manual de funciones

“CACPE-MACARA”
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE LA
PEQUEÑA EMPRESA
MANUAL DE FUNCIONES
FUNDADA EL 26 DE NOVIEMBRE DE 1993 E INSCRITA EN EL
REGISTRO GENERAL DE COOPERATIVAS CON EL NUMERO DE
ORDEN 5472
CONTROLADA POR LA SUPERINTENDENCIA DE
ECONOMIA POPULAR Y SOLIDARIA
1
Manual Tipo de Funciones
INDICE
ABREVIATURAS……………………………………………….IV
GLOSARIO………………………………………………………V
INTRODUCCION……………………………………………….VI
CAPITULOS…………………………………………………….1
2
Manual Tipo de Funciones
i.
COAC
CA
CV
SEPS
BCE
SIB
ABREVIATURAS
Cooperativa de Ahorro y Crédito
Consejo de Administración
Consejo de Vigilancia
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria
Banco Central del Ecuador
Superintendencia de Bancos
3
Manual Tipo de Funciones
i.
GLOSARIO
Capacitación Complementaria
Conocimientos adquiridos a través de cursos, talleres o
seminarios.
Condiciones de Trabajo
Lugar o ambiente físico donde desarrolla la parte sustancial de
las funciones
Experiencia Especifica
Conocimiento adquirido
ocupaciones similares
Instrucción formal
Conocimiento académico indispensable para el desempeño
normal de la ocupación
Responsabilidad sobre dinero y/o
documentos financieros
Consecuencias que se derivarían por perdidas de dinero, y7o
documentos financieros, producidas por error o actuando con
distracción no intencionada
Responsabilidad sobre el servicio al
socio
Posibles trastornos que puede ocasionar en el servicio a los
socios actuando con distracción no intencionada
Responsabilidad sobre equipos y
bienes muebles
Consecuencias que se derivarían del deterioro o perdida de
equipos o bienes muebles actuando con distracción no
intencionada
Responsabilidad sobre información
confidencial
Consecuencias que se derivarían de la divulgación de
información calificada como confidencial por la cooperativa
actuando por error o distracción no intencionada
a
través
del
desempeño
4
Manual Tipo de Funciones
de
i.
INTRODUCCIÓN
Todas las organizaciones poseen diferentes estructuras entre sí, aunque desarrollen o
desempeñen similares actividades.
A su vez cada organización puede ir cambiando de estructura, conforme evoluciona su
número de integrantes, la especialización que alcance, el grado de concentración de
autoridad que ejerza, etc. Por lo tanto, la estructura puede ser modificada toda vez que las
necesidades de la organización así lo requieran; debiendo guiarse por una lógica que
permita el logro de la eficacia de la cooperativa.
Las exigencias competitivas del mercado, obligan en la actualidad a las instituciones a
contar con personal calificado que pueda hacer frente a los continuos cambios y exigencias
de la dinámica del entorno.
El sistema cooperativo, no es inmune a las afectaciones del desarrollo tecnológico, del
talento humano y de generación de productos, con que cuenta la competencia; por ello, en
el afán de consolidar la presencia y el trabajo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cacpe
Macara, en su zona de influencia, sus cuerpos directivos determinaron la necesidad de
consolidar la gestión del talento humano de la organización, a través de un instrumento
técnico.
El presente manual debe considerarse como un cuerpo sistemático que precisa las funciones
y actividades a ser cumplidas por todos los miembros que conforman la cooperativa, por
ende su aplicación deberá ser realizada en forma independiente o grupal, con el fin de
garantizar el apoyo requerido por parte de este recurso tan importante, hacia el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Este documento contiene la descripción de los objetivos, funciones, nivel de autoridad y
responsabilidades de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la
Cooperativa, y de aquellos que pueden generarse en el proceso, con el propósito de orientar
el cumplimiento de las obligaciones encargadas, que garanticen una gestión apropiada de
este importante recurso.
En uso de sus atribuciones el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Cacpe Macarà., revisó y aprobó el presente manual de funciones.
5
Manual Tipo de Funciones
CAPITULO I
1. DE LOS PRINCIPIOS GENERALES
1.1.
GENERALIDADES
Existen varios conceptos sobre lo que es un Manual de Funciones; sin embargo el que
más se ajusta al objetivo de este trabajo es: “una metodología enfocada a la obtención,
ordenación y valoración de datos relativos a los puestos de trabajo, los factores técnicos
y ambientales característicos en su desarrollo y las habilidades, conocimientos,
responsabilidades, competencias y exigencias requeridos a los trabajadores para su
mejor desempeño.
El proceso de análisis de las ocupaciones de la Cooperativa, parte de las respuestas a las
siguientes preguntas:
1.
2.
3.
4.
¿Qué hace el trabajador?
¿Qué debe saber el trabajador para hacerlo eficientemente?
¿Qué debe saber hacer el trabajador?
¿Cómo debe ser y actuar el trabajador?
En cada caso y en su orden, las respuestas permiten determinar: las funciones para cada
ocupación dentro de la estructura de la Cooperativa; los conocimientos mínimos
indispensables que requiere para desempeñar la ocupación, con un grado aceptable de
eficiencia; la concientización de que no es necesario solamente el “saber”, sino en el
saber hacer, esto es el conjunto de habilidades y destrezas relacionadas con la
ocupación; y finalmente identificar las actitudes, valores, aptitudes y otros aspectos,
necesarios para el desempeño.
El presente Manual de Funciones del Personal ha sido elaborado con el fin de apoyar en
el mejoramiento en la administración del personal de la organización, procurando
minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o
superposición de funciones, y otras y complicaciones innecesarias en la atención al
público.
El Manual de Organización y Funciones será considerado como un instrumento
dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias del avance y
crecimiento de la cooperativa, y de la revisión técnica permanente que garantice
mantener su utilidad.
6
Manual Tipo de Funciones
1.2
BASE LEGAL
El presente documento ha sido elaborado en concordancia con las leyes de la
República del Ecuador para Cooperativas que realizan actividades de Ahorro y Crédito
y que se sujetan a la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria del Sector
Financiero de la Economía Popular y Solidaria. Para efecto de este Manual se reconoce
de igual manera los Reglamentos Internos de la Cooperativa, las normas establecidas en
el Código del Trabajo y Otras Leyes conexas.
1.3 OBJETIVOS
FUNCIONAL.
DEL
MANUAL
Y
REGLAMENTO
ORGANICO
1. Determinar en forma clara y precisa, la estructura orgánica y funcional de la
Cooperativa,
2. Identificar, ordenar y clasificar las funciones de las diferentes ocupaciones típicas de
la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cacpe Macara.
3. Establecer los requerimientos específicos de conocimientos, habilidades, destrezas y
actitudes de cada uno de los elementos de competencia y los requerimientos genéricos
complementarios de cada ocupación.
4. conocer los factores de trabajo físico y ambiental para el desempeño de cada
ocupación;
5. Generar una gestión adecuada del talento humano que se oriente dentro de la
planificación y programación institucional; y,
6. Proporcionar información clara y definida, a los niveles directivos, ejecutivos,
operativos, de apoyo y servicios en lo que respecta a la relación de dependencia, línea
de autoridad, responsabilidad de funciones, así como la coordinación interna y externa.
1.4 ALCANCE Y REPONSABILIDADES
El presente Manual de Funciones es de implementación obligada en todas las oficinas y
Agencias de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cacpe Macara, sin importar su
ubicación física o geográfica.
Todo el personal de la COAC, contratado o que trabaje bajo el formato de servicios
profesionales vinculados a la misma, están obligados a conocer y cumplir con los
direccionamientos especificados en el presente manual.
Su implementación, seguimiento y control le corresponderá al Gerente General bajo
delegación expresa-quien será el encargado de:
7
Manual Tipo de Funciones
a) Establecer los mecanismos de coordinación y comunicación interna para
garantizar su cumplimiento y monitoreo permanente;
b) Realizar controles periódicos para presentar sugerencias de cambio o ajuste al
documento, para su revisión y aprobación por el Consejo de Administración;
c) Autorizar la convocatoria para contratación de nuevo personal, conforme a los
requerimientos de áreas, de acuerdo a los perfiles especificados por cargo y
responsabilidad requerida;
d) Ejecutar las sanciones especificadas en el reglamento interno de trabajo
determinadas para las faltas o incumplimientos del presente manual y
reglamento.
Su aplicación es obligatoria y se efectuará sin diferencia para todos los trabajadores
de la Cooperativa. No hacerlo será considerado como falta a la norma y será
sancionada de conformidad a las condiciones establecidas, para su efecto
1.5. AMBITO DE APLICACIÓN
El Catalogo de Ocupaciones se limita a las ocupaciones de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Cacpe Macara, sin perjuicio del número de oficinas que operen en
la actualidad o de las que pudieran aperturarse, y sin importar su ubicación física o
geográfica
1.6. GUÍA PRÁCTICA DE APLICACIÓN
Este manual se genera como un aporte práctico y participativo de los principales
involucrados de la Cooperativa, su presentación y aplicación responde a una lógica
en cuanto a las preguntas que fueron planteadas anteriormente y que en la práctica
se desarrollarán de la siguiente manera:
El mapa funcional no es un diagrama de procesos. No intenta describir gráficamente
el proceso, sino las funciones productivas necesarias para alcanzar los objetivos, por
ello es importante resaltar los siguientes conceptos:
Estructura ocupacional:
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Cacpe Macara está integrada por áreas
ocupacionales, grupos ocupacionales y ocupaciones.
Áreas ocupacionales:
Son conjuntos de actividades afines:
8
Manual Tipo de Funciones
SIGLAS
ÁREA OCUPACIONAL
DI
Dirección
SU
Supervisión
OP
Operaciones
SE
Servicios
Grupos de ocupaciones
Son ocupaciones de naturaleza similar, de acuerdo al tipo de funciones,
responsabilidades y requerimientos básicos.
SIGLAS
CA
CV
AG
CA
CO
CR
K
AUD
GG
SI
TE
GRUPO OCUPACIONAL
Consejo de Administración
Consejo de Vigilancia
Agencias
Cajas
Contabilidad
Crédito y Cobranzas
Capacitaciones
Auditoría Interna
Gerencia General
Sistemas
Tesorería
Nombre de la ocupación:
Nombre es “palabra que designa cualquier realidad, concreta o abstracta, y que sirve
para referirse a ella, reconocerla y distinguirla de otra”1. Partiendo de este concepto
de nombre, es la denominación con la que se reconoce a un conjunto de elementos
de competencia y requerimientos para su desempeño
Resumen de la ocupación
Exposición de lo esencial de las tareas, funciones y responsabilidades, que
corresponden a cada ocupación.
Elementos de competencia
“El elemento de competencia contiene la descripción de una realización que debe
ser lograda por una persona en el ámbito de su ocupación. Por lo tanto, se refiere a
una acción, un comportamiento o un resultado que el trabajador debe demostrar y
es, entonces, una función realizada por un individuo”2
9
Manual Tipo de Funciones
Los elementos de competencia se redactan con un verbo en infinitivo, a
continuación el objeto sobre el cual se desarrolla la acción, y aunque no es
estrictamente necesario, la condición que cumple la acción sobre el objeto.
Conocimientos
El conocimiento es la “acción y resultado de conocer”3, y constituye el componente
clave de cada ocupación.
Las fuentes del conocimiento se pueden dar: por la experiencia (conocimientos
empíricos), y la ciencia (conocimiento teórico).
El conocimiento que se aplica para una ocupación es respondiendo a la pregunta:
¿Qué debe saber el trabajador? y se describe empezando con un sustantivo.
Habilidades y destrezas
Para desempeñar una ocupación, no es suficiente tener los conocimientos
necesarios, sino también tener habilidades y destrezas.
La habilidad es el grado de competencia de un sujeto concreto frente a un objetivo
determinado. Se considera a la habilidad como a una aptitud innata
o desarrollada o varias de estas. La habilidad es la destreza para ejecutar
una cosa o capacidad y disposición para negociar y conseguir los objetivos a
través de unos hechos en relación con las personas, bien a título individual o
bien en grupo4
La destreza, es el grado de dominio de un conjunto de psicomotricidades 5necesario
para ejecutar una tarea.
En conclusión, las destrezas se refieren al manejo consciente de psicomotricidades,
y las habilidades son el manejo consciente de la información.
Actitudes, valores y aptitudes
El adecuado cumplimiento de las funciones, requiere no solamente de
conocimientos, habilidades y destrezas; si no también de actitudes, valores y
aptitudes; para ello se revisarán estos conceptos para comprender mejor.
Las actitudes son predisposiciones de la personalidad, a reaccionar de una forma
típica ante determinados estímulos.6
Los valores son algo en lo que creen firmemente las personas y que modelan su
comportamiento. Los valores son convicciones profundas muy difíciles de
modificar (y de crear). Los valores están detrás de todo comportamiento, muy
difícilmente una persona hace algo que contradice sus valores, cuando esto sucede,
10
Manual Tipo de Funciones
se produce una “disonancia cognitiva” cuya resolución tiene un alto costo
psicológico.
Algunos de los valores, más frecuentes son: lealtad, honradez, fidelidad,
amistad, libertad, independencia, democracia, verdad, disciplina, identidad, entre
otras7
Las aptitudes son la capacidad y buena disposición para ejercer o
desempeñar una determinada tarea, función, empleo, etc. No confundir con actitud
11
Manual Tipo de Funciones
5
Asociaciones españolas de Psicomotricidad o Psicomotricistas 1997: “.,.el término “psicomotricidad” integra las
interacciones cognitivas, emocionales, simbólicas y sensoriomotrices en la capacidad de ser y de expresarse en un
contexto psicosocial. La psicomotricidad, así definida, desempeña un papel fundamental en el desarrollo armónico
de la personalidad. Partiendo de esta concepción se desarrollan distintas formas de Intervención psicomotriz que
encuentran su aplicación, cualquiera que sea la edad, en los ámbitos preventivo, educativo, reeducativo y
terapéutico. Estas prácticas psicomotrices han de conducir a la formación, a la titulación y al perfeccionamiento
profesional y constituir cada vez más el objeto de investigaciones científicas. Dr. Jorge Banalcázar, Catálogo de
6
Ocupaciones tipo de una Cooperativa de Ahorro y Crédito, septiembre del 2003
7
E1 mundo es / diccionario
12
Manual Tipo de Funciones
2 DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1 LISTADO DE OCUPACIONES Y CÓDIGOS
En el siguiente cuadro se especifican las ocupaciones tipo requeridas para la operación de la
cooperativa de conformidad a los requerimientos normativos y de sana gestión financiera:
N° OCUPACIONES
1
Gerente General
2
Contador General
3
Secretaria de Presidencia - Gerencia
4
Auditor y Control de operaciones ilícitas
5
Asistente de Contabilidad
6
Recibidor-Pagador
7
Jefe de Crédito y Cobranzas
8
Jefe de Captación
9
Jefe de Cajas
10
Oficial de Crédito - Microcrédito
11
Notificador – Verificador
12
Jefe de Agencia
13
Administrador de Sistemas
14
Auxiliar de Servicios
15
Chofer
2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL8
La apropiada elección de una u otra forma organizacional se sustentará en los aspectos filosóficos y
prácticos que guiarán el accionar institucional, que se materializará a través de su diseño estructural.
No puede pretenderse que la estructura organizacional se mantenga rígida ante la dinámica del
entorno, de ahí que en función de la misión y objetivos institucionales, conjugado con otros factores
como exigencias del mercado, tecnología empleada para sus actividades, crecimiento y
posicionamiento, etc. también se implementará la forma particular de su estructura.
13
Manual Tipo de Funciones
Bajo esta consideración y una vez realizada la revisión de las funciones requeridas para el
desempeño de las actividades de la cooperativa, se sintetizó la estructura organizacional de la
entidad.
Los casilleros marcados en otro color deberán implementarse en la medida que e! proceso de fortalecimiento institucional avance, y una vez que la
cooperativa considere imprescindible el incremento de persona! debido a la creación de necesidades específicas, según sea e! caso.
3.
CAPITULO III
DESCRIPCIÓN GENERAL DE FUNCIONES POR ÁREAS
3.1 DESCRIPCION DE FUNCIONES DIRECTIVAS, EJECUTIVAS,
CONTROL, APOYO, OPERATIVAS
3.1.1 Área Directiva
Constituye el cuerpo de representación y de dirección de la cooperativa., está
constituido por los siguientes órganos:
3.1.1.1 Asamblea General: Constituye el Máximo nivel de representación de la
cooperativa, está constituida por todos los socios o por sus representantes
delegados. Es esta instancia la que delega a los miembros del Consejo de
Administración y Vigilancia.
Tiene potestad legalmente para descalificar también a los consejeros elegidos,
por causas establecidas legalmente, aprueba los balances anuales, de igual
manera es el ente que puede autorizar reformas a los estatutos generales y otras
decisiones trascendentales para la organización como la fusión y la liquidación.
3.1.1.2 Consejo de Administración: Está conformado por los miembros elegidos por
la asamblea o sus representantes, para actuar en su nombre por un período
determinado. En su condición de representantes de los socios dirigen los asuntos
políticos de la organización, a través de funciones que aseguren el cumplimiento
de los estatutos. Tienen responsabilidad en la rendición de cuentas de las
actividades realizadas por la dirección general
3.1.1.3 Consejo de Vigilancia: Esta conformado por los miembros elegidos por la
asamblea o sus representantes para ejercer funciones de control y vigilancia de
los actos directivos y administrativos de la Cooperativa.
Por su condición, se constituye en el órgano interno nato de supervisión y
regulación de la COAC, puede por tanto sugerir la contratación de apoyo
externo en auditoria y está obligado a rendir informes a la Asamblea
General.
3.1.2
Área Ejecutiva:
Constituye el cuerpo de la organización que tiene como principal función ejecutar las
políticas descritas por la administración y garantizar la adecuada toma de decisiones en
14
Manual Tipo de Funciones
cuanto al funcionamiento operativo de la COAC. Su representación está dada por
la Gerencia.
3.1.3
Área de Apoyo:
Son todas aquellas áreas que aportan soporte, para el cumplimiento de las actividades
del giro del negocio de la cooperativa y se constituyen básicamente por lo siguiente:
 Administración y Recursos Humanos
 Sistemas
 Finanzas
 Contabilidad
 Tesorería
3.1.4
Área Operativa:
Está conformada por todas las unidades que realizan directamente el negocio de la
institución y que se componen por:
 Captaciones
 Caja
 Crédito y Cobranzas
 Agencias
3.2 ESTRUCTURA FUNCIONAL
La estructura funcional debe entenderse como el agregado de la estructura organizacional, a
través del cual todas las personas que participan en la cooperativa pueden identificar su
ubicación dentro de la misma y por ende comprender que se espera de ellas en el
desempeño de sus tareas.
15
Manual Tipo de Funciones
CAPITULO IV
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
GERENTE GENERAL
I.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Unidad Funcional
II.
Gerencia General
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Gestiona a la Cooperativa en los siguientes aspectos: financiero, talento humano y
técnico. Analiza factores de riesgo y toma decisiones que afectan a la cooperativa
en general. Es el representante legal de la Cooperativa
III.
N°
1
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
ELEMENTOS DE
COMPETENCIA
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
HABILIDADES Y
DESTREZAS
Planificar,
coordinar,
supervisar y evaluar la gestión
administrativa y financiera de
la cooperativa, según normas
técnicas,
legales
y
administrativas vigentes.
*Planificación estratégica,
*Negociar y establecer
acuerdos.
*Presupuestos,
ACTITUDES, VALORES
Y OTROS
*Tolerancia
*Flexibilidad
*Tomar decisiones.
*Administración
empresas
de
*Atención distribuida
*Ejercer Liderazgo
*Técnicas negociación
2
3
4
Diagnosticar las condiciones y
evaluar el mercado financiero
en función de los planes de
crecimiento
y
de
la
continuidad del negocio
*Características
mercado financiero
Analizar,
sugerir
e
implementar las estrategias de
mercadeo de productos y
servicios, recuperación de
cartera, captación de recursos
e inversiones.
*. Mercadeo de productos
y servicios financieros
*Conocer Instituciones que
brindan
servicios
financieros
y
Bancos
Solventes para colocar
inversiones.
*Políticas
de
crédito
*Reglamento de crédito
*Normas relacionadas
*Administración de riesgo
de crédito.
*Administración de riesgo
de mercado.
*Administración de riesgo
legal.
Aprobar créditos solicitados
según rangos de aprobación
establecidos, por el Consejo
de Administración en el
reglamento de Crédito.
del
*Análisis financiero
*Manejar programas de
créditos sistematizados
internet
y
correo
electrónico.
*Objetividad
* Imparcialidad
* Interpretar resultados
*Capacidad predictiva
*Objetividad
*Prudencia
*Determinar capacidad
de endeudamiento
*Imparcialidad
*Independencia
*Objetividad
*Prudencia
16
Manual Tipo de Funciones
5
6
7
8
Participar del Comité de
Crédito
para
la
aprobación
de
solicitudes
según
rango
establecido, en el Reglamento
de Crédito.
•*Determinar capacidad
endeudamiento
* Políticas de crédito
*Reglamento de crédito
* Imparcialidad
*Independencia
*Ley orgánica de la SEPS
y del Sector Financiero y
Solidario
*Orientar
decisiones
toma
*Conocimiento
procesos de
crediticio.
de
* Objetividad
de
scoring
*Prudencia
Informar, ejecutar, coordinar,
controlar
y
evaluar
el
cumplimiento
de
las
disposiciones de los órganos
de control, Públicos en los
términos establecidos por sus
respectivas Leyes.
* Normativa Relacionada
*Ejercer liderazgo
*Respeto a las normas
*Ley Orgánica de la SEPS
y del Sector Financiero y
Solidario.
*Delegar
*Respecto a las Leyes
Informar
periódicamente
sobre
la
gestión
técnica
y
administrativa
de
la
Cooperativa a los Organismos
Directivos,
verbal
y
documentalmente.
* Resultado de Gestión
administrativa.
Aprobar la adquisición de
bienes y servicios requeridos,
según monto establecido, para
la gestión de la cooperativa
*
Reglamento
adquisiciones
*Supervisar
*Ley de lavado de activos
*Elaborar presentaciones
*Transparencia
*Comunicar Oralmente
*Buen
Lenguaje
Comunicación.
Elaborar
escritos
de
informes
*Respeto a las normas
*Negociar y establecer
acuerdos
* Transparencia
*Imparcialidad
*Mercado de bienes y
servicios
*Tomar decisiones
*Objetividad
*Negociación
9
Analizar y aprobar las
acciones
de
selección,
contratación,
capacitación,
valoración y evaluación de
desempeño para la gestión
técnica del talento humano
*Gestión
humanos
de
recursos
*Técnicas de negociación
*Negociación
*
decisiones
*Justicia
Tomar
*Equidad
*Imparcialidad
* Ejercer liderazgo
*Transparencia
*Objetividad
10
Coordinar
la
gestión
financiera
y
administrativa de las Agencias
de la Cooperativa.
* Resultados de la gestión
*Evaluar mercado de cada
agencia
*Sistemas de control
* Ejercer liderazgo
* Objetividad
* Tomar decisiones
*Equidad
*Imparcialidad
11
Suscribir
convenios
de
préstamo
con
entidades financieras según
*Mercado
*Normas de
financiero
prudencia
*Negociar y establecer
acuerdos
*Objetividad
17
Manual Tipo de Funciones
de
políticas de endeudamiento
aprobadas por Consejo de
Administración.
financiera
* Toma de decisiones
*Prudencia
*Técnicas de negociación
*Riesgo Crediticio
IV.
FACTORES DEL TRABAJO:
a) Instrucción formal: Superior en Administración de Empresas, Finanzas, Economía
ó carreras afines;
b) Experiencia especifica: Por lo menos dos años en ocupaciones similares;
c) Capacitación complementaria:
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
1
Planificación Estratégica y operativa
2
Presupuestos
3
Técnicas de negociación y manejo de conflictos
4
Mercadeo de productos financieros
5
Liderazgo y manejo de equipos efectivos de trabajo
6
Relaciones humanas y comportamiento organizacional
7
Computación básica e Internet, correo electrónico
d) Ocupación a la que podría ascender: Ninguna
e) Ocupación supervisada por:
CARGA DEL SUPERVISOR
f)
FRECUENCIA
Consejo de Administración
Permanente
Consejo de Vigilancia
Permanente
Ocupación que supervisa a:
N°
1
CARGOS
Jefes de Área o
FRECUENCIA
Variable
18
Manual Tipo de Funciones
Departamentales
Responsabilidad sobre dinero y/ o documentos financieros:
CONCEPTO
USD
Autoriza pagos y préstamos dentro de los
rangos establecidos por Consejo de
Administración en el Reglamento de Crédito.
Variable
Autoriza adquisición de bienes y servicios,
dentro de rangos establecidos por Consejo de
Administración.
Variable
Suscribe cheques por pagos varios, dentro de
su rango
Variable
h) Responsabilidad sobre información confidencial:
USD
CONCEPTO
Balances financieros
Integral
Información personal y económica de socios
Variable
Resoluciones de Consejos de Administración y Vigilancia Variable
Deudores morosos
Variable
i) Responsabilidades sobre el servicio al socio
CONCEPTO
USD
Define Políticas y aprueba procedimientos de
atención al socio
Permanente
j) Esfuerzo mental: El trabajo requiere más esfuerzo mental que físico
k) Condiciones de trabajo: En oficina
19
Manual Tipo de Funciones
CONTADOR GENERAL
I.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Nombre alternativo:
Unidad funcional:
II.
Jefe de Contabilidad
Contabilidad
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Registra y procesa las transacciones económicas de la Cooperativa, elabora informes
periódicos y especiales, balances y estados financieros y analizar la situación de riesgo de
la Cooperativa.
III.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA COMO CONTADORA:
N°
LEMENTOS DE
COMPETENCIA
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
HABILIDADES Y
DESTREZAS
ACTITUDES,
VALORES Y
OTROS
1
Revisar
y
validar
la
información contable, por
varios conceptos según
normas y procedimientos
establecidos por la Ley de la
SEPS
y
del
Sector
Financiero y Solidario.
*Contabilidad de Costos
*Ejercer liderazgo
*Oportunidad
*Contabilidad
* Formar efectivos equipos
de trabajo
*Precisión
*Normativa Vigente, es decir
nomenclatura contable de la
SEPS.
*Aptitud numérica
*Sistemas de Control
2
Revisar y validar el cuadre
diario de las cuentas
correspondiente,
consolidando
información de Matriz y
Agencias
Contabilidad
de
Costos
•
Contabilidad
• Normativa Vigente
*Disposiciones contables de la
SEPS.
*Ejercer liderazgo
*Oportunidad
*Formar efectivos equipos
de trabajo
*Precisión
*Aptitud numérica
‘ Sistema de Control
3
Revisar y aprobar las
conciliaciones bancarias de
las
cuentas
de
la
cooperativa, según prácticas
contables corrientes.
• Contabilidad de Costos
•
Contabilidad
•
Normativas
Vigentes
• Sistema de Control
•
Ejercer
Liderazgo
• Formar efectivos equipos
de trabajo
*Oportunidad
*Precisión
*Aptitud numérica
*Nomenclatura contable de la
SEPS.
4
Elaborar
los
formularios para cumplir las
obligaciones tributarias
*Normativa Tributaria vigente
del SRI.
*Elaborar informes
presentaciones
y
*Oportunidad
*Precisión
*Elaborar
formularios
correctamente
del IVA e
*Aptitud numérica
20
Manual Tipo de Funciones
Impuestos a la Renta.
5
6
7
8
9
Elaborar
y
presentar
informes sobre indicadores
de riesgo contables, según
requerimientos superiores y
normas y procedimientos
establecidos.
*Indicadores Contables
Elaborar reportes financieros
consolidados de la Oficina
Matriz y Agencias, según las
normas
vigentes
de
contabilidad como Balances
y estados de Pérdidas y
Ganancias y cualquier otro
informe requerido por los
organismos de la SEPS.
• Indicadores Contables
Elaborar
mensualmente los roles de
pago, planillas del IESS y
liquidaciones de personal,
así como ajustes contables
como
depreciaciones,
provisiones, revalorización
de activos dar de baja a
activos obsoletos, etc.
•
Código
de
Trabajo
• Reformas salariales
*Ley Orgánica de la SEPS
*Elaborar
contables.
*Realizar
actualizaciones
periódicas en los medios
electrónicos de la SEPS del
catalogo único de cuentas.
*Nueva
nomenclatura
contable de la SEPS.
*Efectuar cambios según
catálogo de cuentas.
*Leyes Conexas al sistema
contable.
*Conocer
cambios
periódicos efectuados por
la SEPS al catálogo de
cuentas.
Realizar el proceso de cierre
contable de fin de mes,
semestral y cierre anual en
el sistema.
*Conocer procesos de cierre
contable del Sistema.
*Conocer Operatividad del
Sistema.
*Formulas para establecer
indicadores
contables
de
riesgo crediticio.
*Elaborar informes
presentaciones
y
*Oportunidad
*Precisión
*Interpretar resultados
*Aptitud numérica
*
Elaborar
financieros
informes
*Según la Ley Orgánica de la
SEPS.
*Oportunidad
*Precisión
*Aptitud numérica
*Conocer formularios de
medios electrónicos de la
SEPS.
• Elaborar planillas
•
• Equidad
Honestidad
ajustes
*Precisión
*Oportunidad
*Precisión
*Urgencia
*Responsabilidad
*Precisión
*Cuidado
10
11
Contabilizar transferencias
de dinero de la Matriz y
Agencias
y
viceversa
autorizadas por el Gerente o
Tesorero.
*Disposiciones del Manual de
Procesos
Contables y
Administrativos
Elaborar un Manual de
procedimientos Contables, el
mismo que será abalizado
*Experiencia contable en el
registro de diversos productos
*Elaborar
contables.
asientos
*Rapidez
*Precisión
*Oportunidad
*Dominio de Lenguaje.
*Oportuno
*Dominio de utilitarios de
21
Manual Tipo de Funciones
por el Gerente.
de la Cooperativa.
computación.
*Conocer Sistema ECONXS.
12
*Rapidez
*Computación
Controlar y efectuar la venta
de cofres mortuorios, se
encargará del cobro de
valores respectivos tanto de
la venta de estas mercaderías
como de los servicios
mortuorios.
a) Ocupación a la que podría ascender o ser transferido: Gerente General
b) Ocupación supervisada por:
CARGO DEL SUPERVISOR
FRECUENCIA
Gerente General
Semanal
c) Ocupación que supervisa a:
CARGO
FRCUENCIA
Asistente de Contabilidad
Diario
g) Responsabilidad sobre dinero y/o documentos financieros
CONCEPTO
USD
Roles de pago
Variable
h) Responsabilidad sobre información confidencial
CONCEPTO
Información financiera de la
Cooperativa
USD
Variable
i) Responsabilidades sobre el servicio al socio:
CONCEPTO
USD
22
Manual Tipo de Funciones
Indirecta sobre la calidad de
atención al socio
-------
j) Esfuerzo mental: El trabajo requiere esfuerzo mental normal.
k) Esfuerzo físico
POSICIÓN DEL CUERPO
TIPO DE TRABAJO
% DEL DÍA
Sentado
Despachando
80
Caminando
Coordinando
20
l) Condiciones de trabajo: En oficina
23
Manual Tipo de Funciones
JEFE DE CREDITO
I.
II.
DATOS DE IDENTIFICACION
Nombres alternativos:
Jefe de Crédito
Unidad funcional:
Crédito y Cobranzas
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Verifica, analiza, evalúa y recomienda las solicitudes de crédito, de acuerdo a las
políticas establecidas en el Reglamento de Crédito de la Cooperativa. Conforma el
comité de Crédito y coordina cobranzas judiciales.
III.
N°
1
2
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
ELEMENTOS DE
COPETENCIA
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
Atender a los socios y *Reglamento
colaboradores de la Crédito vigente.
Institución
que
requieran créditos
Evaluar solicitudes de
crédito según políticas
y
reglamento
de
crédito vigentes,
Aprobar
o
negar
operaciones dentro de
su rango permitido.
de *Negociar
Participar del comité
de crédito para evaluar
y
recomendar
la
aprobación o negación
de solicitudes de
crédito
4
Coordinar y establecer *Tablas
políticas
de
*Transparencia
*Detectar
inconsistencias
información
documentos
respaldo
*Detectar
inconsistencias
información
documentos
respaldo
de *Negociar
ACTITUDES,
VALORES Y
OTROS
*Oportunidad
*Comunicar
*Reglamento de Crédito
*Análisis de riesgo de
mercado
*Historial de Créditos de
Socios
*Análisis de riesgo legal
*Análisis
de
riesgo
crediticio
*Conocer sistema s de
SCORE crediticio de
EQUIFAX.
* Conocer SCORE de
Crédito
*Reglamento de Crédito
*Historial crediticio de
los socios
*Análisis de riesgo legal
*Conocer sistemas de
SCORE crediticio de
EQUIFAX.
* Análisis de riesgo de
mercado,
*Análisis
de
riesgos
crediticios
3
HABILIDADES Y
DESTREZAS
y
*Perspicacia
de *Objetividad
y *Imparcialidad
de *Rapidez
*Transparencia.
*Perspicacia
de *Objetividad
y *Imparcialidad
de *Rapidez
lograr *Pro actividad
24
Manual Tipo de Funciones
5
6
7
recuperación
de
créditos con los Jefes
de
Agencias,
el
control
de
la
morosidad de los
deudores, según las
leyes vigentes y según
normas
del
Reglamento
de
Crédito vigente.
amortización
Elaborar y presentar
informes de crédito,
para
Gerencia,
Consejos
de
Administración
y
Vigilancia
y
las
unidades de control
externo
*Indicadores de gestión *Elaborar informes
de crédito
Supervisar
operaciones
Crédito de
Matriz.
*Eficiencia
*Análisis de morosidad
*Elaborar informes de *Efectividad
morosidad
*Estrategias para bajar
*Imparcialidad
índices de morosidad.
*Objetividad
*Precisión
*Sistema de módulos
de cartera cobranzas
las *Indicadores de gestión
de de Crédito
Oficina
*Reglamento interno de
crédito vigente
Coordinar las acciones
administrativas
de
cobro a socios con
créditos en mora, con
el Abogado de planta
de la Cooperativa y
abogados externos de
Matriz y Agencias.
acuerdos
*Oportunidad
*Detectar errores
omisiones.
u *Objetividad
*Imparcialidad
*Capacidad
comunicación
de
*Análisis de tablas de *Identificar cobros por
morosidad
vía administrativa y
judicial
*Procesos judiciales de
cobro
*Buen control de
entrada y salida de
demandas
judiciales
para evitar reclamos de
socios
*Periodicidad.
*Responsable
*Honestidad
*Ética profesional
*Control Eficaz
8
Elaborar y presentar *Indicadores de crédito *Elaborar informes y *Oportunidad
informes
sobre vinculados
presentaciones
créditos
vinculados
*Precisión
para reportar a los *Normativa vigente
órganos de control de
*Objetividad
la Cooperativa
*Imparcialidad
9
Distribución
y *Normativa Vigente
calificación de cartera
*Elaborar informes
*Objetividad
25
Manual Tipo de Funciones
*Imparcialidad
10
Notificar a socios *Conocer
morosos visitándolos morosos
in situ
IV.
socios *Elaborar informes
Eventualidad
FACTORES DE TRABAJO
a. Instrucción formal: Superior en Administración de Empresas, Economía, Banca y
Finanzas, u otras carreras a fines, por lo menos tercer año aprobado
b. Experiencia específica: Dos años en ocupaciones similares
c. Capacitación complementaria:
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
1
Tecnologías crediticias
2
Normativa vigente
3
Liderazgo y manejo de equipos de trabajo
4
Estrategias de recuperación de crédito
5
Muy buen conocimiento de sistemas de
administración de riesgo de crédito, de mercado y
riesgo legal.
d. Ocupación a la que podría ascender o ser transferido: Gerente General, Jefe de
Agencia
e. Ocupación supervisada por:
CARGO DEL SUPERVISOR
Gerente General
FRECUENCIA
Diario
f. Ocupación que supervisa a:
CARGOS
FRECUENCIA
Oficial de Crédito
Diario
Oficial de microcrédito
Diario
26
Manual Tipo de Funciones
Inspector – Notificador
Diario
g. Responsabilidad sobre dinero y/o documentos financieros
CONCEPTO
Hipotecas, prendas, avalúos, pagarés, hasta
entregar a custodia
USD
Variable
h. Responsabilidad sobre información confidencial
CONCEPTO
USD
Condiciones económicas de los socios
Variable
Prestamos vinculados
Variable
Situación financiera de la Cooperativa
Variable
Morosidad de los socios
Variable
i. Responsabilidades sobre el servicio al socio
CONCEPTO
Incidencia directa en la calidad de atención a
los socios
USD
Variable
j. Esfuerzo mental: El trabajo requiere más esfuerzo mental que físico
k. Esfuerzo físico:
POSICION DEL
CUERPO
Sentado
TIPO DE
TRABAJO
% DEL DÍA
Despachando
50
Caminando – viajando Coordinando
50
l. Condiciones de trabajo: Oficina – Agencias
27
Manual Tipo de Funciones
OFICIAL DE CRÉDITO / MICROCRÉDITO
I.
II.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Nombre alternativo:
Oficial de Crédito / Oficial de Microcrédito
Unidad Funcional:
Crédito y Cobranzas
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Realiza funciones necesarias para la gestión de crédito. Atiende al público y elabora
informes y estudios
III.
N°
1
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
Elementos de
Competencia
Recibir, evaluar, y
realizar
informes,
según las políticas
establecidas en el
Reglamento
de
Crédito Vigente
Conocimientos
requeridos
*Reglamento
Crédito vigente.
Habilidades y
Destrezas
de *Tomar decisiones
*Detectar
*Análisis de riesgo de inconsistencias
mercado.
información
*Análisis
crediticio
de
Actitudes, Valores y
otros
*Perspicacia
*Objetividad
en
la
riesgo
*Honestidad
*Imparcialidad
*Agilidad
*Análisis
legal.
de
riesgo
*Historial crediticio de
los socios
2
Evaluar solicitudes
de crédito según
políticas
y
reglamento
de
crédito
vigentes,
dentro de su rango
de aprobación
3
Evaluar
y
recomendar
la
aprobación
o
negación
de
solicitudes de crédito
superiores a su rango
*Reglamento de Crédito
vigente
*Historial crediticio de
los socios
*Análisis de riesgo legal.
*Análisis de riesgo de
mercado.
*Análisis
de
riesgo
crediticio
*Reglamento de Crédito
*Historial crediticio de
socios
*Análisis de riesgo legal
*Análisis
de
riesgos
crediticio
*Detectar inconsistencias
de
información
y
documentos de respaldo
*Conocer mecanismos de
sistemas de calificación
de riesgo de SCORE de
EQUIFAX.
*
Conocer
Scoring
Crediticio
*Perspicacia
*Objetividad
*Agilidad
*Imparcialidad
*Perspicacia
*Detectar
inconsistencias
de *Objetividad
información
y *imparcialidad
documentos de respaldo
28
Manual Tipo de Funciones
al * Análisis de riesgo de
de aprobación,
Jefe de Crédito
mercado
4
Despachar
los *Módulo de Crédito
*Operar
créditos aprobados,
crédito
según las normas *Procedimiento
de
internas de crédito
Crédito en cuentas
5
Coordinar acciones
administrativas
de
cobro de crédito en
mora y proveer
información
y
documentos
de
soporte para las
acciones judiciales
*Indicadores
morosidad
6
Elaborar y presentar
diariamente informes
de
riesgos,
morosidad
y
recuperación de los
créditos de socios
deudores
*Indicadores
morosidad
7
Notificar a socios *Conocer
morosos visitándolos morosos
In Situ
IV.
sistema
de *Negociar
acuerdos
y
de *Precisión
lograr *Imparcialidad
*Independencia
*Cobro prejudicial
*Tomar decisiones
*Objetividad
*Bases legales
*Prudencia
*Historial de los socios
de
la *Elaborar informes y *Oportunidad
presentaciones
*Objetividad
*Historial crediticio de
los socios
*Precisión
socios *Elaborar informes
*Eventualidad.
FACTORES DEL TRABAJO:
a. Instrucción formal: Estudios superiores, mínimo 2do. Año en Administración de
Empresas, Contabilidad y Auditoría, Banca y Finanzas, u otras carreras a fines.
b. Experiencia específica: Un año en ocupaciones similares.
c. Capacidad complementaria:
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
1
Calificación y recalificación de cartera
2
Tecnologías crediticias
3
Riesgo crediticio
29
Manual Tipo de Funciones
4
Técnicas de cobranzas
d. Ocupación a la que podría ascender o ser transferido: Jefe de Cartera
e. Ocupación supervisada por:
CARGO DEL SUPERVISOR
FRECUENCIA
Jefe de Crédito
Diaria - Semanal
f. Ocupación que supervisa a: Ninguno
g. Responsabilidad sobre dinero y / o documentos financieros
CONCEPTO
Hipotecas, prendas, pagarés
USD
Variable
h. Responsabilidad sobre información confidencial:
CONCEPTO
USD
Condiciones económicas de los socios
Variable
Prestamos vinculados
Variable
i. Responsabilidades sobre el servicio al socio
CONCEPTO
USD
Incidencia indirecta en la calidad de
atención a los socios
Permanente
j. Esfuerzo mental: El trabajo requiere más esfuerzo mental que físico
k. Esfuerzo físico:
POSICION DEL
CUERPO
TIPO DE TRABAJO
% DEL
DÍA
Sentado
Despachando
70
Caminando
Coordinando
30
30
Manual Tipo de Funciones
l. Condiciones de trabajo: En oficina.
31
Manual Tipo de Funciones
NOTIFICADOR - VERIFICADOR
I.
II.
DATOS DE IDENTIFICACION
Nombre alternativo:
Notificador-Verificador
Unidad funcional
Crédito y Cobranzas
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Gestiona administrativamente la recuperación de créditos concedidos y prepara
documentos de soporte para las acciones judiciales de cobro.
III.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
N°
ELEMENTOS DE
COMPETENCIA
1
Notificar
a los
deudores morosos,
según reporte del
sistema
y
procedimientos
establecidos en el
Reglamento
de
Crédito vigente.
Notificar
a
los
deudores
morosos
según
plazos
establecidos en el
Reglamento
de
Crédito vigente.
2
3
4
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
HABILIDADEZ Y
DESTREZAS
ACTITUDES,
VALORES Y OTROS
*Conocer
*Operar el módulo de *Oportunidad
comportamiento
de cartera y cobranzas
*Imparcialidad
tablas de amortización
*Agilidad
*sistema, módulos de
cartera – cobranzas
*Conocer Reglamento
de Crédito vigente
*Conocimientos de la
morosidad de los socios
*Conocer muy bien la
ciudad
y
sus
alrededores
y
las
Direcciones de los
socios
Notificar
a
los *Conocimiento de la
garantes
de
los morosidad de los socios
deudores morosos
*Conocer muy bien la
ciudad
y
sus
alrededores
y
las
Direcciones de los
socios
*direcciones de los
socios
Identificar
e *Socios morosos
informar al abogado
interno
de
la *Manejo de archivos
Cooperativa sobre
los
deudores *Conocimiento de las
*Tomar decisiones
*Poder
convencimiento
*Objetividad
de *Imparcialidad
*Responsabilidad
*Honestidad
Puntualidad
*Tomar decisiones
*Poder
convencimiento
*Objetividad
de *Imparcialidad
*Responsabilidad
*Honestidad
*Puntualidad
*Elaborar informes
*Precisión
*Controlar entradas y *Responsabilidad
salidas de socios en
demandas
judiciales *Oportunidad
32
Manual Tipo de Funciones
5
6
7
morosos que no han
cumplido con sus
obligaciones
de
pagos,
y/o
compromisos
establecidos
adjuntando
documentos
de
soporte, para la toma
de acciones legales.
Participar en la
notificación judicial
a
los
deudores
morosos
Realizar seguimiento
de los juicios hasta
que se ejecute la
sentencia
Realizar
verificaciones de los
domicilios
o
negocios de los
socios solicitantes de
créditos y enviar
informe a Oficial de
Crédito.
IV.
normas establecidas en para evitar reclamos.
Reglamento de Crédito.
*Imparcialidad
*Control
*Conocer direcciones
de socios
*Manejo de sistema
módulo de cartera
*Conocer sobre las
Garantías vigentes
*Conocer bases legales
en que se fundamentan
las demandas.
*Conocer a socios
morosos
y
sus
direcciones y teléfonos.
*Negociar y alcanzar *Precisión
acuerdos
*Poder
de *Puntualidad
convencimiento
*Facilidad
comunicación
*Oportunidad
*Conocer muy bien las *Oportunidad
direcciones
de
los
socios en la ciudad y *Periodicidad
fuera de ella.
*Tranquilidad
*Responsabilidad
*Imparcialidad
*Avaluó de bienes *Calculo y elaboración *Oportunidad
muebles e inmuebles
de informes
*Muy
buen
*Puntualidad
conocimiento de la
ciudad, sus alrededores
*Imparcialidad
y sus parroquias.
*Responsabilidad
FACTORES DEL TRABAJO
a. Instrucción formal: Mínimo bachiller, superior en Contabilidad y Auditoría,
Leyes, Banca y Finanzas.
b. Experiencia específica: Seis meses en ocupaciones similares
c. Capacitación complementaria
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
33
Manual Tipo de Funciones
de
1
Negociación
2
Bases legales en que se sustenten las demandas.
d. Ocupación a la que podría ascender: Oficial de Créditos
e. Ocupación supervisada por:
CARGO DEL SUPERVISOR
Jefe de Crédito y Cobranzas – Jefe de Agencia
FRECUENCIA
Diaria
f. Ocupación que supervisa a: Ninguno
g. Responsabilidad sobre dinero y/ o documentos financieros: Ninguno
h. Responsabilidad sobre información confidencial:
CONCEPTO
USD
Información económica de los socios deudores
Variable
i. Responsabilidades sobre el servicio al socio:
CONCEPTO
Directa con los socios
USD
Variable
j. Esfuerzo mental: El trabajo requiere más esfuerzo físico que mental
k. Condiciones de trabajo
CONDICIONES
% DEL DIA
Oficina
10
Campo
90
34
Manual Tipo de Funciones
JEFE DE AGENCIA
I.
II.
DATOS DE IDENTIFICAIÓN
Jefe de Agencia
Unidad funcional:
Agencias
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Gestiona los servicios financieros y sociales que provee la Cooperativa en su área
de operación. Responsable de cumplir las estrategias que permitan el desarrollo y
crecimiento integral de la agencia u oficina, como es el caso de Paletillas.
III.
N°
1
ELEMENTOS DE LA COMPETENCIA
ELEMENTOS DE
COMPETENCIA
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
Receptar y atender los *Investigación
de
requerimientos
de campo
servicios financieros y
sociales de los socios en *Relaciones humanas
su área de gestión
*Técnicas
de
negociación
HABILIDADEZ Y
DESTREZAS
ACTITUDES,
VALORES Y OTROS
*Negociar y logra *Facilidad
acuerdos estratégicos comunicar
de
*Detectar
*Pro actividad
necesidades de los
socios
*Flexibilidad
*Ejercer liderazgo
*Ética profesional
*Técnicas de conozca
a su cliente.
2
3
Captar
recursos
económicos en ahorros,
inversiones,
según
políticas establecidas por
la Cooperativa
*Productos
financieros
*Investigación
mercado
*Captar la confianza *Ética profesional
de socios potenciales
*Pro actividad
de *Tener criterio para
realizar negocios
*Transparencia
*Productos y servicios
*Oportunidad
*Indicadores
gestión
*Honradez
de
Informar al potencial *Conocimiento de las
socio de los servicios y necesidades del socio
beneficios que ofrece la
Cooperativa
*Los
servicios
o
productos internos que
ofrece la Cooperativa
y de competencia
*Poder
convencimiento
de *Ética profesional
*Facilidad
*Tener una imagen comunicación
positiva
*Objetividad
*Saber negociar y
35
Manual Tipo de Funciones
de
logra acuerdos
4
Recibir,
evaluar
y *Análisis de crédito
aprobar créditos hasta un
monto de $2,000.00 *Análisis de riesgo
según Reglamento de legal.
Crédito vigente.
*Análisis financiero
*Identificar
la *Honestidad
autenticidad de los
documentos
de *Responsable
respaldo de créditos
*Imparcialidad
*Política de conozca
a su cliente.
*Independencia
*Análisis de riesgo
mercado.
*Reglamento
Crédito vigente.
*Agilidad.
de
*Conocer Ley de
prevención y Lavado
de Activos.
*Conocimiento
de
Histórico de socios
5
Recibir, evaluar y remitir
al jefe de Crédito
(Comité de Crédito), las
solicitudes de crédito que
por su monto deban ser
aprobadas por el Comité
de
Crédito,
según
disposiciones
del
Reglamento de Crédito
vigente.
*Análisis riesgo de la *Identificar
la
Oficina Matriz.
autenticidad de los
documentos
de
*Análisis de riego respaldo de créditos.
legal.
*
Cruzar
información
sobre
*Análisis financiero
capacidad de pago
*Análisis de riesgo del socio.
mercado.
*Reglamento
Crédito vigente.
*Honestidad
*Responsabilidad
*Transparencia
*Agilidad
de
*Conocer Ley de
prevención y Lavado
de Activos.
*Conocimiento
carpeta de socios.
6
de
Diseñar, proponer y *Mercado financiero *Percepción
ejecutar
estrategias local y nacional
oportunidades
genéricas y específicas
negocios
para incrementar las *Necesidades de los
de *Pro actividad
de
*Iniciativa
36
Manual Tipo de Funciones
7
captaciones por ahorro, socios.
inversiones, remesas y
otros, de parte de los
socios.
*Percibir
las *Creatividad
expectativas de los
socios.
Atender las operaciones *Normativa
de remesas (giros y relacionada
transferencias)
*Gestión de cajas
*Verificar
autenticidad
información
*Pro actividad
de
*Iniciativa
*Transparencia
*Necesidades de los
socios
8
Cuidar los procesos para Normativa relacionada
el ingreso de socios y
mantener una política
permanente
en
la
búsqueda de nuevos
socios.
*Honestidad
*Verificar
autenticidad
información
*percepción
oportunidad
negocio
*Pro actividad
de
*Iniciativa
de *Sentido
de oportunidad
de
*Objetividad
9
Verificar y suscribir
certificados
de
Aportación, inversión y
otros, según normas y
procedimientos
establecidos
en
el
Reglamento de Crédito y
Estatuto Social.
*Sistema
captaciones
*Reglamento
Crédito
de *Verificar
corrección
procedimientos
de
*Sentido
de oportunidad
de
*Objetividad
*Eficaz
*Ley de la SEPS
*Estatuto Social de la
Cooperativa.
* Buen trato a los
socios.
10
Coordinar la elaboración *Depósitos a plazo *Elaborar formatos *Objetividad
y
presentación
de recibidos y cancelados específicos
reportes periódicos sobre
*Oportunidad
depósitos a plazo, según
estipulaciones de los
*Transparencia
organismos de control
11
Llevar el control y *Solicitudes
de *Elaborar formatos *Objetividad
presentar
reportes ingreso y retiro de específicos
consolidados periódicos socios.
*Oportunidad
a diferentes usuarios
sobre altas y bajas de
37
Manual Tipo de Funciones
socios, según
establecido
12
13
14
15
formato
*Transparencia
Informar al Jefe de Cajas
cuando
en
Cajas
mantengan
saldos
superiores a $2,000.00
para ser transferidos a
Oficinas
Matriz,
utilizando
los
mecanismos estipulados
para tales efectos.
*Manual
Procedimientos
Contables
Administrativos.
Será el encargado de
tener en custodia las
claves de la bóveda y
llaves del local de la
Agencia. Abrirá de lunes
a viernes a las 8h00 y
cerrará a las 17h00. El
día sábado abrirá a las
8h00 y cerrará a las
13h00.
*Conocer
disposiciones
Manual
Procedimientos
Contables
Administrativos
Será el responsable de la
custodia de los pagarés y
otros documentos de
valor, los mismos que
reposarán en la bóveda.
*Conocer
disposiciones
Manual
Procedimientos
Contables
Administrativos.
de *Conocer
disposiciones
y internas.
*Oportunidad
*Eficacia
*Responsabilidad
*Prevenido
*Suspicaz
*Muy observador
del
de
y
*Puntual
*Prevenido
*Responsable
*Muy precavido en *Responsable
del establecer custodia
de pagares.
*Cuidadoso
y
*Prevenido
*Liquidar los préstamos
aprobados de hasta USD
2,000.00. Los préstamos
superiores a ese monto
serán enviados a la
Oficina Matriz para su
aprobación y luego ser
devuelto al Jefe de
Agencia
para
su
liquidación.
*El Jefe de Agencia será
el responsable de que el
pagare sea correctamente
elaborado y firmado por
deudor y garantes, es
38
Manual Tipo de Funciones
decir mantendrá las
mismas
funciones
anteriores a este Manual
de Funciones.
V.
FACTORES DEL TRABAJO
a. Instrucción formal: Superior en Administración de Empresas, Economía, Banca y
Finanzas, u otras carreras a fines.
b. Experiencia específica: Un año en ocupaciones similares.
c. Capacitación complementaria:
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
1
Computación (manejo de utilitarios)
2
Planificación estratégica y operativa
3
Técnicas de supervisión
4
Análisis de crédito y cobranzas
5
Técnicas de Recuperación de Cartera.
d. Ocupación a la que podría ascender o ser transferido: Jefe de Crédito, Gerente
General.
e. Ocupación supervisada por:
CARGO DEL SUPERVISOR
Gerente General
FRECUENCIA
Mensual
f. Ocupación que supervisa a:
CARGOS
FRECUENCIA
Oficial de Crédito
Diario
Asistente de Contabilidad
Diario
Recibidor / Pagador
Diario
39
Manual Tipo de Funciones
Guardia
Diario
Conserje - Notificador
Diario
g. Responsabilidad sobre dinero y / o documentos financieros:
CONCEPTO
Administración del fondo de la
bóveda
USD
USD 2.000,00
h. Responsabilidad sobre información confidencial:
CONCEPTO
USD
Condiciones económicas de los socios
Variable
Morosidad de los socios
Permanente
i. Responsabilidades sobre el servicio al socio:
CONCEPTO
Incidencia directa en la calidad de atención a
los socios
USD
Variable
j. Esfuerzo mental: El trabajo requiere esfuerzo mental normal
k. Esfuerzo físico:
POSICION DEL
CUERPO
TIPO DE TRABAJO
% DEL
DÍA
Sentado
Despachando
90
Caminando
Notificando
10
l. Condiciones de trabajo: En oficina y campo
40
Manual Tipo de Funciones
ADMINISTRADOR DE SISTEMAS
I.
DATOS DE IDENTIFICACION: Administrador de Sistemas
Unidad funcional:
II.
Sistemas
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Identifica los requerimientos de automatización de la Cooperativa, y el
cumplimiento de estructuras para los Organismos de Control, recomienda su
adquisición y mantiene operativos y seguros, los equipos y programas. Recomienda
la adquisición de nuevas plataformas tecnológicas.
III.
N°
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
ELEMENTOS DE
COMPETENCIA
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
HABILIDADEZ Y
DESTREZAS
ACTITUDES,
VALORES Y
OTROS
1
Supervisar diariamente el *Operación del sistema *Supervisar acciones *Oportunidad
inicio
del
sistema automático de gestión técnicas del arranque
automático de gestión de de la Cooperativa
del sistema
*Precisión
la Cooperativa, según los
procedimientos técnicos
*Puntualidad
establecidos
por
ECONXS.
*Eficacia
2
Supervisar
la
operatividad
de
los
diferentes
equipos,
programas y sistemas,
necesarios para gestionar
los diversos servicios
tanto en el área operativa
como administrativa.
3
*Operación del sistema *Supervisar acciones *Oportunidad
automático de gestión técnicas de operación
de la Cooperativa. del sistema
*Eficiencia
*Demandas operativas
de diferentes áreas de
*Pro actividad
gestión
*Aptitud básica
numérica
Corregir los comandos *Normas y claves de *Detectar causas de *Oportunidad
erróneos realizados por revisión
fallas de los procesos.
los usuarios del sistema,
*Precisión
según
procedimientos
*Corregir errores
técnicos establecidos por
*Tolerancia
Sistema ECONXS.
*Prontitud
*Aptitud numérica
41
Manual Tipo de Funciones
y
4
Realizar mantenimiento *Funcionamiento
preventivo y correctivo programación
de programas necesarios utilitarios
para mantener operativo
el sistema, tanto en
Oficina Matriz como en
Agencias.
y *Detectar fallos
de
*Corregir errores
*Aptitud abstracta
*Oportunidad
*Aptitud numérica
*Eficiencia
*Coordinación manual
5
6
7
Crear, registrar, controlar
y permitir o denegar
accesos de usuarios a los
diferentes módulos del
sistema ECONXS de
acuerdo a Manual de
Procedimientos contables
y administrativos.
*Sistema automático de *Identificar ingresos *Oportunidad
gestión
al
sistema
según
sistema de códigos
*Perspicacia
*Área de gestión de
cada funcionario
*Precisión
Elaborar
respaldos
diarios de la base de
datos
del
servidor
principal y de la gestión
de cada uno de los
módulos, según normas y
procedimientos técnicos
y
administrativos
establecidos
POR
Sistema ECONXS y
Manual
de
Procedimientos
Contables
y
Administrativos.
Apoyar y asesorar a la
Gerencia en toma de
decisiones para mejorar
la tecnología de la
Cooperativa
*Operación del sistema *Operar comandos de *Oportunidad
automático de gestión impresión y respaldo
de la Cooperativa
*Disciplina
*Coordinación manual
*Precisión
*Eficacia
*Coordinación manual
*Nuevas tecnologías en *Negociar
el mercado
proveedores
con *Oportunidad
*Precisión
*Necesidades
Cooperativa
de
la *Comunicar
*Agilidad
*Persistencia
8
Ser parte del Comité *Riesgo Operativo
Informático (Secretario),
si existiere.
*Riesgo Legal
*Planes de contingencia
*Detectar riesgos y *Oportunidad
dar soluciones
*Objetividad
*Facilidad
42
Manual Tipo de Funciones
de
comunicación
*Respaldos
*Riesgo de mercado
9
10
Supervisar el proceso de *Operación del sistema *Operar computador
cierre del día, según automático de gestión
procedimientos técnicos de la Cooperativa
establecidos por Sistema
ECONXS
*Oportunidad
Supervisar los débitos
automáticos que a diario
realiza el Sistema a las
cuentas de los socios
para cubrir dividendos
vencidos.
*Precisión
IV.
*Conocer
ECONX.
Sistema * elaborar informes
*Precisión
*Coordinación manual
*Eficiencia.
* Sistema operativo de
Créditos.
*puntualidad
FACTORES DEL TRABAJO
a. Instrucción formal: Técnico o superior en Sistemas.
b. Experiencia especifica: Dos años en ocupaciones similares.
c. Capacitación complementaria:
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
1
Administración en base de datos
2
Administración de redes, comunicaciones
3
Mantenimiento de hardware y software
4
Planificación estratégica y operativa
5
Riesgos de liquidez y mercado
6
Contabilidad
7
Sistemas de programación
d. Ocupación a la que podría ascender: Ninguno
e. Ocupación a la que podría ser transferido: Ninguno
f. Ocupación supervisada por:
43
Manual Tipo de Funciones
CARGO DEL SUPERVISOR
Gerente General
FRECUENCIA
Mensual
g. Ocupación que supervisa a: Asistente de Sistemas
h. Responsabilidad sobre dinero y / o documentos financieros: Ninguno
i. Responsabilidad sobre información confidencial
CONCEPTO
USD
Información financiera de la Cooperativa
Variable
Información personal de los socios y deudores
Variable
j. Responsabilidad sobre el servicio al socio
CONCEPTO
USD
Mantiene operativo el sistema para la atención al socio Permanente
k. Esfuerzo mental: El trabajo requiere esfuerzo mental normal
l. Esfuerzo físico:
POSICION
DEL CUERPO
TIPO DE TRABAJO
% DEL
DÍA
Sentado
Despachando
90
Caminando
Coordinando
10
m. Condiciones de trabajo: En oficina
44
Manual Tipo de Funciones
INFORMACION BÁSICA
I.
II.
DATOS DE IDENTIFICACION
1.
Dependencia
2.
Cargo
3.
A quien reporta
4.
Supervisa a:
Auxiliar de Servicios
Conserje
Jefe Contabilidad
Ninguno
Naturaleza del puesto
Encargado de la limpieza de la Cooperativa y de llevar y traer correspondencia y
encomiendas de la Cooperativa y además prestar servicios de funeraria.
III.
IV.
V.
Requisitos mínimos para el puesto:
Estudios:
Mínimo Bachiller
Experiencia:
Mínimo un año en labores afines
Formación:
Excelente relaciones humanas y facilidad de
palabra. Muy Cortez.
Habilidad:
Gozar de buen estado de salud y conocer bien la
ciudad y sus alrededores
Herramientas necesarias para el puesto:
Mochila y utensilios de limpieza
Vital importancia
Programa de Computación
No indispensable
Otros
Conocer bien la ciudad y sus alrededores
Funciones y Responsabilidades:
1. Entrega de notificaciones de créditos y cobranzas u otros de la Institución, en sus
momentos libres.
2. Realizar funciones de limpieza en la oficina
3. Estará a cargo de los Servicios de Funeraria para los socios fallecidos o clientes
particulares y se encargará de cobrar los valores establecidos en el Manual de
Procedimientos Contables y Administrativos los mismos que serán cancelados por
45
Manual Tipo de Funciones
los familiares de los fallecidos, antes de que se entregue los equipos y cofre
mortuorio y además se deberá incluir en la liquidación de servicios el valor de
$20.00 que será pagado a su favor como recompensa por su labor fuera de las horas
de trabajo, (renunciará por escrito al pago de horas extras por parte de la
Cooperativa), siempre y cuando estos servicios sean proporcionados después de las
17h00.
46
Manual Tipo de Funciones
INFORMACION BÁSICA
I.
DATOS DE IDENTIFICACION
1. Dependencia
2. Cargo
Chofer
3. A quien reporta
Gerente
Secretaria de Gerencia
Ninguno
4. Supervisa a:
II.
Naturaleza del puesto:
Realizar labores de transporte tanto al Gerente como al personal que lo requiera
dentro y fuera de la ciudad, colabora con retiro y entrega de notificaciones de
Crédito y Cobranzas, colabora en la entrega y retiro de encomiendas.
III.
IV.
Requisitos mínimos para el puesto:
Estudios
Mínimo bachiller con licencia de conducir.
Experiencia
Un año como mínimo como chofer y
conocer muy bien la ciudad, sus alrededores,
cantones aledaños y demás provincias de
nuestro país.
Formación
Conocer las reglas de transito y sanciones
Habilidad
Excelente trato, buena presencia, experiencia
profesional, Muy cortez, excelente imagen en
vestuario, (uniforme)
Herramientas necesarias para el puesto:
Vehículo
Proporcionado por la Cooperativa
Programa de Computación
No indispensable
Otros
Excelente estado de salud, libre de
drogas, cigarrillos, licor, perfecta
visión y no sufrir de ataques
epilépticos
47
Manual Tipo de Funciones
V.
Funciones y Responsabilidades:
1. Coordinar con Gerencia itinerarios, horas de salida en los viajes dentro y fuera de la
ciudad.
2. Tener el vehículo en perfecto estado de funcionamiento.
3. Dar mantenimiento adecuado al vehículo en los tiempos previstos.
4. Mantener siempre bien lavado el vehículo.
5. En los tiempos libres coordinar con Secretaria de Gerencia, Gerente y con
Departamento de Crédito y Cobranzas para hacer notificaciones, dentro y fuera de
la ciudad.
6. Guardar el vehículo en la Cooperativa a las 17H00, o en la hora que el Gerente le
señale.
7. Si el retorno a la ciudad ocurre después de las 17h00, el vehículo será guardado en
un garaje cercano al domicilio del chofer.
8. Mantendrá en custodia una de las dos llaves de los candados que tiene acceso a la
Cooperativa. La llave del otro candado la tendrá en custodia el guardia de turno. Las
puertas se abrirán en la Oficina Matriz de Lunes a viernes a las 08h00 y se cerrarán
a las 17h00. Los días sábados se abrirán a las 8h00 y se cerrarán a las 13h00.
48
Manual Tipo de Funciones
I.
1. DEPENDENCIA
2. CARGO
3. A QUIEN SE REPORTA
4. SUPERVISA A
II.
INFORMACION BASICA
Presidencia – Gerencia
Secretaria de Presidencia - Gerencia
Presidente del Consejo de Administración
Gerente
Chofer
NATURALEZA DEL PUESTO
Asistir a las sesiones del Consejo de Administración y Asamblea de Socios, gestionar y
redactar las actas y resoluciones emitidas, garantizando la eficacia de su trabajo.
Ejecución y elaboración de tareas de secretaria, garantizando la eficiencia y eficacia de las
funciones asignadas por el Gerente General.
III.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO
ESTUDIOS:
En Administración de Empresas o carreras
afines
De dos a tres años de experiencia laboral
EXPERIENCIA:
FORMACION:
HABILIDAD:
IV.
En secretariado, redacción comercial,
mecanografía, taquigrafía y a fines de las
funciones propias del puesto.
Taquigrafía.
En planificación de actividades y
organización de documentos, excelentes
relaciones humanas, y manejo de
confidencialidad de la información
proporcionada.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO
COMPUTADORA:
Vital importancia
PROGRAMA DE COMPUTACION:
OTROS:
V.
Utilitarios, Word, Excel, Internet, Correo
Electrónico, scanner.
Actualización permanente sobre decretos
ejecutivos emitidos por la S.P.E.S y leyes
conexas al sistema de Cooperativas.
Manejo de telefax, copiadoras y otros
equipos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
COMO SECRETARIA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
1. Dirigir la marcha administrativa de la secretaria de presidencia conforme a la Ley
Orgánica de la SEPS y del Estatuto social de la Cooperativa.
2. Guardar en archivos del sistema e imprimir los Reglamentos, Manuales y Políticas en
general para que sean legalizada por el Presidente y Secretario del Consejo de
Administración.
3. Coordinar eficientemente y de la oportuna entrega de convocatorias y carpetas de
49
Manual Tipo de Funciones
documentos a los miembros del Consejo de Administración y representantes de la
Cooperativa.
4. Redactar las resoluciones y disposiciones que emita el Consejo de Administración y la
Presidencia para posterior envió a la Gerencia General y Jefaturas departamentales.
5. Elaborar convocatorias a sesiones de socios o sesiones ordinarias y extraordinarias del
Consejo de Administración y de la asamblea de representantes o socios.
6. Elaborar los distintos oficios y memos internos y externos de la presidencia.
7. Llevar, controlar y custodiar el archivo físico y magnético de todos los documentos de
la presidencia y del Consejo de Administración y guardar la respectiva
confidencialidad.
8. Enviar oportunamente las actas y oficios debidamente firmados al organismo de
control.
9. Controlar y gestionar la caja chica general de la Cooperativa.
10. Controlar y gestionar el pago de dietas y viáticos a funcionarios, directivos, empleados,
trabajadores provisionales, de acuerdo a lo establecido en el reglamento de dietas y
viáticos, aprobado por el Consejo de Administración. Debe contar con la autorización
del Gerente.
11. Coordinar las sesiones y eventos que deba atender la presidencia.
12. Coordinar la agenda laboral de la presidencia.
13. Realizar las demás actividades designadas por el Presidente de la Cooperativa.
14. Remitir todos los reglamentos y manual de procedimientos a la SEPS para su
aprobación y cualquier otra reforma a los estatutos sociales de la cooperativa.
15. Realizar gestiones de cobro a socios con créditos vencidos por medio de llamadas
telefónicas.
COMO SECRETARIA DE GERENCIA:
1. Atender gentilmente y brindar información a la Gerencia General, a los miembros del
Consejo de Administración, funcionarios, empleados de la Institución y público en
general.
2. Revisión y distribución, de la documentación que llegue a los diferentes departamentos.
3. Redactar las distintas correspondencias enviadas por la Gerencia General.
4. Mantener actualizado el archivo, el registro de correspondencia que egresa e ingresa a
la Cooperativa.
5. Atención oportuna del teléfono, fax, y las transferencias de las llamadas a su
destinatario final.
6. Contestar y absolver las distintas inquietudes del público que llaman por teléfono o
direccionarlas a las áreas específicas de la Cooperativa.
7. Atender, otros departamentos, que necesiten de cierta documentación o información
que ha enviado la Gerencia con fecha anterior, buscar en archivo, obtener las copias y
entrega al interesado.
8. Mantener el control de la máquina fotocopiadora.
9. Coordinar las labores de trabajo del chofer de la Institución
10. Cumplir con todas las funciones y trabajos encomendados por su inmediato superior.
11. Efectuar en forma correcta y oportuna las tareas a ella encomendadas.
12. Mantener la buena imagen de la Cooperativa en la atención a socios y demás personas.
13. Informar a la Gerencia de todas las novedades surgidas en esa área.
14. Guardar absoluta reserva en toda la información que esté bajo su conocimiento.
15. Dar buen uso y manejo de los equipos y materiales de oficina a ella encomendadas.
50
Manual Tipo de Funciones
16. Realizar llamadas para notificar a socios con créditos vencidos en sus horas libres
previa coordinación con auxiliar de crédito y cobranzas.
51
Manual Tipo de Funciones
1.
2.
3.
4.
I.
INFORMACION BASICA
DEPENDENCIA
Crédito y Cobranzas
CARGO
Auxiliar de Cobranzas- Atención al Cliente
A QUIEN SE REPORTA
Jefe de Crédito
SUPERVISA A
N/A
II.
INATURALEZA DEL PUESTO
Atención personalizada, ágil, eficaz al socio sobre los distintos productos y servicios que
ofrece Cacpe-Macará y proporcionara la información de créditos vencidos y preparara las
notificaciones para los socios morosos.
III.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO
ESTUDIOS:
EXPERIENCIA:
FORMACION:
HABILIDAD:
IV.
COMPUTADORA:
Egresado de tercer nivel y/o estudios
superiores en Marketing, Recursos Humanos,
Servicios financieros, Ingeniería comercial o
carreras afines al puesto.
De preferencia de 1 – 2 años en cargos
similares en instituciones financieras o
comerciales.
En servicios financieros, atención al público y
relaciones humanas.
Atenta, proactiva, cordial, respetuosa, buenas
relaciones humanas e interpersonales.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL
PUESTO
Vital importancia
PROGRAMA DE COMPUTACION:
OTROS:
Utilitarios, Word, Excel, (Sistema ECONXS)
acceso a base de datos de Credit Report.
Teléfonos, fax, copiadoras.
V.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
 COMO ATENCION AL CLIENTE:
1. Atender y resolver las quejas y reclamaciones que presenten los socios.
2. Aplicar eficientemente lo concerniente a transparencia de información y protección de
los socios de servicios financieros.
3. Presentar el informe trimestral al Consejo de Administración, que debe contener
mínimo lo siguiente:
3.1 Resumen estadístico de las quejas y reclamaciones atendidas, con información
sobre su número, admisión a trámite y razones de inadmisión, motivos y cuestiones
planteadas en las quejas y reclamaciones y cuantías e importes afectados.
3.2 Resumen de las resoluciones adoptadas, con indicación del carácter favorable o
desfavorable para el reclamante.
3.3 Criterios generales contenidos en las decisiones; y
3.4 Recomendaciones o sugerencias para una mejor consecución de los fines que
52
Manual Tipo de Funciones
informan su actuación
4. Responsable de las aperturas y cierre de cuentas de ahorros de los socios de personas
naturales y jurídicas.
5. Efectuar las respectivas revisiones de los socios en la base del UAF (lavado de activos).
6. Consulta y actualización del histórico de los socios en la base de datos en el sistema.
7. Actualización permanente de datos en el sistema de las cuentas de los socios.
8. Consulta de servicios varios.
9. Emisión de certificados de Soat.
10. Resumen diario de escaneo de firmas de los socios y envío al Departamento de
Sistemas de las cuentas nuevas y actualizaciones para su registro en el sistema
ECONX.
11. Control de aperturas de cuentas, actualización y archivo.
12. Recibe y organiza en orden número las carpetas de crédito para el correcto archivo en
el departamento de crédito.
13. Controla y verifica que todos los documentos habilitantes reposen en el File antes de
archivar la información, documentos proporcionada por los oficiales de negocios.
14. Realiza las llamadas telefónicas preventivas a los socios o clientes por vencer (a) y en
mora (b y c) con la información proporcionada por el Sistema.
15. Informa a diario a los oficiales de crédito sobre el resultado de las gestiones de cobro.
16. Elabora el informe de resultados de la gestión de cobranzas efectuadas e informa al Jefe
de Crédito y Gerente.
17. Liquidar los préstamos aprobados por el Gerente, Comité de Crédito y Jefe de Crédito,
previo Visto Bueno del Departamento Legal, es decir seguirá manteniendo las
funciones anteriormente asignadas a este Manual de Funciones.
53
Manual Tipo de Funciones
I.
1. DEPENDENCIA
2. CARGO
3. A QUIEN SE REPORTA
4. SUPERVISA A
II.
INFORMACION BASICA
Presidencia
Presidente del Consejo de Administración
Asamblea de socios o representantes y
Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria.
Secretaria que a su vez es Secretaria de
Gerencia.
NATURALEZA DEL PUESTO
Convocar y presidir la Asamblea General de socios de representantes y las sesiones del
Consejo de Administración tal como lo establece el Art. 34 de la Ley Orgánica de la
S.E.P.S
III.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO:
ESTUDIOS:
Superiores
EXPERIENCIA:
FORMACION:
HABILIDAD:
IV.
Tener experiencia en el sector financiero con
enfoque en el cooperativismo
Conocimiento del manejo de la operatividad
institucional de Cooperativas de Ahorro y
Crédito.
Muy buenas relaciones interpersonales y que
se encuentre bien relacionado en el segmento
de las cooperativas.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:
COMPUTADORA:
Vital importancia
PROGRAMA DE COMPUTACION:
Utilitarios Word
OTROS:
V.
Conocimiento de la Ley Orgánica de la
Economía Popular y Solidaria y del Sector
Financiero Popular y Solidario, Ley de
Lavado de Activos, Ley del SRI, y otras leyes
conexas
FUNCIONES
1. Convocar y presidir las Asambleas Generales y las reuniones del Consejo de
Administración.
2. Presidir todos los actos oficiales de la Cooperativa.
3. Convocar a elecciones de representantes de la Cooperativa.
4. Conocer las comunicaciones que la SEPS remita, informar de inmediato del contenido
de las mismas al Consejo de Administración, y cuando corresponda, a la Asamblea
General de Socios.
5. Suscribir, conjuntamente con el secretario, las actas y correspondencias de las
54
Manual Tipo de Funciones
reuniones que presida.
6. Velar por el cumplimiento de los objetivos de la Cooperativa y por la aplicación de las
políticas institucionales.
7. Suscribir conjuntamente con el Gerente, los Certificados de Aportación y los distintos
contratos de prestación de servicios.
8. Firmar conjuntamente con el Gerente los cheques de la Institución, como firma
autorizada o quiénes hagan sus veces.
9. Realizar las demás funciones establecidas en la ley, decretos, estatutos, reglamentos,
las resoluciones de la SEPS, y la normativa interna.
10. Elaborar un reglamento de elecciones.
55
Manual Tipo de Funciones
I.
1. DEPENDENCIA
2. CARGO
3. A QUIEN SE REPORTA
4. SUPERVISA A
II.
INFORMACION BASICA
Contabilidad
Jefe de Caja
Jefe de Contabilidad
Gerencia
Recibidor - Pagador
NATURALEZA DEL PUESTO
Recibe y custodia el dinero de cajas en la bóveda general; custodia los pagares por créditos
otorgados y los demás documentos de valor, como pólizas de seguro, hipotecas, escrituras
de constitución del edificio y terrenos etc.
Recibe contabiliza y transfiere dinero de la Agencia Matriz a las Agencias y viceversa, bajo
la supervisión del Gerente General.
III.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO:
ESTUDIOS:
Contabilidad y Auditoría o afines
EXPERIENCIA:
Un año de experiencia
FORMACION:
Contabilidad o Auditoria
HABILIDAD:
IV.
Detección de billetes falsos, organización,
rapidez, honradez.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:
COMPUTADORA:
Vital importancia
PROGRAMA DE COMPUTACION:
Conocer sistema ECONX
OTROS:
Sistema de Contabilidad.
V.
FUNCIONES
1. Recibir y verificar la cantidad y autenticidad del dinero.
2. Controlar y monitorear el cumplimiento de dinero en permanencia en las cajas, y
dinero en bóveda conforme a las coberturas establecidas.
3. Proveer y preveer el “fondo de cambio” diario a cada cajero según montos de
efectivo de socios y procedimientos establecidos.
4. Controlar el “cuadre diario de caja” de cada cajero según condiciones y
procedimientos establecidos en Manual de Procedimientos Contables.
5. Recibir las recaudaciones diarias de efectivo y cheques de cada cajero, verificando
montos y autenticidad del dinero con sus respectivos documentos de soporte.
6. Coordinar el depósito diario de las recaudaciones realizadas por las diferentes cajas,
según procedimientos establecidos.
7. Atender los requerimientos de socios de agencias y ventanillas compartidas según
procedimientos establecidos.
56
Manual Tipo de Funciones
8. Mantener en reserva una de las dos claves para la caja fuerte de bóveda.
9. Mantener en custodia los diversos pagares y otros documentos de valor.
10. Coordinar con Contabilidad para los respectivos asientos contables.
11. Realizar llamadas a socios por transferencias de dinero, etc., gestiones de cobro para
créditos vencidos previa coordinación con crédito y cobranzas en sus tiempos libres.
12. Receptar información diaria sobre arqueos de caja al final del día de todas las
Agencias y Oficinas y consolidar información con Matriz y reportar al
Departamento de Contabilidad, para su verificación y control y posterior envío al
Gerente para su aprobación.
13. Controlar e informar al Gerente, cuando las agencias mantengan en bóveda, montos
superiores a USD 10,000.00.
57
Manual Tipo de Funciones
I.
1.
2.
3.
4.
INFORMACION BASICA
DEPENDENCIA
Departamento legal
CARGO
Asesor Jurídico
A QUIEN SE REPORTA
Gerente General / Consejo de Administración
SUPERVISA A
Ninguno
II.
INATURALEZA DEL PUESTO
Asesora a la Asamblea General de representante, al Consejo de Administración, Consejo de
Vigilancia y Gerencia General, además se encarga de gestionar judicial y extrajudicial los
créditos que por su naturaleza están en el estatus de vencidos.
Colabora en la planificación, dirección, coordinación y en el control de las actividades
relacionadas con el lavado de activos, provenientes de narcotráfico y delitos tipificados en
la ley de sustancias estupefacientes y psicotrópicas emanadas por la U.I.F (Unidad de
Inteligencia Financiera).
III.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO:
ESTUDIOS:
Abogado
EXPERIENCIA:
FORMACION:
HABILIDAD:
IV.
Preferiblemente con dos años de experiencia
en instituciones financieras
De preferencia con especialización en
legislación bancaria y derecho administrativo.
Lectura ágil y veraz, buena comunicación
escrita y oral, excelente sentido de
interpretación de la ley.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:
COMPUTADORA:
Vital importancia
PROGRAMA DE COMPUTACION:
Utilitarios, Word, Power Point, correo
electrónico, internet.
Manejo de software legales.
OTROS:
V.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
1. Colaborar en las funciones de oficial de cumplimiento.
2. Asesorar a la asamblea general de representantes, Consejo de Administración, Consejo
de Vigilancia y Gerencia General.
3. Informar de manera mensual sobre su gestión al Consejo de Administración o cuando
este organismo lo disponga.
4. Monitorear el cumplimiento de instructivos, disponibles legales, registros internos,
reportes y mas requerimientos establecidos por las autoridades de la institución.
5. Supervisar las políticas y procedimientos respecto a la prevención de lavado de activos,
asesorar jurídicamente al departamento de crédito y cobranzas (procesos judiciales /
trámites judiciales).
6. Coordinar con la gerencia general lo referente a la cartera vencida, (en mora), con la
58
Manual Tipo de Funciones
finalidad de lograr una efectiva recuperación de los préstamos vencidos, ejecutando las
garantías de ser necesario.
7. Elaboración y seguimiento oportuno de las demandas para secuestros o embargos.
8. Elaboración de todo tipo de contratos que esté relacionado al giro del negocio, y
cancelación de hipotecas.
9. Realizar oportunamente las labores indicadas por la asamblea general de
representantes.
10. Velara en el comité de cumplimiento por el desarrollo y mantenimiento de los
procesos sobre lavado de activos, para evaluar los riesgos en las actividades de la
institución.
11. Defender y representar en todo tipo de juicios y procesos judiciales que involucren a la
cooperativa.
12. Elaborar un reglamento de pago de honorarios.
59
Manual Tipo de Funciones
I.
1.
2.
3.
4.
INFORMACION BASICA
DEPENDENCIA
Jefe de Caja
CARGO
Recibidor - Pagador
A QUIEN SE REPORTA
Jefe de Caja
SUPERVISA A
N/A
II.
INATURALEZA DEL PUESTO
Manejar los valores que ingresan o egresan por operaciones de captaciones de recursos que
efectúan los socios de la Cooperativa, así como del manejo de los documentos que son
recibidos y entregados producto de estas operaciones.
III.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO:
ESTUDIOS:
EXPERIENCIA:
FORMACION:
HABILIDAD:
IV.
Bachilleres o estudios superiores en carreras
administrativas o afines al cargo.
Mínimo 1-2 años de experiencia laboral,
conocimiento básico del sistema financiero
Conocimientos de la ley de cheques de
instituciones
del
sistema
financiero,
reconocimiento de billetes falsos y ley de
prevención de lavado de activos.
En el manejo de efectivo, cuadre de cajas y
reconteo de dinero, buenas relaciones
interpersonales y buena memoria, excelente
trato.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:
COMPUTADORA:
Vital importancia
PROGRAMA DE COMPUTACION:
Utilitarios, Word, Excel, Sistema ECONX
OTROS:
V.
Sumadora, contadora de billetes y monedas y
detector de billetes falsos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
1. Recibir y contar fondo de cambio para apertura del día.
2. Atender los socios que realizan transacciones de caja.
3. Depósitos Certificado de Aportación, Ahorro Inversión, Ahorros a la Vista y
Comisiones, etc.
4. Cobro de pago de fondo mortuorio.
5. Cobro de pérdida de libreta
6. Deposito de inversiones.
7. Cancelación de Inversiones.
8. Cobro de alquiler del bar.
9. Recibir dinero por pago de sistema de Rapipagos, Money Gram.
10. Pagos varios de comprobantes de efectivo y su anotación en resumen de caja.
11. Cobros por pago de dividendo de créditos.
60
Manual Tipo de Funciones
12. Recibir y verificar el formulario de licitud de fondos por valores iguales o superiores a
$5.000,00 y verificar firma de socios.
13. Liquidación de haberes por retiro total de socios fallecimientos y su respectivo pago.
14. Contar dinero para cuadrar el día para entregar al Jefe de Caja.
15. Reporte de hoja de detalle de depósitos de efectivo y cheques.
16. Entrega de dinero diario a Jefe de Caja.
17. Revisión de reportes de movimientos de socio, ahorro, depósitos a plazos, créditos con
sus respectivas papeletas.
18. Recibir o pagar dinero o ingresar información manual en el sistema de Money Gram
para su posterior envió.
19. Pedir autorización a Money Gram cuando sobrepasa el cupo de $2.000,00 por el envió.
20. Realizar las anotaciones de los datos de los socios y clientes cuando el envió o pago de
Money Gram sea de $1.000,00 en adelante y firma del cliente.
21. Realizar impresión de reportes de Money Gram para el ingreso de los valores en el
Sistema ECONX.
22. Revisión de pago de préstamos antes de efectuar el cobro.
23. Pedir a cobranzas modificación de tablas de amortización para cobro anticipado de
dividendos de créditos.
24. Realizar llamadas a socios por gestión de cobros por créditos vencidos en sus tiempos
libres.
25. Efectuar cobros en sus tiempos libres a través del sistema de Rapipagos de planillas de
agua, energía eléctrica, teléfono, yambal, Soat, matricula de vehículo, planes de claro y
movistar, bono de desarrollo humano, etc.
61
Manual Tipo de Funciones
I.
1.
2.
3.
4.
INFORMACION BASICA
DEPENDENCIA
CARGO
Bodeguero – Archivo General
A QUIEN SE REPORTA
Contabilidad
SUPERVISA A
N/A
II.
INATURALEZA DEL PUESTO
Mantiene a su cargo todas las compras de útiles de oficina, activos fijos, utensilios de
limpieza, mantiene el inventario de los bienes de la institución y se encarga del archivo
general de documentos contables y otros.
III.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO:
ESTUDIOS:
Mínimo Bachiller
EXPERIENCIA:
Mínimo un año en cargos afines
FORMACION:
Control de Kardex, control de archivos
HABILIDAD:
IV.
Excelente sentido de organización y control
efectivo de Kardex para efectuar pedidos de
proveeduría.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:
COMPUTADORA:
Vital Importancia
PROGRAMA DE COMPUTACION:
Control de Kardex
OTROS:
Archivadores
V.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
1. Receptar las compras de proveeduría (materiales de oficina, utensilios de limpieza).
2. Atender los pedidos de proveeduría de la oficina matriz y las agencias.
3. Cotizar las compras de proveedores y sugerir a Contabilidad la mejor cotización, se
solicitara como mínimo tres proformas.
4. Realizar y mantener archivos de los inventarios de los activos fijos de la cooperativa.
5. Se encarga del archivo general de documentos de los distintos departamentos de
Contabilidad, Crédito y Cobranzas, Recursos Humanos, Cajas, Inversiones, Aperturas
de Cuentas, Departamento Legal, Departamento de Auditoria, comunicaciones
enviadas y recibidas, etc.
6. Mantendrá organizado el archivo general por orden de fecha y clasificado por
departamentos.
7. Realizar notificaciones a los socios que mantengan créditos vencidos, previa
coordinación con el auxiliar de cobranzas.
62
Manual Tipo de Funciones
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
I.
DATOS DE IDENTIFICACION.
Nombre alternativo:
Unidad funcional:
II.
Oficial Contable
Contabilidad
RESUMEN DE LA OCUPACION
Recopila, registra, cuadra y archiva los documentos de respaldo de la gestión
económica de la cooperativa. Asiste al Contador General en la elaboración de
informes y estados de cuenta.
III.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
N°
ELEMENTOS DE
COMPETENCIA
1
2
3
4
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
HABILIDADES Y
DESTREZAS
ACTITUDES,
VALORES Y OTROS
*Revisar la validez y
*Normativa vigente
pertinencia de
documentos de pago y *Normativa interna
elaborar comprobantes
de egresos, ingresos y *Obligaciones de pago
diarios de matriz y
agencias.
*Elaborar comprobantes
de egreso
*Oportunidad
Registrar en el libro
bancos, los depósitos,
pagos diarios
realizados según
procedimientos
establecidos
*Contabilidad
*Operar sistema, del
módulo de Contabilidad
Realizar la
conciliación bancaria
e Institución a fines
de las cuentas de la
cooperativa
*Sistema de cuentas
Imprimir reportes del
libro mayor,
auxiliares, balances de
comprobación y
balances generales y
de resultados, y
*Sistema de cuentas
*Precisión
*Computación
*Precisión
*Agilidad manual
*Modulo de sistema
*Precisión
*Operar el sistema
informático, en el
módulo de Contabilidad
*Agilidad manual
*Contabilidad
63
Manual Tipo de Funciones
archivar para
mantener un archivo
físico para la
Cooperativa
5
6
7
8
Custodiar chequeras,
libretas de ahorro y
otros documentos
importantes
*Manual de
Procedimientos
Realizar y mantener
actualizado el
inventario contable de
activos fijos
*Contabilidad
Elaborar los
comprobantes de
retención en la fuente,
del IVA y planilla de
aportes al IESS,
aplicando las normas
tributarias y de seguro
social obligatorio
vigentes
*Normativa tributaria
Elaborar y cuadrar
formatos de pago de
retenciones en la
fuente.
*Normativa Tributaria
*Manejar documentos de
valor
*Honradez
*Transparencia
*Operar el sistema
informático
*Sistema de Inventarios
*Agilidad mental
*Honestidad
*Elaborar formatos
varios
*Exactitud numérica
*Elaborar formatos
varios
*Aptitud numérica
*Liquidación de
nomina
*Oportunidad
*Transparencia
9
Elaborar cheques y
realizar los pagos a
proveedores
*Normas Tributarias
*Agilidad en los pagos
*Ley de cheques
*Honestidad
Oportunidad
*Contabilidad
IV.
FCACTORES DEL TRABAJO
a. Instrucción formal: Superior, mínimo tercer año en Contabilidad o Auditoria
b. Experiencia especifica: Un año en ocupaciones similares
c. Capacitación Complementaria:
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
64
Manual Tipo de Funciones
1
Catálogo único de cuentas
2
Actualizaciones tributarias
3
Planificación Operativa
4
Trabajo en equipo
5
Flujos de efectivo y caja
6
Normas Ecuatorianas de Contabilidad
d. Ocupación a la que podría ascender o ser transferido: Contador General
e. Ocupación supervisada por:
CARGO DEL SUPERVISOR
FRECUENCIA
Contador General
Diario
f. Ocupación que supervisa a: Ninguna
g. Responsabilidad sobre dinero y/o documentos financieros
CONCEPTO
Pagares, hipotecas, garantías,
depósitos a plazo fijo
USD
Ninguna
h. Responsabilidad sobre información confidencial
CONCEPTO
USD
Balances financieros de la
Cooperativa
Variable
Comprobantes de registro
Variable
i. Responsabilidades sobre el servicio al socio: Ninguna
j. Esfuerzo mental: El trabajo requiere esfuerzo mental normal
k. Esfuerzo físico
65
Manual Tipo de Funciones
POSISCION DEL
CUERPO
TIPO DE TRABAJO
% DEL DIA
Sentado
Contable
80
Caminando
Coordinando
20
l. Condiciones de trabajo: En oficina
66
Manual Tipo de Funciones
AUDITOR – CONTROL DE OPERACIONES ILÍCITAS
I.
DATOS DE IDENTIFICACION
Unidad Funcional:
II.
Auditoria Interna
RESUMENE DE LA OCUPACIÓN
Planifica, ejecuta y evalúa acciones de Auditoría Interna, para todas las áreas;
presenta informes periódicamente a: Asamblea General o sus representantes, del
Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y entidades de control de los
resultados obtenidos.
Coordina y vigila la observancia por parte de la Cooperativa, de las disposiciones
legales y normativas, manuales y políticas internas; y prácticas, procedimientos y
controles implementados para prevenir el lavado de dinero proveniente de
actividades ilícitas.
III.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
N°
ELEMENTOS DE
COMPETENCIA
CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
HABILIDADES Y
DESTREAS
ACTITUDES,
VALORES Y OTROS
1
Elaborar y ejecutar el
plan de Auditoría
Interna, en base de los
requerimientos de los
controles establecidos
*Planificación
operativa
*Planificar
*Capacidad de análisis
*Controlar y Evaluar
*Objetividad
*Normativa Vigente
*Imparcialidad
*Computación
2
Dar seguimiento al
plan de acción en
todas las áreas
*Planificación
operativa
*Planificar
*Capacidad de análisis
*Controlar y evaluar
*Objetividad
*Normativa vigente
*Imparcialidad
*Computación
3
Dirigir y coordinar las
acciones de Auditoria
en las diferentes áreas,
de acuerdo al plan
aprobado
*Auditoria
*Normativa Vigente
*Detectar errores
oportunamente y
comunicar a sus
superiores para la
corrección inmediata
*Objetividad
*Imparcialidad
*Honestidad
67
Manual Tipo de Funciones
4
Realizar exámenes
especiales de auditoria
*Auditoria
*Normativa Vigente
*Detectar y sugerir
correctivos a errores
encontrados
*Control interno
*Objetividad
*Imparcialidad
*Paciencia
*Facilidad de
comunicación
5
6
7
8
Presentar y sustentar
informes de auditoría
a las entidades de
control
*Auditoria
*Facilidad de
comunicación
*Normativa vigente
* Presentar en forma
ordenada y coherente
los informes
Realizar seguimiento
de las comunicaciones
en los plazos
establecidos de
auditoría externa y de
Organismos de
Control
*Control
*Interpretar resultados
*Oportunidad
*Auditoria
*Tomar decisiones
*Liderazgo
*Normativa Vigente
*Objetividad
*Imparcialidad
Vigilar los inventarios *Elaboración de
de documentos
inventarios
(hipotecas, pagares y
prendas mercantiles) y
de bienes y muebles
*Presentar
información ordenada
Coordinar acciones
*Auditoria
para mitigar riesgos de
lavado de activos,
*Normativa vigente
estableciendo los
controles necesarios
*Riesgos Integrales
*Planificar y
programar actividades
*Honestidad
*Imparcialidad
*Objetividad
*Visión de futuro
*Capacidad de análisis
*controlar y evaluar
ejecutoria
*Suspicacia
*Objetividad
*Imparcialidad
9
Revisar los
formularios de licitud
de fondos de cartera,
inversiones y caja de
Matriz y Agencias
*Ley de prevención y
Control de Lavado de
activos.
*Conocer los
procedimientos de
la(UAF) Unidad de
análisis Financiero
*Detectar
irregularidades
*Capacidad de análisis
*Objetividad
*Suspicacia
*Imparcialidad
68
Manual Tipo de Funciones
*Honestidad
10
11
Verificar el
cumplimiento de
normas y
procedimientos
establecidos por
(UAF) Unidad de
Análisis Financiero
*Ley de la (UAF)
Elaborar informes del
movimiento de
transacciones mayores
a $2.000,00 para la
UAF
*Ley de la UAF
*Normas y políticas de
la SEPS
*Detectar errores de
variada naturaleza e
informar
*Oportunidad
*Imparcialidad
*Objetividad
*Transparencia
*Elaborar informes
*Oportunidad
*Utilitarios de Sistemas
*Imparcialidad
*Normas y políticas de
la SEPS
*Objetividad
*Transparencia
12
Realizar visitas
*Ley de la UAF
periódicas a las
Agencias para control
de operaciones
mayores a $2.000,00 y
emitir informes
*Detectar errores de
variada naturaleza e
informar al Gerente
para la toma de
Decisiones
inmediatas.
*Oportunidad
*Imparcialidad
*Objetividad
*Transparencia
13
Realizar y coordinar
capacitaciones sobre
la Ley de la UAF para
directivos y
empleados de la
cooperativa
*Ley e la UAF
*Normas y políticas de
la SEPS
*Realizar
presentaciones
utilizando la
tecnología existente
para el conocimiento
de todos los
colaboradores de la
Institución.
*Capacidad de expresión
verbal. Facilidad de
Palabra.
*Capacitar
14
*Auditor Interno
elaborar el Manual de
Control Interno sobre
prevención de lavados
de activos y
financiamiento del
delito para
conocimiento del
Consejo de
Administración y del
69
Manual Tipo de Funciones
Gerente.
*Elaborar un manual
de procedimientos de
auditoría para el área
operativa, de Sistemas
y Administrativa.
IV.
FACTORES DEL TRABAJO
a. Instrucción formal: Superior o Postgrado en Contabilidad y Auditoría; calificación
y registro en la SENESCYT, licencia profesional actualizada por la Federación
Nacional de Contadores Públicos del Ecuador
b. Experiencia especifica: Tres años en ocupaciones similares, mínimo 2 años.
c. Capacitación complementaria :
N°
UNIDADES TEMÁTICAS
1
Programas de Auditoria
2
Presupuestos
3
Liderazgo y manejo de equipos de trabajo
4
Computación
5
Planes de Contingencia
6
Actualización sobre normas de lavado de activos
7
Actualización de normativa prudencial
d. Ocupación a la que podría ascender: Ninguna
e. Ocupación a la que podría ser transferido: Ninguna
f. Ocupación supervisada por:
CARGO DEL SUPERVISOR
Gerente
FRECUENCIA
Mensual
70
Manual Tipo de Funciones
g. Responsabilidad sobre dinero y/o documentos financieros: Ninguna
h. Responsabilidad sobre información confidencial
CONCEPTO
Situación financiera de la Cooperativa
USD
Integral
i. Responsabilidad sobre equipos y bienes muebles: Valor asignado según balance
a los equipos y bienes muebles asignados
j. Responsabilidades sobre el servicio al socio:
CONCEPTO
Incidencia indirecta en la calidad de
atención a los socios
USD
Variable
k. Esfuerzo mental: El trabajo requiere más esfuerzo mental que físico
l. Esfuerzo físico:
POSICION DEL
CUERPO
TIPO DE
TRABAJO
% DEL DÍA
Sentado
Despachado
70
Caminando
Coordinando
10
De pie
Revisando
20
m. Condiciones de trabajo: En oficina
71
Manual Tipo de Funciones
JEFE DE CAPTACIONES
I.
II.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Nombre alternativo:
Oficial de Captaciones
Unidad Funcional:
Captaciones
RESUMEN DE LA OCUPACIÓN
Coordina y realiza acciones técnicas y administrativas para captar el ahorro de los
clientes actuales y potenciales.
Analiza e informa periódicamente de los resultados de su gestión a las autoridades
pertinentes de la Cooperativa y a entidades de control externas.
Coordina acciones necesarias para otorgar, evaluar e incorporar las acciones
pertinentes para brindar una atención adecuada en la prestación de productos y
servicios de la Cooperativa.
III.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
N°
ELEMENTOS
COMPETENCIA
DE CONOCIMIENTOS
REQUERIDOS
1
Diseñar,
proponer
y
ejecutar
estrategias
genéricas y específicas para
incrementar las captaciones
por Ahorro, Inversiones,
Remesas y otros, de parte
de socios y clientes
HABILIDADEZ
DESTREZAS
*Mercado
financiero *Percepción
local y nacional
oportunidades
negocios
*Necesidades de los
clientes
*Percibir
expectativas de
clientes
Y ACTITUDES,
VALORES Y OTROS
de *Pro actividad
de
*Iniciativa
las *Creatividad
los
2
Cuidar las operaciones para Normativa relacionada
el ingreso de socios
*Verificar autenticidad *Pro actividad
de información
*Iniciativa
*Percepción
de
oportunidad
de *Sentido de oportunidad
negocio
*Objetividad
3
Verificar
y
suscribir *Sistema de captaciones
Certificados de Aportación,
inversión y otros, según *Ley de la SEPS
normas y procedimientos
establecidos
*Verificar corrección *Sentido de oportunidad
de procedimientos
*Objetividad
72
Manual Tipo de Funciones
4
5
Coordinar la elaboración y *Depósitos a plazo *Elaborar
presentación de reportes recibidos y cancelados
específicos
periódicos sobre depósitos
a
plazo,
según
estipulaciones
de
los
organismos de control e
informar al Consejo de
Administración
mensualmente.
formatos *Objetividad
Llevar
el
control
y *Altas y bajas de socios
presentar
reportes
consolidados periódicos a
diferentes usuarios sobre
altas y bajas de socios,
según formato establecido
formatos *Objetividad
*Elaborar
específicos
*Oportunidad
*Transparencia
*Oportunidad
*Transparencia
73
Manual Tipo de Funciones
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
El presente Reglamento sustituya todas las Resoluciones y Disposiciones que hayan
sido emitidas anteriormente para el caso, y entrarán en vigencia luego de ser aprobado.
Macara, 15 de Octubre del 2013
Sr. Emilio Guerrero Loaiza
PRESIDENTE “CACPE-MACARA”
CERTIFICO: Que el presente Manual de Funciones fue discutido y aprobado por el
Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de la
Pequeña Empresa “CACPE-MACARA”, en sesiones realizadas los días 20 y
26 de Septiembre del 2013, así como el día 28 de Septiembre del 2013
aprobado por la Asamblea General Ordinaria de socios.
Diana C. Ullauri Palacios
SECRETARIA “CACPE-MACARÁ”
74
Manual Tipo de Funciones