CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
ÍNDICE
Objetivo…………………………………………………………………………
Marco Legal……………………………………………………………………
Red de Procesos………………………………………………………………
Procedimiento Nombramiento de Personal Permanente……………
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Contratación de Personal Renglones Temporales…
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Selección de Personal……………………………………
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Control de Goce de Vacaciones………………………..
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Control de Licencias-asuetos si está contemplado
en el inciso a1 del Artículo 19 del Pacto Colectivo de Condiciones
de Trabajo y Asuetos.……………………………………………………….
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Elaboración de Nómina del Personal Bajo el
Renglón 011 para Acreditamiento……………………………………….
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Elaboración de Nómina para el Personal
Contratado Bajo el Renglón 029 para Acreditamiento………………
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Elaboración de Nómina para el Personal
Contratado Bajo el Subgrupo 18 para Acreditamiento……………..
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Pago de Bono Profesional para Puestos
Profesionales………………………………………………………………….
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Procedimiento Pago de Horas Extras……………………………………
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
Página
1
2
3
6
8
9
11
12
13
14
15
16
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21
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26
27
28
30
2
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Página
Procedimiento Solicitud de Pago de Prestaciones…………………….
31
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
32
Procedimiento Reclutamiento de Personal……………………………..
33
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
34
Procedimiento Solicitud de Constancia y Certificaciones
Laborales………………………………………………………………………
35
Diagrama de Flujo…………………………………………………………..
36
Procedimiento Traslados de Personal……………………………………
37
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
38
Procedimiento Control de Licencias……………………………………..
39
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
40
Procedimiento Aplicación del Régimen de Despido…………………..
41
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
42
Procedimiento Aplicación de Medidas Disciplinarias………………..
43
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
44
Procedimiento Ascensos del Personal Permanente…………………..
45
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
47
Procedimiento Solicitud de Constancia y Certificaciones Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social IGSS……………………………….
48
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
49
Procedimiento Avisos por Enfermedad………………………………….
50
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
51
Procedimiento Consulta y/o Suspensión Médica………………….…
52
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
54
Procedimiento Seguro de Vida y Médico del Personal de la
Contraloría General de Cuentas………………………………………….
55
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
56
Procedimiento Autorización de Formulario para préstamo del
Banco de los Trabajadores…………………………………………………
57
Diagrama de Flujo……………………………………………………………
58
Procedimiento Escaneo y Archivo de Documentos…………............
59
Diagrama de Flujo…………………………………………………………..
60
Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos
Administrativos……………………………………………………………….
61
3
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
OBJETIVO
Objetivo General: El presente manual tiene como objetivo dar a conocer
los procedimientos que se desarrollan en la Dirección de Recursos
Humanos sus Departamentos y Secciones.
Objetivo Específico: Definir responsabilidades, funciones y actividades
del personal de la Dirección de Recursos Humanos de la Contraloría
General de Cuentas.
También la Dirección como responsable del recurso humano de la
Institución, debe revisar constantemente los procedimientos ya que éstos
son dinámicos y cambiantes, debiéndose hacer los ajustes o cambios
necesarios para que este documento de consulta sea veraz y efectivo.
1
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
MARCO LEGAL
La Dirección de Recursos Humanos, tiene su fundamento legal de creación
en el Artículo 11 inciso d) del Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la
Contraloría General de Cuentas y Artículo 24 del Acuerdo Gubernativo No.
318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
Cuentas.
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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
RED DE PROCESOS
Dependencia
Proceso
Procedimientos
Nombramiento
de Personal
Permanente
Contratación de
Personal
Renglones
Temporales
Selección de
Personal
Despacho
Superior
Control de Goce
de Vacaciones
Dirección de
Recursos
Humanos
Velar por que el
Recurso Humano
cumpla con las
normas y
reglamentos, para
cumplir con la Misión y
Visión Institucional
Control de Licencias asuetos si está
contemplado en el
inciso a1 del Artículo
19 del Pacto Colectivo
de Condiciones de
Trabajo y Asuetos
Elaboración de
Nómina del
Personal Bajo el
Renglón 011
para
Acreditamiento
Elaboración de
Nómina para el
Personal
Contratado Bajo
el Renglón 029
para
Acreditamiento
Elaboración de
Nómina para el
Personal
Contratado Bajo
el Subgrupo 18
para
Acreditamiento
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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dependencia
Proceso
Procedimientos
Pago de Bono
Profesional para
Puestos
Profesionales
Pago de Horas
Extras
Solicitud de
Pago de
Prestaciones
Despacho
Superior
Dirección de
Recursos
Humanos
Reclutamiento
de Personal
Velar por que el
Recurso Humano
cumpla con las
normas y
reglamentos, para
cumplir con la Misión y
Visión Institucional
Solicitud de
Constancias y
Certificaciones
Laborales
Traslados de
Personal
Control de
Licencias
Aplicación del
Régimen de
Despido
Aplicación de
Medidas
Disciplinarias
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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dependencia
Proceso
Procedimientos
Ascensos del
Personal
Permanente
Solicitud de
Constancias y
Certificaciones
Instituto Guatemalteco
de Seguridad Social
IGSS
Avisos por
Enfermedad
Despacho
Superior
Dirección de
Recursos
Humanos
Velar por que el
Recurso Humano
cumpla con las
normas y
reglamentos, para
cumplir con la Misión y
Visión Institucional
Consulta y/o
Suspensión Médica
Seguro de Vida y
Médico del Personal
de la Contraloría
General de Cuentas
Autorización de
Formulario para
préstamo del Banco
de los Trabajadores
Escaneo y Archivo
de Documentos
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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y
Administración del Talento Humano
Procedimiento: Nombramiento de Personal Permanente
Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Elabora el listado de los candidatos
seleccionados y lo traslada
Presenta listado de candidatos en el
Despacho Superior
Recibe, verifica y analiza los listados
Aprueba los listados y devuelve al
Director
Recibe los listados y los traslada para
que continúe el trámite
Alimenta la base de datos para
elaborar Acuerdo
Traslada el Acuerdo al Asistente 2
Revisa el Acuerdo y lo traslada para
firma del Contralor
Recibe, revisa, analiza, firma el
Acuerdo y lo traslada
Reproduce fotocopia del Acuerdo y
notifica a la Sección de Relación
Laboral
Contractual
Patrono
Empleado
Recibe,
elabora
Acta
y
hace
certificaciones de la misma
Convoca al Interesado, para ser
notificado y completar información
Jefe
Director
Contralor
Departamento
Desarrollo Laboral y
Administración del
Talento Humano
Dirección de
Recursos Humanos
Despacho
Superior
Director
Asistente 1
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente 2
Contralor
Despacho
Superior
Asistente 1
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
Asistente 1
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Dirección de
Recursos Humanos
6
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y
Administración del Talento Humano
Procedimiento: Nombramiento de Personal Permanente
Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
13
Firma el Acta, cédula de notificación y
completa papelería
16
Traslada expediente, fotocopia del
Acuerdo, certificación del Acta para la
elaboración del movimiento
Elabora, imprime y firma el cuadro de
movimiento
Confronta
y
firma
cuadro de
movimiento de personal
17
Autoriza
y
firma
cuadro
movimiento de personal
14
15
18
19
20
21
22
23
24
25
de
Traslada cuadro de movimiento al
Departamento
de
Nóminas
y
documentación
a
Relación
Contractual
Opera
en
el
Sistema
de
Guatenóminas y firma el cuadro de
operado
Traslada cuadro de movimiento al
Archivo
Ingresa a bases de datos RUE y SAG
Traslada Expediente al Archivo
Documental
Notifica a las partes (inventarios,
Auditoría
Interna,
Contabilidad,
Probidad e Informática)
Archiva
cuadro
operado,
documentación
de
soporte
y
expedientes
Interesado
Asistente 1
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Jefe
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Jefe
Asistente
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Asistente
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Asistente
Departamento de
Archivo Documental
y Expedientes
Laborales
Fin del Procedimiento
7
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración del Talento Humano
Nombre del Procedimiento: Nombramiento de Personal Permanente
Departamento
Desarrollo Laboral
y Administración
del Talento
Humano
Dirección de
Recursos
Humanos
Despacho
Superior
Sección de
Departamento de Departamento de
Relación Laboral Administración
Nóminas y
Contractual
de RRHH
Compensaciones
Inicio
Jefe elabora el
listado de
seleccionados y
traslada
Director presenta
listado de
candidatos al
Despacho
Contralor recibe,
verifica y analiza
los listados
Director recibe y
traslada para que
continúe el trámite
Contralor aprueba
los listados y
devuelve al
Director
Asistente 1
alimenta base de
datos para
elaborar Acuerdo
Asistente 1
traslada el
Acuerdo al
Asistente 2
Asistente 2 revisa
y traslada para
firma del Contralor
Asistente 1
reproduce fotocopia
del Acuerdo y
notifica a la Sección
de Relación Laboral
Asistente 1 convoca
al Interesado, para
ser notificado y
completar
información
Interesado firma el
Acta, cédula de
notificación y
completa papelería
A
B
Asistente 1 traslada
expediente, fotocopia
del Acuerdo y
certificación del Acta
Director autoriza y
firma cuadro de
movimiento
personal
Contralor recibe,
revisa, analiza,
firma el Acuerdo y
traslada
Asistente recibe,
elabora Acta y
hace certificación
de la misma
Asistente elabora,
imprime y firma el
cuadro de
movimiento
A
Jefe confronta y
firma cuadro de
movimiento de
personal
B
Asistente ingresa
a base de datos
RUE y SAG
Asiste traslada cuadro
de movimiento al Depto.
de Nóminas y
documentación a
Relación Contractual
Jefe opera en el
Sistema de
Guatenóminas y
firma el cuadro
operado
Traslada expediente
al Archivo
Documental
Asistente notifica
a las partes
interesadas
Traslada cuadro
de movimiento al
Archivo
Asisten del Depto.
de Archivo
Documental archiva
expediente
Fin
8
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y
Administración del Talento Humano
Procedimiento: Contratación de Personal Renglones Temporales Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Elabora
listados de los candidatos
seleccionados y los traslada
Presenta listados de candidatos en el
Despacho Superior
Recibe, verifica y analiza los listados
Aprueba los listados y devuelve al
Director
Recibe los listados y los traslada para
que continúe el trámite
Recibe
los
listados
aprobados,
convoca a los candidatos, completa
documentación y elabora providencia
Traslada providencia y expedientes de
los candidatos que ocuparán los
puestos
Recibe los expedientes y solicita al
Departamento
de
Compras
disponibilidad presupuestaria
Alimenta la base de datos para
elaborar contratos
Traslada los contratos al Asistente 1
Revisa los contratos y entrega
contrato al interesado
Firma contrato y le proporcionan una
fotocopia
Compra fianza según contrato y la
entrega en ventanilla
Envía contratos para firma del
Subcontralor
Revisa, firma contratos y los devuelve
al Asistente
Jefe
Director
Departamento
Desarrollo Laboral y
Administración del
Talento Humano
Dirección de
Recursos Humanos
Contralor
Despacho
Superior
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Jefe
Departamento
Desarrollo Laboral y
Administración del
Talento Humanos
Analista
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Asistente 1
Dirección de
Recursos Humanos
Interesado
Analista
Subcontralor
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Subcontraloría de
Probidad
9
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y
Administración del Talento Humano
Procedimiento: Contratación de Personal Renglones Temporales Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
16
Elabora y traslada acuerdo de
aprobación según contrato y fianza
17
Recibe, analiza y firma el expediente
18
19
20
21
22
23
24
Traslada el Acuerdo al Despacho
Superior para firma
Recibe, analiza, firma el Acuerdo y
traslada
Envía expediente completo, contrato
original y Acuerdo de aprobación al
Departamento
de
Archivo
Documental y Expedientes Laborales
Envía
fotocopias
de
contratos,
Acuerdo de aprobación, constancia
del colegiado activo y RTU al
Departamento
de
Nóminas
y
Compensaciones
Envía fotocopias del Acuerdo y del
contrato a la Unidad de Registro de
Contratos de la CGC
Envía oficio con información del
Contrato a la Dirección de Auditoría
Interna
Fin del Procedimiento
Asistente
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Subcontralor
Subcontraloría de
Calidad de Gasto
Público
Contralor
Despacho
Superior
Asistente
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
10
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración del
Talento Humano
Nombre del Procedimiento: Contratación de Personal Renglones Temporales
Departamento de
Desarrollo Laboral y
Administración del
Talento Humano
Dirección de
Recursos Humanos
Despacho
Superior/
Subcontraloría
Jefe elabora
listados de
Candidatos y lo
traslada
Director presenta
listados de
candidatos en el
Despacho
Contralor recibe,
verifica y analiza
los listados
Jefe recibe listados
aprobados, convoca a
candidatos, completa
documentación y
elabora providencia
Director recibe los
listados y traslada
para que continúe
el trámite
Contralor aprueba
los listados y
devuelve al
Director
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Inicio
Jefe traslada
providencia y
expedientes de los
candidatos
A
Asistente 1 revisa
los contratos y
entrega al
interesado
Analista recibe los
expedientes y solicita
al Depto. de Compras
disponibilidad
presupuestaria
Analista alimenta
base de datos y
traslada contratos
al Asistente 1
Interesado firma
contrato y le
proporcionan una
fotocopia
Interesado compra
fianza y la entrega
en ventanilla
A
B
Subcontralor de
Probidad revisa,
firma contratos y
devuelve al
Asistente
Analista envía
contratos para
firma del
Subcontralor
Subcontralor de
Calidad de Gasto
Público recibe,
analiza y firma el
expediente
Asistente elabora Y
traslada acuerdo
de aprobación
según contrato y
fianza
B
Subcontralor
traslada el Acuerdo
al Despacho
Superior para
firma
Contralor recibe,
analiza y firma
Acuerdo y traslada
Asistente envía
expediente completo,
contrato original y
Acuerdo al Depto. de
Archivo Documental
Envía fotocopia del
contrato, Acuerdo,
constancia del
colegiado activo y RTU
al Depto. de Nóminas
Envía fotocopia del
Acuerdo y del
contrato a Unidad
de Registro de
Contratos
Envía oficio del
Contrato a la
Dirección de
Auditoría Interna
Fin
11
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y
Administración del Talento Humano
Procedimiento: Selección de Personal
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
Llama a los candidatos potenciales y
los cita para la entrevista y exámenes
Da el protocolo de bienvenida a los
candidatos que inician el proceso de
selección
Llena solicitud de empleo
Participa en entrevista inicial (formato)
Realiza entrevista, califica y emite
opinión
6
Se somete a pruebas psicométricas
7
Califica y emite opinión
pruebas psicométricas
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
de
Asistente
Administrativo
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Candidato
Jefe
Departamento
Desarrollo Laboral y
Administración del
Talento Humano
Candidato
las
Realiza pruebas técnicas o específicas
Califica y emite opinión de las
pruebas
Candidato llena requisitos?
10.1 Si: continúa paso 11
10.2 No: continúa paso 15
Candidato se somete a examen
médico
Realiza investigación Socioeconómica
Solicita al candidato que complete
documentos
Entrevista final
Alimenta base de datos
Archiva expediente
Fin del procedimiento
Psicólogo
Departamento de
Salud Higiene y
Seguridad
Jefe
Departamento
Desarrollo Laboral y
Administración del
Talento Humano/
Empresa Contratada
Director
Asistente
Administrativo
Dirección de
Recursos Humanos
12
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración
del Talento Humano
Nombre del Procedimiento: Selección de Personal
Dirección de Recursos
Humanos
Departamento de Desarrollo
Laboral y Administración del
Talento Humano/ Empresa
Contratada
Departamento de Salud
Higiene y Seguridad
Inicio
Jefe realiza
entrevista, califica
y emite opinión
Asistente llama a
los candidatos y
los cita
Candidato se
somete a pruebas
sicométricas
Director da el
protocolo de
bienvenida a los
candidatos
Psicólogo califica
y emite opinión de
las pruebas
Jefe realiza
pruebas técnicas
o específicas
Candidato llena
solicitud de
empleo
Candidato
participa en
entrevista inicial
(formato)
Jefe califica y
emite opinión
Candidato llena
requisito?
Si
No
Se somete a
examen
médico
Asistente
alimenta base
de datos
A
Jefe realiza
investigación
socioeconómica
Jefe solicita al
Candidato que
complete
documentos
Director realiza
entrevista final
Archiva
A
Fin
13
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Procedimiento: Control de Goce de Vacaciones
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Paso
Actividad
5
Presenta en ventanilla de Recepción y
Trámite de Documentos el Formulario
DRH-VAC-2011
Recibe, sella y firma el formulario DRHVAC-2011 y devuelve la parte B al
empleado
Traslada el formulario DRH-VAC-2011
al Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Recibe y opera en el Sistema las
vacaciones
solicitadas,
dejando
constancia en el formulario
Traslada el formulario a la Dirección de
Recursos Humanos para su aprobación
6
Recibe, firma en la parte A del
formulario y traslada a la Secretaria
1
2
3
4
7
8
9
10
11
Recibe el formulario operado, aprobado
y lo traslada a la Ventanilla de
Recepción y Trámite de Documentos
Recibe y archiva durante el periodo de
vacaciones del empleado la parte A y C
del formulario
El empleado al incorporarse a sus
labores firma parte C del formulario
Traslada parte A y C del formulario
DRH-VAC-2011 al Departamento de
Expedientes y Archivo Documental para
su conocimiento
Fin del procedimiento
Responsable
Unidad
Administrativa
Empleado
Dependencias de la
CGC
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción
y Trámite de
Documentos
Asistente
Administrativo
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Director
Secretaria
Encargado de
Ventanilla
Dirección de
Recursos Humanos
Sección de Recepción
y Trámite de
Documentos
14
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Administración de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Control de Goce de Vacaciones
Sección de
Departamento de
Dependencias de la
Recepción y Trámite Administración de
CGC
de Documentos
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Inicio
Empleado presenta
en ventanilla de
RRHH el Formulario
DRH-VAC-2011
Encargado recibe,
sella y firma el
formulario
y devuelve la parte
B al empleado
Traslada el
formulario al
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Asistente
Administrativo recibe
y opera en el
Sistema las
vacaciones
Traslada el
formulario a la
Dirección de RRHH
para aprobación
Encargado recibe y
archiva durante el
período de
vacaciones del
empleado
Director recibe,
firma en la parte A
y traslada a la
Secretaria
Secretaria recibe
formulario operado,
aprobado y traslada
a La ventanilla
El empleado al
incorporarse a sus
labores firma el
formulario
Traslada parte A y C
del formulario al
Depto. de
Expedientes y
Archivo
Fin
15
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamentos de Administración de
Recursos Humanos
Procedimiento: Control de Licencias - asuetos si está
contemplado en el inciso a1 del Artículo 19 del Pacto
Hoja 1 de 1
Colectivo de Condiciones de Trabajo y Asuetos
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
8
Presenta el formulario DRH-LICE-2011
y documentos de soporte en la
Ventanilla de Recepción y Trámite de
Documentos
Sella y firma de recibido el formulario
DRH-LICE-2011
Traslada el formulario al Director para
firma
Recibe y da visto bueno al documento
Traslada
los
documentos
al
Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Recibe y opera en el sistema lo
solicitado
Traslada el formulario y documentos
autorizados
al
Departamento
de
Expedientes Laborales y Archivo
Documental
Recibe y archiva el formulario como
corresponde
9
Fin del procedimiento
1
2
3
4
5
6
7
Empleado
Dependencias de la
CGC
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Director
Dirección de Recursos
Humanos
Asistente
Administrativo
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Asistente
Administrativo
Departamento de
Expedientes Laborales
y Archivo Documental
16
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamentos de Administración de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Control de Licencias - asuetos si está contemplado en el inciso a1
del Artículo 19 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo y Asuetos
Dependencias de
la CGC
Sección de
Recepción y
Trámite de
Documentos
Dirección de
Recursos
Humanos
Departamento de Departamento de
Administración de
Expedientes
RRHH
Laborales
Inicio
Empleado presenta
formulario
DRH-LICE-2011 y
documentos de soporte
en ventanilla de RRHH
Encargado de
ventanilla sella y
firma de recibido
el formulario
Traslada el
formulario al
Director para firma
Director recibe y
da visto bueno al
documento
Traslada los
documentos al
Depto. de
Administración
RRHH
Asistente
Administrativo recibe
y opera en el sistema
lo solicitado
Traslada formulario y
documentos al
Depto. de
Expedientes
Laborales
Archiva
Fin
17
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Elaboración de Nómina del Personal Bajo el
Renglón 011 para Acreditamiento
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Paso
1
2
3
4
5
6
Actividad
Traslada en los primeros días de
cada mes al Departamento de
Nóminas
y
Compensaciones
(movimiento de personal, retiro
voluntario, destituciones, nuevos
ingresos, altas y suspensiones del
IGSS)
Recibe la documentación y la registra
en GUATENÓMINA para que genere
la impresión de la nómina bajo el
renglón 011
Elabora la orden de compra la cual
debe ir firmada por:
El Jefe del Departamento de Nóminas
y Compensaciones; y
El Director de Recursos Humanos
Traslada la nómina al Director de
Recursos Humanos para firma y sello
de aprobado
Consecutivamente lo envía a la
Dirección General Administrativa y
Financiera para su aprobación
Recibe
la
orden
de
compra
debidamente firmada y sellada, y la
traslada
al
Departamento
de
Contabilidad
Hoja 1 de 2
Responsable
Unidad
Administrativa
Asistente
Administrativo
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Analista
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
18
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Elaboración de Nómina del Personal Bajo el
Renglón 011 para Acreditamiento
Fecha de Elaboración:
Diciembre /2012
Paso
7
8
9
10
11
Actividad
Registra en el SICOIN WEB para
solicitar la erogación respectiva para
el pago de los sueldos del personal
contratado bajo el renglón 011 (o bien
lo que corresponda de conformidad
con los incisos indicados en el
numeral
1.)
e
informa
al
Departamento de Tesorería sobre la
realización del registro
Realiza el enlace con la institución
bancaria pertinente, para adquirir el
código de acceso
Obtiene el código de acceso y se lo
proporciona al Jefe del Departamento
de Nóminas y Compensaciones para
que proceda a realizar el acredita
miento
Efectúa el acreditamiento para cada
empleado de la nómina emitida,
consignando la clave o código de
acceso,
se
envía
copia
del
acreditamiento a Tesorería para que
emitan recibo
Fin de procedimiento
Hoja 2 de 2
Responsable
Unidad
Administrativa
Analista
Departamento de
Contabilidad
Analista
Departamento de
Tesorería
Jefe
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
19
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Nóminas y Compensaciones
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina del Personal Bajo el Renglón 011
para Acreditamiento
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Tesorería
Inicio
Asistente traslada
en los 1ros días
de cada mes a
Nóminas la
documentación
Analista recibe y
registra en
GUATENÓMINAS
para que genere
la nómina 011
Elabora la orden
de compra la cual
debe ir firmada
por los Jefes
correspondientes
Analista traslada
la nómina al
Director para
aprobación
Consecutivamente
lo envía a la
Dirección General
Administrativa y
Financiera para
aprobación
Analista Recibe la
orden de compra
firmada y sellada y
traslada
Jefe efectúa el
acreditamiento
para el personal
Analista registra
en SICOIN WEB
para solicitar la
erogación para el
pago de sueldos
del personal 011
Analista realiza el
enlace con la
institución
bancaria para
adquirir el código
de acceso
Obtiene el código
de acceso y se lo
entrega al Jefe de
Nóminas para que
realice el
acreditamiento
Jefe envía copia
del acreditamiento
a Tesorería para
que emitan recibo
Fin
20
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal
Hoja 1 de 2
Contratado Bajo el Renglón 029 para Acreditamiento
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
Traslada en los primeros días de
cada mes al Departamento de
Nóminas y Compensaciones los
siguientes documentos detallados
en la nómina y/o nómina adicional:
a) Contrataciones;
b) Recisiones;
Elabora Nómina para cada renglón
(agrega y/o elimina de acuerdo a los
movimientos generados del mes)
Elabora solicitud del gasto para
cada nómina
Entrega
las
nóminas
y
documentación de soporte para
revisión del Auditor Analista
Recibe, revisa la nómina y la
devuelve al Analista
Recolecta firmas del Jefe del
Departamento
de
Nóminas
y
Compensaciones,
Director
de
Recursos Humanos y Director
General Administrativo y Financiero
Asistente
Administrativo
Sección Contractual
Laboral Patrono
Empleado
Analista
Auditor Analista
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Analista
21
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal
Hoja 2 de 2
Contratado Bajo el Renglón 029 para Acreditamiento
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Paso
7
8
9
10
11
12
13
Actividad
Adjunta la nómina respectiva y la
traslada
al
Departamento
de
Contabilidad para que sea visada
Visa la nómina y la traslada al
Departamento de Compras
Registra en el SICOIN WEB para
solicitar la erogación respectiva para
el pago de los honorarios del
personal contratado bajo el renglón
029 e informa al Departamento de
Tesorería que ya realizó el registro
Realiza el enlace con la institución
bancaria pertinente, para adquirir el
código de acceso.
Obtiene el código de acceso y se lo
proporciona
al
Jefe
del
Departamento
de
Nóminas
y
Compensaciones para que proceda a
realizar el acreditamiento
Efectúa el acreditamiento para cada
empleado de la nómina emitida,
consignando la clave o código de
acceso, traslada a Tesorería el
comprobante del acreditamiento con
sello del Banco para que emitan
recibo
Fin del procedimiento
Responsable
Analista
Analista
Unidad
Administrativa
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Departamento de
Contabilidad
Analista
Departamento de
Compras y
Suministros
Analista
Departamento de
Tesorería
Jefe
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
22
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Nóminas y Compensaciones
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal Contratado Bajo
el Renglón 029 para Acreditamiento
Sección
Contractual
Laboral Patrono
Empleado
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Compras y
Suministros
Departamento de
Tesorería
Analista visa la
nómina y la
traslada a
Compras
Analista registra en
el SICOIN WEB para
solicitar la erogación
del pago de los
honorarios del
renglón 029
Analista realiza el
enlace con la
institución bancaria,
para el código de
acceso
Inicio
Asistente traslada
en los 1ros días
de cada mes a
Nóminas la
documentación
Analista elabora
nómina por
renglón
Analista elabora
solicitud de gasto
para cada nómina
Analista entrega
las nóminas y
documentación de
soporte al Auditor
Auditor recibe,
revisa y devuelve
la nómina al
Analista
Analista recolecta
las firmas
correspondientes
de cada jefe
Analista adjunta la
nómina y la
traslada para que
sea visada
Jefe realiza el
acreditamiento
consignando la clave
o código de acceso
Obtiene código de
acceso y lo
proporciona al
Jefe de Nóminas
Traslada a
Tesorería el
comprobante para
que emitan recibo
Fin
23
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal
Hoja 1 de 1
Contratado Bajo el Subgrupo 18 para Acreditamiento
Fecha de Elaboración Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Traslada en los primeros días de
cada mes al Departamento de
Nóminas y Compensaciones los
siguientes documentos detallados
en la nómina y/o nómina adicional:
c) Contrataciones;
d) Recisiones;
Elabora solicitud de gasto individual
Entrega la solicitud de gasto y
documentación de soporte para
revisión del Auditor Analista
Recibe, revisa las solicitudes de
gasto y la devuelve al Analista
Recolecta firmas del Jefe del
Departamento
de
Nóminas
y
Compensaciones,
Director
de
Recursos Humanos y Director
General Administrativo y Financiero
Traslada
al Departamento de
Contabilidad para que sea visada
Visa la nómina y la traslada al
Departamento de Compras
Registra en el SICOIN WEB para
solicitar la erogación respectiva para
el pago de los honorarios del
personal
contratado
bajo
el
subgrupo
18
e
informa
al
Departamento de Tesorería que ya
realizó el registro
Realiza el enlace con la institución
bancaria pertinente, para adquirir el
código de acceso y realizar el
acreditamiento
Fin del procedimiento
Asistente
Administrativo
Sección Contractual
Laboral Patrono
Empleado
Analista
Auditor Analista
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Analista
Analista
Departamento de
Contabilidad
Analista
Departamento de
Compras y
Suministros
Analista
Departamento de
Tesorería
24
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Nóminas y Compensaciones
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal Contratado Bajo el
Subgrupo 18 para Acreditamiento
Sección
Contractual
Laboral Patrono
Empleado
Departamento de
Departamento de
Departamento de
Departamento de
Nóminas y
Compras y
Contabilidad
Tesorería
Compensaciones
Suministros
Inicio
Asistente traslada en
los 1ros días de cada
mes a Nóminas la
documentación
Analista elabora
solicitud de gasto
individual
Entrega la solicitud
de gasto y
documentación para
revisión del Auditor
Analista
Auditor Analista
recibe, revisa la
solicitud de gasto
y devuelve
Analista recolecta
las firmas
correspondientes
de cada jefe
Analista traslada al
Departamento de
Contabilidad para
que sea visada
Analista visa la
nómina y la
traslada a
Compras
Analista registra en el
SICOIN WEB para
solicitar la erogación del
pago de los honorarios
del subgrupo 18
Analista realiza el enlace
con la institución
bancaria, para el código
de acceso y
acreditamiento
Fin
25
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Pago de Bono Profesional para Puestos
Profesionales
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Paso
1
2
3
4
5
6
7
8
Actividad
Tiene la obligación de presentar su
constancia de colegiado activo para
solicitar el Pago de Bono Profesional
en la Ventanilla de RRHH
Recibe
la
certificación
original,
entrega la fotocopia firmada y sellada
de recibido, como constancia para el
profesional y traslada
Recibe la certificación de Colegiado
Activo, verifica que la plaza nominal
que ocupa actualmente sea profesional
o aplique Bono profesional según
acuerdo 235-2008
Envía al Departamento de Archivo
Documental y Expedientes Laborales
colegiados activo original
Envía a Nóminas y Compensaciones
antes del 18 de cada mes el listado de
profesionales que se les debe pagar
bono profesional y los que no se les
debe pagar porque no están al día
Recibe el listado e ingresa a
GUATENÓMINAS toda la información
Escanea las constancias de colegiados
activo, archiva física y virtualmente
Hoja 1 de 1
Responsable
Unidad
Administrativa
Profesional
Dependencia de la
CGC
Asistente
Sección de Recepción
y Trámite de
Documentos
Jefe
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Analista
Analista
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Departamento de
Archivo Documental y
Expedientes
Laborales
Fin del procedimiento
26
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Nóminas y Compensaciones
Nombre del Procedimiento: Pago de Bono Profesional para Puestos Profesionales
Dependencias
de la CGC
Sección de
Recepción y
Trámite de
Documentos
Departamento de Departamento de
Administración de
Nóminas y
RRHH
Compensaciones
Departamento de
Archivo
Documental y
Expedientes
Laborales
Inicio
Profesional esta obligado
a presentar constancia de
colegiado activo para
solicitar pago
Asistente sella de
recibido la
certificación en
original y copia
Jefe recibe
certificación de
colegiado y verifica
plaza profesional
Jefe envía al Depto. de
Archivo Documental
colegiado activo original
A
A
Jefe envía a Nóminas el
listado de los que se les
debe pagar bono
profesional
Analista recibe el listado
e ingresa a
GUATENÓMINAS toda la
información y archiva
Analista recibe el
colegiado y lo archiva
física y virtualmente
Fin
27
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Pago de Horas Extras
Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
Recibe listado y documentación para
pago de horas extras de la Dirección
General Administrativa y Financiera
2
Revisa los documentos y elabora la
nómina y solicitud de gasto
3
Traslada la nómina y la solicitud de
gasto al Auditor Analista
4
Recibe, verifica que todo está en orden
y devuelve al Analista
Auditor Analista
Recibe, recolecta firmas del Jefe de
Nóminas y Compensaciones, Director
de Recursos Humanos y Director
General Administrativo y Financiero
Traslada la nómina al Departamento
de Compras y Suministros
Analista
5
6
7
8
9
Registra en el SICOIN WEB para
solicitar la erogación respectiva para el
pago de horas extras y traslada a
Tesorería
Realiza el enlace con la institución
bancaria pertinente, para adquirir el
código de acceso
Obtiene el código de acceso y se lo
proporciona al Jefe del Departamento
de Nóminas
Analista
Analista
Analista
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Departamento de
Compras y
Suministros
Departamento de
Tesorería
28
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Pago de Horas Extras
Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
10
11
12
13
Elabora listado del personal que tiene
horas extras con su respectiva cuenta y
procede hacer el acreditamiento para
cada empleado de la nómina emitida,
consignando la clave o código de acceso
Envía nota de acreditamiento al Banco
firmada por el Jefe de Nóminas y
Compensaciones y Director de Recursos
Humanos
Traslada
copia
de
la
nota
de
acreditamiento al Departamento de
Tesorería y emiten constancia
Fin del Procedimiento
Jefe
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
29
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Nombre de la Dependencia: Departamento de Nóminas y Compensaciones
Nombre del Procedimiento: Pago de Horas Extras
Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Departamento de
Compras y Suministros
Página 1/1
Departamento de
Tesorería
Inicio
Analista recibe
listado y
documentación de
horas extras
Analista revisa los
documentos y
elabora nómina y
solicitud de gasto
Auditor Analista
recibe, verifica que
todo este correcto y
devuelve al Analista
Analista traslada
la nómina y
solicitud de gasto
al Auditor Analista
Analista recibe,
recolecta firmas
de los Jefes
correspondientes
Analista traslada
la nómina a
Compras y
Suministros
Procede hacer el
acreditamiento
según la nómina
consignando la clave
y código de acceso
Jefe elabora listado
del personal que
tiene horas extras
con su respectiva
cuenta
Envía nota de
acreditamiento al
Banco con las firmas
correspondientes
Traslada copia de la
nota de
acreditamiento a
Tesorería para
constancia
Analista registra en
el SICOIN WEB para
solicitar la erogación
respectiva para el
pago de horas extras
Analista realiza el
enlace con la
institución, para
adquirir el código de
acceso
Obtiene el código
de acceso y se lo
proporciona al
Jefe de Nóminas
Fin
30
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y
Compensaciones
Procedimiento: Solicitud de Pago de Prestaciones
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Paso
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Actividad
Presenta el formulario DRH-PPGF-2011
y documentos de respaldo en la
ventanilla de Recepción y Trámite de
Documentos
Sella y firma de recibido el formulario
DRH-PPGF-2011
Traslada el formulario al Departamento
de Nóminas
Recibe, calcula las prestaciones, elabora
solicitud de gasto y traslada
Revisa, analiza la documentación y
verifica que todo esté en orden
Traslada el formulario y documentos al
Jefe para firma
Recibe y firma el documento solicitado
Traslada para firma del Director
Recibe y da visto bueno a la solicitud
del gasto
Traslada los documentos al Asistente
Administrativo para su trámite
Recibe y traslada los documentos a la
Sección Laboral Contractual Patrono
Empleado
Recibe los documentos y los traslada a
la Dirección de Finanzas para su pago
Cuando ya se aprobó el pago baja al
área laboral para firmar el finiquito
Convoca a o los interesados para firmar
finiquito
Traslada a la Dirección de Finanzas
para que realicen el deposito
Archiva el formulario DRH-PPGF-2011
como constancia de que ya entrego lo
solicitado
Fin del procedimiento
Hoja 1 de 1
Responsable
Unidad
Administrativa
Empleado
Dependencias de la
CGC
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Asistente
Administrativo
Auditor
Analista
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Jefe
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
Administrativo
Encargado
Sección Laboral
Contractual Patrono
Empleado
Asistente
31
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Nóminas y Compensaciones
Nombre del Procedimiento: Solicitud de Pago de Prestaciones
Dependencias
de la CGC
Sección de
Recepción/Sección
Laboral
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Dirección de
Recursos Humanos
Inicio
Empleado presenta
formulario y
documentos de
respaldo en Sección
de Recepción
Encargado sella y
firma de recibido el
formulario
DRH-PPGF-2011
Encargado traslada
el formulario al
Depto. De Nóminas
Asistente recibe,
calcula prestaciones
y elabora solicitud
del gasto
Auditor Analista
revisa, analiza la
documentación que
todo este en orden
Traslada el
formulario y
documentos al
Jefe
Jefe recibe y firma
los documentos
Jefe traslada para
firma al Director
Encargado recibe los
documentos y los
traslada a la Dirección
de Finanzas para su
pago
Director recibe y
da Vo.Bo a la
solicitud de gasto
Director traslada
los documentos al
Asistente
Administrativo
Asistente recibe y
traslada
documentos a la
Sección Laboral
Cuando ya se
aprobó el pago baja
al área laboral para
firmar el finiquito
Asistente convoca al
o los interesados
para firmar finiquito
Traslada a la
Dirección de
Finanzas para que
realice el deposito
Archiva
Fin
32
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y
Administración del Talento Humano
Procedimiento: Reclutamiento de Personal
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
2
Llena formato de requerimiento
personal, descripción del puesto
perfil del candidato y lo entrega
ventanilla
Recibe y sella el requerimiento
personal
3
Traslada el requerimiento
1
4
5
6
7
8
9
10
11
de
y
en
Jefe
Dependencias de la
CGC
de
Recibe e ingresa el requerimiento de
personal para ser marginado y
traslada
Recibe, margina y autoriza el
requerimiento de personal y traslada
Recibe y traslada el requerimiento de
personal en busca de candidatos
potenciales
Recibe e inicia la localización de
candidatos
potenciales.
Existen
candidatos en el banco de datos?
7.1 Si continúa paso 8
7.2 No continua paso 9
Elabora listado de los posibles
candidatos según el banco de datos
Se toma la decisión del medio a
utilizar para la divulgación de la
plaza vacante
Recibe currícula, analiza y elabora
listado de candidatos potenciales
para iniciar el proceso de selección
Fin del procedimiento
Encargado de
Ventanilla
Asistente
Administrativo
Dirección de
Recursos Humanos
Director
Asistente
Administrativo
Jefe
Departamento
Desarrollo Laboral y
Administración del
Talento Humano
33
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración
del Talento Humano
Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal
Dependencias
de la CGC
Departamento Desarrollo
Laboral y Administración
del Talento Humano
Dirección de
Recursos Humanos
Inicio
Jefe llena formato de
requerimiento de
personal y entrega
en ventanilla
Encargado de
Ventanilla recibe y
sella el requerimiento
de personal
Traslada el
requerimiento de
personal al
Asistente
Administrativo
Asistente recibe e
ingresa el
requerimiento de
personal y traslada
Director recibe,
margina y autoriza el
requerimiento de
personal y traslada
Asistente traslada
el requerimiento
en busca de
candidatos
Jefe recibe e inicia
la localización de
candidatos
Existen
candidatos en la
base de datos?
A
Si
No
Jefe elabora
listado de
candidatos
Jefe decide el
medio a utilizar
para la
divulgación de las
plazas
A
Jefe recibe currícula,
analiza y elabora
listado de candidatos
Fin
34
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamentos de Recursos Humanos
Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones
Hoja 1 de 1
Laborales
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Presenta el formulario DRH-CYC-2011
en la ventanilla de Recepción y Trámite
de Documentos
Sella y firma de recibido el formulario
DRH-CYC-2011
Traslada
el
formulario
al
Departamento que compete elaborar lo
solicitado
Recibe y elabora la certificación y/o la
constancia solicitada
Traslada el formulario y el documento
al Jefe para firma
Recibe y firma la certificación y/o
constancia solicitada
Traslada para firma del Director
Recibe y da visto bueno a la
certificación y/o constancia solicitada
Traslada los documentos al Asistente
Administrativo para su trámite
Recibe y traslada los documentos a la
Ventanilla de Recepción y Trámite de
Documentos
Recibe los documentos y los entrega al
solicitante, si es solicitud de Bono por
antigüedad traslada los documentos al
Departamento
de
Nóminas
y
Compensaciones
Archiva el formulario DRH-CYC-2011
como constancia de que ya entregó lo
solicitado
Fin del procedimiento
Empleado
Dependencias de la
CGC
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Asistente
Administrativo
Departamento de
Recursos Humanos
Jefe
Director
Dirección de Recursos
Humanos
Asistente
Administrativo
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
35
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones Laborales
Dependencias
de la CGC
Sección de
Departamento de
Recepción y Trámite
Recursos Humanos
de Documentos
Dirección de
Recursos Humanos
Inicio
Empleado presenta
formulario DRHCYC-2011 en
ventanilla
Encargado de
ventanilla sella y
firma de recibido
el formulario
Encargado de
Ventanilla traslada
el formulario al
Departamento
Asistente recibe y
elabora la
certificación y/o
constancia
Asistente traslada
el formulario y
documento para
firma al Jefe
Jefe recibe y firma
la certificación y/o
constancia
Jefe traslada para
firma del Director
Director recibe y
da Vo.Bo a los
documentos
Director traslada
los documentos al
Asistente para su
trámite
Encargado de Ventanilla
recibe los documentos y
entrega al solicitante si
es bono por antigüedad
envía a Nóminas
Asistente recibe y
traslada los
documentos al
encargado de
ventanilla
Archiva
Fin
36
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Despacho Superior
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento: Traslados de Personal
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Recibe solicitud de cambio o traslado
mediante oficio interno de:
a) La jefatura de una dependencia; y
b) Del trabajador
Al ingresar la solicitud se reúne con el
empleado y su jefe inmediato superior,
para establecer las causas de la
petición
Solicita
Informe
Ejecutivo
del
empleado
al
Departamento
de
Expedientes Laborales y Archivo
Documental
Presenta al Despacho Superior
informe justificado de la permuta o
traslado, para solicitar su aprobación
Elabora oficio con el correlativo
correspondiente donde se notifica el
traslado de la persona con visto
bueno del Contralor (a) General de
Cuentas
Informa del traslado a su asistente
para que haga el cambio respectivo
en la base de datos
Realiza el cambio en la base de datos,
RUE y SAG
Notifica al empleado del traslado
Fin del procedimiento
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
37
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Nombre de la Dependencia: Dirección de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Traslados de Personal
Director
Página 1/1
Asistente
Inicio
Recibe solicitud de
cambio o traslado
mediante oficio
interno
Al ingresar la
solicitud se reúne
con el empleado y su
jefe inmediato
superior
Solicita Informe
Ejecutivo del
empleado al Depto.
de Expedientes
Laborales
Presenta al
Despacho Superior
informe justificado de
la permuta
Elabora oficio con el
correlativo donde se
notifica el traslada de
la persona
Informa del traslado
a su asistente para
que haga cambios
en la base de datos
Realiza el cambio
en la base de
datos, RUE y SAG
Notifica al
empleado del
traslado
Fin
38
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Sección Contractual Laboral Patrono
Empleado
Procedimiento: Control de Licencias
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Diciembre/2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Presenta el formulario DRH-LICE-2011
y documentos de soporte en la
ventanilla de Recepción y Trámite de
Documentos
Sella y firma de recibido el formulario
DRH-LICE-2011
Traslada el formulario a la Sección de
Relación Contractual Laboral Patrono
Empleado
¿Procede lo solicitado?
4.1 Si Continúa paso 5
4.2 No Continúa paso 10
Elabora resolución de la licencia
solicitada
Traslada el formulario y resolución al
Director para firma
Recibe y da visto bueno a la resolución
Traslada los documentos a la Sección
de Relación Contractual Laboral
Patrono Empleado
Recibe y reproduce fotocopia de la
resolución
Notifica al solicitante la resolución
Fin del procedimiento
Empleado
Dependencias de la
CGC
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Asistente
Administrativo
Sección Contractual
Laboral Patrono
Empleado
Director
Dirección de Recursos
Humanos
Asistente
Administrativo
Sección Contractual
Laboral Patrono
Empleado
39
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Sección Contractual Laboral Patrono Empleado
Nombre del Procedimiento: Control de Licencias
Dependencias
de la CGC
Sección de
Recepción y Trámite
de Documentos
Sección Contractual
Laboral Patrono
Empleado
Dirección de
Recursos Humanos
Inicio
Empleado presenta
formulario
DRH-LICE-2011 y
documentos de soporte
a la ventanilla de RRHH
Encargado de
ventanilla sella y
firma de recibido
el formulario
Traslada el
formulario a la
Sección de Relación
Contractual Laboral
Patrono Empleado
Procede lo
solicitado?
A
No
Si
Notifica la
resolución
Elabora resolución
de la licencia
solicitada
Traslada el
formulario y
resolución para
firma
Asistente
Administrativo recibe
y reproduce
fotocopia de la
resolución
A
Director recibe y
da visto bueno a
la resolución
Traslada los
documentos a la
Sección de Relación
Contractual Laboral
Patrono Empleado
Notifica al
solicitante la
resolución
Fin
40
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Despacho Superior
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento: Aplicación del Régimen de Despido
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Diciembre 2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Notifica al empleado la apertura de
procedimiento de despido indicándole
la o las causas que lo fundamentan
Se le dará audiencia al empleado, en
los próximos tres días hábiles, se le oirá
por escrito y se suscribirá acta
Presenta los medios de prueba que
considere necesarios
Traslada el expediente completo a la
Dirección de Recursos Humanos
Recibe el expediente analiza y emite
resolución y lo traslada al Despacho en
un lapso de dos días hábiles
Recibe el expediente analiza en un
lapso de ocho días hábiles, los medios
de
pruebas
presentados
por
el
Empleado
Firma la resolución y la traslada
Notifica al Empleado la resolución de
despido
Empleado impugna la resolución?
9.1 Procede paso 10
9.2 Procede paso 13
Impugna ante la junta mixta en un
plazo de tres días hábiles, contados a
partir de la fecha de la notificación
Seguirá desempeñando sus labores
hasta que la Junta Mixta emita su
resolución
Emite resolución en un plazo de
quince días hábiles
Vencido el plazo sin que haya hecho
uso de su derecho a impugnar. La
resolución
queda
firme
administrativamente
Fin del procedimiento
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Jefe
Empleado
Contraloría
Jefe
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Contralor
Despacho
Superior
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Empleado
Contraloría
Junta Mixta
Empleado
41
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre del la Institución: Contraloría General de Cuentas
Nombre de la Dependencia: Dirección de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Aplicación del Régimen de Despido
Dirección de Recursos
Humanos
Contraloría
Página 1/1
Despacho Superior
Inicio
Jefe dará
audiencia al
empleado y
suscribirá Acta
Director notifica al
empleado la apertura
de procedimiento de
despido
Empleado
presenta medios
de pruebas
Jefe traslada el
expediente a
RRHH
Contralor recibe el
expediente analiza
las pruebas
presentadas por el
empleado
Director recibe
expediente analiza,
emite resolución y
traslada
A
Director notifica al
empleado la
resolución de
despido
Firma la
resolución y
traslada
Empleado
Impugna?
No
Si
La resolución queda
firme
administrativamente
Impugna ante la
Junta Mixta en un
plazo de 3 días
hábiles
A
Empleado seguirá
desempeñando sus
labores hasta que la
Junta Mixta resuelva
Junta Mixta emite
resolución en
plazo de quince
días hábiles
Fin
42
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Despacho Superior
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento: Aplicación de Medidas Disciplinarias
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Diciembre 2012
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Notifica al empleado la apertura del
procedimiento disciplinario otorgando
un plazo de 48 horas para que evacue
la audiencia
Evacua la audiencia y si considera que
la sanción impuesta es injusta,
presentará su medio de impugnación
ante el Despacho Superior
Dicta
la
primera
resolución,
confirmando o dejando sin efecto la
medida disciplinaria y traslada
Notifica la resolución al Empleado
Recibe la notificación e impugna ante
el Despacho Superior en un plazo de
72 horas
Elabora una segunda resolución donde
se ratifica, modifica o deja sin efecto la
Sanción impuesta al empleado
Traslada la resolución a Recursos
Humanos
Notifica la resolución al Empleado
Si la notificación implica suspensión
se notificará al Departamento de
Administración
de
Recursos
Humanos
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Empleado
Contraloría
Contralor
Despacho Superior
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Empleado
Contraloría
Contralor
Despacho Superior
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Fin del procedimiento
43
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre del la Institución: Contraloría General de Cuentas
Nombre de la Dependencia: Dirección de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Aplicación de Medidas Disciplinarias
Dirección de Recursos
Humanos
Página 1/1
Contraloría
Despacho Superior
Empleado evacua
audiencia e
impugna ante el
Despacho
Contralor dicta la
primera resolución
de la medida
disciplinaria
Inicio
Director notifica al
Empleado la
apertura de
procedimiento
Disciplinario
Traslada la
Resolución a
Recursos
Humanos
Director notifica al
empleado la
resolución
Empleado recibe e
impugna la
resolución ante el
Despacho Superior
Director notifica la
resolución al
empleado
Contralor elabora
una segunda
resolución para el
empleado
Traslada la
notificación a
Recursos
Humanos
Si la notificación
implica suspensión
se notificará al Depto
de RRHH
Fin
44
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Despacho Superior
Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento: Ascensos del Personal Permanente
Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Mayo 2013
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Elabora el listado de los candidatos
seleccionados y lo traslada
Presenta listado de candidatos en el
Despacho Superior
Recibe, verifica y analiza los listados
Aprueba los listados y devuelve al
Director
Recibe los listados y los traslada para
que continúe el trámite
Alimenta la base de datos para
elaborar Acuerdo
Traslada el Acuerdo al Asistente 2
Revisa el Acuerdo y lo traslada para
firma del Contralor
Recibe, revisa, analiza, firma el
Acuerdo y lo traslada
Reproduce fotocopia del Acuerdo y
notifica a la Sección de Relación
Laboral
Contractual
Patrono
Empleado
Recibe, elabora Acta y certifica la
misma
Convoca al Interesado, para ser
notificado y completar información
Asistente
Director
Contralor
Dirección de
Recursos Humanos
Despacho
Superior
Director
Asistente 1
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente 2
Contralor
Despacho
Superior
Asistente 1
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
Asistente 1
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Dirección de
Recursos Humanos
45
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Despacho Superior
Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento: Ascensos del Personal Permanente
Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Mayo 2013
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
13
Firma el Acta, cédula de notificación y
completa papelería
16
Traslada expediente, fotocopia del
Acuerdo, certificación del Acta para la
elaboración del movimiento
Elabora, imprime y firma el cuadro de
movimiento
Confronta
y
firma
cuadro de
movimiento de personal
17
Autoriza
y
firma
cuadro
movimiento de personal
14
15
18
19
20
21
22
23
24
25
de
Traslada cuadro de movimiento al
Departamento
de
Nóminas
y
documentación
a
Relación
Contractual
Opera
en
el
Sistema
de
Guatenóminas y firma el cuadro de
operado
Traslada cuadro de movimiento al
Archivo
Ingresa a bases de datos RUE y SAG
Notifica a las partes (inventarios,
Auditoría
Interna,
Contabilidad,
Probidad e Informática)
Traslada Expediente al Archivo
Documental
Archiva
cuadro
operado,
documentación
de
soporte
y
expedientes
Interesado
Asistente 1
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Jefe
Director
Dirección de
Recursos Humanos
Asistente
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Jefe
Asistente
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Asistente
Sección de Relación
Laboral Contractual
Patrono Empleado
Asistente
Departamento de
Archivo Documental
y Expedientes
Laborales
Fin del Procedimiento
46
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Ascensos del Personal Permanente
Sección de
Dirección de
Departamento de Departamento de
Despacho
Relación Laboral
Recursos
Administración
Nóminas y
Superior
Contractual
Humanos
de RRHH
Compensaciones
Patrono Empleado
Inicio
Asistente elabora el
listado de
Candidatos
seleccionados y
traslada
Director presenta
listado de
candidatos al
Despacho
Contralor recibe,
verifica y analiza
los listados
Director recibe
listados y traslada
para que continúe
el trámite
Contralor aprueba
los listados y
devuelve al
Director
Asistente 1
alimenta base de
datos para
elaborar Acuerdo
Asistente 1
traslada el
Acuerdo al
Asistente 2
Contralor recibe,
revisa, analiza,
firma el Acuerdo y
traslada
Asistente 2 revisa
y traslada para
firma del Contralor
Asistente 1
reproduce fotocopia
del Acuerdo y
notifica a la Sección
de Relación Laboral
Jefe confronta y
firma cuadro de
movimiento de
personal
B
C
Asistente ingresa
a base de datos
RUE y SAG
Interesado firma el
Acta, cedula de
notificación y
completa papelería
Director autoriza y
firma cuadro de
movimiento
personal
A
Asistente recibe,
elabora Acta y
hace certificación
de la misma
Asistente 1 convoca
al Interesado, para
ser notificado y
completar
información
Asistente 1 traslada
expediente, fotocopia
de Acuerdo y
ccertificación del
Acta
Asistente elabora,
imprime y firma el
cuadro de
movimiento
Asiste traslada cuadro
de movimiento al Depto.
de Nóminas y
documentación a
Relación Contractual
Jefe opera en el
Sistema de
Guatenominas y
firma el cuadro
operado
Asistente traslada
cuadro de
movimiento al
Archivo
Asistente notifica
a las partes
interesadas
A
Traslada expediente
al Archivo
Documental
Asistente del Depto.
de Archivo
Documental archiva
expediente
B
Fin
C
47
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones
Hoja 1 de 1
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS
Fecha de Elaboración:
Mayo/2013
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Presenta el formulario de solicitud
relacionado con el IGSS a la Ventanilla
de
Recepción
y
Trámite
de
Documentos
Traslada
el
formulario
al
Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Recibe y elabora la certificación y/o la
constancia solicitada
Traslada el formulario y el documento
al Jefe para firma
Recibe y firma la certificación y/o
constancia solicitada
Traslada los documentos a la Sección
de
Recepción
y
Trámite
de
Documentos
Recibe los documentos y los entrega al
solicitante
Archiva el formulario y copia azul
como constancia de que ya entregó lo
solicitado
Puede
realizarlo
también
como
proceso especial llamando al Depto.
de Recursos Humanos y solicitar el
certificado, se ejecutan los pasos 1 al 6
y previo a que se le entregue debe
llenar el formulario de solicitud
relacionada con el IGSS y continúan
con el paso 8
Empleado
Dependencias de la
CGC
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Asistente
Administrativo
Jefe
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Asistente
Administrativo
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Empleado
Dependencias de la
CGC
Fin del procedimiento
48
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Administración de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social IGSS
Dependencias
de la CGC
Sección de Recepción y
Trámite de Documentos
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Inicio
Empleado presenta
formulario de solicitud
relacionado con el IGSS
Encargado de Ventanilla
traslada el formulario al
Depto. de Administración
de RRHH
Asistente
Administrativo recibe y
elabora la certificación
y/o la constancia
solicitada
Asistente
Administrativo
traslada el formulario y
el documento al Jefe
para firma
Jefe recibe y firma la
certificación y/o
constancia solicitada
Encargado de
Ventanilla recibe los
documentos y los
entrega al solicitante
Empleado puede
realizar un proceso
especial llamando al
Depto. de RRHH
Asistente
Administrativo traslada
los documentos a la
Sección de Recepción
y Trámite de
documentos
Encargado de
Ventanilla archiva el
formulario y copia azul
como constancia de
entregado
Fin
49
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamentos de Salud, Higiene y
Seguridad
Procedimiento: Avisos por Enfermedad
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Mayo/2013
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
Empleado debe reportar vía telefónica
a su Jefe inmediato, que se encuentra
con quebrantos de salud
Jefe Inmediato completa la boleta de
Salud y la hace llegar antes de las 8:30
horas al Departamento de Salud,
Higiene y Seguridad
Firma de recibido la boleta y archiva
temporalmente
Traslada las boletas recopiladas un día
anterior al médico de turno
10
11
Fin del procedimiento
8
9
Dependencias de la
CGC
Jefe Inmediato
/mensajero
Asistente
Administrativo
El empleado se presenta a consulta y
se revisa las boletas de reporte del día
Médico - Empleado
anterior y se avala por medio de boleta
de suspensión médica de la Institución
su ausencia del día anterior
Presenta la boleta de suspensión
Empleado
médica a la Ventanilla de Recursos
Humanos y copia a su Jefe Inmediato
Recibe y sella la copia de la boleta de
suspensión médica
Traslada la boleta de suspensión a
Encargada de Marcaje
Ingresa la información al SAG para su
justificación de marcaje luego lo envía
al
Departamento
de
Archivo
Documental y Expedientes Laborales
Archiva la suspensión médica en
donde corresponde
7
Empleado
Encargado de
Ventanilla
Asistente
Administrativo
Asistente
Administrativo
Departamento de
Salud, Higiene y
Seguridad
Dependencias de la
CGC
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Departamento de
Archivo Documental y
Expedientes Laborales
50
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Nombre de la Dependencia: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad
Nombre del Procedimiento: Avisos por Enfermedad
Dependencias
de la CGC
Departamento de
Salud, Higiene y
Seguridad
Sección de
Recepción y
Trámite de
Documentos
Departamento de
Administración de
Recursos
Humanos
Página 1/1
Departamento de
Archivo
Documental y
Expedientes
Laborales
Inicio
Empleado reporta vía
telefónica que se
encuentra con
quebrantos de salud
Jefe Inmediato llena
boleta y la entrega antes
de la 8:30 a Salud,
Higiene y Seguridad
Asistente Administrativo
firma de recibido la
boleta y archiva
temporalmente
Traslada las boletas
recopiladas un día
anterior al médico de
turno
Empleado presenta la
suspensión médica a la
ventanilla de RRHH y
copia al Jefe Inmediato
Empleado se presenta a
consulta y el médico
avala la ausencia del día
anterior
Encargado de
Ventanilla recibe y
sella la copia de la
suspensión médica
Traslada la
suspensión al
encargado de marcaje
Ingresa la suspensión
al SAG para justificar
y traslada
Archiva
Fin
51
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad
Procedimiento: Consulta y/o Suspensión Médica
Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Mayo/2013
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Solicita
cita
para
odontología,
nutricional o psicología al Asistente
Administrativo en la Clínica
Verifica en el libro de consultas, asigna
fecha y hora para la cita, anota en el
libro y entrega control de citas al
empleado
Para consulta con el Médico General
no necesita hacer cita
Se presenta a consulta en la Clínica de
la Institución, llena expediente, ficha o
re-consulta
Revisa signos vitales
Ausculta al paciente con examen
general y específico para sus molestias
(durante la consulta debe permanecer
entre cerrada la puerta y sin llave por
emergencias)
Extiende receta y/o suspensión según
sea el caso
Archiva
los
documentos
donde
corresponde
¿Recibió receta y/o suspensión?
9.1 Si: procede paso 10
9.2 No: procede paso 15
Entrega la receta en la Sección de
Almacén y Proveeduría por su
medicamento
Presenta la suspensión médica en
Ventanilla de Recursos Humanos
Empleado
Dependencias de la
CGC
Asistente
Administrativo
Departamento de
Salud, Higiene y
Seguridad
Empleado
Dependencias de la
CGC
Paramédico
Médico
Departamento de
Salud, Higiene y
Seguridad
Asistente
Administrativo
Empleado
Dependencias de la
CGC
52
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad
Procedimiento: Consulta y/o Suspensión Médica
Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Mayo/2013
Paso
Actividad
12
Recibe y sella la copia de la boleta de
suspensión médica
13
Traslada la boleta de suspensión
médica al Encargada de Marcaje
15
Ingresa la información al SAG para su
justificación de marcaje luego lo envía
al
Departamento
de
Archivo
Documental y Expedientes Laborales
Archiva la suspensión médica donde
corresponde
16
Fin del procedimiento
14
Responsable
Unidad
Administrativa
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Asistente
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Asistente
Administrativo
Departamento de
Archivo Documental y
Expedientes Laborales
53
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Nombre de la Dependencia: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad
Nombre del Procedimiento: Consulta y/o Suspensión Médica
Dependencias
de la CGC
Departamento de
Salud, Higiene y
Seguridad
Sección de
Recepción y
Trámite de
Documentos
Página 1/1
Departamento de
Administración de
Recursos
Humanos
Departamento de
Archivo
Documental y
Expedientes
Laborales
Inicio
Empleado solicita cita
para odontología,
nutricional o
psicología
Asistente Administrativo
verifica en libro de
consultas, asigna fecha y
hora
Empleado se presenta a
la Clínica, llena
expediente, ficha o reconsulta
Para consulta con el
Médico General no
necesita cita
Paramédico revisa
signos vitales
Médico ausculta al
paciente, con examen
general y específico
para sus molestias
Médico extiende
receta y/o suspensión
según sea el caso
Asistente archiva los
documentos donde
corresponde
Empleado
Recibió receta y/
o suspensión?
No
Si
A
Empleado solicita
medicamento en la
Sección de Almacén y
Proveedurìa
Empleado presenta la
suspensión médica en
ventanilla de Recursos
Humanos
Encargado de
Ventanilla. sella la
copia de la
suspensión médica
Encargado de
Ventanilla traslada la
suspensión al
encargado de marcaje
Archiva
suspensión
Asistente ingresa la
información al SAG
para justificar el
marcaje y traslada
A
Fin
54
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Procedimiento: Seguro de Vida y Médico del Personal de la
Hoja 1 de 1
Contraloría General de Cuentas
Fecha de Elaboración:
Mayo/2013
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
Llena Boleta de Seguro y Boleta de
Consentimiento
2
Recibe, sella y traslada boletas al
Asistente
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Empleado
Encargado de
Ventanilla
Recibe,
clasifica
las
boletas,
actualización de papelería, nuevo
ingreso
o
renuncia
de
los
colaboradores
Asistente
Envía documentación al Corredor del
Seguro antes del 8 de cada mes
Autoriza y actualiza su base, según los
documentos enviados
Corredor
Envía la documentación al Asistente
en 3 días hábiles máximo
Recibe,
elabora
listado
de
colaboradores que tienen el seguro,
(vigente, nuevos y coloca las bajas o
retiros) y si hubo asegurados que
Asistente
fallecieron durante el mes anterior
deben colocarse como bajas en los
listados
al
siguiente
mes
del
fallecimiento
Hacen cuadre de los asegurados
Asistente y Corredor
Envía
listado
y
cuadre
al
Departamento
de
Nóminas
y
Asistente
Compensaciones
Opera en el Sistema de Nóminas,
bonos internos y los descuentos (altas
Asistente
y bajas)
Fin del procedimiento
Dependencias de la
CGC
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
55
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Administración de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Seguro de Vida y Médico del Personal de la Contraloría
General de Cuentas
Dependencias
de la CGC
Sección de
Departamento de
Recepción y Trámite Administración de
de Documentos
Recursos Humanos
Departamento de
Nóminas y
Compensaciones
Inicio
Empleado llena boleta
de Seguro y Boleta de
Consentimiento
Encargado de
Ventanilla recibe, sella
y traslada boleta al
Asistente
Asistente recibe,
clasifica las boletas,
actualización de
papelería, nuevo
ingreso o renuncia
Asistente envía
documentación al
Corredor del Seguro
antes del 8 de cada
mes
Corredor autoriza y
actualiza su base,
según los documentos
enviados
Corredor envía la
documentación al
Asistente en 3 días
hábiles máximo
Asistente recibe,
elabora listado del
seguro y si hubo
asegurados que
fallecieron se colocan
como bajas
Asistente y Corredor
hacen cuadre de los
asegurados
Asistente envía listado
y cuadre al Depto.
Nóminas y
Compensaciones
Asistente opera en el
sistema de Nóminas,
bonos internos y
descuentos
Fin
56
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Procedimiento: Autorización de Formulario para Préstamo del
Hoja 1 de 1
Banco de los Trabajadores
Fecha de Elaboración:
Mayo/2013
Unidad
Paso
Actividad
Responsable
Administrativa
1
2
3
4
Solicita
voucher
de
sueldo
y
constancia de ingresos en la Ventanilla
de RRHH
Al recoger lo solicitado debe hacerlo
personalmente y/o hacer una carta de
autorización para que alguien realice
el trámite
Llena formulario para préstamo de
BANTRAB (no se aceptan formularios
que estén en blanco, con enmiendas ni
tachones)
Ingresa en Ventanilla de RRHH el
formulario para autorización
10
Recibe el formulario y lo traslada al
Departamento de Administración de
Recursos Humanos
Revisa formulario verifica los datos y
firma de autorizado
Si el Jefe de Administración de
Recursos Humanos no se encuentra se
traslada al Jefe de Nóminas y
Compensaciones para firma
En el caso del personal de los edificios
zona uno y dos lo firma el Jefe del
Departamento de Recursos Humanos
Traslada el formulario autorizado a la
Ventanilla de Recursos Humanos
Entrega formulario autorizado al
interesado
11
Fin del Procedimiento
5
6
7
8
9
Empleado
Dependencias
de la CGC
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
Jefe
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Encargado de
Ventanilla
Sección de Recepción y
Trámite de
Documentos
57
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Administración de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Autorización de Formulario para Préstamo del Banco
de los Trabajadores
Dependencias
de la CGC
Sección de Recepción y
Trámite de Documentos
Departamento de
Administración de
Recursos Humanos
Inicio
Empleado solicita
voucher de sueldo
y constancia de
ingresos
Al recoger lo
solicitado debe
hacerlo
personalmente o
autorizar a alguien
Empleado llena
formulario para
préstamo
Ingresa en
Ventanilla el
formulario
Encargado de
Ventanilla recibe
el formulario y lo
traslada
Jefe revisa
formulario, verifica
los datos y firma
Si el Jefe de
Administración no
está firma el Jefe
de Nóminas
En el caso del
personal de zona 1 y
2 firma el jefe del
Departamento de
RRHH
Encargado de
Ventanilla entrega
el formulario al
interesado
Traslada el
formulario a la
Ventanilla de
RRHH
Fin
58
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Expedientes Laborales y
Archivo Documental
Procedimiento: Escaneo y Archivo de Documentos
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Mayo/2013
Paso
1
2
3
4
5
Actividad
Responsable
Unidad
Administrativa
Asistente
Administrativo
Departamento de
Expedientes Laborales
y Archivo Documental
Recepción
de
documentos
que
ingresan
de
los
diferentes
Departamentos de la Dirección
Clasifica la documentación que se
escanea y la que se archiva físicamente
Escanea la documentación, la guarda
en el archivo digital del RUE en la
carpeta de cada empleado, si es
actualización de documento transitorio
se reemplaza por el existente en el
RUE
Archiva en el expediente físico de cada
empleado la documentación, si es
actualización de documento transitorio
se reemplaza por el existente en el
expediente
Fin del Procedimiento
59
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas
Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Expedientes Laborales y Archivo
Documental
Nombre del Procedimiento: Escaneo y Archivo de Documentos
Departamento de Expedientes Laborales
y Archivo Documental
Inicio
Recepción de
documentos que ingresan
de los diferentes
Departamentos de
RRHH
Clasifica la
documentación que se
escanea y la que se
archiva fisicamente
Escanea documentación,
la guarda en el archivo
digital del RUE, si es
actualización se remplaza
el documento existente
en el RUE
Archiva en el expediente
físico de cada empleado
la documentación si es
actualización se remplaza
el documento existente
en el expediente
Fin
60
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos
Administrativos
Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo
puede ser acción o lugar; además, se usa para
indicar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona información.
Actividad:
Describe
las
funciones
que
desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento
que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro
del flujo en donde se debe tomar una decisión
entre dos o más opciones.
Archivo Permanente: Indica que se guarde un
documento en forma permanente.
Archivo Temporal: Indica que se guarde un
documento en forma temporal.
61
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Recursos Humanos
Proceso Predefinido: Hace referencia a otro
procedimiento preestablecido.
Conector de página: Representa una conexión o
enlace con otra hoja diferente, en la que continúa
el diagrama de flujo.
Conector: Representa una conexión o enlace del
diagrama de flujo dentro de la misma página.
Transporte
o
Desplazamiento:
Indica el
movimiento de los empleados, material y equipo
de un lugar a otro.
Conector
Dinámico:
Establece
automática la ruta entre las formas.
de
forma
Conector de Línea: Conecta los procesos en el
diagrama, mediante líneas rectas.
62