Manual Calidad IMO Chile

Institute for Marketecology Chile S.A.
Manual de Calidad
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Versión: 09
MANUAL DE CALIDAD
CERTIFICACION DE PRODUCTOS
INSTITUTE FOR MARKETECOLOGY (CHILE) S.A.
Preparado por: Alejandra Vergara
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TABLA DE CONTENIDOS
1.
Alcance del Sistema y Campo de Aplicación
2.
Presentación de Institute for Marketecology Chile
3.
Identificación de Institute for Marketecology Chile
4.
Política y Objetivos de Calidad de IMO Chile
5.
Descripción de la Organización, Responsabilidades y Autoridades
6.
Estructura del Sistema de Calidad de IMO Chile
7.
Anexos
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1.
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ALCANCE DEL SISTEMA Y CAMPO DE APLICACION
Este Manual describe la estructura y organización del Institute for Marketecology Chile
S.A. (en adelante IMO Chile), como asimismo las responsabilidades, funciones y
procedimientos de su Sistema de Calidad Interno. El Manual es un documento público.
La estructura de este sistema permite certificar la calidad de los productos, y/o las
condiciones de calidad o ambientales del proceso en los cuales tales productos se
generan, con el objeto de entregar al mercado información relevante sobre el grado de
cumplimiento de normas y/o códigos aplicables a tales productos y al negocio.
La metodología de la certificación de productos está definida y estructurada según los
requerimientos de la norma NCH 2411 Of 2003 “Criterios Generales Concernientes a
los Organismos de Certificación que efectúan Certificación de Productos”,
el
documento INN 100 – 611 “Tipos de Certificación ISO” y la norma ISO Guide 28 de
1982 “Reglas Generales de un Modelo de Certificación de Productos por Tercera
Parte”.
Este sistema de certificación de IMO Chile, tiene el propósito de ofrecer a los clientes
de sus áreas de interés, de un servicio de certificación que incremente el valor de los
productos que ellos comercializan.
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2.
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PRESENTACIÓN DE IMO CHILE
Misión
Nuestra misión es asegurar el acceso al mercado mundial de productos orgánicos,
amigables con el medio ambiente y socialmente responsables mediante un proceso de
certificación y control de calidad fiable, consecuente cumpliendo los requisitos y
condiciones de acuerdo a los estándares de las autoridades competentes.
Para lograr esta meta, desarrollamos procedimientos específicos de control para
nuestros clientes, mantenemos informados periódicamente a nuestros clientes y socios
de una manera transparente. Apoyamos a nuestros clientes en sus requerimientos y
proyectos y, continuamente capacitamos a nuestros inspectores y personal de
certificación.
Visión
Ser reconocidos internacionalmente como la principal organización de certificación y
control de calidad de productos ecológicos, amigables con el medio ambiente y
socialmente responsables en los sectores de alimentos, productos no alimenticios,
forestales y textiles.
Ser líderes de opinión a nivel mundial gracias a un elevado nivel de exigencia de
nosotros mismos, así como hacia nuestros clientes y socios.
Ser en todos los mercados el socio preferido para nuestros clientes y optamos por un
comportamiento sostenible y ético en todas nuestras actividades.
Trabajar de manera proactiva para desarrollar soluciones integrales para facilitar a
nuestros clientes el acceso a los mercados internacionales, construyendo puentes
entre los proveedores locales y los consumidores responsables.
Ofrecer soluciones integrales a nuestros clientes vinculando el cuidado del medio
ambiente y la responsabilidad social.
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3.
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IDENTIFICACIÓN DE IMO CHILE
Nombre del organismo
:
Institute for Marketecology (Chile) S.A.
Rut
:
96.950.170-8
Dirección
Teléfono
Fax
:
:
:
Av. Santa María 0112 Of. J- Providencia
792 6151
792 6055
Representante legal
:
Henrich Neisskenwirth
Personalidad Jurídica
:
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Escritura Pública ante Notario Eduardo Avello
Concha de fecha 28 de Noviembre de 2006.
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4.
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POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD DE IMO Chile
IMO Chile se compromete a proveer un servicio de certificación, conforme a los
valores de la Visión y de la Misión de la Institución que aporte un valor agregado
a sus clientes, con el propósito de mejorar la calidad y/o manejo ambiental de los
productos.
-
Mantener la acreditación ante el Instituto Nacional de Normalización
(INN), y otras autoridades competentes para la certificación de todos los
productos de las áreas de interés del negocio de IMO Chile.
-
Capacitar y motivar a nuestro personal para que se comprometan a
cumplir los fundamentos de la política y del sistema que la soporta.
-
Disponer de personal calificado, infraestructura adecuada y equipamiento
validado por la organización para la prestación de servicios de
certificación.
-
Buscar la mejoría continua mediante la evaluación sistemática de nuestro
desempeño y la opinión de los clientes.
Henrich Neisskenwirth
Director Ejecutivo
IMO Chile S.A.
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5.
5.1
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DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Organigrama de IMO Chile
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5.2
Responsabilidad y Autoridad
5.2.1
Director Ejecutivo
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Responsable de liderar la gestión, según los objetivos y metas definidos
por IMO Chile, siguiendo la metodología establecida en el procedimiento
IMO CL I 3.1.1
Responsabilidades específicas:
Evaluar y mejorar el Sistema de Calidad, de acuerdo con su política,
en base a las Revisiones Gerenciales.
Obtener y disponer los recursos necesarios para cumplir los
requerimientos del proceso de certificación de productos.
Hacer cumplir la política y la documentación del Sistema de Calidad de
IMO Chile.
Asegurar la confidencialidad e independencia de IMO Chile, junto con
sus ejecutivos y personal, de cualquier interés o presión comercial,
financiera o de otro tipo que pueda influir en el proceso de
certificación.
Representar a IMO Chile en todas aquellas acciones para las cuales
ha sido autorizado por el Directorio de IMO Chile.
Presentar al Directorio las necesidades de infraestructura
indispensable para cumplir los objetivos y metas de IMO Chile.
5.2.2
Comisión de Certificación
Está formado por el Director Ejecutivo, quien preside esta Comisión, y el
Responsable del sistema de calidad, y evaluadores calificados
designados por el Director Ejecutivo.
Según las necesidades de certificación, la Comisión se reunirá en caso de
ser necesario, para revisar y evaluar el (los) informe(s) emitido(s) por los
Evaluadores, en casos de diferencias de interpretación. Los informes
serán analizados por cada integrante del Grupo y posteriormente, en
forma individual, emitirán su votación de aprobación o rechazo de la
certificación, con su correspondiente fundamento, o bien respecto de las
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consultas, reclamos o diferentes criterios de interpretación de la norma o
código de referencia para la certificación de productos.
La Comisión también debe analizar y responder a las Apelaciones
presentadas por clientes respecto de rechazos y suspensiones de
certificaciones.
Finalizada la reunión de la Comisión, se emitirá un acta con todas las
observaciones y acuerdos generados, la que será posteriormente
distribuida a cada uno de los participantes.
Responsabilidades específicas de la Comisión de certificación de IMO:
Analizar los informes de los Evaluadores, respecto a consultas,
reclamos o diferentes criterios de interpretación de la norma o código
de referencia para la certificación de productos y resolver en
consecuencia, informando de tal resolución, como de sus implicancias
para la certificación, a los clientes afectados conforme se define en los
párrafos precedentes.
Evaluar los informes de análisis de las no conformidades emitidos por
los Evaluadores, con el objeto de decidir (aprobar o rechazar) la
entrega de la certificación a los clientes, conforme se define en los
párrafos precedentes.
En caso de que alguno de los integrantes de la Comisión de certificación
haya participado o realizado la inspección para la cual se realiza la
certificación no podrá participar en el análisis y evaluación de los
informes emitidos.
5.2.3
Evaluadores
Son responsables de Analizar y evaluar los informes de los inspectores
para asegurar la uniformidad de los criterios de auditoría, y emitir la
decisión de certificación respectiva, siguiendo la metodología establecida
en el procedimiento IMO CL I 3.1.5
Responsabilidades específicas:
Emitir, un informe de análisis de las no conformidades encontradas.
Este informe incluye una recomendación sobre si procede o no la
certificación, o si se considera la necesidad de antecedentes
adicionales.
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Analizar y evaluar las consultas, reclamos o diferentes criterios de
interpretación de la norma o código de referencia para la certificación
de productos y presentar un informe de sus conclusiones e
implicancias sobre la materia, a la Comisión de Certificación para su
análisis y resolución cuando corresponda.
5.2.4
Certificadores
Responsables de realizar tareas de certificación en las áreas
determinadas por IMO Chile, de acuerdo al plan definido para esta
actividad, siguiendo la metodología establecida en el procedimiento IMO
CL I 3.1.4
Responsabilidades específicas:
Evaluar y confirmar la pertinencia de la decisión de certificación
propuesta.
Examinar si los documentos finales de evaluación están completos
conforme a los procedimientos formales previstos.
Firmar el aviso de certificación, el certificado y el acta de certificación.
Con esta firma, el Certificador asume la responsabilidad general sobre
la decisión de certificación y por consiguiente confirma que la
correspondiente norma de certificación ha sido cumplida por la entidad
certificada. Sin embargo, la responsabilidad final sobre las decisiones
de certificación es asumida por el Director Ejecutivo.
Participar en las sesiones del Comité de Certificación de IMO siempre
y cuando sea necesario
5.2.5
Administración
Responsable de administrar y custodiar la documentación del Sistema de
Calidad de IMO Chile como asimismo aquella que resulte del ejercicio de
la comercialización, difusión, contratación y certificación de productos de
los clientes.
Además de lo anterior, debe mantener al día las programaciones de los
diferentes servicios de Certificación, confirmación de actividades con los
clientes y realizar las reservas de pasajes y hoteles para asegurar que el
personal cumpla sus programas sin tropiezos ni fallas de programación.
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5.2.6
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Encargado del Sistema de Calidad
Responsable de mantener y mejorar el Sistema de Calidad Interno de la
organización, siguiendo la metodología establecida en el procedimiento
IMO CL I 3.1.2
Responsabilidades específicas:
Supervisar la implementación y mantención del Sistema de Calidad, de
acuerdo con la política de IMO Chile.
Revisar y actualizar toda la documentación del Sistema de Calidad de
IMO Chile.
Planificar y ejecutar las auditorías internas del Sistema de Calidad.
Emitir un informe respectivo con los resultados de la auditoría
realizada y remitirlo a la dirección de IMO Chile para autorizar las
correcciones respectivas.
Verificar la efectividad de las medidas correctivas derivadas de la
auditoría y mencionar en un informe final las medidas efectivamente
implementadas y los resultados obtenidos.
Además es responsable de informar al Director Ejecutivo cualquier
anormalidad que detecte y que pueda afectar la reputación de IMO
Chile y del Sistema de Calidad que lo sustenta.
5.2.7
Contabilidad y Recursos Humanos
Departamento a cargo de personal externo contratado por IMO Chile, que
deben firmar un contrato de confidencialidad de acuerdo al contrato IMO
CL I 3.3.3 “Declaración de confidencialidad”.
5.2.8
Inspectores
Responsables de realizar y conducir las auditorías del proceso de
certificación de productos, siguiendo la metodología establecida en el
procedimiento IMO CL I 3.1.3 “ Descripción del puesto de inspector de
IMO Chile” y llevando los registros en la forma dispuesta en tal
documento.
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Además son responsables de informar al Director Ejecutivo de cualquier
anormalidad que detecten y que pueda afectar la reputación de IMO Chile,
y del Sistema de Calidad que lo sustenta.
6.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CALIDAD DE IMO
La estructura del Sistema de Calidad está definida en su documentación
de soporte, la cual está compuesta por las siguientes categorías:
El Manual de Calidad
El Manual de Garantía de Calidad (MGC) (Procedimientos Generales y
Específicos del sistema, nomenclatura IMO CL X A.B.C1)
Las Instrucciones y comunicaciones formales a los clientes
Los Registros del Sistema
Normas de Referencia
De los documentos del sistema se deben distinguir aquellos que describen la
forma de:
Mantener su control administrativo;
Realizar sus actividades operacionales,
Cumplir los requisitos del proceso de la certificación de cada producto.
A continuación se describe la estructura del Sistema de Calidad de IMO
Chile:
6.1
Procedimientos Generales
El Sistema de Calidad de IMO Chile cuenta con un sistema formal para la
elaboración, verificación, renovación y supervisión de todos los documentos del
Manual de Garantía de Calidad, según lo indica el procedimiento IMO CL I 2.3.1
“Sistema de elaboración y edición de documentos”.
6.1.1 Control de Documentos
1
X: Parte del Manuel de Garantía/ A.B.C. Capítulo y sub-capítulos
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Toda la documentación del sistema se administra en forma centralizada por la
administración de IMO Chile, según lo indica el procedimiento IMO CL I
2.2.1.“Sistemas de archivos en IMO Chile”, en donde se describe la forma de
distribuir, actualizar y mantener los documentos tanto administrativos como
operacionales del sistema, incluyendo los de este Manual de Calidad.
6.1.2 Control de Registros
Mediante el procedimiento IMO CL I 2.2.1 “Sistemas de archivos en IMO Chile”
se establece la forma de administrar, mantener, preservar y acceder a los
registros del sistema que evidencian como se han realizado las actividades, los
que se mantienen bajo llave en los muebles kardex de la Administración de IMO
Chile.
La documentación controlada y vigente del sistema se puede extraer del “Listado
Maestro de Documentos”, documento que está disponible en la administración
de IMO.
6.1.3 Auditorías Internas
El sistema de calidad de IMO Chile es auditado periódicamente por auditores
calificados y por el Responsable del Sistema de Calidad, según una planificación
aprobada por el Director Ejecutivo.
La metodología para programar y realizar las auditorías internas, como asimismo
registrar sus resultados y las No Conformidades que se encuentren, está
descrita en el procedimiento IMO CL I 2.4.1 “Auditoria Interna de Calidad”.
El Director Ejecutivo de IMO Chile es responsable de:
Asignar inspectores competentes y calificados a cada uno de los
proyectos de certificación de productos de los clientes de IMO Chile, y de
llevar un registro de su desempeño.
El Responsable del Sistema de Calidad es responsable de:
Llevar el control y registro de las No Conformidades pendientes de las
auditorías internas realizadas a IMO Chile, como asimismo de aquellas
que fueron cerradas después que se realizó la verificación de la
efectividad de la acción correctiva.
6.1.4 Acciones Correctivas
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Las Acciones Correctivas se pueden generar por tres fuentes de información,
todas las cuales son desviaciones que afectan a la calidad del sistema, y ellas
son:
Auditorías internas
Reclamos de Clientes
Revisión de la Gerencia
La metodología de implementación de acciones correctivas destinadas a corregir
estas desviaciones, se establece en el procedimiento IMO CL I 2.5.8 ”Acciones
Correctivas”, en donde además se indica la metodología para administrar las No
Conformidades que se detecten y la metodología para determinar la efectividad
de las acciones correctivas, acción que se realiza durante el seguimiento de la
acción correctiva. En caso de que durante el seguimiento se evidencie que la
acción correctiva implementada no es efectiva o adecuada, el auditor emite por
una única vez un nuevo plazo, no superior a 10 días, para implementar una
nueva acción correctiva.
El procedimiento de acciones correctivas referencia al procedimiento IMO CL I
2.5.7 ”Reclamos de Clientes”, que establece la forma de filtrar y analizar todos
los reclamos y/o observaciones de clientes, para determinar si efectivamente
corresponde a una No Conformidad que requiera de una acción correctiva
mediante Revisión Gerencial.
El proceso de determinar la acción correctiva se inicia con el análisis de causa
de la No Conformidad, para poder definir una acción correctiva efectiva que
permita su erradicación.
El Director Ejecutivo debe llevar el control de las acciones correctivas en
proceso y de comprobar que ellas se implementen y verifiquen, en un plazo que
no debe superar las tres (3) semanas como máximo, a menos que existan
razones fundadas para extender este plazo, lo cual debe ser aprobado por él
mismo.
En igual forma el Director Ejecutivo es responsable de preparar un informe
trimestral para la Reunión de Revisión Gerencial, con indicación de las
desviaciones detectadas, las acciones correctivas en proceso, las acciones
correctivas implementadas con éxito, y las que han debido ser revisadas porque
no fueron efectivas o adecuadas para erradicar la causa de la desviación en la
forma que lo establece el procedimiento IMO CL I 2.5.8 ”Acciones Correctivas”.
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6.1.5 Revisión Gerencial
La Revisión de Gerencia la efectúa el Director Ejecutivo por lo menos una vez al
año o bien cuando se estima necesario, de acuerdo al procedimiento IMO CL I
2.4.5. “Revisión por dirección”
La Revisión se realiza a través de reuniones programadas. En estas reuniones
debe participar el Director Ejecutivo y el Responsable del Sistema de Calidad y
se revisa en forma sistemática, a través de una Agenda Formal, lo siguiente:
Materias que surgieron en la revisión anterior
Informes sobre las visitas de supervisión y re-evaluación efectuadas por
organismos de acreditación
Informes de auditorías internas
Reclamos de clientes
Necesidad de modificación del sistema de calidad, incluyendo el Manual
Adecuación de los recursos humanos y de infraestructura
Necesidades de capacitación y entrenamiento de personal
Una vez finalizada la reunión, el Director Ejecutivo emiten el
correspondiente, la cual debe incluir al menos:
acta
Acciones que se deberán tomar, los responsables para llevarlas a cabo, los
recursos asignados si corresponde, y los plazos convenidos
Las no conformidades detectadas, el responsable para corregirlas y los
plazos convenidos
El Director Ejecutivo de IMO Chile deberá distribuir copias del acta a los
integrantes del Grupo de Certificación y a los otros miembros de las secciones
de IMO Chile, quienes deberán firmar el registro de recibo conforme
correspondiente, con el fin de mantenerlos informados.
El Grupo de Certificación y los otros miembros de las secciones de IMO Chile
podrá ofrecer opiniones al Director Ejecutivo respecto a las posibles soluciones
para corregir las desviaciones que se detecten y las acciones preventivas
necesarias para adecuar el sistema a los requerimientos de los clientes, las
tecnologías disponibles y el desarrollo de los negocios.
6.1.6 Comunicación y Apelaciones de Clientes.
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Los procedimientos IMO CL I 2.1.1 “Procedimientos estandarizados
certificación”, IMO CL I 2.1.2 “Programa Estandarizado Control”, IMO CL I
2.1.14 “Programa estandarizado de Control para organizaciones de pequeños
productores” y IMO CL I 2.5.1 “Política General de uso del Logotipo de IMO”
establecen la metodología general para informar a los clientes, actuales o
potenciales, sobre:
Información acerca del sistema de certificación ofrecido y su alcance.
Tipos de certificaciones de productos que se ofrecen y sus procedimientos
para otorgar, mantener, ampliar, suspender y cancelar la certificación.
Información sobre el proceso de evaluación y metodología de certificación de
cada tipo de certificación de productos.
Información sobre los aranceles a cobrar por la certificación.
Descripción de los derechos y obligaciones de los proveedores de productos
certificados, incluyendo sus restricciones y/o limitaciones en el uso de marcas
de conformidad, certificados y los medios de difusión de tales atributos.
El procedimiento IMO CL I 2.5.7 “Reclamos de Clientes”, establece la forma de
manejar las apelaciones y reclamos de clientes, con indicación del análisis que
se debe realizar para determinar si ellos representan una No Conformidad que
requiera la implementación de la acción correctiva correspondiente.
6.2 Procedimientos Específicos
6.2.1 Capacitación, Entrenamiento y Calificación de Personal
La capacitación y calificación de los inspectores y evaluadores de IMO Chile se
realiza en base a lo descrito en el procedimiento IMO CL I 3.2.2 “Estrategia para
la formación y capacitación del personal”, en donde se establecen:
Los requisitos de capacitación formal de los candidatos a
inspectores/evaluadores de IMO Chile en técnicas de auditorías y en las
normas, códigos y/o especificaciones de referencia para la certificación de
cada producto o manejo.
Los requisitos de entrenamiento práctico en terreno.
La forma de calificar al inspector/evaluador que ha reunido los
conocimientos, entrenamiento y experiencia para desempeñarse como tal.
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Mediante esta metodología todos los inspectores y evaluadores de IMO Chile
deben capacitarse en el código o norma de referencia que determina los
requisitos de certificación del producto o proceso, y obtener la calificación para
uno a más productos o procesos.
La persona responsable de calificar la competencia de inspectores y
evaluadores es el Director Ejecutivo de IMO Chile, o su delegado si
corresponde.
6.2.2 Evaluación y Monitoreo de la Competencia de Entidades Externas
La contratación de servicios de entidades externas, que sean requeridos para la
certificación de un tipo de productos en particular, tal como ensayos de
laboratorio o personas, se realiza por medio de la Gerencia de IMO Chile. Los
términos de esta contratación, así como el listado respectivo de entidades, están
contenidos en el procedimiento IMO CL I 2.5.4 Subcontratación de Entidades
Externas, así como en el convenio de Contratación IMO CL I 2.5.6.
Las entidades externas son evaluadas para determinar su competencia y
capacidad para cumplir con los requerimientos del servicio solicitado, la persona
responsable de evaluar y monitorear la competencia de los subcontratistas que
forman parte del proceso así como los parámetros de evaluación están también
contenidos en el procedimiento IMO CL I 2.5.4.
6.2.3 Relación Contractual con el Cliente
El procedimiento IMO CL I 2.1.2 “Programa Estandarizado Control” establece la
metodología general para otorgar, ampliar, mantener, suspender y cancelar la
certificación del producto, como asimismo la forma de incorporar cualquier
cambio de los requisitos, ya sea por cambios en el producto o por cambios en
las normas.
El procedimiento IMO CL I 2.5.1 “Política General de uso del Logotipo de IMO”
establece los requisitos generales para el uso de licencias, marcas registradas.
El responsable de mantener la relación contractual con los clientes es el Director
Ejecutivo de IMO Chile, como asimismo el responsable de otorgar, ampliar,
mantener, suspender y cancelar la certificación es del Grupo de Certificación a
proposición del Director Ejecutivo de IMO Chile.
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6.2.4 Proceso de Certificación de Productos
El proceso de certificación de productos o proceso se realiza en base a un
documento normativo de referencia, tal como una norma, código, especificación,
o documento contractual, que establece los atributos y /o características técnicas
y las condiciones o metodologías en que el producto o proceso a certificar se
realiza.
A partir de ello, IMO Chile define y aplica un procedimiento para la evaluación de
las variables que afectan a los atributos y/o características técnicas del producto
o proceso, objeto de comprobar si se cumplen los requisitos establecidos en el
documento normativo de referencia. De esta forma se asegura que lo declarado
por el cliente respecto de su producto o proceso, es efectivo y por tanto se le
puede otorgar la certificación correspondiente, según se establece en los
procedimientos IMO CL I 2.1.2 “Programa Estandarizado Control”, e IMO Cl I
2.1.1 Procedimientos estandarizados certificación”.
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