Código de conducta para Proveedores

Código de conducta para Proveedores
2013
REV: 24 de enero de 2013 Introducción de Duncan Palmer, Director Financiero de Reed Elsevier
Hemos establecido estándares de comportamiento individual y corporativo altos, tal como
se detalla en el Código de ética y conducta comercial de Reed Elsevier. En representación de
nuestros accionistas, contamos con que nuestros proveedores harán lo mismo al realizar su
trabajo. El siguiente Código de conducta para proveedores de Reed Elsevier detalla nuestras
expectativas. Esperamos que todos los proveedores lo suscriban y compartan con sus
empleados.
Tenemos el compromiso de brindar apoyo a través de la Academia para proveedores de
Reed Elsevier y de los seminarios web a lo largo de todo el año. Asimismo, estamos
dispuestos a evacuar todas las dudas sobre el Código y sus disposiciones en cualquier
momento, a través de su contacto en Reed Elsevier.
Mediante un compromiso compartido para un desempeño ético, devolveremos la confianza a
nuestros respectivos clientes, empleados, inversores y otros, además de ayudar a mejorar
la reputación de ambas empresas.
REV: 24 de enero de 2013 Reed Elsevier, incluidas todas sus sucursales, divisiones, entidades operativas y agencias
autorizadas (denominadas en conjunto "Reed Elsevier"), se compromete a:




Cumplir un estándar de excelencia en todos los aspectos de nuestro negocio y en
todos los rincones del mundo.
Realizar todas nuestras operaciones de manera responsable, ética y legal.
Respetar los derechos de todas las personas, incluidas:
o la protección de los derechos humanos.
o las prácticas laborales justas y no discriminatorias.
Respetar y proteger el medioambiente.
Esperamos que todos nuestros suministradores, fabricantes, proveedores de servicios y
socios comerciales, junto con sus sucursales, filiales y empresas subcontratadas
(denominados en conjunto “Proveedores”) adquieran los mismos compromisos. Como
mínimo, es necesario que todos los Proveedores de Reed Elsevier cumplan las normas que
se describen a continuación.
Trabajoinfantil
Los Proveedores no deben utilizar mano de obra infantil.
El término “infantil” se refiere a una persona menor de 15 años (o de 14, donde la
legislación local lo permita), o bien, si es mayor, la edad legal mínima local para trabajar o
la edad a la que finaliza la educación obligatoria.
Los Proveedores que contraten personas jóvenes menores de 18 años que no se ajusten a
la definición de “infantil” también deben cumplir con todas las leyes y regulaciones
aplicables a tales personas.
Trabajoinvoluntario
Los Proveedores no deben utilizar, formar parte ni beneficiarse de ningún tipo de mano de
obra para ningún tipo de trabajo forzado, obligatorio ni involuntario, como el de
trabajadores de prisiones, con un contrato de aprendizaje, en régimen de servidumbre,
militares, esclavos o cualquier forma de trata de personas.
Coacciónyacoso
Los Proveedores deben tratar a todos los empleados con dignidad y respeto y no deben
utilizar castigos corporales, amenazas de violencia ni ninguna otra forma de acoso, abuso ni
intimidación física, sexual, psicológica o verbal.
Nodiscriminación
Los Proveedores no deben realizar prácticas discriminatorias de contratación, empleo y
abastecimiento, de términos o condiciones (incluidos compensaciones, ventajas, ascensos,
disciplina, rescisiones y jubilaciones), por motivos de raza, religión, edad, nacionalidad,
origen social o étnico, orientación sexual, sexo, estado civil, opinión política ni discapacidad,
ni en base a ninguna otra categoría protegida por la ley.
Asociación
Los Proveedores deben respetar los derechos de los empleados a asociarse, organizarse y
pactar colectivamente de manera legítima y pacífica, sin incurrir en ningún tipo de castigo ni
interferencia ilegal.
REV: 24 de enero de 2013 Saludyseguridad
Los Proveedores deben proporcionar a los empleados un lugar de trabajo seguro y salubre
que cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables y que garantice, como mínimo, un
acceso razonable al agua potable, además de disponer de instalaciones sanitarias,
protección contra incendios y de la iluminación y la ventilación adecuadas.
Asimismo, los Proveedores deben garantizar la aplicación de los mismos estándares de
salud y seguridad en todos los alojamientos que ofrezcan a los empleados.
Represalias
Los Proveedores no deben tolerar que se tome ningún tipo de represalia contra ningún
empleado que, de buena fe, informe sobre abusos, intimidaciones, discriminaciones, acosos
o sobre cualquier incumplimiento de la ley o del presente Código de conducta, ni contra
nadie que ayude en la investigación de una notificación de este tipo.
Horasdetrabajoycompensación
Esperamos que los Proveedores reconozcan que los sueldos son esenciales para satisfacer
las necesidades básicas de los empleados. Como mínimo, los Proveedores deben cumplir
con todas las leyes y regulaciones aplicables sobre sueldos y horarios (incluidas las
relacionadas con el salario mínimo, las horas extras, el número máximo de horas de
trabajo, las retribuciones por unidad y otros elementos de compensación), así como
proporcionar los beneficios obligatorios por ley. Excepto en el caso de circunstancias
empresariales extraordinarias, los Proveedores no deben exigir a sus asalariados por horas
que trabajen más que el menor de:
 una media anual de 48 horas semanales y 12 horas extras,
 los límites del número de horas normales y extras permitidas por la legislación local
o
 donde las leyes locales no limiten el número de horas de trabajo, las horas de
trabajo semanales normales para tal país más 12 horas extras.
Los empleados de los Proveedores pueden elegir voluntariamente trabajar más horas,
siempre que no estén presionados para hacerlo y que los Proveedores sigan cumpliendo con
todas las leyes, regulaciones y normas aplicables relacionadas con el número máximo de
horas de trabajo. Además, a excepción de circunstancias empresariales extraordinarias, los
empleados tendrán derecho a, al menos, un día libre por cada siete días.
Los Proveedores deben compensar a los empleados por las horas extras con las
retribuciones de prima obligatorias por ley, o bien, si no existe ninguna prescripción legal
respecto a las retribuciones de prima, con una retribución que, al menos, sea igual a la
retribución de compensación normal por horas.
En aquellos países donde las normas del sector local son más exigentes que los requisitos
legales aplicables, esperamos que los Proveedores cumplan con las normas más exigentes.
Proteccióndelmedioambiente
Los Proveedores deben cumplir con todas las leyes y regulaciones medioambientales
aplicables y deben acatar los tres principios sobre medioambiente que se exponen en el
Pacto Mundial de las Naciones Unidas (UNGC):
1) es necesario apoyar un enfoque preventivo del cambio climático;
2) llevar a cabo iniciativas para promover una mayor responsabilidad medioambiental; y
3) fomentar el desarrollo y la difusión de las tecnologías respetuosas con el medioambiente.
REV: 24 de enero de 2013 Para cumplir con estos principios, los Proveedores deben asegurarse de que los recursos y
materiales que utilicen sean:
 sostenibles
 se puedan reciclar
 se usen con eficacia para producir el mínimo de desechos; a menos que Reed
Elsevier exija explícitamente al Proveedor que utilice un producto o material
específico
 sean procesos que estén planificados, supervisados y que se realicen de forma de
asegurar que los efectos medioambientales sean minimizados.
Asimismo, donde sea factible, los Proveedores deben utilizar tecnologías que no tengan
efectos negativos sobre el medioambiente; además, cuando el impacto medioambiental sea
inevitable, deben asegurarse de minimizarlo.
Anticorrupción
Los Proveedores no deben tolerar ni permitir sobornos, malversaciones, extorsiones, cobros
de comisiones u otras formas de corrupción, ni participar en ellas, al tratar con empleados o
autoridades gubernamentales, o con cualquier persona del sector privado. Los Proveedores
deben acatar todas las leyes locales, nacionales e internacionales aplicables, incluyendo
expresamente la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras de Estados Unidos y la Ley contra
el Soborno del Reino Unido, así como el principio relacionado que se adoptó en el Pacto
Mundial de las Naciones Unidas (UNGC), que estipula que las empresas deben tomar
medidas frente a todas las formas de corrupción, incluidas la extorsión y el soborno.
Los Proveedores y sus oficiales, directores, empleados y agentes sólo deben involucrarse en
prácticas legítimas y éticas en las operaciones comerciales; no deben pagar, ofrecer, dar,
prometer o autorizar el pago directo o indirecto de nada de valor a otra parte con el objetivo
o la intención de inducir a dicha parte a hacer uso de su autoridad para ayudar al Proveedor
o a otra parte; y no debe aceptar ningún pago u otro beneficio como inducción o
compensación por cualquier acto o renunciamiento de, o en relación con, cualquier asunto o
transacción realizada por, o en representación de, Reed Elsevier.
Seguridaddelosdatospersonalesyempresariales
Los Proveedores deben gestionar y procesar los datos en nombre de Reed Elsevier única y
exclusivamente para la finalidad con la cual se recopilaron, se recibieron o se obtuvieron a
través de cualquier otro medio, según las indicaciones de Reed Elsevier, y aplicando las
medidas de seguridad técnicas y empresariales necesarias para garantizar su protección
frente a pérdidas, a modificaciones y a la divulgación o al acceso no autorizados, o a otros
tipos de procesamientos ilícitos.
Otraslegislaciones
Los Proveedores deben cumplir con la totalidad de las leyes, regulaciones, tratados y
normas del sector locales, nacionales e internacionales aplicables; incluidas (sin limitación)
las normativas que pertenecen a la fabricación, fijación de precios, venta y distribución, así
como a la seguridad de los productos y/o servicios relevantes.
En el caso de que los requisitos del presente Código de conducta sean más estrictos que la
legislación local, nacional o internacional aplicable, el Proveedor debe cumplir con el
presente Código. No obstante, si existiera algún tipo de conflicto entre los requisitos del
presente Código de conducta y los requisitos de cualquier legislación local, nacional o
internacional aplicable, el Proveedor deberá cumplir con la legislación local, nacional o
REV: 24 de enero de 2013 internacional. El Proveedor debe notificar por escrito a Reed Elsevier cualquier conflicto de
este tipo.
Subcontratación
Los Proveedores no utilizarán subcontratistas para la fabricación, la producción ni el
suministro de productos o servicios para Reed Elsevier (incluidos los componentes de los
mismos, excepto materiales como el papel, las planchas, la tinta, etc.) si previamente no se
han realizado todos los esfuerzos razonables desde la perspectiva comercial para obtener el
consentimiento explícito de Reed Elsevier por escrito ni se ha exigido al subcontratista que
firme un compromiso por escrito con el Proveedor para cumplir con el presente Código de
conducta.
Publicación
Los Proveedores deben comunicar las disposiciones del presente Código de conducta a todos
los empleados de todos los sitios de empleo que trabajan para Reed Elsevier mediante,
principalmente, la exhibición de una copia del presente Código de conducta, en el idioma
local, en un lugar accesible en todo momento por parte de los empleados, como el tablón de
anuncios de los trabajadores. Las presuntas infracciones pueden notificarse a la red de
proveedores socialmente responsables de Reed Elsevier en [email protected].
Supervisiónycumplimiento
Los Proveedores deben autorizar a Reed Elsevier y a los agentes, auditores y representantes
de terceros que éste haya designado a participar en actividades de seguimiento con el fin de
confirmar el cumplimiento del presente Código de conducta. Entre estas actividades se
incluyen: inspecciones in situ sin previo aviso de los sitios de empleo de los Proveedores y
sus empresas subcontratadas, así como de los alojamientos que proporciona la empresa;
revisiones de libros y registros relacionados con asuntos de contratación y el
medioambiente; y entrevistas privadas con los empleados. Los Proveedores deben
conservar in situ, en todos los sitios de empleo que operen para Reed Elsevier, toda la
documentación que pueda ser necesaria para demostrar el cumplimiento del presente
Código de conducta. El Proveedor puede restringir el acceso de los representantes de Reed
Elsevier a los registros y otras áreas que contengan información confidencial acerca del
Proveedor, de sus clientes y de los consumidores, así como a otros registros protegidos por
las leyes de protección de datos aplicables.
El derecho de Reed Elsevier de llevar a cabo una auditoría de cumplimiento no está sujeto a
los pedidos de compra ni a los contratos actuales. En cualquier momento, Reed Elsevier
puede llevar a cabo una auditoría de cumplimiento en un sitio de empleo que se haya
aprobado como su Proveedor activo.
Los Proveedores (o sus empresas subcontratadas) que incumplan o rehúsen permitir que el
representante autorizado de Reed Elsevier supervise las operaciones y/o los registros, serán
multados con el coste de la auditoría y los gastos de desplazamiento relacionados (entre
500 y 3.000 dólares estadounidenses, en función de la ubicación de los sitios de empleo).
Los Proveedores que proporcionen una información de contacto incorrecta o que incumplan
su actualización periódica serán multados con 1.000 dólares estadounidenses. Reed Elsevier
exigirá a todos sus representantes que lean una copia del presente Acuerdo y que acepten
el cumplimiento de sus términos antes de llevar a cabo una auditoría de los sitios de empleo
de cualquiera de sus Proveedores.
REV: 24 de enero de 2013 ACUSEDERECIBODELPROVEEDOR
Por la presente, el Proveedor abajo firmante reconoce que ha recibido el Código de conducta
para Proveedores de Reed Elsevier (el “Código”) y acepta que todos sus sitios de empleo,
sucursales, divisiones, filiales, entidades operativas, agencias autorizadas y/o empresas
subcontratadas que hagan negocios con Reed Elsevier PLC y/o con Reed Elsevier NV y/o
cualquiera de sus respectivas sucursales, divisiones, entidades operativas o agencias
autorizadas (denominadas de forma colectiva “Reed Elsevier”) reciban el Código y acaten
todos y cada uno de los términos en él estipulados.
El Proveedor acepta que su incumplimiento de alguno de los términos, condiciones,
requisitos, políticas o procedimientos de Reed Elsevier (que incluyen, pero no de forma
limitativa, los que se describen en los Términos y condiciones del Contrato o en el Código de
conducta para Proveedores de Reed Elsevier) puede dar lugar a la cancelación de todos los
pedidos existentes y el vencimiento de las relaciones comerciales entre Reed Elsevier y el
Proveedor. Asimismo, el Proveedor comprende que su acuerdo de cumplimiento del Código
de conducta para Proveedores de Reed Elsevier no obliga a Reed Elsevier a realizar ningún
pedido ni a hacer negocios con el Proveedor.
Firma:
Nombre del empleado en
letra de imprenta:
Cargo:
Empresa:
Fecha:
REV: 24 de enero de 2013 SIGNATURE_0001