Presentación de PowerPoint - Archivo General de la Nación

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
© Archivo General de la Nación 2004
INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Archivos electrónicos
Presentador: Ing. Benjamín Torres Bautista
© Archivo General de la Nación 2004
[email protected]
Introducción
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Paradigma actual: Los archivos al
sótano.
Realidad de los archivos.
Algunas vertientes de desarrollo del
AGN:
Abatir el rezago en el ordenamiento y
descripción de fondos documentales e
impulsar la homologación y aplicación de
las
normas
internacionales,
considerando el incremento de los
archivos digitales.
Diseñar e implantar un Programa de
archivos virtuales para estimular la
consulta a distancia de los acervos del
Archivo General de la Nación.
Sistema Administración de Archivos.
Requerimientos
Generales del Sistema
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Gestión integral de archivos: descripción,
búsqueda de referencias, visualización de
imágenes digitales y multimedia, gestión de
archivos y control de investigadores.
Basado en las normas ISAD(G),
ISAAR(CPF).
Consulta de la información descriptiva de las
imágenes.
Interfase para WEB.
Base de datos documental, para facilitar la
organización jerárquica de la información y
entrada de datos descriptivos.
Facilidades para asociación de imágenes y
objetos multimedia.
Base de datos relacional con estándar de
conexión abierta ODBC.
Módulos del Sistema
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Descripción de archivos
– Cuadro de clasificación, áreas
temáticas y áreas de descripción.
– Descripción en áreas temáticas.
– Reglas de descripción de
autoridades, áreas de tipo de
autoridad.
– Normalización de descriptores.
– Descripción multinivel.
– Descripción de documentos.
– Integración de imágenes y objetos
multimedia.
Módulos del Sistema
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Consulta
– Consulta de descripciones e
imágenes por cuadro de clasificación,
de forma jerárquica, texto libre con
operadores lógicos y/o sobre campos
específicos.
– Acotación de consulta por ámbito
jerárquico, cronológico y por tipología
documental.
– Consulta a partir de autoridades.
– Visualización y manejo de imágenes
digitalizadas.
– Consulta por medio de la WEB.
Preparación de instrumentos de consulta
– Preparación de instrumentos de
descripción (guías, inventarios,
catálogos, etc.).
– Generación de publicaciones e
índices.
Módulos del Sistema
Gestión documental
– Control del ciclo de vida de los
documentos
desde
archivos
administrativos hasta históricos.
– Control de Transferencias (enviados,
recibidos, por fecha, por política).
– Control de expurgos.
– Control de valoraciones.
– Control de baja documental.
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Gestión de fondos y depósitos
– Control de ubicación de fondos.
– Control de movimientos de fondos en
el archivo.
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Módulos del Sistema
3000
2673
2500
1840
2000
1500
1027
1145
1000
500
0
2000
2001
2002
Investigadores por Año
2003
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Gestión de usuarios
– Registro de usuarios investigadores y
personal
interno,
además
de
expedición de credenciales.
– Definición de perfiles de usuario.
– Control de solicitud y acceso a los
fondos.
– Control de servicios de reproducción
de documentos.
– Control de emisión de certificados.
– Generación de informes, estadísticas y
memorias.
Investigadores
•
Módulos del Sistema
Gestión de conservación y restauración
– Control de estado de conservación de
fondos.
– Control y seguimiento de los procesos de
conservación y restauración.
•
Gestión de archivo de concentración
– Planificación y control de transferencias,
ingresos y prestamos de documentos.
– Análisis y valoración de series
documentales.
– Calendarios
de
transferencia
y
eliminación de fondos.
– Registros de altas y bajas de fondos.
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•
Ventajas del Software
Comercial
Aplicación desarrollada de forma
integral, por lo que comprende opciones
de catalogación y descripción de
información, así como incorporación de
imágenes digitalizadas y su puesta a
disposición para su consulta en red.
•
Se apega a estándares internacionales.
•
Implantación en menor tiempo que en el
caso de desarrollos internos.
•
Se puede contratar mantenimiento,
asesoría y soporte especializado del
personal del proveedor.
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•
Desventajas del
Software Comercial
Además de estar asociado un costo de
adquisición del software, se tienen otros
costos como:
– Costo de asesoría para Implantación.
– Costo de mantenimiento de la base de
datos y de la aplicación para tener
actualización de las últimas versiones y
recibir soporte especializado.
•
Dependencia del fabricante del software, en
cuanto a modificaciones de la aplicación.
•
No sería posible distribuir este software
libremente.
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•
Desarrollo propio
Beneficios:
• Diseño específico para satisfacer las
necesidades de los usuarios del Archivo.
Se pueden hacer las adecuaciones
necesarias a la aplicación.
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Apegado a estándares internacionales.
•
Se puede integrar como parte de un
proceso certificado bajo la norma ISO
9000.
Puede ser proporcionado a otros
archivos del país con infraestructura
informática suficiente, lo que permitiría
integrar al Sistema Nacional de Archivos.
•
Desventajas:
• Tiempo de Desarrollo.
•
Retrazo frente al software comercial.
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Requerimientos
Apoyo económico.
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Personal especializado en análisis de
procesos.
Personal especialista en archivonomía.
Personal especializado en análisis y
desarrollo de sistemas.
Hardware
– Servidor de página WEB.
– Equipo de seguridad para la red de
datos.
– Servidor de aplicaciones.
– Computadoras personales para el
personal operativo.
Software
– Windows 2003 Server.
– Visual Studio .NET 2003.
– Microsoft SQL Server 2000.
– Microsoft Project.
– Microsoft Visio.
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Conclusiones
• Se esta gestionando el patrocinio para
el desarrollo del Sistema de
Administración de Archivos.
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• El AGN esta probando el sistema de
descripción documental el que sirve
para captura y consulta de fondos
documentales, series, documentos y
expendientes bajo la norma ISAD (G).