Programa Secretarias Nivel Alta Dirección
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DIPLOMA PARA SECRETARIAS NIVEL ASISTENTE ALTA DIRECCION (208 HORAS) Presentación La Unidad de D.O. y Capacitación de la Universidad de Chile, realizó un estudio sobre las competencias que deben presentar todas las secretarias de nuestra institución. La conclusión de dicho estudio indicó que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias: 1. 2. 3. 4. Conocimientos técnicos del cargo (Rol, Redacción, Contabilidad, Archivos) Manejo Computacional Servicio al Cliente Trabajo en Equipo En este contexto, junto a MANPOWER hemos implementando el Programa de Formación Continua para Secretarias de la Universidad de Chile que permita a las interesadas asumir su cargo con confianza, profesionalismo y mayor autonomía, contribuyendo de este modo a su desarrollo personal y profesional, así como al desempeño de sus actividades laborales. Adicionalmente, un segundo objetivo es poder certificar el conocimiento y la experiencia de las secretarias de la Universidad. Siendo así, el programa cuenta con dos niveles, los cuales son: Secretariado Nivel Asistente Ejecutiva Experta Secretariado Nivel Asistente de Alta Dirección El plan de estudios es el siguiente: NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA NIVEL ASISTENTE DE ALTA DIRECCION COMPETENCIAS (207 HORAS) (208 HORAS) C. Técnicas: Manejo Computacional Excel básico intermedio Procesador de texto Excel intermedio avanzado Word avanzado, correo electrónico, internet y presentaciones eficaces Autocuidado: autoconocimiento y Redacción empresarial desarrollo personal C. Técnicas: Ceremonial y protocolo Redacción avanzada Conocimientos Técnicos del Contabilidad básica Gestión de eventos Cargo Comunicación y relaciones interpersonales Comunicación para la gestión C. Transversales Servicio al Cliente C. Transversales Trabajo en Equipo Servicio al cliente I Taller Trabajo en equipo I Taller Habilidades de autogestión Servicio al cliente II: Taller experimental Taller de Trabajo en equipo II (Nivel avanzado) Continuando con este programa, se ofrece el Diploma para Secretarias: Nivel de Asistente Alta Dirección, para las secretarias que deseen continuar el proceso de actualización de sus conocimientos. Requisitos de Inscripción 1. DEBE POSTULAR A TRAVÉS DE www.postulacion.uchile.cl (EN LA FECHA DE POSTULACIÓN). 2. El curso está destinado a Secretarias que desempeñen sus funciones en la Universidad de Chile y hayan realizado el primer nivel de Asistente Ejecutiva Experta, en Manpower. 3. El curso se realizará con 12 personas inscritas con rentas imponibles inferiores a 25 UTM. 4. Para inscribirse deberán solicitar la inscripción y autorización de sus jefaturas. 5. Informar al Coordinador de Capacitación, quién enviará la Inscripción Oficial a la Unidad de Capacitación Central. 6. Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican, mediante Carta de Compromiso entregada por su coordinador de capacitación. Lugar, Fechas y Horarios de Clases Las clases se realizarán en Paulino Alfonso 351, Santiago Centro (Metro Universidad Católica). Postulaciones desde 02 hasta el 28 de abril de 2015. INICIO TERMINO DIAS DE CLASES HORARIO Excel intermedio avanzado 22 de julio de 2015 30 de septiembre de 2015 Miércoles 17:00 a 20:00 Word avanzado, Internet Y Outlook 06 de mayo de 2015 08 de julio de 2015 Miércoles 17:00 a 20:00 14 de octubre de 2015 19 de noviembre de 2015 Miércoles 17:00 a 20:00 05 de mayo de 2015 09 de junio de 2015 Martes 17:00 a 20:00 23 de junio de 2015 25 de agosto de 2015 Martes 17:00 a 20:00 08 de septiembre de 2015 20 de octubre de 2015 Martes 17:00 a 20:00 07 de mayo de 2015 25 de junio de 2015 Jueves 17:00 a 20:00 09 de julio de 2015 27 de agosto de 2015 Jueves 17:00 a 20:00 25 de noviembre de 2015 Martes 17:00 a 20:00 22 de octubre de 2015 Jueves 17:00 a 20:00 CURSO Presentaciones efectivas Técnicas de autocuidado autoconocimiento y ergonomía Redacción empresarial avanzada Gestión de Eventos Comunicación en la gestión empresarial Servicio al cliente II - Taller experimental Taller de resolución de problemas Liderazgo y Trabajo en Equipo 04 de noviembre de 2015 10 de septiembre de 2015 Contenidos EXCEL INTERMEDIO AVANZADO 30 HORAS Repaso de materias: Descripción y uso barra de herramientas. Uso de fórmulas y fórmulas complejas • Crear fórmulas elementales (básicas, estadísticas) • Crear fórmulas con condicionalidad simple • Uso óptimo del asistente para funciones • Uso de referencias fijas (celdas, rangos) en funciones Análisis de Información • Uso del asistente para gráficos • Manejo de filtros simples • Manejo de filtros avanzados • Uso del asistente para tablas dinámicas Funciones • Asistente para funciones • Calcular promedios • Funciones de Fecha y Hora, Contar. Si, Sumar, Si, Buscar. Si, Extraer. • Concatenación • Funciones Estadísticas • Utilizar la función lógica =Di • Definir y usar nombres de rango • Manejar la función estadística para base de datos: =DB Gráficos • Crear gráficos • Cambiar el formato a un gráfico • Administrar los formatos de un gráfico Bases de datos • Manejo de errores en Excel • Análisis de datos estadísticos • Manejo de bases de datos • Comunicación de Excel con bases de texto • Creación de consultas a través de Microsoft Query • Importación de datos a Excel Elementos y Macros • Introducción y definición de conceptos, propiedades y métodos • Definición de estructuras de control • Uso del grabador de macros • Grabar una macro • Ejecutar una macro • • • • • Ejecutar macro desde un botón de la barra de herramientas o del cuadro de controles Detener ejecución de una macro Modificar una macro Copiar una macro Estructura de control de Ingreso de Datos WORD AVANZADO, INTERNET Y OUTLOOK 28 HORAS Repaso de materias • Edición de texto • Presentación de documentos • Configurar documentos • Formatos de texto • Formatos de párrafo Importar e insertar imágenes Crear Tablas • Crear tablas • Manipulación de filas, columnas y celdas • Aplicar Bordes y Sombreado • Uso de Fórmulas Trabajo con documentos extensos Creación de Estilos de párrafo y de Carácter Combinar Correspondencia • Crear cartas tipo • Diseñar bases de datos • Crear cartas modelo, etiquetas, sobres y catálogos • Impresión de correspondencia • Filtro de registros • Uso de campos de Word en la combinación • Insertar información mediante campos Formularios • Creación de ficha como documento o como plantilla • Uso de campos de formulario • Protección de documento • Impresión de los datos del formulario Compartir datos entre aplicaciones Macros • Grabar y ejecutar • Modificar y editar código • Asignar macro a barra de herramientas Internet • Elementos necesarios para conectarse a Internet • Servicios proporcionados por la red • Conceptos generales • Uso de la barra de navegación • Uso de buscadores • Administración de los sitios y páginas visitados • Herramientas y ayuda de Google, Yahoo, Bing • Manejo de correo electrónico Correo electrónico • Principales botones y barra • Crear y manejar lista de contactos • Correo electrónico: bandeja de entrada, listar y ordenar mensajes, insertar archivos • Manejo de la barra de correo • Calendario (agenda): Agregar eventos, invitar a reuniones, explorar calendario • Tareas: Realizar informes de avance, Notas, Crear, firmas, editar notas • Administración de tareas en carpeta; diario, semanal y mensual • Opciones de impresión en aplicaciones PRESENTACIONES EFECTIVAS 18 HORAS Presentaciones Multimedia • Archivos de Audio • Archivos de Video • Otras opciones multimedia • Configurar los intervalos de la dispositiva • Plantillas y Patrones • Plantillas • Patrones • Modificar los marcadores de posición de los patrones Dar formato a los patrones de texto Personalizar Fondos y Objetos Combinación de colores • Personalizar las imágenes de fondo • Efectos tridimensionales en los objetos • Dibujo y modificación de un objeto • Agrupar y desagrupar objetos Power Point con Otras Aplicaciones • • • • • Insertar una tabla Insertar una hoja de cálculo de Excel Insertar objetos con wordart Creación de Diagramas Creación de Organigramas Crear y Modificar Gráficos • Cómo Utilizar Microsoft Graph • Introducir datos • Modificar y dar formato a un gráfico Transiciones y animaciones personalizadas Crear transiciones entre dispositivas • Efectos de Animación • Presentaciones interactivas • Ocultar dispositivas en la presentación • Presentaciones personalizadas Presentación de Diapositivas Desplazarse por la dispositivas • Dibujar a mano alzada desde presentación • Páginas web a través de power point • Presentaciones autoejecutables Difusión en línea con Microsoft Producer Revisar y Compartir Presentaciones • Colaborar en presentaciones • Combinar versiones y administrar revisiones • Agregar comentarios a una presentación • Proteger presentaciones con contraseña • Enviar una presentación para su revisión TALLER DE AUTOCUIDADO, AUTOCONOCIMIENTO Y ERGONOMÍA 18 HORAS Elementos generales de la persona y su desarrollo integral • La persona en el ámbito biológico, emocional y espiritual • La percepción como base del comportamiento • Elementos claves para el autoconocimiento • Importancia del conocimiento de las propias fortalezas y debilidades Emociones personales y sus efectos • • • • • La personalidad y los resultados en el proceso comunicativo Manejo de las emociones, autocontrol y autodisciplina Personalidades conflictivas Cómo evitar el conflicto Tips de autocuidado Desarrollo de conductas positivas v/s resultados personales y organizacionales • Empatía y automotivación • Habilidades sociales • Relaciones cordiales entre distintos escalafones y jerarquías • Respeto personal, grupal e institucional • Desarrollo de buenas prácticas laborales v/s éxitos empresariales • Comportamientos y clima laboral • Conceptos claves para sobrellevar diálogos asertivos y efectivos Técnicas ergonométricas y autocuidado • Conceptos generales • Postura y rendimiento • Importancia de la calidad de nuestro lugar de trabajo • Ejercicios psicoposturales recomendados • Ejercicios y aplicación REDACCIÓN EMPRESARIAL AVANZADA 30 HORAS Nuevas Normas de ortografía y puntuación Correcciones idiomáticas • Conjugaciones verbales • Verbos irregulares Innovaciones semánticas y morfosintácticas Vocabulario comercial moderno • Arcaísmos en la redacción empresarial y comercial • Uso del vocabulario moderno • Completación de oraciones y párrafos • La concordancia • Distinción en oraciones principales y subordinadas • Uso de conectores • Pasos metodológicos. • Práctica constante para aplicar los nuevos planteamientos en situaciones concretas Estructura básica de los escritos comerciales • Cartas • Certificados • Informes • Memorando • Notas sociales Redacción de e-mails Formas y principios avanzados de Redacción GESTIÓN DE EVENTOS 16 HORAS Concepto de Evento • Fundamentos para la realización de Eventos Formales • Los Eventos y las Relaciones Públicas • Objetivos de los Eventos • Características de los Eventos • Tipos de Eventos • Planificación de Eventos • Normas y usos de etiqueta relativa a actos sociales • Organización y Producción de Eventos • Elementos técnicos y recursos humanos • Presupuesto • Implementación de un Evento COMUNICACIÓN EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL 20 HORAS Conceptos generales de comunicación • Importancia de la comunicación • Modelo Comunicacional: Los Elementos de la Comunicación • Axiomas de la Comunicación Técnicas de comunicación eficaz y habilidades comunicacionales • El Observador: El mundo de las percepciones • Elementos Constitutivos del ser humano y su coherencia en la comunicación: Cuerpo, Lenguaje y Emoción • Actos Lingüísticos: Declaraciones y Afirmaciones • Los Juicios • Pedidos, Ofertas y Promesas • La Asertividad • Comunicación a través de las emociones Comunicación funcional • Empatía - Respeto - Diversidad – Juicios • Comunicación: Responsabilidades del comunicador y del que escucha • Obstáculos y barreras e la comunicación • Axiomas de la Comunicación Comunicación asertiva • Comunicación Verbal y no verbal • Comunicación y Conducta Asertiva: Estilos de comunicación - Técnicas a emplear • Personalidades asertivas versus no asertivas Estrés y su efecto en la comunicación • Qué es el estrés? • Áreas claves que provocan stress (¿inducción del estrés?) • Frustraciones • Actitud frente a la vida • ¿Qué es estar Estresado? • Presiones exteriores: problemas de salud, familiares, etc. • ¿Qué hacer al respecto? • Identificar la causa del estrés y como solucionarla. • Técnicas para combatirlo • Técnicas para evitar contraerlo SERVICIO AL CLIENTE II – TALLER EXPERIMENTAL 20 HORAS Escenario actualmente existente • Globalización de los mercados • Competencia amplia y diversa • Diferenciación por la excelencia • Características del personal de excelencia • Características del servicio de excelencia • Análisis de video alusivo al tema • Nuevos desafíos en la atención de clientes • Compromiso con la mejora futura • Trabajo individual • Plenario y conclusiones grupales El cliente como centro de nuestra actividad comercial • Sondeando sus necesidades o requerimientos • El arte de indagar asertiva y criteriosamente sus requerimientos • Importancia de lograr una atención asertiva con el cliente (interno y externo) • Importancia de eliminar filtros personales que entorpecen la atención • Nuestra obligación es atender con excelencia • Qué se entiende por excelencia (cero defectos) • Importancia de la actitud personal y grupal en la atención de clientes (cadena de valor) • Dimensiones de un servicio de excelencia • Diferenciación vía servicio (Valor agregado a la gestión) • Respuesta del cliente al recibir un servicio de calidad • Proceso e importancia de la fidelización • Análisis de video alusivo al tema • Compromiso de mejora continua • Trabajo individual • Plenario y conclusiones grupales Profesionalización de la gestión • ¿Qué se entiende por profesionalización de la gestión? • Importancia del compromiso con nuestra gestión • Actitud profesional de atención • Actitud positiva y fortalecimiento de esa actitud • Importancia de la motivación al logro (automotivación) • Importancia de una estructura adulta (Gerencia Virtual) • Análisis de video alusivo al tema • Análisis de fortalezas y debilidades personales para la atención de público • Tips para mejorar y revertir fortalezas y debilidades • Plenario y conclusiones grupales Observación: Taller contempla diez horas de reforzamiento y estudio de materias y diez horas de casos prácticos y experimentales. LIDERAZGO Y TRABAJO EN EQUIPO II 16 HORAS Trabajo en Equipo • Fortalezas y debilidades del equipo. • Importancia de las Relaciones Laborales Armónicas. • Teoría del Observador • ¿Qué es trabajo en equipo? • Diferencias entre Grupo y Equipo. • Etapas de desarrollo de un equipo. • Climas característicos. • Condiciones de funcionamiento de un Equipo Exitoso. • Concepto de mejoramiento continuo. • Desarrollo de Proyecto de Mejoramiento Aplicado al Equipo de Trabajo • La importancia del trabajo en equipo en la empresa moderna. Marco Conceptual • Recursos para optimizar • La Empresa y su objetivo (maximizar utilidades) • La empresa y su estructura organizacional • La empresa como sistema social abierto • Importancia del Clima Laboral • Clima laboral y proceso comunicacional • Proceso comunicacional y estructura • Alto mando y gestión • Alto mando y autogestión • Concepto de eficacia y eficiencia • Análisis de video Trabajo personal • ¿Cómo soy como emisor de instrucciones? • ¿Cómo soy como receptor de mensajes? • ¿Cuáles son las principales barreras de comunicación que debo enfrentar en mi • ¿Cómo me propongo trabajar esas barreras existentes? • ¿Cómo administro y maximizo mi tiempo? Distintas aristas del liderazgo • Proceso directivo y su composición • Rol de la jefatura y funciones administrativas • Orientación al logro de resultados • Competitividad, productividad y calidad de servicio • Importancia de la innovación constante en la gestión • Responsabilidad y autogestión • Resultados y automotivación • Importancia de delegación de tareas • Creatividad en las propuestas de mejora continua Trabajo personal • ¿Qué tanto permito o fomento la innovación? • ¿Qué importancia le atribuyo a la eficiencia y productividad en mi trabajo? • ¿Motivo constantemente a mi equipo? • ¿De qué manera intento lograr los resultados esperados? • ¿Me siento preparado para delegar tareas concretas? Las bases del liderazgo moderno • Cómo crear energía y sinergia • Liderazgo y relaciones intergrupales • Manejo de conflictos: autocontrol y autodisciplina • Liderar dando el ejemplo • Importancia del coaching personal y grupal Trabajo personal trabajo diario? • • • • • ¿Cómo siento que funciona mi capacidad de liderar a otros y a mí mismo? ¿Siento que estoy liderando con el ejemplo, más aún ahora que conozco la importancia de aquello? ¿Qué opino sobre mi capacidad de conducir y retroalimentar? ¿Qué postura estoy tomando frente a los distintos conflictos que se presentan en mi organización? ¿Qué postura debiera tomar de ahora en adelante habiendo conocido el tema en profundidad? TALLER DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS 12 HORAS Habilidades y actitudes que colaboran en la resolución de problemas exitosamente: • • • • • Autoconfianza- Respeto – Optimismo – Voluntad. Barreras, Estrategias, Criterios y causas en la resolución de problemas Organizar información relevante para la comprensión de un problema Aplicar métodos para monitorear la implementación de una solución Colaboración, confianza, comunicación asertiva, cohesión y complementariedad.
