Utilización de Office 365 como método innovador en la

Utilización de Office 365 como método innovador en la selección de herramientas
bancarias.
Ing. Agustín Cerdas Arcia
ULACIT
Agosto 2014
Resumen
Actualmente la disposición de los datos y la necesidad de tenerlos a la mano es cada vez mayor. La
utilización de los servicios en la nube se presenta como una alternativa viable, de costo moderado
y con el atractivo de manejar grandes cantidades de información y portabilidad, casi en cualquier
momento y lugar. Office 365 es una herramienta de oficina que permite que sus datos siempre estén
actualizados de forma segura, almacenados en un mismo lugar, disponible en línea cuando el
usuario lo desee, desde su PC, Portátil, Smartphone o Tablet.
El uso de cloud computing se presenta como una atractiva e innovadora forma de trabajo que las
empresas están adoptando por su seguridad, costos bajos, liberación de recursos y activos,
permitiendo que se enfoquen en el desarrollo activo del negocio.
Este artículo pretende analizar el grado de aceptación de Office 365 como herramienta de escritorio
a los usuarios de tecnología del Banco Nacional. Según la encuesta realizada a la población del área
de tecnología en cuanto a la experiencia en el uso de servicios en la Nube, demuestran que los
niveles de aceptación están basados en la disponibilidad, portabilidad y eficiencia que puedan
brindar estos servicios en la utilización de los datos
Abstract
Currently the available data and the need to have on hand is increasing. The use of cloud services
are presented as a viable alternative, moderate cost and attractiveness of handling large amounts
of information, portability, almost anytime, anywhere. Office 365 is an office tool that allows your
data always updated safely stored in one place, available online when the user wishes, from your
PC, Laptop, Smartphone or Tablet.
Use of Cloud Computing is an attractive and innovative way of working that companies are adopting
for their safety, low costs, freeing up resources and assets, allowing them to focus on the active
business development.
This article aims to analyze the degree of acceptance of Office 365 as a tool for users of desktop
technology National Bank. According to the survey of the population of the area of technology in
terms of experience in the use of cloud services, show that the acceptance levels are based on
availability, portability and efficiency that can provide these services in the use of data
Palabras Claves: Big Data, Bench Mark, Cloud Computing, Innovación, Office 365
Keywords: Big Data, Bench Mark, Cloud Computing, Innovation, Office 365
Tema:
Utilización de Office 365 como método innovador en la selección de herramientas bancarias.
La innovación en su definición más básica es “todo cambio que genera valor”, sin embargo esta
definición por su amplitud debe ser enmarcada en el estudio al que se refiere en este caso el uso de
la tecnología, tiene como propósito definirlo de la siguiente manera “todo cambio basado en
conocimiento que genera valor para una empresa”; quiere decir que lleva nuevos servicios o
productos al mercado que pueden ser mejorados en el proceso. En el caso del manejo de grandes
volúmenes de información, actualmente existe una relación creciente en cuanto a la utilización de
los servicios de la nube y los datos. Esto exige que haya una estrecha y fuerte relación, definir quién
aporta qué en el momento preciso para su disposición y utilización.
Tal relación se puede expresar de la siguiente manera si la “utilización de grandes volúmenes de
datos” es el sostén, entonces cloud computing o computación en la nube es el cimiento fiable que
establece la infraestructura de la relación. En el 2014 más del 50 % de todas las cargas de trabajo
se procesarán en la nube. (Lamus, 2012)
En cuanto al manejo de los servicios en la nube, por ejemplo el 60 % de las personas creen
equivocadamente que Dropbox, iTunes, Gmail y el hosting no son servicios en la nube. (Dull, 2013)
El almacenamiento de datos en la nube ofrece muchas posibilidades de uso como la organización
de datos, almacenamiento a largo plazo para ser utilizados; por ejemplo expedientes digitales que
de acuerdo a la legislación tienen un número considerable de años en los que deben ser guardados
y custodiados por las empresas bancarias, industriales y cualquier otra que ofrezca servicios tanto
públicos como privados. La portabilidad de los datos permite tenerlos a disposición en cualquier
lugar, la libertad de dirigir y utilizarlos desde cualquier lugar, dedicar los recursos administrativos y
enfocar los esfuerzos de la compañía al negocio propiamente y reducir los costos que implica la
infraestructura de una empresa de grandes dimensiones, reducción de la arquitectura y espacio
físico dedicado así como la reducción de los costos de mantenimiento y escalabilidad, así como la
reducción del factor de obsolescencia tecnológica.
Cuando se utiliza los servicios de la nube por medio de outsourcing, hay que tener claro que el
proveedor de servicios brinde la actualización tecnológica tanto a nivel de hardware y software
siempre y cuando el término de los servicios fuera declarado de esta manera, lo que le da a la
empresa la libertad de contar siempre con recursos renovados, generando alta competitividad en
el medio que se desarrollen.
Se puede ver a la nube vs. datos de la siguiente manera:
La nube es una base confiable donde se pueden depositar los datos, la nube establece dónde se va
a direccionar, procesar y almacenar los datos, que son el conocimiento para el planteamiento de
estrategias. Ahora bien el volumen de los datos justifica la ampliación de la infraestructura actual,
se debe analizar a conciencia si el crecimiento de los datos en el futuro inmediato va en dirección
con el almacenamiento, qué tan transaccional son los datos que actualmente tiene la compañía. La
disposición de los datos actuales son los adecuados a la infraestructura actual, qué tan
estructurados son los datos como para llevarlos a un proceso de reingeniería. O bien se debe pensar
en la compra de mayores “contenedores” de información e invertir en el desarrollo de aplicaciones
y mayor infraestructura. Sin embargo el aporte de la nube debe estar orientado a resolver
problemas de manejo de datos, y debe también contestar a una gran pregunta, qué ventaja puede
aportar a la empresa.
En el caso particular, el Banco Nacional ha desarrollado una serie de parámetros para analizar y
determinar si es factible la construcción de un servicio en la nube que satisfaga las necesidades que
actualmente tiene; para eso se analizan los siguientes factores.
El sustento hipotético está determinado por las necesidades del mercado, empresas con
características afines a la actividad bancaria, en el análisis se destaca una serie de factores que
determinan el éxito de la contratación de terceros donde se resalta los costos totales y el modelo
de Capex versus Opex. Como se menciona una de las ventajas es descargar el peso de la
administración de los recursos tecnológicos, así como los activos y la implicación de los costes
monetarios de personal especializado, infraestructura, mantenimiento entre otros. La reducción de
costos de infraestructura se centra en la adquisición de un solo servicio o bien el pago de una única
inversión que cubre tanto hardware como software, reduciendo los costos de operación como
centros de cómputo, costos de mantenimiento en general, generando un menor Opex. De esta
forma se liberan una serie de fondos que pueden ser destinados en las actividades principales del
negocio.
En cuanto al personal experto por parte del Banco, se reduce o disminuye, ya que al proveedor del
servicio le concierne el buen mantenimiento de los ambientes y la administración de la tecnología,
nuevamente redundando en la liberación de recursos y activos que bien pueden ser canalizados a
otras áreas de negocio, fortaleciendo el soporte de las actividades bancarias. Con este tipo de
administración, los servicios de outsourcing realizan la inversión del uso de tecnología de punta con
el propósito de conservar el nivel de mercado tanto a nivel de hardware como de software, esto
abre la posibilidad de tener siempre la actualización más reciente generando un alto nivel de
competitividad para el Banco.
En cuanto a los ajustes y escalabilidad de las necesidades de la empresa pueden darse ampliando
los servicios o bien generando nuevos servicios bajo una misma línea de crecimiento; se reducen los
tiempos y costos administrativos, dando una ventaja competitiva en el entorno del mercado con
una respuesta rápida y accesible.
Es importante resaltar que todo nuevo servicio o negocio tiene un riesgo inherente que debe ser
considerado y estudiado antes de consolidar cualquier contratación y tomar las acciones que
minimicen el riesgo y permitan tomar caminos alternos mientras se enfrentan caídas de servicio o
disponibilidad.
Algunos de los riesgos que se mencionan son: las fallas de los procesos de operación y gestión de
servicios, fuga de información, los costos de cambiar de proveedor cuando este no satisface las
necesidades de la empresa, una mala administración de los costos operativos. Para todos estos
riesgos, el banco debe considerar los siguientes factores en la selección del proveedor de servicios:
que se establezcan los compromisos de calidad de servicio y aseguramiento de la continuidad del
negocio, que las condiciones contractuales sean flexibles y le permita a la empresa un rango de
acción ante eventualidades, que la experiencia y la trayectoria de la empresa oferente así como las
referencias y la posición de mercado sean indicadores de excelencia en la contratación de los
servicios, otros factores que se deben considerar como el precio, condiciones de garantía y
ubicación deben ser tomados en cuenta.
Cuando se habla de la innovación, es aquel valor “extra” que se genera en el ofrecimiento de un
servicio o bien, cuando una empresa invierte en la compra de un activo fijo o añade valor a ese
activo fijo está realizando un Capex o sea una inversión en bienes de Capital, estos pueden ser
equipos, propiedades, etc. Su valor se incrementa cuando hay un ajuste a la carga impositiva. Por el
contrario el Opex (“Operatting expense”), es el costo permanente para el funcionamiento de un
producto, bien o servicio. Sencillamente es el gasto operativo de mantener un negocio funcionando.
Cuando se habla de gastos de operación en una empresa, se traduce como gastos diarios, ventas,
administrativos representados en la producción, costos y precios; es el dinero que todo negocio
aporta para convertir el inventario en caudal de volumen de trabajo, también se incluyen como
gastos operativos el pago de renta o préstamos por las instalaciones y el equipamiento que utiliza
en el negocio.
De acuerdo a los principios enunciados, el Banco ha desarrollado las áreas de análisis para migrar a
los servicios en la nube tales como categoría de los sistemas; riesgo, cumplimiento, auditoria y
legalidad; evaluación financiera, lista de insumos, seguridad de la información, condiciones de
servicio (SLA) y referencias de la industria. Además se considera que los servicios en la nube deben
funcionar bajo la modalidad de software como servicio (Software as a Services, SaaS) que es el
modelo de distribución de software donde el soporte lógico y los datos que maneja se alojan en
servidores de una compañía de tecnologías de información y comunicación, a los que se accede con
un navegador web desde un cliente, a través de Internet. La empresa proveedora del servicio se
ocupa del mantenimiento, operación diaria y soporte del software usado por el cliente. Se deduce
que la información, el procesamiento, los insumos, y los resultados de la lógica de negocio del
software están hospedados en la compañía que ofrece el servicio.
Pregunta
¿Cómo afecta la innovación de utilizar cloud computing Office 365 en los servicios bancarios?
Objetivo General
Analizar cuáles son las ventajas de utilizar herramientas de Office 365 cloud computing para el área
bancaria.
Objetivos Específicos
1. Comparar los métodos tradicionales en la recolección de datos contra la propuesta
innovadora de cloud computing.
2. Existe alguna limitación en el uso de herramientas office 365 para la operativa diaria.
3. Cuáles son las ventajas de utilizar sistemas híbridos.
4. Identificar limitantes en la confidencialidad de intercambio de información.
Metodología
La metodología a utilizar es cuantitativa con un diseño transversal dado a que el problema es poco
conocido, tiene una perspectiva innovadora, los datos se recogen a un grupo de sujetos de las
distintas áreas de TI del Banco Nacional. El estudio contempla el tema de una nueva tecnología que
tiene pocos años de haber sido lanzado al mercado, sin embargo es el primer análisis para la
empresa bancaria. (Buendía, Colás y Hernández, 1998).
Basado en la metodología se seleccionan los siguientes puntos a analizar:
1. Población: son profesionales en el área de tecnologías de información que laboran para
distintas áreas de TI en el Banco Nacional.
2. La muestra es aleatoria para ambos sexos.
3. Determinar los criterios de confiabilidad, seguridad de los datos y aceptación del uso de esta
herramienta.
4.
Restricción de tiempo y alcance del estudio ya que se dispone de 16 semanas para el
planteamiento, alcance, análisis de datos así como sus conclusiones para la elaboración del
caso en estudio.
Se emplea un cuestionario como instrumento de medición y recolección de datos, el cual permite
direccionar el estudio en la solución del cuestionamiento planteado, recabar datos para determinar
objetivos asociados en cuanto a la afinidad y uso de las herramientas en la nube.
El instrumento abarca sexo, rangos de edad, grado de especialización, también conduce al estudio
de uso de herramientas cloud, seguridad de la información en estos medios, grado de interés en el
uso de herramientas que le permitan tener datos a su disposición de forma inmediata, portabilidad
y resistencia al cambio de tecnologías.
Análisis de resultados
La encuesta fue aplicada a 51 funcionarios de las distintas áreas de TI del Banco Nacional, la muestra
indica que el 61 % corresponde a hombres y el 39 % corresponde a mujeres tal y como se indica,
esta muestra fue seleccionada de manera aleatoria, el estudio no tiene implicaciones de género que
incidan en los resultados.
La edad promedio de los encuestados está en 36 años siendo los extremos 22 años y 55 años
respectivamente, esto junto a la pregunta de grado de especialidad se determina que los
encuestados en su mayoría, el 90 %, trabajan directamente en el desarrollo de TI, 49 %
programadores, 24 % analistas y 18 % administradores de proyectos de TI; se determina que los
entrevistados tienen un grado académico de bachiller universitario y un supuesto de experiencia
con al menos dos años de labores de TI.
Dentro de las ventajas en la utilización de sistemas basados en cloud computing se demuestra que
la experiencia en distintos servicios cloud (DropBox, Google Drive y Office 365) abarcan el 83 %
independientemente del servicio relacionado; el más popular es DropBox con un 39 % y Office 365
con un 12 %
Gráfico 1
Herramientas Cloud Utilizadas
HERRAMIENTAS CLOUD UTILIZADAS
Office 365
Dropbox
17%
32%
Google Drive
12%
39%
Ninguna
En cuanto a la utilización de los datos, el 86% de la muestra indica que sí estaría interesado en
disponer de la información de datos de trabajo, en contraposición del restante 14% que prefiere el
resguardo tradicional de los datos. Hay una fuerte tendencia a que eventualmente sí están
interesados en los servicios de cloud computing en el desarrollo de sus labores.
Gráfico 2
Disponibilidad de Datos de Trabajo todo el tiempo
Disponibilidad de datos de trabajo todo el tiempo
100.00
80.00
86.27
60.00
40.00
20.00
13.73
0.00
SI
NO
En la premisa del desarrollo y puesta en marcha de la solución de Office 365, los entrevistados
indican sus preferencias en cuanto a la calidad del servicio que esperan, siendo la disponibilidad de
los datos el factor relevante con un 64.71%, seguido de la portabilidad con un 55%; cabe destacar
que la seguridad no es un factor de consideración ya que solo alcanzó el 14%.
Gráfica 3
Principales ventajas si utilizara servicios de cloud computing en el desempeño de sus labores.
Ventajas si utilizara servicios de cloud
computing en el desempeño de sus
labores
9%
15%
35%
Seguridad
Eficiencia
Disponibilidad
Portabilidad
41%
Conclusiones
Analizando los datos extraídos del estudio, se estiman las siguientes generalidades en cuanto a la
confianza que en el Banco Nacional, tienen actualmente los servicios tradicionales tanto en el uso
como en disposición de los datos. Se concluye que los servicios tradicionales son bastante confiables
y seguros, sin embargo la idea de la utilización de servicios en la nube es bastante atractiva por los
niveles de disponibilidad y portabilidad; los encuestados indican que la necesidad de datos
disponibles en cualquier momento es del 87 % según la naturaleza y desarrollo de sus labores.
La tendencia, para el uso de labores diarias que implique el uso de tecnologías cloud es del 62 %,
lo que demuestra que hay una gran aceptación sin importar el servicio asociado. Se resalta que el
72 % de los usuarios estiman que estos servicios tienen un nivel de seguridad medio.
En cuanto al cambio tecnológico y la resistencia que usualmente trae consigo para los usuarios, el
53 % de los consultados indican que están de acuerdo y para un 24 % les es indiferente; estos
parámetros combinados indican que el 77 % de la muestra está de acuerdo con enfrentarse a
cambios en el uso de nuevas tecnologías, demuestra que existe una amplia posibilidad de
aceptación por parte de los usuarios
Recomendaciones
Siempre que se contraten nuevos servicios no importa si son en sitio o en la nube hay que tomar
una serie de consideraciones:
Factores económicos: se estima que cuando se contratan servicios en la nube hay una serie de
recursos y activos que se liberan, que reducen los costos de mantenimiento, infraestructura,
personal especializado; estos son algunos de los beneficios relacionados.
Elementos técnicos: cuando se analizan los factores de soporte y mantenimiento hay que tener claro
el alcance de los servicios que se están contratando para asegurarse de la continuidad del negocio,
que las eventualidades sean mitigadas para que la afectación de los servicios sea mínima o nula o
en su defecto existan alternas o la utilización de los métodos híbridos para asegurar el servicio.
Factores de seguridad: cuando se manejan grandes volúmenes de datos es necesario tener claro
que la confidencialidad de los datos, cuando estos se exponen mediante la red, estén siempre
seguros y autorizados a quien corresponda. Es indispensable que la disponibilidad esté asegurada
por el proveedor de servicios, así como también que la portabilidad de los datos sea efectiva según
el ámbito para los que fueron destinados.
Cláusulas legales: el proveedor de servicio debe contar con la disposición de protección de datos y
legalidad vigente según la legislación actual.
Bibliografía
Buendía, L., Colás, P. y Hernández, F. (1998). Métodos de Investigación en Psicopedagogía.
España: McGraw-Hill/Intermericana de España.
Hernández, Fernández y Baptista (2003). Metodología de la Investigación. (3ª ed). México:
McGraw-Hill/Intermericana Editores.
Kerlinger, F., N. y Lee, H., B. (2002). Investigación del comportamiento.(4ª ed). México:
McGraw-Hill.
Dans, Enrique. (2011). Big Data: Una pequeña introducción. Recuperado de
http://www.enriquedans.com/2011/10/big-data-una-pequena-introduccion.html. El día
08 de julio 2014 19:25 hrs
Lamus, Felipe. (2011). Índice global de nube Cisco: pronóstico y metodología, 2010-2015).
Recuperado de http://globalnewsroom.cisco.com/es/la/release/Nuevo-%C3%8DndiceGlobal-de-Nube-de-Cisco-Proyecta-que-el-Tr%C3%A1fico-en-la-Nube-crecer%C3%A1-12veces-1711842. El día 05 de junio 2014 15:32 hrs
Dull, Tamara (2013). La nube y el big data: Guía para que la relación funciones.
Recuperado de www.sas.com/sascom-coudwp. El día 09 de mayo 2014 17:21 hrs
Anexos
Anexo 1
Cuestionario
Buenos días/tardes, estoy realizando una encuesta para evaluar la experiencia en el
conocimiento y utilización de Office 365 y servicios en la nube para el Seminario de
Graduación en Gestión de Recursos Tecnológicos de la ULACIT. Le agradezco un minuto
de su tiempo y responder las siguientes preguntas:
1. Indique su sexo: Masculino __ Femenino __.
2. Por favor indique su edad ____.
3. ¿Cuál es su área de especialización? ____________________________________.
4. ¿Le gustaría tener a disposición los datos de su trabajo todo el tiempo?
Sí ___ No ___.
5. Ha utilizado herramientas como:
Office 365__ DropBox__Google Drive ___. Ninguna (finalizar la encuesta)
6. ¿Conoce usted de servicios especializados de cloud computing?
Sí ___ No ___.
7. ¿Cómo le ha ayudado el uso de servicios en la nube en el desarrollo de sus
actividades?
Mucho___ Poco___ Nada___.
8. ¿Cuál cree que son las principales ventajas si utilizara servicios de cloud computing
en el desempeño de sus labores?
Seguridad___ Eficiencia___ Disponibilidad___ Portabilidad___.
9. ¿Existe una estrategia en su empresa para fomentar el uso de servicios en la nube?
Sí__ No__
10. ¿Qué tan sensibles son los datos que utiliza en su trabajo?
Nada sensibles ___ Medianamente sensibles ___ Muy sensibles ____
11. ¿Es confiable la seguridad de los datos utilizados actualmente en su empresa?
___ Medianamente confiable____ Muy confiable ____
12. ¿Cuál cree usted que es el nivel de seguridad que brindan estos servicios?
Poco___ Seguro___ Muy seguro___
13. ¿Qué tan cómodo se siente cuando le cambian las herramientas de trabajo?
Está de acuerdo ___ Indiferente___ Espera a ser el último ____
Anexo 2
Gráficos
Gráfico 1
Indique su sexo
35
60.78 %
30
25
39.22 %
20
15
10
5
0
Hombres
Mujeres
Gráfico 2
Cuál es su área de especialización
Analista
Programador
Administrador de Proyectos de TI
Ciencias Económicas
Telemática
Total
Cantidad Promedio %
12
25
9
2
3
51
23,53
49,02
17,65
3,92
5,88
100
Gráfico 3
Disponibilidad de datos de trabajo todo el tiempo
100.00
90.00
86.27 %
80.00
70.00
60.00
50.00
40.00
30.00
13.73 %
20.00
10.00
0.00
SI
NO
Gráfico 4
HERRAMIENTAS CLOUD UTILIZADAS
Office 365
17%
Dropbox
Google Drive
Ninguna
12%
39%
32%
Gráfico 5
Conoce herramientas especializadas en
Cloud Computing
43%
57%
SI
NO
Gráfico 6
Desarrollo de sus actividades utilizando
Cloud Computing
31%
41%
Mucho
Poco
Nada
28%
Gráfico 7
Ventajas si utilizará servicios de Cloud Computing
en el desempeño de sus labores
9%
15%
35%
Seguridad
Eficiencia
Disponibilidad
Portabilidad
41%
Gráfico 8
¿QUÉ TAN SENSIBLES SON LOS DATOS QUE UTILIZA EN SU
TRABAJO?
Nada Sensibles
Medianamente Sensibles
Muy Sensibles
2%
18%
80%
Gráfico 9
¿Es confiable la seguridad de los datos
utilizados actualmente en su empresa?
CONFIABLE
21.57 %
MUY CONFIABLE
45.10 %
MEDIANA CONFIABLE
7.84 %
0.00
5.00
10.00
15.00
20.00
25.00
30.00
35.00
40.00
45.00
50.00
Gráfico 10
Nivel de seguridad que brindan estos servicios
5%
23%
Poco Seguro
Seguro
Muy Seguro
72%
Gráfico 11
¿QUÉ TAN CÓMODO SE SIENTE CUANDO LE
CAMBIAN LAS HERRAMIENTAS
TECNOLÓGICAS DE TRABAJO?
52.94 %
23.53 %
1.96 %
ESTÁ DE ACUERDO
INDIFERENTE
ESPERA SER EL ÚLTIMO
Anexo 3
Enlace del vídeo
Link: http://youtu.be/Tfy9iSTbp2k
Anexo 4
Carta de Filóloga