Parametros Planeación Presupuestal

INSTRUCTIVO
PARAMÉTROS DE PLANEACIÓN
PRESUPUESTAL
FECHA:
VERSIÓN: 1
CODIGO: AF-IN-XXX
PAGINA: 1 de 5
MACROPROCESO: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
PROCESO: CONTABLE
1. OBJETIVO:
Elaborar el presupuesto anual de ingresos, costos, gastos e inversiones de la
Universidad.
2. ALCANCE:
Los parámetros de planeación presupuestal definidos desde la Vicerrectoría de asuntos
Económicos y Administrativos aplican para la elaboración del presupuesto de todas las
Unidades académicas y administrativas que conforman el sistema Universitario.
3. DEFINICIONES:
Presupuestos: proyecciones que realiza la Universidad anualmente sobre los ingresos
que espera recibir, así mismo como los costos, gastos e inversiones que planea realizar,
en concordancia con base en el Plan de Desarrollo.
Ingresos: son los recursos económicos que percibe la Universidad por la prestación de
sus servicios.
Costos: son los recursos económicos invertidos en la generación de los servicios de
Docencia y Aprendizaje.
Gastos: son los recursos económicos ocasionados por las unidades de apoyo
administrativo.
Inversiones: son los recursos aplicados a la adquisición de la infraestructura física y
tecnológica, para el funcionamiento de la Universidad.
Rubro presupuestal: es el código que se asigna a cada concepto de ingresos, costos,
gastos e inversiones para el registro de la ejecución presupuestal de la Universidad,
asociado al plan de cuentas y a los centro de costos.
Asignación presupuestal: es el monto de los recursos aprobados por el Consejo
Directivo para periodos anuales, de acuerdo con las proyecciones realizadas. Esto
garantiza la gestión de las Unidades académicas y administrativas.
Ejecución presupuestal: son los recursos económicos realmente ejecutados con
respecto al presupuesto asignado.
Transferencias internas: son los cobros que se realizan entre centros de costos por la
prestación de servicios internos, que no implican desembolsos de dinero, pero que se
tienen en cuenta para medir la gestión de las Unidades académicas y administrativas.
4. GENERALIDADES:
PLANEACION PRESUPUESTAL AÑO 2009
Para llevar a cabo una adecuada elaboración del presupuesto para el año 2009 se debe
tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Presupuestar cada uno de los centros de costos que usted dirige.
 La estructura del presupuesto está compuesta así:
REVISÓ:
NOMBRE: GILBERTO JARAMILLO CASAS
CARGO: JEFE DE CONTABILIDAD
APROBÓ:
NOMBRE: CARLOS ALBERTO BUILES RESTREPO
CARGO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO:
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Rubros de Ingresos: Cuyo código inicia con el número 4.
Rubros de Gastos: Cuyo código inicia en el número 5, comprende los gastos
administrativos y de funcionamiento.
Rubros de Costos: Cuyo código inicia con el número 6, corresponde a los Costos de la
nómina del personal docente y otros conceptos asociados a la actividad académica.
 Algunos rubros aparecen con el mismo nombre, como por ejemplo sueldos, se
debe tener en cuenta si es 5 gastos o 6 costos y separarlo de acuerdo con este
concepto.
 Los rubros que aparecen en la columna proyección corriente, son los datos de
cada centro de costos con la ejecución real a agosto de 2008 y proyectados a
Diciembre. Los rubros que tiene ejecución son los que se deben presupuestar, si
hay algún rubro que va a utilizar el próximo año y no aparece en esta proyección
debe reportarlo por escrito para ser incluido; igualmente si hay algunos rubros que
aparecen en esta proyección y no van a ser utilizados en el 2009, se deben
presupuestar en cero.
 La Universidad para análisis de la proyección ha sugerido un incremento del 8%
para todos los ingresos, excepto para Matrículas cuyos incrementos son
diferenciales de acuerdo a instrucciones que recibirá cada Decano de Escuela por
parte de Rectoría; para los gastos y costos un incremento del 7%. Cada
dependencia debe proyectar sus ingresos y gastos teniendo en cuenta las
actividades que planea desarrollar el próximo año y en concordancia con el Plan
de Desarrollo Universitario que presento cada Escuela.
 Los programas académicos deben tener en cuenta para el presupuesto de
ingresos los estudiantes actuales, restarle los que se gradúan en el segundo
semestre del 2008, sumarle los que espera recibir como nuevos para el año 2009
y restarle el porcentaje de deserción estimado para el programa, y al número de
estudiantes así obtenido proyectarlo de acuerdo con las tarifas correspondientes.
 Tener presente las tarifas establecidas por la Universidad para los derechos
académicos con un incremento del 8%; los derechos de grado se deben calcular
de acuerdo al número de estudiantes que se van a graduar; las inscripciones de
acuerdo al número de estudiantes que se van a recibir.
 Recuerden que el presupuesto es anual, por lo tanto tener presente que son dos
semestres.
 En la columna “valor presupuesto” aparecen unos rubros que ya se encuentran
presupuestados por la Universidad, como son: Nómina, Depreciaciones, Seguros,
Servicios Públicos, Leasing, Impuestos y Gastos Financieros.
 Si tiene alguna modificación en el personal de su dependencia para el año 2009,
deberá realizar los ajustes pertinentes en cada rubro de nómina, dejando
constancia en la columna de justificación.
 Los datos proyectados no incluyen Transferencias de Servicios.
 Para el presupuesto de Inversiones se anexa un formato el cual debe ser
diligenciado por el responsable de cada centro de costos con la asesoría de los
responsables técnicos que han sido definidos para cada tipo de inversión / AF-FO487 Formulario Propuesta Plan de Inversión
Ver: AF-IN-137 Plan de inversión
 En la ventana de captura de la información en la parte superior (total acumulado
por centros de costos) a medida que se va grabando la información del
presupuesto va apareciendo el acumulado de ingresos, costos y gastos, que usted
ejecutará directamente, además un cálculo de costos indirectos que es la
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contribución al sostenimiento de las áreas de apoyo de la Universidad, el cuál es
calculado como un 25% del total de los ingresos de cada centro de costos.
Si Tienen alguna inquietud favor comunicarse con el Profesional de Apoyo de
presupuesto en el Proceso Contable.
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ANEXO 1
Si es necesario modificar algún rubro de salarios, favor tener en cuenta esta tabla para las
prestaciones sociales.
APORTES PARAFISCALES
Cajas de Compensación 4%
Sobre Nómina Mensual
I.C.B.F.
3%
Sobre Nómina Mensual
SENA
2%
Sobre Nómina Mensual
APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL
Pensiones
12%
Sobre Nómina Mensual
Salud
8,5%
Sobre Nómina Mensual
Riesgos Profesionales
0.522%
Sobre Nómina Mensual
FACTOR PRESTACIONAL
Cesantías
8,33%
Sobre Nómina Mensual
Intereses a Cesantías
1%
Sobre Nómina Mensual
Prima de Servicios
8,33%
Sobre Nómina Mensual
Vacaciones
4,17%
Sobre Nómina Mensual
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ANEXO 2
Usuario Planeación Presupuestal: Para poder desarrollar la Planeación Presupuestal
recuerde tener en cuenta:
Para ingresar a la publicación del instructivo debe hacerlo de la siguiente manera:
Entrar al portal de la Universidad (www.upb.edu.co) / En la parte superior derecha
encuentra el link de Servicios WEB, pulse clic sobre él para acceder a ellos, allí digite
el ID/Usuario-Contraseña-Ingresar a: seleccionar SIGAA/Empleados/ Instructivos
SIGAA/Iceberg/Planeación Presupuestal. Allí encontrará un video con la explicación
de todos los campos y los pasos que debe realizar para ingresar su presupuesto.
Para realizar el presupuesto de inversiones desde este modulo usted encontrará el
botón Formato plan de inversiones el cual lo remitirá al AF-FO-487 Formulario
Propuesta Plan de Inversión.
Los usuarios que están autorizados para ingresar a la Planeación Presupuestal son
los Decanos, Directores y Jefes, si otra persona diferente a los anteriores es la
encargada de elaborar el presupuesto, lo debe realizar con el usuario y clave del
respectivo decano, director, jefe o persona a la que aparezca asignado el centro de
costos.
Si necesita ingresar rubros o centros de costos que no aparezcan en la proyección y
requiera presupuestarse recuerde reportarlos a la persona encargada en el Proceso
Contable.
Las proyecciones no incluyen transferencias internas.
La proyección tiene como base real la ejecución del mes de agosto, proyectada al mes
de Diciembre del presente año.
En el presupuesto de Ingresos el rubro 41070 que corresponde a Descuentos en
matriculas, debe ser ingresado con signo negativo.
Se define una fecha límite para realizar el presupuesto, en la cual se cambia a estado
presupuestado, y después de ejecutar esta acción el sistema no permite realizar
ninguna modificación.
Si requiere asesoría para la realización del presupuesto, puede contactar a la persona
encargada en el Proceso Contable.
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