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COMIMSA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CONTROL Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRAMITE COMIMSA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL (64 artículos) Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002 – Vicente Fox Quesada La obligación de Administración Pública Federal de proporcionar información a cualquier persona (art.1°.)sin que se motive o justifique su utilización (art.40.IV) excepto la información considerada reservada y confidencial. Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la Información de conformidad con los criterios establecidos en esta Ley, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el Instituto o por la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61, según corresponda. (art.16) Establece: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/244.pdf COMIMSA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Objetivo: Transparentar la Gestión Pública (art.4) I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos; II. Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los sujetos obligados; III. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados; IV. Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el desempeño de los sujetos obligados; V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, y VI. Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho. COMIMSA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Beneficiados: Las personas y sus organizaciones (art.2) ● Toda la información gubernamental a que se refiere esta Ley es pública y los particulares tendrán acceso a la misma en los términos que ésta señala. COMIMSA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Los tres grandes ejes: 1° - DISEÑO INSTITUCIONAL ● Se crea el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos IFAI (art. 33). El IFAI es un órgano de la Administración Pública Federal, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión. Es el encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho a la información; resolver sobre la negativa a las solicitudes de acceso a la información y proteger los datos personales en poder de las dependencias y entidades. http://www.ifai.org.mx/ COMIMSA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Los tres grandes ejes: 2° - OBLIGACIONES ESTÁTICAS ● Establece la obligación, de publicar información relevante para transparentar la Gestión Pública (arts.7-12), excepto la reservada y confidencial (arts.13-19) http://www.comimsa.com.mx LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Los tres grandes ejes: 3° - OBLIGACIONES DINÁMICAS ● Establece la obligación del Estado de atender las solicitudes de información de los ciudadanos, debiendo entregarla en un plazo no mayor de 20 días hábiles (arts. 40, 41,44y 8 transitorio) https://www.infomex.org.mx COMIMSA El Archivo General de la Nación y el Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 32 y 37 fracción IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, 42 del Reglamento de dicha ley y, CONSIDERANDO Que para el ejercicio del derecho de acceso a la información es indispensable que los documentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad; COMIMSA CONSIDERANDO Que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Pública Federal, por lo que las dependencias y entidades deberán prever la aplicación de tecnologías de la información en el manejo documental; Que el acceso restringido a la información reservada y confidencial requiere asegurar su conservación y custodia, por lo cual los archivos se convierten en el instrumento fundamental para evitar que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes y documentos, y Que los servidores públicos están obligados a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como permitir la adecuada conformación de la memoria institucional de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, se han tenido a bien expedir los siguientes: Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. (25 artículos) PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN EL 20 DE FEBRERO DE 2004 http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF Disposiciones Generales Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios específicos que formulen los comités de información de aquéllas. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las dependencias y entidades podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. De la organización de los archivos La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades. Podrán contar con un Área Coordinadora de Archivos, el responsable del área, será nombrado por el titular de la dependencia o entidad. Responsable del área Coordinadora de archivos: Ing. José Ángel Reyes Dávalos Director de Ingeniería de la Región Centro y Norte LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. FUNCIONES I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; III. Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad; IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite; V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia o entidad; VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o entidad; VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. Vocabulario Básico Documento: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. • • • • Un Oficio Una Requisición de compra Un Pedido Un informe del tercer trimestre del 2010 Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. • • • • • Oficios Recibido Oficios Emitido Pedidos del 2010 Requisiciones de compra 2009 Informes 2010 Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. Vocabulario Básico Inventarios documentales: los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo que permiten de acuerdo con su uso: su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). Documentación activa: aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Documentación semiactiva: aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Del control de gestión documental Las dependencias y entidades, así como sus delegaciones o equivalentes determinarán el número de áreas responsables de realizar las siguientes funciones: I. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada; II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y III. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas. Las dependencias y entidades, elaborarán una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la unidad administrativa; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción: I. II. III. IV. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente); El asunto (breve descripción del contenido del documento); Fecha y hora de recepción, y Generador y receptor del documento (nombre y cargo). LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. ARCHIVOS Trámite Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Concentración Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. Histórico Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Capítulo II; Sección II Archivos de trámite En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa. ●Responsable del archivo de tramite Nombre Graciela Galindo Rodriguez Cargo Responsable del Archivo en Tramite Área Dirección General LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Nombre Cargo Área Noemí Aracely Rodriguez Sandoval Responsable del Archivo de Tramite Dirección de Administración María del Carmen Enríquez Martinez Responsable del Archivo en Tramite María Griselda Tovias Eguia Responsable del Archivo en Tramite María del Carmen Bazaldua Sanchez Préstamo o Consulta del Archivo en Tramite Martín J. Carillo Alviso Responsable de Archivo de Tramite Gerencia de Plantación y Vinculación Sergio Torres Medina Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Finanzas Diana Mónica Rodriguez Zorrilla Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Asuntos Jurídicos Hiram Jaime Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Recursos Materiales Jorge Luis Rodriguez García Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicaciones Gerencia de Recursos Humanos COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Nombre Cargo Área Noemí Aracely Rodriguez Sandoval Responsable del Archivo de Tramite Mayela Sanchez Davila Bertha Estela Rodriguez Díaz Hector E. Sauceda Zárate Narcedalia Ortega Gonzalez; Noelia Moreno Fuentes Veronica Garcia Hernandez Carlos Ramos Mendez Jose Antonio Garcia Ramos Alberto Badillo Ramos Sergio Cenovio Armendariz Davila Araceli Campa Castilla Claudia Teresa Saucedo Salazar Yolanda Fraga Torres Responsable del Archivo en Tramite Responsable del Archivo en Tramite Responsable del archivo en Tramite Dirección de Ingeniería Materiales y Manufactura Gerencia de Calidad Gerencia de Asistencia Tecnológica Gerencia de Ingeniería de Manufactura Responsable del archivo en Tramite Gerencia de Ingeniería en Materiales Alma Delia Santos Ramírez Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Ingeniería Región Centro Norte Salvador I. de la Garza González Responsable del Archivo de Tramite Gerencia de Ingeniería Ambiental Sergio Mendoza Avila Responsable del Archivo de Tramite Gerencia Región Centro Irma Leticia Gamez Arevalo Responsable del Archivo en Tramite Gerencia Región Norte LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Nombre Cargo Área Alma Delia Santos Ramírez Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Ingeniería Región Sur Hector Olivares Tapia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia Región Sur Alma Delia Retama Ortiz Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Unidad Región Marina Lucero del Rocio Garcia Garcia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Aplicación Tecnológica Fabiola Alejandra Briones Garcia Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Transferencia de Tecnología Lucero del Rocio Garcia Garcia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Desarrollo Tecnológico Blanca Esthela Valdes Cisneros Responsable del Archivo en Tramite Maria de Jesus Vega Luna Responsable del Archivo en Tramite Maria del Pilar Granillo Velazquez; Responsable del Archivo en Tramite Maria Eugenia Herrera Lopez Responsable del Archivo en Tramite Silvia Margarita Silva Sandoval Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Desarrollo Humano COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Archivos de trámite En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo; II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Sección V De los instrumentos de consulta y de control archivístico Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística; II. El catálogo de disposición documental; III. La guía simple IV. Los inventarios documentales: a) General, b) De Expediente c) De transferencia, d) De baja LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. El cuadro general de clasificación archivística; Es el principal instrumento organizador de los archivos. Se estructura con base en las funciones de las Unidades y sirve para clasificar los expedientes integrados con la documentación producida o recibida, facilitando con ello su localización y consulta. FONDO 000 SECCIÓN Corporación Mexicana de Investigación en Materiales SA de CV 300 SUBSECCIÓN Dirección de Ingeniería de Materiales y Manufactura 301 Información de la Dirección de Ingeniería de Materiales y Manufactura. 310 Gerencia de Ingeniería de Materiales. 311 Subgerencia de Laboratorio. 320 Gerencia de Ingeniería de Manufactura 321 Subgerencia de Procesos de Manufactura 322 Subgerencia de Ingeniería y Desarrollo en Manufactura 330 Gerencia de Calidad 340 Gerencia de Asistencia Tecnológica 341 Subgerencia de Relaciones Empresariales El cuadro general de clasificación archivística; FONDO: 000 CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV. SECCIÓN: 300 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA. SUBSECCIÓN: 301 INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA. CÓDIGO SERIE SUBSERIE NOMBRE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE 1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL ASUNTOS Y/O INSTRUCCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL 2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS INSTRUCCIONES A LAS GERENCIAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN 1 2 3 4 3 GERENCIA DE INGENIERÍA DE MATERIALES GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA GERENCIA DE CALIDAD GERENCIA DE ASISTENCIA TECNOLÓGICA CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN RELACIONADA A OFICIOS, MEMORANDUMS, CIRCULARES, ETC. DE LA DIRECCIÓN Actividad no. 1 Actualizar el Cuadro de Clasificación de su área de responsabilidad Fecha límite: 8 de abril 2011 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. El catálogo de disposición documental El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los valores documentales administrativo, fiscal, legal que por su naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de la documentación y el valor histórico de los documentos una vez concluido su ciclo vital. El catálogo de disposición documental FONDO: 000 CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV. SECCIÓN: 300 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA. SUBSECCIÓN: 301 INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA. CÓDIGO NOMBRE SERIE PLAZOS DE CONSERVACIÓN VALOR OBSER(AÑOS) HISTÓ- VACIONE FISCAL / CONFITRA- CONCENLEGAL RESER-VADA TOTAL RICO S CONTABLE DENCIAL MITE TRACIÓN VALORACIÓN PRIMARIA SUBSERIE ADTVO CLASIFICACIÓN 1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL X 1 5 6 Análisis 2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS X 1 5 6 Análisis GERENCIA DE INGENIERÍA DE MATERIALES X 1 5 6 Análisis X 1 5 6 Análisis X 1 5 6 Análisis X 1 5 6 Análisis X 1 5 6 Análisis 1 2 3 4 3 GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA GERENCIA DE CALIDAD GERENCIA DE ASISTENCIA TECNOLÓGICA CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA Actividad no. 2 Actualizar el Catálogo de Disposición Documental, Fecha límite: 8 de abril 2011 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. La guía simple. Esquema general que nos permite conocer el nombre de la Unidad Administrativa propietaria de los documentos, el nombre del responsable de archivo de tramite y de la descripción de las series documentales de los archivos de la institución que indica sus características fundamentales conforme al cuadro de clasificación archivistita. GUÍA SIMPLE CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV. DATOS GENERALES ARCHIVO DE TRAMITE DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA. BOULEVARD OCEANIA #190 FRACCIONAMIENTO SALTILLO, 400. SALTILLO, COAH. (844) 411 - 32 - 00 SERIES DOCUMENTALES RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE: CHALITA…. e-mail: [email protected] CLAVE NOMBRE 300.301.1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL 300.301.2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS 300.301.3 CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA 300.310.4 INGENIERÍA DE MATERIALES 300.311.1 INGENIERÍA DE MATERIALES DESCRIPCIÓN DE LA SERIE RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE: FULANITA…… e-mail: [email protected] CLAVE NOMBRE ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y 300.320.1 MANUFACTURA 300.320.2 ACUERDOS CON LAS SUBGERENCIAS 300.320.3 CIRCULARES DE LA GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA 300.321.1 INGENIERÍA DE MANUFACTURA METALMECÁNICA DESCRIPCIÓN DE LA SERIE Actividad no. 3 Actualizar el Catálogo de Guía Simple - Fecha límite: 8 de abril 2010 COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Archivo de Expedientes Los expedientes además de contener documentos, deben tener una portada o guarda exterior, la cual deberá incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); VIII. Valores documentales; IX. Vigencia documental; documentos del expediente. COMIMSA PORTADA O GUARDA EXTERIOR Expediente Reservados o Confidenciales Expediente Públicos Corporación Mexicana de Investigación en Materiales SA de CV Datos Generales Unidad Administrativa: Fondo: Número de Expediente: Tomo ___ de ___ COMIMSA Sección: Serie: Subsección: Subserie: Asunto: Fecha de apertura: Valores documentales Administrativa: Legal: Fiscal/Contable: Fecha de cierre: Vigencia documental: Numero de fojas: COMIMSA Datos Generales Anotar el código de la sección, subseccion, serie, subserie en a la que pertenece el expediente, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. Escribir la unión de los caracteres y dígitos (códigos) de: fondo, sección, serie y subserie, el número contable y año en que se generó el expediente. Nombre del área o departamento generador de la documentación. Indicar el código del fondo al que corresponde el expediente Se indicara la fecha de apertura del expediente Se indicara la fecha de cierre del expediente Anotar el número de años en que deberá Marcar con una "X" si, la permanecer el expedocumentación es de tipo diente en el Archivo de Administrativo, Legal o Fiscal, Trámite, de acuerdo a conforme al Catálogo de los tiempos estableDisposición Documental cidos en el Catálogo de DisposiciónDocumental Indicar el número total de fojas Anotar brevemente un extracto actualizado que integra el expediente del asunto del expediente COMIMSA Contenido Marcar con una "x" el tipo de documento administrativo que integra el expediente Marcar con una "x" el tipo de documento técnico que integra el expediente Anotar cualquier dato que se considere importante, si los documentos son originales y/o copias, si contiene CD´s, fotografías, planos, etcétera COMIMSA Fundamento Legal Anotar el tiempo de reserva de la documentación de 1 hasta 12. Anotar el nombre de la ley, artículo, fracción y párrafo, aplicable al caso que corresponda Si la información es de acceso confidencial Estampar la rúbrica del Titular de la Unidad Administrativa (Director General o Delegado) Nombre de la Unidad Administrativa generadora de la documentación (Direcciones Generales o Delegación) Anotar el día, mes y año en que se condiciona el acceso a la información, por contener datos confidenciales o reservados Si la información es de acceso pública, reservada o confidencial Indicar con el día, mes y año, el periodo de reserva del expediente Anotar el nombre de la ley, artículo, fracción y párrafo, aplicable al caso que corresponda Anotar el día, mes y año en que se condiciona el acceso a la información, por contener datos confidenciales o reservados Anotar el nombre y cargo del Servidor Público (de base o estructura) quien realiza la clasificación archivística Indicar las partes o secciones del expediente clasificadas como reservada o confidencial LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. De los instrumentos de consulta y de control archivístico : a) Inventario Documental General (Publico y Reservado) b) Inventario Documental por expediente c) Transferencia Primaria. CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: Fecha Mes Año VALOR DE LA INFORMACIÓN: Público: FONDO: SECCIÓN: SUBSECCIÓN: Dia Clave 000 Nom bre COMIMSA Reservado: Confidencia: Periodo de reserva: Fundamento Legal: Amp. Periodo de reserva: Serie Subserie Año Descripción del Expediente No. Hojas Fecha de Fecha Final inicio Dia Me Añ Dia Me Añ Soporte Docum ental Observaciones Ubicación Medio de almacenamiento de expedientes a) Estantes NOMENCLATURA: UB# -ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP EST 1 2 3 4 Lado Izquierdo CH A LD0 LDI B C Lado Derecho LDD D F G H I 1 2 Posición UB10- EST3-LD0-CHB-01 3 4 5 6 Para los estantes que estén pegados a la pared la nomenclatura del “LADO”, siempre será LD0 7 8 9 Medio de almacenamiento de expedientes b) Archiveros NOMENCLATURA: UB# - ARCH#-CJL-SP#-Posición-PPPP 3 2 ARC CJ 2 1 1 A A B A B C B C D 34 SP 1 2 3 UB1 - ARC2-CJC-SP15-03 Medio de almacenamiento de expedientes c) Libreros NOMENCLATURA: UB# - LIBR#-LD0-ENL-Posición-PPPP LIB 1 A 2 B EN C 3 A D B A C B D C E D 4 E F A B C G A LD0 B H 1 2 UB2 - LIB1-LD0-ENH-05 Posición 3 4 5 6 7 89 10 Como algunas áreas tienen varios espacios para el almacenamiento de expedientes, será necesario crear un catálogo de todos los archivos de tramite y con ello agregar a la nomenclatura el identificador que especifique la ubicación física del espacio en donde se encuentra archivado los expedientes Archivo No. Ubicación física Perteneciente a: Tipo de Archivo 1 Edificio B, sótano Gerencia de finanzas Tramite 2 Estacionamiento Sur Gerencia de finanzas Tramite 3 Edificio A, segundo piso, área norte, oficina de Fulanita de Tal Laboratorios de Análisis Químicos Tramite Etc. Etc. Etc. Etc. UB10- EST3-LD0-CHB-01 UB1 - ARC2-CJC-SP15-03 UB2 - LIB1-LD0-ENH-05 Modelo de Archivo de Tramites Digitales AT Se modifican la imagen de las carpetas del explorador de Windows Archivo de Tramite + 1 + 2 + 3 400_412 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO + 4 400_413 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECANICA REGION CARBONNIFERA 400_410 - Gerencia Región Norte 400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE AT Archivo de Tramite Inventario Documental General Público Inventario Documental General Reservado Catalogo de Disposición Documental Cuadro General de Clasificación Archivística Guía Simple Formatos - + 1 400_410 - Gerencia Región Norte + A 400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE + B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA + C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE 2 400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE AT Archivo de Tramite - 1 - NOMENCLATURA: UB5- SSEC1-SEA-SS00-2010-0000 400_410 - Gerencia Región Norte A 400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE 2010 2010 Portada expediente público Documentos que integran el expediente Oficio DICN-001/2010 : : Oficio DICN-035/2010 Inventario Documental del Expediente Públicos + + B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA + C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE 2 400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE AT NOMENCLATURA: UB5-SSEC1-SEB-SSB1-2010-0000 Archivo de Tramite - 1 400_410 - Gerencia Región Norte + A 400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE - B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA - B1 - 400_410_2_ 1 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE 2010 Portada Expediente público Oficio SIM-01/2010 Oficio SIM-045/2010 2011 Inventario Documental del Expediente Portada Expediente público Oficio SIM-18/2011 Oficio SIM-065/2011 Inventario Documental del Expediente B2 + C 400_410_2_ 2 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE AT Archivo de Tramite - 1 400_410 - Gerencia Región Norte + A 400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE + B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA - C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE - 2010 400_410_3_2010 Expedientes Portada Expediente público Oficio GRN-001-2010 : Oficio GRN-015-2010 Inventario Documental del Expediente Públicos + + 2 2011 400_410_3_2011 Expedientes 400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE AT + Archivo de Tramite 1 400_410 - Gerencia Región Norte 2 400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE + A 400_411_1 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE DUCTOS + B 400_411_2 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE PLANTAS + C 400_411_3 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PIEZAS Y COMPONENTES + D 400_411_4 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN SUPERVISIÓN DE ESTRUCTURAS DE INSTALACIONES EN CAMPOS + E 400_411_5 PROYECTOS INDUSTRIALES DE INGENIERÍA BÁSICA Y DE DETALLE + 3 400_412 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO + 4 400_413 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECANICA REGION CARBONNIFERA AT Archivo de Tramite NOMENCLATURA: SSEC2-SEA-SS00-2007-6077 + 1 400_410 - Gerencia Región Norte 2 400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE + A - 400_411_1 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE DUCTOS 2007 - 6077 6077 Inspección por END a equipos de perforación y reparación de pozos de la división Norte propiedad de la UPMP. Portada de Expediente de Proyecto Inventario Documental del Expediente Oficio SIM-089/2007 Cotización Pedido Factura 2008 2009 2010 MANUAL PARA CAMBIAR LA IMAGEN DE LAS CARPETAS 1º) Elegir la carpeta o archivo a cuál queremos cambiarle el icono. 2º) Hacer clic derecho sobre el icono de y luego elegimos la opción “Propiedades”, que se encuentra abajo del todo. 3º) Se abre la ventana “Propiedades”. Aquí debes elegir la pestaña “Personalizar” y luego hacer clic en “Elegir imagen”. 4º) Elegir imagen Haces clic en “Elegir Imagen” buscas la imagen que tengas en mis documentos y. Cuando la ayas elegido hacemos clic en “aplicar” y luego en “aceptar” para terminar. MANUAL PARA CAMBIAR EL ICONO DE LAS CARPETAS 1º) Elegir la carpeta o archivo a cuál queremos cambiarle el icono. 2º) Hacer clic derecho sobre el icono de y luego elegimos la opción “Propiedades”, que se encuentra abajo del todo. 3º) Se abre la ventana “Propiedades”. Aquí debes elegir la pestaña “Personalizar” y luego hacer clic en “Cambiar icono”. 4º) Aparece la siguiente ventana: Ahora puedes elegir entre cualquiera de los iconos que te ofrece Windows o buscar los iconos que tengas mis documentos . Si deseas buscar algún icono hacer clic en “Examinar” y busca la carpeta con esos iconos. Cuando hayas elegido alguno hacer clic en “Aceptar”. 5º) Volverá a aparecer la ventana “Propiedades” pero ahora se verá el nuevo icono elegido. 6º) Hacer clic en “Aplicar” y el icono de “Mi Carpeta” cambiará. Luego hacer clic en Aceptar para terminar. Inventario Documental General CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL Dia 2 Fecha Mes Enero Año 2010 VALOR DE LA INFORMACIÓN: FONDO: SECCIÓN: SUBSECCIÓN: Clave 000 400 410 Nom bre x Público: COMIMSA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE GERENCIA REGIÓN NORTE Reservado: Confidencia: Periodo de reserva: Fundamento Legal: Amp. Periodo de reserva: Serie Subserie 1 Año Descripción del Expediente No. Hojas Fecha de Fecha Final inicio Dia Me Año Dia Me Año Soporte Docum ental Observaciones Ubicación 2010 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE 25 3 1 2010 29 3 2010 Papel ESTN2-LD0-CHA-0004 2 1 2010 ACUERDOS CON LA SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE 12 3 1 2010 15 2 2010 Papel ESTN2-LD0-CHA-0005 3 2 2010 ACUERDOS CON LA SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO 8 3 1 2010 15 5 2010 Papel ESTN2-LD0-CHA-0006 Un formato por cada Subsección ESTN2-LD0-CHA-0004 ESTN2-LD0-CHA-0005 NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#-ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP NOMENCLATURA DIGITAL: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077 ESTN2-LD0-CHA-0006 Inventario Documental General CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL Dia 2 Fecha Mes Enero Año 2010 VALOR DE LA INFORMACIÓN: FONDO: SECCIÓN: SUBSECCIÓN: Clave 000 400 411 Reservado: X Público: Nom bre COMIMSA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE Confidencia: Periodo de reserva: 12 años Fundamento Legal: Ley de la propiedad industrial 82, 1 y LFTAIPG 14, II Amp. Periodo de reserva: Serie Subserie 1 Año No. Contable 2010 Descripción del Expediente No. Hojas Fecha de Fecha Final inicio Dia Me Año Dia Me Año Soporte Docum ental Observaciones Ubicación INGENIERÍA DE PROYECTOS SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE DUCTOS 1 1 1 1 2010 4256 Servicio de ABC………. 95 3 1 2010 31 12 2010 1 1 2010 5863 Servicio de DEF………. 75 4 3 2010 15 1 1 2 2010 1 2 2010 Servicio de GHI………. 256 8 2 2010 20 1 3 2010 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PIEZAS Y COMPONENTES 150 3 1 1 4 2010 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN SUPERVISIÓN DE ESTRUCTURAS DE INSTALACIONES EN CAMPOS 423 3 1 5 2010 PROYECTOS INDUSTRIALES DE INGENIERÍA BÁSICA Y DE DETALLE 341 3 Papel ESTN7-LD0-CHA-0001 Papel y Electrónico ESTN5-LD0-CHC-0004 11 2010 Papel ESTN7-LD0-CHB-0001 2010 25 6 2010 Papel ESTN7-LD0-CHC-0001 1 2010 17 7 2010 Papel ESTN7-LD0-CHD-0001 1 2010 31 12 2010 Papel ESTN7-LD0-CHE-0001 2011 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE PLANTAS 4366 NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#-ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP NOMENCLATURA DIGITAL: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077 Un formato por cada Sub_sección Inventario Documental Expediente Público CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES PÚBLICOS Dia Fecha Mes EXPEDIENTE FONDO: SECCIÓN: SUBSECCIÓN: SERIE: SUBSERIE: AÑO: No. De Carpeta Folio o Referencia Clave 000 Nom bre COMIMSA Total de Carpetas: de Ubicación: Descripción del Expediente No. Hojas Fecha Dia Mes Año Soporte Docum ental NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#- ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP NOMENCLATURA: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077 Observaciones Un formato por cada Expediente Año Inventario Documental Expediente de Proyecto CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DOCUMENTAL DE PROYECTOS EXPEDIENTE NOMBRE DEL PROYECTO: VALOR DE LA INFORMACIÓN: FONDO: SECCIÓN: SUBSECCIÓN: SERIE: SUBSERIE: Nº CONTABLE: Clave 000 Nom bre COMIMSA Público: Reservado: Confidencia: PERIODO DEL PROYECTO: Inicia: Periodo de reserva Fundam ento Legal Total de Carpetas: AÑO: de Ubicación: Fecha No. de Carpeta Term ina: No. de folio Descripción del Docum ento ADMINISTRATIVO • Solicitud de Cotización No. Hojas Dia • Mes Año Soporte Docum ental Tipo de docum ento TÉCNICOS Análisis • Propuesta Técnico - Económica • Paquetes de Concurso • Aceptación de PTE • Paquete de Ingenierías • Ensayos • Convenio Específico • Carta de Inicio • Pruebas • Generadores • Respaldo Electrónico • Planos • Estimaciones • Facturas • Memorias de Cálculo NOMENCLATURA ESTANTERIA: ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP • Minutas • Estudios Un • Acuse de Entregables • Informes NOMENCLATURA: SSEC2-SEA-SS0-2007-6077 • Acta de Entrega - Recepción • Reportes • Carta de satisfacción • Bitacora de Obra • Oficios de Ampliación/Cancelación • Convenio modificatorio formato por proyecto Transferencia Primaria El archivo de Trámite El archivo de Concentración Folear en forma cronológica Todas las hojas del expediente Inventario Documental de transferencia Primaria por expediente Transferir Inventario Documental de transferencia Primaria CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Fecha de elaboración Dia Mes Año VALOR DE LA INFORMACIÓN: VALOR DOCUMENTAL: Clave FONDO: 000 Nombre COMIMSA SECCIÓN: SUBSECCIÓN: SERIE: SUBSERIE: AÑO: Público: Administrativo Reservado: Legal Confidencia: Fiscal/Contable Total de Carpetas: de Periodo de conservación No. de carpeta Folio de las hojas del documento No. de folio o Referencia del documento Descripción del Documento No. Hojas Fecha del Soporte documento Documental Dia Me Año Observaciones Inventario Documental de transferencia Primaria CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA EXPEDIENTE Fecha de elaboración Dia Mes Año NOMBRE DEL PROYECTO: VALOR DE LA INFORMACIÓN: Clave FONDO: SECCIÓN: SUBSECCIÓN: SERIE: SUBSERIE: N CONTABLE: 000 Nom bre Público: Reservado: Confidencia: COMIMSA PERIODO DEL PROYECTO: Inicia: Term ina: Periodo de reserva Fundam ento Legal Total de Carpetas: AÑO: No. de carpeta de Periodo de conservación Folio de las hojas del docum ento No. de folio o Referencia del docum ento Descripción del Docum ento ADMINISTRATIVO No. Hoja s Fecha del docum ento Dia Mes Año Soporte Docum ental TÉCNICOS • Solicitud de Cotización • Análisis • • • • • • • • • • • • • Propuesta Técnico - Económica Aceptación de PTE Convenio Específico Carta de Inicio Generadores Estimaciones Facturas Minutas Acuse de Entregables Acta de Entrega - Recepción Carta de satisfacción Oficios de Ampliación/Cancelación Convenio modificatorio • • • • • • • • • • • Paquetes de Concurso Paquete de Ingenierías Ensayos Pruebas Respaldo Electrónico Planos Memorias de Cálculo Estudios Informes Reportes Bitacora de Obra Tipo de docum ento COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. Conservación de archivos Las dependencias y entidades adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros: I. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y II. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. •Seguimiento y control de documentos de trámite. 1.-Garantizar que las gestiones que tengan lugar en la Dependencia, con el ingreso de la documentación oficial se lleve a cabo con la debida oportunidad y calidad 2.-Que la información tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada a nivel institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros de la dependencia COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. •Despacho de Documentos. Garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental •Organización y control de expedientes. Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta COMIMSA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. •Control y préstamo de expedientes. Atender oportunamente las solicitudes de préstamo o consulta de expedientes en el archivo de trámite de manera eficiente. •Transferencia Primaria. Es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata y es entregada oportunamente a los responsables de su conservación( Archivo de Concentración). COMIMSA ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (archivo de tramite) Publicado en el DIARIO OFICIAL el Viernes 16 de julio de 2010 CONSIDERANDO: Que la Secretaría de la Función Pública cuenta con atribuciones para organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, a fin de que los recursos humanos, patrimoniales y los procedimientos técnicos de la misma, sean aprovechados y aplicados con criterios de eficiencia, buscando en todo momento la eficacia, descentralización, desconcentración y simplificación administrativa, así como para realizar o encomendar las investigaciones, estudios y análisis que al efecto se requieran, y dictar las disposiciones administrativas correspondientes para las propias dependencias y entidades http://intranet.comimsa.com/planeacion/docs/manuales_grales_adtvos/Manual%20de %20Recursos%20Materiales%20y%20Servicios%20Generales.pdf COMIMSA ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (archivo de tramite) CAPITULO XIV ARCHIVOS El responsable del archivo de trámite, en el ejercicio de sus funciones, deberá observar el presente Acuerdo y los procedimientos a que se refiere el Manual, así como las leyes, reglamentos y disposiciones administrativas que de forma específica regulen esta materia Procedimientos ● Archivo de Trámite ● Préstamo o Consulta en Archivo de Trámite ● Transferencia Primaria El archivo de trámite deberá contar con un registro actualizado de servidores públicos y firmas autorizadas de cada una de las unidades administrativas generadoras o receptoras de información, documentación o expedientes habilitados para realizar la consulta de expedientes clasificados como reservados y/o confidenciales. Actividad no. 4 Apoyar a la Dirección o Gerencia en la elaboración del oficio en el que designen al personal autorizado para realizar consultas a los expedientes clasificados como Reservados y/o confidenciales. Fecha límite: 8 de abril 2010 COMIMSA ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (archivo de tramite) archivo de tramite Objetivo Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripción, mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad, mediante el adecuado seguimiento, recuperación, organización y conservación de los documentos de archivo. Descripción Consiste en: I. Recibir y clasificar la documentación con base en las disposiciones aplicables; II. Registrar en el inventario documental, y III. Realizar acomodo de expedientes en los espacios asignados. Actividades secuenciales por responsable Unidad Administrativa 1 Recibe documento original, acepta registro en sistema y turna. 4 5 6 Documento de trabajo Documentos. Proporciona asesoría para la adecuada integración de expedientes (clasificación archivística, conforme a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal). 2 3 Responsable del archivo de Trámite Integra expediente. Integra documentación original, genera nuevos documentos y clasifica conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Solicita asesoría para la clasificación adecuada de expedientes. Elabora la portada o guarda exterior, requisita el formato "Inventario documental" (en anexos), y enviar al responsable de archivo de trámite. 7 Expediente definitivo. Documentos. "Inventario documental". Recibe "Inventario documental" y lo registra en el sistema (manual o informático) definido por cada dependencia o entidad. 8 Firma el "Inventario documental". Genera archivo electrónico del "Inventario 9 documental". Entrega expedientes, "Inventario documental" y 10 archivo electrónico. 11 12 13 14 Archivo electrónico del "Inventario documental". Recibe inventario y designa espacio para expedientes e informa a las unidades administrativas. Realiza el acomodo de expedientes en los espacio asignados. Firma y sella de recibido el "Inventario documental”. Actualiza base de datos. FIN DE PROCEDIMIENTO COMIMSA ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (archivo de tramite) Préstamo o consulta en archivo de trámite Objetivo Atender oportunamente las solicitudes de préstamo o consulta de expedientes activos resguardados en el archivo de trámite, emitidos por las diversas áreas administrativas en las dependencias y entidades. . Los expedientes activos se prestarán a través del "Vale de préstamo de expedientes" como se describe en el Manual. Cuando el usuario requiera en calidad de préstamo algún expediente perteneciente a una unidad administrativa diferente a la suya, será necesaria la autorización del titular de la unidad administrativa o del servidor público que este último designe. Actividades secuenciales por responsable Préstamo y/o consulta No. 1 Unidad Administrativa Solicita préstamo o consulta de expediente, requisitando vale correspondiente. 3 Recibe expediente y verifica integridad. 6 7 Expediente. Expediente. Registra los datos necesarios del préstamo realizado. Emite y archiva vale de préstamo de expedientes con la firma y fecha de recepción. 5 Documento de trabajo Vale de préstamo de expedientes. Recibe vale y verifica los datos y firmas autorizadas. Localiza, verifica integridad y entrega los expedientes. 2 4 Responsable de archivo de tramite Vale de préstamo. Devuelve el expediente. Recibe expediente, verifica integridad y registra devolución en sistema (manual o informático) definido por cada Dependencia o Entidad. 8 9 ¿Está completo el expediente? Si: FIN DEL PROCEDIMIENTO. No: Pasa a actividad 9. Notifica al superior jerárquico del faltante en el expediente correspondiente para que se proceda según corresponda. Fin de proceso Oficio de Notificación. Actividades secuenciales por responsable Seguimiento del préstamo No. Unidad Administrativa 1 Responsable de archivo de tramite Realiza seguimiento prestados.de expedientes Documento de trabajo Listado de expedientes prestados. Identifica expedientes no devueltos. ¿Existen expedientes no devueltos? 2 Sí: pasa a la actividad 3. No: FIN DEL PROCEDIMIENTO. Informa al usuario, fin del plazo del préstamo y solicita entrega de expediente. ¿Requiere de más tiempo? Sí: pasa al procedimiento de Préstamo o Consulta a la actividad 1. No: pasa a la actividad 4. 3 4 5 6 Devuelve expediente, verificando contenido e integridad. Recibe expediente, verifica integridad, y registra en sistema. ¿Está completo el expediente? Si: FIN DEL PROCEDIMIENTO. No: Pasa a actividad 6. Notifica superior jerárquico del faltante en el expediente correspondiente para que se proceda según corresponda. FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio de Notificación. COMIMSA Vale de préstamo de expediente archivo de tramite: ● Facilitar en préstamo los expedientes concentrados en el archivo a los usuarios autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los elementos para garantizar el control y recuperación de la documentación, de acuerdo a las disposiciones contenidas en los procedimientos aplicables. ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (archivo de tramite) Transferencia Primaria Objetivo Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes cuyo trámite ha terminado y cuya consulta es esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescriba el plazo de conservación establecido en el Catálogo de Disposición Documental correspondiente, según lo indicado por el Archivo General de la Nación. . Transferencia Primaria No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Unidad Responsable de archivo de trámite Area coordinadora de Administrativa archivos Selecciona y revisa expedientes (expurgo). Analiza conjuntamente con el área usuaria, el inventario documental. Elabora "Inventario documental" para transferencia primaria. Solicita el Visto Bueno del “Inventario documental” de la transferencia primaria al área coordinadora de archivos. Recibe, otorga Visto Bueno y envía. Recibe el "Inventario documental" y firma. Responsable archivo de concentración Documento de trabajo Expedientes. Inventario documental. transferencia primaria. Inventario documental y oficio de transferencia. Inventario documental. Inventario documental y espediente en archivo electrónico Entrega expedientes e "Inventario documental" en archivo electrónico. Recibe expedientes e "Inventario documental" en archivo electrónico. Coteja inventario contra expedientes. ¿Existen diferencias? Sí: pasa a la actividad 3. No: pasa a la actividad 10. Otorga el Visto Bueno al “Inventario documental” Recibe y sella inventario. Registra los datos del “Inventario general”. Integra expedientes en el espacio físico designado y archiva el “Inventario general”. COMIMSA Transferencia primaria CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA EXPEDIENTE Fecha de elaboración Dia Mes Año NOMBRE DEL PROYECTO: VALOR DE LA INFORMACIÓN: Clave FONDO: SECCIÓN: SUBSECCIÓN: SERIE: SUBSERIE: N CONTABLE: 000 Nom bre Público: Reservado: Confidencia: COMIMSA PERIODO DEL PROYECTO: Inicia: Term ina: Periodo de reserva Fundam ento Legal Total de Carpetas: AÑO: TÉCNICOS ADMINISTRATIVO No. de carpeta de Ubicación: Folio de las hojas del docum ento No. de folio o Referencia del docum ento • Solicitud de Cotización • No. Fecha del docum ento Hojas Análisis Dia Mes Año • • • • • • • • • • • • • Propuesta Técnico - Económica Aceptación de PTE Convenio Específico Carta de Inicio Generadores Estimaciones Facturas Minutas Acuse de Entregables Acta de Entrega - Recepción Carta de satisfacción Oficios de Ampliación/Cancelación Convenio modificatorio • • • • • • • • • • • Paquetes de Concurso Paquete de Ingenierías Ensayos Pruebas Respaldo Electrónico Planos Memorias de Cálculo Estudios Informes Reportes Bitacora de Obra Descripción del Docum ento Tipo de docum ento Espacio designado para el Archivo de concentración e histórico Se demolieron las oficinas del área norte de la nave, para liberar el espacio destinado para el archivo de concentración Espacio liberado Avance del archivo de concentración
