Defensa Proyecto y D.. - Escuela de Ingeniería Electrónica

PREPARACIÓN DE LA DEFENSA DE PROYECTO DE GRADUACIÓN,
EXPLICACIÓN DEL PROCESO DE DEFENSA Y ENTREGA DE MATERIALES
POSTERIOR A LA DEFENSA
Ing. Miguel Hernández Rivera, Coordinador
Proyecto de Graduación
Escuela de Ingeniería Electrónica
Instituto Tecnológico de Costa Rica
Una vez que el estudiante ha recibido el visto bueno de la etapa técnica de su proyecto, por
parte de su profesor asesor y los responsables de la empresa o institución dónde realizó su
proyecto, debe finiquitar la defensa académica del mismo. Para esto deberá presentarse
ante el Tribunal Evaluador para defender los resultados de su proyecto.
1. Programación de la Defensa
Para poder optar a la defensa del proyecto, se debe haber terminado de redactar el
informe final del proyecto y contar con la autorización del profesor asesor.
De previo a la programación de la defensa, el estudiante deberá entregar copia, a los
lectores, de su informe final aprobado. Según la indicación de cada lector la copia
podrá ser impresa en papel o entregada en formato digital. Los lectores tendrán una
semana calendario para la lectura del informe. Según el cronograma establecido la
semana para las defensas de proyectos de graduación es la semana 17 del semestre.
De común acuerdo, entre el asesor y el estudiante, se debe definir una posible fecha
y hora para la defensa. Esta le será comunicada a los lectores que podrán aceptar o
rechazar la misma. De ser rechazada se definirá, entre los miembros del Tribunal y
el estudiante, una nueva fecha y hora de defensa. El lugar de la misma será definido
por el asesor y el estudiante en coordinación con la secretaria de la Escuela y le será
comunicado al resto de los miembros del órgano evaluador.
2. Preparación de la defensa
Para la defensa el estudiante deberá preparar una presentación que durará entre 20 y
25 minutos. Posterior a la exposición se tendrá un espacio de 10 a 20 minutos para
preguntas del parte del Tribunal y que se podrá extender en caso necesario.
Se sugiere preparar una ayuda audiovisual en PowerPoint u otro similar con un
máximo de 15 filminas que contendrán: una explicación breve del entorno,
explicación del problema, objetivos del proyecto, solución planteada (diseño),
resultados obtenidos, conclusiones y recomendaciones.
El estudiante deberá preparar y llevar a la defensa dos documentos administrativos
según el formato dado: el acta de aprobación y el acta de evaluación del proyecto.
En el primero se estipulará que el proyecto ha sido satisfactoriamente aprobado y en
el segundo se manifiesta la calificación asignada por el Tribunal.
3. Previo a la defensa
El estudiante deberá presentarse, el día de la defensa, por lo menos con una hora de
anticipación. Deberá contactar con el profesor asesor para solicitar el equipo de
proyección y aclarar cualquier detalle. Además, utilizará su computador personal
para la presentación, sin embargo podrá hacer uso de los recursos computacionales
de la Escuela.
Para la defensa el estudiante podrá traer invitados. Adicionalmente personas
interesadas en el tema pueden asistir a la defensa.
4. Posterior a la defensa
Una vez concluida la defensa del Proyecto de Graduación, el Tribunal Evaluador
deberá deliberar para determinar si el trabajo realizado cumple los requisitos
mínimos de aprobación. En ese momento se solicitará al estudiante y a todo el
público presente que abandone el recinto para dialogar en privado. De ser
satisfactorio el veredicto, se le asigna una calificación entre 70 y 100 con lo cual se
dará por aprobado el curso. El Tribunal invitará al estudiante a ingresar al recinto y
se le dará a conocer si su proyecto fue aprobado y la nota asignada. En este caso
tanto el acta de aprobación como el acta de evaluación del proyecto, deberán ser
firmadas por el profesor asesor y los profesores lectores para dar fe de la conclusión
del proyecto. El Tribunal mantendrá en su poder el acta de evaluación que será
posteriormente entregada, por el profesor asesor, al Coordinador de Proyecto de
Graduación y, le entregará al estudiante el acta de aprobación para que la incorpore
a su informe final.
También es probable, que después de la deliberación, el Tribunal Evaluador
requiera correcciones al documento final, en cuyo caso se le harán saber al
estudiante quién deberá atenderlas de forma inmediata y presentar una versión final
satisfactoria en un plazo máximo de tres días hábiles. Debe quedar claro que tanto
la aprobación del curso como la nota asignada quedan condicionadas al visto bueno
final de los miembros del Tribunal quienes podrán revocar su acuerdo en caso de ser
necesario, es decir, el veredicto final queda en suspenso hasta que se finiquiten los
arreglos. Además, el estudiante debe conocer, que el tiempo asignado para las
correcciones es un plazo interno de la Escuela de Ingeniería Electrónica, que no
pospone ni traslada ninguna fecha del Calendario Institucional como entrega de
notas y trámites de graduación.
Si la defensa del proyecto es reprobada la decisión y la nota asignada le será
comunicada al Coordinador de Proyecto de Graduación, por el Tribunal Evaluador,
para que se dé por concluida la actividad.
5. Entrega de documentos para el reporte de la nota final
Una vez finalizado el periodo (semana 17) para la defensa de proyectos de
graduación el estudiante deberá entregar los documentos que son requisito para en
reporte de la calificación del curso durante la semana 18 del semestre, acorde a los
horarios de recepción establecidos por la Coordinación para tal efecto.
El estudiante debe presentar, al Coordinador de Proyecto de Graduación, en un
sobre de manila tamaño carta, rotulado con la información personal básica
(nombre, teléfono, correo electrónico), los siguientes documentos:
1. Carta de entendimiento para la Biblioteca firmada por el estudiante, dando el
aval a la Biblioteca del TEC para el uso y publicación del informe final de
graduación. Si el proyecto es confidencial en lugar de esta carta deberá
presentar una carta de confidencialidad firmada por la empresa o entidad que
financió el proyecto justificando los motivos por los que se solicita que no se
publiquen los resultados del mismo.
2. Dos CD’s etiquetados con la misma información y respetando el formato de
la portada del informe, cada uno en su respectiva caja, rotuladas de la misma
forma. Si el proyecto es confidencial se debe presentar solo un CD.
Cada CD debe contener los siguientes archivos en PDF:
 Hoja de Información del Proyecto.
 Informe final de Proyecto de Graduación (versión aprobada). El cual
debe tener, además de todas sus partes estándar, digitalizada
(escaneada) el acta de aprobación del Proyecto de Graduación
entregada por el Tribunal Evaluador en la defensa, una declaratoria
de autenticidad (según formato dado) firmada y digitalizada
(escaneada), un índice que permita hacer vínculos, un resumen con
palabras claves y un “abstract” igualmente con sus palabras claves.
3. Un CD con la bitácora en formato digital ó escaneada con las revisiones del
profesor con firma y fecha de revisión. Si la bitácora fue confeccionada,
durante el semestre, en formato digital, la información del CD se puede
acompañar de un comprobante digitalizado (escaneado), firmado por el
profesor dando fe de todas las revisiones e indicando la fecha de las mismas
y sus observaciones.
/MHR