manual intranet web

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Indice
QUE ES LA INTRANET
PARA QUE SIRVE LA INTRANET
CASOS EXITOSOS
COMO ACCEDER A LA INTRANET
ESTRUCTURA DE LA INTRANET
MANEJO DE LA RED SOCIAL
EDICION DE DATOS DE LA RED SOCIAL
CAMBIO FOTOGRAFIA RED SOCIAL
BARRA DE CHAT
BUSCAR AMIGOS EN LA RED SOCIAL
AGREGAR UN AMIGO EN LA RED SOCIAL
SOPORTE EN SISTEMAS O ALMACEN COMO PUBLICAR ARTICULOS Y
COMO PUBLICAR ENCUESTAS EN LA INTRANET
COMO PROMOCIONARLOS
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Una intranet es un sitio Web interno y privado de la empresa a
la que los usuarios pueden acceder mediante un navegador y
que permite múltiples funcionalidades encaminadas a mejorar la
eficiencia de la organización en la que se implanta.
Una Intranet es una red informática privada, o web empresarial
que utiliza normas y protocolos de Internet, para permitir a los
miembros de una organización comunicarse y colaborar entre
si con mayor eficacia, aumentando la productividad.
También se puede ver como un sitio web interno al que solo
tienen acceso los empleados de la compañía.
Los usos más comunes de una intranet son:
• Distribución de información y publicaciones
• Comunicaciones corporativas
• Gestión corporativa
• Compartir aplicaciones corporativas
Tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose
en un factor determinante para conseguir el objetivo de oficina
sin papeles. Las Intranets permiten a los usuarios trabajar juntos
de un modo más sencillo y efectivo.
Por más pequeña que sea una compañía, las comunicaciones
internas pueden ser una labor complicada.
Cuando no hay un medio eficiente que centralice la información,
esta se puede difundir de forma distorsionada o incompleta
y se pueden generar rumores que afectan la confianza de los
empleados o la productividad de los grupos de trabajo.
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tienen que adaptarse al público con el que quieren hacerlo.
Gobierno de British Columbia Gobierno de British Columbia, una
provincia del oeste canadiense, pasó de tener 6.000 hits por mes a
170.000.
En síntesis, una intranet exitosa tiene que ser participativa, informal
y de doble vía, con una obvia moderación y supervisión de sus
editores. El viejo modelo de información vertical a los empleados ya
está obsoleto. Y ellos, en algún punto de su conciencia, lo saben y
piden un lugar para expresarse.
1 - Conversación: los empleados pueden dejar comentarios en las
notas publicadas, y también escribir artículos para que su publicación
sea considerada. En este punto, las encuestas han sido un primer
paso para escuchar a los empleados, y cada vez hay más recursos
para armarlas.
2 - Comunidad: En toda organización grande existen pequeños o
grandes grupos que comparten gustos, hobbies, actividades e
inquietudes. Una forma ideal de darle un marco a ello es permitirles
crear grupos en la intranet, públicos o privados. Los grupos de
Facebook, donde se reúnen las inquietudes más insólitas (como por
ejemplo, aquellos a quienes no les gusta el dulce de leche), son un
modelo de esto. Como las encuestas en el primer punto, los foros
son un primer recurso para tantear el clima.
3 - Contenido: De las tres patas del éxito, esta es la más tradicional.
Está claro que si las historias publicadas son aburridas y escritas en
un lenguaje burocrático, los usuarios apenas leerán, con suerte, su
primer párrafo. Aquí entra en juego la capacidad de los responsables
de la intranet para convencer a quienes redactan contenidos en las
numerosas áreas de una organización, que si quieren comunicar
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Como Acceder a la Intranet
Intranet
Estructura de la Intranet
Para acceder a la intranet de la Alcaldía de Cajicá diríjase a la dirección
intranetcajica.gov.co, de click en entrar y Luego digitar su primer
nombre un punto y su primer apellido Ej.: pedro.perez, y la contraseña
es el número de su documento de identidad.
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Sera redirigido al inicio de la Intranet.
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1-7. Menu Principal intranet donde se encuentran todas las noticias
e informacion de cada una de las dependencias.
8. Cabezote intranet con el te puedes redirigir al inicio.
9. Buscador principal de la intranet, en el puedes buscar todos los
artículos de las dependencias.
10. Acceso directo al Correo institucional de Cajicá
11. Acceso Directo a Google Docs
12. Acceso Directo a Google Calendar
13. Acceso Directo a la Red social de la Alcaldía
14. Acceso Directo a Subir un artículo a la Intranet
15. Acceso Directo a Crear una Encuesta
16. Acceso directo a Formularios
17. Acceso Directo a subir y descargar archivos de la Intranet
18. Salida segura de la Intranet
19. Ayuda en la Intranet
20-25. Accesos Directos a las redes de la Alcaldía Municipal
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Manejo de la Red Social
Cambiar Fotografía de Red Social
En el inicio de la Red Social puede encontrar todos los miembros
registrados, las últimas publicaciones de sus amigos, últimos grupos
activos, ultimas fotos y últimos videos y quien se encuentra en linea.
Para cambiar su fotografía diríjase al menú “Cambiar Imagen”, luego
seleccione la imagen que desea y dele click en “subir”
Editar sus Datos de la Red Social
Para modificar sus datos en la intranet diríjase al menú “Editar Perfil”,
realizar los cambios necesarios y dar clik en Guardar.
Todos los campos con * son obligatorios.
Barra de Chat
La intranet cuenta con una barra de chat, en ella encontrara a sus
amigos conectados, esto agilizara la comunicación interna de la
Alcaldía, además cuenta con una serie de accesos directos en los
cuales puede acceder al inicio, perfil, grupos, amigos, fotos, videos y
demás utilidades.
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Buscar amigos en la Red Social
Soporte en sistemas o Almacén
Para encontrar amigos en la intranet, diríjase al menú “Amigos” y
luego a “búsqueda”, ingrese el nombre de la persona que desea y
luego dele click en “buscar”
La intranet cuenta con un sistema de formulario en el cual puede
solicitar soporte a la oficina de sistemas y solicitud de papelería
o recursos al almacén, es un sistema muy simple al cual puede
acceder mediante Los iconos inferiores el numero 16.
Agregar un amigo en la red social
Para agregar amigos ubique a la persona deseada y seleccione la
opción “Anadir como Amigo”, a su amigo le aparecerá la notificación
de su solicitud, tan pronto este acepte será notificado en su cuenta y
estará disponible para publicar en su muro y/o escribirle por el chat.
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Como publicar articulos en la intranet
Para acceder al administrador de la intranet de la Alcaldía de
Cajicá diríjase a la dirección www.intranetcajica.gov.co/intranet/
administrator, o damos click en el icono numero 14 del inicio de la
intranet.
Luego nos aparecerá este pantallazo, en el cual vamos a acceder
con nuestro nombre de usuario y Contraseña.
Al digitarla nos redirigirá a esta pagina, en ella nos dirigimos al ítem
“Anadir Nuevo Elemento”
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Vamos a Crear el titulo de la publicación, en el ítem “alias de la
publicación” escribimos nuevamente el titulo, desplegamos el menú
de “Categorías” y seleccionamos la dependencia la que pertenezca
este articulo y procederemos a escribir el texto en la caja inferior, las
herramientas de texto son similares a las de “Word” o cualquier otra
aplicación de texto.
Si nuestra publicación tiene una fotografía vamos al ítem “Imagen”
seleccionamos el archivo y ponemos el pie de foto si es necesario,
luego de esto seleccionamos “Guardar” que esta ubicado en la parte
superior, en el caso de no necesitar la fotografía omitimos este paso
y seleccionamos “Guardar”.
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Como publicar encuestas
Para acceder al administrador de la intranet de la Alcaldía de
Cajicá diríjase a la dirección www.intranetcajica.gov.co/intranet/
administrator, o damos click en el icono numero 15 del inicio de la
intranet.
Luego nos aparecerá este pantallazo, en el cual vamos a acceder
con nuestro nombre de usuario y Contraseña.
Vamos a Crear el titulo de la encuesta , en el ítem “alias” escribimos
nuevamente el titulo, y procederemos a escribir las respuestas, dando click en el (+) agregamos mas espacios de respuestas, por ultimo
seleccionamos “Guardar”.
Como promocionar publicaciones
Buscar el artículo o la encuesta previamente publicada y copiar el
link, luego entra al administrador www.intranetcajica.gov.co/intranet/
administrator e Ingresar tu nombre de usuario y contraseña
Al digitarla nos redirigirá a esta pagina, en ella nos dirigimos al ítem
“Anadir Nuevo Elemento”
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Ir al menú Componentes y dar click en AcyMailling, luego Ir al menú
Newsletters y Seleccionar en la parte superior Nuevo
¿Qué es?
Una plataforma colaborativa es un espacio virtual donde
diferentes usuarios comparten archivos como archivos de texto,
presentaciones, tablas etc.
Poner el asunto, el alias es el mismo asunto, Pegar los links
anteriormente copiados, acompañándolo con texto o fotografías
promocionales
Creador = Propietario
Dar click en vista previa, luego Dar click en enviar y hemos terminado
el proceso de promoción de nuestra publicación
¿Como Registrarse?
Hay dos opciones de registración:
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1.- Creando una cuenta de gmail.
2.- Con la propia cuenta de correo del usuario.
Es indistinto el acceso con uno u otro método; sin embargo, crear
una cuenta de correo de gmail permitirá concentrar en un solo punto
todos los servicios que ofrece Google (crear un blog, crear una agenda
o calendario, crear listas de distribución, etc.). Además, el servicio
de correo electrónico de Google (denominado gmail) es gratuito,
eficiente y contiene múltiples opciones de configuración. También
ofrece una muy buena cantidad de espacio para almacenamiento.
¿Como Acceder?
Para acceder a Google Docs diríjase a la dirección docs.google.com.
Crear, subir y editar documentos
Con Google Docs es posible
realizar todas las tareas básicas
que corresponden al manejo
de documentos de oficina,
como
crear
documentos
de texto, planillas de cálculo,
presentaciones de diapositivas, y
añadirles a todos ellos imágenes,
comentarios o fórmulas, entre
otras muchas cosas. Una forma
de comenzar es cliqueando en
Crear y seleccionando qué tipo de
archivo o carpeta queremos crear.
Subir archivos ya creados
Desde nuestra cuenta de gmail en la barra superior del menú, en
Documents o Docs, según la versión.
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Existe la opción de subir archivos que ya tengamos listos o que
estemos preparando en nuestras computadoras. El sistema acepta
la mayoría de los formatos de archivo comunes, como .DOC, .XLS,
.ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT, etcétera. Y en la página principal, se
encuentra el botón Subir o Upload. (La página principal quedará
minimizada en la barra de Tareas).
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Esa opción da paso a una pantalla donde es posible Examinar (Select
files to upload) y buscar dentro de su computadora el archivo a subir
(tener presentes las indicaciones que figuran a la derecha sobre el
tamaño de los archivos que se pueden subir, ya que varía entre unos
y otros tipos de archivos).
Editar un documento
Basta con seleccionar el texto cuya apariencia deseamos cambiar,
y hacer clic en los botones de la barra de Herramientas para aplicar
negrita, subrayar, cambiar la fuente, el formato de número, el color
del fondo de las celdas, etc, la interfaz es similar a office.
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Compartir documentos
Con este sistema es posible colaborar en la edición de un documento.
Cuando estamos editando un documento, arriba a la derecha
aparece un botón que dice Compartir, y que despliega una serie
de opciones, como Invitar a usuarios, Enviar por correo electrónico
el documento, Publicarlo como una página web, Ver quién tiene
acceso, etcétera.
Si en cambio elegimos en el menú Compartir, Publicar como
una página web veremos que se despliega otra ventana donde
se abre la posibilidad de publicar el documento, y también de
automatizar la publicación de las actualizaciones. Seleccionando la
casilla correspondiente, el sistema se encarga de volver a publicar
automáticamente cada vez que realizamos algún cambio a través
de la edición de un documento.
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Editar y acceder desde cualquier
parte
Publicar un trabajo en forma de
página web
No es necesario descargar nada: es posible acceder a los
documentos, hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier
equipo que tenga conexión a internet y un navegador estándar.
Almacenar trabajos de forma segura
Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como
páginas web de aspecto normal y sin tener que aprender nada nuevo
ni contratar ningún servicio.
Controlar quiénes pueden ver una página
De la misma manera que es simple publicar, también podemos dejar
disponible un documento solamente para algunas personas, y no
para todo el mundo. Y, si en algún momento lo deseamos, también
podemos editar o directamente eliminar esa publicación.
Con el almacenamiento en línea y la función de guardado automático
ya no habrá que temer que falle el disco duro local o que haya un
apagón. Eso es ya una ventaja cualitativa respecto de cualquier otro
sistema local (es decir, que se ejecuta en una sola máquina o en una
red de máquinas).
Guardar y exportar copias fácilmente
Publicar documentos en un blog
Una vez creado o subido un documento, es posible publicarlo en un
blog, directamente desde el entorno de trabajo de Google Docs, sin
necesidad de crear otras cuentas ni adherirse a otros servicios.
También es posible guardar documentos y hojas de cálculo en un
equipo cualquiera (en nuestro trabajo, en nuestro hogar), en formato
.DOC, .XLS, .CSV, .ODS, .ODT, .PDF, .RTF o .HTML. Así, cualquier
trabajo realizado en línea puede ser bajado a nuestra máquina para
retrabajarlo, o imprimirlo sin necesidad de conexión a internet.
Organizar documentos
En Google Docs es posible organizar todo en carpetas, de forma
simple: consiste en arrastrar y soltar en tantas carpetas como sea
necesario. De esta manera, un mismo documento puede pertenecer
a varios proyectos, sin necesidad de duplicarse en cada carpeta en
la que se copie.
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Como Entrar a Calendar
Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado
por Google, que permite sincronizarlo con los contactos de Gmail
de manera que podamos invitarlos y compartir eventos.
La interfaz de Google Calendar permite a los usuarios ver, agregar y
arrastrar y soltar eventos de una fecha a otra sin recargar la página.
Ofrece una variedad de vistas, tal como semanal, mensual y agenda.
Los usuarios pueden agregar rápidamente eventos de calendario
tipeando frases en lenguaje natural, tal como “Cumpleaños María”.
Los usuarios pueden también fijar el número de días a mostrar en
su modo de vista personalizada. Todos los eventos en un Google
Calendar pueden ser comentados por los usuarios. Los eventos se
almacenan online, lo que significa que el calendario puede ser visto
desde muchos lugares. En caso de que un usuario tenga una falla
en el disco rígido, no pierde la información agregada al calendario.
Múltiples calendarios pueden ser agregados y compartidos,
permitiendo varios niveles de permisos para los usuarios. Esto
permite la colaboración y compartir horarios entre grupos o familias.
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Si no hemos entrado
nunca en el
Calendario, nos
piden algunos
datos (importante,
la zona horaria)
Crear Eventos
Con un par de clics hemos
creado un evento. Para
configurar con más
precisión podemos pulsar
sobre Editar detalles del
evento
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Como Entrar a Calendar
Podemos tener
varios calendarios
que se distinguen
por los colores
Vista Semanal
Estas pestañas nos
permiten cambiar de
vista y movernos
hacia delante y
detrás
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Tenemos eventos
que ocupan todo el
día o una franja
horaria
Vista Agenda
La vista
agenda es
otro
interesante
formato de
visualización
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¿Qué podemos hacer?
• Compartir calendarios con otras personas (a través de Google
Calendar)
• Incorporar calendarios públicos a nuestra cuenta de Calendar
• Crear calendarios públicos
• Publicar estos calendarios en otras páginas (la web del
departamento, una unidad didáctica)
• Recibir notificaciones en el mail y en el móvil
• Sincronizar Google Calendar con la agenda de MS Outlook, la del
móvil
Ahora que hemos visto someramente cómo movernos por nuestro
calendario, vamos a revisar las opciones de configuración, a los que
podemos acceder desde dos enlaces
Configuración
Podemos ajustar:
1. Idioma
2. País y franja
horaria
3. El día en que
comienza la
semana (puede
salir en domingo
por defecto)
4. Vista
predeterminada
5. Vista
personalizada
Vista Agenda
En esta segunda parte
de la pestaña General
podemos añadir nuestra
localidad (útil para la
siguiente funcionalidad,
el tiempo, y para ser
más fácilmente
localizable en los
buscadores, en el caso
de querer mantener un
calendario público)
Además, podemos
decidir si queremos o no
recibir invitaciones
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Configuración Calendario
Pasamos a la siguiente pestaña. Podemos crear nuevos calendarios,
compartirlos con otros usuarios, elegir los tipos de notificaciones que
vamos a recibir, ocultarlos (salvo el principal) y borrarlos.
Tenemos dos categorías: Mis calendarios y Otros calendarios
(públicos y privados pero creados por otros usuarios)
Configuración
Este enlace nos ofrece distintas vías de
añadir calendarios
Vista Agenda
Este enlace permite crear otro calendario
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Pulsamos aquí para editar todas las
opciones relativas a compartir un
calendario
Aquí les falta afinar un poco porque en cada
pueblo, provincia o comunidad tenemos
distintas fiestas
Si esta persona tiene un calendario
público se añade automáticamente;
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De acuerdo a estas opciones otros usuarios
podrán acceder a nuestro calendario:
En la imagen vemos la otra cara de la moneda:
están reflejados eventos de tres calendarios:
mi calendario personal (azul), el de un
colaborador (verde, que muestra sus franjas
ocupadas) y el de una asociación (rojo,
calendario público)
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Podemos añadir otros
colaboradores a nuestro
calendario, con distintos
derechos de edición y acceso.
Estos usuarios verán
automáticamente este calendario
integrado en su cuenta de Google
Calendar y recibirán un mail de
notificación
Esta opción define la gestión de las invitaciones que
se manden desde este calendario a los calendarios de
otros usuarios. Revisaremos más adelante las
invitaciones en conjunto
Podemos
modificar el
nombre, la
descripción, la
ubicación, franja
horaria. Antes
hemos rellenado
varios campos
idénticos, pero se
referían a la
cuenta general y
no a los
calendarios
particulales
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Podemos copiar este código para pegarlo en otra
página web (blog, portal del departamento…).
Obtendremos la inserción de este calendario en dicha
página web
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Código
para
copiar y
pegar en
la página
de
destino
Menú Opciones
Vista previa
Aunque publiquemos en Internet este calendario sólo podremos
verlo si tenemos permisos para ello.
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La opción imprimir
ofrece distintas opciones
de configuración, pero
sólo imprime intervalos
de hasta 10 días
Este última parte del formulario “Detalles del formulario” nos permite
obtener archivos para mostrar el calendario a través del navegador
y obtener un archivo para exportar los datos a otras aplicaciones de
calendario conformes al estándar ICAL (extensión .ics)
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Las opciones de la imagen superior determinan los recordatorios
por defecto de los nuevos eventos de mi calendario.
Esta opción nos permite obtener una URL de nuestro calendario,
que los usuarios podrán ver si tienen derechos sobre el calendario.
En este caso se trata de un calendario público. Por lo tanto, si no
queremos integrar este calendario con otros contenidos, esta opción
es mucho más rápida y sencilla que la anterior
Recordatorios y notificaciones
Ahora podemos elegir entre 3
tipos de notificaciones para
los recordatorios y las
invitaciones
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• Cuando un evento tiene un
recordatorio se puede ver
una pequeña campanita en
la vista semanal o diaria.
• Las opciones por defecto se
pueden ajustar para cada
evento, como muestra la
imagen de la derecha.
Las notificaciones se pueden configurar en dos opciones (mail
y SMS) y para estas acciones. Son personales, no dependen del
calendario, sino del usuario.
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¿Cómo accedo a Google Talk?
Se carga automáticamente cada vez que se
inicia Windows. Cuando aparezca la pantalla
de acceso, escribe tu nombre de usuario y
contraseña de Gmail. A continuación, haz clic
en ‘Aceptar’ para conectarte.
Si prefieres acceder a Google Talk de forma
Google Talk es un servicio sencillo y gratuito que permite realizar
llamadas de voz y enviar mensajes instantáneos. Se trata de
una aplicación descargable de Windows que permite que las
comunicaciones en tiempo real sean simples e intuitivas.
Cuando hayas instalado Google Talk en tu equipo, regístrate con tu
nombre de usuario y contraseña de Gmail. Tus contactos de Gmail
se incluirán automáticamente en tu Lista de amigos de Google Talk,
de modo que podrás llamar y chatear con ellos cuando se instalen
Google Talk.
Lo único que necesitas para realizar llamadas con Google Talk es
una dirección de Gmail, una conexión a Internet, un micrófono y unos
altavoces. Eso es todo. Da igual que tus amigos se encuentren en
la otra punta del mundo, podrás hablar con ellos durante el tiempo
que quieras. Todas las llamadas son gratuitas y la calidad de voz es
excelente. Para obtener una calidad óptima, recomendamos el uso
de auriculares. Google Talk también realiza las mismas funciones que
el Notificador de Gmail; puede mostrar notificaciones de mensajes
nuevos en tu cuenta de Gmail, así como de llamadas o chats
entrantes.
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manual, haz clic en ‘Configuración’ en la parte
superior de la lista de amigos y selecciona
‘General’ en el lateral izquierdo del cuadro de
diálogo. Desmarca la casilla situada junto a
‘Iniciar automáticamente al iniciar Windows’ y
haz clic en ‘Aceptar’.
A continuación, cada vez que quieras acceder
a Google Talk, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú ‘Inicio’ y selecciona ‘Programas’.
2. Elige ‘Google Talk’.
3. Haz clic en ‘Google Talk’ en el último menú para acceder al programa.
¿Cómo agregar amigos?
Para agregar amigos en Google Talk dirígete a la parte
inferior del programa y da click en el botón “+Add”, y
escribimos el correo del amigo deseado luego en “Next”
y luego “Finish”, ya tendremos nuestro amigo conectado
con nosotros en Google Talk.
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