Comunicación de Progreso (COP) de la Universidad EAFIT en el PACTO GLOBAL de la Organización de las Naciones Unidas Periodo: marzo de 2013 a marzo de 2014 EQUIPO DE TRABAJO DEL PACTO GLOBAL EN LA UNIVERSIDAD EAFIT Alexandra Ocampo Peláez Catalina Suárez Restrepo Diana Lorena Ramos Molano Hugo Alberto Castaño Zapata Juan Carlos Luján Sáenz Juan Luis Mejía Arango Lina Marcela Rozo León Luz Amparo Posada Ceballos Maria Alejandra Gonzalez-Perez Mario Enrique Vargas Sáenz Nathalia Franco Pérez Nelson Barrera Cadavid Olga Lucía Gómez Correa Patricia Correa Paula Andrea Arango Gutiérrez Ricardo León Tamayo Uribe Sandra Elena Agudelo López Fecha: Marzo de 2014 Mayores informes: [email protected] (+57 4) 2619500 ext. 9431 Medellín, Colombia, 15 de marzo 2014 Señores H.E. BAN KI-MOON Secretario General de la Organización de las Naciones Unidas GEORG KELL Director Ejecutivo del Pacto Global de las Naciones Unidas Respetados señores, Nos complace presentar nuestro tercer reporte anual de progreso en cada uno de los principios del periodo entre marzo de 2013 y marzo de 2014. Para nosotros como Universidad ser coherentes en nuestros valores y prácticas como organización, con la educación universitaria responsable que ofrecemos, es mandato institucional. Desde 2011, la Universidad EAFIT trabaja de manera comprometida para avanzar institucionalmente en acciones orientadas a los diez principios del pacto global tanto en lo interno como reflejando nuestro compromiso hacia las comunidades donde interactuamos. En el último año continuamos siendo la universidad líder en la región de Antioquia en compromiso con el Pacto Global y la comunidad empresarial adherida a sus principios. Seguimos activos en la Red Colombia del Pacto y de forma especial participamos en la mesa del principio 10 de lucha contra la corrupción. Trabajamos, de manera conjunta, con empresas líderes de nuestra región en actividades de sensibilización conducentes al largo plazo a cambios culturales, que nos lleven a ser una sociedad legal, más transparente y comprometida con el medio ambiente, con la cultura, con los derechos humanos y laborales, y luchando colectivamente contra la corrupción. Como Rector de la Universidad EAFIT reafirmo, reiteradamente, que esta institución está decidida a actuar en concordancia con cada uno de los principios del Pacto Global tanto como entidad académica y como organización. Ratificando nuestro compromiso con el Pacto Global, Juan Luis Mejia Arango Rector Universidad EAFIT, Colombia 3 Universidad EAFIT 2014 DERECHOS HUMANOS PRINCIPIO 1 Las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos fundamentales reconocidos universalmente, dentro de su ámbito de influencia La Dirección de Desarrollo Humano - Bienestar Universitario de la Universidad EAFIT realizó durante 2013 la revisión del marco filosófico de su modelo de gestión y definió la estrategia que, a continuación, se detalla y los objetivos estratégicos que la proyectan, en el marco del Plan Estratégico de Desarrollo: Estrategia: Hacer del bienestar un valor individual y colectivo en la comunidad eafitense (mutuo cuidado). Esta estrategia cuenta con los siguientes objetivos estratégicos: Desarrollar programas y servicios en el marco de una cultura reflexiva sobre el mutuo cuidado como una responsabilidad compartida. Favorecer relaciones de trabajo para hacer del bienestar una gestión articulada y compartida. Implementar estrategias de comunicación de los programas y servicios de Bienestar. Propiciar la representación de la comunidad universitaria en el ámbito institucional, nacional e internacional. Contribuir con la cobertura y permanencia educativa. Generar estrategias que contribuyan al desarrollo de los empleados en 4 Reporte Pacto Global 2012 - 2013 sus diferentes dimensiones y al clima organizacional. Mantener la calidad de los procesos. Adicionalmente, en 2013, la Universidad inició el programa de formación de líderes, que tiene por objetivo contribuir en el quehacer de los decanos, directores, jefes y coordinadores para fortalecer sus competencias de liderazgo, con el propósito de orientar, de una manera eficaz, la conducción de los equipos de trabajo. Esto con el fin de lograr la consecución de los objetivos institucionales con respeto de los derechos fundamentales de las personas. Además, la dependencia institucional EAFIT Social, creada para asegurar una contribución complementaria de la Universidad EAFIT al progreso social, económico y cultural de las comunidades donde interactúa, ha realizado actividades y logrado acciones concretas que se encaminan a la protección de los derechos fundamentales, especialmente la vida, la dignidad, el trato justo, la no discriminación, el trabajo decente y la no explotación ni segregación bajo ningún aspecto. Evidencias de este compromiso son el acompañamiento a las empresas sociales, en diferentes municipios del país, que benefician principalmente a personas en situación de marginalidad social. Este acompañamiento es, en muchos casos, producto de alianzas entre la universidad y los gobiernos locales. PRINCIPIO 2 Las empresas deben asegurarse de que sus empresas no son cómplices de la vulneración de los derechos humanos En consonancia con lo contemplado en la Declaración de Principios de Administración y Gobernabilidad de la Universidad EAFIT, así como lo establecido por las normas nacionales, la Institución ha fortalecido la comunicación y apoyo al Comité de Convivencia Laboral. Su objetivo es propiciar, entre los empleados, una permanente reflexión y puesta en ejecución de prácticas que conduzcan a la armonía y el buen ambiente ocupacional para todos los empleados, con lo que se protege su intimidad, honra, salud mental y libertad. Este apoyo se materializó con el suministro de los medios correspondiente para que sus integrantes divulgaran a los empleados su función y se pudieran definir campañas para propiciar relaciones de trabajo cordiales y de respeto a la dignidad del otro. 5 Universidad EAFIT 2014 ESTÁNDARES LABORALES PRINCIPIO 3 Las empresas deben apoyar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva A lo largo de 2013 se abordó el proyecto del nuevo Reglamento Interno de Trabajo de la Universidad EAFIT para articularlo a la Declaración de Principios de Administración y Gobernabilidad, adoptada por el Consejo Superior en sesión del 21 de abril de 2012, así como a los Estatutos Generales de la Institución modificados en la misma anualidad. De esta manera, en julio de 2013 se socializó con todos los empleados el proyecto del nuevo Reglamento Interno de Trabajo, que expresamente contempla como prohibiciones para la Universidad: Limitar o presionar en cualquier forma a los empleados en el ejercicio de su derecho de asociación. Una vez recogidos los comentarios realizados por los empleados en la socialización del proyecto del nuevo Reglamento Interno de Trabajo se definió el texto final del mismo y se encuentra en proceso de aprobación por parte del Consejo Directivo. Por otra parte, de acuerdo con lo contemplado en los Estatutos Generales de la Universidad, modificados en abril de 2012, el cuerpo profesoral de la Institución fue convocado para la elección de sus representantes ante los cuerpos colegiados mediante un proceso democrático que se realizó durante el primer semestre de 2013. Los representantes elegidos tomaron la posesión del cargo ante las directivas de la Institución. PRINCIPIO 4 Las empresas deben apoyar la eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción Los procesos de selección en la Universidad EAFIT, para vincular a los personas que laborarán en esta, parten de la publicación de una oferta laboral, que incluye los elementos esenciales de los contratos de trabajo, todo 6 Reporte Pacto Global 2012 - 2013 con el objetivo de que la decisión que adopte la persona sea libre y voluntaria, y con el pleno conocimiento de las condiciones con las que prestará sus servicios. PRINCIPIO 5 Las empresas deben apoyar la erradicación del trabajo infantil En el proyecto del nuevo Reglamento Interno de Trabajo de la Universidad EAFIT expresamente se dispone: Labores prohibidas para menores de 18 años. En consonancia con el Pacto Global de la Organización de las Naciones Unidas, al que se adhirió la Universidad EAFIT en 2011, y cuyo quinto principio establece que “Las Empresas deben apoyar la erradicación del trabajo infantil”, la Institución no contratará menores de 18 años. PRINCIPIO 6 Las empresas deben apoyar la abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y ocupación Se han afianzado los mecanismos para materializar lo dispuesto en la Declaración de Principios de Administración y Gobernabilidad de la Universidad EAFIT, en relación con el principio institucional del Compromiso de no discriminación: Dentro de la Universidad EAFIT ninguna persona será discriminada en razón de su género (orientación sexual o identidad de género), edad, etnia, religión o credo político; tampoco habrá discriminación de personas con discapacidad (…). 7 Universidad EAFIT 2014 MEDIO AMBIENTE PRINCIPIO 7 Las empresas deberán mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente Durante 2013, la Universidad continuó trabajando arduamente en el manejo integral de los residuos sólidos en el campus y se insistió en la sensibilización, seguimiento y control. En el año se mantuvo el plan de implementación de estrategias de control y seguimiento a los locales comerciales y laboratorios. De este programa se destaca que todos los responsables de los locales comerciales y laboratorios fueron capacitados y socializados sobre el Plan de Manejo Integral de Residuos Sólidos (Pmirs), adoptado e implementado por la Universidad, en cumplimiento con el Decreto Municipal 0440 de 2009. Complementario a esto, inspecciones mensuales se realizaron con el fin de acompañar el proceso de implementación por parte de los mismos y verificar su cumplimiento. Entre los logros obtenidos del proceso de inspección a los laboratorios y locales comerciales se resaltan: (i) la implementación del código de colores en cada local para la separación de los residuos (reciclables, ordinarios y orgánicos); (ii) la entrega de los residuos generados al centro de acopio en los horarios establecidos; (iii) control en el manejo de los residuos orgánicos en los establecimientos donde se presenta mayor generación; (iv) e implementación del punto ecológico en todos los locales de comidas en 8 Reporte Pacto Global 2012 - 2013 recipientes de colores específicos que facilite su posterior clasificación. De manera específica para los laboratorios se realizó un diagnóstico cualitativo de los residuos en cada uno de estos con el fin de realizar la dotación de recipientes de acuerdo con lo establecido en el código de colores para el adecuado manejo de los residuos. En el momento se ha cumplido con el 80 por ciento de dotación. También, durante 2013, se adelantó el proceso de capacitación al personal docente, administrativo y de servicios formulado en el Plan de Manejo Integral de Residuos Sólidos, en el que se socializó la importancia del manejo adecuado de los residuos y se enfatizó en la importancia en la reducción, reutilización y separación en la fuente, con el fin de crear una cultura en la responsabilidad social y ambiental. En el período fueron capacitadas 439 personas en las diferentes dependencias de la Universidad. En el periodo correspondiente a 2013, el Área de Gestión Ambiental logró concretar 524 capacitaciones en el tema de manejo integral de residuos sólidos y la entrega de 407 papeleras ecológicas para la separación en los puestos de trabajo. Como parte de apoyo al compromiso ambiental se realizó, en 2013, una reunión de comité ambiental y proveedores. Adicionalmente, en el campus se establecieron más de 90 puntos ecológicos, situados en diferentes áreas comunes de la Universidad. Con frecuencia se realizan inspecciones con el fin de verificar que las bolsas cumplan con el respectivo código de colores y que los residuos sean evacuados de manera oportuna al centro de acopio por el personal de apoyo. Es importante resaltar que debido al trabajo ambiental de la Universidad EAFIT, en el periodo de enero a noviembre de 2013, se recuperó un total de 61.772 kilogramos de material reciclable. PRINCIPIO 8 Las empresas deben fomentar las iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental A finales de 2013 se hizo el cambio del papel de impresión blanco a papel ecológico, fabricado con fibra de caña de azúcar. Este papel no requiere de los químicos necesarios para obtener el papel blanco que se compraba anteriormente. Nuestra decisión de sustitución de compra está fundamentada en que este nuevo papel contribuye a la naturaleza y disminuye la tala de árboles, ya que es fabricado con fibra de caña, cultivada en el Valle del Cauca (producción nacional), y su proceso de producción permite un ciclo más rápido de regeneración. Este año se seguirá trabajando en procura de que los elementos que se compren para la Universidad, en lo posible, sean amigables con el medio ambiente. Además, para dar cumplimiento a lo estipulado en la legislación sanitaria y ambiental vigente en Colombia e igualmente (con el propósito de ejecutar acciones voluntarias encaminadas a estructurar, planificar, gestionar y definir responsabilidades, procesos y procedimientos relacionados con la conservación del medio ambiente) la Universidad EAFIT realizará en 2014 un diagnóstico ambiental y sanitario del campus, que estará enmarcado en la situación actual de la Universidad. Este contempla el uso de los recursos y suministro de las diferentes dependencias, los vertimientos líquidos, las emisiones atmosféricas y las fuentes de contaminación que se están generando, lo que permitirá plantear el panorama inicial del campus de la Universidad para, posteriormente, proyectarse dentro del ámbito de la gestión ambiental integral. 9 Universidad EAFIT 2014 PRINCIPIO 9 Las empresas deben favorecer el desarrollo y la difusión de las tecnologías respetuosas con el medio ambiente La Universidad EAFIT por intermedio del Centro de Informática, en el proceso de compras y servicios de tecnología, continúa comprometiendo a sus proveedores en la conservación y cuidado del medio ambiente. Para esto se encuentra la evidencia de la empresa Dactesa y sus productos de impresoras Kyoceras. Adicionalmente, durante 2013 se hizo la adquisición del módulo Power Management, de la herramienta de gestión Aranda, con el que se ahorra energía, ya que esta cumple con el estándar internacional de la norma ISO 50001, lo que mantiene la condición 10 Reporte Pacto Global 2012 - 2013 metodológica PDCA (Plan Energético, Implementación, Monitoreo de Indicadores y Revisión) para la gestión centralizada de políticas de energía y se encarga de hacer monitoreo y seguimiento continuo de computadores de escritorio y portátiles con políticas de energía implementadas. Esto se logra mediante indicadores gráficos interactivos que presentan el consumo y ahorro de energía en su organización, con lo que se logra obtener una posición privilegiada para la toma de decisiones operativas y estratégicas. Además, se multiplica la eficiencia energética durante la vida útil del producto. ANTICORRUPCIÓN PRINCIPIO 10 Las empresas deben trabajar en contra de la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno De acuerdo con las funciones y responsabilidades de la Oficina de Auditoría de la Universidad EAFIT, responsable de la evaluación de la eficiencia y optimización de los recursos, verificación y evaluación del cumplimiento de las políticas, objetivos, normas y procedimientos previstos para el cabal desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Institución, durante 2013 se orientaron actividades hacia la revisión de contratos de prestación de servicios, a la luz del Reglamento de Contratación, con el propósito de verificar el cumplimiento de las disposiciones declaradas en el mismo, como también el cumplimiento de las cláusulas contractuales. Estos procesos de control generan confianza y transparencia en el ámbito institucional. Por otro lado, en 2013, la Universidad mantuvo la calificación pública de riesgo crediticio de largo plazo AA, por parte de la firma calificadora Fitch Ratings Colombia S.A, la que había sido obtenida, inicialmente, en diciembre de 2012. Siguiendo con el compromiso de trabajar contra todas las formas de corrupción, que se pueden evidenciar en la academia, la Universidad EAFIT continuó en 2013 con el programa Atreverse a Pensar. Esta apuesta institucional, contra el fraude académico, trabaja desde tres estrategias, encaminadas a cumplir el objetivo de propiciar la construcción colectiva, con la comunidad eafitense y sus públicos externos, de una corriente de opinión pública favorable al pensamiento crítico, desde una visión ética, que desencadene una cultura de integridad, de respeto y de responsabilidad. El componente comunicacional, que en 2013 desarrolló la cuarta fase denominada Ser mejor, abrió los espacios para la reflexión en torno al compromiso diario que tienen las personas de buscar la excelencia. A través de vallas, afiches, rompetráficos y displays, el programa invitó a los eafitenses a ser mejores ciudadanos, mejores estudiantes, mejores profesionales, pero, sobre todo, mejores seres humanos. Para nutrir el debate sobre la propuesta de Ser mejor, el programa contó con la participación del filósofo Ramin Jahanbegloo con la conferencia Una vida ideal, perfecta o mediocre. Ser mejor, un camino de excelencia moral, a la que asistieron cerca de 600 miembros de la comunidad universitaria y público en general. Adicional a esto, se realizó la segunda edición del concurso Tómate un minuto para atreverte a pensar, en el que se invitó a toda la comunidad universitaria a responder en un minuto a la pregunta: ¿Qué significa para mí ser mejor?, iniciativa en la que participaron 26 videos de estudiantes de pregrado. Por su parte, en el componente educativo se implementó un taller obligatorio para 11 Universidad EAFIT 2014 estudiantes de primer semestre con los contenidos del programa Atreverse a Pensar, información general sobre el Reglamento Académico y las herramientas para evitar prácticas deshonestas, con el objetivo de educar a las nuevas generaciones sobre la importancia de actuar siempre éticamente. Se realizó una cartilla de citación denominada Otras Voces, como herramienta de consulta permanente en la búsqueda de garantizar el pleno respeto de los derechos de autor por parte de estudiantes y profesores en todas las actividades académicas. Por último, en el componente académico e investigativo, se realizó la encuesta de fraude académico, luego de ser implementada la primera en 2011, a estudiantes de pregrado, con el propósito de evaluar el impacto de Atreverse a Pensar como apuesta institucional. A partir de julio de 2013, y en conjunto con la organización Corpovisionarios, se desarrolló la encuesta de cultura universitaria a una muestra significativa de la población académica, cuyo objetivo era conocer rasgos culturales de ciudadanía y legalidad en la universidad. Adicional a los esfuerzos internos para prevenir las prácticas deshonestas, la Universidad EAFIT entiende que para la construcción de una cultura de integridad es también necesario promover el debate con los públicos externos de la Universidad. Por esta razón, durante 2013, se visitaron cerca de 20 instituciones interesadas en conocer esta iniciativa, que invitaron al abogado Juan Luis Mejía Arango, rector de la Universidad, a dictar la conferencia El Culto al avispado o al equipo del programa para socializar la experiencia en empresas del sector público y privado, e instituciones educativas. 12 Reporte Pacto Global 2012 - 2013 En cooperación con la Universidad Icesi de Cali y la Agencia de Cooperación e Inversión de Medellín (ACI) se decidió implementar la estrategia de Atreverse a Pensar dentro de sus organizaciones, con el que se cumple el objetivo de propiciar la reflexión a los públicos externos de la Universidad EAFIT, como parte de la responsabilidad social universitaria. Complementariamente, la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf), de la Universidad EAFIT, al mantener sus prácticas y procesos ligados al Sistema de Gestión de Calidad de la norma ISO 9001 está obligada a documentar todas sus políticas, procedimientos, formatos y registros. Esto está una garantía de transparencia para los usuarios, dado que conocen de antemano las condiciones de actuación de sus funcionarios y pueden monitorear la satisfacción de sus requerimientos de forma legal, imparcial y de acuerdo con lo documentado. El Reglamento de Contratación de Proveedores, aprobado por el Consejo Directivo en 2012, sigue operando y está próximo a una nueva edición. Este reglamento ha sido un instrumento que ha propendido por una toma de decisiones más exhaustiva, transparente y participativa, en lo que tiene que ver con las contrataciones de bienes y servicios en la Institución, y el que propende por contrataciones cada vez más transparentes, idóneas y equitativas. Como parte del compromiso por diseminar los Principios del Pacto Global a los actores de influencia, en 2013, el Departamento de Compras, adscrito a la Diaf, diseñó e implementó el programa de Proveedor Responsable. Este programa tiene el objetivo de identificar (y reconocer posteriormente) a los proveedores de la Universidad con prácticas positivas implementadas en materia laboral, cuidado medioambiental, negocios inclusivos y acompañamiento a los menos favorecidos. Esta campaña continuará durante 2014, dada la decisión institucional que la Universidad no contratará con proveedores que vayan en contra de alguna de estas premisas. Promoción de la iniciativa Atreverse a Pensar de la Universidad EAFIT. Adicionalmente, durante 2013, en la lucha contra la extorción y el soborno, se formuló una política que consagra la disposición de obsequios y prebendas entregadas por los proveedores de todas las dependencias de la Diaf. Con esta política se reglamenta que todos los obsequios entregados a empleados de esta dependencia, por parte de proveedores, deben ser enviados al Centro de Administración Documental (CAD) para su posterior rifa entre todos los empleados de la Dirección Administrativa. La Diaf organizó la conferencia dedicada a proveedores Búsqueda de la competitividad de los proveedores y el desarrollo local en el marco del Pacto Global, y se desarrolló en conjunto con el Nodo Antioquia del Pacto Global. Universidad EAFIT. 30 de octubre 2013. Desde 2010, la Universidad EAFIT hace parte de la mesa de trabajo Anticorrupción de la Red Nacional del Pacto Global para Colombia, y se viene trabajando activamente en la región con empresas líderes en el sector privado en la promoción de los Principios de Pacto Global. La mesa se ha focalizado en un trabajo de sensibilización y socialización. El aporte fundamental de la mesa regional ha sido poder sumar y apoyar como red tanto las actividades de la Universidad EAFIT, como de las gremios (Asociación Nacional de Industriales de Colombia, Andi) y empresas que hacen parte de esta (EPM, ISA, Isagén, Sura y Protección). Algunos de los eventos para los se han aunado esfuerzo han sido: Se organizó, en conjunto con la red local del Pacto Global, el Simposio de Prácticas Responsables y Retos del Manejo de Proveedores, que se programó en conjunto con el Nodo Antioquia del Pacto Global. ANDI. 10 de Septiembre 2013. Durante 2013, la Universidad EAFIT contribuyó a la red del Pacto Global Colombia con las siguientes conferencias: y Arango Gutiérrez, Paula Andrea (10/09/2013). En búsqueda del proveedor responsable. Encuentro regional Prácticas Responsables y Retos del Manejo de Proveedores. ANDI. Medellín, Colombia. (15/08/2013) Colombia and its competitiveness in terms of Corporate Social Responsibility. Proexport, Medellín, Colombia. (28/05/2013). Pacto Global: Internacionalización y Responsabilidad Social de las Empresas. Primer Evento Región Antioquia de la Red del Pacto Global para Colombia. EPM. Medellín, Colombia 13 Universidad EAFIT 2014 ez-Perez, Maria Alejandra. 2013. (01/04/ 2013). Lanzamiento del reporte Iberoamericano de Responsabilidad Social Empresarial de Corresponsables: Tendencias y Desafíos que enfrenta la RSE en Latinoamérica y Europa. Universidad EAFIT. Medellín, Colombia. Gonzalez-Perez, Maria Alejandra. 2013. (10/04/2013). Pacto Global: Oportunidades y desafíos para las empresas colombianas. Comité Nacional de Responsabilidad Social Empresarial. Andi. Asociación Nacional de Industriales de Colombia. Andi, Medellín, Colombia. Vargas Sáenz, Mario. 2013. (30/11/2013) Puntualización de conceptos en búsqueda de la competitividad de los proveedores y el desarrollo local en el marco del Pacto Global. Universidad EAFIT. Medellín, Colombia 14 Reporte Pacto Global 2012 - 2013 Finalmente, los siguientes libros en Responsabilidad Social Empresarial publicados en 2013 por la editorial Emerald, fueron contribuciones de la Universidad EAFIT para avanzar en el conocimiento del campo de la responsabilidad social empresarial. International Business, Sustainability and Corporate Social Responsibility. Emerald Group Publishing Limited: Bingley, UK. Principles and Strategies to Balance Ethical, Social and Environmental Concerns with Corporate Requirements. Emerald Group Publishing Limited: Bingley, UK. www.eafit.edu.co