Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SISTEMA DE EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA SINEB 2 Ministerio de Educación Nacional SPBM República de Colombia AGENDA 3 Oficina de Informática 1. ARQUITECTURA SISTEMA DE INFORMACIÓN 2. PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN 3. ESTRATEGIA DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 4. REPORTE DE INFORMACIÓN VIGENCIA 2006 5. ESTADO ACTUAL PROCESO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACÍÓN 6. LOGROS 7. VISIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática 1. ARQUITECTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4 CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Los Sistemas de Información se integran según la estructura del Sector Educativo Oficina de Informática Ed. Básica y Media Ed. Superior MEN Nivel Nacional SED Nivel Territorial EE 5 Nivel Institución MEN IES MODELO CONCEPTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE EDUCACIÓN MinisterioDEL de MINISTERIO Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SERVICIO WEB www.mineducacion.gov.co SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Ed. Superior SNIES SACES Inspección y Vigil. Apoyo Misional Transversal 6 SINEB Presupuesto Recaudos AD M IN IS TR AT Directorio Matrícula Planta RR.HH Nómina Bienestar Evaluación OTROS SI DE APOYO Nómina Financiero Calidad Infraestructura Ed. Básica Tablero de Indicadores PROGRAMAS Y PROYECTOS Infraestructura SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA OPERACIÓN FINANCIERA ASISTENCIA TÉCNICA Registro IES y Pgm APOYO DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL SISTEMAS INFORMACIÓN República de Colombia Oficina de Informática Project Server SSP Financiero Recaudos Ley 21 Mesa de Ayuda Actos Admin. Atención al Ciudadano 7 Ministerio de Educación Nacional CORDIS STONE Personal y Nómina Administrativo Comisiones Evaluación Desempeño Administración Archivo Procesos Judiciales Ministerio de Educación Nacional MODELO CONCEPTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN República de Colombia Oficina de Informática 8 AD M SI RRHH SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA OPERACIÓN FINANCIERA IN IS TR AT CO NT R AT AC IÓ N OTROS SI DE APOYO SI INFRAESTRUCTURA ESTABLECIMIENTOS Tablero de Indicadores PROGRAMAS Y PROYECTOS Apoyo Misional Transversal SI COBERTURA SI CALIDAD EDUCATIVA Infraestructura SERVICIO WEB www.seceducacion.gov.co SI DIRECTORIO ESTABLECIM. SI GESTIÓN FINANCIERA SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Ministerio de Educación Nacional Ministerio República de Colombia Oficina de Informática io or t c a re i ul c D ta rí n de at a n M Pl iera ó i e ra de nc u ac n d t c a n m ió Fin ru or ació t f c s d a In rm m ción frae lida r o f n a fo In In rma de I e C d fo In ción ión c a m ma r r fo I n In fo Infraestructura Apoyo Misional Transversal 9 Secretarías Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SI Nacional de Educación Básica -SINEB Matrícula SI SI DIRECTORIO COBERTURA Nómina SI RECURSOS HUMANOS PORTAL SECRETARÍAS - Datacenter 10 Financiero Infraestructura Financiero SI GESTIÓN FINANCIERA Infraestructura SI INFRAESTR. Módulo CALIDAD Calidad Nueva Res. Calidad Planta Oficina de Informática Módulo Módulo SEGUIMIENTO INFRAESTR. RECURSOS Nueva Res. Infraestructura Res. 166 Anexo 4 Directorio Matrícula Módulo RECURSOS HUMANOS Nómina Planta Res. 166 Anexo 3 Res. 166 Anexo 1 Directorio Módulo MATRÍCULA Res. 166 Anexo 2,5,6A Módulo DIRECTORIO Nueva Res. Financiero Ministerio Calidad SI CALIDAD Secretarías MODELO DE SISTEMAS DE ED. SUPERIOR Ministerio de Educación Nacional SNIES Externo Internet IES S.I. Integrados República de Colombia XML IES S.I. Dispersos IES sin S.I. SNIES Oficina de Informática Interno B.D. Internet XML : Interfaz : SNIES Central 11 Información Estudiantes Educación No Formal S.I Agencias Relacionadas S.I Aseguramiento Calidad S.I. Regulación y Control OFICINA DE INFORMÁTICA Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE APOYO Intranet 12 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SISTEMATIZACION SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN 13 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Diagnóstico Oficina de Informática ¿Cómo están las Secretarías de Educación en Sistemas de Información? 14 Tipificación Secretarías Ministerio de Educación Nacional SI Misionales Oficina de Informática ve l Ni DISEÑO Alto Medio Alto Medio Bajo Bajo Dependi- Autónomo ente DISEÑO 15 Nivel Operación IMPLANTACIÓN IMPLANTACIÓN De sa rr o llo IT Volumen SI Soporte República de Colombia Tipificación Secretarías Ministerio de Educación Nacional Volumen República de Colombia Oficina de Informática T1: T2: Cundinamarca, Antioquia T3: Bello, Bucaramanga, Cesar, Huila, Valle, Bolívar T4: Armenia, Putumayo, Casanare, Neiva, Manizales, Pasto, Valledupar, Soacha, Guajira, Villavicencio, Caldas, Atlántico, Norte Santander, Sucre, Magdalena, Nariño T5: San Andres, Fusagasuga, Turbo, Arauca T6: Guainía, Vichada, Guaviare, sahagún, Sogamoso, Envigado, Risaralda DISEÑO Alto Medio Bajo Dependiente Autónomo DISEÑO 16 Nivel Operación Tipificación Secretarías Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Volumen Oficina de Informática Cundinamarca, Antioquia DISEÑO Alto Medio Bajo Bello, Bucaramanga, Cesar, Huila, Valle, Bolívar, Armenia, Putumayo, Casanare, Manizales, Pasto, Valledupar, Soacha, Guajira, Villavicencio, Caldas, Atlántico, Norte Santander, Sucre, Magdalena, Nariño Neiva San Andres, Fusagasuga, Turbo, Arauca, Guainía, Vichada, Guaviare, sahagún, Sogamoso, Envigado, Risaralda Bajo Medio IMPLANTACIÓN 17 Alto Nivel Desarrollo IT Volumen Tipificación Secretarías Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática Nivel Operación - Dependiente Nivel Operación - Autónomo Cundinamarca, Antioquia Alto Bello, Bucaramanga, Cesar, Huila, Valle, Bolívar Medio Armenia, Putumayo, Casanare, Manizales, Pasto, Valledupar, Soacha, Guajira, Villavicencio, Caldas, Atlántico, Norte Santander, Sucre, Magdalena, Nariño Neiva San Andres, Fusagasuga, Turbo, Arauca Bajo Guainía, Vichada, Guaviare, Sahagún, Sogamoso, Envigado, Risaralda Bajo Dependiente 18 Autónomo Medio Alto Nivel Desarrollo IT Volumen Plan de Ejecución Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Matrícula en Línea Gestión Humano Oficina de Talento Informática Bajo Conectividad Volumen Gestión Financiera Calidad Educativa Atención al Ciudadano Alto Autónomo Situación 2006 Volumen Bajo Matrícula en Línea Gestión Talento Humano Conectividad Medio Bajo Bajo Autónomo Situación 2004 19 Autónomo Nómina Básica Conectividad Información Matrícula Situación 2005 Nivel Desarrollo IT Nivel Desarrollo IT Nivel Desarrollo IT Ministerio de Educación Nacional Estrategia Tecnológica República de Colombia Oficina de Informática ¿Cómo se ha desarrollado la Estrategia para incorporar los Sistemas de Información en las Secretarías de educación? 20 Data Center Ministerio de Educación Nacional Acceso por medio de un Portal República de Colombia Oficina de Informática Servicios de Directorio Portal de Gestión Secretarías Gestión Estratégica Integración Gestión y Control Financiero Gestión de Talento Humano Gestión de cobertura Gestión de calidad del servicio Gestión de atención al ciudadano Sistemas Legados Sistemas Secretarías Secretarías y Entes Externos Bases de datos relacionales y datamarts 21 Nivel Secretarías Data Center Ministerio de Educación Nacional La información es un bien de la SED SED Cali Oficina de Informática SED Cali DATA CENTER Servidor Servidor de de Bases de Datos Bases de Datos República de Colombia Servidor Servidor de de Aplicaciones Aplicaciones Financiera Financiera INTERNET Portal Portal RRHH RRHH Seguridad Seguridad SED Guainía Servidor WEB WEB Servidor Matriculas Matriculas Calidad Calidad SED Lorica Atención Atención Ciudadano Ciudadano SED Guainía 22 Nivel Secretarías SED Cesar Data Center Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Operación Centralizada Oficina de Informática MEN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS COMUNIDAD EDUCATIVA SE SE SE SE SE SE SE SE SE SE INTERNET SE SE SE SE SE SE SE ENTES TERRITORIALES 23 Nivel Secretarías OTROS SE Esquema de Integración Ministerio de Educación Nacional Sistema de Gestión Administrativa Sistema de Gestión Estratégica Base de Datos Base de Datos República de Colombia Oficina de Informática Sistemas Externos MEN Sistema de Gestión Financiera Base de Datos Sistemas de Gestión de Calidad BD Documentos Base de Datos Sistema de Gestión R.R.H.H. y Nómina 1 ENTE TERRITORIAL Base de Datos Sistema de Gestión Documental Sistema de Gestión de Atención al Ciudadano Base de Datos BD Documentos Documentos Físicos Documentos Base de Datos ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Sistema de Gestión de Programas y Proyectos Base de Datos Sistema de Gestión de Cobertura del Servicio Educativo BD Documentos Sistema de Gestión de Control Interno Base de Datos OTROS BD Documentos Base de Datos Sistema de Gestión de Calidad del Servicio Educativo Base de Datos Sistemas Externos Sistemas de Información de las SED Flujo de información interno Flujo de información Entes Externos 24 Nivel Secretarías Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática 2. PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN 25 PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática FUENTE ÚNICA DE INFORMACIÓN Uno de los principios básicos de una buena administración de la información, de la transparencia en el sector y de la buena toma de decisiones es contar con una Fuente Única de Información. Las fuentes de información deben ganar buena reputación a partir de procesos sistemáticos de generación de información consistente. Una de las políticas de calidad es la construcción de una fuente “oficial” de información, la cual sea de alta reputación, creíble y que permita ser mejorada continuamente para que se convierta en una fuente generadora de información reconocida por su calidad. 26 PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática CALIDAD DE LA INFORMACIÓN Se adelantan diferentes iniciativas que contribuyen al mejoramiento de la calidad Aprender Analizar Recopilar 27 CONOCIMIENTO INFORMACIÒN DATOS PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática CALIDAD INTRÍNSECA DE LA INFORMACIÓN La Calidad Intrínseca de la Información está determinada por las características inherentes a la información, y que se atribuyen por parte del productor o generador de ella; algunas dimensiones intrínsecas son: 28 Veraz Se ciñe a la realidad Completa Posee la totalidad de los elementos Consistente Variables coherentes entre sí mismas PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia CALIDAD EN EL INTERCAMBIO DE LA INFORMACIÓN Oficina de Informática Creíble Proviene de una fuente confiable Seguridad Protegida de alteraciones Disponible De fácil acceso Oportuna Se obtiene dentro de las fechas requeridas Interpretable Capacidad de ser entendida por los usuarios Estas propiedades de la información surgen en el momento en que un productor determina que la información puede ser puesta a disposición de otros actores La oferta de información debe ir acompañada de una metodología que garantice que los atributos de calidad intrínsecos no se pierdan en el ejercicio y adicionalmente que emerjan unos nuevos atributos que se requieren durante el proceso de intercambio. 29 PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia CALIDAD EN EL USO DE LA INFORMACIÓN Oficina de Informática Pertinente Satisface necesidades del usuario Benéfica Aporta a los procesos Actualizada Corresponde a período de tiempo necesario La información puede ser de excelente calidad intrínseca y puede haberse distribuido usando mecanismos adecuados, pero es sólo en la fase de uso en la que se comprende la importancia de la calidad de la información. De nada sirve contar con información de calidad que es inútil para los usuarios, pues estos demandan otro tipo de información. Aquí se presenta un gran desafío para los actores que producen información y es el establecimiento de las necesidades de los usuarios, en contraposición, también se plantea un reto para los usuarios, y es aquél de establecer estas necesidades a los productores. 30 PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática DEMOCRATIZAR LA INFORMACIÓN La información y el conocimiento no existen como bien social si no circula y se distribuye, por tanto los sistemas de información además de ser contenedores de información, deben propender por su divulgación de una forma objetiva. Democratizar la información permite fortalecer la cultura del uso de la información y fomentar la toma de decisiones objetiva El acceso a la información es un derecho, se busca garantizar que esté disponible para todos los actores cuando la requieran 31 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática 3. ESTRATEGIA DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 32 ANTECEDENTES Ministerio de Educación Nacional República de Colombia DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA Oficina de Informática Análisis de la Situación Actual: – Análisis de las debilidades y fortalezas en el proceso de recolección y procesamiento de la información de cada una de las Secretarías de Educación. •Definición de los procesos a seguir – A nivel Institución Educativa, Director de Núcleo, Secretaría de Educación y Ministerio de Educación – Desarrollo de herramientas de apoyo (papel, Excel, Access, Oracle) que permiten la captura y consolidación de la información. Definición de los criterios de calidad de la información. – Características del sistema implementado en plataforma Web – Definición de las validaciones a implementarse en el sistema 33 ANTECEDENTES Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática Capacitación a las Secretarías de Educación en la Metodología de Recolección: – Teniendo en cuenta los problemas presentados en el proceso de entrega y recibo de la información y dependiendo del nivel de gestión de cada Secretaría de Educación, se realizó la capacitación en la metodología y control de calidad. – Se obtuvo como resultado la concientización de las entidades en la importancia del reporte de la información con calidad y en los tiempos establecidos, así como el inventario de necesidades a nivel técnico y de recurso humano. •Soporte a las Secretarías de Educación: – Se conformó un equipo de trabajo multidisciplinario con el fin de atender en el menor tiempo posible las inquietudes y problemas planteados por cada una de las entidades territoriales. 34 ESTRATEGIA Ministerio de Educación Nacional República de Colombia •Implantación del Sistema Validador en Web: Oficina de Informática – Se desarrolló un sistema de información que permite la validación de la información de la resolución 166 de cada Secretaría de Educación •Proceso de Acompañamiento: – Se adelantó el proceso de acompañamiento a las Secretarías de Educación y el apoyo a las inquietudes o problemas presentados durante el proceso de recolección de la información de la resolución 166. •Inspección de Calidad – Se diseñaron y adelantaron procesos de auditoria – Se realizó el proceso de verificación de la información entregada por cada entidad territorial – Se establecieron los canales de comunicación con las entidades territoriales para solicitud de corrección de información o su aclaración cuando se considere necesario. 35 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática 3. ESTRATEGIA DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 36 PROCESOS DE CALIDAD Ministerio de Educación Nacional INSTITUCIÓN EDUCATIVA MINISTERIO DE EDUCACIÓN República de Colombia Información Valida, Analiza Oficinayde Informática Agregada Nacional Consolida la Información del País Recolecta y Valida la Información de Matricula por Alumno Información por Alumno Secretaría Información por Alumno Institución SEC. DEPTAL/DISTRITAL/MPAL CERT DIRECTOR DE NÚCLEO/MUNICIPIO Consolida y Verifica la Información de Matricula por Institución-Alumno 37 Información por Alumno Municipio Consolida y Verifica la Información de Matricula por Municipio, Integra la Información de Directorio, Planta y Privados, y Genera los Archivos de la Resolución 166 DANE DNP Otros PROCESOS DE CALIDAD Ministerio de Educación Nacional Solicitud corrección de inconsistencias República de Colombia Oficina de Informática Sin PC Libro de Con PC Matricula Formatos Papel Establecimiento Educativo Simat Descripción del Proceso 38 Sistema Propio SED Revisión consistencia y calidad de la Inf. Entrega al MEN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática CALIDAD DE LA INFORMACIÓN 39 PROCESOS DE CALIDAD Ministerio de Educación Nacional República de Colombia La Calidad como valor permanente Aseguramiento Calidad Procesos de captura y verificación de datos en: •Establecimientos Educativos •Secretaría de Educación Capacitación continúa en los procesos de matricula 40 Control Calidad Oficina de Informática Inspección Calidad Implementación de 430 reglas de validación: •Desarrollo de procesos de auditoría en sitio •Integridad de datos •Interrelación entre archivos •Verificación de alumnos Duplicados por número de identificación y por fonema •Número de alumnos reportados por entidad territorial •Verificación de la Información reportada por tema: Matricula Oficial Matricula Privada Alumnos Subsidados Alumnos victimas del conflicto Información Nómina Información Planta CALIDAD DE LA INFORMACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia LA ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD ES UN Oficina de Informática PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO ... Cumple con el Ciclo esencial de Calidad Total Mejorar •Procesos implementados en las entidades territoriales •Estrategias de recolección •Ajustar las reglas de validación que permitan mejorar la calidad de la información Medir •Porcentaje de matricula reportada •Calidad de la información •Oportunidad en el reporte de la información •Entidades territoriales con procesos de matricula implementados •Entidades territoriales con sistema de matriculas en línea. 41 Planear •Definición de estrategias de recolección, validación y análisis •Definición del proceso de capacitación y acompañamiento de los entidades territoriales •Definición fechas de reporte Ejecutar •Desarrollo y capacitación de las herramientas que apoyan el proceso de recolección y análisis de la información. •Implementación de proceso de acompañamiento a las entidades territoriales •Seguimiento al proceso de recolección •Implementación de herramientas de recolección y consolidación de datos, con validaciones Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática 4. REPORTE DE INFORMACIÓN VIGENCIA 2006 42 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SI Nacional de Educación Básica -SINEB Matrícula SI SI DIRECTORIO COBERTURA Nómina SI RECURSOS HUMANOS PORTAL SECRETARÍAS - Datacenter 43 Financiero Infraestructura Financiero SI GESTIÓN FINANCIERA Infraestructura SI INFRAESTR. Calidad Nueva Res. Calidad Planta de Informática Módulo Oficina Módulo Módulo SEGUIMIENTO INFRAESTR. CALIDAD RECURSOS Nueva Res. Infraestructura Res. 166 Anexo 4 Directorio Matricula Módulo RECURSOS HUMANOS Planta Nómina Res. 166 Anexo 3 Res. 166 Anexo 1 Directorio Módulo MATRÍCULA Res. 166 Anexo 2,5,6A Módulo DIRECTORIO Nueva Res. Financiero Ministerio Calidad SI CALIDAD Secretarías DISTRIBUCIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS VIGENCIA 2005 Ministerio de Educación Nacional 4.328 EE – 18.298 Sedes Grados 0º a 11º Instituciones Educativas 5.938 EE 25.944 Sedes Matricula 7.316.523 Oficiales 15.723 EE 44.245 Sedes Matricula 8.315.358 Centros Educativos Establecimientos Educativos 26.535 EE 55.057 Sedes Matricula 10.787.854 9.785 EE 18.301 Sedes Matricula (*) 998.835 No Oficiales (*) 10.812 EE – 10.812 Sedes Matricula 2.472.496 (*) Existen EE Privados que atienden matricula Contratada y Privada Fecha de corte: Septiembre de 2005 44 República de Colombia Matricula 6.284.390 Oficina de Informática 1.468 EE – 7.288 Sedes Matricula 914.589 Grados 0 a 9º Grados 10º y 11º 142 EE – 358 Sedes Matricula 117.544 Con Director (Más de 150) 1.877 EE – 9.832 Sedes Matricula 666.437 Sin Director (Menos de 150) 7.908 EE – 8.469 Sedes Matricula 332.400 Contratada Privada M A T R I C U L A O F I C I A L 1.927 EE – 1.927 Sedes Matricula 547.687 9.983 EE – 9.983 Sedes Matricula 1.924.809 Según lo dispuesto en la Ley 715 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SECRETARIAS CON ERRORES DIRECTORIO DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ANEXO 1 25 23 18 20 15 5 45 SOACHA ARMENIA TURBO BUGA BARRANCABERMEJA CHOCO 2 LORICA 0 4 1 1 1 LA_GUAJIRA 6 SINCELEJO 7 TUMACO 9 10 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática Directorio Único de Establecimientos Educativos El Directorio Único de Establecimientos Educativos “DUE”: Es la herramienta que permite a las Secretarías de Educación realizar eficientemente la administración de sus Establecimientos Educativos y el reporte de las novedades al Ministerio de Educación Nacional 46 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Solicitan Novedades DUE Módulo Registro de Novedades Secretarías de Educación Oficina de Informática Consultas y ICFES Reportes DNP Módulo Consultas y Reportes Autorizaciones DANE MEN SIMAT Solicitud / Respuesta SED Nómina Ente Regulador Calidad EE Financiero Matricula 47 Nómina S. Calidad S. Financiero Directorio Ministerio de Educación Nacional Las novedades a tener en cuenta son: República de Colombia Establecimientos Educativos Sedes Crear X X Actualizar Datos Básicos X x Cerrar X X Novedad Fusionar X Desfusionar X Cambio de Municipio X X Cambio de Secretaría X X Jornadas Niveles Metodologías Grados X X X X X X X X Oficina de Informática Crear: El usuario(s) debe aprobar la creación, con el fin de garantizar la confiabilidad del directorio de establecimientos. Actualizar Datos Básicos: No afecta la consistencia de la información contenida en otros sistemas de información (sistema de matricula, Resolución 166, Sistema de Educación Preescolar, Básica y Media) Otras Novedades: La solicitud de las novedades de cierre, fusión, desfusión, cambio de municipio y cambio de Secretaría antes de ser aprobadas deben ser validadas con la información contenida en el sistema de matricula y el sistema de Educación Preescolar, Básica y Media, con el fin de que se garantice la confiabilidad de la información. 48 Ministerio de Educación Nacional Cierre: Una institución, sede, jornada, nivel, metodología o grado, no puede cerrarse de si en el sistema de República Colombia matricula tiene reportados alumnos, antes del cierre la Secretaría de Educación debe garantizar que los Oficinaen delaInformática alumnos sean trasladados a otras instituciones o sedes, que garantice la continuidad metodología y grado. Para realizar el traslado de alumnos, se debe tener en cuenta el dato de proyección de cupos establecidos para la institución receptora de alumnos. La reubicación del alumno debe procurarse teniendo en cuenta otra sede de la misma institución o en una institución cercana que pertenezca al mismo municipio. Fusión de Sedes: Para realizarse una fusión se debe tener en cuenta que la sede pertenezca al mismo municipio de la institución a fusionar. Desfusión de Sedes: Para realizarse una desfusión se debe tener en cuenta si ésta que la sede pasa a ser una institución o debe realizar nuevamente el proceso de fusión. Cambio de Municipio: Se debe verificar que el municipio corresponda a un municipio anexo y que la institución o sede se encuentre en el área de frontera. Cambio de Secretaría: El cambio de Secretaría de puede dar por un cambio de una institución a un municipio anexo el cual es certificado o por que el municipio en mención pasa a ser certificado. Como resultado de la aprobación de las novedades, el sistema administrador del directorio debe informar en tiempo real al sistema de matricula para que realice los cambios en necesarios. 49 Ministerio de Educación Nacional Directorio de Establecimientos Educativos República de Colombia Oficina de Informática El DUE permitirá centralizar el reporte de manera única de las novedades de cada uno de los Establecimientos Educativos del país, tanto del sector oficial como no oficial. Las novedades permiten el registro del ciclo de vida de los Establecimientos Educativos desde la creación hasta su cierre Algunas de las funcionalidades son: – ES Entrada al Sistema – Búsqueda: PM Por Municipio, PS Por Secretaría, A Avanzada – Directorio: E Establecimiento, S Sede, J Jornada, AA Actos Admnistrativos – Consultas: EC Entrada a Consultas , P Pivot, P Pie 50 ESTADO ACTUAL PROCESO DE RECOLECCIÓN MATRICULA 2005 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina Informática CONSOLIDADO DE LA INFORMACIÓN REPORTADA DE DIRECTORIO DE de ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Y MATRICULA : ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS TOTAL Oficial Privado Con Subsidio Privado sin Subsidio TOTAL ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS- 2004 30.442 19.946 1.434 9.062 TOTAL ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS REPORTADOS 2005 26.602 16.606 1.862 8.744 MATRICULA TOTAL Oficial Privado MATRICULA 2004 10.501.959 8.569.959 1.932.200 MATRICULA REPORTADA 2005 10.793.037 8.867.982 1.925.055 La matricula Oficial está conformada por la suma matricula de establecimientos oficiales, más establecimientos privados con subsidio. Se han reportado 291.078 cupos nuevos reportados 51 EVOLUCION REPORTE DE MATRICULA Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática Evolución Recolección Datos Matricula 2005 110,0% 100,0% 90,0% 5,9% 8,3% 16,6% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 0,9% 0,0% 0,3% 0,2% May-20 Tipos A- Grandes B- Medio Alto C- Medio Bajo D- Pequeñas TOTAL May-10 24.666 16.978 0 73.935 115.579 1,5% 2,1% 3,7% 16,5% Jun-01 Jun-01 1.412.949 317.637 175.921 132.323 2.038.830 7,8% 13,5% 10% 15% 10,1% 15,1% 20,4% 24% 24,8% 46,7% 51% Jun-17 Jun-30 Total 2004 Jun-17 4.004.309 1.299.318 690.462 429.770 6.423.859 Jun-17 4.004.309 1.299.318 690.462 429.770 6.423.859 Se han procesado más de 253 MM de registros 52 Medio Bajo Medio Alto 52,1% Jun-08 2.533.921 1.028.914 557.531 232.130 4.352.496 Pequeñas Jun-30 4.465.885 1.746.196 1.156.945 664.755 8.033.781 52,9% Grandes Jul-27 Jul-27 % Reportado Reporte 2004 4.536.937 102,9% 4.410.491 2.127.990 102,9% 2.067.387 1.291.567 103,2% 1.251.316 864.218 102,8% 840.765 8.820.712 102,9% 8.569.959 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SECRETARIAS CON ERRORES MATRICULA AÑO ANTERIOR Y CONTRATADA ANEXO 2 60000 Oficina de Informática 56998 50000 40000 30000 20000 53 PASTO LA_GUAJIRA LORICA BUGA CUCUTA POPAYAN GIRON CAUCA SOACHA 1028 1018 954 817 761 549 513 443 417 403 TUNJA 2316 CORDOBA MEDELLIN ANTIOQUIA 0 VALLE 9877 6854 10000 Ministerio de Educación Nacional SECRETARIAS CON ERRORES MATRICULA AÑO ANTERIOR Y CONTRATADA ANEXO 2 350 República de Colombia Oficina de Informática 314 300 252 250 217 190 200 166 157 149 150 90 54 29 24 FLORENCIA 41 ATLANTICO 42 BARRANQUILLA PALMIRA VALLEDUPAR CHOCO AMAZONAS FLORIDABLANCA ARMENIA MAGANGUE BARRANCABERMEJA GUAVIARE 0 TURBO 44 50 MONTERIA 93 100 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SECRETARIAS CON ERRORES MATRICULA AÑO ANTERIOR Y CONTRATADA ANEXO 2 12 11 10 8 8 6 55 1 1 SOLEDAD 1 ENVIGADO 1 CARTAGO 1 PEREIRA 1 CESAR 1 VILLAVICENCIO 1 TUMACO SUCRE ITAGUI SINCELEJO 0 BOLIVAR 1 2 MAICAO 4 4 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SECRETARIAS CON ERRORES MATRICULA NO OFICIAL ANEXO 5 4500 4000 Oficina de Informática 4052 3500 3000 2500 2000 1500 56 2 2 POPAYAN 4 TURBO 5 BUENAVENTURA 12 LA_GUAJIRA 28 CIENAGA 29 CHOCO 36 FLORIDABLANCA 238 ANTIOQUIA CUCUTA 0 HUILA 299 500 LORICA 1000 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SECRETARIAS CON ERRORES MATRICULA OFICIAL - POR ALUMNO ANEXO 6A Oficina de Informática 1188 1200 876 1000 819 800 443 600 400 57 LORICA SUCRE CHOCO 0 CESAR 200 ESTADO ACTUAL PROCESO DE RECOLECCIÓN MATRICULA 2005 Ministerio de Educación Nacional CALIDAD MATRICULA OFICIAL República de Colombia Oficina 6 Secretarías de Educación tienen el 100% de los errores y de seInformática encuentran distribuidos así: 35,00% 3.500 30,00% 3.000 25,00% 2.500 20,00% 2.000 15,00% 1.500 10,00% 1.000 5,00% 500 0,00% 0 CESAR SUCRE POPAYAN % Fecha de Corte: Febrero 13 de 2006 58 CHOCO Errores LORICA CUCUTA ESTADO PROCESO DE RECOLECCIÓN MATRICULA 2005 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática INDICADOR DE CALIDAD Número de errores generados por registro enviado Tipo Secretaría A POPAYAN C CESAR A LORICA C SUCRE C CHOCO C CUCUTA A AMAZONAS D ANTIOQUIA Errores Fecha de Corte: Febrero 13 de 2006 59 Matrícula 1.950 2.884 443 2.300 876 263 0 0 48.799 162.226 29.457 168.699 122.874 135.079 19.000 591.656 Indicador Calidad 0,04 0,02 0,02 0,01 0,01 0,00 - ESTADO PROCESO DE RECOLECCIÓN MATRICULA 2006 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SECRETARIA DE EDUCACIÓN TOTAL ERRORES 184 186 188 190 144 192 140 194 142 196 BUENAVENTURA BUGA CALI CARTAGO NARIÑO PALMIRA PASTO TULUA TUMACO VALLE TOTAL TOTAL ESTABLECIMIEN ESTABLECIMIEN TOS TOS EDUCATIVOS EDUCATIVOS 2006 174 13 882 2 12 21 0 0 73 20 1.197 Fecha de Corte: Febrero 20 de 2006 60 256 81 908 55 2.083 161 155 86 139 332 4.256 256 80 1.197 59 2.102 165 182 83 142 332 4.598 TOTAL ERRORES 2.050 0 338 0 0 5.994 60 0 15.761 33.883 58.086 TOTAL MATRICULA MATRICULA % MATRICULA OFICIAL 2005 POR ALUMNO REPORTADA 101.673 20.803 191.384 25.431 226.387 49.581 75.985 36.270 49.078 223.241 999.833 107,54% 98,28% 69,77% 99,07% 101,83% 95,92% 95,81% 103,88% 92,14% 102,24% 92,96% 94.541 21.166 274.323 25.669 222.308 51.689 79.310 34.914 53.266 218.342 1.075.528 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SINEB – Reporte de Matricula vigencia 2006 Para el reporte de la información de matricula para la vigencia 2006, las Secretarías de Educación deben estar sin inconsistencias en la información de directorio de establecimientos educativos y matricula reportados al Ministerio de Educación para la vigencia 2005 Se ajusto el anexo 6A de la Resolución 166 de 2003, agregando la variable Sisben. La validación de la Información de Matricula se confronta con el directorio de establecimientos educativos reportados en el DUE. 61 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SINEB – Reporte de Matricula vigencia 2006 Se complementaron las siguientes validaciones: • Grado Vs. Edad • Grado Vs. Modelo Educativo / Metodología Se cuenta con el módulo de consultas dinámicas, que permitirán a las Secretarías de Educación analizar la información reportada al Ministerio de Educación de acuerdo a diversos criterios. 62 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SINEB – Reporte de Planta Se ajusto el anexo 3 de la Resolución 166 de 2003, incorporando el reporte de Docente por Docente y eliminando el reporte consolidado de información. La información deberá reportarse trimestralmente. 63 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática ANEXO 3A – RECURSO HUMANO – PERSONAL DOCENTE DATOS GENERALES Y PERSONALES AÑO DE REPORTE INFORMACION SEMESTRE CODIGO DEPARTAMENTO CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD NUMERO DE DOCUMENTO FECHA DE NACIMIENTO PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE GENERO FECHA DE VINCULACION 64 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática ANEXO 3A – RECURSO HUMANO – PERSONAL DOCENTE DATOS DE UBICACIÓN UBICACIÓN CARGO CODIGO DANE DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ZONA QUE ATIENDE FUENTE DE RECURSOS TIPO VINCULACION CLASE DE FUNCIONARIOS DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES EN COMISION AMENAZADO (POSEE CALIDAD DE AMENAZADO CON APROBACION DEL COMITÉ DE AMENAZADOS DE LA ENTIDAD) FECHA DESDE LA CUAL TIENE LA CALIDAD DE AMENAZADO 65 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática ANEXO 3A – RECURSO HUMANO – PERSONAL DOCENTE DATOS LABORALES GRADO EN EL ESCALAFON SOBRESUELDO QUE RECIBE MODELO PEDAGOGICO QUE ENSEÑA CUAL OTRO MODELO PEDAGOGICO? NIVEL EDUCATIVO DE ENSEÑANZA ETNIA QUE ATIENDE AREA DE ENSEÑANZA PARA LA QUE FUE NOMBRADO AREA DE ENSEÑANZA TECNICA CUAL OTRA AREA DE ENSEÑANZA TECNICA? 66 MinisterioADMINISTRATIVO de Educación Nacional ANEXO 3A – RECURSO HUMANO – PERSONAL República de Colombia PERSONAL ADMINISTRATIVO AÑO DE REPORTE INFORMACION Oficina SEMESTRE CODIGO DEPARTAMENTO CODIGO MUNICIPIO O DISTRITO TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD NUMERO DE DOCUMENTO FECHA DE NACIMIENTO PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE GENERO FECHA DE VINCULACION FUENTE DE RECURSOS TIPO VINCULACION CARRERA ADMINISTRATIVA TIEMPO ASIGNADO (LEY 909) UBICACIÓN CODIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA NIVEL JERARQUICO DE LOS ADMINISTRATIVOS CODIGO_DENOMINACION GRADO ASIGNACION BASICA MENSUAL 67 de Informática Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SINEB – Reporte de Nómina Esta información se debe reportar para el primer semestre de 2006. A partir del segundo semestre se deberá entregar la información de nómina en el formato establecido para el módulo de información financiera. La información deberá reportarse trimestralmente. 68 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SINEB – Reporte Información Financiera El Módulo de Seguimiento y Control Financiero se encuentra dividido en cinco (5) componentes: • • • • • 69 Información Presupuestal Información Contable Información de Tesorería Información sobre Calidad asociada a los recursos del SGP Información sobre Alimentación asociada a los recursos del SGP Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática Nuevos Aspectos Incluidos en el Esquema de Seguimiento a Recursos Financieros Vigencia 2006 70 • Se solicita información contable y de tesorería • Se analizaran otras fuentes de financiación diferentes al SGP • Se solicitara información sobre alimentación y calidad para los municipios no certificados • Se solicitara información detallada en algunos de los componentes (calidad, alimentación, infraestructura) que permita establecer sus análisis unitarios ESQUEMA DE SEGUIMIENTO FINANCIERO VIGENCIA 2006 Ministerio de Educación Nacional BASE DE DATOS MENRepública de Colombia Consolidación y validación de información Oficina de Informática ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES E INDICADORES DE GESTION Uso de recursos, gestión financiera, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica INF. PRESUPUESTAL INF. DE TESORERIA INGRESOS POR FUENTE RESL. 166 Detallado de Planta Resumen mensual Detallado trimestral (ANEXO 3) Presupuesto inicial y final Valor Rendimientos SGP GASTOS POR FUENTE (SGP y resto) Pago Sueldos y Salarios Presupuesto inicial y final de funcionamiento por rubro y de inversión por proyecto Pago Prestaciones Sociales Ejecución de funcionamiento e inversión por rubro y proyecto Pago Aportes Parafiscales Ejecución regionalizada de proyectos de inversión Componentes de gasto presupuesto final, ejecución y meta física DETALLADO DE NOMINA Resumen mensual Detallado trimestral por municipio (ANEXO 4) 71 Pago Contribuciones Efectivas CALIDAD Detallado trimestral por municipio y concepto INF. CONTABLE PUC - Cuenta "0" a 5 dígitos (únicamente las cuentas asociadas a presupuesto de la Secretaría de Educación) ALIMENTACIÓN Detallado trimestral por municipio Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática SINEB – Reporte Infraestructura Física Establecimientos Educativos Este sistema permite el registro y consulta de los datos de la infraestructura física de cada uno de los establecimientos educativos del país. Los componentes del sistema son: • Propiedad • Planeamiento • Ambientes • Accesibilidad • Seguridad 72 Ministerio de Educación Nacional SINEB – Reporte Información Calidad Educativa República de Colombia Oficina de Informática • Planes de Mejoramiento: •Evaluación de Estudiantes Subsistema de Evaluación Subsistema de Mejoramiento •Autoevaluación Institucional •Inventario de Medios •Inventario Infraestructura Física •Inventario Infraestructura Tecnológica 73 - Administrativos -Directivos -Comunidad • Proyecto Educativo Institucional (PEI) Subsistema Capacidad Instalada Est. Educativos Subsistema De Estándares Consultas •Evaluación de Docentes -Académicos Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática INDICADORES DE DESEMPEÑO 74 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Elementos básicos • • • • • • • • 75 Objetivo del indicador Interpretación: Qué mide y qué no mide Cómo se mide (Macroproceso) Fuentes de información Conjunto de Observación Nivel de observación al que se mide Periodicidad (oportunidad) Ecuación que lo define (bajar hasta el último nivel) Oficina de Informática • • • • • • • Unidad de medida Tipo de indicador (I, S, G) Agregación en el tiempo Agregación en el conjunto de observación Definición del tipo de alarma y sus valores mínimos y máximos Grupo Responsable (usuario y constructor) Causa-Efecto con otros indicadores Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática Proceso Producto Los indicadores para la medición de desempeño de la gestión en tecnología de información son: 76 • Servicios prestados por página Web • Consistencia de la información reportada Res. 166. • • • • Equipos de cómputo conectados a Internet Funcionarios por equipo de computo Subprocesos o actividades apoyadas en tecnología Calidad de la información de matrícula registrada en la Res. 166 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática 5. LOGROS 77 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficinalogros de Informática Como resultado de la gestión se han alcanzado los siguientes • Se identificaron los flujos de información y se establecieron las directrices que garanticen la entrega de información oportuna y con calidad. • Sistema único de matricula por alumno en línea y estandarizado a nivel nacional. • Conformación de un Data Center para alojar y administrar eficientemente los sistemas de información misionales de las entidades territoriales. 78 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Como resultado de la gestión se han alcanzado (continuación)... • Oficina de Informática los siguientes logros Se cuenta con el Sistema Nacional de Educación Básica “SINEB” que permite el reporte, validación y consulta de la información. • Se cuenta con el Directorio Único de Establecimientos Educativos “DUE”. • Se encuentran definidos y en proceso de desarrollo los sistemas de Asistencia Técnica, Calidad Educativa, Recursos Humanos, Seguimiento a los Recursos e Infraestructura. 79 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática 6. VISION 80 La Visión del Ministerio de Educación es: • Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oficina de Informática Ministerio de Educación como una entidad de servicio, con procesos modernizados. • Información con un alto grado de calidad • Información Democratizada • Entrega de información a las entidades que así lo requieran, de manera rápida y confiable. • Información en línea, con un alto grado de calidad y confiabilidad. • 100% de las entidades territoriales modernizadas, a la vanguardia en sistemas de información misionales y tecnología. • Contar con fuentes únicas de Información tanto en las entidades territoriales como a nivel nacional. 81