TEMA 4 Correo electronico

TEMA 4:
CORREO ELECTRÓNICO: OUTLOOK 2007
CORREO ELECTRÓNICO: OUTLOOK 2007 _____________________________________
________________________________
2
EJECUTAR ________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 2
EL ENTORNO DE TRABAJO ____________________________________________________
____________________ 3
GESTIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO ____________________________________________
________________________________
3
Configurar cuenta de correo __________________________________________________________
__________________________3
Recepción y envío de mensajes ________________________________________________________
________________________7
Responder un mensaje ______________________________________________________________
______________________________________________________________9
Reenviar un mensaje _______________________________________________________________
_______________________________________________________________10
Eliminar un mensaje ________________________________________________________________
________________________________________________________________10
Imprimir un mensaje _______________________________________________________________
_______________________________________________________________10
Crear un contacto
tacto a partir de un mensaje ______________________________________________
________________________________
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Redactar Mensaje ________________________________________________________________
_________________________________________________________________11
Crear una firma ________________________________________________________________
___________________________________________________________________13
Insertar una firma ________________________________________________________________
_________________________________________________________________13
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CORREO ELECTRÓNICO: OUTLOOK 2007
Microsoft Outlook es un cliente de correo que nos permite administrar y gestionar
nuestros mensajes de correo electrónicos entre otras funciones.
EJECUTAR
Pulsar sobre el botón
Hacer clic en Todos los programas
1. Active la carpeta Microsoft Office
2. Hacer clic en Microsoft Office Outlook 2007
Se abrirá una nueva ventana en
la
que
distintas
gestionar
podremos
desarrollar
funciones
correo,
como
calendario,
contactos y diversas tareas.
Para cerrar la aplicación hacer clic en el botón Cerrar
parte superior derecha de la ventana de Outlook).
2
(situado en la
EL ENTORNO DE TRABAJO
TRABAJ
Existen 3 barras de herramientas que se activan o desactivan desde el menú Ver Barras de Herramientas y son las siguientes:
siguientes
GESTIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO
EL
Configurar cuenta de correo
Para poder configurar Outlook 2007 tiene que tener una cuenta de correo y
conocer los siguientes datos del servidor: Servidor de correo entrante, Servidor de
correo saliente, Nombre de usuario y Contraseña; estos datos le serán proporcionados
por su proveedor de servicios de Internet, es decir, la compañía con la que tenga
contratado el servicio.
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1. Seleccione en el menú Herramientas y Configuración de la cuenta
2. En la ventana siguiente hacer clic sobre el botón Nuevo
(para añadir la cuenta de correo).
3. Elija el servicio de correo activando Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP y
pinche en Siguiente
4. En Configuración automática de la cuenta seleccione el cuadro de verificación
Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores
adicionales y pulse sobre el botón Siguiente
4
5. Active
e en el nuevo cuadro la opción Correo electrónico de Internet y haga clic
en Siguiente.
6. Rellene todos los campos del cuadro Configuración de correo electrónico de
Internet,, de la siguiente manera:
5
•
Información del usuario
Su Nombre: El nombre que quiere que aparezca al enviar un correo.
Dirección de correo electrónico: Su correo electrónico.
•
Información del servidor (datos proporcionados por su proveedor de servicios
de Internet)
POP3: Protocolo para transmisión de correos,
Tipo de Cuenta: POP3
los mensajes son descargados al equipo en
Servidor de correo
Información
proporcionada
proveedor de servicios.
entrante:
por
el
que se configuró la cuenta, eliminándolos del
servidor.
IMAP: al contrario que POP3, los mensajes no
Servidor de correo saliente (SMTP):
Información
proporcionada
por
el
proveedor de servicios.
Nombre de usuario: Información
proporcionada por el proveedor de
servicios.
son eliminados del servidor, pudiendo ser
consultados desde cualquier otro equipo.
SMTP: Protocolo para envío de correo
Contraseña: Información proporcionada por el proveedor de servicios.
Una vez rellenos todos los campos seleccione Más configuraciones
7. En el nuevo cuadro active la pestaña Servidor de Salida, seleccione la casilla
de verificación Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación y haga clic
en Aceptar
Con esto queda configurada la cuenta de correo en Outlook 2007.
Observar que se crean en las siguientes carpetas:
Bandeja de entrada: en ella aparecerán los correos electrónicos que hayamos
recibido
6
Bandeja de salida: en
ella encontraremos los
mensajes que hayamos
enviado.
Borrador: muestra los
mensajes que hayamos
comenzado a redactar,
pero aún no hemos
enviado.
Correo electrónico no
deseado
(Spam):
contendrá los correos
que
hayamos
seleccionado como no
deseados.
Elementos
mentos eliminados: aquí irán a parar todos los mensajes que eliminemos, los
cuales podremos ver antes de eliminarlos definitivamente.
Recepción y envío de mensajes
Debemos pinchar el icono
i
Enviar y Recibir de la barra de herramientas estándar
y a continuación Enviar y recibir todo.
todo O bien, pulsar F9.
Se abrirá una ventana más pequeña, en la cual se nos informará del número de
mensajes que se están recibiendo y enviando, visualizando su progreso. Asimismo
Asimi
nos
mostrará si se produce algún error
en cualquiera de los dos procesos.
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Los mensajes recibidos aparecerán en la Bandeja de entrada,
entrada para leer
cualquiera de ellos hacer clic sobre su nombre y se mostrará el contenido en la zona
derecha o inferior (según se haya configurado en panel de lectura) de la ventana en el
Panel de lectura.. Si hacemos doble clic sobre el nombre se mostrará el contenido en
una nueva ventana.
Lista de Mensajes
Vista PreviaPrevia
Panel de lectura
Para activar/desactivar la Vista Previa hacer clic en el apartado Ver del menú y
ejecutar la opción Vista previa automática.
automática. Por seguridad, se recomienda tener la
opción de vista previa desactivada ya que algunos virus se activan con sólo leer el
mensaje.
Podremos desactivar el panel de lectura ejecutando menú Ver-Panel
Panel de lecturalectura
Desactivado,, con esto conseguiremos tener mayor espacio para la Bandeja de entrada
y disponer de mayor información para cada uno de los mensajes
mensajes recibidos.
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Barra de
ordenación
Cabecera de
mensajes
recibidos
La cabecera de los mensajes muestra de forma ordenada de los mensajes
recibidos, de los cuáles obtenemos cierta información como:
!
si el mensaje es importante
si el mensaje no ha sido abierto
si el mensaje ya ha sido leído
si el mensaje ha sido respondido
si el mensaje tiene un archivo adjunto
Junto a estos iconos también se muestra el nombre del remitente (De), el
asunto del mensaje (Asunto
Asunto), la fecha y hora en que fue recibido y el Tamaño (KB).
La barra de ordenación permite ordenar los mensajes por importancia, recibido,
asunto, adjuntos...
Si presionamos sobre cualquier campo conseguiremos cambiar el orden de la lista
de mensajes.
Responder un mensaje
Seleccionar
el mensaje al que queramos responder, al pulsar
sobre este botón
(lo
lo encontraremos en la la barra de botones de la
bandeja
entrada), nos abre la ventana de creación de
de
nuevo mensaje; con la dirección del destinatario escrita en el campo Para y el Asunto
del mensaje completado con el mismo texto que llevaba el Asunto del mensaje original
pero con las letras RE (de responder) al principio del texto del asunto. Incluso puede
aparecer el texto del mensaje original. En algunos casos es útil conservar
conser
este texto
para que la persona que reciba la contestación sepa inmediatamente a qué le
contestamos. A continuación editaremos el mensaje y una vez finalizado, sólo nos
queda hacer clic en el botón Enviar.
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Con la opción Responder a todos, se manda la respuesta a
todas las direcciones de correo que hayan en el mensaje que
hayamos recibido.
Reenviar un mensaje
El proceso es similar al de Responder un mensaje, descrito
anteriormente, con la salvedad de que el mensaje que tengamos
seleccionado será enviado a nuestros propios contactos.
Los procesos Responder un mensaje y Reenviar un mensaje también
podemos realizarlos:
1. situándonos sobre el mensaje y
2. pulsando con el botón principal (derecho) del ratón, nos aparece un menú
desplegable donde podemos elegir
las opciones:
Eliminar un mensaje
Si no necesitamos conservar un mensaje:
1. Lo seleccionamos.
2. Podemos eliminarlo pulsando la tecla Supr. O bien ejecutamos menú EdiciónEliminar.
En cualquiera de los dos casos el mensaje será enviado a la carpeta de
Elementos eliminados.
Imprimir un mensaje
1. Seleccionar el mensaje
2. Hacer clic en el menú Archivo y
seleccionar Imprimir o pulsar sobre el
icono imprimir de la barra de
herramientas de la Bandeja de
entrada.
Definir en el cuadro de diálogo Imprimir
las
opciones
de
impresión
correspondientes. Si deseamos imprimir
los archivos adjuntos, activar la casilla de
verificación Imprimir archivos adjuntos.
Si deseamos tener una vista previa de la
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impresión pulsar sobre el botón Vista previa.
3. Pulsar sobre el botón Imprimir para finalizar.
Crear un contacto a partir de un mensaje
1. Abrir el mensaje de correo que contiene el nombre que deseamos añadir a la
lista de contactos.
2. Hacer clic con el pulsador secundario del ratón sobre el nombre del remitente del
mensaje y seleccionar Agregar a contactos
de Outlook del menú contextual.
3. Completar los datos del formulario
presionar en Guardar y cerrar.
y
El nombre del remitente del mensaje
me
será
incorporado a la lista de contactos.
Redactar Mensaje
Para redactar un mensaje, hacer clic en el botón Nuevo
de la barra de herramientas de la Bandeja de entrada.
Posteriormente, debemos completar los campos de la siguiente ventana:
- Para:: Dirección de correo
electrónico
a
la
enviaremos el mensaje.
cual
- Con Copia (CC): Dirección
de correo a la cual enviaremos una copia del mensaje original. Esta opción se utiliza
con el propósito de informar a otros acerca del contenido del mensaje
mensaje redactado.
- Con Copia Oculta (CCO): realiza la misma acción que CC pero, quienes reciban el
mensaje no verán las direcciones de los otros destinatarios del mismo. Este
botón puede no estar visible, para activarlo o desactivarlo hacer clic en la
pestaña Opciones y ahí en el icono CCO como muestra la imagen.
- Asunto:: Permite definir el motivo del mensaje.
Para redactar el contenido del mensaje, hacer clic en el
el recuadro que aparece bajo el
Asunto.
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Observamos entonces que se activa la pestaña Mensaje, la cual cuenta con una
barra de herramientas de apariencia similar a la que se mostraba en Microsoft Word y a
la que se incorporan nuevas funciones como son:
Permite buscar un nombre de la lista de contactos
Adjuntar archivos al mensaje que se redacta. Los datos adjuntos son
archivos o elementos que se envian como parte de un mensaje de correo
electrónico y aparecerán debajo del Asunto en el epígrafe Adjuntar, como
muestra la imagen.
Añadir/Crear/Modificar la firma que deseemos se incluya en los mensajes que
redactemos.
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Crear una firma
1. Hacer clic en el botón Firma (del grupo Incluir de la ficha Mensaje)
y, a continuación, en Firmas.
2. En la ficha Firma de correo electrónico,
electrónico, haga clic en el botón Nueva.
4. Texto que figura como firma de los
mensajes
3. Escriba un nombre para identificar la firma y haga clic en
Aceptar.
firma escriba el texto que desea
4. En el cuadro Editar firma,
incluir como firma y utilice los botones de formato y estilo
para formatear el texto.
5. Repetiremos desde el paso 2 si quisiéramos tener varias firmas. Para finalizar
pulsamos sobre el botón Aceptar.
Insertar una firma
Hacer clic en el botón Firma (del grupo Incluir de la ficha Mensaje) y,
como muestra la imagen, seleccionar la firma que desee,
de
de las
creadas anteriormente.
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