[ características clave ] [ Imprescindible para el objetivo cero accidentes ] prosafety multiplicará la eficiencia de la gestión de sus procesos gracias a las ventajas que aportan sus características especiales: COLABORACIÓN USABILIDAD Es una herramienta colaborativa que ayuda a involucrar a toda la organización en la gestión de la seguridad. Varios empleados con roles diferentes pueden intervenir en los flujos de trabajo, contribuyendo a reforzar el compromiso con la seguridad. Su interfaz web es muy intuitiva y minimiza las necesidades de formación de los usuarios. Además incorpora otras utilidades imprescindibles como exportación a Excel o a PDF, herramientas de búsqueda, filtros, y generación automática de métricas e indicadores. SEGUIMIENTO Incluye un eficaz sistema de gestión de tareas y acciones, con responsables y fechas límite. El sistema de firmas, correos electrónicos y paneles de alerta facilitan que ninguna tarea planificada quede sin ejecutar. ESCALABILIDAD La arquitectura modular permite que las distintas aplicaciones puedan ser implantadas gradualmente y configuradas para su organización. El sistema se puede instalar en sus propios servidores o bien en modalidad Cloud Computing que no necesita ningún recurso TI para funcionar. La arquitectura modular de prosafety permite combinar varias aplicaciones de seguridad y utilidades diferentes para construir de forma flexible el sistema más adecuado para cada organización. “Gracias al seguimiento de acciones gestionamos de manera eficiente la seguridad y todo aquello de manera muy sencilla. Imprescindible para el objetivo cero accidentes”. Responsable Área Técnica-Servicio Prevención HC Energía características clave [ Seguimiento ] [ Colaboración ] HERRAMIENTA COLABORATIVA Y DE TRABAJO EN GRUPO GESTIÓN DE TAREAS Y ACCIONES Cada día se demuestra que el trabajo en grupo y la gestión distribuida de la seguridad son claves para disminuir el número de accidentes, por lo que es IMPRESCINDIBLE contar con una herramienta colaborativa como prosafety. El sistema de gestión debe facilitar el seguimiento de las acciones propuestas y evitar el incumplimiento de alguna de ellas. Para ello, prosafety dispone de un sistema de gestión de acciones (correctivas, preventivas), en el que figuran la descripción de la acción a realizar, el responsable de la misma y la fecha límite de resolución. Las aplicaciones de prosafety están concebidas como flujos de trabajo donde intervienen un número determinado de empleados, con roles y responsabilidades diferentes, aportando cada uno la información de la que dispone. Las acciones tienen sus propios estados y pueden seguir un flujo sencillo (pendiente o realizada), o más complejo (con delegación de acciones, aprobación por parte de un superior, solicitud de aplazamientos, etc.) Por ejemplo, el flujo de trabajo de la investigación de un accidente muestra el avance de los distintos estados según se van completando las fases de la investigación, firmándose como realizadas las acciones correctoras propuestas hasta el cierre definitivo. prosafety hace que la seguridad “salga” del departamento de prevención e involucre a toda la línea de trabajo. ALERTAS Y ENVÍO DE E-MAIL FIRMAS EN DOCUMENTO ELECTRÓNICO Para reforzar el seguimiento de las acciones, las aplicaciones disponen de un panel en el que es posible visualizar las tareas pendientes y alertas que hay en cada organización. Además ante sucesos importantes como la notificación de un accidente, la asignación de una acción o, sencillamente, una tarea a realizar, la herramienta es capaz de enviar un aviso vía e-mail. Esta forma rápida y sencilla de notificación permite el ahorro de tiempo y evita confusiones sobre las responsabilidades. Para justificar el cumplimiento de una tarea o de una acción asignada prosafety incorpora un novedoso sistema de firmas electrónico. El e-mail puede ser enviado a un responsable o a un grupo, además permite incluir un enlace a la aplicación para que los responsables puedan rellenar la información pertinente. Este sistema está enlazado con la autenticación del usuario, de tal manera que se puede asegurar que la persona identificada en la aplicación con su usuario y su clave de acceso es la que ha realizado la firma y no ninguna otra. Este sistema ha sido validado para sustituir a la firma en papel en sistemas certificables como OHSAS ó ISO. [ Escalabilidad ] [ Usabilidad ] FÁCIL DE USAR, INFORMES ACCESIBLES PARA TODOS EXPORTACIÓN DE DATOS A EXCEL / PDF SISTEMA CONFIGURABLE, FLEXIBLE Y ESCALABLE FÁCIL INSTALACIÓN Uno de los mayores problemas de las aplicaciones que actualmente existen en el mercado es la dificultad de uso. prosafety posee un innovador sistema de presentación de la información. Gracias a los árboles organizativos y las tablas con sistemas de filtros y búsqueda rápida, se puede localizar la información deseada con facilidad. Al ser una herramienta muy visual e intuitiva se familiarizará con ella en un corto espacio de tiempo. Todas las tablas disponen de un botón para exportar a Excel o a PDF los datos que se visualizan, por lo que podrá extraer información de una manera muy sencilla. El módulo de administración permite adaptar la aplicación a su organización, pudiendo definir los valores que aparecen en los campos desplegables, los campos obligatorios o no visibles, campos personalizados, la documentación a solicitar a empresas contratistas, el método de valoración de riesgos, los perfiles de acceso mediante un sistema de roles (quién puede hacer qué), la estructura jerárquica de la empresa, etc. Este sistema modular, permite ir implantando aplicaciones de forma progresiva, adaptándose a las necesidades cambiantes de cada organización. La arquitectura base del sistema hace muy robusta y sencilla la instalación y puesta en servicio, y permite dos formas básicas de instalar la herramienta: Se trata de una aplicación 100% web accesible desde diferentes navegadores, por lo que se puede utilizar desde cualquier equipo sin necesidad de instalar ningún componente software ni actualización en el mismo. Además, prosafety dispone de aplicaciones específicas para operar a través de dispositivos móviles IOS o Android. Desde los formularios se puede emitir un informe en PDF. El sistema incluye otras muchas utilidades y herramientas con las que sin duda ya estará familiarizado. MULTI-IDIOMA Las aplicaciones son multi-idioma lo que permite a cada usuario ver las pantallas en su idioma, pudiendo cambiar de idioma de forma interactiva al instante. * Instalación clásica: En un servidor del cliente, para uso en intranet corporativa y geográficamente distribuida, permite usarla sólo con un navegador web. * Modelo Cloud Computing, donde la aplicación está en nuestros propios servidores totalmente seguros, lo que permite modalidades nuevas como alquiler de la solución, pago por uso, muy bajas inversiones iniciales, etc. “Es una herramienta de gestión del comportamiento en Seguridad que facilita, estandariza y simplifica el registro, la planificación y el seguimiento por la cadena de mando”. Health&Safety Manager ARCELOR MITTAL soluciones Investigación de accidentes e incidentes El objetivo último de un sistema de seguridad es que no se produzcan nuevos accidentes en la organización. Pero mientras sigamos sufriendo accidentes, el realizar una investigación exhaustiva y determinar sus causas es una magnífica oportunidad de reflexión sobre los puntos débiles del sistema. Si adicionalmente logramos involucrar a la línea de producción en la investigación y determinación de causas, estaremos ante una de las estrategias más eficientes para reducir la frecuencia de los mismos. Pero los accidentes son sólo la punta del iceberg. Según la International Safety Academy, por cada accidente con lesión grave o mortal, existen un promedio de 10 con lesión leve, 30 accidentes con pérdidas y unos 600 incidentes. Por eso, la estrategia de prosafety pasa por analizar con el mismo rigor los incidentes. De esta manera, al atacar la base de la pirámide de Heinrich se disminuye de forma efectiva el número total de accidentes. FuncionalidadES Más destacadas pendiente de validaR * Registrar un accidente o incidente por cualquier usuario autorizado. abierto * Controlar los tiempos de resolución de las investigaciones de los accidentes e incidentes. * Coordinar al equipo que realizará la investigación y determinará las causas del incidente. * Asignar y dar seguimiento a través del e-mail a las acciones correctoras propuestas. investigado acciones terminadas cerrada * Registrar los datos de accidentalidad para la posterior extracción automática de Informes e Índices de Siniestralidad. * Anexar ficheros con información relacionada y facilitar la conexión con DELTA. Evaluación de riesgos Inspecciones de seguridad Es de obligado cumplimiento por todas las empresas la realización de una evaluación de los riesgos que no pueden ser evitados, que realice una valoración de la magnitud de los mismos y la propuesta de medidas preventivas a adoptar en caso de riesgos no tolerables. Las inspecciones de seguridad implican la observación planificada de aspectos técnicos y materiales en los equipos de trabajo, instalaciones, etc., típicamente utilizando como apoyo una lista de chequeo que ayude a que la inspección sea exhaustiva. Para que esta tarea no se convierta en algo meramente burocrático, y se realice de forma eficaz, se debe disponer de mecanismos que ayuden a actualizar esta información de forma dinámica, asegurando que las evaluaciones estén siempre al día con la nueva información disponible. Es importante que la persona que dirija la inspección sea competente en cuanto al proceso productivo, que conozca y haya analizado los últimos accidentes o incidentes ocurridos en el área y que esté acompañada por el responsable del área para asegurar su plena implicación en el programa. BORRADOR La aplicación es compatible con dispositivos móviles IOS y Android, lo cual permite realizar las inspecciones en campo de forma desconectada, sin necesidad de conexión con la base de datos central. vigente cancelada Funcionalidades más destacadas Funcionalidades más destacadas * Analizar y agrupar los riesgos por áreas, operaciones, equipos de trabajo, tareas, etc. utilizando el método de evaluación apropiado. * Planificar acciones preventivas, con fecha límite y responsable, y darles seguimiento para los riesgos detectados. * Realizar las evaluaciones por puesto de trabajo, área o actividad y emitir informes para la entrega al trabajador. * Incluir la descripción de los equipos de protección que se deben usar para cada riesgo. * Realizar evaluaciones generales con distintos métodos, así como posibilidad de realizar evaluaciones con métodos específicos. * Las evaluaciones son parametrizables. Tanto el alcance, como el agente o el tipo de riesgo pueden ser definidos por el cliente. * Acceder de forma rápida y sencilla a los accidentes e incidentes que han ocurrido en el puesto de trabajo o en su área. * Planificar las inspecciones de seguridad indicando la periodicidad, el área, el tema y el responsable de llevarla a cabo. * Implantar sus propios formularios de chequeo en función del tipo de inspección a ejecutar. * Indicar el resultado general de la inspección, y los posibles riesgos detectados. * Disponer de alertas que le informen de las inspecciones a realizar. * Asignar y dar seguimiento a través del e-mail a las acciones correctoras propuestas. Observaciones de seguridad Comunicación de riesgos Y SUGERENCIAS DE SEGURIDAD Las Observaciones Preventivas de Seguridad (OPS) son sin duda la palanca más eficaz para promover la seguridad basada en el comportamiento en una organización, contribuyendo además a la homogeneización de actitudes y comportamientos “seguros”. Si desea implantar procesos sencillos y rápidos que promuevan la participación de los empleados en la seguridad, lo ideal es un programa de comunicación de riesgos o sugerencias de seguridad. El objetivo es que los empleados se responsabilicen de detectar, comunicar y neutralizar situaciones de riesgo o proponer mejoras en su entorno de trabajo. Para que el proceso sea eficaz, se debe designar un comité que revise regularmente las comunicaciones y sugerencias recibidas, proponga acciones correctoras, dé reconocimiento a los empleados que participan y visibilidad al resto de la organización. Las técnicas OPS implican la planificación de observaciones de personas en la realización de su trabajo habitual, la aclaración y concienciación sobre los aspectos de seguridad, y la obtención de compromisos con las prácticas seguras. Bien diseñadas y ejecutadas, permiten alcanzar altos niveles de comportamientos seguros en la organización. Funcionalidades más destacadas abierta revisada * Poner a disposición de los empleados una herramienta que facilite la comunicación de riesgos. * Estar siempre informado a través del e-mail o de paneles de alerta de las comunicaciones recibidas. * Sistematizar la recogida de datos: persona que comunica, el lugar, el propio riesgo, sus causas, etc. acciones terminadas * Invitar a los trabajadores a que propongan acciones tanto correctoras, como inmediatas para resolver el problema. * Comunicar el resultado a todo el personal implicado mediante e-mail. cerrada * Dar seguimiento y visibilidad a todas estas tareas. Funcionalidades más destacadas * Establecer objetivos y planificar las observaciones preventivas de seguridad que desee realizar. * Implantar su propia lista de chequeo (o varias listas de chequeo) en función de los comportamientos a modificar. * Indicar el resultado general de la observación, e identificar los comportamientos de riesgo más repetidos. * Asignar y comunicar a través del e-mail a las acciones correctoras propuestas. * Disponer de un conjunto completo de informes que permitan dar seguimiento a la marcha de objetivos. Auditorías de seguridad Y NO CONFORMIDADES Las auditorías son un mecanismo que permiten conocer y evaluar de manera objetiva un sistema de gestión. Pueden ser de diferentes tipos (internas, externas, reglamentarias), pero siguen un patrón parecido: las auditorías se planifican, son ejecutadas por un equipo auditor, y participan los responsables de las áreas auditadas, hasta los propios trabajadores se ven involucrados. De las auditorías se extraen no conformidades que deben ser solucionadas mediante el apropiado plan de acciones correctivas. Las empresas que dispongan de certificaciones, tipo OHSAS 18000 ó ISO 9000, 14000 encontrarán muy útil esta herramienta que les ayude a organizar las auditorías planificadas y realizadas, sus acciones derivadas y toda la documentación relacionada. Registros de formación planificada con informe del auditor OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A DET NORSKE VERITAS ESPAÑA, S.L. Tener registros de que los trabajadores reciben la formación adecuada, exige una importante carga de trabajo administrativa. planificada Hoy día es una necesidad en toda organización disponer de una herramienta que le ayude a tener un control sencillo y automático de la formación a realizar por puesto de trabajo, así como poder conocer los cursos realizados por cada trabajador y los que tienen pendientes de realizar. en curso con plan de acción cerrada acciones terminadas cancelada cerrada Funcionalidades más destacadas Funcionalidades más destacadas * Planificar la auditoría indicando la localización, el alcance y el equipo auditor de llevarla a cabo. * Documentar el resultado de la auditoría, los puntos auditados y asignarle una puntuación. * Describir los hallazgos observados (tanto las observaciones, como las desviaciones o no conformidades). * Analizar las causas de las no conformidades. * Definir un plan de acción que recoja las acciones correctoras propuestas a realizar, con sus responsables y fechas límite. * Notificar a los empleados implicados mediante e-mail o portal de seguridad corporativo de las tareas asignadas para evitar su olvido o incumplimiento. * Definir la formación por cada puesto de trabajo o tipo de puesto. * Definir materias de formación y cursos asociados a las mismas, así como formadores externos, objetivos, lugares de formación, etc. * Planificar las acciones formativas a realizar en un período determinado, tanto internas como externas, así como sus costes. * Registrar el resultado de las acciones formativas y actualizar el CV del empleado de forma automática. * Consultar la formación realizada por empleado, alertas de formación no realizada, empleados sin la formación adecuada, etc. COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES Las empresas que contratan los servicios de empresas contratistas deben preocuparse de que estas empresas y sus trabajadores cumplan todas las normas de seguridad establecidas. En esta situación es necesario asegurar que los trabajadores de la empresa contratista tengan la formación necesaria para el desempeño en condiciones seguras del trabajo para el que han sido contratados. Gestión de Registros pendiente de recibir pendiente de validar validado Esta aplicación permite incorporar información adicional de registros de seguridad de los siguientes tipos: *Actividades. *Documentos. *Equipos de protección. *Equipos de trabajo. *Reuniones. Cada registro será gestionado por su módulo correspondiente. EQUIPOS DE PROTECCIÓN El objetivo de este módulo es el de guardar información sobre los equipos de protección individual y colectiva, incluyendo: Información sobre sus características, uso, riesgos, verificación y mantenimiento, obligaciones generales, tareas en las que se utiliza, etc. Se puede incluir una fotografía y otros documentos relacionados como anexos. El sistema puede imprimir una ficha del equipo de protección para entregar al empleado. Existe un flujo de aprobación y anulación de los equipos. ACTIVIDADES rechazado Funcionalidades más destacadas * Automatizar el registro de empresas contratistas y sus empleados. * Controlar la documentación requerida a cada empresa contratista así como la caducidad de dicha documentación. * Registrar la formación requerida a cada trabajador contratista. * Documentar las reuniones de coordinación con las empresas contratistas. * Conocer en todo momento la documentación no entregada o caducada. * Identificar de manera inmediata si una empresa no cumple los requisitos de entrada a un emplazamiento. * Realizar auditorías a las empresas contratistas mediante el uso de listas de chequeo y asignarles una puntuación. El objetivo de este módulo es permitir registrar acciones que provengan de otros orígenes diferentes a los de las aplicaciones principales (Investigación de accidentes, Evaluaciones, etc.) por ejemplo, planificación de acciones preventivas, sugerencias, visitas, etc. Para ello se creará un registro con un tipo de actividad, definido por el cliente y a continuación, se incluirá el plan de acción adecuado con sus fechas y responsables. EQUIPOS DE TRABAJO Este módulo permite guardar la información sobre los equipos de trabajo, es decir, máquinas, instalaciones, etc. : sus características, uso, riesgos y otros datos adicionales. Se puede incluir una fotografía y otros anexos. Los equipos de trabajo aquí definidos se pueden utilizar en el módulo de inspecciones. Existe un flujo de aprobación y anulación de los equipos. DOCUMENTOS REUNIONES Este módulo permite el registro de documentos de seguridad incluyendo una ficha sobre el documento con la organización a la que aplica, fechas de aprobación y caducidad, si se debe publicar en el portal para consulta por los empleados, versiones, etc. Se pueden definir los tipos de documentos que se requiere manejar. Ejemplos: Políticas, Manuales, Procedimientos, Instrucciones de trabajo, Legislación, etc. Este módulo permite una gestión completa de reuniones, asistentes (internos o externos), temas tratados, acciones derivadas de las mismas y otros documentos. “Permite ayudar a involucrar a todas las personas en las labores de prevenir accidentes e incidentes y lo hace de una forma sencilla, completa y eficaz. No es una herramienta para el departamento de prevención de riesgos, sino para toda la organización”. Environmental, Health&Safety Global Director CELSA Group utilidades Cuadro de mando e informes Seguimiento de tareas y acciones Portal de seguridad OBJETIVOS Y METAS INDIVIDUALES El cuadro de mando muestra el grado de cumplimiento de las metas perseguidas por la compañía. En el campo de la seguridad ayuda a expresar los objetivos de seguridad mediante indicadores, evaluar los resultados y poder tomar acciones correctoras apropiadas. Uno de los puntos fuertes que tiene un sistema de gestión orientado al trabajo en grupo es la generación de tareas pendientes (cada tarea tiene un responsable único y debe ser realizada en una fecha límite). Un Portal de Seguridad es la adaptación del concepto Portal del Empleado aplicado a temas de seguridad laboral. Los portales del empleado son un fenómeno motivado por la necesidad de comunicar una cantidad creciente de información a los empleados. Esta es una más de las “mejores prácticas” que usan las principales empresas. Cada vez más organizaciones implantan Programas de Objetivos y Metas Individuales de Seguridad a cumplir por los mandos superiores e intermedios. Con estos Programas se busca alinear a todos los empleados con las directrices en materia de Seguridad Laboral de la Dirección. Al ser la puerta de entrada de todos los empleados a la información de Prevención de Riesgos y Seguridad Laboral de la empresa, es importante dedicar tiempo para decidir qué información comunicar en el portal (alertas, noticias, enlaces) y actualizarla periódicamente. Un Programa de Objetivos de Seguridad está compuesto por una serie de Objetivos Generales y sus Metas Generales correspondientes. Los empleados podrán seleccionar de entre estos Objetivos y Metas Generales sus Objetivos y Metas Individuales que serán supervisados y evaluados por su responsable directo. Es una herramienta que le permitirá analizar el sistema de seguridad de su compañía en términos de estrategia empresarial, teniendo así una visión de conjunto de todas las acciones en marcha y evolución de las mismas. Los informes le permitirán extraer en un formato personalizable la información necesaria de los registros de su sistema de seguridad. Obtener y calcular automáticamente todos los indicadores por diferentes unidades, áreas y departamentos será una tarea de segundos, lo que permitirá dedicar su tiempo a analizar la información. Puede solicitar que dicha información sea publicada en un portal de su intranet o que se genere un informe en PDF. Además cada una de las aplicaciones funcionales, genera acciones correctivas y preventivas que son asignadas a cada responsable. El control de todas estas tareas y las acciones pendientes es importante para que el sistema sea útil y se utilice con la disciplina adecuada. Para ello el sistema incorpora diferentes mecanismos: el envío de recordatorios por correo electrónico, la publicación en el portal de seguridad de las tareas pendientes, o la visualización en paneles de alertas de resúmenes de las acciones a realizar, el origen de dicha acción, así como el estado, si están en plazo o caducadas. Usted puede comprobar de un sólo vistazo, sus tareas pendientes que aparecerán marcadas en rojo en el árbol de Mis Tareas. Las posibilidades del portal de seguridad aumentan al personalizarlo para que cada empleado pueda ver aquella información que se le quiere hacer llegar: sus tareas pendientes, su evaluación de riesgos, documentación a revisar, indicadores clave del cuadro de mando de su unidad, etc. Este módulo admite la definición de varios programas que apliquen a la misma o diferentes organizaciones, disponiendo cada programa de sus propios objetivos, metas y participantes, de tal manera que permite una flexibilidad total en la gestión de objetivos. prosafety es un producto de Espiral MS Espiral MS es una compañía fabricante de software constituida en 1998, especializada en gestión de la seguridad laboral. Nuestra estrategia competitiva está basada en el diseño de productos muy especializados, con un alto nivel de innovación y vocación de excelencia. Esta alta especialización y experiencia en el ámbito de la seguridad laboral nos ha permitido mantener la confianza de nuestros clientes, fundamentalmente compañías de tamaño mediano a grande, tanto nacionales como multinacionales, que buscan la excelencia e implementan las mejores prácticas del mercado, como seguridad basada en el comportamiento, seguridad compartida, sistemas certificables OHSAS, o proyectos de mejora “CERO accidentes”. Certificaciones: Espiral MS utiliza las mejores prácticas del mercado y está comprometida con entregar productos y servicios de calidad, habiendo obtenido las siguientes certificaciones. Espiral MS está certificada por AENOR en ISO 9001, 20000 y 27001 gestionando así la calidad y seguridad de todos los productos y servicios ofrecidos y tiene personal certificado en ITIL®. Además, todos los proyectos cumplen la ley orgánica de protección de datos (LOPD). Las oficinas centrales de Espiral MS están ubicadas en el Espacio Tecnológico Molinón en Gijón, donde nuestro equipo certificado en I+D+i continúa diseñando y construyendo nuevos productos y servicios especializados en seguridad laboral y además cuenta con oficinas en Madrid. Puede contactar con nosotros a través de: Teléfono: +34 984 397 876 Email: [email protected] Más información en www.prosafetysoftware.com diseño: www.pixelbox.es www.prosafetysoftware.com