Procesos de Selección

Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional – USAID
PROYECTO
“TRANSPARENCIA EN LAS
ADQUISICIONES ESTATALES”
LOS PROCESOS DE
SELECCIÓN
2004
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Material de Enseñanza de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales
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Presentación
El Proyecto “Transparencia en las Adquisiciones Estatales” fue diseñado con el objeto de contar
con un sistema transparente de adquisiciones y contrataciones estatales asegurando el
conocimiento de la normatividad estatal a fin de lograr el uso óptimo de los recursos públicos de
los gobiernos locales elegidos, sentando las bases para el establecimiento de un Programa
Nacional de Capacitación en Adquisiciones y Contrataciones Estatales.
Como parte de las actividades del proyecto, y en coordinación con la Gerencia de Capacitación e
Informaciones del CONSUCODE se seleccionó profesionales de diversas especialidades para que
puedan apoyar en las labores de capacitación a las autoridades de los gobiernos regionales y
locales ubicados en las regiones de San Martín, Huánuco, Pasco, Junín, Ucayali, Ayacucho y
Cusco.
En un primer momento se encargó a profesionales expertos la elaboración de materiales que
faciliten la labor docente de los profesionales seleccionados por el Proyecto. Es así que se contó
con el apoyo del C.P.C. Ángel Carrillo Lévano para desarrollar el tema “Plan Anual”, el Dr. Luis
Rubio del Castillo el tema “Comité Especial”, el Dr. Erick Caso Giraldo “Bases Administrativas”,
el Dr. Juan Carlos Morón Urbina “Exoneraciones”, el Dr. Juan Antonio Silva Sologuren
“Procesos de Selección”, el Ing. Carlos López Avilés “Evaluación y Calificación de Propuestas” el
Dr. Mario Linares Jara “Garantías y Contratos”, la Dra. Cecilia Alzamora Valdéz “Solución de
controversias en el Proceso de Selección”, el Dr. Róger Rubio Guerrero “Solución de
Controversias mediante el Arbitraje y la Conciliación”, el Ing. Miguel Salinas Seminario
“Consultoría y Ejecución de Obras” y la Dra. Ada Basulto Liewald “Vaso de Leche”.
Los cinco primeros temas fueron revisados por la Lic. Lucy Chávez Martinench y los restantes
por la Lic. Beatriz Alcalá Espinoza, educadoras contratadas por el Proyecto, quienes se
encargaron de introducir elementos pedagógicos. Sin embargo, estos instrumentos están siendo
revisados por lo que constituyen aún material preliminar y su distribución es sólo con fines
metodológicos.
Asimismo, debemos señalar que estos materiales han sido revisados por profesionales del
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, como el Dr. Héctor Inga
Huamán, la Dra. Patricia Seminario Zavala, el Dr. Derik La Torre Bozo, el Dr. Nilo Vizcarra Ruíz,
el Dr. Oscar Luna Milla y la Dra. Lily Solari Navarro.
Esperamos que estos materiales que se encuentran en revisión puedan ser de utilidad para los
profesionales que están colaborando en el proceso de capacitación en los cursos dirigidos a los
responsables de las contrataciones estatales de los Gobiernos Regionales y Locales.
Ana Teresa Revilla Vergara
Jefa del Proyecto
Transparencia en las Adquisiciones Estatales
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Los Procesos de Selección”
Capítulo I: Introducción
1) Principales diferencias entre las Adquisiciones y Contrataciones entre
Particulares y aquellas que realizan las Entidades del Estado.
2) Concepto de Entidades.
3) Ámbito de Aplicación del TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento.
4) Característica Principal de las Adquisiciones y Contrataciones Estatales.
5) Diferencia entre Proceso de Adquisición o Contratación y Proceso de
Selección.
6) Fases de los procesos de adquisición o contratación.
7) Etapas del proceso de selección.
8) Principios que rigen las adquisiciones y contrataciones del Estado.
9) Órganos y Organismos con Potestad para Convocar Procesos de Selección
Capítulo II: La Fase de Preparación
1) El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
2) Cuestiones previas a la Fase de Preparación.
3) La Fase de Preparación.
Capítulo III: La Fase de Selección: El Proceso de Selección
1) Tipos de procesos de selección
2) Determinación del Proceso de Selección.
2.1) Licitación Pública.
2.2) Concurso Público.
2.3) Adjudicación Directa Pública.
2.4) Adjudicación Directa Selectiva.
2.5) Adjudicación de Menor Cuantía.
3) ¿Existen límites mínimos para convocar un proceso de selección?
4) Las Etapas de los Procesos de Selección.
4.1) La Convocatoria.
4.2) La Venta de Bases Administrativas.
4.3) La Presentación de Consultas, Absolución y Aclaración a las Bases
Administrativas.
4.4)
Observaciones a las Bases e Integración.
4.4.1) Esquema del Trámite de las Observaciones.
4.5)
La Integración de las Bases.
4.6) Presentación de propuestas.
4.7) Evaluación de propuestas.
4.8) Otorgamiento de la Buena Pro.
4.9) Citación para celebrar contratos.
4.10) La formalización de los contratos.
5) La prórroga y la postergación de etapas en los procesos de selección.
6) La declaratoria de desierto.
7) La cancelación de los procesos de selección.
8) La nulidad de oficio de los procesos de selección.
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“Los Procesos de Selección”
Los procesos de selección son aquellos procedimientos administrativos que las
entidades públicas deben conducir a fin de elegir a la persona natural o jurídica
que se encargará de abastecerlas de los bienes, de prestarle los servicios o de
ejecutar las obras que resulten necesarios para la ejecución de las actividades que
son de competencia de tales entidades.
Objetivo Principal del Tema.
1. Describir cada una de las actuaciones que realiza una entidad pública cuando
desea adquirir o arrendar un bien, contratar un servicio u ordenar la ejecución
de una obra.
2. Proporcionar elementos de apoyo a los órganos competentes para la
conducción del proceso de selección a efectuarse, desde que surge la
necesidad de adquirir o contratar hasta que se celebra el contrato respectivo.
Objetivos de Aprendizaje
1. Conocer cada una de las actuaciones que deben desarrollarse cuando una
Entidad desea adquirir o arrendar un bien, contratar un servicio u ordenar la
ejecución de una obra; distinguiendo las fases en las que tales procesos se
dividen.
2. Diferenciar los procesos de selección existentes y conocer los elementos que
deben tenerse en cuenta para determinar, ante un caso concreto, cuál es el
proceso de selección adecuado para realizar una adquisición o contratación.
3. Determinar las competencias que le corresponden a cada uno de los órganos
que intervienen en los procesos de adquisición o contratación.
4. Conocer la Base Legal aplicable a los procesos de adquisición o contratación.
5. Conocer los principios que regulan las adquisiciones y contrataciones del
Estado y su importancia en la realización de tales procesos.
LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
Capítulo I
Introducción
1) Principales Diferencias entre las Adquisiciones y Contrataciones que realizan
los Particulares y Aquellas que Realizan las Entidades del Estado.
A diferencia de lo que sucede con los particulares, las Entidades del Estado (en
adelante, las Entidades) cuando desean adquirir o arrendar un bien
(computadoras, útiles de escritorio, uniformes, vehículos, etc.), contratar un
servicio (limpieza, mantenimiento, seguridad y vigilancia, consultorías legales,
consultorías económicas, etc.) u ordenar la ejecución de una obra (construcción o
remodelación del local institucional, reparación de pistas y veredas, construcción
de un puente, etc.) deben ajustarse a una serie de pautas de carácter legal que
regulan todo el proceso de adquisición o contratación, entendiendo por este al
conjunto ordenado y concatenado de actuaciones que se realizan desde que se
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aprueba la adquisición o contratación del bien, servicio u obra hasta que concluye
la ejecución del contrato respectivo a través del cual se pactó la venta o
arrendamiento del bien, la prestación del servicio o la ejecución de la obra. Es
decir, las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades deben
realizarse de manera ordenada siguiendo las pautas establecidas en el Sistema
Jurídico Nacional, a diferencia de los particulares, quienes realizan sus
adquisiciones y contrataciones siguiendo su propia lógica y de acuerdo a sus
propias reglas, en ejercicio de su autonomía.
Las pautas a las que deben ajustarse las Entidades cuando realizan sus procesos
de adquisición o contratación están contenidas, básicamente, en el Texto Único
Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (en adelante,
TUO de la Ley N° 26850), aprobado mediante Decreto Supremo N° 012-2001PCM, y en su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N° 013-2001PCM (en adelante, el Reglamento). Ambas disposiciones fueron publicadas en el
Diario Oficial El Peruano con fecha 13 de febrero de 2001, entrando en vigencia a
partir del 15 de marzo del mismo año.
2) Concepto de Entidades.
Por Entidades debemos entender a todas las instituciones del Sector Público
Nacional, con personería jurídica de Derecho Público, así como también a las
unidades ejecutoras del referido sector. También estarán comprendidas dentro de
dicho concepto las empresas del Estado de Derecho Público o Privado, ya sean de
propiedad del Gobierno Central, Regional o Local, y las empresas mixtas en las
cuales el control de las decisiones de los órganos de gestión esté en manos del
Estado.
3) Ámbito de Aplicación del TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento.
El TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento consagran las disposiciones legales
que regulan la actuación de las entidades cuando desean adquirir o arrendar un
bien (es decir, cuando desean comprar o alquilar un bien), contratar un servicio (es
decir, cuando el servicio se va a prestar a su favor) u ordenar la ejecución de una
obra.
La actuación de las entidades cuando desean vender o dar en
arrendamiento un bien (es decir, cuando actúan como vendedoras o
arrendadoras), prestar un servicio (es decir, cuando actúan como prestadoras de
servicios) o ejecutar una obra por cuenta propia o por encargo de terceros, está
regulada por otras disposiciones legales, distintas de las mencionadas y cuyo
análisis no es materia de este documento.
Base Legal
Norma legal que
lo aprueba
Texto
Único Decreto Supremo
Ordenado de la Ley N° 012-2001-PCM
26850
Reglamento de la Decreto Supremo
Ley 26850
N° 013-2001-PCM
Fecha de
Publicación en el
Diario Oficial El
Peruano
Fecha de Vigencia
13 de febrero de
2001
15 de marzo de
2001
4) Característica Principal de las Adquisiciones y Contrataciones Estatales.
La característica principal de las adquisiciones y contrataciones que realizan las
Entidades es que la selección del proveedor que se encargará de venderle o darle
en arrendamiento el bien, de prestarle el servicio o de ejecutar la obra se
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efectuará, de manera objetiva, por medio de un (por llamarlo en términos
coloquiales) concurso, el mismo que es denominado, en términos legales, “proceso
de selección”.
Es decir, la selección del proveedor por parte de la Entidad no se produce de
manera libre o subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de selección que
debe conducirse de acuerdo con las pautas establecidas en el TUO de la Ley N°
26850 y su Reglamento.
5) Diferencia entre Proceso de Adquisición o Contratación y Proceso de
Selección.
Pese a que la similitud de los términos puede originar confusión, debemos
diferenciar entre el proceso de adquisición o contratación y el proceso de
selección. Habíamos visto que el proceso de adquisición o contratación es el
conjunto ordenado y concatenado de actuaciones que se realizan desde que se
autoriza la adquisición o contratación del bien, servicio u obra hasta que culmina la
ejecución del contrato respectivo a través del cual se pactó la venta o
arrendamiento del bien, la prestación del servicio o la ejecución de la obra. En
tanto que, el proceso de selección, es el “concurso” que permite elegir, de
manera objetiva, al proveedor que se encargará de vender o dar en arrendamiento
un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.
El proceso de selección se inserta dentro del proceso de adquisición o
contratación, es una fase más dentro de este proceso.
6) Fases de los procesos de adquisición o contratación.
Los procesos de adquisición o contratación que llevan a cabo las entidades tienen
tres grandes fases: Preparación de la Selección, Selección (identificada con el
proceso de selección) y Ejecución Contractual.
a) Preparación de la Selección: Es la fase que va desde que se aprueba la
adquisición o contratación hasta que se produce la convocatoria del proceso de
selección respectivo.
Dentro de esta fase encontramos, además de la aprobación de la adquisición o
contratación, a las siguientes actuaciones de carácter administrativo:
designación del comité especial, elaboración y aprobación de las Bases, entre
otras.
b) Selección: Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de selección
hasta la celebración del contrato respectivo.
(Más adelante, haremos una descripción clara de cada una de las etapas que
componen la fase de selección.)
c) Ejecución Contractual: Es la fase que va desde la celebración hasta la
liquidación del contrato.
En esta fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la
prestación del servicio o la ejecución de la obra.
FASES DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN
EJECUCIÓN
PREPARACIÓN DE LA
SELECCIÓN
CONTRACTUAL
SELECCIÓN
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1. Autorización de la
Adquisición o
Contratación, y
Designación del
Comité Especial.
2. Entrega del Expediente
al Comité Especial
3. Elaboración del
Proyecto de Bases
Administrativas
4. Numeración del
Proceso de Selección
5. Aprobación
de
las
Bases Administrativas.
1) Celebración del
1. Convocatoria y Venta
contrato.
de Bases.
2. Presentación de
2) Ejecución de las
consultas, absolución
prestaciones derivadas
y aclaración de las
del contrato.
Bases.
3. Formulación de
3) Liquidación del
observaciones a las
contrato.
Bases e integración
de éstas.
4. Presentación y entrega
de propuestas.
5. Evaluación y
calificación de
propuestas.
6. Otorgamiento de la
Buena Pro.
7. Citación para la
celebración del
contrato.
8. Celebración del
Contrato.
7) Etapas del proceso de selección.
Los procesos de selección, en términos generales, se desarrollan a través de las
siguientes etapas:
a) Convocatoria.
b) Venta de Bases.
c) Presentación de consultas, absolución y aclaración de las Bases.
d) Formulación de observaciones a las Bases e integración de éstas.
e) Presentación y entrega de propuestas.
f) Evaluación y calificación de de propuestas.
g) Otorgamiento de la Buena Pro.
h) Citación para la celebración del contrato.
i) Celebración del Contrato.
(Base legal: Artículo 17 concordado con el artículo 49 del Reglamento.)
8) Principios que rigen las adquisiciones y contrataciones del Estado.
Siguiendo la postura asumida por el legislador en la Ley del Procedimiento
Administrativo General, se ha establecido en el Reglamento que los principios que
regulan las adquisiciones y contrataciones del Estado tendrán un triple objetivo:
a) Servir de sustento o de base a los procesos de adquisición o contratación.
b) Servir de criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan
suscitarse en la aplicación del TUO de la Ley N° 26850 y del Reglamento.
c) Suplir los vacíos del TUO de la Ley N° 26850 y del Reglamento.
Los principios, entonces, no son meras declaraciones programáticas que
establecen parámetros morales de conducta a los que resultaría recomendable
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que se ajusten los agentes públicos y privados que intervienen en los procesos de
adquisición o contratación. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el
texto de la norma, su aplicación se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la
elaboración de disposiciones reglamentarias, por parte de las Entidades Públicas
con competencia para ello, como en la interpretación o integración del TUO de la
Ley N° 26850 y del Reglamento.
Los principios que regulan las adquisiciones y contrataciones del Estado son los
siguientes:
• Principio de Moralidad.
• Principio de Libre Competencia.
• Principio de Eficiencia.
• Principio de Transparencia.
• Principio de Economía.
• Principio de Vigencia Tecnológica.
• Principio de Trato Justo e Igualitario.
(Base legal: artículo 3 del TUO de la Ley N° 26850 y artículo 3 del Reglamento)
Por citar algún ejemplo, respecto de la función integradora de los mencionados
principios, podemos plantear el siguiente caso: Se ha establecido que, para
participar en un proceso de selección, el interesado debe haber adquirido
previamente, y de manera necesaria, las Bases Administrativas que regularán
dicho proceso. En las adjudicaciones de menor cuantía para la adquisición o
arrendamiento de bienes y para la contratación de servicios distintos de la
consultoría de obras, se establece que dichas Bases Administrativas se entregarán
de manera gratuita conjuntamente con la invitación a participar en el proceso de
selección. La pregunta que cabe plantear en este caso es ¿Qué sucede con aquel
postor que tomó conocimiento de la realización de la adjudicación de menor
cuantía pero que no ha sido invitado directamente por la Entidad? ¿Puede
participar en el proceso? Ni el TUO de la Ley N° 26850 ni el Reglamento señalan,
de manera expresa, algo al respecto. La respuesta, sin embargo, la podemos
hallar en el inciso 2 del artículo 3 del Reglamento, que regula el Principio de Libre
Competencia. Dicha norma establece literalmente lo siguiente:
“2. Principio de Libre Competencia: En los procedimientos
de adquisiciones y contrataciones se incluirán regulaciones o
tratamientos que fomenten la más amplia y objetiva e
imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores
potenciales…”
En ese orden, la Entidad, considerando que debe fomentarse la “más amplia y
objetiva e imparcial… participación de postores potenciales”, deberá entregarle las
Bases Administrativas a aquel interesado que lo solicite, aún sin estar invitado por
aquella a participar en el proceso de selección.
Otro caso, mucho más discutible, es la posibilidad de adquirir equipo de segunda
mano. Al igual que en el caso anterior, ni el TUO de la Ley N° 26850 ni el
Reglamento establecen nada al respecto. La respuesta la podemos encontrar en
el inciso 4 del artículo 3 del Reglamento, que regula el Principio de Eficiencia,
interpretado sistemáticamente con el inciso 7 del mismo artículo, que recoge al
Principio de Vigencia Tecnológica:
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“4. Principio de Eficiencia: Los bienes, servicios o ejecución
de obras que se adquieran o contraten deben reunir los
requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y/o entrega y
deberán efectuarse en las mejores condiciones para su uso
final.
“7. Principio de Vigencia Tecnológica: Los bienes, servicios
o ejecución de obras deben reunir las condiciones de calidad
y modernidad tecnológica necesarias para cumplir con
efectividad los fines para los que son requeridos, desde el
mismo momento en que son adquiridos o contratados, y por
un determinado y previsible tiempo de duración …”
Centrando el análisis en el primero de los principios enunciados, vemos que los
bienes (categoría en la cual se encuentran los equipos) deben reunir los requisitos
de calidad que garanticen su uso final. Por otro lado, respecto del Principio de
Vigencia Tecnológica, el Reglamento señala que los bienes deben reunir las
condiciones de calidad y modernidad tecnológica necesarias para cumplir no sólo
con efectividad los fines para los que son requeridos sino también para asegurar
que dicho cumplimiento se realice por un determinado y previsible tiempo de
duración. Considerando que un equipo usado no necesariamente tendrá la calidad
y modernidad tecnológica que garantice su uso final y, que, además, por su propia
condición de bien usado, será difícil que sea previsible su tiempo de duración
(salvo que el postor rodee al equipo ofertado de mayores seguridades respecto de
su funcionamiento), opinamos que no resulta procedente la adquisición de equipo
de segunda mano. Sin embargo, repetimos, consideramos admisible una posición
contraria al planteamiento efectuado, tomando en cuenta, sobre todo, el caso
concreto.
9) Órganos y Organismos con Potestad para Convocar Procesos de Selección.
De acuerdo a lo ya mencionado tienen atribuida la potestad de convocar procesos
de selección todas las instituciones del Sector Público Nacional con personería
jurídica de Derecho Público (ministerios, organismos públicos descentralizados,
gobiernos regionales, municipalidades, etc.), así como también las unidades
ejecutoras del referido sector. También estarán comprendidas dentro del concepto
“instituciones del Sector Público Nacional” las empresas del Estado de Derecho
Público o Privado, ya sean de propiedad del Gobierno Central, Regional o Local, y
las empresas mixtas en las cuales el control de las decisiones de los órganos de
gestión esté en manos del Estado.
Cuando en el artículo 2 la ley menciona que, dentro del concepto de entidad se
encuentran también los organismos y dependencias del Estado a los que la Ley
otorgue capacidad para celebrar contratos (y por tanto, tácitamente, le atribuye la
potestad de convocar procesos de selección), en nuestra opinión se refiere a
aquellas instituciones que, sin contar con personalidad jurídica propia, pueden
celebrar contratos en aplicación de la autonomía administrativa que por ley le ha
sido conferida. Tal es el caso de las unidades ejecutoras, órganos que forman
parte de un organismo con personalidad jurídica pero que, sin embargo, sin poseer
dicha personalidad, cuentan tanto con capacidad para celebrar contratos como con
autonomía administrativa. En ese sentido, aquellas instituciones que cuentan con
facultades para celebrar convenios y contratos pero que no cuentan con
autonomía administrativa, no podrán convocar un proceso de selección. Ello,
porque la acción de adquirir o contratar implica un ejercicio de autonomía. Si se
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parte de la premisa que un proceso de selección sólo se convocará si previamente
se ha decidido efectuar la adquisición o contratación requerida (lo cual, además,
implica que la institución cuente con los recursos suficientes o “disponibilidad
presupuestaria” para afrontar la operación), al no tener poder para efectuar dicha
decisión (por no contar con autonomía administrativa), por consecuencia lógica
tampoco podrá efectuar el correspondiente proceso de selección. Es el caso de
los colegios públicos, quienes pese a que cuentan con facultades para celebrar
convenios y contratos en mérito de lo establecido en el Decreto Supremo N° 1442001-EF, no cuentan con autonomía administrativa, no pudiendo, en
consecuencia, convocar un proceso de selección.
Dentro del ámbito municipal, estarían, por lo expuesto, imposibilitados de convocar
procesos de selección por sí mismos, en la medida que no cuentan con autonomía
administrativa, los anexos y/o agencias municipales, que son órganos
descentralizados de las municipalidades que cuentan con ciertas facultades
atribuidas pero que no tienen finalmente la autonomía a la que hacíamos
referencia.
Sin perjuicio de lo dicho, una cuestión distinta es que el Titular del Pliego, la
Máxima Autoridad de la Entidad (en los casos en los que esta no constituya pliego
presupuestario) o quien tenga atribuida, directamente o por delegación, la facultad
de designar al Comité Especial (órgano colegiado encargado de conducir el
proceso de selección) pueda componerlo íntegramente con funcionarios o
servidores que presten servicios en órganos que no cuentan con autonomía
administrativa, ya que en este caso, estas personas actuarán por designación
efectuada por el funcionario competente.
RECUERDA QUE:
Las Entidades del Estado cuando desean adquirir o arrendar un bien, contratar
un servicio u ordenar la ejecución de una obra deben seleccionar al proveedor
que se encargará de hacerlo, de manera objetiva, por medio de un proceso de
selección.
El proceso de selección, es el “concurso” que permite elegir, de manera
objetiva, al proveedor que se encargará de vender o dar en arrendamiento un
bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.
El proceso de adquisición o contratación es un conjunto ordenado y
concatenado de actuaciones que se realizan desde que se aprueba la
adquisición o contratación del bien, servicio u obra hasta que concluye la
ejecución del contrato respectivo a través del cual se pactó la venta o
arrendamiento del bien, la prestación del servicio o la ejecución de la obra.
Las Entidades son todas las instituciones del Sector Público Nacional, con
personería jurídica de Derecho Público, así como también a las unidades
ejecutoras del referido sector.
ACTIVIDADES
1. Establezca la diferencia entre Proceso de Adquisición o Contratación y Proceso
de Selección.
2. Cuales son las fases del proceso de Adquisición o contratación.
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3. Describa a que se refieren, los siguientes principios que regulan la ley.
a. Principio de Transparencia
b. Principio de Libre Competencia
c. Principio de Trato justo e igualitario.
Capítulo II
La Fase de Preparación
1) El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
La preparación de un determinado proceso de selección está sujeta, como regla
general, al requisito de su inclusión dentro del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones de la Entidad. El TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento
consagran una lógica de planificación de las adquisiciones y contrataciones de la
Entidad, ello, para permitir que las Entidades, al planificar con anticipación sus
adquisiciones y contrataciones e incluirlas en un documento de carácter público (el
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado), puedan determinar con
cierta precisión las cantidades aproximadas de los bienes, servicios u obras cuya
adquisición o contratación requerirán durante un determinado año, beneficiándose
de esta manera por los precios menores que se suelen lograr en adquisiciones y
contrataciones de mayor volumen (economía de escala) y por el ahorro en horashombre que podrá efectuarse al realizar sus adquisiciones y contrataciones en una
cantidad menor de operaciones administrativas.
Existen, adicionalmente, otras ventajas que la planificación de las adquisiciones y
contrataciones pueden originar tanto a favor de las Entidades como a favor de los
proveedores que desean participar en procesos de selección, cuyo análisis no
forma parte de la presente ponencia.
Lo relevante, para el proceso de selección en sí, es su previa inclusión dentro del
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad. De acuerdo con la
postura adoptada por el CONSUCODE, que fuera notificada mediante Comunicado
N° 003-2002(PRE), publicado en el Diario Oficial “El Peruano” en marzo de 2002,
será nulo todo proceso de selección que se convoque sin que previamente haya
estado incluido dentro del correspondiente Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones de la Entidad. Cabe indicar que, si el proceso de selección no
estuvo contemplado originariamente dentro del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones (que debe ser aprobado dentro de los treinta días naturales
siguientes de la correspondiente aprobación del presupuesto institucional de la
Entidad), puede ser incluido a lo largo del ejercicio de manera previa a su
convocatoria (Base Legal: artículo 8 del Reglamento). En este caso, la inclusión,
que debe ser aprobada por el Titular del Pliego o por la Máxima Autoridad
Administrativo de la Entidad (en caso esta no constituya pliego presupuestario),
deberá ser notificada tanto a CONSUCODE como a PROMPYME dentro de los
diez días hábiles siguientes de producida dicha aprobación.
Cabe resaltar que la obligación de incluir dentro del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones a los procesos de selección que una Entidad convocará durante un
determinado año está referida a todos los procesos de selección contemplados en
el TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento, con excepción de las adjudicaciones
de menor cuantía. Es decir, no existe la obligación de incluir dentro de su Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones a las adjudicaciones de menor de cuantía
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Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales
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que una determinada Entidad proyecte convocar durante un año, estableciéndose
en el Reglamento que opcionalmente la Entidad podrá incluir información relativa a
este tipo de proceso de selección dentro de su Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones (Base Legal: Literal a) del Artículo 6 del Reglamento).
2) Cuestiones previas a la Fase de Preparación.
Interpretando lo indicado en el artículo 6 del TUO de la Ley N° 26850, puede
afirmarse que la fase de preparación, y por tanto el proceso de adquisición o
contratación, se inicia con la decisión de adquirir o contratar. Sin perjuicio de ello,
existen una serie de actuaciones previas al inicio de la mencionada fase que es
necesario enunciar.
La serie de actuaciones que deben desarrollarse antes de iniciar el proceso de
adquisición o contratación, es decir, que resultan previas a la fase de preparación
de la selección, son las siguientes:
• El requerimiento o pedido. Para poder cumplir con las funciones que les han
sido encomendadas, las entidades, o cada una de las dependencias que las
componen, durante un determinado ejercicio pueden requerir de la adquisición, el
arrendamiento o contratación de una serie de bienes o servicios o de la ejecución
de determinadas obras. Dentro de estos pedidos podemos distinguir, sin
perjuicio de admitir la existencia de otros, los siguientes tipos:
- Aquellos vinculados directamente con el cumplimiento de las funciones de la
Entidad. Ejemplos: requerimiento para ejecutar una obra de infraestructura,
para contratar una empresa que se encargue de redefinir los procesos de
administración tributaria, etc.
- Aquellos vinculados indirectamente con el cumplimiento de las funciones de la
Entidad. Ejemplos: requerimiento de papel, de computadoras, etc.
Los requerimientos vinculados directamente con el cumplimiento de las funciones
de la Entidad, son realizados usualmente por la alta dirección de la Entidad o por
los órganos de línea que la integran (es decir, por aquellos órganos que han sido
diseñados para permitir, de manera directa, la ejecución de las funciones para
las que fue creada la Entidad).
En cambio, los pedidos vinculados
indirectamente con el cumplimiento de las funciones de la Entidad son realizados
por cualquier dependencia de la Entidad, en la medida en que ésta tenga una
determinada necesidad que debe satisfacer para cumplir con la ejecución de las
funciones a su cargo.
Los requerimientos, independientemente de su naturaleza, deben ser dirigidos a
la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad a
fin de que esta se encargue de realizar una serie de actuaciones, que a
continuación se detallarán.
El requerimiento debe incluir, de la manera más clara y detallada posible, la
siguiente información:
- Bien, servicio u obra requerido.
- Cantidad, temporalidad o metrados requeridos según se trate, respectivamente,
de la adquisición de un bien, de la contratación de un servicio o arrendamiento
de un bien, o de la ejecución de una obra.
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- Especificaciones técnicas del bien, servicio u obra. Es decir, la descripción de
las características fundamentales del bien, servicio u obra.
Consideramos que el precio no debe estar incluido en el requerimiento que
efectúe el área usuaria, ya que su determinación será de competencia de la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
• Definición de Cantidad y Especificaciones Técnicas del Bien, Servicio u Obra
requeridos. Pese a lo indicado en el Pronunciamiento N° 113-2003 (GTN) de
fecha 30 de julio de 2003, expedido por el CONSUCODE, consideramos, sobre
la base del artículo 12 del TUO de la Ley N° 26850, que ésta es una tarea que
debe ser realizada por la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad (que, dependiendo de la institución de la cual se
trate, puede denominarse: Unidad de Logística y Abastecimiento, Área o
Gerencia de Administración, etc.), sobre la base de tres elementos:
- Información consignada en el requerimiento o pedido.
- Coordinaciones directas efectuadas con la dependencia de la cual proviene el
requerimiento.
- Estudio de Mercado.
El estudio de mercado implica, valga la redundancia, el “estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado” respecto del bien, servicio u obra requerido
(base legal: artículo 12 del TUO de la Ley N° 26850). Puede adoptar una
diversidad de formas tales como la recopilación de cotizaciones de diversos
proveedores, el estudio en Internet de los precios y características del bien, el
intercambio de información con otras Entidades, la creación de una base de
datos actualizable de manera periódica de la cual puede extraerse información,
etc.
• Proyección del Valor Referencial. El valor referencial es el costo estimado
aprobado por la Entidad para la adquisición o arrendamiento de bienes, para la
contratación de servicios y para la ejecución de obras, sobre la base de los
precios de mercado (base legal: artículo 27 del Reglamento). Su proyección es
una tarea que debe ser realizada también por la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones de la Entidad, de manera simultánea con la
definición de la cantidad y especificaciones técnicas del bien, servicio u obra
requeridos.
De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo N° 017/010 del Tribunal de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, publicado el 23.09.02 en el diario
Oficial El Peruano, los valores referenciales que establezcan las Entidades y las
propuestas económicas que presenten los postores participantes en los procesos
de selección convocados en aplicación de la Ley, su Reglamento y demás
normas ampliatorias, modificatorias y conexas, deben ser formuladas en cifras
monetarias que consideren hasta un máximo de dos (2) decimales.
• Verificación de la Disponibilidad de Recursos. Una vez proyectado el valor
referencial, la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de
la Entidad deberá hacer la respectiva consulta al Área de Presupuesto a fin de
determinar si existen recursos disponibles para efectuar la adquisición o
contratación en la oportunidad requerida.
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• Determinación del Proceso de Selección que debe Convocarse. Una vez que se
cuenta con el valor referencial proyectado, la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones estará en condiciones de sugerir (tomando en
cuenta el objeto del requerimiento) el tipo de proceso de selección que deberá
convocarse. Dicha sugerencia deberá dirigirse a la autoridad encargada de
autorizar la adquisición o contratación.
Además, en el caso de requerimiento de ejecución de obras, de manera previa al
inicio del proceso de adquisición o contratación, se debe contar con la información
técnica aprobada y la disponibilidad del terreno o lugar donde se ejecutará la obra.
Una vez que se han realizado todas las actuaciones previas descritas en el
presente ítem, la documentación en la cual se deja constancia de ellas debe ser
remitida a la autoridad encargada de autorizar la adquisición o contratación.
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CUADRO DE ACTUACIONES PREVIAS AL INICIO DEL PROCESO DE
ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN
(Resumen)
ACTUACIÓN
ÓRGANO COMPETENTE
• Alta Dirección de la Entidad u Órganos
de Línea (si el requerimiento está vinculado
directamente con el cumplimiento de las
funciones de la Entidad).
Requerimiento
• Cualquier Dependencia de la Entidad (si
el requerimiento está vinculado
indirectamente con el cumplimiento de las
funciones de la Entidad)
Definición de cantidad,
Dependencia Encargada de las
especificaciones técnicas del bien, Adquisiciones y Contrataciones de la
servicio u obra requeridos (Estudio Entidad (en coordinación con la dependencia
de Mercado).
que efectuó el requerimiento).
Dependencia Encargada de las
Proyección del Valor Referencial
Adquisiciones y Contrataciones de la
Entidad.
Dependencia Encargada de las
Consulta sobre Disponibilidad de
Adquisiciones y Contrataciones de la
Recursos
Entidad.
Confirmación sobre Disponibilidad Área de Presupuesto de la Entidad
de Recursos
Determinación del Tipo de Proceso Dependencia Encargada de las
de Selección
Adquisiciones y Contrataciones de la
Entidad.
Aprobación de la Información
Área Técnica de la Entidad
Técnica (sólo en ejecución de
obras)
Confirmación de la Disponibilidad
Dependencia Encargada de las
del Terreno (sólo en ejecución de
Adquisiciones y Contrataciones de la
obras)
Entidad
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
Cuales son las ventajas del Plan Anual para:
a. Las entidades
b. Prompyme
¿Qué tipos de proceso de selección deben estar incluidos en el Plan Anual?
¿cuáles son los pasos a seguir para determinar el tipo de proceso de
selección que debe convocarse?
La Fase de Preparación.
Una vez que se cuenta con la información proporcionada por la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, la autoridad
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competente estará en condiciones de autorizar la adquisición o contratación
requerida, con lo cual, formalmente, se da inicio al proceso de adquisición o
contratación (base legal: artículo 6 del TUO de la Ley N° 26850).
•
La autorización de la adquisición o contratación: Ni el TUO de la Ley N° 26850
ni el Reglamento prevén expresamente el momento en el que debe efectuarse
la autorización, ni la manera en la cual esta debe realizarse. Sin embargo,
puede inferirse válidamente que esta puede realizarse de manera expresa o
tácita al momento de designarse al Comité Especial que se encargará de
conducir el proceso de selección (designación que debe efectuarse mediante
resolución administrativa), o, en caso previamente se haya designado a un
Comité Especial Permanente, al momento en el que la autoridad competente
para autorizar la operación derive a este órgano colegiado la documentación
generada por la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones
de la Entidad.
Asimismo, aunque no es una práctica frecuente, de existir un convenio de
gestión a través del cual una Entidad encargue a otra la realización de sus
procesos de selección, en nuestra opinión se entenderá, si dicha autorización
no se ha realizado de manera expresa, que se ha autorizado tácitamente la
adquisición o contratación, cuando el órgano competente para efectuarla oficie
a la Entidad con la cual se celebró el convenio de gestión para que inicie el
correspondiente proceso de selección.
•
La Designación del Comité Especial: De acuerdo con lo establecido en el
artículo 23 del TUO de la Ley N° 26850, el Comité Especial es el órgano
colegiado ad hoc encargado de conducir el proceso de selección que se
convocará luego de autorizada la adquisición o contratación requerida. Cabe
precisar sin embargo que las funciones del Comité Especial comienzan antes
del inicio del proceso de selección y concluyen antes de que este finalice, ya
que, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento, sus funciones culminan
cuando la buena pro queda consentida o administrativamente firme (base legal:
artículo 33 del Reglamento), es decir antes de la celebración del contrato
respectivo con aquel postor que ganó la buena pro.
Los integrantes de dicho órgano son designados, mediante resolución, por el
Titular del Pliego o por la Máxima Autoridad Administrativa (en caso la Entidad
no constituya pliego presupuestario).
En la resolución de designación se deberá indicar:
- El número de miembros (sólo podrán designarse comités de tres o cinco
integrantes),
- El nombre de los integrantes y de los miembros suplentes (que también
serán tres o cinco, dependiendo del número de integrantes titulares), y
- Quien actuará como presidente del comité.
Asimismo, también podrá designarse (es una cuestión facultativa, aunque
recomendable) uno o más Comités Especiales Permanentes para conducir las
adjudicaciones directas y las adjudicaciones de menor cuantía que una Entidad
convoque. Interpretamos que puede designarse más de un Comité Especial
Permanente, considerando que este, en tanto Comité Especial, debe regirse
por el principio de especialidad (al respecto, revisar el artículo 35 del
Reglamento). En ese sentido, podrá designarse, por ejemplo, un Comité
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Especial Permanente para conducir los procesos de selección destinados a
adquirir bienes, otro para conducir los procesos de selección destinados a la
ejecución de obras, etc.
Cabe indicar que pueden ser designados como integrantes del Comité Especial
cualquier funcionario, servidor o trabajador de la Entidad, independientemente
del régimen laboral o contractual que lo vincule con esta. En ese sentido,
podrán ser designadas aquellas personas que han sido contratadas bajo el
régimen de servicios no personales o locación de servicios.
También, aunque no es práctica frecuente, podrá designarse como integrante
de un Comité Especial a una persona jurídica, debiendo esta designar a la
persona natural que la representará (base legal: artículo 35 del Reglamento).
Por ejemplo: una municipalidad podrá nombrar como integrante de un Comité
Especial a una empresa de la cual sea accionista, correspondiéndole a esta
designar a la persona natural que la representará (por citar un par de casos: su
gerente general o administrador). Ejemplo: el Alcalde de la Municipalidad
Provincial de Coronel Portillo podrá designar a la Empresa Municipal de Agua
Potable y Alcantarillado de Coronel Portillo S.A. - EMAPACOPSA como
integrante del Comité Especial encargado de conducir el proceso de selección
destinado a la construcción de una planta de tratamiento. En este caso, la
Empresa, mediante acuerdo de directorio, podrá designar a su Gerente
General como su representante ante el Comité Especial.
•
Elaboración del Proyecto de Bases Administrativas: Esta tarea le corresponde
realizarla al Comité Especial (o al Comité Especial Permanente), quien
elaborará el respectivo proyecto sobre la base de la información preparada por
la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
Las Bases Administrativas, comúnmente conocidas como Bases, deberán
contener las especificaciones técnicas que incidan sobre los objetivos,
funciones y operatividad de los bienes, servicios y obras requeridos. Deberán
detallar, adicionalmente, el calendario del proceso de selección, el precio o
valor referencial, los requerimientos técnicos mínimos que deberán reunir los
postores, los factores de evaluación y calificación de las propuestas, entre otros
aspectos. No se permitirá indicaciones de marcas o nombres comerciales,
patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes o tipos de producto salvo que
ello responda a un proceso de estandarización (Esta es definida en el
Reglamento como “el proceso de racionalización consistente en ajustar a un
determinado tipo o modelo los bienes o servicios a adquirir o contratar, en
atención a los equipamientos preexistentes”).
Es necesario resaltar que el contenido mínimo de las Bases Administrativas de
las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas están
señalados en el artículo 25 del TUO de la Ley N° 26850 (Base legal: artículo 25
del TUO de la Ley N° 26850. Artículos 74 y 82 del Reglamento). Además de
dichos requisitos, adicionalmente, en las Bases Administrativas de dichos
procesos de selección se deberá indicar lo siguiente:
-
Montos mínimos y máximos para la presentación de las propuestas.
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bjeto del
Proceso de Selección
Valor Mínimo
Valor Máximo
Bienes y Servicios
70%
del
Referencial
Valor
110% del Valor
Referencial
Obras
90%
del
Referencial
Valor
110% del Valor
Referencial
(Base Legal: artículo 33 del T.U.O. de la Ley N° 26850. Artículo 27 del
Reglamento. Acuerdo N° 017/010 del Tribunal de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, publicado en el Diario Oficial El Peruano con
fecha 23 de septiembre de 2002)
Respecto de este punto conviene advertir que las Entidades deberán
señalar en forma expresa con letras y números el monto a que asciende el
ciento diez por ciento (110%) y el setenta por ciento (70%) o el noventa
(90%) del valor referencial, con la finalidad de que los postores tengan
conocimiento de los límites mínimos y máximos para que sus ofertas
económicas sean consideradas válidas, señalando los montos referidos
hasta con un máximo de dos decimales. En caso la determinación de los
porcentajes mínimos y máximos resulten con más de dos (2) decimales,
éstos deberán ser redondeados, en el caso del límite mínimo hacia el
segundo decimal inmediato superior, y en el caso del límite máximo hacia el
segundo decimal prescindiendo del tercer decimal (al respecto, conviene
revisar, adicionalmente, el Pronunciamiento N° 113-2003 (GTN) del 30 de
julio de 2003, disponible en la Página Web del CONSUCODE).
•
-
El procedimiento que deben seguir los adquirientes de las Bases cuando
formulen sus observaciones.
(Base legal: Directiva N° 013-2001-CONSUCODE/PRE aprobada mediante
Resolución N° 114-2001/CONSUCODE/PRE.)
-
La manera en la cual deben presentarse las propuestas (en acto público,
por la mesa de partes de la Entidad, por fax o correo electrónico).
Aprobación de las Bases Administrativas. Dependiendo del tipo de proceso de
selección que desee convocarse y de la entidad de que se trate, serán
competentes para aprobar las Bases los siguientes órganos o personasórganos:
- Licitaciones y Concursos Públicos:
a) Titular del Pliego o funcionario designado por éste.
b) Titular de la Entidad, para el caso de entidades (que no sean empresas)
sujetas al ámbito del FONAFE.
c) Directorio (para el caso de empresas del Estado).
(Base Legal: artículo 25 del TUO de la Ley N° 26850 y artículo 74 del
Reglamento).
-
Adjudicaciones Directas (Públicas y Selectivas):
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a) Titular del Pliego o Máxima Autoridad Administrativa (en caso de
Entidades que no constituyan pliego).
b) Los funcionarios designados por las autoridades mencionadas en el
literal anterior.
(Base Legal: artículo 82 del Reglamento).
-
Adjudicaciones de Menor Cuantía:
El TUO de la Ley N° 26850 y el Reglamento guardan silencio respecto
de la autoridad que debe aprobar las Bases en este tipo de procesos de
selección. Sin embargo, consideramos que ese vacío debe ser
integrado extendiéndose la regla de las adjudicaciones directas a las
adjudicaciones de menor cuantía, ya que opinamos que de ninguna
manera las Bases pueden dejar de ser aprobadas por alguna autoridad
de la Entidad. Asimismo, de acuerdo con lo establecido por el Tribunal
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, consideramos que, en
ningún caso, las Bases de las Adjudicaciones de Menor Cuantía pueden
ser aprobadas por el Comité Especial porque ello atentaría contra el
espíritu del TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento.
Cabe resaltar que la facultad de aprobar las Bases Administrativas es
delegable, lo cual se recomienda a fin de hacer más célere el proceso de
adquisición o contratación. Asimismo, es necesario diferenciar entre la
delegación y el establecimiento de niveles de aprobación, entendiéndose que,
en el primer caso, se conserva un deber de velar por el ejercicio de la
atribución delegada, en tanto que, en el segundo caso, la atribución
correspondería exclusivamente al funcionario que la ha recibido por haberlo
establecido así el Titular del Pliego o la Máxima Autoridad Administrativa de la
Entidad, sumándose al resto de atribuciones cuyo ejercicio le corresponde de
manera originaria (y no delegada).
•
Numeración del Proceso de Selección. Cabe señalar que la autoridad que
aprueba las Bases del Proceso de Selección deberá indicar en la resolución
respectiva cuál es el número de este proceso. Para ello, deberá solicitar a la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, le
indique cuál es el número que corresponde asignar al proceso de selección
que se convocará.
Dicha dependencia, encargada de conducir el
correspondiente Registro de Procesos y Contratos (que, de manera obligatoria,
deben llevar todas las entidades) deberá señalar a la autoridad respectiva cuál
es el número que se deberá asignar al proceso de selección (al respecto, se
sugiere revisar el artículo 10 del Reglamento).
La forma en la que deben ser numerados los procesos de selección está
contemplada en la Directiva N° 011-2001-CONSUCODE/PRE. De acuerdo a lo
indicado en dicha directiva los procesos de selección deben ser numerados de
la siguiente manera:
Iniciales del Tipo de Proceso de Selección – Número (en
cuatro dígitos) – Año de Convocatoria (en cuatro dígitos) –
Siglas de la Entidad.
Ejemplo: AMC 0045-2003-MDR (Adjudicación de Menor
Cuantía N° 45 convocada en el año 2003 por la
Municipalidad Distrital del Rímac)
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RESUMEN
CUADRO DE ACTUACIONES DURANTE LA FASE DE PREPARACIÓN DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN
ACTUACIÓN
ÓRGANO COMPETENTE
Autorización de la Adquisición o • Titular del Pliego.
Contratación y Designación del • Máxima Autoridad Administrativa de la Entidad
Comité Especial
(en los casos que ésta no constituya pliego
presupuestario)
Entrega del Expediente al • Titular del Pliego.
Comité Especial
• Máxima Autoridad Administrativa de la Entidad
(en los casos que ésta no constituya pliego
presupuestario)
Elaboración del Proyecto de Comité Especial
Bases Administrativas
• Titular del Pliego o Funcionario designado por
éste, Titular de la Entidad (para el caso de
Aprobación de las Bases
entidades que no sean empresas sujetas al
Administrativas
(previa
ámbito del FONAFE), Directorio (En Licitaciones
Numeración del Proceso de
y Concursos Públicos)
Selección)
• Titular del Pliego o Máxima Autoridad
Administrativa, Funcionarios designados por
éstos (en Adjudicaciones Directas y en
Adjudicaciones de Menor Cuantía).
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
¿Cómo se designa al Comité Especial y cuáles son sus funciones?
¿Cuál es el contenido de las Bases Administrativas?
¿Quién y cómo se aprueban las Bases Administrativas?
En uso de su autonomía, ¿puede el Comité Especial establecer una forma de
evaluación distinta a la que establece la ley?
Capítulo III
La Fase de Selección: El Proceso de Selección
1) Tipos de procesos de selección
El TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento prevén los siguientes tipos de
procesos de selección:
• Licitación Pública.
• Concurso Público.
• Adjudicación Directa Pública.
• Adjudicación Directa Selectiva.
• Adjudicación de Menor Cuantía.
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La elección adecuada por parte de la Entidad del tipo de proceso de selección que
le servirá para escoger a su proveedor, dependerá de los siguientes elementos:
a) Objeto del contrato que pretende celebrarse (Es decir si se trata de la
compraventa o arrendamiento de un bien, de la contratación de un servicio o
de la ejecución de una obra).
b) Valor que la Entidad está dispuesta a pagar por el bien, servicio u obra que
desea adquirir, arrendar, contratar o ejecutar (denominado, Valor Referencial).
2) Determinación del Proceso de Selección.
A continuación, detallaremos la regla general para determinar el proceso de
selección que la entidad debe convocar cuando desea adquirir o arrendar un bien,
contratar un servicio u ordenar la ejecución de una obra.
2.1. Licitación Pública: Se convoca cuando se dan cualquiera de los dos
supuestos:
• Se desea adquirir un bien y su valor referencial es de trescientos cincuenta
mil nuevos soles o más.
• Se desea ordenar la ejecución de una obra y su valor referencial es de
novecientos mil nuevos soles o más.
Ejemplos: adquisición de cinco camiones de limpieza pública por un valor total
de cuatrocientos mil nuevos soles, rehabilitación de un puente por un valor de
un millón de nuevos soles
2.2) Concurso Público: Se convoca si se desea contratar un servicio o arrendar
un bien, y su valor referencial es de ciento cincuenta mil nuevos soles o más.
Ejemplos: Arrendamiento de un estadio de propiedad de una asociación civil
por un valor de ciento cincuenta mil nuevos soles anuales, contratación del
servicio de vigilancia y seguridad por un valor de doscientos mil nuevos soles
anuales.
2.3) Adjudicación Directa Pública: Se convoca cuando se dan cualquiera de los
tres supuestos:
• Se desea adquirir un bien y su valor referencial fluctúa entre ciento setenta
y cinco mil y menos de trescientos cincuenta mil nuevos soles.
• Se desea arrendar un bien o contratar un servicio y su valor referencial
fluctúa entre setenta y cinco mil y menos de ciento cincuenta mil nuevos
soles.
• Se desea ordenar la ejecución de una obra y su valor referencial fluctúa
entre los cuatrocientos cincuenta mil y menos de novecientos mil nuevos
soles.
Ejemplos: Adquisición de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y
cinco mil nuevos soles, contratación de una consultoría tributaria externa por un
valor de setenta y cinco mil nuevos soles anuales, reparación de veredas por
un valor de quinientos mil nuevos soles.
2.4) Adjudicación Directa Selectiva: Se convoca cuando se dan cualquiera de
los tres supuestos:
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•
•
•
Se desea adquirir un bien y su valor referencial fluctúa entre treinta y cinco
mil y menos de ciento setenta y cinco mil nuevos soles.
Se desea arrendar un bien o contratar un servicio y su valor referencial
fluctúa entre quince mil y menos de setenta y cinco mil nuevos soles.
Se desea ordenar la ejecución de una obra y su valor referencial fluctúa
entre los noventa mil y menos de cuatrocientos cincuenta mil nuevos soles.
Ejemplos: Construcción de un comedor por un valor de cien mil nuevos soles,
adquisición de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles.
2.5)
Adjudicación de Menor Cuantía: Se convoca cuando se dan cualquiera
de los tres supuestos:
•
•
•
Se desea adquirir un bien y su valor referencial es inferior a treinta y cinco
mil nuevos soles.
Se desea arrendar un bien o contratar un servicio y su valor referencial es
inferior a quince mil nuevos soles.
Se desea ordenar la ejecución de una obra y su valor referencial es inferior
a noventa mil nuevos soles.
Ejemplos: Arrendamiento de una oficina desconcentrada por un valor de cuatro
mil doscientos nuevos soles anuales, adquisición de útiles de oficina por un
valor de treinta mil nuevos soles.
También se convocará una adjudicación de menor cuantía, aunque poseedora
de características particulares, cuando la Entidad apruebe la exoneración del
proceso de selección que correspondería convocar en función al objeto del
contrato que pretende celebrarse y al valor referencial, ante la ocurrencia de
cualquiera de los supuestos que la habilitan para ello previstos en el TUO de la
Ley N° 26850 y su Reglamento. En este caso, sin que importe el valor
referencial, se convocará una adjudicación de menor cuantía.
Ejemplo: Ejecución de un muro de contención, por situación de emergencia,
por un valor de un millón de nuevos soles.
Cabe señalar que los parámetros indicados no son de aplicación cuando se
trate de Empresas del Estado (Empresas del Estado de Derecho Público o
Privado, de propiedad del Gobierno Central, Regional o Local, y Empresas
Mixtas en las cuales el control de las decisiones de los órganos de gestión esté
en manos del Estado) y demás instituciones que se encuentren dentro del
marco de competencia del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad
Empresarial del Estado (FONAFE). En este caso, se aplicarán los límites
indicados en el siguiente cuadro:
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Proceso de
Selección
Licitación
Pública
Concurso
Público
Adjudicación
Directa
Pública
Adjudicación
Directa
Selectiva
Adjudicación
de
Menor
Cuantía
Categoría
Ejecución
De Obras
O
A
B
C
O
A
B
C
O
A
B
C
O
A
B
C
O
A
B
C
> 900 000,00
> 900 000,00
> 800 000,00
> 700 000.00
< o = 900,000
< o = 900,000
< o = 800,000
< o = 700,000
< o = 450,000
< o = 450,000
< o = 400,000
< o = 350,000
<90,000
<90,000
<80,000
<70,000
Adquisición de
Bienes y
Suministros
> 900,000
> 750,000
> 500,000
> 350,000
< o = 900,000
< o = 750,000
< o = 500,000
< o = 350,000
< o = 450,000
< o = 375,000
< o = 250,000
< o = 175,000
<90,000
<75,000
<50,000
<35,000
Contratación de
Servicios y
Consultorias
> 900,000
> 250,000
> 200,000
> 150,000
< o = 900,000
< o = 250,000
< o = 200,000
< o = 150,000
< o = 450,000
< o = 125,000
< o = 100,000
< o = 75,000
< 90,000
<25,000
<20,000
<15,000
Entre dichas entidades encontramos, por ejemplo, a las empresas municipales
prestadoras del servicio de agua potable y alcantarillado.
3. ¿Existen límites mínimos para convocar un proceso de selección?
No existe un límite mínimo para convocar un proceso de selección. Por ello, en
teoría, cualquier adquisición o contratación, por mínimo que sea su valor, debe
realizarse convocando previamente el correspondiente proceso de selección.
Sin embargo la operación podrá realizarse de manera directa, es decir sin que
medie un proceso de selección, y al margen de los requisitos previstos en el TUO
de la Ley N° 26850 y su Reglamento si se verifica, de manera conjunta, la
ocurrencia de los siguientes elementos:
b) Que la adquisición o contratación sea inferior a una UIT (ascendente
actualmente a tres mil doscientos nuevos soles).
c) Que la adquisición o contratación no sea programable.
d) Que no se adquiera un activo fijo.
En este caso, la operación podrá realizarse con cargo al fondo para pagos en
efectivo o al fondo de caja chica de la Entidad.
4. Las Etapas de los Procesos de Selección
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Luego de autorizadas las Bases y de comunicada dicha autorización al Comité
Especial, este podrá continuar con la segunda fase del proceso de adquisición o
contratación: la selección (identificada con el proceso de selección). Esta fase se
inicia con la convocatoria del proceso de selección y culmina con la celebración del
contrato respectivo.
Las etapas que pueden identificarse en el proceso de selección son las siguientes:
a) Convocatoria.
b) Venta de Bases.
c) Presentación de consultas, absolución y aclaración de las Bases.
d) Formulación de observaciones a las Bases e integración de éstas.
e) Presentación y entrega de propuestas.
f) Evaluación de propuestas.
g) Otorgamiento de la Buena Pro.
h) Celebración del Contrato.
(Base legal: artículos 17, 49 y 75 del Reglamento).
Es necesario precisar que las etapas establecidas en el literal h), no está
originariamente prevista en los artículos del Reglamento que regulan las etapas del
proceso de selección. Sin embargo, consideramos que debe ser incluida ya que,
de acuerdo con lo establecido en el artículo 17 del Reglamento, el proceso de
selección no culmina cuando el otorgamiento de la Buena Pro queda consentido o
administrativamente firme, sino cuando se celebra el contrato.
Asimismo, cabe indicar que las etapas mencionadas son de necesaria aplicación
en las licitaciones y concursos públicos. Sin embargo, no sucede lo mismo en los
casos de adjudicaciones directas (sean públicas o selectivas) y de las
adjudicaciones de menor cuantía.
En los casos de adjudicaciones directas, las etapas que deberán contemplarse
necesariamente son las mismas que en los casos de licitaciones y concursos
públicos, sólo que se fusionan en una sola la presentación de consultas,
absolución y aclaración de las Bases y la formulación de observaciones a las
Bases e integración de éstas.
En los casos de adjudicaciones de menor cuantía deben distinguirse aquellas
destinadas a la adquisición y arrendamiento de bienes y a la contratación de
servicios distintos de la consultoría de obras de aquellas adjudicaciones de menor
cuantía destinadas a la ejecución de obras o a la contratación de consultorías de
obras.
En los casos de adjudicaciones de menor cuantía destinadas a la adquisición
y arrendamiento de bienes y a la contratación de servicios distintos a la
consultoría de obras deberán contemplarse las siguientes etapas:
a)
b)
c)
d)
e)
Convocatoria y entrega de Bases.
Presentación y entrega de propuestas.
Evaluación de propuestas.
Otorgamiento de la Buena Pro.
Celebración del Contrato (Emisión de Orden de Compra o de Servicio).
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No se incluye a la citación del contrato como una de las etapas de las
adjudicaciones de menor cuantía destinadas a la adquisición y arrendamiento de
bienes o a la contratación de servicios distintos de la consultoría de obras, porque,
eventualmente, el contrato podría entenderse celebrado cuando el postor ganador
sea notificado con el otorgamiento de la Buena Pro. Más adelante veremos en qué
supuestos es posible que el contrato sea celebrado de esta manera.
En los casos de adjudicaciones de menor cuantía destinadas a la ejecución
de obras y a la contratación de consultorías de obras deberán contemplarse, en
cambio, las siguientes etapas:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Convocatoria y Venta de Bases.
Presentación de consultas, absolución y aclaración de las Bases.
Presentación y entrega de propuestas.
Evaluación de propuestas.
Otorgamiento de la Buena Pro.
Citación para la celebración del contrato.
Celebración del Contrato.
Cabe indicar que los plazos previstos durante el proceso de selección deben ser
computados en días hábiles, es decir sin considerar sábados, domingos ni
feriados.
NO LO OLVIDES:
Los tipos de procesos de selección son:
• Licitación Pública
• Concurso Público
• Adjudicación Directa Pública
• Adjudicación directa Selectiva
• Adjudicación de Menor cuantía.
Los procesos de selección se determinan sobre la base del objeto del contrato que
pretende celebrarse y del valor referencial.
Licitaciones Públicas:
Objeto del Contrato
• Adquisición de bienes.
• Ejecución de obras.
Valor referencial
• Adquisición de bienes: Igual o mayor a S/. 350,000.• Ejecución de obras: Igual o mayor a S/. 900,000.Concursos Públicos:
Objeto del Contrato
• Arrendamiento de bienes.
• Contratación de servicios en general.
• Contratación de servicios de consultorías.
Valor referencial
• En todos los casos: Igual o mayor a S/. 150,000.Adjudicación Directa Pública:
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Objeto del Contrato
• Adquisición y arrendamiento de bienes.
• Contratación de servicios en general.
• Contratación de servicios de consultorías.
• Ejecución de obras.
Valor referencial
• Adquisición de bienes: Menor de S/.350,000.- Igual o
mayor de S/. 175,000.• Contratación de servicios y arrendamiento de bienes:
Menor de S/. 150,000.- Igual o mayor de S/. 75,000.• Ejecución de obras: Menor de S/. 900,000.- Igual o
mayor de S/. 450,000.Adjudicación Directa Selectiva:
Objeto del Contrato
• Adquisición y arrendamiento de bienes.
• Contratación de servicios en general.
• Contratación de servicios de consultorías.
• Ejecución de obras.
Valor referencial
• Adquisición de bienes: Menor de S/.175,000.- Igual o
mayor de S/. 35,000.• Contratación de servicios y arrendamiento de bienes:
Menor de S/. 75,000.- Igual o mayor de S/. 15,000.• Ejecución de obras: Menor de S/. 450,000.- Igual o
mayor de S/. 90,000.-
Adjudicación de Menor Cuantía:
Objeto del Contrato
• Adquisición y arrendamiento de bienes.
• Contratación de servicios en general.
• Contratación de servicios de consultoría.
• Ejecución de obras.
Valor referencial
•
•
•
Adquisición de bienes: Menor de S/.35,000.Contratación de servicios y arrendamiento de bienes:
Menor de S/. 15,000.Ejecución de obras: Menor de S/. 90,000.-
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ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
Si de acuerdo al valor referencial corresponde convocar a una adjudicación
directa, pero la entidad decide convocar a un Concurso Público, ¿esto afecta la
validez del proceso de selección?
Para la contratación de obras y de servicios de consultoría de obras,
correspondientes a adjudicaciones directas selectivas ¿Se tiene que invitar a
PROMPYME?
En una adjudicación de menor cuantía ¿deben considerarse las etapas de los
procesos de selección?
En un proceso de menor cuantía, ¿existen las etapas de consultas y
observaciones?
¿Cuantas veces debe publicarse un aviso de convocatoria a una licitación o a
un concurso público?
4.1)
Convocatoria.
b) Modalidades de Convocatoria
Dependiendo del tipo de proceso de selección que desee convocarse, la
convocatoria puede adoptar dos modalidades:
i. Publicación en diarios.
ii. Invitación.
Asimismo, dependiendo del tipo del proceso de selección y del valor referencial
consignado en las Bases del proceso de selección, en los casos que se realice
la convocatoria a través de invitaciones, esta deberá realizarse de la siguiente
manera:
•
•
•
Invitación con notificación a PROMPYME.
Invitación con notificaciones a CONSUCODE y PROMPYME.
Invitación sin notificaciones.
i. La Convocatoria a través de Publicaciones en Diarios.
Esta debe realizarse exclusivamente en los casos de licitaciones públicas,
concursos públicos y adjudicaciones directas públicas.
La diferencia
fundamental radica en la cantidad de diarios en la cual debe realizarse dicha
publicación.
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Diario(s) en el(los) que se tiene
que publicar el aviso
Tipo de Proceso de
Selección
Licitación Pública
Concurso Público
Adjudicación Directa Pública
•
•
Diario Oficial El Peruano, Y
Diario de Circulación Nacional o
Local
•
Diario Oficial El Peruano.
(Opcionalmente,
también
podrá
publicarse, adicionalmente, en un
Diario de Circulación Nacional o
Local)
Como podemos apreciar en el cuadro, en los casos de licitaciones públicas y
concursos públicos, los avisos de convocatoria deben ser publicados en
ambos diarios (un aviso en cada uno de ellos). En cambio, en las
adjudicaciones directas públicas, el aviso debe ser publicado sólo en el Diario
Oficial El Peruano, salvo que se decida publicarlo, adicionalmente, en un
diario de circulación nacional o local.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 76 del Reglamento, la decisión
de si se publica en un diario de circulación nacional o local, quedará a criterio
de la Entidad (ya sea en los casos de licitaciones públicas y concursos
públicos o, tratándose de adjudicaciones directas públicas, cuando la entidad
decida publicar adicionalmente el aviso de convocatoria en alguno de estos
diarios).
ii. La Convocatoria a través de Invitaciones.
La convocatoria se efectuará a través de invitaciones en los casos de
adjudicaciones directas selectivas y de adjudicaciones de menor cuantía.
Conforme se ha distinguido, dependiendo del tipo del proceso de selección y
del valor referencial consignado en las Bases del proceso de selección, en
los casos que se realice la convocatoria a través de invitaciones, esta deberá
realizarse de la siguiente manera:
•
•
•
Invitación con notificación a PROMPYME.
Invitación con notificaciones a CONSUCODE y PROMPYME.
Invitación sin notificaciones.
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Tipo de Proceso de
Selección
Adjudicación Directa
Selectiva
Adjudicación de Menor
Cuantía
Valor Referencial
Forma de Convocatoria
En todos los casos en los que
el valor referencial obligue a
convocar una Adjudicación
Directa Selectiva.
•
Invitación a tres proveedores.
•
Notificación a PROMPYME
• Mayor o igual a 4 UIT (Bienes
y servicios).
• Mayor o igual a 10 UIT
(obras)
•
Invitación a uno o más
proveedores.
Notificación a PROMPYME.
Notificación a CONSUCODE.
• Menor a 4 UIT (Bienes y
servicios).
• Menor a 10 UIT (obras)
•
•
•
Invitación a
proveedores.
uno
o
más
Cabe indicar, respecto de las adjudicaciones directas selectivas, que el artículo
14 del Reglamento establece una excepción con relación a la manera en la
cual debe efectuarse la convocatoria, vinculada con la cantidad de proveedores
a los cuales debe notificarse la invitación: si en el lugar en que se realice la
adquisición o contratación no es posible contar con un mínimo de tres
proveedores y, adicionalmente, si los bienes, servicios u obras están
destinados a satisfacer necesidades de la Entidad en la localidad en que se
realiza el proceso, el Titular del Pliego o la Máxima Autoridad Administrativa de
la Entidad (en caso esta no constituya pliego presupuestario), mediante
resolución sustentatoria, podrá exonerar al Comité Especial del cumplimiento
de este requisito. En este caso, deberá invitarse a los proveedores que se
encuentren en la localidad (uno o dos) y, adicionalmente, deberá efectuarse la
notificación a PROMPYME, para que se encargue de publicitar la invitación
entre las micro y pequeña empresas.
Es necesario señalar que la notificación a PROMPYME y/o a CONSUCODE
puede realizarse mediante correo electrónico o fax. Lo importante es que en la
notificación a tales instituciones se considere los elementos mínimos con los
que debe contar la invitación que, simultáneamente, debe cursarse a los
proveedores. Es necesario señalar que el incumplimiento de la notificación en
la etapa respectiva, en los casos en los que esta deba ser realizada, acarrea la
nulidad del proceso de selección, generándose responsabilidad por parte de los
integrantes del Comité Especial que omitieron dicha obligación. En ese
sentido, se ha manifestado el Consejo Superior de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, mediante el Comunicado N° 013-2001(PRE) de
septiembre de 2001. Asimismo, en dicho comunicado se señala que a la
notificación debe adjuntarse un ejemplar de las Bases Administrativas del
proceso de selección, a fin de que estas puedan ser revisadas por los
proveedores interesados no sólo en la Entidad sino también en las
mencionadas instituciones públicas.
La invitación y las notificaciones podrán realizarse de la siguiente manera:
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Proceso de
Selección
Adjudicación
Directa
Selectiva
Adjudicación
de Menor
Cuantía
Actuación
Medio
Invitaciones
•
Físico.
Notificación
•
•
•
Físico,
Correo Electrónico, o
Fax.
•
•
•
Físico,
Correo Electrónico, o
Fax.
Invitación(es)
Notificaciones
(De ser el caso)
(Base legal: artículos 14, 85 y 93 del Reglamento, Comunicado del
CONSUCODE N° 013-2001-PRE, Directiva N° 006-2001-CG).
El Comité Especial es autónomo en la decisión referida a la selección de
proveedores a los cuales dirigirá la invitación. Sin perjuicio de ello, podrá
orientarse por la información proporcionada por la dependencia encargada de
las adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
Asimismo, el Comité Especial podrá elegir a los invitados de entre aquellos que
conforman el “Listado Interno de Proveedores de la Entidad”, listado que, de
manera gratuita y discrecional, puede llevar y mantener la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones del Estado, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 13 del Reglamento. Cabe señalar que la prohibición
incluida en el citado artículo, referida a la proscripción de los Registros de
Proveedores, está referida a que no puede establecerse como requisito para la
participación en el proceso de selección el estar inscrito en el registro o listado
de proveedores así como a la prohibición de cobrarle a estos por su inscripción
en dicho listado.
Consideramos que resulta recomendable la creación de un “Listado Interno de
Proveedores de la Entidad” porque amplía el universo de posibles invitados al
proceso de selección, permitiéndole al Comité Especial gozar con información
adicional a la recabada, de manera previa al inicio del proceso de adquisición o
contratación, por la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad.
c) Contenido de la Convocatoria
El aviso de convocatoria o la invitación (según sea la modalidad de la
convocatoria) deberá incluir la siguiente información:
•
•
•
El nombre de la Entidad que convoca.
El tipo de proceso de selección.
El valor referencial.
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•
•
•
La descripción básica de los bienes, servicios u obras a ejecutarse.
Las oficinas donde pueden recabarse las Bases y su costo.
El calendario del proceso de selección (en el que se incluirán la fecha
prevista para el acto público de presentación de propuestas y para el
acto de otorgamiento de la Buena Pro).
Es necesario precisar que, en la medida que en las adjudicaciones directas
selectivas y en algunas adjudicaciones de menor cuantía, la convocatoria se
realiza de manera compleja a través de la invitación y la notificación a
PROMPYME y/o a CONSUCODE, el Comité Especial deberá incluir en la
mencionada notificación la misma información que, de acuerdo a lo indicado en
el párrafo precedente, debe consignarse en la invitación a participar en el
proceso de selección.
Finalmente, cabe indicar que los avisos de convocatoria deben ajustarse,
adicionalmente a lo establecido en la Directiva N° 011-2001CONSUCODE/PRE
aprobada
por
Resolución
N°
118-2001CONSUCODE/PRE, publicada en el Peruano el 07 de julio de 2001.
RECUERDA...
LA CONVOCATORIA
Dos modalidades:
• Publicaciones en diarios.
En “El Peruano” y en otro de circulación nacional o local.
• Invitaciones.
Con notificación a PROMPYME.
Con notificación a PROMPYME y CONSUCODE.
Sin notificaciones.
Forma de realizar la invitación y la notificación:
• En Adjudicaciones de menor cuantía, la invitación y, de ser el caso, la
notificación (a CONSUCODE y/o PROMPYME) podrá realizarse por
medios físicos, correo electrónico, fax.
Contenido de Publicación, Invitación y Notificación:
• Nombre de Entidad que convoca.
• Tipo de proceso de selección.
• Valor referencial.
• Descripción básica de bienes, servicios u obras.
• Oficinas donde pueden recabarse Bases y su costo.
• Calendario del proceso de selección (se incluirá fecha prevista para
acto de presentación de propuestas y para acto de otorgamiento de
Buena Pro).
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ACTIVIDADES
1. ¿Cuántas veces debe publicarse un aviso de convocatoria a una
licitación o a un concurso público?
2. ¿Cómo debe procederse en caso que, por descuido de la empresa
editora, la publicación de la convocatoria a una adjudicación directa se
haya realizado un día antes de la fecha programada para la
presentación de propuestas?
3. Si de acuerdo al valor referencial corresponde convocar a una
adjudicación directa, pero la Entidad decide convocar a un Concurso
Público ¿esto afecta la validez del proceso de selección?
4.2)
Venta de Bases Administrativas.
Es requisito fundamental para participar en el proceso de selección el que el
proveedor interesado adquiera las correspondientes Bases Administrativas.
Estas son puestas a la venta por la Entidad al costo de reproducción, salvo en
los casos de adjudicaciones de menor cuantía destinadas a la adquisición de
bienes y a la contratación de servicios distintos a la consultoría de obras,
supuesto en el cual estas son entregadas de manera gratuita y de manera
conjunta tanto con la invitación.
Respecto del valor de venta de las Bases Administrativas, es necesario
precisar que el artículo 48 del Reglamento establece que el precio de venta no
podrá exceder el costo directo de reproducción de los documentos que la
integran. En ese sentido, consideramos que no se establece la obligación de
poner a la venta las Bases Administrativos, sino que se garantiza el derecho de
los interesados a acceder a ellas al precio justo, evitando que la Entidad
establezca, a través de un precio desproporcionado, una barrera a la libre
participación de los proveedores. En ese sentido cabe señalar que las Bases,
eventualmente, podrían ser entregadas de manera gratuita, incluso en
procesos distintos de las adjudicaciones de menor cuantía para la adquisición
de bienes o para la contratación de servicios distintos de la consultoría de
obras, si la Entidad considera que puede resultar más oneroso para ella
venderlas (con el consiguiente empleo de horas-hombre y de material
involucrado en la operación) que entregarlas de manera gratuita (sobre todo en
el caso de Bases Administrativa de volumen reducido).
Los proveedores que compren o recaben de manera gratuita las Bases
Administrativas adquieren, de manera automática, los siguientes derechos
dentro del proceso de selección:
• Efectuar consultas y solicitar aclaraciones respecto a los alcances de las
Bases.
• Efectuar observaciones a las Bases.
• Presentar sus propuestas.
A partir de su adquisición o entrega, los proveedores se denominarán
“Adquirientes de Bases.”
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4.3) La Presentación de Consultas, Absolución y Aclaración a las Bases
Administrativas.
Esta es una etapa que de manera obligatoria debe incluirse en todos los
procesos de selección, salvo en el caso de las adjudicaciones de menor
cuantía destinadas a la adquisición de bienes y a la contratación de servicios
distintos a la consultoría de obras, supuesto en el que su inclusión resulta
opcional.
En esta etapa los Adquirientes de Bases podrán efectuar las siguientes
actuaciones referidas a las Bases Administrativas:
•
Formular consultas respecto de sus alcances.
•
Solicitar la aclaración de cualquiera de sus extremos.
•
Plantear solicitudes respecto de ellas.
El Comité Especial, mediante un Pliego Absolutorio, debidamente
fundamentado, absolverá las consultas, aclarará las Bases o se pronunciará
sobre las solicitudes formuladas por los adquirientes. El Pliego Absolutorio se
pondrá en conocimiento de estos de manera simultánea, y quedará a
disposición de los interesados en el local de la Entidad.
Las respuestas a las consultas y/o aclaraciones a las Bases formarán parte
integrante de las Bases Administrativas, por tanto, el Comité Especial deberá
tener especial cuidado en entregarlas de manera conjunta con estas a todos
los proveedores que las adquieran de manera posterior al vencimiento de esta
etapa.
Es necesario indicar que, a través del Pliego Absolutorio, el Comité Especial no
podrá efectuar requerimientos mayores ni distintos que los originalmente
establecidos en las Bases. Consideramos que, de hacerlo, los adquirientes de
Bases podrán efectuar las correspondientes observaciones en la siguiente
etapa del proceso de selección (Etapa de Observaciones a las Bases
Administrativas). En los casos de adjudicaciones de menor cuantía, en los que
no se considera de obligatoria inclusión la etapa de observaciones a las Bases,
opinamos que si el Comité Especial efectúa requerimientos mayores o distintos
a los establecidos originalmente en las Bases, los postores podrían deducir la
nulidad del otorgamiento de la Buena Pro, a través del correspondiente recurso
de apelación contra dicho otorgamiento.
4.4)
Observaciones a las Bases e Integración.
Las observaciones que, en esta etapa, los adquirientes de Bases están
facultados a presentar podrán estar referidas a los siguientes aspectos:
a) Incumplimiento de las condiciones mínimas establecidas en el artículo 25
del TUO de la Ley N° 26850.
b) Incumplimiento de cualquier disposición en materia de adquisiciones y
contrataciones del Estado, incluyéndose dentro de este concepto al TUO de
la Ley N° 26850, su Reglamento, directivas del CONSUCODE, precedentes
de observancia obligatoria emitidos por el Tribunal de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, entre otros.
4.4.1) Esquema del Trámite de las Observaciones
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(Base legal: Artículos 52, 78 y 88 del Reglamento. Directiva N° 013-2001CONSUCODE/PRE
aprobada
mediante
Resolución
N°
1142001/CONSUCODE/PRE.)
I. Se formula observaciones.
Observaciones
Adquiriente de Bases
1
Comité Especial
Plazo: 3 días *
•
Contados desde la finalización de la etapa de absolución de consultas
(en licitaciones y concursos públicos) y desde el inicio de la venta de
Bases (en adjudicaciones directas).
II. El Comité Especial se pronuncia respecto de las observaciones.
•
Si el Comité acoge observaciones de Adquiriente de Bases 1 (AB 1):
Evalúa y notifica
Adquiriente de Bases
1
Comité Especial
Adquiriente de Bases
2
Adquiriente de Bases
3
Plazos:
* Para evaluar:
5 días (licitaciones y concursos).
3 días (Adjudicaciones Directas.
* Para notificar: 1 día (desde que son acogidas).
(NOTA: Los plazos previstos para la evaluación de observaciones y
notificación del pronunciamiento son plazos máximos)
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•
Si el Comité no acoge observaciones de AB 1.
Evalúa y notifica (dentro de los plazos indicados)
Adquiriente de Bases
1
Adquiriente de Bases
2
Comité Especial
Adquiriente de Bases
3
CONSUCODE
Eleva expediente
Plazo: 3 días*
(Con informe técnico)
-
Solicita elevación
-
Paga tasa respectiva **
Comité Especial
Adquiriente de Bases 1
Plazo: Dos días ***
* Contados desde que vence el término para evaluarlas.
** Si el Adquiriente de Bases no cumple con pagar la tasa respectiva
(prevista en el TUPA del CONSUCODE), el Comité Especial no
elevará el expediente al CONSUCODE, y tendrá por no presentadas
las observaciones efectuadas por dicha persona, quedando, en
consecuencia, integradas las Bases Administrativas del proceso de
selección.
*** Contados desde la notificación del pronunciamiento del Comité
Especial
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Respecto del pago de la tasa para elevar las observaciones al
CONSUCODE, cabe señalar que ésta deberá pagarse en la cuenta en
moneda nacional que esta institución tiene en el Banco de la Nación (N°
00-000-304867). Base Legal: Decreto Supremo N° 195-2001-EF.
III. El CONSUCODE emite su pronunciamiento respecto de las observaciones
formuladas.
CONSUCODE
Notifica su
Pronunciamiento
Plazo: 5 días (Licitaciones y Concursos Públicos)
3 días (Adjudicaciones Directas)
Notifica pronunciamiento del CONSUCODE
Adquiriente de
Comité Especial
Adquiriente de
Adquiriente de
Es necesario resaltar que cuando un expediente es elevado al CONSUCODE
para su pronunciamiento en última instancia administrativa, este organismo
sólo se pronunciará respecto de las observaciones formuladas por aquel
proveedor que cumplió con pagar el costo de la tasa prevista en el Texto Único
de Procedimientos Administrativos de dicha entidad, aún cuando existan
observaciones formuladas por otros Adquirientes de Bases que no hayan sido
acogidas por el Comité Especial (en ese sentido, ver Pronunciamiento N° 1132003 (GTN) de fecha 30 de julio de 2003). Sin perjuicio de ello, el
CONSUCODE podrá pronunciarse de oficio respecto de aspectos de las Bases
Administrativas que no se ajusten al ordenamiento legal vigente.
Finalmente, respecto de este punto, cabe señalar que, cuando en el artículo 52
del Reglamento se indica que contra el pronunciamiento del CONSUCODE no
cabe la interposición de recurso alguno, debemos interpretar que dicho
pronunciamiento no puede ser impugnado en la vía administrativa. Sin
embargo, nada impide que dicho pronunciamiento sí pueda ser impugnado en
la vía judicial, a través de la correspondiente demanda contencioso –
administrativa.
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4.5)
La Integración de las Bases.
La integración a las Bases implica que estas no podrán ser cuestionadas en
ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, quedando
definidas como reglas definitivas del proceso de selección.
La integración se genera cuando:
a) Los adquirientes de Bases no han formulado observaciones dentro del
plazo establecido en el Reglamento.
b) El Comité Especial ha acogido las observaciones formuladas por el
adquiriente de Bases.
c) El Comité Especial no ha acogido las observaciones formuladas por el
adquiriente de Bases, pero este no ha solicitado oportunamente su
elevación al CONSUCODE.
d) El Comité Especial no ha acogido las observaciones formuladas por el
adquiriente de Bases, pero este no ha pagado oportunamente la tasa para
elevar el expediente al CONSUCODE.
e) El CONSUCODE se pronuncia en última instancia administrativa respecto
de las observaciones elevadas por el Comité Especial.
Si el CONSUCODE se pronunció en última instancia administrativa respecto de
las observaciones formuladas, el Comité Especial deberá remitirle copia
autenticada de las Bases integradas en el mismo momento en que notifique a
los adquirientes de Bases respecto de la integración de éstas.
(Base legal: artículo 52 del Reglamento).
Es necesario precisar que, luego de producida la integración de las Bases
Administrativas del proceso de selección, el Comité Especial es el único órgano
administrativo encargado de su interpretación, sin perjuicio de lo que pudiera
resolver el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones a propósito de alguna
impugnación efectuada dentro del marco del proceso de selección.
Conviene recordar que debe mediar un lapso no menor de cinco (5) días
hábiles, tratándose de licitaciones o concursos públicos, o de tres (03) días
hábiles, tratándose de adjudicaciones directas, entre la fecha en que el Comité
Especial notifique a los postores la integración de Bases y la presentación de
propuestas (Base legal: artículos 75 y 83 del Reglamento).
Asimismo, es necesario tener en cuenta que la modificación del cronograma
deberá ser comunicada por el Comité Especial a todos los adquirientes de
Bases (base legal: artículos 52, 76, 78, 86 y 88 del Reglamento).
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VENTA DE BASES
Se venderán a costo de reproducción.
En adjudicaciones de menor cuantía para bienes y servicios (distintos de
consultorías de obras)se entregan gratuitamente.
Derechos que se obtienen con adquisición de Bases:
•
Efectuar consultas y solicitar aclaraciones respecto a alcances de
Bases.
• Efectuar observaciones a Bases.
• Presentar propuestas.
Presentación de Consultas, Absolución y Aclaración a las Bases Administrativas
Etapa obligatoria (salvo para adjudicaciones de menor cuantía de bienes y servicios
distintos de consultoría de obras).
Actuaciones que pueden realizarse en esta etapa:
• Formular consultas respecto de alcances de Bases.
• Solicitar la aclaración de cualquiera de sus extremos.
• Plantear solicitudes respecto de ellas.
OBSERVACIONES A LAS BASES
•
Incumplimiento de condiciones mínimas establecidas en art. 25 de TUO de la
Ley.
•
Incumplimiento de cualquier disposición en materia de adquisiciones y
contrataciones del Estado (incluidos los precedentes de observancia
obligatoria emitidos por Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, entre otros).
INTEGRACION A LAS BASES
La integración se realiza cuando:
Los adquirientes de Bases no han formulado observaciones dentro del plazo
establecido en Reglamento.
El Comité Especial:
• Acoge observaciones formuladas por adquiriente de Bases.
• No acoge observaciones formuladas por adquiriente de Bases, pero
este no ha solicitado oportunamente su elevación al CONSUCODE.
• No acoge observaciones formuladas por adquiriente de Bases, pero
este no ha pagado oportunamente la tasa para elevar expediente al
CONSUCODE.
El CONSUCODE se pronuncia en última instancia administrativa respecto de las
observaciones elevadas por el Comité Especial.
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ACTIVIDADES
1. En un proceso de menor cuantía ¿existen las etapas de consultas y
observaciones a las Bases?
2. En muchos casos las Bases integradas no contienen las modificaciones
hechas en la absolución de consultas y/o respuestas a las observaciones a las
Bases, ¿Qué hacer; guiarnos por las Bases integradas o por las respuestas a
las consultas y observaciones?
3. En una adjudicación directa selectiva ¿se incluye la presentación y absolución
de consultas?
4.6)
Presentación de propuestas.
Los postores (adquirientes de Bases que presentan propuestas) deben
presentar en sobres cerrados y separados sus propuestas técnicas y
económicas. Bajo ningún supuesto se permitirá que, en procesos de selección
regulados por el TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento, los postores
presenten en un solo sobre sus propuestas técnica y económica. En este caso,
la propuesta deberá ser rechazada de plano. Pese a ello, conviene advertir
que existe una excepción a la regla general enunciada: el caso de las
adjudicaciones de menor cuantía destinadas a la adquisición o arrendamiento
de bienes o a la contratación de servicios distintos a la consultoría de obra. En
este supuesto, podrá presentarse una sola propuesta que engloba tanto el
aspecto técnico como el económico, sobre todo, como resulta lógico, cuando la
propuesta sea presentada por medio del fax o del correo electrónico.
Los postores quedan sujetos a las propuestas que presenten al Comité
Especial de la Entidad hasta el otorgamiento de la Buena Pro y, de resultar
ganadores, hasta que se suscriba el contrato respectivo.
Por tanto, no cabe hablar, luego de presentada la propuesta, de un eventual
desistimiento por parte del postor que la presentó, ya que, de darse este
supuesto, la Entidad estará obligada a poner en conocimiento del Tribunal de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado dicha situación, a fin de que este
órgano colegiado inicie el correspondiente procedimiento sancionador que
puede dar lugar, finalmente, a la aplicación, al postor que se desistió de su
propuesta, de las sanciones de suspensión o de inhabilitación para contratar
con el Estado (base legal: artículos 205 literal a) y 210 del Reglamento).
Habíamos dicho que el postor asume dicha condición cuando presenta su
propuesta y la conserva, de acuerdo con la jurisprudencia del Tribunal de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, hasta que celebra el contrato o
permite la devolución de los sobres que contienen su propuesta. Cabe indicar
que el único supuesto en el que el Comité Especial devolverá los sobres al
postor que los haya presentado, es cuando este resulte eliminado en la
evaluación técnica. Sin embargo, aún en este caso, no los devolverá si el
postor impugna la decisión del Comité Especial, ya que, de hacerlo, le haría
perder su condición de postor, lo cual resulta contradictorio con el interés del
postor recurrente, que impugna porque precisamente desea mantener dicha
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condición para celebrar el contrato respectivo con la Entidad que ha convocado
el proceso de selección.
Los postores deben foliar y rubricar cada una de las hojas que componen sus
propuestas. Considerando que, pese a que se presentan por separado, las
propuestas técnica y económica en realidad constituyen una sola propuesta,
deben foliarse correlativamente estas propuestas. Es decir no habrá un folio
uno de la propuesta técnica y un folio uno de la propuesta económica.
Asimismo, el postor, o su representante legal, deberá firmar (no rubricar) la
última hoja de su propuestas técnica y económica.
Con respecto a las declaraciones juradas que deben presentarse en la
propuesta técnica, cabe señalar que, pese a que el Reglamento contempla por
separado una serie de declaraciones juradas, nada obsta a que el Comité
Especial, a fin de facilitar la evaluación de las propuestas técnicas, incluya en
las Bases Administrativas un único modelo en el cual se consolide toda la
información que, bajo juramento, debe declarar el postor.
Asimismo,
considerando la postura asumida por el CONSUCODE, según la cual sólo se
bonificará con el 20% adicional sobre el puntaje total obtenido a aquél postor
que declare bajo juramento que el bien o el servicio que oferta tiene origen
nacional, resulta conveniente, a fin de evitar perjudicar a los postores que, por
carencia de asesoría legal, no tengan conocimiento de la Ley N° 27143 ni de la
postura asumida por CONSUCODE, que en el modelo de declaración jurada
unificada se incluya un recuadro en el que el postor declare si el bien o servicio
que oferta tiene o no origen nacional.
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Ejemplo:
ANEXO N° 01
MODELO DE DECLARACIÓN JURADA
Por medio del presente documento, declaro bajo juramento que los datos de identidad
que consigno a continuación me corresponden y son auténticos:
- Nombre
o
Razón
Social
del
Postor
o
del
Rpte.
Legal……………...………………………..
- Domicilio…………………………………………………………………...……………….......
- Documento de identidad………………………………………….……………………….......
- Inscripción
en
Registros
Públicos
(de
ser
el
caso)
………………………………………......
Asimismo, declaro bajo juramento:
- Que no tengo impedimento para participar en el proceso de selección ni para
contratar con el Estado, conforme al Artículo 9 del TUO de la Ley N° 26850.
- Que conozco, acepto y me someto a las Bases, condiciones y procedimientos del
proceso de selección.
- Que soy responsable de la veracidad de los documentos e información que presento
para efectos del proceso.
- Que me comprometo a mantener mi oferta durante el proceso de selección y a
suscribir el contrato en caso de resultar favorecido con la Buena Pro.
- Que conozco las sanciones contenidas en el TUO de la Ley N° 26850, su
Reglamento, así como en la Ley del Procedimiento Administrativo General y demás
disposiciones reglamentarias, complementarias y modificatorias.
A continuación
presentamos
unos cuadros indicando cuál es el contenido de
Finalmente,
declaro
bajo juramento:
SI
NO
- Que la empresa que represento es una pequeña o microempresa.
- Que los bienes y servicios ofrecidos han sido elaborados o
prestados dentro del territorio nacional, de conformidad con
lo establecido en el Decreto Supremo N° 003-2001-PCM.
_______________________________
Firma del Postor o Representante Legal
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Documentos que deben presentarse en el Sobre Técnico de Manera
Común
(Según el Objeto del Proceso de Selección)
Contenido del Sobre Técnico
Objeto del Proceso de
Selección
1) Declaración Jurada señalando:
- Nombre o Razón Social del Postor o del Rpte. Legal.
- Domicilio.
- Documento de identidad.
- Inscripción en Registros Públicos (de ser el caso).
- Que no tiene impedimento para participar en el
proceso de selección ni para contratar con el Estado,
conforme al Artículo 9 del TUO de la Ley N° 26850.
- Que conoce, acepta y se somete a las Bases,
condiciones y procedimientos del proceso de
selección.
- Que es responsable de la veracidad de los
documentos e información que presenta para efectos
del proceso.
- Que se compromete a mantener su oferta durante el
proceso de selección y a suscribir el contrato en caso
de resultar favorecido con la Buena Pro.
- Que conoce las sanciones contenidas en el TUO de la
Ley N° 26850, su Reglamento, así como en la Ley del
Procedimiento Administrativo General y demás
disposiciones reglamentarias, complementarias y
modificatorias.
- Adquisición de Bienes.
- Contratación de Servicios en
General.
- Contratación de Servicios de
Consultoría.
- Contratación de Seguros.
- Ejecución de Obras.
2) Promesa de consorcio (de ser el caso).
1) Declaración jurada, señalando
pequeña o microempresa.
que
es
una
1) Declaración jurada, señalando que los bienes y
servicios ofrecidos han sido elaborados o
prestados dentro del territorio nacional, de
conformidad con lo establecido en el Decreto
Supremo N° 003-2001-PCM.
- Adquisición de Bienes.
- Contratación de Servicios en
General.
- Contratación de Servicios de
Consultoría.
- Ejecución de Obras.
- Adquisición de Bienes.
- Contratación de Servicios en
General.
- Contratación de Servicios de
Consultoría
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Documentos que deben presentarse en el Sobre Técnico de Manera
Particular
(Según el Objeto del Proceso de Selección)
Contenido del Sobre Técnico
1) Descripción de la especificación técnica,
cumpliendo lo requerido por la Entidad, sustentada,
según corresponda con:
- Folletos.
- Muestras.
- Planos.
- Catálogos.
- Certificados de calidad y salubridad.
- Otros.
Objeto del Proceso de
Selección
Adquisición de Bienes.
2) Carta de Compromiso, en la que se consigne las
condiciones de entrega o suministro, plazos o
calendarios.
3) Descripción de la Red de Distribución de
Reparación y Mantenimiento (sólo en los casos de
adquisiciones de maquinaria y equipo)
1) Slip técnico, de acuerdo con las Bases.
2) Plazo de pago de siniestros.
3) Información referida a:
• Experiencia en manejo de cartera de seguros, y
• Mejoras técnicas.
Contratación de Seguros
4) Prestaciones adicionales, siempre que las Bases lo
permitan (con el objeto de optimizar la propuesta).
1) Información referida a los factores de evaluación,
en la que se deberá especificar:
•
-
Respecto del postor.
Tiempo de experiencia en la actividad,
Principales trabajos realizados, y/o
Trabajos similares.
• Respecto del personal expresamente indicado en las
Bases:
- Tiempo de experiencia en la actividad, y
- Principales trabajos realizados en la especialidad.
Contratación de Servicios en
General.
(Sustentados con copia simple de certificados,
constancias o contratos, con un máximo de diez
trabajos en cada caso.)
• Plan de Trabajo: En el que se incluya, de ser el caso,
el uso de medios tecnológicos.
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Documentos que deben presentarse en el Sobre Técnico de Manera
Particular
(Según el Objeto del Proceso de Selección)
Contenido del Sobre Técnico
1) Información referida a los factores de evaluación,
en la que se deberá especificar:
• Respecto del postor.
- Tiempo de experiencia en la actividad,
- Experiencia en la actividad, y
- Experiencia en la especialidad.
• Respecto del personal expresamente indicado en las
Bases:
- Tiempo en el ejercicio de la profesión, y
- Experiencia en la actividad.
- Experiencia en la especialidad.
(Sustentados con copia simple de certificados,
constancias o contratos, con un máximo de cinco
trabajos en cada caso, salvo el tiempo de experiencia
y en el ejercicio de la profesión, que se sustentan con
la fecha de inicio de actividades o de constitución – en
el primer caso – y con la fecha de colegiación o
documento análogo – en el segundo caso -)
Objeto del Proceso de
Selección
Contratación de Servicios de
Consultoría
• Plan de Trabajo e Innovación Tecnológica, de ser el
caso.
3) Prestaciones adicionales (cuando así haya sido
previsto en las Bases)
2) Copia simple del Certificado de Inscripción
Vigente en el Registro Nacional de Contratistas
(sólo para el caso de consultoría de obras).
1) Copia simple del certificado de inscripción vigente
en el Registro Nacional de Contratistas.
2)Plazo de ejecución.
3) Información respecto del Postor:
• Principales obras ejecutadas en los últimos 10 años
(hasta por un máximo acumulado de 5 veces el Valor
Referencial).
• Ejecución de obras similares (hasta por un máximo
acumulado equivalente al valor referencial).
• Experiencia y calificaciones del personal profesional
propuesto.
• Oferta de contratar un porcentaje de trabajadores del
lugar (localidad, provincia o provincias colindantes).
• Equipo mínimo propuesto (propio, arrendado, con
promesa de adquisición o de arrendamiento).
Ejecución de Obras
(Los puntos 3 y 4 son exigibles
cuando la obra sea igual o
superior a 3 000 UIT)
4) Documentación e información referidas a factores
que permitan evaluar la calidad de las soluciones
técnicas de diseño, de equipamiento o similares
Material
de Enseñanza
de postor
la ley de (OJO:
Contrataciones
Adquisiciones del Estado.
ofertadas
por el
Sólo en ymodalidades
por el alcance del contrato).
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Documentos que deben presentarse en el Sobre Económico
(Según el Objeto del Proceso de Selección)
Contenido del Sobre Económico
1) Monto total de la oferta.
1)Precios unitarios, tarifas o porcentajes
(cuando fuese el caso).
Objeto del Proceso de Selección
- Adquisición de Bienes.
- Contratación de Servicios
General.
- Contratación de Servicios
Consultoría.
- Contratación de Seguros.
- Ejecución de Obras.
2)Oferta de Financiamiento (cuando fuese
el caso).
- Adquisición de Bienes.
- Contratación de Servicios
General.
- Contratación de Servicios
Consultoría.
1)Presupuesto detallado por las partidas
que lo generan.
- Ejecución de Obras.
en
de
en
de
2)Oferta financiera (cuando sea el caso)
1) Forma de Pago
- Contratación de Seguros.
Es necesario señalar que la Entidad, por ningún motivo, exigirá la presentación
de certificados o documentos, ya sea en original o copia, que sirvan para
acreditar los siguientes datos del postor:
• Nombre o razón social del postor o de su representante legal.
• Domicilio.
• Inscripción en los Registros Públicos,
• Documento de identidad.
En estos casos, el postor acreditará tales datos a través de una declaración
jurada conforme se ha señalado en los cuadros anteriores. Al respecto, conviene
citar un pronunciamiento del CONSUCODE vinculado con lo que se ha afirmado:
“el hecho que la Entidad haya establecido la exigencia de presentar copia del
RUC del postor, constituye un requisito mayor al exigido por la normativa sobre
contrataciones y adquisiciones del Estado toda vez que, como se ha señalado,
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para estos casos sólo resulta necesario la presentación de una declaración
jurada, sin perjuicio de que, en vía de fiscalización posterior e incluso antes de la
suscripción del contrato, la Entidad solicite dicha documentación
(Pronunciamiento N° 113-2003 (GTN) del 30 de julio de 2003).
Por otro lado, si bien no está exigido expresamente ni en el TUO de la Ley N°
26850 ni en el Reglamento, resulta recomendable, a fin de permitir la ordenada
lectura de las propuestas, que el Comité Especial establezca en las Bases
Administrativas la obligación de que las propuestas presentadas cuenten con su
respectivo índice.
Respecto de los procesos de selección según relación de ítems, cabe indicar que
en la propuesta económica que un postor presente, con ocasión de su
participación en más de un ítem, se consignará el monto total de la oferta, el
monto total de cada ítem y los precios unitarios, tarifas o porcentajes, según
corresponda.
Asimismo, en caso el postor haya ofertado prestaciones adicionales y/o la
exclusión de parte de las prestaciones solicitadas, el sobre de su propuesta
económica contendrá el monto a adicionar o a descontar, en la eventualidad que
ellas sean aceptadas por la Entidad.
•
Forma de Presentar las Propuestas: Las propuestas pueden ser presentadas de
tres maneras:
- En acto público.
- En la mesa de partes de la Entidad.
- A través del correo electrónico o del fax.
Las propuestas deben obligatoriamente presentarse en acto público en los casos
de licitaciones y concursos públicos. En el caso de adjudicaciones directas, en
cambio, el Comité Especial decidirá si las propuestas serán presentadas en acto
público o si estas se presentarán en la mesa de partes de la Entidad. Cabe
señalar que, en este caso, la decisión que, al respecto, adopte el Comité
Especial deberá constar en las Bases Administrativas del Proceso de Selección.
En los casos de adjudicaciones de menor cuantía para la contratación de
consultoría de obras o para la ejecución de obras, la presentación de propuestas
se efectuará en mesa de partes.
La presentación de propuestas podrá efectuarse por fax o por correo electrónico
sólo en los casos de adjudicaciones de menor cuantía para la adquisición o
arrendamiento de bienes o para la contratación de servicios distintos a la
consultorías de obras. Sin perjuicio de ello, el Comité Especial podrá establecer
que la propuesta deba ser presentada, en sobres cerrados, en la mesa de partes
de la Entidad.
La presentación de propuestas por medio del fax o del correo electrónico
constituye una excepción a la regla de la presentación de propuestas en sobres
cerrados y separados.
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CUADRO: FORMA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Tipo de Proceso de
En Acto Publico
En Mesa de
Por Fax o
Selección
(en sobres
Partes (en
Correo
cerrados)
sobres cerrados) Electrónico
X
Licitación Pública
X
Concurso Público
Adjudicación
Pública
Directa
X(*)
X(*)
Adjudicación
Selectiva
Directa
X(*)
X(*)
Adjudicación de Menor
Cuantía
(Obras
y
Consultoría de Obras)
Adjudicación de Menor
Cuantía
(Bienes
y
Servicios distintos a la
consultoría de Obras)
X
X(*)
X(*)
(*) A criterio del Comité Especial (y siempre que lo haya manifestado en las
Bases).
Las propuestas, en cualquiera de los dos primeros casos señalados, deberán
presentarse con el número de copias requerido en las Bases Administrativas. El
Comité Especial deberá tener en cuenta que no podrá exigir la presentación de
copias en un número superior al de sus integrantes (base legal: artículo 59 del
Reglamento).
Las propuestas deberán contener todos los documentos exigidos en las Bases
Administrativas. Su falta de presentación en alguna propuesta originará su
descalificación, ya que, de acuerdo con la posición adoptada por el Tribunal de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado mediante Acuerdo N° 016/10,
publicado en el Diario Oficial El Peruano el 22 de septiembre de 2002, no
corresponde la subsanación de la propuesta cuando el postor haya omitido la
presentación de algún documento en la propuesta técnica. El Comité Especial,
en este caso, deberá devolver al postor su propuesta, teniéndola por no
presentada.
Asimismo, el Comité Especial deberá devolver la propuesta al postor que la
presentó en los casos que alguno de los documentos contenidos en dicha
propuestas adolezca de algún defecto de naturaleza sustantiva (base legal:
artículo 59 del Reglamento y Acuerdo N° 016/010).
Sin perjuicio de lo dicho, en los casos en los que la apertura de sobres deba
realizarse en acto público, si el postor no está de acuerdo con la decisión del
Comité Especial de devolver su propuesta, deberá expresar su disconformidad
en el momento, debiendo el notario público que debe intervenir en dicho tipo de
actos autenticar una copia de la propuesta y conservarla en su poder hasta que
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el postor disconforme apele la decisión del Comité Especial o deje consentir la
devolución de su propuesta.
Cabe resaltar que tampoco procede la concesión de un plazo de subsanación en
los casos de defectos en la propuesta económica, ya que esta tiene el carácter
de insubsanable. Sin perjuicio de ello, el Comité Especial deberá efectuar de
oficio la corrección de errores aritméticos en los que haya incurrido el postor, en
los casos de procesos de selección convocados bajo el sistema de precios
unitarios, tarifas o porcentajes.
Ejemplo:
Adjudicación Directa Selectiva N° 0014-2003-MPM.
Objeto: Adquisición de cien pasajes Lima – Iquitos – Lima
Valor Referencial: S/. 38 000,00
Propuesta Económica del Postor 1
Precio Unitario: S/. 375,00.
Valor total de la Propuesta S/. 375 000,00.
En este caso, el Comité Especial estará obligado a corregir de oficio (es decir,
sin que el interesado lo solicite) el defecto en el que incurrió el postor, quien, en
lugar de multiplicar por cien (número de pasajes requeridos por la Entidad)
multiplicó por mil el precio unitario ofertado en su propuesta económica.
Por tanto, en el ejemplo, el Comité Especial deberá recalcular el monto de la
propuesta económica, estableciendo que el valor total de ella es de S/ 37
500,00.
El Comité Especial, en cambio, deberá conceder al postor un plazo de
subsanación de su propuesta técnica, cuando en ésta se hayan cometido
defectos de forma, consistentes en omisiones o errores sobre aspectos
accidentales, accesorios o formales. Ejemplo de dichos defectos son: la falta de
foliación o rúbrica en las hojas que componen la propuesta, la falta de algún dato
de identidad, etc.
El plazo de subsanación al que hace referencia el artículo 59 del Reglamento
(dos días hábiles) es un plazo máximo, pudiendo el Comité Especial establecer
un plazo menor que, en nuestra opinión, no podrá ser inferior al de un día hábil.
Sin perjuicio de ello, el postor podrá subsanar en el mismo acto (en caso que la
presentación de propuestas y la apertura de sobres se realice en acto público) el
defecto en el que incurrió, continuándose con el trámite correspondiente.
En los casos en los que la presentación de propuestas deba realizarse en acto
público, el Comité Especial deberá llamar uno a uno a los Adquirientes de Bases,
de acuerdo en el orden en el que hayan comprado las Bases Administrativas del
proceso de selección. Si el Adquiriente de Bases no se encuentra presente al
momento de ser llamado, el Comité Especial considerará que no tiene intención
de participar en el proceso. El Reglamento emplea en estos casos el término
desistimiento, aunque opinamos que el mismo no es exacto, ya que la sola
adquisición de las Bases no constituye una manifestación indubitable de la
intención de participar en el proceso de selección. Dicha intención se hace
manifiesta sólo con la presentación de la propuesta. Por eso consideramos que
el término desistimiento debemos entenderlo en este caso como una
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manifestación de la falta de interés en participar en el proceso de selección. Por
ello, en este caso, la Entidad no estará obligada a notificar dicho hecho al
Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, ya que no procede la
aplicación de sanción alguna, a diferencia de lo que sucedería si el postor retira
su propuesta luego de presentarla.
Finalmente, resulta recomendable que, en los casos en los que las propuestas
deban presentarse en acto público, el Comité Especial solicite la relación de
adquirientes de Bases al área de tesorería de la Entidad, solicitándole
adicionalmente que en dicha relación se detalle el número de la factura que se
entregó, a quien adquirió las Bases, por la realización de dicha operación. Ello,
para que el Comité Especial pueda llevar el control de los adquirientes de Bases
y pueda, de esta manera, evitar posibles fraudes.
•
Presentación de Propuestas por Consorcios: Dos o más proveedores pueden
participar en un proceso de selección de manera conjunta, presentando, para tal
efecto, una promesa de consorcio en su sobre técnico, la misma que deberá
formalizarse de resultar favorecidos con la buena pro.
Para presentar una propuesta en calidad de consorcio, basta que uno de los
proveedores que lo integran adquiera las Bases Administrativas del Proceso de
Selección (base legal: artículo 47 del Reglamento).
Limitaciones: Los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas
individuales. Es decir, los proveedores que lo integran no podrán presentar,
además de la propuesta efectuada en consorcio, otras propuestas a título
individual en el proceso de selección en el cual participan de manera
consorciada.
Asimismo, los integrantes de un consorcio quedan prohibidos de conformar otros
consorcios. Esta prohibición debe interpretarse como la limitación a integrar
otros consorcios que presenten propuestas en el mismo proceso de selección.
En síntesis, ambas prohibiciones están limitadas a la participación del consorcio
en un determinado proceso de selección, no quedando afectada la posibilidad,
por parte de sus integrantes, de participar individualmente o a través de
consorcios distintos, en otros procesos de selección que, incluso, pudieran ser
convocados simultáneamente por la misma Entidad.
Por otro lado, respecto de los procesos de selección según relación de ítems
cabe indicar que los postores no están obligados a formular propuestas en todos
los ítems convocados (Base legal: Comunicado N° 005-2002(PRE) de marzo de
2002). En ese orden, un postor está facultado a presentar una propuesta única
en un solo ítem dentro del proceso, sin que ello acarree la invalidez de dicha
presentación.
4.7) Evaluación de propuestas.
Las propuestas son evaluadas por el Comité Especial desde el punto de vista
técnico y económico. Para pasar a la evaluación económica de la propuesta, el
Comité Especial, primero, debe evaluar la propuesta desde el punto de vista
técnico.
Aquellas propuestas que no alcancen el puntaje técnico mínimo
requerido en las Bases, no pasarán a la evaluación económica, procediendo el
Comité Especial a devolverlas a los postores que las presentaron, salvo que
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estos impugnen la decisión de dicho órgano, caso en el cual, las conservarán en
su poder hasta que los recursos interpuestos sean resueltos.
Resulta fundamental diferenciar el establecimiento de requerimientos técnicos
mínimos y de factores de evaluación. Los requerimientos técnicos mínimos son
aquellas condiciones que el postor y/o la propuesta que éste presente deben
reunir para participar en el proceso de selección. Son materia de evaluación por
parte del Comité Especial, mas no de calificación, ya que el cumplimiento de los
requerimientos técnicos mínimos no proporciona puntaje alguno a quien los
cumpla. Sólo determina que el postor y/o la propuesta presentada cumplen los
requisitos establecidos por la Entidad para participar en el proceso de selección
que esta haya convocado. Los factores de evaluación y calificación, en cambio
son aquellos conceptos que deben ser reunidos por el postor y/o su propuesta
que van a ser materia de análisis por parte del Comité Especial. Análisis que va
a originar que en función de ellos, la propuesta presentada reciba un puntaje
determinado.
Asimismo, es importante tener en claro la distinción entre el factor de evaluación
y el criterio de evaluación. Este es la forma en la cual se va a analizar o evaluar
al postor y/o a su propuesta.
Ejemplo:
Factor de Evaluación: Experiencia.
Criterio de Evaluación: Se otorgará el mayor puntaje a aquel que reúna
la mayor experiencia, con un límite máximo de diez años de
experiencia.
De acuerdo con lo establecido en la Ley N° 27633 y con lo expresado por el
CONSUCODE a través de su Comunicado N° 015-2001(PRE) publicado en
octubre de 2001 en el Diario Oficial “El Peruano”, el Comité Especial deberá
asignar una bonificación del veinte por ciento (sobre el total del puntaje total
obtenido) a aquél postor que mediante declaración jurada afirme que los bienes o
servicios que oferta son elaborados o serán prestados dentro del territorio
nacional, sin necesidad de que dicha bonificación esté prevista en las Bases o de
que el postor haya solicitado expresamente la asignación de la mencionada
bonificación. Cabe indicar que, de acuerdo con lo establecido en el Comunicado
N° 014-2001(PRE) de septiembre de 2001, la consecuencia de no aplicar la
mencionada bonificación es la invalidez del proceso de selección. Consideramos
que dicha invalidez debe afectar, de acuerdo con lo señalado en el artículo 13.1
de la Ley del Procedimiento Administrativo General, a los actos sucesivos en el
procedimiento desde que ocurrió el vicio. En este caso, de no aplicarse la
bonificación, la nulidad afectará sólo al otorgamiento de la buena pro,
debiéndose recalcular el puntaje total obtenido por cada uno de los postores
como consecuencia de la evaluación técnica y económica de sus propuestas,
considerando la aplicación de dicha bonificación, y, luego de ello, a otorgar la
buena pro a quien alcance el mayor puntaje. No puede entenderse que la falta
de aplicación de la bonificación afectará a todo el proceso de selección, desde su
convocatoria, porque ello, repetimos, resultaría contrario a lo establecido en la
Ley del Procedimiento Administrativo General.
Finalmente, con respecto a este tema, cabe señalar que los Comités Especiales
deberán aplicar la mencionada bonificación en todos los procesos de selección
que se inicien hasta el 30 de julio de 2005.
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Por otro lado, de acuerdo con lo establecido en el Comunicado N° 0032001(PRE) del 05 de febrero de 2001, las Entidades preferirán los productos o
servicios ofrecidos por micro y pequeñas empresas integradas por personas
discapacitadas, tomando en cuenta similares condiciones de suministro, calidad
y precio para su compra o adquisición. Consideramos que la manera correcta de
interpretar esta disposición es la siguiente: tomando en cuenta que la manera
objetiva de establecer que estamos ante mejores condiciones de suministro,
calidad y precio, es a través del puntaje total que obtenga una determinado
propuesta, estaremos ante propuestas que oferten similares condiciones cuando
estas alcancen el mismo puntaje total. Por tanto, podemos entender que se está
consagrando una manera de proceder a desempatar propuestas que alcancen el
mismo puntaje total. En este caso, las Entidades estarán en la obligación de
preferir a las propuestas presentadas por micro y pequeñas empresas integradas
por personas discapacitadas.
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RECUERDA...
PRESENTACION DE PROPUESTAS
En dos sobres cerrados (propuesta técnica y económica).
Excepción: Adjudicaciones de Menor Cuantía (Bienes y Servicios distintos de
consultoría de obras).
En acto público: Licitaciones y Concursos (obligatoriamente) / Adjudicaciones
Directas Públicas (optativo)
En acto privado: Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor
Cuantía.
Presentación por consorcios:
• Inclusión de promesa de consorcio.
• Uno de los integrantes de consorcio debe adquirir bases.
• No podrán presentar propuestas individuales en el proceso ni integrar otros
consorcios.
EVALUACION Y CALIFICACION DE PROPUESTAS
Técnica y Económica.
Evaluación Técnica:
• Determinación de cumplimiento de requerimientos técnicos mínimos.
• Evaluación de acuerdo a factores y criterios de evaluación.
• Posibilidad de subsanación.
Evaluación Económica:
• Insubsanable (sin embargo, recálculo de oficio en caso de precios
unitarios o tarifas).
Caso de bonificaciones o preferencias:
• Productos nacionales (bienes o servicios): bonificación del 20% sobre el
puntaje total.
•
Bienes o servicios producidos u ofertados por pequeñas y
microempresas que cuenten con discapacitados: Preferidos en caso de
empate.
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ACTIVIDADES
1.
En uso de su autonomía, ¿puede el Comité Especial establecer una forma de
evaluación distinta a la que establece la ley?
2.
¿El proceso de evaluación y calificación de propuestas se aplica solamente a
licitaciones y concursos públicos o también para adjudicaciones directas y de
menor cuantía.
3.
Deben ser incluidos en las Bases los criterios para la evaluación de los factores.
4.
¿Se requieren de tres (3) propuestas en una adjudicación de menor cuantía para
la adquisición de bienes?
5.
Conforme al artículo 65º, ¿por qué se otorga el mayor puntaje a la propuesta
económica, siendo la propuesta técnica tan importante como aquella y además
asegura la culminación de una obra dentro de los plazos previstos de ejecución?
4.8) El Otorgamiento de la Buena Pro.
Luego de producida la evaluación técnica y económica y, de ser el caso, de
aplicada la correspondiente bonificación sobre el puntaje total obtenido en dichas
evaluaciones, el Comité Especial deberá otorgar la buena pro a aquel postor que
haya acumulado el mayor puntaje total.
Al igual que en el caso de la presentación de propuestas, el otorgamiento de la
Buena Pro puede realizarse en acto público o en acto privado. En los casos de
licitaciones y concursos públicos, el otorgamiento de la Buena Pro deberá
efectuarse, de manera obligatoria, en acto público.
En los casos de
adjudicaciones directas, el otorgamiento de la Buena Pro podrá efectuarse, de
acuerdo a lo que se indique en las Bases Administrativas, de manera pública o
privada; en tanto que, en las adjudicaciones de menor cuantía el otorgamiento de
la Buena Pro se hará en acto privado.
Adicionalmente existe la obligación de publicar los resultados del proceso de
selección en los diarios en los que fue publicada la convocatoria. Por tanto, en
las licitaciones y concursos públicos deberá publicarse el otorgamiento de la
Buena Pro en el Diario Oficial El Peruano y en el diario de circulación nacional o
local en el que se haya publicado el aviso de convocatoria; mientras que, en los
casos de adjudicaciones directas públicas el otorgamiento de la Buena Pro
deberá publicarse sólo en el Diario Oficial El Peruano, incluso en los casos en los
que, de manera opcional, el Comité Especial haya dispuesto la publicación del
aviso de convocatoria en un diario de circulación nacional o local. La obligación
de publicar en diarios el otorgamiento de la Buena Pro no es aplicable a los
casos de adjudicaciones directas selectivas y de adjudicaciones de menor
cuantía.
En los casos de adjudicaciones directas selectivas, deberá notificarse a
PROMPYME si el ganador de la Buena Pro es una micro o pequeña empresa; en
tanto que, en los casos de adjudicaciones de menor cuantía, deberá notificarse a
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esta institución y, adicionalmente, a CONSUCODE, en los casos en que la
convocatoria del proceso de selección haya sido notificada a estas entidades.
Cabe indicar que tanto la publicación como la notificación del otorgamiento de la
Buena Pro, se efectuarán recién luego de que dicha decisión quede consentida o
administrativamente firme (es decir luego, de que haya transcurrido el plazo para
impugnar el otorgamiento de la Buena Pro, ya sea en primera o segunda
instancia, sin que ninguno de los postores lo haya hecho; o, luego de que se
hayan resuelto los recursos administrativos que el TUO de la Ley N° 26850 y el
Reglamento han contemplado).
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FORMALIDADES VINCULADAS CON EL OTORGAMIENTO DE LA BUENA
PRO
Tipo de Proceso de
Selección
Modo de Otorgamiento de
la Buena Pro
Formalidad Adicional
Publicación en El Peruano
y en diario en el que se
efectuó la convocatoria
Publicación en El Peruano
Concurso Público
Acto Público
y en diario en el que se
efectuó la convocatoria
Adjudicación Directa Acto Público / Acto Privado Publicación en El Peruano
Pública
(*)
Adjudicación Directa Acto Público / Acto Privado Notificación
a
Selectiva
(*)
PROMPYME(**)
Notificación
a
Adjudicación
de
Acto Privado
CONSUCODE
y
a
Menor Cuantía
PROMPYME (***)
Licitación Pública
Acto Público
(*) A criterio del Comité Especial (y siempre que lo haya manifestado en las
Bases).
(**) En los casos en los que el ganador de la Buena Pro sea una micro o
pequeña empresa.
(***) En los casos en los que la convocatoria haya sido notificada a
CONSUCODE y a PROMPYME.
•
La Notificación de la Buena Pro en las Adjudicaciones de Menor Cuantía: A
diferencia de lo que sucede en el resto de procesos de selección, en las
adjudicaciones de menor cuantía para la adquisición o arrendamiento de bienes
o para la contratación de servicios distintos a la consultoría de obras, el Comité
Especial podrá notificar el otorgamiento de la Buena Pro a través del fax o del
correo electrónico, siempre que la invitación la haya cursado a través de dichos
medios o que el postor así lo autorice (base legal: artículo 96 del Reglamento y
artículo 20.1.2. de la Ley del Procedimiento Administrativo General).
Adicionalmente, se establece que el otorgamiento de la Buena Pro podrá
notificarse con la expedición de la orden de compra o de servicios, lo que
significa que podrá obviarse, en este caso, la notificación de la resolución del
Comité Especial en la cual se decide otorgar la buena pro a un determinado
postor y, adicionalmente, que la notificación del otorgamiento de la Buena Pro no
la efectuará el Comité Especial sino la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
Opinamos que debemos ser sumamente cuidadosos con el ejercicio de esta
facultad, la misma que, necesariamente, deberá enmarcarse en aquellos
procesos en los cuales, de acuerdo a lo indicado en el artículo 93 del
Reglamento, participe un solo postor. El sustento de esta posición es el
siguiente: de notificarse el otorgamiento de la Buena Pro a través de la orden de
compra o de servicios en una adjudicación de menor cuantía en la que haya
participado una pluralidad de postores, se impediría que aquellos que no resulten
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favorecidos con la Buena Pro no tengan manera de tomar conocimiento de la
decisión del Comité Especial para, si lo estiman conveniente a sus intereses,
poder impugnarla. Consideramos además que dicha facultad ha sido establecida
por el legislador en coherencia con el principio de economía (que establece que
deberán evitarse formalidades costosas e innecesarias), ya que, de participar un
solo postor en el proceso, la notificación del otorgamiento de la Buena Pro
devendría en una actuación innecesaria. Dicha actuación, en cambio, es
sumamente importante en los casos en los que exista una pluralidad de postores,
ya que la notificación del otorgamiento de la Buena Pro marca el inicio del
cómputo del plazo de impugnación de la decisión del Comité Especial.
•
Contenido de la Notificación del Otorgamiento de la Buena Pro: Como regla
general, la notificación del otorgamiento de la Buena Pro debe incluir la siguiente
información:
- Nombre del postor ganador de la Buena Pro.
- Monto de la propuesta económica del postor ganador de la Buena Pro.
- El plazo para impugnar el otorgamiento de la Buena Pro.
•
La impugnación del Otorgamiento de la Buena Pro: La decisión del Comité
Especial, por la cual se otorga la Buena Pro a un mencionado postor, puede ser
materia de impugnación por parte de cualquiera de los postores, quienes tendrán
cinco días hábiles de plazo, contados desde que tomaron conocimiento del
otorgamiento de la Buena Pro, para interponer el recurso de apelación
respectivo.
En los casos en los que el otorgamiento de la Buena Pro se efectúe en acto
público, se presumirá que el postor tomó conocimiento del otorgamiento de la
Buena Pro en la fecha en la cual se celebró dicho acto. En cambio, en los casos
en los que dicho otorgamiento se haya efectuado en acto privado, el plazo para
impugnar se computará desde el día siguiente de producida la notificación de
dicha decisión.
Consideramos que cabe interponer recurso de apelación en todos los procesos
de selección, incluso en las adjudicaciones de menor cuantía para la adquisición
o arrendamiento de bienes o para la contratación de servicios distintos a la
consultoría de obras. Si bien, en un primer momento, dando una interpretación
literal al artículo 96 del Reglamento, parecería que la decisión del Comité
Especial no es impugnable, consideramos, en atención al Principio de Libre
Competencia, que el contrato se formalizará con la recepción de la notificación
del otorgamiento de la Buena Pro sólo en los casos en los que sólo haya
participado un postor en el proceso de selección. Si al mismo ha concurrido una
pluralidad de postores, deberá esperarse que la notificación del otorgamiento
quede previamente consentida (es decir, que ningún postor impugne, en primera
o segunda instancia, el otorgamiento de la Buena Pro) o administrativamente
firme (es decir, que se hayan resuelto los recursos administrativos que la ley
contempla) para entender que se ha celebrado el contrato.
Cabe mencionar que el Comité Especial no es competente para resolver la
apelación que se interponga contra su decisión. En caso se impugne el
otorgamiento de la Buena Pro, el Comité Especial tendrá sólo la obligación de
elevar el recurso presentado, con el expediente del proceso de selección, al
Titular del Pliego o a la Máxima Autoridad Administrativa de la Entidad (en caso
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esta no constituya pliego presupuestario) para que ellos
resolver dicho recurso.
se encarguen de
4.9) Citación para la Celebración del Contrato:
Luego de que queda consentido o administrativamente firme el otorgamiento de
la Buena Pro, el Comité Especial tiene dos obligaciones:
• Según corresponda, publicar el otorgamiento de la Buena Pro o, de ser el
caso, notificar a CONSUCODE y/o PROMPYME.
• Notificar el otorgamiento de la Buena Pro a la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
Con el cumplimiento de ambas obligaciones, culmina la labor del Comité
Especial.
La dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad,
una vez asumida la conducción del proceso de adquisición o contratación, debe
notificar al postor a quien se le otorgó la Buena Pro para proceder a celebrar el
respectivo contrato.
La citación debe efectuarse con una anticipación no menor a los cinco días
hábiles, señalando una fecha que no podrá exceder a los diez días siguientes a
la fecha de consentido el otorgamiento de la Buena Pro
Ejemplo:
Otorgamiento de la Buena
Pro
DL
M
1
8(*)
15
Mié
2
9
16
7
14
citación
21
22
23
28
29
celebración
30
(*) Al culminar el día.
J
3
10
17
V
4
11
18
S
5
12
19
6
13
20
24
25
26
27
Consentimiento
Fecha límite para efectuar la
Fecha
límite
para
la
del contrato
Si el postor no acude a celebrar el contrato o no ha presentado la documentación
completa para hacerlo, la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad deberá citarlo para una segunda fecha, la cual no
podrá exceder de los cinco días hábiles siguientes de la fecha fijada
originariamente (en el ejemplo planteado, la fecha máxima para la celebración
del contrato en segunda convocatoria será el lunes 29).
Cabe mencionar que la regla planteada es aplicable para todos los procesos de
selección, excepto en los casos de adjudicaciones de menor cuantía para la
adquisición o arrendamiento de bienes o para la contratación de servicios
distintos a la consultoría de obras, supuesto en el cual, aún si se ha fijado en las
Bases que el contrato se celebrará por escrito, no se seguirá la regla descrita.
4.10) La Formalización del Contrato:
Los contratos deben formalizarse por escrito, salvo en los casos de
adjudicaciones de menor cuantía para adquisiciones o arrendamiento de bienes
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o para la contratación de servicios distintos a la consultoría de obras, supuesto
en el cual el contrato se formalizará con la notificación del otorgamiento de la
Buena Pro.
Para formalizar el contrato, el postor ganador de la Buena Pro debe presentar,
como regla general, los siguientes documentos:
• Constancia o declaración jurada de no estar inhabilitado para contratar con el
Estado (según el caso).
• Garantía de Fiel Cumplimiento (carta fianza, póliza de caución o declaración
jurada, según el caso).
• Garantía Adicional por el Monto Diferencial de Propuesta (carta fianza o póliza
de caución).
• Formalización de la promesa de consorcio (de haber presentado promesa de
consorcio el ganador de la buena pro).
Consideramos que, en este caso, por seguridad de la Entidad, como requisito
para la celebración del contrato, la dependencia encargada de las adquisiciones
y contrataciones de la Entidad podrá solicitar, adicionalmente, todos los
documentos que acrediten la identidad del postor con quien se va a celebrar
dicho acuerdo y cuya exigencia estaba prohibida en la presentación de
propuestas.
Consideramos que dicha prohibición tiene sentido, en tanto se
busca no hacer onerosa la participación de los adquirientes de bases en el
proceso de selección, en aplicación de los Principios de Economía y Libre
Competencia. Sin embargo, dicha lógica se rompe al momento de celebrar el
contrato, ya que, en este supuesto, lo que debe primar es la seguridad de la
Entidad respecto de la identidad del postor con quien celebrará el contrato.
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TIPO DE
PROCESO
DE
SELECCI
ÓN
Constancia
de no estar
Inhabilitado
para
Contratar
con el
Estado
Declaració
n Jurada
de no estar
Inhabilitad
o para
Contratar
con el
Estado
DOCUMENTOS
Garantía
Declaració
de Fiel
n Jurada
Cumplimie de Fiel
nto
Cumplimie
nto
Garantía Formalizac
Adicional ión de
Consorcio
por el
Monto
Diferenci
al de
Propuest
a
Licitación
Pública
X
X
X
X
Concurso
Público
X
X
X
X
Adjudicaci
ón Directa
Pública
X
X
X
X
Adjudicaci
ón Directa
Selectiva
X
X
X
X
Adjudicaci
ón
de
Menor
Cuantía
(Bienes y
Servicios)
Adjudicaci
ón
de
Menor
Cuantía
(Obras)
X
X
X
X
X
X
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CUADRO DE ACTUACIONES DURANTE LA FASE DE SELECCIÓN DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN
ACTUACIÓN
Convocatoria
Venta de Bases
Presentación de Consultas, Absolución y Aclaración
de Bases.
Formulación de Observaciones a las Bases e
integración de éstas.
Presentación de propuestas y apertura de sobres
Evaluación de Propuestas.
Otorgamiento y notificación (a los postores) de la
Buena Pro.
Notificación a la Dependencia Encargada de las
Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad y
publicación o notificación del otorgamiento de la
Buena Pro
Citación para la Celebración del Contrato
Celebración del Contrato
ÓRGANO COMPETENTE
Comité Especial
Comité Especial
Comité Especial
Comité Especial
Comité Especial
Comité Especial
Comité Especial
Comité Especial
Dependencia Encargada de
las
Adquisiciones
y
Contrataciones
de
la
Entidad
Titular del Pliego o Máxima
Autoridad Administrativa (o
Funcionario en quien se
haya
delegado
dicha
facultad).
5. La prórroga y la postergación de etapas en los procesos de selección.
La prórroga y la postergación, pese a que en términos literales parecen ser
sinónimos, son en realidad actuaciones distintas.
La prórroga está referida a la extensión, por decisión del Comité Especial, de
alguna de las etapas del proceso de selección.
Ejemplos: La ampliación de la etapa de presentación de consultas, de tres a cinco
días; la extensión de la etapa de la evaluación y calificación de propuestas, de dos
a cuatro días.
La postergación, en cambio, implica el traslado de una etapa y, por consiguiente
de lo que resta por tramitar del proceso de selección, de una fecha (originalmente
establecida) a otra. La duración en días de cada una de las etapas del proceso de
selección, sin embargo, se mantiene.
Ejemplos: Postergación de la etapa de evaluación y calificación de propuestas del
06 al 09 de abril; postergación de la etapa de presentación de propuestas del 15 al
20 de septiembre.
Tanto la postergación como la prórroga implican la reelaboración del calendario del
proceso de selección.
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La determinación de una prórroga de una o más etapas de un proceso de
selección o de la postergación de éste queda dentro del ámbito de discrecionalidad
del Comité Especial. Sin embargo, debemos recordar que discrecionalidad no es
arbitrariedad y, en ese sentido, dicha decisión debe estar debidamente
fundamentada en una causa que la justifique adecuadamente. La mencionada
decisión debe ser adoptada por mayoría y debe constar necesariamente por
escrito en el acta respectiva (Base legal: artículo 30 del Reglamento).
La decisión de prorrogar o postergar debe ser comunicada tanto a la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, para que ésta
tenga la posibilidad de informar a la dependencia usuaria respecto del estado de
su requerimiento, así como a todos los adquirientes de bases o postores.
Asimismo, tratándose de licitaciones y concursos públicos, la decisión de prórroga
o postergación debe ser publicada tanto en el diario oficial “El Peruano” como en
aquél diario a través del cual se efectuó la convocatoria. Dicha publicación debe
efectuarse dentro del plazo de cinco días útiles desde que se adoptó el
correspondiente acuerdo.
En el caso de adjudicaciones directas públicas, la decisión de prórroga o
postergación también deberá publicarse, aunque en este caso sólo bastará que
dicha publicación se efectúe, por una sola vez, en el diario oficial “El Peruano”. Si
el aviso de convocatoria de la adjudicación directa pública, en la cual se decidió la
prórroga o la postergación, se publicó, adicionalmente, en otro diario, no es
obligatorio que dicha decisión también se publique en el mismo.
Tratándose de adjudicaciones directas selectivas o de adjudicaciones de menor
cuantía, no es necesario que se publique la decisión de prórroga o postergación,
debiéndose, en todo caso, notificar a todos los adquirientes de bases o postores,
de acuerdo a lo establecido en el artículo 30 del Reglamento.
Resultaría recomendable que, al momento de producirse la adquisición de las
bases, se recabe la autorización de los adquirientes de bases para que el Comité
Especial les pueda notificar ciertos actos de manera exclusiva por medio del
correo electrónico, ya que esto facilitaría en gran medida la fluidez de las
comunicaciones y, además, le permitiría a la Entidad lograr un ahorro tanto en lo
que es costo de la notificación como en los gastos de envío de esta (base legal:
artículos 23 y 24 del Reglamento).
Ejemplo: Modelo de autorización del uso del correo electrónico.
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AUTORIZACIÓN DEL USO DE CORREO ELECTRÓNICO
………………………………… (nombre del adquiriente de bases), con
RUC N° ………………………….., con domicilio real y para los efectos
del
proceso
de
selección
N°
…………………….
en
……………………………, distrito de ………………. Departamento de
…………………………,
debidamente
representado
por
…………………….., identificado con …………………….., según poder
que consta en la partida electrónica N° …………………. del Registro
de Personas Jurídicas de …………. me presento ante ustedes y digo:
Que, en ejercicio de la facultad contemplada en el artículo 23 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
autorizo al Comité Especial de …………………… (nombre de la
entidad), encargado de la conducción del proceso ……………………..
(tipo y número del proceso de selección) a que me notifique
exclusivamente por correo electrónico aquellas decisiones que, de
acuerdo con el citado reglamento, puedan ser comunicas por dicho
medio.
Dichas notificaciones deberán ser efectuadas a la siguiente dirección
electrónica ……………………
_____________________________
Firma del Representante Legal
6. La declaratoria de desierto. La declaratoria de desierto se realiza, por regla
general, cuando se verifica la inexistencia de la pluralidad de propuestas. Es decir
cuando no hay dos o más propuestas válidas.
Dicha verificación se puede realizar en tres momentos:
- Antes de la apertura de los sobres: Ningún postor o sólo uno efectúa la
presentación de su propuesta ante el Comité Especial. En este caso, no es
necesario que se proceda a la apertura del único sobre presentado para
declarar desierto el proceso.
-
Durante la evaluación técnica de las propuestas: Luego de efectuada dicha
evaluación, se determina la inexistencia de una pluralidad de propuestas.
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-
Durante la evaluación económica de las propuestas: Pese a que existía una
pluralidad de propuestas técnicas, luego de la apertura de los sobres
económicos se determina que no quedan propuestas válidas o que sólo goza
de esta característica una sola de las propuestas presentadas.
Excepciones a la regla general: Existen algunos casos en los que, pese a
verificarse la existencia de una sola propuesta, en cualquiera de los tres momentos
mencionados en los párrafos precedentes, el proceso de selección no debe
declararse desierto:
•
•
•
•
En las adjudicaciones de menor cuantía.
En los procesos de adquisición de bienes que, por la naturaleza de su
comercialización, tengan un precio fijado por cotización internacional.
En las adjudicaciones directas selectivas que deben convocarse cuando una
licitación o concurso público hayan sido declarados desiertos en dos
ocasiones.
En la segunda convocatoria de una adjudicación directa.
(Base legal: artículo 32 del TUO de la Ley y artículo 14 del Reglamento).
Cabe señalar que, luego de producida la declaratoria de desierto, el Comité
Especial, antes de notificar nuevamente, deberá evaluar las razones que
originaron dicha declaratoria, para proceder al correspondiente ajuste de las Bases
Administrativas. Resulta recomendable que en dicho ajuste también intervenga la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad,
aunque la responsabilidad respecto de tales ajustes será del Comité Especial. Las
bases reajustadas deberán ser aprobadas por la autoridad que se encargó de la
aprobación de las Bases Administrativas del proceso de selección declarado
desierto (base legal: artículo 32 del TUO de la ley).
La declaratoria de desierto también deberá publicarse tratándose de licitaciones
públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas públicas (sin perjuicio de la
correspondiente notificación a los postores que hayan presentado sus propuestas
en el proceso de selección). En el caso de adjudicaciones directas selectivas y de
adjudicaciones de menor cuantía dicha declaratoria sólo deberá ser comunicada a
aquellos que hayan presentado propuestas.
Pese a que el tema no está regulado, considero que la declaratoria de desierto
debe ser comunicada también a la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad, para que, al igual que en el caso de prórrogas o
postergaciones, ésta tenga la posibilidad de informar a la dependencia usuaria
respecto del estado de su requerimiento.
Las reglas de publicación de declaratorias de desierto son idénticas a las de
prórrogas o postergaciones. Es decir, tratándose de licitaciones y concursos
públicos, la declaratoria de desierto debe ser publicada tanto en el diario oficial “El
Peruano” como en aquél diario a través del cual se efectuó la convocatoria. En
tanto que, en el caso de adjudicaciones directas públicas, dicha declaratoria
deberá publicarse, por una sola vez, sólo en el diario oficial “El Peruano” (salvo
que se decida publicar en otro diario más). En ambos casos, dicha publicación
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debe efectuarse dentro del plazo de cinco días útiles desde que se produjo la
declaratoria de desierto.
7. La cancelación de los procesos de selección.
En cualquier estado del proceso, la entidad que lo convoca puede cancelarlo, bajo
su exclusiva responsabilidad. En este caso, la Entidad deberá reintegrar a los
adquirientes de Bases el costo de estas, dentro del plazo máximo de cinco días
útiles desde que se produjo la notificación de la cancelación a los invitados,
adquirientes de bases o postores, bastando para que se produzca dicho reintegro
la presentación del correspondiente comprobante de pago de las Bases
Administrativas del proceso de selección.
La decisión de cancelar no depende del Comité Especial, ya que su aprobación
requiere de la intervención de la autoridad que dio inicio al proceso de adquisición
o contratación o de una autoridad superior a esta. Ejemplo: En el caso de
municipalidades distritales o provinciales, la cancelación la podrá efectuar el
alcalde, pero no el Comité Especial designado por éste para conducir el proceso
de selección.
La cancelación debe adoptarse mediante resolución o acuerdo por cualquiera de
las autoridades mencionadas. No está de más resaltar que dicha decisión debe
estar debidamente motivada y que esta motivación debe constar expresamente en
la resolución o acuerdo respectivo.
Luego de efectuada la cancelación, la autoridad que la decidió deberá notificar por
escrito al Comité Especial dentro del plazo máximo de un día útil desde que se
adoptó dicha decisión.
El Comité Especial, a su vez, deberá notificar a los
adquirientes de bases, postores, o, según el caso, a los invitados, dentro del plazo
de un día útil desde que la autoridad le notificó la cancelación del proceso.
Asimismo, el proceso de selección no puede ser cancelado por cualquier motivo.
En el TUO de la Ley se han determinado aquellas causales que, de manera
taxativa, permiten a la Entidad ejercer dicha facultad:
• Caso fortuito o fuerza mayor.
• Cuando desaparezca la necesidad de adquirir o contratar.
• Cuando el presupuesto asignado tenga que destinarse a otros propósitos de
emergencia declarados expresamente.
Asimismo, tampoco podrá cancelarse el proceso en cualquier momento, debiendo
la Entidad ejercer dicha facultad sólo hasta antes del otorgamiento de la Buena
Pro. Luego de adoptada esta decisión, la Entidad no podrá cancelar el proceso de
selección.
Tratándose de licitaciones y concursos públicos, la resolución o acuerdo a través
del cual se produce la cancelación deberá publicarse, por una sola vez, en el diario
oficial “El Peruano” y en aquel en el que se hubiera efectuado la publicación de la
convocatoria.
Tratándose de adjudicaciones directas públicas, sólo será
obligatoria la publicación, por una sola vez, en el diario oficial “El Peruano”. En los
casos de adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuantía
bastará la comunicación a los invitados, adquirientes de bases o postores.
(Base legal: artículo 34 del TUO de la Ley, artículo 21 del Reglamento y Directiva
N° 011-2001-CONSUCODE-PRE).
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8. La nulidad de oficio de los procesos de selección.
El titular del pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad (tratándose
de entidades que no constituyen pliego presupuestario), podrá declarar de oficio la
nulidad del proceso de selección. Es decir, sin que ello haya sido solicitado por
algún adquiriente de bases o postor.
El Comité Especial no tiene facultad para declarar la nulidad de oficio del proceso
de selección. De verificar la comisión de algún vicio que invalide el procedimiento,
deberá, en todo caso, dar cuenta de ello a las autoridades competentes (el titular
del pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad) para que, si así lo
determinan éstas, se declare de oficio la nulidad.
Dicha declaración podrá efectuarse sólo hasta antes de la celebración del contrato
(es decir, antes del fin del proceso de selección) y deberá tener como fundamento
a las siguientes causales:
•
•
•
•
•
La intervención de un órgano incompetente.
La contravención de normas legales.
La imposibilidad jurídica.
La prescindencia de normas esenciales de procedimiento.
La prescindencia de la forma prescrita por las normas legales.
La declaratoria de la nulidad de oficio deberá efectuarse mediante resolución o
acuerdo, debiendo indicarse expresamente la causal que le sirve de fundamento y
la etapa a la que se retrotraerá el proceso.
Cabe indicar que, en estricto, la nulidad se declara respecto de un acto y no
respecto del proceso de selección en sí. De esta manera, por ejemplo, se
podrá declarar de oficio la nulidad del otorgamiento de la buena pro, por haberse
incurrido durante la tramitación del correspondiente proceso de selección en algún
vicio descrito en los párrafos anteriores.
Sin perjuicio de ello, el titular del pliego o la máxima autoridad administrativa de la
Entidad podrán declarar la nulidad de un acto dentro del proceso de selección
cuando resuelva un recurso administrativo que recaiga sobre alguna decisión del
Comité Especial, aunque, en este caso, la nulidad, como resulta evidente, será
declarada a pedido de parte y no de oficio.
(Base legal: artículo 57 del TUO de la Ley, artículo 26 del Reglamento)
Luego de celebrados los contratos, la nulidad por vicios ocurridos durante el
proceso de selección sólo podrá ser declarada de oficio cuando en el proceso de
selección hayan intervenido personas que no estaban en condiciones de participar
como postores en el proceso de selección del cual se derivó la celebración de
dichos contratos o que estaban impedidos de ser contratistas.
(Base legal: artículo 9 del TUO de la Ley y artículo 26 del Reglamento).
La resolución o acuerdo que declara de oficio la nulidad, al igual que en los casos
de prórrogas, postergaciones y declaraciones de desierto, también deberá ser
publicada (artículo 26 del Reglamento). Si bien en este caso, no se establece
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diferenciación alguna respecto de los procesos de selección, considero que las
reglas aplicables a las prórrogas, postergaciones y declaraciones de desierto
también deberán ser aplicadas a la nulidad. En ese orden, la nulidad deberá
publicarse en los casos de licitaciones públicas, concursos públicos y
adjudicaciones directas públicas; en tanto que, en las adjudicaciones directas
selectivas y en adjudicaciones de menor cuantía sólo deberán ser notificadas a los
adquirientes de bases o a los postores, según el caso.
RECUERDA QUE...
OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
En Acto Público:
• Licitaciones Públicas.
• Concursos Públicos.
• Adjudicaciones Directas Públicas (si así se estableció en Bases).
En Acto Privado:
• Adjudicaciones Directas Selectivas.
• Adjudicaciones de Menor Cuantía.
Publicación:
• Sólo en Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones
Directas Públicas.
Diarios en donde se publica:
• En “El Peruano” y en aquél en donde se publicó aviso de convocatoria
(Licitaciones y Concursos Públicos).
• Obligatorio sólo en “El Peruano”: Adjudicaciones Directas Públicas.
Obligaciones adicionales en caso de Adjudicaciones Directas Selectivas y
Adjudicaciones de Menor Cuantía:
• Notificar a CONSUCODE (sólo si convocatoria fue notificada a esta
institución).
• Notificar a PROMPYME (sólo si convocatoria fue notificada a esta
institución y si ganador de Buena Pro es micro o pequeña empresa)
Contenido de la notificación del otorgamiento de la Buena Pro:
• Nombre del postor ganador de la Buena Pro.
• Monto de la propuesta económica del postor ganador de la Buena Pro.
• Plazo para impugnar el otorgamiento de la Buena Pro.
CULMINACION DE LA LABOR DEL COMITÉ ESPECIAL
Luego de que queda consentido el otorgamiento de la Buena Pro, el Comité tiene
2 obligaciones:
• Publicar el otorgamiento de la Buena Pro o, de ser el caso, notificar a
CONSUCODE y/o PROMPYME.
• Notificar el otorgamiento de la Buena Pro a la dependencia encargada
de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
Con el cumplimiento de ambas obligaciones, culmina la labor del Comité Especial.
CITACION PARA LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
•
La efectúa la dependencia encargada de contrataciones y adquisiciones de la
Entidad.
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•
•
No es obligatoria en caso de adjudicaciones de menor cuantía (bienes y
servicios distintos de consultoría de obras).
Con anticipación no menor a 5 días hábiles, señalando una fecha que no
podrá exceder a los 10 días siguientes a la fecha de consentido el
otorgamiento de la Buena Pro.
FORMALIZACION DEL CONTRATO
Se realiza de dos maneras:
• Por escrito (licitaciones públicas, concursos públicos, adjudicaciones
directas y adjudicaciones de menor cuantía para obras y consultoría de
obras).
• Con la notificación del otorgamiento de la Buena Pro (Adjudicaciones
de menor cuantía para bienes y servicios distintos de consultoría de
obras).
Documentos que debe exigir la Entidad:
• Constancia o declaración jurada de no estar inhabilitado para contratar con
el Estado (según el caso).
• Garantía de Fiel Cumplimiento (carta fianza, póliza de caución o
declaración jurada, según el caso).
• Garantía Adicional por el Monto Diferencial de Propuesta (carta fianza o
póliza de caución).
• Formalización de la promesa de consorcio (de haber presentado promesa
de consorcio el ganador de la buena pro).
ACTIVIDADES
1.
En las licitaciones y concursos públicos, ¿debe publicarse inmediatamente el
otorgamiento de la Buena Pro o debe esperarse necesariamente su
consentimiento?
2.
¿Qué pasa si durante la ejecución del contrato se descubre que el contratista
había presentado documentación falsa? ¿Se resuelve el contrato?
3.
Los postores no ganadores de una Buena Pro, ¿pueden solicitar el cuadro
comparativo y las calificaciones?
4.
¿Es necesario suscribir contrato con los proveedores de servicios en las
adjudicaciones de menor cuantía o es suficiente con la orden de servicios?
LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
SÍNTESIS
1. El proceso de adquisición o contratación es conjunto ordenado y concatenado de
actuaciones que se realizan desde que se aprueba la adquisición o contratación
del bien, servicio u obra hasta que concluye la ejecución del contrato respectivo a
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través del cual se pactó la venta o arrendamiento del bien, la prestación del
servicio o la ejecución de la obra.
2. Las Entidades son las instituciones del Sector Público Nacional, con personería
jurídica de Derecho Público, así como también a las unidades ejecutoras del
referido sector.
3. El TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento consagran las disposiciones legales
que regulan la actuación de las entidades cuando desean adquirir o arrendar un
bien (es decir, cuando desean comprar o alquilar un bien), contratar un servicio (es
decir, cuando el servicio se va a prestar a su favor) u ordenar la ejecución de una
obra.
4. La característica principal de las adquisiciones y contrataciones que realizan las
Entidades es que la selección del proveedor que se encargará de venderle o darle
en arrendamiento el bien, de prestarle el servicio o de ejecutar la obra se
efectuará, de manera objetiva, por medio de un proceso de selección.
5. El proceso de adquisición o contratación es el conjunto ordenado y concatenado
de actuaciones que se realizan desde que se autoriza la adquisición o contratación
del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecución del contrato respectivo a
través del cual se pactó la venta o arrendamiento del bien, la prestación del
servicio o la ejecución de la obra.
6. Los procesos de adquisición o contratación que llevan a cabo las entidades tienen
tres grandes fases: Preparación de la Selección (desde que se aprueba la
adquisición o contratación hasta que se produce la convocatoria del proceso de
selección), Selección (desde la convocatoria del proceso de selección hasta la
celebración del contrato) y Ejecución Contractual (desde la celebración hasta la
liquidación del contrato).
7. Los procesos de selección se desarrollan a través de las siguientes etapas:
a) Convocatoria.
b) Venta de Bases.
c) Presentación de consultas, absolución y aclaración de las Bases.
d) Formulación de observaciones a las Bases e integración de éstas.
e) Presentación y entrega de propuestas.
f) Evaluación y calificación de de propuestas.
g) Otorgamiento de la Buena Pro.
h) Citación para la celebración del contrato.
i) Celebración del Contrato.
15. La finalidad de los principios que rigen los procesos de adquisición o contratación
son:
• Servir de sustento o de base a los procesos de adquisición o contratación.
• Servir de criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan
suscitarse en la aplicación del TUO de la Ley N° 26850 y del Reglamento.
• Suplir los vacíos del TUO de la Ley N° 26850 y del Reglamento.
16) Los principios que regulan las adquisiciones y contrataciones del Estado son los
siguientes:
• Principio de Moralidad.
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•
•
•
•
•
•
Principio de Libre Competencia.
Principio de Eficiencia.
Principio de Transparencia.
Principio de Economía.
Principio de Vigencia Tecnológica.
Principio de Trato Justo e Igualitario.
17) El TUO de la Ley N° 26850 y su Reglamento prevén los siguientes tipos de
procesos de selección: Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa
Pública, Adjudicación Directa Selectiva y Adjudicación de Menor Cuantía.
18) La elección del tipo de proceso de selección dependerá de los siguientes
elementos:
• Objeto del contrato que pretende celebrarse.
• Valor referencial.
19) No existe un límite mínimo para convocar un proceso de selección. Por ello, en
teoría, cualquier adquisición o contratación, por mínimo que sea su valor, debe
realizarse convocando previamente el correspondiente proceso de selección.
20) Los plazos previstos durante el proceso de selección deben ser computados en
días hábiles.
21) Dependiendo del tipo de proceso de selección que desee convocarse, la
convocatoria puede adoptar dos modalidades: publicación en diarios e invitación.
22) Dependiendo del tipo del proceso de selección y del valor referencial consignado
en las Bases del proceso de selección, en los casos que se realice la convocatoria
a través de invitaciones, en ciertos casos esta deberá realizarse notificando a
PROMPYME o a CONSUCODE y PROMPYME.
23) La notificación a PROMPYME y/o a CONSUCODE puede realizarse mediante
correo electrónico o fax.
24) El Comité Especial es autónomo en la decisión referida a la selección de
proveedores a los cuales dirigirá la invitación. Sin perjuicio de ello, podrá
orientarse por la información proporcionada por la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
25) El Comité Especial podrá elegir a los invitados de entre aquellos que conforman el
“Listado Interno de Proveedores de la Entidad”, listado que, de manera gratuita y
discrecional, puede llevar
y mantener la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones del Estado.
26) Para participar en el proceso de selección es necesario que el proveedor
interesado adquiera las correspondientes Bases Administrativas.
27) El precio de venta no podrá exceder el costo directo de reproducción de los
documentos que la integran.
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28) Los proveedores que compren o recaben de manera gratuita las Bases
Administrativas adquieren, de manera automática, los siguientes derechos dentro
del proceso de selección:
• Efectuar consultas y solicitar aclaraciones respecto a los alcances de las
Bases.
• Efectuar observaciones a las Bases.
• Presentar sus propuestas.
29) A partir de su adquisición o entrega, los proveedores se denominarán
“Adquirientes de Bases.”
30) La Etapa de Presentación de Consultas, Absolución y Aclaración a las Bases
Administrativas es una etapa que de manera obligatoria debe incluirse en todos los
procesos de selección, salvo en el caso de las adjudicaciones de menor cuantía
destinadas a la adquisición de bienes y a la contratación de servicios distintos a la
consultoría de obras, supuesto en el que su inclusión resulta opcional.
31) En esta etapa los Adquirientes de Bases podrán efectuar las siguientes
actuaciones referidas a las Bases Administrativas:
•
Formular consultas respecto de sus alcances.
•
Solicitar la aclaración de cualquiera de sus extremos.
•
Plantear solicitudes respecto de ellas.
32) Las respuestas a las consultas y/o aclaraciones a las Bases formarán parte
integrante de las Bases Administrativas.
33) En la etapa de observaciones a las Bases los adquirientes podrán impugnar el
incumplimiento de las condiciones mínimas establecidas en el artículo 25 del TUO
de la Ley N° 26850 o de cualquier disposición en materia de adquisiciones y
contrataciones del Estado.
34) La integración a las Bases implica que estas no podrán ser cuestionadas en
ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, quedando
definidas como reglas definitivas del proceso de selección.
35) Luego de producida la integración de las Bases Administrativas del proceso de
selección, el Comité Especial es el único órgano administrativo encargado de su
interpretación, sin perjuicio de lo que pudiera resolver el Tribunal de
Contrataciones y Adquisiciones a propósito de alguna impugnación efectuada
dentro del marco del proceso de selección.
36) Los postores deben presentar en sobres cerrados y separados sus propuestas
técnicas y económicas, salvo en el caso de las adjudicaciones de menor cuantía
destinadas a la adquisición o arrendamiento de bienes o a la contratación de
servicios distintos a la consultoría de obra. En este supuesto, podrá presentarse
una sola propuesta que engloba tanto el aspecto técnico como el económico,
sobre todo cuando la propuesta sea presentada por medio del fax o del correo
electrónico.
37) La Entidad, por ningún motivo, exigirá la presentación de certificados o
documentos, ya sea en original o copia, que sirvan para acreditar los siguientes
datos del postor:
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•
•
•
•
Nombre o razón social del postor o de su representante legal.
Domicilio.
Inscripción en los Registros Públicos,
Documento de identidad.
38)
Las propuestas pueden ser presentadas en acto público, en la mesa de partes de
la Entidad, a través del correo electrónico o del fax. En el caso de adjudicaciones
directas, serán presentadas en acto público o en la mesa de partes de la Entidad.
La decisión que, al respecto, adopte el Comité Especial deberá constar en las
Bases del Proceso de Selección.
39)
En los casos de adjudicaciones de menor cuantía para la contratación de
consultoría de obras o para la ejecución de obras, la presentación de propuestas
se efectuará en mesa de partes.
40)
La presentación de propuestas podrá efectuarse por fax o por correo electrónico
sólo en los casos de adjudicaciones de menor cuantía para la adquisición o
arrendamiento de bienes o para la contratación de servicios distintos a la
consultorías de obras. Sin perjuicio de ello, el Comité Especial podrá establecer
que la propuesta deba ser presentada, en sobres cerrados, en la mesa de partes
de la Entidad.
41)
La propuesta técnica es subsanable (cuando en ésta se hayan cometido defectos
de forma, consistentes en omisiones o errores sobre aspectos accidentales,
accesorios o formales). En cambio, la propuesta económica, tiene el carácter de
insubsanable. Sin perjuicio de ello, el Comité Especial deberá efectuar de oficio
la corrección de errores aritméticos en los que haya incurrido el postor, en los
casos de procesos de selección convocados bajo el sistema de precios unitarios,
tarifas o porcentajes.
42)
Dos o más proveedores pueden participar en un proceso de selección de manera
conjunta, presentando, para tal efecto, una promesa de consorcio en su sobre
técnico, la misma que deberá formalizarse de resultar favorecidos con la buena
pro.
43)
Para presentar una propuesta en calidad de consorcio, basta que uno de los
proveedores que lo integran adquiera las Bases Administrativas del Proceso de
Selección.
44)
Las propuestas son evaluadas por el Comité Especial desde el punto de vista
técnico y económico. Para pasar a la evaluación económica de la propuesta, el
Comité Especial, primero, debe evaluar la propuesta desde el punto de vista
técnico.
45)
Los requerimientos técnicos mínimos son aquellas condiciones que el postor y/o
la propuesta que éste presente deben reunir para participar en el proceso de
selección. Son materia de evaluación por parte del Comité Especial, pero no de
calificación.
46)
Los factores de evaluación y calificación, son aquellos conceptos que deben ser
reunidos por el postor y/o su propuesta que van a ser materia de análisis por
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parte del Comité Especial. Análisis que va a originar que en función de ellos, la
propuesta presentada reciba un puntaje determinado.
47)
El criterio de evaluación es la forma en la cual se va a analizar o evaluar al postor
y/o a su propuesta.
48)
El Comité Especial deberá otorgar la buena pro a aquel postor que haya
acumulado el mayor puntaje total.
49)
El otorgamiento de la Buena Pro puede realizarse en acto público o en acto
privado. En los casos de licitaciones y concursos públicos, el otorgamiento de la
Buena Pro deberá efectuarse, de manera obligatoria, en acto público.
50)
En los casos de adjudicaciones directas, el otorgamiento de la Buena Pro podrá
efectuarse, de acuerdo a lo que se indique en las Bases Administrativas, de
manera pública o privada. En las adjudicaciones de menor cuantía el
otorgamiento de la Buena Pro se hará en acto privado.
51)
Adicionalmente existe la obligación de publicar los resultados del proceso de
selección en los diarios en los que fue publicada la convocatoria. La publicación y
la notificación del otorgamiento de la Buena Pro se efectuarán recién luego de
que dicha decisión quede consentida o administrativamente firme.
En las adjudicaciones de menor cuantía para la adquisición o arrendamiento de
bienes o para la contratación de servicios distintos a la consultoría de obras, el
Comité Especial podrá notificar el otorgamiento de la Buena Pro a través del fax
o del correo electrónico, siempre que la invitación la haya cursado a través de
dichos medios o que el postor así lo autorice. Adicionalmente, en este caso, el
otorgamiento de la Buena Pro podrá notificarse con la expedición de la orden de
compra o de servicio (sólo si en el proceso participó un solo postor).
52)
El Comité Especial no es competente para resolver la apelación que se
interponga contra el otorgamiento de la Buena Pro. En caso se impugne esta
decisión, el Comité Especial elevará el recurso presentado al Titular del Pliego o
a la Máxima Autoridad Administrativa de la Entidad para que ellos se encarguen
de resolver dicho recurso.
53)
Luego de que queda consentido o administrativamente firme el otorgamiento de
la Buena Pro, el Comité Especial tiene dos obligaciones, con cuyo cumplimiento
culmina su labor.
• Según corresponda, publicar el otorgamiento de la Buena Pro o, de ser el
caso, notificar a CONSUCODE y/o PROMPYME.
• Notificar el otorgamiento de la Buena Pro a la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
54)
La dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad,
una vez asumida la conducción del proceso de adquisición o contratación, debe
notificar al postor a quien se le otorgó la Buena Pro para proceder a celebrar el
respectivo contrato.
55)
Si el postor no acude a celebrar el contrato o no ha presentado la documentación
completa para hacerlo, la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad deberá citarlo para una segunda fecha.
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56)
Los contratos deben formalizarse por escrito, salvo en los casos de
adjudicaciones de menor cuantía para adquisiciones o arrendamiento de bienes
o para la contratación de servicios distintos a la consultoría de obras, supuesto
en el cual el contrato se formalizará con la notificación del otorgamiento de la
Buena Pro.
Caso Práctico N° 01
Convocatoria de un Proceso de Selección
Se plantean los siguientes dos supuestos:
a) Usted ha sido designado miembro del Comité Especial Permanente de la
Municipalidad Distrital de Bellavista. El Presidente de dicho órgano le ha asignado
la responsabilidad de encargarse de las cuestiones administrativas vinculadas con
la convocatoria de un proceso de selección destinado a la adquisición de una
camioneta valuada en S/. 35 000,00 nuevos soles. ¿Qué es lo que usted haría?
¿Sugeriría que la convocatoria se realice mediante avisos o mediante invitaciones?
¿Qué es lo que corresponde hacer? ¿Cómo seleccionaría a los invitados? ¿Cuál
es el contenido del aviso de convocatoria? Redacte el aviso correspondiente.
b) Usted, integrante del Comité Especial Permanente de la Municipalidad Distrital de
Bellavista, ha detectado que en el calendario del proceso de selección no se han
respetado algunos plazos mínimos. Sin embargo, el aviso de convocatoria ya ha
sido remitido a PROMPYME y las invitaciones a tres proveedores ya han sido
cursadas ¿Qué es lo que usted haría?
Cuestiones mínimas a tomar en cuenta en las respuestas que se deberán dar en
los casos planteados:
Respecto del supuesto a):
1) Los montos para convocar un proceso de selección. Recuérdese que S/. 35
000,00 nuevos soles es el tope mínimo para convocar (en caso de adquisición de
bienes) una adjudicación directa selectiva y no, como erróneamente suele
pensarse, el tope máximo para convocar una adjudicación de menor cuantía.
2) La forma en la que debe efectuarse la convocatoria. Recuérdese que según el
proceso de selección la forma de realizar la convocatoria varía sustancialmente.
3) Las entidades a las cuales debe notificarse la realización de la convocatoria
(dependiendo del proceso de selección de que se trate, el Comité Especial deberá
dar aviso a CONSUCODE y/o PROMPYME).
4) El contenido mínimo del aviso de convocatoria. La convocatoria de las
adjudicaciones directas selectivas no tiene fijado un contenido mínimo explícito,
razón por la cual se deberán contemplar los requisitos establecidos para la
convocatoria de las adjudicaciones directas (requisitos que son aplicables tanto a
las adjudicaciones directas públicas como a las adjudicaciones directas selectivas).
5) La información mínima a la que se hace referencia en el ítem anterior deberá
constar en las invitaciones y en la notificación de la convocatoria a la entidad
correspondiente.
6) La coordinación con la dependencia encargada como mecanismo de colaboración
para la determinación de los invitados al proceso.
Respecto del supuesto b):
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1) Tomar en cuenta que el calendario del proceso de selección forma parte de las
Bases Administrativas.
2) Las autoridades encargadas de aprobar las Bases Administrativas de los procesos
de selección.
3) La declaración de oficio de la nulidad del proceso de selección. La conveniencia
de efectuar dicha declaración.
4) La posibilidad de efectuar correcciones mediante fe de erratas.
5) Recordar que el Comité Especial toma decisiones colegiadas.
6) Los plazos mínimos entre la convocatoria y la apertura de los sobres.
Caso Práctico N° 02
Suscripción del Contrato
Se plantean los siguientes supuestos:
1) Usted, ante la licencia del alcalde por razones de salud, ha recibido facultades
para celebrar un contrato a través del cual se transferirá la propiedad de una
camioneta valorizada en S/. 35 000,00 nuevos soles ¿Qué es lo que debe hacer,
luego de que el Comité Especial ha notificado que la Buena Pro, del proceso de
selección destinado a dicha adquisición, ha quedado consentida? ¿Qué plazos
deben ser observados para la celebración del contrato? ¿Qué sucede si el
contratista no acude dentro de los plazos fijados?
2) Usted, luego de invitar al postor ganador de la Buena Pro para celebrar el contrato,
toma conocimiento de la donación de un vehículo por parte de un Gobierno
Extranjero, con similares características de aquél que va a ser transferido en
propiedad a la municipalidad ¿Qué decisión tomaría?
Cuestiones mínimas a tomar en cuenta en las respuestas que se deberán dar en
los casos planteados:
Respecto del supuesto a):
1) Autoridad encargada de la celebración del contrato. Competencia del Comité
Especial luego del consentimiento de la buena pro.
2) Plazos mínimos que deben observarse para la citación.
3) Consecuencias en caso de no celebrarse el contrato dentro del término previsto en
el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado?
Posibilidad de resolver el contrato.
4) Documentación mínima que debe ser presentada por el postor ganador de la
buena pro como requisito para celebrar el contrato.
5) Exigencia de garantías (garantía de fiel cumplimiento y garantía adicional por el
monto diferencial de propuestas).
Respecto del supuesto b):
1) Causales de cancelación del proceso de selección.
2) Plazo máximo para cancelar el proceso de selección.
3) Consecuencias en caso la entidad no desee celebrar el contrato, luego de que
quede consentido el otorgamiento de la buena pro.
4) Pago de penalidad a favor del contratista.
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Material de Enseñanza de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Proyecto Transparencia en las Adquisiciones Estatales
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional – USAID
5) Evaluación costo - beneficio (entre, por un lado, admitir la donación del vehículo y
aceptar el pago de una penalidad a favor del contratista, y, por otro lado, celebrar
el contrato con el postor ganador de la buena pro).
BIBLIOGRAFÍA
Álvarez Pedroza Alejandro. 2002. Comentarios al Reglamento del T.U.O de la Ley de
Contrataciones del Estado. Adquisiciones y Contrataciones del Estado. Global Grafic
SAC – Perú
Cassina Rivas Emilio. 2003. Contrataciones y Licitaciones Públicas. Estudio
Doctrinario y Textos Legales. Imprenta del Ejército – Perú
Córdova Palmares F. 2001. Aplicación Práctica de los Procesis de Selección,
Adquisiciones y Contrataciones del Estado. Ed. Pro Pacific. Perú
Linares J. Mario. 2002. El Contrato Estatal. Editora Jurídica Grijley EIRL. Perú.
Retamozo Linares A. 2002. Contrataciones y Adquisiciones del estado y Normas de
Control. Ed. San Marcos, Perú.
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