Manual Funciones Compras y Suministros

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
23/01/1996
PAGINA
1/8
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
26/11/2010
No. REV
1
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en carreras administrativas.
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos, especialización en procesos administrativos.
EXPERIENCIA
Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Elaborar, con base en las necesidades de las diferentes unidades académicas y administrativas, el anteproyecto del
plan anual de compras de los elementos de consumo y de los elementos devolutivos que requiera la Universidad.
Actualizar anualmente el registro de proveedores, verificar la solvencia económica, la estabilidad y el registro ante la
Cámara de Comercio con el fin de asegurar la calidad y garantía de los bienes que se adquieran.
Registrar las solicitudes de las dependencias, verificar la disponibilidad presupuestal, realizar las correspondientes
cotizaciones, seleccionar los proveedores y elaborar las respectivas órdenes de compra, de acuerdo con las cuantías
fijadas por los Estatutos y obtener el visto bueno del Secretario General cuando la cuantía lo amerite.
Dirigir y orientar al almacén en el diligenciamiento de los formatos de entrada de los bienes y elementos adquiridos y
las órdenes de salida con el fin de asegurar oportunamente a las dependencias y unidades la provisión oportuna de los
materiales requeridos.
Convocar periódicamente, en coordinación con la Secretaría General, a los miembros del Comité de Compras,
documentar debidamente las diferentes alternativas para las adquisiciones y llevar las actas sobre las decisiones del
Comité.
Verificar que los bienes adquiridos cumplan con las especificaciones requeridas por las diferentes dependencias.
Tramitar oportunamente los pagos de los bienes adquiridos, adjuntando los reportes establecidos para tal efecto.
Administrar y gestionar las cajas menores asignadas por la Dirección Financiera al Departamento de Compras y velar
porque la ejecución se realice de conformidad con las normas legales.
Dirigir, evaluar y controlar el funcionamiento del almacén con el fin de suministrar oportunamente los bienes que
requieran las diferentes dependencias y unidades académicas.
Mantener actualizado los informes sobre las existencias del almacén.
Remitir mensualmente los listados de ingresos, egresos y existencias del almacén con sus correspondientes soportes
al Departamento de Contabilidad, Revisoría Fiscal y Control Interno.
Planificar, realizar y controlar el inventario anual de los bienes de consumo de la Universidad y remitir la información
a Revisoría Fiscal, Contabilidad y Control Interno.
Coordinar la provisión del servicio de reparación y mantenimiento de los equipos de oficina, medios audiovisuales y
de seguridad, de acuerdo con las necesidades de la dependencias.
Realizar la autoevaluación de la dependencia, identificar las áreas críticas y elaborar el plan de mejoramiento, según
las directrices trazadas por el Comité Central de Autoevaluación Institucional.
Rendir informes trimestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de la dependencia,
señalando los logros en los indicadores de procesos y de resultado, según el caso, en los formatos que para el efecto
se expidan.
Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del informe institucional
que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
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MANUAL DE FUNCIONES
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa por los que elabora y porta
Directa
Directa
Directa (con todos los procesos)
Indirecta (proveedores de bienes y servicios)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
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CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
ASISTENTE DE COMPRAS
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en áreas administrativas
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
Revisar las cotizaciones recibidas por los diferentes proveedores que cumplan con los requerimientos establecidos por
el Departamento de Compras para proceder a la adjudicación.
2. Adjudicar las compras de bienes y/o servicios en primera instancia de acuerdo a los requerimientos de las diferentes
dependencias.
3. Realizar el respectivo análisis de las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores, para luego hacer el cuadro
de Adjudicación de Compras.
4. Atender a los proveedores por las diferentes vías de comunicación.
5. Prestar atención y colaboración a funcionarios de la Universidad con relación a las compras y servicios.
6. Coordinar y gestionar junto con el Director, la realización de eventos en cuanto a la compra de alimentos, bebidas
y/o servicios.
7. Cotizar y adjudicar los servicios de mantenimiento de Planta Física.
8. Coordinar y Manejar los anticipos de los diferentes eventos que se dan en la Universidad.
9. Colaborar con las diferentes tareas del área en la contestación de llamadas, recibo de correspondencia, etc.
10. Realizar y organizar los cuadros comparativos para el Comité de Compras. De acuerdo a los montos establecidos,
estudio previo de las cotizaciones.
11. Revisar los pagos de contado y a terceros.
12. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
Directa por los que elabora y porta.
Directa
Directa
Directa (con toda la comunidad universitaria)
Indirecta (proveedores de bienes y servicios)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
ALMACENISTA
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Técnico en carreras administrativas
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
Verificar las órdenes de compra con las facturas del proveedor.
Hacer el respectivo registro de la factura en el sistema.(Entrada almacén)
Verificar que las mercancías estén debidamente ubicadas e identificadas en las estanterías por línea de productos y
en su debido orden alfabético.
4. Verificar que los pedidos de las diferentes áreas de la universidad estén debidamente diligenciados y sin tachones ni
enmendaduras.
5. Realizar en el sistema el descargue de elementos solicitados por las diferentes áreas de la universidad, con los
respectivos soportes físicos. (Salidas del almacén)
6. Informar a quien corresponda, cuando el stock de algún elemento este bajo, para el proceso de compra.
7. Registrar en el sistema los elementos que se devuelvan al almacén, con los respectivos soportes. (Entrada por
devolución)
8. Mantener actualizado el kardex del almacén
9. Entregar inventarios semanales de acuerdo a la línea de producto
10. Informar sobre los elementos que se encuentran obsoletos o dañados, para dar de baja, según lo establecido por la
universidad.
11. Apoyar al auxiliar del almacén en las actividades diarias.
12. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa por los que porta y elabora al inventario del almacén
N/A
Directa (inventarios)
Directa (con la comunidad universitaria)
Indirecta (proveedores de bienes y servicios)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
AUXILIAR DE ALMACEN
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachillerato Académico.
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
Recibir y verificar las mercancías de los diferentes proveedores, de acuerdo a la orden de compra y la factura.
Organizar las mercancías en sus respectivas estanterías por línea de productos y en su debido orden alfabético.
Informar a las diferentes áreas de la universidad, cuando su pedido esté listo para ser recogido.
Entregar los elementos de acuerdo a los pedidos solicitados y autorizados a las diferentes áreas de la Universidad.
Radicar las facturas recibidas de los proveedores y las entradas de almacén, según el control que establezca la
universidad.
6. Entregar inventarios semanales de acuerdo a la línea de producto.
7. Recibir los elementos que devuelvan las diferentes áreas de la universidad con su respectivo soporte.
8. Llevar el control físico de las existencias del almacén e informar a quien corresponda.
9. Mantener la calidad de los elementos ubicados en el almacén.
10. Informar sobre los elementos que se encuentran obsoletos o dañados, para dar de baja, según lo establecido por la
universidad
11. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
Por los que porta y elabora
N/A
Directa (inventario)
Directa (con la comunidad universitaria)
Indirecta (proveedores de bienes y servicios)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
23/01/1996
PAGINA
6/8
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
26/11/2010
No. REV
1
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachillerato Académico.
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Organizar y actualizar el registro de proveedores en el software.
Recibir las llamadas de una forma cortes, respetuosa y brindar una información clara y precisa.
Recibir a proveedores y personal interno de la universidad.
Digitar los pedidos de elementos y servicios solicitados por las diferentes dependencias de la Universidad.
Realizar las órdenes de servicio en el software.
Elaborar los documentos de correspondencia interna y externa de una forma eficiente y eficaz.
Enviar y confirmar las órdenes de compra autorizadas por los entes competentes. (Director de Compras y
Suministros, Comité de Compras).
Realizar el proceso de pagos individuales y anticipos.
Radicar los pagos a proveedores, con los respectivos soportes.
Realizar el seguimiento de las órdenes de compra.
Organizar los documentos para el archivo de compras de acuerdo a su naturaleza,
Manejar las cajas menores de Compras, Pastoral y biblioteca.
Atender las solicitudes de servicios de mantenimiento de las diferentes dependencias y facultades de la universidad.
Elaborar el pedido de papelería y elementos para el departamento de compras, teniendo en cuenta el cronograma
establecido.
Realizar la programación de servicios programados por la universidad, para su correspondiente aprobación.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
N/A
Directa (caja menor)
Directa
Indirecta (proveedores)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
23/01/1996
PAGINA
7/8
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
26/11/2010
No. REV
1
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
AUXILIAR DE KARDEX
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachillerato Académico.
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Verificar la información tributaria de los proveedores.
Recibir y verificar las requisiciones de las diferentes áreas de la universidad.
Realizar las órdenes de compra y mantener actualizados los registros de las mismas.
Controlar y verificar los reportes de entradas y salidas de elementos
Presentar el plan semestral de compras, para aprobación del inmediato superior y el comité de compras
Realizar el cronograma de entrega de elementos de papelería, para la correspondiente aprobación.
Presentar los informes solicitados por los entes de control, al inmediato superior para aprobación.
Dar apoyo en el manejo de software.
Controlar y gestionar el manejo de los inventarios de materiales.
Atender a proveedores y personal interno de la universidad.
Mantener el archivo de compras actualizado.
Presentar a contabilidad los informes correspondientes a las entradas y salidas del almacén, con el correspondiente
visto bueno del jefe inmediato.
Clasificar los pagos a proveedores, con los respectivos soportes
Coordinar y manejar las compras para las jornadas de formación ética.
Realizar informe de ingresos, egresos, consignaciones de registro de proveedores y ajuste de inventario del
respectivo mes.
Apoyar en el Inventario físico de materiales anual.
Reportar las compras realizadas durante el año para presentar el Informe al plenum soportado y aprobado por el Jefe
de compras
Realizar informe de compras frente al presupuesto y presentarlo al superior para su aprobación.
Realizar el informe al plenum y presentarlo al superior para aprobación
Entregar las dotaciones (bonos) de acuerdo a los requisitos establecidos.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato..
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
N/A
N/A
Directa (inventario)
Indirecta (proveedores)
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
23/01/1996
PAGINA
8/8
CODIGO: M-06-62MF
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APROBO
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NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO: