Introdución

Sistemas de Información I
Silvia S. Storni
MICROSOFT EXCEL 2003
Micorsoft Excel es una hoja de cálculos de propósitos generales que permite organizar,
calcular, analizar y graficar datos.
Elementos de la pantalla de Excel
Cuando se inicia Excel se visualiza en la pantalla un libro de trabajo en blanco en la
ventana de la aplicación, como la que muestra la siguiente ilustración.
En ella se pueden diferenciar las distintas áreas de la pantalla: 1) Barra de Títulos de la
Ventana de Excel, 2) Barra de Menú, 3) Barra de Herramientas Estándar, 4) Barra de
Herramientas Formato, 5) Barra de Fórmulas, 6) Area de trabajo con la Ventana del libro, 7)
Barras de desplazamiento, y 8) Barra de estado.
Ventana de Excel
La ventana de Excel al igual que todas las de Windows tiene en su parte superior la barra
de títulos donde muestra el nombre de la aplicación y a su lado en nombre del libro en uso, si la
ventana de libro se encuentra maximizada. En el extremo izquierdo de dicha barra se encuentra
el ícono del menú de control del cual se despliega el menú del mismo nombre y en el derecho se
encuentran los botones de minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.
Barra de Menú
La barra de menú da acceso a la completa gama de órdenes y posibilidades de
configuración de que dispone Excel.
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Es una fila con palabras cabeceras de los menús a través de los cuales se puede acceder a
los comandos.
Un menú es un conjunto de opciones entre las cuales se puede elegir aquella que se ajuste a
la acción que se desee ejecutar.
Cada una de las opciones de la barra de menú visualiza otro menú denominado menú de
persiana (debido a que se abre hacia abajo desde la barra de menú). Para poder trabajar con
ellos, hay que habilitar la barra de menú para lo cual se debe presionar la tecla ALT
conjuntamente la letra del menú que se desea visualizar ó hacer clic con el mouse teniendo el
puntero sobre la palabra. Cada vez que se activa un menú, se puede seleccionar una de las
opciones utilizando cualquiera de los siguientes métodos: a) pulsando las teclas de movimiento
del cursor, hasta posicionarse en la opción deseada y apretar <Enter>; b) presionando la letra que
corresponde a la letra iluminada o subrayada del comando deseado o c) hacer clic con el mouse
en la opción deseada.
Las opciones de las cuáles se despliegan nuevos menús dependiendo de ellas se encuentran
indicadas con í a la derecha de la opción y las que abren cuadros de diálogos se indican con ...
a continuación del nombre. A la izquierda de la opción se visualiza el ícono con el cual se la
puede identificar el comando en alguna de las barras.
Con la tecla <Escape> se puede salir del menú sin seleccionar ninguna opción. Si hay
varios menús desplegados, y se desea volver al modo Listo, se debe presionar la tecla ESC
tantas veces como menús se encuentren desplegados o hacer clic con el mouse en cualquier
parte fuera del menú.
Cuando la ventana de documento está maximizada a la izquierda de la barra de menús se
encuentra el ícono del menú Control y a la izquierda se encuentran los botones de minimizar,
maximizar o restaurar y cerrar.
Barra de Herramientas Estándar
Una Barra de Herramientas, consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo
acciones (sobre la celda, la selección, el gráfico, etc.) directamente haciendo clic sobre ellos, sin
necesidad de acceder al comando correspondiente en un menú. Por defecto en Excel aparecen
visualizadas 2 barras de herramientas: Estándar y Formato.
Esta barra de herramientas contiene botones que ayudan a realizar las acciones más
comúnmente utilizadas en Excel y aparece debajo del la barra de menú cuando inicia el
programa.
Botón “Nuevo”
Crea un libro de trabajo nuevo.
Botón “Abrir”
Presenta el cuadro de diálogo Abrir para que pueda abrir un libro de trabajo existente.
Botón “Guardar”
Guarda los cambios hechos en el libro de trabajo activo.
Botón “Permiso”
Crea contenidos con permisos restringidos mediante Information Rights Management
incluido en Microsoft Office Edición Professional.
Botón “Correo Electrónico”
Envía un mensaje de correo electrónico con el libro activo como datos adjuntos o la hoja
activa como cuerpo.
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Botón “Imprimir”
Imprime el libro de trabajo activo de acuerdo a las opciones que ha especificado
previamente en el cuadro de diálogo Imprimir y las fichas del comando Preparar página
del menú Archivo.
Botón “Vista preliminar”
Presenta cada página como se verá impresa. La barra de estado en la parte inferior de la
pantalla muestra el número de página actual y la cantidad total de páginas en la hoja de
cálculo seleccionada.
Botón “Ortografía”
Comprueba la ortografía del texto en hojas de cálculo y gráficos, incluyendo texto en
cuadros de texto, botones, encabezados y pies de página, y en la barra de fórmulas.
Botón “Referencia”
Abre el Panel de Tareas con la opción Referencia seleccionada.
Botón “Cortar”
Quita la selección y la coloca en el Portapapeles.
Botón “Copiar”
Copia la selección y la coloca en el Portapapeles.
Botón “Pegar”
Pega el contenido del Portapapeles en la selección. La lista desplegable permite
seleccionar si se desea pegar Fórmulas, Valores, Sin bordes, Pegar vínculo o
Trasponer. También permite ingresar en el cuadro de dialogo del comando Pegado
Especial.
Botón “Copiar formato”
Copia, de las celdas u objetos seleccionados, solamente los formatos.
Botón “Deshacer”
Invierte una o varias acciones de una sola vez, comando elegido, si es posible, o borra lo
último que haya escrito.
Botón “Repetir”
Si es posible, repite el último comando seleccionado o rehacer varias acciones al mismo
tiempo, incluyendo cualquier configuración de opción de cuadro de diálogo.
Botón “Insertar hipervínculo”
Permite crear o modificar hipervínculos con otros archivos ubicados en el sistema, en la
red, en Internet o con otras ubicaciones del libro actual.
Botón “Euroconversión”
Permite activar el asistente para conversión de monedas.
Botón “Autosuma”
Invoca automáticamente la función SUMA y sugiere el rango de celdas a sumar.
Botón “Orden ascendente”
Ordena la lista actual por valores de menor a mayor, usando la columna que contiene la
celda activa.
Botón “Orden descendente”
Ordena la lista actual por valores de mayor a menor, usando la columna que contiene la
celda activa.
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Botón “Asistente para gráficos”
Inicia el Asistente para gráficos, que le guía a través de los pasos requeridos para crear
un nuevo gráfico.
Botón “Zoom”
Botón “Dibujo”
Presenta la barra de herramientas Dibujo.
Botón “Ayuda”
Agrega un símbolo de pregunta (?) al puntero del mouse. Cuando coloca este puntero
sobre el nombre de un comando o un elemento de pantalla y hace clic en el botón del
mouse, obtiene información acerca de ese comando o elemento de pantalla.
Barra de Herramientas Formato
La barra de herramientas Formato contiene botones que ayudan a cambiar el aspecto a
objetos, a celdas y al contenido de las celdas. También puede dar formato a objetos de gráficos,
como texto y líneas de división.
Cuadro “Fuente”
Lista las fuentes disponibles.
Cuadro “Tamaño de fuente”
Lista los tamaños disponibles para la fuente seleccionada.
Botón “Negrita”
Aplica formato de negrita a los caracteres seleccionados en celdas, en cuadros de
texto, en botones o en texto de gráficos.
Botón “Cursiva”
Aplica formato de cursiva a los caracteres seleccionados en celdas, en cuadros de
texto, en botones o en texto de gráficos.
Botón “Subrayar”
Aplica una subrayado simple a caracteres seleccionados en celdas, en cuadros de
texto, en botones o en texto de gráficos.
Botón “Alinear a la izquierda”
Alinea a la izquierda el contenido de celdas, cuadros de texto, botones o texto de
gráficos seleccionados.
Botón “Centrar”
Centra el contenido de celdas, cuadros de texto, botones o texto de gráficos
seleccionados.
Botón “Alinear a la derecha”
Alinea a la derecha el contenido de celdas, cuadros de texto, botones o texto de
gráficos seleccionados.
Botón “Combinar y centrar”
Centra el texto de una celda en forma horizontal a través de las celdas seleccionadas.
Botón “Estilo Moneda”
Aplica el modelo Moneda actualmente definido a las celdas seleccionadas.
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Botón “Euro”
Aplica el modelo Euro actualmente definido a las celdas seleccionadas.
Botón “Estilo Porcentual”
Aplica el modelo Porcentual actualmente definido a las celdas seleccionadas.
Botón “Estilo Millares”
Aplica el modelo Millares actualmente definido a las celdas seleccionadas.
Botón “Aumentar decimales”
Agrega un espacio decimal al formato de número cada vez que se hace clic en el
botón.
Botón “Disminuir decimales”
Quita un espacio decimal del formato de número cada vez que se hace clic en el botón.
Botón “Aumentar sangrías”
Aplica una sangría al contenido de la celda seleccionada de aproximadamente el
ancho de un carácter de la fuente estándar.
Botón “Disminuir sangrías”
Reduce la sangría del contenido de la celda seleccionada en un valor que es
aproximadamente el ancho de un carácter de la fuente estándar
Botón “Bordes”
Presenta una paleta de estilos de bordes que puede usar para aplicar bordes a las
celdas seleccionadas.
Botón “Color de Relleno’
Cambia el color de una celda o un objeto seleccionado.
Botón “Color de fuente”
Muestra una paleta de colores que puede usar para cambiar el color de los caracteres
seleccionados en celdas, en cuadros de texto, en botones o en textos de gráfico.
Barra de Fórmulas
Esta barra se utiliza para editar o introducir datos en celdas o gráficos. Muestra el valor
constante o la fórmula que se encuentra en la celda activa, y la dirección o nombre de la misma.
Esta compuesta de tres secciones, la más grande (a la derecha) muestra el contenido de la
celda activa y es en ésta sección en la que podemos editar, modificar o introducir datos. La
segunda sección se activa cuando estamos introduciendo o modificando datos en la sección
anterior y la tercera (a ala izquierda) es el que se denomina Cuadro de Nombres o de Funciones,
dependiendo que tarea se esté realizando.
• El botón de Insertar Función ayuda a: a) incluir una función en la barra de fórmulas
desplegando el cuadro de diálogo Insertar Función o b) modificar una funciones desplegando
la paleta Argumentos de función donde se encuentran el o los argumentos y el resultado final
de la misma.
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• Para editar datos que no sean funciones se debe hacer clic con el mouse en la barra de
fórmulas, doble clic con el mouse sobre la celda a editar o presione F2.
Cuando se está editando o introduciendo un dato se puede:
• Hacer clic con el mouse en el
botón de introducir de la barra de fórmulas o
presionar ENTER, para aceptar el dato o la modificación. En el primer caso el indicador
de celda permanece en la celda editada, mientras que en el segundo se desplaza a otra
celda, generalmente a la se encuentra por debajo.
botón de cancelar de la barra de fórmula o presionar
• Hacer clic con el mouse en el
ESC, para cancelar el ingreso del dato o dejar sin efecto el cambio.
• El cuadro de nombres se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Muestra
la dirección de la celda activa, permite desplegar una lista que contiene los nombres creados
en el libro —seleccionando uno de ellos desplazarse en la hoja— o, definir nombres de rango.
Con un gráficos activo, el cuadro de nombres identifica el elemento de gráfico seleccionado.
Cuando se está insertando o modificando una fórmula, el cuadro se de nombres se transforma
en cuadro de funciones.
Area de trabajo
El área de trabajo es la superficie de la pantalla en la que se realiza el trabajo con los
archivos de Excel, a los cuales se los denomina “libros”, para lo cual se abre una ventana de libro
con las mismas características de todas las ventanas de Windows. Pueden abrirse tantas
ventanas de libro como la memoria de la máquina lo permita. En cada una de ellas se abre un
libro distinto. Una ventana de libro muestra tan sólo una parte del mismo, siendo posible
desplazarse para visualizar las partes restantes.
Cuando Excel abre un libro de trabajo nuevo basado en la plantilla predeterminada, el
libro contiene 3 hojas, las cuales identifican con nombres de Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Los
nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana del libro de trabajo.
Un libro de trabajo puede contener de 1 a 255 hojas.
Cada hoja es una cuadrícula de filas (identificadas por números enteros y consecutivos
del 1 al 65536) y columnas (256 identificadas por letras desde la A..Z,AA..AZ,BA.. hasta la IV).
La intersección de una hoja, una fila y una columna determina una celda. Una celda es un
compartimiento en el que se puede introducir información. Cada celda está identificada por una
dirección determinada por el nombre del libro, el nombre de la hoja, la letra de la columna y el
número de la fila que la contiene, por ejemplo: [Resumen.xls]Hoja2!$A$2 o '[Cronograma
2003.xls]Clases'!$A$2 — las comillas se utilizan cuando algún nombre tiene espacios en blanco.
El Indicador de celdas es el rectángulo de líneas gruesas que resalta la o las celdas
seleccionadas.
Un bloque o rango es un grupo rectangular de celdas en dos o tres dimensiones,
identificado por las direcciones de las celdas de los extremos diagonalmente opuestos separados
por dos puntos (:) , normalmente los extremos que se utilizan para denotar un rango son: las
celdas superior izquierda e inferior derecha del mismo (D3:F10), (C3:C10), (C3:H3).
El puntero del mouse toma la forma de una cruz cuando esta sobre la hoja de trabajo.
Dentro de la ventana de Libro hay zonas claramente identificables, como son:
• Encabezado de columnas: es el área coloreada que se encuentra en la parte superior de cada
columna y en la cual figura una letra. Cuando se hace clic con el botón izquierdo del mouse
en los encabezados de columnas, se seleccionan las columnas completas y cuando hace clic en
el botón derecho del mouse, se selecciona la columna completa y muestra un menú
contextual.
• Encabezado de fila: es el área coloreada con números a la izquierda de cada fila. Cuando
hace clic con el botón izquierdo del mouse en los encabezados de fila, se seleccionan las filas
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completas y cuando hace clic con el botón derecho del mouse, se selecciona la fila completa
y se presenta un menú contextual.
• Etiquetas de las hojas: son las solapas ubicadas en la parte inferior de una ventana del libro
de trabajo. Cuando hace clic en la etiqueta de una hoja, esa hoja se convierte en la hoja activa.
El nombre en la etiqueta de la hoja activa siempre está en negrita y con un color de fondo
distinto de las demás.
• Barras de desplazamiento: Son las barras en los lados derecho e inferior de una ventana. Con
las barras de desplazamiento, el usuario se puede desplazar por la hoja de trabajo, sin cambiar
la posición del indicador de celdas.
La posición del rectángulo de desplazamiento en la barra de desplazamiento indica la parte de
la hoja de cálculo visualizado en la ventana. Para presentar rápidamente otra parte de la hoja
de cálculo o del tema, se debe arrastrar el rectángulo por la barra. Para desplazar una fila o
una columna en una dirección, se debe hacer clic en la flecha del extremo de la barra de
dirección deseada. Para desplazar una ventana en una determinada dirección, se debe hacer
clic en la barra, del lado del cuadro de desplazamiento en la dirección deseada.
Para desplazarse rápidamente a la última fila usada en la hoja de cálculo, se debe mantener
pulsada la tecla CTRL mientras se arrastra el cuadro de desplazamiento a la parte inferior de
la barra de desplazamiento.
• Botones para desplazar etiquetas
Los botones para desplazar etiquetas no seleccionan, para seleccionar una etiqueta se deberá
que hacer clic con el mouse en la misma.
Visualiza la primera etiqueta del libro de trabajo.
Visualiza la última etiqueta del libro de trabajo.
Visualiza una etiqueta anterior no visible.
Visualiza la siguiente etiqueta no visible.
Para seleccionar varias etiquetas adyacentes a la vez, se debe mantener presionada la tecla
MAYÚSCULAS o SHIFT y hacer clic en la primera y en la última etiqueta de las hojas que
se desea seleccionar. Para seleccionar varias etiquetas no adyacentes, manteniendo
presionada la tecla CTRL, hacer clic en las etiquetas de las hojas que se desea seleccionar.
•
Barra de división horizontal:
Es una barra que se encuentra entre las etiquetas de la hoja y la barra
de desplazamiento horizontal y que permite mostrar más etiquetas de
hoja o un porcentaje mayor de la barra de desplazamiento horizontal.
Arrastrando la barra de división horizontal hacia la izquierda para
mostrar una mayor parte de la barra de desplazamiento horizontal.
Arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar una
mayor parte de las etiquetas del libro de trabajo.
Haciendo doble clic en la barra de división se regresa a la
presentación predeterminada de las etiquetas de la hoja.
•
Cuadros de división de ventana:
Los cuadros de división horizontal y vertical se pueden arrastrar para
dividir una ventana en dos secciones. En el extremo derecho de la barra de
desplazamiento horizontal y en superior de la barra de desplazamiento
vertical se encuentran el cuadro de división vertical y horizontal
respectivamente. Las secciones izquierda y derecha de una división
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vertical se desplazan juntas verticalmente.
Las secciones superior e inferior de una división horizontal se desplazan
juntas horizontalmente. Una vez que la división esté en su sitio, se puede
cambiar su posición arrastrando el cuadro de división o la barra de división
(la línea horizontal o vertical que divide la hoja de cálculo).
Para eliminar una división, se debe hacer doble clic en el cuadro de división
o en la barra de división, o elegir Anular división en el menú Ventana.
Barra de Estado
Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
A la izquierda presenta información acerca de:
• el modo en que esta Excel en un determinado momento, por ejemplo, Listo,
Introducir, Señalar, etc.
• una operación en progreso, por ejemplo, abrir o guardar un archivo, copiar celdas, etc.
• indicaciones de un comando en ejecución
A la derecha, la barra de estado se encuentran cuatro indicadores que muestran si la tecla
BLOQ NUM, BLOQ MAYUSC, BLOQD ESPL y FIN están activadas, y a su lado izquierdo se
visualiza el resultado del Cuadro de Cálculo Automático o Autocalcular, al calcular el
promedio, la cantidad de datos, la cantidad de números, el valor máximo, el valor mínimo o la
suma de un rango, operación seleccionada del menú contextual que aparece cuando se oprime el
botón derecho del mouse sobre la barra de estado.
Modos de desplazarse con el teclado
Teclas para desplazarse en una hoja
ÎÍÏÐ
Desplaza el indicador de celdas una celda a la derecha, una celda a
la izquierda, una celda hacia arriba y una celda hacia abajo
CTRL+ Í, Ï, Î, Ð
Desplaza el indicador de celdas a la siguiente celda en la dirección
de la flecha que contenga datos.
TAB
Desplaza el indicador de celdas una celda a la derecha
SHIFT+TAB
Desplaza el indicador de celdas una celda a la izquierda
RE PÁG o AV PÁG
Se desplaza una pantalla hacia arriba o hacia abajo
ALT+AV PÁG
Se desplaza una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PÁG
Se desplaza una pantalla hacia la izquierda
CTRL+HOME o
CTRL+INICIO
Desplaza el indicador de celdas a la primera celda del ángulo
superior izquierdo habilitada
CTRL+END o
CTRL+FIN
Desplaza el indicador de celdas a la última celda con datos del
extremo inferior derecha
INICIO o HOME
Desplaza el indicador de celdas a la columna A de la fila de la celda
activa
FIN-TECLA MOVIMIENTO
DEL CURSOR o END-TECLA
MOVIMIENTO DEL CURSOR
Dentro de un rango de celdas no vacías, desplaza el indicador de
celda hasta la siguiente celda llena, seguida por una vacía. Si la celda activa está vacía, se mueve hacia la siguiente celda llena.
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F5 (IR A)
Desplaza el indicador de celda hacia la celda que se le indica
BLOQ DESPL
Activa o desactiva DESPL
Con DESPL activado
FLECHA ARRIBA o
FLECHA ABAJO
Desplaza la pantalla una fila hacia arriba o hacia abajo
Con DESPL activado
FLECHA IZQUIERDA o
DERECHA
Desplaza la pantalla una columna a la izquierda o la derecha
Con DESPL activado
CTRL+INICIO o CTRL+FIN
Desplaza el puntero al ángulo superior izquierdo – inferior derecho
de la pantalla
Entre hojas de cálculo
CTRL+RE PÁG
CTRL+AV PÁG
Activa la hoja anterior
Activa la hoja siguiente
Desplazamiento entre ventanas de libros
CTRL+F6 o CTRL+TAB
CTRL+MAYÚSCULAS+F6 o
CTRL+MAYÚSCULAS+TAB
Muestra la ventana siguiente
Muestra la ventana anterior
Tipos de datos
Existen dos tipos de datos en una hoja de cálculo:
1. Un valor constante
Es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un texto, un valor numérico,
una fecha o una hora. Los valores constantes no se modifican en su visualización a menos que
se seleccionen y se cambien.
1. Textos
Un texto o etiqueta es cualquier combinación de caracteres alfanuméricos, que pueden
incluir letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Es una entrada de celda que
se utilizada para información descriptiva como el encabezamiento de una columna o de
una fila, o para información textual como un nombre o una dirección. Puede contener
cualquier carácter del teclado hasta la cantidad de 32750. Los textos tienen por defecto
alineación a izquierda. Si las celdas adyacentes no contienen información, Excel permite
que los textos largos solapen las celdas que se encuentran a la derecha, sino serán
truncados visualmente mostrando sólo lo que abarque el ancho de la celda. Cualquier
conjunto de caracteres que se introduzca en una celda, que Excel no interprete como
fórmula, número o fecha, se considera texto. Cuando se incluyen en una fórmula se deben
colocar entre “comillas”.
2. Números
Contiene básicamente sólo números del 0 al 9, aunque cuando son dato de una celda
pueden incluir también los siguientes caracteres especiales: + - $ % / ( ) . € E. Por defecto se alinean a derecha. Cuando se incluyen en una fórmula no se pueden utilizar: . ( )
$. Si se introduce un número demasiado grande para ser presentado en una celda con el
formato seleccionado, mostrará el número en notación científica o mostrará ###### para
advertir que se debe incrementar el ancho de la columna, nunca trunca un dato numérico.
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3.
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Fechas
Para introducir una fecha se debe hacer con cualquiera de los formatos de fecha y hora
predeterminados, por ejemplo dd-mmm-aa, dd/mm/aa, dd-mm-aa o la versión dd-mmm,
mmm-aa en cada formato. Excel guarda las fechas como números. Estos equivalen a la
cantidad de días transcurridos desde el 01-01-1900 hasta una fecha determinada. Por defecto se alinean a derecha y al igual que los número si el ancho de la columna no alcanza
para visualizarla con el formato seleccionado mostrará ######. Cuando se incluyen en
una fórmula se deben colocar entre “comillas”.
2. Una Fórmula
En Excel es como cualquier fórmula algebraica básica, combina operadores y operandos para
lograr un solo valor final, es decir en una ecuación que calcula un nuevo valor a partir de
valores existente.
En Excel, una fórmula comienza con un signo igual =, seguido del cálculo a realizar. El
resultado de una fórmula puede ser un texto, un número, fechas, un valor lógico (verdadero o
falso) o un error.
Podemos detectar un error cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior
izquierda tal como esto:
. Si se hace clic sobre la celda aparecerá
el botón
Opciones de Información que permitirá desplegar una lista con opciones sobre dicho error.
Los mensajes de error en Excel son:
########
Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza
una fecha o una hora negativa o fuera de rango.
#DIV/0!
Se ha divido en 0 o se ha referenciado en el divisor a una celda vacía
#N/A
No existe valor disponible. Es posible que se haya omitido algún argumento de la
función
#¿NOMBRE?
Se está utilizando en la fórmula un nombre de rango que no ha sido definido en
el libro. Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#NULO!
Se ha intentado referenciar la intersección de dos áreas no contiguas. Es posible
que exista un espacio extra en alguno de los argumentos.
#NUM!
Un argumento de una función de la fórmula puede que esté fuera de rango, o sea
valores numéricos no válidos.
#REF!
Una función de la fórmula contiene rangos que han sido eliminados.
#VALOR!
La fórmula está utilizando una entrada de texto como argumento.
Una fórmula está compuesta por operandos y operadores.
1. Los operandos pueden ser: constantes (números, texto, fechas), direcciones de celdas,
nombre de un rango y funciones.
Las fórmulas calculan los valores en una secuencia específica que la determina el
orden de resolución de los operadores.
2. Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los operandos
de una fórmula. Excel incluye tres tipos diferentes de operadores de cálculo:
aritmético, comparación y texto, por ejemplo, suma, resta o multiplicación, >, =, etc.
a. Los operadores aritméticos
Realizan operaciones matemáticas básicas. Combinan valores numéricos y producen
resultados numéricos y son ^ potencia, * multiplicación, / división, - resta y + suma.
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El orden de resolución es: primero ^, luego * y / , y finalmente – y +. Si se requiere
altera dicho orden se debe utilizar los paréntesis.
b. Los operadores relacionales o de comparación
Comparan dos datos de cualquier tipo y producen el valor lógico VERDADERO o
FALSO y son < menor que, > mayor que, <= menor o igual que, >= mayor o igual
que, = igual que y <> distinto de.
c. El operador de texto
Une dos o más textos, o un texto y un número en uno solo y es &
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa
y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los
operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la
resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del
paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los
operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que tienen operadores aritméticos y a continuación las que tienen operadores de
comparación. El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente
un operador aritmético, pero en orden de prioridad se encuentra a continuación de todos los
operadores aritméticos y antes de todos los operadores de comparación. Los operadores de
comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a
derecha, en el orden en que aparecen.
Direcciones absolutas y relativas
La distinción entre referencias relativas y absolutas es importante si piensa trabajar con
fórmulas y copiarlas de una celda a otra u otras.
Cuando se crea una fórmula, como valor predeterminado, Excel utiliza referencias relativas,
es decir, las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda
que contiene la fórmula.
Una referencia es absoluta cuando la posición es exacta, es decir, no guarda relación su
posición con celda que contiene la fórmula.
En el caso de una referencia relativa la dirección de la celda en la fórmula aparecerá como
normalmente la muestra Excel, es decir, con una letra y un número, sin embargo, si la dirección
es absoluta en la fórmula aparecerá por ejemplo $J$84., donde los signos $ están indicando que
es una referencia absoluta.
Si se desea que una dirección de celda sea absoluta se debe presionar F4 cuando la dirección
se encuentre editada en la barra de fórmulas. Si se pulsa repetidas veces sobre la tecla F4, se verá
como aparecen símbolos delante de la letra y el número, sólo delante de la letra o sólo delante
del número.
Una referencia es mixta cuando una de las partes que componen la dirección de una celda es
relativa y la otra es absoluta, por ejemplo P$6 ó $P6. Estos son dos tipos de referencias mixtas,
relativas respecto a la columna y absolutas respecto a la fila y absolutas respecto a la columna y
relativas respecto a la fila.
Cuando se copia una fórmula que contenga una referencia absoluta, Excel copiará la
referencia absoluta tal y como aparece en la fórmula original. Con las referencias relativas las
ajustará automáticamente a la nueva ubicación. La relación entre estas celdas y la celda que
contiene la copia de la fórmula, es la misma que la de la fórmula original y las celdas que forman
parte de la fórmula.
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Formatos del puntero
El puntero del mouse en Excel adopta distintas formas, en distintos lugares del la pantalla,
y dependiendo de ellas es lo que permite hacer
Dónde se visualiza
Cursor
Que permite
Dentro de la hoja de cálculo o área Seleccionar una celda o conjunto de celdas.
seleccionada.
Sobre la cabecera de una fila.
Sobre la cabecera de una columna.
Selecciona una fila.
Selecciona una columna.
Esquina inferior derecha de una celda o del Rellenar automáticamente.
rango de celdas seleccionadas
Esquina inferior derecha del rango de Agregar o quitar series de datos al gráfico.
celdas utilizadas en el gráfico activo
Cualquier borde de una celda o conjunto Mover el área seleccionada por arrastre.
de celdas.
Barras de menús, de herramientas y de Apuntar, seleccionar, arrastrar.
desplazamientos sobre su manejador.
Encima de un gráfico.
Seleccionar el gráfico o a una de sus partes
componentes. Mover.
Ventana inactiva y etiquetas.
Desplazar el puntero para seleccionarla o activarla
Barra de fórmulas o edición del contenido Ubicar el punto de inserción en el contenido de la
en la celda.
celda activa.
+
Entre las cabeceras de dos filas.
Modificar el alto de la fila que se encuentra por
encima de donde se está posicionado, o modificar el
alto de las filas seleccionadas.
Entre las cabeceras de dos columnas.
.
Modificar el ancho de la columna que se encuentra
a la izquierda de donde se está posicionado, o
modificar el ancho de las columnas seleccionadas.
Cualquier borde de una celda o conjunto Copiar una celda o conjunto de celdas por arrastre.
de celdas.
Copiar un gráfico por arrastre o agregar series.
Encima de un gráfico.
Esquina inferior derecha de una celda o del Crear series numéricas.
rango de celdas seleccionadas
En los marcadores de posición de un Modificar el tamaño del objeto gráfico en una o dos
direcciones, lo que dependerá que el mouse apunte
objetos gráficos seleccionado.
un marcador ubicado en un lateral o en una esquina
del objeto.
Sobre un objeto gráfico o imagen.
Mover el objeto o imagen.
Sobre la
horizontal:
Izquierda
Modifica el tamaño de la barra de desplazamiento.
barra
de
desplazamiento
Divide la ventana en forma vertical
Derecha
Sobre las barras de desplazamiento vertical Divide la ventana en forma horizontal.
parte superior
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