INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
Centro de Educación Continua Unidad
Mazatlán
ARCHIVONOMÍA
Registro: DEC/20/2011
Instructor: Ing. Ramón Cruz Flores
NOMBRE COMPLETO DEL CURSO
ARCHIVONOMÍA
A QUIÉN VA DIRIGIDO
Personal de la Comisión Nacional de Acuacultura y Pesca (CONAPESCA)
X
FORMACIÓN DOCENTE
ACTUALIZACIÓN PROFESIONAL
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO (*)
DURACIÓN
20 HORAS
PERIODO
DEL 21 AL 22 DE MAYO DE 2012
SEDE
CENTRO DE EDUCACIÓN CONTINUA UNIDAD MAZATLAN
HORARIO
DE 9:00 A 14:00 – 16:00 A 18:30 HRS.
ING. RAMÓN CRUZ FLORES
EXPOSITOR (ES)
OBJETIVO GENERAL
Capacitar al personal en la organización de los archivos documentales de la Dependencia; con base en
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la Ley Federal de
Archivos, y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y entidades de la Administración Pública.
OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD TEMÁTICA
Módulo I. Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo, así como el
grado de utilización de las normas internacionales de descripción archivística y de aplicación.
Módulo II. Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de clasificación de la
información. Así como el uso de leyendas y caratulas para identificar la información
clasificada.
Módulo III. Conocer el estado de la infraestructura física de los archivos. El estado de
organización y conservación de expedientes. Identificar los sistemas utilizados para la
gestión de los archivos.
Módulo IV. Capacitar a los participantes, en el manejo de los instrumentos de consulta y en
la aplicación de los instrumentos de control de archivos.
Módulo V. Identificar y aplicar los documentos y formatos oficiales para las transferencias
primarias.
Módulo VI. Análisis sobre la importancia de Digitalizar los documentos; identificar y contar
con un sistema para la búsqueda, organización y clasificación de la documentación generada
o recibida por la Dependencia.
INTRODUCCIÓN
La Cultura de Transparencia y Acceso a la Información en nuestro país es incipiente; si bien
la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos consagra la obligación del Estado
de Garantizar el Acceso a la Información, no es sino hasta la expedición de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental( LFTAIPG) D.O.F. 11 de
Junio del 2002, que se promueve ese Derecho Fundamental y se obliga a todo el aparato
gubernamental a transparentar y rendir cuentas de sus actos a los ciudadanos.
FUNDAMENTACIÓN
La desorganización de los documentos se equipara a su inexistencia, ya que si no se localiza
el documento requerido no podrá accederse a la información que contiene; por ello, la
adecuada organización de los archivos es condición fundamental para cumplir con los
preceptos legales consciente de la necesidad de instruir sobre estos procedimientos para
organizar y archivar la documentación que reciben en general las diferentes unidades
administrativas, así como la importancia de capacitar, para unificar criterios y lineamientos
adecuados de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas
documentales en cada una de las dependencias.
Por lo que la aportación será en la labor de la administración de archivos y
documentos, que permitirá re-encarar las tareas en el manejo de archivos,
contemplando, selección, descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de
archivos y documentos, de manera que el servicio de archivística sea de calidad y
aporte a la salud de la organización.
ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS
CONTENIDO TEMÁTICO
HORAS
(TEMAS Y SUBTEMAS)
(METODOLOGÍA)
(T / P)
MODULO I “NORMATIVIDAD”
2
Disposiciones legales.
Disposiciones en materia de
materiales y servicios generales.
recursos
Revisión del manual administrativo de
aplicación general en materia de recursos
materiales y servicios generales.
Exposicion del tema por parte del
Ponente.
MODULO II “CLASIFICACION
INFORMACION”
DE
LA
Documentos públicos y clasificación
documentos, reservados y confidenciales.
de
MODULO
ARCHIVOS”
III
“ORGANIZACIÓN
3
Exposicion del tema por parte del
Ponente.
Practica 1 Clasificacion de la
Informacion.
DE
Responsabilidades y Organización de archivos.
Por estructura o por función.
Responsabilidades
Archivos.
del
5
Coordinador
Exposicion del tema por parte del
Ponente.
de
Practica 2 Implementar Metodos
y Sistemas de Organización.
Responsable del trámite.
Responsable del Archivo Histórico.
MODULO
IV
“INSTRUMENTOS
DE
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA”.
Clasificación de Catalogo de disposición
documental y cuadro general de clasificación.
MODULO
V
“PROCESO
TRANSFERENCIA PRIMARIA”.
DE
3
Practica 3 Integracion de
Expedientes.
Aplicación de formatos oficiales para las
transferencias primarias, secundarias y destino
final.
Exposicion del tema por parte del
Ponente.
1
MODULO
VI
DOCUMENTOS”.
“DIGITALIZACIÓN
DE
Exposicion del tema por parte del
Ponente.
Practica 4 Requisicion de
Formatos para el proceso de
Transferencia primaria.
Exposicion del tema por parte del
Ponente.
Conclusiones
1
SISTEMA DE EVALUACIÓN
ASPECTOS A CONSIDERAR (*)
PORCENTAJE
Examen de Evaluacion por Modulo
60%
Prácticas
40%
(*) NOTA: NO ASIGNAR CALIFICACIÓN POR CUMPLIR CON EL REQUISITO DE ASISTENCIA
ÍNDICE
• Módulo 1. NORMATIVIDAD.
• Módulo 2. CLASIFICACION DE LA INFORMACION.
• Módulo 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
• Módulo 4. INTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA
ARCHIVISTICA.
• Módulo 5. PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
• Modulo 6.-DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.
Módulo 1
NORMATIVIDAD
Objetivo Particular:
Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo, así como el grado de utilización
de las normas internacionales de descripción archivística y de aplicación.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA GENERAL
Reforma del Art. 6 DOF 06/Junio/2006
REGLAMENTO INTERIOR DEL INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Artículo 1.
El presente Reglamento tiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y
operación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.
•
Primero.
Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la
documentación contenida en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y
facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.
Acuerdo por el que se emite el: “Manual Administrativo de Aplicación
General en Materia de Transparencia y de Archivos”.
•
ARTICULO PRIMERO.-
El presente Acuerdo tiene por objeto dictar la política, así como las disposiciones y acciones en
materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública que las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la
República deberán observar con la finalidad de aprovechar bajo criterios de eficiencia,
simplificación y desarrollo administrativo, los recursos y los procedimientos técnicos con que
cuentan para mejorar la gestión pública a su cargo, así como la atención a los particulares.
Acuerdo por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del
diverso por el que se emitió el: “Manual Administrativo de Aplicación
General en Materia de Transparencia”.
•
El presente Manual tiene como finalidad establecer procedimientos específicos para la
clasificación, organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo,
conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen,
obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos.
DOF 27 de Julio de 2011
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación
de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales
autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de
coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y
los
municipios
para
la
conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo,
difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
D.O.F. 23 de Enero de 2012
Módulo 2
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Objetivo Particular:
Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de clasificación de la información. Así como
el uso de leyendas y caratulas para identificar la información clasificada.
INFORMACIÓN PÚBLICA
Es aquella que tiene relación con el uso y destino de los recursos públicos.
 Información generada o administrada por la dependencia:
o Trámites Administrativos.
o Estadísticas diversas.
o Resultados de encuestas.
 Oficios generados por la Dependencia.
( siempre que no existan datos clasificados: reservados o confidenciales)
 Remuneraciones:
o Sueldos de los servidores públicos.
o Prestaciones de servidores públicos.
 Programas de Subsidio:
o Información sobre la planeación y programación de la dependencia.
o Ejercicio Presupuestal.
o Padrón de Beneficiarios de programas de becas y estímulos.
o Resultados, indicadores de impacto, informes, evaluaciones.
Gasto Operativos, Administrativos y de Representación.
INFORMACIÓN CLASIFICADA
•
La política, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarán la
difusión de documentos o expedientes específicos que contengan información clasificada
como reservada o confidencial en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el
que se emitió el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia.
DOF 27 Julio 2011.
INFORMACIÓN RESERVADA
Aquella información que se encuentra temporalmente restringida al usuario por considerar que su
divulgación traería un daño presente probable y Especifico. La que protege el interés de
particulares y aquellas cuestiones que son fundamentales para la existencia y permanencia del
Estado mismo.

Las averiguaciones previas.
Se considera como tal la información resultante de la etapa durante la cual el Ministerio Público
realiza todas aquellas actuaciones y diligencias necesarias para conocer la verdad histórica de
un hecho posible constitutivo de delito, a efecto de ejercitar o no la acción penal.

Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de
juicio en tanto no hayan causado estado (fallo, laudo o sentencia).

Procedimiento de responsabilidad de los servidores públicos en tanto no se hayan
resuelto.

Opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso
deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión
definitiva.


La que por disposición expresa de una Ley sea considerada
reservada, comercial reservada o gubernamental reservada.
Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal
por una disposición legal
Existen otros supuestos de información clasificada como reservada, establecidos en los artículos
13 y 14 de la LFTAIPG:

Seguridad nacional, seguridad pública o defensa nacional.

Conducción de negociaciones internacionales.

Estabilidad financiera, económica o monetaria del país.

Actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución
de delitos, entre otros.
RELATIVA A DATOS PERSONALES
La información concerniente a una persona física, identificada o identificable

Origen étnico o racial.

Características físicas.

Características morales.

Características emocionales.

Vida afectiva.

Vida familiar.

Domicilio particular.

Número telefónico particular.

Patrimonio.
•

Ideología.

Opinión Política.

Creencia o convicción religiosa.

Creencia o convicción filosófica.

Estado de salud física.

Estado de salud mental.

Preferencia sexual.

Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.
La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados:
En este supuesto se deberán señalar los documentos que contengan información confidencial,
siempre que tengan el derecho de clasificar la información, de conformidad con las disposiciones
aplicables.

La relativa al patrimonio de una persona moral.

La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable,
jurídico, administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un
competidor.
Por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su proceso de toma
de decisiones o información que pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los órganos de
administración, política de dividendos y sus modificaciones o actas de asamblea.
Artículo 17.
•
Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un índice
de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad
administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el
plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún
caso el índice será considerado como información reservada.
•
El titular de cada dependencia o entidad deberá adoptar las medidas necesarias para
asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados.
•
En todo momento, el IFAI tendrá acceso a la información reservada o confidencial para
determinar su debida clasificación, desclasificación o la procedencia de otorgar su acceso.
RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DE ACUERDO CON LA LFTAIPG
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Objetivo Particular:
Conocer el estado de la infraestructura física de los archivos. El estado de organización y
conservación de expedientes. Identificar los sistemas utilizados para la gestión de los archivos.
¿Por qué organizar los archivos?
•
La Ley Federal de Transparencia propició e impulsó la regulación de los archivos, en virtud
del papel protagónico que tienen como fuentes primarias de la información y a que
conservan y resguardan los documentos que prueban la existencia y el buen o mal
funcionamiento de las instituciones. Si no existieran los archivos, simplemente no habría
información, y por ende nada que probara o sustentara la gestión de las instituciones, ni
que proporcionar al ciudadano.
•
Por lo que la aportación será en la labor de la administración de archivos y documentos,
que permitirá re-encarar las tareas en el manejo de archivos, contemplando, selección,
descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de archivos y documentos, de
manera que el servicio de archivística sea de calidad y aporte a la salud de la
organización.
¿QUÉ ES LA INFORMACIÓN?
•
La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de
sus sentidos. La información permanece intangible hasta que está representada de una
manera formal con datos. Cuando la información está representada como datos en un
documento puede ser guardada, comunicada y usada.
DOCUMENTOS
Los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directrices,
circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier
otro registro que se inscriba o genere en el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos
obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los
documentos podrán estar en cualquier soporte, sea papel, casette, video, electrónico, informático u
holográfico.
SOPORTE DE LOS DOCUMENTOS
•
La mayoría de los documentos se sigue produciendo en papel, pero se utilizan también
otros soportes como acetato de celulosa o poliéster, como en los rollos de microfilme,
microfichas, discos o cintas, películas o videos, cintas magnéticas y discos ópticos, entre
otros.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN (Organización Administrativa)
•
Organización:
Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se
relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e
información.
Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una
manera uniforme.
Ejemplo: CATÁLOGO (Organización por series Documentales).
Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y separar por diferencias.
Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series,
de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un
FONDO
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
•
Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos.
•
Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las
necesidades de cada Archivo.
MÓDULO 3
TIPOS DE ARCHIVO
¿Qué es un archivo?
•
“Es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una
persona o institución en el transcurso de su gestión, respetando el orden en que fueron
generados para servir de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones
que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de la historia”.
•
El término archivo se utiliza también para designar el depósito de archivo o la institución
archivística que custodia archivos.
Archivo de trámite
Son todos aquellos que se encuentran en las Unidades administrativas, contienen documentos y/o
expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su
conclusión o bien, cuya consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos,
clasificación, catalogación y transferencia de expedientes a los archivos de concentración.
OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
•
Integrar los expedientes de archivo;
•
Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada
como reservada o confidencial;
•
Coadyuvar con el área Coordinadora de archivos en la elaboración del CATALOGO, Guía
Simple de Archivos e Inventario General;
•
Valorar y seleccionar los documentos con el objeto de realizar las transferencias primarias
al archivo de Concentración,
•
Elaborar los Inventarios de transferencia primaria(proceso de transferencia primaria).
Lineamiento 10°, Secc. II, Fracc. I a V.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Son aquellos que integran expedientes en su etapa semiactiva (asuntos ya en conclusión),
debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionan bajo previo cumplimiento de su
plazo precaucional, con el fin de ser transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a
su baja y/o destrucción.
ARCHIVO HISTÓRICO
El archivo histórico se integra con los documentos procedentes de los archivos de Concentración o
de otras fuentes históricas, en el se custodian la documentación que por su carácter debe
conservarse indefinidamente.
Valor informativo, testimonial, evidencial, cuyo objetivo mayor será la difusión y control de la
documentación que da nombre, forma, valor o estructura a la dependencia.
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS (Funciones)
Establecer de acuerdo con la normatividad vigente los criterios y procedimientos
que deben ser implementados por los archivos de la Dependencia.
Administrar la información General de la Dependencia; así como la referente a las
series documentales que se manejan en los archivos.
Diseñar, validar y adecuar sistemas electrónicos para el manejo de los archivos de
la Dependencia.
Elaborar reportes generales de consulta y control de los archivos.
Desincorporar e Incorporar Series Documentales.
Lineamientos Generales, Capitulo II De la Organización de Archivos.
MÓDULO 4
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTA
Objetivo Particular:
Capacitar a los participantes, en el manejo de los instrumentos de consulta y en la aplicación de
los instrumentos de control de archivos.
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN
Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
D. O. F.: Viernes 20 de Febrero de 2004
CATÁLOGO
Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones
sustantivas de cada dependencia o entidad.
Se encuentra integrado por:
Fondo:
Conjunto de documentos producidos Orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo
nombre se identifica.
Nombre de la Dependencia:
COMISION NACIONAL DE ACUACULTURA Y PESCA (CONAPESCA)
Clave del Fondo 100.
SECCIÓN
Grupo documental. Son los asuntos generales que maneja una institución o dependencia en el
desarrollo de sus atribuciones.
Si es por áreas:
OFICINA DEL COMISIONADO
Clave de la sección: 100.1
Si es por asunto:
1C Legislación
2C Asuntos Jurídicos
3C. Programación, Organización y Presupuestación
4C Recursos Humanos,
etc.
SERIE
División de una sección. que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro
común.
Si es por área:
ACTIVIDADES PESQUERAS Y ACUICOLAS.
Clave de la Serie 100.1/1
Si es por asuntos:
1C.5 Convenios y Tratados
2C.6 Asistencia, Consulta y Asesorías
3C.7 Disposiciones en materia de organización
4C.3
Expediente de personal, etc.)
SUB SERIE
División de una serie, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro
especifico. Inclusive esta puede determinar el No. Consecutivo del Expediente.
Si es por asuntos:
1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA EDUCATIVA
1 ORGANIGRAMAS
2 MEMORIA INSTITUCIONAL
3 ESTRUCTURA EDUCATIVA
4 FECHAS DE CREACIÓN DE CENTROS, UNIDADES DE ENSEÑANZA E INVESTIGACION
5 SELECCIÓN DE DIRECTOR (TERNA)
6 MANUAL DE IDENTIDAD IPN. - PRESIDENCIA
MÓDULO 4
FÓRMULA CLASIFICADORA
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Establece los valores primarios de los documentos, los plazos de conservación, la vigencia
documental (tiempo de guarda), la clasificación de reserva o confidencialidad, los valores
secundarios (históricos) y el destino final.
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Lo que diferencia a los dos expedientes del siguiente ejemplo
Q0A000/1C.8/03 es el año del expediente.
MÓDULO 5
PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
Objetivo Particular:
Identificar y aplicar los documentos y formatos oficiales para las transferencias primarias.
TRANSFERENCIA PRIMARIA
•
Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a disposición del Archivo de
Concentración la documentación que por razones de tiempo han cumplido ya con su
Vigencia en su etapa activa de acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental.
•
Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por escrito a la Coordinación de
Archivos de la Dependencia.
EXPURGO
•
Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente
determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración.
•
Esta acción debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y trascendencia,
sujetándose a las normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición
documental.
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
V.- RECURSOS MATERIALES.
8.- Archivos.
Se entrega en este acto la relación de los expedientes y demás documentación que integran los
archivos de la Unidad Administrativa, debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, señalando los casos en los que
la información contenida en los mismos se encuentra incompleta, conforme al Anexo 28 (104).
En caso de que el Titular de la Unidad Administrativa en la que se realice la entrega y recepción
funja como Titular de la Unidad de Enlace, en términos de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental, se deberá señalar lo siguiente:
“Se entrega en este acto la relación de los expedientes, carpetas y demás documentación que
integran los archivos de la Unidad de Enlace y, en su caso, del Comité de Información,
debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, conforme al Anexo (105).”
MÓDULO 6
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Objetivo Particular:
Análisis sobre la importancia de Digitalizar los documentos; identificar y contar con un sistema para
la búsqueda, organización y clasificación de la documentación generada o recibida por la
Dependencia.
¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS?
•
La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para
almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de
imágenes digitales.
•
Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier
computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con
respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones
Conviene saber que:
El concepto de la oficina sin papel revoluciona el manejo documental de las organizaciones,
sustituye el uso del papel por imágenes digitales, con grandes beneficios como la reducción de
áreas de archivo físico, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental,
entre otros.
•
Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 m2, en tanto que
300,000 imágenes caben en 30 CD´s.
•
El costo de una fotocopia es similar al de un imagen digitalizada, la fotocopia no
puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede
incorporarse a cualquier sistema automatizado.
Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una
imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de
usuarios.
ANEXOS
BIBLIOGRAFIA
AUTOR ( APELLIDOS PATERNO, MATERNO Y NOMBRE), “TÍTULO", EDITORIAL, LUGAR, AÑO.









Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, ultima reforma
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, DOF 11 de
Junio de 2002.
Ley Federal de Archivos, DOF 23 de Enero de 2012.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, DOF 11 de junio de 2003.
Reglamento interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, DOF 2 de mayo
de 2007.
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y entidades de la Administración Pública, D.O.F 20 de Febrero del 2004.
Lineamientos de Protección de Datos Personales, DOF 30 de octubre de 2005.
Acuerdo por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de
Transparencia, D.O.F 12 de Julio del 2010.
Acuerdo por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que
se emitió el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia, DOF
27 de Julio de 2011.