Orden GRI/79/2015, de 10 de
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1/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 DISPOSICIONES DEPARTAMENTO DE GOBERNACIÓN Y RELACIONES INSTITUCIONALES ORDEN GRI/79/2015, de 10 de abril, por la que se regula el Registro electrónico general de la representación. La disposición adicional quinta del Decreto 56/2009, de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos en la Administración de la Generalidad de Cataluña, crea el Registro general de la representación con la finalidad de acreditar a los órganos que tramiten procedimientos administrativos por vía electrónica el alcance, los límites y la vigencia de la representación con que se actúa. Este Registro permitirá incluir datos relativos a las representaciones legales, voluntarias y a otras formas de habilitación admitidas legalmente. La creación de este Registro tiene el objetivo de simplificar los trámites de acreditación de la personalidad jurídica y de la capacidad de obrar ante la Administración de la Generalidad, aprovechando la inmediatez y la capacidad de relacionar información dispersa a través las tecnologías de la información y la comunicación, para poder contrastar las acreditaciones efectuadas previamente, evitando así duplicar tareas y la presentación reiterada de la misma documentación por parte de la ciudadanía ante la Administración. La Ley 29/2010, de 3 de agosto, del uso de los medios electrónicos en el sector público de Cataluña, regula el uso de los medios electrónicos en las actuaciones y las relaciones entre el sector público y los ciudadanos. Así, la concreción del modelo catalán de administración electrónica establece que las entidades que integran el sector público de Cataluña deben impulsar un modelo de administración electrónica basado, entre otros, en la cooperación y la colaboración institucionales para la creación y la puesta a disposición del sector público de Cataluña de infraestructuras y de servicios comunes de administración electrónica que garanticen la interoperabilidad de los sistemas de información y que hagan posible su uso por parte de las entidades que integran el sector público con el objetivo de hacer más eficaz y económica la oferta de servicios a los ciudadanos y a las empresas. En este sentido, este sistema de representación permite facilitar la acreditación de la representación ante todas las administraciones públicas catalanas, y avanzar hacia una posible federación a nivel europeo. El Registro electrónico general de la representación se crea para acreditar la personalidad jurídica y la capacidad de obrar ante la Generalidad de Cataluña, con la voluntad de que se convierta en el registro de la representación de todas las administraciones catalanas. La consecución de este objetivo se podrá realizar mediante convenios para federar este sistema con otros ya existentes y con la adhesión de otras administraciones del sector público catalán. De acuerdo con el Decreto 184/2013, de 25 de junio, de reestructuración del Departamento de Gobernación y Relaciones Institucionales, corresponde a este Departamento, a través de la Secretaría de Administración y Función Pública, entre otras, las funciones de impulsar, coordinar y realizar el seguimiento de las políticas de mejora y modernización de la Administración y dirigir el desarrollo de la administración electrónica en las relaciones entre administraciones públicas y empresas y ciudadanía. Consiguientemente, y de acuerdo con las competencias que me han sido atribuidas, Ordeno: Artículo 1 Objeto Es objeto de esta Orden la regulación de los requisitos y de las condiciones del Registro electrónico general de la representación (en adelante, Representa) a fin de que los ciudadanos y las empresas puedan acreditar ante los órganos que tramiten procedimientos administrativos por vía electrónica el alcance, los límites y la vigencia de la representación con que se actúa. ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 2/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 Artículo 2 Ámbito de aplicación 1. Esta Orden es aplicable: a) A la Administración de la Generalidad de Cataluña, a sus organismos autónomos y entidades autónomas, entidades de derecho público vinculadas o dependientes y entes en que la Generalidad tiene una participación, directa o indirectamente, del 100% del capital o fondo patrimonial. b) A los ciudadanos, empresas y entes sin personalidad cuando se relacionan con la Administración de la Generalidad de Cataluña. 2. Las previsiones de esta Orden no se aplican a los entes incluidos dentro del ámbito de aplicación de la Orden en las actividades que lleven a cabo en régimen de derecho privado. Artículo 3 Finalidades Las finalidades de esta Orden son: 1. Hacer efectivo el reconocimiento del derecho de los ciudadanos y de las empresas a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos y, concretamente, el derecho a no aportar los datos y documentos que ya estén en poder de las administraciones públicas. 2. Hacer efectivo el principio de simplificación de la actuación administrativa con la reducción sustancial del tiempo y los plazos de los procedimientos administrativos, para conseguir más eficacia y eficiencia en la actividad administrativa. 3. Desplegar el principio de cooperación e interoperabilidad en la utilización de medios electrónicos por las administraciones públicas con el fin de garantizar la interoperabilidad de los sistemas y soluciones adoptados por cada una de éstas y posibilitar la prestación conjunta de servicios a los ciudadanos, garantizando el reconocimiento mutuo de los documentos electrónicos. Artículo 4 Características del Registro electrónico general de representaciones El Representa no tiene el carácter de registro administrativo regulado por el artículo 41 de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña. Artículo 5 Inscripción y contenido 1. Los departamentos y organismos públicos de la Generalidad y de los entes locales adscritos son los órganos competentes para dar de alta, modificar y dar de baja en el Representa los trámites sobre los que son competentes y para los cuales será válida la representación que conste en el Representa. 2. Los órganos competentes para la inscripción son: a) El empleado público, al dar de alta un apoderamiento o representación de persona física a persona física mediante comparecencia. b) El órgano competente sobre los trámites objeto del apoderamiento o representación para la inscripción y, si se da el caso, para requerir a la persona interesada enmiendas eventuales de defectos en la representación. 3. El Representa contiene las inscripciones de representaciones legales, voluntarias y otras formas de habilitación admitidas legalmente. 4. Las representaciones inscritas en el Representa producen efectos en relación con los trámites adheridos por cada departamento competente en el trámite. 5. La inscripción en el Representa de cualquiera de las formas de representación previstas acredita ante los ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 3/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 órganos que tramiten procedimientos administrativos el alcance, los límites y la vigencia de la representación que el departamento u organismo establezca para cada trámite. 6. La inscripción en el Representa se puede realizar para un trámite o para una categoría o familia de trámites. A efectos de esta regulación, el trámite es una actuación y/o un conjunto de actuaciones o diligencias que forman parte de un procedimiento administrativo. El departamento u organismo responsable del trámite ha de definir el contenido del trámite a efectos de determinar el alcance y los límites de la acreditación de la representación. La publicación del alta se realiza mediante las sedes electrónicas de los órganos competentes. 7. Las categorías o familias de trámites son agrupaciones de trámites que pueden afectar a diversos ámbitos de actuación y procedimientos. La agrupación de los trámites en categorías o familias la determinará el órgano competente en la gestión del Registro general de representaciones, y es responsabilidad del órgano que se adhiera al Representa autorizar si sus trámites forman parte de una determinada categoría/familia. 8. Cuando una representación está asignada a una determinada categoría/familia, la modificación de los trámites que la conforman implica la asignación automática de la representación a los nuevos trámites sin ningún requerimiento adicional, salvo el de informar de los cambios tanto al poderdante como al representante. 9. Para la modificación o baja de un trámite se seguirá el mismo procedimiento que para la inscripción o alta de un trámite. Artículo 6 Acceso al Representa 1. Para la modificación o baja de un trámite se seguirá el mismo procedimiento que para la inscripción del trámite. 2. El Representa es accesible desde la Sede electrónica de la Generalidad de Cataluña y de las sedes electrónicas de los entes locales adscritos, donde se indican los trámites y las actuaciones de los departamentos y organismos adheridos al Registro que pueden ser objeto de apoderamiento. Para cada uno de los trámites se deben hacer constar los datos que se aportan para la inscripción del trámite en el Registro, de acuerdo con el artículo 7 de esta Orden. Únicamente podrán comprobar la representación o el apoderamiento mediante el acceso al Representa los departamentos u organismos que se adscriban. El acceso de los departamentos y organismos adscritos al Registro se puede hacer por los procedimientos siguientes: a) Consulta directa mediante el frontal del Representa. Se tendrá acceso a todos los apoderamientos vigentes y válidos para los trámites y actuaciones por medios electrónicos en los cuales el órgano peticionario sea competente. b) Acceso en línea mediante servicios web, con la finalidad de comprobar, automáticamente y en tiempo real desde las aplicaciones, que un apoderamiento es vigente. Las consultas al Representa se hacen mediante un canal seguro de comunicaciones y dentro de las especificaciones de la Plataforma de integración y colaboración administrativa. La aplicación del Representa mantiene la trazabilidad de todas las consultas efectuadas. Artículo 7 Datos de inscripción del Representa En la inscripción del apoderamiento y/o la representación en el Representa tienen que constar los datos siguientes: a) Nombre y apellidos, denominación o razón social, y NIF del poderdante. b) Nombre y apellidos, denominación o razón social, y NIF del apoderado. c) Categorías y/o trámites objeto del apoderamiento y/o representación. d) Para cada uno de ellos, actuaciones objeto del apoderamiento. ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 4/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 e) Periodo de vigencia del apoderamiento. f) Fecha de otorgamiento del apoderamiento. g) Número de referencia del alta y fecha de alta en el Registro S@rcat. Artículo 8 Procedimiento de inscripción 1. Se pueden inscribir en el Representa representaciones de personas físicas y personas jurídicas que se otorguen a terceros para actuar ante la Administración de la Generalidad y de sus organismos vinculados o dependientes, así como de otras administraciones que se adhieran. 2. Las inscripciones en el Representa se pueden llevar a cabo mediante los procedimientos siguientes: a) Por Internet, a través de la Sede electrónica. La inscripción se realiza cumplimentando el formulario que se adjunta al anexo I de esta Orden, firmado por el poderdante o su representante legal, con firma reconocida o, si es el caso, por otros sistemas de firma electrónica publicados en la Sede electrónica, al que se podrán anexar copias digitalizadas que garanticen la fidelidad de documentos públicos o privados que legitimen la acreditación de la representación. b) Mediante comparecencia personal del poderdante o de su representante legal en las oficinas de atención ciudadana adscritas al Representa. La inscripción se realiza cumplimentando el formulario que se adjunta al anexo I de esta Orden, en el cual tiene que constar la firma del poderdante o de su representante legal y la identificación y la firma del empleado público ante el cual se comparece, que en todos los casos debe estar autorizado expresamente para dar de alta los apoderamientos en el Representa. La solicitud de inscripción se registra en el sistema corporativo de registro S@rcat y el empleado público la inscribe en el Representa. c) Mediante la presentación en una de las oficinas mencionadas en el apartado anterior de un poder otorgado mediante documento público o documento privado con firma legitimada ante notario o sin dicha legitimación. El empleado público cumplimenta el formulario del anexo I y hace una copia auténtica del documento recibido, que se incorporará al Representa. El empleado público podrá solicitar, si procede, a su asesoría jurídica o a la asesoría jurídica competente en la tramitación, un informe o validación del poder presentado; mientras tanto, el registro de la representación permanece en estado de pendiente. En el momento de recibir el informe de la asesoría jurídica, el empleado público que lo solicitó lo incorporará al Representa y cambiará el estado de la representación o solicitará la enmienda de errores a la persona interesada, si es el caso. 3. Los apoderamientos inscritos en el Representa sólo tienen efectos para las actuaciones o categorías a las cuales expresamente hace referencia el apoderamiento otorgado y que consten en el formulario correspondiente. La inscripción en el Representa y su validez en los trámites es automática para los apoderamientos que se otorgan de persona física a persona física y que se tramitan electrónicamente. Para las inscripciones que se otorgan de persona jurídica a persona física en el Representa, el empleado público ante el cual se presenta la solicitud del anexo I o el órgano competente sobre los trámites objeto del apoderamiento tiene que solicitar a su asesoría jurídica, si procede, un informe o validación sobre el poder presentado por la persona representante de la entidad. En el momento de recibir el informe de la asesoría jurídica, el empleado público competente o el órgano competente en los trámites objeto del apoderamiento lo incorporará al Representa y cambiará el estado de la representación o solicitará la enmienda de errores a la persona interesada, si procede. En todo caso, es necesaria la aceptación expresa del apoderamiento mediante el documento del anexo III en las inscripciones de apoderamiento para los trámites y actuaciones para los cuales sea necesaria la confirmación de la persona apoderada, y es imprescindible para los casos en que se tengan que recibir notificaciones por medios electrónicos, independientemente de la naturaleza del trámite. Artículo 9 Renuncia y revocación del apoderamiento ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 5/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 La persona que insta la inscripción de la representación y, en todo caso, la persona representada tiene que comunicar la revocación o renuncia del apoderamiento haciendo constar la fecha de renuncia o revocación en la cual tiene efectos jurídicos la representación. La renuncia de la persona apoderada a un apoderamiento inscrito en el Registro electrónico general de la representación, o la revocación por parte del poderdante, tiene efectos de baja en el Registro desde la comunicación fehaciente al órgano competente para la inscripción y por los mismos trámites inscritos. La revocación y la renuncia se pueden hacer utilizando los formularios establecidos en los anexos II y III de esta Orden, y por los mismos medios previstos en el artículo 8. Artículo 10 Consultas y certificados El Representa no tiene carácter público, por lo cual sólo pueden acceder a la información de los apoderamientos las personas poderdantes o apoderadas. Las consultas y los certificados se pueden obtener por medios electrónicos, para lo cual la persona se tiene que identificar mediante el sistema de gestión de identidades corporativo correspondiente. Las consultas y los certificados se firman con un certificado de sello electrónico, e incluyen un código seguro de verificación con la finalidad de comprobar la integridad del documento, mediante el acceso a la Sede electrónica de la Generalidad. Artículo 11 Protección de datos de carácter personal 1. El Representa cumple los requisitos y requerimientos establecidos en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. 2. Las personas físicas poderdantes o apoderadas deben dar el consentimiento para el tratamiento automatizado de sus datos cuando sea necesario, de conformidad con el artículo 6 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Disposición adicional primera El Representa es gestionado por el departamento competente en materia de administración electrónica. Disposición adicional segunda En la tramitación electrónica de las solicitudes de inscripción de los apoderamientos en el Registro electrónico general de la representación es de aplicación la normativa sobre el uso de los medios electrónicos en la tramitación del procedimiento administrativo. Disposición adicional tercera Adhesión al Representa. La adhesión de un departamento u organismo público al Representa se realiza mediante la publicación de una resolución del departamento correspondiente en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya o en los diarios oficiales de cada ente. La resolución tiene que concretar los trámites iniciales para los cuales es válida la representación inscrita en el Representa. La resolución de adhesión al Registro tiene que contener, para cada uno de los trámites: a) El código y denominación del trámite, de conformidad con la codificación de trámites de la Dirección General de Atención Ciudadana y Difusión. ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 6/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 b) La categoría/familia a la cual pertenece, si es el caso. c) Las actuaciones que se pueden asignar: tramitar, consultar y/o recibir notificaciones. d) La indicación de si es necesaria la aceptación del apoderamiento, si procede. e) El plazo máximo de vigencia de los apoderamientos para el trámite concreto. f) La indicación de si la incorporación posterior al Representa de trámites nuevos y las eventuales modificaciones corresponden al órgano competente sobre los trámites o al órgano competente en materia de administración electrónica. La adhesión de otras administraciones públicas al Representa se realiza mediante la firma del convenio correspondiente preferentemente con el Consorci Administració Oberta de Catalunya y el departamento competente en materia de administración electrónica. El Consorci Administració Oberta de Catalunya establecerá mecanismos de federación de los datos del Representa con otros registros de representación con el objetivo de crear un único sistema de representación en Cataluña, con respeto a la normativa de protección de datos. Disposición final primera Modificación de formularios Corresponde al órgano al cual está adscrito el Registro electrónico general de la representación la modificación de los formularios creados por esta Orden y la creación de los que sean necesarios para la gestión del Representa. Disposición final segunda Entrada en vigor Esta Orden entrará en vigor al día siguiente de la publicación en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya. Barcelona, 10 de abril de 2015 Joana Ortega i Alemany Vicepresidenta del Gobierno y consejera de Gobernación y Relaciones Institucionales Anexo I Modelo de representación en los procedimientos iniciados a instancia de parte. (Nombre y apellidos) ....., con NIF ....., con domicilio en (municipio) ....., (vía pública) ....., nº. ....., y con dirección electrónica ..... (Nombre y apellidos) ....., con NIF ....., con domicilio en (municipio) ....., (vía pública) ....., nº. ....., y con dirección electrónica ..... La entidad (razón social) ....., con NIF/CIF ....., con domicilio fiscal en (municipio) ....., (vía pública) ....., nº. ....., y en su nombre el señor/la señora ..... como representante legal según documento justificativo que se adjunta, con NIF .... y domicilio en (municipio) ....., (vía pública) ....., nº. ....., y con dirección electrónica ....., ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 7/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 OTORGA/OTORGAN su representación a (nombre y apellidos) ....., con NIF ....., con domicilio a efectos de notificaciones en (municipi) ....., (vía pública) ....., nº. ....., y con dirección electrónica ....., para que actúe ante los órganos de .... de la Generalidad de Cataluña en el/los procedimiento/s de ..... solicitado/s por el/los representado/s. Con relación a los procedimientos mencionados puede ejercer las facultades siguientes: facilitar la práctica de todas las actuaciones que sean requeridas para la instrucción del expediente, aportar los datos y documentos que se soliciten, recibir todo tipo de comunicaciones, formular peticiones y solicitudes, presentar escritos y alegaciones, manifestar su decisión de no hacer alegaciones ni aportar nuevos documentos en el correspondiente trámite de audiencia o renunciar a otros derechos, suscribir diligencias y otros documentos que pueda expedir el órgano competente y, en general, realizar todas las actuaciones que correspondan al/a los representado/s en el transcurso del procedimiento. Anexo II Aceptación de la representación Con la firma del presente escrito, la persona representante acepta la representación conferida y responde de la autenticidad de la firma del/de los poderdante/s, así como de la copia o las copias del DNI que se adjuntan. (Localidad) ....., ..... de ..... de ..... El/Los otorgante/s El representante Anexo III Modelo de renuncia de representación en los procedimientos iniciados a instancia de parte (Nombre y apellidos)* ....., con NIF* ....., en representación de la entidad (razón social) ....., con NIF/CIF ....., según el documento de identificación adjunto: 1 RENUNCIO a la representación de: ( ) la persona física (nombre y apellidos) ....., con NIF ..... ( ) la persona jurídica o ente (razón social) ....., con NIF / CIF ..... para llevar a cabo en su nombre los siguientes trámites, actuaciones y categorías por los medios electrónicos especificados en la sede electrónica del ente ...... Código/Categorías ISSN 1988-298X Descripción http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 8/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 Fecha de los efectos jurídicos de la renuncia* ..... (Localidad) ....., ..... de ..... de .....* * Campo obligatorio 1. Si se trata de un representante legal, copia fidedigna de la escritura o documento constitutivo de la persona jurídica o entidad, y documento público del nombramiento del cargo o de administrador, vigentes e inscritos en los registros públicos correspondientes, si procede; de lo contrario, documento público o privado con firma notarialmente legitimada que acredite el poder suficiente para otorgar los apoderamientos de que se trate. Anexo IV Modelo de revocación de la representación en los procedimientos iniciados a instancia de parte (Nombre y apellidos) ....., con NIF ....., ( ) en nombre propio ( ) en representación, según el documento adjunto, 1 de la entidad (razón social) ....., con NIF/CIF ....., REVOCO la representación otorgada a: (Nombre y apellidos) ....., con NIF ....., en representación de la entidad (razón social) ....., con NIF/CIF ..... para la realización en su nombre de los trámites, actuaciones y categorías siguientes por los medios electrónicos especificados en la Sede electrónica del ente ..... Código/Categorías Descripción Fecha de los efectos jurídicos de la revocación* ..... En caso de apoderamiento otorgado mediante documento público o privado con firma legitimada notarialmente, tienen que hacerse constar los datos siguientes: - Notario o fedatario público y colegio. - Número de protocolo. - Fecha del documento de representación. (Localidad) ....., ..... de ..... de .....* ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007 9/9 Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 6853 - 17.4.2015 CVE-DOGC-B-15105021-2015 * Campo obligatorio 1. Si se trata de un representante legal, copia fidedigna de la escritura o documento constitutivo de la persona jurídica o entidad, y documento público del nombramiento del cargo o de administrador, vigentes e inscritos en los registros públicos correspondientes, si procede; de lo contrario, documento público o privado con firma notarialmente legitimada que acredite el poder suficiente para otorgar los apoderamientos de que se trate. (15.105.021) ISSN 1988-298X http://www.gencat.cat/dogc DL B 38014-2007
