reglamento de publicaciones del catie

Serie Institucional
Manual Administrativo No.
REGLAMENTO DE
PUBLICACIONES
DEL CATIE
Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza
CATIE
Turrialba, Costa Rica
2000
El CEC es un cuerpo asesor del Director General en la formulación e implementación de la política editorial del CATIE. Es responsable de la creación y eliminación
de las Series, desarrolla, divulga y supervisa la aplicación del Reglamento de Publicaciones, aprueba o rechaza las publicaciones en las Series de competencia del CEC y
vela por el contenido y la presentación de la imagen institucional (Artículo 7)
Comité Editorial del CATIE (CEC)
Eduardo Somarriba (Presidente)
Luko Hilje
Nelly Vásquez
Juan Flores
Luis F. Jara
Cecile Fassaert
Laura Coto
Luis Ugalde
Francois Anthony
Elí Rodríguez (Invitado especial)
Revisores:
Tania Ammour
Rosalba Ortíz
Glenn Galloway
Reglamento de publicaciones
Contenido
1. Política editorial
..............................................................1
2. El Comité Editorial del CATIE (CEC)
....................................5
3. Otras instancias vinculadas con publicaciones
.............................9
4. Tipos de publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5. Revisión y aprobación de manuscritos
6. Requerimientos de formato
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
7. Anexos
Anexo 1. Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Anexo 2. Flujograma de revisión y aprobación de manuscritos
Anexo 3. Formulario de evaluación de manuscritos
Anexo 4. Elementos de formato
. . . . . . . . . . . 31
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
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Reglamento de publicaciones
iv
Reglamento de publicaciones
Capítulo I
POLITICA EDITORIAL
1
Reglamento de publicaciones
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Reglamento de publicaciones
ART. 1.
Política editorial
El Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza (CATIE) tiene
como meta la publicación y la difusión de los resultados de las actividades de investigación, validación y adopción de tecnologías, docencia, capacitación y asistencia técnica en el campo de las ciencias agrícolas y los recursos naturales renovables. Este esfuerzo va dirigido a la comunidad científica en general; a decisores;
personal técnico y estudiantes en entidades gubernamentales, organismos no gubernamentales y universidades; extensionistas y agentes educativos; comunicadores sociales, productores y sector privado. Con esto contribuye al desarrollo
sostenible del trópico americano y, particularmente, de sus países miembros.
ART. 2.
Responsabilidad del personal del CATIE
Todo el personal profesional del CATIE (Principal, Asociado y Nacional) tiene el deber de publicar y divulgar los resultados de su trabajo.
ART. 3.
Reglamento de publicaciones
Este reglamento norma los procesos de revisión técnica, edición, producción
y aprobación de las publicaciones y es de acatamiento obligatorio para los
funcionarios del CATIE dentro y fuera de la sede en Turrialba.
ART. 4.
Publicación
Es todo material impreso, audiovisual o electrónico, elaborado por personal
del CATIE mientras rige una relación laboral contractual entre las partes o
mediante convenios suscritos con personas o instituciones afines. Otras definiciones utilizadas en este Reglamento se presentan en Anexo 1.
ART. 5.
Derechos de autor
Las publicaciones son propiedad del CATIE, salvo acuerdos previos con personas o entidades contrapartes. Las excepciones, tales como cláusulas de confidencialidad y derechos de propiedad intelectual, deben ser aprobadas por el
Director General y especificarse claramente en los términos de referencia de
los convenios y contratos que resultan en una publicación.
ART. 6.
Co-patrocinadores
Las instituciones que aporten significatívamente a la elaboración o producción
de una publicación tienen el derecho de aparecer como co-patrocinadores.
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Capítulo II
EL COMITÉ EDITORIAL
DEL CATIE
(CEC)
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6
Reglamento de publicaciones
ART. 7.
Funciones
El CEC es un cuerpo asesor del Director General en la formulación e implementación de la política editorial del CATIE. Es responsable de la creación
y eliminación de las Series del CATIE, desarrolla, divulga y supervisa la aplicación del Reglamento de Publicaciones, aprueba o rechaza las publicaciones
en las Series de competencia del CEC y vela por el contenido y la presentación de la imagen institucional.
ART. 8.
Conformación
El CEC está compuesto por nueve miembros, propuestos por el CEC y nombrados por el Director General, que representan las Dependencias de Investigación, Proyección Externa, Producción de Medios y Comunicación del
CATIE y la Biblioteca Conmemorativa Orton (BCO). Uno de los miembros
tiene funciones de Presidente, quien es propuesto por el CEC y ratificado por
el Director General.
ART. 9.
Funciones del Presidente
Representar al CEC ante las instancias del CATIE y ante los autores de las
publicaciones sometidas a consideración del CEC; velar por la aplicación de
este reglamento y la política editorial; convocar y presidir las reuniones del
CEC; elaborar las actas de las reuniones; nombrar comisiones de trabajo y
mantener organizados los archivos del CEC. El presidente podrá delegar la
representación del CEC en uno de los miembros.
ART. 10. Funciones de los miembros
Asistir a las reuniones del CEC; conocer y velar por la aplicación del reglamento y de las políticas editoriales; apoyar al Presidente en su gestión; representar al CEC en los Comités Editoriales Operativos de las Revistas del
CATIE; y cumplir con las tareas asignadas en las comisiones de trabajo.
ART. 11. Reuniones y quorum
El CEC se reunirá con periodicidad y fechas a convenir entre los miembros y
el Presidente. Las reuniones extraordinarias se acordarán de igual manera.
Para sesionar se requiere de un mínimo de cuatro miembros, incluyendo al
Presidente. Las decisiones se toman por mayoría simple. En caso de empate,
el Presidente se reserva el derecho de ejercer el doble voto.
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ART. 12. Vigencia de los nombramientos
Los miembros y el Presidente son nombrados por un período inicial de dos
años, renovables. Los representantes de las Dependencias de Producción de
Medios, Comunicación y de la Biblioteca Conmemorativa Orton son miembros permanentes del CEC.
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Capítulo III
OTRAS INSTANCIAS
VINCULADAS CON
PUBLICACIONES
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ART. 13. Director General
Autoriza las políticas, normativas y procedimientos editoriales y de publicaciones; nombra a los miembros y al Presidente del CEC y a los representantes del CEC en los Comités Editoriales Operativos de las revistas del CATIE.
ART. 14. Area de Comunicación e Informática (ACI)
Administra las revistas técnicas especializadas del CATIE, la Unidad de Producción de Medios (UPM), la Biblioteca Commemorativa Orton (BCO) y la
Unidad de Informática. El ACI asesora directa e indirectamente al Director
General (a través de su representación en el CEC) en la formulación de las
políticas de publicación e intercambio.
ART. 15. Biblioteca Conmemorativa Orton (BCO)
Lleva el registro y control de las Series y la catalogación en la fuente (elaboración de la ficha catalográfica); funge como intermediario con la Biblioteca
Nacional de Costa Rica para la asignación del ISBN; y cumple con el depósito legal de las publicaciones del CATIE.
ART. 16. Unidad de Producción de Medios (UPM)
Vela porque las publicaciones contengan los elementos de formato especificados en este Reglamento y da seguimiento al proceso de producción de las
publicaciones del Centro.
ART. 17. Auditoría Interna
Verifica el cumplimiento del Reglamento de Publicaciones e informa al Director General de la observancia (o su defecto) de las disposiciones reglamentarias por parte del personal del CATIE.
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Capítulo IV
TIPOS DE
PUBLICACIONES
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ART. 18. Series del CATIE
Para abarcar los diferentes contenidos, estilos y usuarios, se establecen las siguientes Series: Serie Técnica, Serie de Enseñanza, Serie de Bibliotecología y
Documentación, Serie Divulgativa y Serie Institucional. Las Series pueden
subdividirse en Colecciones.
ART. 19. Las publicaciones que deben ser aprobadas por el CEC
Requieren de la aprobación del CEC la Serie Técnica, la Serie de Enseñanza,
la Serie de Bibliotecología y Documentación y la Serie Institucional.
ART. 20. Las publicaciones que no requieren aprobación del CEC
No requieren de la aprobación del CEC las publicaciones de la Serie Divulgativa, las Revistas del CATIE y las Publicaciones Externas. Los contenidos
de estas publicaciones son responsabilidad de las dependencias que las generan. Las publicaciones de la Serie Divulgativa deben ajustarse a los requerimientos de formatos descritos en este reglamento, verificados por la Unidad
de Producción de Medios antes de su impresión final y contar con un número de Serie adjudicado por la Biblioteca Conmemorativa Orton.
ART. 21. Serie Técnica
Contiene resultados de investigación, procedimientos metodológicos o técnicos y recomendaciones prácticas. Está orientada hacia investigadores, docentes, estudiantes de grado y posgrado y extensionistas, por lo que su lenguaje y
estilo son de tipo técnico. Comprende informes, manuales, boletines, y actas
de reuniones técnicas.
a. Informe Técnico. Redactado en lenguaje técnico, generalmente con una
parte narrativa y una estadística, está dirigido principalmente al personal de
las instituciones nacionales y regionales.
b. Manual Técnico. Con un enfoque didáctico y especializado, describe procedimientos e incluye recomendaciones de tipo práctico. Por lo general se refiere a un solo tema, descrito en forma detallada. Se dirige principalmente a técnicos de campo o laboratorio y a extensionistas.
c. Boletín Técnico. Comprende descripciones o recomendaciones breves sobre temas específicos o procedimientos técnicos. Se dirige a investigadores,
profesionales, técnicos y lectores especializados.
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d. Actas de Reuniones Técnicas. Incluye actas de congresos, seminarios, talleres y simposios, en los cuales el CATIE es el responsable de la edición y publicación.
ART. 22. Serie Materiales de Enseñanza
Contiene publicaciones que describen metodologías y presentan información
científica y técnica sobre un tema, escritas con estilo y formato regidos por
normas pedagógicas y didácticas. El público meta son profesores y estudiantes de grado, posgrado y de capacitación.
ART. 23. Serie Divulgativa
Contiene información de utilidad práctica, dirigida a extensionistas y productores, escrita con un lenguaje sencillo y directo, enfatizando el uso de ilustraciones, en vez de cuadros y figuras con cifras estadísticas. Incluye boletines
técnicos, plegables divulgativos, cartillas ilustrativas, artículos o audiovisuales
informativos y entrevistas de opinión.
ART. 24. Serie Institucional
Contiene disposiciones legales, informes de proyectos, reglamentos, organización de dependencias, descripción de servicios e informes de actividades. Incluye informes anuales, informes de la Dirección a los órganos de gobierno
del CATIE, programas de presupuesto, informes de proyectos y convenios,
boletines institucionales, así como informes y manuales administrativos y
publicaciones misceláneas.
ART. 25. Serie Bibliotecología y Documentación
Incluye documentos que presentan y promueven los servicios bibliotecológicos y de documentación; orientan y facilitan la organización, localización y
uso de la literatura científica y técnica. El público meta son investigadores, docentes, técnicos, estudiantes, extensionistas y lectores especializados. Comprende bibliografías y directorios.
ART. 26. Publicaciones Externas
Se refiere a artículos en revistas científicas y técnicas, capítulos de libros,
actas y resúmenes de reuniones técnicas de las cuales el CATIE no tiene el
derecho de autor. Es responsabilidad de los autores incluir en estas publicaciones su filiación institucional como miembro del CATIE.
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ART. 27. Revistas del CATIE
Las Revistas del CATIE cuentan con sus propios Comités Editoriales Operativos (CEO), los cuales se encargan de velar por el cumplimiento de sus políticas editoriales y de este Reglamento. El CEO de cada Revista tendrá un
máximo de cinco miembros, incluyendo al Director de la Revista, al Editor o
Secretario Técnico y a un representante del CEC.
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Capítulo V
REVISION Y APROBACION
DE MANUSCRITOS
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ART. 28. Flujo de revisión y aprobación de manuscritos
La elaboración de las publicaciones, la revisión técnica y editorial del contenido, la verificación del cumplimiento de los requisitos de formato y la reproducción de las publicaciones siguen los siguientes pasos (ver flujograma en
Anexo 2):
a. El autor elabora un manuscrito y lo somete a la revisión técnica de dos revisores seleccionados por el autor. Este proceso de revisión y corrección, hasta la producción de un manuscrito final en su contenido técnico, se da sin la
intervención del CEC. Al final del proceso, el autor debe contar con dos formularios de evaluación (Anexo 3), en los que los revisores aceptan el contenido técnico de la versión final.
b. Los revisores deben ser especialistas en el tema del manuscrito y al menos
uno de ellos debe ser ajeno a la Dependencia a la que pertenece el autor. Esta disposición no se aplica en el caso de Actas de reuniones en las que el autor funge como editor técnico. En estos casos, es suficiente contar con un solo revisor, quien puede ser de la misma Dependencia del editor técnico.
c. El manuscrito, técnicamente completo, debe ser revisado y corregido por un
editor gramatical o de estilo, quien debe velar por la construcción de párrafos,
correcta gramática y ortografía, uso del Sistema Internacional de Unidades,
consistencia en la redacción de citas bibliográficas en el texto y en las listas de
bibliografía, correcta redacción de nombres científicos, consistencia en las jerarquías de títulos y otras sub-divisiones.
d. El manuscrito, revisado técnica y gramaticalmente, debe diagramarse y prepararse para impresión, incorporando los requisitos de formato (portada, logos, prefacio, leyenda institucional actualizada, etc.) estipulados en este Reglamento y ser sometido a la Unidad de Producción de Medios (UPM) para
su aprobación.
e. Acatadas las sugerencias de formato de la UPM, el autor remitirá el documento al CEC, el cual verificará la idoneidad de los revisores, revisará la estructura, estilo y formatos, determinará la Serie bajo la cual se publicará y solicitará, en caso necesario y antes de emitir el veredicto final, una revisión
técnica adicional. El Presidente del CEC notificará el veredicto al autor.
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Reglamento de publicaciones
Cualquier corrección o adición que el CEC recomiende, deberá ser incorporada y verificada por el Presidente del CEC.
f. El CEC remitirá el manuscrito aprobado a la Biblioteca Conmemorativa
Orton (BCO) indicando la Serie bajo la cual se publicará y solicitará la asignación del número correspondiente, la elaboración de la ficha catalográfica y
el trámite del número ISBN. El autor deberá retirar esta información en la
BCO y procederá a la producción de la publicación.
g. El autor debe entregar 5 ejemplares de la publicación final a la BCO, para
fines de intercambio y proyección externa del CATIE.
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Capítulo VI
REQUERIMIENTOS DE
FORMATO
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ART. 29. Formatos de las publicaciones
Todas las publicaciones del CATIE deben respetar los lineamientos de formato descritos en este Reglamento. Se omiten de esta disposición las Publicaciones Externas, las revistas y publicaciones en la Serie Divulgativa. En el Anexo 4 se incluyen ejemplos de los formatos exigidos en este Reglamento.
ART. 30. Elementos de formato
Las publicaciones del CATIE incluyen: 1) Cubierta anterior, 2) Contracubierta anterior, 3) Portada, 4) Contraportada, 5) Cubierta posterior, y 6) Contracubierta posterior.
ART. 31. Cubierta Anterior
En la cubierta Anterior deben aparecer el título y el logotipo del CATIE. El
tamaño del logotipo dependerá del tamaño o formato de la publicación y se
ubicará en la parte superior o inferior, dependiendo del diseño de la cubierta.
Los logotipos de otras instituciones aparecerán en caso de co-publicaciones
debidamente justificadas (Art. 5).
ART. 32. Portada
La portada incluirá los siguientes elementos: 1) En la parte superior izquierdo
debe aparecer el nombre y número de la Serie, cuyas letras iniciales irán en
mayúscula; unos dos espacios más abajo, el nombre y número de la Colección,
si fuera el caso; 2) El título y subtítulo de la obra aparecerán en el centro de
la portada, en un tipo de letra mayor que las demás, en mayúscula/minúscula
(altas y bajas) y en un solo tipo de letra; 3) En el caso de obras formadas por
dos o más volúmenes, dos espacios más abajo aparecerá el número y título del
volumen respectivo; 4) El autor, coautores, editor, o compilador de la publicación aparecerán unos espacios debajo del título, al margen derecho de la página; 5) El nombre del CATIE (in extenso), la Dependencia que genera la publicación, la ciudad y el país donde se publica la obra, así como el año de la
publicación, aparecerán centrados en espacios sucesivos en la parte inferior
de la portada.
ART. 33. Contraportada
En la Contraportada deberá aparecer: 1) En la parte superior, la leyenda institucional del CATIE. Si los hubiere, se puede incluir a continuación la leyenda de los copatrocinadores o de la Dependencia que produjo la publicación;
2) Unos dos espacios más abajo debe aparecer el "Copyright" del Centro: ©
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Reglamento de publicaciones
Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza, CATIE, Turrialba, Costa Rica y el año de la publicación; 3) Unos dos espacios más abajo aparecerá el número completo del ISBN, en negrita y en un punto mayor que el
tamaño de letra utilizado en la leyenda institucional y "Copyright"; 4) En el
caso de publicaciones de dos o más volúmenes, cada uno debe indicar el número del ISBN de la obra completa, más el ISBN de los demás volúmenes; 5)
Unos dos espacios más abajo se incluirá la ficha catalográfica, respetando el
formato emitido por la Biblioteca Conmemorativa Orton; 6) Cuando corresponda, luego de la ficha irá el número de edición, si no es la primera, el número de reimpresión, el traductor y el título original de la obra, con el ISBN original y los agradecimientos a la fuente financiadora.
ART. 34. Cubierta posterior
En la Cubierta posterior debe aparecer el lema institucional, si lo hubiera,
más la dirección del Centro (Apartado postal, teléfono, fax y el web).
ART. 35. Colofón
En la última página, aparte, deberá aparecer el colofón, el cual incluirá la empresa editorial, la impresora, el tiraje, y los créditos de edición, diagramación
y diseño, créditos de fotografías y alguna otra participación o apoyo especial.
ART. 36. Resumen Biográfico
Los textos docentes de la Serie de Enseñanza deberán incluir un resumen biográfico de los autores.
ART. 37. Revistas
En las Revistas deberá aparecer el listado vigente del personal directivo del
CATIE, así como la leyenda institucional del Centro, si la hubiese.
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ANEXOS
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ANEXO 1
DEFINICIONES
• Autor personal: Persona que tiene la responsabilidad principal de la creación del contenido intelectual (técnico o artístico) de una publicación.
• Coautor: Persona que colabora con otra u otras para producir una publicación. La co-autoría de una publicación es a veces motivo de controversia.
El orden de aparición de los autores se puede determinar por consenso ponderando la participación de cada autor en cuatro etapas básicas: 1) la formulación de la idea, el diseño intelectual de la investigación, la estrategia metodológica, etc.; 2) el desarrollo (campo, laboratorio u oficina) de la
investigación y la recolección de la información; 3) análisis e interpretación
de los resultados y de la información y 4) redacción del documento. Un cuadro, elaborado en forma participativa, que exprese las contribuciones individuales en cada etapa, puede facilitar la decisión.
• Autor corporativo: Organismo o un grupo de personas, conocido por un
nombre determinado, que puede actuar como una colectividad y es responsable intelectual de una publicación.
• Editor Técnico: Persona que prepara, estructura y revisa la publicación de
una publicación colectiva. En ciertos casos puede comprender, además, la
dirección técnica de un grupo de personas encargadas de escribir o compilar el texto.
• Editor gramatical o de estilo: Persona que revisa y corrige los aspectos filológicos de una publicación, el uso del Sistemas Internacional de Medidas, la
redacción consistente de citas y fichas bibliográficas, la redacción exacta de
nombres científicos, etc.
• Compilador: Persona que selecciona y reúne en una sola publicación, los
aportes de varios autores.
• ISBN: Número Internacional Normalizado para Libros.
• ISSN: Número Internacional para publicaciones seriadas (revistas).
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Reglamento de publicaciones
• Dependencia: El grupo técnico (Proyecto o Unidad) dentro de cuyo seno se
prepara una publicación.
• Prefacio, Prólogo e Introducción: Discurso preliminar y corto de un libro,
que puede o no ser escrito por el autor y que sirve para exponer el objetivo
y contenido de la publicación.
• Presentación y Editorial: Enmarcan una publicación dentro de los lineamientos generales de la política institucional o coyunturas importantes dentro o fuera de la institución. Pueden incluir una breve descripción del contenido y estructura de la obra. Usualmente son escritas por una persona
diferente al autor.
• Derechos reservados: Indica la prohibición de reproducir una obra, en todo
o en parte, sin autorización del autor o propietario.
• Derechos reservados de editor: Los reconocidos legalmente al publicista o
casa editorial.
• Derechos de autor: Los que conceden las leyes vigentes sobre el particular
al autor o autores de una obra.
• Derechos internacionales de autor: Sistema común de derechos de autor para proteger la propiedad literaria de escritores, compositores y artistas de
los países que son miembros de la "International Copyright Union".
• Propiedad literaria: Derecho de dominio que las leyes vigentes sobre la materia conceden al autor de una obra para usar y disponer de ella en tanto
que no se transfiere al dominio público.
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Reglamento de publicaciones
ANEXO 2
FLUJOGRAMA DE REVISIÓN Y
APROBACIÓN DE MANUSCRITOS
Manuscrito
Revisión técnica
A
U
T
O
R
Revisión editorial
UPM
Revisión formatos
CEC
Otros revisores
BCO
Autor
5 copias
Imprenta
UPM = Unidad de Producción de Medios
BCO = Biblioteca Commemorativa Orton
CEC = Comité Editorial del CATIE
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Reglamento de publicaciones
ANEXO 3
FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE MANUSCRITOS
Título:
Autor:
Público propuesto:
Medio de publicación:
Revisor (Nombre, institución):
Fecha:
Firma:
Si
-
No No aplica
Plantemiento adecuado del tema o problema
Metodología adecuada a los objetivos propuestos
Referencias bibliográficas pertinentes y suficientes
Datos bien interpretados y vinculados a conclusiones
Contribuye al conocimiento existente sobre el tema
Mantiene la imagen y la ética (profesional e institucional)
Se da crédito a personas e instituciones que han contribuído
Estructura y estilo apropiado par el público propuesto
Ilustraciones apropiadas
Recomendación:
- Aprobar publicación
- Apto para publicación, luego de revisiones menores sugeridas
- Revisar, incluir sugerencias y someter nuevamente al Comité Editorial
- No es apto para publicación
Comentarios adicionales (Si fuera necesario use el reverso de esta hoja o utilice
otras).
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Reglamento de publicaciones
ANEXO 4
EJEMPLOS DE FORMATOS
Cubierta anterior
33
Reglamento de publicaciones
Portada
34
Reglamento de publicaciones
Contraportada
35
Reglamento de publicaciones
Cubierta posterior
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