Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de

El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su
Sesión Nº 2543 Ordinaria, celebrada el día 13 del mes de abril del año dos mil dieciséis, en
uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26
de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9 del Reglamento General de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBÓ:
REESTRUCTURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMO DIRECCIÓN DE
COMPRAS Y CON ELLO LA MODIFICACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES DE LA UCLA
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
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Organización y
Métodos
Fecha: 01 de abril 2016
REESTRUCTURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SU MODIFICACIÓN
COMO DIRECCIÓN DE COMPRAS
De acuerdo a la dinámica institucional de la UCLA, motivado a los cambios de las Leyes
vigentes que regulan los procesos de compras y con el propósito de contribuir con la toma de
decisiones por parte de las Autoridades competentes con respecto a una posible
reestructuración del Departamento de Compras y su modificación como Dirección de
Compras, se reúnen el Vicerrector Administrativo Profesor Edgar Alvarado, Director de
Servicios Generales Profesor Rafael Hernández, Licenciada Isbelia González, Comprador Jefe
y la Licenciada Delia Dellanira Castillo, Jefe (E) del Departamento de Organización y Métodos,
para la revisión y análisis estructural y funcional del Departamento de Compras, adscrito a la
Dirección de Servicios Generales.
El Análisis se basó en:
1. Diagnostico Organizativo.
2. Formulación de la Propuesta.
1. Diagnostico Organizativo.
En el año 2007, el Consejo Universitario, en Sesión Ordinaria Nº 1777, aprobó el Manual de
Organización Normas y Procedimientos del Departamento de Compras, como unidad
dependiente de la Dirección de Servicios Generales, constituida por dos secciones: Sección de
Licitaciones e Importaciones y Sección de Compras Ordinarias. Su principal objetivo es:
“Gestionar la adquisición de bienes y servicios que requieren las Unidades Académicas y
Administrativas de la UCLA, de acuerdo a las leyes, reglamentos y normativas internas
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
establecidas, garantizando las mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad y
cumpliendo con los principios de economía, transparencia, publicidad, igualdad y competencia”.
Estructura Organizativa del Departamento de Compras
En la actualidad el Departamento de Compras esta designado como Unidad Contratante de la
UCLA para los procesos de Consultas de Precios, Contrataciones Directas y Modalidades
Excluidas para la Adquisición de bienes y Contratación de servicios, facultada por los cambios
que ha presentado la Ley de Contrataciones Públicas vigente, según Decreto 1.399 con Rango
Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, que a su vez fueron aprobadas por el
Consejo Universitario en Sesión N° 2.444, de fecha 25-05-2015. A su vez, el Jefe del
Departamento de Compras es Miembro Principal de la Comisión de Contrataciones, lo que ha
hecho que el Departamento tenga un crecimiento vertiginoso en las actividades y procesos de
contrataciones que a diario se evidencia en el trabajo mancomunado y en armonía que realiza
en conjunto con las unidades ejecutoras de la Institución, a los fines de lograr resultados
acordes a las metas Institucionales, además este Departamento presenta una relación directa
con el Vicerrectorado Administrativo y con las demás Autoridades Universitarias donde se
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
requiere de su colaboración para tomar decisiones y autorizar procedimientos específicos e
importantes.
2. Formulación de la Propuesta.
Una vez efectuada la revisión y evaluación documental, en aprovechar eficientemente el
talento humano disponible, en dar respuestas oportunas y pertinentes y en mantener el
cumplimiento con las Leyes y Órganos que la regulan, el Departamento de Organización y
Métodos, efectúa el análisis de viabilidad y procedencia para la reestructuración del
Departamento
de
Compras
y
su
modificación
a
Dirección
de Compras. A tales
efectos se
sugiere su conformación como Dirección y resultante de la misma, la creación de dos
Departamentos, agrupados de acuerdo a sus funciones medulares: Departamento de
Contratación de Bienes y Servicios y Departamento de Administración de Contratos, dicha
propuesta deriva del hecho de que cada una de estas funciones requiere ser desarrollada a
través de varias actividades lógicamente concatenadas y éstas a su vez agrupadas de acuerdo
a los procesos fundamentales que se ejecutan en la Dirección, quedando por consiguiente
modificada a su vez la Estructura Organizativa de la Dirección de Servicios Generales.
Luego del estudio realizado y como producto de la revisión y análisis estructural y funcional
efectuado por el Vicerrectorado Administrativo, Dirección de Servicios Generales,
Departamento de Compras y el Departamento de Organización y Métodos, y basado en los
artículos 12 y 120 del Reglamento General de la UCLA, se procede a la presentación de la
siguiente propuesta:
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
RECTORADO
CÓDIGO:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE COMPRAS
UNIDAD ORGÁNICA
Dirección de Compras
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Vicerrectorado Administrativo
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Departamento de Contratación de Bienes y Servicios
Departamento de Administración de Contratos
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN
DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE
CONTRATACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
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RECTORADO
CÓDIGO:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE COMPRAS
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OBJETIVO:
Planificar y coordinar la adquisición de bienes y contratación de servicios que requieren las
Unidades Académico-Administrativas de la UCLA, mediante un proceso soportado en los
principios de economía, transparencia, publicidad, igualdad, competencia y de acuerdo con las
leyes, reglamentos y demás normativas aplicables; a fin de garantizar el normal funcionamiento
de la Institución.
FUNCIONES:
1. Establecer políticas institucionales pertinentes para la adquisición de bienes y servicios.
2. Coordinar y dirigir el proceso de elaboración del Plan Anual de Compras de la institución,
según procedimientos establecidos por el ente gubernamental competente.
3. Analizar los reportes obtenidos del Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), a fin de
asegurar la veracidad de la información transcrita.
4. Planificar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y contratación de
servicios, direccionando los procesos a los departamentos que corresponda.
5. Coordinar la elaboración del presupuesto base para las modalidades de contratación.
6. Supervisar el procesamiento de las requisiciones de bienes y servicios.
7. Controlar el proceso de programación de compras en toda la institución, sobre manera
aquellas adquisiciones que serán objeto de un proceso de contratación.
8. Controlar el proceso de rendición mensual de todas las adquisiciones de bienes,
contrataciones de servicios y ejecución de obras de cada trimestre, en el módulo Sumario
de Contrataciones del Servicio Nacional de Contrataciones (SNC).
9. Coordinar el proceso de verificación de solvencias (laboral y seguro social obligatorio), de
los proveedores de bienes y servicios inscritos en el Registro Nacional de Contrataciones, a
los fines de la emisión de la Solicitud de pago de las ordenes de compras.
10. Dirigir el proceso de selección y adjudicación de proveedores para lograr una apertura a la
competencia y ofertas, en los procesos que corresponda.
11. Fomentar la transparencia y equidad en las relaciones con los proveedores, a través del
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
seguimiento de adquisición de bienes y contratación de servicios.
12. Promover una fluida comunicación con las unidades académico-administrativas, en lo
referente a los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, en pro de la
eficiencia de dichos procesos.
RECTORADO
CÓDIGO:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE COMPRAS
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FUNCIONES:
13. Procesar telefónicamente o vía correo electrónico, las consultas realizadas por unidades
académico-administrativas en lo concerniente al Plan Anual de Compras y su respectiva
rendición.
14. Mantener un canal de comunicación con los proveedores a fin de tratar lo referente a
precios, tiempos de entrega, crédito y calidad de los insumos que se adquieran, en pro de la
optimización y funcionalidad de los procesos de compras.
15. Elevar informes a las instancias correspondientes, a fin de que sean analizadas las
variables más significativas de los procesos inherentes a la adquisición de bienes y
contratación de servicios.
16. Supervisar la actualización del sistema de precios de bienes y servicios de la unidad, a fin
de obtener datos estadísticos confiables de los procesos de compras.
17. Elaborar las solicitudes de pago correspondientes a las Órdenes de Compras y de Servicio.
18. Coordinar el trámite de las compras por importaciones realizadas por las diferentes
unidades académico-administrativas.
Analizar los reportes obtenidos del Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), a fin de
verificar la información transcrita, que permita procesar las compras centralizadas
programadas por las unidades para la solicitud de adquisiciones.
19. Promover un permanente canal de comunicación con las Unidades ejecutoras de
presupuesto.
20. Supervisar que la evaluación de desempeño de los contratistas sea realizada dentro de los
lapsos estipulados por la ley.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
21. Gestionar ante el Sistema Nacional de Contrataciones, la entrega de los reportes
correspondientes a la programación y ejecución de las compras a nivel institucional.
22. Tramitar la presentación de informes de gestión y/o recomendación de los procesos, ante
la Dirección.
23. Mantener seguimiento continuo a las modificaciones de leyes, normas y reglamentos
establecidos a nivel nacional y de la institución, que incidan en los procesos internos de
compras.
24. Mantener seguimiento continuo y difusión institucional a las modificaciones de leyes,
normas y reglamentos establecidos a nivel nacional, que incidan en los procesos internos de
compras.
25. Ejecutar el presupuesto y administrar los recursos físicos y financieros asignados a la
Dirección, a fin de proveer los insumos y servicios que permitan dar un soporte técnico
para su buen funcionamiento.
26. Cualquier otra función que le sea asignada por las autoridades correspondientes.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
RECTORADO
CÓDIGO:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
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UNIDAD ORGÁNICA:
Departamento de Contratación de Bienes y Servicios
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Dirección de Compras
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Ninguna
OBJETIVO:
Programar, ejecutar y supervisar los procesos de contratación de bienes y servicios, mediante
el cumplimiento de lo establecido en las leyes que rigen la materia y normativas internas, a
objeto de cubrir eficientemente necesidades de materiales, bienes y servicios de las Unidades
Académico-Administrativas de la Institución.
FUNCIONES:
1.
Ejecutar, supervisar y evaluar el procesamiento y consolidación de las requisiciones de
bienes y solicitudes de servicios según los procedimientos establecidos para tal fin.
2.
Dirigir y ejecutar los procesos de contrataciones nacionales e internacionales según
corresponda.
3.
Preparar el Presupuesto Base para las modalidades de contratación, incluyendo todas las
actividades que ello conlleve, para cualquiera de los procesos de selección de contratistas.
4.
Remitir a la Comisión de Contrataciones, los Informes de Recomendación correspondientes
a las Consultas de Precios derivadas de Concursos Cerrados que hayan sido declarados
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
desiertos por la Comisión de Contrataciones.
5.
Verificar vigencias de Certificado de Registro Nacional de Contratistas (RNC), Solvencia
del Seguro Social Obligatorio (SSO) y Solvencia Laboral.
RECTORADO
CÓDIGO:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
Pág.
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FUNCIONES:
6.
Analizar y elaborar los pliegos o condiciones de la contratación, correspondiente a las
consultas de precios, contrataciones directas y modalidades excluidas, propias de la
Dirección.
7.
Coordinar la actualización del pliego de condiciones derivados del agotamiento de los
procesos de contratación ejecutados por la Comisión de Contrataciones.
8.
Realizar consulta de precios en el mercado con el fin de determinar costos de bienes y
servicios, que constituyan soporte a la hora de asignar oferentes.
9.
Analizar y registrar los precios referenciales y mantenerlos actualizados en el sistema que
maneja la Dirección.
10. Mantener registros y seguimiento de las requisiciones a fin de informar a las unidades
académicas y administrativas de manera oportuna.
11. Efectuar seguimiento de las órdenes de compras y órdenes de servicio procesadas,
servidas y no servidas.
12. Gestionar la presentación de informes relacionados a los procesos de contratación, ante el
(la) Director(a) de Compras.
13. Estructurar los expedientes de las contrataciones públicas.
14. Procesar consultas de las unidades académicas y administrativas en lo concerniente a los
procesos de contratación.
15. Cualquier otra función que le sea asignada por la autoridad competente.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
RECTORADO
CÓDIGO:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS
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UNIDAD ORGÁNICA:
Departamento de Administración de Contratos
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Dirección de Compras
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Ninguna
OBJETIVOS:
Coordinar, ejecutar y evaluar el proceso de contratación de bienes y servicio, a través de la
emisión de las órdenes de compras, órdenes de servicios, contratos marcos y órdenes de
entrega, según lo establecido en la Ley de Contrataciones y la normativa interna de la
institución, a fin de satisfacer las demandas Institucionales de manera oportuna y pertinente.
FUNCIONES:
1. Procesar los contratos marcos, órdenes de entrega, órdenes de compra y órdenes de
servicio, según los procedimientos dispuestos para tal fin.
2. Mantener registros y seguimiento de las requisiciones a fin de informar a las unidades
académicas y administrativas de manera oportuna.
3. Mantener actualizado los expedientes de las contrataciones públicas y el archivo de
documentos pertinente a cada proceso de contratación.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
4. Procesar y aprobar los ajustes correspondientes a las órdenes de compras.
5. Coordinar el proceso de Evaluación de Desempeño de los proveedores a los que se le haya
asignado una orden de compra u orden de servicio, según el formulario emitido por el
Sistema Nacional de Contrataciones y presentarlo ante el (la) Director(a) de Compras.
6. Mantener un canal de comunicación adecuado con la Comisión de Contrataciones de la UCLA.
RECTORADO
CÓDIGO:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS
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FUNCIONES:
7. Gestionar la presentación de informes relacionados a las modalidades de contratación
procesadas, servidas y no servidas ante el (la) Director (a) de Compras.
8. Procesar consultas de las unidades académicas y administrativas en lo concerniente a las
compras directas.
9. Cualquier otra función que le sea asignada por la autoridad competente.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
CÓDIGO:
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REESTRUCTURACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
De acuerdo a la modificación estructural efectuada a lo que anteriormente se
denominaba Departamento de Compras, ahora denominado Dirección de Compras
y a la incidencia que esta ha tenido sobre la Estructura Organizativa de la
Dirección de Servicios Generales, la misma quedará representada de la siguiente
manera:
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
UNIDAD ORGÁNICA
Dirección de Servicios Generales
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Vicerrectorado Administrativo
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Departamento de Administración
Departamento de Servicios
• Sección de Mensajería
• Sección de Limpieza y Mantenimiento Áreas Verdes y Fumigación
• Sección de Imprenta y Reproducción
Departamento de Seguridad y Vigilancia
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE
SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS
SECCIÓN DE
MENSAJERÍA
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD Y VIGILANCIA
SECCIÓN DE LIMPIEZA
SECCIÓN DE
Y MANTENIMIENTO
IMPRENTA Y
ÁREAS
VERDES Y del Departamento de Compras como Dirección de Compras
Reestructuración
REPRODUCCIÓN
FUMIGACIÓN
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
CÓDIGO:
Pág. 1 / 2
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
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OBJETIVO
Gerenciar la prestación oportuna de los servicios de áreas verdes, limpieza y vigilancia dentro
de la Universidad, mediante la supervisión y control de los mismos y de acuerdo con las
políticas, normas y reglamentos vigentes, para garantizar un eficiente funcionamiento de las
actividades universitarias.
FUNCIONES
1.
Administrar los servicios de la Universidad relacionados con áreas verdes, limpieza y
vigilancia, de acuerdo con las políticas, normas y reglamentos vigentes.
2.
Coordinar las actividades de las unidades subordinadas a la Dirección.
3.
Direccionar los procesos administrativos con el propósito de la efectiva distribución y
utilización de los recursos materiales y financieros disponibles para garantizar la
ejecución de los servicios básicos de la Universidad.
4.
Establecer políticas relacionadas con los contratos de arrendamiento de inmuebles.
5.
Autorizar los pagos a realizarse para cancelar los servicios básicos (agua, luz, teléfono,
etc.).
6.
Participar en los procesos de contratación para la adquisición de bienes y/o servicios,
cuando sea requerido por la Comisión de Contrataciones, a los efectos del Análisis Técnico
de las ofertas.
7.
Establecer las normas y procedimientos que se requieren para el funcionamiento de todos
los servicios que debe prestar la Dirección e informar a toda la comunidad universitaria,
acerca de los mismos.
8.
Administrar los recursos presupuestarios y financieros otorgados a la Dirección.
9.
Cogestionar, junto con el Vicerrectorado Administrativo
universitarias, asuntos relacionados con la Institución.
y
demás
autoridades
10. Las demás funciones que le sean asignadas por las autoridades correspondientes.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
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UNIDAD ORGÁNICA
Departamento de Administración
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Dirección de Servicios Generales
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Ninguna
OBJETIVO
Administrar los recursos presupuestarios y financieros asignados a la Dirección de Servicios
Generales, atendiendo a las normas, procedimientos y reglamentos establecidos que aseguren
el adecuado funcionamiento de los servicios para la Universidad.
FUNCIONES
1. Preparar el plan operativo y presupuesto de la Dirección de forma conjunta con los
departamentos adscritos y presentarlo para su aprobación.
2. Administrar el fondo rotatorio asignado a la Dirección, cumpliendo con lo estipulado en los
reglamentos y normas establecidas para tal fin.
3. Elaborar la ejecución física y financiera y presentarla para su revisión y aprobación.
4. Gestionar los compromisos, ajustes presupuestarios y traslados de partidas ante la
Dirección de Programación y Presupuesto.
5. Consolidar la información de los departamentos para la elaboración de la memoria y cuenta
de la Dirección.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
6. Gestionar los requerimientos de insumos y recursos tanto materiales, físicos y humanos
necesarios para el óptimo funcionamiento de la Dirección.
7. Atender los requerimientos que presenten los Departamentos adscritos a la Dirección en
cuanto a trámites administrativos se refiere.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
Pág. 2 / 2
FUNCIONES
8. Custodiar los materiales e insumos para la prestación de los servicios para la Universidad.
9. Distribuir los insumos y recursos de la Dirección de acuerdo a la solicitud de las Unidades.
10. Gestionar el pago de los servicios básicos de la Universidad (agua, electricidad, aseo
urbano y teléfono).
11. Gestionar el pago de los servicios que prestan los contratistas a la Universidad, cuando sea
requerido.
12. Brindar apoyo logístico administrativo a los diferentes departamentos de la Dirección.
13. Presentar informes administrativos y financieros de la gestión realizada ante la Dirección
y otras unidades que lo requieran.
14. Cualquier otra función que le sea asignada por las autoridades competentes.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
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UNIDAD ORGÁNICA
Departamento de Servicios
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Vicerrectorado Administrativo
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Sección de Mensajería
Sección de Limpieza y Mantenimiento Áreas Verdes y Fumigación
Sección de Imprenta y Reproducción
OBJETIVO
Coordinar los servicios que requiere la Universidad, de acuerdo a las normativas establecidas,
para dar una respuesta oportuna y eficiente a los requerimientos de las diferentes unidades.
FUNCIONES
1.
Coordinar y supervisar los servicios que requiere la Universidad en materia de mensajería,
limpieza, mantenimiento áreas verdes, mantenimiento y reparación de los equipos de
oficina, imprenta y reproducción.
2.
Atender las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de oficina y
reproducción de todas las dependencias de la UCLA.
3.
Coordinar el servicio de limpieza de edificaciones y mantenimiento de áreas verdes
realizado por el personal interno y por las empresas contratadas considerando lo señalado
en los contratos establecidos.
4.
Efectuar los trámites administrativos para la adquisición y administración de pólizas de
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
seguros de la UCLA.
5.
Efectuar el control para el pago de los servicios básicos de la Universidad (agua, luz, aseo
urbano y teléfono).
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
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FUNCIONES
6.
Participar en la contratación de servicios especializados que permita el mantenimiento
preventivo y correctivo de equipos de reproducción, fotocopiado y de oficina en general.
7.
Coordinar el servicio de reproducción y fotocopiado de los documentos universitarios.
8.
Coordinar los contratos de seguros de Bienes Patrimoniales, incluyendo el pago.
9.
Tramitar con la empresa de seguro las indemnizaciones a que hubiere lugar.
10. Coordinar la recepción y entrega de la caución por parte de los empleados de la UCLA ante
la Hacienda Pública Nacional.
11. Garantizar la operatividad de los bienes inmuebles y locales arrendados que permita un
servicio de calidad a la comunidad universitaria.
12. Coordinar, con administración, el pago de las concesiones y el servicio prestado por los
contratos de los diferentes servicios.
13. Vigilar el cumplimiento de las cláusulas establecidas en los documentos de concesión
elaborados para el funcionamiento de los cafetines, centros de copiado y centros de
comunicaciones.
14. Coordinar las actividades de la sección de mensajería.
15. Coordinar y ejecutar la recarga de todos los extintores de la Universidad.
16. Coordinar y ejecutar la logística para las fumigaciones de todas las áreas de la
Universidad.
17. Coordinar y ejecutar el bote de desechos vegetales y basura no tóxica a través de la
contratación de empresas privadas.
18. Efectuar los trámites para la incorporación de servicios de agua, luz, aseo urbano y
teléfono en nuevas sedes de la Universidad.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
19. Efectuar seguimiento al servicio que prestan las empresas del Estado a la Universidad en
cuanto a agua, luz, aseo urbano y teléfono; para un servicio permanente y continuo.
20. Presentar informes administrativos de la gestión realizada ante las autoridades de la
UCLA.
21. Cualquier otra función que le sea encomendada por las autoridades competentes.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
SECCIÓN DE MENSAJERÍA
Pág. 1 / 1
UNIDAD ORGÁNICA
Sección de Mensajería
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Departamento de Servicios
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Ninguna
OBJETIVO
Efectuar labores de mensajería a través de la distribución, entrega y retiro de
correspondencia, como apoyo a las actividades de las unidades de la Institución.
FUNCIONES
1. Atender servicio de mensajería según solicitudes de las diferentes unidades de la
Institución.
2. Programar el servicio de mensajería para cumplir con los requerimientos de las unidades.
Reestructuración del Departamento de Compras como Dirección de Compras
y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
Gaceta Universitaria N° 154
3. Coordinar y llevar un registro del personal operativo asignado a la unidad.
4. Dar respuesta a las solicitudes de las diferentes unidades de la Universidad sobre las
correspondencias internas y externas, trámites bancarios, entre otros.
5. Vigilar el cumplimiento de las normativas de mensajería a nivel Institucional.
6. Mantener un registro actualizado y estadísticas del servicio de mensajería realizado por la
unidad.
7. Controlar los equipos, herramientas que se utilicen en las labores de mensajería.
8. Presentar informes al Departamento de Servicios sobre las actividades realizadas.
9. Cualquier otra función que le sea encomendada por las autoridades correspondientes.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
SECCIÓN DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO ÁREAS
VERDES Y FUMIGACIÓN
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UNIDAD ORGÁNICA
Sección de Limpieza y Mantenimiento Áreas Verdes y Fumigación
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Departamento de Servicios
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Ninguna
OBJETIVO
Ejecutar la limpieza y mantenimiento de las áreas verdes y fumigación en la Universidad,
cumpliendo con la planificación y normas establecidas, para la conservación de los espacios que
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y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
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propicie un equilibrio ecológico y mejoramiento de la imagen urbana de la Institución.
FUNCIONES
1.
Planificar y coordinar el servicio de limpieza y mantenimiento de áreas verdes y fumigación
en las diferentes áreas de las edificaciones de la Universidad
2.
Supervisar el cumplimiento de las cláusulas indicadas en los contratos de limpieza de
edificaciones y mantenimiento áreas verdes y fumigación en las diferentes áreas de la
Universidad.
3.
Atender solicitudes especiales de limpieza de las diferentes unidades de la Institución.
4.
Distribuir el material de limpieza en las diferentes áreas de las edificaciones de la
Universidad.
5.
Organizar los operativos de limpieza y mantenimiento de áreas verdes y fumigación.
6.
Presentar informe al Departamento de Servicios sobre las actividades realizadas.
7.
Cualquier otra función que le sea encomendada por las autoridades competentes.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
SECCIÓN DE IMPRENTA Y REPRODUCCIÓN
UNIDAD ORGÁNICA
Sección de Imprenta y Reproducción
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Departamento de Servicios
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UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Ninguna
OBJETIVO
Efectuar los trabajos de reproducción, imprenta y encuadernación que sean requeridos por las
unidades, de acuerdo con las normas establecidas en esta materia, como apoyo al cumplimiento
de las actividades en la Universidad.
FUNCIONES
1. Editar y reproducir documentos de carácter administrativo y académico que sean
requeridos por las diferentes unidades de la Institución.
2. Apoyar a los decanatos y demás dependencias de la Institución en lo referente a
reproducción y encuadernación de material educativo.
3. Atender y ejecutar los requerimientos de impresión, reproducción y encuadernación para
las actividades docentes, administrativas y de extensión, así como de entes externos que
tengan relación con la Universidad.
4. Apoyar a las unidades de reproducción de los diferentes Decanatos.
5. Presentar informe al Departamento de Servicios sobre las actividades realizadas.
6. Cualquier otra función que le sea asignada por las autoridades correspondientes.
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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
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UNIDAD ORGÁNICA
Departamento de Seguridad y Vigilancia
UNIDAD DE LA CUAL DEPENDE:
Dirección de Servicios Generales
UNIDADES ORGÁNICAS SUBORDINADAS:
Ninguna
OBJETIVO
Administrar el servicio de seguridad y vigilancia de la UCLA, mediante la planificación, control
y supervisión del personal, para el resguardo de los bienes y personas de la Institución.
FUNCIONES
1. Supervisar, controlar, ejecutar y evaluar el servicio de vigilancia para el resguardo de los
bienes, personas e instalaciones de la Institución de manera conjunta con las direcciones y
demás unidades de la Universidad.
2. Supervisar el cumplimiento de las cláusulas establecidas en los contratos de vigilancia con
la empresa privada.
3. Supervisar y registrar, a través de los diferentes puestos de servicio, la entrada y salida
de bienes muebles en la Institución.
4. Procesar las quejas y reclamos sobre los hechos inherentes al servicio de vigilancia
efectuando los correctivos necesarios para el mejoramiento del servicio.
5. Mantener relaciones interinstitucionales con organismos de seguridad del Estado.
6. Planificar y ejecutar el servicio de vigilancia requerido por las diferentes dependencias de
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la Universidad; utilizando para ello el personal de vigilancia interna y privada.
7. Presentar informes periódicos a la Dirección de Servicios Generales y al Vicerrectorado
Administrativo.
8. Las demás que le sean asignadas por las autoridades correspondientes.
Dado, sellado, firmado en la Sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado” en su Sesión N° 2543 Ordinaria, celebrada el día 13
del mes de abril del año dos mil dieciséis.
Dr. Francesco Leone Durante
Rector
Prof. Edgar Rodríguez León
Secretario General (E)*
*Secretario General (E) de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”,
designado conforme consta en Gaceta Universitaria Extraordinaria N° 144 y
de acuerdo al artículo 9 del Reglamento General de la UCLA.
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y con ello la Modificación de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA
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