GUÍA PRÁCTICA MÓDULO DE SEGUIMIENTO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
GUÍA PRÁCTICA
MÓDULO DE SEGUIMIENTO
www.contraloria.cl
Unidad de Seguimiento
INDICE
1.
Introducción ...................................................................................................... 2
2.
Roles del Sistema. ............................................................................................. 2
3.
Módulo de Seguimiento SICA ............................................................................ 2
3.1 Ingreso a módulo Seguimiento. ................................................................ 2
3.2 Poner en sesión la UCE. ............................................................................. 3
3.3 Explicación de las funciones de la pantalla. .............................................. 4
4.
Descripción de la barra menú. .......................................................................... 7
5.
Asignación de seguimientos. ............................................................................. 7
6.
7.
5.1
Bandeja de informes. ................................................................................ 8
5.2
Asignación de seguimientos. ................................................................... 11
5.3
Buscador de Seguimientos. ..................................................................... 13
Ejecución de Seguimientos.............................................................................. 14
6.1
Validación de Observaciones. ................................................................. 15
6.2
Detalle Observación de Auditoría. .......................................................... 17
6.3
Ingresar comentarios en ejecución. ........................................................ 17
6.4
Comunicaciones con la entidad: ............................................................. 18
6.5
Análisis de la Respuesta y Verificaciones Realizadas: ............................. 20
6.6
Conclusión y Acción Derivada: ................................................................ 22
Flujo de Aprobación y Reapertura .................................................................. 24
7.1
Confección y aprobación del informe de seguimiento ........................... 24
7.2
Aprobación y rechazo del informe por el Ejecutivo de Seguimiento. ..... 26
7.2.1
Aprobación. ......................................................................................... 26
7.2.2
Rechazo. .............................................................................................. 28
7.3
Actualización y cierre del ROS ................................................................. 29
7.4
Reapertura de observaciones ................................................................. 30
7.5
Cierre de observaciones con oficio de seguimiento ............................... 32
Guía Práctica de uso SICA Seguimiento
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Unidad de Seguimiento
1. Introducción
El presente documento, es una guía práctica para el uso del sistema SICA Modulo
Seguimiento, que tiene como objetivo servir como sustento a la metodología para el
seguimiento de las observaciones derivadas del proceso de control externo de la
Contraloría General.
2. Roles del Sistema.
Antes de comenzar a detallar el modelo, es necesario conocer quiénes son los funcionarios
que interactúan en la ejecución de una auditoría. Al trabajar en un sistema informático se
deben establecer los roles, que son independientes al cargo que se pueda ejercer en la
institución.
En el transcurso de la presente guía nos referiremos a los mencionados roles para indicar
los ejecutores, responsables o niveles de autorización en el sistema. A continuación se
detallan los roles del sistema y el cargo respectivo.
Rol en el Sistema
Directivo Superior
Ejecutivo de Seguimiento
Analista
Cargo
Jefes de División.
Contralores Regionales.
Jefes de Control Externo.
Jefes de Unidad de Seguimiento.
Auditor USEG.
3. Módulo de Seguimiento SICA
A continuación se detallan los procedimientos y pantallas del módulo de seguimiento, con
las distintas funcionalidades existentes para esta aplicación.
Antes de comenzar, es necesario precisar la forma de ingresar al módulo de seguimiento y
poner en sesión una UCE, lo cual se detalla a continuación:
3.1 Ingreso a módulo Seguimiento.
En la intranet, una vez iniciada sesión, aparecerán todos los sistemas a los cuales se
encuentra usted perfilado. Para ingresar al SICA, se presiona en el link con su nombre.
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Unidad de Seguimiento
Una vez que se ha ingresado al sistema, se debe seleccionar el módulo de seguimiento,
para lo cual se debe presionar en el link correspondiente.
3.2 Poner en sesión la UCE.
Para poner en sesión una auditoría de seguimiento, se deberá ingresar al sistema y una
vez dentro de éste, se deberá poner en sesión su UCE.
Es del caso mencionar, que el Ejecutivo deberá asignar las observaciones u/o informes a
cada Analista USEG, que se encuentre perfilado en su UCE.
Acceso perfil ejecutivo:
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Al presionar la opción “Poner en Sesión”, se despliega la pantalla que contiene el resumen
de las observaciones, especificando cuantas están asignadas y cuantas no. Asimismo, se
muestra un detalle de los fiscalizadores a cargo con la asignación de observaciones de
acuerdo al tipo de auditoría.
3.3 Explicación de las funciones de la pantalla.
En la sección de “Detalle Funcionarios”, se encuentra una serie de aplicaciones tal como el
botón “View”, el cual permite seleccionar las columnas que se quieren visualizar, reordenar
y ampliar, entre otros.
También existe el ícono
desde el cual se podrá exportar a Excel los datos de los
fiscalizadores con el detalle de las observaciones asignadas.
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Unidad de Seguimiento
Asimismo, se encuentra el botón
que muestra los gráficos de la UCE, en los
cuales se ilustra el estado de las observaciones, y la proporción que representa del
universo de éstas.
También se despliega el gráfico que muestra los tipos de actividades de fiscalización,
distribuidas en: investigación especial, atención de referencia y auditorías.
El botón
muestra la carga de trabajo por observaciones asignadas de cada
fiscalizador perfilado en la UCE respectiva.
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Unidad de Seguimiento
Otra de las funciones que posee el sistema es la de maximizar la pantalla, para los efectos
de ver toda la tabla, la cual se consigue presionando
Cabe señalar, que al hacer click sobre el nombre del Analista, se despliega una pantalla de
gráficos, que muestra el estado de las observaciones asignadas a éste (gráfico 1) y otro
con el tipo de actividad de fiscalización realizado (investigación especial, atención de
referencia y auditoría) (gráfico 2).
Gráfico 1:
Gráfico 2:
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4. Descripción de la barra menú.
Al poner en sesión la auditoría o UCE, se despliega la barra de menú, la cual muestra las
distintas actividades del módulo de seguimiento.
Posicionándose sobre cada actividad, se despliegan las diversas sub actividades, tal como
se muestra en la siguiente figura:
5. Asignación de seguimientos.
Esta actividad es responsabilidad del Ejecutivo, quien visualizará en su bandeja de entrada
las observaciones de seguimiento por la UCE respectiva, cuyo objetivo es la asignación de
éstas.
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Unidad de Seguimiento
5.1 Bandeja de informes.
Una vez puesta en sesión la UCE, en la barra de menú se debe seleccionar “Asignar”, la
cual posee tres sub actividades, seleccionando la primera de ellas “Bandeja de Informes”.
La bandeja de informes, representa la totalidad de informes disponibles, que tiene el
ejecutivo para asignar.
Para la asignación, se deberá presionar el botón
deseado.
en la línea que contiene el informe
Una vez seleccionado el informe a seguir, se despliega la bandeja de asignación de
seguimientos, en ella aparecen las observaciones asociadas al informe.
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Unidad de Seguimiento
Para asignar la o las observaciones, se deberá hacer click en el casillero
y luego en la
parte inferior de la pantalla seleccionar al funcionario escogido y luego hacer click en el
botón
Al asignar las observaciones, éstas salen de la bandeja de observaciones asignables del
Ejecutivo de Seguimiento y pasan a la del Analista.
Importante: Cabe destacar que cuando se quiera asignar a más de un fiscalizador, al
primero que se le envíen las observaciones, será el que quedará como Analista encargado
del seguimiento.
Para desasignar una o varias observaciones, el Ejecutivo de Seguimiento deberá identificar
la auditoría requerida y presionar el ícono
con lo cual las observaciones volverán a su
bandeja de observaciones asignables.
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Unidad de Seguimiento
Consideraciones:
Dentro de la bandeja, se encuentra la opción
que al ser seleccionada, muestra la ficha
de la observación, la cual contiene el detalle de ésta, dividida en tres secciones:
a) Datos principales del seguimiento: Esta opción contiene los principales antecedentes
de la etapa del seguimiento, tales como: encargado; etapa; comunicado; fecha de
subsanación; estado en seguimiento y acciones derivadas de seguimiento.
b) Datos generales de la observación: Esta opción es una pantalla desplegable, que
muestra todos los antecedentes de la observación que vienen desde la Ejecución de
Auditoría.
c) Menú de pestañas: En esta parte, se muestran las distintas fichas que deben ser
llenadas para completar el proceso de seguimiento de las observaciones, las cuales son:
comentarios; comunicaciones con la entidad; análisis de la respuesta y verificaciones
realizadas; conclusión y acción derivada.
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El Ejecutivo de Seguimiento en la pestaña Comentarios podrá realizar las consideraciones
que estime conveniente, a fin de dejar registradas las comunicaciones con los diferentes
actores del sistema. Para ingresar un comentario, se deberá hacer click en el botón
“Ingresar Comentario”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Una vez seleccionada la opción de “Ingresar Comentario”, se desplegará la ventana en
donde se ingresan las anotaciones pertinentes, las que pueden ser asociadas a ésta o
todas las observaciones que contiene el informe. El proceso finaliza haciendo click en
guardar.
5.2 Asignación de seguimientos.
Puesta en sesión la UCE, en la barra de menú se debe seleccionar “Asignar”, la cual posee
tres opciones, escoger la segunda “Asignación de Seguimientos”.
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Unidad de Seguimiento
Al hacer click en esa opción, se ingresa a la Bandeja Asignación de Seguimientos, la cual
contiene las observaciones asignables, mostrando: número; descripción de observación;
número de informe; año; entidad o servicio; tipo de actividad; número de programa; sector y
el plazo para responder.
Para asignar la o las observaciones, se deberá hacer click en el casillero
y luego en la
parte inferior de la pantalla, seleccionar al funcionario escogido y hacer click en el botón
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Cuándo se quiera asignar observaciones de un mismo informe a más de un Analista, se
deberá seleccionar la o las observaciones y el primero seleccionado quedará como
encargado de la auditoría, acción que se constata con el siguiente mensaje:
5.3 Buscador de Seguimientos.
Una vez puesta en sesión la UCE, en la barra de menú se debe seleccionar “Asignar”, la
cual posee tres opciones, escogiendo la última “Buscador de Seguimientos”.
Una vez realizado lo anterior, aparece la Bandeja de Buscador de Seguimientos, el cual
contiene una tabla con los antecedentes de los informes finales, tales como: acciones;
número; descripción observación; número de informe; año; entidad o servicio; tipo de
actividades de fiscalización; número de programa; sector; estado del seguimiento y nombre
del funcionario.
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6. Ejecución de Seguimientos.
Agrupa todas las pantallas que permiten al Analista ejecutar la auditoría de seguimiento.
Esta actividad es responsabilidad del Analista, quien debe iniciar las comunicaciones con la
entidad, realizar el análisis de las respuestas del servicio, efectuar las verificaciones
respectivas y finalmente registrar las conclusiones y acciones derivadas para cada
observación.
El objetivo del procedimiento, es que se registre el desarrollo del seguimiento de las
observaciones asignadas para los informes finales respectivos.
La actividad se compone de los siguientes procedimientos:




Comentarios
Comunicaciones con la entidad
Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas
Conclusión y acción derivada
Una vez ingresado al sistema y puesto en sesión la UCE, se debe ir a la barra de menú y
hacer click en “Ejecutar” y luego en la opción “Mis seguimientos”, tal como se muestra en la
siguiente imagen:
Luego se desplegará la bandeja Mis Seguimientos, con los antecedentes de las
observaciones o informes asignados.
Consideraciones.
La bandeja Mis Seguimientos, contiene dos cuadros, el primero llamado Documentos Tipo,
que muestra todos los formularios que intervienen en el proceso de seguimiento, tales
como: comunica inicio de visita; ampliación de plazo; denegación de ampliación de plazo;
pase interno UTCE; comunica inicio seguimiento ARA y oficio de antecedentes fuera de
plazo.
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En el segundo cuadro, se despliega la grilla con las observaciones asignadas, la cual
contiene el número de la observación, descripción, número de informe, año, entidad o
servicio, tipo de actividades de fiscalización, número de programa, sector, estado y días
restantes.
6.1 Validación de Observaciones.
Para comenzar a trabajar en la observación en seguimiento, se deberá hacer click en el
ícono
lo que desplegará la siguiente pantalla:
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Esta ficha requiere que el Analista, compare que lo ingresado por el equipo de auditoría en
la ventana desplegable “Datos Generales de la Observación”, se corresponda con lo
señalado en el informe final despachado al servicio, para posteriormente dar por validada la
observación. De este análisis, se pueden desprender dos situaciones:
a) Validar: Esta situación ocurre cuando el Analista no tiene consideraciones o
comentarios que realizar respecto de los antecedentes proporcionados por el equipo
ejecutor de la auditoría, presionando el botón “validar” de la pantalla de “Detalle de
Observaciones de Auditoría”.
Luego de realizada la operación anterior, la observación es validada y queda en estado “en
proceso”.
b) Validar con comentarios: Esto sucede cuando el Analista ha encontrado diferencias
significativas entre lo ingresado por el equipo de auditoría en la ventana desplegable “Datos
Generales de la Observación” y lo consignado en el informe despachado al servicio, por lo
que es indispensable que se realicen los comentarios necesarios, para efectos de dejar
registro de la situación detectada. Luego, presionar el botón “Validar con Comentario”.
Luego de realizada la operación anterior la observación es validada y queda en estado “en
proceso”.
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6.2 Detalle Observación de Auditoría.
Esta ficha se compone de tres barras desplegables, las cuales se explicarán a
continuación:
a) Datos principales del seguimiento. Esta opción contiene antecedentes como:
encargado; etapa; comunicado; fecha de subsanación; estado en seguimiento y acciones
derivadas de seguimiento.
b) Datos generales de la observación. Esta opción es una pantalla desplegable, que
muestra todos los antecedentes de la observación, que vienen desde el Módulo de
Ejecución de Auditoría, el cual contiene todos los datos del informe final aprobado y
despachado al servicio.
Cabe señalar que los antecedentes que vienen desde la auditoría, se encuentran
bloqueados o protegidos, por lo que no se pueden eliminar o modificar.
c) Comentario. En este recuadro se pueden hacer comentarios respecto de los
antecedentes que han sido completados por el auditoría en el módulo de ejecución de
SICA.
6.3 Ingresar comentarios en ejecución.
En esta etapa, el Analista, en la pestaña “Comentarios”, podrá realizar las consideraciones
que estime conveniente, a fin de dejar registradas las comunicaciones con los diferentes
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actores del sistema. Para ingresar un comentario, se deberá hacer click en el botón
“Ingresar Comentario”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Cabe destacar, que el Ejecutivo de Seguimiento, también podrá ingresar comentarios al
momento de la asignación.
Una vez seleccionada la opción de Ingresar Comentario, se desplegará la ventana en
donde se podrán ingresar las anotaciones pertinentes las cuales pueden ser asociadas a
ésta o todas las observaciones asignadas del informe final: El proceso concluye haciendo
click en guardar.
6.4 Comunicaciones con la entidad:
En esta pestaña, el Analista debe registrar todas las comunicaciones que ha tenido con el
servicio fiscalizado. Para ingresar una comunicación, se deberá hacer click en el botón
“Ingresar Comunicación”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
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Una vez seleccionada la opción de Ingresar Comunicación, se desplegará la ventana en
donde se deben ingresar obligatoriamente: tipo de oficio; N° de Oficio; fecha de ingreso;
año; entidad; materia, y optativamente una descripción del documento. Dicho oficio se
adjunta de forma digital, pinchando en el cuadro “Buscar”.
Terminada esta etapa, se puede asociar el documento a más de una observación,
colocando un ticket en la columna “Seleccionar”.
Cuando exista una ampliación de plazo o prórroga aprobada, se podrá modificar la fecha
asociada al oficio, en la columna “Ajustar plazo”. Para finalizar, se debe presionar el botón
“Guardar”.
Posteriormente, se regresa a la pestaña de “Comunicaciones con la Entidad”, que muestra
la grilla de documentos adjuntos, los cuales pueden ser vistos, editados o eliminados.
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NOTA: Cabe tener presente, que la modificación y/o eliminación de documentos, afectará a
todas las observaciones que tengan asociado dicho oficio.
6.5 Análisis de la Respuesta y Verificaciones Realizadas:
En esta etapa, el Analista debe registrar el estudio efectuado a la observación objeto de
seguimiento, para lo cual se debe completar la respuesta de la entidad fiscalizada y el
análisis de dicha respuesta, además, de adjuntar los papeles de trabajo asociados a la
observación.
En el campo “Respuesta de la Entidad”, se debe ingresar un breve resumen de lo señalado
por el servicio respecto al cumplimiento de las medidas requeridas.
Posteriormente, se debe completar el campo “Análisis de la Respuesta y Verificaciones
Realizadas”, ingresando el resumen de las pruebas o procedimientos ejecutados para
verificar el cumplimiento de las medidas implementas por el servicio.
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Junto con ello, es necesario señalar si la verificación efectuada se realizó mediante visita a
terreno y/o mediante antecedentes, para lo cual se debe seleccionar una o ambas
opciones. Se concluye este llenado, presionando el botón “Guardar”.
A continuación, se deben ingresar los papeles de trabajo asociados a la observación, para
lo cual se presiona el botón “Ingresar Papel de Trabajo”, como se muestra a continuación:
Al ingresar un papel de trabajo, se debe colocar una descripción del documento, para luego
adjuntarlo al sistema, cuyo archivo puede ser de cualquier formato (doc, xls, pdf, entre
otros). Luego, dicho documento debe asociarse a una o varias observaciones.
Para finalizar el procedimiento, se debe presionar el botón “Guardar”, con lo cual se accede
a la pantalla anterior, la que contiene la grilla de papeles de trabajo adjuntos. Cada uno de
ellos puede ser visualizado, editado o eliminado.
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NOTA: Es importante señalar, que la modificación y/o eliminación de un papel de trabajo,
afectará a todas las observaciones que tienen asociado dicho documento.
6.6 Conclusión y Acción Derivada:
En esta ficha, se debe ingresar la conclusión del seguimiento efectuado a la observación.
El campo “Resumen de la Observación” proviene de la conclusión de la observación, la
cual está contenida en los “Datos Generales de la Observación”, pudiendo en esta etapa
ser editada, y será la que finalmente se reflejará en el informe de seguimiento.
El campo “Análisis de la Respuesta y Verificaciones Realizadas”, proviene de la ficha del
mismo nombre. En esta etapa, este campo es de solo lectura.
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En el campo “Conclusión del Seguimiento”, se registra la conclusión del análisis de la
respuesta y de las pruebas aplicadas, en forma clara y precisa.
Una vez completados estos campos, se debe seleccionar la fecha de cierre, e ingresar el
estado final de la observación, entre 2 opciones: subsana o mantiene, con la acción
derivada que corresponda.
En caso de que la acción derivada contenga plazos, se debe indicar la fecha propuesta
para la reapertura de la observación, además, ingresar la descripción de la acción
correctiva requerida. Para guardar los cambios realizados en esta ficha, se debe presionar
el botón “Guardar”.
Finalmente, cuando el proceso de ejecución se haya completado con el ingreso de
información en las cuatro pestañas, se activará el botón “Seguimiento Completo”, con lo
que la observación trabajada es enviada al Ejecutivo de Seguimiento, quedando en estado
“Disponible” para la generación del informe de seguimiento.
Realizado lo anterior aparece el siguiente mensaje, confirmando la acción.
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Una vez que el Analista ha dado “Seguimiento Completo” a todas las observaciones del
informe, estas ya no se encontrarán en la bandeja del Analista, quedando disponibles para
generar el informe en formato Word, y así dar inicio al flujo de revisión.
7. Flujo de Aprobación y Reapertura
Etapa en la cual, se convierten las observaciones en informe de seguimiento y se comienza
el flujo de aprobación.
7.1 Confección y aprobación del informe de seguimiento
Primero, es del caso mencionar que, es el Analista quien da inicio al flujo de revisión.
Para poder generar el documento Word, se deberá seleccionar “Generar Informe”, la opción
“Informe de Seguimiento”, una vez ejecutada dicha acción, aparecerá el listado de
seguimientos que se encuentran disponibles para confeccionar el informe tal como se
ilustra en la siguiente imagen:
Presionando el botón , se despliega el archivo referido, el que se deberá ser guardado a
fin de realizar las modificaciones necesarias, como por ejemplo, la incorporación del
número correspondiente a cada división y regional, etc.
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Para dar inicio al flujo de revisión se deberá presionar el botón
Al presionar el referido botón, se desplegará una nueva pantalla en la que se deberá “Iniciar
nuevo flujo de revisiones”.
Posteriormente, se deberán llenar los datos requeridos en la pantalla que se presenta a
continuación:
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Luego, presionando el botón “Enviar”, se inicia la revisión. Ahora el documento se
encuentra en poder del Ejecutivo de Seguimiento para que éste continúe el flujo hacia el
Directivo Superior.
7.2 Aprobación y rechazo del informe por el Ejecutivo de Seguimiento.
Cuando el Analista ha enviado el informe -en formato Word- al Ejecutivo, corresponde que
éste lo apruebe o rechace, tal como se describe:
7.2.1
Aprobación.
Es del caso mencionar, que el documento en formato Word, es el que se utilizará de aquí
en adelante para todas las revisiones, el que deberá considerar el Ejecutivo para la
revisión, el cual se despliega presionando el botón .
Ahora bien, para continuar con el flujo de revisión hacia el Directivo se debe seleccionar el
botón
.
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Unidad de Seguimiento
Presionando el botón anteriormente indicado, se desplegará una ventana donde deberá
completar algunos datos mínimos requeridos, como son: acción (aprobar); comentarios,
además, deberá subir el documento Word aprobado por éste y enviar a revisión del
Directivo Superior.
Presionando el botón “Enviar”, el documento quedará en la bandeja del Directivo Superior,
generándose automáticamente un correo electrónico, el cual informa a cada integrante del
flujo, la disponibilización del documento para su revisión.
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7.2.2
Rechazo.
Para continuar con el flujo de revisión hacia el Directivo se debe seleccionar el botón
.
Presionando el botón anteriormente indicado se desplegará una ventana donde deberá
completar algunos datos mínimos requeridos, como son: acción (rechazar); comentarios,
además, deberá subir el documento Word aprobado por éste y enviar a revisión del
Directivo Superior.
Por lo que el documento vuelve a manos del Analista, quien deberá realizar los cambios
requeridos y volver a enviar el archivo.
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Importante: Una vez rechazado el archivo no se debe iniciar un nuevo flujo, sino trabajar
sobre el mismo, con perfil de Analista, presionando el botón
para reiniciar el flujo ya
existente.
Una vez modificados los antecedentes estos serán enviados al Ejecutivo de igual forma que
lo visto en el punto 6.2.1 de esta guía.
El envío del informe desde el Ejecutivo al Directivo Superior, es una copia fiel del
procedimiento indicado en los puntos 6.2.1 (Aprobación) y 6.2.2. (Rechazo)
7.3 Actualización y cierre del ROS
Una vez concluida la ultima aprobación en el flujo de revisión por el Directivo Superior, el
Analista deberá incorporar en el “Registro de Observaciones de Seguimiento” (ROS), todas
las modificaciones que se han realizado al informe y finalizar el registro.
Una vez actualizado el ROS, los datos no pueden ser modificados.
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7.4 Reapertura de observaciones
Para aquellas observaciones, cuya acción derivada fue otorgar a la entidad fiscalizada un
mayor plazo para acreditar acciones o remitir documentación, tipificadas en la acción
“Implementar medidas e informar en un plazo”, se deberá ingresar un nuevo plazo para
ello.
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Una vez que las observaciones a las cuales se les otorgaron un mayor plazo en la etapa de
ejecución, pasan por todo el flujo de aprobación, el Ejecutivo de Seguimiento en la barra de
menú transversal, debe ingresar a la opción “Reapertura de Seguimiento”.
Al ingresar en esa opción, aparecen todas las observaciones a la cuales se les ha dado
mayor plazo, las que se encuentran en estado “Seguidas” y deben ser asignadas
nuevamente.
Al hacer click sobre la ficha
el sistema entregará la opción de asignar la observación al
mismo Analista que realizó el seguimiento, de lo contrario, vuelve a la bandeja del Ejecutivo
de Seguimiento, y queda en estado “Asignable”.
Una vez que el Analista ingresa a la ficha de la observación, aparece en ésta una pestaña
denominada “Reapertura”, en ella se debe ingresar la “Nueva Respuesta de la Entidad”; y
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la “Nueva Conclusión”, y para el caso de mantener lo observado, se deberá ingresar la
“Nueva Acción Derivada”.
Esta observación posteriormente debe ser cerrada con un oficio, tal como se describe en la
actividad siguiente del presente manual.
7.5 Cierre de observaciones con oficio de seguimiento
Para aquellas observaciones que serán tramitadas mediante un oficio, el Analista deberá
llenar la ficha de la observación, y presionar el botón “Seguimiento Completo”. Con ello,
automáticamente la observación sale de la bandeja de éste y es enviada a la del Ejecutivo
de Seguimiento.
Esta etapa es responsabilidad del Ejecutivo, para lo cual deberá ingresar a la barra de
menú en “Transversal”, y seleccionar la opción “Cierre de Seguimiento”, donde realizará la
aprobación de esta observación.
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Unidad de Seguimiento
A continuación, aparecerá la bandeja con todas las observaciones que se encuentran con
seguimiento completo.
El Ejecutivo deberá ingresar a la observación en seguimiento, con el fin de adjuntar el oficio
en la pestaña “Comunicaciones con la Entidad”.
Luego se deberá cargar el oficio referido y presionar el botón “Guardar".
La acción queda registrada como “Enviado Oficio Cierre”, que automáticamente cierra la
observación y la deja en estado “Seguida”.
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