2. Manual de Procedimientos Unidad de

i
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ANTECEDENTES PENALES –UNAP–
Guatemala, Diciembre de 2011
ii
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
3
OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL
4
CAMPO DE APLICACIÓN
4
NORMAS GENERALES DEL MANUAL
4
DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD
6
MISIÓN
6
VISIÓN
6
FUNCIONES
6
OBJETIVOS
7
GENERAL
7
ESPECÍFICOS
7
BASE LEGAL
8
ORGANIGRAMA, UNIDAD DE ANTECEDENTES PENALES
9
POLÍTICAS DE LA UNIDAD
9
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
10
LISTA DE PROCEDIMIENTOS
11
PROCESO No. 1: ATENCIÓN AL PÚBLICO (ATP)
11
PROCESO No. 2: ARCHIVO (ARC)
11
PROCESO No. 3: DELEGACIONES DEPARTAMENTALES (DDP)
11
PROCESO No. 4: SECRETARÍA (SCR)
11
PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO)
PROCESO No. 1: ATENCIÓN AL PÚBLICO (ATP)
12
12
1.01 Emisión de Carencia de Antecedentes Penales
12
1.02 Razonamiento de boleta de Carencia de Antecedentes Penales
15
1.03 Distribución de boletas de Antecedentes Penales a operadores de la
Unidad de Antecedentes Penales (UNAP)
17
1.04 Cuadre diario de recibos y boletas
19
i
PROCESO No. 2: ARCHIVO (ARC)
21
2.01 Ingreso de nuevos registros, Formas No. 1 Inhabilitaciones
21
2.02 Revisión y autorización de homónimos o elaboración de ficha de
Antecedentes Penales
24
2.03 Trámite para rehabilitación de Antecedentes Penales
27
2.04 Trámite para corrección y/o ampliación de nombre o datos a
registros en el sistema
30
PROCESO No. 3: DELEGACIONES DEPARTAMENTALES (DDP)
33
3.01 Emisión de Carencia de Antecedentes Penales por medio de
Formas No. 3
33
3.02 Envío de materiales y suministros a Delegaciones Departamentales
36
3.03 Cuadre de boletas y recibos diarios por delegado
38
3.04 Recepción y revisión de cuadres
40
PROCESO No. 4: SECRETARÍA (SCR)
4.01 Elaboración de auténticas de boletas de Carencia de
Antecedentes Penales
42
42
GLOSARIO
44
ANEXOS
45
ii
INTRODUCCIÓN
La Unidad de Antecedentes Penales fue creada en el año de 1932, por el decreto No. 1,568 bajo el
nombre de Dirección de Estadística Judicial ubicada en el edificio de la Corte Suprema de Justicia.
El 1 de febrero del año 2002, fue trasladada a su actual ubicación en el Edifico El Jade zona 9 y se
estableció como Unidad de Antecedentes Penales del Organismo Judicial, según Acuerdo No. 372002 de Presidencia del Organismo Judicial.
Es una Unidad que depende directamente de la Presidencia de este Organismo.
Su función
principal es la de llevar un cuidadoso, completo y actualizado registro de las personas
sentenciadas por la comisión de cualquier delito, reportado por los órganos jurisdiccionales.
Los registros de la base de datos de esta Unidad son utilizados para extender Constancias de
Carencia de Antecedentes Penales o Fichas de Antecedentes Penales a Instituciones de Justicia,
Juzgados, Profesionales del Derecho, Empresas e Instituciones y Personas Individuales que lo
soliciten.
Su objetivo principal es brindar un servicio eficiente y de calidad, para lograr la satisfacción del
público que visita las instalaciones de la Unidad. Asimismo, servir de apoyo al área jurisdiccional
del Organismo Judicial y otras instituciones del área a través de brindar información oportuna y
confiable respecto a personas sentenciadas.
3
OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL

Contar con un documento que permita establecer en forma clara, sencilla y sistemática las
actividades que se realizan en esta Unidad.

Poder orientar al personal por medio de una capacitación técnica de los procedimientos en el
manejo de documentos, actualización y archivo.

Controlar los diferentes procedimientos efectuados para evitar errores.

Lograr eficiencia y eficacia en las actividades, que permita una máxima utilización de los
recursos existentes.

Establecer y mantener la eficacia y la eficiencia en las operaciones internas de esta Unidad.
CAMPO DE APLICACIÓN
El presente manual está enfocado a la emisión de constancias de carencia de Antecedentes
Penales, su razonamiento, la elaboración de auténticas de las mismas, elaboración de fichas de
antecedentes penales, así como los procedimientos realizados para consulta en el archivo físico de
la Unidad, mediante las formas emitidas por Juzgados, Tribunales y entes del Sector Justicia;
también
incluye
los
procedimientos
utilizados
para
la
atención
de
las
Delegaciones
Departamentales. La implementación del mismo tiene como fin, facilitar la realización de dichas
actividades.
NORMAS GENERALES DEL MANUAL

Proporcionar una copia a cada empleado de la Unidad para que sea conocido por todos y sirva
de guía al momento de ejecutar sus actividades.

Deberá hacerse una revisión del contenido cada año para mantenerlo actualizado con relación
a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los
procedimientos que se establecen.

Servirá como medio de comunicación entre los empleados y el encargado de la Unidad.

Deberá emplearse como herramienta de control.

La documentación que envían los Órganos Jurisdiccionales debe ser enviada vía oficial.
4

La documentación que envíen los Órganos Jurisdiccionales debe ser enviada con fecha
reciente, de no más de tres meses posterior a la fecha de emisión del documento.

La Formas No. 1 o Aviso de Inhabilitación debe contener los siguientes datos:
o
Nombres y apellidos del procesado,
o
Cédula de vecindad No. de Orden y Registro,
o
Lugar de nacimiento,
o
Nombres y Apellidos del padre,
o
Nombres y Apellidos de la madre,
o
Hijo de matrimonio,
o
Nacionalidad,
o
Edad (años cumplidos),
o
Sexo,
o
Lee y escribe,
o
Estado Civil: Soltero, casado, unido de hecho, divorciado o viudo.
o
Profesión y oficio,
o
Lugar de residencia,
o
Lugar donde trabaja,
o
Educación: Primaria, Secundaria, Superior, Otras.
o
Denominación del delito,
o
Grado de delito: Consumado o tentativa.
o
Fecha en que se cometió el Delito,
o
Lugar donde se cometió el Delito,
o
Fecha de Medida Sustitutiva,
o
Calidad de delincuente: a) Primario, Reincidente, Habitual; b) Autor o Cómplice.
o
Estado Patológico: Psíquico, Físico, Delito cometido en estado de ebriedad.
o
Fecha del Auto de Prisión,
o
Fecha de Sentencia de 1ra. Instancia,
o
Fecha de Sentencia de 2da. Instancia,
o
Fecha Sentencia Casación,
o
Juzgado que dictó la Sentencia, Causa o Ejecutoria, Oficial.
o
Pena impuesta.
o
Observaciones
o
Impresiones Dactilares: Serie, Sección.

Sellos Tribunal,

Lugar y fecha,

Firma y Nombre Completo del Secretario,

Firma y Nombre Completo del Juez.
5
DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD
La Unidad de Antecedentes Penales, fue creada para llevar un registro detallado y exacto de las
personas que por cualquier delito fueron condenadas en los diferentes Juzgados y Tribunales del
país, contando con la información de las personas, sus delitos, sentencias, fechas relevantes y
estatus de cada uno. Dicho registro se utiliza para la emisión, por medio de consultas a la base de
datos de esta Unidad, de constancias de carencia de Antecedentes Penales o fichas de
Antecedentes Penales a cualquier Institución de Justicia, Juzgados, Profesionales del Derecho,
Empresas e Instituciones y Personas Individuales que lo soliciten.
Se encuentra estructurada por la Dirección, Secretaría y tres Secciones específicas, siendo éstas:
Sección de Atención al Público, Sección de Archivo y Sección de Delegaciones Departamentales,
tal como se muestra en el organigrama de dicha Unidad.
MISIÓN
Proporcionar a toda persona particular o Entidades Públicas o Privadas de la República, la
información veraz y exacta, sobre la existencia o carencia de antecedentes penales de una
persona, brindando este servicio de forma rápida, amable y con alta calidad en el servicio al
usuario, contando para ello con una base tecnológica acorde a este accionar y el personal
capacitado para desarrollar dicho trabajo.
VISIÓN
Ser una Unidad con alta vocación de servicio al usuario, moderna, con personal capacitado, que
brinde información confiable, rápida, exacta y actualizada de la existencia o no de antecedentes
penales, por medio de la más alta tecnología informática en todos los Departamentos de la
República y los principales Municipios de la Ciudad Capital; con total transparencia y apegados a la
ley, garantizando un servicio eficiente, descentralizado y a la entera satisfacción del usuario.
FUNCIONES
Mantener registro actualizado de las personas que son sentenciadas a cumplir una condena y con
base a éste, emitir informes de antecedentes penales a las personas que los soliciten.
6
Atender la solicitud de:

Constancias de antecedentes penales hechas por los usuarios de todo el país, siendo el
trámite personal o familiar, debiendo presentar los interesados, su cédula de vecindad
completa o Documento Personal de Identificación –DPI– en buen estado o una certificación
del asiento de la cédula reciente o fotocopia completa de cédula y/o DPI autenticada y
reciente, para extranjeros pasaporte vigente o fotocopia autenticada y reciente y cancelar
el costo de la constancia.

Informes de antecedentes penales sin costo solicitados por:

Juzgados y Tribunales,

Junta Regional de Prisiones,

Ministerio Público

Instituto de la Defensa Pública Penal
Los cuales deberán realizarse por medio de formato establecido para el efecto,
remitiéndose a los interesados a través de la recepción, según el orden en que fueron
solicitados.
OBJETIVOS
GENERAL
Garantizar y generar la emisión de Antecedentes Penales e información relacionada; prestando un
servicio óptimo al usuario, para mantener una imagen de excelencia en el servicio al usuario,
representando adecuadamente al Organismo Judicial y funcionando de acuerdo a su misión,
garantizando la extensión de informes sobre antecedentes penales de forma eficiente y eficaz.
ESPECÍFICOS

Extender Constancias de antecedentes penales a cualquier Institución de Justicia, entidad
privada, profesionales y usuarios en general que las soliciten, conociendo lo que de ellas
consta, en los archivos y registros de la Unidad.

Mantener archivo y registros eficientes de los antecedentes penales existentes que coadyuven
a la agilización de los informes respectivos.
7
BASE LEGAL

Acuerdo número 9-93 de fecha 3 de agosto de 1993, emitido por la Corte Suprema de Justicia,
que en su Artículo 6 literalmente indica “Con base en sus archivos, fichas y registros, la DEJ
proporciona, conforme a la ley, los informes de su competencia que solicitan, llenando los
requisitos preestablecidos, los Juzgados de la República de Guatemala dentro de su función
jurisdiccional, los órganos administrativos y las entidades autorizadas por la Presidencia del
Organismo Judicial y extiende las constancias solicitadas por toda persona interesada en
conocer lo que de ella conste en los mismos, en cumplimiento del mandato contenido en el
artículo 31 de la Constitución Política de la República de Guatemala”.

Acuerdo número 037-002 de fecha 17 de junio de 2002, emitido por la Presidencia del
Organismo Judicial, que en su Artículo 6º literalmente indica “En el nuevo esquema la
Dirección de Estadística Judicial se denomina Unidad de Antecedentes Penales (UNAP),
desligándose de la misma, la función de estadísticas judiciales.”

Acuerdo 001-2003 de fecha 15 de enero 2003 emitido por la Corte Suprema de Justicia que en
su Artículo 2 establece “….. que por cada solicitud de constancia relacionada con antecedentes
se cobrará la cantidad de TREINTA QUETZALES (Q 30.00)…..”

Acuerdo número 81/005 de fecha 15 de noviembre de 2005, emitido por la Presidencia del
Organismo Judicial, que en su Artículo 3 literalmente indica “La Dirección de Servicios de
Apoyo Jurisdiccional, coordinará las funciones administrativas de las siguientes unidades:
Servicio Médico Forense, Departamento de Sicología, Unidad de Antecedentes Penales….”

Acuerdo número 11/009 de fecha 10 de febrero de 2009, emitido por la Presidencia del
Organismo Judicial, que en su Artículo 7º literalmente indica: “Organigrama.
El Centro
Nacional de Documentación (CENADOJ), la Unidad de Resolución Alternativa de Conflictos
(RAC) y la Unidad de Antecedentes Penales (UNAP), a partir de la vigencia de este Acuerdo
dependerán de la Presidencia del Organismo Judicial……...”

Artículo 22 de la Constitución Política de la República de Guatemala.

Código Procesal Penal Decreto Legislativo 51-92.

Ley del Organismo Judicial Decreto Legislativo 11-93.

Acuerdo Número 2-2011, Artículo 2. emitido por la Corte Suprema de Justicia, de fecha 26 de
enero de 2011, por medio del cual se exceptúan del pago correspondiente las solicitudes de
antecedentes penales del Ministerio Público y del Instituto de la Defensa Pública Penal,
relacionados con los procesos penales que están a su cargo”.
8
ORGANIGRAMA, UNIDAD DE ANTECEDENTES PENALES
POLÍTICAS DE LA UNIDAD

Mantener observancia de las normas éticas establecidas por el Organismo Judicial.

Acatar las tarifas de los servicios que la Unidad presta, según lo establezcan las autoridades.

Garantizar la seguridad y confiabilidad de la información que se maneja en esta Unidad,
sobre antecedentes penales.

Desarrollar una cultura de servicio al usuario y mantener la excelencia en la calidad del
servicio.
9
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
Para la representación de las actividades en el diagrama de flujo se utiliza la siguiente simbología:
ELIPSE, puede ser utilizada indistintamente para señalar el inicio o fin de un
flujo. Basta colocar en su interior la palabra “inicio” o “fin”, según corresponda.
RECTÁNGULO, es el símbolo que se utiliza para representar las actividades.
Dentro de él, se describe en forma concreta y clara la especificación de la
actividad que pertenece al procedimiento.
FLECHA, se utiliza para conectar actividades, señala la secuencia de las
mismas, el orden en que éstas se ejecutan y la forma en que fluye la
información y los documentos.
ROMBO, es la figura que se utiliza para mostrar las actividades de decisión
que se ejecutan como parte del procedimiento. De igual forma, se utiliza para
mostrar más de una alternativa de acción. En su interior, se describe de forma
concreta y clara la decisión que debe desarrollarse, asimismo, en sus salidas
debe indicarse con un “Si” o un “No” la acción a seguir.
RECTÁNGULO CON BARRAS, es el símbolo que se utiliza para hacer
referencia a otros diagramas de flujo. Cuando el flujo de actividades llega a
esta figura, inicia la ejecución de otro procedimiento.
TRIÁNGULO INVERTIDO, se utiliza para mostrar el archivo físico de
expedientes anulados al terminar el procedimiento.
CÍRCULO, se utiliza para conectar actividades u operaciones dentro del
mismo procedimiento y evitar la saturación de líneas o flechas.
CONECTOR DE PÁGINA, se utiliza para conectar actividades u operaciones
dentro del mismo procedimiento en diferentes páginas, es decir, cuando no es
suficiente una sola página para la elaboración de un procedimiento.
DOCUMENTO, se utiliza para representar un documento que entre, salga o se
genere de una operación, siempre y cuando éste sea relevante para el
procedimiento a diagramar.
10
LISTA DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO No. 1: ATENCIÓN AL PÚBLICO (ATP)

1.01 Emisión de Carencia de Antecedentes Penales.

1.02 Razonamiento de boleta de Carencia de Antecedentes Penales.

1.03 Entrega de boletas de Antecedentes Penales a operadores de la Unidad de
Antecedentes Penales (UNAP).

1.04 Cuadre diario de recibos y boletas.
PROCESO No. 2: ARCHIVO (ARC)

2.01 Ingreso de nuevos registros, Formas No. 1 Inhabilitaciones.

2.02 Revisión y autorización de homónimos o elaboración de ficha de Antecedentes Penales.

2.03 Trámite para rehabilitación de Antecedentes Penales.

2.04 Corrección o ampliación, al registro de antecedente penal.
PROCESO No. 3: DELEGACIONES DEPARTAMENTALES (DDP)

3.01 Emisión de Carencia de Antecedentes Penales por medio de Formas No. 3.

3.02 Envío de materiales y suministros a Delegaciones Departamentales.

3.03 Cuadre de boletas y recibos diarios por delegado.

3.04 Recepción y revisión de cuadres.
PROCESO No. 4: SECRETARÍA (SCR)

4.01 Elaboración de auténticas de boletas de Carencia de Antecedentes Penales.
11
PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO)
PROCESO No. 1: ATENCIÓN AL PÚBLICO (ATP)
1.01
Emisión de Carencia de Antecedentes Penales
12
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Usuario
: Obtiene recibo del banco y se presenta a la ventanilla de atención al público.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Operador
: Requiere al usuario: el recibo de pago y documento de identificación
(Cédula de vecindad, DPI, pasaporte vigente, certificación de asiento de
cédula o fotocopias autenticadas). Verifica que el recibo se encuentre
sellado, firmado y certificado por el banco.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Operador
: Revisa si el recibo está correcto.
Si: Continúa en paso número 5.
No: Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Operador
: Devuelve recibo al usuario para que realice trámite de corrección en el
banco y continúa en paso número 1.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Operador
: Verifica que el documento de identificación presentado sea original y se
encuentre en condiciones aceptables para poder realizar el trámite.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Operador
: Revisa si el documento es correcto.
Si: Continúa en paso número 8.
No. Continúa en paso número 7.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Operador
: Rechaza documento e informa a usuario los requisitos necesarios para
poder reiniciar el trámite y la validez de su recibo de pago para el efecto.
Reinicia en paso número 5.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Usuario
: Consulta en el sistema de consulta e impresión de antecedentes penales,
los nombres y apellidos del usuario para constatar si figura en la base de
datos de antecedentes penales.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Operador
: Verifica si el registro figura en la base de datos.
Si: Continúa en paso número 10.
No: Continúa en paso número 12.
13
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 10
: Operador
: Informa a usuario respecto al tiempo del trámite, e ingresa a menú de
consulta de homónimos, ingresa datos de documento de identificación y
queda a la espera de la respuesta de archivo. Continúa en procedimiento:
Revisión y autorización de homónimos o elaboración de ficha de
antecedentes penales (ARC-2.02).
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 11
: Operador
: Viene de procedimiento: Revisión y autorización de homónimos o
elaboración de ficha de antecedentes penales (ARC – 2.02).
Obtiene respuesta de homónimo y autorización para impresión de boleta de
carencia de antecedentes penales.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 12
: Operador
: Imprime boleta de carencia de antecedentes penales, revisa y entrega a
usuario para que constate sus datos.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 13
: Operador
: Recibe boletas de carencia de antecedentes penales, documento de
identificación y verifica datos.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 14
: Usuario
: Revisa si la boleta de carencia de antecedentes penales está correcta.
Si: Continúa en paso número 16.
No: Continúa en paso número 15.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 15
: Operador
: Recibe boletas de carencia y documento de identificación para corregir
error. Continúa en paso número 12.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 16
: Operador
: Archiva copia amarilla del recibo de pago. Finaliza el procedimiento.
14
1.02
Razonamiento de boleta de Carencia de Antecedentes Penales
15
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Usuario
: Solicita razonamiento en boleta de Carencia de Antecedentes Penales y
entrega documento de identificación.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Operador
: Elabora razonamiento y lo firma.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Jefe de Atención al Público
: Revisa si coinciden los datos.
Si: Continúa en paso número 6.
No. Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Jefe de Atención al Público
: Devuelve boleta para corrección.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Operador
: Anula boleta y emite una nueva para corrección. Regresa al paso número 2.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Jefe de Atención al Público
: Firma y sella boleta y la adjunta al documento presentado por el usuario.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Operador
: Entrega documento presentado por usuario y boleta.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Usuario
: Recibe boleta razonada y documento presentado.
16
1.03
Distribución de boletas de Antecedentes Penales a operadores de la Unidad de
Antecedentes Penales (UNAP)
17
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Operador
: Solicita boletas de Antecedentes Penales.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Jefe de Atención al Público
: Revisa numeración de boletas a entregar y anota rango de boletas en el
libro de control.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Jefe de Atención al Público
: Asigna boletas al operador en el sistema.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Operador
: Revisa si el número de las boletas es correlativo y si están completas según
la cantidad que solicitó.
Si: Continúa en paso número 6.
No: Continúa en paso número 5.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Operador
: Reporta a la Jefatura de su área y se levanta el acta respectiva para hacer
constar el faltante por parte de la Empresa que se encarga de la impresión
de dichas boletas.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Operador
: Firma de conformidad con lo recibido y finaliza el procedimiento.
18
1.04
Cuadre diario de recibos y boletas
19
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Operador
: Cuenta los recibos de pago, las boletas de Antecedentes Penales utilizadas
y anuladas y cuadra.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Operador
: Verifica si los documentos cuadran
Si: Continúa en paso número 4.
No: Continúa en paso número 3.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Operador
: Llena recibo 220-C por el valor del recibo faltante, deposita en el banco y
adjunta a hoja de cuadre.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Operador
: Ingresa datos en hoja de cuadre e imprime.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Jefe de Atención al Público
: Revisa cuadre entregado por el Operador contra el sistema.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Jefe de Atención al Público.
: Revisa si coinciden los datos del cuadre entregado y el sistema.
Si: Continúa en paso número 7.
No: Continúa en paso número 1.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Jefe de Atención al Público
: Sella y firma de Visto Bueno la hoja de cuadre y archiva.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Operador
: Recibe y archiva copia firmada y sellada de hoja de cuadre y finaliza
procedimiento.
20
PROCESO No. 2: ARCHIVO (ARC)
2.01
Ingreso de nuevos registros, Formas No. 1 Inhabilitaciones
21
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Órgano Jurisdiccional
: Emite aviso de inhabilitación de personas sentenciadas y remite a Unidad de
Antecedentes Penales, el cual debe contener los siguientes datos: Nombres
y apellidos del procesado, cédula de vecindad, lugar de nacimiento,
nombres y apellidos del padre, nombres y apellidos de la madre, edad,
denominación del delito, fecha en que cometió el delito, lugar donde cometió
el delito, fecha de medida sustitutiva, fecha sentencia de 1ra. Instancia, 2da.
Instancia, casación, juzgado que dictó la sentencia y la pena impuesta.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Recepción
: Recibe Forma 1/Oficio de Inhabilitación, elabora conocimiento y traslada al
Archivo de Unidad de Antecedentes Penales.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Operador
: Recibe Forma 1/Oficio de Inhabilitación y verifica los datos según lo indicado
en paso número 1.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Operador
: Verifica que los datos están completos.
Si: Continúa en paso número 6.
No: Continúa en paso número 5.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Operador
: Se opera y elabora oficio solicitando los datos pendientes al Órgano
Jurisdiccional que corresponde.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Operador
: Consulta en el sistema los nombres y apellidos de la persona sentenciada
para constatar si ya cuenta con registro.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Operador
: Verifica si figura en la base de datos.
Si: Continúa en paso número 10
No: Continúa en paso número 8.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Operador
: Ingresa al sistema, graba registro y coloca sello de registro en Forma 1/
Oficio de Inhabilitación.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Operador
: Elabora tarjeta kardex a registro nuevo y continúa en paso número 12.
22
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 10
: Operador
: Busca y actualiza tarjeta kardex con información reciente, asigna número de
libro y folio a Forma 1/Oficio de Inhabilitación.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 11
: Operador
: Complementa datos en registro del sistema de antecedentes penales.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 12
: Operador
: Archiva tarjeta kardex en donde corresponde y archiva Forma 1/Oficio de
Inhabilitación en libro correspondiente, finalizando el procedimiento.
23
2.02
Revisión y autorización de homónimos o elaboración de ficha de Antecedentes
Penales
24
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: Inicio
:
: Viene de los Procedimientos:
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Jefe del Archivo
: Verifica en la pantalla del sistema la consulta efectuada por los operadores,
Emisión de Carencia de Antecedentes
Penales (ARC-1.01) y Emisión de carencia de Antecedentes Penales por
medio de Formas No. 3 (DDP-3.01)
imprime y asigna al operador de Archivo.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Operadores Sección de Archivo
: Recibe consulta, verifica nombre y compara datos en el sistema.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Operador Sección de Archivo
: Verifica si hay similitud de datos.
Si: Continúa en paso número 6.
No: Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Operador Sección de Archivo
: Coloca resultado de “homónimo” en consulta impresa y entrega a Jefe.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Jefe de Archivo
: Registra resultado de homónimo en sistema y autoriza impresión de boleta y
continúa en Procedimientos: Emisión de Carencia de Antecedentes Penales
(ARC-1.01) y Emisión de carencia de Antecedentes Penales por medio de
Formas No. 3 (DDP-3.01).
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Operador Sección de Archivo
: Consulta tarjeta kardex y Forma 1 (físico) para comparar datos.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Operador Sección de Archivo
: Verifica si son los mismos datos.
Si: Continúa en paso número 8.
No: Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Operador Sección de Archivo
: Requiere otro documento de identificación a usuario para descartar o
confirmar ficha.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Usuario
: Presenta documentación requerida.
25
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 10
: Operador Sección de Archivo
: Confirma si coinciden los datos.
Si: Continúa en paso número 11.
No: Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 11
: Operador Sección de Archivo
: Elabora ficha u oficio informando lo relativo a la sentencia registrada y la
traslada al Jefe.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 12
: Jefe de Archivo
: Registra resultado de consulta en sistema, firma ficha y traslada para su
distribución, finalizando el procedimiento.
26
2.03
Trámite para rehabilitación de Antecedentes Penales
27
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Órgano Jurisdiccional
: Emite resolución de rehabilitación, elabora solicitud y traslada.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Recepción
: Recibe, registra, elabora conocimiento y traslada al Archivo.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Recibe solicitud de rehabilitación con documentación soporte, asigna
operador y traslada.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Recibe solicitud y verifica en el sistema, si los datos están registrados según
resolución y solicitud emitidos por el órgano jurisdiccional.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Evalúa si coinciden los datos.
Si: Continúa en paso número 9.
No: Continúa en paso número 6.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Elabora oficio de devolución, anota en libro de control y traslada.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Revisa, firma y traslada para envío.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Recepción
: Recibe, registra y remite a dependencia solicitante, continúa en paso
número 1.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Elabora informe interno de rehabilitación, elabora tarjeta rosada de
rehabilitación y adjunta a tarjeta blanca, anota rehabilitación en tarjeta
blanca y traslada para revisión.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 10
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Recibe y revisa datos de nueva tarjeta conforme a solicitud de rehabilitación.
28
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 11
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Revisa si todo está correcto.
Si: Continúa en paso número 13.
No: Continúa en paso número 12.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 12
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Recibe, corrige y traslada.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 13
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Da visto bueno y traslada para visto bueno.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 14
: Director Unidad de Antecedentes Penales
: Recibe, verifica, da visto bueno a tarjetas y devuelve expediente al archivo.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 15
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Recibe documentos, archiva tarjeta rosada en kardex físico, adjunta tarjeta
blanca a expediente interno de rehabilitación, anota en libro de control y
archiva, finalizando el procedimiento.
29
2.04
Trámite para corrección y/o ampliación de nombre o datos a registros en el
sistema
30
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Órgano Jurisdiccional
: Emite oficio solicitando corrección y/o ampliación y traslada.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Recepción Unidad de Antecedentes Penales
: Recibe, registra, emite listado y traslada al Archivo.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Recibe listado y solicitud de corrección y/o ampliación, registra en control
interno, verifica e imprime registro actual en el sistema y asigna.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Recibe y verifica si la corrección y/o ampliación es al nombre o a otro dato
del registro.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Determina si es corrección o ampliación de nombre.
Si: Continúa en paso número 6.
No: Continúa en paso número 7.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Crea nuevo registro en el sistema con el nombre remitido, elabora nueva
tarjeta blanca actualizando únicamente el nombre modificado, imprime
nuevo identificador y traslada junto con documentos para revisión.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Ubica el número de identificador del registro grabado, corrige y/o actualiza
los datos según solicitud, razona tarjeta blanca según datos corregidos o
modificados, imprime identificador y traslada junto con documentos para
revisión.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Recibe y revisa registro nuevo y/o corrección/ampliación a datos del registro
actual.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Revisa si es correcta la información.
Si: Continúa en paso número 11.
No: Continúa en paso número 10.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 10
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Recibe, revisa, hace correcciones y traslada, continúa en paso número 8.
31
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 11
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Jefe de Archivo
: Da visto bueno y traslada para conocimiento de la Dirección.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 12
: Director Unidad de Antecedentes Penales
: Recibe, verifica cambios operados en sistema y tarjetas, da visto bueno y
devuelve.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 13
: Sección de Archivo de Antecedentes Penales / Operador
: Recibe expediente, archiva tarjeta blanca en kardex físico, adjunta solicitud
en folio de registro original y archiva finalizando el procedimiento.
32
PROCESO No. 3: DELEGACIONES DEPARTAMENTALES (DDP)
3.01
Emisión de Carencia de Antecedentes Penales por medio de Formas No. 3
33
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Recepcionista
: Recibe solicitud por medio de Forma 3 registra y traslada a operador.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Operador
: Recibe solicitud y verifica que la Forma 3 cumpla con los requisitos mínimos
para el trámite.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Operador
: Revisar si la información es correcta.
Si: Continúa en paso número 6.
No: Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Operador
: Devuelve oficio de rechazo a recepción para que sea devuelta a solicitante.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Recepcionista
: Recibe y devuelve a solicitante, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Operador
: Consulta en el sistema los nombres y apellidos del usuario y constata
registro.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Operador
: Revisa si figura en la base de datos.
Si: Continúa en paso número 8.
No: Continúa en paso número 10.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Operador
: Ingresa a menú “Consulta de Homónimos”, ingresa datos y espera
respuesta de Archivo.
Continúa con el procedimiento: Revisión y
autorización de homónimos o elaboración de ficha de Antecedentes
Penales. (ARC-2.02).
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Operador
: Obtiene respuesta de homónimo y autorización para imprimir boleta.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 10
: Operador
: Imprime boleta de carencia de antecedentes penales o recibe ficha, revisa y
traslada a recepción por conocimiento.
34
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 11
: Recepción
: Recibe boleta o ficha, elabora oficio y entrega a solicitante por conocimiento,
finalizando el procedimiento.
35
3.02
Envío de materiales y suministros a Delegaciones Departamentales
36
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Delegado / UNAP
: Llena y envía por fax solicitud de materiales a la central. La solicitud puede
incluir solicitud de cajas de boletas de carencia de Antecedentes Penales y
recibos de pago.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Operador de fax / UNAP
: Recibe solicitud y analiza si es posible despachar lo solicitado.
Si: Continúa en paso número 4.
No: Continúa en paso número 3.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Operador de fax / UNAP
: Realiza ajustes a solicitud según disponibilidad.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Operador de Fax / UNAP
: Empaca materiales y anota lo enviado en el libro de registro de control.
Continúa en Procedimiento: Servicio de mensajería y paquetería. Unidad de
Transportes (1.17).
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Delegado / UNAP
: Recibe envío.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Delegado / UNAP
: Al momento de recibir revisa si los materiales corresponden a lo que solicitó.
Si: Continúa en paso número 8.
No: Continúa en paso número 7.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Delegado / UNAP
: Informa a la Central y elabora Acta.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Delegado / UNAP
: Envía confirmación de recibo del envío y archiva documentos y suministros
recibidos finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Operador de Fax / UNAP
: Recibe, sella y archiva la hoja de confirmación y finaliza el procedimiento.
37
3.03
Cuadre de boletas y recibos diarios por delegado
38
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Delegado Departamental UNAP
: Detalla recibos de pago operados y boletas emitidas y envía cuadre por fax
o correo.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Jefatura Delegaciones Departamentales
: Revisa si cuadran los recibos y boletas de carencia de Antecedentes
Penales emitidas.
Si: Continúa en paso número 3
No: Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Delegado Departamental UNAP
: Recibe cuadre con Visto Bueno de revisado y archiva.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Jefatura Delegaciones Departamentales
: Determina qué hace falta.
Recibos de pago: Continúa en paso número 6.
Boletas de Constancia de carencia de Antecedentes Penales: Continúa en
paso número 5.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Jefatura Delegaciones Departamentales
: Da aviso al Delegado y se levanta acta de lo encontrado y toma las
medidas, según el caso lo amerite y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Delegado Departamental UNAP
: Elabora recibo 220-C por el valor del recibo faltante, deposita en el banco y
finaliza el procedimiento.
39
3.04
Recepción y revisión de cuadres
40
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Delegado Departamental
: Envía por medio de fax o correo interno, el cuadre de boletas, recibos,
formas 3 y explicaciones de errores.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Jefatura de Delegaciones Departamentales
: Imprime el reporte registrado en el sistema de boletas y recibos utilizados
por delegado.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Jefatura de Delegaciones Departamentales
: Revisa si la correlatividad de las boletas es correcta.
Si: Continúa en paso número 5.
No: Continúa en paso número 4.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Delegado Departamental
: Corrige los errores y continúa en el paso número 1.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Jefatura de Delegaciones Departamentales
: Revisa si la cantidad de boletas y recibos son acordes al reporte del
sistema.
Si: Continúa en paso número 6.
No: Continúa en paso número 7
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Jefatura de Delegaciones Departamentales
: Firma cuadres y los envía vía fax, continúa en el paso número 9.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Jefatura de Delegaciones Departamentales
: Verifica qué documento hace falta.
Boletas de Carencia de Antecedentes Penales: Continúa en paso número
10.
Recibos: Continúa en paso número 8.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 8
: Delegado Departamental
: Elabora recibo 220-C por el valor del recibo faltante y deposita en el banco.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 9
: Delegado Departamental
: Archiva los cuadres y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 10
: Jefatura de Delegaciones Departamentales
: Da aviso al Delegado y levanta acta de lo encontrado, toma las medidas,
según el caso lo amerite y finaliza el procedimiento.
41
PROCESO No. 4: SECRETARÍA (SCR)
4.01
Elaboración de auténticas de boletas de Carencia de Antecedentes Penales
42
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 1
: Usuario
: Solicita la elaboración de auténtica en las boletas de Carencia de
Antecedentes Penales.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 2
: Secretaría
: Revisa si la boleta de carencia de Antecedentes Penales es reciente, la
impresión debe ser legible y ocupando los espacios designados.
Si: Continúa en paso número 3.
No: Continúa en paso número 7.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 3
: Secretaría
: Llena boleta de constancia de firma auténtica y adjunta boleta de carencia
de Antecedentes Penales.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 4
: Director
: Firma y sella la boleta de carencia de Antecedentes Penales y la boleta de
constancia de firma auténtica.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 5
: Secretaría
: Devuelve documentos e indica al usuario que el trámite continúa en el
Registro de Procesos Sucesorios del Organismo Judicial. (Este es un
procedimiento que continuará en la Secretaría de la Corte Suprema de
Justicia).
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 6
: Usuario
: Recibe boleta de carencia de Antecedentes Penales y boleta de constancia
de firma auténtica y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
: 7
: Secretaría
: Rechaza documentos y los entrega al usuario y finaliza el procedimiento.
43
GLOSARIO
Auténtica: Son constancias de antecedentes penales que están firmadas y selladas en original por el Director
de la Unidad y luego el interesado debe llevar el antecedente a la oficina de Procesos Sucesorios ubicada en
el edificio de la Corte Suprema de Justicia, para que se certifique su autenticidad, para trámites en el
extranjero.
Boleta de Carencia de Antecedentes Penales: Es el documento en donde consta que al interesado no le
aparecen antecedentes penales.
Boleta de Constancia de firma auténtica: Es requerida por el Registro de Procesos Sucesorios del Organismo
Judicial, para continuar el trámite en la Secretaría General de la Presidencia del Organismo Judicial.
Ficha: Es la Constancia o Informe de Antecedente Penal, éste indica que el interesado sí tiene antecedentes
penales y detalla los mismos.
Fichas Canceladas: Es la carencia de antecedentes penales que se da a la persona que ha tenido
antecedentes penales, pero ya hizo su trámite de rehabilitación.
Formas 1: Es el formulario que utilizan los Juzgados con todos los datos del proceso por el cual fue
condenada la persona que tiene antecedentes penales y que se envía a esta Unidad para su grabación.
Formas 3: Son solicitudes de antecedentes penales, enviadas por Juzgados y Tribunales, Defensa Pública y
Ministerio Público. Son hojas de solicitud que deben contener las generales del interesado, firma y sello de la
entidad solicitante, número de proceso etc. Estas constancias no tienen costo.
Homónimo: Indica que el interesado se llama igual que una persona que sí tiene antecedentes penales, pero
las generales varían.
Recibo de Pago: Es el documento que se utiliza como comprobante del pago de Q.30.00, realizado en los
bancos autorizados para cobrar el trámite de antecedentes penales.
Rehabilitación: El trámite legal utilizado para cancelar los antecedentes penales de las personas que han sido
condenadas.
Tarjeta: Es una hoja tamaño media carta que se utiliza para anotar los datos principales de las personas que
tienen antecedentes penales y poder realizar las consultas de véases, homónimos y fichas en base a ellas.
Tarjeta Blanca: Es la tarjeta en la que se hacen constar todos los datos de la persona que aparece con
antecedentes, luego de recibir la Forma No. 1 se elabora esta tarjeta con todas las generales del reo y del
juzgado que llevó el caso, así como del juzgado que dictó sentencia, se confrontan y se adjunta al archivo
físico.
Tarjeta Rosada: Es la tarjeta que se redacta después de que el incidente de rehabilitación pasó por la revisión
correspondiente y fue aceptada, se utiliza para la cancelación de ficha (Rehabilitación del delito cometido), en
esta se incluyen los datos del reo, nombres y apellidos completos del rehabilitado, los datos de identidad del
mismo, los números de libro y folio de la Forma No. 1, fecha, juzgado, delito y fechas de sentencia, así como
la fecha en que se canceló la ficha del reo, para luego ser archivada en el archivo físico de la Sección de
Archivo de la Unidad de Antecedentes Penales.
Véase: Es la consulta que se hace al archivo físico, en caso de dudas sobre si la persona tiene homónimo o
ficha por coincidir varios de los nombres del interesado, con personas que si tienen antecedentes penales.
44
45
1.01 EMISIÓN DE CARENCIA DE ANTECEDENTES PENALES
RECIBO POR PAGO DE ANTECEDENTES PENALES
46
MENÚ “CONSULTA DE HOMÓNIMOS”
47
BOLETA DE CARENCIA DE ANTECEDENTES PENALES
48
1.02 RAZONAMIENTO DE BOLETA DE CARENCIA DE
ANTECEDENTES PENALES
RAZON: Según cédula de vecindad presentada con número de orden A guión uno y
registro xxxxxx, extendida por el Alcalde municipal de Guatemala, del departamento
de Guatemala, se hace constar que los nombres de: xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx y
xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx, corresponden e identifican a la persona que aparece
en el anverso del presente documento. Guatemala diecisiete de mayo de dos mil
once.----------------------------------------------------Elaboró: xxxxxxxx
Vo. Bo.
xxxxxxxxxxxxxxx
Encargado de Sección de Ventanillas
49
1.04 CUADRE DIARIO DE RECIBOS Y BOLETAS EN LA SECCIÓN DE
ATENCIÓN AL PÚBLICO
50
RECIBO 220-C UTILIZADO PARA REPONER EL VALOR DE LA COPIA
AMARILLA DE UN RECIBO, FALTANTE EN CUADRE DE ATENCIÓN
AL PÚBLICO
51
52
2.01 INGRESO DE NUEVOS REGISTROS
FORMAS No. 1
53
2.01 INGRESO DE NUEVOS REGISTROS
FORMA DE INHABILITACIÓN
54
TARJETA KARDEX (BLANCA), PARA REGISTRO NUEVO
55
2.02 REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE HOMÓNIMOS O
ELABORACIÓN DE FICHA DE ANTECEDENTES PENALES
FICHA DE ANTECEDENTES PENALES
56
2.03 TRÁMITE PARA REHABILITACIÓN DE ANTECEDENTES
PENALES
OFICIO CON SOLICITUD DE REHABILITACIÓN DE ANTECEDENTES
PENALES O CANCELACIÓN DE FICHA
57
INFORME INTERNO CON DETALLE DE LA REHABILITACIÓN
58
TARJETA KARDEX (ROSADA)
59
2.04 CORRECCIÓN AL REGISTRO DE ANTECEDENTES PENALES
60
2.04 AMPLIACIÓN AL REGISTRO DE ANTECEDENTES PENALES
61
62
3.01 EMISIÓN DE CARENCIA DE ANTECEDENTES PENALES
FORMA 3
63
3.02 ENVÍO DE MATERIALES Y SUMINISTROS A DELEGACIONES
DEPARTAMENTALES
SOLICITUD DE PAPELERÍA (MATERIALES Y SUMINISTROS)
64
CONFIRMACIÓN DE PAPELERÍA RECIBIDA
(MATERIALES Y SUMINISTROS)
65
3.03 CUADRE DE BOLETAS Y RECIBOS DIARIOS, POR DELEGADO
66
3.04 RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE CUADRES
CUADRE DIARIO DE FORMAS 3
67
68
4.01 ELABORACIÓN DE AUTÉNTICAS DE BOLETAS DE CARENCIA
DE ANTECEDENTES PENALES
BOLETA DE CONSTANCIA DE FIRMA AUTÉNTICA, UTILIZADA
PARA CONTINUAR TRÁMITE DE AUTÉNTICA EN EL REGISTRO DE
PROCESOS SUCESORIOS, DEL ORGANISMO JUDICIAL
69