Banco del Tiempo - EXPERIENCIAS: Saber hacer

Banco del Tiempo
Manual del usuario
1 Tabla de contenidos
1 Tabla de contenidos ........................................................................... 2 2 Introducción ....................................................................................... 3 3 Descripción general ............................................................................ 4 3.1 Situación de partida ..................................................................... 7 3.2 Detección de una problemática o situación. Necesidad de una
3.3 Solicitud de asistencia ................................................................. 8 3.4 Asignación de asistente ............................................................... 8 3.5 Contacto entre intervinientes ....................................................... 9 3.6 Aceptación por el asistente (valoración) ....................................... 9 3.7 Confirmación por el asistido ...................................................... 10 3.8 Ejecución de la asistencia .......................................................... 10 3.9 Conclusión de la asistencia ........................................................ 10 asistencia técnica ................................................................................... 7 3.10 Cierre de la asistencia ................................................................ 10 3.11 Cambio de ejercicio ................................................................... 11 3.12 Otras incidencias ....................................................................... 11 4 Operativa ......................................................................................... 12 4.1 Entrada al sistema ..................................................................... 12 4.2 Aspecto general de la aplicación ................................................ 13 4.3 Consultas .................................................................................. 15 4.4 Gestión de asistencias ............................................................... 17 4.4.1 Solicitud ............................................................................. 19 4.4.2 Asignación asistente ........................................................... 20 4.4.3 Aceptación por el asistente ................................................. 21 4.4.4 Confirmación por el asistido ............................................... 21 4.4.5 Finalización de la asistencia ................................................ 23 2
2 Introducción
El Banco del Tiempo es un sistema de colaboración técnica entre
municipios que se basa en el intercambio de conocimientos y experiencias
con ausencia de ánimo de lucro. Los municipios participantes en el mismo
aceptan el compromiso de prestar, en forma de tiempo de asistencia, los
conocimientos que sus técnicos y personal cualificado poseen. A cambio
disponen del derecho a recibir asistencias del mismo modo de otros
municipios.
Este manual trata de exponer con claridad cuáles son los objetivos de este
sistema, sus normas y su funcionamiento detallado. Para ello es
conveniente señalar que el sistema dispone de tres parcelas de actividad
bien diferenciadas.
Un sistema informático o aplicación que da soporte al Banco del
Tiempo y que permite la gestión y el seguimiento de todos los
procesos.
Una serie de operaciones de administración y gestión que se realizan
fuera del sistema informático, aunque tienen reflejo en él.
Y finalmente la realización de las tareas propias de la asistencia técnica
entre los municipios, que de igual modo se desarrollan sin intervención
de la aplicación informática, aunque son controladas y tienen reflejo en
ella.
A continuación se expondrá cuál es el funcionamiento de este sistema, en
primer lugar a nivel general y en segundo término a nivel operativo.
3
3 Descripción general
El Banco del tiempo está específicamente diseñado para adaptarse a una
situación que es muy común en el ámbito municipal, la existencia de un
problema o situación determinada para la que los técnicos o políticos de la
administración local no disponen de conocimientos, habilidades o
experiencia suficientes como para darle solución o cobertura.
Por otro lado, el conjunto de personas que trabaja a diario en municipios
de la Región Andina, dispone de un capital intelectual incalculable,
pudiéndose afirmar que un equipo formado por todas estas personas
podría afrontar cualquier reto técnico que se le pudiera ofrecer en el
ámbito local.
Asistencia
Conocimientos
Asistido
Asistente
Problema que requiere
aplicación de conocimientos
técnicos
A veces los municipios acuden a la contratación de asistentes externos, y
en otras ocasiones logran contactar con otros municipios para llegar a
acuerdos
de
asistencia.
Este
último
caso
es
infrecuente,
debido
fundamentalmente al poco conocimiento y fuentes de información
disponibles sobre la capacidad técnica del personal de otros municipios.
Conscientes de este escenario, de multitud de problemáticas y de infinidad
de potenciales solucionadores, se articula el Banco del Tiempo, que aboga
por conectar ambos elementos, poniendo en contacto al demandante de
4
soluciones con el que dispone de capacidad para aportarlas. Con dos
peculiaridades:
Se configura como alternativa al modelo de asistencia privado basado en la
contraprestación monetaria
La prestación de una asistencia técnica, como servicio que es, supone un
coste para quien la presta. Por ello en el ámbito restringido de un proyecto
como el Programa Regional Andino, se plantea que las asistencias se
produzcan desinteresadamente y que como contraprestación de las
mismas se reciba la posibilidad de ser asistido en otra materia por otro
participante. La moneda en que se basa el sistema es tiempo y
conocimiento y, son estos elementos los que se ofrecen y reciben de modo
exclusivo.
El proceso de prestación de asistencias está arbitrado por un administrador
y soportado por un sistema informático
La aplicación permite asignar el asistente más apropiado; controlar cada
una de las etapas por las que discurre la asistencia técnica, realizar un
seguimiento de la situación en la que se encuentra la asistencia en cada
momento; o informar automática y electrónicamente a los intervinientes de
las novedades que se produzcan respecto a la asistencia en la que
participan entre otras funciones.
Banco del Tiempo
Conocimientos
Asistido
Sistema
Asistente
Problema que requiere
aplicación de conocimientos
técnicos
5
El Banco del Tiempo basa su funcionamiento en la buena voluntad y
espíritu de colaboración de los participantes y tiene como principios
básicos:
Confianza: las actuaciones que se llevan a cabo en el Banco del Tiempo
se realizan en razón a la buena voluntad de los participantes. No es
necesario ningún tipo de garantías, ni se posibilita la exigencia de
responsabilidades más allá del compromiso personal adquirido.
Ausencia de Lucro: las asistencias no originarán que alguno de los
participantes
se
beneficie
económicamente.
Igualmente,
participación en el Banco del Tiempo debe estar presidida por el de.
la
Correspondencia mutua: El asistido, con su participación, alcanza el
compromiso de prestar una determinada asistencia cuando sea
requerido para ello, de igual modo el asistente dispone de la
posibilidad de recibir una asistencia de un municipio participante
cuando la necesite.
Autonomía: los intervinientes en una asistencia tienen absoluta libertad
para diseñar y llevar a cabo la prestación del servicio, siempre y cuando
se concierte bajo el arbitrio y control de la Administración del sistema.
Bien común: aunque en una asistencia la relación prestación-recepción
se lleva a cabo bilateralmente entre dos municipios, el funcionamiento
del Banco del Tiempo supone disponer de compromisos con la
comunidad de municipios participantes en su conjunto. Los municipios
estarán para quien los necesite y recibirán ayuda de quien sea posible.
Creación
de
valor:
el
funcionamiento
conjunto
de
todos
los
participantes en el Banco del Tiempo debe producir como resultado la
generación de valor, de modo que todos los participantes ganan, en
términos de solución de sus problemáticas. Asimismo, la prestación de
un servicio de asistencia no sólo conlleva una transferencia de
conocimientos y experiencia sino el propio enriquecimiento intelectual
al acceder a problemáticas, escenarios y soluciones distintas a las
conocidas.
Equilibrio: el funcionamiento del Banco del Tiempo procurará que en la
medida de las posibilidades los participantes traten de aportar más de
lo que reciban, originando un balance positivo a favor de la comunidad.
En todo caso la administración del sistema procurará que los miembros
sean tan prestadores como receptores, y que todos participen en ese
doble papel.
6
A continuación se describe el funcionamiento del sistema a grandes rasgos
sin detallar la operatoria que se debe utilizar en la aplicación informática, y
que se expondrá en el siguiente capítulo.
3.1
Situación de partida
Inicialmente cada municipio participante tiene a modo de depósito una
cantidad -igual para todos- de créditos (horas)1 disponibles para
canjearlos por horas de asistencia.
Cada municipio deberá designar a una o varias personas que dispongan de
la capacidad de actuar en nombre y representación del municipio en el
Banco del Tiempo. Esta/s personas dispondrán de un nombre de usuario y
una clave para acceder y operar con la aplicación informática sobre
plataforma web.
El sistema no permitirá que se solicite y acepte una asistencia que implique
situar la cuenta en negativo. Es decir, no se puede consumir créditos por
encima del saldo disponible. Para incrementar el saldo será preciso que se
asigne la prestación de una asistencia y se lleve a cabo.
3.2
Detección de una problemática o situación. Necesidad
de una asistencia técnica
El sistema comienza a funcionar con la detección por parte de los técnicos
de un municipio de una dificultad, reto, caso o problemática2 de orden
técnico que no es posible resolver o afrontar por medios propios con
garantías de éxito sin el asesoramiento de un tercero.
Si la intención es solicitar asistencia en el Banco del Tiempo para una
problemática, en primer lugar, se debe comprobar que el objeto de la
misma tiene cabida en alguna de las temáticas aprobadas en las Jornadas
Técnicas
1
celebradas
en
Trujillo
(Perú)
en
septiembre
de
20073.
La cifra de créditos inicial no se ha definido aún ya que se deberá concretar de manera
consensuada por los participantes en función de la actividad que se tenga previsto desarrollar
y el consumo de tiempo que por término medio se estime que va a ocupar una asistencia tipo.
2
Con esta definición se pretende dar cabida a cualquier tipo de cuestión o situación que
requiera de una participación técnica externa que posibilite la continuación o el desarrollo de
la actividad prevista.
3
Disponibles en www.programaregionalandino.org
7
Seguidamente
la
problemática
detectada
debe
ser
responsable designado para operar con el Banco del Tiempo.
3.3
trasladada
al
Solicitud de asistencia
El representante municipal accederá al sistema y generará una solicitud de
asistencia. Una vez presentada será visible para todos los miembros y
recibida por la Administración del Banco del Tiempo para gestionar la
asignación.
El municipio solicitante quedará a la espera de que se le asigne un
asistente4.
3.4
Asignación de asistente
La Administración del Banco del Tiempo dispondrá de información
suficiente sobre las capacidades técnicas, conocimientos y experiencia que
el personal y las organizaciones de los municipios participantes poseen.
Sobre la base de dicha información la Administración determinará cuál es
el municipio más apropiado para prestar asistencia técnica al solicitante.
Asimismo ante la existencia de varios candidatos a realizar la asistencia se
atenderá al criterio de menor número de asistencias prestadas, con el fin
de que todos los participantes sean prestadores y equilibrar la relación
prestador-receptor.
Una vez que el Administrador ha asignado un posible asistente, el sistema
emite un correo electrónico invitando al mismo a contactar con el
solicitante para acordar los detalles de la asistencia y a aceptar el
compromiso si la prestación es factible. El representante del municipio
asistente deberá contactar, entonces, con los técnicos de su municipio que
tengan experiencia o conocimientos técnicos sobre la materia para la que
se solicita la asistencia a fin de realizar una primera valoración sobre la
posibilidad de acometerla. Igualmente, el solicitante recibe una copia del
correo electrónico y mediante él se le informa de la asignación.
4
No se prevé que los participantes entren en contacto para resolver solicitudes de asistencia
presentadas en el Banco del Tiempo hasta que la Administración del Banco del Tiempo los
haya asignado.
8
3.5
Contacto entre intervinientes
Los intervinientes contactarán cuantas veces sea necesario y por los
canales que estimen más adecuados para concretar los extremos de la
problemática a afrontar y los detalles materiales de la prestación de la
asistencia (desplazamientos, medios, canales, personas, gastos, etc.)5. A
estos efectos, se recomienda la redacción de un breve plan de trabajo que
permita a los participantes realizar seguimiento y programación de las
tareas a realizar.
Además, en este momento se concretará el número de horas por persona
que se estima consumirá la realización de las tareas propias de la
asistencia. En este tiempo deberán incluirse todas aquellas horas o
fracciones próximas que dedicará cada persona en exclusiva a las tareas de
asistencia6.
La intención del Banco del Tiempo no es obtener una tarificación
exhaustiva de la prestación de servicios, por ello las horas que se asignen a
una asistencia tendrán carácter orientativo, y además se considerarán
definitivas una vez aceptadas por los intervinientes, sin que se realice
posteriormente una liquidación respecto del tiempo efectivo de asistencia.
Por el mismo motivo se ha establecido la hora como unidad mínima de
valoración, cabiendo despreciar cualquier fracción de que no se aproxime a
ella.
3.6
Aceptación por el asistente (valoración)
Una vez cerrado el acuerdo sobre detalles y elementos de la asistencia, el
representante del municipio asistente asignado accederá al sistema y
aceptará el compromiso de asistencia, incluyendo el número de créditos
(valor en horas) que se ha acordado para la misma.
5
Como se refirió en los principios de funcionamiento, los dos participantes disponen de total
libertad para determinar de qué modo se desarrollarán los trabajos de asistencia.
6
Sería adecuado considerar incluido el tiempo dedicado a estudio, análisis, valoraciones,
redacción, reuniones, comunicaciones, etc. directamente relacionados con la problemática a
solucionar y que producen valor. No se considera conveniente incluir en el tiempo de
asistencia el que se destina a desplazamientos, viajes, tareas puramente administrativas,
gestiones que consuman pequeñas fracciones de tiempo, y otras similares.
9
Si
el
asistente
asignado
no
pudiera
aceptar
el
compromiso
por
imposibilidad técnica, hará llegar esta información a la Administración del
Banco a fin de que ésta asigne un nuevo asistente.
3.7
Confirmación por el asistido
Una vez aceptado el compromiso por el municipio asistente, el sistema
pedirá al solicitante que acepte la asignación de asistente realizada y que
verifique que el número de horas consignado es correcto. Con ello se cierra
el acuerdo y se puede comenzar a desarrollar la asistencia.
En este momento el saldo de créditos del municipio asistido tendrá
bloqueado un número de créditos igual al valor que se le ha dado a la
asistencia acabada de confirmar.
3.8
Ejecución de la asistencia
La ejecución de la asistencia es proceso que se realiza bajo el control
exclusivo de los dos intervinientes. Por tanto, la Administración del sistema
juega un papel supletorio y sólo actuará en caso de existir alguna
incidencia.
Los participantes tendrán como objetivo concluir la asistencia solucionando
en la medida de lo posible la problemática que la originó, para ello tratarán
de ajustarse con precisión al plan de trabajo y al acuerdo que ambos
hubieran concretado.
3.9
Conclusión de la asistencia
Finalizadas las tareas de que constaba la asistencia. Los intervinientes
realizarán una valoración sucinta del proceso y resultados conseguidos.
3.10 Cierre de la asistencia
El representante del municipio asistido accederá al sistema informático y
dará por concluida la asistencia. En este momento el saldo de créditos se
minorará con el importe en el que estaba valorada la asistencia finalizada,
importe que hasta entonces estaba bloqueado. Para cerrar la asistencia
definitivamente deberá incorporar una descripción de los resultados
alcanzados.
10
3.11 Cambio de ejercicio
Al iniciar un ejercicio -que coincidirá con el año natural- se realizará una
liquidación, puesta a cero y carga de los saldos de créditos de cada
usuario. De este modo, el 1 de enero de cada año
cada participante
dispondrá de una cantidad de créditos igual a la del resto de participantes.
Las asistencias que estuvieran sin concluir se desarrollarán con normalidad
hasta su finalización y los cargos y abonos de saldos se efectuarán con
respecto al ejercicio concluido, sin que afecten al que se encuentra en
vigor.
Aquellas asistencias que estuvieran solicitadas pero no aceptadas por
ambas partes antes del cambio de ejercicio se asignarán al ejercicio en
vigor.
3.12 Otras incidencias
Cualquier situación no prevista por este manual deberá ser comunicada a
la Administración del Banco del Tiempo7 para su resolución. En todo caso
la buena voluntad de los participantes y el rigor con que el sistema
implantado funciona, deben posibilitar que estas incidencias sean escasas.
7
[email protected]
11
4 Operativa
En este apartado se describirán las funciones que la aplicación informática
Banco del Tiempo posee para realizar las operaciones necesarias para
gestionar la prestación de asistencias.
4.1
Entrada al sistema
El
sistema
se
encuentra
insertado
en
el
portal
www.programaregionalandino.org. Para entrar en la aplicación deberá
pulsar sobre el botón “Banco del Tiempo”.
El portal abre una nueva ventana en el explorador que permite acceder a
las funciones una vez identificado el usuario.
12
Ninguna de las funciones que ofrece la pantalla inicial se encuentra
operativa mientras que no se haya identificado.
Introduzca el nombre de usuario y contraseña que le han sido asignadas y
pulse sobre “Identificar” para comenzar a utilizar la aplicación.
4.2
Aspecto general de la aplicación
Una vez identificado se accede al “Menú Personal” desde donde se pueden
iniciar todas las operaciones disponibles. Desde este momento el usuario
podrá operar indistintamente como asistente o como asistido.
13
La pantalla de la aplicación dispone de tres zonas:
La zona superior está visible en todo momento mientras se encuentra
identificado en el sistema; nos ofrece información del usuario que
actualmente esta operando en la sesión; permite acceder de nuevo al
propio “Menú Personal” cuando se encuentra realizando otras operaciones;
Cerrar la sesión si se desea dejar de operar con la aplicación y volver al
portal; y la
información sobre el saldo de créditos disponibles para
solicitar nuevas asistencias.
La zona lateral que se encuentra a la izquierda de la pantalla
permite realizar consultas sobre todas las asistencias que se
han iniciado en el sistema. Este elemento también permanece
visible mientras se realiza cualquier operación.
La zona central es la que se utiliza para realizar las operaciones de gestión
de asistencias; mostrar los resultados e información una vez que se ha
usado alguna de las funciones del sistema; y ofrecer las opciones
existentes en cada momento.
14
4.3
Consultas
Las consultas se realizan desde la zona lateral de la pantalla y
permiten obtener información de todas las asistencias
iniciadas que coinciden con los criterios elegidos en cada uno
de los tres cuadros de selección.
Para realizar la consulta se deberán seleccionar los criterios
deseados y a continuación pulsar sobre “Consultar”.
Si se mantienen los tres criterios en la opción que aparece por defecto
(“Todas”), se mostrará la totalidad de asistencias que han tenido acceso al
sistema.
Mediante el cuadro “Situación”, se puede seleccionar la etapa
del proceso de gestión de las asistencias por la que se quiere
filtrar la consulta. Así se dispone de cuatro opciones:
“Todas”, asistencias que se encuentran en cualquier
situación;
“Solicitadas”, aquellas que se han solicitado y aún no se
han aceptado por el asistente;
“Aceptadas” aquellas que se han aceptado por el asistente y confirmado
por el asistido, es decir, que se encuentran en curso;
y “Concluidas” aquellas que se han finalizado.
Con el desplegable “País” es posible consultar aquellas
asistencias que se hayan solicitado o prestado por los
municipios pertenecientes a un determinado país de la
Región Andina.
15
Finalmente,
con
la
opción
“Materia” se pueden consultar
todas las asistencias que se
han tramitado cuyo objeto se
encuentra
incluido
temáticas seleccionada.8
en
la
Se pueden realizar consultas utilizando los tres criterios de filtrado de
modo simultáneo.
Tras pulsar el botón “Consultar” se ofrece en la zona central un cuadro que
relaciona todas las asistencias que coinciden con los criterios de selección
usados.
8
En la sección “Documentos” del portal www.programaregionalandino.org se ofrecen las
temáticas que por cada materia fueron acordadas en las Jornadas Técnicas de septiembre de
2007 celebradas en Trujillo-Perú.
16
Para cada asistencia se ofrecen, resumidamente, los datos: Municipio
Asistido, Municipio Asistente, Descripción, Materia, Fecha Inicio, Créditos,
Fecha Fin y Situación.
Es posible ver la ficha completa de la asistencia pulsando con el ratón
sobre la fila donde se encuentre la misma. En una nueva ventana
aparecerán todos los datos de una asistencia que se han incorporado al
sistema.
4.4
Gestión de asistencias
El “Menú Personal” se ofrece en la zona central una vez que el usuario se ha
identificado, y permite realizar todas las operaciones correspondientes a la
gestión de una asistencia, ya sea como asistente o como asistido.
Toda la información y funciones ofrecidas en el menú personal hacen
referencia exclusivamente a las asistencias en las que interviene el
municipio que se encuentra identificado en ese momento en el sistema.
Se puede acceder al “Menú Personal” desde cualquier punto del sistema
usando la función con el mismo nombre que se encuentra en la zona
superior.
17
La estructura del “Menú Personal” es la siguiente:
Asistencias recibidas
Solicitadas
En curso
Concluidas
Asistencias prestadas
Pendientes de aceptación
Aceptadas
Concluidas
La ficha de cualquier asistencia que figure en el Menú Personal puede ser
consultada pulsando con el ratón sobre la fila en la que aparece.
18
Las asistencias se marcan con símbolos que indican, dentro de una
situación, el estado en el que se encuentran o si precisan de que se realice
alguna operación:
Símbolo
Descripción
La
asistencia
se
encuentra
a
la
espera
de
que
la
Administración u otro interviniente ejecuten una acción. El
usuario no puede realizar ninguna operación con la
asistencia, salvo consultarla.
La asistencia has sido cancelada por la Administración.9
La asistencia ha concluido y se ha añadido el comentario
sobre los resultados.
La asistencia precisa que realicemos una operación sobre
ella.
Los trámites que se pueden realizar respecto a una asistencia se detallan a
continuación.
4.4.1 Solicitud
En el apartado “Asistencias
recibidas”
función
se
encuentra
“Realizar
la
una
solicitud” que nos permite dar
de alta a una petición de
asistencia.
Pulsando sobre ella, se abre un formulario para aportar los datos
necesarios para que la solicitud sea tramitada.
9
La cancelación de las asistencias sólo se puede producir por causas excepcionales.
19
En este formulario se deberá consignar la “Materia” con la cual tiene
relación la problemática o el proyecto que se pretende afrontar. La
selección adecuada de la materia es muy importante en orden a
sistematizar las asistencias y localizar con mayor facilidad un posible
candidato a prestarla.
En el apartado “Descripción necesidad” se incluirá la información esencial
que permita comprender el objeto de la problemática o proyecto. Para ello,
se dispone de espacio limitado pero lo suficientemente amplio como para
que la necesidad quede descrita con claridad.
Una
vez
cumplimentados
estos
dos
apartados
se
confirmará
la
incorporación de la solicitud de asistencia pulsando el botón “Registrar
Solicitud”.
El envío queda confirmado cuando aparece el siguiente mensaje: “Se ha
agregado su solicitud. La secretaría general del banco del tiempo le
asignará el participante del banco del tiempo apropiado para cubrir su
asistencia.”
4.4.2 Asignación asistente
Una vez solicitada la asistencia, tal como se detalló en la Descripción
General, la Administración del Banco del Tiempo seleccionará en base a sus
fuentes de información, al municipio más apropiado para prestar la
asistencia. A través del sistema, este municipio queda asignado, y tanto
asistido como posible asistente reciben una comunicación informándoles
de la asignación e invitándoles a contactar mutuamente para concretar los
detalles de la asistencia y el número de horas (créditos) en que se valora la
misma.
20
4.4.3 Aceptación por el asistente
Acordados los extremos de la asistencia, si todo se encuentra a
conformidad de los intervinientes, el asistente accederá a su Menú Personal
y en el apartado “Asistencias prestadas” “Pendientes de aceptación” figurará
aquella que ha convenido con el municipio asistido.
Pulsando con el ratón sobre ella se abrirá la ficha de la asistencia que en su
área superior dispone del formulario de aceptación.
Una vez comprobado que la asistencia es la que se desea aceptar y que los
datos son correctos, deberá introducir el número de créditos en que se ha
valorado la asistencia y pulsar “Enviar”.
Si no se desea realizar ninguna operación en este momento se deberá
cerrar la ventana abierta.
El envío se confirma mediante el siguiente mensaje: “Notificación - Se envió
un email avisando al municipio que han aceptado su solicitud”
4.4.4 Confirmación por el asistido
Una vez que el asistente asignado ha aceptado la solicitud, la misma
aparece en el apartado “Asistencias Solicitadas” – “En curso” del Menú
21
Personal del asistido. Pulsando sobre ella con el ratón se abre una ventana
con el formulario de confirmación y la ficha. En el formulario se informa
que el municipio ha aceptado la solicitud y el número de créditos (horas)
en que se valora la asistencia.
Si el asistido está de acuerdo con la valoración (debería coincidir con la
acordada en los contactos iniciales), se comprobará que el botón “Aceptar”
está activado y se deberá pulsar el botón “Enviar”.
El envío se confirma con el siguiente mensaje: “Notificación - Se mandó un
email al experto avisándole de que ha aceptado el número de créditos”
Si hay alguna discrepancia respecto a la valoración y se sugiere otra,
deberá activarse el botón “Renegociar”, se insertará el nuevo valor
propuesto en la casilla correspondiente y deberá pulsarse el botón “Enviar”.
Si no se desea realizar ninguna operación en este momento se deberá
cerrar la ventana abierta.
El envío se confirma con el siguiente mensaje: “Notificación - Se envió un
email al experto avisándole de que la cantidad de créditos debe de ser
renegociada”
En
este
último
caso,
el
asistente
recibe
un
correo
electrónico
automáticamente informándole de la propuesta de valor alternativa. De
22
igual modo, en el Menú Personal del asistente figurará de nuevo la
asistencia
en
el
apartado
“Asistencias
prestadas”
“Pendientes
de
aceptación” con la propuesta de valor. Debiendo operar conforme se ha
descrito en el apartado 4.4.3.
A partir de este momento la asistencia se encuentra en curso. Aparece “En
curso” en el Menú Personal del asistido y “Aceptada” en el Menú Personal
del asistente.
4.4.5 Finalización de la asistencia
La conclusión de la asistencia debe llevarse a cabo por el municipio
asistido, no obstante el sistema prevé la posibilidad de que el asistente
informe previamente sobre la conclusión de las tareas de asistencia para
que el asistido las confirme.
En este caso, el asistente deberá acceder a su Menú Personal y seleccionar
la experiencia que desea dar por concluida, dentro del apartado
“Asistencias prestadas” – “Aceptadas”.
En una nueva ventana se muestra el formulario de conclusión acompañado
de la ficha de la experiencia. Comprobado que la asistencia es la que se
desea proponer como concluida se deberá pulsar el botón “Avisar”
23
El sistema confirmará el envío de la información con el siguiente mensaje:
“Notificación - Se envió un email avisando al municipio que la asistencia ya
ha sido concluida”.
Recibido el email por el municipio asistido, si éste está de acuerdo con dar
por concluida la experiencia, deberá acceder a su Menú Personal y
seleccionar la experiencia que desea dar por concluida, dentro del apartado
“Asistencias recibidas” – “En curso”.
Del mismo modo, se mostrará en una nueva ventana el formulario de
conclusión acompañado de la ficha de la experiencia. Comprobado que la
asistencia es la que se desea dar por concluida definitivamente se deberá
pulsar el botón “Concluir”.
24
El sistema solicita confirmación para esta acción con el siguiente mensaje:
Pulsando “Aceptar” la asistencia se tendrá por finalizada y se requerirá al
usuario (municipio asistido) para que inserte en el sistema unos
comentarios sobre los resultados obtenidos por la asistencia. Si se desea,
se puede incorporar en el mismo texto, una breve descripción sobre el
desarrollo de la asistencia y circunstancias a destacar de la misma.
La experiencia no se dará por cerrada, a efectos del sistema, mientras no
disponga de estos comentarios.
25
Terminada la cumplimentación del formulario debe pulsarse el botón
“Concluir” para finalizar esta operación.
El municipio asistido, si lo estima conveniente, puede dar por finalizada la
asistencia sin necesidad de que el asistente proponga la conclusión. Para
ello operará tal como se describe en este mismo apartado.
Las experiencias concluidas aparecerán en el apartado “Concluidas” tanto
de asistente como se asistido.
26