DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

i
Dirección General del Archivo Nacional
PLAN DE REPRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS EN SOPORTE DE
MICROFILM Y DIGITAL
2011 – 2015
Febrero, 2011
MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD
DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
PLAN DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE
DE MICROFILM Y DIGITAL
2011 – 2015
FEBRERO, 2011
i
Tabla de contenido
Tabla de contenido .......................................................................................................................... i
1. INTRODUCCION.......................................................................................................................1
2. OBJETIVOS................................................................................................................................2
2.1 Objetivo General ...............................................................................................................2
2.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................ 2
3. DIAGNOSTICO.......................................................................................................................... 2
3.1 Plataforma tecnológica ..................................................................................................... 2
3.1.1 Departamento Archivo Histórico ...........................................................................2
Equipos existentes y en funcionamiento ......................................................................... 2
Requerimientos actuales...................................................................................................3
Mantenimiento..................................................................................................................3
Requerimientos futuros.....................................................................................................3
Situación actual con respecto a los documentos...............................................................4
3.1.2 Departamento Archivo Notarial............................................................................. 5
Equipos existentes y en funcionamiento ......................................................................... 5
Requerimientos actuales...................................................................................................5
Mantenimiento..................................................................................................................6
Requerimientos futuros.....................................................................................................6
Situación actual con respecto a los documentos ..............................................................6
3.1.3 Departamento de Conservación..............................................................................7
Equipos existentes y en funcionamiento.......................................................................... 7
Mantenimiento..................................................................................................................9
Requerimientos futuros...................................................................................................10
4. AVANCE DEL PROGRAMA DE MICROFILMACIÓN ...................................................... 10
4.1 DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO................................................................10
4.2 DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL................................................................12
5. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 2011-2015
........................................................................................................................................................12
5.1 DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO...............................................................12
MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS..................................................................12
AÑO 2011.......................................................................................................................12
AÑO 2012 ......................................................................................................................13
AÑO 2013 EN ADELANTE..........................................................................................13
5.2 DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL................................................................13
MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS..................................................................13
AÑO 2011.......................................................................................................................14
AÑO 2012 EN ADELANTE..........................................................................................14
6. DIGITALIZACIÓN..................................................................................................................15
6.1 MARCO TEORICO Y GENERALIDADES..................................................................15
Acceso y conservación de la información en formato digital.........................................16
Documentos textuales en soporte de papel.....................................................................16
ii
Autenticidad de la información en formato digital.........................................................18
Almacenamiento de la información en formato digital.................................................. 19
Departamento Archivo Histórico....................................................................................20
Departamento Archivo Notarial..................................................................................... 22
Definiciones....................................................................................................................22
6.2 PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN................................................................................. 22
6.3 DEFINICIONES..............................................................................................................23
.......................................................................................................................................................25
6.4 CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO ...................................................................... 25
6.5 ESPECIFICACIONES DE LAS IMÁGENES DIGITALIZADAS................................26
6.6 CONDICIONES FÍSICAS DE EQUIPAMIENTO Y SOFTWARE, ASÍ COMO DEL
PERSONAL PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO....................................................27
6.7 CONDICIONES DE ENTREGA Y RECIBO DE LOS PROTOCOLOS NOTARIALES
................................................................................................................................................ 30
6.8 CONDICIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA..................31
6.9 OTRA INFORMACIÓN DE INTERÉS SOBRE EL PRECIO, PAGO y HORARIO...32
6.10 ASPECTOS VARIOS................................................................................................... 32
ANEXO Nº 1..................................................................................................................................34
1
1. INTRODUCCION
Las necesidades actuales de conservación y facilitación del acervo documental que custodia el
Archivo Nacional, así como los avances tecnológicos que se vienen dando, hacen necesario la
realización de cambios en los planes estratégicos y operativos de nuestra institución.
Tan importante es asegurar la conservación de los documentos para las actuales y futuras
generaciones, como hacer más expedito el servicio de la información a los ciudadanos.
En esta propuesta de plan, se hace un diagnóstico de la situación existente con los equipos
analógicos que se tienen para microfilmar los documentos
en los departamentos Archivo
Histórico, Archivo Notarial y Conservación, básicamente por las dificultades de encontrar
oferentes en el mercado; se exponen las alternativas de solución que existen a corto, mediano y
largo plazo, se hace una propuesta para retomar y mantener el programa de reproducción de
documentos del Departamento Archivo Histórico, que es una prioridad institucional, y se
presentan recomendaciones para digitalizar los tomos de protocolo notarial a partir del 2011 y
otros documentos que conserva la institución.
2
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo General
Proponer un plan de reproducción de documentos en soporte de microfilm y digital para el
periodo 2011-2015
2.2 Objetivos Específicos
•
Realizar un diagnóstico del estado de los equipos de microfilmación.
•
Describir el grado de avance del programa de microfilmación de documentos.
•
Establecer prioridades en la microfilmación y/o digitalización de los fondos documentales
que se conservan en los departamentos Archivo Histórico y Archivo Notarial.
•
Proponer un cronograma de trabajo en el periodo 2011-2015 para implementar esta
propuesta.
3. DIAGNOSTICO
3.1 Plataforma tecnológica
3.1.1 Departamento Archivo Histórico
El Departamento Archivo Histórico cuenta solamente con visores de consulta. Se consultó con
la Proveeduría Institucional pero no fue posible determinar el año en que fueron adquiridos por
la institución, pero sabemos que fueron adquiridos hace varios años. Lo anterior nos obliga a
mantener un programa de mantenimiento correctivo y preventivo para que estos equipos sigan
prestando el servicio.
Equipos existentes y en funcionamiento
Se tiene el siguiente inventario de equipos en funcionamiento:
3
•
1 visor marca Indus
• 1 visor marca Microdesign
•
1 visor marca Micron
•
1 visor marca Eyecom, adquirido en el año 2010
Además se cuenta con un 1 visor impresor para rollos y microjackets marca Minolta RP603Z.
Fue Adquirido por el DAH y trasladado a DAN. Lo usan ambos departamentos.
Todos los visores están separados físicamente para cada usuario,
en módulos de trabajo
independientes. Es importante señalar que de estos tres equipos más antiguos, dos de ellos
presentan problemas técnicos en el enfoque, lo que dificulta un poco la lectura de los
microfilmes.
Adicionalmente, es importante resaltar que se adquirió un visor con el presupuesto del año 2010
y se tiene presupuestado otro para el año 2011.
Requerimientos actuales
•
Lámparas para los visores de consulta a ¢12.500 cada una.
Mantenimiento
•
Recientemente con proyecto ADAI se le dio mantenimiento a los tres equipos más
antiguos.
Requerimientos futuros
•
Por lo menos se deben adquirir 3 visores más de consulta, con el fin de mejorar el
servicio. En los presupuestos ordinarios del Departamento Archivo Histórico se han
presupuestado la compra de equipos en los año 2010, 2011, cuyo precio ronda los $
948. Se deberá presupuestar la compra de un equipo más con el fin de renovar
4
totalmente los equipos actuales, los cuales presentan muchas fallas en cuanto al
servicio que presta y altos costos de mantenimiento.
• Servicio de mantenimiento y repuestos. Al incrementarse el número de fondos
microfilmados, aumentará el uso del equipo existe. Lo que demandará un programa de
mantenimiento preventivo para este equipo.
Situación actual con respecto a los documentos
Desde los años ochenta, se dio inicio al programa de microfilmación de documentos dando un
mayor énfasis a la documentación más antigua. De esta manera, se microfilmaron los llamados
documentos especiales, provenientes de diferentes fondos y que sobresalían por su contenido
informativo o trascendencia histórica.
También se dio inicio a la microfilmación de los fondos coloniales, específicamente mortuales y
protocolos coloniales, Cartago y Guatemala lo anterior bajo el criterio que son los documentos
más antiguos. Actualmente, a través de nuestros estudios de usuarios podemos determinar que
las temáticas de estudio de los usuarios de la Sala de Consulta se centran en la genealogía,
historia, arquitectura, el urbanismo, la campaña nacional de 1856, conflictos por migraciones y
agua, entre otros.
Por otra parte, desde los años 1980, la institución ha creado un programa de rescate y gestión
de fotografías que ha generado una colección de más de cien mil imágenes, de las cuales,
menos del 1% están digitalizadas. Estas imágenes tienen una alta demanda, por lo que su
digitalización facilitaría su acceso y consulta.
Finalmente, es importante resaltar que los tópicos que interesan a los usuarios potenciales son
muy amplios, de manera que el criterio de antigüedad no puede ser la guía única para
determinar qué fondos vamos a microfilmar o digitalizar en el futuro próximo. Debe tomarse en
cuenta también el estado de conservación de los documentos y la frecuencia de consulta de
ellos.
5
3.1.2 Departamento Archivo Notarial
Esta unidad administrativa cuenta básicamente con visores de consulta, uno de los cuales a su
vez es impresor. Todos son equipos comprados hace varios años, por lo que su mantenimiento
correctivo y preventivo debe ser permanente para evitar su deterioro definitivo e irreparable.
Equipos existentes y en funcionamiento
Se tiene el siguiente inventario de equipos en funcionamiento:
•
2 visores marca Eyecom (uno de los cuales fue adquirido en el año 2010)
•
4 visores marca Microdesing
•
1 visor impresor para rollos y microjackets marca Minolta RP603Z. Fue Adquirido por el
DAH y trasladado a DAN. Lo usan ambos departamentos.
•
1 visor impresor marca Kodak donado por el Banco Crédito Agrícola de Cartago
•
3 visores de consulta donados por el Registro Nacional, marca Eyecom 1200, en buen
estado de funcionamiento.
Todos los visores están separados físicamente para cada usuario, a una distancia de 0.50
metros. Es importante señalar, que dentro de los requerimientos técnicos de estos equipos,
deben tener un dispositivo para centrar las imágenes. Dos visores tienen un balín malo y no se
encuentran en el mercado y otros dos no tienen el dispositivo para centrar las imágenes.
Adicionalmente se cuenta con 7 archivadores de 32 gavetas cada uno, para las microfichas
duplicadas que están saturados.
Requerimientos actuales
•
Tonner para el impresor.
•
Papel para fotocopiador.
6
Mantenimiento
• Recientemente con proyecto ADAI se le dio mantenimiento a todos. El visor impresor
todavía no se conoce bien y se debe estar llamando al técnico para que nos ayude a
operarlo porque a menudo se detiene su funcionamiento.
Requerimientos futuros
• Por lo menos 4 nuevos visores de consulta, con el fin de evitar la espera en la consulta e
ir cambiando los que se descompongan. Precio actual: $ 948. Al respecto es importante
señalar que en el mes de julio de 2010 se atendieron 431 usuarios en esta área, con 4
visores en uso es usual la fila, por lo que cuatro equipos no son suficientes.
• 1 visor impresor más marca ALOS Z43 , cuyo costo ronda los $12.458.00, ya que si el
actual se descompone no se contaría con otro para la continuidad en el servicio, máxime
si se toma en cuenta que no hay muchos proveedores de servicios de reparación.
•
Servicio de mantenimiento, repuestos, papel, tonner, etc. Conforme hayan más tomos
microfilmados y procesados, más alta es la consulta.
•
En el edificio nuevo está previsto espacio para 4 visores, ubicados a una distancia de
1.20 metros entre cada usuario.
•
Tener presente los equipos de consulta. En el actual edificio no hay espacio para ello;
sin embargo, podrían ponerse dos o tres por el mostrador de microfilm que separa esta
área con la de índices notariales. En el edificio nuevo hay previsto espacio para 4
equipos, colocados a una distancia de 1.20 metros entre cada usuario.
Situación actual con respecto a los documentos
Desde 1989 al
15 de febrero 2011,
han ingresado 76.383
110.044). En el Gestor de Información Notarial (GIN)
tomos (signaturas 33.661 /
aparecen
55.448 con la seña MIC
(MICROFILMADO). En consecuencia, de ese periodo hay sin microfilmar 20.935 tomos.
7
Se cuenta con los índices de 1.957 a 1.991 microfilmados y 1.992/1.994 digitados en
MICROISIS, más una pequeña parte del trienio 1.995-1.997 (expedientes de las letras a y b)
Para una futura digitalización y los parámetros a tomar en cuenta, en el año 2009 ingresaron
3.852 tomos de protocolo y en el 2010 un total de 3.713.
3.1.3 Departamento de Conservación
Los equipos de microfilmación que se utilizan actualmente en los procesos de trabajo, tienen
más de 20 años de antigüedad y han sido usados de manera intensiva a lo largo de los años.
Al no haber sido renovados oportunamente, se volvieron obsoletos, y al decaer la producción de
equipos de esta misma naturaleza ante el avance de la tecnología digital, cada vez es más
difícil conseguir equipos nuevos similares, así como repuestos y suficientes proveedores de
servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.
Equipos existentes y en funcionamiento
Actualmente se tiene el siguiente inventario de equipos en funcionamiento:
•
1 microfilmadora marca Kodak Starfile para película de 16 milímetros.
•
1 microfilmadora marca Kodak MRD2 para película de 35 mm, pero que fue convertida a
16 milímetros para atender la microfilmación de protocolos notariales.
•
1 microfilmadora marca Kodak Imagelink donada por el Registro Nacional, pendiente de
instalarle una nueva lámpara para ponerla a funcionar y hacerle pruebas.
• 2 lectores insertadores de microjackets marca NB jackets.
• 1 visor marca Micron 355 para microjacket.
•
1 visor marca Micron para rollos de 16 y 35 milímetros.
8
•
1 visor marca XIDEX INT`L 760 donado por el Registro Nacional (pendiente revisión
para poner a funcionar)
•
1 visor marca MICRON 770 A donado por el Registro Nacional (pendiente revisión para
poner a funcionar)
•
1 duplicadora de microjackets.
•
1 procesadora de microjackets .
•
1 reveladora de rollos de 16 y 35 milímetros Prostar.
•
1 duplicadora de rollos de 16 y 35 milímetros Kodak.
MATERIAL DE MICROFILMACIÓN EN RESERVA
(Incluye la compra de 2010)
TIPO DE MATERIAL
ROLLOS DE 16 MM
ROLLOS DE 35 MM
CAJAS MICROJACKETS
CAJAS DUPLICADOS
ROLLOS DUPLICADOS 35 MM
GALONES REVELADOR
GALONES FIJADOR
CARRETES EN BLANCO 35 MM
CANTIDAD EN
ROLLOS *
875
67
17
14
25½
27
31
237
DURACIÓN APROXIMADA
Hasta junio 2012 (52 rollos x mes)
Hasta agosto 2011 (6 rollos x mes)
Hasta agosto 2011 (52 rollos x mes)
Hasta julio 2011 (52 rollos x mes)
Hasta junio 2011 (12 rollos x mes)
Hasta marzo 2012 (52 rollos x mes)
Hasta abril 2012 (52 rollos x mes)
Hasta setiembre de 2012 (12 rollos x
mes)
(*) Dato al 15 de febrero de 2011
Seguidamente, se muestra un cuadro donde consta la antigüedad aproximada de estos equipos
y la fecha de las reparaciones a que han sido sometidos en los últimos tres años. Los datos
9
fueron proporcionados por el Área de Proveeduría y con registros propios que lleva el
Departamento de Conservación. Es importante advertir, que la Proveeduría Institucional no
tiene datos exactos de la fecha de adquisición de los bienes, sino que partiendo de la carga
masiva de bienes ingresados al sistema, surge el año 1998 como el más antiguo de todos.
Mantenimiento
TABLA DE ANTIGÜEDAD DE EQUIPOS Y REPARACIONES HECHAS
(2007-2010)
BIEN
Microfilmadora MRD2
ANTIGÜEDAD
SERVICIO REALIZADO
COSTO
FECHA
No se han encontrado Reparación
¢28.000.00
2008
registros.
Instalación clutch
¢48.000.00
2008
Arranque
¢86.200.00
2009
Reparación
¢30.000.00
2010
Reparación
¢15.000.00
2010
Repuesto
¢15.000.00
2010
Microfilmadora Starfile
Reparación
No se han encontrado Reparación
¢15.000.00
¢120.000.00
2010
2008
Procesadora rollos
registros.
No se han encontrado Repuesto
¢15.000.00
2010
Procesadora
registros.
No se han encontrado Reparación
¢36.000.00
2008
microjackets
Lector insertador
registros.
No se han encontrado Reparación
¢116.430.00
2007
Duplicadora
registros.
No se han encontrado Repuesto e instalación.
¢40.000.00
2010
microjackets
Insertador
registros.
No se han encontrado Reparación
¢80.000.00
2008
registros.
Al mes de marzo de 2011, todos estos equipos están funcionando normalmente. No obstante,
entre el 2007 y 2010 las reparaciones a que han sido sometidos estos equipos han sido por
fallas en el funcionamiento de los sistemas mecánicos causados por desgaste de piezas a lo
largo de los años. Al no existir sustitutos originales y genéricos de estas piezas, los técnicos
10
han tenido que acudir a talleres de precisión para tratar de repararlas o rectificarlas, lo cual ha
sido muy difícil, principalmente porque las piezas son muy pequeñas para trabajarlas en tornos
y emularlas. En otros casos, ha sido porque los elementos electrónicos se han quemado y no
ha sido posible restaurarlos o conseguir similares, tal y como sucedió con la microfilmadora
Minolta, a la cual se le quemó la tarjeta madre y no se pudo reparar ni conseguir una igual.
Requerimientos futuros
•
1 microfilmadora planetaria de 16 mm
•
1 microfilmadora planetaria de 35 mm
•
1 visor insertador de película de 16 mm
•
1 duplicadora de rollos de película de 16 y 35 mm
4. AVANCE DEL PROGRAMA DE MICROFILMACIÓN
Hasta la fecha, los fondos documentales que están microfilmados son los siguientes:
4.1 DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO
1.
Censo de Comercio: 1-7
2.
Censo de Industrias: 8-10
3.
Censos de Población: 11-14
4.
Correspondencia y Censos de Estadística y Censos: 15-20
5.
Comercio Exterior: 21-33
6.
Censo Agropecuario de 1955: 34-113
7.
Encuesta Agropecuaria: 114-122
8.
Fincas grandes por provincia: 123
9.
II Censo de Comercio: 124-149
10.
Censo de Población y Vivienda de San José: 150-184
11.
Archivo de Indias y otros: 185-191
12.
Álbum de Figueroa: 192-193
13.
Suplemento Homenaje al Café: 194
14.
Diarios sobre crónicas de Costa Rica y Nueva Era: 195
15.
Actas del Congreso: 196
11
16.
Archivo de Indias: 197
17.
Correspondencia Asociación de Banqueros de Costa Rica: 198
18.
Partituras de Jesús Bonilla: 199
19.
Expedientes Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA): 200
20.
Archivo de Indias: 201-203
21.
Información genealógica: 204-213
22.
Diario nicaragüense sobre William Walker: 214
23.
Información sobre mojones limítrofes Costa Rica y Nicaragua: 215
24.
Planillas diversas instituciones públicas: 216-286
25.
Censo de Población 1927: 287-294
26.
Documentos “importantes”: 295-297
27.
Cartas Autógrafas: 298-301(completo)
28.
Anexión a México y Federal: 302-321 (completo)
29.
Mortuales Coloniales de San José: 322-332 (completo)
30.
Mortuales Coloniales de Cartago: 333-389, 416 y 424 (completo)
31.
Mortuales Coloniales de Heredia: 390-413 (completo)
32.
Mortuales Coloniales de Alajuela: 414-416 (completo)
33.
Mortuales Coloniales de Guanacaste: 417-423 (completo)
34.
Mortuales Coloniales de Puntarenas: 424 (compartido con Cartago y completo)
35.
Protocolos Coloniales de Alajuela: 425-431 (completo)
36.
Protocolos Coloniales de Guanacaste: 432-438 y 455 (completo)
37.
Protocolos Coloniales de San José: 439-455 (completo)
38.
Protocolos Coloniales de Heredia: 456-469 (completo)
39.
Colección Guatemala: 470-527 (completo)
40.
Protocolos Coloniales de Cartago: 528-557, 562-569 (completo)
41.
Colección Cartago: 570-577 (incompleto)
42.
Documento Archivo de Indias: 578
43.
Reproducción del documento Complementario Colonial Nº 7443: 579
44.
Expedientes de asociaciones deportivas, Fondo Registro Nacional: 580
TOTAL DE ROLLOS: 580
TOTAL APROXIMADO DE IMÁGENES: 865.500
12
4.2 DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL
1.
Tomos de protocolo notarial: a febrero de 2011, se han microfilmado en su totalidad 7.103
rollos numerados del 1-7103, es decir aproximadamente 17.473.380 imágenes.
2.
Índices de protocolo notarial: Se encuentran microfilmados los índices de los años1957 a
1991, para un total de 258 rollos, o sea cerca de 634.680 imágenes.
5. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 20112015
5.1 DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO
MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS
El último rollo microfilmado de documentos que custodia el Departamento Archivo Histórico,
corresponde al número 577 del fondo Cartago General y contiene expedientes que van del 287
al 297 vuelto.
Las colecciones del Departamento Archivo Histórico que se pretenden microfilmar durante el
periodo, son las siguientes:
AÑO 2011
1.
Cartago, a partir del documento Nº 286 (folio Nº 298), aproximadamente 75.000
imágenes, es decir unos 50 rollos de 35 mm.
Durante el año 2011, se podrían microfilmar 6 rollos por mes de documentos en formato
de 35 mm.
2.
Protocolos Coloniales de Puntarenas, que consta de 40 documentos, del 1199 al
1238. Podría tratarse de 8.000 imágenes, o sea unos 6 rollos de 35 mm., para que toda la
serie de protocolos quede en el mismo formato de película.
13
Durante el año 2011 se podrían microfilmar estos 6 rollos de documentos, junto con los
del fondo Cartago.
Justificación: Se eligió Cartago porque es necesario terminar la microfilmación de estos
documentos y los protocolos coloniales de Puntarenas para completar la microfilmación
de toda la serie.
AÑO 2012
1.
Cartago, aproximadamente 96.000 imágenes, es decir unos 64 rollos de 35 mm.
Durante el año 2012, se podrían microfilmar 6 rollos por mes de documentos en formato
de 35 mm.
AÑO 2013 EN ADELANTE
1.
Complementario Colonial, que consta de 232 cajas y 7.457 expedientes, que a un
promedio de 100 folios por documento (frente y vuelto), da un promedio de 1.491.400
imágenes. (565 rollos aproximadamente en formato de 16 mm y 994 en formato de 35
mm).
Dado el alto volumen documental de este fondo, se sugiere hacer pruebas para ver si es
factible microfilmarlo en 16 mm., ya que en este formato se necesitarían solamente unos
565 rollos. Por su parte, en formato de 35 mm. Estaríamos hablando de 994 rollos.
Justificación: Se seleccionó este fondo por el alto nivel de consulta que tiene y porque con
él estaríamos finalizando la microfilmación de documentos coloniales, los más antiguos y
de los más consultados por los usuarios.
5.2 DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL
MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS
14
Durante el periodo 2011-2015, las prioridades estratégicas de microfilmación serán las
siguientes:
1.
Microfilmación de los tomos correspondientes a la presa de aproximadamente 8 meses.
Se estima que a partir de enero 2012, los tomos acumulados corresponderán a los
depositados en el Departamento Archivo Notarial desde la segunda semana de marzo de
2011.
2.
Microfilmación de los 21.455 tomos encuadernados del periodo 1989-2010. Se
microfilman aproximadamente 3.500 tomos al año, es decir 583 rollos.
AÑO 2011
1.
Microfilmar 60 rollos mensuales de tomos de protocolo notarial, utilizando dos de las
máquinas que estén disponibles.
El aumento de 52 a 60 rollos mensuales, se hará
efectivo una vez que se ponga en operación una de las microfilmadoras que se tienen
previstas introducir al programa: una de las dos que donó el Registro Nacional y la nueva
que está en proceso de compra, y verificado el rendimiento que dé, ya que actualmente
con las dos que existen, solamente se pueden microfilmar 52 rollos por mes, en razón de
que una de ellas es más lenta que la otra al momento de activar el dispositivo de
reproducción (Ver Anexo Nº 1 “Control diario de rendimiento microfilmación”).
2.
Iniciar el programa de digitalización de tomos de protocolo notarial, correspondientes a los
depositados en Archivo Notarial desde julio de 2011 aproximadamente, mediante el
contrato de servicios.
AÑO 2012 EN ADELANTE
1.
Microfilmar 60 rollos de tomos de protocolo notarial encuadernados, correspondientes a
los 21.455 acumulados, utilizando dos de las microfilmadoras que estén disponibles y
verificado previamente el rendimiento que den semanalmente.
15
2.
Continuar el programa de digitalización de tomos de protocolo notarial, correspondientes a
los depositados en Archivo Notarial desde julio de 2011, mediante el contrato de servicios.
MATERIAL DE MICROFILMACIÓN NECESARIO PARA EL PERIODO 2011-2015
ACTIVIDAD
MICROFILMACIÓN DE PROTOCOLOS
NOTARIALES DE 200 FOLIOS (PRESA) *
MICROFILMACIÓN DE PROTOCOLOS
NOTARIALES 100 FOLIOS
MICROFILMACIÓN CARTAGO COLONIAL
MICROFILMACIÓN PROTOCOLOS COLONIALES
PUNTARENAS
MICROFILMACIÓN COMPLEMENTARIO
COLONIAL.
PERIODO
2011
CANTIDAD EN ROLLOS
480
2012-2015
583 **
2011
2011
50
6
2013-2015
565***
(*) El último Nº de rollo que se microfilmará en 2011, es el 7535 (signaturas 109855-110010), que contiene tomos depositados en
el DAN al 21 de diciembre de 2010. A partir de este iniciará la microfilmación de los tomos depositados en el DAN desde enero
2011.
(**) Es la cantidad que se necesita por año comenzando por el 2012.
(***) Es la cantidad total de rollos en caso de microfilmar en formato de 16 mm. Si se hace en formato de 35 mm, se trataría
entonces de 994 rollos.
6. DIGITALIZACIÓN
6.1 MARCO TEORICO Y GENERALIDADES
La digitalización se puede definir como la acción de convertir información analógica en
información digital. Es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de
valores numéricos (dígitos).
El término analógico viene de la palabra análogo, que significa tener parecido o analogía con
algo. Ejemplo de esto sería una reproducción de un documento en soporte de papel mediante el
fotocopiado. El resultado de este proceso sería una copia “análoga” del documento original, un
documento parecido.
El término digitalización viene de la palabra digital, que en términos informáticos se refiere a
representación en el sistema digital de unos y ceros (sistema binario) que utilizan los
computadores para transmitir, procesar o almacenar información. Ejemplo de esto es la
16
reproducción de un documento en soporte de papel mediante escaneo. El resultado de este
proceso sería una copia “digital” del documento original, que físicamente residiría dentro de un
dispositivo de almacenamiento del computador, representada numéricamente con unos y ceros
(sistema binario).
De igual manera, la digitalización es aplicable a otros documentos cuyos soportes sean
diferentes al papel, como por ejemplo, información sonora en cassettes, cintas de carrete
abierto, discos de acetato, etc., y información gráfica visual como los filmes y videos.
Acceso y conservación de la información en formato digital
La digitalización es un mecanismo de reproducción documental muy utilizado en la actualidad, y
su finalidad está orientada a ofrecer un servicio de información rápido y ágil a los usuarios,
agilice sus consultas y potencie la divulgación de la información.
Sin embargo, la reproducción digital de documentos tiene una serie de parámetros a considerar,
que dependerán de cómo y con qué calidad quieran mostrarse las imágenes y del estado físico
que tengan los documentos que se pretenda digitalizar.
Por esta circunstancia, en la automatización de un proceso de digitalización no siempre es
posible manejar parámetros fijos. Ejemplo de esto es:
Documentos textuales en soporte de papel
Los parámetros de digitalización escogidos para documentos en soporte de papel, dependerían
de características del documento a digitalizar tales como:
•
si el documento es en blanco y negro o color
•
si es manuscrito o impreso
•
si es solo texto o contiene imágenes, dibujos rúbricas
•
la antigüedad del documento
•
la claridad de lectura
•
el desgaste de las tintas
17
Dado esto, los elementos básicos que se deben considerar para asegurar que la digitalización
de documentos sea posible, funcional y sirva a diferentes propósitos, podrían ser:
•
Que quede establecido por escrito que las imágenes reproducidas puedan ser leídas y
su contenido sea claro y legible a simple vista.
•
Que el peso de las imágenes (su tamaño en bytes) sea manejable por los programas de
lectura y muestra que normalmente traen los sistemas operativos, y no se requiera de algún tipo
de software especializado para poder accederlas.
•
Que exista un control de calidad en el que se revise cada imagen reproducida y se
verifique que estas se puedan acceder con los tipos de software mencionados en el punto
anterior.
Como se puede observar, aquí no se están dando especificaciones de a cuántos dpi (puntos
por pulgada) deben escanearse las imágenes, porque esto dependerá del estado de claridad en
que se puede leer la información del documento a escanear. Así por ejemplo, si el documento
está muy borroso, se debe utilizar un porcentaje dpi mayor que el que se utilizaría en un
documento claramente legible.
En cuanto al formato en que debe guardarse la información de la imagen, esto puede ser
variable. Sin embargo, actualmente el más utilizado y que podría tenerse como estándar sería
el formato .TIF, para las imágenes principales (másteres de las imágenes, imágenes maestras
que se deben guardar y asegurar como originales), y para uso de consulta obtener copias de
ellas en formato .JPG ó .JPEG, como los más comunes y en resoluciones de puntos por
pulgada (dpi) menores, que tienen menor peso.
Como ejemplo del uso de estos parámetros, se presenta a continuación una tabla con los
requisitos técnicos de digitalización exigidos como norma técnica, por la Consejería de
Economía y Administración Pública del Gobierno del Principado de Asturias en España, del año
2007.
18
Autenticidad de la información en formato digital
Los aspectos mencionados hasta ahora tienen que ver con la garantía de acceso y a la
conservación de la información.
Para asegurar la garantía de autenticidad en los documentos que lo requieran, y que hayan
sido reproducidos en formatos digitales, se requeriría de un mecanismo de autenticación que
verifique que estos no han sido alterados.
Para el estado actual de la tecnología en este campo, lo más accesible sería el uso de
mecanismos similares al utilizado en firma digital.
En los documentos textuales reproducidos en forma digital, la firma digital sería el mecanismo
más adecuado. Sin embargo esto presenta dificultad, pues apenas se están desarrollando las
empresas certificadoras en nuestro país.
19
Para otros tipos de documentos digitalizados, como los videos y filmes, no hay mecanismos
estándares establecidos para garantizar su autenticidad.
Lo más cercano a esto son los esfuerzos que han hecho algunas empresas del campo de
circuitos cerrados de televisión, para crear mecanismos que asegures la autenticidad de las
imágenes captadas en sus cámaras de video, mediante aplicaciones de software que incluyen
marcas a los cuadros de las imágenes, por medio de las cuales, se puede determinar si son
auténticas o han sido alteradas.
Almacenamiento de la información en formato digital
Finalmente, lo que quedaría por definir sería en qué medio se almacenarían las imágenes.
Podría pensarse en la utilización de soportes como el CD o DVD y de las mejores calidades
como las hay, con baño de oro por ejemplo, que ofrecen cierta garantía de que lo que se grabe
en ellos quedará con la mejor calidad.
Sin embargo, tampoco habría garantía de que en el tiempo, las imágenes leídas en estos
soportes puedan ser leídas, puesto que existe posibilidad de que pasados los años, los lectores
de DVD dejen de existir.
Ante situaciones como esta, las Instituciones que digitalicen o conserven información en estos
soportes, deberían estar en capacidad de poder migrar las imágenes a los nuevos soportes que
estén vigentes en el mercado.
Otro aspecto que se debe considerar es la fragilidad del soporte. En el caso de los DVDs, su
fragilidad es de cuidado.
Ante tal situación y tomando también en cuenta que la capacidad de almacenamiento de los
DVDs es limitada, sería recomendable pensar en que las imágenes escaneadas puedan ser
almacenadas en dispositivos como los discos duros.
El disco duro es hasta el momento uno de los dispositivos de almacenamiento más seguros por
lo que es recomendable utilizarlos como repositorios de información de largo plazo.
También la tecnología y las capacidades de estos dispositivos son cambiantes con el tiempo,
por lo cual siempre existirá la posibilidad de que en algún momento se deba hacer migraciones
de estos dispositivos a otros más modernos, pues pueden llegar a la obsolescencia.
20
Sin embargo, en estos casos, la migración entre este tipo de dispositivos es más rápida en
tiempo que con los dispositivos livianos como los DVDs, y las posibilidades de pérdida por
migración son menores.
Departamento Archivo Histórico
A la fecha, el único plan de digitalización que ha implementado el Departamento Archivo
Histórico es de su colección de fotografías, el cual se ha hecho con recursos propios. Desde el
año 2004 a enero de 2011 se han digitalizados 28347 fotografías
(negativos y positivos),
distribuidos de la siguiente manera:
Año
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Enero 2011
Total
Cantidad de imágenes
2000
3254
3248
3030
3260
6983
6054
518
28347
Para mejorar este programa, se requiere renovar el equipo de computo, tanto su hardware y
software para lo cual se propone adquirir un escáner para documentos de gran formato con las
siguientes características: Para documentos de hasta 356 mm (14 in) de longitud a 400 dpi:
Procesador Pentium 4 a 3,2, GHz, RAM de 512 MB; Para documentos de hasta 660 mm (26
pulg.) de longitud a 400 dpi: Procesador Pentium 4 a 3,2 GHz, 1 GB de RAM; Para documentos
de mayor longitud/resoluciones superiores: Procesador Pentium 4 a 3,2 GHz, 3 GB de RAM
También se requiere renovar el escáner para negativos y diapositivas y los equipos de cómputo
que utilizarían dos profesionales en archivística para el tratamiento que se realiza a este tipo
documental. Finalmente, se debe asegurar de almacenamiento de las imágenes en un servidor
o unidades de almacenamiento periférico.
21
Por otro lado, el Departamento Archivo Histórico proyecta que algunos de sus fondos o
colecciones se microfilmen y/o digitalicen durante el periodo 2011-2015 con recursos propios,
mediante contrato de servicios, proyectos o convenios interinstitucionales, son los siguientes:
Congreso, fondo constituido por 636 cajas y 22 995 expedientes. Es de los fondos más
consultados por la información relevante que contiene para el desarrollo político y social del
país, entre ellos las constituciones, leyes, decretos, actas, resoluciones, entre otros. Se podría
hacer una selección, y digitalizar el material de más consulta y relevancia.
Municipal, constituido por 19.355 expedientes, entre documentos en cajas y tomos
encuadernados. En este caso, se podría hacer una selección y microfilmar o digitalizar
únicamente las actas municipales.
Gobernación, constituido por 2.699 cajas y 53.481 expedientes. De este fondo también se
podría hacer una selección y microfilmar aquellos que sobresalgan por su contenido informativo.
Mapas y planos, 45.000 unidades aproximadamente (en crecimiento). Colección con un
evidente estado de deterioro que requiere un programa de reprografía para mejorar su
preservación y hacer más accesible su acceso.
Ministerio de Hacienda, constituido por 1.556 cajas y 32.555 expedientes. De este fondo,
también se podría hacer una selección y microfilmar o digitalizar únicamente el más
representativo.
Fondo José Fidel Tristán: constituido por 170 unidades documentales y un aproximado de 11
mil folios. Este conjunto de documentos particulares del profesor Tristán, incluye diarios
personales, artículos científicos, fotografías e impresos. Dado su alta demanda y su alto
contenido informativo podría ser digitalizado para promover la donación de archivos personales.
Colección
Impresos:
constituido
por
188
documentos.
En
su
mayoría
impresos
centroamericanos del siglo XIX relacionados con la Federación Centroamericana. Su
digitalización podría servir para estudios regionales y político.
22
Departamento Archivo Notarial
Durante el periodo 2011-2015, las prioridades estratégicas de digitalización de documentos
serán la: Digitalización de tomos de protocolo notarial depositados en el Departamento Archivo
Notarial a partir del año 2011. Este proyecto se realizará mediante contrato de servicios.
Definiciones
Protocolo
Protocolo es el conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, en
los cuales el notario debe asentar los instrumentos públicos que contengan respectivamente los
actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización.
Custodia
Corresponde al Archivo Notarial la custodia de los tomos de protocolos, los cuales no podrán
salir de esta dependencia, salvo por orden de los Tribunales de Justicia o la Dirección Nacional
de Notariado.
Asimismo, para conservar los tomos en condiciones óptimas, la Junta Administrativa del Archivo
Nacional cobrará por la encuadernación y cualquier otro medio de protección, la suma que
considere conveniente.
6.2 PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN
•
El servicio requerido consiste en la digitalización de los tomos de protocolos notariales
depositados en el Departamento Archivo Notarial del Archivo Nacional a partir del año 2011,
así como su disposición para la consulta de usuarios en los despachos de atención del
Archivo Nacional y por medio de internet.
23
•
El Archivo Nacional no cuenta con los recursos humanos, el equipo y los programas
requeridos para la ejecución de este proyecto por administración, por tal razón se hace
indispensable tramitar la contratación de este servicio.
•
La ejecución de este proyecto es prioritario para el Archivo Nacional, con el fin de agilizar la
prestación de los servicios a los usuarios y evitar la manipulación constante y el
consecuente deterioro de los protocolos originales. La creciente demanda de consulta de
estos documentos, la cantidad de protocolos que se deposita diariamente, su valor legal,
administrativo e histórico, hacen conveniente y prioritario la digitalización de estos
documentos.
6.3 DEFINICIONES
Para los fines del proyecto, se entenderá por:
OFERENTE: persona jurídica interesada en el objeto de este Concurso que presente oferta
para brindar los servicios de digitalización y consulta de los tomos de protocolos notariales.
CONTRATISTA: persona jurídica, compañía o consorcio cuya oferta ha sido adjudicada en
firme y ha formalizado con la Junta Administrativa del Archivo Nacional el correspondiente
contrato por servicios.
ADJUDICATARIO: Oferente que resultó seleccionado por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional como ganador del concurso.
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL: Archivo Nacional o institución.
DEPARTAMENTOS EN QUE ESTÁ ORGANIZADO EL ARCHIVO NACIONAL: Archivo
Notarial, Cómputo (directamente involucrados en este proyecto), Conservación, Servicios
Archivísticos Externos, Archivo Histórico y Administrativo Financiero.
PROTOCOLO: Conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, en
los cuales el notario debe asentar los instrumentos públicos que contengan respectivamente los
actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización.
24
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROTOCOLOS
•
Los tomos de protocolo se formarán con doscientas hojas removibles de papel sellado, de
treinta líneas cada una.
•
Los folios deberán llevar impresas la palabra protocolo, la serie y la numeración corrida,
según la cantidad de hojas; asimismo, serán identificadas con el nombre del notario,
mediante el uso del sello autorizado para tal efecto.
•
Los folios de los tomos cuentan con novedosas medidas de seguridad, visibles e invisibles,
físicas y químicas. Por lo que se deben observar cuidados en el uso del papel, que
tecnológicamente está preparado para resistir y evidenciar intentos de alteración.
•
Cualquier intento de alteración física (borrado) o química (derrame de líquidos) hará
reaccionar las medidas de seguridad.
•
El gramaje del papel que compone los protocolos es de 90 por metro cuadrado.
•
Dentro del tomo de protocolo no se agregan documentos, salvo en caso de reposición de
folios debidamente realizada por la Dirección Nacional de Notariado, razones de cierre
consignadas por los notarios en papel de seguridad u otro, en caso de que no haya dejado
el espacio para otorgarla y certificaciones o actas de folios secuestrados.
•
Se encuentran en los folios razones consignadas al margen, a máquina o a mano.
•
En algunas ocasiones se encuentran sellos o vistos buenos del sistema bancario nacional al
margen.
DIGITALIZACIÓN: Consiste en la acción de convertir información analógica en información
digital. Es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores
numéricos (dígitos). Para el proyecto la definición operacional corresponde a la reproducción de
un documento en soporte de papel mediante escaneo, cuyo resultado es una copia digital del
documento original que físicamente residirá dentro de un dispositivo de almacenamiento del
computador, representada numéricamente con unos y ceros (sistema binario).
25
CONSULTA: Proceso mediante el cual los funcionarios del Archivo Nacional, usuarios y público
en general pueden acceder o visualizar la información contenida en los tomos de protocolos
depositados en la institución a partir del año 2011, utilizando un sistema de búsqueda y
localización que contemple los principales elementos de la información (código y nombre del
notario, número de tomo, número de signatura, número de folio, fechas extremas, entre otros).
Esta consulta se realizará en las computadoras y áreas que dispongan las autoridades de la
institución y por medio de Internet.
6.4 CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO
•
Al inicio de cada tomo de protocolo, se digitalizará una carátula de identificación. La
información contenida en la carátula tendrá al menos lo siguiente: apellidos y nombre del
notario, número de tomo, número de signatura, número de folios, fechas extremas y
cualquier otra información necesaria que indique las autoridades de la Institución.
•
Se realizará la digitalización de cada uno de los folios que conforman el protocolo notarial,
con excepción de los folios en blanco.
•
Para los protocolos que contengan folios en blanco, deberá indicarse al final del último folio
usado, adicionando una imagen al final que indique: “A PARTIR DE ESTE FOLIO, LOS
RESTANTES SE ENCUENTRAN EN BLANCO.”, y cualquier otra información necesaria que
indique las autoridades de la Institución.
•
Cada uno de los folios del tomo del protocolo debe quedar debidamente digitalizado, incluyendo
la totalidad de los bordes del folio en blanco o llenados con notas al margen, consignadas por el
notario o por el funcionario autorizado del Archivo Nacional. El área por digitalizar es la totalidad
de la superficie de cada folio. Además se dejará un borde negro de al menos un centímetro, que
garantice que la superficie del documento se escaneó en su totalidad.
•
Para realizar la digitalización de estos documentos el contratista deberá utilizar equipos que
permitan el escaneo de imágenes de alta calidad (ver punto 4), una exposición y manipulación
segura en el proceso, que no ponga en riesgo el estado físico del documento, privando en todo
caso su conservación sobre la productividad.
•
El escaneo de las imágenes máster se hará capturando uno a uno todos los folios, utilizando el
escáner de cama.
26
•
El contratista procederá a la indexación de imágenes, asociando cada imagen o grupo de
imágenes a los descriptores básicos que se definieron (código y nombre del notario, el número
de signatura, número de tomo, número de folio y las fechas extremas). Además se deberá incluir
información de los metadatos para cada imagen, que incluyan al menos: Nombre de la empresa
responsable del escaneo de imágenes, nombre y versión del software de creación de imágenes,
y fecha de creación de imagen, formato de grabación de la imagen resolución, tamaño en bytes
aproximado de la imagen, entre otros.
•
Una vez realizada la digitalización de los folios del tomo de protocolo, el contratista procederá al
control de calidad que consiste al menos en la revisión de cada imagen, comprobando la
correcta visualización, comprobación del foliado, la presencia del borde negro requerido, la
corrección de alineamiento de imágenes siempre y cuando no altere la visualización y lectura del
contenido. Los resultados de este control de calidad deben quedar consignados en un
documento de acreditación de la calidad que el contratista entregará a los funcionarios
autorizados del Departamento de Archivo Notarial.
•
El Departamento de Computo hará revisiones periódicas del todo el proceso de digitalización
verificando que se cumpla con todos los parámetros establecidos en el contrato, y presentando
informes mensuales de los resultados a las autoridades correspondientes. Si los resultados no
fueran satisfactorios, se deberá de reportar de inmediato al responsable de la empresa
contratada para que se los resultados queden a satisfacción del archivo.
•
Las imágenes deberán quedar en servidores de almacenamiento en disco de alta capacidad,
para que puedan ser puestas al servicio de los usuarios por medio de las terminales de consulta
y de internet.
•
Al finalizar el día, el contratista deberá realizar los respaldos a cinta en dos copias, de las
imágenes acumuladas y enviará una de las copias de respaldo a los depósitos especializados
para este tipo de soportes.
6.5 ESPECIFICACIONES DE LAS IMÁGENES DIGITALIZADAS
•
Las imágenes digitalizadas requieren ser leídas, con un contenido claro y legible a simple
vista.
27
•
El tamaño en bytes de las imágenes deberá ser manejable por los programas de lectura y
muestra que normalmente traen los sistemas operativos y que no se requiera de algún tipo
de software especializado para poder accederlas.
•
Se deberá utilizar como parámetro de escaneo 300 ppp y en escala de grises.
•
Las imágenes deben guardarse en formato .TIF sin compresión para las imágenes
principales (másteres de las imágenes, imágenes maestras que se deben guardar y
asegurar como originales). Si por algún motivo se tuviera que utilizar la compresión de
archivos, esta deberá ser sin pérdida, previa autorización del Departamento de Cómputo.
•
Para cada imagen maestra habrá otra de resolución menor (150-200 ppp) que se utilizará
para la consulta, en formato .JPG, .JPEG, .PDF u otros formatos previamente avalados por
el Departamento de Cómputo.
•
Las imágenes almacenadas en los servidores, tanto en versión máster como versión web,
deben contar con mecanismos de seguridad que garanticen que no podrán ser alteradas por
personas no autorizadas.
•
Las imágenes digitalizadas deben ser almacenadas en dispositivos como los discos duros,
que se sean considerados en su momento como los más seguros para guardar información
de largo plazo, de alta capacidad de almacenamiento y con crecimiento escalable.
•
Capacidad mínima del sensor de imagen del escáner será tipo CCP 5.000 pixel
•
Potencia de iluminación del escáner será de 1 a 150 lux/hora
6.6 CONDICIONES FÍSICAS DE EQUIPAMIENTO Y SOFTWARE, ASÍ COMO DEL
PERSONAL PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
•
El proyecto se ejecutará en las instalaciones del Archivo Nacional, en un lugar que disponga
la administración y que garantice el control y la seguridad de los documentos, quedando
terminantemente prohibido trasladarlos a un lugar distinto al dispuesto por la institución.
Esta área será de acceso restringido y tendrá acceso únicamente el personal designado por
28
la empresa contratada y el Archivo Nacional. Para acceder al área de trabajo, el personal
deberá estar debidamente identificado.
•
El Archivo Nacional asumirá los cargos fijos en la ejecución del proyecto como lo son el
espacio físico, los servicios de agua, energía eléctrica, teléfono, limpieza y seguridad
institucional.
•
La empresa que resulta adjudicada deberá asumir la totalidad de los costos y gastos que
sean necesarios para la ejecución del proyecto y formarán parte de su estructura de costos;
con excepción de lo indicado en el punto anterior (5.2).
•
Para la prestación de este servicio se requiere el aporte del mobiliario y el equipamiento
necesario (computadoras, escáner, impresoras, UPS, servidores y demás equipos
requeridos) con rutinas programadas de mantenimiento preventivo y cuando fuese del caso
correctivo, de tal forma que el servicio no se interrumpa por problemas en el hardware y
mucho menos se ponga en riesgo el estado físico de los documentos.
•
En particular, los escáneres a utilizar en el proceso de digitalización deberán ser de marca y
calidad reconocida y comprobada en el mercado nacional, lo cual debe ser demostrado con
experiencias aplicadas en otras empresas o instituciones.
•
Los equipos de almacenamiento de las imágenes deberán ser de marca y calidad
reconocida y comprobada en el mercado nacional, lo cual debe ser demostrado con
experiencias aplicadas en otras empresas e instituciones. Se utilizarán equipos con
capacidad de almacenamiento de al menos 5 TB y con crecimiento escalable.
•
El equipo servidor de aplicaciones será de alta capacidad y de marca y calidad reconocida
en el mercado nacional, lo cual debe ser demostrado con experiencias aplicadas en otras
empresas o instituciones, con discos duros de alta velocidad, con Sistemas Operativos
compatibles con los existentes en los equipos de la institución.
•
Las herramientas de software para la administración de las imágenes residirán en un
servidor de aplicaciones de alta capacidad.
29
•
Se requerirá una herramienta de software para la administración y gestión de las imágenes
que incluya opciones para su captura, indización, almacenamiento y consulta. Se requerirán
al menos las siguientes licencias: una para cada servidor y cinco para estaciones de trabajo.
•
Se requerirá que el software de gestión y consulta de imágenes incluya los manuales de
usuario que se requieran.
•
Se requerirán al menos cinco equipos con el software necesario para la consulta de
imágenes que serán ubicados en los despachos de atención al público en el Departamento
Archivo Notarial.
•
Se requerirá de una infraestructura de redes de datos adecuada para el buen
funcionamiento del sistema de digitalización, que enlace a los equipos de captura (al menos
dos escáneres) y las estaciones de trabajo a que están conectadas, así como los equipos
servidores de aplicaciones, almacenamiento y de respaldo de información.
•
Se requerirá un sistema de respaldos de seguridad de información a cinta, con alta
capacidad de almacenamiento (a nivel de TB) y alta velocidad, que permita hacer respaldos
de seguridad de información en dos copias en cinta.
•
La empresa que resulte adjudicada deberá contratar directamente el personal idónea
necesario para ejecutar el proyecto, el cual debe al menos responder a dos actividades
básicas: ejecución de la digitalización y control de calidad ( al menos 2 técnicos en
digitalización de documentos con un mínimo de un año de experiencia comprobada) y
coordinación del proyecto que permanezca a tiempo completo en la institución, quien
deberá contar con al menos dos años de experiencia comprobada en la coordinación de
proyectos similares.
•
La empresa que resulte adjudicada deberá procurar la permanencia del personal e el
proyecto y si se dieran cambios en el recurso humano asignado, se deberá capacitar
adecuadamente para garantizar la continuidad del servicio.
•
Por ser documentos de valor científico y cultural, los protocolos deben ser manipulados
atendiendo la normativa institucional, para su buena conservación y evitar el deterioro.
30
•
La empresa contratada deberá capacitar al personal técnico interno del Archivo Nacional en
todo lo referente al software de consulta de las imágenes de tomos de protocolo y en el
proceso de gestión y digitalización de imágenes.
6.7 CONDICIONES DE ENTREGA Y RECIBO DE LOS PROTOCOLOS NOTARIALES
•
Entre un rango de 10 a 20 y un promedio de 15 tomos de protocolo notariales se depositan
diariamente en el Departamento Archivo Notarial del Archivo Nacional.
•
Tomando en cuenta el promedio anterior de 15 tomos de protocolos recibidos diariamente y
que el 100% de los folios contenga información, se calcula un máximo de 6.000 imágenes
digitales por día. No obstante lo anterior, dado que el número de tomos diarios depende de
factores externos a la Institución, no se podrá garantizar una cantidad mínima.
•
El funcionario autorizado por la jefatura del Departamento Archivo Notarial hará entrega
todos los días hábiles de lunes a viernes, de los protocolos notariales depositados en ese
departamento al día anterior, salvo los que presenten folios dañados que requieran un
proceso previo de restauración. Verbigracia: los protocolos recibidos en día lunes serán
entregados el día martes en horas de la mañana al adjudicatario.
•
La entrega de los tomos de protocolo notariales al contratista se realizará contra lista de
remisión, la cual será revisada en el acto bajo firma y fe de juramento, con el fin de
garantizar la seguridad de los documentos. Esta lista contendrá al menos los siguientes
elementos: código y nombre del notario, número de signatura del tomo, fechas extremas y
cualquier otra información que se considere necesaria para su control.
•
El contratista realizará la digitalización de los tomos de protocolo el día siguiente de su
recibo, atendiendo las especificaciones técnicas dadas. El propósito es que la información
contenida en los tomos de protocolo estén disponibles para la consulta a la brevedad
posible, tanto en las computadoras del Archivo Nacional como por medio de Internet,
además de disminuir al máximo los tiempos de circulación de estos documentos por
razones de seguridad.
31
•
Una vez realizada la digitalización de los tomos de protocolo entregados por el Archivo
Notarial al contratista y certificada la calidad de las imágenes (ver punto 3.8), procederá a
entregar al funcionario autorizado del Departamento de Archivo Notarial contra lista de
remisión, la cual será revisada en el acto bajo firma y fe de juramento.
•
Por su parte el contratista hará entrega una vez a la semana al funcionario autorizado del
Departamento de Archivo Notarial los archivos con la información digital para facilitar su
consulta, incluyendo el certificado de calidad y con la revisión previa del proceso de
digitalización hecha por el Departamento de Cómputo.
•
En el caso de que los resultados del control de calidad no resulte conforme a las
especificadas dadas, serán devueltas al contratista para su obligada corrección, aún cuando
implique un nuevo trabajo de digitalización.
6.8 CONDICIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA
•
La información digitalizada de los tomos de protocolos notariales depositados a partir del
año 2011 es propiedad del Archivo Nacional, tanto el archivo máster como el de consulta;
de esta manera el contratista no podrá conservar en su poder ninguna imagen o fragmento
de ellas que resulte del trabajo realizado o de pruebas realizadas al efecto.
•
El acceso a la información contenida en los tomos de protocolos digitalizados debe
realizarse tomando en cuenta al menos los siguientes elementos: código y nombre del
notario, número de signatura del tomo de protocolo, fechas extremas, número de folio,
número de tomo, entre otros.
•
La información debe estar disponible en las computadoras que para tal efecto asignen las
autoridades de la institución y que facilitará el contratista, en particular en los despachos de
atención al público del Departamento Archivo Notarial, a partir de los archivos de consulta,
posterior al recibido conforme por parte del funcionario autorizado por el Departamento
Archivo Notarial.
32
•
La información debe estar disponible en el sitio web del Archivo Nacional para que pueda
ser accesada desde esta plataforma, a partir de los archivos de consulta, siguiendo los
procedimientos que defina la administración.
•
Es necesario que la información digitalizada pueda ser impresa, a partir de los archivos de
consulta en el Departamento Archivo Notarial para la emisión de certificaciones.
•
Es necesario que las imágenes digitales puedan ser copiadas a otros dispositivos como los
CD y DVD, para la prestación de servicios institucionales.
6.9 OTRA INFORMACIÓN DE INTERÉS SOBRE EL PRECIO, PAGO y HORARIO
•
El oferente debe estimar sus costos desagregados por componentes (mano de obra,
equipos, materiales, otros gastos), costos totales y margen de utilidad, estableciendo un
precio por imagen digitalizada y disponible para la consulta en el Archivo Nacional y por
medio de internet.
•
El pago por los servicios prestados se realizará en forma mensual y de conformidad con la
cantidad de imágenes digitalizadas, certificada la calidad por parte del contratista, y
verificada ésta en por los Departamentos Archivo Notarial y Cómputo, y disponibles para la
consulta en el Archivo Nacional y por medio de Internet.
•
El proceso de digitalización de tomos deberá realizarse durante la jornada laboral ordinaria
del Archivo Nacional.
•
Todos la infraestructura utilizada en el proceso de digitalización, incluyendo los equipos,
licencias de software, y otros pasará a ser propiedad del Archivo Nacional una vez concluido
el contrato con la empresa, por lo cual, dicha infraestructura deberá ser considerado en el
costo ofrecido por imagen digitalizada. Para efectos de estimación de este costo, se podrá
considerar la vigencia del contrato por 4 años.
6.10 ASPECTOS VARIOS
33
•
El Archivo Nacional de previo a la recepción de ofertas convocará a una visita grupal al sitio
con el fin de que los oferentes realicen una inspección del área destinada para la ejecución
del proyecto, donde deberán instalar sus equipos y personal que tendrá a cargo el
desarrollo del proyecto.
El cartel de licitación para contratar el servicio de digitalización de tomos de protocolo notarial,
se encuentra en trámite actualmente en el Área de Proveeduría del Departamento
Administrativo Financiero.
28 de febrero de 2011
Virginia Chacón Arias
Carmen Elena Campos Ramírez
Directora General
Subdirectora General
Ana Lucía Jiménez Monge
Esteban Cabezas Bolaños
Jefa Departamento Archivo Notarial
Jefe Departamento Archivo Histórico
Marco Antonio Calderón Delgado
Adolfo Barquero Picado
Jefe Departamento de Conservación
Jefe Departamento de Cómputo
Danilo Sanabria Vargas
Jorge Arturo Arias Eduarte
Coordinador Unidad Financiero Contable
Encargado de Multimedios
Departamento Administrativo Financiero
Departamento de Cómputo
34
Melissa Castillo Calivá
Asistente Dirección General
ANEXO Nº 1
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN
ÁREA DE MICROFILMACIÓN
CONTROL DIARIO DE RENDIMIENTO MICROFILMACIÓN
(SEGÚN ACTIVIDAD)
35
2011
DIAS
ACTIVIDAD
TIEMPO
RENDIMIENTO
RESPONSABLE
LUNES
MICROFILMAR (1)
7 HORAS
1 ½ ROLLOS 16 MM
DIDIER
MICROFILMAR (2)
7 HORAS
1 ½ ROLLOS 16 MM
MIGUEL
INSERTAR
7 HORAS
3 ROLLOS
GUSTAVO
REVELAR
MICROFILMAR (1)
7 HORAS
7 HORAS
13 ROLLOS 16+1 ½ 35
1 ½ ROLLOS 16 MM
PABLO
DIDIER
MICROFILMAR (2)
7 HORAS
1 ½ ROLLOS 16 MM
MIGUEL
INSERTAR
7 HORAS
3 ROLLOS
GUSTAVO
MICROFILMAR (3)
MICROFILMAR (1)
7 HORAS
7 HORAS
½ -1 ROLLO 35 MM
1 ½ ROLLOS 16 MM
PABLO
DIDIER
MICROFILMAR (2)
7 HORAS
1 ½ ROLLOS 16 MM
MIGUEL
ALISTAR CARTAGO
3 HORAS
½ ROLLO 35 MM
PABLO
INSERTAR
4 HORAS
1 ½ ROLLOS
PABLO
ALISTAR CARTAGO
4 HORAS
1 ROLLO 35 MM
GUSTAVO
INSERTAR
MICROFILMAR (1)
3 HORAS
7 HORAS
1 ½ ROLLO
1 ½ ROLLOS 16 MM
GUSTAVO
DIDIER
MICROFILMAR (2)
7 HORAS
1 ½ ROLLOS 16 MM
MIGUEL
MICROFILMAR (3)
7 HORAS
½ -1 ROLLO 35 MM
PABLO
PREPARAR TOMOS
MICROFILMAR (1)
7 HORAS
7 HORAS
13 ROLLOS
1 ½ ROLLOS 16 MM
GUSTAVO
DIDIER
MICROFILMAR (2)
7 HORAS
1 ½ ROLLOS 16 MM
MIGUEL
INSERTAR
7 HORAS
3 ROLLOS
GUSTAVO
GUARDAR TOMOS
4 HORAS
13 ROLLOS
MARCO C.
DUPLICAR
7 HORAS
12 ROLLOS 16+1 ½ 35
PABLO
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
TOTALES
ROLLOS 16 MM
ROLLOS 35 MM
ROLLOS INSERT.
ROLLOS REVEL.
ROLLOS DUPLIC.
13 POR SEMANA
1 ½ POR SEMANA
9 POR SEMANA
14 ½ POR SEMANA
13 1/2 POR SEMANA