usuario. Para todos los envíos se deberá comprimir el
fichero y remitir mediante correo electrónico el fichero comprimido resultante (zip o rar).
2.5.3.
Mensajes de la herramienta
Puede darse el caso de que a lo largo del trabajo con la herramienta aparezcan excesivos mensajes
informativos, indicando que se van a realizar adiciones o modificaciones de registros; este comportamiento es
configurable a través del menú general, apartado Herramientas, subapartado Opciones, desmarcando las
distintas opciones del recuadro “Confirmar”:
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