Curso de Contabilidad Práctica www.ineaf.es P á g i n a |2 ÍNDICE UD 1. Conceptos básicos de contabilidad .......................................... 7 1. Introducción ................................................................................. 13 2. Conceptos de contabilidad y patrimonio de la empresa ....................... 13 2.1. Definiciones ............................................................................ 13 2.2. Objetivos de la contabilidad ...................................................... 15 2.3. División de la contabilidad......................................................... 17 2.4. Planificación y normalización contable......................................... 17 UD 2. registro de las operaciones ................................................... 23 1. Introducción ................................................................................. 29 2. Elementos patrimoniales ................................................................ 29 3. Cuenta ........................................................................................ 31 4. Estructura económico-financiera del balance ..................................... 32 5. Registro de operaciones. Teoría del cargo y abono ............................. 41 5.1. Libro Mayor ............................................................................ 42 5.2. Teorías de cargo y abono .......................................................... 43 5.3. El libro Diario .......................................................................... 48 5.4. Terminología de cuentas ........................................................... 51 5.5. El balance de comprobación de sumas y saldos ............................ 52 UD 3. El ciclo contable .................................................................... 59 1. Observaciones previas ................................................................... 65 2. Variaciones de neto ....................................................................... 65 2.1. Concepto ................................................................................ 65 2.2. Reflejo contable de las variaciones en el neto .............................. 67 2.3. Contabilidad de ingresos y gastos .............................................. 69 3. El ciclo contable y sus fases ............................................................ 81 3.1 Introducción ............................................................................ 81 www.ineaf.es P á g i n a |3 3.2 Apertura de la contabilidad ........................................................ 82 3.3 Registro de las operaciones del ejercicio. Asientos de gestión.......... 83 3.4 Cálculo del resultado. Asiento de regularización ............................ 83 3.5 Cierre de la contabilidad. Asiento de cierre .................................. 89 UD 4. Contabilización de las existencias ......................................... 92 1. Concepto ..................................................................................... 96 2. Clasificación de las existencias ........................................................ 98 3. Registro contable .........................................................................101 3.1. Método Administrativo (o Permanencia de Inventario)..................101 3.2. Método Especulativo ...............................................................104 4. Valoración de las existencias .........................................................113 4.1. Precio de adquisición ...............................................................114 4.2. Coste de producción................................................................115 5. Estudio de los Subgrupos (60) Compras y (70) Ventas, del Plan General Contable ..................................................................................................117 5.1. Cuentas relacionadas con las compras .......................................118 5.2. Cuentas relacionadas con las ventas..........................................120 6. El IVA en las operaciones de existencias ..........................................120 6.1. En las compras.......................................................................121 6.2. En las ventas .........................................................................122 7. Envases y embalajes ....................................................................128 8. Correcciones valorativas ...............................................................132 8.1. Introducción ..........................................................................132 8.2. Correcciones de valor de las existencias .....................................133 UD 5. Cuentas de Personal ............................................................ 138 1. Introducción ................................................................................142 2. El subgrupo 64 del Plan General Contable ........................................144 3. El subgrupo 46 del Plan General Contable ........................................152 www.ineaf.es P á g i n a |4 4. El subgrupo 47 del Plan General Contable ........................................153 5. Créditos al personal......................................................................158 5.1. Asiento de nómina ..................................................................161 5.2. Contabilidad de las retenciones.................................................162 UD 6. Inmovilizado material ......................................................... 170 1. Introducción ................................................................................174 2. Clasificación del inmovilizado material. Cuadro de cuentas .................176 3. Valoración inicial del inmovilizado material ......................................178 3.1. Adquisición onerosa (precio de adquisición) ................................179 3.2. Permuta de inmovilizado..........................................................187 3.3. Fabricación o construcción por la propia empresa ........................187 3.4. Aportaciones no dinerarias .......................................................189 4. Aumento del rendimiento, vida útil o capacidad productiva.................190 5. Valoración posterior: la amortización ..............................................192 5.1. Concepto básico. Reflejo de la imagen fiel ..................................192 5.2. La amortización como forma de ahorro ......................................196 5.3. La amortización fiscal y contable ...............................................199 5.4. Los métodos de amortización ...................................................200 5.5. Factores de cálculo de las amortizaciones...................................201 5.6. Cálculo de la cuota de amortización ...........................................203 5.7. Amortización de un elemento complejo ......................................210 5.8. Cambios de amortización .........................................................211 6. Valoración posterior: el deterioro del inmovilizado ............................215 7. Bajas y enajenaciones ..................................................................216 7.1. Enajenación en las Pymes ........................................................217 7.2. Enajenación en las Grandes Empresas .......................................221 7.3. Otras bajas ............................................................................224 8. Permutas de inmovilizado material .................................................227 9. Normas particulares sobre el inmovilizado material ...........................234 www.ineaf.es P á g i n a |5 www.ineaf.es P á g i n a |6 1 Conceptos básicos de contabilidad Contabilidad Práctica www.ineaf.es P á g i n a |7 www.ineaf.es P á g i n a |8 Objetivos Ofrecer las características que la contabilidad ha de poseer para convertirse en una materia útil. Fundamentar los objetivos de la contabilidad como instrumento, fundamentalmente, de información. Comprender el sentido de la planificación y normalización contable. www.ineaf.es P á g i n a |9 www.ineaf.es P á g i n a |10 www.ineaf.es P á g i n a |11 www.ineaf.es P á g i n a |12 1. Introducción La contabilidad y su metodología se han desarrollado paralelamente a los hechos y necesidades que han ido surgiendo de la actividadeconómica del ser humano a lo largo de la Historia. Ante el progreso experimentado por la sociedad, conocer el entorno en el que nos movemos exige cada vez mayor volumen de información y más precisión de la misma. Cualquier individuo, en un momento dado, puede precisar información acerca de la actividad económica de las familias, de las empresas, del sector público, de la nación o de otros países. Estos mayores niveles de exigencia informativa, que pretende satisfacer la contabilidad, han provocado que el proceso seguido para su obtención haya ido evolucionando progresivamente y que la técnica utilizada se haya depurado. 2. Conceptos de contabilidad y patrimonio de la empresa La contabilidad financiera empresarial puede definirse como un sistema de tratamiento de la información sobre la realidad económico-financiera o, desde una perspectiva jurídica, sobre el patrimonio de las empresas, cuyo método específico de captación, medición, subrogación, coordinación, agregación y presentación sintética es el de partida doble. El despegue de la actividad contable viene marcado por varios factores: El desarrollo del crédito. La creación de sociedades mercantiles. El uso del contrato de mandato. 2.1. Definiciones La Contabilidad es la ciencia que orienta a los sujetos económicos para que estos coordinen y estructuren, en una serie de libros y registros adecuados, la composición cualitativa y cuantitativa de su patrimonio, así como las operaciones que modifican, amplían o reducen dicho patrimonio. www.ineaf.es P á g i n a |13 El concepto de “contabilidad” y su objeto están directamente relacionados con el concepto de “patrimonio”, de tal manera que el objetivo fundamental de la contabilidad consiste en aportar información sobre la situación patrimonial, económica y financiera de la empresa en un instante de tiempo determinado. También es importarte conocer el resultado obtenido por la empresa en un periodo económico, generalmente un año. Por esto, para poder comprender el objetivo de la contabilidad, primero es preciso saber que se entiende por patrimonio de una empresa. El patrimonio de una empresa particular o colectiva está compuesto por los derechos y obligaciones que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus fines. La contabilidad deberá reflejar, cuantitativa y cualitativamente, dicho patrimonio, así como sus variaciones. Se entenderá por patrimonio neto: Patrimonio Neto = Bienes + Derechos - Obligaciones En otras palabras, podemos definir el patrimonio neto de una sociedad como lo que esta “vale” en un momento determinado, es decir, el valor de sus bienes más los derechos de cobro a la fecha de valoración, restando las obligaciones de pago en esa misma fecha. El Patrimonio Neto se puede obtener en cualquier momento, imaginemos que deseamos venderla y queremos ponerle un precio, pero realmente su cálculo se hace anualmente al cierre del ejercicio. Y si, contablemente, a los bienes y derechos los vamos a denominar "activo" y a las obligaciones "pasivo", tenemos lo que se conoce como ecuación básica patrimonial, que se enuncia así: Patrimonio Neto = Activo - Pasivo www.ineaf.es P á g i n a |14 2.2. Objetivos de la contabilidad Su objetivo fundamental es servir de instrumento de información, tanto para el propio usuario como para terceras personas o entidades como pueden ser los proveedores, acreedores, Hacienda, etc. Objetivos de la contabilidad: Informar de la situación de la empresa tanto en su aspecto económico como financiero. Los inventarios y los balances serán, fundamentalmente, los instrumentos a través de los cuales se presentará esta información. Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, es decir, cuánto se ha ganado o perdido en un ejercicio. Informar de las causas de dichos resultados. Para que esta información sea útil a aquellos que la utilizan, ha de poseer una serie de requisitos: Objetiva: ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo mismo; para ello entra en juego la normalización contable. Creíble: la información ha de ser fidedigna; por ello es comprobada y verificada por los auditores. Oportuna, la información se ha de emitir en el momento oportuno, pues un desfase en el tiempo le restaría valor. Clara y asequible: debe estar al alcance de cualquiera de los sujetos a los que va dirigida, sean especialistas en materia contable o no. Completa, no debe contener omisiones. Comparable, nos debe permitir poder analizar el estado de distintas unidades económicas y que los resultados sean homogéneos en todas ellas. www.ineaf.es P á g i n a |15 La información contable se elabora siguiendo un método específico, que recoge, clasifica y sintetiza los acontecimientos que pueden resultar importantes para sus usuarios. Las consecuencias de estos hechos, generalmente, se expresarán en unidades monetarias. Los datos así obtenidos se plasman en unos cuadros de síntesis que son los estados financieros o contables. Estos, y como primera aproximación a los mismos, pueden ser los siguientes: El balance, que representa la situación económico-financiera de la empresa. Es una relación detallada de todos nuestros bienes, derechos y obligaciones en un momento determinado. La cuenta de pérdidas y ganancias, que informa del beneficio o la pérdida que ha tenido la empresa, como resultado de comparar los ingresos con los gastos. La memoria, cuya finalidad es aclarar aspectos del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias. Ejemplo Supongamos que hemos solicitado un préstamo a Caja Granada por valor de 10.000 euros en el ejercicio que estamos cerrando. En el balance tan sólo aparecerá dentro del pasivo el nombre y el importe de nuestro préstamo. El resto de datos, como pueden ser la fecha de solicitud, el plazo, el tipo de interés, si tiene o no carencia, etc., aparecerán en la memoria. www.ineaf.es P á g i n a |16 2.3. División de la contabilidad A. Por razón del área que abarca: Contabilidad privada. Se refiere a personas físicas, a sociedades y a entidades de cualquier naturaleza. Contabilidad pública. Contabilidad nacional o supranacional. Por ejemplo la de los presupuestos generales del Estado. B. Contabilidad por razón del objeto: Podemos encontrar tres clases de empresas, dependiendo del tipo de actividad que desarrollen: Comercial. Si la empresa se dedica a la compraventa de mercancías. Industrial. Si la empresa se dedica a la fabricación de productos. De servicios. Si la empresa se dedica a la prestación de servicios. La contabilidad a elaborar en cada una de ellas es, a grandes rasgos, la misma pero se podrán diferenciar en ciertos aspectos. Por ejemplo, en una empresa comercial es muy importante el control del almacén de existencias y, sin embargo, en la empresa de servicios es posible que ni siquiera exista. Esto va a hacer que determinados grupos de cuentas, en un tipo de empresas, tengan más importancia que otros. C. Atendiendo al ámbito de actuación: Financiera. Se trata de la llevanza diaria de la contabilidad, operaciones de cierre y libros de balances Sociedades. Operaciones propias de estas entidades referidas a constitución, fusiones, escisiones, acciones propias, etc. Analítica o de costes. Operaciones de determinación de costes en empresas de producción. 2.4. Planificación y normalización contable Si cada empresa confeccionase su propio plan contable la información económica podría ser clara para ella misma, pero esa información interesa a un www.ineaf.es P á g i n a |17 sinfín de agentes relacionados con la empresa: socios, Administración Pública, trabajadores, deudores, acreedores, etc. Frente a esa posible desinformación por falta de uniformidad, se reconoce la necesidad de la normalización contable; es decir, se considera preciso que algún órgano supraempresarial que, generalmente, es el Estado, establezca un marco conceptual contable y unos criterios generales de Contabilización que sirvan de pauta a todas las empresas. Es más, teniendo en cuenta la interrelación económico-financiera que libremente se desarrolla dentro de la Unión Europea, esa normativa contable deberá seguir criterios supranacionales. Esta normalización o generalización del derecho contable se concreta en el Plan General de Contabilidad, que no es otra cosa que el programa de planificación contable al que nos hemos referido antes, pero establecido como marco de referencia para todas las empresas. Esta normalización supone una homogeneización de los conceptos, de los criterios de clasificación, de los modelos de las cuentas anuales, de las normas de valoración, etc. Pero esa uniformidad no deberá ser rígida, sino flexible, ya que pretender un único plan contable para todo el mundo empresarial sería excesivamente ambicioso, amplio y complejo. De ahí que a partir del Plan General de Contabilidad, el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) establezca otros planes sectoriales que, respetando los criterios y conceptos del PGC, suponen una adaptación del mismo a cada sector económico. - Plan del 73. Es el primer plan contable de España, un Plan General de Contabilidad que, aunque no tenía carácter obligatorio (salvo para ciertas empresas), la mayoría de las empresas lo adoptaban voluntariamente para sus registros contables. - Plan del 90. El plan del 73 fue derogado en 1990 cuando nace uno nuevo con carácter obligatorio. - Reforma del 2007. El proceso de reforma de nuestra normativa contable, para alcanzar un mayor nivel de convergencia con las normas internacionales de información financiera adoptadas por la Unión Europea, se inicia con la aprobación por el Consejo de Ministros, el 5 de mayo de 2006, del Proyecto de Ley de reforma mercantil en materia contable para su armonización internacional, con base en la normativa de la Unión Europea. www.ineaf.es P á g i n a |18 Este proyecto se materializa en la aprobación de la Ley 16/2007, de 4 de julio (BOE 5 de julio de 2007), de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea, donde se modifican los siguientes artículos: Código de comercio. Artículos 34 a 49 (referidos a cuentas anuales de empresas individuales y consolidadas). TRLSA. Artículos 2 y 171 a 202 (referidos a normativa mercantil, donde destacan los límites para la formulación de cuentas abreviadas) actualmente se regulan estos aspectos en el título VII del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC). Otros aspectos mercantiles y fiscales. Aquí tratan de neutralizar el aspecto fiscal de la reforma contable por la modificación en los ajustes del patrimonio (disposición adicional octava que modifica el texto del Impuesto de Sociedades). Esta Ley tiene como desarrollo reglamentario un nuevo Plan General de Contabilidad, aprobando en este sentido dos Reales Decretos. Plan General de Contabilidad. Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. El nuevo PGC, es obligatorio para todas las empresas. Plan General para Pymes. Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas; con la finalidad de facilitar su aplicación en las entidades de menor dimensión económica. Criterios específicos para microempresas. Las microempresas deberán llevar el Plan General para Pymes, pudiendo optar por unos criterios más simplificados en dos temas concretos, como son el impuesto de sociedades y el arrendamiento. Criterios para ser considerado Pyme y Microempresa La normativa española ofrece en distintas normas (Real Decreto 1514/2007, NECA 4ª. Cuentas anuales abreviadas, artículo 257 y siguientes del Real Decreto www.ineaf.es P á g i n a |19 Legislativo 1/2010, sobre formulación del balance, del estado de cambios en el patrimonio neto, memoria y de la cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas, así como el Real Decreto 151/2007, en sus artículos 2 y 4) una serie de parámetros que nos ayudarán a diferenciar los distintos tipos de empresas: PYME MICROEMPRESA Durante dos ejercicios consecutivos deben reunir, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: Total Activo Importe Neto de la Cifra de Negocios Número medio de trabajadores < 2.850.000 euros < 1.000.000 euros < 5.700.000 euros < 2.000.000 euros < 50 trabajadores < 10 trabajadores PYME Durante dos ejercicios consecutivos deben reunir, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: Total activo < 2.850.000 euros. Importe Neto de la Cifra de Negocios < 5.700.000 euros. Número medio de trabajadores < 50 trabajadores. MICROEMPRESA Durante dos ejercicios consecutivos deben reunir, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: Total activo < 1.000.000 euros. Importe Neto de la Cifra de Negocios < 2.000.000 euros. Número medio de trabajadores < 10 trabajadores. www.ineaf.es P á g i n a |20 RECUERDA La contabilidad es el instrumento que proporciona información sobre la situación patrimonial, económica y financiera de la empresa en un instante de tiempo determinado. Al final del periodo, que abarca generalmente un año, nos proporciona el resultado obtenido por la empresa. Para cumplir sus fines, la empresa utiliza unos medios económicos y financieros. La contabilidad debe recoger cuantitativa y cualitativamente dicho patrimonio, así como sus variaciones. El Patrimonio Neto se define como la suma del valor de los bienes más los derechos de cobro minorado por las obligaciones de pago que tiene la empresa en ese momento. Patrimonio Neto = Bienes + Derechos – Obligaciones Contablemente, al conjunto de bienes y derechos se le denomina Activo, y a las obligaciones, Pasivo. Por lo que el Patrimonio Neto también puede definirse como: Patrimonio Neto = Activo – Pasivo El objetivo de la contabilidad es proporcionar información de la situación, resultados y causas de dichos resultados, tanto a la empresa como a terceros interesados. Para que la información contable sea útil a aquellos que la utilizan, la contabilidad ha de ser: Objetiva: ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo mismo. Creíble: la información ha de ser fidedigna. Oportuna, la información se ha de emitir en el momento oportuno, pues un desfase en el tiempo le restaría valor. Clara y asequible: debe estar al alcance de cualquiera de los sujetos a los que va dirigida. Completa, no debe contener omisiones. Comparable, nos debe permitir poder analizar el estado de distintas unidades económicas y que los resultados sean homogéneos en todas ellas. Debe elaborarse siguiendo un método y criterios específicos y mantenidos en el tiempo. www.ineaf.es P á g i n a |21 Los datos se expresarán en los Estados Financieros o Contables, compuestos de Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria. www.ineaf.es P á g i n a |22 2 Registro de las operaciones Contabilidad Práctica www.ineaf.es P á g i n a |23 www.ineaf.es P á g i n a |24 Objetivos Conocer los distintos elementos que integran el registro de operaciones. Diferenciar entre libro Diario y libro Mayor como parte fundamental de la contabilidad de una empresa. Adquirir las habilidades necesarias en el cálculo de apertura, registro, balance y cierre de cuentas contables. www.ineaf.es P á g i n a |25 www.ineaf.es P á g i n a |26 www.ineaf.es P á g i n a |27 www.ineaf.es P á g i n a |28 1. Introducción Cualquier empresa realiza una determinada actividad y, por consiguiente, interactúa con su entorno a través de compras, ventas, operaciones financieras, etc. Este día a día de la empresa plantea dos consecuencias: La empresa puede generarganancias o pérdidas. El patrimonio con el que cuenta se ve alterado. A través de la contabilidad financiera se estructura toda la información relativa a las operaciones de la empresa, proporcionando datos que se refieren, principalmente, al patrimonio propiedad de la empresa en un momento dado y a los resultados generados a lo largo de un período de tiempo. Para elaborar esta información se sigue el método contable, consistente en delimitar los hechos económicos (por ejemplo, una venta), valorar ese hecho (traducirlo a euros) y diseñar la forma de registrarlo contablemente. Una vez registrado el hecho económico pasa a formar parte de la contabilidad de la empresa, de la que obtenemos unos estados sintéticos que muestran de manera adecuada y fiel la realidad económica de la empresa. Al igual que hicimos al comienzo de la unidad didáctica, vamos a partir de la ecuación básica patrimonial y vamos a definir una serie de conceptos, antes de empezar a comentar el registro de las operaciones. Patrimonio Neto = Bienes + Derechos - Obligaciones 2. Elementos patrimoniales Los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio empresarial puedendiferir enormemente no solo por el tamaño de la empresa, sino también por la clase de actividad. Pero aunque sólo sea como ejemplo, veamos cual podría ser la composición patrimonial de una empresa dedicada a la comercialización (compra venta) de electrodomésticos. www.ineaf.es P á g i n a |29 Se entiende por elemento patrimonial a cualquier bien, derecho u obligación que forme parte del patrimonio neto de la empresa en un momento determinado. Pondremos algunos ejemplos de cada uno de ellos: Bienes: Dinero en efectivo en las cajas registradoras Frigoríficos, lavadoras, estufas dispuestos para la venta. Furgonetas para el transporte. Coche del director general. Coche del gerente. Local comercial. Oficina para la administración. Coche del director comercial. Ordenadores, impresoras, etc. Expositores, estanterías, mostradores. Derechos: Dinero ingresado en el banco. Facturas pendientes de cobro de nuestros clientes. Letras pendientes de cobro de nuestros proveedores. www.ineaf.es P á g i n a |30 Obligaciones: Facturas pendientes con los proveedores. Letras pendientes de pago. Préstamos pendientes de amortización. Pagos pendientes a Hacienda. Recibos de luz, agua, teléfono, pendientes de pago, etc. 3. Cuenta Si tratáramos de hacer un balance de situación enumerando todos y cada uno de los elementos patrimoniales de que dispone nuestra empresa, nos daríamos cuenta de que debido a su dimensión no resultaría operativo. Piénsese por ejemplo en tratar de anotar todos los elementos patrimoniales que forman parte del almacén de una ferretería. La lista sería inmensa y nos daría lugar a un balance enorme y poco útil. Es por esto que en contabilidad los elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones) se reagrupan en unos conceptos denominados cuentas. Una cuenta es un concepto representativo de valores patrimoniales de la misma especie. La cuenta es el elemento con el que se registra, identifica y clasifica cualquier hecho económico de la empresa. Así, en el cuadro de cuentas que viene en el Plan General Contable (cuarta parte) se pueden ver las cuentas y los grupos a los que pertenecen, así como su numeración establecidas. GRUPO 1 FINACIACIÓN BÁSICA GRUPO 2 ACTIVO NO CORRIENTE GRUPO 3 EXISTENCIAS GRUPO 4 ACREEDORES Y PROVEEDORES COMERCIALES GRUPO 5 CUENTAS FINANCIERAS GRUPO 6 COMPRAS Y GASTOS www.ineaf.es P á g i n a |31 GRUPO 7 VENTAS E INGRESOS GRUPO 8 GASTOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO GRUPO 9 INGRESOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad y se compone de código, descripción e importe. Cada elemento que interviene en la realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada se simboliza mediante una “T”. Así como los inventarios y los balances se utilizan para representar la situación del patrimonio en un momento concreto (estática patrimonial), las cuentas tienen un esquema de funcionamiento que sirve para registrar la dinámica patrimonial. 4. Estructura económico-financiera del balance Ya sabemos que los elementos patrimoniales se reagrupan en "cuentas" y que, por tanto, éstas serán las que aparezcan en el balance, pero estas, a su vez, se estructuran en unos conceptos más amplios denominados "masas patrimoniales", abarcando cada masa una serie de cuentas que tienen la misma funcionalidad económica o financiera. El Balance de situación de una empresa estará formado por una serie de masas patrimoniales en las que se clasificarán las distintas cuentas. BALANCE DE SITUACIÓN ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO NETO Y PASIVO PATRIMONIO NETO Inmovilizado ACTIVO CORRIENTE No exigible PASIVO NO CORRIENTE Existencias www.ineaf.es Exigible a 1/p P á g i n a |32 Deudores comerciales PASIVO CORRIENTE Efectivo Exigible a c/p Clasificación de las masas patrimoniales: ACTIVO Lo podemos dividir en las siguientes submasas: Activo no corriente o inmovilizado: son los bienes y derechos que tienen un periodo de permanencia en la empresa superior al año (a largo plazo). Por citar algunos ejemplos: edificios, maquinaria, vehículos, etc. A su vez, y atendiendo a su naturaleza física, encontramos las siguientes partidas de inmovilizado: Inmovilizado material: su principal característica es la tangibilidad. Dentro de este grupo encontramos, por ejemplo, terrenos, edificios, maquinaria, etc. Inversiones inmobiliarias: son las construcciones u otros bienes de naturaleza inmobiliaria que la empresa no utiliza en su actividad normal, sino que mantiene en su patrimonio para obtener algún beneficio extraordinario. Inmovilizado intangible: también llamado inmaterial como, por ejemplo, www.ineaf.es P á g i n a |33 las patentes, marcas, concesiones, etc. Inmovilizado financiero: se diferencia por su intangibilidad y su carácter financiero. Por ejemplo, un préstamo a 18 meses a otra empresa: tiene permanencia superior a un año, es un derecho de cobro que posee la empresa y tiene carácter financiero porque lo que se presta es dinero. Activo corriente: son bienes y derechos que tienen una permanencia en la empresa inferior a 1 año (corto plazo) y que, por lo tanto, se caracterizan por su alto nivel de rotación. Algunos activos circulantes son: caja, mercaderías o créditos con clientes. Podemos diferenciar las siguientes masaspatrimoniales dentro de ésta partida: Existencias. Son bienes que utiliza la empresa para su actividad normal. Su principal característica es la rotación e intervienen directamente en el proceso productivo. Serían las mercaderías (en empresas comerciales) o las materias primas y los productos terminados (empresas industriales). Realizable condicionado (derechos de cobro). Esta partida representa los derechos de cobro que tiene la empresa con sus clientes (actividad normal) o con sus deudores (actividad puntual). Estos derechos de cobro se representan mediante facturas, letras de cambio, pagarés, etc. Circulante cierto. Representa las inversiones temporales en capital que realiza la empresa (compra de acciones con la intención de enajenarlas a corto plazo o depósitos en cuentas bancarias con disponibilidad diferida). Disponible. Es el dinero líquido que posee la empresa, tanto en caja como en cuentas bancarias de disponibilidad inmediata. PASIVO Cuando hablamos de pasivo nos referimos a deudas y obligaciones entendidas como fuente de financiación que obtiene la empresa de agentes externos (entidades financieras, empréstitos, etc.). Dependiendo del plazo en el que sean reintegrables (menos o más de 1 año) encontraremos corriente y no corriente. www.ineaf.es P á g i n a |34 NETO Son las fuentes de financiación que la empresa obtiene desde sus propios recursos, podemos apreciar varias partidas: Fondos propios Capital. Son los desembolsos realizados por los propietarios de la empresa para financiar su actividad. Reservas. Son recursos acumulados por la empresa derivados de su actividad (beneficios no distribuidos) que se utilizan para su financiación. Resultado del ejercicio. Cuenta 129 (antes conocida como «Pérdidas y Ganancias»). Ejemplo de distintas cuentas: Para una mejor comprensión vamos a poner un ejemplo de las distintas masas patrimoniales de un balance pero con alguna cuenta sencilla que nos ayude a entender su ubicación. ACTIVO Ejemplo Activo No Corriente Podemos ir al cuadro de cuentas del plan contable, concretamente al Grupo 2 «Inmovilizado». Dentro de este grupo comenzamos por el más sencillo que es el subgrupo 21. Inmovilizado Material, es decir, aquellos elementos de inmovilizado que van a permanecer en mi empresa más de un año (o al menos esa es nuestra intención) y además físicamente los podemos “tocar”. Algunos ejemplos son: (210) Terrenos. (211) Construcciones. (212) Instalaciones técnicas. www.ineaf.es P á g i n a |35 (213) Maquinaria. (214) Utillaje. (216) Mobiliario. (217) Equipos para proceso de información. (219) Otro inmovilizado Material. Recordamos en este momento que la cuarta parte del Plan General Contable, el cuadro de cuentas, no es de carácter obligatorio, esto supone que hay empresas que incluyen un elemento en una cuenta y, sin embargo, otras lo recogen en otra distinta, siendo correctas las dos interpretaciones. Ejemplo Una máquina de escribir podemos incluirla correctamente en mobiliario o en utillaje. Ambas, eso sí, pertenecen al grupo de inmovilizado material. Tampoco debemos abusar demasiado de las cuentas “genéricas” como la (219) Otro inmovilizado material, reservándolas sólo para aquellos casos en que entendamos que el elemento patrimonial no encaja en ninguna anterior de ese subgrupo. Ejemplo Activo Corriente Tal como hemos comentado, lo vamos a dividir, en principio, en tres partes: existencias, deudores y efectivo; teniendo todas ellas en común su periodo de transformación o la salida de la empresa, que es el corto plazo. Existencias: (300) Mercaderías. (310) Materias primas. (320) Otros aprovisionamientos. www.ineaf.es P á g i n a |36 (330) Productos en curso. (350) Productos terminados. (360) Subproductos, residuos y materiales recuperados. Dependiendo del tipo de empresa de que se trate es posible que solo tengamos mercaderías, pues su actividad es la compraventa de un artículo; materias primas o productos terminados, pues nuestra empresa se dedica a la producción; o ninguna de las anteriores porque nuestra empresa se dedique a prestar servicios y no compre nada ni produzca nada. Deudores: En esta categoría vamos a incluir a aquellas personas o entidades que nos deben dinero, pero que dependiendo de la naturaleza de ese crédito a nuestro favor tendrán una consideración u otra. (430) Clientes. Facturas pendientes de cobro por la venta de géneros o la prestación de servicios, siempre que sea la actividad de la empresa. (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (440) Deudores. Facturas pendientes de cobro por operaciones que no se consideran la actividad propia de la empresa. (441) Deudores, efectos comerciales a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (543) Créditos por enajenación de inmovilizado. (5431) Efectos a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (542) Créditos. Préstamos concedidos a terceros que no tengan carácter comercial. (471) Organismos de la Seguridad Social Deudores. Cantidad que nos debe la Seguridad Social por los diversos conceptos. (470) Hacienda Pública Deudora. Cantidad que nos debe Hacienda por diversos conceptos, como devolución de impuestos. www.ineaf.es P á g i n a |37 Inversiones Financieras: (540) Inversiones Financieras en instrumentos de patrimonio. Hace referencia a la compra de acciones como inversión transitoria y con ánimo especulativo. (541) Valores representativos de deuda. Se refiera a la compra de títulos de renta fija, normalmente emitidos por el Tesoro. Nos encontramos con obligaciones, bonos, Letras del Tesoro, etc., que tienen la característica común de tener una rentabilidad fija y garantizada. Efectivo: (570) Caja. (572) Banco c/c. PATRIMONIO NETO Y PASIVO Ejemplo Patrimonio neto Capital. Entendemos por capital la aportación que hacen los socios para la constitución de la empresa. Esta cuenta tiene la característica de considerarse no exigible, en el sentido de que la sociedad no tiene obligación de devolver el dinero al socio que desee dejar la empresa. Este tendrá la potestad de vender sus acciones, pero no de exigir a la sociedad su reembolso. Pasivo corriente En esta categoría vamos a incluir aquellas personas o entidades a quien debemos dinero, pero que dependiendo de la naturaleza de esa deuda tendrán una consideración u otra. (400) Proveedores, facturas pendientes de pago por la compra de generoso necesario para la actividad de la empresa. Es decir, es el que me suministra el género que posteriormente voy a vender (mercaderías) o a transformar (materias primas) www.ineaf.es P á g i n a |38 (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (410) Acreedores por prestación de servicios. Deudas a pagar documentadas en facturas (o a entidades públicas) por los servicios que nos han prestado. Aquí puede ir desde un fontanero hasta un notario o Hacienda y la Seguridad Social. (411) Acreedores efectos comerciales a pagar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (523) Proveedores de inmovilizado. Deudas pendientes de pago con los suministradores de inmovilizado y documentado en facturas. Es decir, deudas con los que nos venden elementos de transporte. (525) Efectos a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (520) Deudas con entidades de crédito. Préstamos recibidos de entidades de crédito a devolver antes del año. (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores. Deudas con la Seguridad Social por los servicios que ésta nos presta. (475) Hacienda Pública Acreedora Deudas con Hacienda, por diversos conceptos como puede ser el IVA, el Impuesto de Sociedades, etc. www.ineaf.es P á g i n a |39 El balance quedaría así: BALANCE ACTIVO NO CORRIENTE 21 Inmovilizaciones materiales 210. Terrenos PATRIMONIO NETO 100 Capital 211. Construcciones 212. Instalaciones técnicas PASIVO NO CORRIENTE 213. Maquinaria Deudas a l/p 214. Utillaje Proveedores l/p 215. Otras instalaciones Proveedores efectos 216. Mobiliario comerciales a pagar l/p 217. EPI Acreedores 218. Elementos de transporte Acreedores efectos comerciales 219. Otro inmovilizado a pagar l/p 173 24 y 25 Inversiones financieras 174 250. Inver. Finan. en instrumento de patrimonio l/p 170 251. Valores representativos Proveedores de inmovilizado c/p Efectos a pagar c/p Deudas c/p con entidades de crédito de la deuda a l/p PASIVO CORRIENTE ACTIVO CORRIENTE 30 Existencias Deudas a c/p 300. Mercaderías 400. Proveedores 310 Materias primas 401. Proveedores efectos comerciales a 320 Otros aprovisionamientos 330. Productos en curso pagar 410. Acreedores 411. Acreedores efectos comerciales a 340. Productos semiterminados pagar 350. Productos terminados 523. Proveedores de inmovilizado c/p 360 Subproductos 524. Efectos a pagar c/p www.ineaf.es P á g i n a |40 4 Deudores comerciales y otras 520. Deudas a c/p con entidades de cuentas a cobrar crédito 430. Clientes 476. OSSA 431. Clientes efectos comerciales 475. Hacienda Pública Acreedora a cobrar 440. Deudores 441. Deudores efectos comerciales a cobrar 543. Créditos por enajenación de inmovilizado 5431. Efectos a cobrar a c/p 542. Créditos a c/p 471. OSSD 470. Hacienda Pública Deudora 54 Inversiones financieras a corto plazo 540. I.F. Temporales en instrumentos de patrimonio 541. Valores representativos de deuda c/p 57 Efectivo 570. Caja 572. Banco c/c 5. Registro de operaciones. Teoría del cargo y abono Hasta ahora hemos visto definiciones teóricas de contabilidad, de elementos patrimoniales, de cuentas y masas patrimoniales, pero aún no sabemos contabilizar, es decir, no sabemos registrar las operaciones en los libros correspondientes. Esto es lo que realizaremos a partir de ahora. Para ello www.ineaf.es P á g i n a |41 comenzaremos estudiando uno de los libros que necesitaremos en nuestra tarea: el libro Mayor. 5.1. Libro Mayor Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. El libro Mayor recoge todos los movimientos de una cuenta que se han anotado previamente en el libro Diario. En el libro Diario se contabilizan todas las operaciones cronológicamente, en forma de asientos contables; posteriormente se crea una ficha por cada cuenta contable, que transcribe todos sus movimientos, formando el libro Mayor. El libro Mayor es un conjunto de fichas de cada cuenta, y en cada una de ellas aparece la fecha del movimiento, el número de registro, la contrapartida, la valoración en el debe o en el haber y el saldo. El libro Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa fecha, siendo éste el cometido del Mayor. (216) Mobiliario 500 www.ineaf.es P á g i n a |42 5.2. Teorías de cargo y abono Ante cualquier operación que queramos contabilizar tendremos que determinar previamente dos cuestiones: 1. Averiguar qué cuentas intervienen en la operación. 2. Determinar qué cuenta registrará su movimiento en el debe y qué cuenta lo registrará en el haber. Ejemplo Si nos llega la copia de una factura por compra de una mesa para la oficina, pagada al contado, por valor de 500 euros, las cuentas que intervienen son: Mesa de oficina: Mobiliario. Pago en efectivo: Caja. Ejemplo A la mesa del contable llega el resguardo de un ingreso de dinero en efectivo en el banco por valor de 570 euros: Dinero que sale de la empresa: Caja. Dinero ingresado en la c/c: Banco, c/c. Como sabemos, el segundo paso que deberá dar el contable es determinar qué cuenta registraremos en el Debe y cuál en el Haber. Ese paso lo dará basándose en alguna de las teorías que se han enunciado por los autores que han sentado doctrina en esta materia. A pesar de ser varias las comúnmente utilizadas, nos vamos a detener sólo en dos, que consideramos suficientes: www.ineaf.es P á g i n a |43 Teoría materialista (de Besta) El enunciado de esta teoría es tan simple como que: “Lo que entra va al Debe; lo que sale va al Haber”. Para entenderla vamos a trabajar de momento con el libro Mayor y algunos casos prácticos: Ejemplo 1. Compramos un sillón para el despacho por valor de 500 euros y pagamos por caja. 216. Mobiliario 570. Caja 500 www.ineaf.es 500 P á g i n a |44 Ejemplo 2. Compramos un ordenador por valor de 1.000 euros y pagamos la mitad por caja y la otra mitad por banco. 217. E.P.I 570. Caja 500 572. Banco 500 500 Vemos que esta teoría es muy sencilla, y si además le añadimos los principios de la partida doble (enunciados un poco más abajo) podemos contabilizar gran cantidad de operaciones sin problemas. En ocasiones, es posible que nos plantee una dificultad. Para poder usar esta teoría debe entrar o salir algo físicamente de la empresa, y esto no siempre es así. Ejemplo 3. Compramos mercaderías al contado por valor de 80 euros. 300. Mercaderías 570. Caja 80 80 Aquí vemos que no supone problema, pues claramente las mercaderías entran y de la caja sale dinero. www.ineaf.es P á g i n a |45 Ejemplo 4. Supongamos ahora que la compra se realiza a 90 días, esto es, a proveedores. Aquí tenemos claro que las mercaderías entran en el almacén, luego: 300. Mercaderías 80 Pero no está tan claro que pasa con los proveedores, pues estos realmente ni entran, ni salen. Siguiendo los principios de la partida doble (volvemos a recomendar su lectura que tenemos un poco más adelante) deberemos anotar en el haber para cuadrar. 400. Proveedores 80 La operación la tenemos cuadrada, pero es posible que tengamos dudas de por qué hemos anotado en el haber. Esta situación es más problemática cuando tengamos dudas en las dos cuentas. Al menos, en este ejemplo la cuenta de mercaderías la teníamos clara, y la duda solo estaba en proveedores, pero puede darse el caso de dudar en las dos. Para eso tenemos la siguiente teoría. www.ineaf.es P á g i n a |46 Teoría matemática Esta teoría se base en la conocida ecuación del patrimonio: Activo = Pasivo + Neto Si partimos del inicio del ejercicio económico tendremos: A1 = P1 + N1 Al final del ejercicio económico tendremos: A2 = P2 + N2 A esta segunda ecuación se habrá llegado de la siguiente forma (llamaremos a los incrementos de patrimonio = i, a las disminuciones = d): D Cuentas de activo H A1 D Cuentas de pasivo o Neto H P A A Pi P El enunciado teórico podría ser el siguiente: El activo inicial y los incrementos de activo van al Debe. El pasivo inicial y los incrementos de pasivo van al Haber. El neto inicial y los incrementos del neto van al Haber. Las disminuciones del activo van al Haber. Las disminuciones del pasivo y de neto van al Debe. Esta teoría es fácil de aplicar si atendemos a lo siguiente: Las cuentas de activo aumentan en su sitio del balance, esto es en el Debe, y disminuyen en el contrario. Las cuentas de pasivo y neto aumentan en su sitio del balance, esto es en el Haber y disminuyen en el contrario. www.ineaf.es P á g i n a |47 Principios de la partida doble La sistematización de los denominados principios de la partida doble se debe al monje italiano Fray Luca Pacioli (año 1494). En cualquier hecho significativo desde el punto de vista contable van a intervenir dos elementos que se relacionan entre sí. Así, la empresa, al captar o percibir cualquiera de las transacciones que realiza, distinguirá, como mínimo, dos elementos que intervienen en la misma. Dentro de estos elementos habrá que diferenciar el que constituye el origen o recurso de la operación (la causa) y al que se considera el destino o aplicación (efecto). Las cuentas contables que reflejan los elementos tienen una estructura bipartita: lo que se anota a la izquierda se conoce como Debe y lo que anotamos en la derecha lo conocemos como Haber. El principio de partida doble implica que no hay deudor sin acreedor y que la suma de lo anotado en el Debe ha de ser igual a la suma del Haber. En definitiva, y resumiendo, este método de contabilización se basa en los siguientes principios: No hay deudor sin acreedor. A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el mismo importe. En todo momento la suma de lo anotado en el Debe ha de ser igual a la suma de lo anotado en el Haber. 5.3. El libro Diario Es, junto con el de Inventarios y el de Cuentas Anuales, uno de los libros obligatorios para todas las empresas. El libro Diario registrará la dinámica patrimonial. En él se van reflejando cronológicamente las operaciones que día a día va realizando la empresa. Artículo 28 del Código de Comercio: "El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa...". www.ineaf.es P á g i n a |48 Ejemplo Compramos una mesa de oficina que nos cuesta 180 euros. 180 Mobiliario a Caja 180 La dinámica de la empresa es la de ir anotando en el libro Diario todas las operaciones que van ocurriendo e ir volcando dicha información al libro Mayor. Hace años esta tarea era muy ardua, de tal forma que lo que solía hacerse era anotar todos los días las operaciones en el libro Diario (de ahí su nombre) y cada cierto tiempo (cuando el contable pudiera) pasar la información al Mayor. Esto suponía un trabajo costoso y, en ocasiones, erróneo, al hacer anotaciones después de que hubiese transcurrido un tiempo desde que realmente se hubiese efectuado la operación. Hoy, esto, con los sistemas informáticos es mucho más sencillo pues nosotros debemos preocuparnos sólo de las anotaciones del diario y nuestro programa informático, sobre la marcha, vuelca la información en el libro Mayor. Quizás alguien en estos momentos se esté planteando la necesidad o no de llevar dos libros donde realmente anotamos lo mismo. Lo aclaramos con un ejemplo: Ejemplo Supongamos que en un momento determinado compramos mercaderías a un proveedor “X” por valor de 100 euros y lo dejamos a deber a 90 días. 100 Mercaderías a Proveedores 100 Aclaración: Las mercaderías entran, por lo cual anotamos en el Debe. Los proveedores ni entran ni salen, es una cuenta de pasivo y aumenta con lo que anotamos en su sitio, esto es, en el Haber. www.ineaf.es P á g i n a |49 Más adelante le pagamos al proveedor por caja los 100 euros. 100 Proveedores a Caja 100 Aclaración: Los proveedores ni entran ni salen, es una cuenta de pasivo y disminuye con lo que anotamos en el lado contrario a su naturaleza, su sitio, esto es, en el Debe. De la caja sale dinero, por lo que anotamos en el Haber. Si entre una operación y otra han pasado 90 días es de suponer que tendremos en el Diario cientos de asientos. Si en un momento dado no recordamos si el pago lo hemos hecho o no, tenemos dos opciones: Buscar la cuenta de proveedor en el Debe (tal y como tenemos anotada) y si la encontramos el pago se ha hecho. Esto no es operativo pues los asientos, insistimos, pueden ser cientos. Ir al libro Mayor y ver estas dos posibilidades: 400. Proveedores 100 En este caso la cuenta sigue viva y por tanto no se ha pagado: 400. Proveedores 100 www.ineaf.es 100 P á g i n a |50 En este caso la cuenta tiene dos operaciones, una anotada en el Haber, que fue en el momento de la compra, y otra en el Debe que se refiere al pago, está pagada. 5.4. Terminología de cuentas Abrir una cuenta: ponerle nombre (Mobiliario) y número (216) en el encabezamiento de la ficha. Cargar en una cuenta es anotar en el Debe. Abonar en una cuenta es anotar en el Haber. Suma del Debe es la suma de los cargos de una cuenta. Suma del Haber es la suma de los abonos de una cuenta. Saldo es la diferencia entre la suma del Debe y el Haber. Saldo deudor, cuando la suma del Debe es mayor que la suma del Haber. Saldo Acreedor, cuando la suma del Haber es mayor que la del Debe. Cuenta saldada, cuando la suma del Debe es igual que la suma del Haber. Debemos aquí establecer una norma que casi siempre se cumple: Las cuentas de Activo van a tener saldo deudor o cero. Las cuenta de Pasivo y Neto van a tener saldo acreedor o cero. 1. Si tenemos una cuenta de caja como la siguiente: 570. Caja Las entradas se anotan en el Debe y las salidas en el Haber. Es imposible que las salidas superen a las entradas, por lo que tendrá saldo deudor (no confundir el mismo ejemplo con el Banco, que sí puede presentar un descubierto y, por tanto, saldo acreedor). www.ineaf.es P á g i n a |51 2. Si tenemos una cuenta de proveedor como la siguiente: 400. Proveedores Entendemos que esta cuenta “nace” en el Haber (pues es de pasivo) y va disminuyendo al hacer los pagos en el Debe. Por lo que cuando se liquide presentará saldo cero, nunca deudor. No vamos a pagar más de lo que debemos y, en caso de hacerlo, la diferencia irá a una cuenta de intereses, no a ésta. 5.5. El balance de comprobación de sumas y saldos Finalidad El balance que hemos estudiado hasta ahora se refiere a la situación de la empresa en un momento determinado, normalmente al cierre del ejercicio, y se denomina Balance de Situación. Nos encontramos ahora con un nuevo balance, el de comprobación de sumas y saldos que, como su nombre indica, tiene como finalidad comprobar si los asientos están debidamente registrados en cuanto a la aplicación de los principios de la partida doble. Periodicidad y obligatoriedad La periodicidad mínima ha de ser trimestral; es decir, como mínimo habrá que redactar cuatro balances de comprobación en cada ejercicio económico. Sin embargo, es normal que se haga mensualmente o por periodos inferiores al trimestre, ya que si se ha cometido algún error será el Balance de Comprobación el que lo descubra. www.ineaf.es P á g i n a |52 Artículo 28 del C.C.: "El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales". Estructura y fuente de datos para su redacción La fuente de información para el Balance de Comprobación va a ser el libro Mayor. Su estructura difiere de la conocida de masas patrimoniales de Activo, Pasivo y Neto, y tampoco divide en plazo las categorías. Simplemente hace un listado de todas las cuentas atendiendo a su numeración del plan: Número cuenta Concepto 100 Capital 211 Construcciones 213 Maquinaria 216 Mobiliario 300 400 Sumas Debe Saldos Haber 12.000 10.000 2.200 2.200 235 235 Mercaderías 1.220 1.220 Proveedores 720 720 160 efectos c. a pagar 430 Clientes 520 Deudas c/p 2000 Proveedores de 523 inmovilizado 160 2.000 1.000 1.000 1.200 1.200 570 Caja 3.00 2.615 385 572 Banco c/c 500 180 320 Compra de 600 mercaderías 1.000 Venta de 700 (*) 20.875 www.ineaf.es 1.000 1.000 mercaderías Acreedor 12.000 10.000 Proveedores, 401 Deudor 20.875 P á g i n a |53 1.000 15.360 15.360 (*) Incluiría hasta el Grupo 9 en caso de no ser Pyme. En este balance nos vamos a encontrar todas las cuentas con las que hemos trabajado a lo largo del ejercicio, aunque tengan un saldo final de cero euros, esto lo diferencia del Balance de Situación. También vemos que están las cuentas de gastos e ingresos (Grupo 6 y 7), que en el Balance de situación no están. Planteamos a continuación un supuesto práctico en el que se ofrecen dos ejemplos, sobre: Anotaciones en Diario y Mayor. Elaboración del balance. Formular los correspondientes asientos en el libro Diario y Mayor, obteniendo posteriormente el balance de comprobación de sumas y saldos, a partir de las siguientes operaciones: 1. Constituimos una empresa con un capital de 2.000 euros aportados en efectivo. 2. Compramos mobiliario por valor de 600 euros, que pagamos por caja. 3. Compramos a crédito mercancías a proveedores por valor de 1.200 euros. 4. Vendemos mercancías a clientes por valor de 1.300 euros. 5. Cobramos por caja a los clientes anteriores por valor de 500 euros. 6. Compramos un ordenador pagando por caja 200 euros. www.ineaf.es P á g i n a |54 Ejemplo Anotaciones en el libro Diario y libro Mayor: Libro diario 2.000 Caja a Capital 2.000 600 Mobiliario a Caja 600 1.200 Mercaderías a Proveedores 1.200 1.300 Clientes a Mercaderías 1.300 500 Caja a Clientes 500 200 EPI a Caja 200 5.800 5.800 Libro Mayor Caja Capital 2000 Mercaderías 1200 1300 2000 600 500 200 Proveedores 1200 EPI 200 www.ineaf.es P á g i n a |55 Mobiliario 600 Clientes 1300 500 Ejemplo Balance de comprobación de sumas y saldos: (Verificado a 31 de Diciembre de 20--) CUENTAS SUMAS Debe Capital Haber SALDOS Deudores 2000 Caja 2500 Mobiliario Mercaderías 600 1200 Proveedores Clientes EPI 800 1300 Acreedores 2000 1700 600 1300 100 1200 1200 500 200 800 200 TOTALES 5800 5800 3300 3300 Observamos la coincidencia de las sumas del Balance (D = H) con las del Diario. También los saldos muestran equilibrio (Deudores = Acreedores); ahora bien, ello no obsta para que puedan existir errores de pase o transcripción del Diario al Mayor. Podemos decir que la anterior identidad es una condición necesaria pero no suficiente; en efecto, puede ocurrir que el cargo efectuado en una cuenta del Mayor correspondiese a otra y lo mismo cabe decir respecto a los abonos. www.ineaf.es P á g i n a |56 RECUERDA El patrimonio de la empresa se refiere al conjunto de bienes, derechos y obligaciones de los que es titular la propia empresa. El patrimonio no sólo está compuesto por los elementos productivos de los que dispone la empresa. También integra los medios financieros que han permitido a la entidad desarrollar su actividad y ser propietaria de sus bienes. Los elementos patrimoniales se reagrupan en conceptos denominados “cuentas”, que son representativos de valores patrimoniales de la misma especie y registran la dinámica patrimonial. Se componen de un código, descripción e importe. Las masas patrimoniales abarcan una serie de cuentas que tienen la misma funcionalidad económica o financiera. El balance de situación de una empresa estará formado por una serie de masas patrimoniales en las que se clasificarán las distintas cuentas: ACTIVO (de menor a mayor liquidez), Activo No Corriente (permanencia superior al año): Inmovilizado Material, Intangible, Financiero e Inversiones Inmobiliarias. Activo Corriente (permanencia inferior al año): Existencias, Realizable condicionado, Circulante cierto y Efectivo. www.ineaf.es PATRIMONIO NETO Y PASIVO (de menor a mayor exigibilidad). Patrimonio Neto (No exigible): Capital. Pasivo No Corriente (Exigible a l/p): Deudas a l/p. Pasivo Corriente (Exigible a c/p): Deudas a c/p. P á g i n a |57 www.ineaf.es P á g i n a |58 3 El ciclo contable Contabilidad Práctica www.ineaf.es P á g i n a |59 www.ineaf.es P á g i n a |60 Objetivos Conocer las repercusiones de las variaciones del neto en la contabilidad. Desarrollar el ciclo contable y calcular las diferentes cuentas que lo integran. Adquirir las habilidades necesarias para la apertura de la contabilidad, registro de las operaciones, cálculo del resultado y cierre de la contabilidad. www.ineaf.es P á g i n a |61 www.ineaf.es P á g i n a |62 www.ineaf.es P á g i n a |63 www.ineaf.es P á g i n a |64 1. Observaciones previas Durante un ejercicio económico la empresa se encontrará con varios acontecimientos contables que definirán su información económico-financiera. Con el ciclo contable ajustamos las operaciones y su repercusión en el patrimonio de la empresa a un período de tiempo determinado, que normalmente suele ir del 1 de enero al 31 de diciembre. Este ciclo se compone de los siguientes pasos: Apertura de la contabilidad. Registro de las operaciones del ejercicio. Regularización y cálculo del resultado. Cierre de la contabilidad. Cuentasanuales. Distribución del resultado. Antes de ver las distintas fases debemos profundizar en un tema que nos va a permitir calcular el resultado del ejercicio de la empresa. Nos referimos a las variaciones de neto en la empresa y la contabilidad de los gastos e ingresos. 2. Variaciones de neto Las variaciones de neto tienen dos partes diferenciadas: Una parte que refleja exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio. Otra parte que contiene todos los movimientos habidos en el patrimonio neto. 2.1. Concepto Hasta ahora, en todos los supuestos planteados, no aparecía ninguna pérdida ni ganancia, ningún resultado positivo o negativo, con lo que el neto, aunque variase el activo o el pasivo, seguía siendo el mismo. Son los denominados hechos permutativos. www.ineaf.es P á g i n a |65 Si recordamos la ecuación básica patrimonial: Patrimonio Neto = Activo - Pasivo Nos podremos encontrar con hechos que varían el activo y/o el pasivo, pero no el neto. Ejemplo a) Si ingresamos 100 euros en una c/c bancaria, contabilizamos: 100 Banco c/c a Caja, euros 100 Aumento y disminución de activo por el mismo importe: el neto no varía. Ejemplo b) Si aceptamos una letra de 100 euros a un proveedor: 100 Proveedores a Proveed. ef.c.pag 100 Ejemplo c) Si compramos una máquina de escribir a 30 días, por 200 euros: 200 Proveedores a Proveed. in c/p Aumento de activo y pasivo, el neto no varía. www.ineaf.es P á g i n a |66 200 Ejemplo d) Si pagamos una factura de 100 euros a un proveedor: 100 Proveedores a Caja 100 Disminución de activo y pasivo, neto no varía. Cuando los hechos contables provocan aumentos o disminuciones de neto, nos estaremos refiriendo a los denominados hechos modificativos. Estos son los que nos interesan y vamos a estudiar en esta unidad didáctica. 2.2. Reflejo contable de las variaciones en el neto Sabemos que el neto (hasta lo visto) está representado en el balance por el capital. Por eso, antes de referirnos a las cuentas que registran los resultados positivos o negativos que hacen variar el neto, vamos a resumir los movimientos de cargo y abono de la cuenta de capital desde su nacimiento. 1. El propietario inicia el negocio aportando un edificio valorado en 10.000 euros. 2. El propietario hace una nueva aportación al negocio, incorporando al mismo, muebles por valor de 4.000 euros. Después de los dos supuestos anteriores la contabilidad presentaría esta situación: D Construcciones D H 4.000 Mobiliario H 4.000 www.ineaf.es H 10.000 10.000 D Capital P á g i n a |67 Supongamos que hay un incendio y se queman los muebles. Contablemente daremos de baja mobiliario en el Haber y nos planteamos que poner en el Debe. Al suponer una variación de neto deberíamos anotarlo en la cuenta de capital, pues realmente se está descapitalizando la empresa. 2.000 Capital a Mobiliario 2.000 También podría ocurrir lo contrario, es decir, supongamos que a la empresa le toca la lotería por valor de 600 euros. Esto supone un aumento de su activo y de su neto, con lo que el asiento debería ser el siguiente: 2.000 Banco a Capital 2.000 Si realmente la cuenta de capital la reservamos para las aportaciones de los socios, debemos utilizar otra cuenta de neto distinta para reflejar los cambios producidos en el mismo, esta va a ser la (129) Resultado del ejercicio. Según esto, los asientos serían estos: Por el incendio: 2.000 Resultado del ejercicio a Mobiliario 2.000 Por lotería: 2.000 Banco a Resultado del ejercicio 2.000 En los dos ejemplos de cambio en el neto hemos supuesto casos extremos, el incendio y la lotería. Pero en realidad los hechos que varían el neto no tienen por qué ser de esta naturaleza, suponiendo una variación del neto cualquier gasto que se nos ocurra (sueldos, compras, suministros, alquileres, etc.) y cualquier ingreso (ventas, arrendamientos, servicios, etc.). Esto supondría que los movimientos de la cuenta (129) Resultado del ejercicio, fuesen infinitos y, por tanto, poco operativos. www.ineaf.es P á g i n a |68 Se restaría claridad a la contabilidad si todas la pérdidas (sea cual sea su origen) las cargásemos en la cuentas de «Resultado del ejercicio» y todas las ganancias (cualquiera que fuese su causa) las abonásemos al Haber de dicha cuenta. Para no convertir la cuenta de «Resultado del ejercicio» en un cajón de sastre, la contabilidad ha habilitado múltiples cuentas que actúan como divisionarias de la cuenta de «Resultado del ejercicio», son las denominadas cuentas de gestión o cuentas de ingresos y gastos. A estas cuentas el PGC dedica dos grupos: Grupo 6. «Cuentas de compras y gastos». Grupo 7. «Cuentas de ventas e ingresos». El funcionamiento contable de todas estas cuentas es el mismo que el de la cuenta del resultado del ejercicio, por lo tanto lo que es gasto se registra en el Debe y lo que es ingreso en el Haber. La cuenta (129) Resultado del ejercicio, no registrará ningún gasto ni ingreso a lo largo del ejercicio económico; al final del mismo se centralizarán en ella todos los saldos de las cuentas de los Grupos 6 y 7, mediante la operación denominada regularización. Una vez que hemos pasado todos los saldos, el saldo que resulte en la cuenta 129, Resultado del ejercicio, será el beneficio (saldo acreedor) o la pérdida (saldo deudor) que la empresa ha obtenido en ese año, y figurará en el balance hasta que se determine su aplicación. 2.3. Contabilidad de ingresos y gastos Dentro de la operatoria diaria de la empresa, la contabilidad de gastos e ingresos es la que forma la mayor parte de sus apuntes. Debido, por tanto, a la amplitud de estas operaciones, las vamos a ir viendo a lo largo del curso. En este momento vamos a trabajar con algunos gastos e ingresos sencillos, con el fin de saber sus movimientos contables y su ubicación en el cuadro de cuentas. La gama de gastos e ingresos que se producen en una empresa es muy amplia y diversa. Por ello se pueden clasificar atendiendo a varios criterios. Pero dada la gran difusión y aplicación del PGC, a lo largo de este módulo se atenderá a www.ineaf.es P á g i n a |69 la clasificación que en él se realiza, que los cataloga según su naturaleza, o sea, atendiendo a los conceptos que los han generado. A tal fin, el PGC, en el cuadro de cuentas, reúne los gastos y los ingresos en los Grupos 6. Compras y gastos, y 7. Ventas e ingresos, desglosándolos en distintos subgrupos, que se muestran a continuación: 6 «Compras y gastos» 7 «Ventas e ingresos» 60 Compras 70 Ventas de mercaderías de producción propia, de servicios, etc. 61 Variación de existencias 71 Variación de existencias 62 Servicios exteriores 73 Trabajos realizados para la empresa 63 Tributos 74 Subvenciones, donaciones y legados 64 Gastos de personal 75 Otros ingresos de gestión 65 Otros gastos de gestión 76 Ingresos financieros 77 Beneficios procedentes del 66 Gastos financieros inmovilizado e ingresos excepcionales 67 Pérdidas procedentes de activos no 79 Excesos y aplicaciones de corrientes y gastos excepcionales provisiones y pérdidas por deterioro 68 Dotaciones para amortizaciones 69 Pérdidas por deterioro y otras dotaciones La denominación de estos subgrupos indica la naturaleza de los gastos y los ingresos que designan. Cada uno de estos subgrupos reúne varias cuentas, numeradas a nivel de tres dígitos, que señalan el concepto referido en ellas. A estos efectos puede consultarse la segunda parte del Plan, «Cuadro de cuentas». Es recomendable atender las precisiones y observaciones que de estas cuentas se hace en la tercera parte del Plan, «Definiciones y relaciones contables». Otra clasificación importante, y que de hecho considera el PGC en la elaboración de las cuentas anuales, es la de catalogar los gastos e ingresos atendiendo a la relación de éstos con la realización de la actividad empresarial. Así, los considera corrientes -también conocidos como ordinarios- o excepcionales. Los primeros son los que están vinculados a la actividad que normalmente lleva a cabo www.ineaf.es P á g i n a |70 la empresa y los segundos son procedentes de operaciones “atípicas” o de carácter extraordinario. Grupo 6 «Compras y gastos» 60 «Compras» Las compras y sus posibles descuentos y devoluciones se encuentran en este subgrupo, que vamos a desarrollar en el tema referido a las existencias. De momento vamos a comentar que las operaciones con existencias las vamos a contabilizar en el Grupo 3 y no en el 6 y el 7, hasta llegar a su tema concreto, donde veremos el sistema especulativo de contabilidad y lo analizaremos con profundidad. 62 «Servicios exteriores» Cualquier empresa, para poder desarrollar sus actividades, independientemente de su objeto social (compraventa de mercaderías o fabricación de productos a partir de materias primas que posteriormente serán comercializados), incurrirá en una serie de gastos anexos a esas actividades: determinadas reparaciones del inmovilizado, pólizas de seguros sobre sus bienes, comisiones bancarias, etc. La característica común de todos estos gastos es que provienen del exterior de la empresa y están comprendidos en el subgrupo 62, Servicios exteriores, del PGC, que desarrolla las siguientes cuentas: 620 Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio 621 Arrendamientos y cánones 622 Reparaciones y conservación 623 Servicios de profesionales independientes 624 Transportes 625 Primas de seguros 626 Servicios bancarios y similares 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas 628 Suministros 629 Otros servicios www.ineaf.es P á g i n a |71 63 «Tributos» En contabilidad podemos decir que nos encontramos con los siguientes grandes impuestos: Por un lado el Impuesto de Sociedades, que tendrá su cuenta de gasto en la (630). Por otro estaría el IVA, que no se contabiliza con cuentas de gasto, sino con cuentas deudoras y acreedoras del grupo 4, que veremos más adelante. Cualquier otro impuesto (IBI, IAE, Actos Jurídicos documentados, etc.) y cualquier tasa o contribución irán a la (631). El PGC desarrolla por tanto, entre otras, las siguientes cuentas en este subgrupo: 630 Impuesto sobre beneficios 631 Otros tributos En el presente capítulo solamente se desarrolla la cuenta (631) Otros tributos, puesto que el resto de las cuentas son muy específicas. De todos modos, es conveniente adelantar que la cuenta (630) Impuesto sobre beneficios, expresa el Impuesto sobre Sociedades devengado en el ejercicio La cuenta (631) Otros tributos, va a expresar el gasto devengado por determinados impuestos necesarios para el desarrollo de las actividades mercantiles, tales como: el Impuesto sobre Actividades Económicas, Impuesto sobre Bienes Inmuebles, Tasas, etc. 64 «Gasto personal» La empresa, para el desarrollo de su actividad, se ve obligada a contratar personal: ejecutivos, administrativos, obreros, etc., al que ha de remunerar y con el que adquiere ciertos compromisos. Las prestaciones concedidas a sus empleados u originadas por éstos son las que figuran en el subgrupo 64 del PGC, titulado “Gastos de personal”, cuyo contenido es el que sigue: www.ineaf.es P á g i n a |72 640 Sueldos y salarios 641 Indemnizaciones 642 Seguridad Social a cargo de la empresa 643 Retribuciones a l/p mediante sistemas de aportación definida 644 Retribuciones a l/p mediante sistemas de prestación definida 649 Otros gastos sociales Es de destacar que la entidad remunerará a sus trabajadores mediante nóminas o salarios, que expresan los costes que a la empresa le supone la mano de obra prestada por éstos, lo que no significa que les vaya a pagar en efectivo tales cantidades. Estas diferencias, entre los costes en los que incurre la empresa por los sueldos y los importes que satisface, son debidas a la obligación que tiene toda empresa a detraer del sueldo de sus trabajadores unas cantidades destinadas a la Hacienda Pública y a la Seguridad Social. A Hacienda, por las retenciones que la empresa ha de practicar en cualquier nómina, a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (en adelante IRPF) de cada empleado, y a la Seguridad Social para retribuirla por las cuotas correspondientes a cada trabajador. Además, la empresa debe pagar a la Seguridad Social la llamada cuota patronal, es decir, una cuota por la empresa en su conjunto, diferente a la de los trabajadores. Los seguros sociales hay que pagarlos antes del día 30 del mes siguiente, mientras que las retenciones del trabajo se abonan por trimestres vencidos, concretamente antes del día 20 del mes siguiente al vencimiento del trimestre correspondiente. Esta circunstancia afectará a la hora de su registro contable, pues habrá que representar las deudas que la empresa ha contraído por estos conceptos con Hacienda y la Seguridad Social. 66 «Gastos financieros» Los gastos financieros son aquellos que se producen como consecuencia de la utilización de capitales ajenos. Por ejemplo, al solicitar un préstamo a una entidad financiera, al cabo de un tiempo, y haya que pagar unos intereses como www.ineaf.es P á g i n a |73 remuneración al capital ajeno, estos intereses constituyen los gastos financieros de la operación. Para su contabilización hay que tener en cuenta, al igual que en los demás gastos, el momento en que se han devengado, y no cuándo se realiza el pago. Para su cuantificación, hay que atenerse a la ley financiera a que esté sujeta la operación: capitalización simple, capitalización compuesta, descuento simple… Los gastos financieros pueden ser explícitos o implícitos, cuestión que quizás desde un punto de vista financiero no sea demasiado relevante, pero desde una óptica contable adquiere una extraordinaria importancia (se verá en el tema de Pasivos Financieros). El PGC clasifica los gastos financieros en el subgrupo 66. Este subgrupo contiene las siguientes cuentas, que indican el tipo de deuda que los ha generado: 661 Intereses de obligaciones y bonos 662 Intereses de deudas 663 Pérdidas por valoración de instrumentos financieros por su valor razonable 664 Gastos por dividendos de acciones o participaciones contabilizadas como pasivos financieros 665 Intereses por descuento de efectos 666 Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda 667 Pérdidas de créditos no comerciales 668 Diferencias negativas de cambio 669 Otros gastos financiero 67 «Gastos excepcionales y pérdidas procedentes de activos no corrientes» A veces, en el desarrollo de las actividades empresariales aparecen pérdidas de carácter irreversible que afectan al inmovilizado material, intangible y a las inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas. Estas pérdidas deben ser reconocidas por aplicación del principio de prudencia, en el momento en el que sean conocidas. www.ineaf.es P á g i n a |74 Estos gastos y pérdidas se plasman en el subgrupo 67 del PGC. En principio, la característica que reúne es que son gastos “atípicos”, es decir, que no tienen conexión con la actividad normal de la empresa y, por otro lado, no son frecuentes. Junto a los ingresos y beneficios integrantes del subgrupo 77. Beneficios procedentes del inmovilizado e ingresos excepcionales, forman el resultado extraordinario del período, el cual aparece de forma separada al resultado de “Explotación” en la cuenta de Resultado del ejercicio. El PGC señala las siguientes cuentas: 670 Pérdidas procedentes del inmovilizado intangible 671 Pérdidas procedentes del inmovilizado material 672 Pérdidas procedentes de las inversiones inmobiliarias 673 Pérdidas procedentes de participaciones en a l/p en partes vinculadas 674 Pérdidas por operaciones con obligaciones propias 678 Gastos excepcionales Grupo 7 «Ventas e ingresos» 70 «Ventas de existencias» Estos ingresos son los que tienen mayor peso en la empresa y están relacionados con su actividad fundamental. Se contabilizarán a través de cuentas del subgrupo 70 del PGC, el cual desarrolla las siguientes cuentas: 700 Ventas de mercaderías 701 Ventas de productos terminados 702 Ventas de productos semiterminados 703 Ventas de subproductos y residuos 704 Ventas de envases y embalajes 705 Prestaciones de servicios 706 Descuentos s/ventas por pronto pago 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares 709 Rappels sobre ventas www.ineaf.es P á g i n a |75 75 «Otros ingresos de gestión» En una empresa, los ingresos típicos, es decir, aquellos derivados de su actividad fundamental, se contabilizarán como tales a través del subgrupo 70. Así, por ejemplo, en una empresa dedicada a la compraventa de muebles el ingreso típico será la venta de muebles. Sin embargo, la empresa anterior puede que, en algún momento de su vida, tenga unos ingresos accesorios a la actividad principal. Por ejemplo, la empresa puede realizar un servicio de transporte con el camión de reparto de los muebles. Para registrar estos ingresos, que son diferentes de los derivados de su actividad de explotación, se desarrolla en el PGC el subgrupo 75. Otros ingresos de gestión, que reúne, entre otros, los conceptos que más usualmente registran estos ingresos. 751 Resultados de operaciones en común 752 Ingresos por arrendamientos 753 Ingresos de propiedad industrial cedida en explotación 754 Ingresos por comisiones 755 Ingresos por servicios al personal 757 Ingresos de activos afectos a planes de retribuciones a l/p 759 Ingresos por servicios diversos 76 «Ingresos financieros» Los ingresos financieros son aquellos que se derivan de la inversión de capitales en: acciones, valores de renta fija, préstamos o cualquier otra modalidad de inversión. Estos ingresos se han de contabilizar por su importe íntegro o bruto y deberán afluir a la cuenta de resultados del ejercicio en el que se han devengado. El PGC contiene estas cuentas en el subgrupo 76. Ingresos financieros, en función de la naturaleza de la inversión que produce el ingreso. www.ineaf.es P á g i n a |76 Son las siguientes: 760 Ingresos de participaciones en instrumentos de patrimonio 761 Ingresos de valores representativos de deuda 762 Ingresos de créditos 7620 Ingresos de créditos a l/p 7621 Ingresos de créditos a c/p 763 Beneficio por valoración de instrumentos financieros por su valor razonable 766 Beneficios en participaciones y valores representativos de deuda 768 Diferencias positivas de cambio 769 Otros ingresos financieros 77 «Ingresos excepcionales» En los apartados anteriores se han visto una serie de ingresos que están relacionados con la explotación regular o actividad normal de la empresa. Su característica es que son cíclicos y se están produciendo continuamente durante la vida de la empresa. Entre ellos, se pueden citar: las ventas de mercaderías, ventas de productos terminados, ingresos accesorios a la explotación, subvenciones a la explotación, etc. Sin embargo, los ingresos excepcionales, entendiendo los mismos desde un punto de vista amplio, serán aquellos ingresos de cuantía significativa, que no deban considerarse periódicos al calcular el resultado de la empresa, entre ellos se pueden citar: el beneficio que se obtiene en una venta de inmovilizado, los beneficios por operaciones con acciones, etc. Para la contabilización de este tipo de ingresos, el PGC desarrolla el subgrupo 77. Beneficios procedentes de activos no corrientes excepcionales, que contiene, entre otras, las siguientes cuentas: 770 Beneficios procedentes del inmovilizado intangible 771 Beneficios procedentes del inmovilizado material 772 Beneficios procedentes de las inversiones inmobiliarias www.ineaf.es P á g i n a |77 e ingresos 773 Beneficios procedentes de participaciones en capital a largo plazo en partes vinculadas 774 Diferencias negativas en combinaciones de negocio 775 Beneficios por operaciones con obligaciones propias 778 Ingresos excepcionales Como resumen contable de las operaciones de gasto e ingreso podemos suponer los siguientes asientos tipo: a) Contabilidad de los gastos (6) Cuenta de gasto (570) Caja …, si el pago es al contado (572) Banco …, si el pago es por banco (400) Proveedores. Si se deja a deber (410) Acreedores. Si se deja a deber b) Contabilidad de los ingresos (570) Caja … Si el cobro es en efectivo (7) Cuenta de ingreso (572) Banco c/c (430) Clientes … Si es a plazo (440) Deudores … Si es a plazo Veremos a continuación una serie de ejemplos de: Contabilización de gastos. Contabilización de ingresos. Ejemplo Contabilización de gastos: 1. Pagamos mediante cheque el recibo de la luz (628) Suministros www.ineaf.es a P á g i n a |78 (572) Banco c/c 2. Recibimos la factura del teléfono que dejamos a pagar a 30 días (629) Otros servicios a (410) Acreedores 3. Pagamos mediante recibo domiciliado el alquiler del local donde trabajamos (621) Arrendamientos a (572) Banco c/c 4. Nos remiten la factura de una reparación del automóvil que pagaremos en unos días (622) Reparaciones y a conservación (410) Acreedores 5. Pagamos los intereses de un préstamo por banco (622) Intereses de deudas a (572) Banco c/c Los gastos por intereses los vamos a encontrar en el subgrupo 66, destacando los siguientes: (662) Intereses de deudas. Intereses de los préstamos que nos han concedido. (665) Intereses por descuento de efectos. Intereses abonados al banco en el descuento de efectos. (669) Otros gastos financieros. Otros intereses como pueden ser por descubiertos en cuenta corriente. 6. Pagamos en efectivo un gasto de transporte de venta. (624) Transportes a (570) Caja Si los gastos de transporte se refieren a una compra será mayor el importe www.ineaf.es P á g i n a |79 de la compra y no figurarán por separado en la (624) Si los gastos de transporte no se refieren a una compra, por ejemplo a una venta, se contabilizan en la cuenta (624). 7. La factura del notario se pagará dentro de 30 días. (623) Servicios de profesionales a independientes (410) Acreedores 8. Sufrimos un robo en caja. (678) Gastos excepcionales a (570) Caja Ejemplo Contabilización de ingresos: 1. Prestamos servicios que nos dejan a deber, siendo nuestra actividad. (430) Clientes a (705) Prestación de servicios Debemos tener presente la siguiente norma: Los ingresos correspondientes a nuestra actividad se van a contabilizar en el subgrupo 70. Los ingresos esporádicos, y fuera de nuestra actividad, se van a contabilizar en el subgrupo 75. 2. Prestamos servicios que no forman parte de nuestra actividad y nos los dejan a deber. (440) Deudores www.ineaf.es a P á g i n a |80 (759) Ingresos por servicios diversos 3. Ingresamos en cuenta corriente el importe de un arrendamiento. (572) Banco c/c a (752) Ingresos por arrendamiento 4. Cobramos intereses por el dinero depositado en nuestras cuentas corrientes. (572) Banco c/c a (769) Otros ingresos financieros Los cobros que tengamos por intereses los vamos a contabilizar en el subgrupo 76, siendo las cuentas más significativas: (760) Intereses por Inversiones financieras en instrumentos de patrimonio. Normalmente incluimos aquí los intereses que cobramos por acciones que poseemos. (761) Intereses de Valores Representativos de deuda. Intereses producidos por inversiones en Bonos, Obligaciones, Letras, etc. (762) Ingresos de créditos. Intereses que cobramos por créditos concedidos. (769) Otros ingresos financieros. Incluiremos aquí, por ejemplo, los intereses que nos abonan por el dinero depositado en cuentas corrientes o en imposiciones a plazo. 3. El ciclo contable y sus fases Es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa. Periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable y reflejando la imagen fiel de la actividad. Normalmente un ciclo contable es de un año. 3.1 Introducción Se entiende por ciclo contable el conjunto de operaciones realizadas por la empresa durante un ejercicio económico. Tiene una duración cronológica de un año (normalmente del 01.01 al 31.12.) www.ineaf.es P á g i n a |81 A pesar de que la gestión de la empresa es continua y se considera ilimitada, las razones por las que esa actividad se divide en ciclos anuales son las siguientes: Desde el punto de vista de la legislación fiscal es necesario liquidar con la Administración Pública los impuestos anuales que se deriven de los beneficios obtenidos. Desde el punto de vista de la legislación mercantil se establece la obligatoriedad de redactar y presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de la empresa. Desde el punto de vista de la conveniencia informativa es preciso conocer la situación económico-financiera de la empresa y sus resultados, para poder corregir las desviaciones o los posibles errores de gestión. 3.2 Apertura de la contabilidad Tanto en el Diario como en el Mayor se registrarán los elementos con los que cuenta la empresa en el momento de realizar la apertura del ejercicio contable. Las cuentas que figuren en el activo del balance constituirán los empleos y las que aparezcan en el pasivo los recursos. EJEMPLO CONCEPTO Local DEBE HABER 95.000 Ordenadores Existencias Dinero 2.500 500 2.000 Capital TOTALES www.ineaf.es 100.000 100.000 P á g i n a |82 100.000 3.3 Registro de las operaciones del ejercicio. Asientos de gestión A partir de la apertura de la contabilidad se irán registrando todas las operaciones propias de la empresa, tales como compras, ventas, movimientos bancarios, etc. Este registro se realiza mediante asientos en el libro Diario. 3.4 Cálculo del resultado. Asiento de regularización El resultado de un ejercicio es la diferencia entre los ingresos y gastos imputados al mismo. Resultado = Ingresos - Gastos Básicamente los ingresos expresan el importe de las ventas de los productos fabricados por la empresa o los servicios que presta, y se contabilizan en el Grupo 7, en el Haber, a lo largo del ejercicio. (7) Ingresos Los gastos son factores productivos que la empresa adquiere para la obtención de aquellos y están contabilizados en el Grupo 6, en el Debe, a lo largo del año. (6) Gastos Para hallar el resultado de la empresa durante un período tenemos que realizar un asiento en el libro Diario en el que se abonan (anotar en el Haber) las cuentas de gastos y se cargan (anotar en el Debe) las cuentas de ingresos, utilizando en ambos casos como contrapartida una cuenta de nombre “resultado del ejercicio”. Asiento de regularización (7) Ingresos (129) Resultado del ejercicio www.ineaf.es ó P á g i n a |83 (6) Gastos (129) Resultado del ejercicio De esta forma, en el libro Mayor todas las cuentas de gastos e ingresos quedan saldadas. El saldo de las mismas queda recogido en el saldo de la cuenta “resultado del ejercicio”. Nota: aunque esta es la regla general, no debemos olvidar que existen cuentas del grupo 6 con saldo acreedor y cuentas del grupo 7 con saldo deudor. En estos casos dichas cuentas se regularizan en el lado contrario del asiento anterior, es decir, las cuentas del grupo 6 con saldo acreedor se encontrarán en el libro diario en el haber, por tanto en la regularización pasan al debe (como si fuesen del 7) y las cuentas del grupo 7 al contrario. Ejemplo - Regularización: Supongamos una sociedad que realiza los siguientes asientos durante un ejercicio económico. 1. Se constituye la sociedad, aportando los socios 5.000 euros que depositan en una cuenta corriente. 2. Compra un ordenador por 1.000 euros pagado con cheque. 3. Compra mobiliario por 2.000 euros pagados por cheque. 4. Paga el recibo de la luz por 200 euros por cheque. 5. Paga un arrendamiento por 300 euros por cheque. 6. Presta servicios a clientes por 16.000 euros a 30 días. 7. Recibe factura a 30 días por un gasto de publicidad de 600 euros. 8. Recibe los intereses de la cuenta corriente a su favor por 50 euros. Se pide: 1. Contabilizar en el diario las operaciones anteriores. 2. Realizar la regularización y el cierre. www.ineaf.es P á g i n a |84 Anotaciones en el diario: 5.000 (572) Banco c/c 1 (100) Capital social 5.000 1.000 (217) EPI 2 (572) Banco c/c 1.000 2.000 (216) Mobiliario 3 (572) Banco c/c 2.000 200 (628) Suministros 4 (572) Banco c/c 200 300 (621) Arrendamientos 5 (572) Banco c/c 300 (430) Clientes 6 (705) Prestación servicios 600 (627) Publicidad 7 (410) Acreedores 50 (572) Banco c/c 8 16.000 (769) Otros ingresos Financ. 16.000 600 50 Procedemos a la regularización, que recordamos consiste en pasar los gastos e ingresos a la cuenta (129). Lo hacemos en dos asientos, uno para los gastos y otro para los ingresos. 1.100 (129) Resultado del ejercicio 16.000 (705) Prestación de servicios (628) Suministros 200 (621) Arrendamientos 300 (627) Publicidad 600 (129) Resultado del ejercicio 16.050 (769) Otros ingresos 50 financieros Procedemos al cierre del ejercicio 5.000 (100) Capital (572) Banco 1.550 600 (410) Acreedores (217) EPI 1.000 14.950 (129) Resultado del ejercicio (216) Mobiliario 2.000 (430) Clientes 16.000 www.ineaf.es P á g i n a |85 Libro mayor antes de la regularización: (572) Banco 5.000 1.000 50 2.000 (100) Capital 5.000 (217) EPI 1.000 200 300 (216) Mobiliario 2.000 (628) Suministros 300 200 (430) Clientes (705) Prestación de servicios 16.000 16.000 (410) Acreedores (621) Arrendamientos (627) Publicidad 600 (769) Otros ingresos 600 50 Libro mayor tras la regularización: (572) Banco 5.000 1.000 50 2.000 (100) Capital 5.000 (217) EPI 1.000 200 300 (216) Mobiliario 2.000 (628) Suministros 200 200 Cerrada www.ineaf.es P á g i n a |86 (621) Arrendamientos 300 300 Cerrada (430) Clientes (705) Prestación de servicios 16.000 16.000 (627) Publicidad 600 16.000 600 Cerrada Cerrada (410) Acreedores - (769) Otros ingresos 600 50 (129) Resultado ejercicio 50 1.100 Cerrada 16.050 Libro mayor tras el cierre: (572) Banco 5.000 1.000 50 2.000 (100) Capital 5.000(cierre) 5.000 (217) EPI 1.000 1.000(cierre) 200 300 1.550(cierre) (216) Mobiliario 2.000 2.000(cierre) (430) Clientes 16.000 (628) Suministros 200 200 (621) Arrendamientos 300 300 Cerrada Cerrada (705) Prestación de (627) Publicidad servicios 16.000(cierre) 16.000 600 16.000 600 Cerrada Cerrada (410) Acreedores 600(cierre) 600 (769) Otros ingresos 50 50 Cerrada www.ineaf.es P á g i n a |87 (129) Resultado ejercicio 1.100 16.050 14.950(cierre) www.ineaf.es P á g i n a |88 3.5 Cierre de la contabilidad. Asiento de cierre Tras la regularización hemos comentado que las cuentas del Grupo 6 y 7 quedan saldadas, y aparece una cuenta nueva que es la (129) Resultado del ejercicio por el saldo de todas ellas. El resto de las cuentas que quedan abiertas (es decir, las de los Grupos 1 a 5) se deben cerrar ahora para finalizar el ejercicio, esto es: Las cuentas de activo que presentan deudor anotaran en el Haber. Las cuentas de pasivo y neto que presentan saldo acreedor se anotaran en el Debe. Al traspasar esta anotación al Mayor todas las cuentas quedarán saldadas, es decir, con saldo nulo. www.ineaf.es P á g i n a |89 RECUERDA El ciclo contable, es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa. Periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable y reflejando la imagen fiel de la actividad. Normalmente un ciclo contable es de un año. Hechos permutativos, aquellos en los que aunque variase el activo y el pasivo, el neto seguía siendo el mismo. Cuando los hechos contables provocan aumentos o disminuciones de neto, nos estaremos refiriendo a los denominados hechos modificativos. Dentro de la operatoria diaria de la empresa, la contabilidad de gastos e ingresos son los que forman la mayor parte de sus apuntes. El Plan General Contable reúne los gastos y los ingresos en los Grupos 6 «Compras y gastos» y 7 «Ventas e ingresos», desglosándolos éstos en distintos subgrupos. En el Libro Diario y en el Mayor se registrarán los elementos con los que cuenta la empresa en el momento de realizar la apertura del ejercicio contable. www.ineaf.es P á g i n a |90 www.ineaf.es P á g i n a |91 4 Contabilización de las existencias Contabilidad Práctica www.ineaf.es P á g i n a |92 www.ineaf.es P á g i n a |93 Objetivos Reconocer el concepto de existencia dentro de una empresa y realizar su registro contable. Emplear los métodos de valoración más adecuados de acuerdo con las características del mercado y de las propias existencias. Estudiar los Subgrupos (60) Compras y (70) Ventas, del Plan General Contable. Conocer las implicaciones del IVA, de la contabilización de envases y embalajes, así como de las correcciones valorativas en las operaciones de existencias. www.ineaf.es P á g i n a |94 www.ineaf.es P á g i n a |95 www.ineaf.es P á g i n a |96 www.ineaf.es P á g i n a |97 1. Concepto La empresa, para llevar a cabo su actividad productiva o de prestación de servicios, necesariamente ha de contar con ciertos bienes, que son los elementos integrantes del inmovilizado técnico y de las existencias. Son existencias los bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo. El PGC reúne estos bienes en el Grupo 3, «Existencias». De ahí, la diferenciación entre los bienes que componen el inmovilizado técnico y las existencias, puesto que los primeros intervienen en el proceso productivo durante varios ejercicios, mientras que los segundos continuamente se renuevan, ya que se venden o se consumen para la realización de la producción. Por lo tanto, las existencias forman parte del activo circulante. 2. Clasificación de las existencias En cualquier cadena de producción, a partir de ciertas materias primas, se obtiene el producto deseado. Claro está que para fabricarlo se han realizado distintas actividades, por lo que se distinguen distintos centros de actividad. Hay infinidad de ejemplos pero aquí, a título ilustrativo, vamos a representar esquemáticamente el proceso productivo de una empresa que se dedica a la fabricación y venta de muebles. www.ineaf.es P á g i n a |98 En este caso, los centros de actividad son el de serrado y planchado, el de encolado y el de barnizado. Atendiendo al proceso productivo de la empresa se pueden distinguir varias clases de existencias. Este criterio es el que ha seguido el PGC, y es el que se va a exponer y explicar. Hay que advertir que, para una mejor comprensión, se citan ejemplos de todas las existencias referidas al proceso productivo aludido. Así, se pueden catalogar los siguientes tipos de existencias: Existencias comerciales, también conocidas como mercaderías. Se caracterizan por que la empresa las vende tal y como las adquirió, sin transformación ni elaboración alguna. Así, si la empresa indicada compra cómodas inglesas a un anticuario y las vende en la forma originaria en que las adquirió, sin transformación alguna, éstas se catalogarían como mercaderías. Materias primas. Son aquellas que se utilizan en la fabricación del producto al que se dedica la empresa, por lo que se elaboran o transforman. Así, se podría señalar la madera. Otros aprovisionamientos. Son existencias que no tienen la consideración www.ineaf.es P á g i n a |99 de materias primas, pero que se emplean sin cesar, al ser imprescindibles en la realización del proceso productivo. Dentro de éstas podemos citar los combustibles que se consumen para que funcionen ciertas máquinas, los embalajes que envuelven los muebles al ser transportados, las cerraduras de los armarios, etc. Productos en curso. Al cierre del ejercicio puede haber productos que se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad determinado, éstos son los productos en curso o en fase de fabricación. No cabe la posibilidad de venderlos. Se podrían señalar la madera que se está serrando, las planchas de madera no acabadas o los esqueletos de muebles que se están barnizando, etc. Productos semiterminados. Son productos fabricados por la empresa, pero que aún están pendientes de elaboración, incorporación o transformación para lograr los productos deseados. Habitualmente, estos productos son aquellos que están a falta de una fase para venderse, por ejemplo, de empaquetar, de embotellar, etc. Productos terminados. Son los fabricados por la empresa, dedicando todos sus esfuerzos a su obtención, puesto que la venta de éstos –a los consumidores o a otras empresas– constituye el objeto de la actividad empresarial. En el caso que nos ocupa, serían los muebles. Subproductos, residuos y materiales recuperados: Subproductos. Son los productos que revisten un carácter secundario o accesorio en relación a la fabricación principal. Un ejemplo podrían ser, suponiendo que para la empresa constituya una actividad secundaria, los muebles que dadas sus reducidas dimensiones sólo pueden ser utilizados por niños. Residuos. Son existencias que se obtienen, inevitablemente, al fabricar los productos o subproductos, que tienen valor intrínseco y pueden ser utilizados o vendidos. Un claro ejemplo sería el serrín, que posteriormente se puede vender a una empresa de limpieza industrial. Materiales recuperados. Son las existencias que, por tener valor intrínseco, entran nuevamente en almacén después de haber sido utilizadas en el proceso productivo. Se podrían mencionar dentro de este tipo de existencias las virutas de madera que, más tarde, se prensan en la misma empresa para fabricar conglomerado de madera, que será empleado en la producción de nuevos muebles. www.ineaf.es P á g i n a |100 Es importante señalar que las mismas existencias se clasificarán en empresas diferentes, según la actividad productiva que desarrollen, de distinto modo. Así, en el ejemplo visto, la madera se catalogaba como materia prima; en cambio, para un leñador sería un producto terminado. 3. Registro contable Existen dos procedimientos de registro de las partidas contables, el especulativo y el administrativo. Comentaremos el administrativo para ver sus ventajas e incidir en los inconvenientes que motivan que el Plan General Contable se decante por el especulativo para la contabilidad del Grupo 3. 3.1. Método Administrativo (o Permanencia de Inventario) Características: 1. Las entradas o compras se valoran al precio de coste. 2. Durante el ejercicio utilizamos cuentas del Grupo 3. «Existencias». Ejemplo Compramos 100 unidades a 1.000 euros la unidad: 100.000 (300) Mercaderías a (570) Caja 100.000 3. Las salidas o ventas se valoran a Precio de Coste. 4. Al valorar las salidas al precio de coste y, sin embargo, la caja al precio de venta, el asiento no nos va a cuadrar y necesitamos una cuenta para reflejar los beneficios ó pérdidas producidos en la venta. Esta cuenta podría llamarse resultado de la explotación y en nuestro ejemplo no le ponemos código, al no existir en el cuadro de cuentas, pues volvemos a recordar que este sistema no lo utiliza el plan. www.ineaf.es P á g i n a |101 Esta cuenta al final de ejercicio traspasa su saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias. Ejemplo Vendemos las mercaderías anteriores a 1.100 euros: 110.000 (570) Caja a (570) Caja precio 100.000 de coste Precio venta ( ) Explota. de m. 10.000 Ventajas: refleja en cada momento el saldo real de la cuenta de mercaderías. Es decir, si en un momento dado abrimos el Mayor de la cuenta de mercaderías, su saldo nos indicará lo que realmente hay en el almacén, valorado al precio de coste. Inconvenientes: encontramos dos inconvenientes. 1. En caso de tener distintos precios de entrada, cuando queramos hacer una venta deberemos tener conocimiento de todos los precios de compra y las unidades adquiridas con cada uno de ellos. Esta información la deberemos obtener extracontablemente de la ficha de almacén, que tendrá que estar siempre al día. Ejemplo El 10.02.08 compramos 100 unidades a 1.000 euros la unidad: 100.000 (300) Mercaderías a (570) Caja 100.000 El 15.02.08 compramos 100 unidades a 900 euros la unidad: 90.000 (300) Mercaderías a (570) Caja 90.000 El 20. 02.08 compramos 100 unidades a 1.050 euros la unidad: 105.000 www.ineaf.es (300) Mercaderías a P á g i n a |102 (570) Caja 105.000 El 28.02.08 vendemos 25 unidades de este producto. Aquí es donde nos encontramos el problema, al tener varios precios de coste. Las salidas se valoran a precio de coste y no tenemos más remedio que calcular el valor del almacén o bien al precio medio ponderado o el FIFO (first input o primera entrada, first output o primera salida). Para ello debemos tener la ficha de almacén al día, cosa prácticamente imposible. 2. Al no desglosar la cuenta de mercaderías en varias más detalladas, resultará que algunos asientos se realizaran iguales, por ejemplo una compra de mercaderías y una devolución de ventas. Ejemplo Compramos mercaderías al contado: 105.000 (300) Mercaderías a (570) Caja 105.000 Devolvemos las mercaderías, pues no tienen la calidad exigida: 105.000 (570) Caja a (300) Mercaderías 105.000 (300) Mercaderías 105.000 Vendemos mercaderías al contado: 105.000 (570) Caja a Nos devuelven las mercaderías pues no tenían la calidad exigida: 105.000 www.ineaf.es (300) Mercaderías a P á g i n a |103 (570) Caja 105.000 3.2. Método Especulativo Características: 1. Las entradas o compras se valoran a Precio de Coste. 2. Durante el ejercicio no utilizamos las cuentas del Grupo 3. «Existencias», sino cuentas del Grupo 6. «Compras y Gastos» y del Grupo 7. «Ventas e ingresos», con lo cual eliminamos uno de los inconvenientes del método anterior. El no utilizar cuentas del Grupo 3. «Existencias» durante el ejercicio, no significa que no sean de utilidad. Este grupo lo reservaremos para indicar, al final del ejercicio, el saldo que hay en el almacén de cada una de estas cuentas. Ejemplo Compramos 100 unidades a 1.000 euros la unidad: 100.000 (600) Compra Mercaderías a (570) Caja 100.000 3. Las salidas o ventas se valoran al precio de venta. 4. No es necesario una cuenta para reflejar los resultados en cada venta. Ejemplo 110.000 (570) Caja a (700) Venta Mercaderías 100.000 Ventajas: a pesar de tener distintos precios de entrada, como las salidas se valoran al precio de venta, no necesitamos tener abierta la ficha de almacén. Esta ficha, a diferencia del método anterior, no es necesario tenerla al día, pero vemos como es necesario tenerla completa a fin del ejercicio. Inconvenientes: no refleja en cada momento el saldo real de la cuenta de existencias. Es decir, al valorar las entradas a un precio y las salidas a otro, si todo lo contabilizamos en una sola cuenta, el saldo de esta no tendrá sentido, pues puede darse el caso de contabilizar una entrada por un valor y una salida en la www.ineaf.es P á g i n a |104 misma cuenta por un valor mayor, quedando en el almacén un saldo negativo que no tiene sentido. Ajuste de las cuentas de existencias Como comentamos anteriormente, durante el ejercicio utilizaremos cuentas del Grupo 6. «Compras y Gastos» y del Grupo 7. «Ventas e ingresos» para contabilizar todas las operaciones referidas al Grupo 3 «Existencias». Este último grupo se utilizará para hacer constar en el balance la situación real del almacén al final del ejercicio. El saldo de las cuentas del Grupo 3 pasa al año siguiente como saldos iniciales de sus respectivos elementos, con lo que si al final del ejercicio queremos reflejar las existencias reales, deberemos hacer un ajuste. Este ajuste consistirá en: Eliminar el saldo inicial de la cuenta (300) Mercaderías A, que aparece en la apertura de cuentas. Sustituirlo por el saldo final de las existencias. Este último dato lo obtenemos precisamente de la ficha de almacén. Para realizar el ajuste necesitamos una cuenta de contrapartida, que buscaremos en los subgrupos (61) y (71), ambos de «Variación de existencias», dependiendo de la cuenta del Grupo 3 que queramos ajustar. (61) ó (71) Variación existencias (3) Existencias iniciales (3) Existencias finales (61) ó (71) Variación existencias Utilizaremos cuentas del subgrupo (61) y (71) «Variación de existencias», en función de la cuenta de existencias que queramos ajustar a final del año. Las cuentas del Subgrupo (61) y (71) «Variación de existencias» que hemos utilizado, irán a la cuenta de pérdidas y ganancias al final de ejercicio, reflejando la pérdida o beneficio experimentado en la cuenta de existencias en cuestión. www.ineaf.es P á g i n a |105 El ajuste de las cuentas de existencia se realiza de la siguiente manera: A) Si se trata de existencias de los subgrupos (30) Comerciales (mercaderías), (31) Materias primas y (32) Otros aprovisionamientos. Se harán respectivamente los tres asientos siguientes por el importe de las existencias iniciales: (610) Variación existencias de mercaderías (611) Variación existencias de a (300) Mercaderías a (310) Materias primas materias primas (612) Variación existencias de otros aprovisionamientos www.ineaf.es (320) Elementos y conjuntos a incorporables P á g i n a |106 a (321) Combustibles a (322) Repuestos a (325) Materiales diversos a (326) Embalajes a (327) Envases a (328) Material de oficina B) Si se trata de existencias de los subgrupos (33) Productos en curso, (34) Productos semiterminados, (35) Productos terminados, y (36) Subproductos, residuos y materiales recuperados. Se harán respectivamente los cuatro asientos siguientes por el importe de las existencias iniciales: (710) Variación de existencias de productos en curso (711) Variación de existencias de productos semiterminados (712) Variación de existencias de productos terminados a (330) Productos en curso a (340) Productos semiterminados a (350) Productos terminados (713) Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados a (360) Subproductos, residuos y materiales recuperados En estos siete asientos que hemos reproducido en los apartados A) y B) anteriores, todas las cuentas de Existencias habrán quedado saldadas; pero sólo de momento. Inmediatamente después, por las existencias finales según inventario al cierre de ejercicio, se les hará un cargo, como exponemos en los apartados C) y D) siguientes. Obsérvese que las existencias fabricadas por la empresa o derivadas de la fabricación principal se regularizan con cargo a las cuentas de "Variación de existencias" del Grupo 7, mientras que el resto de las existencias se regularizan con cargo a las cuentas de "Variación de existencias" del Grupo 6. www.ineaf.es P á g i n a |107 C) Al cierre del ejercicio, si se trata de existencias de los subgrupos (30) Comerciales (Mercaderías), (31) Materias primas y (32) Otros aprovisionamientos. Se harán respectivamente los tres asientos siguientes por el importe de las existencias finales, según inventario: (610) Variación existencias de (300) Mercaderías a mercaderías (611) Variación existencias de (310) Materias primas (320) Elementos y conjuntos a a incorporables a (322) Repuestos a (325) Materiales diversos a (326) Embalajes a (327) Envases a (328) Material de oficina a www.ineaf.es (612) Variación existencias de otros aprovisionamientos (321) Combustibles materias primas P á g i n a |108 D) Al cierre del ejercicio, si se trata de existencias de los subgrupos (33) Productos en curso, (34) Productos semiterminados, (35) Productos terminados y (36) Subproductos, residuos y materiales recuperados. Se harán respectivamente los cuatro asientos siguientes por el importe de las existencias finales, según inventario: (710) Variación de existencias de (330) Productos en curso a (340) Productos semiterminados a productos en curso (711) Variación de existencias de productos semiterminados (712) Variación de existencias de (350) Productos terminados a productos terminados (713) Variación de existencias de (360) Subproductos, residuos y materiales recuperados a subproductos, residuos y materiales recuperados Veamos un ejemplo del método especulativo: Ejemplo Supongamos que se crea una empresa y los socios aportan lo siguiente: Dinero por valor de 100.000 euros. Mobiliario por valor de 10.000 euros. Un local por valor de 50.000 euros. Mercaderías por valor de 2.000 euros. 100.000 (572) Banco c/c 10.000 (216) Mobiliario 50.000 (211) Construcciones 2.000 www.ineaf.es a (300) Mercaderías P á g i n a |109 (100) Capital 162.000 Sabemos que con este sistema la cuenta de mercaderías no se utiliza durante el ejercicio. Efectivamente, las cuentas irán a la (600), la venta a la (700) pero las existencias iniciales (en este caso aportadas por un socio) irán a la (300). Durante el año las compras las reflejamos: (600) Compras de mercaderías a (570) Caja a (700) Ventas de mercaderías Y las ventas: (570) Caja Suponiendo que llega el final del año y queremos hacer un balance, nos fijaremos en los mayores, entre los cuales nos encontramos que: (300) Mercaderías 2.000 Saldo deudor 2.000 Este dato no refleja las existencias finales que hay realmente en el almacén. Es decir, si hemos comprado, vendido, devuelto, etc., en el almacén quedará una cantidad distinta a las 2.000 iniciales, estas las conoceremos por la ficha de almacén. Supongamos que estas sean de 1.500. En este caso debemos realizar un ajuste donde eliminemos las iniciales e introduzcamos las finales. Por la eliminación de las existencias iniciales: (610) Variación de 2.000 www.ineaf.es existencias a P á g i n a |110 (300) Mercaderías 2.000 Por la introducción de las existencias finales: (610) Variación de 2.000 (300) Mercaderías a 2.000 existencias Con esto, el saldo de la cuenta 300 será: (300) Mercaderías 2.000 2.000 1.500 Saldo deudor 1.500 Veamos, a continuación, un ejemplo de la cuenta de mercaderías por el método especulativo con variación de existencias: Ejemplo Supongamos una empresa que comercializa un solo producto. Las siguientes son las existencias iniciales del producto que aparecen en el asiento de apertura: - 100 unidades a 1.000 euros: 100.000. (300) Mercaderías a - Compra 100 unidades a 1.000 euros. www.ineaf.es P á g i n a |111 (100) Capital 100.000 (600) Comprar de mercaderías (400) Proveedores 100.000 - Vende 50 unidades a 1.100 euros. (700) Venta de 55.000 (430) Clientes mercaderías 55.000 Existencias finales. Para su cálculo sumamos a las existencias iniciales las compras del ejercicio y restamos las ventas a precio de coste. La ficha de almacén siempre se valora a precio de coste. 100 + 100 – 50 = 150 unidades 150 unidades x 1.000 = 150.000 Realizamos el ajuste de las mercaderías: (610) Variación de 100.000 (300) Mercaderías existencias de mercaderías 100.000 (610) Variación de 150.000 (300) Mercaderías existencias de 150.000 mercaderías Si regularizáramos sólo estas operaciones tendríamos: 100.000 (600) Compra (129) Resultado ejercicio 100.000 mercaderías 55.000 50.000 (700) Venta mercaderías (129) Resultado ejercicio (610) Variación de existencias de mercaderías www.ineaf.es P á g i n a |112 105.000 (129) Resultado Ejercicio 100.000 105.000 Saldo acreedor 5.000 El saldo de la cuenta de mercaderías me indica el beneficio obtenido en la venta del producto. En caso de no realizar el ajuste de la cuenta de mercaderías obtendríamos dos errores: En el balance aparecería la cuenta de mercaderías por el saldo inicial y no por el final. Al observar solo las cuentas de compras de mercaderías por 100.000 y venta de Mercaderías por 55.000, daría la sensación de una pérdida de 45.000, cosa incierta, ya que debemos tener en cuenta la variación del almacén (de 100.000 pasamos a 150.000) un aumento de 50.000, lo que hace que en lugar de pérdida de 45.000 euros tengamos un beneficio de 5.000 euros. 4. Valoración de las existencias La Norma de Registro y Valoración 10ª del Plan General Contable, en concreto el apartado 1 de la misma, nos va a indicar como realizar la valoración de las existencias. Esta valoración no va a ser común a todas las existencias, pues dependiendo del tipo de producto deberemos atender a: El precio de adquisición, si hablamos de mercaderías, materias primas u otros aprovisionamientos. El Coste de producción, si nos referimos a los productos elaborados por la empresa estando estos ya terminados o pendientes de fabricación. www.ineaf.es P á g i n a |113 4.1. Precio de adquisición En relación con el precio de adquisición es importante tener en cuenta las previsiones recogidas en el apartado 1.1 de la Norma de Registro y Valoración 10ª del Plan General Contable. El precio de adquisición es el importe facturado por el vendedor restando cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares, y se añadirán todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta (en el almacén). El precio de adquisición incluirá: El precio facturado por el vendedor. Menos cualquier clase de descuento incluido en factura. Además de todos los gastos necesarios hasta que los bienes se hallen ubicados para la venta, tales como transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de existencias. Ejemplo La sociedad X, dedicada a compra-venta de mantequilla, adquiere a Dinamarca 2.000 kilos a 4 euros el kilo. El proveedor le descuenta en factura 0.2 euros por kilo y le amplía un rappel en especie, regalándole 100 kg más. Como el pago se realiza al contado, el proveedor aplica un descuento, por pronto pago, de 500 euros. Para poder realizar el envío de la mercancía a España ha sido necesario pagar ciertas tasas locales por importe de 400 euros. El transporte realizado por cuenta de la sociedad X ascendió a 300 euros y el seguro ha sido de 250 euros adicionales. Al llegar las mercancías a España la sociedad X ha tenido que hacer unos análisis de calidad y estado de conservación de las mercancías que han costado 350 euros más. Determinación del precio de adquisición de las mercancías: Precio según factura (2.000 x 4) www.ineaf.es 8.000 P á g i n a |114 - Descuento comercial (2.000 x 0.2) - 400 - Descuento por pronto pago - 500 + Tasas locales + 400 + Tasas transporte + 300 + Seguro +250 + Análisis de calidad + 350 Precio de adquisición 8.400 Número de unidades compradas (2.000 + 100) 2.100 Coste por unidad 4 4.2. Coste de producción Al igual que en el punto anterior, la remisión a la Norma de Registro y Valoración 10ª es una cuestión importante, en este caso debe hacerse la remisión al apartado 1.2. Cuando la empresa no compra las existencias, si no que las hace con sus propios medios, la norma de valoración dice que en lugar del precio de adquisición tendremos en cuenta el coste de producción. El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otros materiales consumibles los costes directamente imputables al producto. Por otro lado, la norma nos dice que debemos añadir también la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, siempre que tales costes correspondan al periodo de fabricación o al ubicarlos para su venta. Ejemplo La Sociedad X dedicada a la fabricación del producto PW del que puede producir en condiciones normales 12.000 unidades, tiene durante el ejercicio 2007 los siguientes costes unitarios: www.ineaf.es P á g i n a |115 Materias primas: 20 euros por unidad. Mano de obra: 8 euros por unidad. Costes indirectos fijos: 90.000 euros. Costes indirectos variables: 7 euros por unidad. Determinar el coste de producción unitario bajo la hipótesis de que la empresa sólo produce 10.000 unidades. Solución: Consumo de materias primas 20 x 10.000 = 200.000 Mano de obra 8 x 10.000 = 80.000 Costes indirectos fijos 75.000 (1) Costes indirectos variables 7 x 10.000 = 70.000 Coste de producción 425.000 Coste por unidad producida 425.000/10.000 = 42.50 (1) 90.000 son los costes fijos para una actividad de 12.000, al sólo fabricar 10.000 le corresponden 75.000. ¿Qué ocurre con los costes financieros? Hasta ahora hemos comentado que, tanto en el precio de adquisición como en el coste de producción se añaden, al precio facturado por el vendedor o el consumo de materias primas, todos los gastos, hasta que estén dispuestos para la venta. La pregunta ahora es si dentro de estos costes incluimos los financieros. Para dilucidar esta cuestión acudimos al PGC, en concreto a la Norma de Registro y Valoración 10ª, apartado 1. Valoración inicial: “En las existencias que necesiten un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de ser vendidas, se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción, los gastos financieros, en los términos previstos en la norma sobre el inmovilizado material”. www.ineaf.es P á g i n a |116 En definitiva, el hecho de incluir los intereses como mayor valor de las existencias tiene ahora carácter residual, pues la condición de necesitar más de un año para estar en condiciones de ser vendida prácticamente no se da. 5. Estudio de los Subgrupos (60) Compras y (70) Ventas, del Plan General Contable 60. COMPRAS (600) Compras de mercaderías (601) Compras de materias primas (606) Descuentos sobre compras por pronto pago (607) Trabajos realizados por otras empresas (608) Devoluciones de compras y operaciones similares (609) Rappels por compras 70. VENTAS DE MERCADERÍAS, DE PRODUCCIÓN PROPIA, DE SERVICIOS, ETC. (700) Ventas de mercaderías (701) Ventas de productos terminados (702) Ventas de productos semiterminados (703) Ventas de subproductos y residuos (704) Ventas de envases y embalajes (705) Prestaciones de servicios (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares (709) Rappels sobre ventas www.ineaf.es P á g i n a |117 Para el estudio de estos subgrupos es recomendable la lectura de la Quinta parte del Plan General Contable que hace alusión expresa a los mismos. 5.1. Cuentas relacionadas con las compras El subgrupo (60) Compras, comprende los aprovisionamientos de mercaderías y demás bienes adquiridos por la empresa para revenderlos, bien sea sin alterar su forma y sustancia, o previo sometimiento a procesos industriales de adaptación, transformación o construcción. También incluye los trabajos encargados a otras empresas para la realización de los productos objeto de su actividad. En general todas las cuentas del Grupo 6 se abonan, al cierre del ejercicio, con cargo a la cuenta (129) Resultado del ejercicio. (600) Compras de mercaderías. Se cargará por el precio de compra más los gastos de las compras, menos los descuentos incluidos en factura. Ejemplo Compramos mercaderías según la siguiente factura: Precio del bien: 200.000 €. Transporte: 10.000 €. Seguro: 5.000 €. Descuento: (7.000 €) 208.000 (600) Compras mercaderías a (400) Proveedores 208.000 Podemos generalizar diciendo que en las compras se suman todos los gastos hasta que la mercancía esté en condiciones para la venta, y se restan todos los descuentos incluidos en factura, sean del tipo que sean. www.ineaf.es P á g i n a |118 Cosa distinta son los descuentos posteriores a la factura que se recogen en las cuentas (606) Descuentos sobre compras por pronto pago y (608) Devolución de compras y operaciones similares, y que detallamos a continuación: (606) Descuentos sobre compras por pronto pago. Descuentos y asimilados que le concedan a la empresa sus proveedores, por pronto pago, no incluidos en factura. Ejemplo El proveedor nos hace un descuento por pronto pago de 10.000: 10.000 (400) Proveedores a (606) Descuentos sobre 10.000 compras por pronto pago (608) Devolución de compras y operaciones similares. Remesas devueltas a proveedores, normalmente por incumplimiento de las condiciones de pedido. En esta cuenta se contabilizarán también los descuentos y similares originados por la misma causa, que sean posteriores a la recepción de la factura. Ejemplo Devolvemos las mercaderías anteriores por no estar conformes: 208.000 (400) Proveedores a (608) Devoluciones de compras y operaciones similares 208.000 El asiento sería idéntico si en vez de ser una devolución, fuese un descuento fuera de factura. Ejemplo El proveedor nos hace un descuento de 10.000 atendiendo al volumen de pedido fuera de la factura (recordemos que si es dentro de la factura se considera www.ineaf.es P á g i n a |119 menor importe de la compra). 10.000 (400) Proveedores a (609) Rappels por compras 10.000 5.2. Cuentas relacionadas con las ventas Las cuentas del subgrupo (70) Venta de mercaderías, de producción propia, de servicios, etc., se adaptarán por las empresas a las características de las operaciones que realizan, con la denominación específica que a éstas corresponda. De estas cuentas vamos a destacar las siguientes: (700) Venta de mercaderías. Se abona por el precio de venta, sin incluir los impuestos y disminuido por los descuentos en factura que no sean por pronto pago. (706) Descuentos sobre ventas por pronto pago. Recoge los descuentos y asimilados que conceda la empresa a sus clientes, por pronto pago, no incluidos en factura. Esta cuenta se adaptará por la empresa a las características de las operaciones que realice, con la denominación específica que a éstas corresponda. (708) Devolución de ventas y operaciones similares. Remesas devueltas por clientes, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido. En esta cuenta se contabilizarán también los descuentos y similares originados por la misma causa, que sean posteriores a la emisión de la factura. (709) Rappels sobre ventas. Descuentos y similares que se basan en haber alcanzado un determinado volumen de pedidos. El procedimiento contable para estas cuentas es igual que en las cuentas que hemos desarrollado de compras pero a la inversa. 6. El IVA en las operaciones de existencias Aunque el IVA, debido a sus complejidades, tiene un capitulo propio que trataremos más adelante, nos interesa hacer una pequeña introducción en relación a su mecánica, a fin de ir trabajando con él. www.ineaf.es P á g i n a |120 El IVA se trata de un impuesto indirecto que recae sobre el consumidor final. Esto significa que el IVA que nosotros soportamos en nuestras compras, al no ser los consumidores finales, tenemos derecho a que Hacienda nos lo “devuelva”. Por el contrario, el IVA que nosotros repercutimos a los clientes tenemos la obligación de “ingresarlo” en Hacienda. 6.1. En las compras Al realizar nuestras compras hasta ahora no hemos tenido en cuenta el IVA. Ejemplo Compramos mercaderías por valor de 1.000 euros a plazo: 1.000 (600) Compras de mercaderías a (400) Proveedores 1.000 En las compras el IVA que nosotros soportamos tenemos derecho a que Hacienda nos lo devuelva, ya que este impuesto recae directamente sobre el consumidor final, no sobre el empresario. Por tanto, el IVA de la operación anterior (suponiéndolo al 21 %, sería de 210 euros) debe ir a una cuenta distinta de la (600). Irá en una cuenta del Grupo 4. «Acreedores y Deudores por operaciones comerciales», indicando que Hacienda nos debe este dinero. El Grupo 4 tiene un subgrupo donde se recogen todas las deudas y créditos con Hacienda, este es el (47) Administraciones Públicas. Ejemplo Si partimos del ejemplo anterior y le añadimos el IVA, quedaría como sigue: 1.000 (600) Compras de mercaderías a (400) Proveedores 1.210 (472) Hacienda Pública, IVA 210 soportado Esto significa que, de ahora en adelante, cualquier operación que sea hecho imponible de IVA, es decir, la mayoría de los gastos y las compras de inmovilizado, www.ineaf.es P á g i n a |121 deberá llevar aparejada la cuenta (472) Hacienda Pública, IVA soportado, indicando el dinero que nos debe Hacienda. 6.2. En las ventas Al realizar nuestras ventas, hasta ahora, no hemos tenido en cuenta el IVA. Ejemplo Vendemos mercaderías por valor de 1.500 euros a plazo: 1.500 (430) Clientes a (700) Ventas de mercaderías 1.500 Al realizar una venta debemos repercutirle al cliente el importe del IVA. Esta cantidad nosotros la repercutimos y, por tanto, la cobraremos pero no es para nosotros, sino para Hacienda. Por ello cada vez que realicemos una operación en la que tengamos que repercutir el IVA deberemos separar el precio del bien o servicio del IVA. Este último lo llevaremos a una cuenta del Grupo 4. «Acreedores y Deudores por operaciones comerciales» que indica una cuenta acreedora con Hacienda. La cuenta, que refleja las cantidades de IVA repercutido, será la (477) Hacienda Pública, IVA repercutido. Ejemplo Partiendo de la operación anterior y suponiendo un IVA del 21%, sería como sigue: 1.815 (430) Clientes (700) Ventas de mercaderías (477) HP, IVA repercutido www.ineaf.es P á g i n a |122 1.500 315 PRIMER TRIMESTRE Supongamos una compra con pago aplazado: 1.000 (600) Compras de mercaderías a (400) Proveedores 1.210 (700) Ventas de mercaderías 1.500 (472) Hacienda Pública, IVA 210 soportado Y una venta: 1.815 (430) Clientes (477) Hacienda Pública, IVA 315 repercutido Liquidación del IVA del primer trimestre: La liquidación consiste en pasar el IVA soportado (cuyo saldo es deudor) al Haber, el IVA repercutido (cuyo saldo es acreedor) al Debe y, por diferencia, o bien hacienda me debe dinero (4700) Hacienda Pública, deudora por IVA; o bien yo lo debo (4750) Hacienda Pública, acreedora por IVA. 315 (477) Hacienda Pública, (472) Hacienda Pública, IVA IVA repercutido soportado (4750) Hacienda Pública, acreedora por IVA 210 105 Al salir a pagar, tenemos 20 días para realizar el pago. Supongámoslo: 105 www.ineaf.es (4750) Hacienda Pública, acreedora por IVA P á g i n a |123 (572) Banco 105 SEGUNDO TRIMESTRE Supongamos una compra con pago al contado a través del banco (el IVA se devenga en el momento de la compra, independientemente de si el pago es al contado o a plazo). (600) Compras de 1.000 a mercaderías (572) Banco 1.210 (472) Hacienda Pública, IVA 210 soportado Y una venta al contado: 605 (570) Caja (700) Venta de mercaderías (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 500 105 Liquidación del IVA del segundo trimestre: 105 (477) Hacienda Pública, IVA a repercutido 105 (472) Hacienda Pública, IVA 210 soportado (4700) Hacienda Pública, deudora por IVA Al contrario que en el caso anterior, nos sale a devolver. En este caso, Hacienda no nos devuelve este importe, sino que nos pide esperar a la próxima liquidación, donde pueden pasar dos cosas. 1. Que de nuevo salga a devolver, con lo cual la cuenta (4700) Hacienda Pública, deudora por IVA, aumentará. www.ineaf.es P á g i n a |124 2. Que nos salga a pagar, con lo que compensaremos. TERCER TRIMESTRE Supongamos la compra de un ordenador a 6 meses: (217) Equipos para procesos 2.000 (523) Proveedores de a de información inmovilizado 2.420 (472) Hacienda Pública, IVA 420 soportado Y una prestación de servicios al contado: 1.210 (570) Caja a (705) Prestación de servicios (477) HP, IVA repercutido 1.000 210 Liquidación del IVA del tercer trimestre: (472) Hacienda 210 (477) Hacienda Pública, IVA repercutido a Pública, IVA 420 soportado (4700) Hacienda Pública, deudora por 210 IVA De nuevo nos vuelve a salir a devolver. Esta cantidad se suma a la anterior, con lo que la cuenta (4700) Hacienda Pública, deudora por IVA, presentará un saldo a mi favor de 270 a compensar en futuras liquidaciones. www.ineaf.es P á g i n a |125 (4700) Hacienda Pública, deudora por IVA 105 210 Saldo acreedor 315 CUARTO TRIMESTRE Supongamos una compra con pago aplazado: 1.200 252 (600) Compra de mercaderías (400) Proveedores 1.452 (700) Venta de mercaderías 2.400 (472) Hacienda Pública, IVA soportado Y una venta: 2.904 (430) Clientes (477) Hacienda Pública, IVA 504 repercutido Liquidación del IVA del cuarto trimestre: 504 (477) Hacienda Pública, IVA (472) Hacienda Pública, IVA repercutido soportado (4750) Hacienda Pública, www.ineaf.es P á g i n a |126 252 252 acreedora por IVA Al salir a pagar, tenemos 20 días para realizar el pago. Supongamos que el día 20 de abril lo hacemos pero debemos tener en cuenta que Hacienda me debe a mi 315, con lo cual podemos compensar. 252 (4750) Hacienda Pública, (4700) Hacienda Pública, acreedora por IVA deudora por IVA 252 A la cuenta (4700) Hacienda Pública, deudora por IVA, le quedará aún un saldo de 63 euros, que se podrán compensar en los trimestres siguientes. Nota: Suponiendo que el resultado final de este trimestre hubiera sido a pagar, en vez de 252 euros, 500 euros, el asiento final será: 500 (4750) Hacienda Pública, (4700) Hacienda Pública, acreedora por IVA deudora por IVA (572) Banco 315 185 Veamos un ejemplo de operaciones con IVA de mercaderías: Ejemplo Por la compra: (600) Compras de mercaderías a (400) Proveedores (472) Hacienda Pública, IVA soportado Fuera de factura: Descuentos, rappels y descuentos por pronto pago fuera www.ineaf.es P á g i n a |127 de factura. (400) Proveedores (600) a Compras de mercaderías (608) Rappels por compra (606) Descuentos por pronto pago (609) Rappels sobre compras (472) Hacienda Pública, IVA soportado Por la venta: (430) Clientes a (700) Venta de mercaderías (477) Hacienda Pública, IVA repercutido Fuera de factura: Descuentos, Rappels y descuentos por pronto pago. (708) Rappels por venta a (430) Clientes (709) Rappels sobre ventas (706) Descuentos sobre ventas por pronto pago (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 7. Envases y embalajes Nuevamente recomendamos para el estudio de este punto la lectura de la parte Quinta del Plan General Contable, “Definiciones y Relaciones contables” en la que se definen, entre otras, las cuentas relacionadas con los envases y embalajes. En el capítulo de envases y embalajes nos podemos encontrar diferentes clases, haciendo que su contabilidad dependa de que tipo encontremos. www.ineaf.es P á g i n a |128 Envases que forman parte del producto. No figuraran por separado en la contabilidad, sino que al formar parte del producto, también forman parte del precio. Su contabilización, por tanto, no requiere de cuentas especiales, sino que al formar parte del producto se cargará en las cuentas del grupo 6 que estemos utilizando. Envases adquiridos para formar parte del producto final. Estos se encuentran encuadrados en el grupo de existencias. Las cuentas que utilizaremos serán: (327) Envases. (326) Embalajes. (602) Compra de otros aprovisionamientos. (704) Venta de envases y embalajes. Su contabilización se realiza como cualquier cuenta del Grupo 3. «Existencias», es decir, durante el ejercicio se contabilizan con cuentas del Grupo 6. «Compras y Gastos» y 7«Ventas e Ingresos» y al final del año se realiza un ajuste. Envases y embalajes con facultad de devolución. Se refiere a aquellos en los que el consumidor final de estos tiene la posibilidad de quedárselos o bien de devolverlos en un plazo establecido. Esto nos lo encontramos, por ejemplo, con los palé de madera o plástico que se utilizan en diversas actividades. En el momento de la compra del material, por ejemplo ladrillos, el proveedor nos puede facturar por un lado la mercancía que hemos comprado, los ladrillos, y por otro los palés. Estos tienen facultad de devolución, pues aún no hemos decidido si los vamos a comprar o no. Contabilización de las cuentas relacionadas con Envases y Embalajes Su contabilización precisa de una serie de cuentas que vamos a estudiar con detenimiento. (406) Envases y embalajes a devolver a proveedores www.ineaf.es P á g i n a |129 La cuenta (406) recoge el importe de los embases y embalajes cargados en factura por los proveedores, con facultad de devolución a éstos. Esta cuenta debe mostrarse en el pasivo, minorando la cuenta (400). Cuando los envases y embalajes se adquieran o deterioren deben contabilizarse en la cuenta (602) Compras de otros aprovisionamientos y al cierre del ejercicio proceder a su regularización anual con cargo a la cuenta (326). En la compra: Al tratarse de bienes con facultad de devolución se considera que la operación no es en firme, con lo que no debemos de contabilizarlos en el Grupo 6, sino en el Grupo 4, hasta el momento que decidamos que hacer con ellos. Debemos tener cuidado pues estos envases son hecho imponible de IVA. (600) Compra de mercaderías a (400) Proveedores (406) Envases y embalajes a devolver a proveedores (472) Hacienda Pública, IVA soportado Nota: En la cuenta (472) Hacienda Pública, IVA soportado, irá el IVA correspondiente a la suma de la (600) Compra de mercaderías y la (406) Envases y embalajes a devolver a proveedores. Si se devuelven: (400) Proveedores a (406) Envases y embalajes a devolver a proveedores (472) Hacienda Pública, IVA soportado Si no se devuelven, pero se extravían o rompen: (602) Compras de otros aprovisionamientos www.ineaf.es a (406) Envases y embalajes a devolver a proveedores P á g i n a |130 (437) Envases y embalajes a devolver por clientes “Norma 18 de valoración” La cuenta 437 recoge el importe de los envases y embalajes cargados en factura a los clientes, con facultad de devolución por éstos. Figurará en el activo corriente del balance minorando la cuenta (430). Esta cuenta compensa el derecho de cobro que se genera frente al cliente en caso de que no proceda a la devolución de los envases y embalajes. Se abona por el importe de los envases y embalajes al envío de las mercaderías contenidas en ellos, con cargo a la cuenta 430, y se carga a la recepción de los envases y embalajes devueltos por los clientes. Si transcurrido el plazo de devolución, este no se hubiera efectuado, se cargará el importe con abono a la cuenta (704). En la venta: (430) Clientes a (700) Venta (437) Envases y embalajes a devolver por clientes (477) Hacienda Pública, IVA repercutido Nota: en la cuenta (477) Hacienda Pública, IVA repercutido, irá el IVA repercutido sobre la suma de la (700) Venta y la (437) Envases y embalajes a devolver por clientes. Si nos devuelven los envases: (437) Envases y embalajes a devolver por clientes a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido Si no nos los devuelven: www.ineaf.es P á g i n a |131 (430) Clientes (437) Envases y embalajes a a devolver por clientes (704) Ventas de embases y embalajes 8. Correcciones valorativas Los elementos de activo que hemos estudiado hasta ahora, y alguno que veremos más adelante, pueden sufrir a lo largo de su permanencia en la empresa un deterioro con carácter reversible. Esto significa que es posible estimar, al final de un ejercicio económico, que alguno de los activos contabilizados ha perdido valor, pero que en un momento dado se puede revalorizar. En este sentido, cuando el valor neto realizable de las existencias sea inferior a su precio de adquisición o a su coste de producción, se efectuarán las oportunas correcciones valorativas reconociéndolas como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. Este deterioro o corrección valorativa se va a contabilizar, con carácter general, 31.12 del ejercicio. Para profundizar en el conocimiento de las correcciones valorativas es recomendable la lectura de la Norma de Registro y Valoración 10ª del PGC, en concreto el apartado 2. 8.1. Introducción Como resumen de los que vamos a ir viendo, hacemos un pequeño esquema para su mejor comprensión. ACTIVO QUE SE DETERIORA CUENTA DE DETERIORO GRUPO 2. Inmovilizado Subgrupo (29) GRUPO 3. Existencias Subgrupo (39) GRUPO 4. Clientes y deudores Subgrupo (49) GRUPO 5. Inversiones Subgrupo (59) www.ineaf.es P á g i n a |132 El Plan establece, para todos ellos, un mismo procedimiento que esquematizamos como: 1ª Las posibles correcciones valorativas por deterioro de activos se contabilizan al final del ejercicio como pérdida con el subgrupo (69). (69) Pérdidas a (29) (39) (49) (59) 2ª Las reversiones de dichas correcciones valorativas se contabilizan con el subgrupo (79). (29) a (79) Reversión del deterioro (39) (49) (59) En este capítulo vamos a estudiar las referidas al Grupo 3. «Existencias». 8.2. Correcciones de valor de las existencias Cuando el valor neto realizable de las existencias sea inferior a su precio de adquisición o a su coste de producción, se efectuarán las oportunas correcciones valorativas. Si las circunstancias que causaron la corrección del valor de las existencias hubiesen dejado de existir, el importe de la corrección será objeto de reversión. Al final del ejercicio económico, y si estamos utilizando el procedimiento especulativo, deberemos realizar el ajuste de la cuenta de mercaderías, anulando el saldo inicial e introduciendo el saldo final. Este último sabemos que lo obtendremos a precio de coste en la ficha de almacén. Por el ajuste de las existencias: www.ineaf.es P á g i n a |133 (Por el saldo (610) Variación existencias a (300) Mercaderías (300) Mercaderías a (610) Variación existencias inicial) (Por el saldo final. Ficha de almacén) Por el test del deterioro: Una vez realizado el ajuste deberemos comparar el valor contable de nuestras mercaderías (que no es más que el que refleja la ficha de almacén y, por tanto, la cuenta entendido este (300) Mercaderías A) con el valor neto realizable de éstas, como el valor de realización, deducidos los gastos de comercialización que correspondan. Si el valor neto realizable es superior, y atendiendo al principio de prudencia, no deberemos realizar ningún apunte contable. Si, por el contrario, el valor neto realizable es inferior al valor contable, se produce una pérdida potencial que, según el principio de prudencia, deberemos contabilizar en la corrección valorativa. Ejemplo El valor contable de las existencias finales del producto X son 3.000 euros, sin embargo, el valor neto realizable son 2.500 euros. (693) Pérdidas por deterioro 500 a de existencias (390) Deterioro de valor de las mercaderías 500 Al año siguiente haremos: En primer lugar el asiento del ajuste de las mercaderías. (610) Variación de existencias de mercaderías (300) Mercaderías a a (300) Mercaderías (610) Variación de existencias de mercaderías (Por el saldo final. Ficha de almacén) www.ineaf.es P á g i n a |134 En segundo lugar comparamos el valor contable con el valor neto realizable, pudiendo ocurrir: Situación 1. Valor contable: 5.000. Valor de neto realizable: 6.000. Por este año no deberé realizar corrección valorativa, pero teniendo en cuenta que tenemos una del año pasado, deberé quitarla. (390) Deterior de valor de las 500 a mercaderías (793) Revisión del deterioro 500 de existencias Situación 2. Valor contable: 5.000. Valor neto realizable: 4.750. Según esto deberé contabilizar la corrección valorativa, este año, de 250. El procedimiento consiste en eliminar la que hubiera y dotar la nueva. (390) Deterior de valor de las a 500 mercaderías 250 www.ineaf.es 500 de existencias (693) Pérdidas por deterioro de existencias (793) Revisión del deterioro a (390) Deterior de valor de las mercaderías P á g i n a |135 250 RECUERDA Son existencias los bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo. El PGC reúne estos bienes en el Grupo 3, «Existencias». Encontramos los siguientes tipos de existencias: comerciales, materias primas, otros semiterminados, aprovisionamientos, productos productos terminados, en curso, subproductos, productos residuos y materiales recuperados. Podemos contabilizar las mercaderías por dos métodos: el especulativo y el administrativo. Hay que tener en cuenta que el PGC se decanta por el especulativo. La valoración de existencias será distinta dependiendo del tipo de producto del que se trate. El subgrupo (60) del PGC se refiere a las compras y el (70) a las ventas. Esto significa que el IVA que nosotros soportamos en nuestras compras, al no ser los consumidores finales, tenemos derecho a que Hacienda nos lo “devuelva”. Por el contrario, el IVA que nosotros repercutimos a los clientes tenemos la obligación de “ingresarlo” en Hacienda. La contabilidad de los envases y embalajes dependerá del tipo que nos encontremos: envases que forman parte del producto, envases adquiridos para formar parte del producto final y envases y embalajes con facultad de devolución. Las correcciones valorativas consisten en la contabilización de las pérdidas de valor o revalorización que sufren los activos de las empresas. www.ineaf.es P á g i n a |136 www.ineaf.es P á g i n a |137 5 Cuentas de Personal Contabilidad Práctica www.ineaf.es P á g i n a |138 www.ineaf.es P á g i n a |139 Objetivos Conocer qué son las cuentas de personal y los subgrupos del cuadro de cuentas del Plan General Contable relacionadas con las mismas. Desarrollar la contabilidad relacionada con el personal en los subgrupos 64, 46 y 47. Contabilizar los créditos concedidos al personal de la empresa y las retenciones en las operaciones realizadas por la empresa. www.ineaf.es P á g i n a |140 www.ineaf.es P á g i n a |141 www.ineaf.es P á g i n a |142 www.ineaf.es P á g i n a |143 1. Introducción En esta unidad didáctica vamos a tratar de desarrollar la normativa contable referida a los gastos de personal. Esto es, nos vamos a dedicar a ver puramente aspectos contables, sin entrar en lo que sería la problemática de las nóminas (que son objeto de estudio en otros apartados de esta acción formativa). Para desarrollar toda la contabilidad relacionada con el personal de la empresa, el Plan General Contable (PGC) ha previsto tres subgrupos de su cuadro de cuentas. El 64. Gastos de personal, donde nos encontramos todas las cuentas de gastos referidas a los trabajadores. El 46. Personal, donde se encuentran las cuentas de débito y/o crédito con los trabajadores. El 47. Administraciones Públicas, necesario para reflejar las deudas o créditos respecto a Hacienda y la Seguridad Social. Además, necesitaremos algo también del subgrupo 54. Otras inversiones financieras a corto plazo y 25. Otras inversiones financieras a largo plazo, para los créditos al personal. 2. El subgrupo 64 del Plan General Contable La empresa, para el desarrollo de su actividad, se ve obligada a contratar personal: ejecutivos, administrativos, obreros, etc., al que ha de remunerar y con el que adquiere ciertos compromisos. Las prestaciones concedidas a sus empleados u originadas por éstos son las que figuran en el subgrupo 64 del PGC, titulado “Gastos de personal”, cuyo contenido es el que sigue. www.ineaf.es P á g i n a |144 El Plan General Contable va a encuadrar las relativas a los gastos de personal dentro del GRUPO 6. Compras y gastos, en el subgrupo 64. 64. GASTOS DE PERSONAL (640) Sueldos y salarios (641) Indemnizaciones (642) Seguridad Social a cargo de la empresa (643) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida (644) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida (6440) Contribuciones anuales (6442) Otros costes (645) Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio (6450) Retribuciones al personal liquidados con instrumentos de patrimonio (6457) Retribuciones al personal liquidados en efectivo basado en instrumentos de patrimonio (649) Otros gastos sociales El PGC define este subgrupo como: “Retribuciones al personal cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen; cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social”. www.ineaf.es P á g i n a |145 (640) Sueldos y salarios Se incluyen en la cuenta (640) los siguientes conceptos: El sueldo base determinado por el Convenio Colectivo o por la empresa, cuando es superior al determinado en los Convenios. Retribuciones voluntarias extrasalariales. Gratificaciones. Complementos por dedicación o por responsabilidad del cargo. Horas extraordinarias. Antigüedad. Dietas. Comisiones. Participación en beneficios. Para ver la ubicación del gasto podemos suponer este asiento básico: (640) Sueldos y salarios www.ineaf.es a P á g i n a |146 (570) Caja, euros (641) Indemnizaciones Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. En otras palabras, esta cuenta expresa las cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio, tales como condiciones de trabajo peligrosas y cualesquiera otras circunstancias negativas. Puede que algunas lleven retención, en cuyo caso deberá realizarse el apunte correspondiente. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas. Suponiendo un asiento básico para ver la ubicación del gasto. (641) Indemnizaciones a (572) Banco c/c (642) Seguridad Social a cargo de la empresa “Cuotas de la empresa a los Organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan”. Las cuotas a pagar a la Seguridad Social se dividen en dos: 1. La que corresponde a la empresa, que debe contabilizar como gasto y que es la que nos ocupa. (641) Indemnizaciones a (572) Banco c/c 2. La que corresponde al trabajador. Esta no supone un gasto para la empresa si no que se trata de una retención que se le practica al trabajador. La veremos en la explicación de la cuenta (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores. www.ineaf.es P á g i n a |147 (643) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida y (644) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida Las cuentas (643) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida y (644) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida, hacen referencia al importe de las aportaciones devengadas a planes de pensiones u otro sistema análogo de cobertura de jubilación, invalidez o muerte, en relación con el personal de la empresa. Estas aportaciones se pueden hacer con cargo a fondos internos (cuenta 644), es decir, que están gestionados por la propia empresa, o a fondos externos (cuenta 643), que son aquellos de los que se ocupan otras sociedades. Los asientos que se efectuarán para reflejar estas situaciones serán los siguientes, respectivamente: - Si se trata de fondos internos (cuenta 644): (644) Retribuciones a largo plazo (140) Provisión de retribuciones a mediante sistemas de aportación definida largo plazo al personal - Si se trata de fondos externos (cuenta 643): (643) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida (57) Tesorería (649) Otros gastos sociales Gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal, o voluntariamente por la empresa. Se citan a título indicativo, las subvenciones a economatos y comedores, sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional, becas por estudio, etc. (649) Otros gastos sociales www.ineaf.es (570) Caja P á g i n a |148 En ocasiones, parte del gasto realizado por la empresa se va a recuperar al cobrarse a los trabajadores como, por ejemplo, en los gastos realizados para el economato; la empresa recuperará parte de ese gasto al vender los productos a los trabajadores, o en el caso de los comedores la empresa suele pagar un servicio de catering pero luego le cobra parte a los trabajadores. Normalmente estos conceptos están exentos de IVA, sin embargo, puede ocurrir que algunos sí lleven y deba realizarse el asiento correspondiente, por ejemplo economato, comedores, etc. Si recuperamos parte de esos gastos en metálico, al cobrar a los trabajadores: (570) Caja (755) Ingresos por servicios al personal También podemos recuperarlo descontándolo de la nómina (ver ejemplo final). (6401) Retribuciones en especie Además de la entrega de dinero al trabajador en contraprestación de su trabajo, la empresa o empresario pueden retribuir al trabajador en especie. Las Retribuciones en Especie son las entregas al trabajador de bienes o servicios gratuitamente o a precios reducidos. Las empresas están obligadas a efectuar ingresos a cuenta al Tesoro Público sobre las retribuciones en especie. La cuenta (6400) Sueldos y salarios, recoge el importe bruto de las remuneraciones fijas y eventuales del personal de la empresa. Las retribuciones en especie se pueden incluir como una subcuenta de la (640) o una cuenta del 64. www.ineaf.es P á g i n a |149 Suponiendo que una empresa paga a su trabajador una determinada cantidad de dinero más una retribución en especie, el asiento que realizaría sería el siguiente: (6400) Sueldos y salarios (4751) Hacienda Pública, acreedora por (6401) Retribuciones en especie retenciones practicadas (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores (572) Banco La (6400) reflejará el salario bruto, la (6401) el importe de la retribución en especie y la (4751) incluirá la suma de la retención de la (6400) y de la (4751). Se pueden producir dos situaciones: Que las retribuciones en especie consistan en la entrega de un bien de la propia empresa. Que las retribuciones en especie consistan en un servicio. a) Que las retribuciones en especie consistan en la entrega de un bien de la propia empresa. Cuando la empresa compró los elementos que ahora entrega a sus trabajadores como rendimiento en especie, contabiliza un gasto. Más adelante, cuando contabiliza la nomina vuelve a contabilizar un gasto en la (6401). Para evitar esta duplicidad se debe contabilizar un ingreso en la (755) que compense dicho gasto. Así, en la cuenta de resultados sólo quedará uno de los dos gastos de la retribución en especie. Cuando se compran los elementos: (6**) Cuenta de gasto correspondiente www.ineaf.es a (572) Banco P á g i n a |150 Cuando se contabiliza la nómina: (6400) Sueldos y salarios (4751) Hacienda Pública, acreedora (6401) Retribuciones en especie por retenciones practicadas (476) Organismos de la Seguridad a Social, acreedores (755) Ingresos por servicios al personal (572) Banco b) Que las retribuciones en especie consistan en un servicio. El asiento será el mismo, pero al no haber realizado ninguna compra no se produce una duplicidad de gastos, por lo que no será necesario realizar el asiento de la (755). Para considerar el valor de las retribuciones en especie debemos tener en cuenta las siguientes reglas: Utilización de la vivienda: se valorará la retribución en especie por un 10% del valor catastral. Será de un 5% si los valores catastrales han sido revisados después de 1994. Entrega de vehículo: el coste de adquisición del vehículo, incluidos los impuestos satisfechos. Uso del vehículo: un 2% del precio de adquisición del vehículo o de su valor de mercado, si este no fuese de la empresa. Prestamos con tipo de interés inferior al legal del dinero. Se tomará como renta en especie la diferencia entre el interés pagado y el legal del dinero. Contribuciones realizadas por la empresa para planes de pensiones: se tomarán como rentas en especie el importe pagado. En cualquier caso se deberá atender a lo establecido por el artículo 43 de la ley del IRPF respecto a la valoración de las rentas en especie. www.ineaf.es P á g i n a |151 3. El subgrupo 46 del Plan General Contable Define este subgrupo el Plan General Contable, como: “Saldos con personas que prestan sus servicios a la empresa o con las entidades con las que se instrumentan los compromisos de retribución postempleo, y cuyas remuneraciones se contabilizan en el subgrupo 64”. 46. PERSONAL (460) Anticipos de remuneraciones (465) Remuneraciones pendientes de pago (466) Remuneraciones mediante sistemas de aportación definida pendientes de pago (460) Anticipos de remuneraciones Entregas a cuenta de remuneraciones al personal de la empresa. Cualquier otro anticipo que tenga la consideración de préstamos al personal se incluirá en la cuenta (544) Crédito a corto plazo al personal o en la (254) Créditos a largo plazo al personal, según el plazo de vencimiento. Entregamos a un empleado un anticipo de 100 euros a cuenta de la futura nómina de 700 euros. (460) Anticipos de 100 (570) Caja 100 remuneraciones Al pagar la nómina de 700 euros: (460) Anticipos de 700 600 (640) Sueldos y salarios remuneraciones (570) Caja www.ineaf.es P á g i n a |152 100 (465) Remuneraciones pendientes de pago Débitos de la empresa al personal por los conceptos citados en las cuentas (640) Sueldos y salarios e (641) Indemnizaciones. Contabilizamos la nómina a final de mes, dejando pendiente la anotación del pago hasta que tengamos constancia de que se ha realizado. (465) Remuneraciones 1.000 (640) Sueldos y salarios 1.000 pendientes de pago Cuando tengamos constancia de que se ha realizado el pago: 1.000 (465) Remuneraciones (572) Bancos e instituciones pendientes de pago de crédito c/c vista 1.000 Debemos advertir que el uso de la cuenta (465) no se reserva para casos en los que la empresa no tenga liquidez para realizar el pago a sus trabajadores. Es práctica habitual utilizar esta cuenta al contabilizar la nómina y eliminarla con abono a banco una vez realizado el pago. 4. El subgrupo 47 del Plan General Contable Como consecuencia de diversas obligaciones legales, las empresas mantienen relaciones con la Administración, de las que se derivarán posiciones deudoras o acreedoras por parte de la entidad con respecto a los organismos de la Administración Pública. El PGC desarrolla el subgrupo 47. Administraciones Públicas, compuesto por cuentas representativas de débitos y créditos que la empresa tiene frente a los organismos de la Administración Pública. Este Subgrupo recoge los saldos deudores y acreedores que representan créditos o deudas con Hacienda Pública y con la Seguridad Social. www.ineaf.es P á g i n a |153 47. ADMINISTRACIONES PÚBLICAS (470) Hacienda Pública, deudora por diversos conceptos (4700) Hacienda Pública, deudora por IVA (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4709) Hacienda Pública, deudora por devolución de impuestos (471) Organismos de la Seguridad Social, deudores (472) Hacienda Pública, IVA soportado (473) Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta (474) Activos por impuesto diferido (4740) Activos por diferencias temporarias deducibles (4742) Derechos por deducciones y bonificaciones pendientes de aplicar (4745) Crédito por pérdidas a compensar del ejercicio (475) Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales (4750) Hacienda Pública, acreedora por IVA (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas (4752) Hacienda Pública, acreedora por impuesto sobre sociedades (4758) Hacienda Pública, acreedora por subvenciones a reintegrar (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores (477) Hacienda Pública, IVA repercutido (479) Pasivos por diferencias temporarias imponibles www.ineaf.es P á g i n a |154 (476) Organismos de la S.S. acreedores Deudas pendientes con organismos de la Seguridad Social como consecuencia de las prestaciones que estos realizan. (4751) Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas Importe de las retenciones tributarias efectuadas, pendientes de pago, a la Hacienda Pública. Ejemplo Cuando contabilizamos una nómina deberemos incluir en la (640) Sueldos y salarios por el importe bruto de la nómina, sabiendo que de ese importe, una parte será para el trabajador, otra para la Seguridad Social y otra para Hacienda en concepto de retención de IRPF. La parte que corresponde al trabajador la podemos contabilizar o directamente en cuentas de tesorería o bien en la (465) Remuneraciones pendientes hasta tener constancia del pago. La parte correspondiente a la Seguridad Social del trabajador la va a ingresar la empresa durante el mes siguiente, por lo que utilizaremos la cuenta (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores. La parte correspondiente a Hacienda la va a ingresar la empresa trimestralmente, por lo que utilizaremos la cuenta (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas. www.ineaf.es P á g i n a |155 (640) Sueldos y salarios a (570) Caja, euros (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas Por otro lado, debemos contabilizar también como gasto la parte de la Seguridad Social de la empresa, que al igual que la del trabajador también se deja a deber hasta el mes siguiente. (642) Seguridad Social a cargo de a la empresa (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores Las pagas extras no llevan retención de la Seguridad Social pues va prorrateada en las demás nóminas. (471) Organismos de la Seguridad Social, deudores Créditos a favor de la empresa, de los diversos Organismos de la Seguridad Social, relacionados con las prestaciones sociales que ellos efectúan. Percepciones no salariales excluidas de la Seguridad Social (excepto las indemnizaciones): Protección familiar. Asistencia a minusválidos. Incapacidad laboral transitoria. Desempleo parcial. Los trabajadores con alguna de las condiciones anteriores tienen derecho, además de a su sueldo, a una remuneración por parte de la Seguridad Social. Esta prestación la pagará, en un principio, la empresa, anotando ésta en el debe una cuenta deudora de la Seguridad Social. www.ineaf.es P á g i n a |156 (640) Sueldos y salarios a (570) Caja (471) Organismos de la Seguridad Social, deudores La empresa que se encuentre con Organismos de la Seguridad Social deudores y acreedores tendrá que hacer una liquidación que determine el débito final o el crédito con la Seguridad Social. (476) Organismos de la Seguridad a Social, acreedores (572) Banco e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera ó (471) Organismos de la Seguridad Social, deudores (572) Banco e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera Veamos un ejemplo de nómina: Ejemplo Un trabajador nos solicita el día 21 del mes corriente un anticipo a cuenta de su nómina por importe de 500 euros, que le entregamos mediante cheque. 500 (460) Anticipos de remuneraciones a (572) Banco e instituciones de crédito c/c vista, euros A final del mes se contabiliza la nómina con los siguientes datos: Salario bruto: 2.000 euros. Retención de la Seguridad Social al trabajador: 200 euros. Retención del IRPF al trabajador 300 euros. Descuento por el comedor al trabajador: 100 euros. Seguridad social a cargo de la empresa: 500 euros. www.ineaf.es P á g i n a |157 500 (476) Organismos de la 2.000 (640) Sueldos y salarios a Seguridad Social, acreedores 200 (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones 300 practicadas (755) Ingresos por servicios al 100 personal (460) Anticipos de 500 remuneraciones (465) Remuneraciones 1.100 pendientes de pago El día 1 del mes siguiente se tiene constancia, por la cuenta bancaria, del pago de la nómina. (572) Banco e instituciones (465) Remuneraciones 1.100 a 1.100 de crédito c/c vista, euros pendientes de pago 5. Créditos al personal Son créditos concedidos al personal de la empresa que no debemos de confundir con anticipos de remuneraciones, ya que éstos son a cuenta de la próxima nómina, mientras que los primeros se descontarán en varias nóminas más un interés. www.ineaf.es P á g i n a |158 (544) Créditos a corto plazo al personal: créditos concedidos al personal de la empresa, que no tenga la calificación de parte vinculada, cuyo vencimiento no sea superior a un año. Figurará en el activo corriente del balance. Su movimiento es: Se cargará: A la formalización del crédito por el importe de éste, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 57. Por el ingreso financiero devengado hasta alcanzar el valor de reembolso del crédito, con abono, generalmente, a la cuenta 762. Se abonará por el reintegro, total o parcial o baja del activo, con cargo, generalmente, a cuentas del subgrupo 57 y en caso de pérdidas a la cuenta 667. (254) Créditos a largo plazo al personal: créditos concedidos al personal de la empresa que no tenga la calificación de parte vinculada, cuyo vencimiento sea superior a un año. Figurará en el activo no corriente del balance. Su movimiento es: Se cargará: A la formalización del crédito, por el importe de éste, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 57. Por el ingreso financiero devengado hasta alcanzar el valor de reembolso del crédito, con abono, generalmente, a la cuenta 762. www.ineaf.es P á g i n a |159 Se abonará por el reintegro anticipado, total o parcial o baja del activo, con cargo, generalmente, a cuentas del subgrupo 57, y en caso de pérdidas a la cuenta 667. 1. Por la concesión del crédito, suponiendo a corto plazo. (544) Créditos a corto plazo al personal a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera Por el descuento en la nómina más sus intereses. (640) Sueldos y salarios a a a a a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas (544) Créditos a corto plazo al personal (762) Ingresos de créditos 2. Por la concesión del crédito, suponiendo a largo plazo. (254) Créditos a largo plazo al personal a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera Por el cambio de plazo cuando el vencimiento pase a ser en 12 meses. (544) Créditos a corto plazo al personal www.ineaf.es a (544) Créditos a corto plazo al personal P á g i n a |160 3. Concedemos un crédito de 1.800 euros, a devolver en 18 nóminas. 1.800/18= 100 euros/nómina mensual 1.200 (544) Créditos a corto plazo al personal (254) Créditos a largo plazo al 600 personal (572) Bancos e instituciones de a crédito c/c vista, moneda 1.800 extranjera A este respecto existen varias opciones a la hora de los cambios de plazo de largo a corto: Cada mes se pasará una cuota de largo plazo a corto. Regularizar de largo a corto sólo en el mes de diciembre, así el balance a 31 de diciembre sería correcto, aunque el del resto del año no. Anotar las cuotas que venzan este año a corto plazo, y las correspondientes al año que viene a largo plazo, regularizando a 31 de diciembre de largo a corto. Estas dos últimas opciones quizás no son las más correctas, sin embargo, pueden ahorrar cierto trabajo al contable, que no tendrá que estar pendiente de realizar los cambios cada final de mes. 5.1. Asiento de nómina Veamos, a continuación, un asiento de nómina considerando los casos anteriores: (640) Sueldos y salarios (471) Organismos de la Seguridad Social, deudores a a a a www.ineaf.es (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas (755) Ingresos por servicios al personal (460) Anticipos remuneraciones (412) Acreedores por cuotas P á g i n a |161 sindicales* a a (544) Créditos a corto plazo al personal (762) Ingresos de créditos (465) Remuneraciones pendientes de pago (57) Tesorería (642) Seguridad Social a cargo de la empresa a (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores *Existe una cuenta, (412) Acreedores por cuotas sindicales, no prevista en el plan, pero que debemos incluir en la relación anterior, en caso de que la empresa deba retener las cuotas sindicales a los trabajadores que estén afiliados. 5.2. Contabilidad de las retenciones En este punto analizaremos la contabilidad de: Las retenciones soportadas. Las retenciones practicadas. Deteniéndonos en la interpretación de los asientos que se realizan en cada una de ellas. RETENCIONES SOPORTADAS Entre los distintos ingresos que tiene una empresa, por algunos de ellos no recibirá el importe bruto de la operación, ya que la entidad que abona el ingreso nos realizará una retención a cuenta del impuesto de sociedades. Por ejemplo, recibimos la liquidación de unos intereses de nuestra cuenta corriente por valor bruto de 100 euros, con una retención del 15%. www.ineaf.es P á g i n a |162 (572) Bancos e instituciones de 85 a (769) Otros ingresos 100 financieros crédito c/c vista, euros (473) Hacienda Pública, 15 retenciones y pagos a cuenta Interpretación del asiento: de los 100 euros que me corresponden por el ingreso, me abonan en cuenta 85 y el resto es para Hacienda, como retención a cuenta del impuesto de sociedades, esto es, en el momento en que tengamos que contabilizar el impuesto de sociedades esta cuenta desaparecerá, disminuyendo la cantidad a pagar a Hacienda. El funcionamiento de la (473) Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta, será objeto de estudio en la unidad didáctica relativa al impuesto de sociedades, no obstante aquí damos unos primeros pasos para su comprensión. Supongamos que llega el cierre del ejercicio y calculamos el impuesto de sociedades, suponiendo que: Impuesto de sociedades = 35% del beneficio Beneficio = Ingresos – Gastos Si en la partida de ingresos incluimos todos, incluso la (769) Otros ingresos financieros, resultará que este ingreso nos gravó en su día un 15% y ahora otro 35%, o sea un 50%, por lo cual, a la hora de contabilizar el impuesto de sociedades, debemos disminuir su saldo en el importe de la retención. Contabilidad del impuesto: Ingresos (incluida la 769): 12.000 Gastos: 2.000 Beneficio: 10.000 Impuesto: 35% s/ 10.000 = 3.500 www.ineaf.es P á g i n a |163 (4752) Hacienda Pública, (630) Impuesto sobre a 3.500 beneficios acreedora por impuesto sobre 3.485 sociedades (473) Hacienda Pública, 15 retenciones y pagos a cuenta Interpretación del asiento: (630) La cantidad total del impuesto de sociedades. (4752) Utilizamos esta cuenta en lugar de banco, ya que el pago del impuesto no se hace al final del ejercicio sino el año siguiente. En la cantidad a ingresar en Hacienda restamos la cantidad que ya nos retuvo. (473) Su funcionamiento es el siguiente. Se cargará durante el año por: Las retenciones que nos hagan en ingresos diversos como intereses por liquidaciones de cuentas corrientes, dividendos de acciones, etc. Los pagos a cuenta del impuesto de sociedades que se realizan en el ejercicio. RETENCIONES PRACTICADAS Cuando el acreedor que me presta un servicio es persona autónoma, en la factura incluye una retención a cuenta del IRPF que le debemos realizar. Supongamos que debemos contabilizar una factura con los siguientes datos: Precio del servicio: 100 euros. IVA al 21%: 21 euros. IRPF: - 21 euros. Total factura: 99 euros. www.ineaf.es P á g i n a |164 100 (623) Servicios profesionales a (572) Bancos e instituciones 100 de crédito c/c vista, euros (4751) Hacienda Pública, (472) Hacienda Pública IVA 21 acreedora por retenciones soportado 21 practicadas La retención que nosotros le practicamos la reflejamos en una cuenta acreedora con Hacienda que es la misma que se utiliza en las retenciones por IRPF practicada a los trabajadores, pero en lugar de ser la contrapartida de la (623) Servicios profesionales, será de la (640) Sueldos y salarios. Esta cuenta debemos abonarla nosotros a Hacienda. Ejemplo Supongamos que un abogado hace una factura a su cliente con los siguientes datos: Precio del servicio: 500 euros. IVA al 21%: 105 euros. IRPF al 21%: - 105 euros. Total factura: 500 euros. a) Contabilidad desde el punto de vista del cliente: (572) Bancos e instituciones (623) Servicios 500 a 500 de crédito c/c vista, euros profesionales (4751) Hacienda Pública, 105 (472) Hacienda Pública, IVA soportado acreedora por retenciones practicadas www.ineaf.es P á g i n a |165 105 b) Contabilidad desde el punto de vista del abogado: 500 (572) Bancos e instituciones (705) Prestación de servicios 500 de crédito c/c vista, euros (473) Hacienda Pública, 105 cuenta www.ineaf.es (477) Hacienda Pública, IVA 105 retenciones y pagos a repercutido P á g i n a |166 www.ineaf.es P á g i n a |167 RECUERDA Para desarrollar toda la contabilidad relacionada con el personal de la empresa, el PGC ha previsto tres subgrupos de su cuadro de cuentas. El 64. Gastos de personal, donde nos encontramos todas las cuentas de gastos referidas a los trabajadores. El 46. Personal, donde se encuentran las cuentas de débito y/o crédito con los trabajadores. El 47. Administraciones Públicas, necesario para reflejar las deudas o créditos respecto a Hacienda y la Seguridad Social. Créditos al personal: son créditos concedidos al personal de la empresa, que no debemos confundir con anticipos de remuneraciones, ya que estos son a cuenta de la próxima nómina, mientras que los primeros se descontarán en varias nóminas más un interés. Retenciones soportadas: entre los distintos ingresos que tiene una empresa, por algunos de ellos no recibirá el importe bruto de la operación, ya que la entidad que abona el ingreso nos realizará una retención a cuenta del impuesto de sociedades. www.ineaf.es P á g i n a |168 www.ineaf.es P á g i n a |169 6 Inmovilizado material Contabilidad Práctica www.ineaf.es P á g i n a |170 www.ineaf.es P á g i n a |171 Objetivos Conceptualizar el término inmovilizado y conocer los distintos tipos que existen. Desarrollar el registro contable de las cuentas que integran este grupo. Realizar un acercamiento a los conceptos de amortización, valoración, deterioro de valor y baja, para ver cómo influyen en el inmovilizado material. www.ineaf.es P á g i n a |172 www.ineaf.es P á g i n a |173 www.ineaf.es P á g i n a |174 www.ineaf.es P á g i n a |175 1. Introducción Cualquier empresa de cualquier sector necesitará tener una infraestructura mínima para llevar a cabo su actividad a diario. Estamos hablando de un vehículo, alguna maquinaria, ordenadores, etc. Bajo esta denominación se comprenden aquellos bienes que intervienen en el proceso productivo, pero no sólo en un ejercicio económico, sino en varios; por eso se dice que revisten un carácter permanente y sólo a este hecho obedece el nombre de inmovilizado y, en absoluto, a su incapacidad de movimiento físico. Por ejemplo, en una empresa que se dedica a la fabricación de electrodomésticos, formarán parte de su inmovilizado técnico los procedimientos de fabricación que imperen durante varios ejercicios, máquinas, equipos electrónicos y programas informáticos para el control de calidad, etc. Los bienes que integran el inmovilizado de una unidad empresarial, normalmente, son necesarios para el desarrollo de su actividad productiva. Su baja supondría sustituirlos por otros que desempeñarán funciones análogas. Por ello, mientras sean eficaces y rentables, lo más probable es que no se vendan. 2. Clasificación del inmovilizado material. Cuadro de cuentas El Plan General Contable (PGC) clasifica el inmovilizado material atendiendo a su destino dentro de la organización de la empresa. Pasamos de una sola categoría dentro del balance, el inmovilizado material, a contar con tres posibilidades de ubicación de los mismos bienes. www.ineaf.es P á g i n a |176 Inmovilizado material: todos los inmovilizados que van a ser usados en el proceso productivo normal de la empresa. Se encuentra en el activo no corriente de la empresa. Es el subgrupo 21. Inmovilizaciones materiales, del cuadro de cuentas y se refiere a Flujos de caja derivados de las actividades típicas de la empresa. Inversiones inmobiliarias: corresponde a los edificios que la empresa no usa, utilizándolos para la obtención de rentas y plusvalías. Los ingresos se obtienen independientemente de la actividad de la empresa. Se encuentra en el activo no corriente de la empresa. Es el subgrupo 22. Inversiones inmobiliarias, del cuadro de cuentas. Flujos de caja independientes de las actividades de la empresa. Activos no corrientes mantenidos para la venta: otro apartado del balance, dentro del activo corriente, que surge cuando la dirección tiene un plan para vender el inmovilizado a corto plazo. Se encuentra en el subgrupo 58. Activos no corrientes mantenidos para la venta y activos y pasivos asociados, del cuadro de cuentas para las grandes empresas. Los flujos de caja que produce son por enajenación. Clasificación del inmovilizado material en el balance Activo Activo No corriente Patrimonio Neto y Pasivo (21) Inmovilizaciones materiales Patrimonio Neto (22) Inversiones inmobiliarias Activo Corriente Pasivo No corriente (58) Activos no corrientes mantenidos Pasivo Corriente para la venta y activos y pasivos asociados www.ineaf.es P á g i n a |177 Cuadro de cuentas del inmovilizado material El PGC dedica el Grupo 2. «Activo no corriente» al inmovilizado, definiéndolo así: “Elementos del patrimonio destinados a servir de forma duradera en la actividad de la empresa”. El Plan General Contable determinas las siguientes cuentas: 21. INMOVILIZACIONES MATERIALES (210) Terreno y bienes naturales (211) Construcciones (212) Instalaciones técnicas (213) Maquinaria (214) Utillaje (215) Otras instalaciones (216) Mobiliario (217) Equipos para proceso de información (218) Elementos de transporte (219) Otro inmovilizado material 3. Valoración inicial del inmovilizado material La valoración inicial del inmovilizado va a depender de la forma en que éste entra en nuestra empresa. Así, nos encontramos: Adquisiciones onerosas de inmovilizado. Fabricación o construcción por la propia empresa de su inmovilizado. Permutas de inmovilizado. Aportaciones no dinerarias. Vamos a ver la valoración inicial en cada una de estas formas. www.ineaf.es P á g i n a |178 3.1. Adquisición onerosa (precio de adquisición) La adquisición onerosa es la forma más corriente de entrada de inmovilizado, esto es, la compra a proveedores de inmovilizado. El asiento tipo, supuesto el corto plazo, sería: (21) Inmovilizaciones materiales a (472) Hacienda Pública, IVA soportado (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo El precio de adquisición incluye, además del importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento o rebaja en el precio, todos los gastos adicionales directamente relacionados que se produzcan hasta su puesta en condiciones de funcionamiento, incluida la ubicación en el lugar y cualquier otra condición necesaria para que pueda operar de la forma prevista, entre otros: gastos de explanación y derribo, transporte, derechos arancelarios, seguros, instalación, montaje y otras similares. www.ineaf.es P á g i n a |179 Veamos un ejemplo: Ejemplo La empresa X, S.A. adquiere unas instalaciones para un local comercial que comprende góndolas y vitrinas de exposición. El suministrador le oferta un precio de catálogo de 1 millón de euros y un descuento del 2%. Asimismo, los gastos de transporte hasta la empresa, a su cargo, importan 50.000 euros. La empresa contrata un seguro para el traslado del material cuya prima asciende a 5.000 euros. Por otra parte, para la adecuada ubicación del material adquirido se han realizado obras de reforma del local, ascendiendo la factura de la empresa de albañilería a 25.000 euros. Se pide: calcular el precio de adquisición de las instalaciones. Solución: Precio de catálogo 1.000.000 Descuento (20.000) Precio neto del suministrador: 980.000 Más Gastos de transporte 50.000 Gastos de seguro 5.000 Gastos albañilería 25.000 Precio de adquisición total 1.060.000 Activación de gastos Es posible que efectuemos la compra de un inmovilizado en curso y que contabilicemos posteriormente una factura para su instalación como gasto del Grupo 6 «Compras y gastos». Como aún no está en condiciones de funcionamiento se puede activar. Por la compra de la maquina en curso, suponiendo que vale 2000: www.ineaf.es P á g i n a |180 2.000 (523) Proveedores de (233) Maquinaria en montaje 2.420 inmovilizado 420 (472) Hacienda Pública, IVA soportado Más adelante pagamos 100 euros por gastos de instalación: a) Bien incrementando directamente la cuenta (233) 100 (233) Maquinaria en montaje a (570) Caja 121 (472) Hacienda Pública, IVA 21 soportado b) Bien contabilizando los gastos de instalación en una cuenta de gasto y activándolos posteriormente: 100 (629) Otros servicios a (570) Caja 121 (472) Hacienda Pública, IVA 21 soportado Al no estar aún en condiciones de funcionamiento, activamos los gastos: 100 (233) Maquinaria en montaje (733) Trabajos realizados a para el inmovilizado 100 material en curso Caso de desmantelamiento y rehabilitación Existen bienes que al final de su vida tienen un valor residual positivo y que podrían enajenarse por ese valor, obteniendo un ingreso, y bienes que tienen un valor residual negativo, es decir, su salida de la empresa o desmantelamiento supone un coste añadido. www.ineaf.es P á g i n a |181 Norma de valoración 2ª: “Formará parte del valor del inmovilizado material, la estimación inicial del “valor actual” de las obligaciones asumidas derivadas del desmantelamiento o retiro y otras asociadas al citado activo, tales como los costes de rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, siempre que estas obligaciones dan lugar al registro de provisiones de acuerdo con lo dispuesto en la norma aplicable a estas”. Es decir, si se estiman unos costes de desmantelamiento para una fecha posterior concreta, debemos considerarlos como mayor valor del inmovilizado y anotar una provisión por ese valor pero actualizado. Para calcular el valor actual de un capital podemos utilizar la siguiente fórmula: C0 = Cn ( 1 + i ) –n C0 = Valor actual del capital que queremos calcular Cn= Valor final del capital que queremos actualizar i = interés a aplicar n = plazo a actualizar (21) Inmovilizaciones materiales ó (22) Inversiones inmobiliarias* a (572) Banco c/c (143) Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado *(22) Inversiones inmobiliarias. Comprenderá el valor de inmovilizado más el valor de los costes de desmantelamiento (C0). Veamos un ejemplo: www.ineaf.es P á g i n a |182 Ejemplo Se adquiere una máquina compleja por un precio de 100.000 euros. Los gastos de transporte ascienden a 2.000 euros y para su instalación se necesita realizar algunas modificaciones en la nave donde va a funcionar que ascienden a 4.500 euros. Además, la empresa estima que al finalizar su vida útil de 4 años será necesario realizar una serie de obras de desmantelamiento que se calcula que ascenderán a 8.000 euros. Contabilizar la operación anterior sabiendo que el tipo de descuento que utiliza la empresa para operaciones análogas es del 4.5%. Solución: Determinación del precio de adquisición: Precio según factura 100.000 + Transporte 2.000 + Instalación y montaje 4.500 + Valor actual de los costes de desmantelamiento 6.708,49 8.000 x (1.045)-4 TOTAL PRECIO DE ADQUISICIÓN 113.208,49 (213) Maquinaria 113.208,49 (572) Banco c/c 125.670 (143) Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado El IVA se calcula sobre 106.500 euros. www.ineaf.es P á g i n a |183 6.708,49 Capitalización de los gastos financieros Norma de Registro y Valoración 2ª. Apartado 1. Valoración Inicial: “En los inmovilizados que necesiten un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de uso, se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción los gastos financieros que se hayan devengado antes de la puesta en condiciones de funcionamiento del inmovilizado material y que hayan sido girados por el proveedor o correspondan a préstamos u otro tipo de financiación ajena, específica o genérica, directamente atribuible a la adquisición, fabricación o construcción”. Veamos un ejemplo: Ejemplo Se compra una máquina para el proceso productivo el 01/03/08, el precio al contado es de 12.000 euros, concediéndose un descuento por pronto pago del 5 por 100. Para colocar en su emplazamiento la máquina son necesarios los siguientes trabajos, cuya duración es de 14 meses aproximadamente. Explanación del terreno, cuyo importe asciende a 1.600 euros. Estudio del impacto medioambiental, realizado por un experto, por 1.000 euros. Para financiar la compra se pide el 01/04/08 un préstamo de 10.000 euros, intereses al 10% anual efectivo. El vencimiento del principal es el 01/04/10. Un experto pasa factura el 01/05/09 de los costes de instalación y puesta en funcionamiento por 500 euros. Realícense los asientos correspondientes al ejercicio 08. www.ineaf.es P á g i n a |184 Solución Precio facturado por el vendedor 12.00 – 5% = 11.400 Explanación del terreno + 1.600 Estudio del impacto medioambiental + 1.000 TOTAL 14.000 Registramos la compra: 01.03.08 14.000 (233) Maquinaria en montaje a (572) Banco c/c 14.000 Préstamo que nos conceden el 01.04.08: (170) Deudas a largo plazo con 10.000 (572) Banco c/c entidades de crédito 10.000 Este préstamo lo devolverá todo el 01.04.10 pero los intereses los pagará cada 01.04. Debemos activar los devengados a 31.12.08. 10 % s/ 10.000 / 12 x 9 = 750 (527) Intereses a corto 750 (662) Intereses de deudas plazo de deudas con 750 entidades de crédito (733) Trabajos realizados 750 (233) Maquinaria en para el inmovilizado 750 montaje material en curso Pagamos intereses el 01.04.09 10% s/ 10.000 = 1.000 de los que tenemos contabilizados 750. 750 www.ineaf.es (527) Intereses a corto plazo de P á g i n a |185 (572) Banco c/c 1.000 deudas con entidades de crédito 250 (662) Intereses de deudas Los intereses de deudas contabilizados en la (662) Intereses de deudas, debemos activarlos, pues aún no está en condiciones de funcionamiento. 250 (233) Maquinaria en (733) Trabajos realizados para el montaje inmovilizado material en curso 01.05.09 Momento en que la máquina está en 250 condiciones de funcionamiento. Por un lado debo activar los intereses de un mes: (527) Intereses a corto 83,33 (662) Intereses de deudas plazo de deudas con 83,33 entidades de crédito (733) Trabajos realizados 83,33 (233) Maquinaria en para el inmovilizado montaje 83,33 material en curso Por otro lado contabilizo el coste de instalación: 500 (233) Maquinaria en montaje (572) Banco c/c 500 Pasamos todo al inmovilizado material: 15.583,33 (213) Maquinaria (233) Maquinaria en montaje 15.583,33 Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 1 asociada a esta Unidad Didáctica. www.ineaf.es P á g i n a |186 3.2. Permuta de inmovilizado Esta forma de adquisición de inmovilizado la vamos a ver un poco más adelante, cuando hayamos tratado el tema de la amortización. 3.3. Fabricación o construcción por la propia empresa Norma de Registro y Valoración 2ª. Apartado 1.2. Coste de producción: “El coste de producción de los elementos del inmovilizado material, fabricados o construidos por la propia empresa, se obtendrá añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, los demás costes directamente imputables los bienes de que se trate en la medida en que tales costes correspondan al periodo de fabricación o construcción y sean necesarios para la puesta del activo en condiciones operativas. En cualquier caso serán aplicables los criterios generales establecidos para determinar el coste de las existencias”. Vamos a suponer, en este caso, la fabricación por parte de la empresa de su inmovilizado en lugar de la adquisición del mismo. En este caso, en lugar de utilizar el precio de adquisición valoraremos el inmovilizado a su coste de producción. www.ineaf.es P á g i n a |187 Coste directo: aquél que se puede repartir objetivamente entre los distintos productos, ya que se sabe con total precisión en qué medida cada uno de ellos es responsable de haber incurrido en este coste. Por ejemplo, si una empresa fabrica refrescos y galletas, el coste de las botellas es un coste directo de los refrescos (las galletas no se suelen embotellar). Si esta empresa tiene una máquina dedicada exclusivamente a empaquetar galletas, el coste de esta máquina (su amortización) es un coste directo imputable a las galletas. Coste indirecto: aquél que no se puede repartir objetivamente entre los diversos productos, ya que no se conoce en qué medida cada uno de ellos es responsable del mismo. Para poder distribuirlo habrá que establecer previamente algún criterio de reparto, más o menos lógico. Por ejemplo, en la empresa anterior el consumo eléctrico se debe tanto a la fabricación de refrescos como a la de galletas. Para poder distribuir este coste entre dichos productos habrá que establecer algún criterio de reparto (por ejemplo, horas de funcionamiento de cada línea de producción). El alquiler de la nave industrial (en la que se elaboran ambos productos) también es un coste indirecto. También habrá que establecer algún criterio de reparto (por ejemplo, porcentaje de la superficie de la nave dedicada a cada actividad). Por cierto, si la empresa utilizará distintas naves para fabricar cada producto, el alquiler de cada una de ellas sería, en este caso, un coste directo (se asignaría al producto que en ella se fabrique). La empresa es libre de establecer los criterios de distribución que considere oportunos, con el único requisito de que sean criterios lógicos (guarden relación con la generación del coste que se va a distribuir). Por ejemplo, en el caso del alquiler de la nave industrial en la que se elaboran ambos productos, parece preferible utilizar como criterio de reparto el porcentaje de superficie dedicada a cada actividad, antes que, por ejemplo, el porcentaje que sobre el total de las ventas de la empresa representa cada producto. www.ineaf.es P á g i n a |188 Ejemplo Supongamos que una empresa va a construir su propio mobiliario para lo que incurre en los siguientes gastos que están siendo contabilizados en el grupo 6 en distintas cuentas como son (640), (642), (629), etc. Una vez terminado el mobiliario la empresa desea pasarlo a su activo, procediendo a la activación de gastos. Por los gastos contabilizados: (6..) Cuenta de gasto correspondiente (472) Hacienda Pública, IVA soportado Por la activación: (731) Trabajos realizados para (216) Mobiliario el inmovilizado material Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 2 asociada a esta Unidad Didáctica. 3.4. Aportaciones no dinerarias Norma de Registro y Valoración 2ª. Apartado 1.4. Aportaciones de capital no dinerarias: “Los bienes de inmovilizado recibidos en concepto de aportación no dineraria de capital serán valorados por su valor razonable en el momento de la aportación (valor escriturado) conforme a lo señalado en la norma sobre transmisiones con pagos basados en instrumentos de patrimonio (NRV 17ª), pues en este caso se presume que siempre se puede estimar con fiabilidad el valor razonable de dichos bienes. Para el aportante de dichos bienes se aplicará lo dispuesto en la forma relativa a instrumentos financieros”. www.ineaf.es P á g i n a |189 No existe un tratamiento diferenciado, depende de que la sociedad aportante y la receptora pertenezcan o no al mismo grupo empresarial. Ejemplo Se aporta a una sociedad dedicada al transporte unos camiones adquiridos por 150.000 euros y amortizados en el 20% de su valor. Los camiones tienen un valor razonable de 140.000 euros según el informe técnico aportado al registrador mercantil (que lo ha aceptado), de conformidad con el artículo 38 de la Ley de Sociedades Anónimas. Contabilizar las operaciones derivadas de la información anterior. 1. Sociedad receptora (218) Elementos de 140.000 (100) Capital transporte 140.000 2. Sociedad aportante 140.000 30.000 4. (250) Otras inversiones (210) Terrenos y bienes financieras a largo plazo naturales (2818) Amortización (771) Beneficios acumulada de elementos procedentes del de transporte inmovilizado material Aumento del rendimiento, 150.000 20.000 vida útil o capacidad productiva El aumento del rendimiento, vida útil o capacidad productiva de un elemento del inmovilizado produce un incremento del valor del mismo. Estos aumentos pueden deberse a los siguientes procesos: renovación, ampliación, mejora y www.ineaf.es P á g i n a |190 modernización, que el ICAC y la AECA –según el caso– definen de la siguiente forma: «Renovación es el conjunto de operaciones mediante las que se recuperan las características iniciales del bien objeto de renovación». «Ampliación es un proceso mediante el que se incorporan nuevos elementos a un inmovilizado, obteniéndose como consecuencia una mayor capacidad productiva». «Mejora es el conjunto de actividades mediante las que se produce una alteración en un elemento del inmovilizado aumentando su anterior eficiencia productiva». «Modernización es la que está representada por la acción de dar forma o aspecto moderno a elementos antiguos». Por lo tanto, las ampliaciones, mejoras, modernizaciones, renovaciones y operaciones de la misma índole van a suponer una mejora del rendimiento, un alargamiento de la vida útil o un aumento de la capacidad productiva del activo objeto de cualquiera de estas adiciones. Cualquiera de estas circunstancias supone un incremento de valor del bien, que se plasma contablemente. Reparación: «Es el proceso por el cual se vuelve a poner en condiciones de funcionamiento un activo inmovilizado». «La conservación tiene por objeto mantener el activo en buenas condiciones de funcionamiento, manteniendo su capacidad productiva». Si no se alteran ni la vida útil, ni la capacidad productiva ni el rendimiento tras la realización de reparaciones, las obras para conservación y acciones similares se contabilizan como gastos corrientes del ejercicio, (622) Reparaciones y conservación, y no como incrementos de inmovilizado. Aplicación del principio de importancia relativa A veces, para lo que acostumbra la empresa, el inmovilizado adquirido tiene un importe insignificante; las ampliaciones, modernizaciones o mejoras las considera de poca monta; o la duración de ese activo va a ser breve. En estas ocasiones, los contabiliza como gastos del ejercicio y no como un aumento de valor del inmovilizado. www.ineaf.es P á g i n a |191 Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 3 asociada a esta Unidad Didáctica. 5. Valoración posterior: la amortización Norma de Registro y Valoración 2ª. Apartado 2. Valoración posterior: “Con posterioridad a su reconocimiento inicial, los elementos del inmovilizado material se valorarán por su precio de adquisición o coste de producción menos la amortización acumulada y, en su caso, el importe acumulado de las correcciones valorativas por deterioro reconocidas”. 2.1. Amortización: “Las amortizaciones habrán de establecerse de manera sistemática y racional en función de la vida útil de los bienes y de su valor residual, atendiendo a la depreciación que normalmente sufran por su funcionamiento, uso y disfrute, sin perjuicio de considerar también la obsolescencia técnica o comercial que pudiera afectarlos”. 5.1. Concepto básico. Reflejo de la imagen fiel Amortización financiera: es la reintegración fraccionada en el tiempo del capital ajeno. También puede referirse a la devolución del capital aportado por los socios. Amortización técnica o contable: es la representación contable de la depreciación que sufren los elementos de inmovilizado; se puede deber a: Causas técnicas: www.ineaf.es P á g i n a |192 Depreciación física (por el paso del tiempo). Depreciación funcional (por el uso). Causas económicas: obsolescencia Otras causas: jurídicas, etc. La que nosotros vamos a ver se refiere a la amortización contable. Debemos reflejar en nuestra contabilidad la depreciación que van sufriendo los elementos del inmovilizado. Ejemplo Supongamos una sociedad que adquiere el día 01.01.08 una máquina por valor de 3.000 euros. La vida útil es de 5 años y su valor residual es de 0 euros. 3.000 630 (213) Maquinaria (572) Banco c/c 3.630 (472) Hacienda Pública, IVA soportado Suponiendo que la cuenta de maquinaria no tiene más movimientos durante el año, el saldo al final del ejercicio será: (213) Maquinaria 3.000 Saldo deudor: 3.000 El Balance tendría el siguiente apunte: Activo Patrimonio Neto y Pasivo Activo no corriente (213) Maquinaria 3.000 Entendemos que esto no será correcto, pues debemos reflejar la imagen fiel de www.ineaf.es P á g i n a |193 la empresa. El valor de la máquina al comienzo del ejercicio sí eran 3.000 euros, pero no al final, pues debemos suponer que se ha depreciado. Consideramos que la depreciación de la máquina es lineal, por lo tanto a lo largo del año, el valor que pierde será: 3.000 / 5 años = 600 euros. Reflejamos la pérdida de valor el día 31.12.08 (aunque la depreciación realmente es diaria, está permitido reflejarla cada cierre del ejercicio, salvo en el caso en que debamos de dar de baja la máquina). (681) Amortización del 600 (213) Maquinaria inmovilizado material 600 La situación ahora será la siguiente: (213) Maquinaria 3.000 600 Saldo deudor: 2.400 El Balance tendría el siguiente apunte: Activo Patrimonio Neto y Pasivo Activo no corriente (213) Maquinaria 2.400 Esta forma de proceder no será correcta, pues si nos vamos a la norma de valoración del inmovilizado, esta nos dice que el inmovilizado se valorará tanto en el momento inicial como con posterioridad por su precio de adquisición. El precio de adquisición en nuestro ejemplo son 3.000 euros, con lo que en el balance debe aparecer por ese precio, pero a su vez debemos reflejar la depreciación que va sufriendo, para representar la imagen fiel. Haremos lo siguiente: www.ineaf.es P á g i n a |194 Para no afectar directamente el valor contable del bien, utilizaremos el siguiente modo de operar: usaremos dos cuentas que nos permiten, por un lado contabilizar un gasto (681) Amortización del inmovilizado material, y por otro lado acumular el valor de las amortizaciones que se han ido produciendo a lo largo de la vida del bien (281) Amortización acumulada del inmovilizado material. (281) Amortización (681) Amortización del 600 acumulada del inmovilizado inmovilizado material material La situación, en este caso, a 31 de diciembre será: (213) Maquinaria (281) Amortización acumulada 3.000 600 Saldo deudor: 3.000 Saldo acreedor: 600 El Balance tendría el siguiente apunte: Activo Patrimonio Neto y Pasivo Activo no corriente (213) Maquinaria 3.000 (281) Amortización acumulada 600 Al año siguiente volvemos a hacer el mismo asiento y tendremos: (213) Maquinaria (281) Amortización acumulada 3.000 600 Saldo deudor: 3.000 Saldo acreedor: 600 El Balance tendría el siguiente apunte: Activo www.ineaf.es Patrimonio Neto y Pasivo P á g i n a |195 600 Activo no corriente (213) Maquinaria 3.000 (281) Amortización acumulada (1.200) Así será, sucesivamente, hasta que el saldo de la Amortización Acumulada coincida con el de la maquinaria y debamos darla de baja. 5.2. La amortización como forma de ahorro Vamos a suponer la sociedad anterior con algunos asientos de gastos e ingresos en dos casos pasibles. No amortiza. Amortiza. Comprobaremos como gracias a la amortización vamos a conseguir ahorrar un dinero que nos permite reponer el inmovilizado una vez transcurrida su vida útil. Supongamos, entre otros, los siguientes asientos en la sociedad. Para simplificar no tocamos la caja durante el ejercicio y suponemos el asiento de la compra de la máquina como comentamos anteriormente. 10.000 (570) Caja, euros 3.000 (213) Maquinaria (100) Capital social 10.000 (523) Proveedores de 3.000 (600) Compra de inmovilizado a corto plazo (400) Proveedores 3.000 3.000 mercaderías (700) Venta de 7.000 (430) Clientes mercaderías La sociedad no realiza la amortización y regulariza: www.ineaf.es P á g i n a |196 7.000 (600) Compra de 3.000 (129) Resultado del ejercicio 7.000 (700) Venta de mercaderías mercaderías (129) Resultado del 3.000 7.000 ejercicio (129) Resultado del ejercicio 3.000 7.000 Saldo: 4.000 acreedor, beneficio Supongamos que reparte el beneficio a los socios, esto es, deberá cargar en la cuenta (129) para saldarla y abonar en caja: 4.000 (129) Resultado del ejercicio (570) Caja 4.000 (570) Caja 10.000 4.000 Saldo: 6.000 Supongamos ahora la misma sociedad, pero decide amortizar: 10.000 (570) Caja, euros 3.000 (213) Maquinaria (100) Capital social (523) Proveedores de 10.000 3.000 inmovilizado a corto plazo (600) Compra de 3.000 7.000 www.ineaf.es mercaderías (430) Clientes (400) Proveedores 3.000 (700) Venta de 7.000 P á g i n a |197 mercaderías La sociedad realiza la amortización y regulariza: (281) Amortización 600 (681) Amortización del acumulada del inmovilizado 600 inmovilizado material material 3.600 (129) Resultado del ejercicio (600) Compra de 3.000 mercaderías (681) Amortización del inmovilizado material 600 (129) Resultado del 7.000 7.000 (700) Venta de mercaderías ejercicio (129) Resultado del ejercicio 3.600 7.000 Saldo: 3.400 acreedor, beneficio www.ineaf.es P á g i n a |198 Supongamos que reparte el beneficio a los socios, esto es, deberá cargar en la cuenta (129) para saldarla y abonar en caja. 3.400 (129) Resultado del ejercicio (570) Caja, euros 3.400 (570) Caja 10.000 3.400 Saldo: 6.000 Si comparamos el saldo de la caja en la empresa que no amortiza y el de la empresa que amortiza, nos damos cuenta que la diferencia son 600 euros. Esta diferencia es la cantidad que ahorramos cada año y se corresponde con la amortización. Estos fondos de amortización se deben materializar en algo, es decir, no debemos dejarlos en caja, pues corremos el riesgo de gastarlo y además no reporta ningún interés. 5.3. La amortización fiscal y contable El gasto de amortización es fiscalmente deducible, por lo que debemos tener presente lo que establece Hacienda al respecto. El ritmo de amortización contable no lo establece Hacienda, esto es, nosotros podemos amortizar al ritmo que estimemos oportuno, siempre de una forma razonable y justificada. Sabemos que este ritmo puede determinar mi capacidad de ahorro, por lo que Hacienda no debe decirnos cómo hacerlo. Otra cosa es que el gasto que yo he contabilizado (siguiendo mi criterio) no coincida con lo que considera Hacienda como gasto deducible, originándose una diferencia temporaria entre el resultado contable y el fiscal. Diferencia temporaria es aquella producida por algún gasto o ingreso contable que también lo es fiscal, pero con criterios temporales distintos. Supongamos que, en mi ejemplo, donde yo amortizo en 5 años a 600 euros por año, Hacienda me diga que fiscalmente lo debo hacer en 6 años a razón de 500 www.ineaf.es P á g i n a |199 euros por año. Esto significa que tenemos una diferencia temporaria, este año, de 100. Criterio contable: 600 600 600 600 600 1 2 3 4 5 0 Criterio fiscal: 0 500 500 500 500 500 500 1 2 3 4 5 6 Diferencia temporaria: + 100 + 100 + 100 +100 +100 - 500 Las diferencias permanentes son aquellos gastos e ingresos contables que nunca lo van a ser fiscales. Por ejemplo, las sanciones son gasto contable que nunca será deducible. Las diferencias temporarias van a provocar un ajuste a la hora de contabilizar el Impuesto de Sociedades, al existir una diferencia entre el resultado contable y el fiscal. 5.4. Los métodos de amortización 1. Directo. Consiste en abonar la depreciación en la cuenta que representa el elemento amortizable. (681) Amortización del a (213) Maquinaria inmovilizado material Este sistema deja de tener utilidad en la contabilidad con el nuevo plan. www.ineaf.es P á g i n a |200 2. Indirecto. El abono no se hace en la cuenta del elemento amortizable sino en una cuenta creada para ir acumulando la amortización. (681) Amortización del (281) Amortización acumulada a inmovilizado material del inmovilizado material 5.5. Factores de cálculo de las amortizaciones Valor amortizable Es el valor por el que están contabilizados los bienes del inmovilizado material. Normalmente dicho valor será el precio de adquisición, pero también puede ser el valor actualizado legalmente. En el caso de edificios, locales u otras construcciones, solamente debe amortizarse la parte del valor correspondiente a las construcciones, dado que la parte del terreno no se amortiza. Por ello debe separarse el valor del terreno del valor de la construcción. Valor residual El valor residual es aquel que se espera recuperar cuando se vende un bien del inmovilizado material al quedar fuera de servicio, descontando, en su caso, los costes necesarios para poder realizar la venta. La amortización se efectuará sobre el valor amortizable minorado en el valor residual estimado. Por lo general, las empresas no suelen considerar ningún valor residual a sus bienes de inmovilizado material, lo cual simplifica la base de cálculo sobre la que debe efectuarse. Vida útil www.ineaf.es P á g i n a |201 La vida útil es el período durante el cual se espera que un bien del inmovilizado material sea utilizado por una empresa en condiciones normales. El periodo de vida útil, necesariamente, debe ser un periodo estimado, en el que inciden un conjunto de factores muy amplios, tales como: Uso y desgaste físico esperado. Obsolescencia. La relación con otros activos. Política de reparaciones y mantenimiento. Límites legales u otros que afectan a la utilización del activo. Factores ambientales. Si se actualiza un bien del inmovilizado material (la actualización afectará tanto a su valor como a su amortización acumulada), la vida útil no debe cambiar por ello, ya que el bien es el mismo. A partir del momento en que un bien se ha actualizado, la amortización debe calcularse sobre el valor neto contable actualizado del mismo durante el periodo de vida útil restante. Los cambios que nos interesa destacar, que obviamente no son todos los posibles cambios que puedan existir, son: Si se produjeran posteriormente alteraciones no previstas, cuando se realizó la estimación de la vida útil de un bien, se procederá a modificar la vida útil en función de las nuevas circunstancias acaecidas, ajustando las cuentas de amortización del ejercicio y de los siguientes. Si se detecta, en cambio, que el cálculo de la vida útil del bien se realizó de forma errónea, se imputará al resultado del ejercicio, como resultado extraordinario, el efecto de dicho error, es decir, el déficit o exceso de amortización practicado en ejercicios anteriores. Momento de inicio del proceso de amortización La amortización se iniciará cuando el bien del inmovilizado material esté en condiciones de funcionamiento, que significa desde el momento que el bien puede producir ingresos con regularidad, una vez concluidos los períodos de prueba, es decir, cuando esté disponible para su utilización. www.ineaf.es P á g i n a |202 En caso de bienes construidos por fases susceptibles de utilizarse independientemente, la amortización de cada fase se iniciará cuando cada una de ellas se encuentre en condiciones de funcionamiento. Los edificios construidos para ser alquilados deben empezar a amortizarse desde el momento en que están listos para su ocupación y no desde el momento en que se alquilan, que puede ser diferente al anterior. 5.6. Cálculo de la cuota de amortización En teoría debería aplicarse aquel método que se adaptase mejor a su vida útil estimada, aunque en el mundo empresarial se aplica con carácter general el método constante o lineal, por ser el de aplicación más sencilla. Los métodos de amortización basados en beneficios fiscales (amortización acelerada, libertad de amortización, etc.) no están permitidos por los principios de contabilidad generalmente aceptados, porque su objetivo no es el de distribuir el valor del bien del inmovilizado material durante su vida útil, sino únicamente la obtención de ventajas fiscales. Describimos a continuación los principales métodos de amortización. Sistema de amortización lineal o según las tablas de amortización Cada año la empresa puede amortizar libremente entre la horquilla que viene dada por el coeficiente máximo establecido y el número de años máximo establecido (dividiendo el 100% por el número de años establecido, en aplicación del principio de amortización mínima). Así, si el coeficiente máximo establecido en las tablas es del 10% y el periodo máximo es de 20 años, dividiendo el 100% entre 20 años, obtenemos el coeficiente mínimo, que es del 5%. En consecuencia, cada año la empresa podrá amortizar libremente el porcentaje que desee, entre el 5% y el 10%, sin que necesariamente deba aplicar el mismo tipo cada año. Ejemplo Supongamos la compra de un remolque por la empresa con los siguientes www.ineaf.es P á g i n a |203 datos: Precio de compra: 5.000 euros. Fecha de compra: 18.02.2010. Valor residual: 0 euros. Para la amortización consulta las tablas fiscales donde se establece: Coeficiente máximo: 10%. Periodo máximo: 20 años. La empresa puede amortizar, por tanto, cada año entre el 10% y el 5 (100% / 20 años). Decide hacerlo linealmente a razón del 10%. El primer año amortizará: Cuota anual: (5.000 – 0) x 10% = 500 euros El primer año no amortiza el año completo, sino sólo los días que van desde el 18 de febrero hasta el 31 de diciembre. 500/365 = 1.36986 x 317 días= 434,24 434, 24 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado material 434,24 Del segundo al noveno (décimo) año: (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado material 500 500 El (ún)décimo año solo amortiza hasta el 18 de febrero: 65,75 www.ineaf.es (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado material P á g i n a |204 65,75 *Consulte el cuadro de amortización del sistema de amortización lineal o según tablas de amortización. Sistema degresivo de porcentaje constante Aplicar un porcentaje constante sobre los valores pendientes de amortizar en cada ejercicio. Para aplicar este método procederemos como sigue: 1. En primer lugar elegiremos el periodo dentro del cual queremos amortizar el bien (el periodo ha de estar comprendido entre el máximo y el mínimo según las tablas). 2. Se divide 100 entre el periodo. El resultado se pondera por los siguientes coeficientes: Si la vida útil es inferior a 5 años: 1.5. Si la vida útil es igual o superior a 5 e inferior a 8 años: 2. Si la vida útil es igual o superior a 8 años: 2.5. Una vez determinado el porcentaje constante se multiplica cada año por el valor pendiente de amortización en cada momento, hasta el final de la vida útil, momento en el que se amortizará el resto pendiente. Ejemplo Supongamos la compra de un equipo para proceso de información por la empresa con los siguientes datos: Precio de compra: 2.000 euros. Fecha de compra: 01.01.2010. Valor residual: 0 euros. Para la amortización consulta las tablas fiscales, donde se establece: Coeficiente máximo: 25%. Periodo máximo: 8 años. www.ineaf.es P á g i n a |205 La empresa toma como valor el 25% y decide utilizar el sistema degresivo con porcentaje constante. a) Primero calcula el porcentaje constante: Al suponer el 25%, la vida útil son 4 años, por lo que el coeficiente es 1.5. Porcentaje constante = 25% x 1.5 = 37.5 b) Cálculo de las cuotas: Fecha Cuota amortización anual Valor pendiente de amortizar 01.01.10 0 2.000 – 0 31.12.10 37.5% sobre 2.000=750 euros 1.250 31.12.11 31.12.13 31.12.14 37.5% sobre 1.250=468.75 euros 37.5% sobre 781.25= 292.96 euros 781.25 488.28 488.28 *Consulte el cuadro de amortización del sistema degresivo con porcentaje constante. Sistema de suma de digito o de Cole Se obtiene la suma de dígitos mediante la suma de los valores numéricos asignados a los años en que se haya de amortizar el bien. Para ello, se asigna un valor numérico igual al del período de amortización expresado en años, del elemento de que se trate, al ejercicio de puesta en funcionamiento y, para los ejercicios económicos siguientes, valores numéricos sucesivamente decrecientes en www.ineaf.es P á g i n a |206 una unidad, hasta llegar al último considerado para la amortización, que tendrá un valor numérico igual a la unidad. El valor amortizable se divide entre la suma de los dígitos, determinándose así la cuota por dígito. En cada ejercicio se dotará como amortización el producto de la cuota por dígito por el total de lo dígitos que corresponda a cada ejercicio. Ejemplo Supongamos la compra de un equipo para proceso de información por la empresa con los siguientes datos: Precio de compra: 2.000 euros. Fecha de compra: 01.01.2010. Valor residual: 0 euros. Para la amortización consulta las tablas fiscales, donde se establece: Coeficiente máximo: 25%. Periodo máximo: 8 años. La empresa toma como valor el 25% y decide utilizar el sistema degresivo de porcentaje constante... 2.000 0 200 Cuota por dígito 4 3 2 1 Al ser la vida útil =4; cogemos como denominador 4+3+2+1. Al ser el sistema degresivo, multiplicamos la cuota por dígito por los valores del denominador de forma decreciente. 200 x 4 = 800 cuota del primer año 200 x 3 = 600 cuota del segundo año 200 x 2 = 400 cuota del tercer año 200 = 1 = 100 cuota del cuarto año www.ineaf.es P á g i n a |207 Total = 2.000 *Consulte el cuadro de amortización del sistema de suma de dígito o de Cole. Planes de amortización Cuando en una Sociedad, en virtud de circunstancias de carácter permanente que concurran en el desarrollo de su actividad, los elementos del inmovilizado material o inmaterial amortizable sufran un desgaste o depreciación distinta de la derivada de la aplicación de las tablas oficiales, podrán solicitar un Plan Especial de Amortización. Requisitos: Los elementos de inmovilizado material han de ser nuevos y situados en España. Han de provenir de un programa de investigación y desarrollo desarrollado en España. Deben estar contabilizados separadamente del resto de los elementos de activo. Amortización según el grado de utilización Este método se utiliza cuando un inmovilizado se usa en varios turnos de trabajo, produciéndose, por tanto, un desgaste mayor del habitual, siendo conveniente amortizar a un ritmo adecuado al desgaste real. Podemos calcularlo atendiendo a tres criterios: a) Vida útil medida en horas de funcionamiento b) Vida útil medida en distancia c) Vida útil medida en unidades de producción a) Vida útil medida en horas de funcionamiento www.ineaf.es P á g i n a |208 Cuota amort Base amortizable Horas de funcionamiento anual Nº de horas totales de vida b) Vida útil medida en distancia Cuota amort Base amortizable Km. recorridos por año Nº de Km totales de vida c) Vida útil medida en unidades de producción Cuota amort. Base amortizable x unidades producidas anualmente Nº de unidades totales de vida Elementos usados Pueden amortizarse según alguno de los dos sistemas siguientes: 1. Amortización sobre el valor de adquisición del bien, aplicando hasta el doble del coeficiente máximo según las tablas y reduciendo a la mitad el periodo máximo de amortización. 2. Amortización sobre el coste originario. En caso de no conocerse puede determinarse pericialmente. El tipo máximo es el que resulta según las tablas. En cuanto al periodo máximo se calculará según la siguiente fórmula, partiendo del periodo máximo, según las tablas: Per .Máximo Per .S / Tablas Coste _ original Valor _ de _ adquisició n Coef .Máx _ S / Tablas Coste _ original Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 4, asociada a esta Unidad Didáctica. www.ineaf.es P á g i n a |209 5.7. Amortización de un elemento complejo Norma de Registro y Valoración 2ª. Apartado 2.1. Amortización: “Se amortizará de forma independiente cada parte de un elemento del inmovilizado material que tenga un coste significativo en relación con el coste total del elemento y una vida útil distinta del resto del elemento”. Ejemplo Se adquiere un autobús por 120.000 euros cuya vida útil es de 8 años pero se sabe que a los 4 años habrá que hacerle un cambio de motor que representa el 40% del valor del autobús. A los 4 años se produce el cambio con un coste de 50.000 euros. Solución: Por la compra del autobús: (218) Elementos de 120.000 a transporte (572) Banco c/c 145.200 (472) Hacienda Pública, 25.200 IVA soportado Amortización anual durante los cuatro primeros años: Motor 120.000 x 0.4/4 12.000 Resto del autobús 120.000 x 0.6/8 9.000 Cuota anual durante los 4 primeros años 21.000 Contabilización de la amortización (igual asiento durante los 4 primeros www.ineaf.es P á g i n a |210 años). (681) Amortización del 21.000 (2818) Amortización acumulada a inmovilizado material 21.000 de elementos de transporte Al finalizar los cuatro años se cambia el motor: (2818) Amortización 48.000 (218) Elementos de 48.000 acumulada de elementos de transporte motor viejo transporte 50.000 (218) Elementos de transporte (572) Banco c/c 50.000 Amortización anual durante los cuatro últimos años: Motor Resto del autobús 50.000 / 4 12.500 120.000 x 0.6/8 9.000 Cuota anual durante los 4 primeros años 21.500 (2818) Amortización 21.500 (681) Amortización del a acumulada de elementos 21.500 inmovilizado material de transporte 5.8. Cambios de amortización Si se actualiza un bien del inmovilizado material, por ejemplo se cambia el motor de un vehículo haciendo que su vida útil sea más larga, o se incrementa el valor de un bien sin necesidad de cambiar la vida útil, nos plantemos la necesidad de modificar la cuota de amortización. A partir del momento en que un bien se ha actualizado, la amortización debe calcularse sobre el valor actualizado del mismo durante el periodo de vida útil restante. Los cambios que nos interesa destacar son: www.ineaf.es P á g i n a |211 neto contable Cambios de estimaciones contables. Cambios de criterio contable o error. Caso primero: cambios de estimaciones contables “Estos cambios no deben considerarse como cambios de criterio contable. El resultado de ejercicios anteriores estaba realizado correctamente con la información que se poseía en esos momentos, por lo que no se toca, y el efecto de estos cambios de estimaciones deberá producirse en el ejercicio en que se ha detectado y en los siguientes”. Ejemplo Suponiendo la máquina del supuesto anterior con los siguientes datos: Precio de la máquina: 2.000 euros. Fecha de compra: 01.01.08. Vida útil estimada: 8 años. Valor residual: 0 euros. Después de realizado el sexto año de amortización le cambiamos el motor y estimamos que su vida útil será de cuatro años más, en lugar de los dos que quedaban. El gasto de las modificaciones es de 200 euros. La amortización realizada hasta la fecha no debe modificarse, es decir, se amortizó desde el año 1 al 6 a razón de 250 euros anuales. La amortización, a partir de este momento, deberá modificarse teniendo en cuenta el valor neto contable del inmovilizado en ese momento y su vida útil. VNC 2.000 1.500 200 700 700 175 4 Para los años 7 a 10 la cuota sería 175. www.ineaf.es P á g i n a |212 Ejemplo El cambio de estimación también puede estar justificado por un uso distinto al inicialmente previsto. Imaginemos que tenemos un taxi estimando en el momento inicial una utilización de 6 horas diarias. En ese momento la cuota de amortización se calcula atendiendo a estas condiciones. Cuando pasan tres años se contrata a una persona para trabajar otras 6. Desde este momento debemos cambiar el ritmo de amortización. Caso segundo: cambios de criterio contable o error El principio de uniformidad, contenido en la primera parte de Plan General Contable –Marco conceptual-, señala que “adoptado un criterio dentro de las alternativas que, en su caso se permitan, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, en tanto no se alteren los supuestos que motivaron su elección. De alterarse estos supuestos podrá modificarse el criterio adoptado en su día; en tal caso, estas circunstancias se harán constar en la memoria, indicando la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variación sobre las cuentas anuales”. El cambio de criterio en el nuevo plan queda prácticamente relegado a los criterios de valoración de las existencias finales, siendo prácticamente imposible el cambio en la amortización. El tratamiento contable de estos cambios está desarrollado en la norma de valoración 22, según la cual cuando se produzca un cambio de criterio contable o un error se aplicará de forma retroactiva y en su defecto se calculará desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga información. El ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores que se derive motivará, en el ejercicio en que se produzca el cambio de criterio, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se reflejará en la cuenta de reservas. Nota: desaparecen las cuentas (679) Gastos y pérdidas de ejercicios anteriores y (779) Ingresos y beneficios de ejercicios anteriores del Plan del 90, www.ineaf.es P á g i n a |213 que permitía llevar a resultados de este ejercicio los errores de ejercicios anteriores. Ahora se debe anotar directamente en la cuenta de reservas. Ejemplo La vida útil eran 10 años en lugar de los 8 que hemos empleado: Amortización hasta la fecha 6 x 250 = 1.500. Deberíamos tener amortizado 6 x 200 = 1.200. Exceso de amortización en 300 euros. (281) Amortización acumulada 300 del inmovilizado material a (113) Reservas voluntarias 300 A partir de este momento el asiento de amortización será: 200 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado material 200 Si en vez de dotar más de lo que correspondía, hubiéramos dotado menos por error, podríamos ir contra reservas. Aún en caso de que no hubiese suficientes y se quedaran en negativo, podríamos compensarlas en ejercicios futuros. (281) Amortización acumulada (113) Reserva voluntaria del inmovilizado material Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 5 asociada a esta Unidad Didáctica. www.ineaf.es P á g i n a |214 6. Valoración posterior: el deterioro del inmovilizado Norma de Registro y Valoración 2ª. Apartado 2.1. Amortización: “Se producirá una pérdida por deterioro del valor de un elemento del inmovilizado material cuando su valor contable supere a su importe recuperable, entendido éste como el mayor importe entre su valor razonable menos los costes de venta y su valor en uso. A estos efectos, al menos al cierre del ejercicio, la empresa evaluará si existen indicios de que algún inmovilizado material o, en su caso, alguna unidad generadora de efectivo puedan estar deteriorados, en cuyo caso deberá estimar sus importes recuperables efectuando las correcciones valorativas que procedan. (…) Las correcciones valorativas por deterioro de los elementos del inmovilizado material, así como su reversión cuando las circunstancias que las motivaron hubieran dejado de existir, se reconocerán como un gasto o un ingreso, respectivamente, en la cuenta de pérdidas y ganancias. La reversión del deterioro tendrá como límite el valor contable del inmovilizado, que estaría reconocido en la fecha de reversión si no se hubiese registrado el deterioro del valor”. La forma de proceder contablemente es la siguiente: Para dotar nos dirigimos al subgrupo 69 Pérdidas por deterioro y otras dotaciones, y para desdotar al 79 Excesos y aplicaciones de provisiones y de pérdidas por deterioro. Cuando contabilizamos la corrección valorativa: www.ineaf.es (691) Pérdidas por deterioro (292) Deterioro del valor del del inmovilizado material inmovilizado material P á g i n a |215 Al año siguiente se nos pueden presentar dos casos: 1. En caso de seguir la depreciación no se procede como en la cuenta de existencias en la que se desdotaba la provisión del año anterior para volver a dotar este año por el total, sino que se aumenta la provisión ya existente con una nueva dotación. 2. En caso de desaparecer el motivo, tanto parcial como totalmente: (291) Deterioro de valor del (791) Reversión del deterioro inmovilizado material del inmovilizado material 7. Bajas y enajenaciones Norma de Registro y Valoración 2ª. Apartado 3. Baja: “Los elementos del inmovilizado material se darán de baja en el momento de su enajenación o disposición por otra vía o cuando no se espere obtener beneficios o rendimientos económicos futuros de los mismos. La diferencia entre el importe que, en su caso, se obtenga de un elemento del inmovilizado material, neto de los costes de venta, y su valor contable, determinará el beneficio o la pérdida surgida al dar de baja dicho elemento, que se imputará a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en que ésta se produce. Los créditos por venta de inmovilizado se valorarán de acuerdo con lo dispuesto en la norma relativa a instrumentos financieros”. Vamos pues a estudiar las diferentes formas de baja del inmovilizado material, tanto en el caso de terminar su vida útil, como la baja anticipada. Una forma de baja sería la enajenación del inmovilizado, que es precisamente por la que vamos a empezar. www.ineaf.es P á g i n a |216 7.1. Enajenación en las Pymes Vamos a ver como se realiza la venta de un inmovilizado durante su vida útil. Para ello realizaremos la compra en un momento determinado, iremos amortizando cada 31 de diciembre y en una fecha determinada lo vendemos. Ejemplo El día 01.10.08 se compra un elemento de transporte con las siguientes condiciones: Fecha de compra 01.10.08. Fecha de inicio de amortización. 01.10.08. Precio de compra: 25.000. Valor residual: 0. Vida útil según las tablas: 10 años. Por la compra: 25.000 (218) Elementos de transporte (523) Proveedores 30.250 (472) Hacienda Pública, IVA 5.250 soportado Por la amortización a 31.12.08 Cálculo de la cuota: 25.000/10 = 2.500 cuota anual 2.500/12 = 208.33 cuota mensual 208.33 x 3 meses (desde 01.10 a 31.12) = 625 625 www.ineaf.es (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible P á g i n a |217 625 Por la amortización a 31.12.09 Cálculo de la cuota: 25.000/10 = 2.500 cuota anual 2.500 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible 2.500 Por la amortización a 31.12.10 Cálculo de la cuota: 25.000/10 = 2.500 cuota anual 2.500 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible 2.500 Supongamos que el 18 de marzo de 2011 vende un elemento de transporte por 20.000 euros. Antes de proceder a hacer el asiento de la enajenación, debemos amortizar por los días que van desde la última amortización (la del 31.12.10) hasta la fecha de la baja del inmovilizado (18.03.11), esto son 77 días. Cálculo de la cuota: 25.000/10 = 2.500 cuota anual 2.500/365 = 6.85 cuota diaria 6.85 x 77 días: 527,4 527,4 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible 527,4 Llegados a este punto, procederemos a realizar el asiento de venta, teniendo en cuenta las siguientes notas: 1. Debemos dar de baja el inmovilizado por su precio de coste. www.ineaf.es P á g i n a |218 2. Si damos de baja un inmovilizado material debemos dar de baja su amortización acumulada hasta ese momento. 3. Anotamos en el debe, bien por tesorería si cobramos o bien como crédito por enajenación de inmovilizado, el precio de venta más IVA. 4. Al producirse un descuadre, resultará un beneficio o una pérdida que anotaremos: (671) Pérdidas procedentes del inmovilizado material. (771) Beneficios procedentes del inmovilizado material. Siguiendo con el ejemplo, procedemos a realizar el asiento de la venta, teniendo en cuenta las notas vistas: 1. Debemos dar de baja el inmovilizado por su precio de coste. Aquí seguimos el sistema administrativo y realizamos las compras a precio de coste y las ventas a precio de coste, ya que al tener el inmovilizado perfectamente identificado no es problema para saber de cuál se trata. En nuestro caso damos de baja el elemento de transporte por 25.000 euros. 2. Si damos de baja un inmovilizado material debemos dar de baja su amortización acumulada hasta ese momento, esto es: 31.12.08 625 31.12.09 2.500 31.12.10 2.500 18.03.11 572,4 TOTAL 6.152,4 Repercutimos IVA sobre el precio de venta. Esto es, el 21% de IVA sobre 20.000 = 4.200. 3. Anotamos en el debe, bien por tesorería si cobramos o bien como crédito www.ineaf.es P á g i n a |219 por enajenación de inmovilizado, el precio de venta más IVA. 4. Al producirse un descuadre, resultará un beneficio o una pérdida que anotaremos: (671) Pérdidas procedentes del inmovilizado material. (771) Beneficios procedentes del inmovilizado material. 2.500 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible 2.500 (681) Amortización 6.152,40 acumulada de (218) Elementos de transporte 25.000 inmovilizado material (477) Hacienda Pública, IVA 24.200 (572) Banco c/c repercutido 4.200 (771) Beneficios procedentes 1.152,40 del inmovilizado material Para comprobar si el asiento es correcto y el beneficio reflejado es el real, utilizamos un concepto nuevo: el valor neto contable del inmovilizado. El valor neto contable, o valor contable, es el valor del inmovilizado en un momento dado, que no es otro que su precio de coste menos su depreciación reflejada en la cuenta de amortización acumulada. En nuestro ejemplo, Valor Neto Contable = 25.000 – 6.152,40 = 18.847,6 Si comparamos este valor con el precio de venta, que han sido 20.000, vemos que la diferencia de 1.152,40 es realmente el beneficio. Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 6 asociada a esta Unidad Didáctica. www.ineaf.es P á g i n a |220 7.2. Enajenación en las Grandes Empresas La diferencia respecto a las PYMES va a radicar en el hecho de tener que cambiar de cuenta (pasar del subgrupo 21 ó 22 al 58) en el momento en que exista un plan de venta. Desde este momento se interrumpe la amortización del inmovilizado, valorando el activo por el menor de: 1. Valor contable o en libros. 2. Valor razonable menos los gastos de venta. Aunque estos bienes no tienen un fin especulativo de compraventa, muchas veces puede interesar su venta, bien sea por resultar innecesarios para la explotación, bien sea por necesidad de renovación o modernización. La venta se contabilizará administrativamente, llevando la diferencia, beneficio o pérdida, que resulte, a las siguientes cuentas de resultados: (771) Beneficios procedentes de inmovilizado material. (671) Pérdidas procedentes de inmovilizado material. Si la venta es con pago aplazado, los créditos contra los compradores se cargaran, según sea el plazo, a las cuentas: (253) Créditos a l/p por enajenación de inmovilizado. (543) Créditos a c/p por enajenación de inmovilizado. Si la operación estuviera documentada en efectos, la llevaríamos a las cuentas: (2531) Efectos a cobrar l/p. (5431) Efectos a cobrar c/p. Vamos a ver cómo se realiza la venta de un inmovilizado durante su vida útil. Para ello realizaremos la compra en un momento determinado, iremos amortizando cada 31 de diciembre y en una fecha determinada lo pondremos a la venta y más adelante lo venderemos. Veamos un ejemplo: www.ineaf.es P á g i n a |221 Ejemplo Una empresa compra el 01.04 de 2008 un camión por 150.000 euros y lo amortiza linealmente en 5 años. El 01.07.10 decide ponerlo a la venta, ya que se jubila la persona que lo llevaba y deciden subcontratar el servicio. El valor razonable del vehículo a 01.07.10 se estima en 60.000 euros. Al final de año se calcula un valor razonable, que sigue siendo el mismo, y lo consigue vender en marzo del año 2011 por 50.000 euros. Por la compra el 01.04.08: 150.000 (218) Elementos de transporte (572) Banco c/c 150.000 Porla amortización del 31.12.08: 22.500 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible 150.000 150.000/ 5 = 30.000 euros sería la amortización anual 30.000/12 x 9 = 22.500 euros sería la proporcional al periodo desde el 01.04.08 Por la amortización del 31.12.09: 30.000 (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible 30.000 150.000/ 5 = 30.000 Por la reclasificación como activo para la venta 01.07.2010: 1. Actualizamos la amortización hasta esa fecha: 15.000 www.ineaf.es (681) Amortización del (281) Amortización acumulada inmovilizado material del inmovilizado intangible P á g i n a |222 15.000 150.000/ 5 = 30.000/2 = 15.000 2. Clasificación del activo 67.500 60.000 (281) Amortización acumulada (218) Elementos de del inmovilizado intangible transporte 150.000 (580) Inmovilizado (671) Pérdidas procedentes del 22.500 inmovilizado material Tomamos el menor de los dos valores: Valor contable o en libros: 150.000 – 67.500 = 82.500 Valor razonable: 60.000 (menor) Por la venta en marzo de 2011: 50.000 (543) Créditos a corto plazo por (580) Inmovilizado 60.000 enajenación de inmovilizado (671) Pérdidas procedentes del 10.000 inmovilizado material La enajenación del inmovilizado supone su baja definitiva. Ejemplo Suponemos como segundo caso que no se hubiera realizado la venta anterior y que el 01.04.11 cambia de idea, contrata a un transportista y vuelve a utilizar el camión para las entregas a sus clientes, ya que con el servicio externo ha tenido muchos problemas. El valor razonable en ese momento es de 58.200 euros. www.ineaf.es P á g i n a |223 Solución: Atendiendo a la Norma de Registro y Valoración 7ª del Plan General Contable, para reclasificar al inmovilizado material, se aplicará el menor entre el valor en libros y el valor recuperable. El valor en libros debe incluir la amortización que dejó de practicarse durante el periodo que estuvo clasificado como mantenido para la venta. Si se compró en abril de 2008 y estamos en abril de 2011, se habrían amortizado tres años. Valor en libros = 150.000 – (150.000/5 x 3) = 60.000 Valor recuperable = 58.200 58.200 (218) Elementos de transporte (580) Inmovilizado 60.000 (671) Pérdidas procedentes del 1.800 inmovilizado material A partir de este momento continuaremos amortizando normalmente, como si el cambio no se hubiera producido. 7.3. Otras bajas Para todos los casos vamos a suponer la compra de una máquina con los siguientes datos: Precio de la máquina: 2.000 euros. Fecha de compra: 01.01.08. Vida útil estimada: 8 años. Valor residual: 0 euros. 1. Baja de inmovilizado concluida su vida útil www.ineaf.es P á g i n a |224 Ejemplo a) Baja concluida la vida útil, sin obtener por ella ningún valor residual ni suponer un gasto para la empresa su desmantelamiento. (281) Amortización acumulada 2.000 (213) Maquinaria del inmovilizado intangible 2.000 b) Igual que el anterior pero suponiendo que se obtiene un valor de 100 euros. (281) Amortización 2.000 acumulada del (213) Maquinaria 2.000 inmovilizado intangible (477) Hacienda Pública, IVA 121 21 (570) Caja repercutido (771) Beneficios procedentes 100 del inmovilizado material c) Ídem suponiendo que el desmantelamiento nos cuesta 100 euros y no hemos dotado la provisión del (143). 2.000 (281) Amortización acumulada del (213) Maquinaria 2.000 inmovilizado material 100 (671) Pérdidas procedentes del inmovilizado material (472) Hacienda Pública, IVA 21 www.ineaf.es soportado P á g i n a |225 (570) Caja 121 2. Baja antes de concluir la vida útil Esta baja puede deberse a múltiples causas, robo, rotura, obsolescencia. En cualquier caso debemos amortizar hasta el momento de su baja y contabilizar esta reflejando la correspondiente pérdida. Ejemplo Supongamos que hemos amortizado seis años de la anterior máquina por el sistema lineal: Cuota = 2.000/8 años = 250 euros anuales 6 x 250 = 1.500 euros 1.500 (281) Amortización acumulada del (213) Maquinaria 2.000 inmovilizado material (671)Pérdidas procedentes del 500 inmovilizado material Nota: en caso de obtener un dinero por ella, o por el contrario suponerle a la empresa un coste su desmantelamiento se solucionaría como en el caso anterior. 3. Baja después concluir su vida útil Al ser la vida la vida útil de un inmovilizado una estimación, puede darse la circunstancia de tener un bien totalmente amortizado y sin embargo estar aún operativo. En este caso simplemente tendremos contabilizado en nuestro balance un bien con valor neto contable cero hasta el momento en que lo demos de baja. www.ineaf.es P á g i n a |226 8. Permutas de inmovilizado material El Plan General Contable, en la Norma de Registro y Valoración 2ª Inmovilizado material, en su apartado 1. Valoración inicial, Punto 1.3 Permutas, recoge una serie de previsiones relacionadas con éstas. El Plan General Contable, en este apartado, distingue dos tipos de permuta, la comercial y la no comercial. Para considerarse permuta debemos ser nosotros quienes entreguemos un bien como parte o total de un pago, si lo recibiéramos se consideraría venta. Permuta comercial Se considerará permuta comercial si: La configuración (riesgo ó probabilidades de obtención, calendario o plazos e importe) de los flujos de efectivo del inmovilizado recibido difiere de la configuración de los flujos de efectivo de activo entregado. El valor actual de los flujos de efectivo después de impuestos de las actividades de la empresa afectadas por la permuta se ve modificado como consecuencia de la operación. Es decir se suponen comerciales cuando cambiamos un bien éstos no tienen nada que ver entre sí. www.ineaf.es P á g i n a |227 por otro, y Permuta no comercial Se considera permuta no comercial toda permuta de activos de la misma naturaleza y uso para la empresa. Los flujos de caja originados por el nuevo bien son prácticamente los mismos que los originados por el antiguo. CONTABILIDAD DE LA PERMUTA 1. Contabilidad de la permuta no comercial (incluso entregando como pago parcial un pago monetario). Damos de baja el inmovilizado que entregamos, esto es, en el haber por su precio de coste y en el debe su amortización y deterioros. Damos de alta el inmovilizado material recibido, que se valorará por el menor: Valor contable del bien entregado más, en su caso, las contrapartidas monetarias que se hubieran entregado a cambio. Cuando esté disponible, el valor razonable del inmovilizado recibido si éste fuera menor (es decir, se pueden recoger pérdidas extraordinarias pero en ningún caso beneficios). El IVA se calculará sobre el valor razonable, es decir, valor de mercado del bien entregado, pero no sobre la cantidad monetaria recibida. 2. Contabilidad de la permuta de carácter comercial. Damos de baja el inmovilizado que entregamos, esto es, en el haber por su precio de coste y en el debe su amortización y deterioros. Damos de alta el inmovilizado material recibido, que se valorará por el menor: Valor razonable del bien entregado más, en su caso, las contrapartidas monetarias que se hubieran entregado a cambio. Cuando esté disponible, el valor razonable del inmovilizado recibido si éste fuera menor (es decir, se pueden recoger pérdidas y beneficios). www.ineaf.es P á g i n a |228 Veamos algunos ejemplos: Permutamos una máquina por otra. La configuración de los flujos de efectivo en el caso de esta permuta no difiere y, por tanto, se considera como no comercial. Permutamos un terreno por un equipo industrial. En este caso los flujos de un terreno proceden de la venta o del arrendamiento, mientras que los flujos de caja de un equipo industrial proceden de la venta de los productos que dicho equipo genera. Por tanto la permuta se considera comercial. Adquirimos un elemento de transporte nuevo, entregando otro usado y pagando en efectivo la diferencia. La adquisición de un activo con pago parcial en dinero se considera una permuta, que en este caso será no comercial al tratarse de activos de naturaleza y uso similar donde la configuración de los flujos de efectivo de ambos inmovilizados no difieren. En condiciones normales el Valor Neto Contable debería coincidir con el valor razonable, excepto en supuestos de bienes que se revaloricen por motivos de especulación. Ejemplos de permuta no comercial Ejemplo 1 Permutamos un ordenador que ha quedado obsoleto por otro más moderno. El ordenador antiguo nos costó 3.000 euros y estaba amortizado en un 40%. El valor razonable del nuevo son 2.000 euros. Cogemos el menor de: Valor neto contable del bien entregado + diferencial monetario 3.000 – 1.200 = 1.800 Valor razonable del recibido: 2.000 1.800 www.ineaf.es (217) Equipos para procesos de (217) Equipos para información procesos de información P á g i n a |229 3.000 (281) Amortización acumulada 1.200 del inmovilizado material Ejemplo 2 Permutamos un ordenador que ha quedado obsoleto por otro más moderno. El ordenador antiguo nos costó 3.000 euros y estaba amortizado en un 40%. El valor razonable del nuevo son 1.000 euros. Cogemos el menor de: Valor contable del bien entregado + diferencial monetario 3.000 – 1.200 = 1.800 Valor razonable del recibido: 1.000 1.000 1.200 (217) Equipos para procesos de (217) Equipos para información procesos de información (281) Amortización acumulada del inmovilizado material (671) Pérdidas procedentes del 800 www.ineaf.es inmovilizado material P á g i n a |230 3.000 Ejemplo 3 Permutamos un ordenador que ha quedado obsoleto por otro más moderno. El ordenador antiguo nos costó 3.000 euros y estaba amortizado en un 40% y entregamos en efectivo 300 euros. El valor razonable del nuevo son 2.000 euros. Cogemos el menor de: Valor contable del bien entregado + diferencial monetario (3.000 – 1.200) + 300 = 2.100 Valor razonable recibido: 2.000 (217) Equipos para procesos de (217) Equipos para información procesos de información 2.000 1.200 (281) Amortización acumulada del inmovilizado material 100 (671) Pérdidas procedentes del inmovilizado material www.ineaf.es P á g i n a |231 3.000 (572) Banco c/c 500 Ejemplos de permuta comercial Ejemplo 1 Permutamos una máquina cuyo coste fue 12.000 y su amortización acumulada 2.000 euros por un mueble con valor razonable de 15.000 euros. El valor razonable de la máquina es 10.000. Cogemos el menor de: Valor razonable bien entregado + diferencial monetario = 10.000 Valor razonable del recibido: 15.000 10.000 (216) Mobiliario (213) Maquinaria 12.000 (281) Amortización acumulada 2.000 del inmovilizado material Ejemplo 2 Permutamos una máquina cuyo coste fue 12.000 y su amortización acumulada 2.000 euros por un mueble con valor razonable de 15.000 euros. El valor razonable de la máquina es 11.000. Cogemos el menor de: Valor razonable bien entregado + diferencial monetario = 11.000 Valor razonable recibido: 15.000 11.000 2.000 www.ineaf.es (216) Mobiliario (213) Maquinaria (281) Amortización acumulada (771) Beneficios procedentes del inmovilizado material del inmovilizado material P á g i n a |232 12.000 1.000 Ejemplo 3 Permutamos una máquina cuyo coste fue 12.000 y su amortización acumulada 2.000 euros por un mueble con valor razonable de 8.000 euros. El valor razonable de la máquina es 11.000. Cogemos el menor de: Valor razonable bien entregado + diferencial monetario = 11.000 Valor razonable del recibido: 8.000 8.000 (216) Mobiliario (213) Maquinaria 12.000 (281) Amortización 2.000 acumulada del inmovilizado material (671) Pérdidas procedentes 2.000 del inmovilizado material Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 7 asociada a esta Unidad Didáctica. www.ineaf.es P á g i n a |233 9. Normas particulares sobre el inmovilizado material Existen especialidades para algunos bienes integrantes del inmovilizado material: a) Solares sin edificar: se incluirán en su precio de adquisición los gastos de acondicionamiento, como cierres, movimiento de tierras, obras de saneamiento y drenaje, los de derribo de construcciones cuando sea necesario para poder efectuar obras de nueva planta, los gastos de inspección y levantamiento de planos cuando se efectúen con carácter previo a su adquisición. Hasta aquí el tratamiento es idéntico. Veamos la novedad: Se incluye en el precio la estimación inicial del valor actual de las obligaciones presentes derivadas de los costes de rehabilitación del solar*. Recordamos que al hablar de valor actual nos referimos al precio que vale hoy la obligación que en el futuro habrá que asumir. Se entiende que los terrenos tienen una vida ilimitada y, por tanto, no se amortizan. *No obstante, si en el valor inicial se incluyesen costes de rehabilitación, esa porción del terreno se amortizará a lo largo del periodo en que se obtengan los beneficios o rendimientos económicos por haber incurrido en esos costes. Veamos un ejemplo: Ejemplo www.ineaf.es P á g i n a |234 Adquirimos un solar por 200.000 euros para construir una nave. Incluimos en el precio los gastos en que incurrimos para habilitar el terreno y empezar a construir, que ascienden a 90.000 euros. En total, registramos este activo por 290.000 euros. Pues bien, en el momento en que la nave esté terminada y empecemos a amortizar en concepto de construcciones, podremos también amortizar (durante los mismos años, vida útil) esos 90.000 euros. b) Construcciones: su precio de adquisición o coste de producción estará formado, además de por todas las instalaciones y elementos que tengan carácter de permanencia, por las tasas inherentes a la construcción y los honorarios facultativos de proyecto y dirección de obra. Deberá valorarse por separado el valor del terreno y el de los edificios y otras construcciones. c) Instalaciones técnicas, maquinaria y utillaje: su valoración comprenderá todos los gastos de adquisición o de fabricación y construcción hasta su puesta en condiciones de funcionamiento. Utensilios y herramientas. Si aparecen incorporados a elementos mecánicos se someterán a las normas valorativas y de amortización aplicables a esos elementos mecánicos. Si no forman parte de una máquina, y su periodo de utilización se estima inferior al año, los contabilizamos como gasto del ejercicio. Si su periodo de utilización es superior a un año, los incluimos en la cuenta 219 Otro Inmovilizado Material. Las plantillas y los moldes utilizados con carácter permanente en fabricaciones de serie deberán formar parte del inmovilizado material, calculándose su depreciación según el periodo de vida útil que se estime. Nota: con lo estudiado hasta el momento puede empezar a resolverse la Actividad Práctica 8 asociada a esta Unidad Didáctica. www.ineaf.es P á g i n a |235 www.ineaf.es P á g i n a |236 RECUERDA El Plan General Contable (PGC) clasifica el inmovilizado material atendiendo a su destino dentro de la organización de la empresa. El PGC dedica el Grupo 2. «Activo no corriente» al inmovilizado, definiéndolo como: “Elementos del patrimonio destinados a servir de forma duradera en la actividad de la empresa”. La valoración inicial del inmovilizado va a depender de la forma en que este entra en nuestra empresa. Así, nos encontramos: Adquisiciones onerosas de inmovilizado. Fabricación o construcción por la propia empresa de su inmovilizado. Permutas de inmovilizado. Aportaciones no dinerarias. El aumento del rendimiento, vida útil o capacidad productiva de un elemento del inmovilizado produce un incremento del valor del mismo. Estos aumentos pueden deberse a los siguientes procesos: Renovación. Ampliación. Mejora. Modernización. Con posterioridad a su reconocimiento inicial, los elementos del inmovilizado material se valorarán por su precio de adquisición o coste de producción menos la amortización acumulada y, en su caso, el importe acumulado de las correcciones valorativas por deterioro reconocidas. Podemos distinguir dos tipos de amortizaciones: Amortización financiera: es la reintegración fraccionada en el tiempo del capital ajeno. También puede referirse a la devolución del capital aportado por los socios. Amortización técnica o contable: es la representación contable de la depreciación que sufren los elementos de inmovilizado. Se considerará permuta comercial si: La configuración (riesgo o probabilidades de obtención, calendario ó plazos e importe) de los flujos de efectivo del inmovilizado recibido difiere de la configuración de los flujos de efectivo de activo www.ineaf.es P á g i n a |237 entregado. El valor actual de los flujos de efectivo después de impuestos de las actividades de la empresa afectadas por la permuta se ve modificado como consecuencia de la operación. Se considera permuta no comercial toda permuta de activos de la misma naturaleza y uso para la empresa. Los flujos de caja originados por el nuevo bien son prácticamente los mismos que los originados por el antiguo. Existen especialidades para algunos bienes integrantes del inmovilizado material: www.ineaf.es Solares sin edificar. Construcciones. Instalaciones técnicas, maquinaria y utillaje. P á g i n a |238 www.ineaf.es P á g i n a |240 …más Información y Recursos en nuestra web INEAF.ES BIBLIOTECA INEAF Biblioteca de Recursos Biblioteca de Legislación Jurisprudencia. Internacional. Lecturas de Interés. Unión Europea. Modelos. Estatal. Formularios. Autonómica. Guías Prácticas. Provincial. Consultas. Municipal. Casos Resueltos. Material Divulgativo Sistema Tributario Español. Tribuna de Opinión Actualidad Contable IRPF. Actualidad Fiscal IVA. Actualidad Jurídica Impuesto sobre Sociedades. Actualidad Laboral Actualidad Mercantil ISD. Consejos ITP y AJD. Artículos de Opinión Haciendas Locales. Procedimientos Tributarios. Otros Impuestos. Contabilidad. Mercantil. Laboral. [ Descargado desde la Biblioteca de INEAF ]