modelo para la formulación-ejecución y seguimiento a los planes de

MODELO PARA LA FORMULACIÓN-EJECUCIÓN Y
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE
PROGRAMAS ACADÉMICOS
PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
TUNJA – 2014
GUÍA
PLANES
DEDE
MEJORAMIENTO
PROGRAMAS
GUÍA
PLANES
MEJORAMIENTO PROGRAMAS
Responsables
Celso Antonio Vargas Gómez, Vicerrector Académico
Luz Mery Montaña Sichacá, Profesional Oficina de Aseguramiento de la Calidad
Pedro Orlando Montañez Mejía, Líder Proceso de Aseguramiento de la Calidad
2
PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD – UPTC - 2014
GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
CONTENIDO
1. CONTEXTO INSTITUCIONAL DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
1. 1. Programas Acreditados
1.2. Programas en proceso de Acreditación
2. PROPUESTA METODOLÓGICA PARA DESARROLLAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO
2.1. Resultados del proceso de autoevaluación
2.2. Desarrollo de trabajo a nivel de programas académicos
2.2.1 Clasificación de las Debilidades
2.2.2 Priorización de las Debilidades
2.2.3 Formulación del Plan de Mejoramiento
2.2.4 Organización de Grupos de Trabajo
2.2.5 Ejecución de Planes de Acción vigencias 2015-2019
2.2.6 Seguimiento al Plan de Mejoramiento
2.2.7. Control y evaluación
2.2.8. Socialización del plan de mejoramiento con la comunidad académica
2.3. DESARROLLO DE TRABAJO A NIVEL INSTITUCIONAL
2.3.1 Identificación y Priorización de las debilidades consignadas
2.4.
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE ACCIÓN (OCEGU)
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD - UPTC 2014
3
GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
1.
CONTEXTO INSTITUCIONAL DE LOS PLANES DE
MEJORAMIENTO
La Uptc, comprometida con la Calidad Institucional, desarrolla sus actividades en
concordancia con su Plan de Desarrollo y en este sentido, presenta la siguiente propuesta
metodológica para formular, ejecutar y monitorear los planes de mejora derivados de los procesos
de autoevaluación según el modelo del Consejo Nacional de Acreditación, CNA.
El trabajo desarrollado por los programas académicos de la Institución, en el proceso de
Autoevaluación y Acreditación, ha permitido llegar a tener condiciones favorables que redundan
en el mejoramiento continuo de la calidad. Sin embargo, es necesario que exista coherencia entre
los resultados obtenidos entre el primero y segundo proceso de acreditación. Es por esta razón,
que se debe establecer una metodología para que, de manera objetiva y eficaz, pueda formularse
el Plan de Mejoramiento del programa y así mismo, definir el sistema de seguimiento, control y
evaluación a dicho plan.
A continuación, se ilustra un panorama de la condición de calidad de los Programas
Académicos que han entregado informes de autoevaluación al CNA.
1.1
Programas Acreditados
En la Uptc, se ha logrado obtener 27 reconocimientos de Alta Calidad a sus Programas
Académicos, entre los años 2002 y 2014, según Resolución del Ministerio de Educación Nacional,
acogiendo los lineamientos entregados por el CNA. A continuación, se presenta la relación de
Programas Acreditados en la Universidad.
Tabla: Programas Acreditados.
NÚMERO
PROGRAMAS
Años
ACREDITACION
Resolución MEN
1
LICENCIATURA EN PSICOPEDAGOGIA ENF. ASESORÍA ED.
7
8 de septiembre de 2005
3953
2
LICENCIATURA EN EDUCACIÓN PRE-ESCOLAR
5
8 de febrero de 2006
540
3
LICENCIATURA EN CIENCIAS SOCIALES
6
23 de noviembre de 2007
7227
4
FÍSICA
6
23 de octubre de 2008
7172
5
LICENCIATURA EN LENGUAS EXTRANJERAS
4
27 de febrero de 2009
983
6
ADMINISTRACION DE EMPRESAS – TUNJA
4
6 de septiembre de 2010
7736
7
INGENIERÍA DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN
6
22 de noviembre de 2010
10240
8
LICENCIATURA EN MATEMÁTICAS
4
28 de diciembre de 2010
12740
RENOVACIÓN
1
1
9
BIOLOGÍA
4
25 de octubre de 2011
9609
10
INGENIERÍA AGRONÓMICA
6
29 de diciembre de 2011
12407
1
11
INGENIERÍA CIVIL
4
18 de abril de 2012
4008
1
12
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS
4
8 de mayo de 2012
4789
1
13
LICENCIATURA EN MÚSICA
6
16 de julio de 2012
7914
14
MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA
6
5 de abril de 2013
3227
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD - UPTC 2014
4
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15
LICENCIATURA EN INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA
4
30 de abril de 2013
4824
1
16
LICENCIATURA EN IDIOMAS MODERNOS
4
9 de julio de 2013
8644
1
17
INGENIERÍA GEOLÓGICA
4
6 de septiembre de 2013
12021
18
CONTADURÍA PÚBLICA - CHIQUINQUIRÁ
4
6 de septiembre de 2013
12031
19
INGENIERÍA METALÚRGICA
6
14 de noviembre de 2013
16104
1
20
ADMINISTRACIÓN TURÍSTICA Y HOTELERA
4
24 de enero de 2014
1016
1
21
DERECHO
4
28 de enero de 2014
1084
22
INGENIERÍA DE TRANSPORTES Y VÍAS
4
3 de febrero de 2014
1333
23
LICENCIATURA EN MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICA
4
10 de abril de 2014
5086
24
INGENIERÍA ELECTRÓNICA
4
24 de abril de 2014
5787
25
MEDICINA
4
9 de mayo de 2014
6691
26
LICENCIATURA EN FILOSOFÍA
4
30 de mayo de 2014
8157
27
ECONOMÍA
4
9 de julio de 2014
10635
2
2
1
Para dar inicio al proceso de Renovación de la Acreditación y de acuerdo a lo dispuesto por
el CNA, se debe elaborar el Informe de autoevaluación para tal fin, el cual debe incluir un capítulo
correspondiente a la evaluación de resultados alcanzados por la implementación de una “Plan de
Mejora del Programa”, durante su periodo de acreditación.
1.2.
Programas en proceso de Acreditación
La Universidad, ha desarrollado una cultura de la autoevaluación que hoy por hoy, se
traduce en la intensión de acreditar todos sus Programas Académicos. En este momento, 12
programas han recibido visita de Pares Académicos y se espera lograr su acreditación, además,
como ya han culminado su primer proceso de autoevaluación formal, deben dar inicio a la
ejecución de sus planes de mejoramiento, en búsqueda de superar las situaciones débiles
identificadas y por otro lado acoger las recomendaciones entregadas por el CNA.
Tabla: Programas en Proceso de Acreditación
FACULTAD
EDUCACIÓN
SALUD
FESAD
DUITAMA
SOGAMOSO
CHIQUINQUIRÁ
PROGRAMA
AUTOEVALUACIÓN CNA
Licenciatura en Ciencias Naturales
Primer Proceso
Licenciatura en Educación Física
Segundo Proceso
Psicología
Segundo Proceso
Enfermería
Segundo Proceso
Licenciatura en Educación Básica
Segundo Proceso
Administración Industrial
Segundo Proceso
Ingeniería Electromecánica
Segundo Proceso
Administración de Empresas
Segundo Proceso
Contaduría Pública
Segundo Proceso
Ingeniería Industrial
Segundo Proceso
Ingeniería de Minas
Segundo Proceso
Administración de Empresas
Primer Proceso
Por lo anterior, se tiene un total de 39 programas académicos que desarrollan Plan de
Mejoramiento de acuerdo a los procesos de Acreditación de Calidad CNA.
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5
GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
2.
PROPUESTA METODOLÓGICA PARA
DESARROLLAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO
2.1.
Resultados del proceso de autoevaluación en programas académicos
La Autoevaluación para la Uptc, se ha convertido en un proceso de revisión
institucional, que desarrollan los actores de los programas académicos acerca de la
calidad de los factores propios e institucionales.
Dicho modelo, ajustado en 2013,
considera 40 Características de Calidad, agrupadas en 10 Factores relevantes para la
evaluación académica y administrativa, trabajo que se realiza de acuerdo a las
indicaciones de la Guía de Autoevaluación del CNA y que concluye con la formulación del
concepto global de calidad del programa, en función a las fortalezas y debilidades
detectadas.
En este contexto, la cultura de la autoevaluación, ha conllevado a los programas a
dos resultados fundamentales para la calidad institucional: el primero, proveer un
diagnóstico de la realidad de la Universidad y del programa y el segundo, iniciar un
proceso de implementación de acciones tendientes a mejorar las condiciones de calidad
de las características débiles, plasmadas en objetivos claros y alcanzables.
Es por esta razón, que la autoevaluación se entiende como un Sistema de
Mejoramiento Continuo de Calidad, pues no implica acciones aisladas, sino la producción
de un círculo virtuoso que se inicia con la reflexión interna de docentes, directivos,
estudiantes, egresados, funcionarios y empleadores para avanzar en acciones de mejora.
El Plan de Mejoramiento, es el instrumento que recoge y articula todas las
acciones prioritarias que el programa emprenderá para mejorar aquellas características
que tendrán mayor impacto en las prácticas vinculadas con los resultados y el logro de los
objetivos del Proyecto Académico Educativo (PAE) del Programa y con el Plan de
Desarrollo Institucional, mediante el proceso de autoevaluación. Cada elemento del
modelo seleccionado como prioritario, o la articulación de algunos de ellos, demandará
una serie de acciones precisas y específicas, que escalonadas en el tiempo, estarán
orientadas a mejorar las condiciones de calidad del programa. Cada acción o conjunto de
acciones debe tener asignado claramente; objetivo, actividades, metas, indicadores, un
cronograma, y un responsable; así como, un sistema de monitoreo y control que
garanticen su análisis de avance en el tiempo.
Este Plan de Mejoramiento, tendrá un horizonte a mediano o largo plazo, se debe
estimar un tiempo suficiente para dar cuenta de los resultados y logros en las mejoras
priorizadas. Durante este tiempo, se realizará un monitoreo trimestral, a través de
indicadores, que van dando cuenta de los avances alcanzados respecto de los objetivos
específicos definidos, para detectar a tiempo los efectos que tendrán las actividades
desplegadas en el Plan de Mejoramiento.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD - UPTC 2014
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GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
2.2.
Desarrollo de trabajo a nivel de programas académicos
2.2.1 Clasificación de las Debilidades
Los aspectos débiles que detecta el Programa Académico a partir de su
autoevaluación, corresponde en primer lugar a los aspectos que no alcanzan el logro
esperado de calidad, cuyos valores de calificación está por debajo de cuatro punto cero
(4.0) en aquellos elementos ponderados a nivel alto o medio de importancia. Las
debilidades críticas corresponden a todos los aspectos ponderados en ALTO NIVEL y con
calificaciones inferiores a 3.0 cuya acción de mejora debe implementarse de forma
inmediata con la máxima prioridad.
Por otro lado, elementos ponderados a bajo nivel y calificados con notas inferiores a 4.0,
no redundan de manera significativa en la calidad del Programa.
A continuación se ilustra la carta de análisis de resultado para tal fin.
El Programa Académico puede además determinar el nivel de criticidad de las
debilidades, utilizando la carta de análisis referida, es necesario que el programa
determine el nivel de responsabilidad en la ejecución de las actividades que llevarán a la
superación de los aspectos débiles encontrados en la autoevaluación. Así las cosas,
todos los aspectos relacionados con los procesos académicos, el desarrollo de la
investigación, el desarrollo de actividades de extensión o proyección social, entre otros,
deben ser responsabilidad del Programa Académico, y por otro lado, aspectos
relacionados con la formulación de políticas, y la ejecución de actividades institucionales
derivadas del Plan de Desarrollo, que conlleven hacia la proyección y crecimiento
institucional son responsabilidad de la Universidad a través de los distintos Procesos del
Sistema Integrado de Gestión.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD - UPTC 2014
7
GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
2.2.2 Priorización de las Debilidades
Las Prioridades son las oportunidades de mejoramiento más significativas, de
mayor impacto en los resultados, detectadas en el diagnóstico institucional de la
autoevaluación, del plan anual de acción, y de los programas y proyectos en ejecución o
programados, que contribuirán de manera relevante a mejorar la calidad de la gestión
académica.
La priorización consiste en determinar que actividades del Plan de Mejoramiento,
comenzarán en primera instancia y cuales pueden comenzar en segundo o tercer lugar,
para ello, se requiere que los actores del programa realicen un proceso de análisis, que
les permita elegir aquellas características de calidad sobre los cuales se generarán las
mejoras. Este análisis debe realizarse a partir de tres grandes criterios:
•
Relevancia: elegir aquellas oportunidades de mejoramiento que implique un
impacto sustantivo en los resultados del programa. Es decir, aquellas que afectan de
manera significativa los procesos internos y los resultados del mismo.
•
Pertinencia: seleccionar aquellas oportunidades de mejora, que para el programa
sean importantes en función del Plan de Desarrollo Institucional y del Proyecto Académico
Educativo del Programa y que contribuyan al cumplimiento de las metas propuestas.
•
Factibilidad: elegir aquellas oportunidades de mejora que el programa
efectivamente puede desarrollar en el tiempo determinado, con los recursos existentes.
2.2.3 Formulación del Plan de Mejoramiento
Siguiendo la metodología del Marco Lógico (MML), es recomendable tomar solo
aquellas debilidades que afectan de manera significativa el buen desempeño de la calidad
del Programa Académico y formular el Plan de Mejora con los siguientes elementos:
- Factor y Característica: definidos en los “Lineamientos para la Acreditación de Programas
Académicos” del Consejo Nacional de Acreditación.
- Fin: define un objetivo de desarrollo general tanto de la Institución como del Programa, en este
caso se ha determinado como fin último de los Programas Académicos, “Alcanzar la acreditación”
que otorga el Ministerio de Educación Nacional.
- Propósitos: describe el efecto directo o resultado esperado al final del periodo de ejecución. Es
el cambio que fomentará el proyecto en el evento de desarrollar las actividades de mejora.
- Fecha de Inicio: Establecer cuando comenzará a ejecutarse las actividades del Plan
- Fecha de Finalización: Establecer cuando terminará la ejecución del Plan.
2.2.4 Organización de Grupos de Trabajo
Para cumplir con los propósitos establecidos en el Plan de Mejoramiento del
Programa, debe conformarse grupos de trabajo integrado por profesores y estudiantes,
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8
GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
quienes serán los responsables de la entrega de resultados al momento de la evaluación
del avance del mismo.
2.2.5 Ejecución de Planes de Acción vigencias 2015-2019
La ejecución de las actividades del plan de mejoramiento del programa, debe
articularse con el Plan de Acción Institucional, el cual corresponde al procedimiento P-PI P02 “Formulación y Evaluación del Plan de Acción”, del proceso de Planeación
Institucional del Sistema Integrado de Gestión – SIG.
Ciclo de Trabajo para la formulación, ejecución y seguimiento al Plan de Mejoramiento.
2.2.6 Seguimiento al Plan de Mejoramiento
El Programa Académico, desarrollará todas las acciones que le permitan constatar
los cambios propuestos por el Plan de Mejoramiento. El Seguimiento corresponde a una
revisión constante y periódica, de la ejecución de cada una o del conjunto de las
actividades establecidas en el Plan de Mejoramiento. Se requiere establecer fechas de
control, las cuales deben coincidir a las establecidas en la institución, para la evaluación
de la gestión trimestral, en donde se tiene: evaluación del primer trimestre, el 30 de abril,
evaluación del segundo trimestre, el 30 de junio, evaluación del tercer trimestre el 30 de
septiembre y la evaluación final de la vigencia, el 30 de noviembre.
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9
GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
El Comité Curricular del Programa, tiene la responsabilidad de establecer el
mecanismo de seguimiento al Plan, desarrollando los procedimientos que permitan
verificar los indicadores de resultados definidos, así mismo, permitirá tomar decisiones
oportunas que posibiliten rectificar deficiencias encontradas en el curso de avance del
plan.
Una vez formulado el Plan de Mejoramiento y socializado con toda la comunidad
académica del programa, se procede a su implementación, en donde los responsables
asignados a cada acción, deben entregar informes trimestrales del seguimiento, hasta la
superación.
2.2.7. Control y evaluación
Para el Control y la Evaluación del Plan de Mejoramiento, se ha definido una
escala de Cumplimiento, según los porcentajes de avance en cada una de las acciones
formuladas en el Plan y que es monitoreada por el Comité Curricular del Programa cada
trimestre.
Dicha escala se ha formulado de la siguiente manera:
GRADO DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN
PLENO
%
100
MUY ALTO
80-99
ALTO
60-79
MEDIO
40-59
BAJO
20-39
MUY BAJO
0-19
Un cumplimiento Pleno, corresponde a la superación absoluta de la debilidad
detectada, más allá de lo cual no se reformularían acciones. Un cumplimiento Bajo o Muy
Bajo, amerita la formulación de acciones correctivas, lo cual implica además que el
programa debe realizar en el marco del Control del Plan, un proceso de reingeniería del
Plan de Mejoramiento, que garantice a CORTO O MEDIANO plazo la superación de las
debilidades críticas.
El tiempo establecido en el Diseño del Plan para la ejecución de cada actividad,
debe Controlarse para establecer cuanto falta, para la fecha de finalización programada,
con el fin de confrontar el tiempo restante con respecto al avance de cada acción que se
está ejecutando.
Finalmente, se puede establecer la evaluación promedio del Plan, promediando los
porcentajes de avance de todas las acciones del mismo, indicando en la evaluación que
acciones se ha superado (Cumplimiento PLENO), y que acciones van en camino de
superación.
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10
GUÍA PLANES DE MEJORAMIENTO PROGRAMAS
2.2.8. Socialización del plan de mejoramiento con la comunidad académica
El Programa Académico debe establecer un mecanismo periódico, a través del
cual, se informará a la comunidad académica, los avances y resultados de la
implementación del Plan, posibilitando la participación de los estudiantes en las iniciativas
que aporten al sistema de mejora continua. La Socialización permitirá entregar
información a la comunidad académica sobre el Plan de Mejoramiento y sobre los
resultados obtenidos.
La socialización debe estructurarse a partir de la información recopilada, a través
del proceso de Seguimiento y Monitoreo, por lo tanto dar cuenta clara del nivel de logro
alcanzado, medido a través de los Indicadores de Proceso durante la implementación del
Plan, y de los Indicadores de Resultados al finalizar la ejecución del Plan de
Mejoramiento.
2.3.
DESARROLLO DE TRABAJO A NIVEL INSTITUCIONAL
Una vez culmina el proceso de Autoevaluación, se determinan y clasifican las
debilidades determinando cuales de ellas corresponden a situaciones “Institucionales”, las
cuales estarían por fuera de la responsabilidad del programa.
El Programa Académico, debe enviar a la Vicerrectoría Académica formato
diligenciado con la correspondiente información sobre la debilidad, la cual debe ser
direccionada al proceso SIG que corresponda.
2.3.1 Identificación y Priorización de las debilidades consignadas
Cada Proceso SIG debe realizar un análisis de factibilidad y viabilidad a las
solicitudes que envíe la Vicerrectoría Académica sobre las debilidades que manifiestan los
Programas Académicos.
La ejecución de las actividades que conlleven a la búsqueda de soluciones a las
debilidades de los Programas Académicos, estará a cargo de los Procesos SIG
correspondientes y su ejecución se realizará a través de los Planes de Acción de las
vigencias 2015-2019.
2.4.
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE ACCIÓN (OCEGU)
Según lo dispuesto en el Proceso de Evaluación Independiente, le corresponde a
la Oficina de Control y Evaluación de la gestión Universitaria, OCEGU, hacer seguimiento
trimestral a los Planes de Acción propuestos por las diferentes Unidades AcadémicoAdministrativas.
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