Módulo de Cuentas por Cobrar - Login Page

4 H e a d C o n s u l t i n g S e r v i c e s, S C
Sabadoñas Nº 12 Of. 601, Col. La Concordia
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GUÍA DE USUARIO PARA EL SISTEMA MICROSIP
MÓDULO CUENTAS POR COBRAR
Programados con los más altos estándares de calidad, los sistemas Microsip se ofrecen
en módulos opcionalmente integrables entre sí, estableciendo soluciones para el manejo
de la información de las áreas Operativas y Administrativas. Todas las aplicaciones
administrativas en Microsip se caracterizan por su funcionalidad, flexibilidad,
confiabilidad y sobre todo, por ser muy sencillas de manejar. La interfase gráfica tipo
"Outlook" le ofrece un manejo amigable y fácil de usar, que se traducirá en ágiles
sesiones de trabajo para el personal involucrado.
El proyecto de implementación de los módulos Microsip en su empresa, tiene como
propósito el ordenar la operación actual del negocio, aprovechando las ventajas que
esta tecnología ofrece, para mejorar significativamente el control y la administración.
A continuación le incluimos los aspectos más importantes de cada módulo para que, los
usuarios cuenten con una guía rápida de referencia para la operación eficiente del
sistema.
Esta guía, de ningún modo constituye un manual especializado del sistema, así tampoco
debe considerarse como un soporte para llevar a cabo la capacitación a su personal. Ni
4 Head Consulting ni Microsip hacen entrega de un “libro” o de un manual por escrito
para la configuración y operación de los módulos adquiridos. El mismo sistema incluye
para cada módulo una sección de ayuda (ícono ‘ ? ’ en el menú o en la barra de
herramientas), indexada y totalmente detallada, con la capacidad de resolver
satisfactoriamente la gran mayoría de las dudas de usuario que pudiesen surgir. En todo
momento el usuario final deberá referirse en primer lugar a esta facilidad. El segundo
punto de apoyo será la persona que funge como Administrador del Sistema. Esta
persona usualmente es la misma que fue designada ‘Líder de Proyecto’ para la
implementación de Microsip, según lo acordado en la junta de organización/arranque.
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Índice
1. Acceso a Microsip………………………………………………………………………………..… 3
2. Configuración (Preferencias de la Empresa)……………………………………………… 4
3. Menú Listas …………………………………………………………………………………….…… 7
4. Menú Catálogos…………………………………………………………………………………... 11
5. Menú Movimientos…………………………………………………………………………....… 20
6. Reportes…….………………………………………………………………………..…………….. 31
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1. Acceso a Microsip
Para ingresar a Microsip dar doble clic en el icono de Microsip 2011 (2010 o
anteriores).
Aparecerá la ventana de inicio de sesión de Microsip. Ingresar nombre de usuario y
contraseña y dar clic en Aceptar.
Aparecerá una ventana de Citas, dar clic en Cerrar. Posteriormente aparecerá la barra
Microsip, en ella se debe dar clic en el icono de Cuentas por Cobrar.
Módulo de Cuentas por Cobrar
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2. Configuración (Preferencias de la Empresa)
Cuando es la primera vez que se abre el módulo de Cuentas por Cobrar, se abrirá una
ventana de Preferencias de la Empresa. Es importante configurar la información de
impuestos. Si se manejan intereses moratorios se puede configurar también la forma
de cálculo, el porcentaje de interés, días de gracia, cargo mínimo y factor de redondeo.
Si no se cuenta integrado con el módulo de Contabilidad no es necesario configurar
las cuentas en la pestaña de Información Contable.
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Iconos más utilizados en el módulo
A continuación se presenta un listado de los iconos con uso más frecuente en cada una
de las ventanas del módulo.
Abre una ventana vacía para crear un nuevo documento. Comando en
teclado Ctrl + N.
Sirve para buscar un documento dependiendo del menú en el que se encuentre.
Comando en teclado Ctrl + B.
Guarda el documento y deja lista la ventana para continuar generando
un nuevo documento. Comando en teclado con la tecla F12.
tecla F11.
Guarda y cierra la ventana del documento. Comando en teclado con la
Modificar, cuando se quiere editar algún dato de un documento ya creado es
necesario dar clic en este ícono. El comando en teclado es Ctrl + M.
Correo
Modificar
Anterior - Siguiente
Imprimir
Cancelar
Eliminar
Ayuda
En este ícono se selecciona el período de la vista, es decir se
selecciona el rango de fechas del cual se desea ver la información. Esto muestra un
listado de los documentos dependiendo el periodo seleccionado. (Todos meses, últimos
días, últimos meses, período, período de captura, día de hoy).
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Para cambiar el periodo de captura en el módulo se debe dar clic en el ícono de
cambiar período e introducir el rango de fechas que comprenderán el período a
habilitar para generar documentos.
Nota: Si se desea capturar algún movimiento fuera del período establecido el sistema
mandará un mensaje indicando que se encuentra en una fecha no comprendida en el
período de Captura.
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Del lado izquierdo de la pantalla se encuentran los distintos menús. Empezaremos de
abajo hacia arriba iniciando con el menú Otros. Este menú contiene las opciones para
dar de alta países, estados, ciudades, monedas y tipos de cambio.
3. Listas
Alta de Países, Estados y Ciudades.
Para dar de alta un país, dar clic en el ícono de Países y después en Nuevo. Hay que
llenar los campos de nombre del país y el nombre abreviado. Para establecer como
predeterminado, seleccionar la casilla. De la misma manera para estados y ciudades. La
diferencia es que para los estados se pedirá seleccionar el país al que pertenece y en
ciudades el estado al que pertenece.
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Nombre y
nombre
abreviado
En estado
seleccionar el
país y en
ciudad
seleccionar el
estado.
Políticas de Comisión
Para dar de alta una nueva política de comisión, dar clic en el ícono de Políticas de
comisiones y luego en Nuevo. Se abrirá la siguiente ventana.
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En ella se debe llenar el nombre que se le desea asignar a la política de comisión, así
como seleccionar el tipo de cálculo y la comisión general que se aplicará en dicha
política. *Nota: Si es general aplicará a todos los clientes y si se agrega alguna
específica se sumará a la general según se configure.
Tipo de Calculo: Aquí se especifica la forma en que se desea aplicar la política de
comisión, ya sea de forma general, por tipo de Cliente o por zona de clientes.
Comisión General: Aquí se asigna el porcentaje a aplicar a dicha política, ya sea en
saldo por vencer o en saldo vencido.
Tipos de clientes que tienen comisión diferente a la general: En este recuadro
se captura a los clientes que maneje un porcentaje diferente al especificado en la
comisión general.
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Si se desea usar la política de comisión como valor predeterminado se debe activar la
casilla con el nombre.
Impuestos
En esta opción se dan de alta como su nombre lo dice los impuestos que son manejados
por la empresa, tales como IVA, ISR etc. Para dar de alta impuestos hay que dar clic al
ícono Impuestos y luego en Nuevo. Se despliega la ventana para llenar los campos de
Nombre del Impuesto, elegir el tipo de impuesto, la tasa y si es IVA el tipo de IVA que
es.
Nombre
Tipo de
Impuesto
Tasa (%) y Tipo
de IVA
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Monedas
Para dar de alta una nueva moneda hay que dar clic al ícono Monedas y luego en
Nuevo. Se despliega la ventana para llenar los campos de Nombre de la Moneda,
símbolo, texto de importe en letra, clave y casilla de valor predeterminado.
Nombre
Símbolo e
importe en
letra
Clave y casilla
de valor
predeterminado
4. Catálogos
En este menú encontramos las opciones de conceptos, zonas de clientes, tipos de
clientes, formas de cobro, condiciones de pago, cobradores y clientes.
Conceptos
En esta opción se dan de alta los conceptos que maneja la empresa en cuentas por
cobrar y pueden ser de dos tipos, Cargo o Crédito. Para dar de alta un nuevo concepto
dar clic en el ícono de Concepto y en nuevo. Se desplegará la pantalla para llenar los
datos del nuevo concepto.
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Nombre y nombre
abreviado
Naturaleza
del crédito
Impuestos, comisiones,
y descuentos a integrar
en el concepto
Zona de Clientes
En Zona de Clientes se crean las zonas en las que se desea clasificar a los clientes. Esto
es totalmente a gusto del usuario. Simplemente dar clic en Nuevo y escribir el Nombre.
Si no se cuenta con el Módulo de Contabilidad, no es necesario llenar los campos de
Cuentas Contables.
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Cuentas
contables,
no llenar.
Nombre de
la Zona de
Clientes
Zonas de
Clientes
Tipos de Clientes
Tipos de Clientes tiene la misma finalidad que Zona de Clientes, clasificar a los Clientes
según el criterio de la empresa. Los pasos son los mismos a seguir que en Zona de
Clientes.
Nombre
Tipos de
Clientes
Cuentas
contables,
no llenar.
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Condiciones de Pago
Para crear las condiciones de pago. Dar clic en el ícono y después en Nuevo. Primero
hay que escribir el nombre de la condición de pago. Después se deben elegir los plazos.
En caso de crear de Contado simplemente dar clic en el botón Contado. Si van a existir
varios pagos en plazos se escriben los días en que deben realizarse y el porcentaje
correspondiente al total del importe. Ej. 3 pagos, uno de 30% al realizarse la venta, otro
de 35% a los 15 días y otro de 35% a los 30 días. Del lado derecho se puede especificar
la opción de otorgar descuentos por pronto pago.
Es importante tener bien configuradas y detalladas las condiciones para que la
información de cobranza sea real y veraz.
Nombre
Desc. Por
pronto pago
Días de los
pagos y
porcentajes
Contado
Plazos…
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Cobradores
En esta opción se dan de alta a los cobradores que tiene la empresa, para dar de alta
un nuevo cobrador dar clic en el ícono de Cobradores y después en nuevo. Se
desplegará una pantalla donde se debe capturar el nombre del cobrador y la política de
comisiones que le aplica.
Nombre
Clave y casilla de valor
predeterminado
Selección de Política
de comisión
Clientes
En esta opción es donde se pueden consultar, modificar o dar de alta nuevos clientes. Al
crear un Nuevo Cliente la primera pestaña es la de General. Ahí se ingresan los datos
del Cliente como Nombre, Contactos, RFC, Condiciones de Pago, Moneda, Límite de
Crédito, Claves, Vendedor Asignado o hasta una Imagen.
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Condiciones de
pago y Tipo de
Cliente
Nombre
de la
empresa o
Persona
Física
Datos del
Cliente.
(Contactos,
RFC)
Claves,
todas las
que se
deseen
La siguiente pestaña es la de Direcciones. Ahí se llenan los campos del Domicilio Fiscal
del cliente, Ciudad (creada con anterioridad), Código Postal, Teléfonos, Fax,
E-mail y alguna dirección de consignatarios (si aplica).
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Ciudad,
Teléfono, Fax,
CP y E-mail.
Domicilio, clic para
desplegar y llenar
campos.
Para agregar
direcciones de
consignatarios
Pestaña de Notas en esta pestaña se puede escribir cualquier anotación referente al
Cliente. Tan larga como se desee, para cualquier aclaración.
Notas
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La pestaña de Artículos y Datos Particulares quedará pendiente ya que su configuración
es más avanzada y depende de las necesidades de la empresa.
En la pestaña de Historial se despliegan otras sub pestañas. La primera es la de Saldos.
Si se cuenta integrado el módulo de Ventas con el de Cuentas por Cobrar, se podrá
revisar el saldo del cliente. Simplemente hay que configurar los días entre períodos que
se quieren mostrar.
Sub
pestaña de
Saldos
Configurar los días
entre periodos y
botón de Mostrar
Se despliega
la información
en saldos,
vencido y por
vencer. Abajo
la rotación de
las cuentas.
La siguiente sub pestaña es la de Auxiliar. Aquí se configura el período que se quiere
revisar y la información que se mostrará es todos los movimientos que han afectado al
cliente, ya sean cargos y créditos.
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Seleccionar
período a
analizar
Información de
los conceptos
de cargo y
crédito que se
han efectuado
al cliente.
Resumen de
saldo inicial,
cargos, créditos
y saldo final.
La sub pestaña de Cargos enumera todos los cargos que se le han generado al cliente y
como va sumando al saldo. En la parte inferior se muestra el saldo actual.
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Cargos y
saldo actual
5. Movimientos
En este menú encontramos las opciones de tipos de cambio, cargos periódicos, cobros
por depositar, créditos y cargos.
Tipo de cambio
Se puede ingresar diario o cada que se requiera. Para dar de alta un nuevo tipo de
cambio dar clic en el icono de Tipos de cambio y clic en nuevo. Seleccionar la
moneda, la fecha, el tipo de cambio con la Moneda Local y si es distinto para cobros.
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Cargos periódicos
En esta opción se dan de alta los cargos periódicos o concurrentes, estos cargos son
cargos específicos de cada empresa y pueden variar de acuerdo a ella. Para dar de alta
un cargo periódico se debe dar clic en el icono de cargo periódico, y después clic en
Nuevo y llenar los datos correspondientes al cargo.
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Concepto del
Cargo
Nombre y Número
de Cliente
Descripción, Grupo y
condiciones del Cargo
Monto e IVA del
Cargo
Cobros por Depositar
En esta opción se dan de alta los cobros que aun no han sido depositados, para dar de
alta un nuevo Cobro, se de dar clic en el icono de Cobros por depositar y luego clic en
Nuevo.
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Concepto del Cobro,
Nombre y Número de
Cliente
Fecha de Creación
del Cobro y Fecha de
Aplicación
Importe
Créditos
En esta opción se crean los nuevos créditos (cobros efectuados a los clientes), para dar
de alta un nuevo crédito dar clic en el icono de Créditos y luego clic en nuevo.
La primera pestaña es la pestaña de General en ella se especifica el concepto del
crédito, clave de cliente, nombre, la forma de cobro, referencia (si es necesario),
descripción, fecha e importe.
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Concepto
Una vez definido el concepto
no podrá ser modificado
Icono de
Créditos
Fecha, Folio, e Importe
Forma de cobro (efectivo, tarjeta
de crédito, cheque, transferencia
tec.)
Las opciones que aparecen en la parte derecha de la ventana (Saldo del cliente,
anticipos, por depositar) muestran la situación del cliente.
Pestaña de cargos acreditados: En esta pestaña se muestra un resumen de los
cargos que tiene por liquidar el cliente, los vencimientos y si aplican descuentos por
pronto pago.
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Desglose de Cargos
del Cliente
Liquidar por
antigüedad
Inicializar
Esta casilla debe
estar en “cero” para
poder guardar el
crédito.
Si de desean liquidar los cargos en base a su antigüedad, se debe dar clic en el botón
Liquidar por antigüedad y el sistema en automático cargará los montos a los cargos
correspondientes de acuerdo a su antigüedad. Ejemplo: se tienen 2 cargos el primer
cargo por 2,000 con fecha del 4 de julio 2011 y el segundo por 1,500 con fecha del 6 de
Agosto 2011 y el crédito es de 3,000. Si se da clic en liquidar por antigüedad el sistema
automáticamente liquidara el cargo de fecha mas antigua y cargará el restante al cargo
con fecha mas reciente.
*Nota: La casilla “por acreditar” nos indica si hay todavía alguna parte del importe
que está pagando el cliente por ser acreditado en los cargos. Si no se encuentra en cero
Microsip no permitirá guardar el crédito. Es necesario revisar que la cantidad del importe
esté acreditada en su totalidad en los cargos o en anticipo.
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El sistema acredita o liquida de
acuerdo a la antigüedad del Cargo
Botón liquidar por
antigüedad
Si no se requiere liquidar por antigüedad, de la lista de cargos que se despliega en la
opción Cargos del cliente, se selecciona el cargo al cual se le realizara el crédito y en la
columna “acreditar” se especifica el monto de lo acreditado.
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Ingresar la
cantidad en el
cargo a Acreditar.
Anticipo: Si el crédito que se va a crear corresponde a un anticipo, el llenado de la
pestaña general es el mismo, sólo que en la pestaña de cargos acreditados se debe dar
clic en el botón Anticipo, se desplegará una pantalla en la cual se debe ingresar el
importe del anticipo en el total para que se desglose con el IVA.
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Ventana de
anticipo.
Clic en el botón
anticipo para
desplegar
ventana anticipo
Cargos
En esta opción se dan de alta como su nombre lo dice nuevos cargos a los Clientes. La
mayoría de los cargos son generados por medio de los módulos de Ventas o Punto de
Venta (cuando se encuentran integrados con Cuentas por cobrar) según sea su caso.
Si se requiere dar de alta un cargo directamente en el módulo de Cuentas por cobrar
se efectúa al dar clic en Nuevo. Se desplegará la pantalla de cargos que muestra las
pestañas general, otros datos, créditos y datos particulares.
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Pestañas de la ventana
Pestaña General: En esta pestaña se capturan los datos del cargo tales como concepto,
No. De Cliente, Nombre, Descripción, Importe, IVA, Fecha y Folio.
Concepto del cargo,
clic en la flecha para
seleccionar el concepto
Clic en la flecha hacia
abajo para modificar
fecha
IVA, clic para ver el
desglose del IVA.
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Pestaña Otros datos: En esta pestaña se muestran y/o modifican
los plazos,
condiciones de pago, vencimientos y descuentos que se desean otorgar al cliente en
dicho cargo.
Pestaña Créditos: En esta pestaña se muestra un desglose de los créditos ya realizados
a este Cargo, así como un desglose de los Cobros por depositar.
Desglose de Créditos
realizados al Cargo (si
es que existieran)
Desglose de Cobros
por depositar (si es
que existieran)
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6. Reportes
El objetivo de los reportes del módulo de Cuentas por Cobrar es presentar información
valiosa para el usuario con respecto a distintos criterios que afectan las Cuentas por
cobrar . Mientras la información con la que se alimenta la base de datos sea más
completa, ordenada y clara, la información presentada en los reportes se podrá
aprovechar mejor. A continuación enumeramos los reportes básicos con una breve
explicación de la información que proporcionan.
Cobranza
Este reporte enlista a los clientes que tienen un saldo vencido a una fecha determinada.
Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador asignado.
Se puede elegir que se muestren los cargos con un atraso de 1 a 999 días. El reporte se
muestra por tipo de moneda, no se pueden conjuntar en un solo reporte la cobranza de
todas las monedas utilizadas por la empresa.
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Antigüedad de las cuentas por cobrar
Se presentan los clientes con saldos pendientes a una fecha determinada pero se detalla
en 3 columnas (períodos). Los días por período son seleccionados por el usuario según
requiera analizar la información. Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente
específico o por cobrador asignado.
Pronostico de Cobranza
De la misma manera que lo hace el reporte de Antigüedad de las cuentas por cobrar
este reporte presenta los saldos próximos a vencer a partir de una fecha determinada y
lo detalla en 3 columnas que equivalen a períodos de días que define el usuario. Se
pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador asignado.
Rotación de las cuentas por cobrar
Indica las ventas netas, el saldo promedio y la frecuencia con que se rota la cuenta de
cada cliente en un período de tiempo. Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona,
cliente específico o por cobrador asignado.
Comisiones de los cobradores
En base a las políticas de comisión que se crearon para los cobradores este reporte
enlista los importes cobrados y la comisión correspondiente. Se puede elegir imprimir
los movimientos para detallar cada uno de los cobros realizados y la comisión que
generó cada uno.
Auxiliares de los clientes
Enlista los cargos y créditos por cliente en un período determinado. Se puede filtrar por
tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Se puede elegir mostrar o no cada uno de
los movimientos que ha generado el cliente.
Cargos de los Clientes
Enlista los cargos efectuados a los clientes a una fecha determinada. Se pueden filtrar
por tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Existen opciones como mostrar cargos
liquidados, incluir los créditos de cada cargo y aplicar los cobros por depositar.
Relaciones de cuentas por cobrar
Enlista por cliente y por concepto las cuentas por cobrar que se han generado en un
período de tiempo determinado. Se puede filtrar por tipo, zona, cliente específico o por
cobrador. Se puede elegir mostrar o no cada uno de los movimientos que ha generado
el cliente.
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4 H e a d C o n s u l t i n g S e r v i c e s, S C
Sabadoñas Nº 12 Of. 601, Col. La Concordia
Lomas Verdes V Sección. CP 53126
Naucalpan, Estado de México
Tel. Soporte: (55)5349-0083
www.4head.com.mx
Diarios de Cuentas por cobrar
Presenta el tipo de concepto de cargo o crédito que se haya generado por cliente en un
período de tiempo determinado.
Cobros por depositar
Si se cuenta integrado con el módulo de Bancos se enlistarán los cobros por cliente que
estén pendientes de aplicar a una fecha determinada.
Cobros de los cobradores
Muestra los cobros (por depositar o aplicados) por cobrador en un período determinado.
Se puede elegir detallar los cobros, cargos acreditados o totales por forma de cobro.
Cobros y anticipos
Enlista los cobros, anticipos o traspasos de anticipo en un período de tiempo. En los
cobros se puede seleccionar que detalle los cargos acreditados.
IVA causado en los cobros
Como su nombre lo indica detalla los impuestos generados por la base grabable que
cada cliente ha tenidos en un período de tiempo determinado. Se pueden filtrar los
clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador.
Cálculo de intereses moratorios
Enlista los intereses moratorios generados por cada cliente a una fecha determinada. Se
puede filtrar por tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Se puede elegir mostrar o
no cada uno de los movimientos que ha generado el cliente.
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Impresión de reportes
Todos los reportes se pueden imprimir como cualquier documento, en papel o en
archivo (Excel, PDF o HTML). Simplemente ir a la pestaña de Impresora, seleccionar la
impresora si es en papel o habilitar la casilla de Imprimir en archivo para guardar el
archivo en el formato deseado. Es recomendable guardar los reportes en Excel ya que
de esa manera se pueden modificar, graficar o combinar con otros reportes.
En el cuadro de diálogo del reporte que solicite, capture las fechas,
parámetros y filtros de la información que está buscando, para que el sistema
le muestre sólo aquello que es de su interés.
Seleccionar la
impresora para
la impresión en
papel
Se pueden
imprimir todas
las páginas o
las
seleccionadas.
Habilitar la casilla
de Imprimir en
archivo para
guardar el reporte
en el formato
digital deseado
(Excel, PDF o
HTML)
Vista previa para revisar el reporte,
Imprimir para imprimir en papel o en
archivo.
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