MS-GTC-TAE-04 Autorización de eventos y espectáculos públicos

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE
EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-TAE-04
1
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PROCEDIMIENTO PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS.
1. OBJETIVO
Conceder la autorización correspondiente para que los ciudadanos puedan realizar
espectáculos o sean estos nacionales o internacionales en el cantón Ibarra con el debido
permiso, siendo los organizadores los responsables directos de existir algazaras,
controversias o molestias a terceras personas.
Con esto se garantiza la seguridad del público que asistiría a este tipo de eventos, además
ayuda a mantener un control y un ordenado registro.
2. ALCANCE
Aplica a las necesidades de los ciudadanos, organizaciones, o empresas de realizar eventos
de carácter público en sitios de dominio de la municipalidad de Ibarra, sea para
promocionar, difundir, celebrar, etc. productos, servicios o personas, así mismo como
espectáculos artísticos, eventos automovilísticos, o deportivos; y termina en la correcta
organización, coordinación y reposo de documentos en los archivos de la Comisaria
Municipal y los departamentos involucrados.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad
El personal de la oficina de atención al cliente es
Oficina de Atención al
responsable de remitir el documento a la Alcaldía para
Cliente
sumilla del Sr. Alcalde.
La secretaria de la Alcaldía es quien ingresa el oficio
para sumilla del Sr. Alcalde y lo remite a la oficina de
Alcaldía
la Comisaria de Higiene, para su aplicación (según
estipula la ordenanza vigente) por el Sr Comisario
Municipal.
Es el encargado de recibir el documento e ingresarlo al
Sr. Comisario para su análisis, deliberación y sumilla.
Secretario Comisaria
Una vez presentado los documentos (Taquilla Rentas,
Municipal
Consep y SNR) inscribe la autorización en la parte
posterior del formulario.
Es quien, una vez analizado el documento y basado en
lo que estipula la Ordenanza vigente, otorga o niega la
Comisario Municipal
autorización para la realización de eventos o
espectáculos públicos, también es quien con su firma
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EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS.
Departamento de Rentas del
IMI
CONSEP
Secretaria Nacional de
Riesgos
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autoriza dicho evento.
Personal de esta dependencia controla y rige la taquilla
para el evento, o en su contra entrega un documento de
exento de pago de ser gratuita la entrada al evento.
Analiza y otorga (de bien darse), el respectivo informe
y aprobación para la realización del espectáculo en
cuestión.
Es quien inspecciona y remite una autorización a quien
corresponda para la realización del evento en cuestión.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 GAD-I
2 POA
3 CONSEP
4
SNR
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Taquilla
2 Revocar
3
Espectáculo publico
DEFINICIÓN
Ilustre Municipalidad de Ibarra
Plan Operativo Anual
Consejo Nacional de Sustancia Estupefacientes y
Psicotrópicas.
Secretaria Nacional de Riesgos
DEFINICIÓN
Dícese de la venta de boletos y lo que se recauda.
Acto de declarar ineficaz una disposición, bien por
aplicación de la Ley, bien por los convenios particulares
de un determinado contrato.
Referencia a una función o diversión pública celebrada
en un teatro, en un circo o en cualquier otro edificio o
lugar en que se congrega la gente para presenciarla y a
cualquier cosa que se ofrece a la vista o a la
contemplación intelectual y es capaz de atraer la atención
y mover el ánimo infundiéndole deleite, asombro, dolor u
otros afectos más o menos vivos o nobles
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EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos
Fase
ALCALDÍA
ENTIDAD EXTERNA
ATENCIÓN AL CLIENTE
Inicio
1. MS-GTC-AP-11
Atención de
peticiones
D1
2. ¿Se requiere de la
sumilla del Alcalde
NO
A
SNR
SI
Secretaria
3. Reasignar tramite
al Alcalde.
D1
S1
Emitir certificados de
seguridad del evento.
D5
Emitir certificados de la
seguridad del evento
D6
Secretaria
Alcalde
4. Avalizar o
legalizar petición.
D1.1
5. Reasignar el
petición a unidad que
corresponde.
D1.1
S1
A
Secretario de Comisario
Comisario de Higiene.
Secretario de Comisario
6. Revisar y reasignar el
tramite al Comisario.
7. Analizar y Sumillar la
petición.
S1
8. Elaborar informe de
respuesta a la petición.
D1.1, 2
S1
S1
COMISARIA MUNICIPAL
CONSEP
NO
9. ¿La petición es
factible?
SI
NO
Secretario de Comisario
19. ¿Evento necesita
Control Municipal?
10. Reasignar el trámite
a Archivo Institucional.
D1.1, 2
S1
SI
Secretario de Comisario.
C
20. Distribuir al personal
para el control.
Policía Municipal
Policía Municipal
21. Ejecutar el control en
el sitio.
22. Elaborar parte policial
o informe de actividades.
D7
Fin
1
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Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos
CLIENTES
Fase
1
Cliente
11. Adquirir y llenar
formularios en la
Comisaria Municipal.
D3
D3.1
Secretario de Comisario
COMISARIA DE HIGIENE
B
12. Revisar y aprobar la
petición Eventos Públicos.
D1.1, 2
D3.1
Comisario Municipal
13. ¿La autorización es
definitiva ?
SI
15. Autorizar el Permiso
según requerimiento.
D1.1, 2
D3.2
Secretario de Comisario
17. Emitir copias para
Archivar.
UNIDAD DE
SERVICIO
MUNICIPAL DE
RENTAS
NO
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Secretario de Comisario
16. Adjuntar el
comprobante y emitir
autorización.
D1.1, 2,7
D3.2
14. MS-GTC-AP-07
Administración de
garantías y
espectáculo público
D6
en efectivo
B
C
18. MS-GTC-AP-13
Entrega de
respuesta a
trámites y archivo
Fin
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Documentos:
D1.= Matriz de requisitos.
Solicitud para Espectáculo Público.
Cedula ciudadanía y papeleta de votación
Ticket con Nº de trámite.
D1.1= Solicitud Sumillada de la Matriz de requisitos
D2.= Informe de respuesta de petición
D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico
Formulario de Ocupación de la Vía Pública
D3.1=Formularios llenos.
D3.2=Formularios autorizados.
D4.= Certificado de SNR
D5.= Certificado de CONSEP
D6.= Titulo de valor a pagar.
D7.= Comprobante de pago.
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Sistemas:
S1.= Sistema de Gestión
Documental Quipux
6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
2
¿SE REQUIERE DE
LA SUMILLA DEL
ALCALDE?
3
REASIGNAR
TRAMITE AL
ALCALDE.
4
5
AVALIZAR O
LEGALIZAR
PETICIÓN.
REASIGNAR LA
PETICIÓN A
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
El ciudadano realiza un oficio en el que
detalla el lugar, tipo de evento y fecha a
realizar el evento o espectáculo, oficio
que entrega en la ventanilla de atención al
cliente con copia de cedula y papeleta de Inicio del proceso
votación.
Por lo tanto se encarga de receptar la
documentación
y
reasignar
documentación
Algunas peticiones ciudadanas necesitan
Asistente de
el conocimiento por el señor Alcalde
Ventanilla de
según el tipo de Evento y Espectáculo
Atención del
Públicos y se reagina a Alcaldía.
Cliente.
Revisar el tipo de documentación y
reasignar al Alcalde.
Secretaria de
Reasignar electrónicamente en el sistema
Alcaldía
de Quipux la petición.
El Sr. Alcalde lo sumilla y lo remite a la
Alcaldía
oficina de la Comisaria Municipal, para la
actuación del Comisario.
Recibir
y remitir el expediente de Secretaria de
Eventos Públicos al Comisario Municipal. Alcaldía
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PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE
EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS.
UNIDAD QUE
CORRESPONDE.
6
REVISAR Y
REASIGNAR EL
TRÁMITE AL
COMISARIO.
7
ANALIZAR Y
SUMILLAR LA
PETICIÓN.
8
ELABORAR
INFORME DE
RESPUESTA A LA
PETICIÓN.
9
¿LA PETICIÓN ES
FACTIBLE?
10
11
REASIGNAR EL
TRÁMITE A
ARCHIVO
INSTITUCIONAL.
ARCHIVAR LA
PETICIÓN DE
PERMISO
ESPECTÁCULO
PÚBLICO
ADQUIRIR Y
LLENAR
FORMULARIOS EN
LA COMISARIA
MUNICIPAL.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-TAE-04
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Reasignar electrónicamente en el sistema
de Quipux la petición.
El documento tanto física como
digitalmente es enviado a la Comisaria
Municipal, cuyo secretario es el
encargado de recibir y remitir la solicitud
al Comisario Municipal para su análisis y
sumilla.
Una vez presentados los documentos en la
Comisaria Municipal, se escribe el
respectivo documento de autorización en
la parte posterior del formulario de
eventos y espectáculos, en el que constan
datos como: fecha, evento, horarios, lugar,
y se hace hincapié en responsabilizar a los
organizadores de existir cualquier
controversia o daños a terceras personas,
además se deja explicito que el permiso es
provisional, y puede ser revocado por la
autoridad pertinente de existir molestias a
terceras personas.
Se elabora el documento de respuesta, la
cual se entrega en Archivo Institucional
para la entrega al interesado la respuesta
de “es procedente”.
SI la petición es factible. Ver actividad N°
11.
Si la petición NO es factible. Ver
actividad N° 10
Se elabora el documento de respuesta, la
cual se entrega en Archivo Institucional
para la entrega al interesado la respuesta
de “no es procedente”.
Una copia de: Certificado del CONSEP,
certificado de la SNR, documento emitido
en Rentas, y formulario autorizado,
firmado y sellado reposan en los archivos
de la Comisaria Municipal.
Adquiere formularios para Licencia de
Publicidad Externa según información.
Llenar el Formulario y adjuntar requisitos
faltantes para el ingreso de la petición.
Secretario
Comisaria de
Higiene.
Comisario
Municipal
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
Comisario
Municipal.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
Secretaria de
Archivo
Institucional.
Cliente
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PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE
EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS.
12
REVISAR Y
APROBAR LA
PETICIÓN
EVENTOS
PÚBLICOS.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-TAE-04
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El ciudadano interesado llena el
documento donde explica los datos
necesarios del evento o espectáculo a
realizarse. El Sr. Comisario Municipal
firma una autorización previa en el
documento.
Comisario
Municipal
13
¿LA
AUTORIZACIÓN
ES DEFINITIVA?
SI la Autorización es definitiva. Ver
actividad N° 15.
Si NO es autorización definitiva. Ver
procedimiento de ADMINISTRACIÓN
DE GARANTÍAS. Actividad Nº 14
14
MS-GTC-AP-07
ADMINISTRACIÓN
DE GARANTÍAS Y
ESPECTÁCULO
PÚBLICO EN
EFECTIVO
7Verifica la numeración de las entradas,
con Confirmación del Reporte de
Impresión de la Imprenta.
Realiza la Liquidación de la Garantía en
el Sistema de Espectáculos Públicos
Dirección
Financiera
15
AUTORIZAR EL
PERMISO SEGÚN
REQUERIMIENTO.
16
ADJUNTAR EL
COMPROBANTE Y
EMITIR
AUTORIZACIÓN.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
17
EMITIR COPIAS
PARA ARCHIVAR.
Autorizar la realización del espectáculo
una vez que el empresario haya cumplido
con la entrega de la garantía del Impuesto
a los Espectáculos Públicos.
Adjuntar las siguientes documentaciones.
Una copia de: Certificado del CONSEP,
certificado de la SNR, documento emitido
en Rentas, y formulario autorizado,
firmado y sellado
Una copia de: Certificado del CONSEP,
certificado de la SNR, documento emitido
en Rentas, y formulario autorizado,
firmado y sellado
Recibir y entregar todo los expedientes de
trámites municipales.
Archivar como documentación de
respaldo y archivo para el Municipio.
Archivo
institucional
18
19
20
MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
¿EVENTO
NECESITA
CONTROL
MUNICIPAL?
DISTRIBUIR AL
PERSONAL PARA
EL CONTROL.
SI el evento necesita control. Ver
actividad N° 20
Si el evento NO necesita control. Ver
actividad N° 8.
Distribuir al personal de la Policía
Municipal para el operativo del Evento y
Espectáculo Publico, según el tipo de
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
Comisario
Municipal.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
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evento.
Inspectores personal de Rentas también
participa en el control de taquilla.
Realizar la inspección visual el evento.
EJECUTAR EL
Deberá supervisar que la determinación
21
CONTROL EN EL
de este impuesto se realice con apego a la
SITIO.
LORM y Ordenanza respectiva
ELABORAR PARTE Elaborar el informe o parte policial de las
observaciones del control que se realizó
POLICIAL O
22
en el lugar del evento.
INFORME DE
ACTIVIDADES.
FIN
Policía Municipal
Inspector Rentas.
Policía Municipal
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización COOTAD
Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la Ilustre
Municipalidad de Ibarra
Ordenanza reformatoria que reglamenta la determinación, administración, control y
recaudación de impuesto a los espectáculos públicos.
Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
N°
1
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
N°
1
2
3
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D1.= Matriz de requisitos.
Solicitud para Espectáculo Público.
Cedula ciudadanía
Papeleta de Votación.
Ticket con Nº de trámite.
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D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico
D6.= Comprobante de pago.
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D7.= Parte Policial.
Sistemas de Referencia
S1. Sistemas de Gestión Documental Quipux.
9. ANEXOS

Formulario de Evento y Espectáculo Publico
10. HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera
Fecha: 14-12-2012
Revisó: Pol. Adrián Arias
Fecha: 14-12-2012
Firma
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