7 - Unibisa

ACCESS I I
LECCION N° 7
Crear una consulta multitabla
La posibilidad de crear una consulta multitabla es una de las funciones más
útiles de Access. Con este tipo de consultas, puede extraer campos de dos o
varias tablas, lo que le permite combinar la información que no se puede encontrar
en ninguna tabla individual. Por ejemplo, la tabla tblHourly proporciona datos sobre
lo que gana cada empleado por hora, pero no incluye los nombres de los
empleados. Los nombres de los empleados están en la tabla tblEmployees, que
no incluye la información sobre el salario de los empleados. Podría combinar la
información encontrada en ambas tablas utilizando una consulta multitabla.
Las claves principales se
tratan con más detalle en
la lección 2, “Creación de
tablas”.
Las consultas multitabla
también se pueden usar
para extraer datos de dos
consultas o de una
combinación de tablas y
consultas. Las relaciones se
describen en la lección 3,
“Trabajar con tablas”.
Para utilizar los campos de varias tablas, primero debe combinar, o crear una
relación, entre los campos de las distintas tablas. Si los dos campos que desea
unir contienen datos idénticos y, al menos, uno de ellos tiene una clave principal,
Access combina automáticamente los campos usando un valor denominado
Autocombinación. Por ejemplo, las tablas tblEmployees y tblHourly tienen los
campos IdEmpleado idénticos que se pueden utilizar para crear una consulta que
mostrará la información sobre el salario por hora y los nombres, datos de dos
tablas separadas.
Si uno de estos dos campos no tiene ninguna clave principal, aunque contenga
datos idénticos, Access no los combinará automáticamente; deberá hacerlo
manualmente. Para combinar los dos campos manualmente, haga clic en el
campo de la primera lista de campos y arrástrelo hasta que esté en la parte
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superior del campo correspondiente de la segunda lista de campos. Aparece
una línea de combinación.
Si no desea que Access
combine automáticamente
campos relacionados, puede
desactivar la casilla
Autocombinación haciendo
clic en el comando Opciones
del menú Herramientas, en la
ficha Tablas o consultas y
desactivando la casilla de
verificación Habilitar la
Autocombinación.
Si crea una consulta en la vista Diseño y agrega las tablas tblEmployees y
tblHourly a la ventana de la vista Diseño de consulta, Access combina
automáticamente los campos IdEmpleado y aparece una línea de combinación
entre los campos combinados. Aunque una línea de combinación tiene un aspecto
parecido al que aparece cuando existe una relación entre dos tablas, una línea de
combinación indica que dos de los campos de las tablas tienen una relación y no
que la tengan las propias tablas. Si muestra la ventana Relaciones de la base de
datos, no aparecen dos tablas con campos combinados hasta que las tablas
también tengan una relación. Puede ver la línea de combinación entre los campos
combinados sólo en la ventana de la vista Diseño de consulta.
En este ejercicio, va a realizar una consulta que extraiga los nombres de los
empleados de la tabla tblEmployees y la información sobre el salario de los
empleados de la tabla tblHourly.
1
Haga doble clic en Crear una consulta en vista Diseño.
Aparecen la ventana de la vista Diseño de consulta y el cuadro de diálogo
Mostrar tabla.
2
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla tblEmployees y
en Agregar.
Aparece la lista de los campos de la tabla tblEmployees en la sección
superior de la ventana de la vista Diseño de consulta.
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En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla tblHourly y en
Agregar.
Para usar una consulta
existente como origen de una
consulta multitabla, haga clic
en las fichas Consultas o
Ambas del cuadro de diálogo
Mostrar tabla.
Aparece la lista de los campos de la tabla tblHourly en la sección superior
de la ventana de la vista Diseño de consulta.
4
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.
Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla. La línea de combinación entre
los campos IdEmpleado de las tablas tblEmployees y tblHourly indica que
ambos campos están combinados.
Access combinó los dos
campos automáticamente
porque ambos contenían la
misma información y, en este
caso, ambos tienen los
campos de clave principal de
sus respectivas tablas.
5
En la lista de campos de la tabla tblEmployees, haga doble clic en el campo
Apellidos.
Aparece el campo Apellidos en la primera celda vacía de la fila Campo de la
cuadrícula de diseño.
6
Repita el paso 5 para el campo Nombre de la tabla tblEmployees y para los
campos Horas, Salario, SalarioHora e IdEmpleado de la tabla tblHourly.
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En la columna SalarioHora, haga clic en la fila Orden, haga clic en la flecha
abajo que aparece y, a continuación, en Descendente.
Access ordenará los resultados de la consulta en orden descendente por
los valores del campo SalarioHora.
La fila Tabla muestra la tabla
de origen de los campos de
la fila Campo.
8
En la barra de herramientas Diseño de consulta, haga clic en el botón
Ejecutar.
Aparecen los resultados de la consulta, ordenados en orden descendente
por salario por hora.
9
En la barra de herramientas Hoja de datos de la consulta, haga clic en el
botón Guardar.
Aparecer el cuadro de diálogo Guardar como.
10 Escriba qryHorarioconNombres y haga clic en Aceptar.