Protocolo y networking social

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DESARROLLO DE LOS RR.HH.
Protocolo y networking social
CARLOS NARVARTE FISCHMANN, consultor y formador de Makeateam, perteneciente al Grupo Inmark
Y ahora… ¿qué hago con el hueso de la
oliva?, o dicho de modo menos prosaico,
cómo tener mayores posibilidades de
éxito en el logro de nuestros objetivos
personales y profesionales a través de las
relaciones interpersonales
“El mejor auxiliar de un diplomático
es su cocinero”
Charles-Maurice de Tayllerand, ex obispo
de Autun y príncipe de Bénevent
1. INTRODUCCIÓN
A riesgo de que la cuestión planteada
en las primeras palabras del subtítulo
pueda no guardar relación con el título,
creemos que puede ser un buen punto
de partida para lo que pretendemos
desarrollar en las próximas líneas.
Hoy por hoy la mayoría, por no decir todos, de los expertos y gurús que
atiborran y saturan páginas y páginas
de diarios, revistas y publicaciones en
general sobre temas de gestión de empresa, marketing, ventas o publicidad,
nos confirman con asertiva y plena
tautología, que el éxito empresarial –o
mucho de él– está altamente correlacionado con el éxito en las relaciones
interpersonales y una adecuada gestión
de las redes sociales. Incluso podemos
ser un poco atrevidos y pensar que
términos como inteligencia emocional,
inteligencia interpersonal y similares,
caben dentro de la aseveración planteada. Pero, ¿cómo se consigue esto?
Permítanme dibujar un escenario.
Los vemos en la televisión, en las presentaciones de empresa, en charlas,
conferencias, eventos, incluso, como
no, en la empresa donde trabajamos,
en reuniones de trabajo, etc. Muchas
veces nos sorprendemos de aquellas
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personas –podemos llamarlos personajes– que poseen unas habilidades
supuestamente innatas para plantarse y desenvolverse ante un auditorio,
romper el hielo con una anécdota o
con un chiste gracioso y singularmente
preciso, expresar y transmitir sus ideas
con diáfana claridad, argumentar con
una lógica aplastante y una seguridad
a toda prueba, resolver con suficiencia
cualquier adversidad o dificultad que
enfrenten, gestionar con asertividad y
eficacia las objeciones que se le planteen, persuadir y convencer a un colectivo con naturalidad, y finalmente,
terminar su presentación con sonoros
y prolongados aplausos, amen de que
varios, sino muchos, de los asistentes
se aproximen a “relacionarse” con
dicho personaje.
Podemos ir un poco más allá. Este
personaje es foco de atracción, su
lenguaje verbal y no verbal cautiva y
motiva. Sabe como desenvolverse en
cualquier situación y ante diferentes
personalidades (aquí el idioma castellano me ayuda a diferenciar personaje de personalidad) y, como no podía
ser de otra manera, con evidente éxito
“relacional”. Si he logrado captar su
atención hasta este momento –aquí
cabría la frase “relacionar al lector”–,
aprovecharé para pulir aún más el perfil de este personaje.
Siempre va pulcro y, ya sea con una
indumentaria tradicional o moderna,
su vestimenta es elegante y por supuesto apropiada para cada ocasión.
No tiene duda alguna sobre cuáles
son las artes, costumbres, maneras y
comportamientos adecuados en las
reuniones de negocios, en desayunos,
comidas y cenas, tanto sociales como
de negocios, de nivel local, nacional o
internacional, aquí y en el extranjero.
Sabe aprovechar los momentos y circunstancias para “relacionarse” con
el tino apropiado (el nunca aparecerá
ni aparentará estar ansioso o necesitado, no olvidemos algo sumamente
importante: sabe lo que quiere y domina las formas y los detalles para
lograr sus objetivos), porque él esta
creando y desarrollando su propio
networking para sus propios fines, ya
sean estos profesionales o sociales, y
para ello será fundamental dominar
los no muy secretos artes del protocolo y el networking social.
2. UN POCO DE HISTORIA
2.1. EL
PROTOCOLO
Etimológicamente, el término protocolo procede del latín “protocollum”,
que a su vez procede del griego (en
griego deviene de “protos”, primero y
“kollom”: pegar, haciendo mención a
la primera hoja pegada con engrudo).
En su significado primigenio, venía a
decir que “protocollum” era la primera hoja de un manuscrito, en la que se
consignan unas determinadas reglas.
Esta definición marca la pauta de lo
que más adelante será el verdadero
significado del término protocolo.
Pero existen otros autores que señalan como origen un vocablo que viene
del griego “protos” –primero en su
línea– y de origen latino “collium” o
“collatio” que significaría “cotejo”.
Según el diccionario de la Real Academia Española de la lengua, entre
otros significados, protocolo es “la
regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por
costumbre”. Sin duda, poniéndonos
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a escoger hoy, nos quedaremos con
esta última.
Algunos estudiosos indican que existían vocablos y frases protocolarias en
documentos tan importantes como el
Código de Hammurabi, en los jeroglíficos del antiguo Egipto y en otras
muchas referencias escritas. Bastará
usar un buen buscador de Internet
para satisfacer mayores curiosidades.
Si algo ha hecho desarrollar al hombre, independientemente de los inventos, esto ha sido la educación.
Desde tiempos lejanos se conoce la
existencia de normas sociales y de
comportamiento. Desde que existe
el hombre sobre el planeta siempre
ha tenido ciertas formas de comportamiento ante determinados eventos
y circunstancias. Aunque todas ellas
las situamos desperdigadas a lo largo
y ancho de la historia, hay un hecho
concreto y claro que nos da un punto
de partida importante: la creación de
la corte. Esto dará un auge definitivo
a las buenas maneras.
La alcurnia, se comentaba en aquella
parte de la historia, no se lleva solamente en las venas sino en la manera
de conducirse ante el rey y ante el vulgo. Un aspecto que debemos tener claro siempre. Se puede ser pudiente, cultivado e incluso talentoso, pero todos
somos personas y hay que comportarse
educadamente con los demás. El auge
de las buenas maneras era ilustrado por
vates y leyendas de cabalgadura donde
se daban exhortaciones sobre como ser
una dama o un caballero.
Entre los documentos propagados
consideramos pertinente destacar la
obra “El cortesano” del noble cortesano, diplomático y escritor italiano
Baltasar de Castiglione (1478-1529),
como un singular punto de referencia
en el mundo de las buenas maneras.
En la mencionada obra, Castiglione
puntualiza el marco de conducta del
Renacimiento y promueve un modelo
de caballero como respuesta a las necesidades y a la concepción del mundo de su tiempo. El caballero ideal
debería ser tan ducho en el uso de las
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armas como en las letras, saber comunicarse y relacionarse con sus pares,
especialmente con las damas, y dominar algún instrumento musical.
Ser educado no es una moda, es algo
inherente a nuestra condición humana.
Nos hace más libres y más tolerantes.
“El cortesano” expone en cuatro libros el diálogo que mantienen durante cuatro noches varios interlocutores
(una duquesa, una princesa, un cardenal, y varios poetas), libros a saber: 1.
Acerca del nacimiento y educación del
gentilhombre; 2. Su comportamiento
en sociedad; 3. El ideal de la perfecta
dama de palacio; y 4. Las relaciones
del cortesano con el príncipe.
2.2. EL “NETWORKING”
Podemos decir, que fue el primer libro
con profusa información sobre el comportamiento educado. En él se hace
referencia de forma detallada a muchos aspectos del protocolo de aquella
época. “El cortesano” fue traducido al
castellano por Boscán a instancias de
su amigo Garcilaso de la Vega.
Aunque muchas de la reglas queden
obsoletas o deban transformarse, la
buena educación nunca pasa de moda.
SOCIAL
Sin duda que en la comunicación, cada vez más globalizada, los anglicismos vienen en nuestra ayuda muchas
veces. Esta es una de esas veces. Sin
pretender crear nuevos términos, creemos que el título de networking social
nos permite relacionar con claridad
dos temas íntimamente vinculados y
a la vez con cierta relación de causalidad: las redes o grupos de trabajo
orientadas a las relaciones sociales.
Históricamente, y apoyándonos en la
tecnología, la primera descripción documentada acerca de las interacciones
sociales que podrían ser propiciadas a
través del networking (trabajo en red)
está contenida en una serie de memorándums escritos por J.C.R. Licklider,
del Massachusetts Institute of Technology, en Agosto de 1962, en los cuales
El networking social permite relacionar con dos temas
íntimamente vinculados: las redes o grupos de trabajo
orientadas a las relaciones sociales
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Licklider discute sobre su concepto
de Galactic Network (Red Galáctica).
El concibió una red interconectada
globalmente a través de la que cada
uno pudiera acceder desde cualquier
lugar a datos y programas. En esencia, el concepto era muy parecido a
la Internet actual.
Lo comentado en el párrafo anterior
fue un derrotero claro para lo que
vendría después; en 1972 cuando se
introdujo la primera aplicación “estrella”: el correo electrónico. En Marzo,
Ray Tomlinson escribió el software
básico de envío-recepción de mensajes de correo electrónico, impulsado
por la necesidad de un mecanismo
sencillo de coordinación. Desde entonces, la aplicación de correo electrónico se convirtió en la mayor de la
red durante más de una década. Fue
precursora del tipo de actividad que
observamos hoy día en la World Wide
Web, es decir, del enorme crecimiento
de todas las formas de tráfico y de
las relaciones persona a persona. Sin
duda, términos o espacios virtuales
ya conocidos como blogs, Web 2.0,
MySpace, Second Life y un largo e interminable etcétera, han potenciado
inmensurablemente los canales para
crear y mantener redes sociales y explotarlas adecuadamente.
No olvidemos, los detalles hacen la diferencia. No es tan importante que
cosas hacemos, sino como hacemos
dichas cosas.
A continuación señalamos una pequeña lista, no exhaustiva, de los elementos a considerar, utilidad y los campos
o ámbitos de aplicación de las normas
de protocolo.
3.1. LA
COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
La oratoria es una disciplina muy importante en la comunicación personal.
A pesar de que el sistema educativo
español ignora esta materia, es básico
para cualquier persona saber expresarse correctamente a través del lenguaje oral y sobre todo en presencia
de otras personas.
La escritura también es una disciplina
básica en la comunicación personal.
Es necesario saber redactar correctamente el lenguaje escrito para poder
desempeñarnos bien en el día a día
frente a cualquier problema.
3.2. LA
COMUNICACIÓN CORPORAL
Muchas personas creen que la comunicación oral y escrita son suficientes
para transmitir mensajes, pero nuestro cuerpo es el que transmite mayor
número de mensajes en un menor
número de tiempo. La comunicación
corporal o también llamada, comunicación no verbal o lenguaje corporal,
es aquella que realizamos simplemente
con gestos y movimientos de nuestro
cuerpo. Poniendo atención en la cara
de una persona, sus brazos o sus piernas podemos saber mucha información
que se está emitiendo en un lenguaje
paralelo pero no igual al verbal.
De este modo, cuanto mayor conocimiento tengamos de la comunicación
corporal, más fácil será comunicarnos
con las demás personas, pudiendo obtener muchas veces una gran ventaja
sobre nuestro interlocutor.
3.3. LAS BUENAS MANERAS.
SABER ESTAR. URBANIDAD
Hoy en día las buenas maneras, el saber estar y la urbanidad están en completo desuso. Es habitual encontrarse
con maleducados en todas partes
complicándonos la vida en sociedad.
Y precisamente que el hombre sea
social y necesite establecer relaciones
entre la gente es lo que hace imperiosa la necesidad de establecer unas
En un sentido amplio y útil para nuestros intereses en este artículo, y escapando de las aplicaciones eminentemente tecnológicas, hoy es aceptado
comúnmente que la creación (podríamos usar la palabra tejer con plena
cabalidad) de una adecuada red de
contactos personales es un fundamental punto de partida para lograr, con
mayor probabilidad de éxito, nuestros
objetivos personales, sociales o profesionales, independientemente de los
aspectos de lucro, pero sin abandonar
las necesidades de conveniencia.
3. ALGUNAS PAUTAS
SOBRE PROTOCOLO
Es sorprendente enterarse de la gama,
amplitud y profundidad de circunstancias y escenarios en los cuales el
protocolo cobra singular importancia.
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normas sociales de convivencia. Unas
normas que regulen nuestro día a día
en múltiples situaciones cotidianas para hacernos más fáciles y sencillas las
interrelaciones personales y al mismo
tiempo, solucionar los problemas habituales haciéndonos un poquito más
felices en nuestra vida en común.
varios siglos varias normas básicas que
se convirtieron en ley tras el Tratado de
Viena en 1861. De este modo el protocolo diplomático es aquel ejercido por
las altas instancias de los países para
convivir en paz con otros estados.
3.4. PROTOCOLO
Las relaciones públicas, ese conjunto
de actividades e iniciativas que una organización desarrolla y persigue para
dar una imagen positiva de sí misma
con el fin de asegurarse el favor, la
confianza y la simpatía del público,
son cada día más importantes en la
sociedad ya que se necesitan para
mejorar la comunicación de diversas
empresas e instituciones. Esto último
punto y el próximo guardan estrecha
relación con los temas de responsabilidad social corporativa.
EN LA EMPRESA
La empresa es un lugar al que llegó
hace mucho tiempo el protocolo. Debido a la constante necesidad de socializar la empresa con la competencia, el
mercado, el consumidor. Las normas
y principios del protocolo, y también
las de las buenas maneras, han encontrado un lugar en dichas entidades.
Pero el protocolo empleado en la empresa no es protocolo de empresa, ni
tampoco es protocolo empresarial, ya
que no es exclusivo de ella ni se ha
creado para ella, sino que es protocolo
en la empresa, ya que es la toma de
ideas del protocolo oficial e ideas de
las buenas maneras más adecuadas a
la entidad mercantil.
3.5. PROTOCOLO
INTERNACIONAL
El protocolo internacional es tan longevo como la existencia de los pueblos.
Los pueblos, las naciones, los países,
los imperios… siempre han necesitado relacionarse unos con otros. Y esas
relaciones siempre han necesitado de
unas formas de comunicación, muchas veces convertidas en auténticas
ceremonias con gran contenido no
verbal. Es por eso que el protocolo
internacional se compone por dos clases de protocolo a su vez: el protocolo
extranjero y el protocolo diplomático.
El protocolo extranjero es aquel que
se desenvuelve en cada país distinto al
nuestro, ya que todos los estados, por
pequeños que sean, tienen sus propias
normas, reglas y particularidades protocolarias que hay que conocer para
evitar problemas. Pero a su vez esa
necesidad de comunicación entre las
distintas naciones creó el protocolo diplomático, un protocolo representado
por la figura de los embajadores. Ese
protocolo diplomático estableció hace
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3.6. RELACIONES
3.7. IMAGEN
PÚBLICAS
CORPORATIVA
Toda empresa, entidad, organización
o institución tiene una representación
mental de un estereotipo suyo que
crean los públicos como consecuencia
de la interpretación que hacen de la
información que perciben sobre ésta.
El problema reside en que dicha imagen puede ser negativa o perjudicial
para la organización, de manera que
los públicos dejen de valorarla positivamente. Por ello hoy en día es muy
importante transmitir correctamente
una imagen corporativa adecuada ya
que toda organización depende de la
sociedad, depende de los públicos.
4. ELEMENTOS FUNDAMENTALES
otros que sirvan de puentes hacia
personas que deseas conocer.
• Diseña tu tarjeta de presentación verbal antes de cada actividad. Escribe y practica una autopresentación de 20 a 30 segundos.
Enfoca los beneficios. Informa a
otros miembros de la red cuál es tu
mercado y tus necesidades. Cuánto más específico seas, más fácil es
para los otros ayudarte.
• Crea una primera impresión
favorable. Tienes menos de 20
segundos para realizar esa impresión. Viste apropiada y profesionalmente; saluda a las personas
con una sonrisa; extiende tu mano
al saludar; y mantén un contacto
visual agradable. Debes estar interesado e interesante.
• Llega temprano a las recepciones y reuniones, ese es el
mejor tiempo para circular. Actúa
como anfitrión y no como invitado.
Caminar en un salón lleno de gente extraña siempre produce ansiedad. No te vayas, piensa que eres el
anfitrión y saluda a la gente, sobre
todo a aquellos que estén solos o
solas. Los harás sentir más cómodos y a ti también.
• Ten algunos temas de conversación listos para entablar
contacto con una persona extraña. Estas charlas ayudan a edificar
relaciones. Es sorprendentemente
grato saber que tenemos mucho en
común con gente supuestamente
extraña.
Es momento de ir a aspectos concretos y tangibles. Sin duda la lista puede
ser muy larga y puede tener decenas
de enfoques. Aún así, he aquí una
lista, no exclusiva por cierto, de 10
consejos para crear y desarrollar un
networking eficaz:
• Escucha. Habla menos y escucha
más. Escuchar es una manera de
poder conocer a alguien y hacer
sentir a la otra persona importante, un sentimiento que a todas
nos agrada. Esta es también una
manera de aprender más sobre esa
persona y determinar si hay áreas
de mutuo interés.
• Establece unos objetivos para tu red. Conoce por qué y con
quién deseas entrar en la red. Cada vez que sea posible, solicitar a
• Sepárate de tus amigos y colegas durante la recepción y siéntate en mesas con personas que no
conoces.
PARA UN ADECUADO NETWORKING
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• Inicia las autopresentaciones
en las mesas. Incita a intercambiar
tarjetas de presentación y darse a
conocer.
• Conecta a personas que tu
piensas puedan agradecerte el
haberse conocido. Conexión de
redes “networking” es una vía de
dos caminos.
• Da seguimiento y nutre tu red
en forma continua. Cumple con los
compromisos que haces a otros.
Mantente siempre en contacto,
ya sea para ocasiones especiales,
enviar artículos de interés, o solamente una llamada para saludar.
Ahora que sabemos que la habilidad
para conectarse con la gente es esencial para tener éxito en cualquier empresa, nos queda claro que no es fácil,
pero tampoco difícil.
Los eventos profesionales de networking presentan oportunidades para
interactuar con otros a nivel personal y desarrollar relaciones provechosas. Esas ocasiones son críticas para
cualquiera que quiere hacer crecer
su negocio o desarrollar su carrera.
Mucha gente no se encuentra a gusto si tiene que moverse en un lugar
lleno de desconocidos y entablar una
conversación. A continuación enumeramos los cinco obstáculos más frecuentes que puede enfrentar y cómo
superarlos.
1. Una resistencia a hablar con
extraños. En nuestra infancia nos
enseñaron a no hablar con desconocidos por motivos de seguridad.
En determinadas situaciones todavía es un buen consejo. Sin embargo, en el ambiente de negocios,
conversar con extraños es una manera de generar interés y respaldo
para sus productos o servicios. Si
sólo habla con la gente que ya conoce, estará perdiendo oportunida-
des de hacer nuevas conexiones y
establecer contactos muy valiosos.
Para dejar atrás su incomodidad,
póngase un objetivo antes de concurrir a un evento de networking.
Decida cuantos nuevos contactos
quiere hacer o cuantos desconocidos quiere conocer. En algunos
casos, deberá específicamente
tratar de contactar a gente que le
gustaría conocer.
Luego trabaje en encontrar algunas
frases apropiadas para “romper el
hielo” o iniciar conversaciones con
extraños. Tenga algunas preguntas
preparadas. Puede preguntar sobre
la actividad de las otras personas,
sobre su relación con el evento o
sus opiniones sobre el mismo.
2. Falta de una presentación
formal. Es mucho más fácil hacer
un nuevo contacto cuando hay al-
Algunos estudiosos indican que existían vocablos y frases
protocolarias en documentos tan importantes como el
Código de Hammurabi y en los jeroglíficos del antiguo Egipto
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guien que hace las presentaciones.
Si espera que un tercero la presente
puede que no consiga conversar con
nadie. En los eventos de networking,
el objetivo es hacer contacto con la
mayor cantidad de gente posible.
Es tiempo de tomar al toro por las
astas, dirigirse a la gente que no
conoce, presentarse a si mismo y
comenzar una conversación. Esto
si previamente preparó su presentación, o sea, ensayó todo el
movimiento.
No va a presentarse a si mismo de
la misma manera en cada ocasión.
Quizás es la primera vez que asiste a
un evento de una asociación determinada. En ese caso puede decirlo
como parte de su presentación. Deje que la gente sepa quien es, por
qué está ahí y déles algún motivo
para ampliar las preguntas.
3. Temor de ser considerado
agresiva/o. Usted puede pensar
que alejará a la gente si se muestra
arremetedor/a y que si ellos quieren
conversar con usted harán el primer
movimiento. Si esta es su línea de
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pensamiento, es probable que se
quede solo y se vaya a su casa sin
haber establecido contacto alguno.
Tener una actitud abierta, amigable
e interesada no va a hacer que la
gente se disguste.
Su actitud no será considerada
agresiva si selecciona a la gente
“accesible”. Son las que están solas o conversando en grupos de 3 o
más personas. En cambio, dos personas conversando no son “accesibles” pues pueden estar en medio
de una conversación privada y usted seguramente las interrumpirá.
4. Pensar que a otra gente puede no gustarle su persona.
Existe siempre el riesgo de que la
otra persona no esté interesada y
no quiera encontrarse o hablar con
usted. Sucede. Si ese es el caso, no
lo tome como algo personal. Quien
no arriesga no gana. Cuando le den
la espalda, sonría, siga adelante y
dígase: “¿el próximo?”.
5. Que sus intenciones sean mal
interpretadas. Muchas veces el
acercarse a una persona del otro
sexo para iniciar una conversación
puede ser interpretado más como
flirteo que como networking. Este es
más un problema para las mujeres
que para los hombres. Las mujeres
necesitan hacer los mismos contactos profesionales que los hombres.
tamiento social ante diversas personas
y bajo diferentes escenarios, así como
un claro objetivo social o profesional,
soportado con un adecuado plan de
networking, no nos puede asegurar el
éxito, pero si no lo logra, puede acercarse más de lo que espera si es que
no lo hace. No lo olvide, los expertos
en negociación lo mencionan con frecuencia, siempre será mejor tener un
mal plan que no tener ninguno.
Bien, ahora que finalizamos este pequeño artículo, ¿dónde pondrá el hueso de la oliva? \
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Modos, malas modas. Urbanidad S.XXI., Bi-
Ninguna persona, hombre o mujer,
será mal interpretado si se presenta
de forma profesional y mantiene la
conversación enfocada en asuntos
comerciales u otros temas que no
pueden ser considerados personales o privados.
Cualquiera que sean los obstáculos, enfréntelos antes del próximo
evento de networking e idee un
plan personal para superarlos. Una
vez que lo haga se encontrará que
establece contactos más fácilmente
en cada ocasión y los resultados se
reflejarán en sus resultados.
Un buen conocimiento de las normas
básicas sobre las maneras y el compor-
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