PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA TÉCNICO EN

PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA TÉCNICO EN ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA
BANCO DE PREGUNTAS
SENA 2012
210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta la norma técnica y
la legislación vigente
RESULTADO 21060100801
Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la
legislación vigente
1. Los manuscritos, impresos y escritos son documentos:
a. Gráficos
b. Textuales
c. En cinta
d. En imagen
2. El concepto de documento público es:
a. El expedido por particulares como producto de sus actividades
b. Información representada en formas y colores, comomapas o planos
c. Son los escritos e impresos resultado de actividades empresariales
d. El expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones
3. La correspondencia de la empresa se clasifica en:
a. oficial y privada
b. Importante y no esencial
c. interna y externa
d. vigente y caducada
4. La recepción de documentos consta de:
a. Recibo, radicación, registro y reparto
b. Entrega, erradicación, registro y repartición
c. Recibo, demarcación, registro y repartición
d. Selección, radicación, distribución y recibido
5. Todos los documentos se radican a excepción de:
a. Documentos comerciales
b. Correspondencia empresarial
c. Facturas y cotizaciones
d. Correspondencia personal, folletos y revistas
6. Los muebles en los que se guardan los documentos se denominan:
a. Gavetas
b. Carpetas
c. Archivadores
d. Cajones
7. Cuando un documento es producto de la imaginación o experiencia del
autor decimos que su origen son fuentes:
a. Documentales
b. Narrativas
c. Vivenciales
d. Empresariales
8. Crea el Archivo General de la Nación:
a. Ley 594 de 2000
b. Ley 80 de 1989
c. Acuerdo 07 de 1994
d. Acuerdo 060 de 2001
9. Este sistema se basa en la fecha del documento: año, mes y día
a. Sistema por Vencimientos
b. Sistema Alfabético por fechas
c. Sistema Cronológico
d. Sistema Numérico Cronológico
10. El Ciclo Vital de los Documentos establece tres fases
a. Pre-archivística, archivística y conservación
b. Pre-archivística, clasificatoria y archivística
c. Pre-archivística, conservación y destrucción
d. Pre-archivística, archivista y eliminación
11. Se considera trámite de un documento a
a. La acción legal que se debe realizar
b. La acción informativa que debe cumplir
c. La acción administrativa que genera
d. La acción administrativa, informativa y legal que realiza
RESULTADO 21060100804
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en
cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas
para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la
legislación vigente.
1. Denominación dada a los documentos que imparten normas de
obligatorio cumplimiento, en el sector público: leyes, decretos,
ordenanzas;
a. Documentos testimoniales
b. Documentos dispositivos
c. Documentos privados
d. Documentos informativos
2. Es la fuente primaria de información:
a. Documento de archivo
b. Documento textual
c. Documento dispositivo
d. Documento original
3. La ley general de archivo que regula la organización documental es:
a. 574 de 2000
b. 954 de 2001
c. 594 de 2000
d. 945 de 2002
4. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se
clasifican en:
a. Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico
b. Archivo comercial, archivo central y archivo Muerto
c. Archivo de gestión, archivo intermedio y archivo secundario
d. Archivo importante, archivo no esencial, archivo informativo
5. Los legajos son:
a. Tapas de cartulina que se utilizan para conservar documentos de un
mismo tema
b. Cubiertas de cartulina con pestañas en el lomo que pueden archivar
hasta 100 folios
c. Utilizados para identificar el contenido de cada carpeta o gaveta
d. Los que señalan la divisiones del archivador, pueden ser alfabético,
numérico o cronológico
6. La referencia cruzada es una ayuda para:
a. Encontrar documentos que pueden ser buscados bajo
denominaciones
b. Archivar documentos en orden alfabético
c. Buscar documentos
d. Prestar documentos a otras dependencias
varias
7. Según la finalidad que persigan, los documentos se clasifican en:
a. Documentos informativos y familiares
b. Documentos que dan testimonio y los que no lo dan
c. Documentos dispositivos y testimoniales
d. Documentos dispositivos, testimoniales e informativos
8.
a.
b.
c.
d.
Pertenecen al grupo Correspondencia Comercial
Cartas, memorandos, circulares, informes
Las cartas recibidas y enviadas
Las cartas y los memorandos enviados y recibidos
Los documentos que envíen mensajes comerciales.
9. El Sistema Alfabético por Asuntos toma como base de ordenación
a.
b.
c.
d.
El tema que trata cada documento
El tema que interesa a la empresa en su momento
El tema que interesa al Gerente
El tema que le interesa al asistente administrativo
10. La Oficina de Correspondencia tiene como función principal
a. Distribuir internamente la correspondencia
b. Controlar el recorrido del mensajero
c. Controlar las copias que deben elaborarse en la empresa
d. Controlar los documentos que entran y salen de la empresa
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Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la
organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.
1. La conservación de la información contenida en los documentos es uno
de los aspectos que más preocupan a las personas y entidades
involucradas en su almacenamiento uso y control, esta preocupación ha
llevado al desarrollo de tecnologías como:
a. El correo electrónico
b. La microfilmación
c. El video beam
d. Las diapositivas
2. En la microfilmación de documentos se utilizan
a. Cámaras rotativa y planetarias
b. Cámaras fijas y planetarias
c. Cámaras fijas y rotativas
d. Cámaras dúplex y repetitivas
3.
a.
b.
c.
d.
Ejemplos de archivos especiales son:
Aspidoteca, fototeca, hemeroteca
Aspidoteca, albumteca y videoteca
Fototeca, albumteca y ludoteca
Hemeroteca, ambumteca y ludoteca
4.
a.
b.
c.
d.
El ______________ mide la luminosidad en un sector
Higrómetro
Higroscopio
Termómetro
Luxómetro
5.
a.
b.
c.
d.
Según el soporte, los documentos se pueden clasificar en:
Textuales, gráficos, imágenes y cintas
Textuales y magnetofónicos
Sistematizados, manuales e imágenes
Cintas gráficas textuales
6. Se entiende como Transferencia o Traspaso de documentos
a. El paso de documentos de un Departamento a otro.
b. El paso de documentos de una fase a otra dentro de la empresa.
c. El paso de documentos de una oficina otra.
d. El paso de documentos de un empleado a otro dentro de la
empresa.
7. Los documentos se transfieren o traspasan para
a. Separar los documentos recientes y de consulta permanente de los
antiguos.
b. Separar los la correspondencia de los documentos contables.
c. Separar los documentos recientes de los de archivo.
d. Separar las cartas y memorandos de las facturas.
8. Cuando la empresa tiene sucursales o se realizan transacciones a nivel
nacional o internacional utiliza el sistema de ordenación
a. Alfabético Nominal
b. Alfabético Internacional
c. Alfabético por Sucursales
d. Alfabético Geográfico
9. Este Sistema de Archivo es utilizado para documentos con secuencia
numérica preimpresa como factura, pedidos, cheques etc.
a. Numérico Decimal
b. Numérico Codificado
c. Numérico Consecutivo
d. Numérico Contable
10. Según su organización, los archivos se clasifican en:
a. Centralizados, Descentralizados y Satélites.
b. Centralizados, descentralizados, descentralizados con control central
y satélites.
c. Centralizados, descentralizados con control central y satélites.
Gestión, central e histórico
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Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de
información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y
la legislación vigente.
1. Un ejemplo de documento vital es
a. Informe de estados financieros
b. Escritura de constitución
c. Cuentas por cobrar
d. Circular informativa
2. El concepto de documento es:
a. Todo escrito en papel que suministre información
b. Todo objeto producto de la actividad humana que suministre
información
c. Toda comunicación virtual o escrita que suministre información
d. Todo escrito, manuscrito y software que suministre información
3. El listado de series con sus correspondientes tipos documentales, al que
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital, se
denomina:
a. Archivo privado
b. Tabla de retención documental
c. Formato de correspondencia
d. Ciclo de vida de los documentos
4. En Colombia, la entidad del estado encargada de orientar y coordinar la
función archivística es:
a. El Ministerio de Cultura y Turismo
b. El Archivo Histórico de la Nación
c. El Archivo General de la Nación
d. La Hemeroteca Nacional
5. Según el sistema alfabético nominativo, la forma correcta de ordenar el
siguiente nombre, Josefina de las Mercedes Vásquez Zuluaga es:
a. Josefina de las Mercedes, Vásquez Zuluaga
b. de las Mercedes Zuluaga, Josefina
c. Vásquez Zuluaga, de las Mercedes Josefina
d. Vásquez Zuluaga, Josefina de las Mercedes
6. Las siguientes ordenaciones son geográficas a excepción de:
a. País, ciudades y nombres
b. Departamento, ciudades y nombres
c. Ciudad o pueblo, nombres
d. Primera unidad, Segunda unidad
7. El plazo precaucional es:
a. La función destinada a determinar la clasificación de los documentos
b. Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones
c. Tiempo prudencial de conservación de los documentos concluida su
vigencia
d. Cualidad que interesa a los investigadores.
8. La unidad de orden de nombres de personas naturales es:
a. Primer nombre
b. Segundo nombre
c. Primer apellido
d. Nombres y apellidos
9. Los principios universales de ordenamiento son:
a. Alfabético, numérico, cronológico
b. Cronológico, geográfico
c. Por asuntos, alfanumérico
d. General y particular
10. Una ley, una escritura de constitución de una empresa y una patente, se
consideran documentos:
a. importantes
b. dispositivos
c. informativos
d. vitales
11. Al foliar un documento se debe escribir el número en___________ de la
hoja
a. La esquina superior izquierda
b. La esquina superior derecha
c. La esquina inferior izquierda
d. La esquina inferior derecha
12. El conjunto de documentos correspondientes a un mismo asunto se
llama:
a. Folio
b. Documento público
c. Acervo documental
d. Expediente