Manual portal web administrador
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Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración El portal web de administración le entrega acceso a herramientas para configurar aspectos globales de la central telefónica virtual. ACCESO AL PORTAL Para ingresar al portal de usuario digite en un navegador la dirección: https://pbx.redvoiss.net y luego acepte el certificado de seguridad del sitio. Ingrese sus datos; el nombre de usuario y clave le serán proporcionados por Redvoiss. También se le indicará el identificador de la PBX, que corresponde a un número de 6 dígitos. El nombre de usuario para ingresar al portal del administración de la PBX tiene la forma adminXXXXXX donde XXXXXX corresponde al identificador. El nombre de usuario para ingresar al portal del usuario, donde cada persona podrá configurar el comportamiento de su extensión, es de la forma XXXXXX-YYY, donde XXXXXX corresponde al identificador de la PBX y YYY es el número de la extensión. La contraseña por defecto es igual a la extensión. Usted es el encargado de hacer llegar esta información al usuario final. HERRAMIENTAS DE CONFIGURACIÓN 1. Configuración de la PBX 1.1 Horarios La Central cuenta con un sistema de horarios que permite a la empresa habilitar menús de voz o listas de búsqueda dependiendo del día y la hora, con el fin de que las llamadas entrantes sean tratadas de forma diferenciada, por ejemplo, cuando la oficina está en horario hábil y no hábil. En esta sección se pueden modificar y agregar rangos horarios que se utilizan para definir el comportamiento de las rutas de entrada. El horario toda-hora ya viene creado, y es el que está asignado por defecto. 1.1.1 Crear Horario Ingrese a Configuración de la PBX Horarios, luego presionar el botón Crear horario. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración El sistema le solicitará los siguientes datos: • Identificador: permite reconocer el horario ingresado en las páginas de configuración de otras funcionalidades. Debe ser un nombre breve, sin espacios y excluyendo la ñ; para separar las palabras puede usar guiones. El sistema anexará el identificador de la PBX automáticamente a este nombre cuando se cree el horario. • Nombre: este debe ser descriptivo y no tiene restricción de caracteres. • Descripción: explicación opcional para describir el horario. • Rango de tiempo: se pueden agregar tantos rangos de tiempo como se requiera. Para cada uno de ellos debe especificar: – Desde: indica el inicio del rango de tiempo. Se define en base a una combinación de mes, día, día de la semana, hora y minuto. El signo “*” significa “todos”, cuando se utiliza, el horario es válido para todas las alternativas de ese campo. – Hasta: indica el inicio del rango de tiempo. Se define en base a una combinación de mes, día, día de la semana, hora y minuto. El signo “*” significa “todos”, cuando se utiliza, el horario es válido para todas las alternativas de ese campo. 2. Archivos Multimedia Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración En esta página se pueden grabar, subir y administrar los archivos de audio que se utilizan en los IVRs. En esta opción, los sonidos, solo se están generando en la central telefónica, posteriormente, deberán ser asociados a un IVR o una lista de búsqueda. 2.1 Grabaciones de Voz 2.1.1 Crear grabación de voz Hay dos alternativas para agregar una grabación de voz a la plataforma: grabar un sonido utilizando el teléfono o subir un archivo de audio. Para ejecutar está acción, presione el botón Crear grabación de voz. • Grabar utilizando el teléfono: en esta opción el teléfono actúa como el micrófono. Una vez que se completan los datos, haga clic en Iniciar grabación y el sistema generará una llamada a dicho anexo y la operadora guiará el proceso de grabación: – Nombre de archivo: este dato es obligatorio. Debe ser un nombre breve, sin espacios y excluyendo la ñ. Para separar las palabras utilice guiones. – Formato: siempre seleccionar la opción wav. – Extensión: corresponde al anexo que se utilizará para realizar la grabación. Para cada extensión se hace diferencia entre el teléfono de escritorio y el softphone. • Subir archivo pregrabado: en el caso de que los archivos estén grabados, se pueden subir a través de esta opción. Para ello presione Examinar, seleccione el archivo y haga clic en subir. IMPORTANTE: los archivos deben cumplir con un formato específico. Ver anexo 2 “Conversión formato de audio”. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 2.1.2 Modificar grabación de voz Para modificar las grabaciones creadas en la central, debe ingresar a Archivos multimedia Grabaciones de voz. Buscar en el listado la que se requiere cambiar y hacer clic sobre su nombre. En pantalla se mostrará la información ingresada cuando se creó. En esta acción, sólo puede reemplazar la grabación actual por una nueva. Para esto seleccione el anexo donde se hará la grabación y presione Iniciar grabación. 2.1.3 Escuchar grabación de voz Para escuchar las grabaciones creadas en la central, debe ingresar a Archivos Multimedia Grabaciones de voz. Busque en el listado el audio que se requiere revisar y haga clic sobre Escuchar. El sistema reproducirá el audio grabado. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 2.2 Música en espera La central permite organizar listas que contengan los audios o música que se reproducen cuando una llamada es colocada en espera. Es posible crear variadas listas de reproducción de música en espera para ser utilizadas en las distintas funcionalidades de la PBX. Además, una de ellas puede ser seleccionada como la lista que se reproduce por defecto en caso de no especificar otra. La página principal muestra todas las listas de reproducción creadas en un listado. 2.2.1 Crear lista de reproducción Para crear una nueva lista debe ingresar a Archivos multimedia Música en espera Crear lista de reproducción, complete los datos y presione Crear: • Nombre: este dato es obligatorio. Debe ser un nombre breve, sin espacios y excluyendo la ñ. Para separar las palabras utilice guiones. • Descripción: texto breve que explique el contenido de la lista. • Modo: dejar en la opción por defecto <files>. • Formato: dejar en la opción por defecto <slin>. • Aleatoria: reproduce los archivos de la lista en cualquier orden. • Opciones: dejar en blanco. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 2.2.2 Agregar Archivos de audio a lista de reproducción Una vez guardada la lista, el sistema regresa a la opción música en espera. Para ingresar los archivos de audio, debe hacer clic sobre la lista que acaba de crear. • Archivos de audio: para cargarlos presione Examinar, seleccione el archivo y haga clic en Subir. Los archivos deben subirse en el orden en que se requiere sean escuchados IMPORTANTE:. TODOS los archivos de audio deben cumplir con el formato especificado en el anexo 2 “Conversión formato de audio”. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 2.2.3 Editar y Eliminar Archivos de audio Para modificar o eliminar una nueva lista se debe ingresar a Archivos multimedia Música en espera. Hacer clic en el nombre de la lista, acá podrá cambiar todos los datos que desee, pero no debe modificar las opciones Modo y Formato. El sistema le permite escuchar el archivo o eliminarlo presionando en las opciones con esos nombres. Además puede agregar más audios al final de la lista de reproducción. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 3. Directorio y extensiones 3.1 Directorio telefónico La agenda telefónica corporativa inicialmente se compone de todas las extensiones de la empresa. Por defecto, el nombre y apellido de cada contacto es “Anexo XXX”, donde XXX corresponde al número de la extensión. Es labor del administrador modificar esta información con los datos de los usuarios. También es posible incluir y crear contactos externos a la empresa. IMPORTANTE: cualquier modificación que se realice a este listado, será visible para todos los usuarios de la central telefónica. • Filtro de búsqueda – Ingresar datos para la búsqueda: nombre, apellido o área de la empresa donde trabaja. Además, tiene las siguientes opciones para mejorar el resultado de la búsqueda: › Igual a: buscar solo coincidencia completa con los datos ingresados. › Que contenga: buscar coincidencia con contactos que contengan los datos ingresados. › Que empiece con: buscar coincidencia con contactos que comiencen con los datos ingresados. ` 3.2 Crear/modificar contacto Para crear un nuevo contacto haga clic en el botón Crear contacto, complete los datos solicitados y presione crear: • Nombre / Apellido: información con la que se identifica al usuario. Son campos obligatorios. • Extensión: ingresar número de anexo si el contacto es un usuario de la central. • Oficina: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccione la opción teléfono#. • Casa: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccione la opción teléfono#. • Móvil: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccione la opción teléfono#. • Otro: ingresar número telefónico. En el campo Tipo, seleccione la opción teléfono#. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración • Correo electrónico. • Área de la empresa. • Comentarios. 3.3 Sincronización con lista de contactos en el teléfono de escritorio del usuario Los usuarios tienen acceso a dos tipos de lista agendas telefónicas: contactos de la empresa y los contactos personales. La información que se carga en el directorio del teléfono Yealink es la que se tiene en el momento de la configuración. Cuando se modifican o agregan contactos a estos listados desde el portal web, es necesario re-configurar los equipos telefónicos para que reflejen los cambios. Para esto deberá realizar el proceso de Configuración, descrito en el punto 5.1. En el teléfono, el directorio se ordena mostrando primero los contactos de la empresa y luego los personales. IMPORTANTE: Cualquier modificación que se haga directamente en el directorio del teléfono no se reflejará en el portal web. Así mismo, cuando se actualice el teléfono con la información del portal, se perderán todos los cambios que se hayan efectuado. 4. Funcionalidades de la PBX 4.1 IVR / Menú de voz La Central Telefónica permite crear IVRs (Interactive Voice Response) o respuestas de voz interactivas. A través de esta página, el administrador puede especificar la acción que debe llevar a cabo cada IVR al presionar una tecla en particular. El administrador es el encargado de definir la forma en que opera un menú de voz. Cuando se requiera establecer el comportamiento, en base al horario, de IVRs asociados a números de la red pública, se debe hacer una solicitud a soporte Redvoiss como se indica en el punto 9.1 Rutas de entrada basadas en horario. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 4.1.1 Crear menú de voz Para crear un nuevo IVR, debe ingresar a Funcionalidades de la PBX IVR/Menú de voz Crear menú de voz. En este punto se define qué sonido se reproducirá y la acción que se ejecutará dependiendo de los dígitos discados. • Nombre: identificador del IVR, no debe contener espacios entre caracteres. A este nombre se le anexará el número identificador de la PBX. • Descripción: breve texto explicativo. • Archivo de audio: utilizar siempre la opción “Anuncio pregrabado”. – Anuncio: sonido que reproducirá el IVR; se debe seleccionar de la lista de sonidos. Estos fueron creados a través de Archivos multimedia >> Grabación de voz. – Grabar Nuevo: si necesita crear una nueva grabación, puede hacerlo en el momento utilizando está opción que lo redireccionará al enlace antes mencionado. • Esperar antes de contestar (seg): segundos que demorará el sistema en responder la llamada dirigida al IVR. • Tono de conectando: al seleccionar la opción se reproducirá en el auricular el tono de “conectando” antes que el IVR responda la llamada. • Tiempo de espera para una respuesta (seg): tiempo que esperará el sistema para que se ingrese el primer dígito, antes de ejecutar la acción “No ingresado”. • Tiempo de espera para un dígito (seg): lapso de espera entre dígitos, una vez que ya se ha ingresado el primero. Cuando se haya vencido este tiempo, el sistema ejecutará la acción correspondiente a la secuencia de dígitos ingresados hasta el momento. • ¿Permitir marcar extensiones?: al seleccionar la opción la persona que llama puede conectarse con una extensión discando su número cuando le conteste el IVR. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración • ¿Permitir marcar códigos de funcionalidades?: al estar seleccionado permite a la persona que llama conectarse con una funcionalidad de la PBX discando el código cuando responda el IVR. Por ejemplo, se utiliza para que una persona externa pueda ingresar a una sala de conferencia. • Patrón de discado adicional permitido: dejar este campo en blanco. • Clave de autentificación: al ingresar una contraseña en esta opción, se solicitará a toda persona que acceda al IVR que la ingrese para poder continuar. • Establecer idioma del directorio: completar solo en el caso de que se quiera utilizar un idioma distinto al español. Esta opción define el idioma que se utilizará para reproducir cualquier grabación dentro del IVR. Actualmente el inglés y español son los únicos lenguajes soportados. • – Para inglés: digitar en – Para español: dejar en blanco. Tecla |Acción | Seleccionar: esta opción permite definir las acciones, en la central telefónica, que son descritas en el archivo de audio asociado, enlazando la instrucción y la acción al momento de presionar una tecla del teléfono. – Tecla: dígito que se debe ingresar. – Acción: Corresponde a la acción que se realizará al presionar la tecla establecida. › Extensión a marcar: llamar a una extensión. › Ir al código de función: ir a una funcionalidad. › Repetir el menú. › Dejar un mensaje de voz. › Dejar un mensaje de voz (Sin anuncio): conecta la llamada con el buzón de voz de la extensión seleccionada, pero no reproduce el saludo inicial. › Revisar el buzón de voz. › Ir a la lista de búsqueda. › Ir a la lista de búsqueda avanzada. › Ir al menú de voz: ir a otro IVR. › Ir a una cola de espera: (OPCIÓN NO DISPONIBLE). › Llamar a número telefónico: conectar la llamada con el número telefónico especificado en este campo. › Comando: ejecutar un comando de la PBX (OPCIÓN NO DISPONIBLE). › Directorio por apellido: buscar a un contacto en el directorio por apellido. › Directorio por nombre: buscar a un contacto en el directorio por nombre. › Inválido: reproducir el mensaje de “invalido”. › Colgar: cortar la llamada. › Sin asignar: no se asocia ninguna una acción. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración Recomendamos que en las opciones No ingresado y Entrada inválida, defina las acciones que la central debe seguir. En el caso del punto Fax, no asigne acción. – Seleccionar: Las opciones esta columna se cargarán dependiendo de la acción seleccionada. En el caso de los IVR multi-nivel, cada uno de estos menús corresponde a un nivel. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 4.2. Listas de búsqueda La lista de búsqueda es una serie de grupos de sonido que tienen un orden específico para ser contactados cuando hay una llamada entrante. Un grupo de sonido es un conjunto de extensiones que son alertadas al mismo tiempo sobre una llamada entrante. Cualquiera de estas extensiones puede contestarla. Si transcurrido un tiempo ninguna de ellas responde, la llamada se enlaza a otro grupo de sonido y así sucesivamente. Si ninguno de estos grupos contesta se ejecutará la acción especificada en el sistema. Existen dos tipos de listas de búsqueda: las normales y las avanzadas. Estas últimas realizan la misma función que la primera, pero es mediado por una operadora que informa a la persona que llama cómo su llamada está siendo conectada, y a la persona que recibe la llamada le notifica de una llamada entrante, dándole la posibilidad de aceptarla o rechazarla. En caso de rechazo, se sigue con el siguiente grupo en la lista. Puede crear una lista de búsqueda para: • Una ruta de entrada: para lo cual debe contactarse con RedVoiss según las indicaciones del punto 9.1. • Un IVR: para crearlo debe ver el punto 4.1. 4.2.1 Crear lista de búsqueda Para crear una nueva lista de búsqueda, debe ingresar a Funcionalidades de la PBX Listas de búsqueda Crear lista de búsqueda. Ahora deberá llenar los siguientes campos: • Nombre: identificador de la lista de búsqueda. • Descripción: breve texto descriptivo. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración • Para agregar grupos se puede hacer de dos formas: IMPORTANTE: se denomina grupo de sonido, al conjunto de dispositivos que sonarán o ringuearan simultáneamente. – Agregar grupo basado en extensiones: haga clic en el botón del mismo nombre y complete los datos solicitados: › Anuncio a quien llama: escoja del listado la grabación que escuchará la persona que llama cuando el llamado pase a este grupo. Si lo desea puede no colocar el anuncio o presionar la opción grabar nuevo que lo derivará a la opción crear grabación de voz para introducir una nueva grabación. › Extensiones a llamar: seleccione las extensiones que compondrán este grupo. Para escoger más de una, presione ctrl + clic. › Quitar grupo de sonidos: elimina el grupo de la lista de búsqueda. › Llamar a otros números: números externos a la central que se incluirán en grupo. Debe digitar el número tal cual lo haría desde una extensión. Para incluir más de uno sepárelos con comas o espacios. › Tiempo de repique (segundos): lapso que se llamará a este grupo. Una vez expirado el periodo establecido, si nadie ha contestado, la llamada pasa al siguiente grupo. › Opciones: dejar en blanco. IMPORTANTE: en este caso se está armando un grupo de llamadas considerando las extensiones, no importando qué equipo esté asociado a ella (teléfono o softphone). – Agregar grupo basado en dispositivos haga clic en el botón del mismo nombre y complete los datos solicitados: › Anuncio a quien llama: grabación que escuchará la persona que llama cuando la llamada pasa a este grupo. › Dispositivos a llamar: seleccione los dispositivos que compondrán el grupo. Se considera como dispositivo a los teléfonos físicos y los softphones. Estos últimos pueden reconocerse por llevar una “S” antepuesta al número de extensión. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración › A través de esta opción también se ignorarán las opciones de desvío configuradas en las extensiones. IMPORTANTE: en este caso se está armando un grupo considerando los equipos asociados a las extensiones, puede seleccionar un teléfono o un softphone por separado. • Destino cuando no se tiene respuesta – Si nadie contesta ejecutar la siguiente acción: operación que se realiza cuando ninguno de los grupos ha contestado la llamada. 4.2.1 Crear lista de búsqueda avanzada Para crear una lista de búsqueda avanzada, debe ingresar a Funcionalidades de la PBX Listas de búsqueda Crear lista de búsqueda avanzada. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración Ahora deberá llenar los siguientes campos: • Nombre: identificador de la lista de búsqueda • Descripción: breve texto descriptivo. • Música en espera: lista de música que se reproducirá antes que la llamada sea contestada. Las opciones disponibles corresponden a las listas de reproducción de música en espera creadas en Archivos multimedia Música en espera. • Anuncio de llamada entrante: sonido que se reproducirá en la extensión de destino cuando haya una llamada entrante y se le solicite a la persona que llama que se identifique grabando su nombre. Se recomienda dejarlo en la opción por defecto. • Anuncio de llamada entrante (sin identificación): audio que se reproducirá en la extensión de destino cuando haya una llamada entrante y la persona que llama no se identifica. Se recomienda dejarlo en la opción por defecto. • Anuncio de aceptar/rechazar: sonido que se reproduce en la extensión de destino cuando se contesta una llamada, dando las opciones de aceptarla o rechazarla. Se recomienda dejarlo en la opción por defecto. • Anuncio de "Por favor espere mientras se hace la búsqueda": audio que se reproduce a la persona que llama informándole que se está intentando establecer la llamada. Se recomienda dejarlo en la opción por defecto. • Anuncio de "No se pudo encontrar": sonido que se reproduce a la persona que llama cuando ésta no fue contestada por ninguna de las extensiones de la lista. Se recomienda dejarlo en la opción por defecto. • Anuncio de "Tratando de localizar": audio que se reproduce a la persona que llama cuando no se ha localizado a la persona que se llama. Se recomienda dejarlo en la opción por defecto. • Agregar grupo basado en extensiones: – Extensiones a llamar: se agrega un grupo de llamada a la lista; para cada uno se seleccionan las extensiones que lo compondrán. Para seleccionar más de una extensión, presione ctrl + clic. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración – Llamar a otros números: opción de incluir en el grupo a números telefónicos externos; separar los números por espacios y comas. Estos deben ser ingresados de la misma forma que un usuario discaría para llamarlo. – Tiempo de repique (segundos)*: tiempo que se llamará a este grupo. Una vez expirado el tiempo, si nadie ha contestado, la llamada pasa al siguiente grupo. • Destino cuando no se tiene respuesta – Si nadie contesta ejecutar la siguiente acción: acción que se ejecuta cuando ninguno de los grupos ha contestado la llamada. 4.3 Salas de Conferencia Existen 2 salas de conferencia por defecto. Al ingresar a la opción el sistema muestra una tabla con las dos salas de conferencia configuradas, donde se entrega su identificador y descripción. La opción “Administrar conferencia” no está disponible. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 4.3.1 Modificar Sala de Conferencias Para modificar la configuración de las salas de conferencia debe ingresar a Funcionalidades de la PBX Salas de conferencia y hacer clic sobre el identificador. Se desplegara en pantalla la configuración actual de la sala seleccionada y las opciones que puede editar. Al terminar presionar guardar: • Identificador sala: número con el que se reconoce la sala de conferencias dentro del sistema. • Descripción: breve texto descriptivo. • Activada: permite habilitar o deshabilitar la sala. • Máximo número de participantes: limita el número total de integrantes permitidos en la conferencia. Si este campo se deja en blanco, no existe máximo de participantes. • Clave de entrada: contraseña que deben ingresar los usuarios para ser aceptados en la conferencia. Puede ir en blanco para no restringir el acceso; en este caso, al entrar a una sala de conferencias la persona no debe ingresar nada o presionar ‘#’. • Clave del administrador de sala: contraseña que digita un usuario al ingresar para ser identificado como el administrador de la conferencia. El administrador puede bloquear o desbloquear la conferencia y expulsar al último participante que ingresó a través del menú. • Dueños: dejar en la configuración por defecto. La función afectada por esta opción no está disponible. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración Opciones de la sala de conferencias • Esperar que ingrese el administrador para comenzar la conferencia • Activar música en espera • Música en espera: lista que se reproducirá cuando la conferencia esté bloqueada o mientras se espera que ingrese el administrador. • Entregar menú de opciones cuando se reciba '*': desde este menú los usuarios podrán entrar en modo silencio y subir o bajar su volumen o el de la conferencia. • Llevar y anunciar la cantidad de participantes • Anunciar ingreso/salida de participantes • Activar detección de quien habla: esta opción es para mejorar la calidad del audio • Activar la optimización de voz: esta opción es para mejorar la calidad del audio • Grabar conferencia • Otras opciones: dejar este campo en blanco 5. Herramientas 5.1 Configuración teléfonos Esta opción entrega el listado con los dispositivos que pueden ser re-configurados por el administrador; esto incluye a los teléfonos Yealink y a los SoftPhone PBX. El listado con los teléfonos aprovisionados presenta la siguiente información: • Dirección MAC • Modelo de teléfono • Registro: número de extensión, seguido del identificador de la PBX, asociado a cada teléfono. Como cada extensión también puede registrarse con el SoftPhone, estos también se consideran como teléfonos y están asociados a registros del estilo “SXXX-YYYYYY” donde XXX es el número de la extensión y las YYYYYY corresponden al identificador de la PBX. • Descripción: breve texto explicativo opcional. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración Los botones Agregar teléfono, Actualizar Seleccionados y Eliminar seleccionados no están disponibles para este perfil. El administrador sólo puede reconfigurar los equipos actualizando la información. • Re-configurar teléfono: Identifique el teléfono que se debe re-configurar y haga clic sobre su Dirección MAC. Cuando se haya terminado de cargar la pantalla presione el botón Guardar y actualizar que está al final de la página. Los valores ya ingresados en los campos no deben ser modificados, de lo contrario el funcionamiento normal del teléfono podría verse afectado. IMPORTANTE: esta acción debe realizarse cuando se hayan ejecutado cambios a las listas de contactos desde el portal web del usuario y del administrador. Para que el teléfono considere esta actualización, desconecte el equipo de la red eléctrica para que se recargue la información una vez vuelto a conectar. En el caso del SoftPhone la lista se actualiza en línea cada vez que se presiona sobre el ícono de agenda telefónica. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 6. Llamadas 6.1 Llamadas guardadas En esta opción se pueden revisar todas las llamadas que han sido grabadas en la PBX. Estas llamadas son clasificadas por el sistema en tres tipos: • Cola de espera (OPCIÓN NO DISPONIBLE) • Conferencia: si el usuario fue parte de una conferencia • Extensión: si un usuario grabó una llamada normal El sistema muestra por defecto un listado con todas las llamadas grabadas, pero permite realizar filtros en base al tipo. Por cada llamada se tiene la siguiente información: • Tipo • Destino • Identificador de llamada • Fecha • Hora • Formato: del audio • Tamaño: del archivo Además se pueden realizar las siguientes acciones: • Escuchar: reproduce las llamadas grabadas en línea • Enviar a correo electrónico: las grabaciones seleccionadas pueden enviarse como archivo adjunto por e-mail. 6.2 Historial de llamadas Esta opción permite revisar las llamadas entrantes y salientes de todos los anexos de la PBX. Se puede realizar un filtro de búsqueda en base a: Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración • Desde / Hasta: rango de fecha en el que se debe buscar • Código de cuenta: corresponde a la clave que se ingresa cuando se realizan llamadas a destinos restringidos. • Identificador de llamada: número o nombre de origen de la llamada. • Origen: es el número desde donde se realizó la llamada. • Destino: es el número al que se llamó. • Tipo: si la llamada fue discada o recibida en el anexo. • Estado: si la llamada fue contestada, no contestada, fallida o el anexo estaba ocupado. • Ordenar por: permite dar una disposición ascendente o descendente al resultado según los diferentes parámetros que se ofrecen. • Resultado de la búsqueda: éste se muestra en una tabla cuyas columnas son: Identificador de llamada, Origen, Destino, Fecha, Segundos, Código de cuenta, Estado de la llamada. Está última opción "Estado de la llamada" muestra su contenido en inglés. – NO ANSWER : SIN RESPUESTA – ANSWERED: CONTESTADA – BUSY : OCUPADO – FAILED: FALLIDA Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 7. SoftPhone PBX Este enlace permite descargar el software del SoftPhone PBX a cualquier computador o notebook. Al hacer click sobre él se levantará una ventana que solicitará guardar el archivo Setup.msi, presione el botón Guardar archivo. Luego deberá abrir el archivo descargado y seguir las instrucciones de instalación. 8. Configuración SoftPhone PBX Una vez descargado e instalado el SoftPhone en el computador del usuario, debe ser configurado localmente por el administrador. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración Al hacer clic sobre el enlace “Configuración SoftPhone PBX”, realice los siguientes pasos: • Ingrese sus datos en la ventana de autentificación. El nombre de usuario y la contraseña son los mismos asignados al usuario administrador de la PBX. • Se cargará una página web que contiene el listado de archivos que contiene la información de configuración. Cada archivo corresponde a una extensión y los nombres son del tipo EXTxxx.cfg, donde xxx es la extensión que se quiere aprovisionar en el SoftPhone. • Descargue el archivo correspondiente a la extensión a configurar. No olvide donde lo descargo, le será solicitado más adelante. • Abra el SoftPhone y presione el botón CAMBIAR USUARIO. • Con el botón examinar busque el archivo de configuración descargado anteriormente y haga clic en ACEPTAR. • Si no hubo problemas en la carga, el sistema advertirá que se agregó el archivo de configuración. • Finalmente, presione LOGIN para iniciar la sesión. El SoftPhone ya está configurado, por lo que el usuario sólo debe abrirlo y presionar LOGIN para utilizarlo. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración 9. Configuración a través del soporte de RedVoiss Existen otras tareas de configuración de la PBX que son responsabilidad de Redvoiss por lo que para realizarlas deben ser solicitadas al servicio soporte de RedVoiss. Estas actividades son descritas a continuación: 9.1 Rutas de entrada basadas en horario Usando los horarios que se configuran de acuerdo al punto “1.1 Horarios”, se puede manejar el comportamiento de una llamada entrante, que por defecto conecta con el IVR de bienvenida asociado a un número de teléfono de la red pública. Para solicitarlo, se debe enviar un correo electrónico a [email protected] con el asunto “Solicitud de rutas de entrada basadas en horario” y la siguiente información: • Identificador de la PBX • Planilla con las siguientes columnas: Nombre horario, Acción y Detalle. Las acciones, junto con la posibilidad de detalle que se permiten especificar son: – Cortar llamada -> detalle en blanco – Ir a una lista de búsqueda -> nombre de la lista – Ir a una lista de búsqueda avanzada -> nombre de la lista – Ir a un IVR -> nombre del IVR 9.2 Modificar permisos de discado y rutas de salida La PBX tiene configuradas las rutas de salida y la forma de discar para acceder a ellas. Como se muestra a continuación, por defecto, todos los usuarios de la PBX están habilitados para llamar a cualquier destino. Números 600s 9 + 600 + número Números 800s 9 + 800 + número Celular 9 + 09 + número Local 9 + número Nacional 9 + 0 + cód. área + número Internacional 9 + 00 + cód. país + cód área + número Las rutas de salida o tipo de números telefónicos de destino pueden clasificarse en: restringidas y no restringidas. Los anexos pueden tener los siguientes permisos de discado: puede llamar a todos los números; solo puede llamar a números no restringidos; solo puede llamar a números internos. La combinación entre los tipos de números y los permisos de los usuarios determina la forma en que se restringen los destinos, como se muestra a continuación: Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración TIPO NÚMERO DE DESTINO Restringido Todos PERMISO DISCADO EXTENSIÓN los números Números No Restringido OK OK X OK X X no restringidos Números internos Para solicitar las modificaciones, se debe enviar un correo electrónico a [email protected] con el asunto “Solicitud de modificación de permisos de discado y rutas de salida” y la siguiente información: • • Esquema de permisos de discado que establece su empresa. Para esto, en dos planillas especificar: – Permiso de discado para cada extensión – Restricción sobre cada tipo de número de destino Para otorgar mayor flexibilidad, se puede solicitar a RedVoiss la creación de rutas especiales que requieran una clave para cursar la llamada dependiendo del destino. En este caso, se debe indicar para qué tipo de números de destino se quiere aplicar la restricción, y un listado de las claves que se permiten para cada destino. Las claves deben ser de 4 dígitos. Una vez activadas, se puede acceder a estas rutas mediante los siguientes patrones de discado: Números 600s 8 + 600 + número Números 800s 8 + 800 + número Celular 8 + 09 + número Local 8 + número Nacional 8 + 0 + cód. área + número Internacional 8 + 00 + cód. país + cód. área + número IMPORTANTE: Para solicitar las modificaciones, se debe enviar un correo electrónico a [email protected] con el asunto “Solicitud de permisos de discado con clave” y la siguiente información: • Planilla con las columnas: Tipo de número de destino y claves. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración ANEXO 1 : Funcionalidades de la PBX A continuación se describen brevemente los nombres y la traducción al español de las funcionalidades que se pueden implementar en la PBX: • Call forward – Desvío de llamadas: las llamadas que lleguen a una extensión en particular son redirigidas a otra. La redirección puede suceder bajo distintas circunstancias: siempre (always), si la extensión está ocupada (on busy), y no disponible (not available). • Voicemail – Correo de voz • Conference room – Sala de conferencia: sala virtual, que puede ser accedida por medio de un código. Los participantes que deseen asistir a la conferencia deben discar el código configurado. Por defecto está configurado el *82 para la sala 1, y *83 para la sala 2. Los participantes son incorporados a la conferencia a medida que lleguen. • Conference – Conferencia tripartita: ésta se realiza entre 3 personas y no existe una sala de por medio. Es un usuario el que une las llamadas que está sosteniendo con otros 2 usuarios al mismo tiempo. • Call pickup – Captura de llamadas: permite a los usuarios de una PBX, contestar llamadas dirigidas a otra extensión. Para esto se marca el código de funcionalidad seguido del número de la extensión de la que se quiere capturar la llamada. • Company directory – Agenda telefónica: al discar un código de funcionalidad se pueden buscar usuarios de la PBX ingresando los primeros dígitos correspondientes a las letras de su nombre o apellido. • Ring group – Grupo de llamadas: grupo de usuarios definido para ser alertados al mismo tiempo de una llamada entrante. La llamada será conectada con el primer usuario que conteste. • Hunt List – lista de búsqueda: se configuran grupos de extensiones para ser alertados en cascada de una llamada entrante. La llamada será conectada con el primer usuario del grupo de alerta que conteste. • Follow me based hunt list – Sígueme basado en lista de búsqueda en cascada: es posible configurar la PBX para que llame a varias extensiones en cascada, para localizar a un usuario. • IVR: contestador automático que entrega a la persona que llama un menú con opciones para continuar. • Queue – Cola de espera: esta funcionalidad da características de contact center a las PBX. Cada usuario que llama se ingresa a una cola de espera y será atendido de acuerdo a su orden de llegada. Esta funcionalidad no está implementada en este servicio en particular. • Call Park – Estacionamiento de llamadas: la llamada se deja en espera o estacionada, para luego ser retomada desde otra extensión, discando el número del estacionamiento donde quedó. Cuando se estaciona una llamada, la extensión queda libre para realizar otras llamadas. • Call recording – Grabación de llamadas: el sistema permite grabar llamadas en las extensiones habilitadas; las grabaciones podrán ser reproducidas desde el portal web. • Call hold – Llamada en espera: la llamada se pone en espera y se retoma desde la misma extensión, quedando en este caso la línea tomada en todo momento. Guía de Usuario Central Telefónica Virtual Manual de Uso – Portal de Administración • Transfer – Transferencia de llamadas: un usuario conecta dos llamadas que tenía en curso, sin ser parte de esta tercera. • Blind transfer – Transferencia desatendida de llamadas: la transferencia se realiza sin conversar con el último participante. ANEXO 2 : Conversión formato de audio Los archivos de audio que necesitan ser reproducidos por el sistema deben cumplir los siguientes formatos y características: • Formato: Wav • Muestras: 16 bits • Tasa de muestreo: 8 KHz Para lograr un audio con estas especificaciones, le aconsejamos descargar un conversor de formatos de audio que acepte varios formatos de entrada y cuya salida se pueda definir. Existe una versión gratis del programa “Free Mp3 Wma Converter”, que se encuentra en: http://www.koyotesoft.com/indexEn.html. En la imagen se puede ver: • Primer bloque se incluyen los archivos que se van a convertir. • En el segundo, la configuración de los archivos de salida, que incluye el directorio de destino, el formato de salida, y los parámetros del formato (los que salen en la figura son los mismos que se deben considerar). • En el tercero, el progreso de la conversión.
