Manual de Medios de Comunicación Interno

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MANUAL
MANUAL DE MEDIOS DE COMUNICACION INSTITUCIONAL
CODIGO: GC-MA-002
FECHA: 21/Sep/2012
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
3.1 Los medios de comunicación
3.2 Boletín Electrónico Interno
3.3 Carteleras Institucionales
3.4 Periodico El Mayor
3.5 Correo Electrónico Institucional
3.6 Página Web
3.7 Redes Sociales
3.8 Flash Electrónico
3.9 Sistema Interno de Audio
3.10 Tableros Electrónicos para mensajes
3.11 Pantallas de televisión
4. DESARROLLO
4.1 Carteleras Institucionales
4.2 Correo Electrónico Institucional
4.3 Boletín Electrónico Interno
4.4 Periódico El Mayor
4.5 Tableros Electrónicos para mensajes
4.6 Página Web
4.7 Redes Sociales
4.8 Flash Informativo
4.9 Sistema Interno de Audio
4.10 Pantallas de televisión
5. CONTROL DE CAMBIOS
1. OBJETIVO
El presente manual de Medios de Comunicación Institucional, tiene como objetivo establecer
una guía en el manejo de los medios de comunicación de la Institución Universitaria Colegio
Mayor de Antioquia, evidenciando la responsabilidad de la dependencia de Gestión de
comunicaciones en la administración, manejo y control de los medios de comunicación
institucionales.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.
3. DEFINICIONES
3.1 Los Medios de Comunicación
El desarrollo de las comunidades modernas se manifiesta en la medida en que éstas saben
servirse de los medios de comunicación; su influencia masiva que sobre la opinión pública y su
amplio cubrimiento geográfico. Su utilidad para las instituciones públicas, como una alcaldía, un
hospital o una universidad, radica en la manera en que sirven de herramienta para expresar,
defender y promover los intereses de estas entidades, y lo hace con tanta efectividad que en el
mundo globalizado de hoy se denomina a los medios de comunicación de masas como el cuarto
poder.
¿Qué es la comunicación? Comunicar significa poner en común ideas, conocimientos, opiniones,
y en general todo aquello que queremos que ese otro, llamado en este caso comunidad,
conozca. Y como un medio de influir en los demás, se utiliza los llamados Medios de
Comunicación de Masas, como son la Radio, la Prensa, la Revista, la Televisión y la Internet. ¿Cuál
es el mejor medio para comunicar? En líneas generales todos son muy efectivos, y si se pueden
combinar para un mismo fin son mucho más efectivos. Sin embargo, cada uno de ellos tiene sus
desventajas frente al periódico.
3.2 Boletín Electrónico Interno
Es un medio de comunicación interno que se diseña en HTML y se envía por medio de la web a
los diferentes públicos objetivos de la Institución. Contiene artículos informativos cortos con
hechos noticiosos de carácter institucional, fotografías, eventos, actividades y programas. Tiene
una periodicidad quincenal y está dirigido a públicos internos como estudiantes, docentes,
personal administrativo y algunos públicos externos que se seleccionan estratégicamente.
3.3 Carteleras Institucionales
Son herramientas visuales y didácticas que permiten publicar información sobre un tema
específico, utilizando como medios los textos, imágenes y otros elementos complementarios. En
ellas se pegan afiches que contienen información sobre eventos, campañas e información de
carácter institucional e información externa (arte, cultura y educación). Se encuentran ubicadas
en el campus universitario y tienen una actualización semanal. La información publicada está
dirigida a públicos internos como estudiantes, docentes, administrativos y públicos externos
como visitantes.
3.4 Periódico El Mayor
Es un periódico de publicación bimensual, distribución gratuita, con un tiraje de 2000 ejemplares.
Contiene información de carácter institucional, sus secciones son: Vitrina (resumen de las
publicaciones), Noticias (internas y externas), Editorial (espacio de Rectoría y artículos de
opinión), Desde las Facultades (noticias relevantes de las Facultades), Gente Mayor (la gente de
la Institución responde a una pregunta sobre temas de actualidad nacional, regional o local), De
Fondo (información relevante de las diferentes dependencias de la Institución), Historias de la U,
De interés local, Tendencias, Bienestar Institucional y Desde la Alcaldía. Está dirigido a público
interno: estudiantes, docentes y personal administrativo y algunos públicos externos.
3.5 Correo Electrónico Institucional
Medio que se utiliza además de la gestión diaria, para enviar información como cuerpo de correo
en formato PNG o imagen sobre eventos internos y externos, actividades, fechas especiales,
reconocimientos entre otros. Está dirigido a públicos internos: personal administrativo, docentes,
estudiantes y algunos públicos externos.
3.6 Página Web
La página web institucional que contiene toda la información de la Institución. En el home se
actualiza constantemente el banner, los “eslides” de Extensión, Vicerrectoría e Investigación, la
agenda con los eventos institucionales, últimas noticias, videos y demás información de tipo
institucional. La página web está dirigida a un público interno y externo.
3.7 Redes Sociales
Perfil en Facebook y en Twiter. La información publicada en estas redes sociales es de carácter
institucional y está dirigida básicamente a públicos internos (estudiantes y docentes). Se
publican pngs o imágenes con información institucional (eventos académicos y campañas
institucionales).
3.8 Flash Electrónico
Medio de información que se envía a través de correo electrónico. Contiene información de
carácter institucional que debe ser transmitida de manera inmediata y masiva a los públicos
internos de la Institución: administrativos, docentes y estudiantes. La información puede ser
sobre fallecimientos, felicitaciones, información de diferentes dependencias de la Institución y
otro tipo de información relevante para los públicos a informar.
3.9 Sistema Interno de Audio
Es una red de parlantes que tiene cobertura en todo el campus institucional. Es administrada
desde Gestión de Comunicaciones y la lectura de los mensajes se hace desde el Punto de
Atención al Ciudadano. Además de ser un medio de comunicación para la difusión de mensajes
leídos, nos permite cumplir con los parámetros de Ley en materia de emergencias. Es de uso
diario o semanal dependiendo de los mensajes que se necesite difundir entre los públicos
internos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.
3.10 Tableros Electrónicos para mensajes
Actualmente la Institución Universitaria cuenta con este sistema de información interno, donde
se pasan mensajes de tipo institucional y corporativo. Son dos tableros ubicados uno en la
portería y otro en la Biblioteca. Su uso y actualización son frecuentes dependiendo de la
información a publicar la cual ya se tiene estipulada desde Gestión de Comunicaciones.
3.11 Pantallas de Televisión
Son recursos audiovisuales concebidos para mantener informados a los públicos internos en
materia de opinión pública, hechos noticiosos y actualidad.
4. DESARROLLO
4.1 Carteleras Institucionales
Biombos Azules
Cartelera Exprésate
Las carteleras han sido y siguen siendo uno de los instrumentos de comunicación más sencillos y
económicos para cualquier organización. La tecnología todavía no ha desplazado radicalmente
las ventajas y oportunidades que ellas representan. Eso sí, su sencillez no implica, como sucede
en muchas organizaciones, desorden y caos en su administración. La dependencia de Gestión de
Comunicaciones de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, pretende establecer
las normas para el uso adecuado y efectivo de esta herramienta visual, y , clasificar las carteleras
y sus usos dentro de la misma Institución.
Definiciones
Cartelera: el término “cartelera” se utiliza para denominar a aquellas estructuras colgantes que
se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles en las cuales se colocan avisos,
notificaciones, fechas e información importante para que la gente interesada pueda acceder a
ella y estar al tanto de los datos transmitidos. En un sentido quizás un poco más metafórico, el
término también se usa para hablar de los espectáculos de cine, teatro y otros que se presentan
en el momento en cada región (por ejemplo en una ciudad) a pesar de que los mismos no sean
explícitamente comunicados a través de una cartelera.
Imagen Institucional: formación de la imagen institucional se da cuando los sujetos reciben la
información de la organización, proveniente de diversas fuentes, la misma organización
mediante su conducta y su acción comunicativa y la proveniente del entorno. Una vez llegada al
individuo éste la procesará conjuntamente con la que ya tiene y así, se formará una estructura
mental en la memoria, es decir se generará una imagen de esa organización, una percepción.
*http://www.rrppnet.com.ar/identidad.htm
Características de las carteleras
•Las carteleras tienen un sentido formativo-informativo, que permiten la rotación de mensajes,
en tanto su base física - en corcho, madera, metal, vidrio u otro material- está dotada de la
permanencia ante el público objetivo, que sabe dónde ubicarla y consultarla.
•Es muy valioso dejar espacios habilitados para la expresión espontánea de los funcionarios, de
acuerdo con necesidades personales de comunicación, eso sí siendo muy cuidadosos de
mantener el orden y el respeto hacia quienes son sus lectores”.
Públicos de interés
•Estudiantes: jóvenes mujeres y hombres de 16 años en adelante. Estudiantes de los programas
ofrecidos por la Institución en jornada diurna y nocturna.
•Empleados: hombres y mujeres de 28 a 70 años aproximadamente (administrativos, docentes,
y servicios generales).
•Visitantes: Personas que visitan ocasionalmente la Institución y se enteran de las actividades
que realiza la Institución.
Funciones de las carteleras
•Informar a los públicos internos (estudiantes y empleados) sobre eventos de ciudad, eventos
internos, decisiones administrativas e información general de cada facultad.
•Orientar al público en aspectos y temas relacionados con el quehacer universitario.
•Servir de soporte frente a otras informaciones transmitidas con anterioridad por medio de la
página web institucional, correo electrónico y redes sociales.
•Impactar en los públicos por su diseño y organización.
•Posibilitar la lectura rápida de la información.
•Promover servicios, actividades y programas de las facultades, dependencias y en general de la
Institución Universitaria.
•Servir de canal de comunicación bidireccional, entre los diferentes públicos internos de la
Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.
•Promover campañas institucionales.
•Informar sobre cambios y decisiones importantes de la Institución Universitaria.
•Orientar a los estudiantes en temas relacionados con sus áreas de interés.
Tipos de mensajes
•Información Institucional.
•Información de Bienestar.
•Información cultural (externa), de otras instituciones o entidades que promuevan la educación
y la cultura que no sean competencia para nuestras actividades y programas.
•Información de la Alcaldía de Medellín (externa).
•Campañas institucionales.
•Convocatorias.
•Seminarios.
•Información Académica (Vicerrectoría y las diferentes decanaturas)
•Eventos institucionales.
Normas para el manejo y uso de las carteleras institucionales
•Gestión de Comunicaciones establecerá el tipo de información que se debe ubicar en las
carteleras.
•En caso de la publicación sobre alguna actividad o evento que programen los estudiantes, cada
decanatura deberá remitir a los estudiantes a Gestión de Comunicaciones para que puedan ser
asesorados en cuanto a la forma de presentar la información y donde se puede ser pegada.
•La información (afiches, memorandos, comunicados, entre otros) se pegan con chinches en los
cuatro extremos de la hoja, si es cartelera de corcho y con cinta transparente si es en biombo
azul. Si se utiliza cinta de enmascarar se debe pegar por dentro, no por fuera.
•Se pide tener ORDEN Y SENTIDO DE LA ESTÉTICA, cuando se coloque cualquier información en
las carteleras de la Institución. Recordemos que ellas hacen parte de nuestra imagen
institucional.
• Visualmente, por orden y estética no se debe colocar información sobre otra, se debe mirar
primero si la que está debajo ya está desactualizada, para ser retirada y colocar la nueva
información.
•El tiempo de actualización será semanal o quincenal, no más de este tiempo porque se pierde
vigencia y se cae en el efecto de “paisajismo” lo cual crea apatía hacía el medio.
•Sólo el personal autorizado: decanaturas, responsables y Gestión de Comunicaciones pueden
quitar o pegar nueva información.
•Se sugiere que la información emitida por la Rectoría sea remitida a Gestión de
Comunicaciones, quien podrá establecer los medios para la mejor difusión de la misma.
•La información de cada decanatura y su ubicación correcta en las carteleras, es responsabilidad
de cada decanatura. No se permite ocupar estos espacios que serán de uso exclusivo de las
mismas.
•La información publicada en las carteleras de la Institución, no debe atentar contra la moral, la
ética o el buen nombre de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, ni tampoco
irrespetar a los demás. Cualquier irregularidad o publicación de información que vaya en
contravía de las políticas institucionales es necesario comunicarlo a Gestión de Comunicaciones.
•El aseo y la limpieza de este medio de comunicación debe estar a cargo de Infraestructura a
través del personal de servicios generales, quienes deben mantener las carteleras limpias.
•En las carteleras EXPRÉSATE, en los cubículos de acrílico se ubican volantes y en los marcos
abatibles información muy relevante preferiblemente impresa en tamaño carta, no se debe
escribir sobre el tablero del marco abatible.
•No se permite colocar información en paredes, baños, puertas o en otros espacios de la
Institución, distintos a las carteleras institucionales. Toda información que se ubique en estos
sitios, será retirada y llevada a Gestión de Comunicaciones donde se definirá su destino final o
reubicación dado el caso.
•Cada cartelera tendrá un responsable para su actualización y orden. En el siguiente cuadro se
establecen las carteleras institucionales, su ubicación y responsables.
PRIMER PISO
CAN
T
NOMBRE
UBICACIÓN
TIPO
Institucional
Hall
Biombo
Azul 1
1
Gestión
Documental
Iniciando corredor
1er piso
Exprésate
1
1
Cultural y
Bienestar
Corredor 1er piso
Biombo
Azul 2
1
Medios
Audiovisuales
Corredor 1er piso
junto a Medios
Exprésate
2
1
Laboratorio
Corredor 1er piso
Exprésate
3
1
Facultad de
Ciencias de la
Salud
Corredor 1er piso
Biombo
junto a la Facultad de
azul 3
Ciencias de la Salud
1
Facultad de
Ciencias de la
Salud
Corredor 1er piso
Exprésate
junto a la Facultad de
4
Ciencias de la Salud
1
INFORMACIÓN
RESPONSABLE
Gestión de
Cultural, Rectoría
Comunicacion
y Bienestar
es
Gestión de
Gestión
Comunicacion
Documental
es
Cultural,
Gestión de
Rectoría,
Comunicacion
Bienestar
es y Bienestar
Gestión de
Información de
Comunicacion
Medios o
es y Auxiliar de
institucional
Medios
Información del Coordinadora
laboratorio o
de
institucional
Laboratorios
Secretaria F. C.
Información de la
Salud - Gestión
Facultad,
de
Bienestar y
Comunicacion
eventos
es
Información Sala
Profesores
de docentes
Facultad de
Facultad de
Ciencias de la
Ciencias de la
Salud
Salud
Facultad de
Administración
Facultad de
Administración
Corredor 1er piso
junto a la Facultad de
Administración
Corredor 1er piso
junto a la Facultad de
Administración
Exprésate
5
1
Información
Facultad
Administración
Biombo
Azul 4
1
Cultural y
Bienestar
Institucional
Pared Cafetería 1er
piso
Exprésate
6
1
Cultural y
Bienestar
Fonmayor
Corredor primer piso
"hueco"
Exprésate
7
1
Fonmayor y
cultural
Biblioteca
Bloque de la
Biblioteca
Exprésate
8
1
Información
Biblioteca
Secretaria
Facultad de
Administración
Gestión de
Comunicacion
es y Bienestar
Gestión de
Comunicacion
es y Bienestar
Fonmayor y
Gestión de
Comunicacion
es
Jefe de
Biblioteca o
auxiliar de
Biblioteca
SEGUNDO PISO
NOMBRE
UBICACIÓN
TIPO
Secretaría
General
Pasillo Secretaría
General
Exprésate
9
Bienestar
Corredor
Vicerrectoría
Académica
Biombo
Azul 5
Facultad de
Arquitectura e
Ingeniería
Pasillo Facultad de
Arquitectura e
Ingeniería
Biombo
azul 6
Facultad de
Arquitectura e
Ingeniería
Pasillo Sala de
docentes Facultad de Exprésate
Arquitectura e
10
Ingeniería
Facultad de
Pasillo Facultad de
Ciencias Sociales Ciencias Sociales
Biombo
Azul 7
Facultad de
Pasillo Facultad de
Ciencias Sociales Ciencias Sociales
Exprésate
11
CAN
OBSERVACIONES
T.
Información de
1 Secretaría
General
1
1
1
Información
Cultural y de
Bienestar
Información
Facultad de
Arquitectura e
Ingeniería
Información
docentes
Facultad de
Arquitectura e
Ingeniería
1
Información
Facultad de
Ciencias Sociales
1
Información
docentes F.
Ciencias Sociales
RESPONSABLE
Secretaria de
Secretaría
General
Bienestar y
Gestión de
Comunicacion
es
Secretaria de
Facultad de
Arquitectura E
Ingeniería
Docentes
Facultad de
Arquitectura E
Ingeniería
Secretaria
Facultad de
Ciencias
Sociales
Docentes
Facultad de
Ciencias
Sociales
Auditorio
Afueras del Auditorio
Exprésate
12
1
Gimnasio
Dentro del Gimnasio
Exprésate
13
1
Colocar Biombo
Azul afiches
cultural,
Bienestar y
programación
Auditorio
Información
Gimnasio
Gestión de
Comunicacion
es y Bienestar
Coordinador
de Deportes
Cibergrafía
http://www.comunikandonos.com
http://www.definicionabc.com/comunicacion/cartelera.php
4.2 Correo Electrónico Institucional
Para la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, es importante establecer las pautas
para el manejo de la mensajería digital, que establezca los parámetros a seguir en el uso de un
medio tan importante como lo es el correo electrónico institucional.
El objetivo de este manual en cuanto al manejo de los correos electrónicos, es asegurar y
facilitar la comunicación interna y externa de la Institución.
El servicio de mensajería digital, permite el intercambio de información oficial entre los
miembros de la Institución Universitaria y la comunidad en general, por ende éste no puede
convertirse en una herramienta de datos indiscriminados para la Institución. Aquí usted
encontrará las normas, procedimientos y políticas para el uso de la mensajería digital.
Quiénes tienen correo institucional
• Personal administrativo
• Contratistas
• Docentes de planta
• Docente de cátedra
Estructura de las cuentas de correo institucional
Administrativos: [email protected]
Docentes: [email protected]
Las variaciones en la estructura de las cuentas institucionales para personas pueden darse al
existir usuarios con los mismos nombres, para lo cual se utilizará la siguiente estructura:
• Para el caso en que coincidan el primer nombre y apellido con el de otro usuario, la estructura
sería:
[email protected]
• Para el caso en que coincidan el primer nombre, la inicial del segundo nombre, o no tenga
segundo nombre y el apellido con el de otro usuario, la estructura sería:
primernombre.primerapellido+inicialsegundoapellido@colmayor.edu.co
Para solicitar la creación de un correo electrónico institucional
•Entre las dos primeras semanas del semestre en curso, se debe tener el consolidado de los
correos solicitados por FACULTADES. Es responsabilidad de Gestión del Talento Humano, enviar
por correo electrónico esta solicitud a Gestión de Tecnología e Informática.
•Gestión del Talento Humano hace la solicitud de creación y eliminación de correos electrónicos,
vía correo electrónico a Gestión de Tecnología e Informática (Jefe de Tecnología) y envía por
correo electrónico esta información a Gestión de Comunicaciones para que lo informe a todo al
personal de la Institución, a su vez actualiza el Directorio de Extensiones.
•Gestión de Comunicaciones, se encarga de hacer común al personal administrativo y docentes,
el listado de los nuevos correos electrónicos y los cambios que se hayan dado. Cada persona
debe encargarse de actualizar los correos electrónicos en su cuenta.
• Gestión de Informática con el apoyo de la Unidad Virtual, Gestión de Comunicaciones y
Gestión del Talento Humano capacitará al personal de la Institución sobre el uso adecuado del
correo electrónico y el teléfono (manejo técnico y protocolo), cuando lo considere conveniente a
fin de recordar estas pautas. Nota: para ver sobre el manejo Técnico del teléfono remitirse al
procedimiento GT-IT-01 INSTRUCTIVO DE TELEFONÍA IP.
• Gestión de Tecnología e Informática capacitará al nuevo personal sobre el uso y
funcionamiento del correo electrónico Institucional y el teléfono.
Uso de los Mensajes a través del Correo Electrónico Institucional
Para la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia el uso del correo electrónico
Institucional debe estar normalizado con el objetivo de asegurar y facilitar la comunicación
interna y externa de la Institución. Los correos electrónicos permiten el intercambio de
información oficial entre los miembros de la Institución Universitaria y la comunidad en general,
por ende éste no puede convertirse en una herramienta de datos indiscriminados para la
Institución.
Para los casos en que se requiera socializar una comunicación o información y la dependencia no
tenga asignada una cuenta para tal fin, se debe solicitar a Gestión de Comunicaciones que
socialice dicha información.
Políticas de Uso del Correo Electrónico Institucional
1. La persona que tiene asignada una cuenta de correo institucional es la única y directa
responsable de los mensajes y acciones enviados a través de ésta. La cuenta de correo es
personal e intransferible, de allí la responsabilidad con este medio.
2. Los usuarios de estas cuentas son responsables de la información enviada la cual es considera
comunicación oficial.
3. La revisión del correo es una actividad diaria y constante para la recepción de documentos y
en general material de trabajo.
4. Es indispensable que el correo electrónico institucional tenga activada la opción de CHAT
como disponible todo el tiempo que permanezca dentro de la Institución, ya que esta opción se
considera como una forma de comunicación necesaria por su característica de inmediatez.
5. Al finalizar el mensaje es obligatorio que aparezca la firma del correo, es decir nombre
completo, cargo, entidad y teléfonos de contacto.
Estructura para la firma del correo electrónico Institucional
Fuente: Sans Serif, tamaño normal, color negro.
• Nombre Completo: en negrilla y sólo las letras iniciales en mayúscula.
• Cargo: no negrilla y sólo las letras iniciales en mayúscula.
• Nombre de la institución: no negrilla y sólo las letras iniciales en mayúscula.
• Teléfono y Extensión: con indicativo de país y ciudad y número de la extensión.
• Dirección de ubicación: nomenclatura completa y barrio
• Ciudad – País.
6. Es importante que en todos los correos se configure las siguientes frases las cuales se
encuentran dentro de la imagen en png realizada por Gestión de Comunicaciones URL
http://www.colmayor.edu.co/archivos/pata_correos_g4e2b.png
• Antes de imprimir este correo o sus archivos anexos piense bien si es necesario hacerlo. El
cuidado del medio ambiente es responsabilidad de todos.
• Logo de la campaña institucional vigente.
• "Tenga presente que en La Institución Universitaria Colegio Mayor se adoptó el PICO Y PLACA
durante todo el día".
7. Se debe desactivar la respuesta automática de los correos electrónicos. Cada usuario contesta
sus correos de forma personal. Esto con el fin de evitar reprocesos o mala comunicación por los
correos electrónicos que no son leídos.
8. Los mensajes deben ser concisos. El tamaño de un mensaje de correo no debe extenderse más
de una cuartilla. Para casos en los que el mensaje sea más extenso, se debe utilizar la opción de
archivo adjunto.
9. Los mensajes institucionales deben escribirse en letra minúscula, utilizando según el caso,
mayúscula inicial.
10. No debe incluirse la dirección de correo electrónico en la firma; ya que ésta fue incluida de
manera automática en la cabecera del mensaje.
11. La administración de los sistemas de información y servicio de mensajería están a cargo de las
dependencias que les competa esta función. Gestión de Comunicaciones es la dependencia
encargada del envío de mensajes masivos con información de carácter institucional.
12. Todo usuario debe cambiar su clave (password) por vez primera, luego de esto podrá
modificarla las veces que considere conveniente a través del servicio de correo institucional,
siendo responsable de mantener su confidencialidad.
13. Cuando el usuario se tenga que ausentar por un momento de su sitio de trabajo, cuenta con la
opción de bloquear el equipo para evitar que otra persona use su cuenta de correo sin su
autorización. La forma de hacerlo es oprimiendo las teclas: CONTROL+ALT+SUPRIMIR y darle clic
en la opción bloquear equipo. Para desbloquear: oprima nuevamente CONTROL+ALT+SUPRIMIR e
ingrese su contraseña.
14. Todo correo debe tener un asunto, de modo que la persona que recibió el mensaje, pueda
identificar el tema sin necesidad de abrir el texto.
15. Es imprescindible la depuración de los mensajes en el correo institucional para su correcto
funcionamiento. La revisión del correo es una actividad diaria y constante dentro de la gestión
administrativa y académica.
16. Cuando se envíen correos institucionales multitudinarios se debe usar la opción copia oculta
(CCO).
17. Al reenviar un correo tenga en cuenta borrar el historial de mensajes que no es útil para el
nuevo destinatario.
18. Recuerde que los mensajes enviados por medio del correo institucional no son diferentes a los
enviados en papel con membrete; no sólo lo representan a usted, sino también a la Institución y
en algunos casos son considerados como documento legal.
19. Reenviar elementos es una práctica de mal gusto, por favor evite hacerlo.
20. Línea de Despedida: se establecen dentro de la Institución Universitaria Colegio Mayor de
Antioquia, las palabras cordialmente o atentamente como únicas y exclusivas antes de la firma.
Conductas de mal uso en los correos electrónicos
• Intentar o apoderarse de claves de acceso de otros usuarios, acceder o modificar mensajes de
otro usuario.
• Enviar mensajes para la difusión de noticias o correos electrónicos de autores anónimos, tales
como mensajes cadena, oraciones, mensajes destructivos, obscenos y que contengan opiniones
que atenten contra el honor de los empleados de la Institución y en general datos aislados a la
filosofía y razón de ser de la Institución Universitaria.
• Usar el correo electrónico institucional para propósitos que no se sean laborales, comerciales o
publicitarios, los cuales atentan contra la legalidad e imagen de la Institución.
• Perturbar el trabajo de los demás enviando mensajes que interfieran en el desempeño laboral.
• Utilizar el correo de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia en suscripciones a
redes sociales, las cuales saturan el normal tráfico de mensajes en el servidor.
Responsabilidades de la Institución
Es responsable de la creación del correo electrónico, así como de brindar el soporte técnico
necesario que garantice y mejore la operatividad de este servicio. Es función de la Dependencia
encargada activar, desactivar y suspender por un periodo determinado o en su defecto cancelar
las cuentas de correo electrónico por inactividad o mal uso, comunicando esta situación a los
estamentos correspondientes.
4.3 Boletín Electrónico Interno
Es un medio de comunicación interno que se diseña en HTML y se envía por web a los diferentes
públicos objetivos de la Institución. Contiene artículos informativos cortos con hechos noticiosos
de carácter institucional, fotografías, eventos, actividades y programas. Tiene una periodicidad
quincenal y está dirigido a públicos internos como estudiantes, docentes, personal administrativo
y algunos públicos externos que se seleccionan estratégicamente.
El Boletín Electrónico Interno, se realiza en el programa GROUP MAIL, un software de envío e
correos masivos. Allí se tienen registradas las bases de datos de estudiantes por programas,
docentes, administrativos y otras bases de datos de interés para la Institución.
Los textos para el boletín electrónico son básicamente noticias institucionales cortas sobre
eventos, internos y externos en los que participe la Institución, reconocimientos a empleados,
clasificados e información de interés general. El Boletín es de publicación quincenal y se envía a los
públicos por correo electrónico (Group Mail). Se realiza cierre de edición los lunes hasta las 2:00
p.m.
Estructura de la información del Boletín:
Las noticias se ubican en el orden de importancia, siendo la primera la de mayor importancia. Se
ubican imágenes en los sitios más visibles del boletín
La brevedad del contenido textual es esencial, se coloca una foto y un título atractivo con una
corta entradilla y un enlace a la noticia completa, que normalmente no supera al tamaño de una
cuartilla. La noticia se enlazada directamente con la página web de la Institución.
La estructura del boletín no debe contar con más de dos o tres secciones, para evitar cansar o
saturar al lector. El Boletín es un archivo más bien pequeño con un contenido de buena calidad y
bien dirigido.
El contenido está basado en cuatro o cinco noticias y temas diferentes. El tema central debe
resultar particularmente atractivo para los lectores, haciendo que luego de la lectura del mismo el
usuario sienta deseos de obtener más información al respecto y visite la página web.
Los títulos en este tipo de información reducida adquieren especial importancia. Los mismos
deben ser muy atractivos para que, tras la lectura de los mismos, se desee continuar con el resto
del contenido.
El diseño gráfico del boletín (Software Group Mail):
Cuando intentamos atraer la atención visual de alguien, uno de los métodos que más empleamos
es la utilización del color. Al igual que en el diseño de la página web, el color es empleado con la
finalidad de atraer la atención de los usuarios y conseguir un efecto visual agradable. Esto
teniendo en cuenta el empleo del mismo según el Manual de Imagen Corporativa.
Si tenemos una web con una paleta de colores determinada, es conveniente que la misma paleta
de colores sea empleada en el diseño del boletín que enviamos a los usuarios de la misma, de
forma que los mismos relacionen fácilmente al boletín con la página. La utilización de colores en
fondos y fuentes, debe hacerse haciendo especial hincapié en el contraste para facilitar la lectura
del contenido textual.
Atendiendo a este último punto, es fácil observar que la combinación de colores que provoca una
mayor facilidad para la lectura son el fondo blanco o de tonos muy pálidos, con textos en negro o
colores muy oscuros. Bajo ningún concepto es deseable que el boletín cuente con más de dos o
tres colores, excepto en casos especiales que la temática así lo requiera.
Tamaños de las imágenes para el Boletín Electrónico Interno:
Cabezote para boletín: 702 x 262 pixeles
Fotos e imágenes: de 300x 225 pixeles
Banner o separadores: 644 x 80 pixeles
Imágenes y fotos del archivo fotográfico de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
y diseños propios.
Utilización de fuentes.
Las fuentes para las entradillas del Boletín son: Calibri, normal a 12 puntos y para los títulos
Trebuches Ms, negrita a 18 puntos.
Además de ser necesario un buen contraste entre el fondo y el texto, éste tiene que tener un
tamaño adecuado. Otro elemento que simplifica en grado extremo la lectura de los contenidos es
el empleo de fuentes adecuadas, evitando las dificultades de lectura.
Utilizar más de tres tipos de fuentes diferentes, puede hacer que el aspecto visual del diseño se
vea afectado en forma negativa, por lo que es aconsejable que se empleen no más de tres fuentes
diferentes. Téngase en cuenta que los contenidos van a estar contenidos en páginas más reducidas
que una página web normal, por lo que una gran cantidad de variantes de un mismo elemento
puede hacer que todo el diseño se vea mal.
Bordes, líneas y separadores:
Si el diseño requiere que se empleen cualquiera de los elementos mencionados, debería tenerse
especial cuidado en que los mismos no resulten una atracción para la vista del lector, por lo que
conviene que sean finos y de colores muy atenuados.
Tampoco resulta muy atractivo ver un diseño lleno de cuadros, por lo que el empleo de los bordes
debe ser cuidadoso respetando las líneas generales del diseño.
Las solicitudes de las diferentes dependencias para ubicar noticias en el Boletín Electrónico Interno
se hacen a través del formato Solicitudes Servicios de Comunicaciones
GC-PR-02_Solicitudes_Comunicaciones.pdf
Una vez diseñado y enviado el Boletín a toda la base de datos se debe publicar en la página web en
Comunicaciones, Boletín Electrónico Interno.
Cibergrafía:
http://www.lawebera.es/promocionar/como-hacer-boletin-electronico-o-newsletter.php
4.4 Periódico El Mayor
Es un periódico de publicación bimensual, distribución gratuita, con un tiraje de 2000
ejemplares. Contiene información de carácter institucional. Está dirigido a público
interno: estudiantes, docentes, personal administrativo y algunos públicos externos. Una
vez impreso el Periódico El Mayor, se publica en la página web institucional en formato
PDF, en Comunicaciones-Periódico El Mayor.
Ventajas del periódico y las revistas frente a los demás medios:
• La radio es muy efímera, y para que resulte efectiva su labor debe ser muy repetitiva,
concisa y rotativa.
• La televisión es también muy efímera y concisa, y además obliga a que las notas sean
cortas ya que el tiempo en este medio es muy costoso, porque la tecnología necesaria
para su producción y postproducción es bastante alta.
• La internet, por su parte, es un medio que no permite llegar a todas las personas ya
que su tecnología aún no es de acceso para todos por los costos que implica: equipo,
conexión y teléfono.
• La prensa escrita permite ahondar más en los hechos, ser más completa en su
información.
• Permite que se vuelva a la información en el momento y el lugar que se quiera, ya que
puede ser llevado consigo a cualquier lugar y retomar la lectura a cualquier hora.
• Es un medio que permite archivarse de manera más fácil y sirve de elemento histórico;
además, permite ser consultado más fácilmente que otros medios.
• Su alcance es ilimitado, es decir, que puede llegar a cualquier rincón de la comunidad.
• Permite coleccionarse.
Por otra parte, los periódicos, a lo largo de su apasionante historia, han evolucionado a
la par de otras disciplinas que se relacionan directamente con este oficio o arte, como lo
llaman otros. En la actualidad presenciamos nuevas técnicas de impresión que facilitan
la labor de confección y la hacen más ágil; desde el diseño se intenta a diario mejorar la
apariencia visual, para atraer a nuevos lectores; los diferentes tipos y estilos de papel
hoy son enormes, tanto que hasta podría decirse que hay un papel para cada necesidad
de impresión y de diseño; las tipografías modernas y las antiguas permiten variar la
apariencia para que la prensa sea más apta para el ojo humano, e incluso, admite que
los diseñadores “jueguen” con las infinitas posibilidades que brinda la variedad
tipográfica; y la herramienta que más influencia tiene hoy sobre la prensa, o que al
menos la ha hecho más fácil de elaborar, ha sido la vertiginosa evolución en los
ordenadores y la creación de software de diseño; además hay que reconocer la
influencia del desarrollo que se ha presentado en la transmisión de datos.
Pero dicha evolución no ha sido ajena al lenguaje, ya que el periodismo escrito, igual
que otros medios, ha explorado y creado variantes para contar la noticia a través de la
utilización de un lenguaje simple, ameno, conciso, que va de lo más importante a lo que
relativamente no lo es tanto, pero que también ha explorado otros campos, como la
producción literaria y creativas formas de narrar la noticia. Pero por otro lado, se le
reconoce la influencia lingüística que tiene sobre las masas, creando nuevos términos o
poniendo otros en boca de todos.
Y dicha evolución también se ha visto desde el manejo artístico de las imágenes a
través de la fotografía, los montajes artísticos, la caricatura, los dibujos y la infografía.
Los periódicos con un estilo plano como el del “New York Times” de los años 1850,
plagados de letras de principio a fin, son muy diferentes a los de hoy, con una mezcla
casi perfecta de información tipográfica y de imagen, aun cuando conservan muchas
características imprescindibles que podríamos llamar variables constantes.
La premisa actual señala que no solo hay que tener cuidado con los contenidos, como
lo hacían los periódicos de antaño, sino la forma en cómo se distribuyen y se encajan
estos contenidos. Dicho formato debe ser atractivo para los lectores, en su gran mayoría
jóvenes, con una marcada influencia de los medios que giran alrededor de la imagen y
del color, como son las revistas, la televisión casi perfecta, el cine y la internet. No es
descabellado pensar que hay que ver a estos medios no como enemigos de la prensa
escrita sino como aliados. Estos medios manejan el concepto del diseño con miras a la
innovación, la creatividad visual, manejo del color y sus contenidos son precisos y
ágiles, conceptos que se pueden adaptar a la prensa con preciosas ventajas.
De hecho, se pasó de los medios impresos donde imperaba la palabra escrita a medios
impresos preocupados por su apariencia estética a través del manejo de los espacios
en blanco; gran despliegue fotográfico y manejo artístico de tipografías; ordenación de
los contenidos que busque la continuidad; manejo de titulares que desemboque en una
bella confección de estilo que amalgame perfectamente diseño y un contenido. Todo en
pro de llamar la atención desde el punto de vista gráfico, que invite al lector a una
interacción con el medio y asegure la filiación periódica del lector. Y esto se logra en
teoría a través de la identidad gráfica del medio, una identidad atractiva y provocativa
pero que no deje de lado los contenidos con estilo literario y noticioso, acompasados
con el pensamiento actual.
De otro lado, hoy hay una gran demanda por medios alternos que trabajen desde lo
local. Los medios de comunicación de masas tienen hoy o a un enemigo o un aliado: los
medios especializados o que se enfocan en franjas de públicos con necesidades
puntuales. Por ello los grandes medios de comunicación tienen secciones
especializadas para determinado público, o pequeños medios satélites que buscan
ganar este tipo de públicos que necesitan otro tipo de información, menos general y más
centrada en los círculos cercanos a su individualidad. La razón es que los lectores, pese
a que viven en un mundo globalizado, que les permite conocer cualquier tipo de evento
mundial al mismo tiempo que sucede, se sienten aislados de su comunidad y de sus
intereses particulares. Las personas están saturadas de la información noticiosa que
muestra una realidad pero que es lejana, además que obvia sus necesidades en cuanto
a preferencias, diversión, espiritualidad, etc., que le permitan conocerse así mismo y a
su mundo circundante que es el primero en orden de afectación, obviamente sin
desafiliarse del contexto general y global.
Los usuarios de los medios necesitan verse reflejados en éstos o desean que su
comunidad esté más cerca de ellos a través de programas locales de televisión o de
medios impresos. En la actualidad hay un auge en nuestra ciudad de canales o de
programas que muestran más de cerca el barrio, sus gentes y sus necesidades. Igual
pasa con los periódicos, que se especializan en contar los hechos que no trascienden
las esferas de lo nacional o del interés público general, pero que son necesarios para
configurar ciudad, barrio o comunidad, e incluso configura al hombre como tal y al
marco familiar. Desde lo corporativo, podemos decir que es una tarea, por no decir una
obligación, combinar estas cuatro premisas ya mencionadas en un medio de
comunicación escrito, llamado Periódico Institucional:
La necesidad de contenidos de interés, que informen, cree opinión y estimulen la
reflexión y el debate académico, social, económico y político. Pero que también cumpla
con el deber de divertir y educar. Contenido que debe ser presentado con un
tratamiento profesional desde el
periodismo y desde lo literario, pero también desde lo académico y profesional con la
asesoría del Unidad de Comunicaciones y su personal idóneo;
1. Diseño atractivo que invite a la lectura. Esto implica un planteamiento de cómo irán
cada uno de los elementos, en dónde y qué efecto tendrá el conjunto. Y significa
también armonía estética de los contenidos, en la consecución de un impacto gráfico
que permita una lectura amena, ágil y de fácil lectura.
2. Que los principales lectores son jóvenes con influencias marcadas por los medios de
comunicación de vanguardia; con poco tiempo para la lectura debido en parte a sus
ritmos de vida, ya sea porque estudien o trabajen o porque hacen ambas, o porque el
mundo actual dicte vértigo y constante agite; porque son netamente de influencia visual;
porque tienen preferencias marcadas por las nuevas tecnologías y la constante
evolución que ellas imponen; pero que aparte tienen sed de conocer y aprender sobre
esos ámbitos que los influyen.
3. Que lo local ha adquirido una importancia crucial. Las universidades, como cualquier
otra corporación, necesitan un medio que permita la comunicación de sus directivas con
los distintos públicos que componen la entidad, y a su vez recibir de ellos una
retroalimentación que posibilite conocerlos más y poder satisfacer sus expectativas y
necesidades. Además es una obligación frente al Control Interno y frente a la
Constitución Nacional, mantener informada a la sociedad del discurrir institucional, para
bien de todos los usuarios y de las directivas, así como para la imagen corporativa en el
ámbito político y social. Y por otro lado, que los públicos necesitan ver su realidad local
y en qué lo afecta; que se les reconozca; que se les escuche; y que puedan expresarse
con libertad pero con respeto.
Por qué un medio de comunicación escrito para la Institución
• La Institución necesita estimular el compromiso de informar el accionar corporativo
como entidad pública que es, frente al deber Constitucional, el deber corporativo del
auto control, frente a las demás instituciones y frente a la comunidad en general.
• Requiere un medio para canalizar el flujo informativo hacia todos los públicos tanto
internos como externos.
• Necesita un mecanismo de comunicación efectivo para el acceso más claro a la
información académica y administrativa.
• Necesita un medio auxiliar para hacer mercadeo institucional entre los bachilleres
(pregrados) y estudiantes universitarios (postgrados, diplomados y demás) así como
fortalecer los vínculos con los colegios y demás instituciones educativas. Y para
promover sus demás e imagen corporativa.
• Necesita mejorar constantemente en el ámbito administrativo en los procesos de
inscripción, selección, matrícula, enseñanza – aprendizaje, graduación, bienestar
universitario, etc. Así como poder conocer el pensamiento de los distintos públicos
frente a esos procesos.
• Necesita dar a conocer los logros en materia investigativa e institucional, como que se
reconozca a sus líderes y personajes anónimos que hacen institución desde su
quehacer.
Utilidades del periódico El Mayor
• Promover su posición corporativa frente a la información generada con condiciones de:
eficiencia, claridad, oportunidad, direccionalidad y mediatización adecuada.
• Proyectar una Comunicación para el Mercadeo Institucional a través de un medio
propio.
• Apoyar plan de capacitación en Comunicación a través de un medio propio, desde el
que se pueda promover talleres y campañas.
• Promover la aplicación de la nueva imagen corporativa.
• Mejorar en procesos de inscripción, selección y matrícula de nuevos estudiantes. Así
como en los procesos de enseñanza – aprendizaje.
• Mejorar relaciones con otras instituciones de educación, en especial con los colegios y
sus directivas así como la divulgación de los programas que ofrece y demás servicios.
Segmentación de públicos
Internos
• Consejo Directivo
• Directivos
• Administrativos
• Docentes
• Trabajadores
• Estudiantes
• Graduados
Externos
• Proveedores
• Universidades (facultades afines)
• Colegios estrato 1-2-3 y 4
• Medios de Comunicación
• Asociaciones y entidades gremiales del sector educativo
• Entidades gubernamentales
• Centros de prácticas
Objetivo general del periódico
Cumplir el papel de instrumento bidireccional entre las directivas de la Institución y de
las distintas dependencias con el resto de la comunidad universitaria y los públicos
externos a través de información veraz, objetiva, responsable, clara y precisa.
Objetivos particulares del periódico:
• Apoyar los planes de comunicaciones, Marketing, Relaciones Públicas y de Bienestar.
• Dar a conocer y fortalecer los valores y fines de la corporación y demás valores
sociales mediante campañas educativas y de sensibilización.
• Promover y apoyar los eventos organizados al interior y/o fuera de la misma a través
del cubrimiento informativo y fotográfico.
• Ser medio histórico para la corporación a través de un archivo del periódico.
• Ser eje transversal de las políticas institucionales y velar por su promoción.
Objetivos y valores del periódico
Objetivos periodísticos:
• Informar: llevar al lector un resumen de los acontecimientos que se consideren
importantes dentro de las múltiples actividades en que se desenvuelve la universidad en
los ámbitos académico, social, político, económico, científico, cultural y deportivo o que
se relacionen con ella y demás instituciones hermanas, con el fin de fortalecer el debate,
la opinión, y la crítica responsable.
• Formar y educar: Brindar a las distintas comunidades pertenecientes a la institución,
un contenido útil para el desarrollo de las personas y despertando inquietudes, anhelos
e iniciativas y que alimenten el espíritu investigativo.
• Orientar: Mediante el planteamiento de soluciones frente a las necesidades
personales y comunitarias.
• Distraer: A través de lecturas vivificantes y agradables y el planteamiento de
problemas que estimulen el ingenio y la creatividad.
Valores periodísticos:
Responsabilidad frente a la noticia: Entendida esta como el conocimiento de que las
noticias, como todo lo que hace parte de la comunicación, tiene unos efectos, y estos
pueden ser positivos o negativos, con las implicaciones que esto conlleva para bien o
para mal. El profesional a cargo debe de ser testigo presencial de los hechos que
transmite o del motivo de análisis y comentarios. Y cuando no pueda ser testigo, por la
razón que lo ampare, es obligatorio que se documente por medio de fuentes idóneas y
fidedignas que le permitan sustentar claramente sus puntos de vista.
Precisión: No dejarse llevar por el amarillismo simplista de la información, ni de la
especulación frente a hechos poco significativos, y menos cuando el motivo de su
comentario no está basado en opiniones pertinentes o confiables de personas o fuentes.
Objetividad: La transmisión de los mensajes debe ser imparcial, especialmente porque
entran en juego actitudes y comportamientos de personas o entidades que pueden
afectar a los demás miembros de la comunidad o sus círculos externos.
Claridad: La exposición de las ideas debe ser comprensible por todos los públicos,
porque se emplea un lenguaje sencillo, fácil de comprender y de interpretar y porque es
breve en lo posible.
Amenidad: Porque hace de la lectura un rato agradable y enriquecedor, valorado como
placentero y demás porque utiliza un lenguaje rico en contenido.
Tratamiento de la información:
Géneros Periodísticos:
Editorial: Transmisión del pensamiento o posición de las directivas de la Institución.
Opinión: Artículos que expresan el pensamiento de un columnista, mas no es el
pensamiento o la posición de la institución.
La noticia: La fiel transmisión de los sucesos que acontecen y que afecten a la
comunidad.
El reportaje: es un trabajo que describe eventos, personajes o lugares de interés en el
cual se permite al periodista aportar de su creatividad literaria para embellecer la
descripción.
La entrevista: El periodista entabla un diálogo con una persona de interés o que posea
información valiosa para la comunidad.
La crónica: Es la descripción de un suceso o su desenlace, tomando como referencia
las causas que lo determinan a través del tiempo.
La columna: Es una colaboración permanente o esporádica con comentarios que
pueden ser firmados por sus creadores con sus nombres o con seudónimo.
El artículo: Narración o comentario de una actividad, suceso o disciplina. Normalmente
es de carácter técnico, cultural, científico o económico.
Ficha técnica del Periódico:
Ficha General
Nombre: Periódico El Mayor – Periódico Corporativo
Formato: Tabloide inglés 29 x 42 cm
Tintas: Primera y última página a Color y demás páginas dos tintas (negro y cian)
Número de páginas: 12 páginas
Colores de logotipo: Amarillo oro, Verde azul y Negro
Tipografía de logotipo: CALIBRI
Caja tipográfica: 26 x 39
Número de columnas: 5
Ancho de columna: 4.8 cm
Intercolumnado: 0.5 cm
Tipografía empleada:
Secciones: Calibrí
Títulos: Stencil
Subtítulos: Calibrí
Texto: Calibrí
Pié de foto: Calibrí
Entradillas: Calibrí
Firma de artículo: Calibrí
Firma de foto: Calibrí
Capitulares: Calibrí
Título de opinión: Calibrí
Texto de opinión: Calibrí
Sumario: Calibrí
Título páginas especiales: Ninguna
Subtítulo páginas especiales: Ninguna
Texto páginas especiales: Ninguna
Secciones:
Página 1: Vitrina y principales Artículos
Página 2: Hechos noticiosos de proyección institucional
Página 3: Columnas de opinión y editorial
Página 4: Información emitida desde cada facultad
Página 5: Encuestas y espacio para avisos
Página 6: Entrevista central
Página 7: Temas de interés general – crónica, reportaje o artículo
Página 8: Temas de interés general – crónica, reportaje o artículo
Página 9: Espacio para el emprendimiento y los egresados destacados
Página 10: Reportaje Especial
Página 12: Reportaje gráfico
Funciones del director:
• Realizar las labores de investigación periodística.
• Redactar notas y artículos periodísticos.
• Asesorar y capacitar a los colaboradores del periódico.
• Editar las notas o artículos realizados por los colaboradores.
• Apoyar contenidos de la página Web Institucional.
• Enviar comunicados de prensa a los diferentes medios.
• Tomar fotografías.
• Crear banco de voces y de fotografías.
• Coordinar el Comité Editorial.
• Coordinar el diseño y la diagramación del Periódico.
• Coordinar la distribución del Periódico internamente y externamente.
• Velar por el resultado final del Periódico.
Funciones del diseñador - diagramador / preprensa e impresión (tercero)
• Diseñar y producir el periódico.
• Realizar las correcciones solicitadas.
• Enviar por correo electrónico el arte del boletín con sus respectivas correcciones para
ser aprobado por el Director del mismo.
• Asegurar la calidad de la impresión del periódico en los colores solicitados.
• Asegurar la cantidad solicitada de periódicos.
• Cumplir con los tiempos de entrega del periódico.
Funciones del Comité Editorial
• Proponer y seleccionar las noticias de cada edición del periódico El Mayor.
• Revisar todos los textos del periódico y asegurarse de que no se publiquen errores de
contenido, información y ortografía.
El Comité Editorial está conformado por el rector(a), el Jefe de Internacionalización, el
director del Periódico, el periodista, y la comunicadora de la Institución Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia.
4.5 Tableros Electrónicos para mensajes
Actualmente la Institución Universitaria cuenta con este sistema de información interno, donde
se pasan mensajes de tipo institucional y corporativo. Actualmente se cuenta con dos tableros
ubicados uno de ellos en la portería y el otro en la Biblioteca. Su uso y actualización son
frecuentes dependiendo de la información a publicar la cual ya se tiene estipulada desde la
Unidad de Comunicaciones.
Tablero electrónico:
Ubicación: Biblioteca
Responsable de emitir la información: Jefe de Biblioteca
Pantallazo Biblioteca
Bienvenidos
Biblioteca Teresa Santamaría de González
Visita nuestro blog: http://www.bibliotecacolmayor.blogspot.com/
Fecha: Día/mes /año
Hora: 02:46
Misión Biblioteca:
Ofrecer servicios de información de excelente calidad, para proyectar la docencia, la
investigación y la difusión del conocimiento.
Visión Biblioteca:
La Biblioteca Teresa Santamaría de González de la Institución Universitaria Colegio Mayor de
Antioquia, será un centro de información actualizada interconectada al mundo global apoyada
en las nuevas tecnologías.
• Servicios Biblioteca
• Horarios en vacaciones
• Información relevante sobre Biblioteca
• Pildoritas o frases
Pantallazo Institucional:
Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
Alcaldía de Medellín
Sabemos para donde vamos
Visita nuestra web institucional:
www.colmayor.edu.co
Certificados en NTC GP 1000:2008
Contáctenos: [email protected]
Línea gratuita de atención al ciudadano: 018000415252
PBX: 444 56 11, ext. 101
Eventos e Información Institucional:
• Eventos internos: Debe contener el nombre del evento, fecha, hora, lugar y nombre de la
dependencia que invita.
• Eventos y actividades Externas
• Alcaldía de Medellín.
Eventos externos:Debe contener nombre del evento, fecha, hora, lugar, quien organiza,
informes o contactos.
* Campañas ambientales institucionales y de ciudad
* Calidad: actividades o eventos de Calidad que convoque a todos los públicos internos,
información relevante.
* Servicio PQR`S: píldoras de servicios, mensaje institucional sobre PQR’S.
* Avisos de Infraestructura (parqueo, cuidado de espacios, cuidado de objetos personales).
Admisiones:
• Fechas introductorio (estudiantes de Bacteriología, Laboratorio Clínico, Citohistología y
Biotecnología).
• Inducción a estudiantes nuevos (grupo A y grupo B).
• Proceso de Inscripción y selección para el período en curso.
Bienestar institucional:
• Jornadas del Bienestar
• Tiquetes estudiantiles
• Inscripciones a cursos y talleres
• Agenda Tu Bienestar
• Información importante
Tablero electrónico:
Ubicación: Portería
Responsable de emitir la información: Unidad de comunicaciones
Mensajes:
Bienvenidos
Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
Alcaldía de Medellín
Sabemos para donde vamos
Visita nuestra web institucional:
www.colmayor.edu.co
Certificados en NTC GP 1000:2009
Contáctenos: [email protected]
Línea gratuita de atención al ciudadano: 018000415252
PBX: 444 56 11, ext. 101
Fecha: Día/mes /año
Hora: 02:46
Programas
Facultad de Administración:
• Administración de Empresas Turísticas
• Tecnología en Gastronomía
• Tecnología en Gestión Turística
Facultad de Ciencias de la Salud:
• Bacteriología y Laboratorio clínico
• Biotecnología
• Citohistología
Facultad de Arquitectura e Ingeniería:
• Arquitectura
• Ingeniería Ambiental
• Construcciones Civiles
• Tecnología en Delineante de Arquitectura
Facultad de Ciencias Sociales:
• Planeación y Desarrollo Social
Eventos e Información Institucional: Eventos internos: deben contener el nombre del evento,
fecha, hora, lugar y nombre de la dependencia que invita.
Eventos y actividades Externas:
• Alcaldía de Medellín
• Eventos externos: deben contener nombre del evento, fecha, hora, lugar, quien organiza,
contactos.
Fechas especiales:
Marzo
1 Día del contador
8 Día Internacional de la mujer
14 Día Nacional del Trabajador de Construcción
17 Día del Psicoorientador
27 Día Internacional del Teatro
Abril
7 Día Mundial de la Salud
22 Día de la Tierra
23 Día de los Idiomas y del Bibliotecólogo
26 Día de la Secretaria
28 Día del Bacteriólogo
29 Día del Árbol
30 Día de la Niñez y la Recreación (último sábado)
Mayo
1 Día Internacional del trabajo
8 Día de la Madre (2ºdo domingo varía con elecciones)
15 Día del Maestro
Junio
5 Día del Medio Ambiente
19 Día del Padre (3er domingo varía con elecciones)
22 Día del Abogado y Zootecnista
Julio
3 Día del Economista
28 Día de la Salud en el mundo del Trabajo
Agosto
4 Día del Periodista y del Comunicador (Ley 918 de 2004)
17 Día del Ingeniero
Septiembre
17 Día del Amor y de la Amistad (sábado Después de quincena)
27 Día del Turismo
Octubre
14 Día del Tecnólogo
27 Día del Arquitecto-Día del mensajero
30 Fiesta de los niños (fiesta de disfraces)
Noviembre
4 Día del Administrador de Empresas (ley 60 de 1981)
20 Día del Psicólogo
Diciembre
4 Día del Publicista
10 Día del Sociólogo
25 Navidad
28 Día de los Inocentes
Campañas ambientales: Institucionales y de ciudad.
Calidad: Actividades o eventos de Calidad que convoque a todos los públicos internos,
información relevante.
Servicio PQR`S: píldoras de servicios, mensaje institucional sobre PQR’S.
Avisos de Infraestructura:
• Parqueo, cuidado de espacios, cuidado de objetos personales.
• Autocuidado.
• Cuidado de enseres.
• Gracias por permitir revisar su vehículo y su bolso por el personal de seguridad.
• Gracias por parquear de manera adecuada.
• Utiliza tarjeta de proximidad y tu carné de forma personal e intransferible.
• La tarjeta de proximidad es de uso personal.
• Pico y Placa
• Comparendo pedagógico.
Admisiones:
• Fechas introductorio (estudiantes de Bacteriología, Laboratorio Clínico, Citohistología y
Biotecnología).
• Inducción a estudiantes nuevos (grupo A y grupo B).
• Proceso de Inscripción y selección para el 2012.
Bienestar:
• Jornadas del Bienestar
• Tiquetes estudiantiles
• Inscripciones a cursos y talleres
• Agenda Tu Bienestar
• Información importante
Actualización: Semanal o cada que se requiera.
4.6 Página Web
La página web institucional contiene información de la Institución Universitaria Colegio Mayor de
Antioquia ubicadas en las pestañas y los diferentes links: Institucional, Admisiones, Biblioteca,
Bienestar, Campus, Contratación, Programas, Servicios, Extensión, Vicerrectoría, Investigación,
Comunicaciones, Internacionalización, noticias, y demás información de importancia para públicos
internos como empleados administrativos, auxiliares, docentes, servicios generales, contratistas y
estudiantes, y para públicos externos graduados, empresarios, agencias de prácticas, medios de
comunicación, estudiantes bachilleres, y demás públicos interesados en conocer la Institución y los
programas que ofrece las misma.
La página web institucional, se convierte en uno de los principales canales de comunicación e
información de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, por su fácil acceso y
contenido.
En el home de la página web se actualizan constantemente el banner, los “eslides” de Extensión,
Vicerrectoría e Investigación, Destacados, la Agenda con los eventos institucionales, últimas
noticias, videos, y demás información de tipo institucional.
El sitio web es administrado directamente por Gestión de Comunicaciones de la Institución
Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, quienes se encargan de publicar los diferentes
contenidos. Cada dependencia de la Institución se encarga de verificar la información publicada y
enviar al correo [email protected] las actualizaciones correspondientes, a través
del formato Solicitud Servicios de Comunicaciones GC-PR-02_Solicitudes_Comunicaciones.pdf
En el diseño de piezas para la página web, se manejan conceptos como sobriedad y se evita la
sobrecarga de colores con el fin de disminuir ruidos visuales, en ningún momento se utilizan
colores no establecidos dentro del manual de imagen corporativa de la Institución Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia, ni se publica información sin previa autorización de Gestión de
Comunicaciones.
4.7 Redes Sociales
La información publicada en las redes sociales Facebook y Twiter, creadas con el nombre y
marca de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, funcionan como un canal de
comunicación entre estudiantes, docentes y administrativos. En el perfil de Facebook, se
publican pngs, imágenes, videos y demás información de tipo institucional como eventos
académicos y campañas institucionales.
Facebook, de acuerdo a Google, fue uno de los términos más populares y es sin duda de lo más
buscado en Colombia. Por esta razón, es una buena decisión tener la presencia de nuestra marca
en esta red social.
Definiciones
Facebook
Es un sitio web de redes sociales creado por Mark Zuckerberg y fundado por Eduardo Saverin,
Chris Hughes, Dustin Moskovitz y Mark Zuckerberg. Originalmente era un sitio para estudiantes
de la Universidad de Harvard, pero actualmente está abierto a cualquier persona que tenga una
cuenta de correo electrónico. Los usuarios pueden participar en una o más redes sociales, en
relación con su situación académica, su lugar de trabajo o región geográfica.
Ha recibido mucha atención en la blogósfera y en los medios de comunicación al convertirse en
una plataforma sobre la que terceros pueden desarrollar aplicaciones y hacer negocio a partir de
la red social.
A mediados de 2007 lanzó las versiones en francés, alemán y español para impulsar su
expansión fuera de Estados Unidos, ya que sus usuarios se concentran en Estados Unidos,
Canadá y Gran Bretaña. En julio de 2010, Facebook cuenta con 500 millones de miembros, y
traducciones a 70 idiomas.[1] En mayo de 2011, alcanza los 600 millones de usuarios.[2]
Su infraestructura principal está formada por una red de más de 50 000 servidores que usan
distribuciones del sistema operativo GNU/Linux usando LAMP.[3]
Dirección en Facebook: Colmayor de Antioquia
Cibergrafía: http://es.wikipedia.org/wiki/Facebook
Twitter
Es una red social basada en el microblogging, con sede en San Francisco (California), con filiales
en San Antonio (Texas) y Boston (Massachusetts) en Estados Unidos. Twitter, Inc. fue creado
originalmente en California, pero está bajo la jurisdicción de Delaware desde 2007.[9] Desde que
Jack Dorsey lo creó en marzo de 2006, y lo lanzó en julio del mismo año, la red ha ganado
popularidad mundialmente y se estima que tiene más de 200 millones de usuarios, generando
65 millones de tweets al día y maneja más de 800.000 peticiones de búsqueda diarias.[1] Ha sido
apodado como el "SMS de Internet".[10]
La red permite mandar mensajes de texto plano de bajo tamaño con un máximo de 140
caracteres, llamados tweets, que se muestran en la página principal del usuario. Los usuarios
pueden suscribirse a los tweets de otros usuarios – a esto se le llama "seguir" y a los suscriptores
se les llaman "seguidores"[11] o tweeps [12] ('Twitter' + 'peeps'). Por defecto, los mensajes son
públicos, pudiendo difundirse privadamente mostrándolos únicamente a seguidores. Los
usuarios pueden twittear desde la web del servicio, desde aplicaciones oficiales externas (como
para smartphones), o mediante el Servicio de mensajes cortos (SMS) disponible en ciertos
países. [13] Si bien el servicio es gratis, acceder a él vía SMS comporta soportar tarifas fijadas por
el proveedor de telefonía móvil.
Dirección en Twiter: ColegioMayor
Qué son las redes sociales
Son estructuras sociales compuestas de grupos de personas, las cuales están conectadas por uno
o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses comunes o que
comparten conocimientos.
La investigación multidisciplinar ha mostrado que las redes sociales operan en muchos niveles,
desde las relaciones de parentesco hasta las relaciones de organizaciones a nivel estatal (se
habla en este caso de Redes políticas), desempeñando un papel crítico en la determinación de la
agenda política y el grado en el cual los individuos o las organizaciones alcanzan sus objetivos o
reciben influencias.
Las redes sociales en Colombia:
Las redes sociales cada vez cobran más importancia en el mercadeo por internet, en Colombia,
Facebook es una de las redes sociales más usadas.
La cantidad de usuarios a nivel global de Facebook se estima que llega a ser de 185,000,000
millones de usuarios, de los cuales, “apenas” 4,519,309 usuarios vienen de Colombia.
La lista de países con mayor cantidad de usuarios registrados en Facebook es la siguiente
(04/28/09):
1. Estados Unidos 57,954,560
2. Reino unido 17,433,740
3. Canadá 11,153,000
4. Francia 9,256,740
5. Turquía 9,150,700
6. Italia 8,998,760
7. Australia 5,265,700
8. Colombia 4,519,320
9. Chile 4,288,980
10. España 4,268,520
Fuente: http://www.checkfacebook.com/
Como se puede ver, Colombia ocupa la posición número 8 a nivel mundial, y es el primer país
entre los latinoamericanos, seguido por Chile, que ocupa la posición número 9.
Sin embargo, este sitio web, nos brinda una información que es aún más valiosa, como lo es la
distribución de acuerdo a las edades y al género (masculino o femenino) de los colombianos que
usan facebook:
Gracias a esta información, se puede analizar qué tipo de usuarios hacen uso de facebook,
analizar el público objetivo al que se quiere dirigir una campaña de publicidad por Internet es
vital.
Como se puede observar de la gráfica, la gran mayoría de usuarios de facebook en Colombia, se
encuentran en el rango de 18 a 34 años, por lo que esto se debe tener en cuenta en el momento
de lanzar una campaña publicitaria en Facebook.
Otro dato que se puede sacar de estas estadísticas acerca del uso de Facebook en Colombia, es
que la cantidad de usuarios registrados, supera, y por un margen considerable, la población de
varias de las ciudades más grandes de Colombia como Cali o Medellín.
Las redes sociales, y facebook en particular para el caso colombiano, han venido creciendo
considerablemente, estas tendencias deben ser tenidas en cuenta para aquellos que están
interesados en la publicidad en Internet a través de las redes sociales.
Cibergrafía:
http://es.wikipedia.org/wiki/Twitter
http://es.wikipedia.org/wiki/Red_social
http://www.seocolombia.com/blog/facebook-en-colombia/
A octubre de 2011, la página de Facebook de Colmayor de Antioquia cuenta con 2453
seguidores, estudiantes, docentes, administrativos y otros públicos externos. Se ha llegado en el
mes de octubre de 2011 a tener 951 usuarios activos por día, 1536 usuarios activos por semana
y 2245 usuarios activos por mes.
Gráfico estadístico de la población que visita el perfil en Facebook del IUCMA
La Institución cuenta con un perfil en Facebook para dar a conocer más la marca de públicos
externos y convertirse en un medio de comunicación para la comunidad académica.
4.8 Flash Informativo
Es un medio de un medio de comunicación amable, sencillo y ágil para el envío de mensajes de
manera inmediata de interés general. Está compuesto por un título sencillo que llama la atención
ubicado en la parte superior centrada, el cabezote del Flash está realizado en gif (imagen con
movimiento), en su estructura el Flash puede tener desde uno hasta tres párrafos y una ó dos
imágenes alusivas a la información, línea de despedida y en la parte inferior derecha el nombre de
la dependencia que origina el mensaje.
Para el Título, la fuente es Arial Rounded MT Bold, en tamaño 12 puntos en negrilla, texto con
fuente Arial Rounded MT Bold tamaño 12 puntos.
Se envía vía correo electrónico a través del software Group Mail al personal administrativo,
auxiliares, contratistas, docentes, personal de servicios generales y estudiantes. La información
que se emite es de carácter inmediato o urgente y varía según la necesidad. Se informa sobre
fallecimientos, celebración de eucaristías, cumpleaños, felicitaciones, información de las
dependencias de la Institución que requieran de este servicio e información relevante para los
diferentes públicos.
El Flash Informativo nació de la necesidad de enviar información institucional de carácter
inmediato, urgente, de fácil entendimiento y comprensión, con una alta accesibilidad, inmediatez,
cobertura y con cero costos de producción.
Gestión de Comunicaciones es la única dependencia autorizada y encargada de la realización y
envío del Flash electrónico, cada dependencia solicita este servicio a través del formato GC- FR003_Solicitud de Servicio Comunicaciones, con un tiempo estipulado entre la solicitud, elaboración
y envío de 2 días hábiles.
4.9 Sistema Interno de Audio
Es una red de parlantes que tiene cobertura en todo el campus institucional y es administrada
desde la Unidad de Comunicaciones. La lectura de los mensajes se hace desde el Punto de
Atención al Ciudadano con el apoyo de un libreto o el envío del mensaje desde
[email protected] a [email protected].
Además de ser un medio de comunicación para la difusión de mensajes, nos permite cumplir con
los parámetros de Ley en materia de emergencias. Se uso es diario o semanal dependiendo de
los mensajes que se necesite difundir entre los públicos internos de la Institución Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia.
La comunicación auditiva al igual que el lenguaje auditivo utiliza como signo la palabra hablada,
por el contrario el escrito o lenguaje no verbal utiliza otros signos: morse, sirenas, himnos,
toques de campana, toques militares, entre otros. Este lenguaje no verbal utiliza, en alguna
ocasión, elementos verbales.
Para que se de la comunicación auditiva es necesario el habla; esta es la utilización que cada
individuo hace de la lengua, de tal manera que si no hubiera hablantes no habría lengua, y al
revés. La lengua es siempre la misma, el habla cambia con frecuencia por el uso.
Recomendaciones para el uso del Sistema Interno de Audio:
• Evitar colocar música durante el día para evitar la distracción y ruido en horas laborales y de
clase.
• Los mensajes se emitirán hasta tres veces en el día: uno en la mañana, otro al medio día y el
último mensaje en la tarde.
• Los jingles y demás herramientas auditivas, se colocarán hasta dos veces al día.
• La locutora debe vocalizar bien y leer en forma pausada para que se escuche correctamente el
mensaje.
Cibergrafía: http://www.centroauditivoleones.com/audicion.htm
http://sandras.blogia.com/temas/comunicacion-auditiva.php
4.10 Pantallas de Televisión
Son recursos audiovisuales concebidos para mantener informados a los públicos internos en
materia de opinión pública, hechos noticiosos y actualidad. Las pantallas de televisión de la
Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia además de utilizarse para su función de
televisión con canales seleccionados (noticias y canales especializados), se usan también como
carteleras virtuales o pasamensajes con información institucional, eventos, campañas y demás
información de interés general.
La administración del medio la realiza directamente Gestión de Comunicaciones, las
dependencias que deseen publicar información en este medio lo hacen a través del formato GCFR-003_Solicitud de Servicio Comunicaciones.
La comunicación visual El concepto de Comunicación Visual es el conjunto de manifestaciones
expresivas que hacen visible la identidad de una empresa y de sus productos, o que permiten
establecer diferencias visuales que se asocian a una organización cuando se hace reconocer ante
los demás por la grafía de sus símbolos propios en el nombre, en sus instalaciones, sus vehículos,
su correo, sus documentos impresos, sus stands de exposición, entre otros. También por sus
productos, sus embalajes, su señalética es decir la forma de imprimir cualquier tipo de rótulos
para identificación arquitectónica y urbana de espacios. Es decir por todos aquellos elementos
visualmente reconocibles que componen un estilo propio.
La identidad visual de una empresa u organización es hoy un vector esencial de su propia
imagen, es decir de cómo la empresa es percibida por sus públicos, e influye indudablemente en
la opinión que el público tiene de la empresa y de su producción.
Cibergrafía:http://lupitanavarro.blogia.com/temas/comunicacion-visual.php
ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:
REVISO
KAREN MARCELA
CLARA CECILIA
Nombre:
OSPINA S.
BUSTAMANTE N.
PROFESIONAL DE
PROFESIONAL DE
Cargo:
COMUNICACIONES
CALIDAD
21/Sep/2012
Fecha: 21/Sep/2012
APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:
LUIS ALEJANDRO
GUTIERREZ R.
JEFE DE
COMUNICACION
ESTRATEGICA
21/Sep/2012