Guía de Compras de la Agencia de Proyecto CI

Guía de Compras de la Agencia de Proyecto CI-GEF
Última actualización: 31 Marzo 2015
TABLA DE CONTENIDOS
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Alcance de Solicitud
Propósito de la Directriz
Definiciones
Consideraciones y principios generales
Planificación de compras
Proceso de compra
Información específica sobre equipo y propiedad
Requisitos mínimos para beneficiarios y sub-beneficiarios de la Agencia Ejecutora
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1) ALCANCE DE SOLICITUD
Programas financiados por el Fondo para el Medio Ambiente Mundial a través de la Agencia de Proyecto CI-GEF.
2) PROPÓSITO DE LA DIRECTRIZ
La Directriz de Compras establece las políticas, procedimientos y normas de CI para la compra de bienes, obras y
servicios financiados por proyectos CI-GEF, con el fin de que las compras se realicen de manera robusta y
consistente, con debida consideración de economía y eficiencia.
Las compras robustas se caracterizan por las siguientes normas:
 Un ambiente de compras competitivo, incluyendo tanto la competencia internacional como local, según
sea apropiado
 Un proceso de selección imparcial, basado estrictamente en el principio de costo y los méritos de la
propuesta del oferente
 Justicia, integridad y transparencia
 Compras realizadas en el mejor interés de CI y el Fondo para el Medio Ambiente Mundial
 Los fondos se utilizan para los propósitos enunciados
 Bienes, obras y servicios de calidad entregados en el tiempo y el lugar requerido
 Proveedores/suplidores responsables y confiables
 Máximo valor por todas las inversiones
 Proceso de selección bien documentado
La compra es el proceso general de compras de bienes, obras y/o servicios. Esto incluye todos los pasos desde la
identificación de necesidades, solicitud y selección of proveedores, adjudicación de contratos, hasta la
administración y el cierre del contrato. La Directriz ofrece orientación sobre cada fase del proceso de compra.
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3) DEFINICIONES
Los siguientes términos serán utilizados a los largo de este manual para referirse a los diferentes participantes en
el proceso de compra. Estos términos no necesariamente reflejan el puesto/título de un individuo dentro de la
organización, sino más bien su rol en el proceso general de compra. Para asegurar un proceso justo e imparcial,
estas funciones deberán ser desempeñadas, hasta donde sea posible, por diferentes individuos (aunque el
comprador y/u oficial de compras podría ser uno de los varios miembros del panel de selección).
Agencia de Proyecto CI-GEF: El equipo dedicado de CI, llamada Agencia de Proyecto CI-GEF, que trabaja
directamente con la Secretaría y el Administrador del FMAM para supervisar la preparación e implementación de
los proyectos financiados por el FMAM. La Agencia de Proyecto CI-GEF supervisa el cumplimiento con la Directriz y
monitorea las actividades de proveeduría por parte de las Entidades Ejecutoras a través de la revisión de informes
financieros, muestreo, informes de auditoría anual de proyectos y visitas al sitio.
Agencia Ejecutora: La Agencia Ejecutora es la organización responsable de llevar a cabo un Proyecto CI-GEF,
incluyendo todas las compras relacionadas con el proyecto.
Comprador: El individuo o unidad de negocios de la Agencia Ejecutora que inicia una solicitud de compra de
bienes, obras o servicios específicos, y que administrará el contrato adjudicado a nombre de la Agencia Ejecutora.
Oficial de Compras: El Oficial de Compras es el individuo dentro de la Agencia Ejecutora responsable de conducir el
proceso de compra a nombre del Comprador. Él/ella revisa la solicitud de compra, coordina con el Comprador para
seleccionar un método de compra apropiado basado en el tamaño, la complejidad y el mercado apropiado (local o
internacional) de la compra e implementa el proceso de compra desde la solicitud de cotizaciones/ ofertas hasta
la adjudicación del contrato. Las responsabilidades de este individuo se describen a lo largo del manual y se
detallan en el Anexo 1.
Panel de Selección: Los individuos que evalúan las cotizaciones/ofertas recibidas en relación con los criterios de
evaluación establecidos incluidos en los documentos de solicitud. El Panel de Selección debería consistir de un
mínimo de tres (3) empleados de la Agencia Ejecutora.
4) CONSIDERACIONES Y PRINCIPIOS GENERALES
4.1 NORMAS DE CONDUCTA
Todas las personas designadas por la Agencia Ejecutora para participar en el proceso de compra son responsables
de proteger la integridad del proceso y de asegurar que todos los oferentes/proveedores/prestadores de servicio
sean tratados justa e imparcialmente.
A lo largo de la vida del proyecto, el personal dela Agencia Ejecutora se regirá por las siguientes políticas de CI
relacionadas con normas de conducta:
 Política del Código de Conducta de CI
 Política anti-soborno y anti-corrupción de CI
 Normas de Ética de la Agencia de Proyecto CI-GEF
Estas políticas son públicas y están accesibles en la página de recursos de la Agencia de Proyecto CI-GEF en el
siguiente enlace http://www.conservation.org/about/Pages/CI-GEF-project-agency-resources.aspx. Si por alguna
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razón los beneficiarios tuvieran dificultades para acceder al documento, favor solicitar una copia directamente a
[email protected].
La Agencia Ejecutora en todo momento cumplirá con las políticas y requerimientos establecidos en el acuerdo de
donación y para el proceso de proveeduría prestará atención a las disposiciones de la sección 6 del acuerdo de
donación externa relacionadas con:




Uso de fondos
Anti-fraude
Conflicto de interés
Anti-soborno y anti-corrupción
El accionar de todas las partes involucradas en el proceso de compra deberá estar más allá de cualquier sospecha
de comportamiento no ético y evitar conflictos de interés, o aún la apariencia de conflicto de interés en las
relaciones con todos los proveedores.
Cualquier comportamiento cuestionable o poco ético debería ser reportado a través
de manera anónima, a través de EthicsPoint Hotline en
https://secure.ethicspoint.com/domain/en/default_reporter.asp
4.2 EVALUACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA DE LA AGENCIA EJECUTORA POR PARTE DE LA AGENCIA DE
PROYECTO CI-GEF
Antes de adjudicar una donación, la Agencia de Proyecto CI-GEF utiliza una herramienta de evaluación desarrollada
para socios externos con un cuestionario financiero para evaluar el nivel organizacional de las agencias ejecutoras
potenciales. Estas herramientas incluyen la política y procedimientos de la Agencia Ejecutora y ofrecen
información para evaluar la capacidad de la Agencia Ejecutora de realizar las compras del proyecto de manera
consistente con las Guías. La Agencia GEF podría condicionar el financiamiento de bienes, obras y/o servicios a la
implementación de ciertos procedimientos para asegurar al cumplimiento con los requerimientos de compra.
4.3 MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE COMPRAS DE LA AGENCIA EJECUTORA
El cumplimiento de las políticas y procedimientos de compras descrito en las directrices es monitoreado en la
supervisión del proyecto por la Agencia de Proyecto CI-GEF (informes trimestrales, revisiones de escritorio y visitas
de supervisión al campo) y auditorías anuales del proyecto. La Agencia GEF requiere que la Agencia Ejecutora
presente su plan de compras para revisión y aprobación previa, que se realice una auditoría externa anual y
requerirá en los Términos de Referencia de la auditoría que el auditor determine el cumplimiento con las políticas
y procedimientos de compra. CI se reserva el derecho de solicitar reembolso de cualquier monto de un contrato
que no haya sido adjudicado de conformidad con este manual.
4.4 APROBACIONES PREVIAS REQUERIDAS POR EL AGENCIA DE PROYECTO CI-GEF DURANTE EL PROCESO DE
COMPRA
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La Agencia Ejecutora deberá solicitar aprobación PREVIA por escrito de la Agencia de Proyecto CI-GEF para lo
siguiente:



PREVIO a implementar el Plan Anual de Compras
PREVIO a comprar por medio de competencia limitada o de una única fuente para cualquier compra
mayor a $5,000 USD
PREVIO a contratar cualquier compra mayor a $5,000 USD
Las solicitudes deben ser dirigidas a la Agencia de Proyecto CI-GEF por email a [email protected].
Aprobación para procesar una compra de
competencia limitada o de una única fuente
Al final del proceso de compra antes de contratar al
proveedor seleccionado (compras por más de
$5,000)
Plan anual de compras
Correo Electrónico explicando la razón para el proceso de
compra de fuente única/dirigido – plantilla Anexo 3
Correo Electrónico incluyendo las siguientes
documentos:
Solicitud de cotización / cartel de licitación
Cotizaciones / ofertas recibida
Una tabla documentando el proceso de selección
(cómo se publicó la solicitud, cotizaciones / ofertas
comparadas contra criterios y conclusión). Se
propone una plantilla en el Anexo 2
Este se incluye en el paquete de planificación del
presupuesto anual
5) PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Como parte de la actividad anual de planificación del proyecto, se presentará un Plan de Compras junto con el
Presupuesto Anual del Proyecto y el plan de trabajo para revisión y aprobación de la Agencia de Proyecto CI-GEF.
La Agencia de Proyecto CI-GEF incluye una plantilla como parte del paquete de planificación anual. El Plan de
Compras deberá detallar cualquier compra con precio unitario de $5,000 o mayor y deberá identificar lo siguiente
para cada una:






Tipo de compra (bienes/servicios/equipo)
Descripción de bienes, obras o servicios comprar
Método de compra/selección
Tipo de competencia
Fecha en que se necesita
Monto presupuestado
La planificación de compras es clave para la entrega oportuna y eficiente en costos de los bienes, obras y servicios.
La fase de planificación deberá comenzar mucho antes de la fecha esperada de entrega del producto/servicio para
permitir suficiente tiempo para solicitar y evaluar ofertas o cotizaciones y adjudicar el contrato. El proceso de
planificación incluye los siguientes elementos:



Identificación de bienes, obras y servicios requeridos
Selección de método de compra apropiado entre los descritos en este manual
Desarrollo de especificaciones/alcance del trabajo con detalles adecuados, incluyendo
condiciones de entrega
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


Preparación de un presupuesto para artículos a comprar
Desarrollo de criterios de evaluación
Selección de un método de compra
Análisis de arrendamiento versus compra: Cuando sea apropiado, en particular para equipo mayor a $5,000, se
debe realizar un análisis de las alternativas de arrendamiento y compra para determinar cuál sería el medio más
económico y práctico de obtener los bienes requeridos.
6) PROCESO DE COMPRA
6.1 IDENTIFICACIÓN DE BIENES/SERVICIOS
Una vez que el Proyecto haya identificado una necesidad de bienes, obras y/o servicios, la siguiente información,
según sea aplicable, debe ser entregada por el Comprador al Oficial de Compras:








Descripción breve de la naturaleza y el propósito de la compra
Costo estimado y rubro presupuestario relacionado con la compra
Especificación o descripción del trabajo clara y adecuada, incluyendo cantidad y unidad de
medida
Cronograma de entrega o desempeño que sea realista y específico
Requisitos de calidad y métodos de inspección
Requerimientos de empaque y transporte
Estado de abastecimiento y fuentes conocidas
Cualquier elemento adicional que sea necesario (justificación para compra no-competitiva,
fuente y origen del producto o servicio, condiciones especiales, etc.)
Para la compra de bienes, obras y servicios no relacionados con consultoría, las especificaciones deben contener
los requerimientos de desempeño o las características importantes, así como la nomenclatura apropiada. Las
especificaciones no pueden incluir nombre, modelo o marca.
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Para la compra de servicios de consultoría , la Descripción del Trabajo (también conocida como Términos de
Referencia) deberá incluir lo siguiente:
 Información de antecedentes sobre el programa que financia los servicios
 Objetivo de los servicios
 Descripción de las tareas/actividades
 Informes/entregables requeridos
 Estimación de esfuerzo requerido o presupuesto indicativo
 Período de prestación permitiendo tiempo para revisión y probación de entregables finales
 Calificaciones mínimas y deseables de los prestadores del servicio
 Descripción de cómo se realizará el monitoreo y la evaluación del servicio
La Agencia Ejecutora deberá seguir su propio proceso interno de revisión, autoridad de firma y políticas de
mantenimiento de registros para contratar consultores.
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Los servicios de consultoría son de naturaleza intelectual y de asesoría; en los servicios que no son de consultoría predominan los aspectos
físicos y los resultados mesurables (ej., imágenes de satélite, fotografía aérea, mapeo). El proceso y la documentación para obtener servicios no
de consultoría son similares a los de compra de bienes y obras con adaptaciones adecuadas.
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Una vez identificada una necesidad para bienes, obras o servicios particulares, el Comprador en colaboración con
el Oficial de Compras decidirá sobre un método de compra. Dependiendo de la naturaleza, tamaño, complejidad y
mercado apropiado (local o internacional) para obtener los bienes, obras o servicios requeridos, la búsqueda de
proveedores y los métodos de compra diferirán de acuerdo con estas guías.
6.2 BÚSQUEDA DE PROVEEDORES
El Oficial de Compras es responsable de realizar y documentar comparaciones de precio para artículos comprados
por la Agencia Ejecutora.
Consideraciones para seleccionar proveedores:
 Evaluar la reputación técnica y empresarial del proveedor
 Desempeño anterior (experiencia previa y referencias)
 Insumos del Comprador
 Recomendaciones de fuentes externas
 Internet, ferias comerciales, catálogos, revistas especializadas, literatura de ventas, directorios
telefónicos
 Asociaciones profesionales
 Contratos con representantes de ventas
La solicitud de proveedores deberá ser tan amplia y práctica como sea posible. Todos los proveedores deberán
recibir la misma información, incluyendo cualquiera que pueda ser compartida en respuesta a preguntas sobre la
solicitud. El método preferido de selección se basará en competencia.
La competencia abierta permite a los proveedores que deseen cotizar/presentar ofertas tener la oportunidad de
hacerlo si el proveedor cumple con los requisitos.
La competencia limitada reduce la competencia a una lista corta de oferentes seleccionados de manera imparcial
por el Comprador en coordinación con el Oficial de Compras sea por medio de listas, investigación de mercado,
expresiones de interés, etc. La competencia limitada es apropiada cuando la competencia abierta no es adecuada,
existe una necesidad urgente o el mercado global tiene disponibilidad limitada de los bienes o servicios requeridos.
Antes de realizar una compra por medio de competencia limitada, la Agencia Ejecutora debe recibir aprobación
previa de la Agencia GEF para compras iguales o mayores a USD 5,000.
Compras de una única fuente (excepción a la competencia)
En casos excepcionales, podría ser necesario contratar directamente a un proveedor en vez de obtener varias
cotizaciones u ofertas de precio a través de una competencia abierta o limitada. Las posibles justificaciones para
prescindir del requerimiento de competencia incluye:



El producto/servicio está disponible solamente de una única fuente.
La exigencia pública o emergencia para el requerimiento no permite la demora que podría resultar de
un proceso competitivo (especialmente en respuesta a desastres).
Necesidad urgente de continuidad.
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La justificación para una oferta de una única fuente debe ser documentada por escrito antes del inicio del proceso
de cotización. La justificación deberá incluir una explicación de por qué la licitación competitiva no es la mejor
opción, una explicación defendible, incluyendo análisis de costos, que el costo sea razonable y esté entre los
precios de mercado, una descripción de la naturaleza de los servicios contratados anteriormente al proveedor, la
urgencia de la situación y cualquier otra información que apoye la selección.
Antes de una compra a una fuente única, la Agencia Ejecutora deberá recibir aprobación previa de la Agencia GEF
para compras iguales o mayores a USD 5,000.
6.3 MÉTODO Y DOCUMENTACIÓN DE COMPRA
Monto en USD
Método de
compra
Competencia abierta local o internacional
Requisitos (Documentación y archivos)
Menos de $2,000
Compra
simplificada
Compra
simplificada:
No se requiere análisis de precio
$5,000 a $14,999
Compra
simplificada:
$15,000 a $99,999
Solicitud de
Cotización:
$100,000 a $250,000
Cartel de
Licitación:
Documentar tres cotizaciones de precio de investigación
telefónica, por email, internet, etc. y documento de selección
El proceso de compra debe ser revisado y recibir aprobación
por escrito de la Agencia de Proyecto GEF
Solicitar un mínimo de tres cotizaciones de precio por escrito y
documento de selección
El paquete completo de compra debe ser revisado y recibir
aprobación por escrito de la Agencia de Proyecto GEF
Escribir y publicar una Cartel de Licitación (RFP) y recibir un
mínimo de tres ofertas (que deben incluir precios detallados y
una explicación narrativa) y documentar
El paquete completo de compra debe ser revisado y recibir
aprobación por escrito de la Agencia de Proyecto GEF
$2,000 a $4,999
Investigación de múltiples proveedores, pero no hay
requerimiento de documentar por escrito
Competencia abierta internacional
Mayor a $250,000
Competencia
internacional
Para procesos mayores a $250,000, el Cartel de Licitación tiene
que ser abierta a la competencia internacional.
Escribir y publicar un Cartel de Licitación (RFP) en el sitio Web
de la AE, la página de recursos de la Agencia CI-GEF, en
periódicos o publicaciones internacionales para asegurar la
competencia. La Agencia Ejecutora debe recibir un mínimo de
tres ofertas (que deben incluir precios detallados y una
explicación narrativa) y documentar la selección
Antes de llegar a un acuerdo o firmar un contrato con un
proveedor de bienes o servicios, el paquete completo de
compra debe ser revisado y recibir aprobación por escrito de
la Agencia de Proyecto GEF
Todas las cotizaciones/ofertas, con la justificación de por qué se seleccionó un proveedor específico, deben ser
presentadas con la documentación para la compra. La Agencia Ejecutora debe mantener y conservar los registros
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que documentan el proceso de compra por 3 años después de la fecha de expiración de la implementación del
proyecto de la donación.
Compra simplificada: En general es apropiada para productos regulares fácilmente disponibles a precios
competitivos.
Solicitud de Cotización (RFQ): Una RFQ usualmente incluye una solicitud de producto/descripción de servicios/
especificaciones, precio y otros términos y condiciones comerciales relacionados con la compra. Se debe recibir un
mínimo de 3 cotizaciones por escrito de oferentes calificados que respondan. La selección debe realizarse con base
en el producto/servicio que ofrezca el mejor valor y deberá estar documentada.
Cartel de Licitación (RFP): Se recomienda un RFP para todos los contratos mayores a $100,000, especialmente
para productos o servicios con requerimientos complejos. Un RFP generalmente requiere que el oferente presente
una propuesta técnica detallada que describa cómo propone cumplir con los requerimientos establecidos y una
estimación detallada de costos. Los RFP deberán publicarse para permitir su amplia distribución y máxima
competencia y se deberá proporcionar a los oferentes un tiempo adecuado para responder (entre dos y seis
semanas). Se debe recibir un mínimo de 3 ofertas de respuesta. Un comité imparcial debe realizar la selección para
asegurar el mejor valor, con base en los criterios de evaluación incluidos en el RFP.
Análisis de precio y análisis de costo
El análisis de precio se puede lograr obteniendo cotizaciones verbales por teléfono, realizando búsquedas en
internet, comparando precios de catálogos, comparando ofertas anunciadas e invitando a presentar ofertas por
escrito. La idoneidad de cada método depende del costo estimado de la compra y los umbrales de compra
contenidos en este manual. Cuando se requiere un análisis de costos, cada elemento de costo debe ser revisado y
evaluado para determinar si es razonable y transparente.
6.4 PROCESO DE COMPRA PARA SOLICITUDES DE COTIZACIÓN Y SUPERIOR
Si el valor del contrato requiere una Solicitud de Cotización, Cartel de Licitación o competencia internacional (ver
definición en la sección 6.3), se debe preparar un documento de solicitud claro, completo y exhaustivo para
obtener respuestas de ofertas que puedan ser fácilmente comparadas y evaluadas. El Comprador es responsable
de preparar la solicitud en coordinación con el Oficial de Compras.
Aunque el nivel de detalle y complejidad variará, la información deberá incluir lo siguiente, como mínimo:







Título de la solicitud, fecha de emisión, fecha/hora de entrega
Información sobre calificaciones mínimas/requisitos de elegibilidad
Especificaciones técnicas/alcance del trabajo, incluyendo entregables/informes
Instrucciones para completar y presentar una respuesta
Tipo de contrato propuesto
Términos y condiciones generales y especiales del contrato
Criterios de evaluación justos y no discriminatorios
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Las instrucciones deben estar escritas de manera clara y concisa, e incluir toda la información que podría ayudar a
los oferentes a preparar ofertas claras, completas y exhaustivas. A continuación una lista del tipo de información
que se debe incluir dependiendo de la complejidad de la compra:

















Fecha y hora de presentación: La cantidad de tiempo disponible para la preparación y presentación
de las ofertas variará dependiendo de la naturaleza y complejidad de la compra. Los oferentes por lo
general deberán contar con entre dos y seis semanas.
Una solicitud de confirmar recibo e informar si se va a presentar una propuesta. Los procedimientos
relacionados con el rechazo de ofertas (presentación tardía, contenido inadecuado, documentación
faltante, etc.)
Para carteles locales e internacionales limitados, una lista de otras firmas invitadas a participar.
Fecha de inicio y/o conclusión de los trabajos o servicios.
Para servicios de consultoría, nivel indicativo de esfuerzo esperado de expertos clave (en días o
semanas-hombre) o un presupuesto indicativo
Lista de documentos que se requiere presentar
Idioma de la oferta
Validez de la oferta
Método de presentación. Si las ofertas deben ser presentadas electrónicamente, especificar la
dirección de email y cualquier requerimiento relacionado con el formato del documento (pdf, excel,
word, etc.), tamaño y número de adjuntos. Si es una presentación impresa, especificar el número de
copias y la dirección completa para la presentación.
Cualquier instrucción especial para presentar la oferta financiera (ej., para servicios, un presupuesto
con rubros detallados que muestre costo unitario, cantidad, montos totales por categoría de
presupuesto incluyendo personal, viajes, equipo y suministros, etc.)
Punto de contacto para la oferta.
Información relacionada con cómo hacer preguntas de aclaración / cómo manejar modificaciones a
las ofertas/propuestas antes de la fecha límite.
Detalles relacionados con el contenido/formato de la presentación, incluyendo cualquier plantilla que
se deba usar y cualquier requerimiento de tamaño de página/letra.
Solicitud de firma de la oferta/propuesta por parte de un representante autorizado del oferente.
Tipo de contrato contemplado (costo reembolsable, precio fijo, etc.) y moneda de pago.
Descripción del proceso de evaluación de cotizaciones / ofertas / propuestas, los criterios de
evaluación con cualquier peso de ponderación y la calificación mínima a obtener
Cualquier condición para subcontratar (se puede, no se puede, se debe identificar la subcontratista
en la oferta, etc.). Referencia a cualquier ley que pudiera ser relevante, incluyendo obligaciones de
impuestos que deban ser cuberitas en la oferta/propuesta.
Es común que las licitaciones más complejas (cartel de licitación y competencia internacional) incluyan la
oportunidad de que los oferentes potenciales hagan preguntas de aclaración relacionadas con la solicitud. Si la
solicitud contempla que las preguntas deban ser presentadas por escrito, la carta de introducción deberá
especificar un punto de contacto y dirección de email, así como la fecha máxima para presentar preguntas. La
fecha máxima para las preguntas deberá dar suficiente tiempo para que los oferentes reciban y revisen los
documentos de licitación, así como suficiente tiempo para que la Agencia Ejecutora responda y distribuya las
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respuestas antes de la fecha de cierre de la licitación. Se deberá distribuir un documento de preguntas y
respuestas a todos los oferentes potenciales que han presentado preguntas o expresado interés en la licitación.
De manera alternativa, la Agencia Ejecutora podría celebrar una conferencia de oferentes y responder las
preguntas verbalmente. Poco tiempo después de la conferencia, el Comprador u Oficial de Compras debería
preparar un documento de preguntas y respuestas que incluya cada pregunta y respuesta discutida en la
conferencia para distribución a todos los oferentes potenciales.
6.5 RECIBO Y EVALUACIÓN
Los criterios de evaluación y el sistema de calificación deben estar definidos y para carteles de licitación y superior,
deben estar incluidos en los documentos de licitación. Su preparación debe asegurar un proceso de evaluación
imparcial y exhaustivo.
El principio general que subyace el proceso de evaluación es la selección de una cotización / oferta/propuesta que
ofrezca el mejor valor tomando en cuenta las consideraciones técnicas, organizacionales y financieras de las
especificaciones o criterios contenidos en el documento de licitación. Mejor valor no necesariamente significa la
oferta más barata presentada, aunque el precio tendrá un peso preponderante cuando se evalúen ofertas para
bienes, obras y servicios no de consultoría. Más bien significa un balance entre factores de precio y no asociados
con precio (como desempeño del producto, tiempo de entrega, capacidad técnica, desempeño anterior, etc.) que
ofrezca el mayor beneficio general al Comprador.
Cada cotización / oferta / propuesta será evaluada contra un conjunto de criterios seleccionados, basados en la
naturaleza de la compra:


Bienes, obras y servicios no de consultoría
o Conformidad con especificaciones
o Tiempo de entrega (fecha especificada como “a más tardar…”)
o Costos de operación
o Disponibilidad de servicios o repuestos post-entrega
o Desempeño anterior
o Precio
Servicios de consultoría
o Experiencia con asignaciones similares
o Tiempo
o Personal clave
o Metodología
o Precio
o Opcional: Transferencia de conocimiento, inclusión de expertos nacionales
El proceso de evaluación deberá ser documentado y archivado. El Anexo 2 contiene una plantilla para documentar
los criterios de selección, la calificación de cada oferta recibida y la decisión.
En el caso de Carteles de Licitación y competencias internacionales (> $100,000), las ofertas y propuestas deberán
ser recibidas y archivadas en los Registros de Compras del Proyecto. Todas las ofertas/propuestas deberán estar
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selladas con la fecha y la hora, y ser registradas en una hoja de bitácora y guardadas en un lugar seguro, como un
gabinete con llave o una caja fuerte, hasta que se realice la evaluación.
Antes de evaluar las ofertas/propuestas, se deberá realizar una revisión inicial de todas las ofertas presentadas
para asegurar que estén completas y cumplan con las normas mínimas de aceptabilidad. Aquellas
ofertas/propuestas que se considere no responden a lo solicitado no serán incluidas en el proceso de evaluación.
La revisión de las propuestas deberá ser realizada por un Panel de Selección. El panel deberá incluir al menos un
representante del departamento que está contratando la compra o los servicios, y al menos una persona externa
al departamento. También puede incluir expertos, si fuera apropiado. El panel no deberá consistir de menos de 3
personas.
Las propuestas deberán ser evaluadas de acuerdo con los requerimientos descritos en el RFP. Si se incluyeron
factores de calificación, lo cual se recomienda, éstos deben ser aplicados en el proceso. Las propuestas deben ser
analizadas en cuanto a capacidad/habilidad de proveer los servicios en el tiempo requerido y los costos
propuestos. El panel deberá preparar una justificación de su selección con una lista detallada de las razones por las
cuales se considera que la oferta seleccionada es la mejor opción. La consideración se deberá basar en el enfoque
de menor costo/mayor calidad. Todos los miembros del panel deberán firmar la justificación para los registros. Si
un miembro del panel está en desacuerdo, él/ella puede incluir un párrafo de desacuerdo en la justificación.
El proceso de evaluación de la oferta/propuesta, desde la recepción de las ofertas/propuestas hasta la
adjudicación del contrato, deberá ser confidencial.
6.6 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
Tipos y formatos de contratos
Es importante considerar el tipo de contrato correspondiente al momento de elaborar los documentos de
licitación, ya que esto podría afectar el tipo de información requerida del oferente. Los documentos de licitación
deben especificar el tipo de contrato propuesto, así como los términos generales y especiales del contrato
propuesto. Existen varios tipos de contratos generalmente apropiados para las necesidades de compra de la
organización:



Orden de compra – documento comercial utilizado para solicitar el suministro de bienes a cambio de
un pago y que provee especificaciones y cantidades
Contrato de precio fijo – un contrato que establece un precio que normalmente no está sujeto a
ajustes a menos que ciertas disposiciones (como cambios al contrato, precios económicos o precios
defectuosos) estén incluidas en el acuerdo. Estos contratos usualmente se negocian cuando hay
disponibles especificaciones definidas y los costos se pueden estimar con una precisión razonable.
Un contrato de precio fijo otorga una carga administrativa mínima a las partes contratantes, pero
asigna el mayor riesgo al contratista, ya que asume responsabilidad total sobre cualquier aumento en
los costos. También se llama contrato de precio firme.
Contrato de costos reembolsables – un contrato bajo el cual los costos permitidos y razonables
incurridos por el contratista en el cumplimiento del contrato son reembolsados de conformidad con
los términos del contrato.
Luego de completada la evaluación y la selección del oferente, el Oficial de Compras notificará al oferente ganador
y comenzará las negociaciones. Los contratos deben ser adjudicados dentro del período de validez de la
oferta/propuesta. Según sea aplicable, el contrato deberá incluir:
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








Especificaciones técnicas y descripción del trabajo / términos de referencia acordados
Período de desempeño
Cantidad de bienes y precio unitario o tarifa diaria para servicios de consultoría
Entregables y requerimientos de informes
Términos de pago
Nombre y dirección del oferente ganador
Términos y condiciones generales y especiales
Cláusula de terminación
Ley que gobierna y cláusulas de arbitraje
Comunicación con oferentes no ganadores
Una vez realizada la adjudicación, el Oficial de Compras deberá notificar por escrito a los oferentes no exitosos de
que su oferta no fue seleccionada. Para adjudicaciones altamente complejas, sin embargo, la Agencia Ejecutora
podría realizar un debriefing a solicitud de un oferente no exitoso. El debriefing podría ser verbal o por escrito y se
limita a identificar las fortalezas y debilidades de la propuesta del oferente.
En el caso de Carteles de Licitación y competencias internacionales, es obligatorio divulgar públicamente el
resultado del proceso de selección. Para promover la transparencia, la adjudicación de contratos iguales o mayores
a USD 100,000 deberá ser anunciada en el sitio Web de la Agencia Ejecutora y la página de recursos de la Agencia
CI-GEF. La Agencia Ejecutora proporcionará la siguiente información a la Agencia GEF para su publicación de
notificaciones de la adjudicación del contrato:




Nombre del proveedor/contratista
Fecha de inicio y conclusión
Valor del contrato
Descripción breve
6.7 REGISTROS DE COMPRA
El Oficial de Compras es responsable de preparar y mantener documentos y registros relacionados con el proceso
de compra y la administración del contrato por un período de tres años después de la terminación o expiración de
un proyecto. Esta documentación deberá incluir la solicitud de cotización/propuesta, ofertas recibidas, evaluación
de las ofertas, recomendaciones para la adjudicación del contrato. Los siguientes documentos también se deben
conservar después de la adjudicación: contrato, enmiendas al contrato original y cualquier comunicación material
relacionada con la implementación del contrato. CI, sus representantes y asignados, y los representantes del
FMAM tienen el derecho de inspeccionar, revisar o auditar cualquiera y todos los registros de compra relacionados
con un proyecto financiado por CI-GEF.
7) INFORMACIÓN ESPECÍFICA SOBRE EQUIPO Y PROPIEDAD
El título sobre cualquier equipo y otra propiedad comprados con fondos de CI-GEF deberá estar a nombre de la
Agencia Ejecutora hasta que la Agencia CI-GEF y la Agencia Ejecutora acuerden un plan de transferencia /
disposición permanente al final del proyecto.
La Agencia Ejecutora mantendrá seguros adecuados para vehículos motorizados y para todo el equipo con un
costo unitario igual o mayor a cinco mil dólares (US$5,000). La Agencia Ejecutora deberá informar a la Agencia de
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Proyecto CI-GEF antes de comprar estos vehículos o equipo si no puede conseguir seguros apropiados. Además, la
Agencia Ejecutora acepta dar mantenimiento apropiado a todo el equipo y otra propiedad.
Cada Agencia Ejecutora debe mantener una lista de inventario de todo el equipo, la fecha de compra, el costo y la
ubicación. En caso de disposición, transferencia o donación, la fecha del evento deberá ser reflejada en la lista de
inventario y se deberá conservar el certificado de disposición o transferencia. La definición de equipo es cualquier
artículo que cueste más de $250 (costo unitario) con una vida útil de un año o más. La lista de inventario deberá
mantenerse actualizada y será parte del paquete final solicitado al final del proyecto junto con los certificados de
disposición / transferencia.
8) REQUISITOS MÍNIMOS PARA COMPRAS DE LOS BENEFICIARIOS DE LA AGENCIA EJECUTORA
Los BENEFICIARIOS DE LA AGENCIA EJECUTORA deberán cumplir con las guías de compra de la Agencia de Proyecto
CI-GEF descritas en la sección 8. La Agencia de Proyecto CI-GEF se reserva el derecho de agregar flexibilidad a esta
política dependiendo de la capacidad de la AE y comunicará por escrito los cambios específicos a la Agencia
Ejecutora.
8.1 MÉTODOS DE COMPRA
Monto en USD
Método de
compra
Competencia abierta local o internacional
Menos de $2,000
Compra
simplificada
$2,000 a $4,999
Compra
simplificada:
$5,000 a $14,999
Compra
simplificada:
$15,000 a $49,999
Solicitud de
Cotización:
$50,000 a $99,999
Solicitud de
Cotización:
$100,000 a $250,000
Cartel de
Licitación:
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Requisitos (Documentación y archivos)
No se requiere análisis de precio
Investigación de múltiples proveedores, pero no hay requerimiento
de documentar por escrito
Documentar tres cotizaciones de precio de investigación telefónica,
por email, internet, etc. y documento de selección
El proceso de compra debe ser revisado y recibir aprobación por
escrito de la Agencia Ejecutora si el proveedor seleccionado no está
claramente pre-identificado en el presupuesto adjunto al acuerdo de
donación entre las dos partes
Solicitar un mínimo de tres cotizaciones de precio por escrito y
documento de selección
El proceso de compra debe ser revisado y recibir aprobación por
escrito de la Agencia Ejecutora si el proveedor seleccionado no está
claramente pre-identificado en el presupuesto adjunto al acuerdo de
donación entre las dos partes
Solicitar un mínimo de tres cotizaciones de precio por escrito y
documento de selección
El paquete completo de compra debe ser revisado y recibir
aprobación por escrito de AMBAS, la Agencia Ejecutora y la Agencia
de Proyecto CI-GEF
Escribir y publicar una Cartel de Licitación (RFP) y recibir un mínimo de
tres ofertas (que deben incluir precios detallados y una explicación
narrativa) y documentar
El paquete completo de compra debe ser revisado y recibir
aprobación por escrito de AMBAS, la Agencia Ejecutora y la Agencia
de Proyecto CI-GEF
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Competencia abierta internacional
Mayor a $250,000
Competencia
internacional
Para procesos mayores a $250,000, el Cartel de Licitación tiene que
ser abierta a la competencia internacional.
Escribir y publicar un Cartel de Licitación (RFP) en el sitio Web público
de CI, en periódicos o publicaciones internacionales para asegurar la
competencia. La Agencia Ejecutora debe recibir un mínimo de tres
ofertas (que deben incluir precios detallados y una explicación
narrativa) y documentar la selección
Antes de llegar a un acuerdo o firmar un contrato con un proveedor
de bienes o servicios, El paquete completo de compra debe ser
revisado y recibir aprobación por escrito de AMBAS, la Agencia
Ejecutora y la Agencia de Proyecto CI-GEF
8.2 APROBACIÓN PREVIA DE LA COMPRA POR LA AGENCIA EJECUTORA Y LA AGENCIA DE PROYECTO CI-GEF
Un beneficiario de la AE está autorizado a comprar bienes y servicios con un costo total entre US$5000 y
US$15000 solamente (i) si los bienes o servicios están claramente identificados en el presupuesto
adjunto al acuerdo de donación entre las dos partes, o (ii) con la aprobación específica, previa y por
escrito de la Agencia Ejecutora. Para todas las compras de bienes y servicios mayores a US$5000 no
establecidos en el acuerdo de donación, el Beneficiario deberá presentar una solicitud por escrito a la
Agencia Ejecutora, describiendo el artículo propuesto, su costo, el proceso de compra y la justificación
programática para esa compra.
Un beneficiario de la AE está autorizado a comprar bienes y servicios con un costo total igual o mayor a
US$15000 solamente con la aprobación específica, previa y por escrito de la Agencia Ejecutora. El
Beneficiario deberá presentar una solicitud por escrito a la Agencia Ejecutora, describiendo el artículo
propuesto, su costo, el proceso de compra y la justificación programática para esa compra.
Un beneficiario de la AE está autorizado a comprar bienes y servicios con un costo total igual o mayor a
US$50 000 solamente con la aprobación específica, previa y por escrito de AMBAS, la Agencia Ejecutora
y la Agencia de Proyecto CI-GEF. La aprobación de la Agencia de Proyecto CI-GEF será solicitada por la
Agencia Ejecutora. El beneficiario deberá presentar una solicitud por escrito a la Agencia Ejecutora,
describiendo el artículo propuesto, su costo, el proceso de compra y la justificación programática para
esa compra.
8.3 INFORMACIÓN ESPECÍFICA SOBRE EQUIPO Y PROPIEDAD
El título sobre cualquier equipo y otra propiedad comprados con fondos de una donación (incluyendo
cualquier interés sobre los mismos) deberá estar a nombre del beneficiario hasta que la Agencia
Ejecutora gire instrucciones para su disposición permanente disposición instrucciones a la expiración u
otra terminación de la donación. El beneficiario acepta mantener seguros adecuados para vehículos
motorizados y para todo el equipo con un costo unitario igual o mayor a cinco mil dólares (US$5,000)
comprados con fondos de la donación. El beneficiario deberá informar a la Agencia Ejecutora antes de
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comprar estos vehículos o equipo si no puede conseguir seguros apropiados. Además, el beneficiario
acepta dar mantenimiento apropiado a todo el equipo y otra propiedad comprados con fondos de la
donación.
8.4 REQUERIMIENTOS DE LA POLÍTICA DE COMPRAS
El beneficiario por este medio se obliga expresamente a incluir lenguaje que sustancialmente refleje los
términos de esta disposición en todos los sub-contratos y sub-donaciones derivados del Acuerdo entre
la Agencia Ejecutora y su Beneficiario.
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Anexo 1: Responsabilidades del Oficial de Compras
La persona que realice las compras deberá:
 Revisar cada orden de compra/solicitud de ofertas en cuanto a descripción apropiada y referencia
técnica o especificaciones como aprobaciones, permisos, etc. y todos los otros datos necesarios para
ejercer control de calidad.
 Seleccionar un número de proveedores calificados suficiente para cumplir con los criterios de
competencia.
 Preparar la licitación, incluyendo alcance detallado del trabajo y entregables requeridos, criterios
de selección/adjudicación y seleccionar el tipo de contrato.
 Documentar todas las negociaciones/discusiones y llamadas telefónicas, realizar análisis de precios
y, cuando sea necesario, obtener análisis de costos.
 Asegurar que no se exceda el presupuesto.
 Evaluar las ofertas (como parte del equipo de evaluación).
 Establecer y mantener un sistema de seguimiento de entregas para asegurar el cumplimiento del
contratista con os términos de entrega del contrato.
 Revisar facturas\comprobantes de entrega\listas de empaque para asegurar que estén correctas
contra la prestación del subcontrato, asegurar las aprobaciones requeridas y enviarlas a
Contabilidad para pago.
 Establecer y mantener una lista maestra de proveedores.
 Establecer y mantener un archivo histórico de compras.
 Informar a los contratistas por escrito de las acciones remediales requeridas para
productos/servicios entregados que cumplen con los requerimientos específicos.
 Administrar/modificar/terminar contratos según sea requerido.
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Anexo 2: Tabla de análisis para cotizaciones / propuestas / ofertas
Análisis de Propuestas / Cotizaciones - Compras > 5 000 USD
Servicio / producto solicitado
(si existen TdR, anexar):
Descripción de proceso de
licitación (en línea con la
política de compras)
Fecha de análisis final
Si es fuente única, explicación
Cotización 1
Cotización 2
Cotización 3
Cotización X
Cotización Y
Nombre del
proveedor
Nombre del
proveedor
Nombre del
proveedor
Nombre del
proveedor
Nombre del
proveedor
Ref. y fecha de la
oferta / cotización
+ formato de
cotización (email,
impresa, teléfono,
etc.)
Ref. y fecha de la
oferta / cotización
+ formato de
cotización (email,
impresa, teléfono,
etc.)
Ref. y fecha de la
oferta / cotización
+ formato de
cotización (email,
impresa, teléfono,
etc.)
Ref. y fecha de la
oferta / cotización
+ formato de
cotización (email,
impresa, teléfono,
etc.)
Ref. y fecha de la
oferta / cotización
+ formato de
cotización (email,
impresa, teléfono,
etc.)
Descripción
Descripción
Descripción
Descripción
Descripción
Comentarios
Comentarios
Comentarios
Comentarios
Comentarios
CRITERIOS
(a ser diseñados a la
medida, dependiendo del
tipo de servicios / podrían
ser diseñados en un RFP)
PRECIO
Ejemplo: PERÍODO DE
INTERVENCIÓN
Ejemplo: PROVEEDOR /
CONSULTOR YA EXISTENTE
DE CI
Ejemplo: CONDICIONES /
PROCESO DE PAGO
etc.
CUALQUIER COMENTARIO
ESPECÍFICO
TOTAL
Decisión final
Nombre, firma y fecha - persona que solicita:
Nombre, firma y fecha - Operaciones / Autoridad financiera:
Nombre, firma y fecha – firmante autorizado de Agencia Ejecutora:
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Anexo 3: Plantilla de justificación de fuente única
JUSTIFICACIÓN DE FUENTE ÚNICA
Propósito: Este formulario debe acompañar la documentación de compra para la compra de bienes,
servicios o materiales de una única fuente cuando la compra excede $5,000 USD. Para compras menores
a $5,000, el uso de este formulario es altamente recomendado. El propósito de esta justificación de
única fuente es mostrar que una compra competitiva es impráctica porque sólo un producto o servicio
puede llenar la necesidad especificada. No se debe utilizar para evadir el procedimiento normal de
compra ni como justificación basada en precio.
ID de Contrato de CI:
Nombre del Proyecto:
División/Agencia Ejecutora que solicita la compra:
Fecha:
1. Alcance del trabajo/descripción del servicio:
2. Socio/proveedor propuesto:
3. Explicación detallada/justificación para fuente única:
4. Esfuerzos realizados en esta selección para identificar y considerar fuentes adicionales para
estos bienes/servicios/materiales o justificación para no buscar o desarrollar otras fuentes:
5. Efecto de esta selección sobre futura(s) adquisición(es) o trabajo de seguimiento de estos
bienes/servicios/materiales:
6. Costo:
Solicitado por:
Jefe de División/Programa de Campo/Agencia Ejecutora: (Nombre, fecha, título, firma)
Jefe de Finanzas: (Nombre, fecha, título, firma)
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