Consultar el Anexo A. Obligaciones HSE del contratista y proveedor

ANEXO A.
OBLIGACIONES HSE DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR
1. OBJETIVO
Presentar los requisitos mínimos que deben cumplir todo CONTRATISTA y proveedor en
materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente cuya intención sea prestar
servicios o suministrar productos a la organización, entendiéndose esta como Consultoría
Colombiana, sus empresas afines y los consorcios. Este documento hace parte integral del
contrato y no implica el reemplazo de las obligaciones de ley que apliquen.
2. ALCANCE
Aplica a todos los CONTRATISTAS y proveedores de la organización, y a los trabajadores
de estos o SUBCONTRATISTAS.
3. ASPECTOS NORMATIVOS GENERALES
Ley 9 de 1979
Resolución
1016 de 1989
Ley 100 de
1993
Decreto 1295
de 1994
Decreto
de 2002
1703
Decreto 510 de
2003
El empleador debe responsabilizarse de un programa permanente de medicina,
higiene y seguridad en el trabajo destinado a proteger y mantener la salud de los
trabajadores de conformidad con la Ley.
Todos los empleadores públicos, oficiales, privados, contratistas y
subcontratistas, están obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un
programa de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la presente
Resolución.
Obligación en la afiliación y cotización a pensión, salud y riesgos laborales de
todo trabajador.
Obligaciones del Empleador: Pago de la totalidad de la cotización de seguridad
social de los trabajadores a su servicio.
Obligación del empleador: Notificar a la entidad administradora de riesgos
laborales a la que se encuentre afiliado, los accidentes laborales y las
enfermedades laborales.
Cotizaciones en contratación no laboral. En los contratos en donde esté
involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural a favor de una
persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de
obra, de arrendamientos de servicio, de prestación de servicio, consultoría,
asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá
verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social
en Salud.
Las personas naturales que prestan servicios al estado o a empresas del sector
privado bajo la modalidad de contrato de prestación de servicio o cualquier otra
modalidad de servicios deberán estar afiliados al sistema general de pensiones.
1
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
Decreto
de 2003
2800 La afiliación de los trabajadores independientes a ARL se hará a través del
contratante, en las mismas condiciones y términos establecidos en el Decreto-ley
1295 de 1994.
Decreto
de 2010
1393 La celebración y cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de
prestación de servicios estará condicionada a la verificación por parte del
contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social,
conforme a la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los
artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de
salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total
de la remuneración. Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los
aportes pagados a la protección social o garantizar que estos puedan consultar
que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas. Las cotizaciones al Sistema
General de Seguridad Social en Salud deben hacerse sobre la misma base de las
cotizaciones efectuadas al Sistema de Riesgos Profesionales y de las realizadas al
Sistema General de Pensiones. Para afiliar a un trabajador, contratista o a
cualquier persona obligada a cotizar al Sistema de Riesgos Laborales debe
demostrarse que se encuentra cotizando a los Sistemas Generales de Seguridad
Social en Salud y de Pensiones.
Ley 1562 de Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en forma obligatoria:
2012
- Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante
contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas
vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con
entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles,
comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con
precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha
prestación.
- Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el
Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por
cuenta del contratante.
Decreto 723 de Se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las
2013
personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con
entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes
que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1072 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Requisito 2.2.4.6).
de 2015
Circular
Practicar los exámenes médicos laborales de ingreso, periódicos y de retiro, los
Unificada de cuales son a cargo y por cuenta del empleador.
2004
SEGURIDAD VIAL
Ley 769 de Todo vehículo debe garantizar el perfecto funcionamiento de frenos, del sistema
2002
de dirección, suspensión, señales visuales, audibles permitidas y sistema de
escape de gases; igual demostrar estado adecuado de llantas, vidrios de
seguridad, espejos y cumplir con las normas de emisión de gases que establezcan
las autoridades ambientales.
Ley 379 de La licencia de conducción habilitará a su titular para conducir vehículos
2010
automotores de acuerdo con las categorías que para cada modalidad establezca la
2
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
reglamentación que para el caso adopte el Ministerio de Transporte, estipulando
claramente si se trata de un conductor de servicio público o particular.
Decreto 19 de - Las licencias de conducción para vehículos de servicio particular tendrán una
2012
vigencia de diez (10) años para conductores menores de sesenta (60) años, cinco
(5) años para personas entre sesenta (60) y ochenta (80) años, y un (1) año para
mayores de ochenta (80) años.
- Las licencias de conducción para vehículos de servicio público tendrán una
vigencia de tres (3) años para conductores menores de sesenta (60) años y un (1)
año para mayores de sesenta (60) años.
- La revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes se realizará en
centros de diagnóstico automotor, legalmente constituidos, que posean las
condiciones que determinen los reglamentos emitidos por el Ministerio de
Transporte y el Ministerio de Ambiente, en lo de sus competencias. El Ministerio
de Transporte habilitará dichos centros, según la reglamentación que para tal
efecto expida.
Resolución 378 El mantenimiento preventivo se realizará a cada vehículo en los periodos
de 2013
determinados por la empresa, para lo cual se garantizará como mínimo el
mantenimiento cada dos (2) meses, llevando una ficha de mantenimiento donde
consignará el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas, indicando
día, mes y año, centro especializado e ingeniero mecánico que lo realizó y el
detalle de las actividades adelantadas durante la labor.
Resolución
Por la cual se expide la Guía metodológica para la elaboración del Plan
1565 de 2014 Estratégico de Seguridad Vial.
Decreto
de 2015
1079 Decreto Único Reglamentario Sector Transporte.
4. DEFINICIONES
Contratista: Persona natural o jurídica que presta servicios relacionados con el objeto
contractual de la organización de conformidad con especificaciones, plazos y condiciones
convenidos.
Proveedor: Una persona u organización que suministra productos y/o servicios a la
organización de conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidos.
Proveedor de Adquisiciones (Suministros): Es considerado un proveedor de suministros
aquella persona u organización que suministra productos y/o elementos a la organización de
conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidas. Ejemplo proveedor
de papelería, insumos, dotación, muebles, etc.
Proveedor de Mantenimiento: Es toda persona natural o jurídica que se contrata para
conseguir que las instalaciones, equipos de emergencia, redes eléctricas y equipos críticos
se conserven en condiciones óptimas de funcionamiento, previniendo las posibles averías,
fallos, incendios, cortocircuitos y accidentes en las instalaciones donde opere Consultoría
Colombiana o sus consorcios; consiguiendo así que el trabajo se realice con los niveles de
3
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
calidad y seguridad.
Contratista de Estudios: Actividad o conjunto de actividades realizadas por persona
natural o jurídica especialista, las cuales sirven con insumo para el desarrollo de cualquier
tema de tipo técnico.
Contratista de Asesorías: Persona natural o jurídica experta en el desarrollo de un tema
técnico.
Accidente de Trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional
o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del
lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo aquel que se produzca durante el traslado de
los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de
actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de
empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.
Enfermedad Laboral: Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo
inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a
trabajar.
Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas
con trabajo, bajo el control de la Organización.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organización que pueden interactuar con el medio ambiente.
Impacto ambiental: Es cualquier cambio en el medio ambiente, que sea adverso o
benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de la
Firma.
Condición de emergencia: Estado de alteración parcial o total de actividades de una
empresa, ocasionado por la ocurrencia de un evento que genera peligro inminente y cuyo
4
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
control supera la capacidad de respuesta de las personas y de la Firma.
5. CONDICIONES GENERALES
Es responsabilidad de la empresa CONTRATANTE comunicar a los CONTRATISTAS y
PROVEEDORES el presente documento y los requisitos aquí establecidos y de estos
últimos es responsabilidad cumplir con las disposiciones en materia de seguridad, salud en
el trabajo y medio ambiente que se requieran por el desarrollo de las actividades
contratadas.
6. OBLIGACIONES GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
• Proveer un ambiente de trabajo saludable y seguro, que proteja al personal de cualquier
peligro asociado con la prestación del servicio para la cual ha sido contratado. Hacen parte
del ambiente de trabajo todas las instalaciones, equipos, herramientas y demás elementos
utilizados por el CONTRATISTA , así como prácticas de trabajo.
• El CONTRATISTA deberá demostrar compromiso con el cumplimiento de la
legislación vigente sobre seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, así como las
disposiciones administrativas, reglamentarias, instrucciones escritas o verbales que sobre la
materia imparta el representante autorizado por la organización durante la ejecución de la
obra o servicio.
7. REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Estos requisitos aplican y deben verificarse durante cada una de las etapas definidas en el
proceso de adquisiciones. Se han clasificado los CONTRATISTA y PROVEEDORES por
tipo de servicio prestado:
-
Proveedor de adquisiciones (suministros).
Proveedor de transporte.
Proveedor de mantenimiento.
Contratista de estudios.
Contratista de asesorías.
7.1 REQUISITOS
(SUMINISTROS)
HSE
PARA
PROVEEDOR
DE
ADQUISICIONES
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de
adquisiciones (suministros) durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación
del servicio sea este persona natural o persona jurídica.
5
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
PARA LA
REQUISITO
INSCRIPCIÓN
PERSONA NATURAL
Registro de proveedores completamente diligenciado.
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Registro Único Tributario (RUT).
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Fotocopia de la cedula.
X
Certificación bancaria
X
Experiencia (Hoja de Vida)
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Evaluación de seguimiento en HSEQ
Planilla de pago de seguridad social
X
X
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord.
HSE según aplique
6
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
Registro de proveedores completamente diligenciado
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula del representante legal
X
Certificación bancaria
X
Brochure de la empresa
X
Registro de cámara y comercio
X
Certificación de contador publico validando el pago de
aportes a seguridad social de la empresa contratista. Se
puede presentar en su defecto certificación de EPS y
ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias)
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo
Plan anual de trabajo HSE
Evaluación de seguimiento en HSEQ
X
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
PARA LA
REQUISITO
INSCRIPCIÓN
PERSONA JURIDICA
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique.
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
X
Administración,
Administrativo o
HSE según aplique
X
Coordinador HSE
X
Coordinador HSE
Administración,
Administrativo o
HSE según aplique
X
Coord.
Coord.
Coord.
Coord.
7.2 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE TRANSPORTE
Los servicios de transporte de personal deben contratarse con empresas de transporte
legalmente constituidas. Para los casos excepcionales debe contarse con la aprobación del
Gerente de Proyecto.
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplir en la prestación de servicios
de transporte, tanto la persona jurídica (empresa de transporte), como el conductor y el
vehículo que prestaría dicho servicio, para las diferentes fases de inscripción, antes y
durante la prestación del servicio.
7
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
En el siguiente cuadro se presentan los requisitos para el proceso de inscripción del
proveedor, antes de la prestación del servicio y durante la prestación del servicio si es
persona natural o si es persona jurídica.
Registro de proveedores completamente diligenciado
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula del representante legal
X
Certificación bancaria
X
Brochure de la empresa
X
Registro de cámara y comercio
X
Resolución del Ministerio de Transporte donde se autoriza la operación como
empresa de transporte especial
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Plan estratégico de seguridad vial (PESV)
Programa de mantenimiento preventivo de vehículos
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Plan anual de trabajo HSE
La empresa de transporte debe reportar cada mes al contratante los siguientes
datos, esto mientras dure el contrato:
· Total Horas Hombre Trabajadas.
· No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).
· No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.
· No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos con
tiempo perdido ni fatalidades).
· Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).
· No. de casos reportados por Casi – Accidente.
· No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).
· No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido.
· No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos
con tiempo perdido).
· Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.
· No. de eventos reportados por accidente vehicular.
· No. de eventos reportados por incendios.
· Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA
en temas relacionados con HSE.
· No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.
· No. de días reportados por incapacidad de origen común.
· No. de ejercicios de simulacro realizados.
X
X
X
X
X
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
PERSONA JURIDICA
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Administración
Administración
Coordinador HSE
Coordinador HSE
X
Coordinador HSE
8
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
X
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Licencia de tránsito
X
X
Revisión tecnico mecánica sin observaciones
X
X
X
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
X
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Revisión técnico mecánica preventiva cada dos (2) meses
X
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Reporte de Comparendos en ceros
X
X
Administración
Registros de mantenimiento realizados al (los) vehículo (s) contratado (s)
X
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
REQUISITO
SOAT
Póliza de responsabilidad civil contractual que deberá cubrir al menos, los
siguientes riesgos:
a) Muerte
b) Incapacidad permanente.
c) Incapacidad temporal.
d)Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios.
El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60
S.M.M.L.V. por persona.
Póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir al menos los
siguientes riesgos:
a) Muerte o lesiones a una persona.
b) Daños a bienes de terceros.
c) Muerte o lesiones a dos o más personas.
El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60
S.M.M.L.V. por persona.
PARA LA
INSCRIPCIÓN
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
DOCUMENTOS DEL VEHÍCULO
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el vehículo se deben presentar los documentos para el nuevo vehículo.
9
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
X
X
Cédula de ciudadanía
X
Licencia de conducción
X
Examenes Medicos ( visual, Auditivo, Medico) fecha no superior a un año
X
X
Examenes Psicometricos ( Psicologico y Motriz) fecha no superior a un año
X
X
Consulta de comparendos
X
X
Certificación vigente de ¨Curso de Manejo Defensivo¨
X
X
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
Planilla de pago de seguridad social
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
DOCUMENTOS DEL CONDUCTOR
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Coordinador HSE
Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el conductor se deben presentar los documentos para el nuevo conductor.
Para el caso de exámenes medicos y exámenes psicosensometricos se deben presentar antes de la prestación del servicio y ademas durante la
prestación del servicio de transporte si se realiza cambio de conductor o si el conductor designado por la empresa de transporte registra un
examen superios a un año.
7.3 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE MANTENIMIENTO
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de
mantenimiento durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio
sea esta persona natural o persona jurídica.
10
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
Registro de proveedores completamente diligenciado
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula
X
Certificación bancaria
X
Experiencia (Hoja de Vida)
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Evaluación de seguimiento en HSEQ
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
PERSONA NATURAL
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Coordinador HSE
Planilla de pago de seguridad social
X
X
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara
X
X
Coordinador HSE
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
X
Coordinador HSE
HSEQ del Contratante)
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
X
Coordinador HSE
Departamento de HSEQ)
X
X
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
Coordinador HSE
Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de
X
X
Coordinador HSE
conformidad con la legislación colombiana.
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
11
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
Registro de proveedores completamente diligenciado.
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula del representante legal
X
Certificación bancaria
X
Brochure de la empresa
X
Registro de cámara y comercio
X
Evaluación de seguimiento en HSEQ
Certificación de contador público validando el pago de aportes de seguridad
social de la empresa contratista.
Planilla de pago de seguridad social
X
X
X
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
PERSONA JURIDICA
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Coordinador HSE
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara
X
X
Coordinador HSE
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
X
Coordinador HSE
Plan anual de trabajo HSE
X
Coordinador HSE
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
X
Coordinador HSE
Departamento de HSEQ)
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
X
Coordinador HSE
HSEQ del Contratante)
X
X
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
Coordinador HSE
Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de
X
X
Coordinador HSE
conformidad con la legislación colombiana.
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
7.4 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ESTUDIOS
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA
de estudios durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea
esta persona natural o persona jurídica.
12
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
Registro de proveedores completamente diligenciado
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula
X
Certificación bancaria
X
Experiencia (Hoja de Vida)
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Evaluación de seguimiento en HSEQ
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
PERSONA NATURAL
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Coordinador HSE
Planilla de pago de seguridad social
X
X
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara
X
X
Coordinador HSE
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
X
Coordinador HSE
HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique
la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
X
Coordinador HSE
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del
contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
X
X
(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)
Coordinador HSE
Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de
X
X
Coordinador HSE
conformidad con la legislación colombiana.
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
13
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
Registro de proveedores completamente diligenciado.
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula del representante legal
X
Certificación bancaria
X
Brochure de la empresa
X
Registro de cámara y comercio
X
Evaluación de seguimiento en HSEQ
Certificación de contador público validando el pago de aportes de seguridad
social de la empresa contratista.
Planilla de pago de seguridad social
X
X
X
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
PERSONA JURIDICA
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Coordinador HSE
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara
X
X
Coordinador HSE
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
X
Coordinador HSE
Plan anual de trabajo HSE
X
Coordinador HSE
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
X
Coordinador HSE
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del
contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
X
Coordinador HSE
HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique
la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
X
X
(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)
Coordinador HSE
Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de
X
X
Coordinador HSE
conformidad con la legislación colombiana.
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
7.5 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ASESORÍAS
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA
14
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
de asesorías durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea
esta persona natural o persona jurídica.
Registro de proveedores completamente diligenciado
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula
X
Certificación bancaria
X
Experiencia (Hoja de Vida)
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
X
X
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Coordinador HSE
X
X
Coordinador HSE
Evaluación de seguimiento en HSEQ
Planilla de pago de seguridad social
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
PERSONA NATURAL
X
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique
la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)
X
Coordinador HSE
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del
contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)
X
Coordinador HSE
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
X
X
(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)
Coordinador HSE
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
15
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
Registro de proveedores completamente diligenciado.
X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ
X
Registro Único Tributario (RUT)
X
Fotocopia de la cedula del representante legal
X
Certificación bancaria
X
Brochure de la empresa
X
Registro de cámara y comercio
X
Evaluación de seguimiento en HSEQ
Certificación de contador público validando el pago de aportes de seguridad
social de la empresa contratista.
X
X
Planilla de pago de seguridad social
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Plan anual de trabajo HSE
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del
contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)
X
X
X
X
X
X
A QUIEN
PRESENTAR EL
DOCUMENTO
SOPORTE
DURANTE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
REQUISITO
PARA LA
INSCRIPCIÓN
PERSONA JURIDICA
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Administración o Coord.
Administrativo según aplique
Coordinador HSE
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Administración,
Coord.
Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Coordinador HSE
Coordinador HSE
Coordinador HSE
X
Coordinador HSE
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
X
Coordinador HSE
HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique
la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
X
X
(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)
Coordinador HSE
Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de
X
X
Coordinador HSE
conformidad con la legislación colombiana.
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
8. REQUISITOS LEGALES
Todas las actuaciones del CONTRATISTA en materia de seguridad, salud en el trabajo y
16
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
medio ambiente, deben regirse por los requisitos de ley establecidos en la legislación
colombiana actual y la que entre en vigencia durante la ejecución del contrato. De igual
manera, las mencionadas actuaciones, deben orientarse al cumplimiento de las políticas,
estándares y condiciones contractuales establecidas por el CONTRATANTE.
9. CONDICIONES PARA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL
CONTRATO
9.1 INDUCCIÓN HSE DEL CONTRATISTA
Previo al inicio de las actividades del contrato, se debe realizar una reunión con el
Departamento de HSEQ del CONTRATANTE, en esta reunión participan:
-
El responsable HSE del CONTRATISTA o PROVEEDOR, según sea el caso.
El coordinador técnico de la actividad por parte del CONTRATANTE.
El coordinador HSE designado para el proyecto por parte del CONTRATANTE.
El coordinador administrativo por parte del CONTRATANTE.
Para el caso de CONTRATISTAS o PROVEEDORES del área administrativa la reunión
debe concertarse con el Jefe del Departamento de HSEQ de la organización.
La reunión tiene por objeto dar a conocer por parte del CONTRATANTE las obligaciones
que en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente (HSE) deben ser
consideradas para el desarrollo del contrato.
10. ESPECIFICACIONES PARA LA ETAPA DE EJECUCIÓN
10.1
ACCIDENTES Y CASI ACCIDENTES
Durante la ejecución de contrato el CONTRATISTA debe reportar al CONTRATANTE los
accidentes y casi accidentes en un plazo no mayor de 24 horas después de ocurrido el
evento, este reporte se debe hacer al Coordinador HSE de la Firma responsable del
proyecto y/o al Departamento de HSEQ según corresponda.
El CONTRATISTA debe investigar lo sucedido y presentar el informe al
CONTRATANTE en un plazo no mayor a 7 días hábiles si el evento no es grave; cuando el
evento sea considerado como grave o tenga consecuencias mortales en la persona afectada
los plazos no pueden ser mayor a 15 días hábiles desde el momento de ocurrido el evento.
10.2
PERMISOS DE TRABAJO
Para el desarrollo de actividades que involucren riesgos clasificados como ¨Críticos¨, es
necesario que se tramite antes del desarrollo de la actividad un ¨Permiso de Trabajo¨ el cual
tendrá validez únicamente con la firma del funcionario del CONTRATANTE responsable
de la supervisión de la actividad.
17
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
10.3
AUDITORIAS EN HSE
El CONTRATANTE en el momento que lo considere podrá realizar auditorías al
CONTRATISTA para verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales
en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente derivadas de las actividades
propias del contrato.
11. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y
MEDIO AMBIENTE
11.1
-
-
-
-
11.2
-
DEL CONTRATANTE CON EL CONTRATISTA
Impartir el Curso de Inducción en HSE al personal de la empresa CONTRATISTA
que desarrollara las actividades propias del contrato en el momento en que el
CONTRATISTA o PROVEEDOR sea requerido.
Entregar de manera formal los programas, procedimientos, instructivos o formatos
HSE que sean considerados y aplicables a los servicios y/o productos brindados por
el CONTRATISTA y que serán de obligatorio cumplimiento por parte de este y de
su personal.
Realizar inspecciones, y auditorías de HSE, en las cuales se verificará el
cumplimiento de los requisitos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
contenidos en el presente documento según lo considere pertinente el
CONTRATANTE.
La comunicación del ¨Anexo A. Obligaciones en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Medio Ambiente del Contratista y Proveedor¨, se realiza durante el proceso de
selección y evaluación inicial establecida por el CONTRATANTE y deberá ser
realizado por el responsable del proceso de contratación.
DEL CONTRATISTA CON EL CONTRATANTE
El CONTRATISTA mensualmente debe reportar al CONTRATANTE los
siguientes datos básicos durante el tiempo de ejecución de la labor contratada:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Total Horas Hombre Trabajadas.
No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).
No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.
No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos con
tiempo perdido ni fatalidades).
Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).
No. de casos reportados por Casi – Accidente.
No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).
No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido.
No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos con
18
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
•
•
•
•
•
•
•
-
-
-
-
tiempo perdido).
Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.
No. de eventos reportados por accidente vehicular.
No. de eventos reportados por incendios.
Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA en
temas relacionados con HSE.
No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.
No. de días reportados por incapacidad de origen común.
No. de ejercicios de simulacro realizados
Asistir cuando el contratante lo requiera a las capacitaciones en HSEQ las cuales
serán de obligatorio cumplimiento, sobre todo las establecidas al inicio de los
contratos. De igual manera si es un contratista frecuente el mismo deberá asistir a la
capacitación semestral a la que cite el contratante.
Recibir las auditorias en HSE que programe el CONTRATANTE.
Atender la totalidad de requerimientos en seguridad, salud en el trabajo y medio
ambiente realizado por el CONTRATANTE al CONTRATISTA.
Presentar el sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
en donde se consideren los controles de mitigación del riesgo en la salud e impactos
ambientales específicos para las actividades objeto del contrato, el cual debe
cumplir con la normatividad vigente.
El CONTRATISTA debe informar oportunamente al CONTRATANTE, sobre
cualquier hecho que afecte o pueda afectar el desempeño HSE relacionado con las
actividades propias del contrato.
Para toda persona natural se debe entregar de manera obligatoria antes de la
prestación del servicio la constancia de pago de aportes a seguridad social sin
excepción.
12. CANALES DE COMUNICACIÓN
Es necesario mantener canales de comunicación apropiados en lo referente a aspectos de
seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente durante la ejecución del contrato y que estén
relacionados con las actividades objeto de desarrollo del alcance del mismo.
Los siguientes son los aspectos mínimos que deben ser informados por el CONTRATISTA
al CONTRATANTE:
-
-
Planilla de pago de seguridad social o certificación de afiliación a seguridad social,
según sea el caso con la clasificación de riesgo.
Requerimientos, quejas, solicitudes o cualquier comunicación realizada por la
comunidad, el CONTRATANTE, o cualquier autoridad competente (en caso de que
se presenten).
Certificación de competencias para el desarrollo de actividades de alto riesgo.
Permisos de trabajo para tareas de alto riesgo (si aplica).
19
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
-
Reporte de accidentes, casi accidentes de trabajo (en caso de su ocurrencia).
Certificado de disposición de residuos (si aplica).
Cambios en el equipo de trabajo del CONTRATISTA durante el desarrollo del
contrato (si aplica).
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
13. CONSIDERACIONES GENERALES
-
-
-
-
-
El conductor que presente servicio de transporte de manera continua se debe
involucrar en las actividades de promoción y prevención que organice la empresa
CONTRATANTE, en este caso Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los
consorcios.
Se prohíbe la ingestión de bebidas alcohólicas durante el desarrollo de las labores
propias del contrato o trabajar bajo sospecha de haber consumido licor o sustancia
psicoactiva alguna es motivo de sanción por parte del CONTRATANTE.
El Coordinador Administrativo debe informarle al Coordinador HSE durante el
proceso de contratación el próximo ingreso del CONTRATISTA para la respectiva
gestión de control en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente establecida en
el presente documento.
Se debe presentar al área administrativa y/o al Departamento de HSEQ según
corresponda durante los diez (10) primeros días del mes, los aportes de seguridad
social de la (s) persona (s) que apliquen si el desarrollo de la actividad contratada
excede los treinta (30) días calendario.
Cuando se identifiquen documentos que no cumplan con los requerimientos por
falta de claridad, el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá aclarar las
inconsistencias y en ausencia de las aclaraciones el CONTRATANTE podrá dar por
terminado el contrato por inconsistencias y/o falsedad en los requisitos inicialmente
pactados.
14. SANCIONES
Es obligación del Contratista y Proveedor cumplir con los requisitos HSEQ establecidos en
el presente documento según el tipo de servicio prestado, el incumplimiento a los requisitos
establecidos generara sanciones definidas por el Contratante las cuales se relacionan a
continuación:
-
-
-
Amonestaciones por incumplimiento que afectarían la calificación de seguimiento
en HSEQ para lo cual el contratista o proveedor deberá asistir a una capacitación en
seguridad y salud en el trabajo según determine el contratante.
Si se presenta reincidencia en el incumplimiento de obligaciones HSE por parte del
contratista o proveedor se aplicaría la no contratación por un periodo de seis (6)
meses a un (1) año, el tiempo se determinara según la gravedad de la falta.
Si hay reincidencia en el incumplimiento de las obligaciones HSE por parte del
contratista o proveedor, la sanción estará relacionada con el veto definitivo y no se
volverá a contratar.
20
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
15. CRITERIOS DE EVALUACIÓN HSE
Los criterios de evaluación HSE que se relacionan en la Tabla 1 deben ser tenidos en
cuenta en el momento de realizar las evaluaciones iniciales y de desempeño HSE de
contratistas y proveedores.
Para interpretar la Tabla 1 y la manera adecuada en que se debe realizar la evaluación
en cada una de sus etapas se debe tener en cuenta para entender los criterios de
evaluación el siguiente ejemplo para proveedor de adquisiciones:
-
Al evaluar un Proveedor de ¨Adquisiciones¨, sea este persona natural o jurídica se
contempla que debe cumplir con tres (3) requisitos HSE obligatorios, si en el
momento de evaluar se encuentra que el mismo cumple con la documentación que
certifique cumplimiento de los tres requisitos la calificación que se le daría seria del
100% (puntaje según requisitos cumplidos), en caso contrario si de los tres (3)
requisitos se cumple con la documentación que certifique cumplimiento de dos (2)
de los tres (3) requisitos establecidos la calificación que se le daría seria del 80% y
para una calificación del 60% es porque solo se cumple en el momento de la
calificación con uno (1) de los tres (3) requisitos HSE.
-
El mismo criterio aplica para los Contratistas de Transporte, Mantenimiento
(persona natural o jurídica), Estudios (persona natural o jurídica), Asesorías
(persona natural o jurídica). En estos casos, cando se evalúe proveedor o contratista
según tipo de servicio prestado, se debe considerar lo establecido en la parte inferior
la Tabla 1 (puntaje según requisitos cumplidos) y de esta manera se evaluaría la
adecuada gestión HSE.
21
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02
X
Certificación de contador publico validando el pago de aportes a seguridad
social de la empresa contratista. Se puede presentar en su defecto
certificación de EPS y ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias)
Plan anual de trabajo HSE
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
X
X
X
X
X
X
X
CONTRATISTA
ASESORÍAS
PERSONA
JURIDICA
CONTRATISTA
ASESORÍAS
PERSONA
NATURAL
CONTRATISTA
ESTUDIOS
PERSONA
JURIDICA
CONTRATISTA
ESTUDIOS
PERSONA
NATURAL
MANTENIMIENTO
PERSONA
NATURAL
TRANSPORTE
REQUISITO A EVALUAR
Recibo de pago aportes a seguridad social EPS, ARL y pensión vigente,
con base de cotización correspondiente al 40% del valor del contrato
(Planilla).
Recibo de pago aportes a seguridad social (Planilla).
ADQUISICIONES
PERSONA
JURIDICA
ADQUISICIONES
PERSONA
NATURAL
TIPO DE PROVEEDOR
PMANTENIMIENTO
PERSONA
JURIDICA
Tabla 1. Criterios de evaluación HSE
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Cédula de ciudadanía
Licencia de conducción
Certificación vigente de ¨Curso de Manejo Defensivo¨
SOAT
Licencia de tránsito
X
X
X
X
Resolución del Ministerio de Transporte donde se autoriza la operación
como empresa de transporte especial
La empresa de transporte debe reportar cada mes al contratante los
siguientes datos, esto mientras dure el contrato:
· Total Horas Hombre Trabajadas.
· No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).
· No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.
· No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos
con tiempo perdido ni fatalidades).
· Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).
· Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.
· No. de eventos reportados por accidente vehicular.
· No. de eventos reportados por incendios.
· Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA
en temas relacionados con HSE.
· No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.
· No. de días reportados por incapacidad de origen común.
· No. de ejercicios de simulacro realizados.
X
X
X
Revisión tecnico mecánica sin observaciones
Póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir al menos los
siguientes riesgos:
a) Muerte o lesiones a una persona.
b) Daños a bienes de terceros.
c) Muerte o lesiones a dos o más personas.
El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60
S.M.M.L.V. por persona.
Registros de mantenimiento realizados al (los) vehículo (s) contratado (s)
Plan estrategico de seguridad vial
X
X
X
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara la
actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
X
X
X
X
1 requisito
1 requisito
2 requisitos
1 requisito
2 requisitos
2 requisitos
4 requisitos
2 requisitos
3 requisitos
PUNTAJE SEGÚN REQUISITOS CUMPLIDOS
60
70
80
90
100
1 requisito
1 requisito 7 requisitos
9 requisitos
2 requisitos 11 requisitos 1 requisito
13 requisitos
3 requisitos 15 requisitos 2 requisitos
1 requisito
1 requisito
3 requisitos
*Para el caso de ¨Adquisiciones Persona Juridica¨ es valido que se entregue el recibo de pago de aportes a seguridad social (planilla) o en su defecto la certificación de contador publico validando el
pago de aportes a seguridad social de la empresa contratista. Se puede presentar en su defecto certificación de EPS y ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias).
*Para el caso de ¨Mantenimiento Persona Juridica¨ es valido que se entregue el recibo de pago de aportes a seguridad social (planilla) o en su defecto la certificación de contador publico validando el
pago de aportes a seguridad social de la empresa contratista. Se puede presentar en su defecto certificación de EPS y ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias).
*Para el caso de ¨Estudios Persona Juridica¨ es valido que se entregue el recibo de pago de aportes a seguridad social (planilla) o en su defecto la certificación de contador publico validando el pago de
aportes a seguridad social de la empresa contratista. Se puede presentar en su defecto certificación de EPS y ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias).
*Para el caso de ¨Asesorias Persona Juridica¨ es valido que se entregue el recibo de pago de aportes a seguridad social (planilla) o en su defecto la certificación de contador publico validando el pago de
aportes a seguridad social de la empresa contratista. Se puede presentar en su defecto certificación de EPS y ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias).
-
22
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 02