Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue
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LIBRO BLANCO Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2. Parte de Adobe Creative Suite 2 Sumario contenido 1 Sumario 2 La visión de Adobe Creative Suite 2 Adobe Bridge 2 Metadatos 3 Revisiones basadas en PDF 3 Version Cue y mayor productividad 3 oderosa gestión de archivos P para usuarios individuales 4 Mejoras en el flujo de trabajo para usuarios colaborativos 5 Un entorno típico de Version Cue 5 Version Cue versus sistemas tradicionales de gestión de archivos 6 El sistema operativo 6 Convenciones de denominación de archivos 7 Herramientas de terceras partes 7 Soluciones personalizadas 8 Tecnología subyacente y puesta en práctica 8 Entendiendo la terminología de Version Cue 9 Configuración e instalación de Version Cue 11 Conexión remota a Version Cue 11 Uso de características de administración avanzada 12 R ealización del mantenimiento, archivo y copias de seguridad 13 Cómo actuar en caso de corrupción de datos 13 Ponga Version Cue a trabajar para Ud. 13 Comprobación del sistema 14 Version Cue a medida 14 Limitaciones prácticas 15 A ctualización desde un Espacio de trabajo de Version Cue 1.0 15 Para más información Los profesionales creativos tienen que hacer frente a una variedad de desafíos en sus proyectos y satisfacer las necesidades de sus clientes –siempre con plazos de entrega más y más cortos–. Aunque las aplicaciones de software ofrecen todo tipo de herramientas creativas y funciones que aumentan la productividad, aún quedan muchos obstáculos que superar para gestionar de modo eficiente el proceso de diseño. Conozca Adobe® Version Cue® CS2, el innovador gestor de archivos que forma parte de Adobe Creative Suite 2 y que permite a los diseñadores seguir los archivos desde dentro del familiar entorno de diseño de Adobe, gestionando los cambios y preservando las repeticiones de archivos para individuos y grupos de trabajo. Las previsualizaciones en miniatura permiten a los diseñadores encontrar el archivo que buscan de un vistazo, y también podrán buscar archivos en función del autor o de palabras clave. Un equipo de diseñadores puede ver qué archivos han abierto sus colegas y ver cuándo se han completado los archivos sin salir de sus herramientas de diseño. Version Cue incluso permite a los diseñadores buscar en el texto de los comentarios de la versión para facilitar la búsqueda de archivos. Además, las revisiones basadas en PDF se pueden gestionar y seguir con toda facilidad. Lo más importante son los procesos creativos de un profesional, y su habilidad para entregar los trabajos a tiempo y ceñidos al presupuesto. A continuación le damos algunos ejemplos de obstáculos en la productividad y que afectan a la rentabilidad: •Un artista gráfico que pierde minutos u horas durante un proyecto abriendo archivos de imagen grandes sólo para ver si son las versiones más actuales para modificar, •Un director de arte que entrega un proyecto de un diseñador a otro, haciendo que el segundo diseñador se embarque en una búsqueda frustrante de archivos cuyos nombres no son fácilmente entendibles ya que la convención de denominación de archivos no ha sido seguida o es única del diseñador original, •Un artista de maquetación que intenta colocar una ilustración o foto, sólo para darse cuenta que la está usando otra persona y no se puede abrir, •Una directora creativa que pierde su trabajo cuando su archivo lo sobreescribe otro diseñador y tiene que volver a realizar el trabajo, •Un diseñador que intenta consolidar comentarios y retroalimentación de clientes y directores a partir de una variedad de faxes, mensajes de correo y pruebas. Este informe técnico va dirigido a los diseñadores gráficos, directores de arte, autónomos, directores de producción, diseñadores web, profesionales de marketing, profesionales de impresión y preimpresión, y otros que participan en la creación de materiales gráficos día a día, para la impresión y la web. Tanto si trabajan solos o en grupo, estos profesionales creativos pueden mejorar la manera como gestionan sus archivos aprendiendo a usar Version Cue. Este informe explica no sólo cómo funciona Version Cue sino también cómo configurarlo y probarlo antes de integrarlo en un flujo de trabajo, además de proporcionar información detallada de la infraestructura de la tecnología. Este informe al proporcionar estos conocimientos profundos de Version Cue tanto desde el punto de vista de la productividad como de la tecnología, pretende demostrar lo fácil que es usar Version Cue y reducir los miedos y aprensiones que puedan asociarse a la puesta en práctica de esta nueva tecnología. La visión de Adobe Creative Suite Adobe entiende cómo trabajan los diseñadores y ve con claridad que el tiempo invertido en la gestión del proyecto lo restan del tiempo que necesitarían para hacer otras cosas –siendo creativos, promocionando su negocio, facturando su trabajo– toda una variedad de actividades que deben realizar los negocios para ser más rentables. Las aplicaciones de diseño actuales tienen una amplia gama de valiosas características creativas (tales como filtros, transformaciones, efectos, elección de fuentes y controles tipográficos). Version Cue es un ejemplo de cómo la tecnología deja a los profesionales creativos gestionar la información sobre sus activos (versiones actuales y antiguas de un archivo además de sus metadatos) para obtener un mayor y mejor control sobre su flujo de trabajo: es decir, permite a los profesionales encontrar archivos con mayor rapidez, cometer menos errores, y usar los archivos con más eficiencia. Y como resultado de los mejores procesos, los diseñadores tendrán más éxito en sus negocios. La integración de este tipo de tecnología dentro de la caja de herramientas de Adobe Creative Suite, permite a los usuarios experimentar las ventajas de un flujo de trabajo mejorado sin tener que cambiar de contexto ni salir de las familiares aplicaciones de diseño de Adobe. Adobe Bridge Adobe ha redefinido la integración con Adobe Bridge, que sirve como conexión de todas las aplicaciones de Adobe Creative Suite. Los diseñadores podrán navegar a través de él y previsualizar cualquier tipo de archivo (incluso archivos PDF multipágina), podrán ejecutar guiones de automatización y poderosas búsquedas, y podrán sincronizar sus ajustes a través de todos los componentes de la Suite de una sola vez –y todo ello dentro del familiar Espacio de trabajo de Adobe–. Además, Bridge sirve como cuadro de mandos para información importante sobre los archivos, consejos y trucos, y novedades. Bridge demuestra la potencia de Version Cue permitiendo a los usuarios gestionar sus proyectos fácilmente y experimentar las ventajas de un flujo de trabajo gestionado. Usando Version Cue y Bridge, los usuarios tendrán acceso a la información vital del flujo de trabajo, incluyendo el status actual del archivo (como, por ejemplo, quién está modificando actualmente el archivo, o si un archivo es la última versión), miniaturas y previsualizaciones de diferentes versiones históricas y alternativas de un archivo, e información sobre el contenido del archivo. Los diseñadores puede navegar a través de miniaturas de los archivos del proyecto en el Espacio de trabajo de Version Cue y ver la información sobre el contenido de cada archivo. Metadatos Cada vez es más difícil localizar archivos en los discos duros actuales cada vez más grandes y más llenos de archivos digitales. Los diseñadores gastan su valioso tiempo copiando grandes archivos de servidores, sólo para abrirlos y darse cuenta de que han copiado archivos equivocados. Version Cue, en combinación con Bridge, proporciona a los usuarios acceso a los metadatos –información extra basada en texto– para cada uno de sus archivos. Algunos ejemplos de metadatos son el autor del archivo, fechas y horas de creación o de modificación, comentarios de las versiones, palabras clave, espacios de color de imágenes y ajustes de resolución. Todas las aplicaciones componentes de Adobe Creative Suite 2 proporcionan a los usuarios la habilidad de añadir metadatos manualmente a un archivo en el cuadro de diálogo Información del archivo. Algunos Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 tipos de metadatos también se añaden automáticamente a los archivos cuando se guardan, tales como la lista de fuentes o colores usados en un archivo de InDesign® CS2. Bridge también permite a los usuarios añadir y modificar los metadatos del archivo sin tener que abrir el archivo. Además, Bridge permite a los usuarios automatizar la asignación de metadatos a múltiples archivos usando guiones. Revisiones basadas en PDF Cada vez más diseñadores ven las ventajas de un flujo de trabajo totalmente digital. Los archivos de Adobe PDF de diseños y maquetaciones pueden generarse instantáneamente y distribuirse por correo electrónico para su revisión. Sin embargo, gestionar un proceso de revisión así –coordinarlo, comunicar su presencia, agregar los comentarios para múltiples revisores, e integrarlo dentro del flujo de trabajo– es una tarea compleja. Version Cue proporciona un proceso de revisión integrado basado en PDF que permite a los usuarios distribuir archivos PDF, seguir los comentarios y gestionar los ciclos de revisión. Los usuarios empiezan por crear un archivo PDF desde cualquier componente de Adobe Creative Suite, y luego lanzan la característica de Revisión en Version Cue CS2 desde la utilidad de administración de Version Cue. Allí, los usuarios podrán gestionar fácilmente las revisiones basadas en PDF creando nuevos ciclos de revisión, participando en revisiones a las que se les ha invitado, y realizando otras tareas relacionadas con la revisión. A medida que los revisores hagan comentarios usando las características de revisión de Adobe Acrobat®, el diseñador podrá seguir y responder a esos comentarios. Adobe Acrobat 7.0 Professional proporciona a los usuarios la habilidad de activar funcionalidades en un archivo PDF que permitirá a otros que tengan Adobe Reader 7 participar en una revisión. Después de que un archivo PDF se haya creado y abierto en Acrobat Professional, el diseñador podrá escoger Permitir comentarios en Adobe Reader desde el menú Comentarios. El diseñador podrá entonces usar la funcionalidad de revisión basada en PDF mencionada aquí para incluir aquellos que usen el software gratuito Adobe Reader. Con la característica de Revisión de Adobe Version Cue CS2, los usuarios podrán gestionar fácilmente el proceso de revisión en PDF. Version Cue y mayor productividad Primero este artículo se fijará en las características y ventajas claves de productividad de Version Cue, que proporciona ventajas a los diseñadores individuales pero también a los grupos que trabajan en un entorno colaborativo. Poderosa gestión de archivos para usuarios individuales Version Cue ofrece a los diseñadores individuales un poderoso modo de gestionar los archivos en los que trabaja cada día, ya que agiliza el proceso de crear tanto versiones históricas como alternativas de sus archivos, manteniendo una historia del archivo y creando copias de seguridad o restaurando proyectos enteros. Las ventajas que disfrutan los usuarios individuales son: •Eficiente gestión de archivos A medida que los clientes solicitan cambios en los archivos, los diseñadores pueden crear versiones históricas de archivos de Adobe y que no sean de Adobe, y seguir los cambios hechos en todo el proyecto. En cualquier momento, los diseñadores podrán ver esas versiones e incluso promocionar versiones más antiguas de archivos para convertirlas en la versión actual. Version Cue muestra el status de un archivo en Bridge o directamente desde dentro de cualquier componente de Adobe Creative Suite. Version Cue previene también que los diseñadores sobreescriban accidentalmente versiones antiguas mientras trabajan. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 •Alternativas Los diseñadores pueden crear alternativas de sus archivos de diseño, que podrían ser variaciones de un diseño basadas en versiones anteriores; o podrían destinarse, por ejemplo, para diferentes ediciones de una publicación, con fotos totalmente diferentes. Version Cue facilita la gestión de las variaciones de un diseño, y los diseñadores podrán acceder a las alternativas desde Bridge o incluso intercambiarse entre ellas directamente desde la paleta Vínculos de dentro de InDesign o Adobe Illustrator®, simplificando la presentación de variedad de ideas de diseño a los clientes y directores creativos. •Compartir Los diseñadores pueden compartir archivos fácilmente con o sin servidor. Version Cue proporciona también guía a los usuarios de modo que los archivos puedan compartirse fácilmente sin conflictos. •Capacidades de búsqueda Los diseñadores pueden encontrar archivos rápidamente por medio de búsquedas basadas en los metadatos de los archivos, que los diseñadores pueden añadir a los archivos a medida que guardan versiones y alternativas. •Revisión por personas externas Los diseñadores pueden crear archivos PDF, gestionar la revisión y configurar fácilmente privilegios de acceso. g es t i o n y acces o de arch i vos ag i l iz ad os • Versiones históricas dentro de las versiones de CS2 de Adobe Photoshop®, Illustrator, InDesign, y Adobe GoLive®* • Previsualizaciones de miniatura • Habilidad de seguir archivos no de Adobe • Metadatos a solicitud al abrir archivos • Búsqueda en comentarios de versiones, palabras clave, autor y otras informaciones del archivo • Mejor gestión de vínculos • Revisión basada en web de archivos de proyecto en PDF M E J O R CO M PA R TI C ION D E A R C H I VOS •Archivo Los diseñadores pueden gestionar fácilmente las copias de seguridad y el archivo de los proyectos de diseño, y también pueden recuperar proyectos que ya se hubieran archivado. Además, se pueden hacer copias de seguridad de todo el Espacio de trabajo de Version Cue a intervalos regulares usando la utilidad de Administración de Version Cue. • Alertas y mensajes guían a los usuarios a través de conflictos potenciales • Pueden aplicarse identificaciones, permisos y restricciones •Administración Version Cue está configurado de modo que trabaje eficientemente usando los ajustes por defecto. Los usuarios más avanzados podrán personalizar sus ajustes para satisfacer sus necesidades a través de la utilidad de administración de ajustes avanzados incluida. • Los proyectos se guardan en un solo Espacio de trabajo FAC I L I DA D D E US O Mejoras en el flujo de trabajo para usuarios colaborativos Además de todas las ventajas que disfrutan los usuarios individuales, Version Cue permite a los grupos de trabajo compartir proyectos fácilmente y colaborar de modo seguro en sus archivos proporcionando información sobre el estado del proyecto compartido, uso y conflictos, y resolución de los mismos. Además, Version Cue puede configurarse en base a un usuario o en base a un servidor. Los beneficios para los usuarios colaborativos son: • Funcionalidad desde que se abre la caja • Obtención de archivos local o remota desde servidor y basada en usuario • Controles administrativos expertos opcionales •Revisiones basadas en PDF. Version Cue gestiona el complejo proceso de aprobación de contenido permitiendo a los usarios iniciar y participar en ciclos de revisión basados en PDF. Los usuarios, siguiendo los comentarios de múltiples revisores en una ubicación central, pueden responder a los comentarios de otros participantes de modo realmente colaborativo. •Organización y acceso a archivos simplificados. Version Cue proporciona un Espacio de trabajo centrado en proyectos en el que los diseñadores pueden organizar archivos relacionados y separar proyectos privados y colaborativos. Los individuos instalan sus espacios de trabajo en sus propios ordenadores; los diseñadores que trabajan en equipos pueden dejar a sus colegas acceder a sus espacios de trabajo, sin necesidad de comprar, instalar y configurar hardware o software adicional. Las previsualizaciones miniatura proporcionan pistas visuales del contenido del archivo, y los archivos pueden buscarse por autor, palabra clave, fecha y otras variables. * Los usuarios de Adobe InCopy® CS2, un producto separado no incluido en Adobe Creative Suite, pueden también acceder al Espacio de trabajo de Version Cue –que sólo está disponible como parte de Adobe Creative Suite– si al menos hay una instalación de Adobe Creative Suite. Los flujos de trabajo de InCopy CS2 no se tratarán en este documento técnico. •Colaboración segura y fiable. Los diseñadores pueden colaborar con transparencia en proyectos y pueden estar seguros de que todos usarán la versión correcta sin ralentizar a otros miembros del equipo. El acceso multiusuario pone los archivos a disposición de diseñadores, maquetadores y directores, y los mensajes de guía y alertas evitan que los archivos se sobreescriban. Alertas y guía: Si alguien en el grupo de trabajo abre un archivo que se esté usando, Version Cue muestra guías para minimizar los conflictos de edición (arriba) y muestra un mensaje “en uso” en la barra del título (abajo). Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 Un entorno típico de Version Cue Como hemos mencionado antes, Version Cue usa un Espacio de trabajo de un proyecto para almacenar versiones de archivo además de información sobre los mismos. Cuando un diseñador instala Adobe Creative Suite, se coloca automáticamente y por defecto Version Cue en el ordenador de ese individuo. El diseñador que trabaja independiente y no necesita compartir archivos ya lo tiene configurado, y el diseñador que es parte de un grupo de trabajo estará listo para usar Version Cue en una puesta en práctica basada en usuario. En esta puesta en práctica basada en usuario, los proyectos y archivos de Version Cue se comparten directamente desde el disco duro local de un diseñador; no se necesita un servidor independiente. El individuo que monta un proyecto esencialmente lo sirve a los miembros del equipo. Cualquiera que esté en red con el ordenador de ese individuo y tenga Adobe Creative Suite; las versiones CS2 de Photoshop, Illustrator, InDesign, o GoLive o Acrobat 7.0 Professional; o cualquier aplicación que soporte el protocolo estandar Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) podrá acceder a los archivos. (Para saber más sobre WebDAV, vea “Uso de estándares”, página 7.) Una puesta en práctica basada en usuario es el modo más fácil y asequible de poner en práctica Version Cue, ahorrando a los grupos de trabajo la compra y configuración de un servidor dedicado para ejecutar el sistema. */%*7*%6"- $0/'*(63"$*0/#"4"%"&/646"3*0 $0/'*(63"$*0/#"4"%"&/4&37*%03 *OEJWJEVPT (SVQPTEFUSBCBKP (SVQPTEFUSBCBKP Gestión compartida de archivos local o basada en servidor: Version Cue puede configurarse para ser usado en un entorno de red basada en usuario o basada en servidor. En una puesta en práctica basada en usuario, los archivos y proyectos se comparten desde el propio disco duro de un individuo. En un entorno basado en servidor el Espacio de trabajo de Version Cue reside en un ordenador separado. Una puesta en práctica basada en servidor puede proporcionar beneficios para grupos de trabajo más estructurados. En una puesta en práctica basada en usuario, los archivos están accesibles a los equipos sólo mientras que el ordenador en el que reside el proyecto esté encendido y en red con el grupo. En algunas situaciones –por ejemplo cuando un diseñador trabaja remotamente y sólo está conectado a la red esporádicamente– una puesta en práctica basada en usuario no es conveniente. Para grupos de trabajo que necesitan disponibilidad 24/7 y quizás mayor capacidad de almacenamiento y ancho de banda de red, Version Cue puede configurarse para ejecutarse desde un servidor dedicado o incluso desde un ordenador central que se use como servidor (no se requiere un sistema operativo especial de servidor). Puede instalarse un Espacio de trabajo de Version Cue para cada licencia de Adobe Creative Suite. El Espacio de trabajo puede instalarse en un ordenador de un diseñador individual o en un servidor central, según se desee y según las necesidades del estudio o del entorno de producción. Cuando se hayan completado los proyectos y sus activos ya no sean necesarios, los diseñadores podrán exportar los proyectos desde el Espacio de trabajo de Version Cue y archivarlos en discos duros externos o servidores. Este proceso de archivo permite a los diseñadores mantener el Espacio de trabajo de Version Cue poco ocupado y no congestionar sus discos duros con archivos innecesarios. Version Cue versus sistemas tradicionales de gestión de archivos Hay una variedad de soluciones tradicionales para la gestión de archivos y versiones, pero todas tienen limitaciones parecidas: son buenas para entornos estructurados pero tienden a ser difíciles de aprender o precisar muchos esfuerzos para usarlas, y por ello los diseñadores se frustran y hacen errores sin darse cuenta o tiran la toalla; estos sistemas son externos al entorno de diseño, con lo que el usuario tiene que cambiar de contexto para comprobar los activos que entran y salen del sistema (reservando o bloqueando el archivo). Version Cue, en contraste, encaja naturalmente en los flujos de trabajo profesionales y creativos de Adobe, proporcionando una mayor flexibilidad y facilidad de uso para que los diseñadores puedan continuar tra- Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 bajando como siempre han hecho y disfrutar al mismo tiempo de los beneficios de la gestión de las versiones de archivo –sin gastos extras ni interrupciones de las tareas rutinarias de producción–. Esto es así porque Version Cue gestiona el proceso además de los activos. A continuación encontrará varias soluciones que se usan actualmente en entornos tradicionales y los modos en que Version Cue ofrece un valor añadido. Uso de estándares Version Cue se basa en varios estándares abiertos de la industria que amplían su funcionalidad. Entre estos estándares están XMP y WebDAV –dos acrónimos que se usan con frecuencia en este informe técnico–. ¿Qué significan? El sistema operativo La primera solución no es una gestión de archivos eficiente: los diseñadores simplemente navegan en un sistema operativo o directorio para encontrar el archivo que necesitan. El sistema operativo no se creó para satisfacer avanzadas necesidades de diseñadores con formatos complejos de archivo y activos incrustados o colocados, y esta es la manera menos productiva que tienen los diseñadores para encontrar lo que buscan. Como tienen una cantidad de información mínima de archivo, los diseñadores tienen que abrir el archivo para saber qué es. En contraste, los usuarios de Version Cue pueden acceder a los archivos desde dentro de Bridge, lo que ofrece la posibilidad de ver miniaturas del archivo y los metadatos pertinentes, y todo ello sin salir de la familiar interfaz de Adobe. Además, los diseñadores que trabajan con un componente de Adobe Creative Suite pueden elegir Archivo > Abrir y clic en el botón Usar cuadro de diálogo de Adobe y aparecerá una ventana com capacidades mejoradas, mostrando (a elección del usuario) una lista de texto o previsualizaciones miniatura de todos los archivos de proyecto disponibles. Las miniaturas se acompañan de indicaciones de herramienta que contienen un resumen de la información de archivo significativa, tal como el nombre de la última persona que trabajo en él y comentarios describiendo que persona hizo la iteración más reciente. Los diseñadores también pueden localizar fácilmente un archivo buscando informaciones tales como los comentarios de versión, autor, palabras clave, y fechas directamente en esta ventana. Esta información de archivo se almacena bajo el estándar de la industria de metadatos XMP. (Para más información sobre XMP, vea la columna de la derecha “Uso de estándares”.) Convenciones de denominación de archivos Una segunda solución consiste en crear una convención de denominación de archivos que pueda ser entendida y usada por todos los del grupo de trabajo. Pero estas convenciones son molestas: a menudo son intuitivas sólo para la persona que la creó, y requieren más disciplina de la que los diseñadores están dispuestos a mantener. Si la convención no se sigue rigurosamente, fácilmente circularán múltiples versiones, sin mecanismos que aseguren que la versión más actual es la que se usa y no se sobreescribe accidentalmente. Cuando Version Cue forma parte del grupo de trabajo, las convenciones no son necesarias porque los diseñadores confían en las miniaturas y metadatos para encontrar los archivos. Ya no es necesario usar Guardar como para guardar una nueva versión de un activo. Cuando un diseñador abre un archivo, se crea una copia de trabajo de la versión más reciente del archivo de proyecto en el disco duro; las nuevas versiones se guardarán en el Espacio de trabajo de Version Cue a partir de estas copias de trabajo. Si alguien abre un archivo que esté en uso, Version Cue le alertará e identificará la persona que lo está usando. Version Cue sigue proporcionando una valiosa información para ambos usuarios de modo que sean conscientes del impacto de sus acciones en el trabajo del otro, permitiendo que los grupos colaboren con más eficiencia y asegurando que todos usan las versiones correctas de los archivos. Después de modificar el archivo, los diseñadores escogen Archivo > Guardar una versión para guardarlo en el espacio de Version Cue, junto con los comentarios para que sea más fácil encontrarlo, o para seguir los cambios, o alertar a otros sobre lo que pasó en esta versión. Los metadatos adicionales se capturan automáticamente, incluyendo nombre de usuario, fecha y hora. •XMP: XMP, que quiere decir Extensible Metadata Platform (Plataforma de Metadatos Extensible), se basa en los estándares del Consorcio de World Wide Web (W3C®) y está disponible a través de una licencia de fuente abierta. Es una tecnología capacitadora que añade inteligencia a los archivos de modo que sean más fáciles de encontrar, reutilizar, archivar e intercambiar. Todos los formatos nativos de Adobe soportan el estándar XMP, incluyendo Adobe PDF, que deja a los diseñadores capturar, preservar y compartir metadatos significativos basados en XML, o Extensible Markup Language (Lenguage de Marcación Extensible), o a través de los archivos y flujos de trabajo, abriendo las puertas a un proceso de trabajo más eficiente, a la automatización del flujo de trabajo, y a la gestión eficiente de derechos, entre otras posibilidades. Version Cue incrusta automáticamente metadatos XMP, tales como autor, título, fecha, descripción y palabras clave, cuando los diseñadores guardan versiones de sus archivos. Los diseñadores también pueden añadir información de archivo XMP en los cuadros de diálogo de Información de archivo de las aplicaciones de Adobe CS. Version Cue también gestiona como metadatos los comentarios que los diseñadores añaden manualmente cuando guardan las versiones. Así, los diseñadores pueden localizar rápidamente un archivo en un proyecto en Version Cue buscando comentarios de versión, palabras clave, información sobre copyright, autores y títulos basados en XMP. •WebDAV: Otro estándar que usa Version Cue es WebDAV, o Web Distributed Authoring and Versioning (versión y autoría distribuida en web). WebDAV, que administra la Internet Engineering Task Force (IETF) (Equipo operativo de Ingeniería de Internet), es un protocolo que facilita la creación de contenidos colaborativos en un entorno independiente de la plataforma y de la tecnología, y facilita la reutilización del contenido y el compartir conocimientos de modo colaborativo en la web. Dentro de Adobe Creative Suite, Version Cue usa un protocolo más rico, pero Version Cue usa WebDAV para capacitar a las aplicaciones diferentes de las versiones de Photoshop, Illustrator e InDesign de CS y CS2 para comunicarse con el Espacio de trabajo de Version Cue. Version Cue también actúa como cliente de WebDAV para permitir la importación y exportación de contenido a y desde un servidor de WebDAV. Guardar versiones: Escoger Archivo > Guardar una versión para guardar los archivos en el Espacio de trabajo de Version Cue, añadiendo comentarios de versión tales como la descripción de las modificaciones hechas. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 Herramientas de terceras partes Por otra parte, los diseñadores pueden usar una herramienta de terceras partes que catalogue los archivos, proporcione previsualizaciones, y quizás ofrezca capacidades de búsqueda. Sin embargo, estos productos requieren generalmente la creación de guiones para conectarse con las aplicaciones de uso diario de los diseñadores. O los equipos creativos pueden usar bases de datos generalizadas para catalogar sus archivos, Desgraciadamente, estas bases de datos conllevan típicamente un nivel relativamente complejo de programación para conectarse con un flujo de trabajo creativo o de publicación. También puede que sean difíciles de escalar según su puesta en práctica, y a menudo requieren una administración del sistema con regularidad. Como resultado, las herramientas de terceras partes y las soluciones de guiones ad hoc pueden ser un problema y son demasiado caras de poner en práctica y mantener para los equipos de diseño. Y como estas soluciones dependen de que los diseñadores comprueben los archivos manualmente dentro y fuera de un sistema externo, no se usan coherentemente y a veces causan más problemas de flujo de trabajo que los que resuelven. Version Cue puede usarse tan pronto como se instale; sin necesitar configuración administrativa o de usuario ninguna. Los usuarios avanzados, sin embargo, puede acceder a los controles administrativos avanzados que son deseables en entornos más estructurados, tales como control de acceso, copias de seguridad del proyecto, y mantenimiento del Espacio de trabajo. Estos controles hacen que Version Cue sea útil también en diferentes entornos de diseño y producción. La creación de versiones es transparente e implícita en el proceso de guardarlas, sin necesitar de pasos añadidos, ni aplicaciones ni costes. Version Cue deja a los profesionales creativos que trabajen del modo como lo han hecho siempre pero pone fin a los dolores de cabeza, a la creación de convenciones de denominación de archivos y a la realización de tediosas búsquedas en los discos duros, los servidores en red, o los sitios de FTP, File Transfer Protocol (Protocolo de Transferencia de Archivos). Soluciones personalizadas Finalmente, los grupos de trabajo creativo pueden optar por configurar un servidor FTP u otro servidor de archivos, o poner en práctica una solución de gestión de activos digitales de gama alta personalizada. Pero estas soluciones no sólo son caras, sino que necesitan un mantenimiento constante además de cortafuegos y otros soportes tecnológicos, lo que las hace prohibitivas para la mayoría de profesionales creativos. Version Cue se incluye en Adobe Creative Suite y por lo tanto no requiere desembolso adicional. Como su funcionalidad está incorporada directamente en Photoshop CS2, Illustrator CS2, InDesign CS2, GoLive CS2, y Adobe Acrobat 7.0 Professional, los departamentos de TI no deben preocuparse en soportar ni mantener aplicaciones adicionales. Flujo de trabajo de Version Cue: A. El usuario de arriba abre un archivo desde el Espacio de trabajo de Version Cue a las 8 am. B. La usuaria de abajo abre el mismo archivo desde el Espacio de trabajo a las 9 am. C. El usuario de arriba modifica su propia copia de trabajo, eligiendo el comando Guardar para guardar los cambios sólo en su copia de trabajo. D. La usuaria de abajo modifica su propia copia de trabajo, escogiendo el comando Guardar para guardar sólo su copia de trabajo. E. El usuario de arriba escoge el comando Guardar una versión para añadir la cuarta versión de archivo al Espacio de trabajo. F. La usuaria de abajo escoge Guardar una versión para añadir la quinta versión de archivo al Espacio de trabajo; los cambios del usuario de arriba aparecen sólo en la cuarta versión. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 Tecnología subyacente y puesta en práctica Esta sección trata con más detalle sobre los cimientos tecnológicos de Version Cue y los aspectos prácticos de su puesta en práctica en un flujo de trabajo de producción. Entendiendo la terminología de Version Cue Espacios de trabajo Cuando se usa Version Cue para gestionar, organizar y compartir archivos e información de archivos, los diseñadores o grupos de trabajo deben acceder al Espacio de trabajo. Este Espacio de trabajo, cuya ubicación se define durante el proceso de instalación, almacena todas las versiones de archivo y los metadatos XMP de todos los archivos. (Nota: La ubicación del Espacio de trabajo puede cambiarse en cualquier momento, si fuera necesario.) También preserva y actualiza las relaciones (vínculos) entre archivos. El Espacio de trabajo puede residir en un disco duro individual, en un ordenador centralizado o en un servidor dedicado. Los diseñadores acceden al Espacio de trabajo directamente desde Bridge, en donde pueden crear y conectarse con sus propios espacios de trabajo y proyectos y los de otros, ver archivos de proyecto, y acceder a comandos del grupo de trabajo. De este modo, el acceso a los archivos de proyecto está integrado en el flujo de trabajo directamente en una familiar y común interfaz de usuario. Por otra parte, los usuarios pueden acceder a los espacios de trabajo directamente desde los cuadros de diálogo de Abrir, Guardar, Guardar como, y Colocar en las versiones de CS2 de Photoshop, Illustrator, e InDesign. En cuanto a GoLive CS2, proporciona a los diseñadores acceso al Espacio de trabajo a través de su Gestor de sitios; realmente el Gestor de sitios actúa como un gestor de proyecto de Version Cue ya que es la solución nativa de gestión de archivos en GoLive para la gestión de vínculos entre archivos. La ventana de Sitio de GoLive está optimizada para manejar los muchos tipos de activos necesarios para construir un sitio web. Version Cue, trabajando a través del Gestor de sitios, mejora los flujos de trabajo de GoLive. Proyectos Un proyecto es una carpeta en el Espacio de trabajo de Version Cue que contiene los archivos relacionados agrupados según se desee dentro de otras carpetas. Se pueden compartir proyectos enteros en vez de archivos individuales. Los proyectos pueden contener cualquier archvio. Version Cue también puede gestionar y crear versiones de algunos archivos que no son de Adobe. Sin embargo, la gestión de archivos y versiones en Version Cue serán las más potentes con archivos creados por las versiones CS de Photoshop, Illustrator, InDesign, y GoLive. Los proyectos pueden permanecer privados, incluso en Espacios de trabajo compartidos, o compartidos según se desee con o sin la asignación de privilegios de acceso. Por ejemplo, un diseñador podría crear un proyecto para archivos que no necesitan compartirse, otro para archivos que deben compartirse por todos en el grupo, y un tercero para archivos que sólo deben compartirse con aquellos colegas que tengan los privilegios correctos. Todos los proyectos compartidos están abiertos y son accesibles a otros que tengan privilegios siempre que el ordenador en donde esté el Espacio de trabajo pueda verse en una red. Los usuarios que estén detrás de un cortafuegos, o se conecten a través de una red privada virtual (VPN) también trendrán acceso a los archivos de proyectos compartidos. Copias de trabajo Cuando un archivo de un proyecto de Version Cue se abre, se crea una copia de trabajo y cuando el diseñador empieza a modificar el archivo, éste queda marcado como “En uso”. A medida que los diseñadores lo modifican pueden preservar los cambios intermedios seleccionando Archivo > Guardar, lo que actualiza la copia de trabajo. Cuando los diseñadores deciden que el archivo ha alcanzado una nueva versión, usan la copia de trabajo actualizada para crear una nueva versión en el Espacio de trabajo seleccionando Archivo > Guardar una versión, en cuyo momento el archivo se marca como “Sincronizado” ya que la copia de trabajo y la versión del proyecto son ahora las mismas. Al usar copias de trabajo para modificar los archivos, Version Cue ayuda a proteger las versiones maestras del proyecto de cambios no deseados. Independientemente de la ubicación del Espacio de trabajo, por defecto, las copias de trabajo permanecen en el propio disco duro del diseñador. Las copias de trabajo de los archivos de proyecto están ubicadas en una carpeta para cada proyecto que está en una carpeta de Version Cue, que se crea automáticamente dentro de la carpeta de Mis documentos del diseñador (Documentos en Mac OS® X). El usuario podrá reubicar los archivos de trabajo en cualquier ubicación en una unidad que no esté en red si así lo desea. Versiones históricas y alternativas A lo largo de todo un proyecto de diseño, los archivos pasan por muchas iteraciones o cambios de versión. Las versiones históricas de los archivos son modificaciones o cambios que se han ido haciendo con el tiempo. Las versiones también son importantes cuando un diseñador crea varias ideas de diseño diferentes durante las fases de diseño exploratorias. Los clientes también pueden pedir ver un diseño particular de diferentes maneras. Version Cue se refiere a estos tipos de archivo como alternativas, y un diseñador puede especificar fácilmente archivos como alternativas de otros archivos. A través de Bridge o desde dentro de maquetas de Illustrator o InDesign, los diseñadores pueden substituir fácilmente o intercambiar versiones alternativas de sus archivos de diseño. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 Las alternativas pueden ser de ayuda también en un proceso de revisión al ofrecer diferentes opciones de diseño. También podrán considerarse alternativas archivos con contenidos completamente diferentes. Esto puede ir bien en publicaciones con diferentes ediciones, o diferentes idiomas. Las alternativas también pueden utilizarse para imágenes en baja o alta resolución según se usen para la web o para la impresión. Para contrastar los dos conceptos, una versión histórica puede considerarse como una instantánea en el tiempo y una alternativa como una opción paralela en el proceso de diseño. Alternativas. Los diseñadores pueden gestionar fácilmente sus diseños directamente desde dentro de maquetas de Illustrator y Photoshop, además de ver una lista de las alternativas en Bridge. Acceso multiusuario Version Cue, gracias a las copias de trabajo de los archivos de proyecto, permite a múltiples diseñadores acceder y trabajar en un archivo. Por ejemplo, si dos diseñadores necesitan acceder a una ilustración al mismo tiempo, (uno necesita retorcerla y el otro ha de diseñar una maqueta e imprimir la ilustración, por ejemplo), Version Cue automáticamente les deja a cada uno modificar una copia de trabajo de la versión más reciente. El segundo diseñador que acceda a la ilustración será informado de que el archivo ya está en uso y puede decidir si quiere continuar trabajando con él. Este proceso ayuda a asegurar que el acceso a los archivos del proyecto es flexible y permite el progreso de los flujos de trabajo cuando más de un diseñador necesita trabajar en el mismo archivo. Sin embargo, en esta situación, cada diseñador que trabaje en el archivo no incorporará los cambios hechos en el otro. Cuando cada diseñador haya acabado de modificar el archivo, él o ella podrá guardar una nueva versión únicamente con sus cambios en el Espacio de trabajo, y luego reconciliar manualmente las diferencias. Por otra parte, el segundo diseñador podrá empezar una nueva sesión guardando los cambios en un nuevo archivo con el comando Guardar como, o simplemente esperar a hacer los cambios hasta que el primer diseñador haya acabado y ya no esté usando el archivo. Algunos grupos de trabajo pueden necesitar limitar el grad de libertad permitida cuando se abren y cierran archivos. La primera persona que abre el archivo puede ser la única persona con permiso para guardar una versión. Esta característica puede activarse según se necesite en cualquier proyecto activando Asignar protección de bloqueo para este proyecto en la utilidad de Administración de Version Cue. Además de esta integración con los componentes de Adobe Creative Suite, Version Cue también funciona con cualquier aplicación que soporte WebDAV, incluyendo las de Microsoft Office. Configuración e instalación de Version Cue El Espacio de trabajo de Version Cue se instala como parte de una instalación típica de Adobe Creative Suite. Por otra parte, el Espacio de trabajo puede instalarse por separado, como, por ejemplo, en un servidor. En cualquier caso, Version Cue está listo para usarse inmediatamente –el Espacio de trabajo se activa y ejecuta por defecto después de la instalación–. Activando y desactivando Version Cue El Espacio de trabajo se configura con la utilidad de Administración, accesible desde las Preferencias del sistema de Version Cue CS2. (También se instala un icono y es visible en el área systray de Windows® y en la barra de menú de Mac OS X, facilitando llegar a la utilidad de Administración avanzada además de a las Preferencias del sistema de Version Cue.) El Espacio de trabajo se activa automáticamente después de la instalación, y con la opción Activar Version Cue cuando se inicia el ordenador seleccionada, Version Cue no se deberá reiniciar manualmente cada vez que se inicie el ordenador. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 Opciones de instalación: Version Cue se instala automáticamente con Adobe Creative Suite. Por defecto coloca el Espacio de trabajo de Version Cue en el disco duro del usuario. Si los diseñadores quieren o necesitan compartir proyectos en una puesta en práctica de un Espacio de trabajo basado en usuario, eligen Espacio de trabajo visible para otros usuarios en el menú de Acceso al espacio de trabajo. Por otra parte, si se selecciona Este espacio de trabajo es privado, se mantiene el Espacio de trabajo del diseñador oculto para los otros diseñadores de la red. Incluso cuando un Espacio de trabajo es invisible a los demás, los proyectos en ese Espacio de trabajo puede designarse individualmente como privados, quedando ocultos para los demás. En la puesta en práctica de un Espacio de trabajo basado en usuario, todos los diseñadores de la red tienen control sobre los proyectos de su propio Espacio de trabajo además de sobre el Espacio de trabajo en sí, proporcionando a todos los miembros del grupo de trabajo flexibilidad y control sobre la uso compartido de archivos. Por ejemplo, un diseñador podría desactivar temporalmente el acceso compartido de un proyecto para asegurarse de que ningún otro diseñador accede a una idea de diseño que no ha sido aprobada por un cliente, o cuando los archivos de diseño se han enviado a revisión y el diseñador no quiere que se modifiquen accidentalmente. La determinación de los privilegios es otro modo de controlar el acceso a los archivos compartidos. (Para saber más sobre los privilegios, vea “Características de Administración avanzada”.) BASADO EN USUARIO BASADO EN SERVIDOR Disponibilidad Con ordenador encendido El servidor puede estar a veces fuera de línea Capacidad La del disco duro del usuario Normalmente discos de mucha más capacidad Acceso de red Con ordenador encendido Servidor normalmente disponible Copias de seg. Proyectos del usuario con copia Copia de todos los proyectos del grupo trabajo Rendimiento Más lento si otros acceden Normalmente no varía el rendimiento Diferencias de puesta en práctica: Algunas diferencias entre Espacios de trabajo basados en usuario o basados en servidor. Para configurar Version Cue para que se ejecute en una puesta en práctica basada en servidor, el Espacio de trabajo deberá instalarse desde el CD directamente en el disco duro del servidor. Un Espacio de trabajo de Version Cue retransmite su presencia en una red, eliminando la necesidad de configurar direcciones de Protocolo de Internet (IP) y otros ajustes de configuración. (Aunque los servidores típicamente permanecen encendidos, si se selecciona la opción de Activar Version Cue cuando se inicie el ordenador, el Espacio de trabajo se activará automáticamente si el servidor necesitara reiniciarse.) Activación de Version Cue en los componentes de Adobe Creative Suite Version Cue está presente en todos los componentes de Creative Suite 2 excepto en Acrobat 7.0 Professional, en donde el usuario debe activar explícitamente la funcionalidad de Version Cue seleccionando la casilla de verificación Permitir la gestión de archivos del grupo de trabajo de Version Cue, en el cuadro de diálogo de Preferencias generales de Acrobat. Por defecto, los ajustes del Espacio de trabajo de Version Cue se optimizan para un diseñador individual que esté trabajando con proyectos en medios combinados y con 128 MB de RAM disponibles para el Espacio de trabajo. (Esto significa 128 MB de RAM además de los 192 MB de RAM requeridos para ejecutar cualquier otro componente individual de Adobe Creative Suite; estos son los requisitos mínimos de sistema para ejecutar Version Cue. En el caso de la gestión de memoria moderna estos requisitos se usan dinámicamente, y en el caso de que Version Cue no se esté utilizando, sólo se usarán unos 30-50 MB de RAM.) Un diseñador o administrador de sistema puede aumentar la cantidad de memoria dedicada al Espacio de trabajo de Verison Cue y optimizarla para el número anticipado de personas que accederán al Espacio de trabajo. Sin embargo, en la práctica, incluso en grandes grupos de trabajo, no será necesario especificar más de 256 MB para Version Cue. Estos cambios se realizan en la lengüeta de Ajustes de las Preferencias de sistema de Version Cue. Los Espacios de trabajo y proyectos pueden ser ilimitados de tamaño, pero hay un límite de 2 GB para un archivo individual en un proyecto de Version Cue. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 10 Creación de proyectos Después de haber instalado Version Cue y que esté activo en el SO y en los componen- tes de Adobe Creative Suite, los diseñadores podrán crear un nuevo proyecto de Version Cue. Hay varias maneras de crear un proyecto. Primero, el diseñador selecciona el Espacio de trabajo en el que se alojará el proyecto. Para un individuo este Espacio estará en su propio disco duro. En un grupo de trabajo, se podrá crear un proyecto en un Espacio de trabajo visible que se ha compartido con otros (en una puesta en práctica basada en el usuario) o en un servidor (en una puesta en práctica basada en servidor). En Bridge, un diseñador puede escoger Herramientas > Version Cue > Nuevo proyecto, nombrar el proyecto, y añadir una descripción. Para poner el proyecto a disposición de los demás en una puesta en práctica basada en usuario, el diseñador debe seleccionar Compartir este proyecto con otros. Como se ha mencionado anteriormente, los proyectos pueden dejar de compartirse en cualquier momento. Si un servidor aloja el Espacio de trabajo, por defecto el proyecto se comparte. Adicionalmente, un diseñador puede elegir Archivo > Abrir o Archivo > Colocar en las versiones de CS2 de Photoshop, Illustrator, o InDesign, hacer clic en el botón Usar cuadro de diálogo de Adobe, y escoger Nuevo proyecto en el menú Herramientas de proyecto. Los proyectos también pueden crearse a través del asistente de sitio de GoLive CS o en la Administración de Espacio de trabajo de Adobe Version Cue. Conexión remota a Version Cue Tener la flexibilidad y escalabilidad para los diseñadores individuales, en puestas en práctica basadas en usuario, y en servidores en red, es magnífico, pero los entornos de producción de hoy en día son a menudo bastante complejos. Muchos diseñadores trabajan remotamente –de modo temporal o permanente–. Pueden estar ubicados en una sucursal diferente de la compañía, tal como una oficina de ventas internacional, que tenga una red separada. Puede que vayan a la oficina de un cliente para una reunión, trabajen en casa por un día, u ocasionalmente usen sus laptops en el vestíbulo de un centro de convenciones o en un avión. En todos estos casos su trabajo en un proyecto de Version Cue no tiene porqué parar. Los miembros de un grupo de trabajo pueden conectarse remotamente al Espacio de trabajo de Version Cue, acceder a los archivos, modificarlos, y guardar las versiones sin ralentizar a los otros miembros del equipo. Para conectarse a un proyecto de Version Cue alojado en un Espacio de trabajo que no esté en la subred propia del diseñador, el diseñador usa la dirección URL de cliente de Version Cue o, si él o ella usa una aplicación que soporte WebDAV, la dirección URL de cliente de WebDAV de Version Cue. Desde la versión CS de Photoshop, Illustrator, o InDesign, el diseñador abre un proyecto de Version Cue escogiendo Archivo > Abrir y haciendo clic en el botón Usar cuadro de diálogo de Adobe. En el cuadro de diálogo que aparece, el diseñador escoge Conectar a en el menú Herramientas de proyecto. (En GoLive CS, el diseñador elige Archivo > Nuevo sitio > Proyecto de Version Cue > Conectar a Version Cue > Servidor personalizado.) Adicionalmente el usuario puede usar la característica Conectar a en Bridge. En entornos de red de área amplia (WAN) con cortafuegos, los usuarios necesitarán VPN o acceso alternativo. Usando la Administración de Espacio de trabajo, los diseñadores en entornos de confianza o que tengan los privilegios adecuados en entornos de no confianza pueden también crear y compartir proyectos de Version Cue remotamente y realizar tareas administrativas. Uso de características de administración avanzada También están disponibles controles administrativos adicionales para usuarios avanzados y administradores de sistema. Página inicial de Administración de Espacio de trabajo de Version Cue: Los diseñadores y administradores de sistema pueden gestionar IDs y privilegios, y realizar mantenimientos como copias de seguridad de proyectos y exportaciones, usando Administración de Espacio de trabajo. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 11 Entornos de confianza versus entornos de no confianza Version Cue, por defecto, funciona en entornos de confianza, que proporcionan la mayor flexibilidad a los diseñadores porque los archivos compartidos pueden accederse sin contraseña. Sin embargo, pueden haber diseñadores en una red de un grupo de trabajo que no necesitan acceder a los proyectos de Version Cue o que quizás se les debe negar deliberadamente el acceso a los archivos. Por ejemplo, en la publicación de revistas, los archivos editoriales y de publicidad puede que residan en la misma red pero sólo deberían ser accesibles para sus respectivos departamentos. En estos y en otros entornos de no confianza, los administradores del sistema pueden establecer logins y privilegios de usuario usando la Administración del Espacio de trabajo. Acceso a Administración de Espacio de trabajo Se puede acceder a la Administración de Espacio de trabajo de varias maneras: •Desde las Preferencias de sistema de Version Cue. Cuando Version Cue está activado, los diseñadores podrán navegar hasta la lengüeta de Configuración, y hacer clic en Administración avanzada. •Desde Photoshop, Illustrator, e InDesign escogiendo Archivo > Abrir, haciendo clic en el botón Usar cuadro de diálogo de Adobe, y seleccionando un Espacio de trabajo para administrar. Los diseñadores escogen entonces Herramientas > Editar propiedades y luego clic en Administración avanzada. •Desde el menú sitio en GoLive CS; debe estar abierto un sitio (proyecto de Version Cue) para que este menú esté disponible. •Desde el icono instalado y visible en el área de systray de Windows y en la barra de menú Mac OS X. Este es un modo fácil y conveniente de llegar a la utilidad de Administración avanzada así como a las Preferencias de sistema de Version Cue. Cuando un diseñador instala un Espacio de Trabajo de Version Cue, éste último crea automáticamente una ID de login de usuario de sistema permanente con privilegios de administrador, permitiendo el acceso inicial a la administración del Espacio de trabajo. Recuerde, no se requieren contraseñas y las cuentas de usuario no han de crearse explícitamente para compartir los proyectos y Espacios de trabajo de Version Cue. Los diseñadores simplemente deben estar en la misma subred, o tener la IP del Espacio de trabajo de Version Cue o la dirección del Sistema de nombre de dominio (DNS) y el número de puerto para acceder a un Espacio de trabajo compartido a través de una red WAN. Sin embargo, para crear restricciones en los proyectos de Version Cue, un administrador de sistema puede modificar los IDs de usuario existentes en el proyecto, o crear nuevos IDs de usuario y asignarles proyectos específicos. Además de establecer los IDs de usuario, la Administración del Espacio de trabajo puede usarse para gestionar proyectos y para aplicar controles más rigurosos sobre las versiones de archivos. Se puede activar la protección de bloqueo para los archivos, restringiendo las versiones de archivo en un escenario multiusuario. Después de que un diseñador empiece a modificar un archivo disponible en un proyecto de Version Cue que esté protegido con bloqueo, sólo ese diseñador podrá guardar la siguiente versión de ese archivo en el proyecto de Version Cue. Otro diseñador que escoja modificar simultáneamente no podrá guardar los cambios en una nueva versión de ese archivo, ni siquiera aunque el primer diseñador haya guardado una versión. El segundo diseñador tendrá que guardar los cambios en un nuevo archivo o en una nueva ubicación en el Espacio de trabajo, o esperar a abrir la versión más nueva del archivo original cuando se haga disponible para su modificación después de que el primer usuario guarde una versión. La protección con bloqueo de archivos que estén actualmente en uso puede eliminarse en la página de Avanzado de la Administración del Espacio de trabajo. Los bloqueos pueden eliminarse para un proyecto, para un usuario particular, o para todo el Espacio de trabajo. Realización del mantenimiento, archivo y copias de seguridad Además de gestionar usuarios, privilegios y proyectos, la Administración del Espacio de trabajo puede usarse para realizar mantenimiento y archivar proyectos. Además, los usuarios podrán programar copias de seguridad regulares de todo el Espacio de trabajo, además de archivar proyectos individuales. Mantenimiento Las tareas de mantenimiento incluyen la modificación de las preferencias del Espacio de trabajo: hacer proyectos o todo un Espacio de trabajo privado o compartido, renombrar Espacios de trabajo, definir opciones de login, y configurar servidores proxys de HTTP y FTP por defecto. Además los administradores del sistema pueden borrar versiones de archivo antiguas de los proyectos, duplicar o borrar proyectos enteros y exportar y hacer copias de seguridad de proyectos. Exportación de proyectos Al exportar un proyecto de Version Cue se crea una copia de ese proyecto que sólo contiene la versión actual de cada archivo del proyecto. En otras palabras, los proyectos exportados no incluyen toda la historia de las versiones de todos los archivos. Por lo tanto, los proyectos no deben exportarse Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 12 como una manera de preservar las versiones históricas de todos los archivos dentro de un proyecto; los proyectos sólo deben exportarse cuando las versiones actuales o finales de los archivos sean necesarias, como para un archivo. Las copias exportadas pueden servir como archivos de un proyecto fuera del Espacio de trabajo, o pueden entregarse como pruebas o archivos finales para los clientes. Los proyectos de Version Cue pueden exportarse a un ordenador diferente vía FTP o WebDAV, pero Version Cue no ofrece conectividad con sistemas de archivo de terceras partes. Copias de seguridad de proyectos Los diseñadores también pueden crear copias de proyectos que preserven todas las versiones además de informaciones tales como comentarios de archivo. Las copias de seguridad, por defecto, se almacenan en el mismo Espacio de trabajo de Version Cue que el proyecto original, la carpeta de copias de seguridad (aunque el usuario puede cambiar esta ubicación usando el panel de control de Version Cue CS2). Cuando un diseñador hace copais de seguridad de un proyecto, él o ella selecciona lo que quiere incluir, tal como los metadatos del proyecto y la información de archivo introducidos cuando se guardan las versiones desde los componentes de Adobe Creative Suite. Es una buena idea hacer copias de seguridad con regularidad de los proyectos de Version Cue para evitar pérdidas potenciales de datos debido a eventos del sistema no anticipados (las copias de seguridad también pueden programarse). Los diseñadores o administradores pueden asignar nombres de archivo únicos a los proyectos, tales como nombreproyecto_fecha, de modo que en caso de pérdida o corrupción de datos, los proyectos puedan restaurarse a su estado en un momento dado del tiempo. La copia de seguridad de todo el Espacio de trabajo de Version Cue puede ser más apropiada aún ya que lleva toda la información básica de login del usuario además de todos los datos de proyecto de todos los proyectos. Observe que la copia de seguridad puede que requiera mucho espacio de disco, ya que crea un duplicado completo de todas las versiones de todos los archivos. Un diseñador o administrador de sistema también puede hacer copias de seguridad (y restaurar) Espacios de trabajo enteros usando la página Avanzado de la Administración del Espacio de trabajo. Cuando se restaura una copia de seguridad del Espacio de trabajo se substituyen todos los datos actuales en ese Espacio, incluyendo los proyectos, archivos y versiones de Version Cue. Las copias de seguridad de los Espacios de Trabajo sólo pueden restaurse si se crearon con la misma versión de Version Cue que usó el diseñador o administrador. Cómo actuar en caso de corrupción de datos Version Cue maneja la corrupción de datos de las tres maneras siguientes, según la severidad del problema. Primera, Version Cue monitoriza su base de datos y su depósito de archivos automáticamente cada vez que se inicia el Espacio de trabajo. Si esta comprobación detecta algún problema con los datos de los archivos, Version Cue ejecuta una rutina de autorreparación automática y transparente para el diseñador. Como resultado, si surgiera algún problema, se podría diagnosticar y reparar sin que el diseñador ni siquiera se diera cuenta, y sin interrupción de sus flujos de trabajo creativo. Si se corrompiera la base de datos y Version Cue no pudiera autorreparse, el diseñador recibiría una alerta que le indicaría la presencia del problema. El diseñador tendrá entonces la opción de ejecutar una utilidad de reparación más robusta que está presente en el entorno del Espacio de trabajo. Si la autorreparación o la utilidad de reparación no pudiera resolver la corrupción de datos, el diseñador o administrador del sistema tendrá que exportar manualmente todos los proyectos de Version Cue afectados –preservando sólo las versiones de archivo actuales– a un nuevo Espacio de trabajo. Version Cue hace esto usando un índice de recuperación de archivos. No se ha informado de problemas que requerirían la exportación manual de los proyectos de Version Cue en el momento en que se finalizó esta publicación, pero Adobe ha proporcionado el índice de recuperación de archivos para manejar los problemas imprevistos. Ponga Version Cue a trabajar para Ud Cada flujo de trabajo presenta una variedad de demandas y desafíos, y Ud. puede que quiera pensar sobre cómo Version Cue cambiará también la manera de trabajar suya y de su departamento. La siguiente información puede serle de ayuda cuando considere añadir Version Cue a su flujo de trabajo. Comprobación del sistema Como con la introducción de cualquier tecnología nueva en un entorno de producción, es inteligente comprobar Version Cue con una capacidad limitada antes de ampliarlo a un grupo de trabajo. Este proceso minimiza los fallos potencialmente costosos y que exigen mucho tiempo, y ayuda a asegurar que los miembros del equipo trabajen lo mejor posible con Version Cue a medida que lo integran en sus rutinas diarias. A continuación describimos un escenario para comprobar Version Cue que se desarrolla despacio. (Ud. pude sentirse más confortable moviéndose más rápido con el progreso de esta prueba piloto.) Para configurar un entorno de prueba para Version Cue, instálelo primero en un ordenador que no esté en red ni se use para la producción diaria o el uso compartido de archivos. Configure el Espacio de trabajo inicialmente como privado (escoja Este Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 13 espacio de trabajo es privado en las Preferencias de sistema de Version Cue). Deje que un individuo –el administrador del sistema, un diseñador experimentado o un profesional de la producción del equipo– experimente con un proyecto. Este individuo puede crear un proyecto nuevo para la prueba o importar archivos existentes en un nuevo proyecto arrastrando los archivos directamente al proyecto usando Bridge. Finalmente, un diseñador puede crear un proyecto a través de la Administración del Espacio de trabajo que ofrece opciones para importar archivos de una carpeta, desde un sitio FTP, o desde un servidor WebDAV. (Vea “Características de administración avanazada”, para saber más sobre como accedor a la Administración del Espacio de trabajo, y vaya a Ayuda de Version Cue para más información sobre la importación y sincronización de archivos y proyectos.) Después de experimentar con la creación de proyectos, la adición de archivos, el guardar versiones en Version Cue, y de aprender a navegar y buscar archivos, el comprobador podrá acceder al Espacio de trabajo de Version Cue desde un segundo ordenador que tenga una versión CS de Photoshop, Illustrator, InDesign, o GoLive. Luego dos personas podrán empezar a compartir proyectos y archivos, a familiarizarse con las alertas durante el uso, y a entender cómo sincronizar copias de trabajo de archivos a los que múltiples usuarios acceden simultáneamente. Después de que una o dos personas se hayan familiarizado con Version Cue, se podrá inrtroducir paulatinamente la tecnología a otros miembros del grupo de trabajo e instalarla en los sistemas de producción. Como las estaciones de trabajo se introducen poco a poco durante el período de prueba, algunos archivos en esos ordenadores pueden ser gestionados por Version Cue y otros no. Si se desea el Espacio de trabajo de Version Cue puede desactivarse y activarse sin que ello afecte al trabajo de producción no gestionado de esas estaciones de trabajo. Version Cue a medida Version Cue es una tecnología escalable. Migrar de una configuración individual a compartir archivos en una puesta en práctica basada en usuarios en red es un proceso sencillo. Los diseñadores pueden poner sus Espacios de trabajo a disposición pública en cualquier momento usando las preferencias de sistema de Version Cue, y pueden compartir (o no compartir) proyectos usando la Administración del Espacio de trabajo. Otros diseñadores en la red deberán activar Version Cue en sus aplicaciones. (Vea “Configuración e instalación de Version Cue”.) Si un grupo de trabajo decide cambiar de puesta en práctica basada en usuario a basada en servidor, los proyectos deberán migrarse a través de copias de seguridad y restaurar los procedimientos para preservar las versiones históricas completas de los archivos de proyecto. Lleve los archivos de la carpeta de copias de seguridad de Version Cue a la carpeta correspondiente en la puesta en práctica basada en servidor. Ud. podrá llevar los proyectos seleccionados o todo un Espacio de trabajo basado en usuario. ( No cambie manualmente la estructura de la carpeta de los proyectos que vaya a migrar.) Ud. podrá entonces importar los proyectos que hayan sido transferidos a su nuevo entorno de Version Cue usando la Administración del Espacio de trabajo. Cuando pase de Version Cue de un único usuario a un entorno de grupo compartido, será una buena idea comprobar Version Cue antes de usarlo en la producción del mundo real. Si se avanza despacio se da tiempo a todo el mundo a habituarse a la nueva tecnología mientras se mantiene su productividad y se evitan errores inoportunos. Una estrategia podría ser añadir diseñadores y proyectos sólo cuando los usuarios actuales se manejen bien con Version Cue. "QMJDBDJÓO UFSDFSBTQBSUFT *OUFSGB[EFVTVBSJPDPNÙO#SJEHF r"CSJS(VBSEBS$PMPDBS r7FSTJPOFT"MUFSOBUJWBT r$PNQBSUJSTJNQMJñDBEP r*OGPBSDIJWPNFKPSBEB &TQBDJPEFUSBCBKPEF7FSTJPO$VF 7FSTJPO$VF 8FC%"7 4PMVDJÓO UFSDFSBTQBSUFT Entorno de Version Cue: Los usuarios de Adobe Creative Suite pueden abrir y guardar versiones de archivo en el Espacio de trabajo de Version Cue, que les conecta con aplicaciones de terceras partes a través del soporte de WebDAV. Limitaciones prácticas Los diseñadores y administradores de sistema pueden preguntarse qué limitaciones deben considerar cuando usen Version Cue. Desgraciadamente, hay demasiadas variables como para dar una guía específica. Adobe recomienda que los diseñadores prueben Version Cue para comprender cómo variables tales como el tamaño de archivo, el número de vínculos, y el número de usuarios que estén modificando archivos simultáneamente en su entorno afectan a Version Cue. También será sensato tener un enfoque corporativo a la hora de introducir Version Cue en grupos de trabajo grandes o grupos de trabajo que tengan archivos de contenido altamente complejo. Entendiendo el gestor de archivos Adobe Version Cue CS2 14 Actualización desde un Espacio de trabajo de Version Cue CS (1.x) Los componentes de Adobe Creative Suite CS y las aplicaciones de Adobe CS funcionarán en el Espacio de trabajo de Version Cue CS2, pero sólo hasta el nivel soportado en Version Cue CS (1.x). Sin embargo si un Espacio de trabajo de Version Cue CS (1.x) y un Espacio de trabajo de Version Cue CS2 están ambos instalados en la misma máquina (lo cual es necesario si un usuario tiene proyectos 1.x que deban migrarse a Version Cue CS2), los componentes y aplicaciones de Adobe CS podrán encontrar y acceder sólo al Espacio de trabajo de Version Cue CS (1.x). Sólo después de desinstalar el Espacio de trabajo de Version Cue CS (1.x) podrán los componentes y aplicaciones de Adobe Creative Suite reconocer y acceder al Espacio de trabajo de Version Cue CS2 instalado en ese ordenador. REQUISITOS DE SISTEMA DE Adobe Creative SuitE Los componentes y aplicaciones de Adobe Creative Suite 2 no reconocerán un Espacio de trabajo de Version Cue CS (1.x), por lo que los usuarios que trabajen en un entorno en donde haya usuarios de Adobe Creative Suite CS (1.x) y de Adobe Creative Suite 2 pueden considerar esperarse hasta que ya no haya necesidad de Version Cue CS (1.x) (por ejemplo, hasta después de que todos los proyectos de 1.x hayan migrado a Version Cue CS2) antes de pasar al Espacio de trabajo de Version Cue 2. En ese punto, los componentes y aplicaciones de Adobe Creative Suite CS (1.x) así como los componentes y aplicaciones de Adobe Creative Suite 2 podrán reconocer un Espacio de trabajo de Version Cue CS2. • 128 MB de RAM adicionales requeridas para ejecutar el Espacio de trabajo de Version Cue Para más información Hay una gran riqueza de información disponible para los diseñadores, profesionales de producción y administradores de sistema que quieran saber más sobre las características y capacidades de Version Cue y las tecnologías que usa: •La página de producto de Adobe Version Cue, www.adobe.es/products/creativesuite/versioncue.html, ofrece demos animadas y otras informaciones sobre Version Cue. •La página de producto de Adobe Creative Suite, www.adobe.es/products/creativesuite/, comparte información sobre todos los componentes de la suite y cómo usar Version Cue con ellos. •La página de soporte técnico de Adobe, www.adobe.es/support/, ofrece artículos de una base de conocimientos con capacidad de búsqueda, foros de usuarios, recursos de formación y más. •Adobe Studio®, studio.adobe.com, contiene artículos, estudios de casos, tutoriales y otros recursos expertos que ayudan a los profesionales creativos a gestionar el proceso de diseño con mayor eficiencia y a maximizar el valor de su software de Adobe. Vea también “Trabajo con proyectos gestionado mediante Adobe Version Cue” en la sección “Presentación del área de trabajo” de la Ayuda de Photoshop CS, Illustrator CS, InDesign, o GoLive CS, y lea “Introducción a Adobe Version Cue” para conocer los instrucciones paso a paso además del tutorial de Puesta en marcha del programa. Para más información sobre WebDAV, visite: •www.webdav.org, un depósito de información sobre WebDAV, que incluye artículos, informes, documentos técnicos y proyectos. Para más información sobre la tecnología XMP, visite: Macintosh • Procesador PowerPC® G3, G4 o G5 • Mac OS X (versión 10.2 y 10.3) y Java Runtime Environment 1.4.1 • 192 MB de RAM para ejecutar cualquier aplicación individual (256 MB recomendadas) • R AM adicional requerida para ejecutar múltiples aplicaciones simultáneamente • 1,775 GB de espacio disponible de disco duro para instalar todas las aplicaciones •Resolución de monitor de 1024x768 con tarjeta de vídeo de 16 bits o superior (pantalla de 24 bits recomendada) • Unidad de CD-ROM •Para impresión con Adobe PostScript®: PostScript Nivel 2 o Adobe PostScript 3™ • Conexión a Internet recomendada • QuickTime 6 requerido para las características multimedia • Internet Explorer 5.5, Netscape Navigator 7.0, AOL 5.0, Safari 1.0, Opera 7.0 para GoLive CS2 Windows •Procesador Intel® Pentium® II, III o 4 •Microsoft Windows 2000 con Service Pack 3 o Windows XP • 192 MB de RAM para ejecutar cualquier aplicación individual (256 MB recomendadas) • R AM adicional requerida para ejecutar múltiples aplicaciones simultáneamente • 128 MB de RAM adicionales requeridas para ejecutar el Espacio de trabajo de Version Cue • 1,55 GB de espacio disponible de disco duro para instalar todas las aplicaciones •Resolución de monitor de 1024x768 con tarjeta de vídeo de 16 bits o superior (pantalla de 24 bits recomendada) • Unidad de CD-ROM •Para impresión PostScript: PostScript Nivel 2 o PostScript 3 • Conexión a Internet recomendada • QuickTime 6 requerido para las características multimedia •www.adobe.com/products/xmp/, la página de inicio de Adobe para información sobre XMP. • Internet Explorer 6.0; Netscape Navigator 4.x, 6.1, 6.2, o 7.0; AOL 6.0 o 7.0; Opera 7.0 requeridos para GoLive CS2 •http://xml.coverpages.org/xmp.html, una colección de informaciones de referencia sobre XMP. Adobe Systems Incorporated 345 Park Avenue, San José, CA 95110-2704 EE.UU. www.adobe.com Adobe Systems Ibérica c/ Marina 16-18, Planta 20 08005 - Barcelona www.adobe.es Adobe, Adobe Studio, Creative Suite, GoLive, InCopy, InDesign, Illustrator, PDF, Photoshop, PostScript, PostScript 3, Version Cue, y XMP son marcas registradas o marcas comerciales de Adobe Systems Incorporated en los Estados Unidos y/o en otros países. Mac, Mac OS, y Macintosh son marcas comerciales de Apple Computer, Inc., registradas en los Estados Unidos y en otros países. Windows es una marca registrada o marca comercial de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. W3C es una marca comercial (registrada en muchos países) de World Wide Web Consortium; las marcas de W3C están registradas por sus instituciones anfitrionas MIT, ERIM, y Keio. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos propietarios. © 2005 Adobe Systems Incorporated. Todos los derechos reservados.
