GSJ - 7360 Bogotá, D.C., Doctor, (NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL) (NOMBRE COMPAÑÍA DE SEGUROS Dirección Ciudad Asunto: Licitación Pública No. 002 de 2016 Contratación Seguros de Incendio, Rayo y Terremoto asociados a Créditos con Garantía Hipotecaria y a Contratos de Leasing Habitacional Respetado (a) Doctor (a) El Banco Caja Social S.A., está interesado en recibir ofertas de las compañías de seguros legalmente constituidas para operar en Colombia, para la contratación de los seguros asociados a los créditos con garantía hipotecaria y a los contratos de leasing habitacional, razón por la cual, invita a la compañía que Usted representa, para presentar postura relacionada con los seguros de Incendio, Rayo y Terremoto. El trámite en mención se realizará teniendo en cuenta las reglas contenidas en los Decretos 2555 de 2010 y 673 de 2014, la Circular Externa 029 de 2014 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas concordantes. En consecuencia, las compañías aseguradoras interesadas en participar en el proceso, deberán acreditar el cumplimiento de los siguientes Requisitos de Admisibilidad: I. La Aseguradora proponente deberá ser una Aseguradora autorizada para explotar los ramos de Incendio, Rayo y Terremoto, y deberá acreditar su existencia y representación legal. Lo anterior mediante la presentación de los siguientes documentos: a. Certificado de Existencia Representación Legal de la Aseguradora, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con no más de dos (2) meses de antelación a la fecha de cierre de la Invitación. En dicho certificado deberán constar los ramos que tiene autorizados la Aseguradora. b. Certificado de Inscripción de Documentos expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, con no más de treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de cierre de la Invitación. II. La Aseguradora debe contar con una calificación vigente de fortaleza financiera igual o superior a “A” otorgada por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Para la acreditación de este requisito, la Aseguradora deberá adjuntar el certificado de la firma calificadora. De otra parte, la Aseguradora deberá acreditar y/o demostrar el cumplimiento de los siguientes Requisitos de Admisibilidad Adicionales: 1. Acreditar que el patrimonio técnico del año 2015 es suficiente para cumplir con el margen de solvencia y el fondo de garantía exigido por la Superintendencia Financiera de Colombia. Es así como dicho patrimonio técnico debe ser superior en un 10% al patrimonio adecuado. Dicha cifra deberá corresponder con la información que de la Aseguradora Proponente se encuentre publicada en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia. Lo anterior se acreditará con el diligenciamiento del Anexo 1 de la presente Carta de Invitación. 2. Acreditar a través de certificación suscrita por el representante legal y el actuario de la Aseguradora, que las tarifas de los ramos de Incendio, Rayo y Terremoto que se presenten para esta Licitación reúnen los Principios técnicos de Equidad y Suficiencia, y son el producto de la utilización de información estadística que cumpla con los Principios de Homogeneidad y Representatividad, de conformidad con lo establecido en los numerales 1.2.2.1 a 1.2.2.4 del Capítulo II del Título IV de la Parte II de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. 3. Acreditar a través de certificación suscrita por el revisor fiscal de la Aseguradora que, con corte al 31 de diciembre de 2015, la entidad cuenta con un Índice Combinado inferior o igual al 110%, calculado de acuerdo con la metodología de FASECOLDA. 4. Acreditar a través de certificación suscrita por el revisor fiscal de la Aseguradora, que la entidad cuenta con un nivel de inversiones igual o superior al 100% frente al cálculo de las reservas técnicas con corte al 31 de diciembre de 2015, conforme al Anexo 2 de la presente Carta de Invitación. Dicha cifra deberá corresponder con la información del Balance de la Aseguradora. 5. Acreditar a través de certificación suscrita por el revisor fiscal de la Aseguradora, que al corte al 31 de diciembre de 2015, la Aseguradora tuvo utilidades netas positivas. La cifra reportada en la certificación deberá corresponder con la información publicada en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia 6. Acreditar, a través de certificación suscrita por el representante legal de la Aseguradora, la amplia trayectoria y experiencia en su actividad como compañía de seguros en Colombia, en especial en la explotación de los ramos de Incendio, Rayo y Terremoto, y certificar que actualmente tiene programas de seguros similares al que es objeto de la presente Invitación, con al menos un (1) establecimiento de crédito vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia, que posea al 31 de diciembre de 2015 activos totales superiores a DIEZ BILLONES DE PESOS M/Cte. (10.000.000.000.000). 7. Acreditar a través de certificación suscrita por el representante legal, que la Aseguradora tiene oficinas y/o puntos de servicios, por lo menos, en las siguientes ciudades: Bogotá, Medellín, Cali, Pereira, Barranquilla, Bucaramanga, Neiva, Manizales, Villavicencio, Montería, Pasto y Pereira, las cuales cuenten con capacidad para recibir y dar trámite a las reclamaciones presentadas. 8. Acreditar a través de certificación suscrita por representante legal, la existencia de un modelo de atención, recepción de reclamaciones y pago de siniestros de tipo masivo en caso de catástrofe. El modelo debe contemplar políticas, normas, procedimientos puntos de contacto, indicadores de gestión, tiempos de respuesta de por lo menos cinco (5) días calendario para la adecuada atención, plan de continuidad y de contingencia. 9. Acreditar a través de certificación suscrita por el represente legal, que la Aseguradora cuenta con un canal de atención 24 horas, disponible a nivel nacional e internacional para orientar, recibir, canalizar y dar solución adecuada y en línea a los clientes del Banco. Este canal de atención podrá ser la red de oficinas, un call center, Internet o un contáctenos. 10. Acreditar a través de certificación suscrita por el representante legal, que la Aseguradora cuenta con por lo menos un (1) reasegurador que respalde el programa de seguros objeto de esta invitación, el cual debe estar inscrito en el Registro de Reaseguradores y Corredores del Exterior (REACOEX). 11. Acreditar a través de certificación suscrita por el representante legal, que la Aseguradora cuenta con una relación de créditos con establecimientos bancarios colombianos y otras obligaciones financieras sobre Total Activo en donde el indicador sea menor o igual a 1,5%. El Banco hará entrega del Pliego de Condiciones el día jueves 06 de octubre de 2016 en la Carrera 7 No. 77–65 Piso 9 de Bogotá D.C., desde las 9:00am hasta las 4:00pm, en la Coordinación de Seguros y Contratación; previa entrega de los documentos a que refieren los numerales I y II: de la presente comunicación y la entrega del Acuerdo de Confidencialidad Anexo 3, debidamente suscrito por el representante legal de la Entidad. Agradecemos su valiosa participación, DIEGO FERNANDO PRIETO RIVERA Presidente ANEXO 1 CÁLCULO DE LOS MÁRGENES DE SOLVENCIA Y FONDO DE GARANTÍAS, A DICIEMBRE 31 DE 2015, SEGÚN LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA, TANTO EN FUNCIÓN DE PRIMAS COMO DE SINIESTROS PATRIMONIO TÉCNICO MARGEN DE SOLVENCIA (A DICIEMBRE DE 2015) (EN MILLONES DE PESOS) A. Capital Primario $_________________ B. Capital Secundario $_________________ C. Patrimonio Técnico (A.+B.) $_________________ D. Patrimonio Adecuado $_________________ E. Excedente de Patrimonio Técnico en función del Patrimonio Adecuado (C.-D.) $_________________ ____________________________________ NOMBRE /FIRMA REVISORÍA FISCAL ANEXO 2 RELACIÓN INVERSIONES / RESERVAS TÉCNICAS =>100% CUENTA CUIF 13. Inversiones CUENTA CUIF 26. Reservas Técnicas de Seguros y Capitalización *CUIF Entidades Aseguradoras 2015: Superintendencia Financiera Anexo 3 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD SUSCRITO ENTRE BANCO CAJA SOCIAL S.A. Y ASEGURADORA PROPONENTE Entre los suscritos a saber, MYRIAM CRISTINA ACELAS GARCÍA, mujer, mayor de edad, vecina de Bogotá, D.C., identificada como aparece al pie de su firma, en su calidad de Representante Legal de BANCO CAJA SOCIAL S.A, establecimiento de crédito legalmente constituido, con personería jurídica reconocida mediante Resolución No. 7 del 14 de febrero de 1931, proferida por el Ministerio de Gobierno, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D.C., todo lo cual consta en el certificado de personería jurídica y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera y quien para los efectos del presente acuerdo se denominará el BANCO y, por la otra, quien suscribe este documento, y se identifica al pie de su firma con su correspondiente número de cédula de ciudadanía, actuando en calidad de Representante Legal de LA ASEGURADORA PROPONENTE, quien para los efectos de este acuerdo se denominará, LA ASEGURADORA, hemos celebrado el presente acuerdo de confidencialidad, el cual se regirá por las cláusulas que a continuación se establecen: PRIMERA. Definiciones. Para los efectos de este acuerdo, las Partes acuerdan las siguientes definiciones: 1.1 “Información Confidencial” significa toda información, oral, escrita o en medio magnético o electrónico, relacionada, directa o indirectamente con planes de negocios y de desarrollo, información técnica y financiera, planes de productos y servicios, información de presupuestos, informes de mercadeo, análisis y proyecciones, especificaciones, proyecciones para el desarrollo de productos y servicios, información confidencial recibida de terceras partes, tarificación y precio de productos y servicios, diseños, dibujos, software, datos, secretos industriales, componentes de propiedad intelectual, know how y otras informaciones de negocios o técnica, información sobre el recurso humano, contenida en manuales de operación, o cualquier otro medio, y toda aquella información distinguida como “Confidencial”, en conjunto con cualquier otra información que, en el curso normal de los negocios sería considerada como confidencial. 1.2 “Secretos Industriales” significa: a) La información con potencial o que directamente pueda obtenerse un beneficio económico derivado de la condición de no ser pública y generalmente conocida, y de no poder ser obtenible por terceros que podrían derivar un beneficio económico por su revelación y/o uso; y (b) La información lograda bajo las negociaciones y que bajo condiciones comerciales razonables adopten el carácter de confidencial. 1.3 “Medios de Información” cualquier tipo de encuesta, búsqueda, investigación, dato, informe, base de datos, manual, contrato, Convenio, instrucción, memorando interno, propuesta comercial, balance, estado financiero, comunicación interna o externa, o cualquier tipo de reseña, dictamen contenido en un medio físico o electrónico, papel, disquetes, disco duro, en cintas, entre otros, y en general, cualquier elemento que contenga información sobre EL BANCO, sus actividades, sus clientes o las actividades desarrolladas por estos. 1.4 “Manipulación” la operación, manejo o maniobra tendiente a utilizar la información. La manipulación no permitida incluye no sólo la reproducción (copia, fotocopia, grabado, etc.) de la mencionada información, sino también la comunicación hablada o escrita de la misma a terceros ajenos a EL BANCO, o cualquier forma de revelación de la Información Privilegiada. SEGUNDA. LA ASEGURADORA reconoce y acepta que la información relativa a EL BANCO, bien sea de índole jurídico, comercial, financiero, administrativo, operativo o tecnológico, a la que LA ASEGURADORA tenga acceso, es información que pertenece en su totalidad, tanto en su forma como en su contenido a EL BANCO. TERCERA. LA ASEGURADORA reconoce y acepta que la información relativa a los clientes de EL BANCO, contenida en la base de datos, a la que tenga acceso, es de propiedad de EL BANCO y no podrá ser revelada, o ser utilizada por ningún medio, salvo para efectos de la propuesta que será presentada por LA ASEGURADORA a EL BANCO, en caso de tener lugar, o de autorización expresa y escrita emitida por EL BANCO. CUARTA. LA ASEGURADORA conoce y acepta que el acceso y manipulación de la información relativa a EL BANCO o a los clientes de EL BANCO, sólo le serán permitidos para la presentación de la propuesta que ésta realice dentro del proceso de SELECCIÓN DE COMPAÑÍA DE SEGUROS PARA LAS COBERTURAS DE INCENDIO, RAYO Y TERREMOTO PARA CRÉDITOS HIPOTECARIOS Y CONTRATOS DE LEASING HABITACIONAL 2016, pero nunca para ser revelada, o que se utilice de manera personal o para beneficio de terceros, con o sin fines de lucro, no autorizados previamente y por escrito por parte de EL BANCO según corresponda. QUINTA. LA ASEGURADORA designará a los funcionarios que tendrán acceso a la información, tanto en el campo técnico como en el comercial y de manejo de la información. LA ASEGURADORA manifiesta que los funcionarios designados han firmado con LA ASEGURADORA un convenio de confidencialidad por medio del cual se comprometen a manejar de manera ética, profesional, prudente y diligente la información de sus clientes. SEXTA. LA ASEGURADORA no seleccionada devolverá la totalidad de la información entregada por parte de EL BANCO, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del presente acuerdo y entregará una certificación escrita del borrado de la misma en sus bases de datos. SÉPTIMA. EL BANCO adquiere las mismas obligaciones que LA ASEGURADORA en lo que se refiere a la Información Privilegiada y Secretos Industriales de LA ASEGURADORA que llegue a conocer. OCTAVA. Cualquier violación a este acuerdo facultará a la parte afectada para ejercer las acciones a que hay lugar y por parte de EL BANCO a exigirle a LA ASEGURADORA el pago de los perjuicios derivados de dicha violación. En consecuencia, las partes se obligan a adoptar todas las medidas o precauciones que resulten necesarias o convenientes para garantizar la reserva de dicha información, las cuales en ningún caso serán menores de aquellas adoptadas por cada una de las partes para mantener su propia información en reserva. NOVENA: Las obligaciones que se derivan del presente Acuerdo estarán vigentes mientras EL BANCO suministre a LA ASEGURADORA la Información Confidencial de que trata el presente Acuerdo, y subsistirán por un término de cinco (5) años a partir de la suscripción del presente acuerdo y/o del contrato que llegue a ser celebrado entre las partes. DÉCIMA. Las partes podrán revelar la información confidencial cuando ésta sea requerida por orden de autoridad competente, siempre y cuando la parte que revela notifique a la otra parte tal orden, siempre que ello sea legalmente posible. DÉCIMA PRIMERA. Las partes cooperarán entre sí para recuperar la posesión de la información confidencial que haya sido revelada de manera no autorizada y evitarán que el futuro se haga uso o revelaciones no autorizadas de la misma. DÉCIMA SEGUNDA. OBLIGACIONES DE LA ASEGURADORA: En virtud del presente Acuerdo de Confidencialidad, LA ASEGURADORA se obliga a: a. Utilizar adecuadamente la Información Confidencial, es decir, única y exclusivamente para los fines del presente Proceso de Selección. El uso indebido o la revelación de la Información Confidencial serán considerados como competencia desleal y dará lugar a las sanciones legales respectivas. b. Guardar absoluta reserva sobre la Información Confidencial en los términos del presente Acuerdo, la cual deberá mantenerse así no resulte favorecida en la adjudicación del Proceso de Selección y, en consecuencia, abstenerse de divulgar, publicar, comunicar, suministrar, utilizar, proveer y/o revelar la información confidencial a la que ha tenido acceso. c. Dar a la Información Confidencial los mismos cuidados que tiene para prevenir el uso no autorizado, diseminación o publicación y para la protección de su propia información confidencial, adoptando oportuna y diligentemente todas las medidas necesarias y razonables tendientes a garantizar la reserva de la Información Confidencial. d. Suministrar la Información Confidencial sólo a aquellos administradores o colaboradores que efectivamente requieran conocerla y con quienes, en consecuencia, sea estrictamente necesario compartirla. En consecuencia, LA ASEGURADORA deberá adoptar en forma diligente todas las medidas que se requieran para verificar que dichas personas cumplirán con las obligaciones derivadas del presente Acuerdo. e. Manejar adecuadamente la Información Confidencial, lo cual comprende el deber de abstenerse de entregar o realizar para sí o para terceros, copias, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de ajuste, actualización o modificación de la Información Confidencial. f. Informar inmediatamente a EL BANCO cuando tenga conocimiento de la pérdida, divulgación, reproducción o uso no autorizado o indebido de la Información Confidencial y adoptar diligentemente las medidas a que haya lugar con el fin de evitar un perjuicio en virtud de tales situaciones. g. Informar inmediatamente a EL BANCO, siempre que ello sea legalmente posible, sobre las solicitudes de autoridades competentes relativas al suministro de la Información Confidencial, de tal forma que EL BANCO pueda conforme al marco legal, adelantar las acciones que considere pertinentes tendientes a la protección de la Información Confidencial, y prestar la colaboración que se requiera para el efecto. h. Devolver la Información Confidencial de conformidad con lo establecido en la Cláusula Sexta del presente Acuerdo. i. Abstenerse de divulgar o utilizar la Información Confidencial para fines distintos a los establecidos en este Acuerdo. DÉCIMA TERCERA- INCUMPLIMIENTO: Las Partes declaran conocer y aceptar que el incumplimiento de lo estipulado en este Acuerdo por parte de una de ellas facultará a la Parte cumplida para dar por terminado el mismo, así como para ejercer cualquier acción o derecho que le corresponda en virtud del presente Acuerdo o la ley. DÉCIMA CUARTA.- RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD: Las Partes se obligan a mantenerse indemnes mutuamente, por cualquier situación o hecho que se derive de la utilización indebida que alguna de ellas de a la información suministrada o por reclamaciones de terceros, por lo que cada una de las Partes responderá por los perjuicios que ocasione a la otra Parte por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente Acuerdo. En virtud de lo anterior, la Parte incumplida se obliga a asumir la defensa de la otra y las costas de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial, la Parte afectada notificará a la otra a más tardar dentro de los cinco (5) días comunes siguientes contados a partir de la reclamación, quien asumirá de inmediato la defensa. Lo anterior con la claridad de que la Parte afectada podrá asumir directamente la defensa respectiva, así como reservarse el derecho a participar activamente en la definición de la estrategia de defensa, caso lo cual de todas formas el costo de la defensa deberá ser pagado por la otra Parte. Dado en Bogotá, D.C., el __________________ de 2016, en dos (2) ejemplares de un mismo tenor literal y valor probatorio. EL BANCO LA ASEGURADORA Firma__________________________ Firma___________________________________ Razón Social: Banco Caja Social S.A. Razón Social: ____________________________ ________________________________________ NIT: 860.007335-4 NIT: ____________________________________ Dirección: Carrera 7 No. 77-65. Dirección: _______________________________ Ciudad: Bogotá D.C. Ciudad: _________________________________ Nombre representante legal Nombre Representante Legal: MYRIAM CRISTINA ACELAS GARCÍA _______________________________________ C.C. No. 39.759.485 de Fontibón C.C.____________________________________ Correo Electrónico Para Notificaciones: _______________________________________