efectividad de la delegación regional de occidente del archivo
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UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES LICENCIATURA EN CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES EFECTIVIDAD DE LA DELEGACIÓN REGIONAL DE OCCIDENTE DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS PARA EL CONTROL DEL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL TESIS DE GRADO MANUELA TOMASA LOPEZ GARCIA CARNET 920123-05 QUETZALTENANGO, JULIO DE 2014 CAMPUS DE QUETZALTENANGO UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES LICENCIATURA EN CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES EFECTIVIDAD DE LA DELEGACIÓN REGIONAL DE OCCIDENTE DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS PARA EL CONTROL DEL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL TESIS DE GRADO TRABAJO PRESENTADO AL CONSEJO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES POR MANUELA TOMASA LOPEZ GARCIA PREVIO A CONFERÍRSELE LOS TÍTULOS DE ABOGADA Y NOTARIA Y EL GRADO ACADÉMICO DE LICENCIADA EN CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES QUETZALTENANGO, JULIO DE 2014 CAMPUS DE QUETZALTENANGO AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR RECTOR: P. EDUARDO VALDES BARRIA, S. J. VICERRECTORA ACADÉMICA: DRA. MARTA LUCRECIA MÉNDEZ GONZÁLEZ DE PENEDO VICERRECTOR DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN: DR. CARLOS RAFAEL CABARRÚS PELLECER, S. J. VICERRECTOR DE INTEGRACIÓN UNIVERSITARIA: MGTR. LUIS ESTUARDO QUAN MACK VICERRECTOR ADMINISTRATIVO: LIC. ARIEL RIVERA IRÍAS SECRETARIA GENERAL: LIC. FABIOLA DE LA LUZ PADILLA BELTRANENA DE LORENZANA AUTORIDADES DE LA FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES DECANO: DR. ROLANDO ESCOBAR MENALDO VICEDECANO: MGTR. PABLO GERARDO HURTADO GARCÍA SECRETARIO: MGTR. ALAN ALFREDO GONZÁLEZ DE LEÓN NOMBRE DEL ASESOR DE TRABAJO DE GRADUACIÓN LIC. FACTOR NARCISO PEREZ CHOXOM TERNA QUE PRACTICÓ LA EVALUACIÓN LICDA. SILVIA ISABEL CUC SAPON AUTORIDADES DEL CAMPUS DE QUETZALTENANGO DIRECTOR DE CAMPUS: ARQ. MANRIQUE SÁENZ CALDERÓN SUBDIRECTOR DE INTEGRACIÓN UNIVERSITARIA: P. JOSÉ MARÍA FERRERO MUÑIZ, S.J. SUBDIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL: P. MYNOR RODOLFO PINTO SOLÍS, S.J. SUBDIRECTOR ACADÉMICO: ING. JORGE DERIK LIMA PAR SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO: MGTR. ALBERTO AXT RODRÍGUEZ Agradecimiento A Dios: Por bendecir cada una de las etapas de mi vida, y quien es el principal autor de mis triunfos y alegrías, y a quien agradezco por permitirme alcanzar esta meta tan importante en mi vida profesional. A mis Padres: Quienes han sido, son y serán siempre ese pilar fundamental con el que Dios me ha bendecido, a quienes debo cada uno de mis triunfos y a quienes deseo devolver un día un poco de lo mucho que me han dado. Gracias por su amor incondicional. A mis Hermanos: Quienes siempre han estado a mi lado, y han sido mis ejemplos de perseverancia y humildad. Gracias por su amor y apoyo incondicional. A mis Amigos: Los hermanos que uno escoge y a quienes agradezco su apoyo, cariño y sincera amistad. Gracias por cada uno de los momentos vividos. A mis Catedráticos: A quienes agradezco cada uno de los conocimientos compartidos. A mi Asesor: Lic. Factor Narciso Pérez Choxom Y de manera especial al Lic. Luis Pedro Aparicio Gordillo. Dedicatoria A Dios: Ser supremo a quien debo este y cada uno de los triunfos de mi vida, y a quien deseo agradar con mis acciones en el ejercicio de mi vida profesional A mis Padres: Sr. José Nicolás López Chuc y Sra. Marina Elena Garcia Rodríguez , quienes son la mayor bendición de Dios en mi vida, sin quienes esto no sería posible, y a quienes agradezco su apoyo, confianza, amor y entrega. A mis Hermanos: Por su ejemplo y amor. A Universidad Rafael Landívar: Por ser el centro de mi formación profesional y en valores, y a la cual me siento orgullosa de pertenecer. . Índice Pág. INTRODUCCION ................................................................................... 1 CAPITULO I: DERECHO NOTARIAL ................................................... 3 1.1 Definición de Derecho Notarial .............................................................. 3 1.2 Naturaleza del Derecho Notarial ............................................................ 4 1.3 Autonomía del Derecho Notarial ............................................................ 6 1.4 Reseña Histórica del Derecho Notarial .................................................. 7 1.5 Historia del Notariado en Guatemala ..................................................... 9 1.6 Importancia del Notariado ...................................................................... 11 1.7 Etimología de Notario ............................................................................ 12 1.8 Definición de Notario ............................................................................. 13 1.9 Requisitos Habilitantes del Notariado .................................................... 13 1.10 Causas de Inhabilitación para el Ejercicio del Notariado ....................... 13 1.11 Impedimentos para el Ejercicio del Notariado ....................................... 14 CAPITULO II: FUNCION NOTARIAL ................................................... 15 2.1 Aspectos de la Función Notarial ............................................................ 15 2.2 Naturaleza de la Función Notarial.......................................................... 17 2.3 Funciones que Desarrolla el Notario...................................................... 18 2.4 Finalidades de la Función Notarial......................................................... 19 CAPITULO III: EL PROTOCOLO.......................................................... 20 3.1 Antecedentes ......................................................................................... 20 3.2 Concepto de Protocolo .......................................................................... 21 3.3 Propiedad, Depósito y Custodia del Protocolo ...................................... 22 3.4 Contenido y Formalidades del Protocolo ............................................... 24 3.5 Anormalidades en la Formación del Protocolo su Pérdida o Destrucción ........................................................................................................ 28 3.6 Inspección y Revisión del Protocolo, Control Ejercido por el Archivo 30 3.6.1 Clases de Inspección y Revisión ........................................................... 31 3.7 Trámite de la Inspección o Revisión del Protocolo ................................ 33 3.8 Historia Registro Notarial ....................................................................... 36 3.9 Antecedentes del Archivo General de Protocolos en Guatemala .......... 39 3.10 Definición de Archivo General de Protocolos ........................................ 42 3.11 Organización del Archivo General de Protocolos .................................. 43 3.12 Funciones del Archivo General de Protocolos ....................................... 47 3.13 Delegaciones Regionales ...................................................................... 50 3.14 Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos 51 CAPITULO IV: RESPONSABILIDAD DEL NOTARIO .......................... 54 4.1 Antecedentes ......................................................................................... 54 4.2 Naturaleza Jurídica de la Responsabilidad Notarial .............................. 55 4.2.1 Responsabilidad Civil del Notario .......................................................... 57 4.2.2 Responsabilidad Penal del Notario ........................................................ 59 4.2.3 Responsabilidad Administrativa del Notario .......................................... 60 4.2.4 Responsabilidad Disciplinaria del Notario .............................................. 61 4.2.5 Responsabilidad Fiscal .......................................................................... 63 4.2.6 Responsabilidad Gremial ....................................................................... 63 4.2.7 Responsabilidad Ético-Moral ................................................................. 64 CAPITULO V: PRESENTACION Y DISCUSION DE RESULTADOS... 66 5.1 Presentación de Resultados .................................................................. 66 5.2 Discusión de Resultados ....................................................................... 71 CONCLUSIONES .................................................................................. 75 RECOMENDACIONES ......................................................................... 77 REFERENCIAS ..................................................................................... 78 ANEXOS ............................................................................................... 82 ANEXO I: Entrevista a la Subdirectora Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos .............................................................. 82 ANEXO II: Entrevista a Notarios ............................................................ 84 ANEXO III: Modelo de Citación.............................................................. 86 ANEXO IV: Modelo de Acta de Revisión de Protocolo .......................... 87 ANEXO V: Gráficas de Encuesta........................................................... 89 Resumen A continuación se presenta el análisis, sobre la monografía titulada: “Efectividad de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos para el control del ejercicio de la Función Notarial”, trabajo realizado en el municipio de Quetzaltenango. La Función Notarial, es el trabajo que desarrolla el Notario como profesional del derecho y que consiste en la elaboración formal y material de los instrumentos públicos. El objetivo específico del presente trabajo es, establecer la eficacia de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, con sede en la ciudad de Quetzaltenango, en cuanto a la inspección y revisión de protocolos de los Notarios del Municipio de Quetzaltenango, determinar el método que dicha Delegación Regional utiliza, para llevar a cabo la inspección y revisión de protocolos de tales Notarios; describir las acciones que realiza la Delegación ante el incumplimiento de algunos Notarios al no presentar su protocolo para la inspección y revisión. La metodología de la investigación se encaminó de la siguiente manera: Elección del tema, fundamentación teórica, elaboración del instrumento, tabulación de datos, interpretación y discusión de resultados, conclusiones, finalizando con las recomendaciones. INTRODUCCION La Función Notarial, es el trabajo que desarrolla el Notario como profesional del Derecho, que consiste en la elaboración formal y material de los instrumentos públicos establecidos por la ley. El Notario en su quehacer notarial recibe, interpreta y da forma legal a la voluntad de los otorgantes que lo requieren, confiriendo y dándole autenticidad a tales instrumentos, con el objeto de brindar seguridad y certeza a los actos y negocios jurídicos producidos en la sociedad. Es importante proteger la declaración de voluntad del ciudadano que queda plasmada en los instrumentos públicos que autoriza el Notario, pero también es menester del Estado, resguardar celosamente esa voluntad que se traduzca en una segura y fiable permanencia de la misma, con el control, cuidado y archivo de los documentos que la contienen. A través del Protocolo, el Notario puede conservar en forma inalterable, los actos y negocios jurídicos que ha autorizado, los cuales están revestidos de la fe pública que ostenta y siendo éste el depositario del Protocolo que se encuentra a su cargo, él se convierte inmediatamente en el responsable de la conservación de tal documento. El Estado en aras de esa seguridad jurídica, creó el Archivo General de Protocolos, que es la dependencia encargada de controlar la función notarial, por medio del proceso de inspección y revisión de Protocolos, que están a cargo de los Notarios activos y hábiles para cartular. La inspección y revisión tiene por objeto, comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos por la ley, la cual en forma ordinaria se realiza cada año o en forma extraordinaria cuando lo establezca la Corte Suprema de Justicia. 1 Para darle cumplimiento a lo establecido por la ley y facilitar la función del Archivo General de Protocolos, fueron creadas Delegaciones de dicha dependencia, departamento de Huehuetenango; en el en la región Nororiente con sede en el departamento de Chiquimula; en Cobán, departamento de Alta Verapaz; en la región Sur con sede en la ciudad y departamento de Escuintla; y la región de Occidente con sede en la ciudad y departamento de Quetzaltenango, cuya efectividad es el objeto de estudio de la presente tesis. Siendo el Protocolo un instrumento tan valioso, para la verificación de la función notarial, se pretende realizar una investigación acerca de la “Efectividad de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos para el Control del Ejercicio de la Función Notarial”. Tomando en cuenta que el ejercicio del notariado se ha desprestigiado, por las malas prácticas de algunos Notarios que han visto en la profesión un medio de enriquecimiento, antes que un servicio a la población, y aunado a ello la falta de ética y responsabilidad de algunos Notarios, quienes prestan el protocolo, incumplen sus obligaciones administrativas ante el Archivo General de Protocolos, Registros, Municipalidades, Catastro, y en el peor de los casos ante las personas que solicitan sus servicios y que esto ha provocado quejas ante el Tribunal de Honor del Colegio de Abogados y Notarios, generando la imposición de sanciones profesionales y penales, es sin duda alguna de vital importancia, verificar la efectividad de la dependencia que controla la función del Notario y que es objeto del presente estudio, ya que la labor que esta realiza, contribuye al fortalecimiento de la seguridad jurídica, económica y social de la nación. Este pues, es un trabajo que servirá de punto de partida (y no de llegada) para el análisis, estudio, crítica y reflexión, del control del ejercicio de la función notarial, y con ello se pretende dar propuestas y contribuir a una mejor práctica notarial. 2 CAPITULO I DERECHO NOTARIAL 1.1 Definición de Derecho Notarial A medida que han aumentado las necesidades reales de la Sociedad y la complejidad de las relaciones jurídicas que en ella se producen, el investigador del Derecho ha llegado a concluir en la insuficiencia de las clasificaciones tradicionales y en la conveniencia de ir desglosando, en razón de su especialidad, series y preceptos que merezcan una especial y típica actividad doctrinal y legislativa. Como consecuencia de este proceso técnico-doctrinal que modificó la clasificación usual del Derecho Privado, se puede hablar actualmente de Derecho Notarial, no solamente formulando su concepto, sino que dándole su adecuado rango e independencia y destacando su importancia. El Derecho Notarial no es un producto actual, aun cuando la Ciencia contemporánea le haya concedido un rango independiente y un puesto en la clasificación del Derecho, porque ya existía con anterioridad a su sistematización si bien incrustado o comprendido en otras materias o involucrado con leyes de Derecho Público o Privado. El Derecho Notarial es definido por el Maestro Giménez-Arnau, y apunta que “es el conjunto de doctrinas o de normas jurídicas que regulan la organización del notariado, la función notarial y la teoría del instrumento público” 1 Una definición muy importante de Derecho Notarial, es la que se dio en el Tercer Congreso Internacional del Notariado Latino, llevado a cabo en la ciudad de París, Francia, en el año de 1,954, en donde se le definió como el conjunto de disposiciones legislativas y reglamentarias, usos, decisiones jurisprudenciales y doctrinales que rigen la función notarial y el instrumento público. 1 Giménez-Arnau, Enrique, “Introducción al Derecho Notarial”, Pág. 12 3 El autor Manuel Ossorio, apunta: “Es el conjunto de normas jurídicas que regulan el ejercicio de la profesión de Notario o escribano”, 2 El objeto primordial del Derecho Notarial, es sin duda alguna la creación del instrumento público, respetando las formalidades legales requeridas, con el objeto de darle efectividad a los instrumentos autorizados por Notario. Los instrumentos públicos, autorizados por Notario, para ser efectivos y eficaces, deben de cumplir con los requisitos de forma y fondo que contempla la ley. 1.2 Naturaleza del Derecho Notarial Cualquiera que sea la orientación que tomen los estudiosos del Derecho, para elaborar el concepto del Derecho Notarial, la generalidad de ellos coinciden en sus opiniones sobre la cuestión de su naturaleza jurídica, planteada fundamentalmente en la pregunta: ¿Es Derecho sustantivo o adjetivo? Se considera que la opinión unánime de los autores es que el Derecho notarial es derecho adjetivo, es decir, derecho para el derecho. El Notario tiene una gran necesidad de conocer a fondo el Derecho Privado, para el buen desempeño de su función. El Notario debe de estudiar y conocer la norma sustantiva como la debe de conocer el Juez y el Abogado; sin embargo esa norma conserva su propio carácter y su originaria independencia. Aquí no interesan todos sus aspectos, sino algunos de ellos, pero el interés que ofrezcan desde algún determinado punto de vista, no permite excluirla de la disciplina civil, mercantil o inmobiliaria a que propiamente pertenecen. Solamente las reglas que rigen la intervención del funcionario, que modela su actividad y determinan la trascendencia jurídica de ella, son Derecho Notarial. 2 Ossorio, Manuel, “Diccionario de Ciencia Jurídicas, Políticas y Sociales”. Pág. 237 4 Concretándose puede decirse que el Derecho notarial es de naturaleza adjetiva, sirve al Derecho ya sea público o privado en las diversas ramas de ambos, en cuanto los dos conceden derechos a los particulares, o lo que es lo mismo, en la medida en que la aplicación de las leyes se hace depender de la declaración de voluntad de los interesados. A este especial modo de ser del Derecho notarial, que sólo opera sobre aquella parte del ordenamiento jurídico que confiere derechos, se debe a que el campo característico donde se desenvuelve la labor del Notario sea el Derecho Privado, lo que no implica, que por ello deba inhibirse de intervenir en las ramas del Derecho Público, en ciertos casos de existencia de derechos públicos subjetivos. Establecida la objetividad del Derecho Notarial, se hace necesario agregar otras dos características de su naturaleza jurídica: que es un derecho formal y público. Es un derecho de carácter formal en cuanto que es de una ordenación del derecho sustantivo desde el punto de vista de la autenticidad, legitimidad, legalidad, coordinación de intereses y eficacia ejecutiva. Uno de los temas más discutidos por los juristas ha sido el que se refiere a encontrar una base científica, que permita establecer un criterio concreto de diferenciación entre lo que constituye normas de Derecho privado y normas de Derecho público. Si bien establecer tal distinción es por sí un tema escabroso sobre el que se han expuesto las más variadas teorías sin que se haya logrado resolver satisfactoriamente el problema , para el objeto que se persigue en este trabajo y tratando de no desviarse en esta exposición a otros campos jurídicos diferentes, se tomará como punto de referencia la doctrina más generalmente aceptada, que consiste en sostener que el criterio diferencial entre ambos derechos debe de buscarse en la naturaleza de las relaciones que las normas de los intereses establecen o teoría de la naturaleza de la relación, de a cuerdo con la cual, los preceptos del Derecho pueden crear entre las personas a quienes se aplican, relaciones de coordinación y de subordinación. “Una relación jurídica es de coordinación, cuando los sujetos que en ella figuran encuéntranse colocados en un plano de igualdad, como ocurre verbigracia, si dos 5 particulares celebran un contrato de mutuo o de compraventa. Los preceptos del derecho dan origen a relaciones de subordinación, cuando por el contrario, las personas a quienes se aplican no están consideradas como jurídicamente iguales, es decir, cuando en la relación intervienen el Estado, en su carácter de entidad soberana y un particular” “La relación es de Derecho privado, si los sujetos de la misma encuéntranse colocados por la norma en un plano de igualdad, y ninguno de ellos interviene como entidad soberana. Es de Derecho público si se establece entre un particular y el Estado (cuando hay subordinación del primero al segundo) o si los sujetos de la misma son dos órganos del poder público o dos Estados soberanos”. 3 Analizando a primera vista a través de la doctrina expuesta, parecería que el Derecho notarial tiene un carácter marcadamente privado, pero tal impresión proviene de que, como ya se hizo notar anteriormente en este trabajo, el campo característico donde se desenvuelve la labor del Notario es en el Derecho privado, pero a éste únicamente el material sustantivo que elabora de acuerdo con los principios del Derecho Notarial. Ahora bien, que el contenido interno del acto esté regulado por normas en donde predomina la voluntad de las partes y por lo tanto de Derecho privado independientemente de las normas que imponen reglas de conducta a la labor del Notario, para la elaboración de dicho acto con eficacia jurídica y donde la voluntad de los que intervienen en el mismo, no juega ningún papel normativo y sin cuya observancia, en la mayoría de los casos, este no produciría los efectos deseados. 1.3 Autonomía del Derecho Notaria Antiguamente, al Derecho Notarial se le consideró como parte del Derecho Civil, puesto que los orígenes del Notariado se ubican en la creación de documentos, donde quedaban plasmados los actos y contratos de los ciudadanos. Básicamente, la autonomía del Derecho Notarial, se sustenta en que el referido derecho tiene sus propias normas. Este es el caso propio de Guatemala, lo que puede constatarse en nuestra legislación, con la existencia de un Código de Notariado. 3 García Maynez, Eduardo, “Introducción al Estudio del Derecho”. Pág. 134 6 Una rama autónoma del Derecho tiene sus propios principios, tal el caso del Derecho Notarial, por lo que cabe indicar los principios propios del Derecho notarial los cuales son los siguientes: 1) La función notarial recae sobre los actos o negocios y los hechos jurídicos (Humanos y naturales); 2) La Función Notarial aplica a los actos que se realizan en la esfera de las relaciones de Derecho Privado, no así a los actos que se desenvuelven en la esfera de las relaciones del Derecho público, o sea, dentro del círculo gubernativo o administrativo, los cuales han de ser autenticados y legalizados por los propios funcionarios de la administración pública. 3) La actuación notarial se desenvuelve en la fase de normalidad del Derecho. Queda fuera de su ámbito las relaciones que se manifiestan en la fase contenciosa. 1.4 Reseña Histórica del Derecho Notarial. El desarrollo histórico del Derecho Notarial ofrece en todas las épocas, situaciones comparativas de mucho interés. En Cartago no era desconocida la función notarial. Queda constancia de esto, con el texto transmitido por Polibio, del tratado celebrado con Roma en el año 509 antes de Cristo, ya que quienes efectuaban operaciones mercantiles en territorio cartaginés, no podían concluir contrato alguno sin la intervención del escribano. En Egipto, es posible encontrar los origines ancestrales del Notario, por la existencia de un personaje de muy marcados caracteres y de trascendente importancia dentro de la sociedad egipcia, al que por valoración fonética, se le tiene como antepasado del Notario: El Escriba. 7 La organización social y religiosa de Egipto, hizo de sus escribas, personajes de verdadera importancia intelectual. En la historia antigua de Egipto se conocieron dos clases de documentos: El casero y El del Escriba y testigo. En El casero, una persona contraía simplemente una obligación de hacer, como lo era casi siempre la transmisión de la propiedad de un objeto, lo que se hacia con tres testigos y la firma de un funcionario de jerarquía. En el documento del escriba y testigo, se daba una declaración de persona, la que firmaba el escriba y en forma tal que resultaba casi imposible el que se pudiera alterar el papiro sobre el cual los egipcios fueron verdaderos maestros al grabarlos. Dentro de la organización social de los Hebreros, habían varias clases de escribas: el escriba del rey, que autenticaba todos los actos de importancia de la actividad monárquica. particulares. El escriba del pueblo, redactor de pactos y convenios entre los El escriba del Estado, de funciones judiciales, como Secretario del Consejo de Estado. Y el más importante de todos, el escriba de ley, y que, justamente, se le tenía en mucha autoridad e influencia, dada su misión de interpretar la ley. Ellos se consideraban los depositarios de la verdad contenida en la ley. “En Roma hubo una serie de personas que redactaban documentos los cuales fueron conocidos como: Notarii; Scribal; Tabelione; Tabularii; Chartularii; Actuarii; Librarii; Amanueses; Logrographi; Refrandarii; Cancelarri y Cognitores”. 4 Pero en realidad, en Roma, son cuatro funcionarios los que verdaderamente pueden citarse de genuina antelación del Notario y estos son: El Escriba, El Notarii, El Tabularii y El Tabelión. El Escriba tenía funciones de depositario de documentos y redactaba decretos y mandatos del pretor. El Notarii, era aquel funcionario que trasladaba a la escritura, las intervenciones orales de un tercero y debía hacerlo con exactitud y celeridad. 8 El Tabularii era el funcionario encargado de hacer las listas de aquellos romanos sujetos al pago de los impuestos. Y por último El Tabelión quien tenía la finalidad de recatar actas y convenios entre los particulares. La especial condición del actuar en los negocios privados, de tener una intervención netamente particular, completada por su aptitud redactora, el conocimiento del derecho que les permitía actuar de manera de asesor jurídico, y la posibilidad de que procurara la eficaz conservación de los documentos, hacen que el Tabelión, quien con más legítimos derechos puede considerarse el antecesor del Notario dentro de la interpretación de características del Notario de tipo Latino. 1.5 Historia del Notariado en Guatemala Posiblemente los primeros vestigios de historia escrita, se encuentran en el Popol Vuh, también conocido con los nombres de Manuscrito de Chichicastenango, Biblia Quiché y El Libro Sagrado, demostración del que se tiene un patrimonio cultural valiosísimo. Cuando Cristóbal Colón descubrió América, trajo en su tripulación a Rodrigo de Escobedo, quien era escribano. La venida de Escobedo personifica el trasplante del instituto del Notariado de España a América. “Es casi seguro que la fundación de la ciudad de Santiago de Guatemala y la reunión del primer cabildo tuvieron lugar el día 27 de julio de 1524. En esta primera acta de cabildo aparece actuando el primer escribano: Alonso de Reguera” “Tanto Reguera, como todos los miembros del cabildo, fueron nombrados por Pedro de Alvarado en su calidad de Teniente Gobernador y Capitán General de don Fernando Cortes” 5 El Doctor Oscar García Salas, indica que “el Notariado en Guatemala es el más antiguo de la región Centroamericana, además de haber mantenido desde el nacimiento mismo del Estado Guatemalteco, las exigencias más rigurosas para ejercerlo, tal como 4 5 Girón, José Eduardo, “El Notariado Práctico o tratado de Notaría, México, Editorial Estima. Págs. 21-45 Luján Muñoz, Jorge. “Los Escribanos en las Indias Occidentales”. Pág. 77. 9 establece el Decreto Legislativo del diez de junio de 1,825, el cual señaló entre las atribuciones de la Corte Superior de Justicia, las de realizar el examen y recibimiento de los escribanos públicos. El decreto legislativo del veintisiete de noviembre de 1,834, reguló esta función señalando los requisitos de debían reunir los que deseasen recibirse de escribanos y ejercer su oficio en el Estado”. 6 La colegiación de Abogados y Escribanos, fue dispuesta por el Decreto Legislativo número 81, del veintitrés de diciembre de 1,851, que encargó su organización a la Corte Suprema de Justicia. La Vigilancia de la actuación notarial no fue nunca descuidada. Por medio de la ley del veintiocho de agosto de 1,832, se dispuso que se visitaran los protocolos y, conforme a ella, La Corte Suprema, por acuerdo del dieciséis de marzo de 1,852, ordenó a los jueces de primera instancia, realizar tales visitas en los departamentos donde hubiera estos oficios y hacer que los mismo escribanos remitieran al propio tribunal, dentro de los ocho primeros días del mes de enero, un testimonio del índice de los protocolos que hubieran autorizado el año anterior. En la historia del Notariado Guatemalteco, hubo notariado de número, el motivo que lo impulsó fue darle la importancia debida, para que fuera desempeñado con pureza y rectitud. Así lo establece el Decreto 100 del treinta de marzo de 1,854. Dicho Decreto limitó la competencia territorial al departamento de su domicilio, fuera del cual no podían cartular. El Notariado en Guatemala, ha atravesado sus épocas, desde la Colonia, la reforma liberal, después de la revolución de 1,944, hasta llegar a nuestra época actual, en este trabajo no interesa ahondar en el tema histórico, basta con lo que en él mismo se ha apuntado, por último se considera importante anotar, que actualmente la ley que nos sigue rigiendo es el Decreto 314 del Congreso de la República, que contiene el actual Código de Notariado, emitido en 1,946. Mismo que ha tenido algunas reformas incorporadas al mismo texto. 6 Salas, Oscar A. “Derecho Notarial de Centroamérica y Panamá”. Guatemala, Editorial Santander, 1990. Pág. 40 10 1.6 Importancia del Notariado El Notario con su actuación contribuye a realizar otras de las características del Estado moderno, la legalización del Derecho y su constitución como positivo; lo primero garantiza el sometimiento general a las leyes lo segundo privilegia el Derecho estatal sobre cualquier otra formación jurídica. Es de primordial importancia social y jurídica la actuación del Notario, pues mediante ésta es tutelada la aplicación de la ley y con ella la del ordenamiento jurídico para asegurar la paz pública y el orden social que salvaguardan la suprema misión del derecho: regular imparcialmente la vida social, facilitando el desenvolvimiento de la comunidad y su progreso por medio de la justicia. El quehacer notarial es relevante para el desarrollo del Derecho. En los modernos Estados de Derecho, la organización y el ejercicio de la fe pública, constituyen algunas de sus funciones y son ejercidas a través de diversas instituciones, como la judicatura, la diversa variedad de registros públicos, el registro nacional de personas, el notariado; con ellas se procura dar certeza, seguridad y autenticidad, a los actos sometidos a su competencia. La actividad del Notario y la de de todos los que intervienen en el acto, no persiguen más que un propósito: producir el instrumento público. “El instrumento público es el mejor medio de expresión del pensamiento y del querer ser del individuo; el mejor medio para lograr en el futuro la autenticidad; el mejor medio de asegurar la técnica y legalidad del acto; el medio de fijación exacta y permanente para cumplir los efectos del acto; el medio legal de hacer ejecutiva la obligación; y el medio de garantía de las partes y de los terceros”. 7 7 Argentino I, Neri Roberto. “Tratado Teórico y Práctico de Derecho Notarial”. Volumen II. Buenos Aires, Argentina. Ediciones Depalma, 1969. Pág. 3 11 1.7 Etimología de Notario La palabra notario viene del latín notarius (alguien que toma notas). Cuando se habla de un concepto, esto se refiere a percepciones, y la manera que el cerebro retiene, clasifica y serializa la información. Pero el cerebro tiene sus limitaciones y el notario usa notas para almacenar más información que el cerebro no puede hacer por sí sólo. Pero antes de anotar toda la información, la tiene que nombrar, pues si no la nombra, pierde todo el conocimiento de ello. Ya teniendo un nombre el Notario puede usar su conocimiento para reconocer las cosas y anotarlas. 1.8 Definición de Notario La Unión Internacional del Notariado en el primer congreso de la Unión, celebrado en Buenos Aires, Argentina en 1,948, definió al Notario así: “El Notario, es el profesional, del derecho, encargado de una función pública, que consiste en recibir, interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes, redactando los instrumentos adecuados a ese fin, confiriéndoles autenticidad, conservando los originales de éstos y expidiendo copias que den fe de su contenido. En su función está contenida la autenticación de hechos” 8 Enrique Giménez-Arnau al referirse al Notario, lo define como: “El Profesional del derecho que ejerce una función pública para robustecer, con una presunción de verdad, los actos en que interviene, para colaborar en la formación correcta del negocio jurídico y para solemnizar y dar forma legal a los negocios jurídicos privados y de cuya competencia sólo por razones históricas están sustraídos los actos de la llamada jurisdicción voluntaria” 9 La obra del Notario es confiable por su contenido y por la certeza jurídica. Mario Aguirre Godoy, en el trabajo sobre la Capacitación Jurídica del Notario, que presentó al VI Encuentro Internacional de Notariado Americano en 1970, citando a De 8 Muñoz, Nery Roberto. “Introducción al Estudio del Derecho Notarial”. Décima Primera edición. Guatemala 2006. Pág. 41 9 Giménez-Arnau, Enrique. Óp. Cit. Pág. 52 12 la Cámara y Roán Martínez, expresa que la formación del Notario debe de comprender una formación técnica y humana. La formación técnica en dos sentidos: Un “saber hacer” por repetición mecánica (hábito) y “un saber hacer” conociendo el porqué de esa actitud y sus causas inmediatas. La formación humana en los aspectos de formación moral, formación intelectual, mediante el conocimiento de las disciplinas que dan significado a la vida de cualquier hombre. 10 1.9 Requisitos Habilitantes del Notariado Para ejercer el Notariado se requiere: 1) Ser Guatemalteco natural, mayor de edad, del estado seglar y domiciliado en la República, salvo lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 6º, (del Código de Notariado); 2) Haber obtenido el título facultativo en la República o la incorporación con arreglo de la ley; 3) Haber obtenido en la Corte Suprema de Justicia el título facultativo o de incorporación, y la firma y sello que usará con el nombre y apellidos usuales. 4) Ser de notoria honradez. 1.10 Causas de Inhabilitación para el Ejercicio del Notariado Tienen impedimento para ejercer el Notariado: 1) Los civilmente incapaces; 2) Los toxicómanos y ebrios habituales; 10 Aguirre Godoy, Mario. “La capacitación Jurídica del Notario” Publicación No. 8 del Instituto Guatemalteco de Derecho Notarial. Pág. 2 13 3) Los ciegos, sordos o mudos, y los que adolezcan de cualquier otro defecto físico o mental que les impida el correcto desempeño de su cometido; y 4) Los que hubieren sido condenados por algunos de los delitos siguientes: falsedad, robo, hurto, estafa, quiebra o insolvencia fraudulenta, cohecho e infidelidad en la custodia de documentos, y en los casos de prevaricato y malversación que señalan los artículos 240, 241, 243 244 y 288 del Código Penal. 1.11 Impedimentos para el Ejercicio del Notariado Tienen impedimento para el ejercicio del Notariado: 1) Los que tengan auto de prisión motivado por alguno de los delitos a que se refiere el inciso 4º, del artículo anterior; 2) Los que desempeñan cargo público que lleve anexa jurisdicción; 3) Los funcionarios y empleados de los Organismos Ejecutivo y Judicial y de las municipalidades que devenguen sueldos del Estado o del municipio y el Presidente del Congreso de la República; 4) Los que no hayan cumplido durante un trimestre del año civil, o más, con las obligaciones que impone el artículo 37 de este Código. Los Notarios que se encuentren en este caso podrán expedir los testimonios especiales atrasados con los requisitos que establecen este Código, a efecto de subsanar dichos impedimentos. 14 CAPITULO II FUNCION NOTARIAL 2.1 Aspectos de la Función Notarial El ejercicio del Notariado es una función de orden público no delegable, es decir no pudiéndose encomendar a un tercero. Es indudable que la actuación notarial tiene como único resultado objetivo la producción del instrumento público, pero para lograr tal fin, el Notario no se concreta a dar fe de que determinados hechos son ciertos. Desde que es requerida su actuación, desarrolla un complejo de actividades, canalizando la energía jurídica, para que la misma tome cuerpo en un instrumento, produciendo a través de éste los efectos legales deseados, por quienes requirieron su intervención como Notario. Es muy importante hacer notar que la labor del Notario no se contrae simplemente en asegurar la veracidad de los negocios jurídicos en que su intervención es requerida, pues va más allá. Con su habilidad de artífice del Derecho los modela, para que en su manifestación externa, el instrumento público, quede palpable la voluntad verdadera y consciente de los que en ellos intervinieron. Aquí se genera un problema, es cuando se trata de precisar si toda la gama de actividades que desarrolla el Notario para lograr su objetivo es de naturaleza propiamente notarial, o si por el contrario, parte de ella la realiza por ser obligatoria a su función, pero no esencial a la misma. La dificultad radica en establecer si la labor previa de asesoramiento, de consejo, de dirección que el Notario realiza para encausar la voluntad de las partes que intervienen en el acto o negocio jurídico, pueden considerarse como una verdadera función notarial o si por el contrario, sin discutir la trascendencia que dicha labor conlleva para lograr esos fines, no tiene el carácter de notarial sino participa de una naturaleza jurídica diferente. 15 Cuando el Notario es requerido para dar fe de un contrato, éste no se limita a plasmar en la escritura pública, la voluntad de los interesados, sobre los puntos fundamentales del mismo, como podría legalmente hacerlo, sino que, les hace observaciones, les invita a puntualizar los pactos accesorios, les ilustra sobre las consecuencias naturales y sobre muchas otras consecuencias, menos naturales, que los interesados pueden no haber previsto y que no han previsto en la realidad, casi nunca. El Notario antes de concretarse a redactar y a autorizar el instrumento público, previamente debe de contribuir, a la formación de la voluntad de las personas que lo requieren, es decir los contratantes u otorgantes, debe tratar de encontrar la voluntad verdadera y consciente que es de la que debe dar fe, sin alterar los hechos reales, desarrollando así las siguientes funciones. a) Función directiva o asesora: El Notario debe ser consejero, asesor jurídico de quienes requieren su asistencia. Es parte de su misión, la de instruir, con su autoridad, a los interesados, sobre las posibilidades legales, requisitos y consecuencias del negocio, que se pretende realizar. b) Función formativa o legitimadora: El Notario, debe de examinar la naturaleza jurídica del acto o negocio que se pretende realizar y posteriormente, reconocer la legalidad del acto, para decidir si se admite o se rechaza su legitimación, y por último debe de expresar la voluntad de las partes, redactando el instrumento. c) Función autenticadora: Es en donde el Notario, proporciona fe pública a los hechos y actos jurídicos que le constan. Por último, se debe tener muy presente que la función notarial, es el quehacer propio del Notario. 16 2.2 Naturaleza de la Función Notarial La Naturaleza jurídica de la función notarial, puede ser explicada por las siguientes teorías: A) Teoría Funcionalista: El Notario es un profesional del Derecho, investido de fe pública por el Estado. Esta función es pública y autónoma. La función que ejerce es una función pública porque proviene de los poderes del Estado y de la ley, por delegación la ley encomienda al Notario, el poder de dar fe. Es autónoma y libre, si el Notario no es profesional del Derecho, se degrada su función. B) Teoría Profesionista: La función del Notario es eminentemente profesional y técnico, que no es función pública, que tiene como principal intención, el recibir y moldear la voluntad de las partes, redactando instrumento públicos eficaces para las necesidades de los requirentes . C) Teoría Ecléctica: Esta teoría niega que el Notario sea un funcionario público, el Notario si ejerce una función pública, por estar investido de fe pública, esto quiere decir que su función es independiente, no está afiliado en la administración pública, debido a que para el ejercicio de su profesión no se requiere un nombramiento especial del Estado. Es innegable que el Notario a pesar de no ser funcionario público, desempeña una función pública, esto obedece a la legitimación y presunción de verdad que da a los actos que autoriza. D) Teoría autonomista: El Notario ejerce su profesión en forma libre e independiente. El Notario es un oficial público que ejerce en las formas y según los principios de la profesión, todas las leyes y como profesional recibe el encargo directamente de los particulares. 17 2.3 Funciones que Desarrolla el Notario Don José Castán Tobeñas, ilustre jurista pero que no es Notario, dice que la función del Notario como profesional del Derecho, tiene tres aspectos o en otras palabras que el Notario ejerce tres funciones: a) Función directiva, en que aconseja, asesora, instruye como perito en derecho y concilia y coordina voluntades; b) Función moldeadora, El Notario modela el acto jurídico, dotándolo de forma legal. Para ello necesita calificar la naturaleza y la legalidad del acto; c) Función autenticadora, Es esta la mayor trascendencia. Consiste en investir los actos notariales de una presunción de verdad que los hace aptos para imponerse por sí mismos en las relaciones jurídicas, para ser impuestos por el poder del Estado. Para el Doctor Nery Muñoz, existen las siguientes funciones que realiza el Notario: a) Función receptiva, El Notario presta sus servicios a quien lo requiera, por principio de Rogación, pues su intervención siempre es solicitada, nunca actúa de oficio; b) Función directiva o asesora, El Notaria no simplemente recibe, sino que puede asesorar o dirigir a sus clientes, sobre el acto o negocio que pretenden celebrar, aconsejando y asesorando. c) Función Modeladora, Porque de la forma legal a la voluntad de las partes, encuadrándola a las normas que regulan el acto o negocio; d) Función Legitimadora, Verifica que las partes contratantes sean efectivamente las titulares del derecho, estando obligado a calificar la representación en los casos que se ejercite, la cual a la ley y a su juicio debe ser suficiente; e) Función preventiva, Porque el Notario debe evitar conflictos o circunstancia que puedan sobrevenir en el futuro por la realización de actos o negocios, previniéndoles a las partes de actuar siempre de buena fe; 18 f) Función Autenticadora, al estampar su firma y sello el Notario le está dando autenticidad al acto o contrato, por lo tanto éstos se tendrán como ciertos o auténticos, por la fe pública de la cual está investido. 2.4 Finalidades de la Función Notarial El Doctor Nery Muñoz, cita el autor Luis Carral y de Teresa, quien indica que la función notarial persigue tres finalidades a saber: 1) Seguridad, para darle firmeza, certeza y licitud al documento notarial; 2) Valor Jurídico, siendo ésta la eficacia y la fuerza que otorga la intervención del Notario entre partes y frente a tercero, que produce los efectos requeridos; 3) Permanencia, que se le da a los actos a través de diversos medios legales y materiales para garantizar la reproducción auténtica del acto. Esta finalidad de permanencia es sumamente importante, porque el Notario la logra en el momento en que realiza el documento en donde queda plasmado el negocio o intención de los que le requieren. Gracias a la tecnología existen procedimientos para guardar y reproducir los documentos originales, testimonios que pueden estar más seguros y resguardados en archivos digitales. Pero la responsabilidad de la permanencia del documento siempre será del Notario. 19 CAPITULO III EL PROTOCOLO 3.1. Antecedentes La mayoría de autores están de acuerdo en que el primer antecedente del protocolo notarial se encuentra en la Pragmática de Alcalá, dada por la Reina Isabel el 7 de junio de 1503, la que establecía que: Cada escribano tuviera un libro de Protocolo encuadernado, de pliegos de papel enteros en los que había de escribir por extenso las notas de las escrituras que ante ellos pasaran y se hubieren de otorgar, declarando las personas que las otorgan y especificando todas las condiciones, cláusulas y renunciaciones establecidas por las partes. Antes de la Pragmática de Alcalá, se reguló la materia en el Fuero Real, el que mandaba que: “Los Escribanos públicos tengan las notas primeras de las cartas que hicieren… porque sí la carta se perdiere o viniere sobre ella alguna duda que pueda ser probada por la nota donde fue sacada”11. Esta disposición no es más que reflejo de una concepción de los glosadores italianos: el Protocolo es un asiento, que constituye un extracto o minuta del documento original que suscriben las partes y que conservan éstas. Pero según Giménez-Arnau, no es sino hasta la Pragmática de Alcalá que el Protocolo deja de ser una simple colección de minutas y se convierte en colección de escrituras aun cuando no como una colección de instrumentos públicos originales. Según los Notarios historiadores, se carece de otros elementos de juicio para integrar históricamente el concepto actual del protocolo, debido a la casi imposibilidad de una investigación sobre el mismo en los siglos posteriores a la Pragmática de Alcalá. En Guatemala se adoptó el concepto de protocolo de la legislación española hasta 1882, en que el Decreto Gubernativo No. 273 del 20 de febrero lo definió en nuestra legislación hasta el año de 1946, en que fue promulgado el Código de Notariado vigente. 11 Giménez-Arnau, “Introducción….”, Pág. 283 y s. 20 3.2 Concepto de Protocolo Los tratadistas aún no se han puesto de acuerdo sobre el origen y significado etimológico de la palabra protocolo. Para algunos procede de la voz griega protos, que significa primero, principal; y de la palabra latina collum, que unos traducen por lugar y otros por parte. El origen de la voz colon, en la palabra sánscrita kul, que significa reunir, y su significado es el de depósito. En este orden de ideas, protocolo quiere decir “el primer depósito o sea el primer lugar donde primeramente se consigna el acto o contrato y también el sitio donde consta lo principal de una relación de derecho. Algunos tratadistas consideran que protocolo, deriva de la voz latina collatio, que significa confrontación o cotejo de un escrito. También se dice que deriva del latin protocollum, que a su vez se deriva de las voces proto, primero, y kola, pegar; y en ese sentido, significaría propiamente, la primera hoja encolada o pegada. Lo que parece cierto en que en tiempo de Justiniano, los romanos entendían por protocolo el extracto con el que se encabezaba el contrato escrito. Hoy en día el significado notarial de protocolo, es la de ser el conjunto de escrituras públicas matrices y otros instrumentos públicos, hechos durante un año, por orden cronológico y en la forma prescrita en la ley. O como más concretamente lo define Giménez-Arnau, “Formalmente, pues, el Protocolo es el libro o serie de libros anuales en que se recoge la actividad notarial, bien que no toda” 12 En nuestra legislación, el Decreto Gubernativo No. 273 del 20 de febrero de 1882, definía el protocolo como la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas por el Notario, y de las diligencias que se le manden registrar, comprendiendo así, no sólo las escrituras sino también otra clase de actuaciones notariales que la ley le mandaba incorporar a él. Nuestro actual código de Notariado lo define más explícitamente en cuanto a esta otra clase de actuaciones, al decir en su artículo 8º: “El Protocolo es la colección ordenada, 12 Giménez-Arnau, Enrique, “Introducción al Derecho Notarial”. Pág. 281 21 de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra, de conformidad con esta ley” 3.3 Propiedad, Depósito y Custodia del Protocolo Nuestra legislación, siguiendo el criterio uniforme de todas las legislaciones de los países que profesan el Notariado Latino, considera que el protocolo es propiedad pública estatal y no como patrimonio propio del Notario. Este no es más que su depositario exclusivo y por consiguiente, responsable de su conservación, tal y como lo indica el artículo 19 del Código de Notariado, de Guatemala. Este depósito se lo confía el estado como consecuencia de su función y del que no puede ser privado, sino en los casos que taxativamente establece la ley. Si el Estado ha concedido al Notario el poder de dar fe, lógico es que le conceda la función protectora de los resultados objetivos de ese poder. “El depositario del protocolo, ha de ser en todo caso, Notario. Los particulares confían la custodia de sus documentos, como garantía complementaria de autenticación, al mismo sujeto autenticante. Si el depositario del protocolo ha de ser una persona honrada y apta, y estas cualidades ha de reunir el autorizante de los instrumentos públicos, es muy lógico que la ley atribuya al propio Notario la guarda y conservación de los mismos documentos que autoriza. Se puede decir que en cuanto a tal particular todas las legislaciones se hallan de acuerdo y en lo único que se diferencian es respecto al tiempo de custodia” 13 En Guatemala, por regla general, el depósito y por consiguiente la custodia o guarda del protocolo, le corresponden al Notario por toda su vida profesional, como consecuencia de nuestro sistema de Notariado libre en virtud del cual, puede ejercer el cargo en todo el territorio de la República. La vida profesional del Notario guatemalteco, puede terminar por dos causas: una de tipo natural, su fallecimiento; y otra de tipo legal, inhabilitación definitiva para ejercer. 22 En ambos casos el protocolo debe ser entregado al Estado para que éste, por medio del Archivo General de Protocolos, lo custodie en lo sucesivo y para siempre. Además de los dos casos indicados anteriormente, se estipulan en el Código de Notariado otros dos, en los que el Notario, si bien se ve privado del depósito y custodia del protocolo, no lo es forma definitiva, como en aquellos casos ya citados, sino temporalmente. Uno de ellos es el contenido en el Artículo 27, que estipula que si el Notario debe ausentarse del territorio nacional por más de un año, debe depositar su protocolo en el Archivo General de Protocolos, mientras dure su ausencia. Entre esta disposición y la contenida en el inciso 2º del artículo 6, aquí se encuentra una contradicción muy interesante de señalar. Cuando un cónsul o agente diplomático es acreditado en el exterior, sino es posible determinar cuánto tiempo durará su gestión fuera de la República y lo lógico es suponer, dada la naturaleza del servicio exterior, que lo será por un tiempo que excederá de un año. Por consiguiente, cualquier Notario que sea designado para ejercer un cargo de estos antes de abandonar el país, deberá de depositar su protocolo en el Archivo General de Protocolos, bajo pena de no poder salir, si así lo hiciera, pues el artículo 27 no hace ninguna excepción. Dada ésta circunstancia, la facultad que le concede el inciso 2º, del artículo 6, para ejercer en el exterior, se verá sumamente limitada ya que solo estará en posibilidad de autorizar instrumentos que no tengan relación con el protocolo. Sin embargo en nuestra legislación se habla de casos en que el cónsul o agente diplomático guatemalteco, que sea Notario, podrá autorizar en el exterior actos que solo pueden estar contenidos en el protocolo. Otro caso de pérdida temporal del depósito al que hace referencia en este trabajo, se produce cuando el Notario que ha sido inhabilitado, es rehabilitado de acuerdo con el artículo 104. En estos últimos casos, de acuerdo con el artículo 28, a requerimiento personal del Notario, le deberá ser devuelto el Protocolo para su depósito y custodia, al cesar la causa que motivó que fuera privado temporalmente de los mismos. 13 Sanahuja y Soler, José Ma, “Tratado de Derecho Notarial”, Tomo I, Págs. 2 y 3 23 Por último, si la ausencia del Notario del territorio nacional fuere menor de un año, deberá depositarlo en otro Notario hábil, quien sólo podrá extender testimonios y suministrar los informes que le fueran requeridos en relación al protocolo, debiéndose dar el aviso correspondiente a la Corte Suprema de Justicia. 3.4 Contenido y Formalidades del Protocolo a) Contenido: De la definición legal se establece cual es el contenido del protocolo, según nuestra legislación: Las escrituras matrices, las actas de protocolización, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con la ley14. El Código de Notariado emplea la palabra “registra”, para referirse a los documentos que deben ser agregados al protocolo, ya sea por mandato legal expreso o a requerimiento voluntario de persona interesada, los que en consecuencia forman parte de su contenido. Aún cuando no se encuentren comprendidos en la definición legal, deben tomarse como partes del contenido del protocolo, la razón de cierre del mismo y su índice, puesto que constituyen exigencias legales para su formación y deben ir involucradas en él. b) Formalidades del Protocolo: Como es lógico suponer, para la debida formación del protocolo a efecto de que cumpla a cabalidad sus finalidades, las legislaciones se cuidan de imponer al Notario la observancia de una serie de requisitos o formalidades de imprescindible cumplimiento. De estas formalidades pueden diferenciarse dos clases: unas que se refieren a la formación del protocolo en general; y otras referidas a la forma en que deben de redactarse en él, los instrumentos. 14 Artículo 8. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 24 Las primeras están constituidas en nuestro Código de Notariado por las siguientes: 1) El pago de Cincuenta Quetzales, por concepto de derecho de apertura de protocolo;15 2) Este deberá estar formado por pliegos de papel sellado especial para protocolo, en los que extenderán los instrumentos. Esta clase de papel sellado, sólo puede ser adquirido en las oficinas fiscales respectivas, y exclusivamente por los Notarios en ejercicio, los que deben guardar un orden correlativo de serie; Como excepción a la regla anterior, el protocolo del Escribano del Gobierno, los de los agentes diplomáticos y consulares y los testimonios e índices respectivos que aquellos autoricen, pueden extenderse en papel de lino o similar, sin perjuicio del impuesto fiscal correspondiente; 3) El protocolo debe de abrirse con el primer instrumento que el Notario autorice, el que principiará en la primera línea del pliego inicial;16 4) El protocolo llevará foliación cardinal escrita en cifras17 5) El Notario no podrá interrumpir o alterar la numeración fiscal del papel sellado para protocolos, más que para la intercalación de documentos que protocolice, o cuando se le hubiere terminado la serie que está usando;18 15 Artículo 11. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 16 Artículo 12. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 17 Artículo 13. Numeral 3. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 18 Artículo 13. Numeral 6. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 25 6) En el protocolo no deben dejarse espacios en blanco que permitan intercalaciones, ya sea en el cuerpo del instrumento, o entre instrumento e instrumento. Los que hubieren deben llenarse con una línea antes de que sea firmado el instrumento;19 7) El protocolo debe cerrarse cada año el 31 de diciembre, o antes si el Notario dejare de cartular,20 por medio de una razón llamada de cierre, que deberá redactarse a continuación del último instrumento autorizado y la que contendrá: la fecha, el número de instrumentos autorizados, con expresión por aparte de escrituras matrices, razones de legalización de firmas y actas de protocolización, el número de folios de que se compone, observaciones si las hubiere y la firma del Notario. 8) Después se redactará el índice del protocolo en papel sellado del mismo valor del empleado en éste. En el índice pueden usarse cifras y abreviaturas y deberá contener columnas separadas: el número de orden del instrumento, el lugar y fecha de su otorgamiento, los nombres de los otorgantes, el objeto del instrumento, y el folio en que principia;21 la fecha y lugar en que se redacte el índice, las observaciones pertinentes que tuviere que hacer el Notario, y la firma de éste, se pondrán al pie del índice. 9) Al final del tomo de protocolo respectivo, deberá agregar el Notario los atestados referentes a los instrumentos que hubiere autorizado en él, sino los transcribió en éstos, y la constancia de pago por derecho de apertura del protocolo;22 y 19 Artículo 13. Numeral 7. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 20 Artículo 12. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 21 Artículo 15. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 22 Artículo 17. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 26 10) Deberá mandar a empastar el protocolo a más tardar, dentro de los 30 días siguientes a su cierre.23 Las formalidades que se refieren a la forma en que deben redactase en el protocolo los instrumentos son: 1) Deben de redactarse en español y escribirse a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas;24 2) Deben llevar numeración cardinal y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden cronológico y dejando entre ellos, solo el espacio necesario para las firmas;25 3) En el cuerpo del instrumento, las fechas, número o cantidades se expresarán en letras y números. En caso de discrepancia, se estará a lo expresado en letras;26 4) Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán textualmente;27 y 5) Las adiciones, entrerrenglonaduras y testado, deben salvarse al final del instrumento y antes de las firmas.28 Caso contrario serán nulas. enmendaduras de palabras son prohibidas. 23 Artículo 18. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 24 Artículo 13. Numeral 1. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 25 Artículo 13. Numeral 2. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 26 Artículo 13. Numeral 4. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 27 Artículo 13. Numeral 5. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 28 Artículo 14. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 27 Las 3.5 Anormalidades en la Formación del Protocolo, su Pérdida o Destrucción Una exposición amplia sobre el procedimiento que debe seguirse para enmendar las anormalidades en que se incurrirá en la formación del protocolo, o su reposición en caso de pérdida o destrucción, escapa al carácter del tema, del presente trabajo, por lo que a manera de ilustración se concreta en señalar las disposiciones legales que fijan dicho procedimiento. El artículo 96 del Código de Notariado, señala el procedimiento a usarse cuando en el protocolo se incurriere en los errores de forma siguientes: alterar la numeración cardinal de los instrumentos, la de la foliación o el orden de la serie; dejar una página en blanco o inutilización de una hoja o pliegos del protocolo. El procedimiento para reponer el Protocolo, se inicia cuando el Notario, se entera de la perdida, destrucción o deterioro del protocolo, dará aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio para efecto de la reposición.29 Hay que tomar en cuenta que el Notario como depositario del protocolo, es quien tiene la facultad de solicitar la reposición del protocolo a su cargo, cuando este se ha perdido, destruido o deterioro, hay que entender que la perdida, se refiere a la desaparición física del mismo, la destrucción es que el mismo está en poder del notario, pero se ha dividido en varias partes y el deterioro es cuando existe un agente externo que impide que se pueda leer la totalidad del instrumento. Iniciado el proceso en el Juzgado de Primera Instancia. El Juez instruirá la averiguación que corresponde, terminando la cual resolverá declarando procedente la reposición y en caso de delito, mandara que se abra procedimiento criminal contra presuntos culpables.30 Como en todo proceso existe un proceso de investigación en el cual se tratara de determinar la necesidad de reponer en este caso el Protocolo, de las resultas del proceso de averiguación, se determinara en primer lugar, si es procedente o no la reposición del Protocolo, también de la misma puede surgir información sobre el hecho de que la destrucción, pérdida o deterioro, se haya realizado en forma de que se 29 Artículo 90. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 28 buscara afectar al notario o un negocio especifico, de determinarse eso se deberá iniciar la persecución penal por el delito de supresión, ocultación o destrucción de documentos de acuerdo con el artículo 327 del Código Penal, para lo cual el Juez enviara la información al Ministerio Publico. Declarada procedente la reposición, el Juez pedirá a la Corte Suprema de Justicia, copias de los testimonios enviados por el notario, correspondiente al protocolo que debe reponerse, las cuales servirán para la reposición.31 Hay que recordar que el Archivo General de Protocolos forma parte del Organismo Judicial, razón por la cual cuando se declara procedente la reposición, el juez solicitara a la Corte Suprema de Justicia, los testimonios especiales enviados por el notario, ya que la reposición estará basada en el contenido de los mismos. En caso de que no aparezca el testimonio especial, se podrá utilizara el testimonio de la escritura matriz o copia simple legalizada, en caso de que se ignore la persona que lo tiene en su poder podrá hacer a través de tres publicaciones en el Diario Oficial y otro de mayor circulación. En caso de que no fuere posible la presentación de testimonios o copias legalizadas y las escrituras hubieren sido registradas, el Juez pedirá certificación de las Partidas del Registro de la Propiedad Inmuebles o los duplicados que en el existen.32 Al terminar el anterior proceso se procederá a finalizar el proceso de reposición del protocolo, con las copias de los testimonios y copias legalizadas presentadas, con las certificaciones del registro o con la debida constancia de los puntos en que se hallen de acuerdo a los otorgantes, quedara repuesto el protocolo perdido o inutilizado.33 La clave de todo este proceso se encuentra en el hecho, de recuperar la información que se encontraba en un instrumento público, para ello es necesario tener el contenido fidedigno del mismo, fidelidad que se origina en el documento que prueba el contenido, así como lo manifestado por los otorgantes del mismo. Los gastos que ocasione la reposición del protocolo serán por cuenta del notario.34 30 Artículo 91. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 31 Artículo 92. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 32 Artículo 93. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 33 Artículo 95. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 29 3.6 Inspección y Revisión del Protocolo, Control Ejercido por el Archivo General de Protocolos Al ser una profesión liberal, el ejercicio de la notariado, no depende directamente de una dependencia para realizar su labor, por lo que el notario es un profesional independiente, pero a pesar de ello, existen controles ejercidos por el Estado para asegurarse que el Notario realice su trabajo en la manera adecuada, hay que recordar que al ser un profesional con fe pública, misma que es cedida por el Estado, para que este pueda autorizar documentos que sean considerados como auténticos, por las calidades profesionales del mismo. Pero considerando que esta potestad dada por el Estado no se debe ejercer con total libertad, sino que está supeditada a la ley, es necesario que se establezcan controles que aseguren que el ejercicio del notariado se realizara de conformidad con lo determinado en la ley. Los controles en el ejercicio del notariado establecidos por la ley son muchos, desde la colegiación obligatoria, pasando por la inscripción del sello y firma, en la Corte Suprema de Justicia y Registro de la Propiedad, hasta llegar al control realizado por el Archivo General de Protocolos, que es un ente garante de la legalidad de los documentos, razón por la cual el Código de Notariado establece obligaciones que debe cumplir el notario en el ejercicio de su profesión, entre ellos, esta la obligación de presentar testimonios especiales, inscribir los mandatos, envió de informes y varios más que se realizan periódicamente o de conformidad con la cartulacion que hace el profesional del Derecho. Pero quizás el control más importante que realiza el Archivo General de Protocolos, lo lleva a cabo a través de la inspección y revisión de protocolos, la cual tiene como objeto comprobar si en el protocolo se ha llenado los requisitos formales establecidos por la ley.35 Existe diferencia entre inspección y revisión que se hace necesario explicar. La inspección es aquella que tiene por objeto que la autoridad competente constate la 34 Artículo 97. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 35 Artículo 85. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 30 existencia física del protocolo notarial, si se encuentra en el lugar designado, y verificar las condiciones en que se encuentra; mientras que la revisión es aquella que va a tener por objeto verificar si en el protocolo se han cumplido todos los requisitos formales. Ahora bien en el Código de Notariado, no se hace ninguna diferencia en el uso de los términos de revisión e inspección del protocolo, por el contrario este utiliza indistintamente las palabras Inspección y Revisión, siendo entonces que ambas palabras se toman unidas para referirse a una misma actividad. Pero para esta investigación no se tomarán como sinónimo sino como se planteó anteriormente, siendo que la inspección es aquella que tiene por objeto que la autoridad competente o sea, la función que realiza el Archivo General de Protocolos de constatar la existencia física del protocolo notarial, si se encuentra en el lugar designado, y en qué condiciones se encuentra, mientras que la Revisión se refiere a que se verificará que en el protocolo se hayan cumplido con todos los requisitos formales establecidos en la ley. 3.6.1 Clases de Inspección y Revisión La inspección y revisión del protocolo tiene por objeto comprobar si en el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley. La revisión puede ser: a) Ordinaria b) Extraordinaria c) Especial d) Inspección y revisión Post-mortem e) Inspección y revisión por depósito de Protocolo. a) Revisión Ordinaria: El Notario anualmente presentará su protocolo para que sea revisado por el Director del Archivo General de Protocolos o el funcionario que él designe para tal efecto, Dicha revisión puede llevarse a cabo en forma voluntaria o a requerimiento del Director del Archivo General de Protocolos en el 31 Departamento de Guatemala y en los demás departamentos el encargado será el Juez de Primera Instancia del ramo civil, para lo cual el Notario está obligado a presentar el Protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar en su presencia. En dicha revisión se procede a verificar que se hayan cumplido con las obligaciones reguladas en el Código de Notariado. El Archivo General de Protocolos, verificará lo siguiente: pago de apertura de protocolo, rango de hojas de papel sellado especial para protocolos y número de registro, foliación, índice de protocolo, razón de cierre, que consten los atestados, tales como los comprobantes de pago de apertura de protocolo, comprobantes de entrega de avisos trimestrales, de entrega del índice de protocolo, de la entrega total de testimonios especiales o avisos de cancelación, de entrega de avisos de protocolación, avisos de testamentos con sello de recepción, avisos de matrimonio con sello de recepción y certificación de las diligencias voluntarias de enmienda (en caso se hayan realizado). b) Revisión Extraordinaria: Podrá hacerse en cualquier tiempo, en el cual sea requerido y ordenado por la Corte Suprema de Justicia y para tal efecto el Notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia. c) Revisión Especial: Es aquella que se realiza en caso de averiguación sumarial por delito, en contra de un Notario. También existen dos clases de inspecciones y revisiones de protocolo, que realiza el Archivo General de Protocolos en los casos siguientes: d) Inspección y revisión Post-mortem: Esta se realiza para revisar el protocolo y sus comprobantes, cuando haya fallecido el Notario, por lo tanto los familiares deberán remitirlo al Archivo General de Protocolos. Establecido en el artículo 23 del Código de Notariado que: Los albaceas, herederos o parientes, o cualquier otra persona que tuviera en su poder el protocolo de un Notario 32 fallecido, lo depositará dentro de los treinta días siguientes al fallecimiento, en el Archivo General de Protocolos, si se encontrare en la capital, o dentro del mismo plazo en el Juez de Primera Instancia o alcalde municipal, si estuviere en una cabecera departamental o municipal, respectivamente. e) Inspección y revisión por depósito de Protocolo: Se practica en los protocolos y sus comprobantes que son depositados al Archivo General de Protocolos cuando el Notario por cualquier causa quedare inhabilitado para cartular, tenga que ausentarse de la República por un término mayor de un año o que voluntariamente por cualquier otra causa, como por ejemplo, porque no tenga espacio físico donde guardar y conservar sus protocolos, lo deposite en el Archivo General de Protocolos. En la diligencia de revisión se levantará un acta en donde se hará constar el estado en que se encuentra el protocolo, indicando todo lo relacionado a éste, y debe hacerse constar se el Notario cumplió con todos los requisitos de ley. 3.7 Trámite de la Inspección o Revisión del Protocolo. Regulada en el Código de Notariado de los artículos del 84 al 89, únicamente son seis artículos, los cuales son muy generales, esto ha provocado problemas en la práctica, porque no hay especificaciones claras con respecto al procedimiento, el cual se indica a continuación: a) Funcionarios que están facultados para efectuar la inspección y revisión de protocolo: En la capital: El Director del Archivo General de Protocolos y en los departamentos los Jueces de Primera Instancia del Ramo Civil. También la ley faculta al Presidente del Organismo Judicial nombrar anualmente el número de colegiados activos que sean necesarios para practicar inspección y revisión de protocolos, tanto en el departamento de Guatemala, como en los demás departamentos de la República.36 Ahora bien, es importante señalar que 36 Artículo 84. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 33 mediante el acuerdo No. 55-2000, de la Corte Suprema de Justicia, y que entró en vigencia el día siguiente de su publicación, publicado en el Diario de Centro América el ocho de enero de 2001, se contempla en el artículo 1º. Que en aquellos departamentos en que existieren dos o más juzgados de Primera Instancia Civil, se efectuarán las revisiones en forma alterna, por años y únicamente en las cabeceras departamentales, por lo que los Juzgados pares, cumplirán este cometido en los años pares y los juzgados impares lo harán en los años impares. b) Objeto de la Inspección El objeto, es comprobar que el Notario hay cumplido en el protocolo, con todos los requisitos formales establecidos en la ley.37 c) Citación al Notario para solicitar el Protocolo: Se le notifica al Notario el lugar, día y hora en que debe presentarse con el protocolo a su cargo, citación ésta que se hace generalmente por escrito. d) Diligencia de la inspección y revisión del protocolo: Llegado el día y la hora para efectuar la revisión, en ella se persigue establecer si efectivamente el Notario ha cumplido en el Protocolo, con todos los requisitos y requerimiento que la ley exige. e) En caso de incumplimiento por parte del Notario, de presentar el protocolo, puede ordenarse la ocupación y extracción del mismo y sus comprobantes, del poder del Notario renuente, y para el cumplimiento de esta orden se puede recurrir a la fuerza pública. Si el Notario no cumpliere con presentar el protocolo y sus comprobantes o se negare a ello, el funcionario o Inspector de Protocolos encargado de la inspección y revisión, lo hará del conocimiento del juez de Primera Instancia correspondiente, quien, previa audiencia que dará al Notario por veinticuatro horas para que exponga las razones de su incumplimiento o negativa, dictará, dentro de las veinticuatro horas siguientes, la resolución que 37 Artículo 85. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 34 proceda; y si ella fuere en el sentido de que el Notario presente el protocolo y sus comprobantes, así lo ordenará, bajo apercibimiento de la ocupación y extracción del protocolo y comprobantes respectivos del poder del Notario renuente, para cuyo efecto podrá recurrirse al auxilio de la fuerza pública. Si no fuere posible practicar la inspección y revisión en presencia del Notario, el protocolo y comprobantes respectivos serán extraídos del poder del Notario y remitidos de inmediato al Archivo General de Protocolos para lo que procediere.38 Cuando se ordena la ocupación y extracción del protocolo, el Notario incurrirá en las responsabilidades penales tanto por su desobediencia, como por su condición de depositario del protocolo, sin perjuicio de cualesquiera otras que fueren pertinentes, de conformidad con la ley. Para la deducción de tales responsabilidades, el juez de Primera Instancia correspondiente, o, en su caso, la Corte Suprema de Justicia, deberán sin demora, certificar lo conducente al tribunal penal que corresponda. f) Trámite posterior a la diligencia: El funcionario que realizó las diligencias, debe levantar un acta en el libro respectivo, en la que se debe hacer constar si se llenaron o no en el protocolo los requisitos formales, las observaciones e indicaciones que hubieren hecho el Notario y las explicaciones que al respecto diere este.39 El libro de actas está formado por hojas de papel tamaño oficio membretado con el logo del Organismo Judicial, que contiene todas las actas que se llevan a cabo durante un año calendario, unidas por tornillos entre pastas duras, que contienen índice, número y fecha correlativa y razón de cierre por cada año. g) Incumplimiento de los requisitos formales del Protocolo: Si al finalizar la inspección y revisión de protocolo, resulta que el Notario no cumplió con los requisitos formales, el funcionario que haya efectuado la revisión remitirá copia certificada del acta a la Corte Suprema de Justicia, la que previa audiencia al 38 Artículo 86. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 39 Artículo 87. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 35 Notario, resolverá lo pertinente, imponiendo una sanción.40 Según el artículo 101, del Código de Notariado las sanciones que puede imponer la Corte Suprema de Justicia son: amonestar, censurar o imponerle multa que no exceda de veinticinco quetzales y en caso de reincidencia las multas podrán ser hasta de cien quetzales, o suspensión de un mes o hasta de un año; dichas sanciones deben constar en auto acordado con justificación de motivos, y contra el auto únicamente cabe el recurso de responsabilidad. Al Notario notificado de los errores encontrados en el protocolo, se le concede un plazo prudencial para que subsane los errores que sean subsanables. Terminado el plazo concedido, el Notario debe presentarse con todo lo requerido al Archivo General de Protocolos y se emite una resolución haciendo constar dicho extremo, y que por las anomalías encontradas en la inspección y revisión efectuada, se enviará certificación del expediente a la Corte Suprema de Justicia, quien al resolver, remite el auto con la sanción correspondiente, el cual se incorpora en el expediente y se archiva en el Registro Electrónico de Notarios. 3.8 Historia del Registro Notarial Desde la Edad Media hasta el siglo XX, la actividad profesional del Notario permanece inalterada y genera tres archivos diferentes de valor, para los genealogistas: minuto, atti y bastardelli. Cuando el Notario se encuentra con sus clientes, escribe una minuta (borrador) de la transacción para ser registrada, incluyendo los nombres de las personas involucradas y los hechos que generan dicho acto. A partir de su minuta él prepara el atto real (hecho) que es el registro escrito de la transacción. El Notario guarda su minuta y una copia del atto para sus propios archivos, pero deposita el atto original en la oficina del distretto notarile (distrito notarial) donde él está autorizado. El hecho es considerado legalmente registrado. Para su propio propósito el Notario mantiene una lista cronológica de las actas que él preparó, con unas palabras que identifica el contenido de cada atto. Esta lista era conocida como bastardelli porque eran ilegítimos; es decir, no se consideraban un documento legal, ya que formaban 40 Artículo 88. Código de Notariado, Decreto Número 314. Guatemala 1967. 36 parte de la organización interna que el Notario hacía de su propio trabajo. Cuando un Notario se retira, o muere, normalmente se pasan su minuta y bastardelli a su sucesor. Cuando el nuevo Notario encuentra que él no tiene ninguna necesidad legal de ellos, los deposita en la oficina de su distretto notarile. Todavía se encuentran registros notariales de los últimos cien años en posesión de los notarios individuales, o en los archivos de oficinas notariales del distrito. Al final de cien años, sin embargo, la colección entera de minuto, atti y bastardelli se transfiere al Archivio di Stato. Estos archivos notariales del Archivio di Stato pueden remontarse antes del siglo XIV y a veces aún antes. En la Corona de Aragón en la Edad Media existía una costumbre generalizada entre los Notarios, de guardar el registro de las escrituras que se otorgaban ante ellos aunque sólo fuera en extracto, por eso hoy en día se conservan gran parte de esos registros; sin embargo en Castilla, aunque desde el Fuero Real, se reiteró la obligación de conservar los registros y de que pasaran a la muerte de un escribano a su sucesor, lo cierto es que se incumplió la legislación hasta el siglo XVI y se conservan muy pocos registros medievales con el contenido de las escrituras en extracto. Durante la Edad Moderna los protocolos notariales se guardaban en los propios oficios de los escribanos, transmitiéndose de unos a otros. Cuando se traspasaba, vendía o heredaba una Escribanía se traspasaban también los documentos de sus antecesores, pero no siempre se conservaron en buenas condiciones. El Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, custodia los protocolos centenarios producidos por los escribanos y Notarios madrileños desde 1504,precisamente un año después de que se promulgara la Pragmática de los Reyes Católicos el siete de junio de 1503, que establecía la obligatoriedad de entregar los registros producidos por cada escribano a su sucesor en el oficio, de conservarlos, así como la de recoger en aquéllos el texto completo de cada escritura que autorizaran, lo que representa el nacimiento del protocolo notarial en Castilla. 37 El Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona es el más importante de su género en España, por la antigüedad, la continuidad, la riqueza y la trascendencia de sus fondos, y el segundo del mundo después del existente en Génova. Está integrado por los protocolos de más de cien años de la capital catalana, los cuales adquirieron ya un valor permanente siendo por tanto, accesibles a la investigación histórica y a la consulta de los ciudadanos. España dictó para América una cuidadosa legislación sobre archivos. En la Recopilación de las Leyes de los Reinos de las Indias, de 1680, fue insertada (libro II, tít. I, ley 31) la ordenanza de Carlos V (Valladolid, 24 julio 1530) que regulaba la conservación, por los cabildos municipales, de las células y provisiones regias. Se sabe, que las ciudades americanas organizaron desde el principio sus cedularios, lo mismo que los libros de actas capitulares; lo cual prueba que la disposición de Felipe II sobre estos últimos (Recopilación, libro IV, tít. VIII, ley 16) no hace más que reiterar lo que ya venía practicándose. A las Audiencias se les indicó minuciosamente qué libros debían llevar (Recopilación, Libro II, tít. XV, desde la ley 156 hasta la 166). La ley 161, que trata específicamente de los archivos, tiene un precedente en la Real Cédula de Valladolid, del 9 octubre 1549, por la que se manda al presidente y oidores de la nueva Audiencia de Santa Fe de Bogotá, que tuviesen archivo en arca -o aposento- de tres llaves, y en él guarda en las cédulas, provisiones y escrituras tocantes a dicha Audiencia. Esta regia disposición fue dada a iniciativa del mariscal-licenciado Jiménez de Quesada Del mismo modo se legisló sobre los archivos de las cajas reales, tribunales de cuentas, consulados, gobernaciones y virreinatos (Recopilación, libro III, tít. III, ley 34). La Iglesia organizó, a la vez, sus propios archivos, en los obispados, cabildos catedralicios y parroquias; y lo mismo hicieron las órdenes religiosas. Además, los escribanos llevaban sus registros y las cofradías, hospitales y otras corporaciones conservaban también sus papeles. Con esto queda someramente indicado el origen de los archivos americanos, sus distintas clases y la variada gama de sus fondos. De un modo general, se establece la siguiente clasificación: 1) de Gobierno (nacionales, ministeriales, regionales y provinciales); 2) municipales; 3) eclesiásticos; 4) notariales; 38 5) corporativos (universidades, bancos, cofradías, etc.; y 6) colecciones de documentos conservados fuera de los archivos, o sea, en bibliotecas y museos. Se comenzaron a registrar en el Archivo Notarial de Río de La Plata hacia 1751: testamentos, codicilios, compraventa de tierras y animales, esclavos, etc.; poderes de escribanos, intercambio de mercancías, donaciones, cesiones, pagos, deudas, cierre de cuentas bancarias o de otro tipo, reconocimientos de dotes, incluyendo cartas, etc., contratos, obligaciones, promesas, acuerdos, garantías, finiquitos, cartas de autorización a determinadas personas para tomar censos, hipotecas, transporte de mercaderías, revalidaciones, quejas, cargos, etcétera. El registro en Colombia data del año 1790. Desde sus inicios se destinó un libro en donde se anotaban todos los actos sujetos a registro, conforme a la ley. En mayo de 1825, la Ley 11 dispone la apertura de un libro especial para anotar las hipotecas, conservándose el libro general en donde se anotarán los demás actos atinentes a la venta de bienes raíces, tributos y censos . En diciembre de 1901 se fundó el Archivo General de Notarias de la Ciudad de México, y quedaron reunidos los legajos correspondientes a los años precedentes que constituyeron el archivo histórico. El protocolo más antiguo que se encuentra en el Archivo General de Notarías es de Juan Fernández del Castillo correspondiente al año 1525. 3.9 Antecedentes del Archivo General de Protocolos en Guatemala El Archivo General de Centro América, custodia protocolos notariales cuya temporalidad abarca desde la época colonial hasta el siglo XX, en el que se detalla y sistematiza los índices de protocolos de los años 1750-1800, un período de trascendencia para la historia de Guatemala, época de planificación, traslado y establecimiento de la Nueva Guatemala de la Asunción, que cambió territorialmente su estancia de la ciudad de Santiago de Guatemala al Valle de la Ermita. 39 El Archivo General de Protocolos fue creado según Decreto número 257 que contenía la “Ley Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial” emitida durante el Gobierno del General Justo Rufino Barrios. Inicialmente, fue creado para que en él fueran depositados los tomos de protocolo de Notarios fallecidos, Notarios que fallecieran a partir de la emisión de dicho Decreto, Notarios suspendidos en el ejercicio de la profesión y Notarios que se encontraran radicando fuera del país. Su primera sede fue, el archivo de las salas de justicia de la ciudad de Guatemala, presidido por el secretario de la primera sala de justicia. Dentro del personal se contaba con un solo escribiente encargado de realizar lo que se le solicitara, permaneciendo en el archivo los días y horas de audiencia ordinaria de la Primera Sala de Justicia; así mismo, estaba a cargo de llevar el control de un libro de registro o índice por orden alfabético de cada protocolo depositado, con expresión del año o años que comprendían y el número de folios que lo formaban. El General Justo Rufino Barrios, dictó el Decreto número 271 del veinte de febrero de 1882, que contenía la Ley de Notariado, que presentó varias reformas, entre ellas, declarar que los Notarios no son dueños, sino depositarios de los protocolos, también conteniendo normas precisas sobre la remisión de protocolos al archivo general, la reposición de protocolos en caso de pérdida o destrucción. Las atribuciones del archivo se amplían con la emisión del Decreto No. 271 del veinte de febrero de 1882, en el sentido de que también debía de procederse a depositar los protocolos cuando los Notarios voluntariamente quisieran hacerlo; cuando se vencía el término de la fianza y no lo renovaban, se extendía por un plazo de dos años, o bien no acreditaran que poseyeran una propiedad raíz por valor de dos mil pesos; cuando en contra de algún Notario se hubiera dictado interdicción judicial o auto de prisión; cuando se promoviera a un Notario de un empleo que llevara anexa jurisdicción con goce de sueldo y cuando por cualquier razón los Notarios se ausentaran del país. La legislación notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo Rufino Barrios, estuvo vigente en nuestro país por mucho tiempo, siendo el Decreto Número 271 uno de los cuerpos legales que presenta tal característica, al que casi ninguna reforma se le hiciera, hasta que fue 40 abrogada por una nueva Ley de Notariado durante el gobierno del General Jorge Ubico, Decreto Número 1563 del veinte de agosto de 1934. El Decreto del Gobierno del veinticinco de agosto de 1916, que ordenó a los Notarios empastar todos los tomos de su protocolo y a los Jueces de Primera Instancia vigilar que así lo hicieran. Es sus inicios, fue una dependencia de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia, según lo establecido en el Artículo 157 del Decreto número 1729, Ley Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial de fecha veintiocho de mayo de 1931, estaba a cargo de un archivador que podía ser el propio secretario de la Corte Suprema de Justicia y un escribiente destinado a extender lo que allí se solicitara. Fue con la emisión de la Ley de Notariado, Decreto 1563, que en su Artículo 60, establecía que el archivero necesitaba ser Notario, cargo incompatible con el de secretario de la Corte Suprema de Justicia; es con la emisión de los Decretos 1729 y 1563 que se le denominó Archivo General de Protocolos, y se deduce que dicha dependencia ya con esa denominación se creó en el gobierno de Jorge Ubico. El Decreto Número 1564 del veinte de agosto de 1934, que contiene una nueva Ley Notarial dedica el capítulo XIII al “Archivo General de Protocolos y demás Registros Notariales”, comprendido en los Artículos del 59 al 62. En dicho Decreto se establece que el archivo continúa siendo dependencia de la Presidencia del Poder Judicial, indicando que el mismo se conocería con el nombre de “Archivo General de Registros Notariales” y se requería ser Notario hábil para el ejercicio de la profesión para optar al cargo de director del mismo. El ocho de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley Notarial, según Decreto No. 1744; capítulo decimoquinto dedicado al Archivo General de Protocolos en los Artículos del 60 al 64. Se establece que el Archivo a partir de esa fecha depende de la Corte Suprema de Justicia y no de la presidencia del Organismo Judicial, como lo legislaba la Ley Notarial derogada. 41 El veintiuno de abril de 1936, el presidente Jorge Ubico emite la nueva ley de notariado, según Decreto 2154 de la asamblea legislativa. El Archivo General de Protocolos no sufre ningún tipo de reforma o innovación. El Decreto Numero 314, del diez de diciembre de 1946, dictó el Código de Notariado actualmente vigente, que en el titulo XI regula lo relativo al Archivo General de Protocolos, el anterior fue reformado por el Decreto Legislativo Numero 15-76 del dieciséis de marzo de 1972 en que se dispone la microfilmación de los testimonios especiales que el Notario debe remitir al Archivo General de Protocolos, dentro de un plazo siguiente al otorgamiento (usualmente quince días) de los actos o contratos, actas de protocolización y razones de legalización. Las microfotografías tendrán los mismos efectos legales que los testimonios especiales reproducidos. El Decreto numero 68-97 del Congreso de la República, reformó al Archivo General de Protocolos, en el artículo 78 del Código de Notariado, en el que pasa a convertirse en una dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial. El Presidente de la Corte Suprema de Justicia (CSJ), por medio de un acuerdo de la Presidencia es quien designa al Director del Archivo General de Protocolos. 3.10 Definición de Archivo General de Protocolos Es una dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial que organiza, controla y supervisa el ejercicio del notariado en toda la República. Archiva protocolos, expedientes de jurisdicción voluntaria notarial, documentos notariales y registra poderes. Se constituye en garante de la seguridad jurídica y de la fe pública documental.41 Al Archivo General de Protocolos, dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial, le corresponde registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los 41 Organismo Judicial República de Guatemala. Archivo General de www.oj.gob.gthttp://www.oj.gob.gt/index.php/archivo-general-de-protocolos Fecha de consulta 19 de agosto de 2011. 42 Protocolos. expedientes extrajudiciales de jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por los Notarios del país y los Protocolos que en él se depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia del Notario respectivo. La conservación de los Registros Notariales es de gran importancia por tener la calidad de únicos, contener documentos de especie calificada de carácter reservado, por el valor jurídico del documento notarial, así como por ser una fuente primordial para la historia política, social, la cultura y el arte. El Archivo General de Protocolos no es un simple "Archivo", sino que es la instancia pública que garantiza la seguridad jurídica documental del país. Es necesario diferenciar los registros notariales de los registros públicos, ya que los primeros no producen cognocibilidad general y los registros públicos sí. Además en nuestro sistema registral, a los registros públicos pueden tener acceso cualquier persona, al establecerse que la publicidad registral formal, garantiza que toda persona acceda al conocimiento efectivo del contenido de las partidas registrales y, en general obtenga información del archivo registral. A diferencia de lo que ocurre en los registros notariales, al establecerse que solo el Notario está obligado a manifestar los documentos de su archivo a cuantos tengan interés de instruirse de su contenido y que esta manifestación se realizará bajo las condiciones de seguridad que el Notario establezca. 3.11 Organización del Archivo General de Protocolos El Archivo General de Protocolos está formado por un Director del Archivo, tres subdirecciones, entre otras dependencias que sean necesarias para cumplir con su finalidad. El Archivo General de Protocolos, es dirigido por un Notario colegiado activo y habilitado para el ejercicio de la profesión y que haya ejercido la misma por un período no menor de cinco años. Llevará el título de Director del Archivo General de Protocolos, y será nombrado por el Presidente del Organismo Judicial. El Director del Archivo, al tomar posesión de su cargo, recibirá por inventario los protocolos, libros y 43 demás documentos del archivo y levantará un acta en la que se hará constar todo lo relativo a la entrega y recepción del cargo, que será suscrita por el Director saliente y el entrante, y de la que se remitirá copia a la Corte Suprema de Justicia. El Director del Archivo General de Protocolos tiene las atribuciones siguientes: 1. Extender testimonio de los instrumentos públicos que obren en el archivo, bastando solicitud verbal de la parte interesada. 2. Practicar la inspección a los protocolos de los Notarios que residan en la capital y en los municipios del departamento de Guatemala. 3. Exigir la entrega de los protocolos de conformidad y en los casos establecidos por la ley. 4. Guardar y conservar bajo su responsabilidad los protocolos, libros de actas y de inventario, los avisos notariales y demás documentos del archivo. 5. Rendir a los tribunales, los informes que se le pidieren relativos a los documentos del archivo. 6. Cuidar de que los índices, testimonios especiales y avisos notariales sean empastados, con la separación debida. 7. Extender recibos de todos los documentos y avisos que reciba de los Notarios, en la misma fecha de su recepción 8. Registrar los poderes y toda modificación o revocatoria de los mismos, en riguroso orden cronológico, para lo cual llevara un libro especial. 9. Anotar el margen de los instrumentos que obren en el archivo, las modificaciones que sufran y de las cuales tenga conocimiento por aviso del Notario y autorizante. Tal anotación deberá incluirse en los testimonios que se extiendan con posterioridad. 10. No permitir que sean extraídos, aún con orden de autoridad judicial, los protocolos, testimonios y documentos del archivo. Si la autoridad, cualquiera que fuere, tuviere que practicar alguna diligencia, la verificara en el propio archivo, a presencia del Director, el cual firmará el acta que se levantare. 11. Dar parte a la Corte Suprema de Justicia de cada infracción al artículo 37, así como de las demás faltas en que incurran los Notarios por la inobservancia de la 44 ley, y de las irregularidades que encontrare en los protocolos que inspeccionare y revisare. 12. Poner la razón de cierre y elaborar el índice respectivo en aquellos protocolos que fueren entregados al archivo, y en los cuales el Notario no haya podido satisfacer ese requisito, por causa justificada. El Archivo General de Protocolos, cuenta con tres Subdirecciones: a) Subdirección de la Unidad del Archivo de Protocolos, cuyas funciones son revisar y custodiar los testimonios de los protocolos; b) Subdirección del Área de Testimonios Especiales, donde se custodian los testimonios especiales ordinarios, los que están en plica y sus respectivas microfilmaciones; y c) Subdirección de Registro de Archivos, entre los que se encuentran el de Notarios, Firmas y Sellos, y de Poderes. Además, en el Archivo General de Protocolos, dependiendo del Director General, pero sin relación laboral, asisten Delegados del Colegio de Abogados y Notarios, que verifican el cumplimiento del timbre notarial. Adicionalmente, cuenta con una Asesoría Jurídica, Secretaría Administrativa. El Archivo General de Protocolos está organizado administrativamente en tres unidades según los servicios que el mismo presta, estando a cargo cada unidad de un subdirector. Siendo la unidad de supervisión notarial, la única que se encuentra directamente a cargo de la dirección del Archivo General de Protocolos. Las cuales distribuyen sus atribuciones de la siguiente forma: a) Subdirección encargada de la unidad de testimonios especiales - Recepción de testimonios especiales - Recepción de avisos de cancelación de instrumentos públicos - Recepción de avisos trimestrales - Recepción de testimonios de los índices - Expedir certificaciones - Recepción de testimonios especiales en plica - Apertura de plicas 45 b) Subdirección encargada de la unidad de archivo de protocolos notariales - Recepción de protocolos - Consulta y/o exhibición de protocolos notariales - Reproducción de instrumentos públicos notariales - Extiende testimonios de escrituras públicas debidamente autorizadas c) Subdirección encargada de la unidad del registro electrónico de poderes y unidad del registro electrónico de Notarios Unidad de registro electrónico de poderes o Registro de poderes y sus modificaciones o Emisión de certificaciones de poderes registrados o Información verbal de poderes registrados Unidad de registro electrónico de poderes o Inscripción y juramentación de Abogados y Notarios en la Corte Suprema de Justicia o Registro de firmas y sellos de Notarios o Modificación de firmas y/o sellos o Auténticas de firmas de Notarios o Extender constancias y/o certificaciones d) Unidad de Supervisión Notarial: Actualmente existe la unidad de supervisión notarial que depende de la dirección del Archivo General de Protocolos, cuya función consiste en practicar la inspección y revisión de protocolos notariales a cargo de los Notarios en el departamento de Guatemala, así como coadyuvar y fiscalizar el adecuado y eficiente desarrollo y cumplimiento de la inspección y revisión de protocolos en los departamentos de la República de Guatemala, en donde existan delegaciones departamentales y regionales del Archivo General de Protocolos, así como colaborar con los jueces de primera instancia en aquellos departamentos donde se realicen estas funciones. Tiene como objetivo fomentar la preservación y respeto de valores esenciales de seguridad jurídica y fe pública notarial como fines primordiales en el desempeño del ejercicio 46 profesional del notariado, además de darle cumplimiento a las obligaciones contenidas en el Artículo 37 del Código de Notariado. 3.12 Funciones del Archivo General de Protocolos La función del Archivo General de Protocolos como dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial, puede ubicarse en el marco de una administración de justicia preventiva, bajo el adagio "Notaria abierta, Juzgado cerrado". Se pueden señalar como funciones generales del Archivo General de Protocolos las siguientes: a) Registro; b) Archivo; y c) Supervisión Notarial. Entre las funciones de Registro, como anteriormente se indicó se lleva un triple registro: a) Registro de Notarios: con información general identificativa de cada Notario, nombre, sede notarial, fecha de graduación, determinación del depositario del protocolo en caso de ausencia o fallecimiento; b) Registro de Firma y Sello de Notario: actualmente en cuatro libros físicos, pero en proceso de digitalización. Actualmente existen unas quince mil inscripciones, sin embargo, no todos los Notarios ejercen debido a que fungen en cargos públicos, se encuentran ausentes del país por más de un año, o por fallecimiento, de forma que se puede calcular en ocho mil los Notarios habilitados y en ejercicio. Además, existen anotaciones relacionadas con cancelaciones, identificación de personas; y c) Registro de poderes y de sus modificaciones. Se encuentra en proceso de automatización, de forma que las razones puedan ser expidas a la mayor brevedad posible. En su función de Archivo, almacena los siguientes documentos: Protocolos de entrega obligatoria, testimonios especiales desde 1967 (los anteriores se encuentra en el Archivo General de Centroamérica), avisos notariales trimestrales, expedientes de jurisdicción voluntaria, en este caso no hay plazo de entrega. 47 El Archivo General de Protocolos, en su papel de supervisor notarial, verifica el cumplimiento de las obligaciones notariales y revisa e inspecciona los protocolos, desde agosto del 2,001, tras un lapso de diez años. En el caso de los departamentos, dicha función se ejerce a través de los Juzgados de Instancia del Ramo Civil, según el Acuerdo 55-2000 de la Corte Suprema de Justicia. En aquellos departamentos con más de un Juzgado, en los años pares, a través de los Juzgados pares, y viceversa en los impares. El Secretario del Juzgado es el encargado de recibir la documentación. La revisión de los protocolos notariales se realiza por sorteo aleatorio, citando al Notario a revisión ordinaria (empastado, foliado, razón de testimonios y otras). En caso de anomalías, se fija de mutuo acuerdo un plazo de subsanación, siempre que la deficiencia o error sea subsanable. En el caso de las enmiendas, se requiere de un proceso administrativo jurisdiccional. La Dirección General del Archivo de Protocolos emite circulares informativas para el envío en plazo de los avisos trimestrales notariales. Los Juzgados de Instancia Civil departamentales a raíz de los Acuerdos de la Corte Suprema de Justicia, números 54 y 55-2000, se encuentran coordinados a los efectos de supervisión notarial de la Dirección General del Archivo de Protocolos, con lo que se interpreta el artículo 37 del Código del Notariado, teniendo funciones de clasificación, distribución y envío de protocolos, testimonios especiales, índices, los cuales según el Código del Notariado deben enviarse "inmediatamente". En dichos Juzgados se encuentran fungiendo Delegaciones del Archivo General de Protocolos. En resumen se puede establecer que las funciones del Archivo General de Protocolo son: En Registro Electrónico de: Registrar Notarios, con firmas y sellos y Poderes. En Archivo de: Archivar: Protocolos, Testimonios Especiales, Avisos Notariales y Expedientes de Jurisdicción Voluntaria Notarial. En Supervisión Notarial: Verificación del cumplimiento de obligaciones notariales. El control ejercido por el Archivo General de Protocolos en el ejercicio del notariado, se realiza a través de sus respectivos departamentos quienes tienen la función de realizar 48 los respectivos controles, en el caso del Registro Electrónico, tendrán un registro en el cual constan los nombres, firmas y sellos del notario, lo que tiene por finalidad controlar que quienes ejerzan el notariado este facultados para hacerlos, a la vez tendrán a su cargo lo referente a que los poderes cumplan con los requisitos legales, ya que los notarios deben inscribir los poderes en el Archivo General de Protocolo, antes de poderlos utilizar. En el departamento de Archivo existe un control de carácter formal, ya que están a cargo de recibir testimonios especiales, avisos notariales y expedientes de jurisdicción voluntaria notarial, y al momento de hacerlo asegurarse que en los mismos se hayan cubierto el pago de timbres y los requisitos formales de los mismos. Por último está el departamento de Supervisión Notarial que tiene la gran responsabilidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones notariales, a través de la inspección del protocolo, es una función que se debe hacer de manera anual. Como se da a conocer en los párrafos anteriores, el Archivo General de Protocolos ejercer un número importante de controles que tiene como finalidad que el notario cumpla con sus obligaciones notariales en el ejercicio de su profesión, por lo que en teoría el Archivo General de Protocolos cumple con un control formal del ejercicio del notariado. A los notarios que incumplen con sus obligaciones notariales, específicamente con no entregar testimonios especiales y avisos trimestrales, serán sancionados, con la incompatibilidad para ejercer la profesión de notario, mientras no se pongan al día con sus obligaciones, esto en referencia a que no será válido el documento realizado por un notario que este impedido para ejercer la profesión, al incumplir con este tipo de obligaciones, los notarios no podrán comprar papel especial de protocolos, ni especies fiscales, por lo que los documentos que otorguen carecerán de valor, los únicos documentos que tendrán validez en dicho caso son los testimonios especiales atrasados, esta sanción será dada a conocer por el Director del Archivo General de Protocolos, 10 días posterior a la finalización del trimestre calendario en que los notarios debieron cumplir con sus obligaciones, mismo que se dará a conocer en el Diario Oficial y otro de Mayor Circulación, de esta manera es como el Archivo General de Protocolos ejerce el control sobre los notarios que incumplen sus obligaciones, teniendo como medio de cumplimiento, la posibilidad de sancionar a los notarios, 49 declarando a estos como incompatibles para el ejercicio del notariado, dicha sanción es temporal, ya que al ponerse al día en sus obligaciones notariales el profesional volverá a ser compatible para el ejercicio de su profesión. 3.13 Delegaciones Regionales Están a cargo de un subdirector, los cuales deben poseer las mismas calidades que el Director del Archivo General de Protocolos, en virtud de que tienen asignadas las mismas funciones que el Código de Notariado le asigna al Director a excepción de la de destrucción de hojas de papel sellado especial para protocolos que regula el Acuerdo 40-2002 de la Corte Suprema de Justicia, ésta únicamente le corresponde al Director del Archivo General de Protocolos. Existen delegaciones regionales o departamentales en los siguientes departamentos: Chiquimula: Creada por el Acuerdo número 40-2003 de la Corte Suprema de Justicia, publicado en el Diario Oficial de Centroamérica el ocho de septiembre de 2003. Esta tiene competencia para revisar e inspeccionar protocolos en los departamentos de: Izabal, Chiquimula, Zacapa, Jalapa, Jutiapa, Petén y El Progreso. Quetzaltenango: Creada por el Acuerdo número 16-2004 de la Corte Suprema de Justicia, publicado en el Diario Oficial de Centroamérica el dos de agosto de 2004. Esta tiene competencia para revisar e inspeccionar protocolos en los departamentos de: Quetzaltenango, San Marcos, Quiché, Totonicapán, Sololá, Retalhuleu, y Suchitepéquez. Escuintla: Creada por el Acuerdo número 30-2007 de la Corte Suprema de Justicia, publicado en el Diario Oficial de Centroamérica el dos de agosto de 2004. Esta tiene competencia para revisar e inspeccionar protocolos en los departamentos de: Escuintla, Suchitepéquez y Retalhuleu. Huehuetenango: Creada según Acuerdo número 08-2003, de la Corte Suprema de Justicia, publicado en el diario oficial de Centroamérica el quince de abril de 50 2003. Esta tiene competencia para revisar e inspeccionar los protocolos en el departamento de Huehuetenango. Alta Verapaz: Creada según Acuerdo número 02-2004 de la Corte Suprema de Justicia, publicado en el Diario Oficial de Centroamérica el diecinueve de febrero de 2,004. Esta tiene competencia para revisar e inspeccionar los protocolos en el departamento de Alta Verapaz. 3.14 Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos La Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, está adscrita a la Dirección del Archivo General de Protocolos, que funciona en las instalaciones del Complejo Departamental de Justicia situado en la ciudad de Quetzaltenango y atiende los asuntos notariales de los departamentos de San Marcos, Quiché, Quetzaltenango, Totonicapán, Sololá, Retalhuleu, Suchitepéquez y Huehuetenango. Con el propósito de brindar un mejor servicio a los Notarios y demás usuarios del Archivo General de Protocolos. La Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos está integrada con el personal siguiente: un Subdirector Regional, quien tendrá la responsabilidad de dirigirla bajo la estricta dirección y dependencia del Director del Archivo General de Protocolos, un Secretario Administrativo y un oficinista nombrados por el Presidente del Organismo Judicial. El Subdirector Regional será un Notario colegiado activo, quien deberá tener las mismas calidades exigidas en el Código de Notariado para el Director del Archivo General de Protocolos. El subdirector de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, además de planificar, dirigir y controlar el funcionamiento de la delegación a su cargo tendrá las atribuciones siguientes: 51 1. Recibir, revisar, clasificar y resguardar: a) los protocolos; b) las hojas de papel sellado especial para protocolos sin utilizar, que procedan de Notarios no determinados, pensionados por vejez, fallecidos, que ejerzan cargo público inhabilitados, ausentes y de aquellos que expresamente al entregar dichas hojas, autoricen su destrucción; c) los testimonios especiales remitidos en forma ordinaria o en plica; d) los avisos que deban presentarse al Director del Archivo General de Protocolos; e) los índices de los protocolos; f) los expedientes de jurisdicción voluntaria actuados en sede notarial; y g) cualesquiera otros documentos relacionados con el Archivo. 2. Registrar los testimonios que contengan poderes, sus revocatorias y modificaciones. 3. Razonar segundos y subsiguientes testimonios que contengan poderes, sus revocatorias y modificaciones. 4. Autorizar la apertura de plicas de testimonios especiales de testamentos o donaciones por causa de muerte, así como sus modificaciones y revocaciones, que obren en la Delegación. 5. Extender recibo u otro comprobante de recepción de todos los documentos mencionados en el numeral uno de este articulo. 6. Extender testimonios, copias simples legalizadas, certificaciones y constancias de los documentos que obren en la propia Delegación, así como cobrar el pago de derecho de apertura de protocolo. 7. Cobrar, conforme al Código de Notariado y el Arancel respectivo, los montos correspondientes a multas y servicios que la Delegación preste, emitiendo los respectivos comprobantes. Los fondos provenientes de estos servicios serán privativos del Organismo Judicial con destino al funcionamiento del Archivo General de Protocolos de conformidad con lo que establecen los artículos 11 y 83 del Código de Notariado y deberán pagarse en la Tesorería del Organismo Judicial o en el lugar que designe la Presidencia de ese Organismo. 8. Proporcionar etiquetas adhesivas que contengan el nombre y dirección de los Notarios inscritos en el Registro Electrónicos de Notarios. 52 9. Proporcionar y recibir solicitudes de modificación de firmas o sellos de Notarios y trasladarlas al Archivo General de Protocolos. 10. Permitir la consulta de documentos que obren en la Delegación, con las excepciones legales en materia de testamentos y donaciones por causa de muerte, y 11. Las demás atribuciones que fijen las leyes, reglamentos, acuerdos, circulares o cualquier otra disposición conexa. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 84 del Código de Notariado, el Subdirector de la Delegación Regional del Archivo General de Protocolos, queda facultado para practicar revisiones e inspecciones de protocolos en su sede de la ciudad de Quetzaltenango. 53 CAPITULO IV RESPONSABILIDAD DEL NOTARIO 4.1 Antecedentes Ya desde la Tercera de las Siete Partidas de Alfonso X, el Sabio, se imponía como castigo a los escribanos que no cumplían con veracidad su oficio: Falsedad hecha por escribano de la corte del Rey en carta, o en privilegio, debe morir por ello… y si el escribano de ciudad, o de villa hiciere alguna carta falsa o asentara alguna falsedad en juicio en los pleitos que le mandases escribir, débanle cortar la mano, con que la hizo y tenerle por malo, de manera que no pueda ser testigo, ni tener ninguna honra mientras viviere. El Notario, debe ser consciente del compromiso y del honor que representa, el estar investido de fe pública, pues tiene una gran responsabilidad que se fortalece conforme sus obligaciones aumentan. Se dice que: “Los Notarios somos eternos”, pues de alguna forma lo es, toda vez que al plasmar en documento, la voluntad de las partes, este continuará existiendo en el tiempo, aunque el Notario haya fallecido. Es el documento que nace del quehacer notarial el que prueba el deseo y voluntad de las personas que requieren al Notario, documento éste, que sería inconcebible, asentara falsedades, que dañarían el patrimonio de los mismo y el honor y prestigio del profesional. El Notario de tipo latino es un profesional del derecho que realiza una función pública; escucha a las partes, interpreta su voluntad y las aconseja, examina la legalidad de los títulos y capacidad de las partes; prepara y redacta el instrumento, lo lee, lo explica, lo autoriza y reproduce; lo inscribe en el Registro al que pudiera estar sujeto, conserva el 54 documento original en su protocolo y luego en el Archivo General de Protocolos, para el caso de los Notarios Guatemaltecos. En el incumplimiento, negligencia o ilicitud de estas actividades, puede incurrir en responsabilidad. A diferencia el Notario de tipo Anglosajón, este no es un profesional del derecho, toda vez que para el desempeño de su función, no requiere título de Abogado o; no examina la legalidad del negocio jurídico ni redacta el instrumento, pues carece de preparación jurídica, se limita única y exclusivamente a la ratificación de las firmas, desentendiéndose del contenido del acto; no cuenta con un protocolo donde se asienten los originales y por lo tanto, no existe matriz ni posibilidad de reproducir el instrumento. Su cargo es temporal y no vitalicio. Por todas estas razones es frecuente encontrar en los Estados Unidos de Norteamérica, al encargado de una farmacia haciendo las veces de notary public. En este tipo de Notariado, para garantizar al acreedor o al adquiriente de una finca, de los riesgos que pueda correr por deficiencias en su título, se ha instituido el “seguro de título”. Por el sistema de responsabilidad en el que se apoya el Notario en Guatemala, puede establecerse que todos los instrumentos públicos como la escritura pública o el acta notarial responden plenamente a las necesidades y a la realización de los valores de justicia, equidad, seguridad jurídica y certeza. El Notario en el ejercicio de sus funciones, puede incurrir en varios tipos de responsabilidad, tal el caso de la civil, penal, administrativa y disciplinaria o reglamentaria. 4.2 Naturaleza Jurídica de la Responsabilidad Notarial Entre los estudiosos del Derecho Notarial, se ha discutido sobre la naturaleza jurídica de la responsabilidad en que puede incurrir un Notario. Existen autores que sostienen que es de origen contractual y los que afirman que la responsabilidad es 55 extracontractual; los que piensan que tiene elementos contractuales y extracontractuales y por último, los que afirman que la fuente es la legislación notarial. En este trabajo se comparte la idea que la fuente de la responsabilidad es contractual y extracontractual. La fuente de la responsabilidad del Notario frente a su cliente, no es el incumplimiento al Código de Notariado, pues ésta daría lugar a la responsabilidad disciplinaria que se tiene frente al Estado y no así la civil. La responsabilidad Contractual por tratarse de un contrato de presentación de servicios profesionales, cuyas cláusulas, si no se establece en cada contrato, se suple por el Código Civil. Es extracontractual en relación con uno de los sujetos que contrata con su cliente, mismo que en lo personal no celebrar un contrato de prestación de servicios con el Notario y sin embargo, lo recibe de parte de él. El tratadista Guillermo Cabanellas indica lo referente a la Teoría contractual, e indica que “Es la procedente de la infracción de un contrato válido. La que surge de lo estipulado penalmente por las partes contratantes. Esta responsabilidad se contrapone a la responsabilidad extracontractual, aunque ambas coinciden en el concepto básico de la reparación de un daño y el resarcimiento de un perjuicio por el causante de una u otra a favor de la víctima de tales actos u omisiones o de los derechos habientes del perjudicado. La fuente de la primera es la voluntad de los particulares, de la segunda, la ley. Cabe pactar y aún renunciar (como en la evicción) a la responsabilidad contractual, mientras se estima contraria al orden público jurídico la renuncia previa a la exigencia de la responsabilidad extracontractual” 42 La responsabilidad contractual está regulada en el artículo 1534 del Decreto ley 106, Código Civil, que dice: Los que celebran un contrato, están obligados a concluirlo y a 42 Cabanellas, Guillermo. Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, Volumen V. Argentina. 2001. Pág. 576 56 resarcir los daños y perjuicios resultantes de la inejecución o contravención por culpa o dolo. Cuando el Notario es requerido por los otorgantes para la elaboración de un contrato o negocio jurídico, asume toda la responsabilidad, pues él es quien tiene los conocimientos profesionales para redactarla. No se debe olvidar que está investido de fe pública, facultad ésta delegada por el Estado. Este simple hecho de actuar por delegación del Estado y especialmente por la calificación otorgada, se le atribuye responsabilidad extracontractual. 4.2.1 Responsabilidad Civil del Notario Como máximas del comportamiento humano, los juristas romanos establecían la conveniencia de vivir honestamente, dar a cada uno lo suyo y no causar daños a los demás. La Sanción jurídica a la transgresión de la última de estas máximas, traía como consecuencia la obligación de indemnizar. En la responsabilidad civil deben de considerarse los siguientes elementos: la realización de un daño; la abstención o actuación ilícita, culposa y dolosa; y el nexo causal entre ambos. Es necesario primero la existencia de un daño material o moral en el sujeto pasivo; segundo, que el daño se haya producido como consecuencia de la abstención o actuación negligente, falta de prevención o con intención de dañar, es decir, que haya culpa o ilicitud en el sujeto activo; tercero, que exista relación de causalidad entre el daño causado y la actuación o abstención ilícita. La responsabilidad Civil consiste en “la obligación de resarcir daños y abonar perjuicios derivados de un acto ilícito, que se impone a quien lo comete, o del no cumplimiento de un deber legal que corresponde a una persona determinada. inobservancia de una norma por parte del sujeto obligado”. 43 43 Salas, Oscar, Óp. Cit Pág. 183 57 Supone la eventual Resulta bastante lógico entender que cuando el Notario como consecuencia de su ejercicio, o de su profesión, cause daños por acción u omisión, que se le imputen por su irresponsabilidad, negligencia o culpa, deberá resarcir esos daños. Lógico resulta también en atención al procedimiento legal, que para que proceda la responsabilidad civil de daños y perjuicios contra el Notario por nulidad del instrumento, es necesario que hay sido citado, oído y vencido en el juicio respectivo. Para los efectos que se persiguen en el presente trabajo, es muy importante señalar que la legitimación para iniciar un proceso ordinario de nulidad, no la posee el Archivo General de Protocolos, en virtud de que el mismo, al momento de efectuar la inspección y revisión de protocolos, no se prejuzga sobre la validez del instrumento público, sino que le corresponde a los otorgantes esa legitimación. Para el tratadista Carral y de Teresa, “tres son los elementos que se requieren para que se estime la responsabilidad civil: 1) Que exista violación de un deber legal, por acción u omisión del Notario; 2) Que exista culpa o negligencia de parte de éste; 3) Que se cause perjuicio”44 El Código Civil establece: “que toda persona que cause daño o perjuicio a otra, sea intencionalmente, por descuido o por imprudencia, está obligada a repararlo…” (Artículo 1645), y específicamente con respecto a los profesionales establece: “El profesional es responsable por los daños o perjuicios que cause por ignorancia o negligencia inexcusable, o por divulgación de los secretos que conoce con motivo de su profesión”. (Artículo 1668) 44 Giménez-Arnau, Enrique. Ob. Cit. Pág. 334 58 4.2.2 Responsabilidad Penal del Notario El Notario se encuentra sujeto a las penas económicas y corporales establecidas en el Código Penal de Guatemala, pues en virtud de su cargo no goza de ningún fuero ni tratamiento distinto al común de los ciudadanos. Entre los delitos que podría cometer un Notario en el ejercicio de su profesión tenemos los siguientes regulados en el Código Penal. a) Publicidad indebida. Artículo 222 b) Revelación del Secreto Profesional. Artículo 223 c) Casos especiales de estafa. Artículo 264 d) Falsedad Material. Artículo 321 e) Falsedad Ideológica. Artículo 322 f) Supresión, Ocultación o Destrucción de Documentos. Artículo 327 g) Revelación de Secretos. Artículo 422 h) Violación de sellos. Artículo 434 i) Responsabilidad del Funcionario al Autorizar un Matrimonio. Artículo 437 j) Inobservancia de Formalidades al Autorizar un Matrimonio. Artículo 438 Este tipo de responsabilidad es la que tiene el Notario al faccionar los instrumentos públicos, por incurrir en falsedad y otros delitos conexos, haciendo constar situaciones de derecho y de hecho que en realidad no existen o aprovechándose de su función en beneficio propio o ajeno, siendo asimismo derivada, en algunos casos de la responsabilidad civil, o bien la responsabilidad penal, genera responsabilidad civil. Esta es la responsabilidad que nace de la comisión de un delito, encontrándose la misma en el ámbito del Derecho Público. Es esta, el tipo de responsabilidad más delicada e importante para el Notario, pues en su carácter de fedatario tiene depositada la fe pública del estado ante los particulares y considerando que el valor que tiende a realizar el Derecho Notarial es la seguridad jurídica, cualquier mal uso que se le diere a la fe pública, traería como consecuencia 59 una desconfianza entre los particulares y el desconocimiento del Notario, en su carácter de fedatario, por parte del Estado. 4.2.3 Responsabilidad Administrativa del Notario “La actuación del Notario no solo se limitará a dar fe de las declaraciones de los comparecientes, a moldear la voluntad de los otorgantes, o contraer responsabilidades civiles o penales por el ejercicio errado de su ministerio, a asesorar a los comparecientes en cuanto a las cargas fiscales que recae sobre ellos, al celebrar determinado negocio o declaración de voluntad; la función Notarial no se limitará solo a estas actividades, porque una vez concluida su misión asesora, modeladora y legitimadora referente a autorizar con su firma las manifestaciones de voluntad de los otorgantes, contrae obligaciones posteriores al otorgamiento del acto, a esto es lo que se refiere la Responsabilidad Administrativa del Notario. 45 El Notario incurre en responsabilidad administrativa, por incumplimiento de deberes, ajenos a la función notarial propia, que otras leyes administrativas le imponen. Esta responsabilidad se origina por la relación que existe entre el Notario y los órganos estatales, sobre todo con aquellos que llevan controles derivados de los documentos que autoriza, por ejemplo: Los catastros municipales, la Superintendencia de Administración Tributaria por la recaudación de impuestos, El Registro Nacional de las personas, el Registro de la Propiedad y Registro Mercantil. Porque debe inscribir los testimonios de los instrumentos que están sujetos a registro, de conformidad con la ley. En Guatemala, el Notario ejerce un papel de recaudador del fisco, cuando en su quehacer, resulta pagando en nombre de sus clientes impuestos sobre el contrato celebrado o cuando adquiere especies fiscales para el pago de algunos impuestos. Estos pagos siempre son a cargo del solicitante, pero es el Notario quien muchas 45 Marinelli Golom, José Orlando. Las responsabilidades del Notario y su régimen en el Derecho guatemalteco. Pág. 3 60 veces, por no decir todas, recibe las sumas de dinero y se encarga de hacer los pagos, en estos casos estamos más bien ante el caso de responsabilidad fiscal.46 Entre las actividades que lleva el Notario y que su incumplimiento conlleva responsabilidad administrativa, entre otras obligaciones, podemos citar: a) La del pago de apertura de Protocolo b) Depositar el Protocolo c) Cerrar el protocolo y redactar el índice d) La relativa a la entrega de testimonios especiales e) Extender los testimonios a los clientes f) Dar los avisos correspondientes g) Tomar razón de las actas de legalización de firmas h) Protocolizar actas, como la de matrimonio Este tipo de responsabilidad administrativa, normalmente llevada aparejada una sanción de tipo económica, al ser incumplida por el Notario. Normalmente es en el Código de Notariado, así como La Ley del Organismo Judicial y sus reformas, y el Código Civil, entre las leyes que estipulan los requerimientos que el Notario debe de cumplir. 4.2.4 Responsabilidad Disciplinaria del Notario Los Notarios, deben preocuparse de cumplir con la ley y no abusar de la función tan noble y loable que ejercen. Deben ser honestos con ellos mismos y con sus clientes. Ser cumplidores de sus deberes y obligaciones, porque deben hacerlo y no porque exista una sanción a que temerle. 46 Marinelli Golom, José Orlando. Las responsabilidades del Notario y su régimen en el Derecho guatemalteco. Pág. 4 61 La responsabilidad disciplinaria tiende a proteger los intereses del público en una forma de control al ejercicio del Notariado, para evitar el incumplimiento a las normas que lo dirigen y fundamentan, que en caso de incumplimiento generarían resultados negativos para los particulares “La responsabilidad disciplinaria ha sido adecuadamente definida por Prunell quien afirma que la misma opera mediante una acción que tiene: por objeto reprimir una falla a los deberes de la profesión reglamentada; por fin el mantenimiento de la disciplina necesaria en interés moral de la profesión cuyas normas de ejercicio han sido violadas; y por medios las medidas o penas a infligir por una jurisdicción instituida con ese propósito. Estas faltas disciplinarias pueden ser, para González Palomino, de cuatro clases: 1) Actos de incorrección personal; 2) Actos de incorrección profesional; 3) Falta a los deberes funcionales y 4) Falta a los deberes corporativos”47 Este tipo de responsabilidad, nace de la moral, de la ética, que todo profesional, debe de observar en el ejercicio de su quehacer diario. Es de vital importancia que los Notarios, atiendan a este tipo de responsabilidad, porque el incumplimiento de los preceptos que marca la ética, conlleva al detrimento de la profesión, a la desconfianza de los individuos hacia el la noble tarea del Notario, de dejar constancia de los hechos y circunstancias que autoriza, por requerimiento de las personas que confiadas en ellos, los buscan, para proteger sus valores, y porque no decirlo, sus vidas mismas. No debe de ser motivo de preocupación o de temor para un Notario, la observancia y práctica de la ética y la moral, si no el amor a lo que se hace, el orgullo de sentir el revestimiento que el Estado le ha otorgado a través de la fe pública que ostenta, lo que motive su buen proceder, su leal actuar, que será siempre lo que lo recomiende ante cualquier 47 González Carlos Emérito. Derecho Notarial. Pág. 239 62 cliente que busque de él, sus conocimientos y su intervención para dar fe, de los actos o negocios que autoriza. 4.2.5 Responsabilidad Fiscal. Como parte de su profesión el Notario debe cumplir con sus obligaciones tributarias, empezando por las ordinarias que tiene todo contribuyente, como son el pago del Impuesto Sobre la Renta, Impuesto al Valor Agregado, y demás impuestos del cual sea sujeto pasivo, así como los específicos que por la autorización de documentos debe cubrir entre ellos el Timbre Fiscal y Timbre Notarial, por estas obligaciones existen ciertos medios de control a tomar en cuenta, entre ellos el realizado por la Superintendencia de Administración Tributaria, Registro de la Propiedad, Archivo General de Protocolos, entre otras muchas instituciones del Estado, en el cual se presentan los mismos. Como todo contribuyente está sujeto a la Ley Tributaria y podrá ser sancionado de conformidad con la ley en caso de no cumplir con sus obligaciones. En algunas ocasiones el notario también se puede constituir como agente de retenedor de impuestos, cuando así lo solicite y deberá de cumplir con las obligaciones específicas de este tipo. Por último, lo más importante en su responsabilidad tributaria, es que como parte de su asesoría debe de indicar a las personas que soliciten sus servicios el pago de los impuestos que la autorización notarial requiere. 4.2.6 Responsabilidad Gremial. De acuerdo con lo que indican los articulo 34 y 90 de la Constitución Política de la Republica de Guatemala, la colegiación profesional en Guatemala es obligatoria, misma que tiene como finalidad la superación moral, científica, técnica y material de las profesiones universitarias, de conformidad con el mandato constitucional y lo que establece la Ley de Colegiación Profesional Obligatoria, todos los profesionales universitarios tienen la obligación de formar parte de su entidad gremial, lo que a la vez hace que tengan otras obligaciones subyacentes, como el pago de cuotas de colegiación y demás colaboraciones 63 para su gremio, en la mayoría de profesiones, entre las cuales se incluye el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala, único colegio que aglutina a los abogados, notarios y demás profesionales de ciencias jurídicas, en varios documentos los notarios deben de adherir timbres notariales, para que los documentos sean validos, y los fondos obtenidos por dicho orden pasaran a formar parte de los fondos privativos del Colegio Profesional. Como parte de la responsabilidad gremial los notarios deberán de colaborar no solo en lo económico a su respectivo Colegio, sino también coadyuvar al mejoramiento de la profesión, en todos los aspectos que sean necesarios, para dar mayor realce al notariado, como profesión liberal. 4.2.7 Responsabilidad Ético-Moral. Los profesionales del Derecho, principalmente al ejercer el notariado deberán de cumplir con conducir sus actuaciones de conformidad con los valores morales, que espera la sociedad, pero más allá de actuar de forma adecuada en el desempeño de su profesión, deberán de realizar la misma, segur lo valores de su conciencia. Pero no solo se trata de acciones intrínsecas que se espera realicen los notarios en su profesión, sino también de que se espera que el mismo pueda desempeñarse de conformidad con un grupo de postulados establecidos en el Código de Ética Profesional por el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala, que llevan a pensar que se espera que el notario, debe de conducir su actividad de conformidad con la probidad, decoro, prudencia, lealtad, independencia, veracidad, juridicidad, eficiencia y solidaridad, que también son aplicables a la profesión de abogado, pero específicamente de acuerdo con la buena fe y la fidelidad, en teoría los postulados son constituidos por los llamados deberes éticos que el ejercicio de la profesión le presenta y por ello deberá adoptar como normas de conductas estos postulados contemplados por la ley. Si bien la moralidad no se puede encajar en un código de conducta, la ética si lo puede complementar con un listado de valores, que es aceptados por la mayoría 64 de las personas como conductas esperadas en una gran gama de profesionales, pero principalmente en los notarios. El contrato de servicios profesionales, es la forma en que un profesional contrata sus servicios con un cliente, en el caso de los notarios dicha relación, normalmente se realiza de manera verbal, pero aunque no sea un contrato no formal, las obligaciones que se originan del contrato, son las mismas que se originaria de un contrato formal, de acuerdo con el artículo 1668 del Código Civil, el profesional es responsable por los daños o perjuicios que cause por ignorancia o negligencia inexcusable, o por divulgación de los secretos que conoce por motivo de su profesión. En el caso específico nos encontramos frente a una responsabilidad de dos tipos, en la primera parte del artículo antes una responsabilidad de tipo civil, o sea el pago de daños y perjuicios causados, y en la segunda parte nos encontramos ante un deber de tipo ético-moral, o sea un tipo conductual que se espera sea adoptado por el profesional en el momento de prestar el servicio, mismo que también puede originar una responsabilidad civil e incluso una responsabilidad penal, por los daños causados. 65 CAPITULO V PRESENTACION Y DISCUSION DE RESULTADOS 5.1 Presentación de Resultados A continuación se presenta un análisis de opinión de resultados como consecuencia de haberle realizado una entrevista a la distinguida Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente, del Archivo General de Protocolos, con sede en la Ciudad de Quetzaltenango y a veinte Notarios a quienes se les ha revisado el protocolo por parte de dicha Delegación. Con el objeto de desarrollar el presente capitulo, se hace necesario el análisis respectivo de las preguntas formuladas, el cual se presenta a continuación: Entrevista realizada a la Licenciada Vilma Tatiana Cabrera Alvarado de Ochoa, quien funge como la actual Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, con sede en la ciudad de Quetzaltenango, quien respondió a los siguientes cuestionamientos: Pregunta uno: ¿A Qué porcentaje de los Notarios en ejercicio, del municipio de Quetzaltenango, se les revisa e inspecciona el protocolo anualmente, especialmente en el año 2010? Respuesta: Al cincuenta por ciento (50%) de los Notarios del municipio de Quetzaltenango, se les revisa y se les inspecciona el protocolo. Pregunta Dos: ¿A Qué porcentaje de Notarios a quienes se les solicita presentar el protocolo y sus comprobantes, cumplen con dicha obligación? Respuesta: El cuarenta y cinco por ciento de los Notarios. Pregunta Tres: ¿Existen fechas específicas para la revisión e inspección de protocolos? Respuesta: Si, dos diarias 66 Pregunta Cuatro: ¿Cuál es el procedimiento en particular, que lleva a cabo la Delegación a su cargo, al momento de revisar e inspeccionar los protocolos de los Notarios del municipio de Quetzaltenango? Respuesta: a) Se cita al Notario a efecto de que comparezca personalmente y se fija fecha y hora. b) El día indicado se procede a la revisión en presencia del Notario. c) Se levanta el acta respectiva en la que se hace constar las observaciones correspondientes derivadas de la inspección y revisión. Pregunta Cinco: ¿Cuáles son los principales problemas que encuentra al momento de llevar a cabo la revisión e inspección de protocolos, según el procedimiento indicado? Respuesta: a) Que algunos Notarios no ejercen el Notariado de conformidad con la ley debido a la ignorancia de la misma. b) Algunos Notarios no cumplen con el artículo 13 del Código de Notariado. c) Algunos Notarios no cumplen con el artículo 29 del Código de Notariado. Pregunta Seis: ¿Considera usted que el procedimiento legal y particular que se lleva a cabo, para la revisión e inspección de protocolos, es adecuada a la realidad para determinar si efectivamente se cumplieron con los requisitos formales establecidos por la ley? Respuesta: Si. Pregunta Siete: ¿Cuáles son las acciones legales concretas que se llevan a cabo en caso de incumplimiento por parte de los Notarios al no presentar el protocolo y sus constancias para su revisión e inspección? Respuesta: Después de dos citaciones, si el Notario no comparece se procede a requerirle el protocolo en la vía judicial si esté no comparece se procede a la ocupación del protocolo. Pregunta Ocho: ¿Qué acciones recomendaría usted para mejorar la revisión e inspección del protocolo? Respuesta: Necesitamos más personal en la delegación, ésta 67 es una dificultad que existe como sucede en diferentes órdenes dentro de la administración pública en general, tenemos limitaciones financieras y presupuestarias para poder contratar un número suficiente de auxiliares y delegados dentro de la función de inspección y revisión del protocolo. Entrevista a los Notarios en ejercicio del municipio de Quetzaltenango, quienes respondieron a los siguientes cuestionamientos: Pregunta Uno: ¿Cuántas escrituras públicas autorizó en el año 2010? Respuesta: los Notarios entrevistados un cuarenta por ciento, De manifiesta que autorizó ciento ochenta instrumentos públicos, un veinte, autorizó ciento cincuenta instrumentos públicos, un veinte por ciento realizó ciento veinte instrumentos públicos y un veinte por ciento, cien instrumentos durante el año 2010. Pregunta Dos: ¿Indique cuales son las obligaciones notariales posteriores a la autorización de una escritura? Respuesta: De los entrevistados, manifestaron que las obligaciones notariales posteriores a la autorización del instrumento público se encuentran las siguientes; el quince por ciento, indicó que la primera es emitir el primer testimonio o copia legalizada a los interesados y realizar el pago de los impuestos respectivos, que afectan al contrato; un veinte por ciento se refirió a emitir el testimonio especial al Archivo General de Protocolos, dentro de los veinticinco días hábiles siguientes al otorgamiento de la escritura pública. Un veinte por ciento, dar aviso de las cancelaciones de los instrumentos públicos, dentro de los veinticinco días hábiles siguientes al Archivo General de Protocolos, de los cuales no podrá extender copias o testimonios, de cancelación. Un cinco por ciento se refirió a razonar al margen del protocolo por haber extendido testimonio; un cinco por ciento razonar títulos que se hayan tenido a la vista; un veinte por ciento remitir un aviso al Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre del año y fecha del último instrumento autorizado o cancelado, o en su caso que no autorizó ninguno, y por último el quince por ciento dijo que al finalizar el año, es 68 obligación hacer el cierre de protocolo, su índice y remitir el testimonio especial de este último. Pregunta Tres: ¿Puede indicar cuáles son las funciones de la Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos? Respuesta: De los Notarios entrevistados mencionan que las funciones que tiene dicha Subdirectora, son: el diez por ciento indicó que debe recibir los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por los Notarios; Un diez por ciento manifiesta que debe de, registrar mandatos judiciales; Un quince por ciento manifestó que debe de recibir el testimonio del índice del protocolo; un veinticinco por ciento de los Notarios entrevistados dijo que dentro de las funciones que realiza está la revisión e inspección de protocolos; el diez por ciento indicó que realiza la recepción de diligencias voluntarias extrajudiciales; otro diez por ciento manifiesta que debe de recibir los avisos de cancelación de instrumentos públicos; un diez por ciento dijo que debe de expedir testimonio, copias simples legalizadas o certificaciones de escrituras autorizadas por los Notarios fallecidos y los protocolos que en él se depositen. Pregunta Cuatro: ¿A usted le han solicitado el Protocolo para su revisión e inspección y en qué fecha? Respuesta: El Cien por ciento de los entrevistados aseguró que se les han inspeccionado y revisado el protocolo a su cargo y de estos: un veinte por ciento de los Notarios entrevistados manifestó que le han revisado su protocolo en el mes de abril, otro veinte por ciento en el mes de junio, un veinte por ciento en el mes de agosto, un veinte por ciento en el mes de septiembre y el otro veinte por ciento en el mes de noviembre todo esto en el año dos mil diez. Pregunta Cinco: ¿Cumplió con todos los requisitos de ley al momento de la revisión e inspección del Protocolo? Respuesta: El Cien por ciento de los Notarios entrevistados manifestaron que si cumplieron con los requisitos que establece el artículo 13 del código de Notariado, al momento de la revisión del protocolo de parte del personal del Archivo General de Protocolos. 69 Pregunta Seis: ¿Cuál fue el procedimiento que utilizó la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos para revisión e inspección del protocolo. Respuesta: El veinticinco por ciento de los Notarios entrevistados dijo que el procedimiento se realizó recibiendo una citación de parte de la Delegación, en la que se señaló día y hora para la revisión; un cincuenta por ciento indicó que el día y hora señalado para ese fin, en presencia del Notario, tanto la Delegada titular, como su auxiliar revisan el protocolo, en donde se observa lo siguiente: Constancia del pago de apertura del protocolo. Revisión de instrumento por instrumento. Razón de cierre. Índice del protocolo. Si estaban los atestados respectivos. Constancias de entrega de testimonios especiales. Si el protocolo estaba empastado. Numero de orden y foliación. Y un veinticinco por ciento de Notarios manifestó que se suscribe un acta de la inspección y revisión del protocolo; en el libro respectivo en donde se hace constar si se llenaron los requisitos formales, las observaciones e indicación que hubiere hecho el Notario y las explicaciones que al respecto diere el Notario. Pregunta Siete: ¿Cree que la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, cumple con sus funciones al momento de revisar e inspeccionar el protocolo? Respuesta: El Cien por ciento de los Notarios entrevistados manifestó que si, aunque la revisión e inspección del protocolo, dicha Delegación la realiza al azar, inspección que hacen desde hace tres o cuatro años atrás, la revisión e inspección se ajusta a lo que regula el Código de Notariado y lo realizan en forma minuciosa. Pregunta Ocho: ¿Qué recomendaciones haría usted como Notario para mejorar la efectividad de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos? Respuesta: El quince por ciento de los Notarios entrevistados indicó que se deben de 70 recibir los testimonios en el horario de labores establecidos; un quince por ciento dijo que por vacaciones no se debe de interrumpir la recepción de los documentos; un quince por ciento propone, que se deba enviar los testimonios especiales por medio de correo electrónico; un quince por ciento manifestó que se debe de proceder a revisar a todos los protocolos de los Notarios en el municipio de Quetzaltenango, de todos los años y no determinados años; otro quince por ciento indicó que se debe de definir y publicar la política para la revisión; y un veinticinco por ciento de Notarios dijo que se debe de contratar más personal para evitar largas filas que se forman a veces. 5.2 Discusión De Resultados En busca de integrar lo dicho por la Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente, del Archivo General de Protocolos, y los Notarios en ejercicio del municipio de Quetzaltenango, puede concluirse en que existen ciertas coincidencias sobre la efectividad que tiene la Delegación en cuanto al control del ejercicio de la función notarial, de los Notarios del municipio de Quetzaltenango. Para mejor comprensión del tema es necesario aclarar que existen al menos dos mil Notarios activos que utilizan los servicios de dicha delegación, y realizan su tramites a través de ella, atendiendo a la cantidad de profesionales hábiles que ejercen función notarial o en ejercicio en la región que incluye a los departamentos de Quetzaltenango, San Marcos, Quiché, Totonicapán, Sololá, Retalhuleu, y Suchitepéquez, los dos últimos de manera compartida ya que también pueden realizar sus trámites en la Delegación de la Región Sur, ubicada en el departamento de Escuintla, y tomando en cuenta que con la creación de la Delegación de Huehuetenango, quedó excluido este departamento para el control notarial de parte de la Delegación de Occidente, es por ello que la labor de llevar a cabalidad el control de la función notarial en la región es verdaderamente titánica, tomando en cuenta que los Notarios entrevistados dijeron realizar entre cien y ciento ochenta escrituras al año, por lo que se dificulta una revisión amplia de cada uno de los protocolos, y en contraparte, menciona la Delegación que realiza dos revisiones al día, únicamente en día hábiles por lo que aproximadamente revisan al rededor de 71 Seiscientos protocolos al año, lo que provoca ciertamente un déficit del control notarial, esto es reconocido por la Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, con sede en Quetzaltenango, al manifestar que sólo revisan el cincuenta por ciento de los protocolos anualmente, en contraparte todos los Notarios entrevistados manifestaron que sus protocolos han sido revisados, aunque en diverso tiempo, lo que explica el porqué es que no coinciden los porcentajes dados. Respecto al cumplimiento de las obligaciones notariales hay que atender al hecho de que el Archivo General de Protocolos manifiesta que solo el cuarenta y cinco por ciento de los Notarios cumplen a cabalidad con todas sus obligaciones notariales, además de que existen deficiencias en la redacción de los instrumentos públicos, lo cual es por desconocimiento de la ley y por incumplimiento de los requisitos establecidos por la ley, lo que se contradice por lo manifestado por los notarios al decir que todos ellos cumplen a cabalidad con la ley, la no coincidencia de los datos se da por la razón de que los Notarios entrevistados consideran que, algunas de las observaciones hechas por la Delegación son infundadas y poco trascendentes, por lo que en realidad si cumplen con las obligaciones notariales, con pocas excepciones. En relación a las obligaciones del Notario, los Notarios le dan cierta pero no toda la importancia a las obligaciones que tienen ante el Archivo General de Protocolos siendo que el cuarenta y cinco por ciento mencionó como principal obligación, el remitir los testimonios especiales a la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco días posteriores a su autorización, lo que demuestra que el resto no considera a la misma principal, en relación al conocimiento de la funciones de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, solamente el veinticinco por ciento mencionó que tiene, la de revisar e inspeccionar los protocolos, quizás porque ésta se hace de manera periódica y otras como la recepción de testimonios especiales que se realiza constantemente, siendo ésta la respuesta más mencionada, por lo que se infiere que existe una percepción de poco control directo, de parte de la Delegación Regional, aunque si se ejerce un control indirecto a partir de la recepción de testimonios especiales. 72 Respecto al procedimiento de revisión e inspección de protocolos, tanto la Directora como los Notarios entrevistados, coinciden en que el proceso consiste en una citación previa al Notario, quien el día y hora indicado deberá de estar presente en la Delegación y en la cual se procederá a la revisión del protocolo en presencia del Notario, asegurándose de que el mismo cumpla con las obligaciones, al finalizar la diligencia se procede a levantar un acta en la cual se redacta la forma en que se realizó la diligencia y los efectos que la misma tendrá, dejando constancia de la misma. En relación al tema la Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, considera que el procedimiento es adecuado, manifestando a la vez que en caso de no comparecer el Notario a dos citaciones, se requiere el protocolo por la vía judicial y en caso de que insista en no comparecer a la citación se procede a la ocupación del protocolo. Para finalizar, la Subdirectora y los Notarios entrevistados hicieron sugerencias para mejorar el servicio de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, coincidiendo en que la falta de personal es uno de los problemas que afronta dicha Delegación, por lo que es recomendable la contratación de más personal para ampliar el número de inspecciones y revisiones diarias y así lograr inspeccionar la totalidad de protocolos de la región en forma completa. En total relación con ello también es necesario aumentar el presupuesto para contar con mayores recursos, una sugerencia de los Notarios es que se pueda tecnificar el proceso a tal punto de que sea factible en el futuro enviar los testimonios especiales a través de correo electrónico, para facilitar el proceso y en el mismo sentido, se manifiestan que se debe extender el horario de atención, y mantener abierta una ventanilla especial en días festivos. Después de analizar los resultados de la investigación, se puede establecer que la Delegación Regional del Archivo General de Protocolos, región de Occidente, cumple con el control del ejercicio de la función notarial, aunque existen algunas cuestiones que se deben mejorar para que realmente sea efectiva, dada algunas deficiencias existentes, como la contratación de mayor personal y el aumento al presupuesto, para el cumplimiento de las obligaciones de dicha delegación, aun así se puede decir que se 73 realiza un buen trabajo y que la desconcentración en el Archivo General de Protocolos ha sido importante, para mejorar los servicios prestados a los Notarios. 74 CONCLUSIONES 1. El Archivo General de Protocolos, es una dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial, que tiene por finalidad garantizar el efectivo, legal y adecuado cumplimiento del ejercicio de la función Notarial. Archivar custodiar y registrar protocolos y documentos notariales, proporcionando seguridad jurídica, utilizando la tecnología idónea para brindar asesoría e información de forma ágil, ordenada y confiable a los Notarios, entidades públicas y privadas y al público en general. 2. En cuanto a las funciones que ejecuta el Archivo General de Protocolos, establece el Código de Notariado que la inspección y revisión del Protocolo del Notario, tiene por objeto comprobar, si en el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley, en concordancia con el artículo trece, del citado código. 3. El Archivo General de Protocolos, realiza dos tipos de inspección y revisión de protocolo a los Notarios, la inspección y revisión ordinaria que se hace cada año y la extraordinaria cuando lo mande la Corte Suprema de Justicia. Todos los Notarios colegiados activos, están sujetos a la obligación de permitir al Archivo General de Protocolos, la revisión e inspección del protocolo a su cargo, acompañando para ello, los comprobantes, de los actos autorizados por él, debiéndose practicar la inspección y revisión en presencia del Notario. 4. El Archivo General de Protocolos, cuenta con cinco delegaciones regionales y departamentales ubicadas en los departamentos de Huehuetenango; Chiquimula; Alta Verapaz; Quetzaltenango y Escuintla. 5. La Delegación Regional de Occidente, del Archivo General de Protocolos, cumple con el control del ejercicio de la función notarial, aunque existen algunas cuestiones que se deben mejorar para que realmente sea efectiva, dada algunas deficiencias existentes, como la necesidad de contratación de más personal y el aumento al presupuesto, para el cumplimiento de las obligaciones de dicha delegación. 75 6. Pese a las limitaciones que posee la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, se puede decir que se realiza un buen trabajo y que la desconcentración en el Archivo General de Protocolos ha sido importante, para mejorar los servicios prestados a los Notarios, de la región que atiende. 76 RECOMENDACIONES 1. La Corte Suprema de Justicia debe implementar medidas legales, que lleven a la creación y formación de nuevas Delegaciones Regionales, del Archivo General de Protocolos y que las mismas cuenten con el personal adecuado y calificado, para atender las necesidades de los Notarios, en el cumplimiento de sus obligaciones, en el quehacer notarial. 2. Deben adoptarse sanciones disciplinarias más estrictas, a los Notarios que incumplen con sus obligaciones Notariales ante el Archivo General de Protocolos, tales como la entrega de los testimonios especiales, los avisos trimestrales, los avisos de cancelación de los instrumentos públicos y la entrega de los índices. 3. La ley debe reformarse, en el sentido de crear sanciones más acordes a la realidad y que puedan ser aplicadas, en contra de algunos Notarios, transgresores de sus obligaciones notariales 4. La responsabilidad administrativa Notarial, debe traer como consecuencia, en los casos que la ley lo amerite, la inhabilitación temporal del Notario infractor de sus obligaciones notariales. 5. Las universidades, en la formación del futuro Notario, deben implementar, cursos que fomenten en los estudiantes, la necesidad de la práctica, de una moral y ética profesional, que busque dignificar, el ejercicio de la loable profesión de Notario, que lastimosamente se ve empañada, por el mal quehacer de algunos Notarios, que han sido vergüenza, para este honorable gremio 6. Se recomienda que se adopte como sistema para enviar los testimonios especiales, la vía electrónica, ya que de esta manera facilitaría a los notarios el cumplimiento de sus obligaciones notariales, ya que es una necesidad manifestada por un gran número de profesionales. 77 REFERENCIAS Bibliográficas 1. Argentino Neri. “Tratado Teórico y Práctico de Derecho Notarial”. Volumen 2. Buenos Aires, Argentina. Ediciones De palma. 1969. 2. Cabanellas, Guillermo. Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, Volumen V. Argentina. 2001. 3. Carral Y De Teresa, Luis. “Derecho Notarial y Derecho Registral”. Décima Edición. México. Editorial Porrúa, S.A. 1988. 4. Giménez Arnau, Enrique. “Derecho Notarial Español”, Volumen III. España. Ediciones Universidad de Navarra, S.A. 1965. 5. Giménez Arnau, Enrique. “Derecho Notarial”. España. Ediciones Universidad de Navarra, S.A. Pamplona, España. 1976. 6. Girón, José Eduardo. “El Notariado práctico o Tratado de Notaría”. México, Editorial Estirma. 19927. Salas Oscar A. “Derecho Notarial de Centroamérica y Panamá”. Guatemala, Editorial Santander, 1990. 8. Gracias González, José Antonio. “Derecho Notarial” 1era. Edición. Guatemala, Editorial Estudiantil Fénix. 2007. 9. De la Cámara y Álvarez, Manuel. “El Notario Latino y su función”. Publicación del Colegio de Abogados. Guatemala. Serviprensa Centroamericana.1973. 10. Escriche, Joaquín. “Diccionario razonado de legislación y jurisprudencia”. Décima edición. Buenos Aires, Argentina. 1978. 78 11. Neri, I. Argentino. “Tratado Teórico y Práctico de Derecho Notarial”. Volumen 2. Ediciones Depalma. Buenos Aires, Argentina, 1969. 12. Muñoz, Nery Roberto. “Introducción al Estudio del Derecho Notarial”. Décima segunda edición. Guatemala. Imprenta y Fotograbado Llerena 2007. 13. Muñoz, Jorge Luján. “Los Escribanos en las Indias Occidentales y en particular en el Reino de Guatemala. Guatemala”. Instituto Guatemalteco de Derecho Notarial, 1977. 14. Pérez Fernández Del Castillo, Bernardo. “Derecho Notarial”. México. Primera Edición. Editorial Porrúa, S.A. 1981. 15. Pérez Fernández Del Castillo, Bernardo. “Ética Notarial”. México. 4ta. Edición. Editorial Porrúa, 1993. 16. Ríos Hellig, Jorge. “La Práctica del Derecho Notarial”. 3ª edición, Editorial Mc Graw-Hill. México, 1998. 17. Rojas Marroquín, Mildred Mariela. “Análisis jurídico, doctrinario y crítico acerca de la autonomía del Derecho Notarial como una de sus más importantes características” Guatemala, 2007. Tesis de la Facultad de Ciencias Jurídica y Sociales, Universidad de San Carlos de Guatemala. 18. Vela Mesa, Estuardo. “Función Controladora del Archivo General de Protocolos del Ejercicio Notarial en Guatemala”. Guatemala, 2009. Tesis Universidad Rafael Landívar, Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales. 19. Acevedo Cordón, Yessica. “Inspección y Revisión de Protocolos Notariales” Quetzaltenango, 2004. Tesis Universidad Rafael Landívar, Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales. 79 20. Paredes Castillo, Jorge Mario. Universidad de San Carlos de Guatemala. Tesis de Grado. El control de la factura en el Archivo General de Protocolos, como medio auxiliar para que el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala, ejerza control y se mantenga por parte del Notario, el cobro de honorarios conforme al arancel en el ámbito guatemalteco. Guatemala 2006. 21. Guerra Cordón, Lourdes Marleny. Universidad de San Carlos de Guatemala. Tesis de Grado. Procedimiento y directrices que utiliza el Archivo General de Protocolos para llevar a cabo las inspecciones y revisiones de protocolos notariales. Guatemala 2008 Normativas 1. Constitución Política de la República de Guatemala 2. Código de Notariado Decreto Número 314 3. Ley del Organismo Judicial Decreto 2-8 4. Decreto 106 del Congreso de la República de Guatemala, Código Civil. 5. Decreto 107 del Congreso de la República de Guatemala, Código Procesal Civil y Mercantil. 6. Acuerdo 16-2004 de la Corte Suprema de Justicia. Corte Suprema de Justicia. Guatemala 2004. 7. Decreto número 257 del Presidente de la República. Justo Rufino Barrios. 80 Electrónicas 1. Organismo Judicial República de Guatemala. Archivo General de Protocolos. www.oj.gob.gthttp://www.oj.gob.gt/index.php/archivo-general-de-protocolos Fecha de consulta 19 de agosto de 2011. Otras Fuentes: 1. Valenzuela de Mérida Myrna y García Mejía Boanerges. Resumen de la Conferencia organizada por la Asociación de Abogados y Notarios de Quetzaltenango, 7 de febrero de 2002. 81 ANEXOS ANEXO I Entrevista a la Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos. GUÍA DE ENTREVISTA: OBJETO DE ESTUDIO: “Efectividad de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos para el Control del Ejercicio de la Función Notarial” NOMBRE COMPLETO: ____________________________________________ CARGO: ________________________________________________________ FECHA DE LA ENTREVISTA: _______________________________________ 1. ¿A Qué porcentaje de los Notarios en ejercicio del municipio de Quetzaltenango, se les revisa e inspecciona el protocolo anualmente, especialmente en el año 2010? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. ¿A Qué porcentaje de Notarios a quienes se les solicita presentar el protocolo y sus comprobantes cumplan con dicha obligación? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. ¿Existen fechas específicas para revisión e inspección de protocolo? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 82 4. ¿Cuál es el procedimiento en particular que lleva a cabo esta Delegación al momento de revisar e inspeccionar los protocolos de los Notarios? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son los principales problemas que encuentran al momento de llevar a cabo la revisión e inspección de protocolos, según el procedimiento indicado? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 6. ¿Considera usted que el procedimiento legal, y particular que llevan a cabo, para la revisión e inspección de protocolos, es adecuada a la realidad para determinar si efectivamente se cumplieron con los requisitos formales establecidos por la ley? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 7. ¿Cuáles son las acciones legales concretas que llevan a cabo en caso de incumplimiento por parte de los Notarios al no presentar el protocolo y sus constancias para su revisión e inspección? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. ¿Qué acciones recomendaría usted para mejorar la revisión e inspección de protocolo? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 83 ANEXO II Entrevista a los Notarios NOMBRE COMPLETO: ____________________________________________ CARGO QUE DESEMPEÑA: ________________________________________ FECHA: _________________________________________________________ OBJETO DE ESTUDIO: “Efectividad de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos para el Control del Ejercicio de la Función Notarial” 1. ¿Cuántos instrumentos públicos autorizo en el año 2010? ____________________________________________________________ 2. ¿Indique cuales son las obligaciones notariales posteriores a la autorización de una escritura? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. ¿Puede indicarnos cuales son las funciones de la Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. ¿A usted le han solicitado el Protocolo para su revisión e inspección y en qué fecha? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. ¿Cumplió con todos los requisitos de ley al momento de la revisión e inspección? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 84 6. ¿Cuál fue el procedimiento que utilizo la Delegación Regional de Archivo General de Protocolos para la revisión e inspección del protocolo? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 7. ¿Cree que cumple con sus funciones la Delegación Regional del Archivo General de Protocolos, al momento de revisar e inspeccionar el protocolo? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. ¿Qué recomendaciones haría usted como Notario para mejorar la efectividad de la Delegación Regional del Archivo General de Protocolos? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 85 ANEXO III Modelo de Citación Ejemplo de la comunicación que se remite Al Notario para que se presente a la Delegación Regional del Archivo General de Protocolos DRO-AGP/134-2010/ROdm No. Clave: -----No. Colegiado: ---Quetzaltenango, 8 de enero de 2010 LICENCIADO: (Dirección del Notario) Quetzaltenango LICENCIADO _________________________________ De manera atenta me dirijo a usted para comunicarle que de conformidad a los artículos 84 y 86 del Código de Notariado, se verificara inspección y revisión sobre el protocolo y comprobantes a su cargo, correspondientes al año dos mil nueve, para el efecto, se le requiere presentados al despacho de la Subdirección de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, ubicada en Diagonal 10 034 zona 6, Centro Regional de Justicia de Quetzaltenango; el día CATORCE DE ENERO DE 2010, a la 10:00 horas. Se le ruega que el día de la diligencia traiga consigo cédula de vecindad, carné del Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala y sello profesional. Sin otro particular, me suscribo. Deferentemente, 86 ANEXO IV Modelo de acta de Revisión de Protocolo ACTA DE REVISIÓN ORDINARIA DE PROTOCOLO NÚMERO: CATORCE GUIÓN DOS MIL DIEZ (014-2010). En la ciudad de Quetzaltenango, el catorce de enero de dos mil diez, siendo las diez horas, constituidos en la sede de la Subdirección de la Delegación Regional de Occidente Archivo General de Protocolos, ubicada en Diagonal diez cero guión treinta y cuatro zona seis, Quetzaltenango: Licenciada Vilma Tatiana Cabrera Alvarado de Ochoa, Subdirectora de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, Licenciado Edgar Alberto De León Estrada, Asesor Jurídico de la Subdirección de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, Licenciada Daily Gidalty Monroy Vega, Oficinista IV y Asistente de Revisión de Protocolos, y la Notaria: MANUELA TOMASA LOPEZ GARCIA, quien se identifica con la cédula de vecindad número de orden H guión ocho (H-8) y de registro número: … extendida por el alcalde municipal de Totonicapán, departamento de Totonicapán, y con el carné del Colegio de Abogados y Notarios de colegiada activa número: Quince mil cuatrocientos cuatro, para hacer constar REVISIÓN ORDINARIA DE PROTOCOLO, conforme los puntos siguientes: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - PRIMERO: ANTECEDENTES: Habiéndose comunicado a la Notaria MANUELA TOMASA LOPEZ GARCIA, mediante oficio con el número de referencia DROAGP diagonal ciento treinta y cuatro guión dos mil diez, diagonal ROdm, en donde se le indica que debía presentarse a la sede de la Subdirección de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos con el protocolo y comprobantes a su cargo correspondientes al año dos mil nueve, para efectuar el día catorce de enero del año dos mil diez, a las diez horas, por lo que siendo el día y hora señalados se procede a efectuar la revisión correspondiente. - - - - - - - - - - - SEGUNDO: REVISIÓN: En cumplimiento de lo anterior, la Notaria presenta a la Subdirectora Regional del Archivo General de Protocolos, los tomas del protocolo y comprobantes a su cargo correspondiente 87 al año dos mil nueve, y en su presencia se procede a la revisión . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - TERCERO: ASPECTOS GENERALES: Se hace constar el resultado de la revisión efectuada, tomando nota de los aspectos generales siguientes: a) Número de tomos: Consta de dos tomos; b) Tipo de archivo: Se encuentra empastado con pasta dura color café; c) Foliación Tiene foliación correlativa con numerador; d) Fecha de apertura de protocolo: ocho de enero de dos mil nueve; e) Fecha de pago del derecho de apertura de protocolo: seis de enero de dos mil nueve; f) Fecha de cierre de protocolo: treinta y uno de diciembre de dos mil nueve; g) Razón de cierre: treinta y uno de diciembre de dos mil nueve, con ciento setenta instrumentos públicos; h) Índice: tiene índice el que coincide con el contenido del protocolo, está completo, tiene firma, timbres y fecha; i) Atestados: Tiene los atestados de ley; - - - - - - - - - CUARTO: OBSERVACIONES: De la revisión no se desprenden observaciones ni requerimientos, por lo que la Infrascrita Subdirectora del Archivo General de Protocolos, Delegación Regional de Occidente con base en lo prescrito en los artículos ochenta y cuatro al ochenta y nueve del Código de Notariado, da por concluido el presente trámite y manda que se archive el expediente de mérito; y si la parte interesada lo solicita, extiéndanse las certificaciones que procedan. Se termina la presente acta en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las diez horas con cincuenta minutos, la que queda contenida en dos hojas de papel membretadas, las cuales se encuentran impresas de ambos lados, Leído lo escrito en ella, enterados de su contenido, objeto, validez y demás efectos legales, la ratificamos, aceptamos y firmamos. 88 ANEXO V Graficas de Encuesta. A continuación se presenta los resultados que se obtuvieron en esta investigación se recurre a gráficas estadísticas debidamente desarrolladas, de la muestra total de veinte profesionales del derecho que fueron entrevistados en la ciudad de Quetzaltenango, a quienes se les han inspeccionado y revisado el protocolo. Pregunta 1º. ¿Cuántos instrumentos públicos autorizó en el año 2010? 89 Pregunta 2º. ¿Indique cuales son las obligaciones notariales posteriores a la autorización de una escritura. 90 Pregunta 3º. ¿Puede indicarnos cuales son las funciones de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos? 91 Pregunta 4º. ¿A usted le han revisado el Protocolo para su revisión e inspección y en qué fecha? 92 Pregunta 5º. ¿Cumplió con todos los requisitos de ley al momento de la revisión e inspección del Protocolo? 93 Pregunta 6º. ¿Cuál fue el procedimiento que utilizo la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos para revisión e inspección del protocolo? 94 Pregunta 7º. ¿Cree que cumple con sus funciones la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos, al momento de revisar e inspeccionar el protocolo? 95 Pregunta 8º. ¿Qué recomendaciones haría usted como Notario para mejorar la efectividad de la Delegación Regional de Occidente del Archivo General de Protocolos. 96
