Términos de Referencia Consultoría Local CAE

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA SELECCIÓN DE LA CONSULTORÍA
LOCAL PARA EL ESTUDIO TÉCNICO DE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES DE
CREACIÓN DE EMPRESA EN RIOHACHA EN EL MARCO DEL MODELO DE
EXPANSION DEL “SISTEMA NACIONAL DE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES
PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS”
1. ANTECEDENTES DEL PROGRAMA.
El Programa de Simplificación de Trámites desarrollado por las Cámaras de
Comercio del las 6 principales ciudades del país con el auspicio del BID, tuvo por
objetivo general promover una relación más eficiente entre las empresas, la
administración pública y las entidades privadas que prestan servicios relacionados
con su registro y formalización.
Como objetivos específicos el Programa buscó: i) minimizar los pasos, diligencias,
requisitos legales y plazos de tramitación que debe atender todo Empresario para
formalizar sus actividades productivas ii) conformar Centros de Atención
Empresarial en seis ciudades de Colombia (Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga,
Cali, Cartagena, Medellín) iii) facilitar la integración de las empresas del sector
informal al proceso formal de desarrollo de actividades mercantiles y iv) mejorar el
acceso de los empresarios a la información sobre los trámites a seguir.
La estrategia central consistió en la conformación de Centros de Atención
Empresarial (CAE) para simplificar e integrar en un proceso único los trámites y
procesos aplicados a la creación y registro de empresas ante la administración
pública o entidades privadas con funciones de registro, a partir de la
implementación de un modelo de Ventanilla Única acompañada de acciones para
la máxima desregulación del proceso y la reducción de tiempos, costos y pasos de
tramitación.
A la finalización del Programa en junio de 2004, se logró implementar un modelo
novedoso de simplificación, que permite en las ciudades ya integradas al esquema
y que operan CAES, contar con una capacidad instalada y un prototipo de servicio
para crear empresas a través de un proceso único y simplificado gestionado en la
Ventanilla Única que integra 17 trámites. La consigna del Programa es lograr que
los CAES puedan crear empresa en un solo día, un solo paso, un solo lugar, ante
una única institución y con un único contacto.
Una vez culminada la primera Fase del Programa, CONFECAMARAS asumió la
responsabilidad de expandir el modelo al resto de Cámaras del país. En
cumplimiento de esta función, debe velar por la integración del resto de Cámaras
del país al modelo, pero a su vez, que esta integración se realice bajo el modelo y
las metodología única ya definida para el Sistema Nacional CAE y probada en las
21 ciudades. Replicar el modelo requiere que cada una de las ciudades que
decida integrarse al modelo simplificado de creación de empresa, cuente con un
estudio técnico específico, que permita aterrizar el modelo nacional en la realidad
normativa, institucional, tecnológica y operativa local de la ciudad correspondiente.
La Consultoría objeto de la presente convocatoria, comprende el estudio técnico
para el diagnóstico de los trámites de creación de empresa, la propuesta de
reformas a incorporar para la implementación del modelo nacional de CAE y la
definición del Plan de Acción a seguir para su implementación por las Cámaras de
Comercio y las Alcaldías participantes. Lo anterior comprende, entre otros
aspectos
1. En lo normativo: La relación y estudio de las normas que rigen los trámites a
realizar por un empresario para su creación y constitución y las propuestas de
reforma correspondiente. Se propondrán los convenios de gestión entre todas las
partes involucradas (Cámaras de Comercio, Alcaldía, Gobernaciones, Notarías)
para la implementación del modelo de simplificación y la puesta en operación de
los CAEs, se plantearán alternativas para mejorar la eficiencia de los trámites.
2. En procesos: i) El levantamiento de procesos y la forma como se presta el
servicio en los trámites asociados a la creación de empresa, junto con los
requisitos, exigencias, plazos y formalidades exigidas y su propuesta de
integración a la Ventanilla Única de los CAE y ii) el diagnóstico de procesos y
costos actuales del modelo de vigilancia y control implementado en la
correspondiente ciudad para vigilar la operación y cumplimiento de normas por
empresas formales e informales y su propuesta de reforma.
3. En materia arquitectónica: La propuesta de funcionamiento del modelo
arquitectónico de los CAES en la Sede de la Cámara de Comercio
correspondiente
4. En materia tecnológica: El diagnóstico de los sistemas de información,
desarrollos, plataformas y capacidad instalada de hardware en las diferentes
entidades que participan en el proceso de creación de empresa, su propuesta de
integración local y con el nodo central de CAE operado por Confecámaras.
Con esta información, se estructurará un PLAN DE ACCIÓN con todas las
propuestas tendientes a implementar el modelo de simplificación de los CAES en
la ciudad totalmente alineado al modelo nacional.
En este orden de ideas, la Cámara de Comercio de La Guajira al ser seleccionada
por CONFECÁMARAS como BENEFICIARIA para la expansión del sistema
nacional de simplificación de trámites, requiere la contratación de un Consultor
Individual o Firma Especializada para el desarrollo de la consultoría que se
describe en este documento.
2. OBJETIVO DEL CONCURSO.
El objetivo de la convocatoria es seleccionar el Consultor Individual o Firma
Consultora que realizará las actividades y entregará los productos relacionados
con el ESTUDIO TÉCNICO DE TRÁMITES Y PROCESOS DE CREACIÓN,
VIGILANCIA Y CONTROL DE EMPRESAS EN LA CIUDAD DE RIOHACHA,
previstos en los presentes Términos de Referencia, así como en el contrato que se
celebre para tal efecto.
3. PERFIL REQUERIDO PARA EL CONSULTOR O FIRMA CONSULTORA.
El futuro Contratista del presente Proyecto deberá cumplir, por lo menos, con los
siguientes requisitos:
Si es Consultor Individual
Ejercer como Consultor Persona Natural
Contar con al menos tres (3) años de experiencia profesional, sobre
temas relacionados con el sector empresarial y gestión pública.
Haber laborado o haber desarrollado proyectos que tengan que ver con
estudios que impliquen conocimiento del sector empresarial colombiano,
de la
legislación que lo regula y procesos de
cambio en
organizaciones.
Integrar la participación de personal o asesores idóneos en las
siguientes especialidades:
♦ Jurídico
♦ Administrativo Público y/o Privado
♦ Tecnológico
La persona natural ejercerá la Dirección de Proyecto. Según su especialidad
deberá constituir el equipo de trabajo con las dos especialidades restantes.
Todos ellos deberán demostrar conocimiento específico del sector público.
Si es una Firma Consultora
Estar formalmente constituida
Contar con al menos tres (3) años de experiencia en consultoría, sobre
temas relacionados con el sector empresarial y gestión pública.
Haber realizado estudios y labores de consultoría que impliquen
conocimiento del sector empresarial colombiano y su legislación.
Integrar al equipo propuesto la participación de personal o asesores
idóneos en las siguientes especialidades, con conocimiento del sector
público:
♦ Jurídico
♦ Administrativo Público y/o Privado
♦ Tecnológico
El personal deberá ser presentado por el Consultor Individual/Firma Especializada
y en caso de ser elegido el Consultor o Firma Consultora, deberá mantener al
personal durante la ejecución del contrato. Si fuere necesario el cambio de una
persona del equipo, se deberá realizar previamente la solicitud a la Cámara de
Comercio de La Guajira, presentando la hoja de vida del nuevo consultor (con
iguales o superiores acreditaciones). Sólo podrá reemplazarse hasta que la
Cámara acepte la hoja de vida propuesta.
4. EXPERIENCIA DEL CONSULTOR O LA FIRMA
El cuadro de experiencia debe contener como mínimo la siguiente información:
Nombre del contratante.
NIT.
Dirección.
Teléfono.
Nombre del contratista.
Objeto, valor y plazo del contrato.
Productos específicos.
Status de cumplimiento del contrato.
A la propuesta entregada deberá anexar las certificaciones de experiencia que
acrediten la información suministrada.
5. OBJETO DEL CONTRATO DE LA FIRMA/CONSULTOR SELECCIONADO
Desarrollar el estudio técnico local en la ciudad de Riohacha para el análisis del
proceso de creación de empresa y los procesos de control que ejercen las
entidades locales con funciones de vigilancia y proponer el Plan de Acción a
ejecutar en un plazo máximo de 6 meses con todas las acciones necesarias para
la operación del CAE y la integración de la ciudad al modelo de simplificación
nacional.
6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR.
El Consultor Individual/Firma Consultora se obliga con la Cámara de Comercio de
La Guajira a desarrollar las siguientes actividades para dar cumplimiento al objeto
del contrato:
6.1 Mapeo institucional y legal de Trámites y Procesos asociados a creación
de empresas: Que permita identificar y describir de forma detallada e integral los
trámites que deben realizarse en para la creación y formalización de empresas,
analizando la normativa local actual que rige dichos trámites, los actos
administrativos locales expedidos en interpretación de las normas nacionales
sobre la materia, los requisitos, los formularios y documentos exigidos para cada
trámite y los costos en los que incurre el Empresario para su realización.
Así mismo, deberá identificar todo tipo de exigencias extralegales que realizan los
funcionarios y organismos que participan en los procesos, con base en
interpretaciones subjetivas de la legislación. Todo ello con el fin de identificar los
trámites, requisitos y documentos que son susceptibles de ser eliminados o
integrados al modelo de simplificación.
Para esto deberá realizar con Alcaldías, Secretarías, Departamentos Técnicos,
Gobernación, Organismos Regionales, Nacionales y empresarios de la ciudad las
siguientes tareas:
- Identificación de las entidades y los trámites requeridos en la ciudad para crear y
formalizar una empresa, junto con los contactos que genera en el Empresario,
entendidos como la presencia física del Empresario en cualquier ventanilla de
atención al público para surtir su solicitud o cumplir un requisito derivado del
trámite.
Lo anterior aplicado a cada uno de los 17 trámites asociados a creación de
empresa, considerados objetivo del presente estudio a saber:
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
PASO
ABRIR CUENTA Y DEPOSITAR EL CAPITAL SOCIAL
CONSULTA DE NOMBRE PREVIO A LA CONSTITUCION DE ESCRITURAS (PARA
PERSONAS JURIDICAS)
SUSCRIPCION DE LA MINUTA
PROTOCOLIZACION DE LAS ESCRITURAS PUBLICAS
CONSULTA DE NOMBRE PARA PERSONAS NATURALES
INSCRIPCION EN REGISTRO MERCANTIL
MATRICULA MERCANTIL DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
PAGO DE IMPUESTO DE REGISTRO
OBTENER EL CERTIFICADO DE CONSTITUCION Y GERENCIA
INSCRIPCION DE LIBROS DE COMERCIO
INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
EXPEDICION DEL NIT
INSCRIPCION DEL RUT
INSCRIPCION DEL I&C
CONSULTA DE USO DE SUELO
NOTIFICACION DE APERTURA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO A
PLANEACION
CONSULTA DE MARCA
Sin embargo, la Consultoría deberá validar si es la ciudad se aplican estos 17
trámites o existen exigencias adicionales, caso en el cual deben ser mapeadas o
identificadas claramente en el estudio.
- Descripción gráfica y textual detallada de cada proceso ilustrando actividades,
flujo, responsables y costos en tiempo y dinero por cada acción que se ejecute en
el proceso, determinando la percepción de los diferentes actores sobre su rol y
oportunidades de mejora detectadas por ellos.
- Determinación de las actividades llevadas a cabo por los empresarios para
cumplir con los trámites (¿dónde se informan?, ¿usan tramitadores?, ¿Cómo
perciben el proceso de creación de empresa?, ¿Qué trámites consideran que
deben hacer? ¿Qué tanto saben del proceso?).
- Recopilación y análisis de las normas asociadas a cada trámite de creación y
formalización de empresas a nivel local.
- Inventario de datos y documentos solicitados al empresario en el proceso de
creación y formalización de empresas, realizando su descripción para establecer
en que trámites y por qué entidades son solicitados.
- Valoración de las condiciones actuales de las entidades involucradas para
integrarse al modelo de CAES, describiendo detalladamente estructura actual,
recursos físicos, tecnológicos y humanos con que cuentan para la gestión de cada
uno de los trámites.
- Diagnóstico de perfiles y necesidades de capacitación en el personal de la
Cámara de Comercio.
- Identificación de otras iniciativas de simplificación en marcha en la
correspondiente ciudad que impacten los procesos estudiados, recopilando
información, documentación y status actual.
- Realización de un análisis de costos por cada trámite.
- Levantamiento detallado de cómo se comporta el trámite en las ventanillas de
atención de las correspondientes entidades.
6.2 Análisis y diagnóstico del modelo de vigilancia y control a empresas y
establecimientos de comercio en Riohacha: Deberá realizar un diagnóstico del
sistema actual de vigilancia y control en Riohacha, específicamente aplicado a
empresas y establecimientos de comercio, ejercido por el municipio para verificar
el cumplimiento de las condiciones exigidas por la Ley en las empresas o
establecimientos de comercio.
Contemplará como mínimo:
- Un análisis detallado de los sistemas de inspección y vigilancia que operan en
cada una de las Secretarías o dependencias de la administración local o regional
en Riohacha, realizando un levantamiento de procesos actuales, verificación de
exigencias actuales vs. exigencias de las normas legales o normas técnicas
aplicables, protocolos utilizados, inventario de instrumentos y proformas de apoyo
al control utilizados por los Inspectores e ítems que son controlados.
- Descripción del funcionamiento actual, capacidad instalada, cobertura real frente
a la demanda, costos directos, criterios de control utilizados, junto con
conclusiones de efectividad del modelo de control en la ciudad.
- Analizar el esquema de operación de vigilancia y control establecido por el
municipio de Riohacha para el control a nuevas empresas y su futuro
funcionamiento estableciendo: Funcionamiento actual, capacidad instalada,
cobertura, costos, criterios de control y efectividad del modelo.
Los trámites que se identifiquen en esta fase del estudio deberán ser
documentados bajo la misma metodología que utilice para el mapeo del punto 6.1.
6.3 PROPUESTA DE RACIONALIZACIÓN DE PROCESOS E INTEGRACIÓN DE
RIOHACHA AL MODELO SIMPLIFICADO
Consistente en:
6.3.1 PROPUESTA DE REFORMA NORMATIVA
- Determinación de necesidades de modificación de disposiciones locales y
elaboración de actos administrativos requeridos para la integración de trámites al
modelo o la eliminación de trámites innecesarios o extralegales.
- Formulación de propuestas de reforma al marco legal local vigente y a los actos
administrativos que se requieran para la viabilidad del modelo simplificado.
- Sugerencias de textos para la elaboración de convenios de gestión que se
desprendan de las propuestas de integración al Sistema CAE.
6.3.2 PROPUESTA DE REINGENIERÍA DE TRÁMITES Y PROCESOS
- Formulación de una propuesta de reingeniería a partir de criterios como
legalidad, reducción de riesgos de corrupción, optimización del uso de la
información y los flujos de trabajo, automatización, coordinación inter e intra
institucional y reducción de actividades, para los trámites que hacen parte del
estudio.
- Propuesta de eliminación de trámites innecesarios y/o extralegales que se estén
realizando en Riohacha, de acuerdo a la propuesta del punto anterior.
- Determinación de nuevos roles y perfiles de personal a incorporar al servicio
CAE.
- Determinación de necesidades específicas de Riohacha para la integración al
modelo CAE.
- Estimación de los ingresos que dejará de percibir la administración por cuenta de
eliminación de conceptos y valoración estimada del impacto positivo en el recaudo
y la formalización de la integración al modelo simplificado.
- Sugerencias de mecanismos de articulación con otras iniciativas de simplificación
de trámites en marcha.
- Propuesta desde el punto de vista técnico y operativo, de alternativas para
ejercer la vigilancia y control dentro del modelo de control posterior previsto en el
modelo CAE.
- Recomendaciones para la aplicación de un esquema de visitas de inspección
inicial vs. visitas oficiosas posteriores.
- Propuesta de destinación de la capacidad instalada local y recurso humano
liberados una vez puesto en operación del modelo simplificado en todos sus
componentes.
6.3 PROPUESTA TRANSFORMACIÓN FÍSICA
Definición de necesidades básicas y requerimientos de infraestructura física,
planos para la propuesta arquitectónica y adecuaciones en la Sede principal de la
Cámara de Comercio, para la puesta en marcha del CAE, de acuerdo a los
siguientes estándares y elementos mínimos de servicio definidos para el Sistema
CAE:
- Punto de Información
- Punto de Asesoría
- Terminales de Autoconsulta
- Ventanillas Únicas
Además, realizará las recomendaciones de distribución física, señalización y
prestación del servicio para asegurar su alineación con el modelo nacional,
integrando sistemas de administración electrónica de turnos, información gráfica
visual sobre el servicio CAE, distribución de materia impreso con servicios CAE,
etc.
El Consultor estará obligado a documentarse sobre las características y
estándares de todos los elementos de servicio descritos y a realizar propuestas
consistentes con el modelo nacional. Para ello, contará con la colaboración y
suministro de información técnica de CONFECÁMARAS.
6.4 PROPUESTA TECNOLOGICA
- Propuesta de sistemas informáticos, aplicativos, modificación a aplicativos
existentes, licenciamiento requerido, desarrollos e instrumentos tecnológicos a ser
considerados para la integración tecnológica entre la Cámara de Comercio de La
Guajira y las instituciones que intervienen en el modelo.
- Propuesta de inversiones tecnológicas en software y hardware en las entidades
involucradas para la funcionalidad del modelo.
- Propuesta de integración del nodo local de simplificación con el nodo nacional
del CAE administrado por Confecámaras.
- Propuesta de integración de la Cámara al Portal Nacional de Creación de
Empresa.
6.5 PROPUESTA GESTIÓN DEL CAMBIO
- Determinación de las necesidades de capacitación, entrenamiento, reinducción y
acompañamiento del personal de Alcaldía y Cámara
- Propuesta de contenidos mínimos y alternativas de ejecución de los programas
de capacitación interna de la Cámara e integrada con las entidades participantes.
- Propuesta de mejoras a introducir en el modelo de servicio al cliente, atención en
call centers, ciclos de reinducción, etc.
D. PLAN DE ACCIÓN
Como resultado de las actividades anteriores, propondrá un Plan de Acción para
la implementación de todos los Componentes descritos. El Plan de Acción que se
estructure debe ser ejecutable, medible, con definición clara de actividades por
componente, requerimientos y fases a considerar. El Plan debe cumplirse en un
plazo máximo de cinco (5) meses.
El Plan de Acción deberá especificar:
- Actividades, responsables, duración y esquema de trabajo propuesto, que hagan
posible la implementación de las propuestas realizadas en los diferentes
componentes del Proyecto.
- Propuesta específica para la implementación de los elementos de montaje CAE
descritos en el componente arquitectónico.
- Propuesta para la incorporación del modelo de vigilancia y control posterior,
detallando etapas, acciones, tiempos y responsables para la puesta en marcha del
modelo.
- Indicadores a tener en cuenta para evaluar el Plan de Acción.
- Mecanismo de Ejecución propuesto.
7. DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS Y CALIDAD.
El Consultor Individual/Firma Consultora debe presentar a satisfacción de la
Cámara de Comercio de La Guajira dos informes:
7.1 Mapeo institucional y Legal: Documento que debe entregarse al
cumplimiento del primer mes de actividades. Debe contener:
- Indicación de entidades que intervienen en el proceso de creación de empresa
en el municipio de Riohacha, la normativa jurídica local vigente que las rige, los
actos administrativos que dan soporte a los trámites, la identificación de las
contradicciones con la normativa nacional y las diversas interpretaciones
encontradas sobre las disposiciones marco, cuando fuere el caso.
Deberá elaborarse una tabla resumen que especifique cada acto administrativo y
normativa local que regula cada trámite, los artículos más importantes, las normas
nacionales con las que está en contradicción en el caso que así fuere, y las
distorsiones en los procesos generadas por interpretaciones equivocadas de las
normas. Estas tablas resumen deberán ser entregadas en archivos abiertos de
Excel.
- Identificación y análisis de los trámites necesarios para la creación constitución y
registro de empresas, especificando: i) Procesos y procedimientos de que constan
formalmente vs. la práctica, ii) Soporte tecnológico sobre el cual descansan y iii)
recursos con que cuentan para su realización. Se debe hacer una descripción
textual de la forma como se realizan los procesos y elaborar un diagrama que
ilustre actividades, tiempos, costos y flujos de la forma en que funciona en la
práctica el proceso al interior de cada Institución y para cada trámite.
La salida final del reporte de la Consultoría en este tema debe contener:
Trámite1:
NO
PASO
ENTIDAD
CONTACTOS
MINIMOS QUE
GENERA EL
TRAMITE
DESCRIPCION
DE LOS
CONTACTOS
Número
consecutivo
Descripción
del paso
Entidad ante el
que se realiza
el paso
Número de
veces que se
desplaza el
empresario
para adelantar
el paso
Detalle de cada Detalle de cada Detalle de cada
desplazamient
uno
uno
o
REQUISITOS
EXIGIDOS
DOCUMENTOS
EXIGIDOS
NO DIAS
ACTUALES
Número de
días que toma
resolver el
paso del
trámite
Todos los procesos de cada trámite deberán ser descritos también mediante una
tabla en la que se especifiquen las actividades, quién la realiza, el tiempo que se
demora en realizarla, los pagos que se realizan y el tipo de actividad que se surte
(archivo, desplazamiento, operación, inspección, o retrabajo, por ejemplo) y el
análisis del valor agregado que generan tales actividades.
Estas tablas que resumen cada proceso deberán ser entregadas en archivos
abiertos de Excel.
La descripción detallada de cada trámite debe ser presentada a la(s)
institución(es) responsables para su validación.
- Reporte del estado y capacidad instalada actual de cada una de las instituciones
participantes para la gestión de los procesos objetivo del estudio, especificando
infraestructura disponible, niveles de conectividad, descripción detallada de
aplicaciones (software) y capacidad de uso de herramientas tecnológicas por parte
de los funcionarios. El informe deberá contar con tres tablas resumen en las que
se especifique para cada entidad/dependencia que intervenga en el proceso de
creación y formalización de empresa (cámara, alcaldía, gobernación, notarías):
Tabla 1. Infraestructura disponible
Para cada entidad que intervenga en el proceso de creación y formalización de
empresa, deberá hacerse un inventario de los equipos con que cuenta (servidores,
equipos de escritorio, scanners, impresoras, otros), especificando su ubicación
(dependencia en la que se encuentra) y haciendo una descripción global de los
elementos de que dispone la entidad.
Deberá realizarse un inventario dependencia por dependencia directamente
relacionada con el proceso de creación y constitución en cada entidad-objetivo,
1
Los estudios realizados por el Programa que ya culminó, determinaron que al proceso de creación de
empresas involucra como mínimo 17 trámites. La Consultoría deberá verificar si en efecto, el proceso en
Riohacha involucra sólo éstos o más trámites.
detallando equipos con los que cuenta y cómo son usados para el trámite
analizado. La descripción de equipos deberá tener en cuenta los siguientes
elementos:
- Para Servidores: Tipo de servidor, Procesador, Memoria, Capacidad de
Almacenamiento, Sistema Operativo, Antivirus, Función
- Para Computadores de escritorio: Marca, Procesador, Memoria, Capacidad de
Almacenamiento, Sistema Operativo, Aplicaciones Usadas (Para el proceso, con
el detalle de la Base de Datos utilizada para el caso en que se use), Antivirus,
Función
Para otros equipos (Scanners, Impresoras, etc): Marca, Características (p.ej:
Scanners la resolución, impresoras: si es de matriz de punto, láser o burbuja),
función..
Para todos los casos, el campo Función deberá contener el detalle de los pasos
en los cuales se usa y que función cumple dentro proceso analizado.
Tabla 2. Conectividad
En esta tabla debe darse información sobre los siguientes ítems:
- Tipo de conexión (Eje: ADSL, Cable, Modem, etc.)
- Configuración de la salida a Internet (Ej.: Servidor Proxy, etc.)
- Configuración de seguridad (Ej.: Firewall físico o lógico, etc.)
- Existencia y Descripción de la red
- Restricciones al acceso de los funcionarios (restricciones por función, tiempos de
uso, contenido) especificando las razones por las que existen estas restricciones
- Proveedor de Servicio, Costos del Tipo de Conexión y Esquema de Contratación
Existente.
Tabla 3. Capacidad de uso
Debe caracterizarse en esta tabla el grado de preparación académica y técnica del
personal que esta encargado de la realización de actividades dentro de los
procesos de los trámites haciendo énfasis en su capacidad de uso de Internet,
conocimiento de herramientas de ofimática y utilización de programas
especializados (motores de bases de datos relacionales, sistemas de información
geográficos, etc.) Estas tablas deberán ser entregadas en archivos abiertos de
Excel.
- Análisis del valor agregado que generan dichos trámites, procesos y
procedimientos para los empresarios, la ciudadanía, la administración pública y la
ciudad. El análisis elaborado deberá incluir una matriz en la que se especifiquen
los beneficios y limitaciones generadas para los empresarios, la ciudadanía, la
administración municipal y la ciudad en conjunto. La matriz deberá ser entregada
en archivos abiertos de Excel.
- Estudio de costos y tiempos directos en la realización de los trámites. A partir de
la información recopilada de los procesos asociados a cada trámite, deberá
elaborarse un análisis sobre los costos (tiempo y dinero) en que incurre cada actor
que interviene. Así, en una tabla que acompañe el estudio realizado, deberá
especificarse por actor (entidad, dependencia y empresario) el tiempo y el dinero
que deben dedicar a la realización de cada trámite, llamando la atención sobre los
costos generados por demoras en la operación, desplazamientos y reprocesos. La
tabla deberá ser entregada en archivos abiertos de Excel.
- Reporte de costos directos del proceso de creación de empresa en la ciudad,
que contemple como mínimo:
TRAMITE:
COSTO DEL
FORMULARIO
COSTO DEL
TRÁMITE
COSTO DE LOS
DESPLAZAMIE
NTOS
COSTOS DE
ESTAMPILLAS
O TASAS
ADICIONALES
COSTOS DE
TRAMITADOR
ES
COSTOS DE
COPIAS DE
DOCUMENTOS
OTROS
COSTOS
- Informe de datos y documentos exigidos por dependencias en cada uno de los
trámites, resaltando la información que es solicitada más de una vez. El informe
deberá desglosar los datos y documentos solicitados en los trámites, el número de
veces que se pide y en que dependencia es solicitado. El informe deberá tener
una tabla en la que se especifique la información solicitada, las entidades
(dependencias) que la solicitan, para qué trámite se solicita y el número de veces
que es requerida en cada trámite estudiado. La tabla deberá ser entregada en
archivos abiertos de Excel. Debe anexar copia de todos los formularios, requisitos
exigidos o instructivos entregados por la administración local.
- Estudio de los cobros que se generan por cada trámite y su destino final. Debe
analizarse el monto de recursos percibido por cuenta de la realización de trámites.
El estudio deberá contener una matriz en la que se especifique el cobro, su
sustento legal, el monto anual total que representa y la destinación de actual esos
recursos. La matriz deberá ser entregada en archivos abiertos de Excel.
- Diagnóstico del sistema actual de vigilancia y control, análisis de los sistemas de
inspección y vigilancia para cada una de las instituciones objeto de estudio,
levantamiento de procesos actuales de control, análisis de normas legales vs.
protocolos actuales de control, estimación de funcionamiento actual, capacidad
instalada, cobertura, costos, criterios de control, relación de problemas
estructurales y operacionales. Además deberá determinar la efectividad del
modelo actual de control y alternativas de optimización. Los procesos del sistema
de vigilancia y control deberán ser analizados y documentados de igual manera
que los trámites de creación y formalización.
Así, el diagnóstico deberá contar con la descripción detallada del proceso, el
estudio de costos directos, el informe de condiciones actuales de las instituciones,
el informe de los datos y documentos exigidos y el análisis de valor agregado,
cada uno de ellos con las tablas de consolidación correspondientes.
Además, el diagnóstico deberá contar con tablas que resuman los criterios de
control formales e informales que tiene cada entidad (dependencia), especificando
en los casos en que aplique la normatividad local o nacional que lo sustenta. Debe
anexar copia física de todos los documentos, certificados, protocolos y demás
información escrita levantada durante el trabajo de campo.
- Al final, debe entregar una matriz-resumen del resultado del mapeo institucional,
legal y de procesos que en concordancia con todas las tablas anteriores, definirá
el consolidado cuantitativo del proceso de creación de empresa para la ciudad de
Riohacha que contendrá:
SITUACION PREVIA
AL PROGRAMA
PERSONA NATURAL
En número de días
Entendido como número de días invertidos para las
gestiones de creación y constitución de una empresa
PASOS
PERSONA JURIDICA
En número de días
PERSONA NATURAL
En número de pasos
Entendido como el número de desplazamientos al
empresario y ventanillas ante las cuales debe surtir su
tramitación de creación y constitución de empresa
INSTANCIAS
PERSONA JURIDICA
En número de pasos
PERSONA NATURAL
En número de entidades que intervienen
Entendido como el número de entidades con las que debe
relacionarse el empresario al momento de formalizar las
solicitudes de trámites de creación y constitución de
empresa
TRAMITES
PERSONA JURIDICA
En número de entidades que intervienen
PERSONA NATURAL
En número de trámites, incluidos los
adicionales a los 17 trámites legales
En número de trámites, incluidos los
adicionales a los 17 trámites legales
VARIABLE
TIEMPO
Entendido como el número de gestiones y formalidades
que debe realizar el empresario al momento de crear y
constituir su actividad productiva.
Al ser mayor la integración de éstos a los Centros de
Atención Empresarial CAE es menor la carga generada al
empresario para cumplir con las formalidades, logrando
su fusión en un solo contacto.
PERSONA JURIDICA
RESULTADO MAPEO
PERSONA NATURAL
En pesos, para todos los costos directos de los
trámites.
PERSONA JURIDICA
En pesos, para todos los costos directos de los
trámites.
PERSONA NATURAL
En número de requisitos
PERSONA JURIDICA
En número de requisitos
PERSONA NATURAL
En número de documentos
PERSONA JURIDICA
En número de documentos
CONTACTOS
PERSONA NATURAL
En pesos, para todos los costos directos de los
trámites.
Entendido como el número de veces que el Empresario
concurre a las ventanillas de atención de las diferentes
entidades involucradas en el proceso desde el inicio hasta
la terminación del trámite
PERSONA JURIDICA
En pesos, para todos los costos directos de los
trámites.
COSTO
Entendido como los costos directos asumidos por el
empresario para acceder a los trámites de creación y
constitución de empresa -es decir- costo de los trámites
mismos, de formularios, conceptos, tasas, expedientes,
copias y anexión de requisitos del caso.
REQUISITOS
Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a
cumplir al momento de la solicitud del trámite.
DOCUMENTOS
Entendido como los documentos físicos, formularios,
copias, certificaciones y demás formalidades físicas
exigidas en el expediente
7.2 Recomendaciones para la simplificación de trámites e integración al
Modelo Simplificado CAE segundo y último documento, a la finalización del
contrato, que deberá contener:
7.2.1 Propuestas de racionalización, eliminación, integración al Modelo CAE
y acciones puntuales de simplificación. La propuesta deberá contar con una tabla
resumen en la que se especifiquen por trámite, las modificaciones propuestas
agrupadas según tipo (legal, administrativo, operativo, tecnológico). La tabla
deberá ser entregada en archivos abiertos de Excel.
7.2.2 Indicación de las disposiciones locales y demás actos administrativos
reglamentarios locales que deban modificarse, junto con propuesta de texto de
los actos administrativos correspondientes y exposición de motivos
correspondiente. Las modificaciones deben ser resumidas en una tabla en la que
se especifiquen normas, argumentos para modificación y una descripción general
de la modificación planteada en el texto de los actos administrativos propuesto.
7.2.3 Determinación de necesidades de ajuste/reforma requeridas por las
dependencias locales involucradas para la transaccionalidad con el CAE o
para apoyar el flujo del proceso. La actualización tecnológica deberá contemplar
las necesidades de equipos e infraestructura, software, conectividad y
capacitación en temas tecnológicos que requieran los funcionarios de las
diferentes dependencias.
Estas necesidades deberán ser presentadas de forma agregada en tablas que
especifiquen los siguientes elementos.
Tabla 1. Equipos e infraestructura
Necesidades de servidores, equipos de escritorio, impresoras, scanners, con sus
especificaciones técnicas, costo aproximado y destinación dentro del proceso.
Debe existir un aparte especial para los elementos requeridos de redes y equipos
(cableado, puntos de red, enrutadores, switches, etc.) que servirán como soporte
tecnológico al CAE.
Tabla 2. Software
Deben especificarse las aplicaciones nuevas requeridas, aplicaciones existentes
que deban ser licenciadas, desarrollos adicionales a aplicaciones existentes,
desarrollos nuevos de integración entre aplicaciones, que se requieran para poder
prestar los trámites en el modelo simplificado CAE. Incluyendo recomendaciones
de sistemas de georeferenciación, manejo de bases de datos, transacciones en
línea, etc. para la máxima integración y automatización de los procesos que se
deriven del trámite único de creación de empresa
Tabla 3. Conectividad
Requerimientos a partir de la evaluación del servicio para garantizar la
disponibilidad permanente del servicio, velocidad de navegación superior a los
1024 kbps y que los encargados de realizar actividades en cada uno de los
procesos tenga los permisos adecuados para cumplir con sus responsabilidades.
Tabla 4. Capacitación
La capacitación especificada en esta sección, hace referencia exclusivamente a la
necesidad de capacitación técnica en herramientas de ofimática o en software
especializado para poder garantizar el cumplimiento de las responsabilidades
generadas por la transformación de procesos que propone el proyecto.
- Formulación de una propuesta de reingeniería de los procesos de creación de
empresa, recomendando acciones inmediatas de simplificación, políticas y
disposiciones internas a acoger por parte de las distintas organizaciones
involucradas en el estudio, para agilizar los trámites y asegurar su plena
integración al modelo. La propuesta de reingeniería debe ser plasmada en
diagramas, preferiblemente de actividades en UML, y también en una descripción
textual de cómo debería funcionar el nuevo proceso generado. Es necesario
elaborar las tablas de consolidación de información de los procesos, al igual que
se hicieron para el análisis de los procesos existentes, con la clasificación
correspondiente en operación, transporte, almacenamiento, retrabajo y decisión.
7.2.4 Recomendaciones sobre objeto, alcance y texto de los convenios a
suscribir con las diferentes entidades involucradas, determinando el número
de convenios y entidades que los deberán suscribir junto con texto sugerido para
cada convenio. Las recomendaciones propuestas deberán ser consolidadas en
una tabla que describa las entidades que deben suscribir el convenio, el objeto y
su duración.
7.2.5 Diseño del sistema de unificación y simplificación de trámites,
determinando trámites que se integrarían al CAE y trámites que se eliminan.
El documento que describa el diseño del sistema deberá especificar los trámites y
las razones (legales, administrativas, económicas, técnicas, tecnológicas) por las
que el trámite es incluido o eliminado.
7.2.6 Diseño local del sistema de Centros de Atención Empresarial, el cual
deberá estar articulado a los estándares definidos para el Sistema Nacional CAE,
según las directrices especificadas en este documento. Deberá entregarse un
plano de distribución de los elementos de acuerdo a lo propuesto en el diseño y
una tabla de elementos (mobiliario) que deberían adquirirse para poder
implementar el diseño y los costos estimados de estos elementos y del
acondicionamiento físico del sitio en dónde se localizará el CAE de la ciudad de
Riohacha y deberá sustentarlo debidamente ante el proveedor que seleccione la
Cámara de Comercio para la reforma arquitectónica de la Sede.
7.2.7 Plan de Acción. Documento que deberá contener:
- Acciones prioritarias, responsables, objetivos, duración y esquema de trabajo en
los componentes para (i) la eliminación y simplificación de trámites en entidades
de orden regional y local (ii) la implementación del CAE en Riohacha y (iii) la
implementación de las recomendaciones tecnológicas.
- Recomendaciones para la ejecución del Plan de Acción y Mecanismo de
Ejecución propuesto.
8. PLAZO
La firma se obliga a ejecutar todas las obligaciones comprendidas en el objeto del
contrato en el término de dos meses, contados a partir de la firma del contrato.
El contratista debe entregar 3 copias físicas de los documentos, junto con los CD
de información correspondiente y anexos de todos los formatos, proformas y
normatividad estudiada, con destino al Comité de Selección Consultoría Local
CAE.
9. PRESUPUESTO
El Programa destinará un monto de $12'000.000 INCLUIDO IVA.
10. INTEGRANTES DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES.
El Comité de Adquisiciones está conformado por la Gobernación de La Guajira, la
Alcaldía Municipal de Riohacha, la Corporación Autónoma Regional de La Guajira,
Fundación Cerrejón para el Progreso de La Guajira, Programa MIDAS,
Confecámaras y la Cámara de Comercio de La Guajira.
11. SISTEMA OBJETIVO DE CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS.
La Cámara de Comercio de La Guajira, calificará las propuestas sobre dos áreas
específicas: El perfil de la firma o Consultor Individual que equivale al 30% y la
propuesta técnica que equivale 70%.
Item
1
2
3
PERFIL DEL CANDIDATO (30%)
Factor
•
•
•
Años de experiencia
Experiencia específica previa
Conocimiento del sector público y temas empresariales (director y equipo consultor)
PROPUESTA TÉCNICA (70%)
Calificación
20%
20%
60%
Item
1
2
3
4
Factor
•
•
•
•
Grado de ajuste a los Términos de referencia
Cronograma de trabajo propuesto
Consistencia de la propuesta con el modelo nacional de simplificación
Ajuste al presupuesto
Calificación
30%
15%
40%
15%
12. FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL CONCURSO
El concurso se abrirá el veintiocho (28) de enero de dos mil diez (2010) y se
cerrará el diez (10) de febrero de dos mil diez (2010). Las inquietudes a los
presentes Términos de Referencia serán aclaradas vía correo electrónico a través
del e-mail [email protected] o [email protected] . Se
recibirán solicitudes de aclaración hasta el seis (6) de febrero de dos mil diez
(2010).
13. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Si se efectuaren cambios en los términos de referencia, éstos les serán
comunicadas por escrito a los invitados. La Cámara de Comercio de La Guajira se
reserva el derecho de hacer cambios a la propuesta planteada en cualquier
momento.
14. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta técnica y la propuesta económica deberán ser presentadas por
separado en sobres sellados y dirigidos a Comité de Selección Consultoría Local
CAE en la Cámara de Comercio de La Guajira, a la siguiente dirección: Cra 6 No
11 – 03 Riohacha (La Guajira).
15. COMUNICACIÓN AL GANADOR
Cumplidos los trámites del concurso, al ganador se le comunicará la adjudicación,
indicándole el término en que debe suscribir el respectivo contrato y los
documentos que debe acompañar para tal fin, entre ellos las pólizas a que haya
lugar. Si el candidato ganador no firma el contrato o no lo perfecciona dentro de
los plazos acordados, la Cámara de comercio de La Guajira podrá optar entre abrir
un nuevo concurso o adjudicar al candidato calificado en segundo lugar y así
sucesivamente.
16. OTRAS DISPOSICIONES
El presente documento es una invitación a ofrecer. Por lo anterior, no podrá
considerarse como una oferta, concurso o licitación efectuada por Confecámaras,
por lo cual podrá darla por terminada en cualquier momento.
La presentación de los documentos por parte de los invitados a ofrecer no se
entenderá como postura de ningún tipo, ni aceptación de oferta de ninguna
naturaleza.
La Cámara de Comercio de La Guajira se reserva el derecho de veto sobre
cualquier interesado en la invitación a ofrecer, sin necesidad de explicación
alguna.