DESARROLLO DE LOS RR.HH. Protocolo y networking social CARLOS NARVARTE FISCHMANN, consultor y formador de Makeateam, perteneciente al Grupo Inmark Y ahora… ¿qué hago con el hueso de la oliva?, o dicho de modo menos prosaico, cómo tener mayores posibilidades de éxito en el logro de nuestros objetivos personales y profesionales a través de las relaciones interpersonales “El mejor auxiliar de un diplomático es su cocinero” Charles-Maurice de Tayllerand, ex obispo de Autun y príncipe de Bénevent 1. INTRODUCCIÓN A riesgo de que la cuestión planteada en las primeras palabras del subtítulo pueda no guardar relación con el título, creemos que puede ser un buen punto de partida para lo que pretendemos desarrollar en las próximas líneas. Hoy por hoy la mayoría, por no decir todos, de los expertos y gurús que atiborran y saturan páginas y páginas de diarios, revistas y publicaciones en general sobre temas de gestión de empresa, marketing, ventas o publicidad, nos confirman con asertiva y plena tautología, que el éxito empresarial –o mucho de él– está altamente correlacionado con el éxito en las relaciones interpersonales y una adecuada gestión de las redes sociales. Incluso podemos ser un poco atrevidos y pensar que términos como inteligencia emocional, inteligencia interpersonal y similares, caben dentro de la aseveración planteada. Pero, ¿cómo se consigue esto? Permítanme dibujar un escenario. Los vemos en la televisión, en las presentaciones de empresa, en charlas, conferencias, eventos, incluso, como no, en la empresa donde trabajamos, en reuniones de trabajo, etc. Muchas veces nos sorprendemos de aquellas Capital Humano 020_s_drh_221.indd 20 20 personas –podemos llamarlos personajes– que poseen unas habilidades supuestamente innatas para plantarse y desenvolverse ante un auditorio, romper el hielo con una anécdota o con un chiste gracioso y singularmente preciso, expresar y transmitir sus ideas con diáfana claridad, argumentar con una lógica aplastante y una seguridad a toda prueba, resolver con suficiencia cualquier adversidad o dificultad que enfrenten, gestionar con asertividad y eficacia las objeciones que se le planteen, persuadir y convencer a un colectivo con naturalidad, y finalmente, terminar su presentación con sonoros y prolongados aplausos, amen de que varios, sino muchos, de los asistentes se aproximen a “relacionarse” con dicho personaje. Podemos ir un poco más allá. Este personaje es foco de atracción, su lenguaje verbal y no verbal cautiva y motiva. Sabe como desenvolverse en cualquier situación y ante diferentes personalidades (aquí el idioma castellano me ayuda a diferenciar personaje de personalidad) y, como no podía ser de otra manera, con evidente éxito “relacional”. Si he logrado captar su atención hasta este momento –aquí cabría la frase “relacionar al lector”–, aprovecharé para pulir aún más el perfil de este personaje. Siempre va pulcro y, ya sea con una indumentaria tradicional o moderna, su vestimenta es elegante y por supuesto apropiada para cada ocasión. No tiene duda alguna sobre cuáles son las artes, costumbres, maneras y comportamientos adecuados en las reuniones de negocios, en desayunos, comidas y cenas, tanto sociales como de negocios, de nivel local, nacional o internacional, aquí y en el extranjero. Sabe aprovechar los momentos y circunstancias para “relacionarse” con el tino apropiado (el nunca aparecerá ni aparentará estar ansioso o necesitado, no olvidemos algo sumamente importante: sabe lo que quiere y domina las formas y los detalles para lograr sus objetivos), porque él esta creando y desarrollando su propio networking para sus propios fines, ya sean estos profesionales o sociales, y para ello será fundamental dominar los no muy secretos artes del protocolo y el networking social. 2. UN POCO DE HISTORIA 2.1. EL PROTOCOLO Etimológicamente, el término protocolo procede del latín “protocollum”, que a su vez procede del griego (en griego deviene de “protos”, primero y “kollom”: pegar, haciendo mención a la primera hoja pegada con engrudo). En su significado primigenio, venía a decir que “protocollum” era la primera hoja de un manuscrito, en la que se consignan unas determinadas reglas. Esta definición marca la pauta de lo que más adelante será el verdadero significado del término protocolo. Pero existen otros autores que señalan como origen un vocablo que viene del griego “protos” –primero en su línea– y de origen latino “collium” o “collatio” que significaría “cotejo”. Según el diccionario de la Real Academia Española de la lengua, entre otros significados, protocolo es “la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre”. Sin duda, poniéndonos Nº 221 • Mayo • 2008 16/04/2008 19:12:16 a escoger hoy, nos quedaremos con esta última. Algunos estudiosos indican que existían vocablos y frases protocolarias en documentos tan importantes como el Código de Hammurabi, en los jeroglíficos del antiguo Egipto y en otras muchas referencias escritas. Bastará usar un buen buscador de Internet para satisfacer mayores curiosidades. Si algo ha hecho desarrollar al hombre, independientemente de los inventos, esto ha sido la educación. Desde tiempos lejanos se conoce la existencia de normas sociales y de comportamiento. Desde que existe el hombre sobre el planeta siempre ha tenido ciertas formas de comportamiento ante determinados eventos y circunstancias. Aunque todas ellas las situamos desperdigadas a lo largo y ancho de la historia, hay un hecho concreto y claro que nos da un punto de partida importante: la creación de la corte. Esto dará un auge definitivo a las buenas maneras. La alcurnia, se comentaba en aquella parte de la historia, no se lleva solamente en las venas sino en la manera de conducirse ante el rey y ante el vulgo. Un aspecto que debemos tener claro siempre. Se puede ser pudiente, cultivado e incluso talentoso, pero todos somos personas y hay que comportarse educadamente con los demás. El auge de las buenas maneras era ilustrado por vates y leyendas de cabalgadura donde se daban exhortaciones sobre como ser una dama o un caballero. Entre los documentos propagados consideramos pertinente destacar la obra “El cortesano” del noble cortesano, diplomático y escritor italiano Baltasar de Castiglione (1478-1529), como un singular punto de referencia en el mundo de las buenas maneras. En la mencionada obra, Castiglione puntualiza el marco de conducta del Renacimiento y promueve un modelo de caballero como respuesta a las necesidades y a la concepción del mundo de su tiempo. El caballero ideal debería ser tan ducho en el uso de las Nº 221 • Mayo • 2008 020_s_drh_221.indd 21 armas como en las letras, saber comunicarse y relacionarse con sus pares, especialmente con las damas, y dominar algún instrumento musical. Ser educado no es una moda, es algo inherente a nuestra condición humana. Nos hace más libres y más tolerantes. “El cortesano” expone en cuatro libros el diálogo que mantienen durante cuatro noches varios interlocutores (una duquesa, una princesa, un cardenal, y varios poetas), libros a saber: 1. Acerca del nacimiento y educación del gentilhombre; 2. Su comportamiento en sociedad; 3. El ideal de la perfecta dama de palacio; y 4. Las relaciones del cortesano con el príncipe. 2.2. EL “NETWORKING” Podemos decir, que fue el primer libro con profusa información sobre el comportamiento educado. En él se hace referencia de forma detallada a muchos aspectos del protocolo de aquella época. “El cortesano” fue traducido al castellano por Boscán a instancias de su amigo Garcilaso de la Vega. Aunque muchas de la reglas queden obsoletas o deban transformarse, la buena educación nunca pasa de moda. SOCIAL Sin duda que en la comunicación, cada vez más globalizada, los anglicismos vienen en nuestra ayuda muchas veces. Esta es una de esas veces. Sin pretender crear nuevos términos, creemos que el título de networking social nos permite relacionar con claridad dos temas íntimamente vinculados y a la vez con cierta relación de causalidad: las redes o grupos de trabajo orientadas a las relaciones sociales. Históricamente, y apoyándonos en la tecnología, la primera descripción documentada acerca de las interacciones sociales que podrían ser propiciadas a través del networking (trabajo en red) está contenida en una serie de memorándums escritos por J.C.R. Licklider, del Massachusetts Institute of Technology, en Agosto de 1962, en los cuales El networking social permite relacionar con dos temas íntimamente vinculados: las redes o grupos de trabajo orientadas a las relaciones sociales 21 Capital Humano 16/04/2008 19:12:19 Licklider discute sobre su concepto de Galactic Network (Red Galáctica). El concibió una red interconectada globalmente a través de la que cada uno pudiera acceder desde cualquier lugar a datos y programas. En esencia, el concepto era muy parecido a la Internet actual. Lo comentado en el párrafo anterior fue un derrotero claro para lo que vendría después; en 1972 cuando se introdujo la primera aplicación “estrella”: el correo electrónico. En Marzo, Ray Tomlinson escribió el software básico de envío-recepción de mensajes de correo electrónico, impulsado por la necesidad de un mecanismo sencillo de coordinación. Desde entonces, la aplicación de correo electrónico se convirtió en la mayor de la red durante más de una década. Fue precursora del tipo de actividad que observamos hoy día en la World Wide Web, es decir, del enorme crecimiento de todas las formas de tráfico y de las relaciones persona a persona. Sin duda, términos o espacios virtuales ya conocidos como blogs, Web 2.0, MySpace, Second Life y un largo e interminable etcétera, han potenciado inmensurablemente los canales para crear y mantener redes sociales y explotarlas adecuadamente. No olvidemos, los detalles hacen la diferencia. No es tan importante que cosas hacemos, sino como hacemos dichas cosas. A continuación señalamos una pequeña lista, no exhaustiva, de los elementos a considerar, utilidad y los campos o ámbitos de aplicación de las normas de protocolo. 3.1. LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA La oratoria es una disciplina muy importante en la comunicación personal. A pesar de que el sistema educativo español ignora esta materia, es básico para cualquier persona saber expresarse correctamente a través del lenguaje oral y sobre todo en presencia de otras personas. La escritura también es una disciplina básica en la comunicación personal. Es necesario saber redactar correctamente el lenguaje escrito para poder desempeñarnos bien en el día a día frente a cualquier problema. 3.2. LA COMUNICACIÓN CORPORAL Muchas personas creen que la comunicación oral y escrita son suficientes para transmitir mensajes, pero nuestro cuerpo es el que transmite mayor número de mensajes en un menor número de tiempo. La comunicación corporal o también llamada, comunicación no verbal o lenguaje corporal, es aquella que realizamos simplemente con gestos y movimientos de nuestro cuerpo. Poniendo atención en la cara de una persona, sus brazos o sus piernas podemos saber mucha información que se está emitiendo en un lenguaje paralelo pero no igual al verbal. De este modo, cuanto mayor conocimiento tengamos de la comunicación corporal, más fácil será comunicarnos con las demás personas, pudiendo obtener muchas veces una gran ventaja sobre nuestro interlocutor. 3.3. LAS BUENAS MANERAS. SABER ESTAR. URBANIDAD Hoy en día las buenas maneras, el saber estar y la urbanidad están en completo desuso. Es habitual encontrarse con maleducados en todas partes complicándonos la vida en sociedad. Y precisamente que el hombre sea social y necesite establecer relaciones entre la gente es lo que hace imperiosa la necesidad de establecer unas En un sentido amplio y útil para nuestros intereses en este artículo, y escapando de las aplicaciones eminentemente tecnológicas, hoy es aceptado comúnmente que la creación (podríamos usar la palabra tejer con plena cabalidad) de una adecuada red de contactos personales es un fundamental punto de partida para lograr, con mayor probabilidad de éxito, nuestros objetivos personales, sociales o profesionales, independientemente de los aspectos de lucro, pero sin abandonar las necesidades de conveniencia. 3. ALGUNAS PAUTAS SOBRE PROTOCOLO Es sorprendente enterarse de la gama, amplitud y profundidad de circunstancias y escenarios en los cuales el protocolo cobra singular importancia. Capital Humano 020_s_drh_221.indd 22 22 Nº 221 • Mayo • 2008 16/04/2008 19:12:19 normas sociales de convivencia. Unas normas que regulen nuestro día a día en múltiples situaciones cotidianas para hacernos más fáciles y sencillas las interrelaciones personales y al mismo tiempo, solucionar los problemas habituales haciéndonos un poquito más felices en nuestra vida en común. varios siglos varias normas básicas que se convirtieron en ley tras el Tratado de Viena en 1861. De este modo el protocolo diplomático es aquel ejercido por las altas instancias de los países para convivir en paz con otros estados. 3.4. PROTOCOLO Las relaciones públicas, ese conjunto de actividades e iniciativas que una organización desarrolla y persigue para dar una imagen positiva de sí misma con el fin de asegurarse el favor, la confianza y la simpatía del público, son cada día más importantes en la sociedad ya que se necesitan para mejorar la comunicación de diversas empresas e instituciones. Esto último punto y el próximo guardan estrecha relación con los temas de responsabilidad social corporativa. EN LA EMPRESA La empresa es un lugar al que llegó hace mucho tiempo el protocolo. Debido a la constante necesidad de socializar la empresa con la competencia, el mercado, el consumidor. Las normas y principios del protocolo, y también las de las buenas maneras, han encontrado un lugar en dichas entidades. Pero el protocolo empleado en la empresa no es protocolo de empresa, ni tampoco es protocolo empresarial, ya que no es exclusivo de ella ni se ha creado para ella, sino que es protocolo en la empresa, ya que es la toma de ideas del protocolo oficial e ideas de las buenas maneras más adecuadas a la entidad mercantil. 3.5. PROTOCOLO INTERNACIONAL El protocolo internacional es tan longevo como la existencia de los pueblos. Los pueblos, las naciones, los países, los imperios… siempre han necesitado relacionarse unos con otros. Y esas relaciones siempre han necesitado de unas formas de comunicación, muchas veces convertidas en auténticas ceremonias con gran contenido no verbal. Es por eso que el protocolo internacional se compone por dos clases de protocolo a su vez: el protocolo extranjero y el protocolo diplomático. El protocolo extranjero es aquel que se desenvuelve en cada país distinto al nuestro, ya que todos los estados, por pequeños que sean, tienen sus propias normas, reglas y particularidades protocolarias que hay que conocer para evitar problemas. Pero a su vez esa necesidad de comunicación entre las distintas naciones creó el protocolo diplomático, un protocolo representado por la figura de los embajadores. Ese protocolo diplomático estableció hace Nº 221 • Mayo • 2008 020_s_drh_221.indd 23 3.6. RELACIONES 3.7. IMAGEN PÚBLICAS CORPORATIVA Toda empresa, entidad, organización o institución tiene una representación mental de un estereotipo suyo que crean los públicos como consecuencia de la interpretación que hacen de la información que perciben sobre ésta. El problema reside en que dicha imagen puede ser negativa o perjudicial para la organización, de manera que los públicos dejen de valorarla positivamente. Por ello hoy en día es muy importante transmitir correctamente una imagen corporativa adecuada ya que toda organización depende de la sociedad, depende de los públicos. 4. ELEMENTOS FUNDAMENTALES otros que sirvan de puentes hacia personas que deseas conocer. • Diseña tu tarjeta de presentación verbal antes de cada actividad. Escribe y practica una autopresentación de 20 a 30 segundos. Enfoca los beneficios. Informa a otros miembros de la red cuál es tu mercado y tus necesidades. Cuánto más específico seas, más fácil es para los otros ayudarte. • Crea una primera impresión favorable. Tienes menos de 20 segundos para realizar esa impresión. Viste apropiada y profesionalmente; saluda a las personas con una sonrisa; extiende tu mano al saludar; y mantén un contacto visual agradable. Debes estar interesado e interesante. • Llega temprano a las recepciones y reuniones, ese es el mejor tiempo para circular. Actúa como anfitrión y no como invitado. Caminar en un salón lleno de gente extraña siempre produce ansiedad. No te vayas, piensa que eres el anfitrión y saluda a la gente, sobre todo a aquellos que estén solos o solas. Los harás sentir más cómodos y a ti también. • Ten algunos temas de conversación listos para entablar contacto con una persona extraña. Estas charlas ayudan a edificar relaciones. Es sorprendentemente grato saber que tenemos mucho en común con gente supuestamente extraña. Es momento de ir a aspectos concretos y tangibles. Sin duda la lista puede ser muy larga y puede tener decenas de enfoques. Aún así, he aquí una lista, no exclusiva por cierto, de 10 consejos para crear y desarrollar un networking eficaz: • Escucha. Habla menos y escucha más. Escuchar es una manera de poder conocer a alguien y hacer sentir a la otra persona importante, un sentimiento que a todas nos agrada. Esta es también una manera de aprender más sobre esa persona y determinar si hay áreas de mutuo interés. • Establece unos objetivos para tu red. Conoce por qué y con quién deseas entrar en la red. Cada vez que sea posible, solicitar a • Sepárate de tus amigos y colegas durante la recepción y siéntate en mesas con personas que no conoces. PARA UN ADECUADO NETWORKING 23 Capital Humano 16/04/2008 19:12:20 • Inicia las autopresentaciones en las mesas. Incita a intercambiar tarjetas de presentación y darse a conocer. • Conecta a personas que tu piensas puedan agradecerte el haberse conocido. Conexión de redes “networking” es una vía de dos caminos. • Da seguimiento y nutre tu red en forma continua. Cumple con los compromisos que haces a otros. Mantente siempre en contacto, ya sea para ocasiones especiales, enviar artículos de interés, o solamente una llamada para saludar. Ahora que sabemos que la habilidad para conectarse con la gente es esencial para tener éxito en cualquier empresa, nos queda claro que no es fácil, pero tampoco difícil. Los eventos profesionales de networking presentan oportunidades para interactuar con otros a nivel personal y desarrollar relaciones provechosas. Esas ocasiones son críticas para cualquiera que quiere hacer crecer su negocio o desarrollar su carrera. Mucha gente no se encuentra a gusto si tiene que moverse en un lugar lleno de desconocidos y entablar una conversación. A continuación enumeramos los cinco obstáculos más frecuentes que puede enfrentar y cómo superarlos. 1. Una resistencia a hablar con extraños. En nuestra infancia nos enseñaron a no hablar con desconocidos por motivos de seguridad. En determinadas situaciones todavía es un buen consejo. Sin embargo, en el ambiente de negocios, conversar con extraños es una manera de generar interés y respaldo para sus productos o servicios. Si sólo habla con la gente que ya conoce, estará perdiendo oportunida- des de hacer nuevas conexiones y establecer contactos muy valiosos. Para dejar atrás su incomodidad, póngase un objetivo antes de concurrir a un evento de networking. Decida cuantos nuevos contactos quiere hacer o cuantos desconocidos quiere conocer. En algunos casos, deberá específicamente tratar de contactar a gente que le gustaría conocer. Luego trabaje en encontrar algunas frases apropiadas para “romper el hielo” o iniciar conversaciones con extraños. Tenga algunas preguntas preparadas. Puede preguntar sobre la actividad de las otras personas, sobre su relación con el evento o sus opiniones sobre el mismo. 2. Falta de una presentación formal. Es mucho más fácil hacer un nuevo contacto cuando hay al- Algunos estudiosos indican que existían vocablos y frases protocolarias en documentos tan importantes como el Código de Hammurabi y en los jeroglíficos del antiguo Egipto Capital Humano 020_s_drh_221.indd 24 24 guien que hace las presentaciones. Si espera que un tercero la presente puede que no consiga conversar con nadie. En los eventos de networking, el objetivo es hacer contacto con la mayor cantidad de gente posible. Es tiempo de tomar al toro por las astas, dirigirse a la gente que no conoce, presentarse a si mismo y comenzar una conversación. Esto si previamente preparó su presentación, o sea, ensayó todo el movimiento. No va a presentarse a si mismo de la misma manera en cada ocasión. Quizás es la primera vez que asiste a un evento de una asociación determinada. En ese caso puede decirlo como parte de su presentación. Deje que la gente sepa quien es, por qué está ahí y déles algún motivo para ampliar las preguntas. 3. Temor de ser considerado agresiva/o. Usted puede pensar que alejará a la gente si se muestra arremetedor/a y que si ellos quieren conversar con usted harán el primer movimiento. Si esta es su línea de Nº 221 • Mayo • 2008 16/04/2008 19:12:20 pensamiento, es probable que se quede solo y se vaya a su casa sin haber establecido contacto alguno. Tener una actitud abierta, amigable e interesada no va a hacer que la gente se disguste. Su actitud no será considerada agresiva si selecciona a la gente “accesible”. Son las que están solas o conversando en grupos de 3 o más personas. En cambio, dos personas conversando no son “accesibles” pues pueden estar en medio de una conversación privada y usted seguramente las interrumpirá. 4. Pensar que a otra gente puede no gustarle su persona. Existe siempre el riesgo de que la otra persona no esté interesada y no quiera encontrarse o hablar con usted. Sucede. Si ese es el caso, no lo tome como algo personal. Quien no arriesga no gana. Cuando le den la espalda, sonría, siga adelante y dígase: “¿el próximo?”. 5. Que sus intenciones sean mal interpretadas. Muchas veces el acercarse a una persona del otro sexo para iniciar una conversación puede ser interpretado más como flirteo que como networking. Este es más un problema para las mujeres que para los hombres. Las mujeres necesitan hacer los mismos contactos profesionales que los hombres. tamiento social ante diversas personas y bajo diferentes escenarios, así como un claro objetivo social o profesional, soportado con un adecuado plan de networking, no nos puede asegurar el éxito, pero si no lo logra, puede acercarse más de lo que espera si es que no lo hace. No lo olvide, los expertos en negociación lo mencionan con frecuencia, siempre será mejor tener un mal plan que no tener ninguno. Bien, ahora que finalizamos este pequeño artículo, ¿dónde pondrá el hueso de la oliva? \ BIBLIOGRAFÍA MARTÍNEZ VIVALDI, Gonzalo; Curso de Redacción. 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Urbanidad S.XXI., Bi- Ninguna persona, hombre o mujer, será mal interpretado si se presenta de forma profesional y mantiene la conversación enfocada en asuntos comerciales u otros temas que no pueden ser considerados personales o privados. Cualquiera que sean los obstáculos, enfréntelos antes del próximo evento de networking e idee un plan personal para superarlos. Una vez que lo haga se encontrará que establece contactos más fácilmente en cada ocasión y los resultados se reflejarán en sus resultados. Un buen conocimiento de las normas básicas sobre las maneras y el compor- Nº 221 • Mayo • 2008 020_s_drh_221.indd 25 25 Capital Humano 16/04/2008 19:12:21