hoja electrónica excel

DESARROLLO DE ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS
Código: FOR-GA-83/Versión 2
IDENTIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PEDAGÓGICA
PROGRAMA DE FORMACIÓN
UNIDAD DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD
OBJETIVOS
MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTO, ELECTRONICO Y REDES I-A AUXILIAR EN
ENFERMERIA I-A CONTABILIDAD, MERCADEO, VENTA, BANCARIO Y CAJERO I-A
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS
MANEJO DE HOJA DE CÁLCULO: CONCEPTO Y USOS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO EL ENTORNO
GRÁFICO MANEJO DE FILAS, COLUMNAS Y ETIQUETAS
 Conocer las herramientas principales de la hoja electrónica
 Explorar los ambientes de trabajo y el entorno de Excel
 Diferenciar los tipos de datos que se pueden utilizar dentro de la hoja electrónica y observar su
aplicación.
 Seleccionar datos dentro de la Hoja Electrónica.
 Aplicar apropiadamente las herramientas de Copiar, Cortar y Pegar datos.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
HOJA ELECTRÓNICA EXCEL
INTRODUCCIÓN
La utilización de la hoja de cálculo se remonta a los finales de los años 70s, cuando los estudiantes de administración Dan Bricklin y Robert
Frankston diseñaron la primera hoja de cálculo, la cual bautizaron con el sugestivo nombre de Calculadora Visible.
A partir de ese momento han sucedido varias cosas, como la posterior aparición de una de las más populares hojas de cálculo, el Lotus 1-2-3,
seguida de Quattro Professional, más conocida como Qpro. Estas dos hojas tenían como característica común que fueron diseñadas para ambiente
D.O.S., y ambas mantuvieron su popularidad hasta cuando hace su incursión la poderosa hoja electrónica Excel, para ambiente Windows.
La hoja electrónica Excel ha ido a la par con las nuevas tecnologías, haciéndose cada vez más ágil y dinámica, ofreciendo al usuario las alternativas
que requiere el exigente mundo actual de los negocios, de la capacitación y un sinfín de ocupaciones modernas.
Página
MICROSOFT EXCEL
1
Bienvenidos pues, a la magia de la hoja electrónica para manejar de manera adecuada los cálculos, dejando de lado la pesada carga de escribir,
borrar, sumar aquí y corregir acá. Deje que la hoja electrónica Excel se encargue de muchas labores.
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Es la hoja electrónica del Suite Office y está compuesta por varios ambientes de trabajo entre los que destacamos:
1. Hoja Electrónica
2. Base de Datos
3. Gráficos
1.
Columnas o Campos
HOJA ELECTRÓNICA: Es una matriz electrónica o arreglo bidimensional de filas y de columnas, en donde se pueden introducir datos
estadísticos, financieros y otros. A La hoja electrónica también se le conoce con el nombre de Hoja de Cálculo.
2. BASE DE DATOS:Filas
Es un
arreglo de filas y columnas, en donde las filas se llaman registros, y las columnas se denominan campos. La base de
o Registros
datos recibe información de cualquier tipo. El propósito principal es acumular, manejar y organizar grandes volúmenes de información, la cual
puede ser consultada, modificada e imprimida.
Nombre
Apellido
Empresa
Cargo
3. GRÁFICOS: Son la representación simbólica y estadística de valores numéricos y alfanuméricos introducidos en la hoja de cálculo, contenidos en
dos ejes:
Eje Y: Contiene los valores numéricos
Eje X: Contiene los datos alfanuméricos (nombres o categorías)
VERSIONES DE EXCEL:
Página
ABRIR EXCEL
2
La hoja electrónica Excel presenta ya varias versiones. Las más difundidas son las 3.0, 4.0, y 5.0, para Windows 3.11; la 7.0 (de Office 95); la 8.0
o Excel 97, que integra el suite Office 97; Excel 2000, de Office 2000; Excel XP del suite Office Xperience o XP, Excel 2003 del suite
Office 2003, Excel 2007 del suite Office 2007 y Excel 2010 del suite Office 2010. Este módulo está orientado a la versión Excel 2007.
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Para abrir la hoja electrónica Excel, se realiza uno de los siguientes procedimientos:
1. Con el Menú Inicio
Hacer Clic en Botón de Menú Inicio
Elegir el Menú Todos los Programas
Seleccionar el icono del grupo Microsoft Office
Seleccionar el icono Microsoft Office Excel 2007
2. Con el Menú Ejecutar
Hacer un clic sobre el Botón de Menú Inicio
Escribir: Excel y presionar Enter
Cuadro de Nombres: Indica la referencia o la dirección de la celda activa y permite ir a una celda especifica

Botón de Introducción. Acepta la entrada de datos a la Hoja Electrónica.

Botón de Cancelación. Cancela la introducción de datos

Botón de Modificar Fórmula. Permite convertir datos de tipo numérico a datos de tipo fórmula
Página

3
En cualquiera de los casos, en pantalla aparecerá una ventana como la siguiente, en donde es posible observar los elementos de constitutivos de la
Hoja Electrónica Excel los cuales estudiaremos seguidamente para mayor ilustración
ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL
Es importante familiarizarse con la pantalla de Excel porque en la medida en que se conozca la aplicación de las herramientas, mejores serán los
resultados. Con ayuda de tu Instructor, señala los nombres de cada uno de los elementos siguientes:
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
Barra de Fórmulas: Recibe todos los datos
digitados, y muestra también el contenido de la
celda activa.

Botón Seleccionar Todo: Permite seleccionar toda

la hoja de trabajo, utilizando el Mouse.
Encabezado de Columna: Permite seleccionar toda
la columna utilizando el Mouse

Limite de Encabezado de Columna: Permite
modificar el ancho de la columna a través del
Mouse.

Encabezado de Fila: Permite seleccionar toda la
fila, utilizando el Mouse.

Limite de Encabezado de Fila: permite modificar el alto o espesor de la fila a través del Mouse.

Hoja Electrónica Es la parte en donde se introducen los datos y se realizan las operaciones de tipo Aritmético, Contable, Financiero y otros.
La hoja electrónica Excel está formada por 16.384 columnas distinguidas con letras del abecedario desde la “A”, hasta la combinación “XFD” y por
1.048.576 filas numeradas en forma secuencial.

Columnas: Son los elementos verticales de la hoja electrónica, distinguidas por letras del abecedario.

Filas: Son los elementos horizontales de la hoja electrónica, distinguidas por números.

Celda: Es la intersección formada entre una columna y una fila. La celda presenta un ancho predefinido de 10,71 caracteres, pero puede
Celda Activa: Indica la posición del Punto de Inserción dentro de la hoja y recibe los datos digitados desde el teclado.
 Referencia o Dirección de Celda: Toda celda tiene una dirección que permite su identificación dentro de la hoja electrónica. Ejemplo: A10,
Página

4
modificarse entre 0 y 255 caracteres. Al modificarse el ancho de la celda, se toma para toda la columna.
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AB20, etc.
 Rango: Conjunto o bloque de celdas contenidas entre dos coordenadas definidas. Ejemplo:
A1:B10. Donde : (dos puntos) significa hasta.
(Desde la celda A1 hasta la celda B10). Un rango se puede copiar, mover, eliminar, imprimir o aplicarle un formato.

Etiquetas de las Hojas: Muestran los nombres de las hojas del libro de Excel. Estos nombres pueden ser cambiados a criterios del usuario.

Botones de Desplazamiento Etiquetas: Permiten desplazar las etiquetas del libro de Excel, utilizando el Mouse.
 Hoja Inicial
 Una a una


 Una a una

 Hoja Final


Barra de Estado: Indica el estado de algunas teclas especiales, y también muestra los diferentes modos de trabajo. Los Modos de Trabajo
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El libro predefinido de Excel 2007 consta de 3 hojas, cada hoja con 16.384 columnas y por 1.048.576 Filas. A este libro se le puede adicionar o
eliminar hojas. Soporta un máximo de 255 hojas, y como mínimo debe contener una hoja. El número de hojas está sometido a la capacidad de
memoria del equipo.
DESPLAZAMIENTOS DEL PUNTO DE INSERCION
Una vez desplegada en pantalla la ventana de Excel, el usuario tiene la libertad de moverse en cualquier dirección dentro de la hoja electrónica.
Estudiaremos dos tipos de desplazamiento: Los desplazamientos dentro de la hoja y los desplazamientos en el libro de Excel.
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más comunes en Excel son los siguientes:
 Listo: El sistema esta listo para recibir instrucciones.
 Introducir: Recibiendo datos desde el teclado.
 Modificar: Modificando contenido de celda (Cuando se pulsa la tecla de función F2).
LIBRO DE EXCEL
Es el archivo normal de Excel en donde el usuario trabaja, y puede contener varias hojas con formatos y datos distintos, tales como hoja de cálculo,
de gráficos y otros.
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1.




Desplazamientos en la hoja:
Desplaza el
Desplaza el
Desplaza el
Desplaza el
punto
punto
punto
punto
de
de
de
de
inserción columna a columna a la derecha
inserción columna a columna a la izquierda
inserción fila a fila hacia abajo
inserción fila a fila hacia arriba.
Av. Pag. o Page Down:
Desplaza una pantalla abajo.
Re Pág. o Page Up:
Desplaza una pantalla arriba.
ALT + Re. Pág
Desplaza una pantalla a la derecha.
ALT + Av. Pág :
Desplaza una pantalla a la izquierda.
Inicio o Home: Desplaza a la columna inicial de la fila donde este el punto de inserción.
F5:
Permite el desplazamiento hasta una celda especificada.
CTRL + Inicio:
CTRL + Fin:
Permite desplazar al inicio de la hoja.
Permite desplazar a la última celda ocupada de la hoja.
2. Desplazamientos en el libro:
Los desplazamientos en el libro, pueden hacerse utilizando el Mouse o utilizando el teclado:
Para desplazamientos con Mouse, se hace clic en la etiqueta de la hoja requerida.
CTRL + Re. Pág. :
Desplaza a la hoja siguiente
Desplaza a la hoja anterior
Página
CTRL + Av. Pág
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Para desplazamientos con teclado se pulsan las siguientes combinaciones:
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INTRODUCIR DATOS
Resulta el más sencillo de los procesos. Basta con ubicar la celda en donde introducir datos y digitarlos desde el teclado.
 para cancelar la entrada de datos, se puede hacer clic sobre el botón Cancelar de la Barra de Fórmulas o también presionar la tecla ESC.
Para aceptar la entrada de datos, se puede hacer clic sobre el botón Introducir, presionar la tecla ENTER o también presionar cualquiera de
las teclas de dirección. Los datos se alojarán en la celda activa
TIPOS DE DATOS
Los datos que se incorporen a la hoja de trabajo se almacenarán en la celda activa. Cada celda almacenará un solo tipo de datos, es decir, no se
admite almacenar datos de tipo numérico con datos de tipo carácter sin que los datos numéricos pierdan su calidad de tales.
En la hoja de Excel se pueden manejar 4 tipos de datos que son:
1.
Tipo Alfabético: Son los compuestos únicamente por letras. También se denominan Rótulos. Ejemplo: Nombre, Apellido, etc.
2. Tipo Numérico: Son los compuestos únicamente por números y permiten realizar operaciones aritméticas. Ejemplo: 10, 2300, 0.45, 1500. Las
cantidades numéricas que se almacenen en la hoja deben digitarse sin puntos separadores de miles. Únicamente utilice puntos separadores para
las cantidades decimales.
3. Tipo Alfanumérico: Son los compuestos por letras y por números. No permiten realizar tareas numéricas. Ejemplo: LX300, 300A, etc.
4. Tipo Fórmula: Son los que permiten realizar cálculos y operaciones entre valores de celdas, entre valores numéricos constantes o entre
combinaciones de ambos. Este tipo de datos debe comenzar siempre por el signo de igualdad ( = ) Ejemplo: =A1+B1, =10+A1 etc.
El sistema está facultado para diferenciar claramente los diferentes tipos de datos. Los datos numéricos se alinean por defecto a la derecha de la
celda. Los otros datos se alinean por defecto a la izquierda de la celda.
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SELECCIÓN DE RANGOS
Consiste en marcar celdas, filas, columnas, bloques de celdas, de columnas o de filas, a las cuales se les puede copiar, mover, borrar contenido,
insertar celdas, eliminar celdas, aplicar un formato o imprimir
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SELECCIÓN DE DATOS EN LA HOJA
Dentro de la hoja electrónica siempre existe una celda que permanece activa o seleccionada. Esta celda que es por lo general la celda A1, en caso
de que se ingrese por primera vez a la hoja de cálculo.
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
Seleccionar Columnas o Filas. Para seleccionar una columna o una fila, se hace clic sobre su encabezado. Para seleccionar varias columnas
continuas o varias filas continuas, se hace clic sostenido sobre sus encabezados. Las filas o las columnas seleccionadas, presentarán en pantalla
un color oscuro.
También es posible seleccionar filas o columnas dispersas entre sí. Para esto se presiona y se sostiene la tecla CTRL mientras se hace clic sobre los
encabezados de las filas o de las columnas a seleccionar.

Seleccionar Rangos Continuos: Un rango continuo es un bloque seguido de celdas. Para seleccionarlo, se debe hacer clic sostenido sobre las
celdas a seleccionar. También es realizar este procedimiento con el TECLADO,
selecciona con las teclas de dirección.

presionando y sosteniendo la tecla Shift mientras se
Seleccionar Rangos Discontinuos: Rangos discontinuos son bloques dispersos de celdas que se pueden seleccionar utilizando conjuntamente el
teclado con el Mouse, de la siguiente manera: Se selecciona el primer rango con clic sostenido. Luego se seleccionan los rangos restantes
pulsando y sosteniendo la tecla CTRL mientras se seleccionan los rangos restantes con clic sostenido.
Nota. Para seleccionar filas, columnas y rangos dentro de la hoja, se debe observar que el puntero del Mouse tenga el aspecto de una cruz
Blanca
Insertar Columnas. Se selecciona la o las columnas en donde insertar y se hace clic secundario o derecho sobre la selección y se elige el
comando Insertar

Insertar Filas. Se selecciona la o las Filas en donde insertar y se hace clic secundario o derecho sobre la selección y se elige el comando
Insertar
Recuerde: para invocar el Menú Contextual, se hace clic con el botón Secundario del Mouse, sobre el evento en que se esté trabajando.
Página

8
INSERTAR COLUMNAS Y FILAS
Una de las ventajas de trabajar con una hoja electrónica como Microsoft Excel es que se pueden insertar tantas columnas y tantas filas como
requiera el usuario, y en cualquier parte del documento.
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ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Las columnas y las filas innecesarias dentro de un documento, pueden ser eliminadas a criterio del usuario.
Para eliminar columnas o filas, se sigue este procedimiento:
Seleccionar las filas o las columnas a eliminar, hacer secundario o derecho sobre la selección y se elige el comando Eliminar
MODIFICAR ANCHO DE COLUMNAS
Todas las columnas ofrecen un ancho por defecto de 10,71 caracteres, pero esto puede ser modificado entre 0 y 255 caracteres. Para modificar
este ancho, existen varios procedimientos:

Con Menú Contextual.





Seleccionar la o las columnas a modificar.
Invocar el Menú contextual (clic con el botón derecho del Mouse sobre la selección)
Escoger el comando Ancho de Columna
Escribir el nuevo ancho para la columna y aceptar los cambios.
Con Clic Sostenido.
 hacer clic sostenido sobre el Limite de Encabezado de Columna hasta alcanzar la anchura deseada; luego soltar
Nota. Las columnas también pueden tomar el ancho que se necesite, automáticamente, haciendo doble clic sobre el Límite de Encabezado de
Columna.
Página
Con Teclado
 Seleccionar las celdas a copiar
 Presionar las teclas CTRL + C para Copiar
 Seleccionar la celda o el rango en donde copiar
 Presionar las teclas CTRL + V para pegar
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Las filas se pueden modificar en su espesor con el mismo procedimiento de clic sostenido sobre el Límite de Encabezado de Fila, aunque se aclara
que cuando se modifican los tamaños de las fuentes, las filas modifican su espesor automáticamente.
COPIAR CONTENIDO DE CELDAS:
Consiste en duplicar información dentro de la hoja. Existen varios métodos para copiar:
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Con Menú Contextual.
 Seleccionar las celdas a copiar
 Hacer clic sobre la selección de celdas con el botón derecho del mouse y escoger el comando Copiar
 Seleccionar la celda o el rango en donde copiar, hacer clic con el botón derecho sobre la selección y escoger el comando Pegar
Uso del Controlador de Relleno
Es un pequeño cuadrado negro situado en la parte inferior derecha de la selección o de la celda activa. Cuando el puntero del Mouse está en el
controlador de relleno, cambia de forma y se convierte en una pequeña cruz negra. Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha
para rellenar celdas con datos basados en la selección actual. Arrástrelo hacia arriba o hacia la izquierda para borrar el contenido de las celdas
seleccionadas
MOVER CONTENIDO DE CELDAS:
Consiste en trasladar información dentro de la hoja. Existen varios métodos para mover datos:
Con Teclado
 Seleccionar las celdas a mover
 Presionar las teclas CTRL + X para Cortar
 Seleccionar la celda o el rango en donde mover
 Presionar las teclas CTRL + V para pegar
Con Menú Contextual.
 Seleccionar las celdas a mover
 Hacer clic sobre la selección de celdas con el botón derecho del Mouse y escoger el comando Cortar
 Seleccionar la celda o el rango en donde mover, hacer clic con el botón derecho sobre la selección y escoger el comando Pegar
Página
Insertar Hojas: Seleccionar la hoja a partir de donde se quiere insertar la nueva hoja, haciendo clic con el botón derecho del Mouse sobre la
etiqueta y escoger el comando Insertar
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INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS
El libro de Excel puede ser adicionado en la cantidad de hojas que, de acuerdo con sus necesidades, el usuario requiera. El libro predefinido
comprende tres hojas pero esa cantidad puede ser modificada entre 1 y 255 hojas. Todo libro debe contener como mínimo una hoja.
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La hoja insertada se posiciona a la izquierda de la selección.
Eliminar Hojas: Seleccionar la hoja a partir de donde se quiere eliminar, haciendo clic con el botón derecho del Mouse sobre la etiqueta y escoger
el comando E
Las hojas eliminadas se borran definitivamente.
CAMBIAR EL NOMBRE DE ETIQUETAS DE LA HOJA:
Las hojas del Libro de Excel tienen un nombre o etiqueta, la cual puede ser cambiada a criterio del usuario. El nombre admite hasta 31 caracteres
como máximo, incluido los espacios en blanco y puede modificarse con los siguientes procedimientos:



Con Menú Contextual
Seleccionar la hoja con el botón secundario del mouse y escoger el comando Cambiar Nombre
Escribir el nuevo nombre y presionar la tecla Enter.
 Con doble clic
 Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja
Escribir el nuevo nombre y presionar Enter
BIBLIOGRAFÍA
MARCELINO BOHÓRQUEZ DÍAZ. Microsoft Excel 2007. Guía de Trabajo. Valledupar. 2013.
WANG, Wallace y PARKER, Roger. Office Para Windows. Editorial Norma. Bogotá. 2010.
TABLERO
MARCADOR
BORRADOR
COMPUTADOR
VIDEO BEAM
DOCUMENTO DIGITAL
Página
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
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
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RECURSOS Y EQUIPOS REQUERIDOS
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